Criterios Específicos para la Organización, Conservación y ... · de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los

DICIEMBRE DE 2006

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COMITÉ DE INFORMACIÓN DE PETRÓLEOS MEXICANOS

Criterios Específicos para la

Organización, Conservación y Custodia

de los Archivos

de Petróleos Mexicanos

COORDINACIÓN DE PROGRAMAS GUBERNAMENTALES Y CONSOLIDACIÓN

ESTRATÉGICA

Área de Archivística y Digitalización

(Área Coordinadora de Archivos)

Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.

Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 2 de 169

ÍNDICE

Página

ANTECEDENTES 7

MARCO LEGAL Y NORMATIVO 10

1. DISPOSICIONES GENERALES 15

1.1. Objeto. 15

1.2. Ámbito de aplicación. 15

1.3. Definiciones. 15

1.4. Unidades Administrativas. 41

1.5. Criterios genéricos para la organización, conservación y custodia de los archivos. 42

2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. 44

2.1. Del Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos. 44

2.1.1 De los Tipos de Archivos en Petróleos Mexicanos. 44

2.1.1.1 De los Archivos de Trámite. 45

2.1.1.2 Del Archivo de Concentración. 45

2.1.1.3 Del Archivo Histórico. 45

2.1.2 De la estructura funcional del Sistema Integral de Archivos de Petróleos

Mexicanos. 46

2.1.2.1 De las Funciones Normativo – Estratégicas. 47

2.1.2.1.1 Del Comité de Información de Petróleos Mexicanos. 47

2.1.2.1.2 Del Área de Archivística y Digitalización. 47

2.1.2.1.3 Del Responsable del Archivo de Concentración. 49

2.1.2.1.4 Del Responsable del Archivo Histórico. 50

2.1.2.2 De las Funciones de Coordinación y Supervisión del Archivo de Trámite. 51

2.1.2.2.1 Del Instrumentador de la Estrategia General de Archivo. 51

2.1.2.2.2 el Enlace Ejecutivo en materia de archivo. 52

2.1.2.2.3 De los Enlaces de archivo de las Unidades Administrativas. 53

2.1.2.3 De las Funciones Operativas relativas al Archivo de Trámite. 53

2.1.2.3.1 De las áreas de control de gestión documental. 53

2.1.2.3.2 De los responsables de Archivo de Trámite. 54

2.1.2.4 De la relación o directorio de los enlaces y los responsables de Archivo. 55

2.1.3 De la estructura documental del Sistema Integral de Archivos de Petróleos

Mexicanos. 55

2.1.3.1 De las características de un documento de archivo. 56



Página

2.1.3.1.1 De los papeles de trabajo que no constituyen un documento

de archivo. 57

2.1.3.2 Del documento de archivo electrónico. 60

2.1.3.3 Del expediente de archivo. 61

2.1.3.3.1 De la portada o guarda exterior de los expedientes de

archivo. 61

2.1.3.3.2 De la apertura e integración de los expedientes de archivo. 67

2.1.3.3.3 Del cierre del expediente de archivo. 70

2.2 Del Cuadro General de Clasificación Archivística. 71

2.3 De los instrumentos de consulta y control archivístico. 73

2.3.1 Del Catálogo de Disposición Documental. 73

2.3.1.1 De la vigencia documental 74

2.3.1.2 Del plazo de conservación de los archivos 76

2.3.1.2.2 Plazo de conservación de los expedientes clasificados como

reservados 76

2.3.1.2.3 Plazo de conservación a partir de una Solicitud de Acceso a

la Información Pública Gubernamental. 77

2.3.2 De los inventarios documentales. 77

2.3.2.1 Del Inventario por Series Documentales anteriores al 12 de junio de 2003. 78

2.3.2.2 Del Inventario por Expedientes de Archivo de Trámite. 78

2.3.2.3 Del Inventario de Transferencias Primarias. 78

2.3.2.4 Del Inventario de Transferencias Secundarias. 78

2.3.2.5 De la Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos. 79

2.3.3 De la revisión y actualización de los instrumentos de consulta y control

archivístico. 79

2.3.3.1 De la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. 80

2.3.3.2 De la actualización del Catálogo de Disposición Documental. 81

2.3.3.3 De la actualización de la Guía Simple de Archivos. 81

2.4 De la administración de documentos activos. 81

2.4.1 Del Control de Gestión. 81

2.4.2 De la recepción de documentos. 82

2.4.3 Del seguimiento y control de documentos en trámite. 84

2.4.4 Del despacho de la documentación. 86



Página

2.4.5 De la producción y reproducción de documentos. 87

2.4.6 Del archivo de documentos activos o en trámite. 88

2.4.7 De la conservación, guarda y custodia de los documentos activos. 90

2.4.7.1 De la conservación de los documentos activos. 90

2.4.7.2 De la Guardia y Custodia de los de expedientes y documentos

clasificados como reservados o confidenciales. 91

2.4.8 Del préstamo de expedientes de Archivo de Trámite. 91

2.4.9 De las transferencias primarias. 92

2.5 De la administración de documentos semiactivos o en concentración. 95

2.5.1 Del préstamo de expedientes bajo custodia del Archivo de Concentración. 96

2.5.2 De la valoración documental, las transferencias secundarias y las bajas

documentales. 97

2.5.2.1 De la valoración documental. 97

2.5.2.2 De las transferencias secundarias. 98

2.5.2.3 De las bajas documentales. 98

3. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVO. 100

3.1 De la clasificación de la información. 100

3.1.1 De la leyenda de clasificación. 102

3.1.1.1 De la leyenda para señalar la clasificación de documentos que se

consideran reservados o confidenciales en todo o en parte. 103

3.1.1.2 De la leyenda de clasificación de los expedientes de archivo

reservados o confidenciales 104

3.1.1.2.1 De la leyenda de expedientes clasificados en su totalidad. 104

3.1.1.2.2 De la leyenda de expedientes clasificados parcialmente 106

3.1.2 De las suplencias 107

3.1.3 Del registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes y

documentos clasificados como reservados o confidenciales. 107

3.2 De la información clasificada como reservada. 107

3.2.1 De la información clasificada como reservada con fundamento en el Art. 13 de

la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

107

3.2.2 De la información clasificada como reservada con fundamento en el Art. 14 de

la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública 109



Página

Gubernamental.

3.2.3 Del periodo de reserva. 110

3.2.3.1 De la ampliación del periodo de reserva. 111

3.2.4 De la versión pública de expedientes y documentos clasificados como

reservados. 111

3.2.5 Del Índice de Expedientes Reservados. 112

3.2.6 De la desclasificación de la información reservada 113

3.3 De la información clasificada como confidencial. 114

3.4 De la responsabilidad de los servidores públicos por incumplimiento de las

obligaciones de transparencia. 116

TRANSITORIOS 119

ANEXOS:

1. Formato e instructivo de llenado del Catálogo de Firmas Autorizadas para etiquetas de

portadas de expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos. 121

2. Formato e instructivo de la Relación de enlaces y responsables de archivo. 123

3. Formato e instructivo de llenado de la portada o guarda exterior de los expedientes

de archivo de Petróleos Mexicanos. 125

4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos. 127

5. Formato e instructivo de llenado del Cuadro General de Clasificación Archivística. 133

6. Formato: Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos 135

7. Formato: Inventario por Serie Documental 137

8. Formato: Inventario por Expediente de Archivo de Trámite 139

9. Formato: Inventario de Transferencias Primarias 146

10. Formato: Inventario de Transferencias Secundarias 147

11. Formato: Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos 148

12. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística: Formato para Reportar

Altas

150


Bajas

152


Modificaciones

154

15. Actualización del Catálogo de Disposición Documental: Formato para Reportar Altas 156

16. Actualización del Catálogo de Disposición Documental: Formato para Reportar

Modificaciones

158



Página

17. Formato: Descripción de Series Documentales 161

18. Formato de la Ficha de Préstamo de Expedientes Públicos. 166

19. Formato de la Ficha de Préstamo de Expedientes Clasificados. 167

20. Formato para elaborar el Registro de servidores públicos que tienen acceso a los

expedientes clasificados como reservados o confidenciales. 168

Hoja de Autorización 169



Antecedentes

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,

publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002, descansa en el

principio de acceso a la información contenida en los expedientes y documentos, que

registran el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal.

Debido a que los archivos constituyen el elemento central para el acceso a la

información y la rendición de cuentas, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental (en adelante la Ley de Transparencia) establece

una serie de disposiciones en esta materia. En primera instancia, la fracción V del

artículo 4 establece como uno de sus objetivos el de mejorar la organización,

clasificación y manejo de los documentos.

En segundo término, dispone en su artículo 29 fracciones V y VI, que entre las funciones

del Comité de Información se encuentran las de establecer y supervisar la aplicación

de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación

y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de

archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto Federal de

Acceso a la Información Pública (IFAI) y el Archivo General de la Nación (AGN). Así

como elaborar un programa para facilitar la obtención de información de la

dependencia o entidad, que deberá ser actualizado periódicamente y que incluya las

medidas necesarias para la organización de los archivos.

En tercer lugar, en el artículo 32 se establece que los titulares de las dependencias y

entidades deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo,

deberán elaborar y poner a disposición del público una guía de sus sistemas de

clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.



El Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental (en adelante el Reglamento) recoge los temas anteriores en sus

artículos del 42 al 46, los cuales enfatizan el establecimiento de un sistema de archivos

que incluya al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el

grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final,

entre otros que resulten relevantes.

Así, el mismo Reglamento establece en sus artículos 28 y 43, que los Comités de

Información podrán establecer criterios específicos cuando la naturaleza o

especialidad de la información o de la Unidad Administrativa lo requieran, siempre que

se justifique y no se contravengan los lineamientos expedidos por el Instituto. Dichos

criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de Internet de la entidad, dentro

de los diez días hábiles siguientes a que se emitan o modifiquen.

El 20 de febrero de 2004 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación, los

Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (en adelante

Lineamientos Generales de Archivos); en ellos se determinan disposiciones para la

consecución de una correcta administración de archivos que permita asegurar la

validez, autenticidad, confidencialidad, integridad, localización expedita y

disponibilidad de la información contenida en documentos y expedientes.

Para dar cumplimiento al segundo artículo transitorio de los Lineamientos Generales de

Archivos, el titular de Petróleos Mexicanos, con fundamento en los Lineamientos Sexto,

Décimo, Decimoprimero y Decimosegundo, nombró en marzo 2004, a los responsables

del Área Coordinadora de Archivos (hoy denominada Área de Archivística y

Digitalización), del Archivo de Concentración y del Archivo Histórico; dichas

designaciones le fueron notificadas en su oportunidad Archivo General de la Nación

(en adelante AGN) y al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (en

adelante IFAI.



Además, los Lineamientos Generales de Archivos establecieron que las dependencias y

entidades de la Administración Pública Gubernamental deben contar con una serie de

instrumentos de consulta y control archivístico para lo que se fijaron plazos de

cumplimiento, los cuales se encuentran descritos en los transitorios de los Lineamientos

Generales de Archivos. En el segundo semestre de 2004 Petróleos Mexicanos ya

contaba con sus respectivos cuadros generales de clasificación archivística, catálogo

de disposición documental e inventario por series documentales respecto de la

información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier

título con anterioridad al 12 de junio de 2003.

En noviembre de 2004 el Comité de Información de Petróleos Mexicanos, a través del

Área de Archivística y Digitalización, elaboró y publicó en el portal institucional

www.pemex.com, los Criterios Específicos para la organización, conservación y

custodia de los archivos de Petróleos Mexicanos.

Durante los años 2005 y 2006 las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos han

avanzado significativamente en las acciones para dar cumplimiento a la Ley de

Transparencia, el Reglamento y los Lineamientos Generales de Archivo. Por lo anterior,

el Área de Archivística y Digitalización apoyó al Comité de Información de Petróleos

Mexicanos en la actualización de los presentes Criterios.

http://www.pemex.com/



Marco Legal y Normativo

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la

Federación del 05 de febrero de 1917, reformada el 17 de enero del 2007.

2. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Diario Oficial

de la Federación, 4 de enero de 2000, última reforma publicada en el Diario Oficial

de la Federación el 20 de febrero del 2007. Artículo 56.

3. Ley de Fiscalización Superior de la Federación. Diario Oficial de la Federación, 29 de

diciembre de 2000, reformada el 04 de abril del 2005. Artículos 12 y 74, Fracción VIII.

4. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados de las Mismas. Diario Oficial de la

Federación. 4 de enero de 2000, reformada el 7 de julio del 2005. Artículos 22, 27, 36

y 42 fracciones IV y XI.

5. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Diario Oficial de la

Federación. 30 de marzo de 2006, reformada el 27 de diciembre de 2006. Artículos

106 y 109.

6. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Diario Oficial de la Federación, 4 de

agosto de 1994. Reformada el 30 de mayo de 2000.

7. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Diario

Oficial de la Federación, 13 de marzo de 2002, reformada el 21 de agosto de 2006.

Artículo 8, fracciones IV y V.

8. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Diario Oficial de la

Federación, 31 de diciembre de 1982, reformada el 13 de junio de 2003. Artículo 47,

Fracción IV.

9. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Diario Oficial de la Federación, Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2002,

reformada el 06 de junio del 2006. Artículos 4 fracción V, 29 fracciones V y VI, 32, 37

fracción IV y Décimo Transitorio.

10. Ley Federal del Trabajo. Diario Oficial de la Federación, 01 de abril de 1970,

reformada en su última ocasión el 17 de enero del 2006. Artículo 804



11. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. Diario

Oficial de la Federación, 6 de mayo de 1972 y reformada el 13 de enero de 1986.

Artículo 36, Fracción II.

12. Ley General de Bienes Nacionales. Diario Oficial de la Federación, 20 de mayo de

2004. Artículo 6, fracciones XV y XVIII.

13. Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos. Diario Oficial de

la Federación, 08 de octubre de 2003, reformada el 22 de mayo del 2006, Articulo 7

Fracción XVIII y Artículos 34 y 35.

14. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación,

29 de diciembre de 1976 y reformada el 02 de junio del 2006. Artículos 20 y 27,

Fracción XIX.

15. Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la

Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación, 4 de diciembre de

2006.

16. Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la

Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito

a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a

su servicio cuando ya no les sean útiles. Diario Oficinal de la Federación, 21 de

febrero de 2006.

17. Acuerdo por el que se modifica el Cuadragésimo de los Lineamientos de Protección

de Datos Personales. Diario Oficial de la Federación, 17 de julio del 2006.

18. Acuerdo presidencial que establece los Lineamientos a que se sujetará la guarda,

custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Diario

Oficial de la Federación, 25 de agosto de 1998.

19. Acuerdo que tiene por objeto crear en forma permanente la Comisión

Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico. Diario Oficial de la

Federación, 9 de diciembre de 2005.



20. Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores

públicos al separase de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega-

recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan

asignados. Diario Oficial de la Federación, 10 de octubre de 2005.

21. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2003. Artículos del 42

al 46.

22. Código Penal Federal. Diario Oficial de la Federación, 14 de agosto de 1931,.

23. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda,

custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Secretaría

de Hacienda y Crédito Público, 25 de agosto de 1998.

24. Guía para el cumplimiento de los lineamientos generales para la organización,

conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración

Pública Federal. Archivo General de la Nación.

25. Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno

Federal. Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN, Acuerdo

1.1./O/24/06/04.

26. Lineamientos de Protección de Datos Personales. Diario Oficial de la Federación, 30

de septiembre del 2005.

27. Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información

de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial

de la Federación, 18 de agosto de 2003.

28. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la

Federación, 20 de febrero de 2004.

29. Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la

Federación, 13 de abril del 2006.



30. Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los

sistemas automatizados de control de gestión. Subcomisión de los Sistemas

Automatizados de Control de Gestión dependiente de la Comisión Intersecretarial

para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, Diario Oficial de la Federación, 24 de

abril de 2006.

31. Lineamientos para la homologación, implantación y uso de la Firma Electrónica

Avanzada en la Administración Pública Federal. Subcomisión de Firma Electrónica

Avanzada (FEA), 24 de agosto de 2006.

32. Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la

Información Pública los Índices de Expedientes Reservados. publicado en el sitio de

Internet del IFAI el 19 de diciembre del 2003.

33. Lineamientos para la formulación del informe de rendición de cuentas de la

Administración Pública Federal 2000-2006, así como para la elaboración e

integración de libros blancos. Diario Oficial de la Federación, 10 de octubre de

2005.

34. Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal.

Archivo General de la Nación, noviembre de 2002.

35. Norma Internacional General de Descripción Archivística. (ISAD G)

36. Norma Oficial Mexicana NOM 168 SSA1-1998 del expediente clínico.

37. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Diario Oficial de la Federación del 28 de diciembre de 2006. Artículo 23.

Normatividad Interna:

38. Acuerdo CA-393/2004 de la Sesión Ordinaria No. 755 del 4 de noviembre de 2004

del Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos, mediante el cual se

aprueba el uso de la Firma Electrónica en Petróleos Mexicanos y Organismos

Subsidiarios.




del Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos, mediante el cual se

aprueba la Estrategia General para la Organización, Conservación y Custodia de

los Archivos de Petróleos Mexicanos.


del Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos en el que se autoriza donar

a título gratuito a favor de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos

(CONALITEG), el desecho de papel y cartón que se genere cuando ya no sea de

utilidad para el Organismo.

41. Bases Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria

para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios durante el Ejercicio Fiscal

Correspondiente, Dirección Corporativa de Administración.

42. Criterios Generales para el uso de la Firma Electrónica y los documentos asociados

a la misma, en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, Comisión Asesora de

Tecnologías de Información de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, 22

de junio de 2005, I-CRITEXX-0000542, 22 de junio de 2005

43. Criterio para dar a conocer las técnicas y procedimientos para la conservación de

los archivos contables, Dirección Corporativa de Finanzas-Subdirección de Sistemas

de Información Financiera, I-CRITEXX-0000036, 26 de febrero de 1999.

44. Criterios para la Administración del Régimen Fiscal de Petróleos Mexicanos y

Organismos Subsidiarios. Dirección Corporativa de Finanzas- Gerencia Fiscal, I-

CRITEXX-0000786 del 30 de junio del 2006, Apartados 16.11 y 16.12.

45. Criterio sobre los Archivos Contables, Dirección Corporativa de Finanzas-

Subdirección de Sistemas de Información Financiera, I-CRITEXX-0000038, 25 de

marzo de 1999.

46. Lineamientos para el Uso del Correo Electrónico de Petróleos Mexicanos y

Organismos Subsidiarios, Dirección Corporativa de Administración-Gerencia de

Ingeniería de Telecomunicaciones, -LINEAXX-0000132, 01 de julio de 2001.



1. Disposiciones Generales

1.1 Del Objeto

Los presentes Criterios tienen por objeto establecer el marco para la organización,

conservación y custodia de los archivos de Petróleos Mexicanos.

1.2 Del ámbito de aplicación

Los presentes Criterios son de aplicación general y observancia obligatoria en Petróleos

Mexicanos.

1.3 Definiciones

Acceso a la información pública: 1. Derecho de las personas a consultar la

documentación de archivo que generan, obtienen o conservan las Unidades

Administrativas de Petróleos Mexicanos. 2. Acceso ciudadano a la información

contenida en los expedientes y documentos, que registran el ejercicio de las

atribuciones de las dependencias y entidades de la administración pública federal, por

lo que los archivos constituyen el medio que permitirá el acceso a dicha información y

auspiciará la rendición de cuentas (Guía para el cumplimiento de los lineamientos generales para

la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal).

Administración de documentos: 1. Conjunto de métodos y prácticas destinados a

planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso,

selección y destino final de los documentos de archivo (Art. Segundo, Lineamientos Generales

para la organización y conservación de los archivos). 2. Metodología destinada a planear, dirigir

y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final

de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los

mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su

creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico (ADABI: Apoyo al Desarrollo de

Archivos y Bibliotecas de México, AC ).



Almacenamiento de documentos: Podrán almacenarse por medios o en soportes

electrónicos e informáticos todos los documentos utilizados en las actuaciones

administrativas.

Archivo: 1. Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son

producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y

entidades (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).

2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y

servicio a los documentos engrosados en los expedientes. 3. Edificio o parte de un

edificio donde los documentos son conservados (ADABI).

Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos

cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de Petróleos

Mexicanos, y que permanecen en él hasta su destino final (Art. Segundo, Lineamientos

Generales para la organización y conservación de los archivos).

Archivo Contable: Lo constituye el conjunto de la documentación original consistente

en libros de contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de

contabilización o de afectación contable, justificativos y comprobatorios del ingreso y

gasto públicos, y en su caso, los autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito

Público.

También forman parte de este archivo la información generada por el sistema de

contabilidad, expedientes de cierre, catálogos de cuentas, instructivos de manejo de

cuentas, guías de contabilización y cualquier otro tipo de instructivo de contabilidad,

así como la información grabada en disco óptico y la microfilmada; en caso de operar

sistemas electrónicos de contabilidad: los diseños, diagramas, manuales y la

información necesaria para su operación.

De igual forma incluye las copias de documentos, tales como pagos de contribuciones

y depósitos bancarios y los documentos emitidos por Petróleos Mexicanos, Organismos

Subsidiarios, en los que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y

avisos de cargo o débito. (Criterios para dar a conocer las técnicas y procedimientos para la



conservación de los archivos contables. Dirección Corporativa de Finanzas-Subdirección de Sistemas de

Información Financiera, I-CRITEXX-0000036, 26 de febrero de 1999).

Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso

cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad

Administrativa (Art. Segundo, Art. Segundo, Fracc. II, Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal).

Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y

divulgar la memoria documental institucional (Art. Segundo, Art. Segundo, Fracc. V, Lineamientos

Generales para la organización y conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la

Administración Pública Federal).

Área de Archivística y Digitalización: Área de Gestión Archivística y Digitalización de

Petróleos Mexicanos, adscrita a la Coordinación de Programas Gubernamentales y

Consolidación Estratégica, de la Dirección Corporativa de Administración..

Asunto: Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una

serie que permite la individualización dentro del conjunto de características

homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento,

materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de

archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa (Guía para la

organización y control del expediente de archivo. AGN).

Autenticación: es el proceso en virtud del cual se constata que un servidor público de

una dependencia o entidad de la Administración Pública Federal es el que dice ser y

que tal situación es demostrable ante terceros (Artículo 2, Lineamientos para la operación,

funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas automatizados de control de gestión.

Subcomisión de los Sistemas Automatizados de Control de Gestión dependiente de la Comisión

Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, 24 de abril de 2006).

Autenticidad: Verificar si la persona con quien tratamos es realmente quien dice ser.

Tener la certeza de que un mensaje es enviado o recibido efectivamente por la

persona con quien deseamos intercambiar la información. (Criterios Generales para el uso de



la Firma Electrónica y los documentos asociados a la misma, en Petróleos Mexicanos y Organismos

Subsidiarios).

Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus

valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos y que no contenga

valores históricos (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos).

Calendario de caducidades: Programa de actividades elaborado por el responsable

del Archivo de Concentración en el que se registran las fechas de conclusión de la

guarda precautoria de todos los expedientes transferidos por los Archivos de Trámite de

Petróleos Mexicanos, a efecto de detectar oportunamente la documentación

susceptible de baja o transferencia secundaria.

Carátula: Cubierta de un legajo.

Carpeta: Es un elemento utilizado para archivar cualquier tipo de información con

facilidad, puede ser electrónico y/o un contenedor físico que sirve para integrar en

forma ordenada documentos de archivo.

Catalogar: 1. Describir, de acuerdo con las instrucciones, normas o reglas pertinentes,

las piezas que constituyen un fondo. 2. Elaborar catálogos de piezas documentales que

constituyen el fondo documental, describiéndolas de acuerdo con las reglas

establecidas al efecto (Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Catálogo de disposición documental: 1. Registro general y sistemático que establece

los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la

clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final (Art. Segundo, Lineamientos

Generales para la organización y conservación de los archivos). 2. Instrumento que establece las

políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo

largo de su ciclo de vida. Y en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por

ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos (ADABI).



