CUENTAS POR COBRARINTRODUCCINA fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayora de las empresas deben conceder crditos y mantener inventarios. Para la mayora de las empresas las Cuentas por Cobrar representan una inversin considerable que se determina a travs del volumen de ventas a crdito esta inversin se considera como propiedades de un negocio, el dinero, las mercancas y las cuentas por cobrar a los clientes estn ligados en una secuencia, ya que el dinero se transforma en mercancas y stas en cuentas por cobrar, las cuales a su vez se convierten en dinero, inicindose as un ciclo que se repite indefinidamente dentro de las actividades de una empresa.En cada una de estas transformaciones se opera tanto una recuperacin de capital invertido, como un resultado que puede ser una utilidad o una prdida.Este continuo giro de los bienes que se liga en sus posibilidades de recuperacin y productividad hace que el grupo formado por dinero, mercancas y cuentas por cobrar formen una funcin importante dentro del ciclo de ingresos.

Tambin podemos mencionar que en la conversin de las mercancas en clientes en un perodo, cuyo importe debe ser proporcional a los dems elementos financieros que concurran en una empresa debern recuperarse en un plazo normal de crdito que la misma empresa conceda y que debe estar acorde con el que ordinariamente concede la mayora de los negocios. Puede suceder un desequilibrio financiero en la empresa si el importe de la inversin en clientes no guarda la debida proporcin con los otros elementos financieros ya que si no esto podra significar una deficiencia y toda deficiencia produce un desperdicio y este produce una reduccin en las utilidades por ello en los siguientes captulos se analizan varios puntos sobre una planeacin administrativa y financiera de las Cuentas por Cobrar.

Cuentas por cobrarLas cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos de prstamos o cualquier otro concepto anlogo. De igual forma, se incluyen los documentos por cobrar a clientes que representan derechos exigibles, que han sido documentados con letras de cambio o pagars. Representan aplicaciones de recursos de la empresa que se transformarn en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.Las cuentas por cobrar son el total de todo el crdito extendido por una empresa a sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del Estado de Posicin Financiera Representa cuentas no pagadas adeudadas a la empresa. Desde el punto de vista del administrador financiero la cantidad en pesos de las cuentas por cobrar se puede dividir en dos partes. Una de ellas representa los desembolsos de caja efectuados por la empresa al proporcionar los productos que se han vendido; la otra, es la diferencia entre los desembolsos de caja y los precios de veta de los productos. La porcin de desembolso de caja es la inversin real de la empresa en cuentas por cobrar; lo restante representa utilidades contables

ClasificacinLas cuentas por cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata a corto plazo y a largo plazo. A CORTO PLAZO.- Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un ao. A LARGO PLAZO.- Su disponibilidad es a ms de un ao.Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Balance General como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo circulante.

ImportanciaLas cuentas por cobrar constituyen uno de los conceptos ms importantes del activo circulante. La importancia est relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia.Las cuentas por cobrar representan una inversin muy importante para la empresa. Una de las medidas para conocer la inversin que se tiene en cuentas por cobrar es la relacin de la inversin al capital de trabajo y al activo circulante, y se obtienen a travs de las pruebas de liquidez.

Necesidades de informacin de las cuentas por cobrarUna buena administracin requiere de informacin al da sobre los saldos de los clientes y deudores. Por lo tanto, el administrador tiene un reto muy grande para controlar que las operaciones sean captadas y registradas veraz y correctamente.Las cuentas que estn al corriente no requieren de administracin, las que tienen algn problema por falta de pago, exceso de deuda sobre el lmite de crdito aprobado, devoluciones del correo de estados de cuenta por direcciones errneas o por cambio de domicilio del cliente, cheques devueltos por los bancos de pagos efectuados por clientes, etc., deben ser atendidos inmediatamente para conservar una sana cartera. La administracin cuando tiene una informacin que le permita tomar decisiones firmes y giles, obtiene una confianza capaz de impulsar al cliente a aumentar sus consumos.

El nivel de la inversin en las cuentas por cobrarDependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el crdito a los clientes, el cual representa el tiempo que transcurre entre la fecha de la venta y la fecha en que se cobra, o se recibe en efectivo el importe de la venta.Por lo tanto, las ventas a crdito se transforman en cuentas por cobrar representando generalmente en la empresa una importante inversin del activo circulante. La inversin se determina por el volumen de las ventas a crdito y por el promedio de das que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza.El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado de la razn cuentas por cobrar a ventas multiplicado por los das del ao para obtener los das de crdito. De cualquier manera, los das cartera pueden relacionarse con los plazos que la empresa ofrece y de esta manera calificar la inversin en cuentas por cobrar. El promedio de los das que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza dependen de las condiciones econmicas y de factores controlables conocidos como variables de las polticas de crdito.

