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COMUNICACIÓN DE CAMBIOSArtículo

El Manual de Traslado en la gestión de un cambioTodas las mudanzas son incómodas y llevan aparejadas un punto de incertidumbre por la pérdida de espacios ya conocidos. Sin embargo, lo más habitual es que el traslado aporte muchas ventajas. Comunicarlas adecuadamente será clave para lograr un cambio eficaz Texto: Alberto de Oliveira. Consultor Senior Estudio de ComunicaciónFotos: LatinStock

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Autor: DE OLIVEIRA, Alberto.

Título: El manual de traslado en la gestión del cambio.

Fuente: Revista de Comunicación, nº 9, pág. 38. Abril, 2009.

Resumen: El cambio de unas oficinas a otras o el traslado de una fac-toría a otra ubicación geográfica es algo bastante común entre las grandes empresas. En el último año compañías como Unidad Editorial, Telefónica o el Banco Santander han tenido que asumir el reto de tras-ladar miles de trabajadores. La comunicación en estos casos cumple una función básica para limar el rechazo inicial y reducir al máximo las incomodidades propias de la mudanza. Descriptores: Comunicación de Cambios / Manual de Traslado / Co-municación Interna.

Ficha técnica

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Todos los cambios suponen un riesgo y al mismo tiempo una oportunidad. El éxito en la gestión de los cambios y de sus riesgos y oportunidades está relacionado

con diversos y complejos factores. Pero, en general, hay elementos que siempre ayudan a enfrentarse con éxito a las alteraciones en cualquier ámbito, como son: una buena preparación previa, la capacidad para adelantarse a los acontecimientos y para llevar la iniciativa y la voluntad de comunicarse de forma efectiva con todos los públicos. Estos argumentos pueden ser aplicables para la gestión de crisis empresariales, operaciones financieras, movi-mientos corporativos y muchas otras circunstancias que pueden generar inestabilidad en una compañía y en las que interviene, como casi siempre, de una forma determinante la comunicación.

Aunque con cierta frecuencia determinado tipo de directivos tratan con desdén los pequeños detalles relacionados con la comunicación interna, en el ámbito de la empresa los públicos internos (básicamente, los trabajadores) son -o deberían ser- un grupo de interés prioritario. Una comuni-cación interna eficaz contribuye a evitar la propagación de rumores, favorece la creación del espíritu de pertenencia a los valores de la empresa y ayuda a crear un clima laboral más productivo. Así, la comunicación de una compañía con sus trabajadores puede ser utilizada como una herramienta de extraordinaria utilidad para la gestión de los cambios.

Una circunstancia que ha afectado en algún momento a la mayoría de las grandes empresas es el traslado de sus oficinas o de una factoría, que, tanto si se produce por ne-cesidad como por conveniencia, puede ser una experiencia traumática en el ámbito interno. En España algunas de las empresas más importantes han trasladado sus oficinas en los últimos años. En muchos casos, las mudanzas han su-puesto la pérdida de una ubicación privilegiada en el centro de Madrid u otras ciudades a cambio de mayor espacio y modernas instalaciones en nuevas zonas de la ciudad o en pueblos de la región relativamente cercanos. La escasez de oferta inmobiliaria, el encarecimiento del metro cuadrado en el centro de la ciudad y las dificultades para adaptar la oferta existente a las necesidades de grandes empresas con plantillas en expansión han llevado a muchas compañías (entre ellas, un buen número de las que forman el IBEX 35) a tomar la decisión de abandonar sus antiguas sedes y trasladarse a nuevos edificios construidos para atender

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cajero automático o el menú del restaurante más cercano. En otras ocasiones, lo que complica el cambio son las alte-raciones de lo que podríamos llamar la logística: distancia desde el domicilio particular, facilidades para acceder a la nueva ubicación en transporte público, posibilidades de aparcar el vehículo privado, etcétera. Y, sin embargo, es fácil que pasen relativamente desapercibidas las ventajas que suelen estar asociadas al cambio de sede: disponibilidad de mayor espacio, adecuación de la oficina a las necesidades de la compañía, modernización de las instalaciones, unifi-cación de los distintas áreas de la empresa anteriormente dispersas en diferentes sedes…