Ceja: Parte de las contratapas del libro o fólder que sobresale de su respectivo corte,

por lo que es la diferencia que hay entre el corte de las hojas y el corte o borde de las

tapas (Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Centro Gestor: Es la Clave Presupuestal que representa el nivel mínimo de los entes

administrativos para el registro de la información, que en su estructura muestra la

dependencia de las gerencias y que se asocia a la Entidad y Municipio en que se

localiza. (Procedimiento para la actualización del Catálogo de Codificación Única de Centros de Trabajo y

Departamentos de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, DCA, Subdirección Corporativa de Recursos

Humanos). En el Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos, el Centro Gestor se

utiliza para identificar la ubicación física específica de los expedientes de archivo, esta

clave se conforma por 8 dígitos, los 3 primeros se refieren al Centro de Trabajo, y los

siguientes 5 a la clave del departamento.

Centro de Trabajo: Cada una de las áreas o instalaciones de Petróleos Mexicanos y

Organismos Subsidiarios.

Ciclo vital de los documentos: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los

documentos de archivo desde que se producen (Archivo de Trámite) y pasan por el

Archivo de Concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un Archivo

Histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de los

documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios -

administrativo, legal, fiscal, contable y técnico- o secundarios -testimonial, evidencial,

informativo- (ADABI).

Clasificación: El acto por el cual se determina que la información que posee una

dependencia o entidad es reservada o confidencial (Art. 2 Reglamento de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental).

Clasificar: Acción que consiste en separar un conjunto de elementos, estableciendo

clases o grupos (fondo, secciones y series) respetando el principio de procedencia y

bajo el esquema del cuadro de clasificación (ADABI).



Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes

homogéneos con base en la estructura funcional de Petróleos Mexicanos. (Art. Segundo,

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).

Código Alterno : Conjunto de hasta 30 caracteres alfanuméricos cuyo uso es optativo y

que es asignado por cada área de procedencia a sus expedientes de archivo. Su

utilidad reside en constituirse en una referencia del asunto del expediente o del

método de ordenación utilizado, así como de números de expedientes existentes

previos a la publicación de los Lineamientos Generales de Archivos.

Código de clasificación archivística: conjunto de claves alfanuméricas que permite

diferenciar una serie o subserie documental de otra; así como establecer su

pertenencia a un fondo, subfondo, sección y subsección, en su caso.

Comité de Información: Órgano colegiado constituido en Petróleos Mexicanos en

cumplimiento de los artículos 29 y 30 de la Ley de Transparencia, el cual está integrado

por:

Un servidor público designado por el titular de la dependencia o entidad;

El titular de la unidad de enlace, y

El titular del órgano interno de control de cada dependencia o entidad.

Y sus funciones serán:

Coordinar y supervisar las acciones y procedimientos de la dependencia tendientes a

proporcionar y asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso

a la información. Realizar a través de la Unidad de Enlace, las gestiones necesarias

para localizar los documentos administrativos en los que conste la información

solicitada.

Confirmar, modificar o revocar la clasificación de la información hecha por los titulares

de las Unidades Administrativas de la dependencia; estableciendo la aplicación de los

criterios específicos en materia de clasificación y conservación de los documentos

administrativos.



Elaborar un programa para facilitar la obtención de información de la dependencia,

que deberá actualizarse periódicamente e incluir las medidas necesarias para la

organización de los archivos. El Comité adoptará sus decisiones por mayoría de votos.

Compresión: consiste en la reducción de la cantidad de datos a grabar.

Confidencialidad: Aseguramiento de que la información en documentos electrónicos

es accesible sólo a aquellos servidores públicos autorizados para tener acceso a la

misma (Artículo 2, Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los

sistemas automatizados de control de gestión. Subcomisión de los Sistemas Automatizados de Control de

Gestión dependiente de la Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, 24 de abril

de 2006).

Conservación de archivos: 1. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a

asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los

documentos de archivo (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación

de los archivos). 2. Salvaguardar, proteger y resguardar el patrimonio documental,

mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos, que en cada caso

convenga, para evitar posibles daños en la documentación por factores ambientales o

fortuitos.

Conservación precaucional o guarda precautoria: Disposición que fija el tiempo que

deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder

a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja

definitiva.

Consulta: 1. Revisión de los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme

a las normas y políticas establecidas para ello. 2. Función básica de los archivos que

consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios, dentro

de las normas establecidas. 3. Acceso a los archivos con el fin de conocer su

contenido (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN).



Contenedor: Recipiente consistente, normalmente provisto de dispositivos (ganchos,

anillos, soportes, ruedas, etc.) para facilitar la manipulación, estiba, organización y

resguardo de objetos.

Correo electrónico: Es una herramienta de comunicación que permite el intercambio

de información de una persona con otra o hacia un grupo predefinido de usuarios;

también permite el envío de copias de la información hacia otros individuos o grupos

de personas e inclusive el envío de copias “ciegas” hacia otros buzones (Lineamientos

para el Uso del Correo Electrónico en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios).

Cuadro General de Clasificación Archivística: 1. Instrumento técnico que refleja la

estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de Petróleos

Mexicanos. (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).

2. Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la

organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura:

secciones y series (ADABI).

Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su

posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar

el acceso a los documentos (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística).

Datos personales: Información a que hacen referencia los artículos 3 fracción II de la

Ley, y Segundo de los Lineamientos de Protección de Datos Personales.

Depuración: Se entiende como el proceso de selección final de los documentos que

serán conservados considerando los siguientes objetivos: garantizar la correcta

evaluación y disposición de los documentos, detectar los valores de cada uno de los

tipos documentales, la vigencia o prescripción en el contexto de su ciclo vital, así

como la eliminación oportuna de los materiales cuyos valores primarios hayan prescrito,

y que carezcan de la importancia que justifique su ulterior conservación (Introducción a la

operación de archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal).

Desclasificar: Acción de eliminar el acceso y consulta restringidos sobre una

información clasificada como reservada de un documento o expediente de archivo,



de conformidad con los Lineamientos Décimo Tercero y Décimo Cuarto de los

Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Descripción Archivística: Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que

faciliten el acceso y conocimiento de los archivos (Guía para la organización y control del

expediente de archivo. AGN).

Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos

expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de

baja o transferirlos a un Archivo Histórico..

Dictamen de valoración documental: Documento técnico que elabora y autoriza el

Archivo de Concentración para determinar el destino final de los documentos.

Digitalización: convertir un documento impreso a un documento electrónico en

formato digital.

Disponibilidad: Utilización de la información contenida en un documento, a través de

su clasificación, valoración y vigencia en archivo.

Disposición: Producto final de la valoración y vigencia de los documentos:

transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente o baja

documental para su reciclaje (Guía para la organización y control del expediente de archivo,

AGN).

Documentación activa o en trámite: Aquélla necesaria para el ejercicio de las

atribuciones de las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el

Archivo de Trámite (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la

Federación, 20 de febrero de 2004).

Documentos Comprobatorios: Son todos aquellos documentos originales que generan y

amparan registros en la contabilidad de Petróleos Mexicanos y demuestran que éstos:

recibieron o proporcionaron, en su caso, los bienes y servicios que generaron



obligaciones o derechos; recibieron o entregaron dinero en efectivo o títulos de crédito

o sufrieron transformaciones internas o eventos económicos que modificaron la

estructura de sus recursos o de sus fuentes (Criterios para dar a conocer las técnicas y

procedimientos para la conservación de los archivos contables. Dirección Corporativa de Finanzas-

Subdirección de Sistemas de Información Financiera, I-CRITEXX-0000036, 26 de febrero de 1999).

Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las

acciones de Petróleos Mexicanos, por lo que debe conservarse permanentemente (Art.

Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos), administrada

por el Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos en la clasificación documental de

Expropiación Petrolera.

Documentación semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por

razones administrativas, legales, fiscales, contables o técnicas en el Archivo de

Concentración (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos).

Documental: Que se funda en documentos o se refiere a ellos.

Documento: entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos,

imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada,

extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios

como una unidad diferenciada.

Documento de archivo: cualquier registro que documente un hecho, acto

administrativo, jurídico, fiscal, contable o técnico, creado, recibido, manejado y usado

en el ejercicio de las facultades y actividades de las Unidades Administrativas de

Petróleos Mexicanos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos

podrán estar en cualquier tipo documental y medio o soporte sea escrito, impreso,

sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico

Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo

cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para



leerse o recuperarse (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de

los archivos).

Documento original: Todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada

Unidad Administrativa generado, recibido, transformado o usado que cuente con

firmas autógrafas, sellos de recibido, o sean copias que con carácter de original

reciban las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, así como las autorizadas

por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, conforme a los Lineamientos a que se

sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable

Gubernamental. Se define para diferenciarlo de las fotocopias simples que son

repeticiones de la información que suelen conservar las áreas.

Donación de papel: Las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal, sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones jurídicas aplicables, donarán

a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de

papel y cartón existente cuando ya no le sea útil, con la única y exclusiva finalidad de

que dicha Comisión los permute por papel reciclado que utilizará en la producción de

libros de texto y materiales de apoyo educativo para el cumplimiento de su objeto.

Ejemplar: Cada una de las unidades o copias resultantes de la reproducción de un

documento (Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Etiqueta: Marbete o cédula que se adhiere o coloca sobre el material documental

para recoger la signatura topográfica, su código de barras para controlarlo o símbolos

ideográficos con los que se interpreta su contenido temático (Diccionario del Archivero

Bibliotecario).

Estrategia General de Archivos: El Comité de Información, a través del Área de

Archivística y Digitalización, sometió a consideración del H. Consejo de Administración

de Petróleos Mexicanos, la Estrategia General para la Organización, Conservación y

Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos, la cual fue autorizada en su sesión

ordinaria 755 del 4 de noviembre de 2004. Mediante el acuerdo 409/2004, el máximo

Órgano de Gobierno de la entidad, instruyó al Director General de Petróleos



Mexicanos, en su carácter de Presidente de los Consejos de Administración de los

Organismos Subsidiarios, sometiera a consideración de sus respectivos Consejos de

Administración la adopción de la referida Estrategia General, así como los criterios que

al efecto se expidieran. En 2005, los Consejos de Administración de Pemex -Exploración

y Producción, Pemex-Refinación, Pemex-Gas y Petroquímica Básica, y Pemex-

Petroquímica autorizaron la aplicación de la Estrategia General de Archivos impulsada

por el Área de Archivística y Digitalización, cuyos objetivos generales son “Optimizar el

manejo de archivos en la Industria con el fin de apoyar su operación integral” y

“Cumplir, en tiempo y forma, con la normatividad establecida (LFTAIPG, su Reglamento

y los Lineamientos Generales de Archivo)”. Entre los elementos centrales de la

Estrategia, se destacan los referidos a: a) La estandarización de la organización,

conservación y custodia de los archivos en la Industria Petrolera Estatal, con apoyo

tecnológico; b) El establecimiento de una Solución Tecnológica Documental para el

manejo de la información en tres ámbitos: Control de Gestión Documental, Control y

Trámite de Solicitudes de Acceso a la Información Pública y, Consulta y Control

Archivístico, y c) El establecimiento del Grupo Directivo de Archivos del Corporativo,

Organismos Subsidiarios.

Expediente: 1. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de

archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una

dependencia o entidad (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación

de los archivos). 2. Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su

uso corriente, o bien durante el proceso de organización archivística, porque se

refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad

básica de la serie (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística).

Expediente público: Unidad documental constituida en su totalidad por documentos

de archivo que contienen información pública.

Expediente parcialmente confidencial: Unidad documental constituida tanto por

documentos públicos, como por uno o varios documentos de archivo que contengan

información entregada con tal carácter por los particulares a Petróleos Mexicanos, y



datos personales que requieran consentimiento de los individuos para su difusión,

distribución y comercialización en los términos de la Ley de Transparencia.

Expediente parcialmente reservado: Unidad documental constituida tanto por

documentos públicos, como por uno o varios documentos de archivo clasificados

como reservados con fundamento en los artículos 13 y/o 14 de la Ley de Transparencia.

Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos de archivo repetidos o inútiles

contenidos en un expediente determinado, durante la revisión previa a su transferencia

al Archivo de Concentración (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN).

Ficha técnica de prevaloración. Formato que contiene la descripción de las funciones

o atribuciones que dieron origen a la documentación, carácter de esas funciones o

atribuciones, valores y datos mínimos de los archivos, así como la metodología de

valoración, que se elabora para la solicitud de baja o transferencia de archivos.

Firma: Rúbrica, nombre o apellidos, nombre y apellido, o título, de una persona, que

ésta pone con o sin su rúbrica al pie de un documento escrito de mano propia o ajena,

para darle autenticidad, para expresar que se aprueba el contenido, o para obligarse

a lo que en él se dice (Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Firma Electrónica: Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos

o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son

utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos e indicar que

el firmante aprueba la información contenida en éste. (Lineamientos para la homologación,

implantación y uso de la firma electrónica avanzada en la Administración Pública Federal, Capítulo I,

Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24 de Agosto de 2006).

Firma Electrónica Avanzada (FIEL): La Firma Electrónica Avanzada que permite la

identificación del Firmante y ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo

control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se

refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos.

(Lineamientos para la homologación, implantación y uso de la firma electrónica avanzada en la

Administración Pública Federal, Capítulo I, Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24 de Agosto

de 2006).



Fólder: 1. Cubierta con que se resguardan los legajos. 2. Pieza rectangular de cartón o

de plástico, que, doblada por la mitad, sirve para guardar o clasificar documentos de

archivo.

Foja: Hoja de papel de un documento legal.

Foliación: 1. Serie numerada de los folios de un escrito o impreso (Diccionario del Archivero

Bibliotecario). 2. Numeración que se da a los folios de una unidad documental o

expediente (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN).

Foliar: Numerar los folios de un documento, es decir, dar un solo número a cada hoja y

anotarlo en su anverso (Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Folio: 1. Pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o

de un expediente (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). 2. Hoja de

papel que resulta de cortar por la mitad un pliego y cuyo tamaño equivale a dos

cuartillas.

Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o

entidad, con cuyo nombre se identifica (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la

organización y conservación de los archivos).

Glosa: 1. Explicación o comentario de un texto difícil de entender, especialmente el

añadido en letra más fina entre líneas o al margen de un texto manuscrito. 2. Nota o

reparo que se pone en las cuentas a una o varias partidas de ellas (Diccionario del

Archivero Bibliotecario). 3. Consiste en la verificación de una adecuada organización de la

documentación dentro de un expediente, siguiendo una secuencia lógica de

integración amparada en el principio de procedencia y orden original incluyendo

procesos de foliación y anotaciones que se consideren pertinentes para el control de la

documentación.

Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales

de los archivos de Petróleos Mexicanos, que indica sus características fundamentales



conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales (Art.

Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).

Índice de contenido del expediente: Lista de los asuntos o temas y número de

referencia de los documentos de archivo que forman parte de cada uno de los tomos

o legajos de un expediente y que refleja su orden de integración en el mismo, la cual

es elaborada de acuerdo a las necesidades de cada Unidad Administrativa.

Índice de Expedientes Reservados. Relación de los expedientes clasificados como

reservados por los titulares de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, y

que deberá contener al menos: el rubro temático respectivo, los números de

expediente o la identificación de los expedientes que forman parte de dichos rubros

(sin necesidad de especificar, en su caso, las partes o secciones del mismo que se

consideran reservadas), la Unidad Administrativa que clasifica la información, la fecha

de clasificación, su fundamento legal y el plazo de reserva (Artículo 2, Lineamientos que

deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al

Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados, Diario Oficial

de la Federación 9 de diciembre de 2003).

Información. La referida en la fracción V del artículo 3 de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

Información confidencial. Como tal se considerará:

I. La entregada con tal carácter por los particulares a Petróleos Mexicanos, de

conformidad con lo establecido en el Artículo 19 de la Ley, y

II. Los datos personales que requieran consentimiento de los individuos para su

difusión, distribución y comercialización en los términos de la Ley,

No se considerara confidencial la información que se halle en los registros públicos o en

fuentes de acceso público (Art. 18 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental).

Información reservada: Aquella que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de

las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de la Ley (Art. 3 Ley Federal de Transparencia

y Acceso a la Información Pública Gubernamental).



Información Pública: 1. La que se encuentra en registros públicos o en fuentes de

acceso público. 2. Toda aquella contenida en documentos de archivo, que posean las

Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, excepto la clasificada como

reservada o confidencial.

Instituto: Aquel a que hace referencia la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental en sus artículos 33 y 3 fracción VII.

Instrumento de descripción: Término genérico que sirve para denominar cualquier

descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos

en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos (ISAD (G) Norma

Internacional General de Descripción Archivística).

Integridad: Garantizar que la información transmitida a través de medios electrónicos

no es modificada, alterada o borrada en el transcurso de su envío, recepción y

almacenamiento.. (Criterios Generales para el uso de la Firma Electrónica y los documentos asociados

a la misma, en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios).

Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y

expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general),

transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja

documental), (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos).

ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística: Norma que

estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de

descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la

recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y

posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema

unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de

Archivos en Estocolmo, Suecia (ADABI).

Legajo: Atado o conjunto de papeles de un mismo asunto o un mismo expediente y

que es necesario dividir por su volumen documental.



Ley: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental (Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2002).

Leyenda de clasificación: Marca establecida en los Lineamientos para la clasificación

y desclasificación de información, para señalar la clasificación de reserva o

confidencialidad de documentos o expedientes de archivo de las Unidades

Administrativas de Petróleos Mexicanos.

Lineamientos Generales de Archivos: Los Lineamientos Generales para la organización

y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración

Pública Federal (Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de 2004).

Lineamientos para la clasificación y desclasificación de información: Los Lineamientos

Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la

Federación, 18 de agosto de 2003).

Lomo: Parte exterior de una carpeta o cuaderno por donde han quedado dobladas

sus hojas (Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Marco Normativo: Conjunto de disposiciones y reglas obligatorias en su cumplimiento,

que son orientadas a regular y facilitar la integración, operación y desarrollo de

determinada actividad y, que sirven como elemento de apoyo para la toma de

decisiones.

Medio: mecanismo, instalación, equipo o sistema de tratamiento de la información que

permite, utilizando técnicas electrónicas, o informáticas producir, almacenar o

transmitir documentos, datos e informaciones.

Mensaje de Datos: La información generada, enviada, recibida, archivada o

comunicada a través de medios electrónicos. (Lineamientos para la homologación,

implantación y uso de la firma electrónica avanzada en la Administración Pública Federal, Capítulo I,

Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24 de Agosto de 2006).



Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental: componente de la

Solución Tecnológica Documental utilizado para la Gestión Archivística de los

expedientes de Petróleos Mexicanos, la cual provee las funcionalidades necesarias

para la organización, control de acceso, retención y disposición de archivos físicos y

documentos electrónicos, así como la generación e impresión del Cuadro General de

Clasificación Archivística y de los instrumentos de consulta y control. Adicionalmente

contempla las etapas del ciclo de vida de un expediente, tales como activa (Archivo

de Trámite), semiactiva (Archivo de Concentración), e inactiva (Archivo Histórico).

Muestreo: Operación por medio de la cual en el curso de una selección se retienen, en

vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado.

Existen diferentes tipos de muestreo: a) selectivo o cualitativo es aquel que trata de

conservar los documentos más importantes o significativos; b) sistemático es aquel que

precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente,

conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéticamente—

correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada serie

eliminada, y c) aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera

de los elementos pueden ser igualmente representativos (ADABI).

Nivel de descripción: Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo

(ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística).

Número de fojas útiles al cierre del expediente: Número total de fojas contenidas en los

documentos del expediente (Art. Decimoquinto, Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos).

Número único de expediente: 1. El número que dentro de la serie documental

identifica a cada uno de sus expedientes (Art. Decimoquinto, Lineamientos Generales para la

organización y conservación de los archivos). 2. Número de cada expediente de archivo de

Petróleos Mexicanos constituido por 30 caracteres alfanuméricos de acuerdo con la

siguiente secuencia: Fondo (PMEX); Clave de Unidad Administrativa, asignada por el

administrador del Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental (4

dígitos); Clave del Centro Gestor donde se ubica físicamente el expediente (8 dígitos);



Clave de la serie a la que pertenece el expediente (2 dígitos); Clave de la subserie (2

dígitos); Número consecutivo, establecido por cada área de procedencia de acuerdo

a sus necesidades (6 caracteres alfanuméricos), y el Año de apertura del expediente,

es decir, es el año del primer documento con el que se considera iniciado el asunto o

trámite.

Ordenación: Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste

en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series

documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica (ADABI).

Organización documental: 1. Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado,

consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los principios

archivísticos (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística) 2. Conjunto de

actividades destinadas a clasificar y ordenar grupos o secciones, subgrupos o series

documentales. 3. Proceso que evidencia y reconstruye en lo posible la estructura

orgánica de un archivo, mediante la asignación del lugar definitivo del conjunto a

cada uno de los grupos y/o piezas que lo componen, de manera que represente la

naturaleza de los organismos que generaron el acervo (Introducción a la operación de

archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal).

Papeles de trabajo: Información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y se

conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características

diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas

administrativas. También se conocen como documentos de apoyo administrativo y no

forman parte de archivos de trámite..

Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de

trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia

documental, el término precautorio, el periodo de reserva y, en su caso, los periodos

adicionales establecidos en los Lineamientos Generales de Archivo. (Art. Segundo,

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).



Portada o guarda exterior: Frente del expediente donde se establecerán los elementos

para describir su contenido, considerando el Cuadro General de Clasificación y el

Catálogo de Disposición Documental.

Principio de orden original: 1. Principio básico de la archivística que establece que los

documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el

área productora de los mismos (Guía para la organización y control del expediente de archivo.

AGN). 2. Conocido también como “Principio de respeto a la organización original del

fondo”, según el cual toda intervención archivística sobre un fondo de archivo debe

respetar y, en su caso, reconstruir en lo posible la organización original del archivo que

trata evitando la destrucción de dicha organización original o tratando de aplicar una

nueva organización extraña al archivo y a los criterios de producción y conservación

del mismo seguidos por la institución que lo generó (Organización y Gestión de archivos).

Principio de procedencia: 1. Fundamento de la archivística que establece que los

documentos producidos por una institución u organismo no deben de mezclarse con

otros. Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza,

recibidos o generados por un organismo público o privado determinado, sin mezclarlos

con otros (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). 2. Conocido

también como “Principio de respeto a la procedencia del fondo”, según el cual

procedemos a la identificación de la institución productora y de ésta con su fondo o

conjunto orgánico de documentos (Organización y Gestión de archivos).

Procedencia : Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas

físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su

propia actividad.

Programa anual de transferencia primaria: Documento elaborado por el Archivo de

Concentración, en el que señala las fechas de recepción de las transferencias

primarias, en las que estarán programadas las Unidades Administrativas.



Publicación: La reproducción en medios electrónicos o impresos de información

contenida en documentos para su conocimiento público (Art. 2 Reglamento de la Ley

Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental).

Recibo digital: Es el sello de recepción o acuse que generan los sistemas

automatizados de control de gestión para el proceso de recepción del documento

electrónico gubernamental. Este sello garantiza la integridad de la transacción (Artículo

2, Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas

automatizados de control de gestión).

Reciclado: Transformación de los residuos de papel y cartón a través de distintos

procesos que permiten restituir su valor económico, evitando así su disposición final,

siempre y cuando esta restitución favorezca un ahorro de energía y materias primas sin

perjuicio para la salud, los ecosistemas o sus elementos (Artículo 5, Fracción XXVI, Ley

General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos).

Reglamento: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental (Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2003).

Reglas de conservación: Constituye el componente esencial del Catálogo de

disposición documental, es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de

los valores primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este

juicio en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento de los

documentos desde la creación hasta su eliminación o su transferencia a los archivos

históricos (ADABI).

Restaurar: Reparar, renovar o volver a poner una pieza del patrimonio bibliográfico o

documental en el estado físico y funcional que tuvo antes (Diccionario del Archivero

Bibliotecario).

Rubrica: Trazo o conjunto de trazos, que como parte de la firma, se suelen añadir al

nombre.

Rubro temático: Corresponde a las series documentales, es decir la materia o asunto

específico que deriva del desarrollo de una atribución general de una Unidad



Administrativa (Artículo 2, Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los

índices de expedientes reservados,).

Sección: Cada una de las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones de cada

Dirección Corporativa o equivalente, de conformidad con las disposiciones legales

aplicables (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos).

