DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA ... · 15 de la Ley 434 de 1998 y el artículo 2.2.2.1.3, del Decreto 1081 de 2015 y el Manual de Contratación del Departamento

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA – DAPRE

INVITACIÓN ABIERTA A COTIZAR

No. IAC-FP-001-2020 Términos de Referencia

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PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

CONVOCATORIA PÚBLICA ABIERTA

OBJETO:

Contratar la prestación del servicio para el desarrollo e implementación de la estrategia integral de comunicaciones a divulgar a través de medios masivos, para la

construcción de una paz con legalidad en el marco de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.

Bogotá D. C. - marzo de 2020




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I. Antecedentes El Fondo de Programas Especiales para la Paz – FONDO PAZ fue creado a través de la Ley 368 de 1997 como una cuenta especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, sin personería jurídica y administrada como un sistema separado de cuentas, cuya finalidad última es financiar y cofinanciar los planes, programas, estrategias e iniciativas por la paz. Los procesos adelantados por Fondo Paz se realizan en desarrollo de las funciones asignadas en la Ley 368 de 1997; Ley 434 de 1998; el Decreto 1081 de 2015; Ley 1941 de 2018, y las normas que los modifiquen, sustituya y adicionen, entre las que se encuentran las siguientes:

Diseñar, desarrollar los planes, programas y estrategias dirigidas al logro y mantenimiento de la paz, de conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República;

Financiar programas de paz encaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de grupos alzados en armas, que demuestren su voluntad de incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la dejación de armas;

Financiar acciones determinadas por el Consejo Nacional de Paz;

Administrar y ejecutar los recursos de los planes y programas de paz, que se adelanten en desarrollo de las funciones asignadas a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz;

Fomentar la coordinación interinstitucional, la participación de las organizaciones no gubernamentales y de la comunidad en el afianzamiento de la cultura de convivencia, respecto a los derechos humanos y bienestar social;

Dar impulso y apoyo económico a las iniciativas de la sociedad civil a nivel nacional y regional, encaminadas al logro y mantenimiento de la paz y la reconciliación y a una convivencia pacífica;

Financiar planes, programas y estrategias que se implementarán en los territorios que se establezcan como Zonas Estratégicas de Intervención Integral – ZEII, en búsqueda de reforzar las medidas de protección a la población, el fortalecimiento del Estado Social de Derecho y la prestación de servicios sociales de las ZEII de manera temporal. Las zonas ZEII serán declaradas por el Consejo de Seguridad Nacional atendiendo aspectos de interés nacional; espacios vacíos o precarios de institucionalidad; altos índices de criminalidad; déficit en el goce de derechos y necesidad de medidas de protección a la población; lugares con altos índices de necesidades básicas insatisfechas, pobreza extrema y alta presencia de población víctima de la violencia; amenaza al agua, a la biodiversidad y al medio ambiente; áreas de frontera; amenaza a la integridad del territorio; y economías ilícitas.

El parágrafo del artículo 14 de la Ley 434 de 1998 estableció que “el Fondo de Programas Especiales para la Paz también tendrá por objeto la financiación de las acciones que realice el




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Consejo Nacional de Paz, así como los programas de paz encaminados a fomentar la reincorporación a la vida civil de los grupos alzados en armas, de acuerdo con la política de paz existente”.

Así las cosas, son funciones generales del Fondo de Programas Especiales para la Paz, de acuerdo con el artículo 11 de la Ley 368 de 1997:

1. Diseñar y desarrollar los planes, programas y estrategias dirigidas a la generación de condiciones y al logro y mantenimiento de la paz, de conformidad con las directrices que señale el Presidente de la República.

2. Financiar y coordinar los planes, programas estrategias e iniciativas de paz. 3. Diseñar y desarrollar planes que conlleven a la habilitación y rehabilitación de los

discapacitados víctimas de la violencia. Adicional a lo anterior, el Decreto 1081 de 2015 estableció en su artículo 2.2.2.1.1 como funciones específicas del Fondo de Programas Especiales para la Paz, entre otras, las siguientes:

Diseñar, desarrollar, financiar y cofinanciar planes, programas y estrategias que generen condiciones, para el logro y mantenimiento de la paz.

Administrar y ejecutar los recursos de los planes y programas de paz, que se adelanten en desarrollo de las funciones asignadas a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz.

Financiar los estudios que permitan un seguimiento continuo a los hechos constitutivos de violencia y su evolución, y sirvan para crear alternativas de solución en la construcción de una política de paz.

Fomentar la coordinación interinstitucional, la participación de las organizaciones no gubernamentales y de la comunidad en el afianzamiento de una cultura de convivencia, respecto a los derechos humanos y bienestar social.

II. Introducción

Ante el Fondo de Programas Especiales para la Paz se radican solicitudes de diferentes instancias de la Presidencia de la República, entre ellas la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y la Consejería Presidencial para las Comunicaciones, que de acuerdo con el artículo 23 del Decreto 1784 de 2019, mediante el cual se modificó la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tiene como funciones las siguientes: 1. Asesorar al Presidente de la República, al Jefe de Gabinete y al Gobierno Nacional, en el

diseño de la estrategia general de comunicaciones en la definición de objetivos, mensajes y contenidos; y coordinar su seguimiento y evaluación.




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2. Asesorar a los jefes de oficina de comunicaciones y a los demás responsables de las comunicaciones, en la construcción y seguimiento de la estrategia de comunicaciones del Gobierno nacional.

3. Asesorar y alinear la estrategia general de comunicaciones del Gobierno nacional en el manejo de situaciones especiales de crisis de reputación y/o imagen.

4. Asesorar al Gobierno Nacional en la formulación y revisión de la estrategia de manejo de imagen de Colombia en el interior y exterior del país.

5. Asesorar al Gobierno Nacional en la ejecución de las estrategias sectoriales y regionales en materia de comunicaciones.

6. Formular, en coordinación con la Secretaría de Prensa, la estrategia, los lineamientos y la metodología de divulgación a medios de comunicación, de los actos en los que participen el Presidente y Vicepresidente de la República, los ministros, los directores de departamentos administrativos y los altos funcionarios del Gobierno Nacional.

7. Impartir directrices y hacer seguimiento a la implementación y publicación de las herramientas, piezas, mensajes y contenidos para los eventos en que participe el Presidente de la República y aquellos que se deriven de la ejecución de la estrategia de comunicaciones del Gobierno Nacional.

8. Hacer seguimiento y formular recomendaciones sobre la información emitida por las agencias de noticias y los diferentes medios de comunicación en los casos en los que se considere pertinente.

9. Coordinar las actividades de relacionamiento estratégico con audiencias que sean importantes para el buen entendimiento de las políticas del Gobierno Nacional.

10. Coordinar con el director del Departamento, la formulación de la estrategia digital, la definición de objetivos, mensajes y contenidos, la cual debe estar alineada con la estrategia general de comunicaciones del Gobierno Nacional.

11. Las demás que le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia y las que sean asignadas por el Presidente la República y el Jefe de Gabinete.

La divulgación institucional, como elemento de la comunicación pública sirve a los diferentes poderes públicos para intercambiar y compartir información de utilidad para la ciudadanía en general en la construcción de una “Paz con Legalidad”. Es a través del mecanismo de la divulgación que se promueve la difusión de las distintas líneas de políticas, proyectos, programas, retos y logros obtenidos, constituyéndose así en un instrumento útil para dar a conocer el desarrollo del pacto transversal de construcción de paz. La Ley 434 de 1998 en su artículo 14 establece que “El Fondo de Programas Especiales para la Paz administrará los recursos que garanticen el desarrollo de las funciones y programas del Consejo Nacional de Paz de conformidad con sus planes, programas y prioridades”, conforme a lo cual el Fondo de Programas Especiales para la Paz apoya en el desarrollo de actividades encaminadas al logro y mantenimiento de la paz, las cuales exigen una respuesta ágil y oportuna a las solicitudes de apoyo del Gobierno Nacional, la sociedad civil y otros actores relevantes para la consolidación de la Paz. Por lo anterior y teniendo en cuenta que la Consejería Presidencial para las Comunicaciones no cuenta con la capacidad de personal, infraestructura y conocimiento para poder realizar los conceptos creativos, diseños gráficos, producción de piezas de comunicación y campañas




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publicitarias necesarias para divulgar y promocionar los proyectos de comunicación, el Fondo de Programas Especiales para la Paz requiere contratar la prestación del servicio para el desarrollo e implementación de la estrategia integral de comunicaciones a divulgar a través de medios masivos y convencionales, para apoyar la construcción de una paz con legalidad en el marco de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. La presente invitación abierta a cotizar no compromete al Fondo de Programas Especiales para la Paz, razón por la cual tendrá siempre la facultad de suspender o cancelar en cualquier momento el proceso de recibo de cotizaciones, por lo que la participación de un oferente no le otorgará derecho alguno al agotamiento y finalización del proceso iniciado. En cualquier etapa del proceso contractual antes de la adjudicación, el Ordenador del Gasto de FONDO PAZ podrá desistir de continuar con el proceso, por motivos que se expondrán en el acto administrativo respectivo. Lo anterior, considerando que, en virtud del régimen de contratación del Fondo de programas Especiales para la Paz,, los contratos que celebre el Director del Fondo, sólo se someterán a las normas que rigen la contratación entre particulares, sin perjuicio de la inclusión de las cláusulas excepcionales contempladas en la Ley 80 de 1993 y las que las modifiquen y adicionen, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1º del Decreto 716 de 1994, el artículo 15 de la Ley 434 de 1998 y el artículo 2.2.2.1.3, del Decreto 1081 de 2015 y el Manual de Contratación del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, expedido a través de Resolución No. 0353 de 2019

III. Invitación

El Fondo de Programas Especiales para la Paz pone a disposición de los interesados los presentes términos de referencia para seleccionar el contratista encargado de ejecutar el contrato de prestación de servicios cuyo objeto será: “Contratar la prestación del servicio para el desarrollo e implementación de la estrategia integral de comunicaciones a divulgar a través de medios masivos, para la construcción de una paz con legalidad en el marco de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo”. La documentación que justifica la apertura de la presente invitación abierta a cotizar se encuentra plasmada en los antecedentes de contratación y demás documentos que reposan en la carpeta contractual y que por ende hacen parte integral de la misma. La selección del futuro contratista se realizará a través de la presente invitación abierta a cotizar. Las personas naturales o jurídicas que se encuentren interesadas en aplicar a la misma podrán presentar de manera oportuna las observaciones al presente documento atendiendo lo establecido en el cronograma publicado.

