Upload
vuongkiet
View
213
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
DESARROLLO DEL PLAN DE ESTUDIOS DEL ESTUDIANTE
Proveedores:
Estudiante
Informacin
requerida:
-Contenidos del
curso
-Escala de
Calificaciones
-Intensidad
Horaria
-Escuela que dicta
el curso
Historial acadmico
del estudiante
Clientes:
Estudiantes
Producto:
Historial
acadmico
actualizado
Solicitud
Solicitud
especial
Evaluacin de
solicitud
Respuesta a
solicitud
Ejecucin o
trmite de
solicitud
Historial acadmico
actualizado
Facultad/
DepartamentoAdmisiones &
Registro
Admisiones &
Registro
Estudiante
Solicitud especialAprueba segn
Reglamento estudiantilRegistro en sistema
PRO-01-3-01-01
ELABORACIN DE
CURSOS Y SECCIONESA
DM
ISIO
NE
S &
RE
GIS
TR
OU
NID
AD
AC
AD
M
ICA
DIR
EC
CI
N D
E
TE
CN
OL
OG
AS
DE
INF
OR
MA
CI
N
1
Generar archivo
base de cursos
existentes
8
Realizar
solicitudes
especiales
(salores/
recursos)
Existen
inconsistenci
as?
SI
NO
12
Habilitar
inscripciones a
estudiantes6
Cerrar banner
13
Preparar el
Sistema de
Conflicto de
Horario
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
2
Configurar y
activar pgina
web para
coordinadores
3
Activar,
modificar o crear
los cursos en la
pgina web para
el periodo
acadmico
4
Consolidar
informacin y
activar perodo
para ingreso de
secciones
10
Informar a
Unidades
Acadmicas las
secciones que se
quedaron sin
saln
NO
Hubo
secciones sin
saln?
SI
11
Conciliar
salones
Reporte
Cursos asignados
Cursos
existentes
Pgina de
cursos
Pgina de
cursos
5
Planear e
ingresar
secciones en el
aplicativo
7
Habilitar ingreso
de solicitudes
especiales
9
Asignar salones
Informe conciliacin
de salones
Reporte
Inconsistencias
Banner
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIN Y EVALUACINFechaEjecutor
Versin No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a ttulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudiantesVerificador
Proceso Nivel 3:Elaboracin de cursos y secciones
Objetivo: Establecer las actividades a desarrollar para la elaboracin de cursos y secciones de los programas acadmicosFirmante
AlcanceDesde la planeacin de cursos y secciones hasta la habilitacin del sistema para inscripcin de cursos
Cdigo:PRO-01-3-01-01
Proveedores
ml.bacca1501: Actoresa que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
Direccin Admisiones y Registro
Unidades acadmicas-Calendario acadmico-Programa acadmicos-Estudiantes-Profesores1Generar archivo base de cursos existentesDireccin de Admisiones y RegistroCursos existentesCursos y secciones con salones asignadosUnidades acadmicasEstudiantes
2Configurar y activar pgina web para coordinadoresEnviar a coordinadores acadmicos correo electrnico con el link y las instrucciones para llenar el aplicativo webDireccin de Admisiones y Registro
3Activar, modificar o crear los cursos en la pgina web para el periodo acadmicoActivar y/o modificar los cursos existentes, y crear los nuevos para el periodo acadmico (nombre, nmero de crditos, requisitos, nombre en ingls)Unidad acadmicaCoordinadorPgina de cursos
4Consolidar informacin y activar periodo para ingreso de seccionesConsolidar la informacin suministrada por las unidades acadmicas y activar periodo para ingreso de seccionesDireccin de Admisiones y RegistroBanner
5Planear e ingresar secciones en el aplicativoDefinir para cada uno de los cursos el nmero de secciones, profesores, horarios y salones (aplica solo pars quienes tienen a cargo). Esta informacin se validad con Decano/DirectorUnidad acadmicaCoordinadorBanner
6Cerrar bannerDe no haber inconsistencias, cerrar Banner y habilitar ingreso de solicitudes especiales. Si existen inconsistencias se informa y deja abierto sistema para completar informacin.Volver a la actividad 5.Direccin de Admisiones y RegistroReporteCursos asignados
7Habilitar ingreso de solicitudes especialesDireccin de Admisiones y Registro
8Realizar solicitudes especiales de salonesDe ser necesario realizar solicitudes especiales de salones con servicios adicionales segn requerimientos del curso o profesorUnidad acadmicaCoordinadorSitio web
9Asignar salonesRealizar asignacin de salones y solicitudes especialesDireccin de Admisiones y RegistroDireccin de Tecnologas de Informacin
10Informar a unidades acadmicas las secciones que se quedaron sin salnDe existir secciones sin salones, informar a unidades acadmicas las secciones que se quedaron sin salnDireccin de Admisiones y RegistroInforme conciliacin de salones
11Conciliar salonesConciliar salones para las secciones pendientes y asignarlos a BannerDireccin de Admisiones y RegistroUnidad acadmica - Coordinador
12Habilitar inscripciones a estudiantesDireccin de Admisiones y Registro
13Preparar el Sistema de Conflicto de HorarioPreparar el Sistema de Conflicto de HorarioDireccin de Admisiones y Registro
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Martha Bacca - Analista de planeacin
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Planeacin y Efectividad Institucional
Aprobado por:Clemencia Nieto - Directora de Admisiones y Registro
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
NoActividadDocumento
ml.bacca1501: Todo lo que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas.Trmite del
documento
adruiz: adruiz:Se cita la trayectoria del documento desde su
produccin hasta su destino final.Clasificacin de consulta del
documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documento
Frecuencia Cantidad. Diaria 1. Semanal 2. Mensual 3. Semestral
etc....Medio y soporte del documento
adruiz: adruiz:
. Medio: Fisico o electrnico
. Soporte fisico: Papel, cd, cintas, etc. Descripcin del lugar de almacenamiento
ml.bacca1501: Especificar el lugar donde se ubican los documentos, si se encuentran en un archivo especifico, algun ordenador o sistema de informacin.