En realidad, lo más habitual es que el traslado de una oficina aporte muchas posibilidades de mejora a la propia compañía en general y a sus empleados en particular. Lo importante es que éstos las conozcan y que la empresa contribuya en todo lo posible a facilitarles la información adecuada en tiempo y forma para que el cambio sea lo menos traumático posible y se puedan conocer y apreciar las ventajas. La comunicación interna, por tanto, debe jugar un papel fundamental para todo ello y para evitar rumores. Efectivamente, existen numerosas herramientas de comunicación en diferentes soportes pero, tras haber participado en muchos proyectos de cambio en diferentes países, podemos constatar que existe una herramienta creada ex profeso para las mudanzas que es muy eficaz: el Manual de Traslado.

Esta herramienta consiste en un documento con informa-ción muy heterogénea destinada a facilitar el traslado a los empleados de la compañía. Lo que idealmente debe incluir todo Manual de Traslado es información útil y detallada sobre la nueva zona (transportes, servicios, etcétera) y una

todas sus demandas. Telefónica, Santander, Iberdrola, Microsoft, Bolsas y Mercados Españoles, Unidad Editorial… son algunas de las grandes empresas que han tenido que asumir el reto de trasladar a miles de trabajadores en los últimos años.

Uno de los mayores riesgos que puede provocar el traslado físico de las oficinas o factorías (y también uno de los más comunes) es una reacción negativa de la plantilla, bien por-que los trabajadores interpretan que salen perdiendo con ese cambio o bien porque se sienten perdidos y desubicados ante lo desconocido. En esto no influye el origen de la empresa (nacional o multinacional), ni el sector de actividad.

Cualquier mudanza implica una pérdida de comodidad, de rutina y de conocimientos aprehendidos por la costum-bre; especialmente para aquellos trabajadores con mayor antigüedad en la compañía. A veces juegan un papel muy importante elementos tan aparentemente banales como la cercanía a una farmacia, una guardería, un gimnasio o un

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el Manual de traslado es un documento completamente personalizado para una empresa determinada en un momento concreto

La parte del Ma-nual de Traslado

correspondiente a la información so-bre la zona nueva

implica un trabajo de calle

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descripción de las nuevas ofi cinas (con apoyos gráfi cos preferentemente), con datos precisos sobre el funciona-miento en la nueva sede y los cambios introducidos en los procedimientos de actuación, si los hubiera.

Por las características de esta herramienta de comunicación interna, el Manual de Traslado es un documento completamente personalizado para una empresa determinada en un momento deter-minado. Esto signifi ca que se trata de una herramienta muy versátil, a disposición de las necesidades de la empresa. Cabe incluir, por ejemplo, una breve introducción que explique las razones del cambio, especialmente en lo que pueda suponer de mejora para la actividad de la compañía.

Las razones de una mudanza pueden venir derivadas, entre otras causas, de las necesidades físicas de la compañía (búsqueda de mayor espacio), de necesidades operativas (unifi cación de varias se-des en un solo centro de trabajo), de movimientos empresariales (fusión o compra de otra empresa) o de aplicación de un plan estratégico (acercamiento de una planta productiva a las materias primas para ahorrar costes). En defi ni-tiva, por muy diversas cau-sas, a la hora de abordar un traslado una compañía se encuentra con que la vieja sede no responde a sus necesidades y ha de trasladar a sus empleados a una nueva ubicación. Si este proceso se explica de forma ade-cuada, la predisposición de la plantilla podrá optimizarse.