A. Invitación a veedurías ciudadanas. El Fondo de Programas Especiales para la Paz invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social al presente proceso de contratación a que presenten las recomendaciones que consideren convenientes y consulten los documentos del proceso en la página web de la Presidencia de la Republica de Colombia




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www.presidencia.gov.co

B. Compromiso anticorrupción Los interesados en presentarse en esta invitación deberán suscribir el compromiso anticorrupción contenido en el FORMATO No. 2 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN en el cual manifiestan su apoyo irrestricto a los esfuerzos del Estado colombiano contra la corrupción.

Si hay incumplimiento comprobado del compromiso anticorrupción por parte del participante, sus empleados, representantes, asesores o de cualquier otra persona que en la presente invitación actúe en su nombre, es causal suficiente para el rechazo de la cotización o para la terminación anticipada del contrato si el incumplimiento ocurre con posterioridad a la adjudicación del mismo, sin perjuicio de que tal incumplimiento tenga consecuencias adicionales.

C. Costos derivados de participar en la presente Invitación Abierta a Cotizar Los costos y gastos en que los interesados incurran con ocasión del análisis de los documentos de la presente invitación, la presentación de observaciones, preparación y presentación de las propuestas, la presentación de observaciones a las mismas y cualquier otro costo directo o indirecto relacionado con la participación en la presente invitación abierta a cotizar, estará a cargo exclusivo de los interesados y proponentes.

D. Comunicaciones

La presente INVITACIÓN ABIERTA A COTIZAR se publicará en la página web de Presidencia de la República www.presidencia.gov.co para garantizar la publicidad de la misma y se hace con el objetivo de que un número mayor de personas realicen la consulta preliminar de los términos a través de dicho sitio web.

Las propuestas y sus respectivos soportes establecidos en los presentes términos se deben presentar en forma física radicándolos en la ventanilla de correspondencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República de Colombia ubicada en la Calle 7 No. 6-54 de la ciudad de Bogotá, dirigidos al Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz. El plazo máximo para que los interesados radiquen su propuesta será el señalado en el cronograma incluido en el presente documento, las ofertas recibidas después de esta hora y fecha se tendrán como no presentadas y no serán tenidas en cuenta. Los interesados en participar deberán tener en cuenta el tiempo que deben invertir en el envío y radicación de los documentos el cual no se tendrá en cuenta para efectos del plazo señalado.

Las observaciones y/o solicitudes de aclaración que surjan sobre los términos de referencia de la presente invitación se deben enviar a los correos electrónicos [email protected] y [email protected] teniendo en cuenta

http://www.presidencia.gov.co/


mailto:[email protected]





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los plazos determinados en el cronograma de la presente convocatoria. Las comunicaciones y solicitudes enviadas al Fondo de Programas Especiales para la Paz por canales distintos a los mencionados en los párrafos anteriores, no serán tenidas en cuenta, hasta que sean remitidas por uno de los medios descritos en el presente documento.

Los interesados en participar en la presente convocatoria deberán tener en cuenta las siguientes condiciones y orientaciones de carácter general:

a. Examine rigurosamente el contenido de la convocatoria, sus anexos y/o formatos. b. Verifique no estar incurso en alguna de las causales de inhabilidades e

incompatibilidades para celebrar contratos con las entidades estatales según lo dispuesto en la normatividad legal vigente.

c. Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia para los documentos que la requieran, esto demostrará que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.

d. Debe contener todos los documentos habilitantes establecidos en la presente invitación. e. Cualquier omisión del interesado en proporcionar la información requerida será de su

propio riesgo y podrá generar el rechazo de su propuesta. f. FONDO PAZ podrá verificar cualquier información que se allegue con la propuesta a

través de la autoridad o institución que considere pertinente y con los soportes documentales que podrán ser solicitados en cualquier tiempo al interesado.

g. Serán de cargo del interesado todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta.

h. De igual forma, los costos de legalización del contrato, en caso de resultar adjudicatario, estarán a cargo del contratista.

i. Las propuestas deberán entregarse de acuerdo con lo fijado en el cronograma de la invitación.

j. Las propuestas deberán tener una vigencia mínima de treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la convocatoria.

No será admisible como excusa el desconocimiento o desinformación de las condiciones y términos de la presente invitación. No obstante que el medio principal de publicación de información es la página web www.presidencia.gov.co cada uno de los proponentes u oferentes al presentar su propuesta u oferta autoriza al Fondo de Programas Especiales para la Paz, para que notifique cualquier decisión sobre los presentes términos de referencia a los correos electrónicos que hayan indicado como medio de recibo de información.

E. Idioma

Los documentos y las comunicaciones entregadas, enviadas o expedidas por los interesados o por terceros para efectos de la presente convocatoria para ser tenidos en cuenta en la misma, deben ser otorgados y presentados en idioma castellano.

La documentación con la cual los interesados acrediten los requisitos habilitantes contenidos





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en la presente invitación a cotizar y que estén en una lengua extranjera, deben ser traducidos al castellano por un traductor oficial, estar debidamente apostillados y presentarse junto con copia del documento original.

De acuerdo con lo anterior, para la adjudicación de la presente convocatoria el oferente que resulte seleccionado deberá presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados por escrito en lengua extranjera, la cual deberá ser oficial y acorde con los términos del artículo 251 del Código General del Proceso, cumpliendo el trámite de apostilla o consularización.

F. Legalización de documentos otorgados en el exterior Los documentos presentados por el participante no requieren legalización alguna salvo lo establecido en la presente sección respecto de los documentos otorgados en el exterior y por los poderes generales o especiales que deben ser otorgados ante notario público.

El participante debe presentar con su propuesta los documentos públicos otorgados en el exterior sin que sea necesaria su legalización de acuerdo con la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros y la Ley 1564 de 2012. Para el momento de la selección el interesado debe presentar los documentos públicos otorgados en el extranjero, legalizados de conformidad con la normativa aplicable.

G. Conversión de monedas

Los interesados deben presentar sus estados financieros en la moneda legal del país en el cual fueron emitidos y adicionalmente en pesos colombianos. Si están expresados originalmente en una moneda diferente a dólares de los Estados Unidos de América, deberán convertirse a esta moneda teniendo como referencia el valor de la tasa representativa del mercado de acuerdo a los valores del Banco de la Republica. Una vez que se tengan las cifras en dólares de los Estados Unidos de América o si la información se presenta originalmente en dicha moneda, para la conversión a pesos colombianos se debe tener en cuenta la tasa representativa del mercado certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para la fecha de corte de los estados financieros.

H. Subsanabilidad

La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al interesado, no necesarios para la comparación de las propuestas, no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la cotización que no afecten la asignación de puntaje, serán solicitados por el Fondo de Programas Especiales para la Paz y estos deberán ser entregados por los interesados según lo consignado en el cronograma de la presenta invitación.

Serán rechazadas las propuestas de aquellos interesados que no suministren la información




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y la documentación solicitada por el Fondo de Programas Especiales para la Paz hasta el plazo señalado. Durante el término otorgado para subsanar las propuestas, los interesados no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre de la presente invitación.

La no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma.

IV. Definiciones

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo como lo requiera el contexto en el cual son utilizados. Los términos no definidos a continuación deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

DEFINICIONES

Anexo Es el conjunto de formatos y documentos que se adjuntan a los presentes términos de referencia y que hacen parte integral del mismo

Contrato

Es el negocio jurídico que se suscribirá entre el Fondo de Programas Especiales para la Paz y el adjudicatario, por medio del cual se imponen a las partes obligaciones recíprocas y se conceden derechos correlativos.

TRM

Tasa de cambio representativa del mercado spot de dólares de los Estados Unidos de América certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para una fecha determinada publicada en la página web www.superfinanciera.gov.co

Descripción del Objeto a Contratar

Objeto: “Contratar la prestación del servicio para el desarrollo e implementación de la estrategia integral de comunicaciones a divulgar a través de medios masivos, para la construcción de una paz con legalidad en el marco de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo”.

V. Plazo de Ejecución

El plazo de ejecución del contrato resultante de la presente invitación se contará a partir de la suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, hasta agotar los recursos o hasta el 31 de diciembre de 2020, lo que ocurra primero.

VI. Presupuesto Oficial

El presupuesto oficial para la presente contratación es de CINCO MIL OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($5.800.000.000), incluidos IVA y demás impuestos, costos y

http://www.superfinanciera.gov.co/




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gastos directos e indirectos a que haya lugar. A efectos de estimar el presupuesto de la presente invitación abierta a cotizar, el equipo estructurador del proceso adelantó un estudio de mercado para determinar el valor del FEE mensual a pagar, teniendo en cuenta el equipo humano requerido por la Consejería para las Comunicaciones. Así mismo, para establecer el valor de la comisión de intermediación de medios a pagar al contratista y el costo de la producción de las piezas audiovisuales y gráficas, se revisaron contratos con objeto similar suscritos y ejecutados por el Fondo de Programas Especiales para la Paz y el Fondo Colombia en Paz. El equipo estructurador determinó, de acuerdo con el estudio de mercado, que el valor del FEE mensual no puede superar los SESENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($65.000.000) más IVA y de igual manera determinó un 1% de servicios de intermediación de medios, como resultado del previo análisis del mercado y del referente histórico de los contratos iguales y/o similares ejecutados por la entidad en años anteriores. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: La realización de los pagos del contrato resultado de este proceso se ordenará con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3520 de fecha marzo18 de 2020, expedido por la Coordinadora del Grupo de Presupuesto del Área Financiera del DAPRE. El proponente deberá considerar en su oferta todos los costos correspondientes a impuestos, tasas, contribuciones o gravámenes que se causen con ocasión de la suscripción, legalización, ejecución y liquidación del contrato y demás a que haya lugar. Adicionalmente tendrá en cuenta, los costos de las pólizas incluidas en el numeral “Garantías” del presente documento y todos los demás impuestos que se generen por la celebración de este contrato. Es responsabilidad exclusiva del PROPONENTE realizar las averiguaciones, los cálculos y estimaciones que considere necesarios para elaborar su propuesta económica y, por ende, le asiste la obligación de consultar ante las diferentes entidades recaudadoras qué impuesto le es aplicable en caso de ser adjudicatario

VII. Forma de Pago El contrato que se suscriba como resultado del proceso de selección se pagará de la siguiente manera: SERVICIOS FIJOS: FEE PERSONAL. Para los servicios de agencia se cancelará el valor mensual a precio global (a todo costo) ofertado por el contratista por concepto de FEE, IVA incluido, como consecuencia de la ejecución de todos los servicios realizados. Este valor debe incluir toda la supervisión de producción de piezas de comunicación, la supervisión y la remuneración de la labor de la agencia de medios asociada, o de las labores de análisis, estrategia, plan de medios y seguimiento de pauta que realice la agencia de comunicaciones directamente, sobre demanda




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de la Entidad, previo informe de ejecución de actividades y certificación de cumplimiento por parte del supervisor.