Selección: Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación

que ha de ser eliminada o conservada en un Archivo Histórico conforme a sus valores

primarios y secundarios (ADABI).

Seguridad Nacional: Acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y

permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior

y la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad

que permitan el cumplimiento de los fines del Estado constitucional (Art. 3 Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental).

Serie: 1. División de cada sección que corresponde al conjunto de documentos

producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una

materia o asunto específico (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos). 2. Conjunto de expedientes de estructura y contenido

homogéneo emanado de una misma Unidad Administrativa, son el resultado del

ejercicio de sus atribuciones o funciones específicas (Archivo General de la Nación). 3.

Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados

formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso

archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como

consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o

utilización. La serie se denomina también serie documental (ISAD (G) Norma Internacional

General de Descripción Archivística).

Servidores públicos: Los mencionados en el Artículo 108 Constitucional, primer párrafo y

Los mencionados en la fracción XI de la LFTAIPG.



Sistema Automatizado de Control de Gestión: Conjunto de elementos, procesos,

procedimientos, herramientas e instrumentos informáticos o electrónicos, entre otros,

que permiten realizar, identificar, proteger y controlar las comunicaciones, gestiones y

trámites de documento electrónico gubernamental, entre los servidores públicos de las

Dependencias y Entidades (Artículo 2, Lineamientos para la operación, funcionalidad,

comunicación y seguridad de los sistemas automatizados de control de gestión).

Sistema Integral de Archivos: Conjunto de normas, unidades de documentación,

estructura funcional y estructura documental de Petróleos Mexicanos, creados para

llevar a cabo la planificación, organización y gestión de su fondo documental.

Sistema de Solicitudes de Información (SISI): Sistema que permite el registro y captura

de las solicitudes de acceso a la información pública recibidas directamente, o por

correo o mensajería en la dependencia o entidad, y que inscribe dentro del sistema las

diversas respuestas y notificaciones que se le pueden emitir al solicitante mediante

correo certificado con acuse de recibo; así como la presentación de recursos de

revisión ante el IFAI.

Solicitud de Acceso a la Información Pública: Trámite mediante el cual las personas

pueden acceder a la documentación que generan, obtienen o conservan las

dependencias o entidades de la Administración Pública Federal y los Otros Sujetos

Obligados -los Poderes Legislativo y Judicial, los organismos constitucionales

autónomos, los tribunales administrativos federales y cualquier otro órgano federal-

(Guía práctica para elaborar una Solicitud de Información, IFAI).

Soporte: 1. Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (ISAD

(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística). 2. Cualquier medio sobre el que se

ha registrado información escrita, impresa o grabado o es apto para registrarla, como

el papel, la película, el disco, disquete, etcétera (Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos

relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la

institución u organismo que la origina: dirección corporativa o equivalente (ISAD (G)

Norma Internacional General de Descripción Archivística).



Subsección: División formal hecha dentro de una sección con titulo dependiente de la

misma.

Subserie: División formal hecha dentro de una serie con titulo dependiente de la misma.

Taxonomía: Ciencia que trata de los principios, métodos y fines de la clasificación

(Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Tipo documental: Clase de documentos que se distinguen por la semejanza de sus

características físicas y/o intelectuales (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción

Archivística).

Transferencia: 1. Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta

esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (transferencia

primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del

Archivo de Concentración al Archivo Histórico (transferencia secundaria) (Art. Segundo,

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). 2. Procedimiento

archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los

expedientes o documentos de archivo son trasladados de un Archivo de Trámite a un

Archivo de Concentración y, en su caso de éste a un Archivo Histórico, según las

políticas de valoración y vigencias documentales (ADABI).

Transferencia Primaria: Procedimiento consistente en seleccionar y trasladar al Archivo

de Concentración –conforme al Catálogo de Disposición Documental-, los expedientes

de archivo cerrados cuyo trámite ha terminado y cuya consulta es muy esporádica,

para su guarda y custodia mientras prescribe su vigencia operativa.

Transferencia Secundaria: Procedimiento por el cual la documentación pasa del

Archivo de Concentración al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos, previa

selección y valoración documental. Tiene lugar al término de la vida activa y

semiactiva de los documentos (prescripción de su vigencia documental), que

caducando los valores que justificaron su resguardo en el Archivo de Concentración

deba conservarse permanentemente, debido a su valor histórico.



Unidad Administrativa: La que de acuerdo con la normatividad de cada uno de los

sujetos obligados tenga la información de conformidad con las facultades que le

correspondan (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental).

Valor administrativo: 1. Es aquel que posee un documento, serie o sección documental

para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor

administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una

institución u organismo, responden a procesos y actividades administrativas. 2. Grado

de utilidad o aptitud de un documento para la gestión actual o futura de los asuntos

administrativos del centro de procedencia o de su sucesor (Diccionario del Archivero

Bibliotecario).

Valor archivístico: Grado de utilidad o aptitud de un documento para determinar la

conveniencia de conservarlo en un archivo (Diccionario del Archivero Bibliotecario).

Valor contable o fiscal: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación

y comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de

obligaciones tributarias.

Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características

administrativas, legales, fiscales, técnicas o contables en los archivos de trámite o

concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en

los archivos históricos (valores secundarios) (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la

organización y conservación de los archivos).

Valor evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos en virtud

de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y morales

(Introducción a la operación de archivos de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).

Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia

(Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN).



Valor informativo: Utilidad permanente de que los documentos aportan datos únicos y

sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber (Introducción

a la operación de archivos de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).

Valor legal: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio

ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. También es

el plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en la institución

para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración

pública.

Valor primario: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción,

puede ser legal, jurídico, administrativo y contable (Guía para la organización y control del


Valor secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores

primarios y tiene una utilidad histórica y social (Guía para la organización y control del


Valor técnico: 1. Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y

comprobación de un conjunto de operaciones, procedimientos y métodos de una

ciencia, oficio o actividad sustantiva, relacionados con la Industria Petrolera Estatal. 2.

Es aquel que evidencia las acciones de aquellas áreas sustantivas a través de los

documentos técnicos como los estudios, programas, investigaciones, proyectos,

etcétera.

Valor testimonial: Utilidad permanente de los documentos por reflejar la evolución del

organismo administrativo que los creó (Introducción a la operación de archivos de las

dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).

Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores

documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia (Art.

Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).



Valoración primaria: Es la identificación y determinación de los plazos y modalidades

de uso de los documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan

(Introducción a la operación de archivos de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).

Valoración secundaria: Es la identificación y aplicación de los usos que los documentos

tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su

utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente (Introducción a la

operación de archivos de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).

Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo se mantiene

con sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, de conformidad

con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables (Art. Segundo, Lineamientos Generales para

la organización y conservación de los archivos)

1.4 De las Unidades Administrativas

Para la organización, conservación y custodia de los archivos de Petróleos Mexicanos,

los Titulares de las Unidades Administrativas, son el Director General, Directores

Corporativos, Subdirectores Corporativos y homologados, y Gerentes que reportan a

Directores Corporativos. El criterio queda abierto para casos de tratamiento especial 1

para la firma de la leyenda de las portadas o guarda exterior de expedientes, y de los

instrumentos de consulta y control archivísticos; de los archivos que por su amplitud y la

dispersión geográfica de su ubicación física, lo justifiquen ante el Comité de

Información de Petróleos Mexicanos, a través del Área de Archivística y Digitalización.

Se considerarán como casos de tratamiento especial en materia de archivos, los

servidores públicos de niveles jerárquicos inferiores a los titulares de Unidad

Administrativa, tales como, gerentes que reportan a Subdirectores Corporativos,

1 Acuerdo de Seguimiento 10.17.O de la Décimo Séptima Sesión Ordinaria del Comité de Información de Pemex, del 13

de septiembre de 2004.



subgerentes, así como los delegados, representantes o enlaces regionales, los cuales

deberán ser nombrados por el titular de la Unidad Administrativa correspondiente.

El Área de Archivística y Digitalización llevará el control de dichos casos mediante un

Catálogo de Firmas Autorizadas, el cual deberá ser remitido por el Titular de la Unidad

Administrativa en febrero de cada año calendario o más tardar 20 días naturales

después de haberse producido algún cambio de servidor público. El formato del

Catálogo referido constituye el Anexo 1 de estos Criterios 2.

1.5 Criterios genéricos para la organización, conservación y

custodia de los archivos

1. En cada Centro de Trabajo existirá una Unidad Administrativa responsable de

proporcionar la Información a los particulares que lo soliciten en los términos de la

normatividad vigente.

2. El Comité de Información establecerá la Taxonomía y los conceptos básicos, para

unificar la organización, conservación y custodia de archivo en Petróleos

Mexicanos.

3. Las propuestas sobre los plazos de conservación de los Expedientes en los Archivos

de Trámite y en el Archivo de Concentración que determinen las Unidades

Administrativas en el Catálogo de Disposición Documental serán consultadas al

Área de Archivística y Digitalización .

4. Los Expedientes clasificados como reservados o confidenciales, de acuerdo a la

Ley, (tales como los expedientes clínicos, de personal o de información entregada

con carácter confidencial por los particulares a los sujetos obligados, y que

contienen cláusulas de confidencialidad de contratos, o actas constitutivas, y los

2 Acuerdo de Seguimiento 5.42.O.06, de la Cuadragésima Segunda Sesión Ordinaria del Comité de Información de

Pemex, del 29 de noviembre de 2006.



relacionados con procesos judiciales o administrativos seguidos en forma de juicio y

que no hayan causado estado), deberán quedar señaladas en los repositorios de

los Archivos de Trámite con una etiqueta y bajo llave para preservar su carácter de

confidencial o reservado.

5. Se dará capacitación a todo el personal que este involucrado en la integración y

guarda de expedientes con programas que brinden uniformidad en materia de

organización, conservación y custodia de archivos.

6. La Unidad Administrativa solicitará la revisión y el visto bueno del Área de

Archivística y Digitalización sobre temáticas de cursos o eventos de capacitación

en los que se involucren acciones relativas a la organización, conservación y

custodia de Archivos.

7. La donación a título gratuito, a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos,

será el destino final de los papeles retirados de los expedientes durante el proceso

de expurgo en los Archivos de Trámite, así como los que resulten del proceso de

valoración secundaria, depuración y baja documental llevada a cabo por el

Archivo de Concentración, en cumplimiento del Decreto por el que las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría

General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la

República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión

Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio

cuando ya no les sean útiles. Para su donación, los papeles retirados de los archivos

de trámite o de concentración deben ser previamente triturados.



2. Disposiciones Específicas

2.1 Del Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos.

2.1.1 De los tipos de archivos en Petróleos Mexicanos

El Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos está constituido por la totalidad

de los archivos de trámite, el Archivo de Concentración y el Archivo Histórico.

Esta estructura se corresponde con las distintas etapas del ciclo vital de los

documentos3. A cada etapa o fase le corresponde un tratamiento especializado y la

conservación de los documentos en un archivo específico desde su producción o

recepción en los archivos de trámite, su transferencia para su guarda precautoria al

Archivo de Concentración, hasta su eliminación o su integración permanente al

Archivo Histórico.

3 El principio del ciclo vital de los documentos establece que los documentos generados por una

institución productora poseen su propio ciclo vital a semejanza de los organismos vivos pasando por su

génesis, su juventud, su madurez y su vejez definitiva. Esta teoría, también conocida como “teoría de las

tres edades de los documentos” fue expuesta por primera vez por la administración norteamericana como

resultados de los trabajos llevados a cabo por la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en

1947 para buscar solución a la problemática planteada por la conservación de las enormes masas de

documentos generados en el país tras la Segunda Guerra Mundial.



2.1.1.1 De los Archivos de Trámite

Son las áreas responsables de la administración de documentos de archivo necesarios

para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa y cuyos responsables

son coordinados por el respectivo Enlace de archivo.

Los archivos de trámite están formados por los documentos producidos por cada

Unidad Administrativa, en plena vigencia jurídica y administrativa, que son de consulta

continua por su parte y que permanecen en la oficina el número de años que

determine su Catálogo de Disposición Documental específico.

2.1.1.2 Del Archivo de Concentración

Es la unidad de archivo en donde se concentran expedientes y documentos

semiactivos (aquellos cuya consulta por las Unidades Administrativas es esporádica),

que se reciben de los Archivos de Trámite y en donde se conservan precautoriamente

hasta que cumplen su vigencia documental.

2.1.1.3 Del Archivo Histórico

Es la unidad que organiza y conserva la documentación histórica, que previamente ha

sido valorada y transferida por el Archivo de Concentración. El Archivo Histórico es un

archivo vivo que conserva y custodia la documentación cuyo valor administrativo ha

prescrito, aunque pueda o no tener validez legal, pero cuyo valor histórico y cultural

aconseja conservarla como parte del patrimonio documental de Petróleos Mexicanos.

En la conservación adecuada de los expedientes con carácter histórico generada por

la Industria culmina la labor desarrollada por el Sistema Integral de Archivos de

Petróleos Mexicanos, para la integración y organización de las fuentes de información

producidas y utilizadas por la Institución en el curso de sus gestiones.

En el Archivo Histórico se conservan los documentos públicos que, además de ser

instrumentos indispensables para el correcto desarrollo de las actividades propias de la

entidad, constituyen testimonios fundamentales de la gestión pública y, por lo tanto,



recursos informativos valiosos no sólo para la administración pública, sino también para

la sociedad en su conjunto. Así, la preservación y difusión del patrimonio histórico

documental de la Institución representa un compromiso y una obligación básica de

Petróleos Mexicanos, que al auspiciar la investigación sobre la industria más importante

del país, promueve el fortalecimiento de la memoria colectiva de la sociedad.

El Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos integrará y conservará en su acervo

documentos de 15 años o más de antigüedad que tengan valores históricos

(evidenciales, testimoniales o informativos).

2.1.2 De la estructura funcional del Sistema Integral de Archivos de

Petróleos Mexicanos.

El Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos está compuesto por:

Funciones normativo – estratégicas:

Comité de Información de Petróleos Mexicanos.

Área de Archivística y Digitalización.

Responsable del Archivo de Concentración de Petróleos Mexicanos.

Responsable del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos.

Funciones de coordinación y supervisión del Archivo de Trámite:

Instrumentadores de la Estrategia General de Archivos.

Enlaces ejecutivos en materia de archivo.

Enlaces de archivo de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos.

Funciones operativas relativas al Archivo de Trámite:

Áreas de control de gestión documental.

Responsables de los archivos de trámite de las Unidades Administrativas.



2.1.2.1 De las Funciones Normativo – Estratégicas.

2.1.2.1.1 Del Comité de Información de Petróleos Mexicanos.

El Comité de Información de Petróleos Mexicanos establecerá y supervisará los criterios

específicos en materia de organización, conservación y custodia de los archivos de

Petróleos Mexicanos4.

2.1.2.1.2 Del Área de Archivística y Digitalización.

Por designación del Director General de Petróleos Mexicanos, (oficio DG-016/2004, del

16 de marzo de 2004) el Responsable del Área Coordinadora de Archivo de Petróleos

Mexicanos (hoy denominada Área de Archivística y Digitalización), es el titular de la

Coordinación de Programas Gubernamentales y Consolidación Estratégica de la

Dirección Corporativa de Administración.

Sus funciones son 5:

4 Lineamiento Tercero, Lineamientos Generales de Archivos.



a. Apoyar al Comité de Información de Petróleos Mexicanos en el establecimiento de

criterios específicos en materia de organización, conservación y custodia de

archivos.

b. Elaborar y presentar al Comité de Información de Petróleos Mexicanos los

procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información, así como para

la organización, conservación y custodia de archivos.

c. Elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición

Documental y el Inventario General de Petróleos Mexicanos. en coordinación con

los enlaces y responsables de archivo, así como con los Responsables del Archivo

de Concentración y del Archivo Histórico,

d. Coordinar las acciones de los enlaces ejecutivos y enlaces de archivo, así como del

Archivo de Concentración y del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos.

e. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para


f. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de trámite,

concentración e histórico de Petróleos Mexicanos.

g. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación,

con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo

General de la Nación.

h. Coordinar las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la

gestión de documentos electrónicos, atendiendo a lo dispuesto en el punto 7.15 de

las Bases Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina

Presupuestaria y a la normatividad aplicable.

i. Coordinar la capacitación para el personal de Petróleos Mexicanos, en materia de

organización, conservación y custodia de los archivos.

j. Integrar y coordinar la actualización periódica de los instrumentos de consulta y

control archivísticos de Petróleos Mexicanos.

5 Lineamiento Sexto, Lineamientos Generales de Archivos.



2.1.2.1.3 Del Responsable del Archivo de Concentración.

Por designación del Director General de Petróleos Mexicanos (oficio DG-016/2004, del

16 de marzo de 2004), el Responsable del Archivo de Concentración de Petróleos

Mexicanos es el titular de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales de

la Subdirección de Servicios Corporativos, Unidad Administrativa adscrita a la Dirección

Corporativa de Administración.


a. Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad en la

materia.

b. Coadyuvar con el Área de Archivística y Digitalización en la elaboración del

Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el

Inventario General.

c. Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva y validar los

expedientes transferidos.

d. Organizar, inventariar los expedientes y dar seguimiento de las fechas de guarda

precautoria, conforme al Catálogo de Disposición Documental y al Calendario de

Caducidades.

e. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su

vigencia documental conforme al Catálogo de Disposición Documental, o al

cumplir su periodo de reserva.

f. Atender los servicios de préstamo de expedientes de archivo.

g. Elaborar el programa de transferencias al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos

y los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria.

h. Valorar, en coordinación con el Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos, en su

caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al


6 Lineamiento Decimoprimero, Lineamientos Generales de Archivos.



i. Informar al Área de Archivística y Digitalización, con el visto bueno de la Unidad

Administrativa generadora (Área de Procedencia), la liberación de los expedientes

que hayan concluido su guarda precautoria para determinar su destino final, que

podrá ser: baja o conservación definitiva.

j. Coadyuvar con el Área de Archivística y Digitalización en el análisis y requerimientos

respecto del manejo de la documentación semiactiva.

k. Supervisar las actividades del Archivo de Concentración, respecto a transferencias,

préstamo y depuración de documentos.

l. Representar a nivel institucional al Archivo de Concentración de Petróleos

Mexicanos.

2.1.2.1.4 Del Responsable del Archivo Histórico

Por designación del Director General de Petróleos Mexicanos (oficio DG-016/2004, del

16 de marzo de 2004) el Responsable del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos es el

titular de la Gerencia Corporativa de Desarrollo Social de la Dirección Corporativa de

Administración.


a. Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad en la

materia.

b. Coadyuvar con el Área de Archivística y Digitalización en la elaboración del

Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el

Inventario General.

c. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico de


d. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener

valor histórico, para su integración al acervo del Archivo Histórico de Petróleos

Mexicanos.

7 Lineamiento Decimosegundo, Lineamientos Generales de Archivos.



e. Recibir del Archivo de Concentración, exclusivamente los documentos

expedientados que con carácter histórico sean identificados en el proceso de

valoración, formando con ellos las series documentales de acuerdo al Cuadro

General de Clasificación Archivística.

f. Constatar que los expedientes históricos estén debidamente organizados con

estricto apego al principio de procedencia y al respeto del orden original, a

partir de las secciones y series documentales, de acuerdo a las atribuciones y

funciones de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos.

g. Elaborar y mantener actualizado el Inventario de las series y expedientes

existentes en su acervo, así como establecer un programa para la elaboración

de los catálogos de las series que estén bajo su custodia.

h. Elaborar y publicar la Guía General del Archivo, así como los inventarios y

catálogos que se vayan elaborando, a efecto de difundir con la mayor amplitud

posible los servicios ofrecidos por Petróleos Mexicanos para la investigación.

i. Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a

través de sistemas ópticos y electrónicos.

j. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el

acervo y sus instrumentos de consulta.

2.1.2.2 De las Funciones de Coordinación y Supervisión del Archivo de Trámite.

2.1.2.2.1 Del Instrumentador de la Estrategia General de Archivos.

Los instrumentadores de la Estrategia General para la Organización, Conservación y

Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos (en adelante Estrategia General de

Archivos) serán nombrados por el titular de la Dirección Corporativa correspondiente,

quien definirá su nivel jerárquico.



Sus funciones son:

a. Dirigir las acciones, que en el ámbito de su dirección corporativa, se realicen en

materia de organización, conservación y custodia de los archivos, para el

cumplimiento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental, su Reglamento y Lineamientos aplicables; así como de la

Estrategia General de Archivos.

b. Instituir y dar continuidad a la Red de Archivos de Trámite de su Dirección

Corporativa.

c. Representar al titular de la Dirección Corporativa correspondiente, en las acciones

que a nivel de la Industria Petrolera Estatal se realicen para la organización,

conservación y custodia de los archivos.

2.1.2.2.2 Del Enlace Ejecutivo en materia de archivo

Los enlaces ejecutivos en materia de archivo serán nombrados, mediante oficio, por el

Instrumentador de la Estrategia General de Archivos, quien definirá su nivel jerárquico.

Sus funciones son:

a. Apoyar al Instrumentador de la Estrategia General de Archivos en todas las

acciones que en materia de organización, conservación y custodia de archivos, se

lleven a cabo, en su Dirección Corporativa, para cumplir con lo establecido en la

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su

Reglamento y Lineamientos aplicables, así como en la Estrategia General de

Archivos.

b. Supervisar que los enlaces de archivo de las Unidades Administrativas de su

Dirección Corporativa cumplan, en tiempo y forma, con las disposiciones en

materia de archivos.

c. Coordinar a los enlaces de archivo de las Unidades Administrativas en los trabajos

operativos para dar cumplimiento a lo establecido en los presentes Criterios.



2.1.2.2.3 De los enlaces de archivo de las Unidades Administrativas

Los enlaces de archivo y sus suplentes serán nombrados, mediante oficio, por el titular

de cada Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico.

Sus funciones son:

a. Apoyar al Área de Archivística y Digitalización en todos los trabajos que lleven al

cumplimiento de lo estipulado en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, su Reglamento y Lineamientos aplicables.

b. Supervisar que los responsables de los archivos de trámite de su Unidad

Administrativa cumplan, en tiempo y forma, con las disposiciones en materia de

archivos.

c. Coordinar a los responsables de archivos de trámite de su Unidad Administrativa en

los trabajos operativos para dar cumplimiento a lo establecido por los presentes

Criterios.

d. Coordinar la actualización de los instrumentos de consulta y control archivístico de

su Unidad Administrativa.

e. Actualizar dentro de los primeros 10 dias de cada timestre, la relación de

Responsables de Archivo de cada Unidad Administrativa, ante el Área de

Archivística y Digitalización.

2.1.2.3 De las Funciones Operativas relativas al Archivo de Trámite

2.1.2.3.1 De las áreas de control de gestión documental8

Las áreas de control de gestión documental, determinadas por las Unidades

Administrativas, son aquéllas dedicadas específicamente a las funciones de recepción,

seguimiento y despacho de los documentos de archivo.

Sus funciones son:

a. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada.

8 Lineamientos Octavo y Noveno, Lineamientos Generales de Archivos.



b. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida.

c. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas.

d. Llevar a cabo el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el

documento ingresado a la Unidad Administrativa (para los elementos mínimos de

descripción de la ficha, ver el apartado 2.4.2 De la recepción de documentos de

estos Criterios.

2.1.2.3.2 De los responsables de los archivos de trámite9.

Los responsables de los archivos de trámite de las Unidades Administrativas serán

nombrados, mediante oficio, por el titular de cada Unidad Administrativa, quien

definirá su nivel jerárquico.

Sus funciones son:

a. Integrar, clasificar, describir, guardar y custodiar los expedientes en trámite.

b. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido

clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición

Documental y al Índice de Expedientes Reservados.

c. Coadyuvar, a través del enlace de archivo de su Unidad Administrativa, con el Área

de Archivística y Digitalización en la elaboración del Cuadro General de

Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario

General.

d. Elaborar y mantener actualizados los instrumentos de control y consulta archivística

específicos de su ámbito de competencia: Cuadro de Clasificación, Catálogo de

Disposición Documental, Inventario de expedientes de Archivo de Trámite y Guía

Simple de Archivo.

e. Controlar los préstamos de los expedientes de archivo.