Las polticas de crditoDeben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin. Para evaluar el crdito, los administradores deben considerar la solvencia moral del acreditado, la capacidad financiera de pago, las garantas especficas y las condiciones generales de la economa o del mercado en que opera.Existen agencias de informacin de crdito y una fuente alterna de informacin son las centrales de tarjetas de crdito.La administracin de cuentas por cobrar tiene que fijar polticas, tales como: reducir al mximo la inversin de cuentas por cobrar en das cartera, administrar el crdito, evaluar el crdito en forma objetiva, mantener la inversin en cuentas por cobrar al corriente y vigilar la exposicin de las cuentas por cobrar ante la inflacin y devaluacin de la moneda.Las variables de las polticas de crdito son las condiciones de crdito, el periodo del crdito, los descuentos por pronto pago anticipado y las polticas de cobro.

Las condiciones del crditoEspecifican el periodo del crdito, los descuentos normales, por pago de contado o pago anticipado. La responsabilidad para fijar estas condiciones recae en la direccin financiera, en coordinacin con la direccin de ventas. Por otro lado, el encargado de administrar las polticas es el departamento de crdito y cobranzas de la misma direccin de finanzas.

El periodo del crditoEl otorgamiento de ms das de crdito estimula las ventas, pero tiene un costo financiero al inmovilizar la inversin en cuentas por cobrar aumentando los das de cartera y disminuyendo la rotacin.Es necesario conocer qu flexibilidad tienen las ventas, porque al reducirse el periodo de crdito generalmente se afecta el volumen y como consecuencia una reduccin en las utilidades marginales y una falta de absorcin de costos fijos y semivariables.Una de las estrategias para capturar mercado e incrementar ventas es el ampliar las condiciones de crdito cuando existen condiciones similares en la calidad, servicio y precio de los productos.

Descuentos por pago anticipadoGeneralmente las empresas tienen como meta capturar mercado y tener una participacin mayor, esto conlleva a otorgar un crdito similar al de la competencia. Una estrategia es otorgar descuento al cliente cuando ste paga anticipadamente sus facturas. El descuento debe tener como referencia el costo del dinero en el mercado. En caso de que la empresa tenga crditos con intereses se puede otorgar a los clientes descuentos mayores a los del mercado, pero menores a lo que est pagando la empresa a terceros para poder generar un flujo de efectivo adicional a la operacin normal y liquidar anticipadamente los pasivos contratados que estn generando tasas de inters superiores.Los descuentos por pago al contado en efectivo tienen un beneficio directo en la financiacin de las cuentas por cobrar, que se compensa con la reduccin del ingreso. Estos descuentos tienen un efecto en la promocin de ventas, incrementndose el volumen y mejorndose generalmente la rentabilidad de la empresa.

Establecimiento de una poltica de crditoPrimeramente se deben investigar cules son las polticas de crdito del giro de la empresa en el mercado que participa. Por consiguiente se debe tener un profundo conocimiento del mercado para que el juicio de los dirigentes tenga el efecto deseado.Las polticas de crdito son apropiadas segn la poca y las condiciones econmicas que vive la empresa. Estas no son para siempre sino que deben adecuarse en forma dinmica y cambiante para elevar al mximo el rendimiento de la empresa sobre la inversin.

Las polticas de cobroSe refieren a la forma que debe administrarse la cobranza cuando el cliente no paga su adeudo en trminos del crdito otorgado. Esta poltica es muy variable y est condicionada al mercado y giro del negocio en que opera.El proceso de cobro puede ser costoso pero se requiere de firmeza para no prolongar la gestin de cobro y reducir al mximo las prdidas por cuentas incobrables. Esta firmeza hace que generalmente los clientes cumplan sus compromisos con ms oportunidad.

Los costos de morosidad son altos, adems inmovilizan recursos que tienen un costo de oportunidad y que podran estar generando beneficios en otra parte de la estructura financiera de la empresa.La vigilancia constante de las cuentas por cobrar es una medida efectiva para mantener las cuentas al corriente.En mercados altamente competitivos cuando la oferta es mayor a la demanda, se puede llegar fcilmente a una cartera vencida que puede llevar a la empresa a prdidas considerables.

Rotacin de cuentas por cobrar

El Anlisis por medio de razones financieras ayuda a determinar la rotacin de las cuentas por cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo promedio de cobranza para que en base a lo encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme las polticas de cobranza y otorgamiento de crdito pactados.En el total de las ventas a crdito, dividida entre el promedio mensual de ventas por cobrar, permite conocer las veces en que los crditos otorgados por ventas de artculos son recuperadas. Esta razn financiera nicamente tiene aplicacin en las empresas que venden a crdito; la cual permite conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas, as como el atinado de la poltica en el otorgamiento de los crditos.Al relacionarse la rotacin de cuentas por cobrar con un cierto nmero de das (360), es posible conocer los das que tarda la Rotacin de Cuentas por Cobrar.Es importante observar que mientras menor es el ritmo de convertibilidad de las cuentas por cobrar, es ndice de un movimiento econmico mayor, mismo que puede traducirse en un incremento en las utilidades.