NOTA: Para el trámite de las facturas se debe presentar informe de ejecución de actividades y copia en medio magnético de las piezas o planes de medios ejecutados. Dichos informes y soportes deben ir acompañados de la certificación de cumplimiento por parte del supervisor, así como del certificado de paz y salvo por concepto de pago de aportes a seguridad social y parafiscales. BOLSA DE SERVICIOS. LOS SIGUIENTES SERVICIOS SE CANCELARÁN TENIENDO EN CUENTA LAS ACCIONES EJECUTADAS: PRODUCCIÓN DE PIEZAS DE COMUNICACIÓN. Se realizará un pago mensual por valor de las acciones ejecutadas previa presentación de factura por concepto de producción de piezas audiovisuales, gráficas y demás piezas de comunicación ordenadas por el supervisor del contrato. NOTA: Para el trámite de las facturas se debe presentar un informe de ejecución de actividades y copia en medio magnético de las piezas. Dichos informes y soportes deben llevar el visto bueno de la Consejería Presidencial para las Comunicaciones y certificación de cumplimiento por parte del supervisor, así como el certificado de paz y salvo por concepto de pago de aportes a seguridad social y parafiscales. SERVICIOS DE AGENCIA DE MEDIOS. Se realizarán pagos por valor de las acciones ejecutadas previa presentación de las facturas en las cuales se reconocerá el porcentaje de intermediación de la agencia de medios por concepto de compra de espacios en medios de comunicación masiva (televisión, radio, prensa, revistas, OOH y medios no tradiciones) para la pauta de campañas institucionales. NOTA: El valor del contrato será por la totalidad del valor del presupuesto es decir por CINCO MIL OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($5.800.000.000) IVA INCLUIDO, distribuido de la siguiente manera: FIJOS: $585.000.000 incluido IVA. Correspondientes a $65.000.000 mensuales durante nueve (9) meses de ejecución (abril a diciembre de 2020), por concepto de Servicio del Oferente (FEE Personal).

BOLSA DE SERVICIOS: $5.215.000.000 incluido IVA. Conformado por: Producción de piezas de comunicación Divulgación de piezas en medios de comunicación masivos: nacionales, regionales, locales y comunitarios. NOTA IMPORTANTE: En el evento en que los cargos fijos (FEE) disminuyan con el valor de la propuesta, este valor será reasignado a la BOLSA DE SERVICIOS.




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Con el fin de aceptar y tramitar el respectivo pago mensual, se deberán tener en cuenta los siguientes requisitos: Presentación de los siguientes documentos por parte del contratista:

a. Factura de venta de los servicios efectivamente prestados, la cual deberá cumplir con

los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario: 1. Estar denominada expresamente como factura de venta. 2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios,

junto con la discriminación del IVA pagado. 4. Sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 5. Fecha de expedición. 6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. 7. Valor total de la operación. 8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. 9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

b. Resolución de facturación vigente (solo para el primer pago). c. Certificación expedida por el representante legal o revisor fiscal, según corresponda,

donde se indique encontrarse al día con los pagos por concepto de seguridad social y aportes parafiscales.

d. Soportes de los pagos efectuados a terceros para cada uno de los eventos efectuados en el periodo facturado.

e. Certificación de ejecución suscrita por el supervisor del contrato. f. Certificación bancaria con una antigüedad máxima de noventa (90) días frente a la

fecha de la factura radicada. g. Informe detallado de las actividades facturadas en el respectivo mes, acompañado de

una copia en medio magnético de las piezas o planes de medios ejecutados.

Los pagos se efectuarán sujetos al PAC aprobado y designado por parte del Ministerio de Hacienda, sin generar intereses moratorios y dentro de los 15 días calendario contados a partir de la fecha de radicación en la ventanilla del Departamento Administrativo de la Presidencia (DAPRE) en la Calle 7 No. 6-54 de Bogotá D.C.

En caso de que se presenten inconsistencias en los documentos soporte del pago, serán devueltos por parte del supervisor para las correcciones del caso y los días para pago contarán desde la fecha de radicación de los documentos ya corregidos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no ocasionarán derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.

La factura deberá dirigirse a la Dirección del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE, NIT 899.999.083-0 a nombre del supervisor del contrato y se deberá




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radicar en la ventanilla de correspondencia de la Entidad ubicada en la Calle 7 No. 6 – 54 de Bogotá.

La Entidad no reconocerá pagos o entrega de elementos o prestación de servicios que no hubieren sido previamente requeridos o autorizados de manera escrita por el supervisor del contrato y/o quien ejerza el apoyo a la supervisión.

VIII. Evaluación de Proponentes

REQUISITOS HABILITANTES - JUSTIFICACIÓN DE FACTORES DE SELECCIÓN.

La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje. La exigencia de tales condiciones será adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. Son requisitos y documentos mínimos habilitantes la capacidad jurídica, garantía de seriedad del ofrecimiento, la capacidad financiera y organizacional y el cumplimiento de las especificaciones técnicas que la entidad ha definido como condiciones mínimas que deberán cumplir los proponentes para que su propuesta sea habilitada. Estos requisitos no otorgan puntaje y la entidad los verificará como CUMPLE o NO CUMPLE. La entidad verificará y evaluará las condiciones jurídicas, financieras y técnicas de los interesados en participar, con el propósito de habilitar las propuestas presentadas. En el momento señalado en los términos de referencia de la Invitación Abierta a Cotizar, los proponentes presentarán una propuesta completa, que incluya la información sobre la capacidad jurídica y técnica, capacidad financiera y la propuesta económica. En los términos de referencia de la Invitación Abierta a Cotizar se establecerán los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, que permitirán la selección de la oferta más favorable al Fondo de Programas Especiales para la Paz. NOTA: La información objeto de verificación en el Registro Único de Proponentes - RUP deberá estar vigente al momento de la presentación de la oferta y en firme máximo hasta el día de la selección para que ésta sea considerada en la verificación preliminar como habilitada o no habilitada.

No. FACTORES DE VERIFICACIÓN

1. Capacidad Jurídica Cumple / No cumple

2. Capacidad Financiera Cumple / No cumple

3. Capacidad Técnica Cumple / No cumple




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REQUISITOS JURÍDICOS HABILITANTES (CUMPLE / NO CUMPLE).

Podrán participar en la presente invitación las personas jurídicas directamente, nacionales o multinacionales, cuyo objeto social se relacione con el objeto de la presente contratación, que no se encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución y la ley. Cada proponente deberá aportar la siguiente documentación:

1. Carta de presentación de la oferta (Formato No. 1) debidamente firmada por el oferente o representante legal indicando su nombre. El Proponente aportará una carta de presentación de la propuesta debidamente firmada (no se aceptarán sellos o firmas escaneadas), en la cual se destaque la identificación clara del sujeto jurídico que hace la oferta, el ofrecimiento incondicional de celebrar el contrato propuesto y la manifestación y el compromiso de acoger y respetar las reglas del proceso de selección. Esta deberá estar suscrita por el interesado que será el representante legal para personas jurídicas.

2. Garantía de seriedad de la oferta. El proponente deberá garantizar el cumplimiento de la oferta que presente y la suscripción del respectivo contrato, en caso de que este le sea adjudicado, mediante la constitución de una garantía de seriedad de la oferta ante entidades públicas con régimen privado de contratación a favor del Fondo de Programas Especiales para la Paz - NIT 899.999.083-0, por un valor equivalente al 10% del presupuesto oficial del proceso y con una vigencia mínima de TRES (3) MESES a partir de la fecha de cierre del proceso de contratación según el cronograma publicado. La garantía no podrá tener cláusulas excluyentes adicionales a las timbradas en ella. El oferente, por el acto de ofertar, acepta que el Fondo de Programas Especiales para la Paz solicite ampliar el término de vigencia de la garantía en la medida en que ello sea necesario. Los costos que se causen por la expedición o prórrogas de la garantía estarán a cargo del oferente. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado, la garantía de seriedad de la oferta se hará efectiva a favor del Fondo de Programas Especiales para la Paz de conformidad con el artículo 2.2.1.2.3.1.6 del Decreto 1082 de 2015: “Artículo 2.2.1.2.3.1.6. Garantía de los riesgos derivados del incumplimiento de la oferta. La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:

a) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la Adjudicación o la suscripción del contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.

b) El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las ofertas. c) La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario. d) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del

contrato.”




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3. Certificado de existencia y representación legal. Expedido por la cámara de comercio del domicilio del oferente o por la autoridad competente, de acuerdo con la naturaleza del proponente, con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anterior a la fecha fijada para el cierre del proceso, donde conste que su objeto social contempla la realización de actividades afines o relacionadas con el objeto del contrato y que cuenta con la capacidad jurídica para celebrar y ejecutar contratos. Además, deberá indicar la duración de la persona jurídica, la cual no podrá ser inferior a la vigencia del contrato y cuatro (4) años más.

4. Cuando el representante legal de la persona jurídica tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de esta, deberá adjuntarse copia del documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta de acuerdo con el valor de la convocatoria pública, en cuantía igual o superior al valor de la oferta, en caso de ser necesaria de conformidad con los estatutos de la misma. Se procederá de igual forma en los casos de cualquier limitación estatutaria.

5. Los oferentes extranjeros sin sucursal o domicilio en Colombia deberán presentar sus propuestas a través de apoderado facultado para tal fin, con arreglo a las disposiciones legales que rigen la materia.

La persona jurídica de origen extranjero que no sea residente en Colombia podrá presentar propuesta, previo cumplimiento de los requisitos generales aplicables a los oferentes nacionales, con las excepciones del caso y especialmente cumpliendo los siguientes requisitos:

a. Cuando se trate de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberán acreditar la constitución de un apoderado (poder especial), domiciliado y residente en Colombia, debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, así como para representarla administrativa, judicial y extrajudicialmente.

b. Deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal o el documento equivalente del país en que se haya constituido jurídicamente. Si el mismo se encuentra en idioma distinto al castellano, deberá presentarse en su lengua original junto con la traducción al castellano. En el evento en que el oferente extranjero ostente limitación en su capacidad de contratación o de oferta, deberá adjuntar el documento mediante el cual se remueva dicha limitación. En lo no previsto aquí expresamente, se aplicará el régimen dispuesto para los nacionales colombianos en lo que resulte aplicable a los extranjeros.

c. En cumplimiento de lo ordenado por el parágrafo 2° del artículo 6° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto – Ley 019 de 2012, el oferente extranjero, persona natural sin domicilio en Colombia o persona jurídica extranjera que no tenga establecida sucursal en el país, NO se encuentra obligado a inscribirse ni calificarse en el Registro Único de Proponentes - RUP.