9 Lineamiento Décimo, Lineamientos Generales de Archivos.



f. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con

el objeto de preparar y realizar las transferencias primarias al Archivo de

Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental y a los

procedimientos establecidos.

g. Elaborar los inventarios de transferencia primaria.

h. Dar el visto bueno al Archivo de Concentración para la liberación de los

expedientes a fin de determinar su destino final.

2.1.2.4 De la relación o directorio de los enlaces y los responsables de Archivo

El Área de Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos integrará la relación de

enlaces y responsables de archivos de Petróleos Mexicanos, con base en las relaciones

o directorios específicos de cada Unidad Administrativa.

El orden de integración de la relación de archivos será, en primer lugar, todos y cada

uno de los archivos de trámite (etapa activa); segundo, Archivo de Concentración

(etapa semiactiva) y, por último, la información relativa al Archivo Histórico (etapa

inactiva). El formato e instructivo correspondiente a la Relación Enlaces y Responsables

de Archivo, forman parte del Anexo 2 de estos Criterios.

2.1.3 De la estructura documental del Sistema Integral de Archivos de Petróleos

Mexicanos.

La estructura documental, con base en series de expedientes originales, se compone

de:

Documentos de archivo.

Documentos electrónicos.

Expedientes de archivo.



2.1.3.1 De las características de un documento de archivo.

Un documento de archivo es cualquier registro que documente un hecho, acto

administrativo, jurídico, fiscal, contable o técnico, creado, recibido, manejado y usado

en el ejercicio de las facultades y actividades de las Unidades Administrativas de

Petróleos Mexicanos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos

podrán estar en cualquier tipo documental y medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual,

electrónico, informático u holográfico.

a. Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al

paso del tiempo constituyen series (carácter seriado).

b. Tienen carácter orgánico, son parte de un todo estructurado, deben su existencia a

una persona o institución que los produjo, y solo alcanzan sentido al

interrelacionarse.

c. Tienen carácter de unicidad, la información que contiene es única, a diferencia de

otros documentos múltiples, como los libros o las revistas. Son producidos en forma

natural en función de una actividad administrativa. Constituyen el único testimonio

y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de

documentación única.

d. Los documentos de archivo proporcionan la evidencia oficial de la actividad que

registran. Su evidencia estará vinculada a su creación, al generador y a la

autoridad que tienen para producirlo. También las firmas, encabezamientos y sellos

son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.

e. Los documentos de archivo son o pueden ser, según su valoración, patrimonio

documental de Petróleos Mexicanos.

f. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su

conservación precaucional y posteriormente, previa valoración documental, son

transferidos al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos para su conservación

permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial.



2.1.3.1.1. De los papeles de trabajo que no constituyen un documento de

archivo.

Se trata de información constituida por ejemplares de origen y características diversas

cuya utilidad en las Unidades Administrativas responsables reside en la información que

contiene para apoyar en las tareas asignadas, también se conoce como

documentación de apoyo informativo.

1) Características principales de los papeles de trabajo que no son documentos de

archivo:

a. Generalmente son ejemplares múltiples no originales que proporcionan información,

se trata de ediciones o copias.

b. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas.

c. Por lo general, no se consideran patrimonio documental; se les reusa o recicla, y

sólo se conservan aquellos por su valor de información.

d. No se les transfiere al Archivo de Concentración.

e. Tienen uso temporal.

f. Carecen de valores documentales primarios (administrativo, contable, legal, jurídico

o técnico).

g. La mayoría tiene pronta obsolescencia, la cual está fijada conforme a la utilidad de

la información contenida en el mismo.

h. No refleja atribuciones, acciones o trámites de la Unidad Administrativa.

i. Se trata de controles internos para diferentes operaciones (agendas, faxes,

asistencia del personal, control de correspondencia o minutarios).

2) Ejemplos de papeles de trabajo que no se consideran documentos de archivo:

a. Los controles de correspondencia de entrada y salida.

b. Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.



c. Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un

expediente de archivo, tales como los que reúnen copias de talonarios, de faxes,

de vales de almacén, de fotocopias.

d. Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.

e. Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio o

dependencia o entidad gubernamental pero con contenido diverso y variado sin

relación entre sí.

f. Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.

g. Publicaciones periódicas u otro tipo de documento que no forme parte del

documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjunto de documentos que

no reflejan una acción o trámite.

3) Disposición final de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo al igual que otros no considerados como documentos de

archivo, no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los archivos en lo que

corresponde al levantamiento de inventario, transferencia al Archivo de

Concentración y autorizaciones de baja por parte del Archivo General de la Nación o

de las instituciones normativas en otros poderes o niveles de gobierno.

Se donarán a la CONALITEG, los residuos de papel y cartón, como lo establece el

Acuerdo CA-458/2006 de la Sesión Ordinaria No. 775 del 23 de noviembre de 2006 del

Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos. Los papeles de trabajo que

contengan datos personales (fotocopias de trámites administrativos de los

trabajadores); así como copias simples de documentos legales deberán ser triturados

antes de su baja para donación.

Si en la revisión de material que no forma parte de archivos se localiza otro tipo de

documentos de interés institucional como libros o publicaciones se enviarán a la

Biblioteca Central de Petróleos Mexicanos, previo análisis y autorización de su titular.



Las fotografías o películas elaboradas por la dependencia, se rescatarán a fin de que

sean incorporadas como documentos institucionales al Archivo Histórico de Petróleos

Mexicanos, donde se les dará un tratamiento diferente al que corresponde a la

organización de archivos.



2.1.3.2 Del documento electrónico.

De conformidad con los Lineamientos Generales de Archivos (Lineamiento Segundo,

Fracción XVI), se entenderá por documentos electrónicos aquéllos que están

conformados por información que puede constituir un documento de archivo, cuyo

tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o

recuperarse.

De acuerdo con el Capítulo IV de los Lineamientos referidos se establece que:

a. Petróleos Mexicanos tomará las medidas necesarias para administrar y conservar los

documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura

permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e

integridad de la información 10.

b. Petróleos Mexicanos aplicará las medidas técnicas de administración y

conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y

disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones

de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e

internacionales 11.

c. Las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos realizarán programas de

respaldo y migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con sus

recursos12.

Para el uso y aplicación del correo electrónico se aplicará lo establecido en los

Lineamientos para el Uso del Correo Electrónico en Petróleos Mexicanos y Organismos

Subsidiarios.

Las Unidades Administrativas deberán registrar en el Inventario General de expedientes

de Archivo de Trámite, en la serie y/o subserie documental que le corresponda, los

expedientes que contengan en su totalidad documentos electrónicos, con el fin de

tener sus periodos de conservación y valores documentales. En el asunto se anotará

adicionalmente, entre paréntesis, la siguiente leyenda: expediente electrónico.

10 Lineamiento Vigésimo tercero, Lineamientos Generales de Archivos.

11 Lineamiento Vigésimo cuarto, Lineamientos Generales de Archivos.

12 Lineamiento Vigésimo quinto, Lineamientos Generales de Archivos.



2.1.3.3 Del expediente de archivo.

Además de contener documentos que tratan el mismo asunto o actividad, los

expedientes de archivo se deben formar con la portada o guarda exterior, la que

debe incluir la identificación del mismo, considerando el Cuadro de Clasificación

Archivística y el Catálogo de Disposición Documental específicos de cada Unidad

Administrativa, ver Anexo 3 de estos Criterios.

2.1.3.3.1 De la portada o guarda exterior de los expedientes de archivo.

A. De los datos de la portada o guarda exterior del expediente.

La portada es el frente del expediente donde se establecen los elementos para

describir su contenido, considerando el Cuadro General de Clasificación y el Catálogo

de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos, el cual deberá contener los

siguientes campos obligatorios:

1. Logotipo institucional de Petróleos Mexicanos.

2. Clave y nombre del Fondo Documental: PME, Petróleos Mexicanos.

3. Clave y nombre del Subfondo Documental, ver Anexo 04.

4. Nombre completo de la Unidad Administrativa a la que pertenece el

expediente.

5. Código de Clasificación (ver el apartado 2.2 Del Cuadro General de

Clasificación Archivística, de estos Criterios).

6. Clave y nombre de la sección, ver Anexo 04.

7. Clave y nombre de la subsección, ver Anexo 04.

8. Clave y nombre de la serie, ver Anexo 04.

9. Clave y nombre de la subserie, ver Anexo 04.

1. Asunto del expediente. (Breve descripción de asunto o tema. Ejemplo: Acuerdos del

Consejo de Administración de PEMEX, contrato individual de trabajo, convenios

administrativo-sindicales, etc.

10.



11. Fecha de apertura: día, mes y año del primer documento con el que se abrió el

expediente.

12. Fecha de cierre: día, mes y año del último documento, con el que se da por

concluido el asunto o trámite.

13. Número de fojas (al cierre del expediente).

14. Número único del expediente: es el número de cada expediente de archivo de

Petróleos Mexicanos constituido por 30 caracteres alfanuméricos de acuerdo

con la siguiente secuencia: Fondo (PMEX); Clave de Unidad Administrativa,

asignada por el administrador del Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica

Documental (4 dígitos); Clave del Centro Gestor donde se ubica físicamente el

expediente (8 dígitos); Clave de la serie a la que pertenece el expediente (2

dígitos); Clave de la subserie (2 dígitos); Número consecutivo, establecido por

cada área de procedencia de acuerdo a sus necesidades (6 caracteres

alfanuméricos), y el Año de apertura del expediente, es decir, es el año del

primer documento con el que se considera iniciado el asunto o trámite.

15. Código Alterno: Es el conjunto de hasta 30 caracteres alfanuméricos cuyo uso es

optativo y que es asignado por cada área de procedencia a sus expedientes

de archivo. Su utilidad reside en constituirse en una referencia del asunto del

expediente o del método de ordenación utilizado, así como de números de

expedientes existentes previos a la publicación de los Lineamientos Generales

de Archivos.



16. Número de Tomo (o legajo), se llena este campo cuando el expediente cuenta

con más de un ejemplar.

17. Ubicación Física del Expediente.

18. Valor documental (administrativo, legal, contable, técnico o las combinaciones

de estos cuatro valores, ver. Instructivo pag. 145). En el Módulo de Archivo de la

Solución Tecnológica Documental esta información se deriva del Catálogo de

Disposición Documental.

19. Clasificación de la información: pública, reservada, confidencial, parcialmente

reservada o parcialmente confidencial, ver apartado 3 Disposiciones Específicas

para la clasificación y desclasificación de la información contenida en los

documentos de archivo, de estos Criterios.

20. Vigencia Documental (años en Archivo de Trámite y años en Archivo de

Concentración) y Disposición Final (baja o transferencia a Archivo Histórico).

21. Fecha de consulta SISI (dd/mm/aaaa), ver apartado 2.3.1.2.3 Del plazo de

conservación a partir de una Solicitud de Acceso a la Información Pública

Gubernamental, de estos Criterios.

a) Tipos de portada o guarda exterior

La estructura documental del Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos,

cuenta con tres tipos de portadas de expedientes:

1. Para expedientes públicos.

2. Para expedientes que en su totalidad son reservados o confidenciales, las cuales

incluyen, en la parte inferior, la leyenda de clasificación de información.

3. Para expedientes que contienen partes o secciones reservadas o confidenciales, las

cuales incluyen, en la parte inferior, la leyenda de clasificación.



1. Portada o guarda exterior de un expediente público

Este tipo de portada consta únicamente de la información archivística, se excluye la

leyenda de clasificación de información. A continuación se presenta un ejemplo de su

colocación en el fólder o carpeta.

2. Portada o guarda exterior de expedientes de archivo que en su totalidad son

reservados o confidenciales

Cuando se trate de expedientes de archivo que contengan en su totalidad

documentos clasificados como reservados o confidenciales, la portada deberá

contener, además de los datos archivísticos, la leyenda de clasificación conforme a lo

establecido por los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de



la información, ver apartado 3.1.1.2.1 De la leyenda de expedientes clasificados en su

totalidad, de estos Criterios.

3. Portada o guarda exterior de expedientes de archivo que contienen partes o

secciones reservadas o confidenciales

Cuando se trate de expedientes de archivo que contengan tanto documentos

públicos clasificados como reservados o confidenciales, la portada deberá contener,

además de los datos archivísticos, la leyenda de clasificación, conforme a lo

establecido por los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de



la información ver apartado 3.1.1.2.2 De la leyenda de expedientes clasificados

parcialmente, de estos Criterios.

b) Colocación de la etiqueta de la Portada o guarda exterior del expediente.

Se deberá colocar, tanto si se utiliza el fólder como en la carpeta, una copia simple de

la portada en el anverso de cada uno de los tomos o legajos del expediente. En

ambos casos –fólder o carpeta- la portada original generada e impresa a partir del

Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental, se deberá colocar como

primera hoja del tomo 1 del expediente.



B. De los datos de la ceja del fólder o del lomo de carpeta

La etiqueta de la ceja del fólder que contiene el los documentos del expediente de

archivo contiene los siguientes elementos:

La etiqueta para el lomo de la carpeta tendrá un formato vertical y contendrá la

siguiente información adicional: nombres del Subfondo, la Unidad Administrativa y Área

de Procedencia a la que pertenece el expediente.

Colocación de la etiqueta de ceja o lomo:

En el fólder la colocación de su etiqueta identificadora será en la pestaña, y en el caso

de que se utilice carpeta, será en el costado o lomo de la misma.

2.1.3.3.2 De la apertura e integración de los expedientes de archivo

Un expediente de archivo se abrirá cuando: a) no existan antecedentes en los archivos

de la Unidad Administrativa; o b) se trate de un nuevo asunto o materia, o c) la materia

o asunto de que se trate correspondan a periodos o años diferentes, cuando en los

expedientes no exista multianualidad, incluyendo periodos gubernamentales distintos.



La integración de los documentos de archivo en expedientes es resultado de los

procedimientos propios de una institución que determinan compilar documentos

seriados con el fin de otorgar validez a un acto administrativo. Si falta una de esas

partes el proceso se considerará incompleto y su confiabilidad estará en duda. Por esta

razón, la integración de expedientes de archivo es una parte fundamental de la

metodología de la organización documental de Petróleos Mexicanos.

La resolución de los trámites cotidianos se evidencian y sustentan por medio de los

expedientes, de ahí su definición etimológica: el que resuelve. Las resoluciones

administrativas se hacen a través de los documentos agrupados por expedientes y

estos, a su vez, reflejan las acciones realizadas para resolver las obligaciones inherentes

a las funciones asignadas a las oficinas. Este concepto de expediente concuerda con

el de la Norma Internacional General de Descripción Archivística, que lo define como

una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del

productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan

con un mismo asunto, actividad o trámite, (ISAD G) 13.

Los expedientes de archivo de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos se

integrarán tomando en cuenta los siguientes elementos:

a) Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto o trámite

relacionados con las funciones de la Unidad Administrativa productora.

b) Los documentos preferentemente no deberán ser perforados a menos de que

por su volumen sea necesario.

c) Se integrarán siguiendo el orden lógico o cronológico, ascendente o

descendente, o de acuerdo a la norma que aplique para la función sustantiva

de la Unidad Administrativa.

d) Los documentos serán guardados preferentemente en un fólder y, de no contar

con ello, en carpeta; en ambos casos la portada seguirá el modelo establecido

13 Guía Básica de archivos de PEMEX, 2004.



en el apartado 2.1.3.3.1 De la portada o guarda exterior de los expedientes de

archivo, de estos Criterios.

e) Cada expediente tendrá un índice del contenido de la documentación que lo

integra. Para su elaboración se deberán considerar los elementos mínimos

siguientes: descripción del asunto de cada uno de los documentos que contiene

el expediente, el número de referencia (No. de oficio, nota informativa,

etcétera) y el total de fojas de cada documento.

f) El expediente, preferentemente, no deberá rebasar más de 5 centímetros de

grosor, esto con el propósito de que su manejo sea ágil; de rebasarlo, se abrirán

tomos o legajos adicionales en forma progresiva.

g) Los tomos (legajos) que se vayan generando e integren los expedientes cuyas

característica sea su gran amplitud volumétrica, podrán tener, previa

autorización del Área de Archivística y Digitalización, un grosor máximo de 10

centímetros a efecto de lograr un mejor manejo de éstos, evitar el gasto

excesivo de recursos y poder ser transferidos, en su caso, al Archivo de

Concentración.

h) Los documentos de archivo que se integren al expediente deberán estar

completos con los anexos o documentos técnicos que se mencionen en la

correspondencia.

i) Se cuidará que todo documento técnico o anexo de otro tipo contenga la

identificación de la Unidad Administrativa que lo elabora, así como la fecha de

elaboración.

j) Los documentos a que haga mención la correspondencia sin importar el soporte

(disquetes, fotografías, videos, mapas, discos compactos, catálogos o

publicaciones), en todo caso, se integrarán al expediente; de ser necesario, en

sobres o carpetas que se adhieran a éste. Cabe destacar que los soportes o

anexo de los documentos que se integran a un documento de archivo deben

tener necesariamente relación directa con el tema o asunto, de no ser así, se les

considerarán como papeles de trabajo.



k) Al nombrar a un expediente se considerará que: a) cada expediente de archivo

tenga un asunto. La diferencia estará dada en varios casos por el nombre de la

persona física o moral o el año en que se abrió el expediente; b) el título reflejará

su contenido; c) no se deberán asignar nombres por afinidad al área donde se

generan, ya que no necesariamente son reflejo del contenido del expediente;

d) el asunto sea similar en estructura y nombre a expedientes de archivo que

tienen relación entre sí, y e) la información más importante en el título del

expediente esté al principio 14. De ser posible en los expedientes de personal o

de trámites vinculados con el personal de Petróleos Mexicanos, tales como:

préstamos por reembolso, préstamos hipotecarios, becas, etcétera; además de

la ficha y nombre del trabajador, se anotará el tipo de expediente de que se

trate.

2.1.3.3.3 Del cierre del expediente de archivo

a) Los documentos de archivo serán foliados, de forma manual con lápiz bicolor o

mecánicamente, al cierre del expediente y posterior al proceso de expurgo del

mismo.

b) Los expedientes de archivo de la Oficina del Abogado General de Petróleos

Mexicanos, deberán ser foliados una vez que hayan sido cerrados, expurgados y

se haya devuelto la documentación que pertenezca a otras áreas

administrativas, a fin de ser transferidos al Archivo de Concentración.

c) La foliación se hará en la esquina superior derecha del anverso de cada foja u

hoja, en forma consecutiva iniciando en el primer tomo o legajo y finalizando en

el último tomo del expediente.

d) En la portada institucional de cada tomo o legajo, se deberán anotar los

siguientes datos: fecha de cierre del expediente, el número que le corresponde

a cada tomo o legajo con relación al total (1/10, 3/7, etcétera) y el número total

de fojas por tomo.

14 Guía para la organización y control del expediente de archivo, AGN.



En caso de que el contenedor del expediente sea una carpeta, en el lomo de la

misma se anotará, con bicolor, en cada tomo o legajo, la fecha de cierre en

formato dd/mm/aaaa, así como el número que le corresponde al tomo o legajo

con relación al total.

e) También se deberán registrar, en el Módulo de Archivo de la Solución

Tecnológica Documentall, los siguientes datos: la fecha de cierre del

expediente, total de tomos o legajos y total de fojas del expediente.

2.2 Del Cuadro General de Clasificación Archivística.

Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las

atribuciones y funciones de cada Unidad Administrativa de Petróleos Mexicanos.

Los objetivos del Cuadro General de Clasificación Archivística son:

1. Tener el mapa documental completo de la institución, el cual sirve de rector para la

clasificación de los expedientes.

2. Facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación en las

Unidades Administrativas hasta su recepción y resguardo en los archivos de trámite.

3. Identificar los documentos y expedientes con un código y un título precisos que

derivan de las funciones y actividades específicas de la dependencia o entidad.

4. Definir con claridad la organización sistemática de la documentación.

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos

será jerárquica atendiendo a los siguientes niveles establecidos con base en los

Lineamientos Generales de Archivos y en la Norma Internacional de Descripción

Archivística (ISAD). A continuación se muestran a manera de ejemplo algunos niveles

de clasificación archivística.



Conforme a las necesidades de cada Unidad Administrativa de Petróleos Mexicanos,

se podrán abrir los niveles de sección y serie, es decir, utilizar subsecciones y subseries.

Cada Unidad Administrativa elaborará su cuadro de clasificación específico, el cual

estará basado en el formato establecido en estos Criterios, Anexo 5.

El Cuadro General de Clasificación Archivística llevará la codificación establecida por

el Área de Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos, la cual se denomina

Código de clasificación archivística, que es el conjunto de claves alfanuméricas que

permite diferenciar una serie o subserie documental de otra; así como establecer su

pertenencia a un fondo, subfondo, sección y subsección, en su caso (ver Anexo 4

Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos):



A continuación se presenta un ejemplo de las claves que conforman dicho código de

clasificación.

2.3 De los instrumentos de consulta y control archivístico

El Área de Archivística y Digitalización y los titulares de las Unidades Administrativas

deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que

propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo

que deberán contar, al menos, con los siguientes:

2.3.1 Del Catálogo de Disposición Documental

El Catálogo de Disposición Documental es un registro general y sistemático que

establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia

documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los

documentos.

Los objetivos del Catálogo de Disposición Documental son:

1. Unificar los criterios sobre los tiempos de retención de expedientes que forman las

series documentales, en los archivos de trámite y de concentración, para una mejor

circulación de los documentos a nivel institucional.

EEjjeemmpplloo ddee CCóóddiiggoo ddee CCllaassiiffiiccaacciióónn AArrcchhiivvííssttiiccaa

PPMMEE DDCCAADDMM 001100 0000 0033 0077

Subsección

(Dos dígitos)

Subserie

(Dos dígitos)

Sección

(Tres dígitos)

Fondo

(Tres caracteres)

Subfondo

(Cinco caracteres)

Serie

(Dos dígitos)



2. Conocer la información con que se cuenta, lo cual se logra detectando las

diferentes series de documentos que se producen y reciben.

3. Determinar el tiempo de vida útil de los documentos y su flujo a través del sistema

de archivo, hasta convertirse en información histórica, o determinar su baja

documental. Así se impide la acumulación innecesaria de papeles en los archivos,

permitiendo a la vez la fluidez y obtención oportuna de la información.

Cada Unidad Administrativa de Petróleos Mexicanos elaborará su Catálogo de

Disposición Documental específico, derivado del Cuadro General de Clasificación

Archivística, y deberá estar basado en el formato establecido en estos Criterios, Anexo

6.

En cumplimiento del Lineamiento Sexto, Fracción III de los Lineamientos Generales de

Archivos, el titular del Área de Archivística y Digitalización, actualizará periódicamente

el Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos.

En el Catálogo de Disposición Documental se establecerán 15:

a) Los periodos de vigencia de las series documentales,

b) Sus plazos de conservación,

c) Así como el carácter de reserva o confidencialidad de cada uno de los

expedientes.

Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el Catálogo de Disposición

Documental deberá vincularse al Índice de Expedientes Reservados que establece el

Artículo 17 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

2.3.1.1 De la vigencia documental

Es el periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores

administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones

jurídicas vigentes y aplicables.

15 Lineamiento Decimoséptimo, Lineamientos Generales de Archivos.



En la aplicación de vigencias documentales se tomarán en consideración los siguientes

factores:

1. Las vigencias documentales son aplicables a las series y/o subseries documentales

establecidas en el Cuadro General de Clasificación.

2. Sólo se aplicarán vigencias específicas a subseries, cuando contengan información

clasificada como reservada.

3. En el caso de series documentales con más de un valor documental siempre

aplicará el de mayor tiempo de conservación.

4. No se marcará como reservada una serie o subserie documental por un periodo

mayor al de la duración total de su vigencia documental.

Vigencias documentales reguladas por disposiciones jurídicas

Tipo de documento Temporalidad Fundamento Legal

Documentos que integral el

Archivo Contable

Gubernamental.

5 años, contado a partir del

ejercicio siguiente a aquel en

que se elabore el documento.

En caso de que otras

disposiciones jurídicas

establezcan plazos mayores a

los señalados para la

conservación de dicha

documentación, se estará a lo

establecido por éstas.