La parte del Manual de Traslado correspondiente a la infor-mación sobre la zona de la nueva ofi cina implica un trabajo de calle que podrá ser tan minucioso como se quiera. En general, cualquier información sobre los servicios y co-mercios cercanos que pueda ser considerada de utilidad es susceptible de ser incluida en el Manual de Traslado: centros de salud, aparcamientos públicos, bancos, restaurantes, cafeterías, instalaciones deportivas, peluquerías, tintorerías, tiendas, supermercados, estancos, parques, etcétera. Y respecto al nivel de detalle al que se puede llegar, tampoco hay limitaciones previas; por ejemplo, en el ámbito de la restauración se puede incorporar un listado de los restau-rantes y sus direcciones o teléfonos sin más o se pueden aportar también referencias sobre los menús, abanicos de precios, tipos de comida, horarios, recomendaciones… En defi nitiva, se trata de elaborar un documento útil para los em-

pleados, y habrá que saber conjugar las posibilidades reales y el coste en tiempo y recursos para ob-tener la información con la utilidad de di-cha información. El

objetivo es evitar la sensación de posible

zozobra que puede su-frir cualquier trabajador

cuando se incorpora a un nuevo puesto de trabajo por

el desconocimiento de su entor-no, una sensación que en el caso

de una mudanza puede afectar a toda la plantilla. Si se utiliza con inteligencia, el

Manual de Traslado ayudará a trasladar la sensación de que en todo o en parte los trabajadores han salido ganando con el cambio.

Otra parte imprescindible del documento es la relativa a toda la información relacionada con la nueva ofi cina. En este sentido, el Manual de Traslado debe describir geográfi ca-

mente la ofi cina (distribu-ción de los departamentos, entradas, salidas, zonas de descanso, cafetería, parking, aseos, salas de reuniones…) y explicar los procedimien-tos de actuación en el trabajo diario: reserva y utilización de las salas de reuniones, funcionamiento de las líneas de teléfono para hablar con otros empleados o con el exterior, listados de exten-siones telefónicas, etcétera. Si el edifi cio es compartido,

es probable que haya normas u obligaciones comunes, así como servicios y derechos. Por ejemplo, puede que exista un procedimiento especial para poder meter o sacar el vehículo del parking en noches o fi nes de semana; quizás exista un servicio de vigilantes de seguridad o tal vez esté regulado el régimen de visitas. Una persona o un grupo de trabajo deberá informarse de todo y valorar cuáles son los detalles que el conjunto de los trabajadores deberán conocer al incorporarse a la nueva ofi cina.

En defi nitiva, la gestión del cambio en cualquier organización puede suponer un riesgo o una oportunidad. Si se realiza un buen uso de la comunicación interna, una compañía se puede ahorrar incómodas e innecesarias reacciones de trabajadores agraviados por falta de información. Como suele ocurrir en muchos ámbitos de la comunicación, un Manual de Traslado puede ofrecer, con una inversión verda-deramente pequeña, una extraordinaria rentabilidad entre uno de los públicos prioritarios para cualquier empresa, sus propios profesion ales.•

determinada en un momento deter-minado. Esto signifi ca que se trata de una herramienta muy versátil, a disposición de las

el desconocimiento de su entor-no, una sensación que en el caso

de una mudanza puede afectar a toda

si se realiza un bien uso de la comunicación interna, una compañía se puede ahorrar incómodas reacciones de trabajadores agraviados por falta de información

Por las características de esta herramienta de comunicación interna, el Manual de Traslado es un documento completamente personalizado para una empresa determinada en un momento deter-

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sensación de posible zozobra que puede su-

frir cualquier trabajador cuando se incorpora a un

nuevo puesto de trabajo por el desconocimiento de su entor-

zozobra que puede su-frir cualquier trabajador

cuando se incorpora a un nuevo puesto de trabajo por

el desconocimiento de su entor-

pleados, y habrá que saber conjugar las posibilidades reales y el coste en tiempo y recursos para ob-tener la información con la utilidad de di-cha información. El

objetivo es evitar la sensación de posible

descripción de las nuevas ofi cinas (con apoyos gráfi cos preferentemente), con datos precisos sobre el funciona-miento en la nueva sede y los cambios introducidos en los procedimientos de actuación, si los hubiera.

descripción de las nuevas ofi cinas (con apoyos gráfi cos preferentemente), con datos precisos sobre el funciona-miento en la nueva sede y los cambios introducidos en los procedimientos de

Por las características de esta herramienta de comunicación

pleados, y habrá que saber conjugar las posibilidades reales y el coste en tiempo y recursos para ob-tener la información con la utilidad de di-cha información. El

objetivo es evitar la sensación de posible

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