Vigilancia sobre los saldos pendientes de cobroEl departamento de crdito tiene a su cargo el vigilar y supervisar las cuentas de los clientes para que las facturas sean presentadas en su oportunidad para su cobro, y es gestionar con base en las polticas de crdito el cobro de las cuentas de los clientes que estn vencidas.La administracin de la cobranza se realiza a travs de un informe conocido como anlisis de antigedad de saldos en el que aparecen todas las cuentas a cobrar. sta contiene nombre y nmero de cliente, saldo de la cuenta, suma de todas las facturas que estn dentro de los trminos del crdito, importe vencido desde 1 hasta 120 das. Estos listados tienen una presentacin horizontal y al final se tienen los totales por cada columna y se puede conocer con toda precisin el estado de la cartera de los clientes.Una prctica necesaria y muy importante es comunicarles mensualmente a los clientes el estado de su cuenta con fines de informacin y para que concilien su importe con su contabilidad y se mantenga una cartera al corriente con informacin oportuna y veraz.

Financiamientos con cuentas por cobrarSe pueden obtener con la venta de las cuentas por cobrar. Es una fuente importante para generar flujo de efectivo en al financiamiento de la empresa. A la operacin de venta se le llama factoraje, lo cual representa un paraje u oficina donde reside el factor y hace los negocios de comercio. La empresa vende y cede sus cuentas por cobrar al comprador quien asume el riesgo del crdito, as como las gestiones del cobro. Se establece un contrato de cesin de derechos por medio del cual el cedente transmite los derechos que tiene de su deudor a un tercero que es una entidad financiera. De esta manera el cliente sigue con la obligacin de pagar pero no a la empresa sino a la entidad. El factor cobra un inters y una comisin tomando en cuenta el prestigio comercial y la solvencia del cliente que debe pagar las facturas, el monto y el plazo del crdito. Las cuentas por cobrar pueden documentarse con letras de cambio o pagars, y las instituciones de crdito efectan en este caso operaciones de descuento.

El control de las cuentas y documentos por cobrarEl administrador debe implementar todas aquellas medidas de control operativo que salvaguarden los activos y patrimonio de los socios o accionistas, manteniendo as la funcionalidad e integridad de la empresa. Tambin establecen la verificacin y exactitud de los datos y operaciones realizadas, as como el desarrollo y fomento de la eficiencia y reglas que deben seguir en la administracin del negocio.

Efectos de la inflacin y devaluacin sobre las cuentas por cobrarLas cuentas por cobrar son activos monetarios porque representan un determinado nmero de unidades monetarias por cobrar, por lo que son susceptibles a modificar su monto y por lo tanto no pueden corregirse ya que su importe permanece siempre determinado por la cantidad de unidades que representan.En poca de inflacin alta que puede considerarse de ms de un dgito, debe reconocerse la prdida que se produce en las cuentas por cobrar al perder su poder de compra por ser activos monetarios.En caso de una devaluacin de la moneda que representa el reconocimiento oficial de la inflacin con relacin a una moneda extranjera, cambia el monto a cobrar en pesos de las cuentas por cobrar en moneda extranjera y debe reconocerse la utilidad generada por el tipo de cambio nuevo.Una buena administracin en pocas de inflacin y devaluacin debe medir la exposicin de la empresa en forma continua para minimizar sus efectos.

C O N C L U S I O N E SSiendo las cuentas por cobrar uno de los activos circulantes dominantes mantenidos por las empresas, por lo tanto el control que se ejerce sobre ellas debe ser muy preciso. Una de las funciones primordiales de toda empresa es la del Ciclo de Ingresos ya que es a que ayuda a llegar a los objetivos de toda empresa que es la de generar utilidades por ello deben de contar con un adecuado control interno no slo en esa funcin si no en todas las reas de produccin, administracin y finanzas.En cuanto al cuidado que se le debe de tener a los clientes es importante que las polticas estn bien establecidas en cuanto a la concesin de crditos.Los clientes son un factor muy importante dentro de las utilidades de la empresa ya que son estos los que convierten la mercanca en dinero y as generan el ciclo de vida de una empresa.Por lo que respecta a los dems rubros de cuentas por cobrar como lo es Deudores Diversos y otras cuentas por cobrar, no se detallaron, ya que estas no tienen mucha relacin en cuanto a la generacin de utilidades puesto que son transacciones diferentes a la actividad primordial de toda empresa que la de ventas.