Acuerdo presidencial, Diario Oficial de

la Federación, 25 de agosto de 1998.

Artículo Tercero.

Documentación que

ampare inversiones en

activos fijos y en obras

públicas, así como aquella

que sirva de base para el

fincamiento de

responsabilidades o

procesos judiciales.

Periodo mínimo de 12 años.

En caso de que otras

disposiciones jurídicas

establezcan plazos mayores a

los señalados para la

conservación de dicha

documentación, se estará a lo

establecido por éstas.

Acuerdo presidencial, Diario Oficial de

la Federación, 25 de agosto de 1998.

Artículo Tercero.

Documentación y la

contabilidad para efectos

fiscales.

5 años contados a partir de la

fecha en que se presente la

declaración del ejercicio o en

su caso a la que obligue la

disposición específica.

Criterios para la Administración del

Régimen Fiscal de Petróleos Mexicanos

y Organismos Subsidiarios, 30de junio

de 2006. Apartado 16.11.

Documentación e

información electrónica

comprobatoria de los actos

y contratos materia de esta

Ley.

3 años, contados a partir de la

fecha de su recepción; excepto

la documentación contable, en

cuyo caso se estará en lo

previsto por las disposiciones

aplicables.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos

y Servicios del Sector Público, Diario

Oficial de la Federación, 4 de enero

de 2000, Última reforma publicada el

20 de febrero de 2007. Artículo 56.

Expedientes clínicos 5 años Norma Oficial Mexicana NOM 168

SSA1-1998 del expediente clínico.



Vigencias documentales reguladas por disposiciones jurídicas

Tipo de documento Temporalidad Fundamento Legal

Inventarios de baja

documental autorizados por

el Archivo General de la

Nación

Se conservarán en el Archivo de

Concentración por un plazo de

cinco años, contados a partir

de la fecha en que se haya

autorizado la baja

correspondiente. Este plazo se

incluirá en el Catálogo de

Disposición Documental

Lineamientos Generales para la

Organización y Conservación de los

Archivos de las dependencias y

entidades de la Administración Pública

Gubernamental, Diario Oficial de la

Federación, 20 febrero 2004,

Lineamiento Vigesimoprimero.

2.3.1.2 Del plazo de conservación de los archivos.

El plazo de conservación es el periodo de guarda de la documentación en los archivos

de trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia

documental, el término precautorio, el periodo de reserva y, en su caso, los periodos

adicionales establecidos en los Lineamientos Generales de Archivos.

Para la determinación de los plazos de conservación de la documentación se tomarán

en consideración los siguientes factores:

2.3.1.2.2 Del plazo de conservación de los expedientes clasificados como

reservados.

1. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de

conservación adicionará un periodo igual al de reserva del expediente o al plazo

de reserva que establezca el Catálogo de Disposición Documental, si éste fuera

mayor al primero 16.

2. Para el registro, en el Inventario General por Expedientes, la duración total de los

años de conservación de un expediente en los archivos de trámite y

concentración, no deberá ser menor a su periodo de reserva.

3. Los expedientes de archivo clasificados total o parcialmente como reservados,

permanecerán exclusivamente en los archivos de trámite durante el tiempo que

dure su clasificación.

16 Ver Lineamiento Decimoctavo, Lineamientos Generales de Archivos.



2.3.1.2.3 Plazo de conservación a partir de una Solicitud de Acceso a la

Información Pública Gubernamental.

Todos los expedientes (públicos, reservados, parcialmente reservados, confidenciales y

parcialmente confidenciales) que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la

información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia

documental, es decir, por una sola ocasión se adicionarán dos años,

independientemente de la cantidad de consultas de que hubieran sido objeto

mediante el SISI y de la clasificación de su información.

2.3.2 De los inventarios documentales.

El Inventario Documental es el instrumento de consulta que describe las series y

expedientes de un archivo y que permite su localización (inventario general),

transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja

documental).

Sus objetivos son:

1. Describir la documentación, con la finalidad de conocer su contenido y

localización física.

2. Ser instrumento de control y de consulta de las transferencias primarias y

secundarias, así como de las bajas de la documentación sujeta a la disposición

documental.

Del Inventario General

El Inventario General se conforma con la unión del inventario documental de cada una

de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, siendo el Área de Archivística

y Digitalización de Petróleos Mexicanos la responsable de los trabajos de integración y

actualización periódica. Cada Unidad Administrativa deberá contar con un inventario

que describa los expedientes, series y secciones de los archivos que tiene en resguardo.



2.3.2.1 Inventario por series documentales anteriores al 12 de junio del 2003.

Es un instrumento de consulta que describe las series de un archivo de los documentos

anteriores al 12 de junio de 2003, con el fin de indicar su rango cronológico, su

referencia con la Unidad Administrativa que lo generó y su localización. El formato y su

instructivo de llenado forman parte del Anexo 7 de estos Criterios.

2.3.2.2 Inventario por Expedientes de Archivo de Trámite.

Es un instrumento de descripción y de consulta que describe los expedientes uno a uno,

a través de su vinculación con la sección, subsección, serie y, en su caso, subserie a las

que pertenece y que permite su localización. El formato y su instructivo de llenado

forman parte del Anexo 8 de estos Criterios.

2.3.2.3 Inventario de transferencias primarias.

Es un instrumento archivístico en el que se describen los expedientes cerrados cuyo

trámite ha concluido y que serán transferidos al Archivo de Concentración para su

guarda precautoria mientras prescribe su vigencia documental, conforme al Catálogo

de Disposición Documental. El formato y su instructivo de llenado forman parte del

Anexo 9 de estos Criterios.

2.3.2.4 Inventario de Transferencias Secundarias.

Es el instrumento archivístico en el que se describen los expedientes cuya vigencia

documental ha concluido y que deberán ser transferidos, previa selección y valoración

documental, al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos para su conservación

permanente. El formato y su instructivo de llenado forman parte del Anexo10 de estos

Criterios.



2.3.2.5. Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos.

Es un esquema general de descripción de las series documentales y de los archivos de

Petróleos Mexicanos, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro

General de Clasificación y sus datos generales.

Los elementos de descripción de la Guía Simple de Petróleos Mexicanos, se agrupan en

tres áreas informativas:

Encabezado Identificación Contexto

Fondo

Subfondo

Sección

Subsección

Titular de la Unidad

Administrativa

o Responsable y sus

datos

Área de procedencia

Código de clasificación

Serie (nombre y descripción)

Año(s)

Volumen (expedientes /cajas)

Ubicación física

El formato y el instructivo correspondiente, forman parte del Anexo 11 de estos Criterios.

Cada Unidad Administrativa elaborará una Guía Simple de Archivos que describa sus

secciones y series, así como otras características de los archivos que obran en su poder.

El Área de Archivística y Digitalización es la instancia responsable de integrar y

actualizar, a partir de las guías simples específicas, la correspondiente a Petróleos

Mexicanos y de su publicación a través del portal institucional de Internet

www.pemex.com.

2.3.3 De la revisión y actualización de los instrumentos de consulta y control

archivístico.

Para el Área de Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos se aplicarán los

plazos para la revisión y actualización de los instrumentos de consulta y control

archivísticos contenidos en la tabla que a continuación se presenta, en el caso de las

Unidades Administrativas estas acciones serán permanentes.



Instrumento Periodicidad Plazo perentorio 17

Cuadro General de Clasificación Archivística Anual 31 de diciembre

Catálogo de Disposición Documental Anual18 Último día hábil de

enero.

Inventario General Anual 31 de diciembre

Inventario de transferencia Anual 31 de diciembre

Inventario de baja documental Anual 31 de diciembre

Guía simple de archivos Anual 31 de diciembre

Calendario institucional Anual 31 de diciembre

Informe de cumplimiento Anual 31 de diciembre

2.3.3.1 De la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística.

La actualización de los Cuadros de Clasificación Archivística de las Unidades

Administrativas de Petróleos Mexicanos se realizará a más tardar 20 días después de

que se presenten cambios en sus atribuciones y funciones derivados de una

reorganización de su estructura. La instancia encargada de realizar la actualización en

el Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental, será el Área de

Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos.

El Área de Archivística y Digitalización ha establecido tres tipos de formatos que se

enuncian a continuación, para que las Unidades Administrativas reporten la

actualización de su Cuadro de Clasificación Archivística:

a) Para el caso de que se requiera dar de alta secciones, subsecciones, series y/o

subseries, Anexo 12.

b) Para la baja de secciones, subsecciones, series y/o subseries, Anexo 13.

c) Por excepción, en el caso de que únicamente se requiera modificar el nombre

de una sección, subsección, serie y/o subseries, manteniéndose los mismos

valores documentales, vigencias documentales, disposición final y clasificación

de información, Anexo 14.

17 Salvo que la autoridad competente (IFAI o AGN) determine otra fecha.

18 “Las dependencias y entidades enviarán al Archivo General de la Nación, para su validación y registro, una copia de

su catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico, a más tardar el último día del mes de

febrero de cada año”. Artículo Decimoséptimo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos.



2.3.3.2 De la actualización del Catálogo de Disposición Documental.

Adicionalmente al envío, al Área de Archivística y Digitalización, de la actualización de

su Cuadro de Clasificación Archivística, la Unidad Administrativa elaborará y entregará

los siguientes formatos, según el caso:

a) Para el alta de los valores documentales, vigencias documentales, disposición final

y clasificación de información de las series y subseries ya reportados en los formatos

a que se refiere el apartado 2.3.3.1 de estos Criterios, ver Anexo 15.

b) En el caso de que la Unidad Administrativa sólo requiera solicitar el cambio de

valores documentales, vigencia documental, disposición final o clasificación de

información de alguna serie y/o subseries elaborará y entregará al Área de

Archivística y Digitalización el formato correspondiente, el cual forma parte del


2.3.3.3 De la actualización de la Guía Simple de Archivos.

Para la actualización de la Guía Simple de Archivos, cada Unidad Administrativa

llenará el Formato para la Descripción de las Series Documentales, el cual constituye el


Será condición indispensable el envío al Área de Archivística y Digitalización, del

formato referido para que se considere concluido el proceso de actualización del

Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición

Documental, esto con fin de que la información correspondiente se integre al Módulo

de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.

2.4 De la administración de documentos activos.

2.4.1 Del Control de Gestión.

Respecto a las directrices que deberán observar las Unidades Administrativas de

Petróleos Mexicanos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de

los sistemas automatizados de control de gestión, que permitan homologar,

estandarizar y hacer compatible su uso entre ellas, mediante la utilización de medios y



firma electrónicos en el intercambio de información, se estará en lo dispuesto por los

“Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los

sistemas automatizados de control de gestión”, emitidos por la Subcomisión de los

Sistemas Automatizados de Control de Gestión, dependiente de la Comisión

Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico.

Estas directrices permitirán 19:

Mejorar la gestión y trámites de los asuntos administrativos mediante el uso de

medios electrónicos;

Contar con un único sistema automatizado de control de gestión en Petróleos

Mexicanos.

Asegurar la confidencialidad, integridad y resguardo de la información acorde a los

ordenamientos legales aplicables;

Permitir la intercomunicación entre los sistemas de control de gestión con que

cuente la Industria Petrolera Estatal;

Utilizar la firma electrónica avanzada como medio de autenticación del

documento electrónico gubernamental y como método alternativo a la firma

autógrafa, y

Disminuir sustancialmente el uso de papel y mensajería.

2.4.2 De la recepción de documentos.

La recepción de documentos es un acto jurídico-administrativo que compromete a

Petróleos Mexicanos; el ingreso formal de cualquier documento debe motivar acciones

y respuestas institucionales; por ello, los documentos que Petróleos Mexicanos recibe

son materia de su infraestructura documental y de un conjunto de acciones

institucionales.

La recepción de documentos es la fase inicial del sistema de archivo, sus implicaciones

jurídicas y administrativas para los servidores públicos y la Institución, obligan a tener un

19 Lineamiento 1.- Objeto, Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas

automatizados de control de gestión.



proceso definido que dé cuenta del ingreso oficial del documento, su destino y

tratamiento dentro de la Industria. Por ello, en la etapa de recepción de documentos

oficiales de Petróleos Mexicanos se deberán cumplir tres principios:

1. Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación

recibida;

2. Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al

área que se encargará de su atención y trámite;

3. Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y

conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.

Criterios específicos para la recepción de documentos

a. Los documentos ingresan a Petróleos Mexicanos por diversas vías: directamente a

las oficinas y/o por medio de un área específica que la Unidad Administrativa haya

destinado para ello. En cada caso se deberá elaborar una ficha de control cuyos

elementos mínimos de descripción son 20:

1) El número identificador (folio consecutivo de ingreso, renovable anualmente).

2) El asunto (breve descripción del contenido del documento).

3) Fecha y hora de recepción, y

4) Generador y receptor del documento (nombre y cargo).

b. En los casos que exista un área específica que haga las veces de Oficialía de Partes

deberá cerciorarse de que la documentación sea efectivamente para Petróleos

Mexicanos y que se encuentre íntegra y completa; deberá registrarla y separarla

por área y despachar la información.

c. En todos los casos en que exista una Oficialía de Partes ésta deberá despachar la

documentación de forma oportuna y expedita.

d. Los criterios de prioridad que se deberán tomar en consideración son:

1) Remitente.

20 Lineamiento Noveno, Lineamientos Generales de Archivos.



2) Destinatario.

3) Plazos o vencimientos legales y fiscales.

4) Notaciones de confidencialidad y urgencia.

5) La documentación jurídica y fiscal, por su naturaleza, debe canalizarse de forma

inmediata.

e. Cada Unidad Administrativa llevará el control de su documentación a través de un

sistema de control de gestión documental.

f. La documentación captada por Petróleos Mexicanos a través de mensajería,

correo ordinario, remitente o representante legal y propio, se recibirá por las vías

que cada Unidad Administrativa determine. En los casos en que sea necesario

(como los asuntos legales, por ejemplo) se conservarán los sobres o bolsas originales

que contengan la correspondencia recibida.

g. Se coordinará a nivel de la oficina de la Dirección General, Subdirección

Corporativa o Gerencia que dependa directamente de una Dirección Corporativa,

el control de los documentos ingresados a Petróleos Mexicanos.

h. Toda la documentación que ingrese en sobre cerrado con carácter de

confidencial o que contenga valores, se turnará al área respectiva sin ser abierta.

2.4.3 Del seguimiento y control de documentos en trámite.

El seguimiento y control de la documentación recibida, es un aspecto fundamental

para la correcta y oportuna gestión administrativa, y para la adecuada integración y

preservación de los acervos documentales.

Petróleos Mexicanos es responsable de disponer de los mecanismos de control y

seguimiento necesarios para conocer en cualquier momento, la situación en la que se

encuentra un documento que ingresó y su ubicación precisa.

El seguimiento documental garantiza, por una parte, la recuperación archivística de la

información y por la otra, permite conocer el volumen y la situación que guardan los

asuntos recibidos y turnados a las áreas.



Criterios específicos para el seguimiento y control de documentos en trámite

De acuerdo con lo anterior, y a efecto de garantizar un adecuado manejo de la

documentación en trámite dentro de Petróleos Mexicanos, se deberán observar los

siguientes criterios:

a. Las áreas responsables de dar seguimiento a los documentos ingresados en

Petróleos Mexicanos trabajarán en estrecha coordinación para conocer la situación

en la que se encuentran los documentos y su proceso de atención.

b. El seguimiento de los documentos en trámite se hará en apego a lo establecido en

los “Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de

los sistemas automatizados de control de gestión”.

c. Cada una de las Unidades Administrativas deberá dar el trámite que

institucionalmente corresponda, en apego a sus facultades e informar a las

instancias de competencia las gestiones realizadas.

d. Los formatos o plantillas que se utilicen de acuerdo a lo dispuesto en los

Lineamientos para la Operación, Funcionalidad Comunicación, y Seguridad de los

Sistemas Automatizados de Control de Gestión, para el manejo de asuntos deberán

contener al menos la siguiente información:

1. Folios, tanto para el remitente como para el destinatario;

2. Fechas de elaboración, de recepción, de compromiso y de respuesta del

documento electrónico gubernamental;

3. Tema y descripción del asunto;

4. Nombre, cargo e institución remitente;

5. Nombre, cargo e institución del destinatario;

6. El escudo nacional en aquellos que en papel deban contenerlo, conforme a los

ordenamientos legales aplicables;

7. En su caso, el tipo de instrucción para la atención del asunto, y

8. El estado que guarda el asunto.



e. Todos los documentos recibidos por las áreas, así como las copias de los

documentos emitidos con su respectivo acuse, deberán canalizarse al Archivo de

Trámite respectivo.

2.4.4 Del despacho de la documentación.

El despacho de documentación consiste en la correcta y oportuna distribución de

todos los documentos que ingresan a Petróleos Mexicanos y aquéllos que genera la

propia Institución con motivo de sus actividades.

El correcto despacho de documentos constituye una actividad de alta significación

para el desarrollo ordenado y para la culminación satisfactoria de la gestión

institucional.

Criterios específicos para el despacho de la documentación

Para garantizar el adecuado manejo de la documentación, para el despacho de los

documentos se observarán puntualmente los siguientes criterios.

a. El despacho de la documentación será realizado según sea establecido por cada

Unidad Administrativa. En los casos que exista una oficina que haga las veces de

Oficialía de Partes, ésta deberá ofrecer un servicio que garantice seguridad,

eficiencia y eficacia en el reparto de la documentación.

b. Si existiera una oficina específica para el despacho de los documentos (Oficialía de

Partes), ésta deberá solicitar a las áreas emisoras de documentos que los

documentos a despachar contengan:

1) Remitente

2) Destinatario: Nombre y cargo

3) Dirección completa: calle, número, piso, Delegación, Estado o Municipio,

localidad, código postal.

4) Tipo de servicio preferente que se solicita.

c. Del mismo modo, en los casos de que exista una oficina específica para el

despacho de los documentos, ésta será la instancia responsable del despacho de

los documentos por mensajería, franqueo o valija.



2.4.5 De la producción y reproducción de documentos.

Se debe procurar reducir la producción y reproducción de documentos institucionales,

así como , evitar el dispendio y explosión documental de copias y fotocopias y aplicar

las directrices contenidas en apartado 4.2 de los Lineamientos para el Uso del Correo

Electrónico en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, el cual establece que

“las copias de correspondencia interna en el ámbito de Petróleos Mexicanos deberán,

preferentemente, ser enviadas vía correo electrónico, señalándolo en el documento

original mediante el uso de siglas cvce (copia vía correo electrónico), incluyéndose en

el archivo electrónico el número asignado al original y la leyenda ‘original firmado’, se

deberá también contar con acuse de recibo al mensaje”, eficientando con esto los

procesos y evitando que se dupliquen los archivos institucionales.

Criterios específicos para la producción y reproducción de documentos.

a. Como regla general, los comunicados oficiales que sean generados por las

Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos no emitirán copias para

conocimiento, a menos que la comunicación involucre en el proceso a otra Unidad

Administrativa, en tal caso, las copias formarán parte de su expediente respectivo.

b. Las Unidades Administrativas sólo conservarán para su archivo las copias emitidas

de acuse de recibo en caso de que no hayan sido integrados en el expediente

original, documento que hace las veces del original emitido.

c. En caso de que sea indispensable disponer de copias como instrumento de trabajo

y ayuda para el control interno, éstas no se tomarán como material de archivo y

serán dadas de baja para su reciclado por la propia oficina en el momento en que

pierdan su utilidad funcional, previa constatación de la existencia del original en

papel o su disponibilidad como documento electrónico.

d. Los documentos originales deberán conservarse directamente en los expedientes

de las áreas que los requieran, aun cuando hayan sido elaborados en una instancia

diferente.

e. Las notas y tarjetas informativas, así como las fotocopias de documentos y los

expedientes multiplicados para controles internos son instrumentos que facilitan la



operación administrativa, mas no serán considerados como materiales de archivo;

podrán darse de baja en la propia oficina en el momento en que pierdan su

utilidad funcional para posteriormente reciclarse conforme a la normatividad

establecida.

f. Las síntesis informativas, revistas, diarios y otros materiales documentales similares, no

se considerarán como parte del archivo. Éstos, una vez concluida su vida útil,

podrán canalizarse a la biblioteca o al Archivo Histórico o, en su caso, podrán darse

de baja para reciclarse.

g. Los documentos de fax son instrumentos de comunicación empleados para

optimizar tiempos y agilizar trámites; sin embargo, no serán materia de archivo ni

tampoco excluyen el trámite de recepción o envío del documento original. Sólo en

los casos en que el fax sirva como evidencia por la fecha para algún trámite, se

guardará como parte de los documentos originales. Se recomienda, en este caso,

sacar una fotocopia del fax, en caso de esté muy deteriorado para asegurar la

conservación de la información.

2.4.6 Del archivo de documentos activos o en trámite.

La organización y conservación de la documentación activa de las Unidades

Administrativas de Petróleos Mexicanos es parte fundamental del Sistema Archivístico,

cuya finalidad es conservar todos los documentos de archivo de la Industria; así como

mantenerlos correctamente organizados e integrados, para que cumplan su función

de fuentes de información para la operación institucional y la toma de decisiones.

Para el proceso de archivo de documentos activos o en trámite las Unidades

Administrativas de Petróleos Mexicanos deberán atender los siguientes tres principios:

1. Dar seguimiento y controlar los documentos sujetos a trámite hasta su integración

final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas de

manera institucional.

2. Auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos de archivo definidos como

sustantivos por la Unidad Administrativa o documentos oficiales en original o los que



hagan las veces de original, como establecen las disposiciones contables,

integrados en expedientes, en el momento y del modo adecuados, según los

manuales de procedimientos y de acuerdo a la integración natural según los

criterios archivísticos; y

3. Conservar sistemáticamente organizados los expedientes obtenidos, adquiridos,

transformados o custodiados por las Unidades Administrativas, integrando

lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y

consulta.

Criterios específicos para el archivo de documentos activos o en trámite

a. Cada Unidad Administrativa contará con el control o registro de los archivos de

trámite necesarios, en los que se conservarán los documentos de archivo

creados, recibidos, manejados, producidos y usados en las áreas que de ella

dependen.

b. Los responsables de los Archivos de Trámite deberán garantizar la captación

íntegra y oportuna de los documentos recibidos o producidos por la propia

Unidad Administrativa en el curso de sus gestiones regulares, reuniendo

sistemáticamente los antecedentes de los trámites institucionales.

c. Cada serie documental se ordenará alfabética y cronológicamente o de otra

forma conveniente, atendiendo la naturaleza de su contenido. Para ello se

podrán utilizar los siguientes Métodos de Ordenación: numérico (se utilizan

caracteres numéricos separados por comas, puntos guiones, diagonales,

etcétera); alfabético (se utilizan caracteres alfabéticos, onomástico, geográfico,

asuntos o materias); y/o cromático.

d. Cada contenedor (archivero, librero o mobiliario específico para guardar los

expedientes) deberá tener su etiqueta identificadora al frente, con el número de

gaveta o entrepaño y nombre de la(s) series que contenga.

e. En los casos en que un contendor tenga varias series al interior, deberán

identificarse con la codificación respectiva, mediante separador con etiqueta.



2.4.7 De la conservación, guarda y custodia de los documentos de archivo

activos.

2.4.7.1 De la conservación de los documentos activos.

La conservación de documentos se fundamenta en el principio de que todo

documento posee una naturaleza corpórea o física y es portadora de un mensaje o

contenido. Esto determina la búsqueda de un necesario equilibrio entre la función

conservadora, forzosamente restrictiva como protectora de la materialidad del

documento, y la función difusora, que debe ser magnánima por conocedora de los

valores que el documento encierra.

De aquí se establece que la conservación documental tiene como propósito y debe

orientarse, tanto hacia la integridad física del documento (el soporte) como a su

integridad funcional (el material sustentado).

La conservación de los archivos requiere la responsabilidad de las Unidades

Administrativas que los generan a través del nombramiento de responsables de

cada uno de los archivos de trámite, de conservación e histórico.

La conservación de los archivos implicará la integridad de los soportes y la

confiabilidad de la información.

Los archivos deberán estar identificados, preservados y no se mezclarán con otros

materiales documentales.