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d. El oferente extranjero deberá relacionar y certificar la experiencia exigida en este proceso. En el evento en que dicha experiencia se haya obtenido en país distinto a Colombia, deberá adjuntar la certificación respectiva que deberá cumplir con los requisitos establecidos en este documento. Adicionalmente, si la certificación se encuentra en idioma distinto al castellano, deberá adjuntarse además del documento en idioma extranjero, la traducción correspondiente. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 874 del Código de Comercio, en concordancia con el Artículo 28 de la Ley 9 de 1991, el artículo 3 del Decreto 1735 de 193 y la Resolución No. 8 de 2000, modificada por la Resolución 6 de 2006 del Banco de la República, el valor en pesos colombianos del contrato o contratos celebrados en moneda distinta será el de la fecha de su suscripción o firma, de acuerdo con la tasa de cambio oficial indicada por el Banco de la República para esa fecha.

6. En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin domicilio ni sucursal en Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo señalado en los artículos 471 y 474 del mismo.

7. Certificado del Sistema de Información del Boletín de Responsables Fiscales - SIBOR expedido por la Contraloría General de la República donde se deberá verificar la no inclusión del oferente (persona jurídica y representante legal), con una fecha de expedición no superior a un (1) mes a la presentación de la oferta.

8. Certificado del Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades - SIRI expedido por la Procuraduría General de la Nación (persona jurídica y representante legal), con una fecha de expedición no superior a un (1) mes a la presentación de la oferta.

9. Certificado de antecedentes judiciales del representante legal, con fecha de expedición no superior a un (1) mes a la presentación de la oferta.

10. Certificado de consulta en el Sistema de Registro Nacional de Medidas Correctivas - RNMC del representante legal.

11. Certificación de cumplimiento del pago de aportes parafiscales (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar) y de aportes en pensión, salud y riesgos laborales. Para efectos del pago el contratista deberá adjuntar la constancia de pago junto con las planillas correspondientes al mes anterior a la presentación de la oferta.

De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 1150 de 2007 y la Ley 1562 de 2012, a la fecha de cierre del proceso de selección el oferente deberá aportar certificación del cumplimiento de sus obligaciones y pago de aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje o CREE, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o en su defecto por el representante legal, la cual en todo caso, acreditará el




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cumplimiento de la obligación como mínimo en los SEIS (6) MESES anteriores a la presentación de la oferta, con el fin de dar cumplimiento al artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Para el caso en que el oferente tenga un acuerdo de pago vigente, deberá certificar que se encuentra al día con los pagos acordados en el mismo, al mes anterior al cierre. NOTA: Junto con la certificación deberá anexarse copia del documento de identificación del revisor fiscal o contador junto con copia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios de la Junta de Contadores, el cual deberá tener una fecha de expedición no superior a tres (3) meses.

12. Fotocopia de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT. Con el fin de conocer el régimen Tributario a que pertenece el proponente, deberá presentarse con la propuesta, fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección General de Impuestos Nacionales, donde aparezca claramente el NIT del proponente.

13. Cuando el oferente sea una persona jurídica extranjera sin sucursal en Colombia no deberá presentar el Registro Único Tributario (RUT). Sin embargo, en caso de resultar adjudicatario, deberá inscribirse en el mismo.

14. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal.

15. Fotocopia de la libreta militar del representante legal, en los términos del artículo 11 de la Ley 1861 de 2017 (hombres, menores de 50 años).

16. Carta de los oferentes (representante legal y persona jurídica) FORMATO No. 10 CERTIFICADO DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES mediante el cual

declaran no estar incursos en causal de inhabilidades o incompatibilidades.

REQUISITOS TÉCNICOS HABILITANTES (CUMPLE / NO CUMPLE). 1. Cumplimiento de Especificaciones Técnicas: Se acreditará mediante la suscripción del

FORMATO No. 3 ACEPTACIÓN CONDICIONES TÉCNICAS Y OBLIGACIONES ESPECÍFICAS a través del cual se acepta la totalidad de las condiciones técnicas y obligaciones específicas del presente proceso de contratación.

2. Experiencia mínima Habilitante: Los proponentes deberán acreditar haber suscrito, iniciado, ejecutado y terminado, dentro de los cuatro (4) años anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de selección, al menos cuatro (4) y máximo diez (10) contratos con entidades públicas o privadas, nacionales o extranjeras, relacionados con la prestación de servicios de agencia de comunicaciones, producción audiovisual y central de medios. La sumatoria de los valores de los contratos presentados debe totalizar un valor igual o superior al presupuesto oficial de este proceso convertido en salarios mínimos mensuales vigentes y por lo menos el 20% de esta experiencia, deberá ser con entidades públicas nacionales.




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No. SMLV 6.607,4

Condiciones generales para la presentación de certificaciones de experiencia.

1. La verificación de la experiencia se realizará con base en la información que reporten los proponentes en el FORMATO No. 4 RELACION CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA DEL PROPONENTE dispuesto para tal fin y en los respectivos soportes de la información consignada en el mismo.

2. En todo caso, cuando se pretenda acreditar la experiencia exigida, el oferente deberá

aportar la certificación en papelería institucional (incluso anexos, si llegase a tener) expedida por la entidad contratante, en la que se reflejen como mínimo los siguientes requisitos:

a) Nombre de la empresa / entidad contratante. b) Nombre del contratista. c) Número del contrato (si tiene). d) Objeto del contrato. e) Valor ejecutado. f) Actividades realizadas. g) Estado del contrato (en caso de que la certificación no indique que el estado del

contrato es terminado, el proponente podrá adjuntar la correspondiente acta de terminación o liquidación debidamente firmada).

h) Fecha de inicio (día, mes, año) y fecha de terminación (día, mes, año). i) Nombre y firma de quien expide la certificación.

NOTA 1: En caso de que las certificaciones no cuenten con la totalidad de la información aquí solicitada, el oferente podrá allegar adicionalmente el acta de liquidación con la respectiva copia del contrato.

3. Si el contrato que se pretende hacer valer como experiencia fue cedido o recibido en cesión, la certificación deberá especificar la fecha de la cesión y discriminar el valor del contrato ejecutado por el oferente.

4. El valor que se contabilizará para los efectos de los valores requeridos en este numeral será aquel que se certifique como ejecutado, es decir no se tendrá en cuenta el valor no ejecutado.

Reglas generales para la valoración de la experiencia.

1. La experiencia adquirida en consorcio o unión temporal será tenida en cuenta de acuerdo con el porcentaje de participación en el Consorcio o Unión Temporal en la cual fue adquirida.




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2. Si el proponente adjunta con su propuesta certificaciones adicionales a las diez (10) máximas requeridas por FONDO PAZ, estas se tendrán en cuenta hasta completar los 10 contratos máximos establecidos y, en cualquier caso, solamente se contabilizarán las que se relacionen en el FORMATO No. 3 RELACIÓN CERTIFICACIÓN EXPERIENCIA, hasta completar 10 contratos.

3. En caso de que se relacione más de un contrato en una sola certificación, para efectos

de verificación se tomará la experiencia específica del proponente que se encuentre directamente relacionada con los servicios o actividades solicitadas por FONDO PAZ de cada contrato individualmente considerado, en orden de mayor a menor valor ejecutado siempre que cumplan con las especificaciones establecidas en el presente documento y en los términos de referencia.

Para el cálculo de la experiencia se tendrán en cuenta los 10 primeros contratos aportados, sea que se encuentren certificados de manera individual o agrupados en una certificación.

4. Cuando el valor de los contratos y/o certificaciones con los cuales se pretenda acreditar

la experiencia se encuentren expresados en moneda extranjera:

➢ Para el caso de los contratos en dólares americanos, se hará la conversión a pesos colombianos con la TRM publicada por el Banco de la República en su página oficial, para la fecha de terminación del contrato.

➢ Cuando la experiencia reportada se haya facturado en moneda extranjera diferente al dólar americano, se realizará su conversión a dólares americanos de acuerdo con las tasas de cambio publicadas por el Banco de la República en su página oficial, teniendo en cuenta la fecha de terminación del contrato y seguidamente a pesos colombianos.

5. Cuando la experiencia a aportar haya sido obtenida de manera directa con el Fondo de

Programas Especiales para la Paz, el proponente podrá acreditar la misma, tal como se establece en este documento o aportando copia de los contratos suscritos, sin perjuicio que el Fondo de Programas Especiales para la Paz verifique internamente la real ejecución de los contratos.

6. El Fondo de Programas Especiales para la Paz podrá, en cualquier estado en que se

encuentra el proceso de selección, verificar y solicitar ampliación de la información presentada por el oferente para la acreditación de la experiencia.

7. Cuando en las certificaciones mediante las cuales se pretenda acreditar la experiencia

se encuentren también relacionados bienes y/o servicios u operaciones de características disímiles a las del objeto del presente proceso contractual, se tendrá en cuenta únicamente la experiencia correspondiente a la relacionada con el objeto del presente proceso de selección. Para el efecto, deberá discriminarse claramente el (los) valor(es) parcial(es) de los diferentes bienes o servicios u operaciones incluidos en




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dicha certificación. Las certificaciones que no permitan establecer con claridad el valor diferenciado de los servicios relacionados con el objeto del presente proceso de contratación y aquellos que no, no serán tenidas en cuenta para el cálculo de la experiencia. En caso de haberse aportado certificaciones de más de 10 contratos, esta certificación será reemplazada por otra.

8. Para el cálculo del valor del contrato en salarios mínimos, se tomará el valor del contrato

al momento de su finalización, incluidas adiciones y/o modificaciones y se dividirá por el valor del SMMLV del año correspondiente a la terminación.

NOTA 1: El Fondo de Programas Especiales para la Paz se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos y/o certificaciones que el oferente aporte. NOTA 2: Si se trata de un oferente extranjero, deberá relacionar y certificar la experiencia exigida en este proceso y dentro del territorio colombiano. Adicionalmente si la certificación se encuentra en idioma diferente al castellano, deberá adjuntar al documento en idioma extranjero, la traducción oficial del documento. Condiciones generales para la presentación de certificación del equipo de trabajo mínimo requerido para la ejecución del contrato (Cumple / No Cumple): El proponente debe allegar en la propuesta, certificación de acuerdo con el FORMATO No. 5 CARTA COMPROMISO PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO.