. (Fsico: carpetas del archivo xxx)
. (Electrnico: Sistema de informacin XXX)Descripcin de la
ordenacin
adruiz: adruiz:Describir el tipo de ordenacin utilizada para los documentos:
. Cronolgica. Numrica. Alfanumrica
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Externa
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-01_elaboracion_de_cursos_y_secciones.xlsx
PRO-01-3-01-02
INSCRIPCIN DE CURSOSA
DM
ISIO
NE
S &
RE
GIS
TR
OE
ST
UD
IAN
TE
Semana de inscripcin de cursos
4
Inscribir cursos
en banner
Problemas
en la
inscripcin?
SI
5
Reportar
problema en
Sistema de
Conflicto de
horario
NO
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
2
Informar al
estudiante
horario de
inscripcin de
cursos
Correo
Inscripcin horario
Banner
3
Publicar en
galpn oferta de
cursos
1
Asignar turno a
poblacin
estudiantil
uniandina
6
Sistema de
conflicto de
horario
Sistema de
conflicto de
horario
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIN Y EVALUACINFechaEjecutor
Versin No.0Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a titulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudiante Verificador
Proceso Nivel 3:Inscripcin de cursos
Objetivo: Establecer las actividades a desarrollar para la inscripcin de cursos Firmante
Alcance
Cdigo:
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
Direccin de Admisiones y RegistroCursos Banner1Asignar turno a poblacin estudiantil uniandinaAdmisiones y RegistroCursos inscritosEstudiante
2Informar al estudiante horario de inscripcin de cursosAdmisiones y RegistroCorreo
3Publicar en galpn oferta de cursosAdmisiones y Registro
4Inscribir cursos en bannerEstudianteBanner
5Reportar problema en Sistema de Conflicto de horarioEstudianteSistema de conflicto de horario
6Sistema de conflicto de horarioAdmisiones y Registro
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Martha Bacca - Analista de planeacin
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Efectividad Institucional
Aprobado por:Clemencia Nieto
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda informacin o hecho registrado. Clasificacin
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documentoTipo de documentoUbicacin de almacenamiento(Fsico: carpetas del archivo xxx)
(Electrnico: Sistema de informacin XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicacin del documento
Comunicar al solicitante la decisin tomadaComunicacin DecisinInterna1ElectrnicoCorreo dirplan
Comunicar al solicitante y asignar responsabilidades de documentacinComunicacin DecisinInterna1ElectrnicoCorreo dirplan
Elaborar documentacin y enviar a Oficina de Gestin Documental-Flujograma-Ficha tcnicaInterna1ElectrnicoCarpeta: Efectividad Institucional/Procesos/Proyectos/UNIDAD SOLICITANTE
Presentar el proceso docuemntado para su revisin y aprobacinPropuesta de proceso documentadoInterna1ElectrnicoCarpeta: Efectividad Institucional/Procesos/Proyectos/UNIDAD SOLICITANTE
Divulgar y oficializarProceso documentado oficializado (VISIO + EXCEL)Restringida1ElectrnicoCarpeta: Efectividad Institucional/Procesos/Procesos vigentes
Divulgar y oficializarProceso documentado oficializado (PDF + EXCEL)Interna1Electrnicohttps://planeacion.uniandes.edu.co
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Pblica
https://planeacion.uniandes.edu.co/
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-02_inscripcion_de_cursos.xlsx
PRO-01-3-01-03
HOMOLOGACINF
AC
UL
TA
DA
DM
ISIO
NE
S &
RE
GIS
TR
OA
DM
ITID
O / E
ST
UD
IAN
TE
Solicitud Evaluacin Transferencia de crditos
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
Razn para
homologar
2
Verificar nota,
descripcin y
objetivos del
curso y evaluar
solicitudes
Transferencia Externa/Interna
Cursos en otras universidades
Bachillerato
Internacional
5
Verificar nota
6
Transferir
crditos
homologables
-Solicitud de homologacin
-Certificado de
Bachillerato Internacional
-Solicitud de homologacin
-Certificado de calificaciones
-Programa del curso (N/A
Trans. Interna)
3
Informar al
estudiante y A&R
resultado de la
homologacin -A&R: Formulario de Reconocimiento
de Crditos