1. El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberán ofrecer las

condiciones de seguridad y funcionalidad que garanticen la conservación de los

documentos. Entre las cuales destacan las siguientes:

1) No deben estar en una zona de humedad.

2) No deben estar expuestos a la intemperie.

3) No deben ser expuestos directamente a los rayos del sol.

4) Cuidar que las instalaciones eléctricas sean seguras.

5) Garantizar la limpieza del lugar.



6) Estar libre de plagas nocivas.

7) Contar con extintores específicos para apagar fuego originado por quema

de papel y que su extinción no deteriore los documentos archivados

(sofocación de incendios)

8) Los archivos deberán ubicarse preferentemente en Planta Baja o en

inmuebles y áreas donde se hayan previsto las cargas vivas que dichos

archivos generaran sobre las estructuras. Su distribución deberá atender a los

criterios previstos en los cálculos estructurales correspondientes.

9) Deberán tomarse las medidas de seguridad necesarias para que en caso de

sismo los estantes o anaqueles donde se guardan los expedientes sean lo

suficientemente estables.

Estas recomendaciones son válidas también para los archivos que resguarden

documentos semiactivos e históricos.

2.4.7.2 De la guarda y custodia de los expedientes y documentos clasificados

como reservados o confidenciales.

a) Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales serán

debidamente custodiados y conservados fuera del alcance de personas no

autorizadas para su acceso, para tal efecto deberán ubicarse en espacios cerrados

y bajo llave.

b) Cuando el expediente se encuentre clasificado como confidencial o reservado, su

acceso se encontrará restringido. Con el fin de evitar su alteración, pérdida,

transmisión y acceso no autorizado, el expediente únicamente podrá ser

consultado por el personal que esté inscrito en el “Registro de servidores públicos

que tienen acceso a los expedientes y documentos reservados y confidenciales”,

ver apartado 3.1.3 de estos Criterios y Anexo 20 de estos Criterios. En el caso de que

otras áreas requieran tener acceso a la documentación clasificada en razón de sus

funciones, únicamente lo podrán hacer previa autorización del titular de la Unidad

Administrativa o por los servidores públicos designados por ausencia u otras razones,



y siempre que el solicitante firme la responsiva respectiva contenida en la Ficha de

Préstamo para Expedientes Clasificados, ver Anexo 19 de estos Criterios.

2.4.8 Del préstamo de expedientes de Archivo de Trámite.

a) Todos los expedientes públicos que se encuentren dentro de los Archivos de Trámite

estarán a disposición de la Unidad Administrativa correspondiente, previo llenado

del formato de Ficha de Préstamo.

b) En los casos en que los archivos de trámite estén resguardados en un área

específica y por un responsable, se podrá prestar la documentación previa

autorización del servidor público designado para tal efecto, así como del llenado

del formato de Ficha de Préstamo de Expedientes Públicos, ver Anexo 18 de estos

Criterios.

c) Los expedientes prestados quedarán bajo la responsabilidad del solicitante, quien

deberá devolverlo de manera íntegra, a más tardar al término de 15 días

calendario. De requerirlo por más tiempo, el solicitante deberá volver a llenar un

nuevo formato de préstamo.

d) El responsable del Archivo de Trámite deberá dar seguimiento de los expedientes

prestados y requerir aquéllos que cumplan con el tiempo límite de préstamo.

e) El responsable del archivo y el solicitante deberán cotejar la integridad del

expediente al momento de la entrega-recepción.

2.4.9 De las transferencias primarias.

Con la finalidad de que los archivos de trámite sean eficientes y no acumulen

indefinidamente documentos que hayan perdido su vigencia operativa para las

Unidades Administrativas, es indispensable transferir la documentación semiactiva al

Archivo de Concentración.



La recepción de la documentación semiactiva de los Archivos de Trámite se llevará a

cabo de forma organizada, conforme al Manual de Procedimientos correspondiente 21

y previa validación por el Archivo de Concentración de los expedientes transferidos, de

acuerdo con los siguientes criterios:

a) La instancia responsable de la captación y conservación de los expedientes

semiactivos de Petróleos Mexicanos será el Archivo de Concentración, instancia

que recibirá directa y exclusivamente de los Archivos de Trámite, los expedientes

cuya utilidad operativa haya concluido, conforme al Catálogo de Disposición

Documental.

b) El responsable del Archivo de Concentración deberá, durante el mes de noviembre

de cada año, presentar su Programa Anual de Transferencias al Área de

Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos y difundirlo a las Unidades

Administrativas para su conocimiento. Este Programa deberá contener el

calendario anual, al que deberán sujetarse cada uno de los Archivos de Trámite

para realizar sus transferencias.

c) A partir del mes de enero de cada año se realizarán las transferencias de los

expedientes de los Archivos de Trámite que hayan concluido su uso operativo en las

oficinas, según lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental y

mediante el calendario preparado por el Archivo de Concentración.

d) Toda transferencia de expedientes semiactivos al Archivo de Concentración

deberá prepararse de forma correcta y organizada. Será responsabilidad de la

Unidad Administrativa que transfiera formular el inventario completo y preciso de los

materiales concentrados mediante formato de Inventario de Transferencia Primaria

(Anexo 9) al Archivo de Concentración, que deberá ser revisado y, en su caso,

validado por la propia instancia receptora.

e) Los Archivos de Trámite deberán llevar un registro completo y preciso de las

transferencias que efectúen, para lo cual integrarán debidamente el expediente

21 Manual de Procedimientos para la organización del Archivo de Trámite, Procedimiento para el envío de transferencias

primarias al archivo de concentración..



de archivo correspondiente; por su parte, el Archivo de Concentración deberá

establecer el registro central de los movimientos habidos en Petróleos Mexicanos en

tal materia, alimentando con esta información, en su caso, la base de datos del

Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental cuando se establezca.

f) Los requisitos de aceptación de los expedientes de cada Unidad Administrativa, por

el Archivo de Concentración, serán los siguientes:

1. Los expedientes a transferir deberán estar registrados en el Módulo de

Archivo de la Solución Tecnológica Documental y haber cumplido su

vigencia documental en el Archivo de Trámite de conformidad con el


2. Los documentos que integran cada expediente deberán estar digitalizados e

importados en el Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.

3. Los expedientes serán depositados de modo adecuado en cajas para

archivo proporcionadas el Archivo de Concentración, una vez realizada la

solicitud de transferencia primaria.

4. Los expedientes deberán estar ordenados por serie y/o subserie documental,

con el fin de que exista una correspondencia de su vigencia documental.

Con base en lo anterior, cada tomo o legajo del expediente deberá contar

con las etiquetas de portada y de ceja o lomo correspondiente de acuerdo

con el modelo establecido en el apartado 2.1.3.3.1 De la portada o guarda

exterior de los expedientes de archivo. Los expedientes deberán estar

acompañados con el formato de Transferencia Primaria que forma parte del


5. Cada tomo o legajo de los expedientes a transferir deberán estar guardados

en un fólder o carpeta (no utilizar carpetas plásticas de pasta dura o que

contengan arillos), sin grapas o clips; preferentemente, su grosor no deberá

rebasar los 5 centímetros o dos pulgadas, con excepción de los expedientes

que por su amplitud volumétrica lo justifiquen.

6. Previo a la realización de la transferencia primaria, el responsable de archivo

en coordinación con el Archivo de Concentración revisarán, cotejarán

(aleatoriamente o por muestreo) los expedientes y validarán el formato de



Transferencia Primaria. En su caso, el Archivo de Concentración de Petróleos

Mexicanos no recibirá los expedientes, sino se cubre con uno o varios de los

requisitos señalados.

7. Sin excepción alguna, el Archivo de Concentración de Petróleos Mexicanos

no recibirá cajas que contengan papeles de trabajo y/o materiales ajenos a

los expedientes a transferir.

8. La solicitud de transferencia primaria se deberá documentar mediante un

oficio dirigido a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales,

área dependiente de la Subdirección de Servicios Corporativos, en el cual se

deberán incluir los datos de número de cajas que se requiere transferir, la

ubicación física donde se encuentra, la relación del inventario de

transferencia, el nombre completo y clave de centro gestor del área de

procedencia; así como, el nombre del responsable de archivo designado

para llevar a cabo el procedimiento, señalando su número de extensión

telefónica y ubicación física.

g) Los expedientes de archivo clasificados total o parcialmente como confidenciales,

podrán ser transferidos al Archivo de Concentración, con base en la vigencia

documental reflejada en el Catálogo de Disposición Documental.

2.5 De la administración de documentos semiactivos o en

concentración.

El Archivo de Concentración es la única instancia responsable de la administración y

guarda precautoria de los documentos semiactivos cuya consulta es esporádica por

parte de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, conforme al Catálogo

de Disposición Documental.

Será responsabilidad del administrador del Archivo de Concentración implementar los

sistemas idóneos para brindar un apoyo efectivo a los Archivos de Trámite de Petróleos

Mexicanos, a fin de recibir con la agilidad necesaria los expedientes semiactivos

liberados por las Unidades Administrativas, así como mantener correctamente

organizados los materiales concentrados y estar en posibilidad de facilitar su consulta



durante el plazo establecido para su conservación precautoria dentro del respectivo


El Archivo de Concentración estará organizado por cajas de archivo semiactivo, las

cuales serán ordenadas alfabética y numéricamente para su oportuna ubicación. Al

momento de su ingreso, cada caja deberá ser foliada e identificada con una etiqueta

con la letra del pasillo, el número del estante y de la gaveta donde se ubicará

físicamente para su resguardo.

El responsable de la administración del Archivo de Concentración de Petróleos

Mexicanos deberá establecer las medidas y procedimientos operativos necesarios

para garantizar la conservación de los documentos; certificando periódicamente que

el espacio físico destinado para la guarda y custodia de los archivos semiactivos

ofrezca condiciones de seguridad, funcionalidad y control ambiental, debiendo

establecer sistemas de verificación tales como: seguridad y sistemas de

contraincendio; instalaciones eléctricas e hidráulicas; control de humedad; aire

acondicionado; limpieza y maniobras; erradicación de plagas e insectos nocivos;

grietas y desperfectos en las instalaciones que permitan la exposición de los

documentos a la intemperie o directamente a los rayos del sol.

El Archivo de Concentración integrará, durante el primer semestre de cada año y

conforme al calendario establecido, su acervo de acuerdo a la recepción que haga

de los expedientes y tendrá el segundo semestre para organizarlos, inventariarlos y

valorarlos.

2.5.1 Del préstamo de expedientes bajo custodia del Archivo de Concentración.

a) El Archivo de Concentración podrá prestar los expedientes que se encuentren bajo

resguardo únicamente a las Unidades Administrativas que de origen enviaron los

expedientes, por un periodo de 15 días naturales, renovable por una ocasión, previo

llenado del Formato de Ficha de Préstamo establecido en el Manual de

Procedimientos correspondiente.



b) Los expedientes prestados quedarán bajo responsabilidad de la Unidad

Administrativa de origen, la cual deberá devolverlos de manera íntegra al término

del periodo de préstamo establecido en la Ficha de Préstamo. De requerirlo por

más tiempo, la Unidad Administrativa de origen deberá llenar un nuevo formato de

préstamo.

c) Al momento de la entrega-recepción de los expedientes prestados, el responsable

de la recepción del Archivo de Concentración y el solicitante de la Unidad

Administrativa de origen deberán cotejar la integridad de contenido especificado

de acuerdo con el inventario de Transferencia Primaria correspondiente a la caja

de archivo semiactivo devuelta.

2.5.2 De la valoración documental, las transferencias secundarias y las bajas

documentales.

El Archivo de Concentración registrará en su Calendario de Caducidades todos los

tomos o legajos de los expedientes que le sean transferidos por los Archivos de Trámite,

a efecto de detectar oportunamente la documentación que haya concluido su

guarda precautoria.

Respecto a los plazos de conservación y a las modalidades de valoración de la

documentación de Petróleos Mexicanos, aplicará los establecidos dentro de los

Catálogos de Disposición Documental.

Antes de proceder a la valoración de los expedientes que ha terminado su guarda

precautoria, el Archivo de Concentración recabará, mediante oficio, la aprobación de

la Unidad Administrativa que haya transferido los materiales en cuestión, para

garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios de la documentación.

En caso de que una Unidad Administrativa requiera la prórroga del plazo de

conservación de los expedientes transferidos, lo hará mediante oficio, reflejando los



cambios en el Catálogo de Disposición Documental a efecto de que en la

actualización correspondiente se regularice el nuevo periodo.

2.5.2.1 De la valoración documental.

La valoración consiste en el proceso de análisis y estudio para realizar la selección final

de los expedientes inactivos, representa una de las funciones más delicadas de

cuantas competen a los servicios archivísticos, ya que consiste en decidir cuáles

materiales serán conservados o dados de baja.

A efecto de garantizar el adecuado manejo de la documentación de Petróleos

Mexicanos, para la valoración y, en su caso, para la transferencia secundaria de

documentos inactivos se observarán puntualmente los siguientes criterios:

a) La prevaloración secundaria de los expedientes inactivos cuyos valores primarios

han prescrito, deberá ser realizada por la Unidad Administrativa responsable, con el

apoyo del Archivo de Concentración y del Archivo Histórico, seleccionando –de

acuerdo con las normas y técnicas de valoración vigentes, los expedientes que

serán dados de baja, los que serán conservados definitivamente y transferidos en un

futuro al Archivo Histórico para su conservación permanente.

b) De existir alguna duda acerca del tratamiento a que deba sujetarse determinado

material en cuanto a su destino final, se consultará al Comité de Información de

Petróleos Mexicanos para adoptar la decisión adecuada al respecto.

2.5.2.2 De las transferencias secundarias.

a. Toda transferencia de expedientes con valor permanente al Archivo Histórico de

Petróleos Mexicanos, deberá ser cuidadosamente preparada y organizada por el

Archivo de Concentración, quien será responsable de la selección, correcta

ordenación de la remesa y la elaboración del Inventario de Transferencia

Secundaria de los expedientes por transferir (ver Anexo 10), misma que deberá ser

revisada y, en su caso, validada por el Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos.



b. Para el caso de los expedientes transferidos al Archivo Histórico, se abrirá un

expediente de transferencia con el acuse del oficio de envío y copia de los

inventarios remitidos.

2.5.2.3 De las bajas documentales.

a. La baja definitiva de los expedientes irrelevantes conservados por el Archivo de

Concentración deberá apegarse a las normas vigentes sobre la materia, expedidas

por el Gobierno Federal, no sólo respecto al manejo y disposición de los

documentos públicos, sino respecto al tratamiento de los bienes muebles de la

Federación.

b. Para este caso, el Archivo de Concentración deberá presentar ante el Archivo

General de la Nación las solicitudes de autorización de baja documental

correspondientes, conforme a lo establecido en el Instructivo para el Trámite y

Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal expedido por la

Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN. Así como requerir la

intervención oportuna de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, por medio

de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública,

a efecto de autorizar, operar y vigilar la baja de documentación de carácter

contable y/o financiero original 22.

c. El Archivo de Concentración deberá gestionar, ante las áreas competentes de

Petróleos Mexicanos, la enajenación de los archivos autorizados en el acta de baja

que libere el Archivo General de la Nación.

22 Artículo Cuarto. Transcurrido el tiempo de guarda (de la documentación original e información que constituye el

Archivo Contable Gubernamental) se deberá solicitar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la

Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la autorización de la destrucción de la documentación

contable, posteriormente se deberá solicitar la opinión del Archivo General de la Nación respecto del valor histórico de

los documentos a efecto de determinar los que deban destruirse, conservarse, gravarse o microfilmarse.

Artículo Quinto. Las relaciones o inventarios de baja de documentación e información autorizados por la Secretaría de

Hacienda y Crédito Público, deberán conservarse por un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en que se

haya destruido la mencionada documentación e información. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a

que sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental.



d. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la

Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria se

digitalizarán y publicarán en el portal de Internet institucional, de acuerdo con el

artículo 7 fracción XVII de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental 23.

e. El Archivo de Concentración deberá elaborar en todos los casos un informe final de

los procesos de valoración describiendo detalladamente el conjunto documental

depurado, así como las técnicas aplicadas y los resultados del proceso en su

conjunto.

f. El Archivo de Concentración deberá integrar un expediente por cada baja

autorizada cuidando de incorporar los oficios, inventarios y acta respectiva.

g. Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la

Nación, deberán conservarse en el Archivo de Trámite del Archivo de

Concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se

haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el Catálogo de

Disposición Documental 24.

3. Disposiciones Específicas para la clasificación y desclasificación

de la información contenida en los documentos de archivo.

3.1 De la clasificación de la información.

Los titulares de las Unidades Administrativas serán responsables de clasificar la

información de conformidad con los criterios establecidos en la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y en

23 Lineamiento Vigésimo, Lineamientos Generales de Archivos.

24 Lineamiento Vigésimo primero, Lineamientos Generales de Archivos.



los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de

las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal 25.

Los titulares de las Unidades Administrativas llevarán a cabo la clasificación de la

información en el momento en que 26:

I. Se genere, obtenga, adquiera o transforme la información, o

II. Se reciba una solicitud de acceso a la información, en el caso de

documentos que no se hubieran clasificado previamente.

La clasificación podrá referirse a un expediente o a un documento.

La información existente en los archivos de Petróleos Mexicanos con anterioridad a la

entrada en vigor de la Ley, su Reglamento y los Lineamientos Generales para la

clasificación y desclasificación, será pública y sólo podrá clasificarse como reservada o

confidencial en los supuestos previstos en los ordenamientos mencionados27.

En el intercambio de información entre sujetos obligados28 para el ejercicio de sus

atribuciones, los documentos deberán señalar la clasificación, en su caso 29.

a) Del daño presente, probable y específico

Al clasificar expedientes y documentos como reservados o confidenciales, los titulares

de las Unidades Administrativas deberán tomar en consideración el daño que causaría

su difusión a los intereses tutelados en los artículos 13, 14 y 18 de la Ley 30.

b) Del fundamento legal y la motivación de la clasificación

Para fundar la clasificación de la información, deberá señalarse el o los ordenamientos

jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorgan el carácter de

25 Artículo 16, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (Ley).

26 Capítulo IV, Art. 26, Reglamento de la Ley. 27 Considerando, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de información.

28 Sujetos obligados: a) El Poder Ejecutivo Federal, la administración Pública Federal y la Procuraduría General de la

República; b) El Poder Legislativo Federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión

Permanente y cualquiera de sus órganos; c)El Poder Judicial de la Federación y el Consejo de la Judicatura Federal; d)

Los órganos constitucionales autónomos; e) Los tribunales administrativos federales, y f) Cualquier otro órgano federal.

29 Lineamiento Décimo Segundo, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de información.

30 Capítulo IV. Art. 27, Reglamento.



clasificada. En el caso de información reservada, deberá, asimismo, establecerse el

periodo de reserva. La información confidencial permanecerá como tal por tiempo

indefinido, salvo lo dispuesto en el Lineamiento Trigésimo cuarto de los Lineamientos

para la clasificación y desclasificación de información y la legislación aplicable 31.

Los titulares de las Unidades Administrativas motivarán la clasificación de la información

únicamente en el caso de que se niegue el acceso a la misma, de conformidad con lo

dispuesto por los artículos 45 primer párrafo de la Ley y 70 fracción IV del Reglamento 32,

se estará a lo dispuesto por la normatividad aplicable.

Por motivación se entenderán las razones, motivos o circunstancias especiales que

llevaron a la autoridad a concluir que en el caso particular encuadra en el supuesto

previsto por la norma legal invocada como fundamento.

c) De la ratificación de reserva o confidencialidad por el Comité de Información

de Petróleos Mexicanos

Los titulares de las Unidades Administrativas se deberán apegar al procedimiento que

se lleva a cabo ante el Comité de Información y Unidad de Enlace para el trámite de

solicitudes de acceso a la información clasificada como reservada o confidencial, y

para el caso de solicitudes de acceso a la información pública gubernamental que

sean negadas deberán utilizar los modelos de oficios emitidos por el Comité de

Información de Petróleos Mexicanos.

3.1.1 De la leyenda de clasificación.

Las Unidades Administrativas deberán utilizar los formatos contenidos en este apartado

para la clasificación de los expedientes de archivo.

Los documentos o expedientes públicos en su totalidad no llevarán leyenda o marca

alguna.

31 Lineamiento Quinto. Lineamiento para la clasificación y desclasificación de la información. 32 Lineamiento Sexto, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.



3.1.1.1 De la leyenda para señalar la clasificación de documentos que se

consideran reservados o confidenciales en todo o en parte.

Para los documentos que contengan información clasificada como reservada o

confidencial, los titulares de las Unidades Administrativas utilizarán los modelos de

formatos de papelería institucional establecidos por la Gerencia Corporativa de

Comunicación Social de la Dirección Corporativa de Administración. El formato de la

leyenda para señalar la clasificación de documentos que son totalmente reservados o

confidenciales o que contienen partes o secciones considerados como reservados o

confidenciales es el siguiente 33:

Unidad Administrativa: ( 1 )

CLASIFICACIÓN Reservada (2) Confidencial (2) Total (3) Parcial (3)

Páginas: ( 4 )

Fecha: ( 5) Periodo de Reserva (6) Del____ (6.b )

Al_____

Fundamento Legal:

(7)

LFTAIPG Artículo: Fracción:

Otro(s)

Ampliación del periodo de Reserva (8) Del_____ ( 8.b )

Al ______

Parte o sección a clasificar: (9)

Nombre, cargo y rubrica del titular de la Unidad Administrativa ( 1)

DESCLASIFICACIÓN Fecha: ( 10 )

Páginas: ( 11 )

Nombre, cargo y rubrica del titular de la Unidad Administrativa ( 1 )

( 1 ) Ver el apartado “ 1.4 De las Unidades Administrativas”, de estos Criterios.

( 2 ) Marcar con una X en Reservada cuando la información contenida en el documento se encuentre en los supuestos de los Artículos 13 y 14 de la

LFTAIPG.

33 Lineamiento Cuadragésimo.- El formato para señalar la clasificación de documentos que se consideran reservados o

confidenciales en todo o en parte, es el siguiente: sello oficial o logotipo de la dependencia o entidad, fecha de

clasificación, Unidad Administrativa, Reservada, Periodo de Reserva, Fundamento Legal, Ampliación del periodo de

reserva, Confidencial, Fundamento Legal, Rúbrica del Titular de la Unidad Administrativa, Fecha de desclasificación y

Rúbrica y cargo del servidor público. Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.



En el caso de que encuadre en lo establecido en el art. 18 de la Ley, marcar con una X en el recuadro ubicado a la derecha de Confidencial.

En el caso de que contenga tanto reservada como confidencial, marcar las dos casillas.

( 3 ) Marcar con una X en total cuando toda la información contenida en el documento sea clasificada.

En el caso de que sólo sea una parte, marcar con una X en el recuadro ubicado a la derecha de Parcial.

( 4 ) Anotar el total de páginas del documento.

( 5 ) Anotar la fecha en que se clasifica el documento, formato dd / mm / aaaa.

( 6 ) Se anotará el número de años por los que se mantendrá el documento o las partes del mismo, con el carácter de reservado.

(6.b) Fecha de inicio y conclusión del periodo de reserva, formato dd / mm / aaaa.

( 7 ) Se señalará el artículo(s), fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustente la clasificación de la información.

En el caso de Otro(s): anotar el nombre del o de los ordenamientos jurídicos adicionales para sustentar la clasificación, señalará el artículo(s),

fracción(es) y párrafo(s).

( 8 ) En el caso de haber solicitado la ampliación del periodo de reserva originalmente establecido, se deberá anotar el número de años por los que

se amplia la reserva

(8.b) Fecha de inicio y conclusión de la ampliación del periodo de reserva, formato dd / mm / aaaa.

( 9 ) Anotar las páginas o secciones que se clasifican. Si el documento fuera clasificado en su totalidad, se anotará el número total de las páginas

que lo conforman.

( 10 ) Se anotará la fecha en que la información se desclasificará, en formato dd / mm / aaaa.

( 11 ) En el caso de que una vez desclasificado el expediente, subsistan partes o secciones del mismo reservadas o confidenciales, se señalará este

hecho.

La leyenda de los documentos clasificados como reservados o confidenciales se

deberá ubicar en la esquina superior derecha del documento 34.