Personal requerido Dedicación

Planner Estratégico 40 %

Director Creativo Senior (Copy)

100%

Diseñador Gráfico Senior 100%

Director de Cuenta Senior 100%

Motion Grapher 100%

Diseñador Gráfico Junior 60%

El adjudicatario del contrato deberá presentar al supervisor, antes del acta de inicio, las hojas de vida del personal mínimo requerido y certificado en la propuesta. En el caso que en el desarrollo del contrato el contratista deba cambiar alguno de los perfiles mínimos requeridos, este cambio deberá ser aprobado previamente por el supervisor con la presentación de la hoja de vida del nuevo integrante y el proceso de reemplazo del personal no podrá exceder tres (3) días hábiles. REQUISITOS HABILITANTES FINANCIEROS (CUMPLE/NO CUMPLE)

A continuación, se enunciarán los requisitos y documentos financieros que deberá presentar y cumplir el proponente con el objeto de validar si el mismo cuenta con la capacidad y los recursos suficientes para ejecutar adecuadamente el contrato y las actividades solicitadas en




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la presente convocatoria, garantizando el uso óptimo y el buen manejo de los recursos del proceso.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1082 de 2015, la capacidad financiera será objeto de verificación sin calificarse, por cuanto no es un factor de comparación de las ofertas y, por lo tanto, podrá complementarse en los términos que establezcan las citadas normas y el Fondo de Programas Especiales para la Paz.

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, el proponente deberá demostrar la capacidad financiera mediante la presentación de los siguientes documentos y teniendo en cuenta las consideraciones financieras generales y especiales que se enuncian:

Documentos financieros: 1) Estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior que

incluyan:

a. Estado de situación financiera. b. Estado de resultados integral. c. Estado de flujo de caja (Flujo de efectivo). d. Estado cambios en el patrimonio. e. Notas explicativas a los estados financieros. f. Certificación de los estados financieros, firmada por contador público. g. Copia de tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios de la Junta

Central de Contadores con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. h. Certificación donde se indique a qué grupo de Empresas NIIF pertenece el proponente. i. Dicha información debe presentarse en cumplimiento de normas NIIF, de acuerdo al

grupo de empresas al que pertenezca. 2) Declaración de Renta del año gravable inmediatamente anterior (siempre y cuando se hayan

vencido los plazos para su presentación ante la DIAN, de acuerdo a su condición de responsabilidad tributaria).

Consideraciones Generales

1. Los Estados Financieros con corte al cierre de diciembre 31 del año inmediatamente anterior, deberán ser aportados de acuerdo con la normatividad aplicable según el grupo NIIF correspondiente.

2. La certificación de los Estados Financieros debe ser firmada por el representante legal y el contador, adjuntado copia de la tarjeta profesional del contador y certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, con una fecha de expedición no superior a tres (3) meses a la fecha de presentación de los documentos.




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3. La certificación donde se indique a qué Grupo de Empresas NIIF pertenece el tercero debe ser firmada por el contador o revisor fiscal, con el fin de determinar cuáles Estados Financieros está obligada a suministrar al final de cada año.

Consideraciones Especiales para proponentes extranjeros

1. Cuando se trate de proponentes extranjeros, los estados financieros deben aportarse con la fecha de corte establecida de manera general o en su defecto a la fecha de cierre contable anual correspondiente a dicho año, según la legislación propia del país de origen, con la traducción al idioma español debidamente apostillado, con los valores re-expresados en moneda legal colombiana a la tasa representativa del mercado (TRM) de la fecha de cierre de los mismos, avalados con la firma de un contador público con tarjeta profesional expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia.

2. La certificación de los estados financieros debe ser firmada por el representante legal y el contador. Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia deberán adjuntar el documento que aplique, según la legislación de origen.

Indicadores Financieros.

Se considera que el proponente cumple con el requisito de los indicadores financieros, si los valores resultantes de los siguientes indicadores financieros se encuentran dentro de los rangos requeridos para cada uno:

No. Indicador Fórmula Valor Requerido

1 Índice de Liquidez Activo Corriente / Pasivo

Corriente Mayor o igual a 1,4

2 Capital de Trabajo Activo Corriente – Pasivo

Corriente Mayor al 30% del valor del

presupuesto estimado

3 Índice de Endeudamiento Total Pasivo / Total Activo Menor o igual a 0.6 o 60%

4 Cobertura de Intereses Utilidad Operacional – Gastos de

Intereses Mayor o igual a 2.5

5 Índice de Rentabilidad de

Patrimonio Utilidad Operacional / Patrimonio Mayor o igual a 8%

6 Índice de Rentabilidad del

Activo Utilidad Operacional / Activo Total Mayor o igual a 4%

7 Patrimonio Activo Total – Pasivo Total Mayor al valor del presupuesto

estimado

1. Capital de Trabajo: Este indicador representa la liquidez operativa del proponente, es decir

el remanente del proponente luego de liquidar sus activos corrientes (convertirlos en efectivo) y pagar el pasivo de corto plazo. Una capacidad financiera positiva contribuye con el desarrollo eficiente de la actividad económica del proponente.

2. Índice de Liquidez: Determina la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de que el




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proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo. 3. Índice de Endeudamiento: Determina el grado de endeudamiento en la estructura de

financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.

4. Cobertura de Intereses: Permite identificar la capacidad del proponente de cumplir con

sus obligaciones financieras y evaluar el equilibro de los flujos de caja generados por la empresa para atender sus obligaciones financieras. El valor resultante determina que, a mayor cobertura de intereses, menor es la probabilidad del proponente incumpla con sus obligaciones financieras. Se interpreta como las veces que se genera utilidad operacional para cubrir los intereses pagados y en consecuencia se determina la capacidad de endeudamiento.

5. Rentabilidad sobre activos: Determina la rentabilidad de los activos del proponente, es

decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el activo. A mayor rentabilidad sobre activos, mayor es la rentabilidad del negocio y mejor la capacidad organizacional del proponente. Este indicador debe ser siempre menor o igual que el de rentabilidad sobre patrimonio.

6. Rentabilidad sobre patrimonio: Determina la rentabilidad del patrimonio del proponente,

es decir, la capacidad de generación de utilidad operacional por cada peso invertido en el patrimonio. A mayor rentabilidad sobre el patrimonio, mayor es la rentabilidad de los accionistas y mejor la capacidad organizacional del proponente.

7. Patrimonio: Determina el valor financiero neto del proponente. Permite establecer la capacidad de cubrimiento del valor contractual con el patrimonio neto establecido.

IX. CRITERIOS DE PONDERACIÓN Una vez FONDO PAZ haya determinado que la propuesta se ajusta a los requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros, se catalogará como HABILITADA y se procederá a su evaluación y ponderación. El procedimiento de selección del contratista se ajustará a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva e igualdad de derechos y oportunidades, de los que deriva la obligación de someter a todos los oferentes a las mismas condiciones definidas en la ley y en la convocatoria pública. La oferta más favorable para FONDO PAZ será la que presente mejor relación de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en los términos de referencia. Las propuestas serán calificadas teniendo en cuenta los criterios de precio, calidad, proponentes con trabajadores en situación de discapacidad y apoyo a la industria nacional. El puntaje máximo obtenido por la sumatoria de los criterios antes mencionados será de CIEN (100) puntos, de conformidad con la siguiente tabla:




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CRITERIO DE PONDERACION PUNTAJE MÁXIMO

Evaluación Económica 40

Evaluación Técnica 49

Puntaje adicional para proponentes con trabajadores en situación de discapacidad

1

Apoyo a la Industria Nacional 10

PUNTAJE TOTAL 100

EVALUACIÓN ECONÓMICA: MÁXIMO CUARENTA (40) PUNTOS.

El proponente deberá diligenciar el FORMATO No. 6 PROPUESTA ECONÓMICA que se incluye en la Invitación Abierta a Cotizar. Cualquier omisión en la determinación del valor de la propuesta no dará lugar a modificación posterior y el contratista lo deberá asumir por su cuenta. Para la evaluación económica el puntaje total es de 40 puntos y se asignará sobre las propuestas hábiles. Se evalúa el cumplimiento de las condiciones de presentación de la propuesta económica y se verificará aritméticamente, con cuyo resultado se asignará el puntaje, si se mantiene dentro de los límites fijados en el presupuesto oficial. La verificación aritmética se hará SOBRE LA OFERTA ECONÓMICA. La oferta económica no se podrá adicionar o modificar ni omitir ítems o cantidades solicitados, correspondientes a la descripción de los servicios y equipos. Dichas adiciones, modificaciones u omisiones darán lugar a que la propuesta sea inhabilitada. Procederá la continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responda a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente. Distribución de la asignación de puntos: 1. Tarifa mensual del servicio del oferente a precio global FEE Personal (a todo costo). (30

puntos)

El valor para los servicios del oferente (FEE) debe ser menor o igual al presupuesto oficial determinado por la entidad es decir ≤ $ 585.000.000 incluido IVA como FEE personal.

2. Porcentaje de intermediación por la ordenación de medios de comunicación. (10 puntos)

El porcentaje de intermediación o administración para los servicios de central de medios para la ordenación pauta en medios de comunicación tendrá un techo del 1% y un piso 0,5% por lo tanto la propuesta deberá estar en este rango, de lo contrario no será evaluada. La asignación de la puntuación de los dos aspectos puntuables (FEE PERSONAL – PORCENTAJE DE INTERMEDIACIÓN) se realizará a través de media geométrica.




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NOTA: Es de aclarar que el valor del contrato a celebrarse será por el total del presupuesto oficial, el cual incluirá la tarifa mensual del servicio del oferente (FEE Personal) a precio global y el costo de la prestación del servicio por el manejo de medios solicitado en la celebración del contrato.

PONDERACIÓN DE LAS PROPUESTAS POR EL MÉTODO DE MEDIA GEOMÉTRICA CON PRESUPUESTO OFICIAL. EL VALOR DE LA MEDIA GEOMÉTRICA SE CALCULARÁ ASÍ:

MG= (X

1 *X

2*X

3 *X

O......X

n) ˆ(1/n)

Donde:

MG = Media geométrica.

Xn =

Valor de la propuesta hábil

XO =

Valor presupuesto oficial.

n= Número de propuestas válidas o

hábiles + XO

P.MAX Puntaje máximo a otorgar

A la oferta cuyo valor sea menor a la media geométrica y que se encuentre más cerca a esta (media geométrica), se le asignará el mayor puntaje, es decir CUARENTA (40) PUNTOS. Para la valoración de las demás ofertas se aplicarán las siguientes reglas de tres así:

PARA PROPUESTAS CON VALORES POR DEBAJO DE LA MEDIA GEOMÉTRICA:

NOTA ACLARATORIA: Se aplicará el método: Tarifa mensual del servicio del oferente a precio global FEE Personal (a todo costo) - 30 puntos y de manera separada Porcentaje de intermediación por la ordenación de medios de comunicación - 10 puntos. Posteriormente, cuando se obtenga la puntuación de cada uno de los factores estos serán sumados y el resultado será la puntuación asignada recordando entonces que la puntuación máxima total de precio asignado será de 40 puntos.




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El puntaje máximo que es posible obtener en la calificación de precio del ítem del oferente (FEE Personal) es de treinta (30 puntos) y por el porcentaje de intermediación otros diez (10 puntos), para un puntaje máximo total de cuarenta (40 puntos). NOTA: En cumplimiento del artículo 2.2.1.1.2.2.4 el Decreto 1082 de 2015, en el evento que la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, se requerirá al proponente para que exponga las razones que sustenten el valor ofertado. Oídas las explicaciones, FONDO PAZ procederá al rechazo o continuidad de la oferta presentada en el proceso, cuando el valor de la misma responda a circunstancias objetivas, sin poner en riesgo el proceso ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el contrato al proponente. EVALUACIÓN TÉCNICA: MÁXIMO CUARENTA Y NUEVE (49) PUNTOS. a. El proponente que ofrezca sin costo alguno para FONDO PAZ el perfil de Planner de

Medios con el perfil descrito en el FORMATO No. 7 OFERTA TÉCNICA, obtendrá la suma de nueve (9) puntos.

b. El proponente que a través del FORMATO No. 7 OFERTA TÉCNICA garantice las condiciones de ubicación, hardware y software del Diseñador Gráfico Senior y Director Creativo Senior (Copy) obtendrá un puntaje de cuarenta (40) puntos.

PERSONAL EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD. PUNTAJE MÁXIMO UN (1) PUNTO.

Se asignará UN (1) PUNTO al proponente que acredite tener vinculado dentro de su planta de personal personas con discapacidad, atendiendo lo establecido en el artículo 1° del Decreto 392 de 2018 y de conformidad con la siguiente tabla:

Número total de trabajadores de la planta de personal del

proponente

Número mínimo de trabajadores en situación de

discapacidad exigible

Entre 1 y 30 1

Entre 31 y 100 2

Entre 101 y 150 3

Entre 151 y 200 4

Más de 200 5

El proponente (el representante legal de la persona jurídica o el revisor fiscal) según corresponda, certificará el número total de trabajadores vinculados a la planta de personal del proponente o sus integrantes a la fecha del cierre del proceso de selección.

El proponente deberá acreditar el número mínimo de personas en situación de discapacidad en su planta de personal, de conformidad con lo señalado en el certificado expedido por el Ministerio de Trabajo, el cual deberá estar vigente a la fecha de cierre del proceso de selección.




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NOTA: Se tendrá en cuenta para la verificación de este ponderable la información relacionada en el FORMATO No. 8 EMPLEADOS CON DISCAPACIDAD EN NÓMINA: 10% de empleados en situación de discapacidad en nómina. APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL. PUNTAJE MÁXIMO DIEZ (10) PUNTOS.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2° de la Ley 816 de 2003, el puntaje que se aplicará como protección a la industria nacional, será el siguiente: Considerando que el objeto del contrato se refiere a la prestación de un servicio, la ponderación respecto de la industria nacional se efectuará atendiendo el origen del servicio prestado, así: Se otorgarán hasta diez (10) puntos a los oferentes que acrediten tener origen nacional y además acrediten que para la ejecución del contrato los servicios profesional son de origen colombiano; o hasta cinco (5) puntos a los oferentes de origen extranjero o quienes oferten incorporar en el desarrollo del contrato personal nacional y extranjero. Para tal efecto, se deberá presentar el FORMATO No. 9 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL debidamente diligenciado y suscrito por el representante legal.

ORIGEN DEL PROPONENTE PUNTAJE

En caso de que el proponente sea de origen nacional, de origen extranjero o mixto y el extranjero acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

5 puntos

En caso de que el proponente sea de origen mixto (nacional y extranjero) y el extranjero no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto Ley 019 de 2012

2,5 puntos

En caso de que el proponente sea de origen extranjero y no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

0 puntos

TOTAL HASTA 5 PUNTOS

OFRECIMIENTO DE RECURSO

HUMANO PUNTAJE

El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen nacional, extranjero o mixto y el extranjero acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto Ley 019 de 2012

5 puntos

El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen mixto (nacional y extranjero) y el extranjero no acredite la situación del parágrafo del

2,5 puntos




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artículo 1 de la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

El proponente que acredite que el recurso humano ofrecido es de origen extranjero y no acredite la situación del parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto-Ley 019-2012

0 puntos

TOTAL HASTA 5 PUNTOS

El criterio se evaluará de conformidad con lo manifestado por el proponente en el FORMATO No. 9 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL. En caso de que no conste por escrito, el Fondo de Programas para la Paz se abstendrá de otorgar puntaje. OBLIGACIÓN EN MATERIA DE ACUERDOS COMERCIALES: Acuerdos Comerciales: Tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado Colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los que existe como mínimo compromiso de trato nacional para: i) los bienes y servicios de origen colombiano y ii) los proveedores colombianos. Atendiendo los artículos 2.2.1.2.4.1.1, 2.2.1.2.4.1.2 y 2.2.1.2.4.1.3 del Decreto 1082 de 2015, la contratación a realizar se encuentra cobijada por siguientes acuerdos comerciales:

Acuerdos Comerciales Entidad estatal

incluida

Presupuesto del proceso de

contratación superior al valor

del Acuerdo Comercial

Excepción aplicable al proceso de

contratación

Proceso de contratación

cubierto por el Acuerdo Comercial

Alianza del Pacifico

Chile SI SI NO SI

México SI SI NO SI

Perú SI SI NO SI

Canadá SI SI NO SI

Chile SI SI NO SI

Corea SI SI NO SI

Costa Rica SI SI NO SI

Estados AELC SI SI NO SI

Estados Unidos SI SI NO SI

Triángulo norte

El Salvador

SI SI NO SI

Guatemala SI SI NO SI

Honduras NO SI NO NO

Unión Europea SI SI NO SI

Comunidad Andina SI SI NO SI

El principio de reciprocidad también se aplicará para los países que forman parte de la Comunidad Andina, extensivo únicamente a los prestadores de servicios. Lo anterior, teniendo en cuenta las reglas previstas en el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación publicado en la página web de Colombia




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Compra Eficiente.

X. Modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

Teniendo en cuenta que, de acuerdo con el estudio realizado, que hace parte integral de este documento, son varias las empresas que pueden ejecutar el contrato a suscribir, FONDO PAZ realizará una INVITACIÓN ABIERTA A COTIZAR, con fundamento en el numeral 6.9.1.2. del Manual de Contratación del Fondo de Programas Especiales para la Paz, el artículo 15 de la Ley 434 de 1998 y el artículo 2.2.2.1.3 del Decreto 1081 de 2015, dando así cumplimiento a los principios constitucionales de la función pública.

XI. Condiciones del Contrato a Celebrar A. Tipo de Contrato

La presente invitación tiene como propósito seleccionar un proveedor bajo la figura jurídica de CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, de acuerdo con las especificaciones particulares establecidas en el presente documento.

B. Supervisión

El Fondo de Programas Especiales para la Paz supervisará y controlará la correcta ejecución del presente contrato por intermedio del o los funcionarios o contratistas que designe el Ordenador del Gasto, lo cual deberá constar por escrito, quien asume la responsabilidad por el seguimiento y control del contrato, así como la correcta y cabal ejecución del mismo. El supervisor tendrá además de las funciones que por índole y naturaleza del contrato le son propias, las consagradas en la Ley 1474 del 2011 y las siguientes: 1. Certificar el cumplimiento del objeto contratado, dentro de las condiciones exigidas. 2. Revisar y aprobar los informes de actividades que deba rendir EL CONTRATISTA. 3. Autorizar con su firma los pagos que deban efectuarse a EL CONTRATISTA. 4. Elaborar y suscribir las actas respectivas. 5. Informar oportunamente al Ordenador del Gasto sobre el desarrollo del presente contrato y

sobre cualquier incumplimiento en que pueda incurrir EL CONTRATISTA. 6. Informar y solicitar oportunamente al ordenador del gasto las modificaciones contractuales,

siempre y cuando estén plenamente justificados y por escrito. 7. Impartir las órdenes y sugerencias por escrito y formular las observaciones que estime

conveniente sobre el desarrollo del contrato. 8. Verificar como requisito para cada pago, que EL CONTRATISTA se encuentre al día en el

pago de sus aportes al sistema general de seguridad social en pensión, salud y riesgos laborales, para lo cual se deberán anexar las certificaciones expedidas por las entidades en las cuales se realizan dichos aportes.

9. Publicar los documentos de ejecución contractual en la plataforma SECOP II y en los demás sistemas que se requieran de acuerdo con las políticas del Fondo.




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10. Enviar copia de todo lo actuado al área de gestión documental, con el fin de que todos aquellos documentos que corresponden a la ejecución contractual reposen en la carpeta original del contrato.

11. Certificar la calidad del servicio, cuando EL CONTRATISTA lo solicite.

NOTA: En el evento de cambio del supervisor, no será necesario modificar el presente contrato y la designación se efectuará mediante comunicación escrita.

XII. OBLIGACIONES DE LAS PARTES

A) OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

1) Disponer lo necesario para cumplir con el objeto de este contrato. 2) Constituir la garantía establecida en los términos pactados y allegarla dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato. 3) Presentar oportunamente la cuenta de cobro o factura, los soportes correspondientes y

demás documentos necesarios para el pago. 4) Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para

verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae. 5) Reportar de manera inmediata al supervisor, la ocurrencia de cualquier novedad o

anomalía durante la ejecución del contrato. 6) Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el

desarrollo del contrato le imparta FONDO PAZ a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones, sin perjuicio de su autonomía técnica y administrativa.

7) Colaborar con FONDO PAZ para que el objeto contratado se cumpla a cabalidad y sea de la mejor calidad.

8) Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución del contrato, evitando dilaciones. 9) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúan por fuera de la ley, con el fin

de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a FONDO PAZ y las autoridades competentes.

10) Remitir al supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días siguientes a la consignación, copia del documento donde conste la operación que, por concepto de reintegros, rendimientos financieros, multas o cualquier otro, se causen a favor de la entidad en razón a la ejecución el contrato. PARAGRAFO: Las consignaciones a que hace referencia esta obligación deben realizarse únicamente en la cuenta informada por escrito por el supervisor del contrato.

11) Participar y apoyar a FONDO PAZ en todas las reuniones a las que éste lo convoque relacionadas con la ejecución del contrato.

12) Disponer de los medios necesarios para el mantenimiento, cuidado y custodia de la documentación objeto del presente contrato.

13) Guardar estricta reserva sobre toda la información y documentos que tenga acceso, maneje en desarrollo de su actividad o que llegue a conocer en desarrollo del contrato y que no tenga carácter de pública. En consecuencia, se obliga a no divulgar por ningún medio dicha información o documentos a terceros, sin la previa autorización de FONDO PAZ.




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14) Mantener correctamente actualizados cada uno de los sistemas de información que maneje en desarrollo de su actividad.