3.1.1.2 De la leyenda de clasificación de los expedientes reservados o

confidenciales.

3.1.1.2.1 De la leyenda de expedientes clasificados en su totalidad.

Para señalar la clasificación de expedientes de archivo que por su naturaleza son en su

totalidad reservados o confidenciales, se utilizará, en la parte inferior de la portada o

guarda exterior, la leyenda establecida en cumplimiento del Lineamiento

Cuadragésimo Segundo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de

información (ver también el apartado 2.1.3.3.1 De las etiquetas de los expedientes de

archivo de estos Criterios) se muestra a continuación:

34 Lineamiento Trigésimo Noveno, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.



Los documentos que integren un expediente reservado o confidencial en su totalidad

no deberán marcarse en lo individual35, únicamente deberán llevar la portada

archivística (apartado 2.1.2.3 De los expedientes de archivo de estos Criterios) y la

leyenda de clasificación que antecede a este párrafo, firmada por los Enlaces

Administrativos, por ejemplo:

Los expedientes a que se refieren las fracciones IV, V y VI del artículo 14 de la Ley

(ver también el apartado 3.2.2 de estos Criterios).

Los expedientes únicos de personal, ubicados en la Subdirección Corporativa de

Recursos Humanos de la Dirección Corporativa de Administración.

Los expedientes clínicos, ubicados en la Subdirección de Servicios de Salud, de la

Dirección Corporativa de Administración.

Los expedientes de los hijos de trabajadoras(res) inscritos en los Centros de

Desarrollo Infantil dependientes de la Subdirección Corporativa de Relaciones

Laborales.

Para la firma de expedientes clasificados como Reservado o Confidenciales deberá hacerse por

los Titulares de las Unidades Administrativas, que son el Director General, Directores Corporativos,

Subdirectores Corporativos y homologados, y Gerentes que reportan a Directores Corporativos. El

35 Lineamiento Cuadragésimo Tercero, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.



criterio queda abierto para casos de tratamiento especial para la firma de la leyenda de las

portadas o guarda exterior de expedientes, de los archivos que por su amplitud y la dispersión

geográfica de su ubicación física, lo justifiquen ante el Comité de Información de Petróleos

Mexicanos, a través del Área de Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos. Se

considerarán como casos de tratamiento especial en materia de archivos, los servidores públicos

de niveles jerárquicos inferiores a los titulares de Unidad Administrativa, tales como, gerentes que

reportan a Subdirectores Corporativos, subgerentes y así como los delegados, representantes o

enlaces regionales, los cuales deberán ser nombrados por el titular de la Unidad Administrativa

correspondiente como Enlaces Administrativos.

En el caso en que se extraiga un documento de un expediente de archivo clasificado

en su totalidad, para entregarlo a cualquier instancia interna de la Industria, se

estampará en tal documento la leyenda de clasificación de información respectiva,

mediante sello o etiqueta en la parte que lo permita el propio documento, dicha

leyenda tendrá que ser congruente con el fundamento y el plazo previsto en la

portada del expediente y su fecha de clasificación será la del propio expediente.

Si existieran en dichos expedientes documentos marcados como clasificados (por

ejemplo, los enviados por otra dependencia o entidad), prevalecerán sobre éstos, la

fecha de clasificación y el periodo de reserva que obre en la portada del expediente

de archivo 36.

Una vez desclasificados los expedientes arriba señalados, si existieren documentos que

tuvieran el carácter de reservados o confidenciales, deberán ser marcados con la

leyenda establecida en el apartado 3.1.1.1 De la leyenda para señalar la clasificación

de documentos que se consideran reservados o confidenciales en todo o en parte de

estos Criterios 37.

3.1.1.2.2 De la leyenda de expedientes clasificados parcialmente.

El expediente del cual formen parte los documentos a que se refiere el Lineamiento

Cuadragésimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de





información, únicamente llevará en su carátula la especificación de que contiene

partes o secciones reservadas o confidenciales.

La leyenda de los expedientes clasificados parcialmente como reservados o

confidenciales, ya que contienen información pública, se deberá colocar en la parte

inferior de la portada o guarda exterior del expediente de archivo, como se muestra

(ver también el apartado 2.1.3.3.1 De la portada de los expedientes de archivo de

estos Criterios):

3.1.2. De las suplencias.

En ausencia de los titulares de las Unidades Administrativas, la información será

clasificada o desclasificada por el servidor público que los supla 38.

3.1.3 Del registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes y

documentos clasificados como reservados o confidenciales.

Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un

registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan

38 Décimo Primero, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.



acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o

confidenciales. Asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos,

tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada 39.

Los titulares de las Unidades Administrativas darán a conocer al Comité de Información

de Petróleos Mexicanos dicho registro, por conducto del Responsable del Área de

Archivística y Digitalización, en enero de cada año calendario o más tardar 20 días

naturales después de haberse producido algún cambio de servidor público. El formato

para reportar el Registro de Servidores Públicos constituye el Anexo 20 de estos Criterios.

3.2 De la información clasificada como reservada

3.2.1 De la información clasificada como reservada con fundamento en el Art.

13 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

Como información reservada podrá clasificarse, conforme al artículo 13 de la Ley

Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, aquélla

cuya difusión pueda:

I. Comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional

(también: Décimo Octavo, Décimo Noveno y Vigésimo de los Lineamientos

Generales para la clasificación y desclasificación de la información).

II. Menoscabar la conducción de las negociaciones o bien, de las relaciones

internacionales, incluida aquella información que otros estados u organismos

internacionales entreguen con carácter confidencial al Estado Mexicano

(también: Vigésimo Primero de los Lineamientos Generales para la clasificación y

desclasificación de la información).

III. Dañar la estabilidad financiera, económica o monetaria del país (también:

Vigésimo Segundo de los Lineamientos Generales para la clasificación y

desclasificación de la información).

39 Lineamiento Décimo, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.



IV. Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona (también:

Vigésimo Tercero de los Lineamientos Generales para la clasificación y

desclasificación de la información)

V. Causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de

las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia, la

recaudación de las contribuciones, las operaciones de control migratorio, las

estrategias procesales en procesos judiciales o administrativos mientras las

resoluciones causen estado (también: Vigésimo Cuarto de los Lineamientos

Generales para la clasificación y desclasificación de la información).

Al clasificar la información con fundamento en alguna de las fracciones establecidas

en el artículo 13 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental, no será suficiente que el contenido de la misma esté directamente

relacionado con las materias que se protegen en dicho artículo, sino que deberá

también considerarse la existencia de elementos objetivos que permitan determinar si

la difusión de la información causaría un daño presente, probable y específico a los

intereses jurídicos tutelados por dicho precepto40.

3.2.2 De la información clasificada como reservada con fundamento en el Art.

14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

Conforme al Artículo 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental, también se considerará como información reservada:

I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial,

reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial.

II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado

como tal por una disposición legal;

40 Lineamiento Octavo, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información.



Para ambas fracciones, las Unidades Administrativas igualmente deberán basarse en lo

señalado en el Vigésimo Quinto de los Lineamientos Generales para la clasificación y

desclasificación de la Información.

III. Las averiguaciones previas (también el Vigésimo Sexto de los Lineamientos para

la clasificación y desclasificación de información).

IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en

forma de juicio en tanto no hayan causado estado (también en el Vigésimo

Séptimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de

información).

V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se

haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva (también

en el Vigésimo Octavo de los Lineamientos para la clasificación y

desclasificación de información).

VI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen

parte del proceso deliberativo de los servidores público, hasta en tanto no sea

adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada (también

en el Vigésimo Noveno de los Lineamientos para la clasificación y

desclasificación de información).


en el artículo 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental, bastará con que la misma se encuadre en alguno de los supuestos a

que se refieren dichos artículos.

Cabe señalar que de conformidad con el artículo 37 fracción I de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, el Instituto, tiene

entre otras atribuciones la de interpretar en el orden administrativo la Ley, en ese

sentido y de acuerdo a las facultades que su Reglamento Interior le confiere, el Instituto

emite criterios de interpretación respecto al uso por parte de las dependencias y

entidades de las fracciones que posibilitan la reserva de información.



3.2.3 Del periodo de reserva.

El periodo mínimo de reserva será de un año y el máximo será de doce años, los

titulares de las Unidades Administrativas procurarán determinar que sea el

estrictamente necesario durante el cual subsistan las causas que dieron origen a la

clasificación. Para establecer dicho periodo, los titulares de cada Unidad

Administrativa tomarán en cuenta las circunstancias de modo, tiempo y lugar

relacionadas con la información al momento de su clasificación 41.

El periodo de reserva correrá a partir de la fecha en que se clasifica el expediente o

documento42. Dicho periodo será el mínimo indispensable, en los Índices de

Expedientes Reservados el Comité de Información de Petróleos Mexicanos ha

impulsado el establecimiento de periodos cortos para la reserva. Los titulares de las

Unidades Administrativas deberán tomar en consideración que el periodo de reserva

repercute directamente en los plazos de conservación de los documentos en los

Archivos de Trámite y de Concentración, esto conforme a lo establecido en el

Decimoctavo de los Lineamientos de archivo y en el apartado 2.3.1.1 De las vigencias

documentales de estos Criterios.

Tratándose de información clasificada como reservada, los titulares de las Unidades

Administrativas deberán revisar la clasificación al momento de la recepción de una

solicitud para verificar si subsisten las causas que le dieron origen.

41 Décimo Quinto, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información. 42 Ídem.



3.2.3.1 De la ampliación del periodo de reserva.

Cuando a juicio de las Unidades Administrativas sea necesario ampliar el plazo de

reserva de un expediente o documento, el Comité de Información de Petróleos

Mexicanos hará la solicitud correspondiente, debidamente fundada y motivada, al

Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, por lo menos con tres meses de

anticipación al vencimiento del periodo de reserva 43. Para tal efecto, la Unidad

Administrativa solicitará al Comité de Información la ampliación con por lo menos

cuatro meses antes del vencimiento de la reserva.

La falta de respuesta del IFAI dentro de los dos meses posteriores a la recepción de la

solicitud de ampliación del plazo de reserva será considerada como una afirmativa

ficta, y el documento conservará el carácter de reservado por el periodo solicitado.

3.2.4 De la versión pública de expedientes y documentos clasificados como

reservados.

De acuerdo con el Artículo 43 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, las Unidades Administrativas podrán entregar

documentos que contengan información clasificada como reservada o confidencial,

siempre y cuando los documentos en que consiste la información permita eliminar las

partes o secciones clasificadas, señalando las mismas.

En el caso de expedientes y documentos que contienen tanto información pública

como reservada y/o confidencial, los titulares de las Unidades Administrativas deberán

señalar aquellas partes o secciones que para su publicidad deban omitirse a efecto de

identificarlas. Asimismo, deberán entregar la versión pública de los expedientes o

documentos clasificados 44, cuando exista una solicitud de acceso a la información

pública para dichos expedientes y documentos. Se recomienda la digitalización de

43 Artículo 35, Reglamento de la Ley y Décimo Séptimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la

información.

44 Séptimo, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.



dicha versión pública para su mejor control evitando la generación innecesaria de

copias, y para proporcionársela al solicitante en un soporte más adecuado.

Para las versiones públicas de documentos clasificados las Unidades Administrativas de

Petróleos Mexicanos se ceñirán a lo establecido en los Lineamientos para la

elaboración de versiones públicas 45, por parte de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal.

3.2.5 Del Índice de Expedientes Reservados.

Las Unidades Administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un

Índice de los Expedientes clasificados como Reservados. Dicho Índice deberá indicar la

Unidad Administrativa que generó la información, la fecha de clasificación, su

fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se

reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada 46.

Debido a que el Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental genera el

Reporte para que las Unidades Administrativas actualicen su Índice de Expedientes

Reservados, éstas deberán mantener actualizado el registro de expedientes

reservados o parcialmente reservados, incluyendo el fundamento(s) legal(es) de cada

uno.

A efecto de mantener actualizado el Índice de Expedientes Reservados, la Unidad

Administrativa lo enviará al Comité de Información de Petróleos Mexicanos para su

aprobación, en medio electrónico y en forma impresa con las firmas de los servidores

públicos que lo elaboraron y del titular de la Unidad Administrativa, conforme a las

fechas establecidas por la Unidad de Enlace de Petróleos Mexicanos y en los formatos

generados a partir del Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.

45

Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 13 de abril del 2006. 46 Artículo 17, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.



Los Índices de Expedientes clasificados como reservados serán información pública,

sujeta a las obligaciones de disponibilidad y acceso establecidas por la Ley y su

Reglamento. Estos índices deberán contener:

I. Rubro temático (Artículo 32, Reglamento de la Ley), que equivale a la serie

documental.

II. Unidad Administrativa que generó, obtuvo, adquirió, transformó o conserva la

información (Artículo 32, Reglamento de la Ley).

III. Fecha de la clasificación (Artículo 32, Reglamento de la Ley).

IV. Número del Expediente reservado.

V. Fundamento legal (Artículo 32, Reglamento de la Ley). Deberá señalarse el o los

ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le

otorgan el carácter de información reservada.

VI. Plazo de reserva (Artículo 32, Reglamento de la Ley), número de años.

VII. Las partes de los expedientes o documentos que se reservan, en su caso (Artículo

32, Reglamento de la Ley).

3.2.6 De la desclasificación de la información reservada.

La información clasificada como reservada podrá ser desclasificada 47:

a. Cuando haya transcurrido el periodo de reserva, que indique la leyenda.

b. No habiendo transcurrido el periodo de reserva, ya no subsistan las causas que

dieron origen a la clasificación; atendiendo las circunstancias de modo, tiempo y

lugar.

c. Cuando así lo determine el Comité de Información de Petróleos Mexicanos en los

términos del artículo 45 de la Ley, o

d. Cuando así lo determine el Instituto de conformidad con los artículos 17 y 56

fracción III de la Ley.

La disponibilidad de esa información será sin perjuicio de lo que, al respecto,

establezcan otras leyes.

47 Artículo 15, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Artículo 34 del

Reglamento de la Ley, y Décimo Tercero, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.



La desclasificación puede llevarse a cabo por 48:

I. El titular de la Unidad Administrativa;

II. El Comité de Información de Petróleos Mexicanos, y

III. El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

Cuando concluya el periodo de reserva o las causas que hayan dado origen a la

reserva de la información a que se refieren las fracciones III (secretos comercial,

industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición

legal) y IV (expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en

forma de juicio en tanto hayan causado estado) del Artículo 14 de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, dicha información

podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga 49.

3.3 De la información clasificada como confidencial.

Como información confidencial se considerará 50:

I. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de

conformidad con lo establecido en el Artículo 19 de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y

II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su

difusión, distribución o comercialización en los términos de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

No se considerará confidencial información que se halle en los registros públicos o en

fuentes de acceso público.


en el artículo 18 de la Ley, bastará con que la misma se encuadre en alguno de los

supuestos a que se refieren dichos artículos.

48 Décimo Cuarto, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.

49 Artículo 14, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

50 Artículo 18, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.



La información confidencial no estará sujeta a plazos de vencimiento y tendrá ese

carácter de manera indefinida, salvo que medie el consentimiento expreso del titular

de la información o mandamiento escrito emitido por autoridad competente 51.

Los particulares que entreguen a Petróleos Mexicanos información confidencial de

conformidad con lo establecido en el artículo 19 de la Ley, deberán señalar los

documentos o las secciones de éstos que la contengan, así como el fundamento por el

cual consideran que tengan ese carácter 52.

La información confidencial que además se ubique en alguno de los supuestos

establecidos en los artículos 13 y 14 de la Ley, será clasificada como reservada 53.

Será confidencial la información que contenga datos personales de una persona física

identificada o identificable relativos a 54:

| Origen étnico o racial; X. Ideología;

II. Características físicas; XI. Opinión política;

III. Características morales; XII. Creencia o convicción religiosa;

IV. Características emocionales; XIII. Creencia o convicción filosófica;

V. Vida afectiva; XVI. Estado de salud física;

VI. Vida familiar; XV. Estado de salud mental;

VII. Domicilio particular; XVI. Preferencia sexual;

VIII. Número telefónico particular;

XVII.

Otras análogas que afecten su

intimidad, como la información

genética IX. Patrimonio

El Lineamiento Trigésimo Sexto de los Lineamientos para la clasificación y

desclasificación establece que “Sin perjuicio de las excepciones establecidas en la

Ley, el Reglamento y los presentes Lineamientos, los particulares podrán entregar a las

dependencias y entidades con carácter de confidencial, aquella información a que se

refiere la fracción I del artículo 18 de la Ley y de la cual sean titulares, entre otra:

51 Artículo 37, Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 52 Artículo 38, Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 53 Lineamiento Trigésimo Primero, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información. 54 Lineamiento Trigésimo Segundo, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información.



I. La relativa al patrimonio de una persona moral;

II. La que comprenda hechos y actos de carácter económico, contable, jurídico o

administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un competidor por

ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su

proceso de toma de decisiones o información que pudiera afectar sus

negociaciones, acuerdos de los órganos de administración, políticas de dividendos

y sus modificaciones o actas de asamblea, y

III. Aquella cuya difusión esté prohibida por una cláusula o convenio de

confidencialidad.

En materia de datos personales y su protección, las Unidades Administrativas deberán

ceñirse a lo establecido en la Ley, su Reglamento, en los Lineamientos Generales para

la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades

de la Administración Pública Federal y en los Lineamientos de Protección de Datos

Personales.

3.4 De la responsabilidad de los servidores públicos por

incumplimiento de las obligaciones.

El Artículo 63 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental, establece las causas de responsabilidad administrativa de los

servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley ,

siendo éstas las siguientes:

I. Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de

manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan

acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión;

II. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de

acceso a la información o en la difusión de la información a que están obligados

conforme a la Ley;



III. Denegar intencionalmente información no clasificada como reservada o no

considerada confidencial en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental.

IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las

características señaladas en la Ley. La sanción sólo procederá cuando exista una

resolución previa respecto del criterio de clasificación de este tipo de información

del Comité de Información de Petróleos Mexicanos o el IFAI.

V. Entregar información considerada como reservada o confidencial conforme a lo

dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental.

VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información requerida en una

solicitud de acceso, y

VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por los órganos a

que se refiere la fracción IV anterior o el Poder Judicial de la Federación.

La responsabilidad a que se refiere este Artículo o cualquiera otra derivada del

incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Federal de Transparencia y

Acceso a la Información Pública Gubernamental, será sancionada en los términos de

la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las conductas previstas en

las fracciones I al VI de este Artículo, serán consideradas como graves para efectos de

su sanción administrativa.

Por su parte el Artículo 64 establece que las responsabilidades administrativas que se

generen por el incumplimiento de las obligaciones a que se refiere el Artículo 63, son

independientes de las del orden civil o penal que procedan.



Transitorios

Primero.- El registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes y

documentos reservados a que se refiere el apartado 3.1.3 deberá ser remitido,

mediante oficio al Área de Archivística y Digitalización.

Segundo.- Corresponde al Comité de Información de Petróleos Mexicanos por

conducto de la Dirección Corporativa de Administración ó del Area de Archivística y

Digitalización de Petróleos Mexicanos, la interpretación de los presentes Criterios, así

como la resolución de cualquier situación no prevista en los mismos.

Tercero.- Los presentes Criterios para la Organización, Conservación y Custodia de los

Archivos de Petróleos Mexicanos, entrarán en vigor a partir de la fecha en que sean

autorizados por el Comité de Información de Petróleos Mexicanos.

Cuarto.- Los presentes Criterios para la Organización, Conservación y Custodia de los

Archivos de Petróleos Mexicanos, dejan sin efecto las disposiciones emitidas con

anterioridad sobre la materia, así como aquellas que se contrapongan en su

contenido.

Quinto.- El Comité de Información de Petróleos Mexicanos, propondrá en su caso las

modificaciones y adecuaciones a los presentes Criterios, y elaborará o actualizará los

procedimientos administrativos derivados de los mismos.

Sexto.-Los titulares de las Unidades Administrativas deberán proveer lo necesario en sus

respectivas unidades para la amplia difusión de este documento y se cumpla con los

presentes Criterios.

Séptimo.- El Comité de Información de Petróleos Mexicanos publicará los presentes

Criterios, en el portal de internet institucional, www.pemex.com, y solicitará el alta del

documento en el Sistema Normateca Institucional, dentro de los diez días hábiles

siguientes a la autorización que emita el Comité de Información de Petróleos

Mexicanos sobre la presente modificación.

http://www.pemex.com/



Octavo.- El Órgano Interno de Control de Petróleos Mexicanos, en el ámbito de su

respectiva competencia, llevará a cabo el control y vigilancia en la aplicación de los

presentes Criterios, para lo cual efectuarán las revisiones que consideren pertinentes.



Anexo 1. Formato: Catálogo de Firmas Autorizadas para la leyenda de las

portadas de expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos



Anexo 1. Instructivo: Catálogo de Firmas Autorizadas para etiquetas

de portadas de expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos



Anexo 2. Formato: Relación de Enlaces y Responsables de Archivo.



Anexo 2. Instructivo: Relación de enlaces y responsables de Archivo



Anexo 3. Formato: Portada o guarda exterior de los expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos



Anexo 3. Instructivo: Portada o guarda exterior de los expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos



Anexo 4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos


















Anexo 5. Formato: Cuadro General de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos



Anexo 5. Instructivo de llenado del formato para el Cuadro General de Clasificación Archivística



Anexo 6. Formato: Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos

Plazo de Conservación

en Oficina (Archivo de

Trámite)

Plazo de

Conservación en

Archivo de

Concentración

Reserv

ad

a

(añ

os)

Clasificación

Fecha de elaboración: dd/mm/aaaa

Elaborado por :

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Fondo:

Subfondo:

Sección:

Subsección:

Clasificación de la InformaciónVigencia Documental

Cla

ve

Cla

ve

Serie Documental Valor Documental

Dis

po

sic

ión

Fin

al

Autorizó:

Número de Ficha: Firma: Número de Ficha: Firma:

Código de

ClasificaciónSubserie Documental

Para hoja de cierre



Anexo 6. Instructivo de llenado del formato para el Catálogo de Disposición Documental.



Anexo 7. Formato: Inventario por Serie Documental



Anexo 7. Instructivo de llenado del formato para el Inventario por Serie Documental



Anexo 8. Formato: Inventario por Expediente de Archivo de Trámite



Anexo 8. Instructivo de llenado del formato para el Inventario por Expedientes de Archivo de Trámite



Anexo 8. Instructivo de llenado del formato para el Inventario por Expedientes de Archivo de Trámite

Recomendaciones generales:

Se registrarán únicamente los expedientes de archivo que forman parte de secciones, subsecciones, series, y subseries reportadas

oficialmente en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental.

El Formato es a nivel subserie, es decir, se deberá llenar el formato con la información de todos los expedientes que conforman la

subserie documental.

Para las series documentales que aplique, no se levantará el Inventario General por Expedientes de Archivo de Trámite en los

siguientes casos:

o Cuando las Unidades Administrativas o Áreas de Procedencia se encuentren en proceso de reorganización.

o Cuando se requieran hacer cambios al Cuadro General de Clasificación o al Catálogo de Disposición Documental (altas,

bajas y modificaciones de secciones, subsecciones, series o subseries).

1. Titulo: Inventario General por Expedientes de Archivo de Trámite (Respecto de la información generada, obtenida, adquirida,

transformada o conservada por cualquier título a partir del 12 de junio de 2003): Esta información se anotará en los encabezados

de todas las hojas.

2. Logotipo: El logotipo institucional de Petróleos Mexicanos, deberá ubicarse en el margen superior izquierdo.

3. Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de la producción, uso y acumulación de las series

documentales, es decir, anotar, según sea el caso, el nombre de la subdirección corporativa o gerencia que reporta al Director

Corporativo correspondiente.

4. Área de Procedencia: Anotar el nombre del área responsable del archivo. Se refiere a la Gerencia (si depende de una

Subdirección Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección Corporativa).

5. Fondo: Anotar en las columnas correspondientes la clave del fondo (PME) y el nombre del fondo: Petróleos Mexicanos, para el

caso del Corporativo.