15) Asumir un buen trato para con los demás colaboradores internos y externos de FONDO PAZ y actuar con responsabilidad, eficiencia y transparencia.

16) Devolver a FONDO PAZ, una vez finalizado la ejecución del contrato los documentos que en desarrollo del contrato se hayan producido, e igualmente todos los archivos que se hayan generado en cumplimiento de sus obligaciones.

17) Colaborar con FONDO PAZ en el suministro y respuesta de la información correspondiente, a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano en relación con la ejecución, desarrollo o implementación del contrato objeto del presente documento.

18) Utilizar la imagen de FONDO PAZ y de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, de acuerdo con los lineamientos establecidos por éste, salvo autorización expresa y escrita de las partes para fines publicitarios o de cualquier otra índole.

19) Realizar los pagos al Sistema Integral de Seguridad Social (salud, pensión y riesgos laborales), de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago correspondientes.

20) Respetar la política medio ambiental del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, política que incluye todas las normas internas sobre el uso de los recursos ambientales, como el agua y la energía, racionamiento de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales en cada uno de los eventos.

21) Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato que surjan conforme las funciones que debe cumplir.

22) Los derechos de propiedad intelectual en el ejercicio del objeto del contrato y demás derechos de esta naturaleza, sobre cualquier material producido, pertenecen exclusivamente al DAPRE - FONDO PAZ. Así mismo, los archivos y demás documentos que elabore EL CONTRATISTA en medio magnético y físico, en desarrollo de sus obligaciones, deberán permanecer dentro de las instalaciones de la Presidencia de la República y por ningún motivo se podrán retirar, sin autorización expresa de la Dirección de FONDO PAZ. Los documentos, investigaciones, trabajos o productos derivados de la ejecución del objeto u obligaciones del presente contrato son de propiedad de la Entidad, quien se reserva los derechos patrimoniales. EL CONTRATISTA no está facultado para hacer uso libre de ellos en los términos establecidos por la Ley, ya que pertenecen a la entidad. La Entidad, los podrá utilizar, reproducir, difundir, divulgar, comunicar públicamente, modificar, crear obras derivadas, digitalizar, entre otros, ilimitadamente. No obstante, la Entidad le garantizará el respeto y reconocimiento al componente moral e intelectual. Todo lo anterior de conformidad con la Ley 23 de 1982 y demás normas que regulan los derechos de autor.

23) COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD Y USO RESTRINGIDO DE LA INFORMACIÓN: a) EL CONTRATISTA deberá guardar absoluta reserva y confidencialidad sobre la información que cree, elabore, produzca, requiera, adquiera, procese, utilice, sintetice, reproduzca, etc., durante y con ocasión de la ejecución del presente contrato y dará a dicha información exclusivamente el uso indispensable, estando prohibido su uso, revelación y publicación, divulgación, explotación, transmisión o reproducción a terceros sin previa autorización escrita de la entidad y a mantenerla bajo estricto deber de confidencialidad b) Conforme a lo anterior, EL




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CONTRATISTA deberá impartir instrucciones a todos sus empleados, agentes, asesores, y a cualquier otro representante suyo (cuando corresponda), exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia, especialmente aquellas que rigen la presente relación contractual, y les pondrá las obligaciones de: i) No revelar información propia del DAPRE ni sobre los lugares a los cuales tenga acceso con ocasión de la ejecución del presente contrato. ii) No permitir que terceros obtengan información relacionada con el literal anterior. iii) No obrar a través de terceros o sugerir que terceros hagan lo propio en su nombre. iv) No publicar información alguna, por medios de comunicación electrónica o correos internos de su grupo empresarial, que permita a terceros o a sus funcionarios no autorizados acceder a la información. c) La trasgresión a la presente obligación de confidencialidad, el uso indebido de la información, su pérdida, deterioro, destrucción, alteración o difusión no autorizada de la misma dará lugar a la terminación anticipada y unilateral del presente contrato por la parte perjudicada, así como a las acciones disciplinarias, judiciales y la indemnización por perjuicios a que haya lugar. d) Bajo los términos del presente contrato, antes de que EL CONTRATISTA publique o divulgue o haga publicar o divulgar alguna ponencia u otro artículo que incorpore o revele cualquier información derivada directa o indirectamente de la ejecución del presente contrato o de algún proyecto específico, enviará un ejemplar de dicha ponencia o artículo a la entidad para sus comentarios y respectiva aprobación o negación. PARÁGRAFO PRIMERO: Para todos los efectos, se considera información a todo lo relacionado con la misión o negocios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, cualquiera sea su forma y medio de comunicación y/o conservación, entendiendo por ésta, los formularios, comprobantes propios y/o terceros, información en los sistemas y/o reportes impresos, soportes magnéticos móviles o fijos, así como la información transmitida vía oral. PARÁGRAFO SEGUNDO: Toda la información conservada en los equipos informáticos (archivos y correos electrónicos residentes en servidores de datos centralizados y/o estaciones de trabajo), es de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y no de los usuarios, por tanto, no puede ser eliminada en ningún caso por el usuario final, y podrá ser monitoreada por la oficina autorizada para tal fin, si así se requiriera. A la finalización del contrato, EL CONTRATISTA no podrá conservar o extraer copia de la información institucional.

B) OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

1. Ejecutar las estrategias de comunicación masiva que sean necesarias teniendo en cuenta los lineamientos de la Consejería Presidencial para las Comunicaciones. Las estrategias creativas deberán tener como mínimo: a) Objetivos, ideas y diseños de piezas de comunicación, propuestas de acciones a ejecutar, mensajes claves y presupuestos de producción. b) Propuesta del plan de medios, que defina los medios nacionales, regionales, locales y comunitarios que convienen para la difusión de los mensajes de cada una de las estrategias garantizando el alcance y frecuencia necesarios para la efectividad de la comunicación con el respectivo presupuesto discriminando inversión por cada medio y con los soportes de las herramientas y/o estudios EGM – TGI – IBOPE – ECAR.




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2. Implementar las estrategias de comunicación a) Producción de las piezas audiovisuales, materiales gráficos y en general los productos necesarios para la implementación de las estrategias de comunicación. b) Realizar la adecuación de los productos existentes actualmente. c) Coordinar, ejecutar y acompañar las actividades contempladas en los diferentes planes que hacen parte de la estrategia de comunicación masiva.

3. Realizar seguimiento y medición de las estrategias de comunicación ejecutadas. 4. Mantener al equipo de trabajo propuesto durante la vigencia del contrato. 5. Realizar oportunamente los ajustes a las piezas o ideas presentadas, que la Consejería

Presidencial para las Comunicaciones considere necesarios. 6. Entregar al supervisor al finalizar el contrato, un documento con la información de toda la

ejecución de las estrategias desarrolladas en el presente contrato. El documento debe estar acompañado con las piezas audiovisuales y gráficas ejecutadas.

7. Cotizar siempre la producción externa con mínimo tres (3) proveedores legalmente constituidos, para aprobación de la Consejería Presidencial para las Comunicaciones.

8. Garantizar y supervisar la calidad del trabajo final o de la producción externa de piezas, materiales audiovisuales para televisión, cuñas radiales, gráfica, y, en general, los diferentes productos solicitados por la Consejería Presidencial para las Comunicaciones

9. Responder por la redacción de los textos de todas las piezas, materiales, etc., tanto gramática como ortográficamente; en el caso en que se presenten errores por estos conceptos, no se pagarán los costos incurridos por el trabajo (arte, producción, publicación, impresión, etc.).

10. Efectuar las negociaciones del plan de medios de manera conjunta con la Consejería Presidencial para las Comunicaciones y trasladar todos los descuentos que concedan los medios, a la entidad.

11. Controlar que los planes de medios previamente aprobados por la Consejería Presidencial para las Comunicaciones sean ejecutados y los mensajes emitidos en los diferentes medios, horarios, días y espacios ordenados. Entregar los soportes de las publicaciones y/o pauta de la siguiente manera: a) pauta radial: una certificación radial del medio; b) Publicación en prensa o revista: 2 ejemplares por cada publicación; c) pauta en televisión: certificación de pauta IBOPE; d) pauta en medios de publicidad exterior OOH: certificación del medio y fotografías.

12. Asistir a las reuniones de seguimiento que se programen con el objeto de efectuar un seguimiento a la ejecución del contrato. Atender solicitudes, resolver inconvenientes y realizar las propuestas necesarias para la buena ejecución del mismo.

13. Garantizar los atributos de orden patrimonial, derivados de los derechos de autor de obras, informes, artículos, guiones o documentos elaborados por el contratista en cumplimiento del contrato. Estos serán de propiedad exclusiva de la Presidencia de la República, correspondiéndole la titularidad sobre los derechos de explotación económica. En relación con tales documentos, obras o creaciones, la Presidencia de la República actúa como tercero de buena fe. Lo anterior de acuerdo con lo previsto en la Ley 23 de 1982 y normas complementarias.

14. Poner a disposición de la Presidencia de la República, la infraestructura física, tecnológica, organizacional y su capacidad de gestión para la correcta ejecución de las actividades que permitan desarrollar adecuadamente el objeto del contrato.

15. Mantener el personal ofrecido en la propuesta técnica, durante la ejecución del contrato y hasta la liquidación del mismo.




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C) OBLIGACIONES CONTRACTUALES ASOCIADAS A LOS EJES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: EJE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1) Socializar la política de salud y seguridad en el trabajo del Departamento Administrativo de la Presidencia, en virtud de la ejecución del objeto del contrato.

2) Garantizar la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, documentos, en el marco de la Seguridad y Salud en el trabajo durante la ejecución del contrato.

3) Garantizar que todos los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato se encuentren afiliados al Sistema de Seguridad Social, incluidos riesgos laborales.

4) Realizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del contrato en materia de seguridad y salud en el trabajo.

5) Garantizar que los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato cuentan con los elementos de protección personal requerido para la realización de sus actividades. En caso de deterioro, daño o perdida deberá contemplarse los protocolos correspondientes para la reposición, sin afectar la ejecución del contrato.

6) Realizar los exámenes médicos ocupacionales requeridos de acuerdo con las actividades propias del objeto contratado y la normatividad vigente.

7) Informar a FONDO PAZ, los accidentes de trabajo y enfermedad laboral – ATEL del personal a cargo del operador/contratista reportados a la ARL y EPS, durante el plazo de ejecución del contrato.

8) Formular e implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

EJE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

1) Prever el plan de recuperación y contingencia del servicio contratado ante los eventos que puedan afectar el cumplimiento de la ejecución del mismo.

2) Suscribir un documento de compromiso de confidencialidad el cual deberá ser entregado al supervisor del contrato una vez se firme el contrato.

3) Informar al supervisor, en el momento que ocurran incidentes de seguridad que afecten la disponibilidad, integridad y/o confidencialidad de la información del Departamento Administrativo de la Presidencia, en el marco de la ejecución del contrato.

4) Realizar la devolución de los elementos entregados por FONDO PAZ para la ejecución del contrato, así como la información y elementos adquiridos y generados durante el plazo de ejecución.

5) Garantizar la inducción al equipo de trabajo que se empleará durante la ejecución del contrato en materia de seguridad de la información.

D) OBLIGACIONES GENERALES DEL FONDO DE PROGRAMAS PARA LA PAZ

1. Suministrar la información que previamente requiera EL CONTRATISTA en relación con el objeto del presente contrato.




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2. Exigir a EL CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna de las obligaciones del presente contrato.

3. Efectuar la supervisión y seguimiento del presente contrato. 4. Realizar los pagos al CONTRATISTA acorde a la forma de pago establecida y sujeto al

PAC.

E) OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL FONDO DE PROGRAMAS PARA LA PAZ

No aplica.

XIII. Garantías

Las garantías solicitadas por FONDO PAZ deberán ser ANTE ENTIDADES PÚBLICAS CON RÉGIMEN PRIVADO DE CONTRATACIÓN:

De seriedad de la oferta: El oferente deberá presentar junto con su oferta garantía de seriedad de la misma, con vigencia de TRES (3) MESES a partir de la fecha de cierre del proceso y hasta la suscripción del contrato con una suma asegurada igual al 10% del presupuesto del proceso.

De cumplimiento del contrato: Para el cumplimiento idóneo y oportuno de las obligaciones estipuladas, el pago de las multas, de la pena pecuniaria y demás sanciones que, dado el caso, pudieren imponerse, una vez se adjudique el contrato, el contratista deberá constituir una garantía única, consistente en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia a favor de la NACIÓN - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA - FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ (NIT: 899.999.083-0), la cual deberá cubrir los siguientes amparos:

TIPO PORCENTAJE VIGENCIA

Cumplimiento del contrato 20% del valor total del contrato

Igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más.

Calidad del servicio 20% del valor total del contrato

Igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más.

Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales

15% del valor total del contrato

Igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.

XIV. Lugar de ejecución del Contrato

Los bienes y servicios objeto de la presente invitación se prestarán a nivel nacional, conforme a los requerimientos de FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ; no obstante, el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá D.C




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XV. Rechazo

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ rechazará las cotizaciones presentadas por los participantes que:

1. Sean presentadas después de vencido el plazo establecido para el efecto en el cronograma establecido.

2. No hayan cumplido el compromiso anticorrupción contenido en el FORMATO NO. 2 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN durante el proceso de contratación.

3. Que, existiendo Junta Directiva de la persona jurídica proponente, alguno de sus miembros haya sido sancionado por temas de corrupción o delitos asociados al narcotráfico.

4. Presenten certificado de existencia y representación legal o del registro mercantil expedido por la Cámara de Comercio del domicilio del participante, con fecha de expedición superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la oferta.

5. Evidencien falta de capacidad jurídica para presentar la oferta.

6. Cuando el mismo proponente presente varias ofertas por sí o por interpuesta persona (en consorcio, unión temporal o individualmente).

7. El proponente se encuentre incurso en alguna de las prohibiciones, inhabilidades o incompatibilidades de conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones constitucionales y legales vigentes aplicables.

8. La propuesta se presente extemporáneamente, se envíe por correo electrónico o se deje en un lugar distinto al indicado en la presente invitación.

9. La información suministrada como soporte de la contratación por parte del proponente no concuerde con la situación real en relación con los aspectos objeto de verificación.

10. El proponente no cumpla con todas las calidades mínimas exigidas para participar, ni ofrezca o cumpla con todas las especificaciones o requerimientos técnicos habilitantes establecidos en la presente invitación.

11. Se encuentre incurso en algunas de las causales de disolución o liquidación señaladas en el artículo 38 de la Ley 1116 de 2006.

12. La vigencia de la propuesta comprenda un plazo inferior al exigido.

13. El proponente tenga intereses patrimoniales en otra persona jurídica que participe en el presente proceso, como en el caso de sociedades con socios comunes.




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14. El representante legal o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en el presente proceso.

15. El proponente, habiendo sido requerido por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ no subsane dentro del término fijado por la Entidad las inconsistencias o errores de su oferta, sin las cuales no sea posible valorar objetivamente y en condiciones de igualdad las propuestas.

16. Presente propuestas parciales o alternativas.

17. El valor de la propuesta económica supere algún valor unitario de las cotizaciones hechas por la entidad o se presente algún valor en cero.

18. El proponente no se encuentre al día en el pago de aportes a la seguridad social, de conformidad con lo dispuesto en Ley 789 de 2002 y Ley 1150 de 2007, o cuando no se aporte la certificación que acredite el cumplimiento de esta obligación dentro del plazo máximo que otorgue la Entidad para el efecto.

19. Los precios de la propuesta sean artificialmente bajos, para lo cual la entidad aplicará la Guía para el Manejo de los Precios artificialmente bajos dado por Colombia Compra Eficiente.

20. El proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a FONDO PAZ en la evaluación de la propuesta o en la adjudicación del contrato.

21. La documentación no se presente de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes que regulan la presentación de documentos expedidos en el exterior, en caso de ser necesario.

22. La propuesta económica no se presente en pesos colombianos de acuerdo con lo solicitado.

23. Se presenten propuestas con forma de pago diferentes a las establecidas en la presente invitación pública.

24. Que no se aporte la garantía de seriedad de la oferta.

XVI. Recomendaciones Generales

El FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ revisará que los interesados no se encuentren incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para presentar la cotización, celebrar o ejecutar el contrato. Para ello, revisará entre otros, el boletín de responsables fiscales, el certificado de antecedentes disciplinarios, el certificado de antecedentes judiciales y el RUP. Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal




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con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio no anterior a tres (3) meses desde la fecha de presentación de la cotización, en el cual conste que el representante legal no tiene limitaciones para contraer obligaciones en nombre de la persona jurídica, o aportando la autorización o documento correspondiente del órgano social directo que lo faculta. A. Cotizaciones Parciales

Los interesados no pueden presentar propuestas parciales, es decir, deberán ofrecer todos los servicios y actividades requeridas en el objeto de la presente invitación abierta a cotizar.

B. Validez de las cotizaciones

La cotización debe tener una validez de treinta (30) días calendario, contados a partir de su presentación. En el caso de una suspensión que supere este término, el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ solicitará la ampliación de la cotización al interesado por un término igual a la suspensión.

C. Reserva durante el proceso de evaluación

Los interesados son responsables de advertir si la información presentada en la cotización contiene información confidencial, privada o que configure secreto industrial, de acuerdo con la ley colombiana, debiendo indicar tal calidad y expresar las normas legales que le sirven de fundamento. El Fondo de Programas Especiales para la Paz debe mantener la reserva de la información contenida en la presente invitación frente a terceros. El Fondo de Programas Especiales para la Paz se reserva el derecho de revelar dicha información a sus agentes o asesores, con el fin de evaluar la cotización.

La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las cotizaciones no puede ser revelada a los interesados, ni a terceros hasta que el Fondo de Programas Especiales para la Paz comunique que el informe de evaluación se encuentra disponible para que los interesados presenten las observaciones correspondientes. D. Presentación de Ofertas La oferta a presentar debe contener índice y estar debidamente foliada, en un documento físico original que debe ser radicado en la ventanilla de correspondencia de DAPRE Calle 7 # 6 – 54 junto con DOS (2) CD que deben contener exactamente la misma información, dirigida al DIRECTOR DEL FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ.

XVII. Adjudicación

El Fondo de Programas Especiales para la Paz adjudicará el contrato según el orden de




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elegibilidad establecido en el informe de evaluación. El ordenador del gasto adjudicará la presente invitación al interesado ub icado en el primer orden de elegibilidad y que cumpla con todos los requisitos exigidos en los presentes términos de referencia o procederá a la declaratoria de fallido de la invitación, si a ello hubiera lugar.

Si la presente invitación se declarase fallida por la no presentación de ofertas o porque ninguna cumpla con los criterios aquí establecidos, el ordenador del gasto del FONDO PAZ, al día siguiente a la declaratoria, podrá adelantar un proceso de contratación directa o hacer una invitación cerrada invitando a los contratistas de los últimos tres (3) años que hayan prestado el suministro de bienes y servicios relacionados con el objeto de la presente invitación.

XVIII. Cronograma

El siguiente es el cronograma del proceso de contratación:

ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR

Publicación de la Invitación Abierta a Cotizar – IAC y demás documentos del proceso.

20 de marzo de 2020 Página web Presidencia de la

República www.presidencia.gov.co

Plazo para presentar observaciones a los documentos publicados.

Un (1) día hábil a partir de la publicación de la Invitación Abierta

a Cotizar 24 de marzo de 2020 3:00 pm

Recepción de observaciones al correo electrónico

[email protected]

Respuesta a las observaciones de los interesados.

Un (1) día hábil después del plazo para la presentación de

observaciones 25 de marzo de 2020 10:00 pm

Página web Presidencia de la República www.presidencia.gov.co

Plazo para la presentación de propuestas.

Tres (3) días hábiles a partir de la publicación de respuesta a las observaciones presentadas.

30 de marzo de 2020 hasta las 03:00 pm

Ventanilla de correspondencia Departamento Administrativo de la

Presidencia Calle 7 No. 6-54 Bogotá D.C.

Plazo para presentar documentos y/o aclaraciones solicitados por Fondo Paz.

Hasta tres (3) días hábiles después del cierre de la fecha de recepción

de propuestas. 2 de abril de 2020 hasta las 03:00

pm


y correo electrónico [email protected]

Publicación informe de evaluación final de las propuestas.

Dentro de los tres (3) días hábiles después del plazo para allegar

documentos solicitados por Fondo Paz. 7 de abril de 2020 hasta las

10:00 p.m.











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ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR

Observaciones al informe de evaluación

Un (1) día a partir de su publicación. 8 de abril de 2020 hasta las hasta

las 3:00 pm


y correo electrónico [email protected]

Respuesta a las observaciones al informe de evaluación final.

Un (1) día a partir de su recibo en Fondo Paz. 13 de abril de 2020 hasta las hasta las 10:00 pm


Firma del contrato Dos (2) días hábiles siguientes Instalaciones del Fondo de

Programas Especiales para la Paz

Las fechas y plazos indicados en este cronograma podrán variar de acuerdo con la ley, las condiciones previstas en el presente documento y el desarrollo del proceso de selección.




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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA ... · 15 de la Ley 434 de 1998 y el artículo 2.2.2.1.3, del Decreto 1081 de 2015 y el Manual de Contratación del Departamento