6. Subfondo: Anotar en las columnas correspondientes la clave (cinco caracteres) y el nombre de la Dirección Corporativa de

acuerdo con el Cuadro General de Clasificación. Las claves de los subfondos del Corporativo se muestran en la siguiente tabla:

Subfondo Clave

Dirección General DGRAL

Dirección Corporativa de Administración DCADM

Dirección Corporativa de Finanzas DCFIN

Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos DCIDP

Dirección Corporativa de Operaciones DCOPE

7. Sección: Anotar en las columnas correspondientes la clave (tres dígitos) y el nombre de la atribución principal de la Subdirección

Corporativa o de la Gerencia de rama o equivalente que reporta a Director Corporativo, la cual debe estar registrada en el

Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental.

8. Subsección: Anotar en las columnas correspondientes la clave (dos dígitos) y el nombre de la atribución principal de la Gerencia

(si depende de una Subdirección Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección

Corporativa), de acuerdo con lo registrado en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición

Documental.

En caso de no contar con subsecciones registradas la clave será 00 y en la columna de nombre se anotará No aplica.

9. Serie: Anotar en las columnas correspondientes la clave (dos dígitos) y el nombre de la serie registrada en el Cuadro General de

Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental, es decir, escribir el nombre genérico (tema o asunto) del

conjunto de expedientes de archivo, de estructura y contenido homogéneos, producidos en el desarrollo de una función

sustantiva.

En caso de no contar con subseries registradas la clave será 00 y en la columna de nombre se escribirá No aplica.

10. Subserie: Anotar en las columnas correspondientes la clave (dos dígitos) y el nombre de la subserie registrada en el Cuadro

General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental, es decir, escribir el nombre genérico (tema o



asunto) del subconjunto de expedientes de archivo, de estructura y contenido homogéneos, producidos en el desarrollo de una

función sustantiva, subconjunto que forma parte de la serie.

11. Vigencia documental en años: Periodo registrado en el Catálogo de Disposición Documental durante el cual los

expedientes de archivo permanecerán en el Archivo de Trámite o en el de concentración debido a que los

documentos que los constituyen continúan conservando sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o

técnicos, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

11 a. Archivo de trámite: Anotar la cantidad de años, registrada en el Catálogo de Disposición Documental, durante la cual los

expedientes deberán permanecer en el Archivo de Trámite, después de su cierre.

11 b. Archivo de concentración: Anotar el periodo (número de años) registrado en el Catálogo de Disposición Documental,

durante el cual los expedientes deberán permanecer, después de la transferencia primaria, en esta unidad de archivo

para su guarda precautoria.

12. Número de Expediente

12a. Siglas Corp. u Org. Subs.: Siglas del Corporativo (PMEX) o del organismo subsidiario correspondiente (4 caracteres).

12b. Clave UA: Clave de la Unidad Administrativa asignada por el Administrador del Módulo de Archivo de la Solución

Tecnológica Documental (4 caracteres).

12c. Clave Ctro. Gestor: Clave de Centro Gestor (8 dígitos). El cual está constituido por las claves del centro de trabajo, tres

dígitos y la clave departamental, cinco dígitos. Se refiere al departamento o área administrativa que ha producido,

acumulado y conservado los documentos que integran el o los expedientes, en el desarrollo de sus atribuciones y en

donde se encuentra físicamente éstos.

12d. Clave Serie: Se anotará la misma clave que se registró en el punto 9 de este instructivo.

12e. Clave Subserie: Se anotará la misma clave que se registró en el punto 10 de este instructivo.

12f. Número Consecutivo: Se constituye obligatoriamente por 6 (seis) caracteres alfanuméricos (combinación de letras y

números), establecidos con base en el tipo de acervo, obligaciones legales o normativas o la experiencia del personal

que integra la Red de Archivos y cuya utilización se hará previa autorización por el titular de cada Unidad Administrativa o

Área de procedencia, o quienes ellos designen.



12g. Año: Corresponde al año, expresado con 4 dígitos, del primer documento con el que se abrió el expediente.

13. Código Alterno: Campo optativo que establece un conjunto de caracteres alfanuméricos (máximo 30) que le permiten a las

Unidades Administrativas tener otra opción para identificar sus expedientes, en el caso de que requieran una cantidad mayor de

caracteres a los seis (6) establecidos en la parte consecutiva del número de expediente.

14. Asunto del Expediente: Anotar el tema, motivo, materia, cuestión, persona (física o moral) o nombre del expediente de archivo

y que se genera como consecuencia de una acción administrativa55.

15. Datos del 1º. y último documento del expediente

15a. Fecha de apertura: Anotar el día, mes y año del primer documento con el que se abrió el expediente, con el formato fecha

dd/mm/aaaa.

15b. Fecha de cierre: Anotar el día, mes y año del último documento con el que se cerró el expediente, con el formato fecha

dd/mm/aaaa

15c. No. total de Fojas al cierre: Anotar la cantidad total de hojas que contengan cualquier tipo de información y que en

conjunto constituyen el expediente.

16. Valor documental: Con base en el Catálogo de Disposición Documental, seleccionar el o los valores documentales que

correspondan, anotando A para el valor Administrativo, L para el Legal, C para el Contable y T para el Técnico.

17. Ubicación física del expediente: Con base en lo reportado en la Guía Simple de Archivo de Trámite, anotar el lugar físico de

localización del expediente (nombre del centro de trabajo, edificio, piso, ciudad y entidad federativa).

Para expedientes clasificados como reservados o confidenciales

18. Clasificación de la información:

18a. Anotar según corresponda: Pública, Reservada, Confidencial, Parcialmente Reservada o Parcialmente Confidencial, esta

información se deriva del Catálogo de Disposición Documental, y puede ser modificada para un expediente específico.

18 b. Periodo de Reserva (años): Anotar el número de años en los que se reserva el expediente. El periodo de reserva correrá a

partir de la fecha en que el titular de la Unidad Administrativa clasifica como reservado el expediente o documento.

55 Ver: Apartado 1.3 Definiciones, Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de PEMEX.



18 c. Fecha de Clasificación (dd/mm/aaaa): Anotar en esta columna el día, mes y año en que se clasifica el expediente. Estos

datos deberán coincidir con la fecha de la leyenda de clasificación de la portada o guarda exterior del expediente o aquella

establecida por el Sistema de Índice de Expedientes Reservados del IFAI, cuando se registró el expediente.

18 d. Fecha de desclasificación (dd/mm/aaaa): Anotar la fecha en la que el Comité de Información de Petróleos Mexicanos

confirmó la desclasificación, sólo en el caso de haberse concretado ésta previo al vencimiento del plazo de reserva. En caso

contrario, esta columna se calcula por la fórmula establecida por la Solución Tecnológica Documental.

19. Condición de Transferencia de Expediente: La información de esta columna deberá ser llenada exclusivamente por el Área

Coordinadora de Archivos del Corporativo.

20. Fecha de elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.

21. Hoja 00 de 00 : Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia (para

gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).

22. Elaboró: Anotar el nombre, firma y ficha del servidor público responsable de la elaboración del Inventario por Expedientes.

23. Autorizó: Anotar el nombre, firma y ficha del servidor público responsable de la autorización del Inventario por Expedientes.



Anexo 9. Formato: Inventario de Transferencias Primarias



Anexo 10. Formato: Inventario de Transferencias Secundarias



Anexo 11. Formato: Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos



Anexo 11. Instructivo de llenado del Formato para la Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos



Anexo 12. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística: Formato para Reportar Altas



Anexo 12. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística:

Instructivo de llenado del Formato Reportar Altas


Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas hojas como se requieran.

Se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente no deberá ser menor de 8 puntos.

Si se da de alta una Sección, se deberán dar de alta la Subsección, Series y Subseries que se derivan de ésta.

Se pueden asociar nuevas series o subseries a secciones o subsecciones ya existentes.

No se permite la reutilización de claves de secciones, subsecciones, series y subseries.

2. Título: Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. Formato para Reportar Altas, se anotará en los

encabezados de todas las hojas.

Tipo de Alta, marcar con una X en la o las casillas de verificación correspondiente(s).

3. Sección: Si se da de alta una Sección, se deberá marcar la casilla de verificación correspondiente.

4. Subsección: Si se da de alta una Subsección, se deberá marcar la casilla de verificación correspondiente.

5. Series: En el caso de que se tenga(n) que dar de alta únicamente serie(s) asociadas a secciones y/o subsecciones ya existentes,

sólo se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente y se anotará la cantidad de series.

6. Subseries: En el caso de que se tenga(n) que dar de alta únicamente subserie(s) asociadas a series, secciones y/o subsecciones

ya existentes, sólo se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente y se anotará la cantidad de subseries.

7. Descripción: Anotar el o los tipos de documentos, asuntos o temas, que constituyen la serie documental. Ejemplo: Acuerdos del

Consejo de Administración de PEMEX, contrato individual de trabajo, convenios administrativo-sindicales, etcétera.

8. Fecha de Elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.

9. Elaboró: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable de la elaboración del Formato para la Actualización

del Cuadro General de Clasificación Archivística.

10. Página 00 de 00: Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia

(para gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).



Anexo 13. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística: Formato para Reportar Bajas




Instructivo de llenado del Formato Reportar Bajas

Recomendaciones generales para todos los formatos: Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas hojas como se

requieran y Se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente no deberá ser menor de 8 puntos.

Si se suprime una Sección se deberán dar de baja la(s) Subsección(es), Series y Subseries que se derivan de ésta.

Si se suprime una Subsección se deberán dar de baja las Series y Subseries que se derivan de ésta.

Si se suprime una Serie se deberán dar de baja las Subseries que se derivan de ésta.

Lo anterior no excluye suprimir únicamente algunas Series y Subseries, en caso de requerirse.

1. Título: Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. Formato para Reportar Bajas, se anotará en los

encabezados de todas las hojas. Tipo de Baja. Marcar con una X en la o las casillas de verificación correspondiente(s).

2. Sección. Si se da de baja una Sección, se deberá marcar la casilla de verificación correspondiente.

3. Subsección. Si se suprime una Subsección se deberán marcar la casilla de verificación correspondiente.

4. Series. En el caso de que se tenga(n) que dar de baja únicamente serie(s) asociadas a secciones y/o subsecciones ya existentes,

se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente y se anotará la cantidad de series.

5. Subseries. En el caso de que se tenga(n) que dar de baja únicamente subserie(s) asociadas a una serie, sólo se marcará con una

X la casilla de verificación correspondiente y se anotará el número de subseries que se suprimirán.

6. Causa de la(s) baja(s). Anotar el o los motivos por los que se determinó suprimir la sección, subsección, serie(s) o subseries(s), los

cuales pueden ser orgánico-funcionales, archivísticos, etcétera.









Formato para Reportar Modificaciones




Instructivo de llenado del Formato Reportar Modificaciones

Recomendaciones generales para todos los formatos: Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas hojas como se

requieran y se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente no deberá ser menor de 8 puntos.

Este formato podrá ser utilizado únicamente en el caso de que la Unidad Administrativa requiera cambiar los nombres de alguna

sección, subsección, descripción de la serie, series y/o subserie documental y cuyos atributos en el Catálogo de Disposición

Documental no requiera cambio alguno.

El Cambio de nombre de una sección, subsección, serie o subserie documental, NO IMPLICA EL CAMBIO DE CLAVE.

1. Título: Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. Formato para Reportar Modificaciones, se anotará en los

encabezados de todas las hojas.

2. Sección. Si se cambia el nombre de una Sección, se deberá marcar la casilla de verificación correspondiente.

3. Subsección. Si se cambia el nombre de una Subsección se deberán marcar la casilla de verificación de correspondiente.

4. Serie. En el caso de que se tenga que cambiar de nombre una serie asociada a una sección y/o subsección ya existente, se

marcará con una X la casilla de verificación correspondiente.

5. Descripción: En caso de cambio en la descripción de la serie(s), marcar con una X la casilla de verificación correspondiente y

anotar el o los tipos de documentos, asuntos o temas, que constituyen la serie documental. Ejemplo: Acuerdos del Consejo de

Administración de PEMEX, contrato individual de trabajo, convenios administrativo-sindicales, etcétera. Indicando siempre la

clasificación archivística.

6. Subseries. En el caso de que se tenga(n) que se cambiar el nombre de subserie(s) asociadas a una serie, sólo se marcará con

una X la casilla de verificación correspondiente y se anotará el número de subseries a las que se cambiará el nombre.








Anexo 15. Actualización del Catálogo de Disposición Documental: Formato para Reportar Altas



Anexo 15. Actualización del Catálogo de Disposición Documental:

Instructivo de llenado del Formato para Reportar Altas

Recomendaciones generales: Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas hojas como se requieran y se deberá

utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente deberá ser mayor de 8 puntos.

Si se da de alta una Sección o Subsección en el Cuadro General de Clasificación Archivística, se deberán dar de alta los

atributos (valor documental, vigencia operativa, destino final y clasificación de la información) de la(s) Serie(s) y Subserie(s) que

se derivan de éstas.

Se pueden asociar nuevas series o subseries a secciones o subsecciones ya existentes. No se permite la reutilización de claves de

secciones, subsecciones, series y subseries.

1. Título: Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Formato para Reportar Altas, se anotará en los encabezados de

todas las hojas.

2. Series. Si en el formato para actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística se reportó el alta de serie (s) asociada(s) a

secciones y/o subsecciones (nuevas o ya existentes), se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente y se

anotará la cantidad de series.

3. Subseries. En el caso de que en el formato para actualizar el Cuadro General de Clasificación se reportaron también el alta de

nuevas subserie (s) asociadas a series, secciones y/o subsecciones (nuevas o ya existentes), se marcará con una X la casilla de

verificación correspondiente y se anotará la cantidad de subseries.


5. Elaborado por: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable elaborar o coordinar la elaboración, por la

gerencia o subgerencia, del Formato para la Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Formato para Reportar

Altas





Anexo 16. Actualización del Catálogo de Disposición Documental: Formato para Reportar Modificaciones



Anexo 16. Actualización del Catálogo de Disposición Documental:

Instructivo de llenado del Formato para Reportar Modificaciones


Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas páginas como se requieran.

Se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente deberá ser mayor a 8 puntos.

Si se realizan actualizaciones, se deberán especificar el o los tipos de modificaciones (al valor documental, vigencia documental,

destino o clasificación de la información) que se van a realizar, marcando con una X la casilla de verificación correspondiente.

1. Título: Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Formato para Reportar Modificaciones, se anotará en los

encabezados de todas las hojas

2. Series. En el caso de que se tenga(n) que realizar modificaciones a los atributos de una serie(s) –nueva o ya registrada en el

Cuadro General de Clasificación Archivística entregado al Archivo General de la Nación, sólo se marcará con una X la casilla de

verificación correspondiente.

3. Subseries. En el caso de que se tenga(n) que realizar modificaciones únicamente a los atributos de una(s) subserie(s) –nueva o ya

registrada en el en el Cuadro General de Clasificación Archivística entregado al Archivo General de la Nación, sólo se marcará

con una X la casilla de verificación correspondiente.

4. Especificar. Marcar con una X en la o las casillas de verificación de los atributos de la(a) serie(s) y/o subseries(s) que se requiera

modificar: Valor Documental, Vigencia Operativa, Destino Final y Clasificación de la Información.

4a Valor Documental. En el caso de que se tenga(n) que cambiar el o los valores documentales (administrativo, legal, contable

y/o técnico), se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente.

4b Vigencia Documental. En el caso de que se requieran realizar cambios en algún plazo de conservación, ya sea en Archivo de

Trámite o concentración, se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente.

4c Destino Final. En el caso de que se tengan que hacer cambios en el destino final (baja o histórico) se marcará con una X la

casilla de verificación correspondiente.



4d Clasificación de la Información. En el caso de que se realicen modificaciones en la clasificación de información, ya sea en el

periodo de reserva (en años), la confidencialidad ó que las series(s) o subseries(s) contengan información de carácter

público, reservado, parcialmente reservado, confidencial o parcialmente confidencial se marcará con una X la casilla de

verificación correspondiente.


6. Elaborado por: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable elaborar o coordinar la elaboración, por la

gerencia o subgerencia, del Formato para la Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Formato para Reportar

Modificaciones.





Anexo 17. Formato: Descripción de Series Documentales



Anexo 17. Instructivo del Formato para la Descripción de Series Documentales

Clave Ctro. Gestor:

Titular del Área de Procedencia:

Clave

Fondo:

Subfondo:

Sección

Subsección:

Descripción Último

Fecha de elaboración (dd/mm/aaaa)

Elaborado por: Autorizado por:

(Nombre, cargo, ficha y firma)

FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

Año(s)

Primero

Clave Ctro. Gestor:

Página 00 de 00

(Nombre, cargo, ficha y firma)

Có

dig

o d

e

Cla

sifi

caci

ón

Código de ClasificaciónSerie

Nombre

Unidad Administrativa:

Nombre

Titular de la Unidad Administrativa:

Teléfono:

Correo Electrónico:

Cargo:

Domicilio:

Cargo:

Área de Procedencia:

PMX_XXX_00

Para hoja de cierre

1 2

10

11

1314

17

9

15

16

19

78

18

20 21

23

24

25 26

12

3

6

4 5

22



Anexo 17. Instructivo del Formato para la Descripción de Series Documentales


Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas páginas como se requieran.

Se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente deberá ser mayor a 8 puntos.

1. Logotipo institucional del Corporativo de Pemex.

2. Título: Formato para descripción de series documentales, se anotará en los encabezados de todas las hojas.

3. Clave del Formato: Asignado por el Administrador del Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.

4. Unidad Administrativa: Anotar el nombre completo de la Subdirección Corporativa o Gerencia que depende de una Dirección

Corporativa, responsable del archivo.

5. Clave Ctro. Gestor: Anotar la clave de centro de trabajo y clave de departamento de la Unidad Administrativa, de acuerdo con

el Catálogo de Codificación Única.

6. Titular de la Unidad Administrativa: Anotar el nombre completo del Subdirector Corporativo o del Gerente (en el caso que

dependa directamente del Director Corporativo).

7. Cargo: Anotar el nombre completo del cargo del titular de la Unidad Administrativa (no usar siglas).

8. Domicilio: Identificar el lugar de trabajo del titular de la Unidad Administrativa (calle, número exterior e interior, delegación o

municipio, ciudad, entidad federativa, código postal).

9. Teléfono: Anotar el número telefónico oficial del Titular de la Unidad Administrativa (con clave de larga distancia).

10. Correo electrónico: Anotar la dirección electrónica oficial del Titular de la Unidad Administrativa.

11. Área de Procedencia: Anotar el nombre completo de la Gerencia (si depende de una Subdirección Corporativa) o Subgerencia

(si la gerencia depende directamente de la Dirección Corporativa), productora de la serie documental. No utilizar siglas

12. Clave Ctro. Gestor: Anotar la clave de centro de trabajo y clave de departamento de la Gerencia (si depende de una

Subdirección Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección Corporativa), de acuerdo con el

Catálogo de Codificación Única.



13. Titular del Área de Procedencia: Anotar el nombre completo del titular de la Gerencia (si depende de una Subdirección

Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección Corporativa), productora de la serie

documental.

14. Cargo: Anotar el nombre completo del cargo del titular del Área de Procedencia productora de la serie (no usar siglas).

15. Fondo: Anotar en las columnas correspondientes la clave del fondo (PME) y el nombre del fondo: Petróleos Mexicanos, para el

caso del Corporativo.

16. Subfondo: Anotar en las columnas correspondientes la clave (cinco caracteres) y el nombre de la Dirección Corporativa de

acuerdo con el Cuadro General de Clasificación. Las claves de los subfondos del Corporativo se muestran en la siguiente tabla:

Subfondo Clave

Dirección General DGRAL

Dirección Corporativa de Administración DCADM

Dirección Corporativa de Finanzas DCFIN

Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos DCIDP

Dirección Corporativa de Operaciones DCOPE

17. Sección: Anotar en las columnas correspondientes la clave (tres dígitos) y el nombre de la atribución principal de la Subdirección

Corporativa o de la Gerencia de rama o equivalente que reporta a Director Corporativo, la cual debe estar registrada en el

Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental.

18. Subsección: Anotar en las columnas correspondientes la clave (dos dígitos) y el nombre de la atribución principal de la Gerencia

(si depende de una Subdirección Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección

Corporativa), de acuerdo con lo registrado en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición

Documental.

19. Código de Clasificación: Anotar las claves del fondo, subfondo, sección, subsección y serie – separadas por un guión corto-.

20. Nombre: Anotar el nombre completo de la serie.



21. Descripción: Anotar el o los tipos de documentos, asuntos o temas, que constituyen la serie documental. Ejemplo: Acuerdos del

Consejo de Administración de PEMEX, contrato individual de trabajo, convenios administrativo-sindicales, etcétera.

22. Años (s): Anotar los años extremos de los expedientes que integran la serie documental, fecha del primer expediente, y del último

o el más recientemente registrado en el Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.




25. Elaboró: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable elaborar o coordinar la elaboración, por la gerencia o

subgerencia, del Formato para la Descripción de las Series Documentales.

26. Autorizó: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público que autoriza del Formato para la Descripción de las Series

Documentales.



Anexo 18. Formato: Ficha para el Préstamo de Expedientes Públicos

FICHA DE PRÉSTAMO EXPEDIENTES PÚBLICOS

Área de Procedencia : Unidad Aministrativa:

PMX_FIC_02

Fecha de Devolución :

Fecha de Préstamo:

UBICACIÓN

TELEFONO:

ÁREA DE ADSCRIPCIÓN:

FICHA:

NOMBRE COMPLETO:

NÚMEROS DE PÁGINAS RESERVADAS :

ASUNTO:

VOLUMEN / TOMO PRESTADO:

NO. DE EXPEDIENTE:

SUBSERIE:

SERIE:

El suscrito en mi carácter de servidor público, bajo protesta de decir verdad, declaro conocer que conforme al árticulo 63 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental son causas de responsabilidad administrativa de los servidores públicos usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión, asi como entregar la información considerada como reservada o confidencial conforme a los dispuesto por dicha Ley; por lo que el expediente solicitado únicamente será utilizado para efectos del debido desempeño de las funciones propias del

FIRMA DE CONFORMIDAD DEL SOLICITANTE:

AUTORIZACIÓN:

(NOMBRE, FICHA, CARGO Y FIRMA DE QUIEN AUTORIZA EL PRÉSTAMO)

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO DE TRÁMITE

UBICACIÓN:

EXPEDIENTE

SOLICITANTE

MICRO / EXTENSIÓN:

NO. DE CAJA:

CARGO:

Nota: Debe llenarse un formato por cada volumen ó tomo prestado



Anexo 19. Formato: Ficha para el Préstamo de Expedientes Clasificados



Directo Ext.Código de

ClasificaciónNúm. Expediente Asunto del Expediente

Fecha de elaboración: dd/mm/aaaa

Elaboró: nombre, ficha y firma Autorizó: nombre, ficha y firma

Página 00 de 00

Registro de servidores p´çublicos que tienen acceso a los expedientes clasificados como reservados y confidenciales

(Clave Subfondo) Nombre del Subfondo

Unidad Administrativa:

Clave Centro Gestor:

Nombre del servidor público Ficha Cargo Ubicación Correo Electrónico

Tendrá Acceso a:

Área de Procedencia:

Clave Centro Gestor:

Área de Adscripción:

Teléfono

PMX XX 00

Anexo 20. Formato para elaborar el Registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes

clasificados como reservados o confidenciales.



DIRECCIÓN: Corporativa de Administración

NOMBRE DE LA DISPOSICIÓN: Criterios Específicos para la Organización, Conservación y

Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos

FECHA: Diciembre de 2006

AUTORIZADO: Minuta del Comité de Información de Petróleos Mexicanos en la Sesión

Ordinaria, Núm. 9, del 08/03/2007

PROPONE

C.P. ALBERTO DE J. LARA MALPICA

Líder del Proyecto de Archivística y Digitalización

De Petróleos Mexicanos

Coordinación de Programas Gubernamentales y

Consolidación Estratégica

(Área Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos)

AUTORIZA

LIC. MANUEL OSUNA Y FERNÁNDEZ

Presidente Suplente del Comité de Información

De Petróleos Mexicanos

Documents

Criterios Específicos para la Organización, Conservación y ... · de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación y conservación de los