-Estudiante: Correo de respuesta
Banner
1
Presentar
solicitud de
homologacin
ante Facultad
4
Presentar
solicitud de
homologacin
ante A&R
Bachillerato
Internacional
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIN Y EVALUACINFechaEjecutor
Versin No.0Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a titulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudiante Verificador
Proceso Nivel 3:Homologacin
Objetivo: Establecer las actividades a desarrollar para la homologacin de cursosFirmante
Alcance
Cdigo:
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
Admitidos / EstudiantesSolicitud de cursos a homologar11Presentar solicitud de homologacin ante FacultadSi la razn para homologar es Transferencia interna / externa, se debe presentar la solicitud de homologacin ante la facultad junto con los certificados de notas y los programas de los cursos a homologarAdmitido / EstudianteSolicitud de homologacinCertificado de notasPrograma del curso (N/ATrans. Interna)Cusos homologadosAdmitidos / Estudiantes
22Verificar nota, descripcin y objetivos del curso y evaluar solicitudesSe remite a un par para que realice la validacin y de el concepto de si es aprobada o no. Derecho tiene reglamento de homologaciones.Facultad
33Informar al estudiante y A&R resultado de la homologacinDecano es quien firma la autorizacinFacultadA&R: Formulario de Reconocimientode CrditosEstudiante: Correo de respuesta
44Presentar solicitud de homologacin ante A&RSi la razn para homologar es Bachillerato internacional, se debe presentar la solicitud de homologacin ante la Direccin de A&R junto con el certificado de bachillerato internacionalAdmitido / EstudianteSolicitud de homologacinCertificado de Bachillerato Internacional
55Verificar notaAdmisiones y Registro
66Transferir crditos homologablesAdmisiones y RegistroBanner
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Martha Bacca - Analista de planeacin
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Efectividad Institucional
Aprobado por:Clemencia Nieto
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda informacin o hecho registrado. Clasificacin
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documentoTipo de documentoUbicacin de almacenamiento(Fsico: carpetas del archivo xxx)
(Electrnico: Sistema de informacin XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicacin del documento
Comunicar al solicitante la decisin tomadaComunicacin DecisinInterna1ElectrnicoCorreo dirplan
Comunicar al solicitante y asignar responsabilidades de documentacinComunicacin DecisinInterna1ElectrnicoCorreo dirplan
Elaborar documentacin y enviar a Oficina de Gestin Documental-Flujograma-Ficha tcnicaInterna1ElectrnicoCarpeta: Efectividad Institucional/Procesos/Proyectos/UNIDAD SOLICITANTE
Presentar el proceso docuemntado para su revisin y aprobacinPropuesta de proceso documentadoInterna1ElectrnicoCarpeta: Efectividad Institucional/Procesos/Proyectos/UNIDAD SOLICITANTE
Divulgar y oficializarProceso documentado oficializado (VISIO + EXCEL)Restringida1ElectrnicoCarpeta: Efectividad Institucional/Procesos/Procesos vigentes
Divulgar y oficializarProceso documentado oficializado (PDF + EXCEL)Interna1Electrnicohttps://planeacion.uniandes.edu.co
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Pblica
https://planeacion.uniandes.edu.co/
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-03_homologacion.xlsx
PRO-01-3-01-04
RETIRO VOLUNTARIOU
NID
AD
AC
AD
M
ICA
ES
TU
DIA
NT
ED
IRE
CC
IN
DE
AD
MIS
ION
ES
Y
RE
GIS
TR
OT
ES
OR
ER
A
Evaluacin RespuestaSolicitud
NO
Retiro se
produce dentro
de las primeras
8 semanas?
1
Presentar
Solicitud de
Retiro ante
Unidad
acadmica o
A&R.
2
Evaluar solicitud
4
Informar
Aceptacin al
estudiante con
copia a A&R
SI
8
Actualizar
historial
acadmico del
estudiante
Solicitud de
Retiro Voluntario
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
6
Actualizar estado
del estudiante
como Inactivo
Retiro antes de
la 2da semana
de inicio de
periodo
acadmico?
7
Devoluciones
Banner
5
Retirar materias
del estudiante
del sistema
Carta de aceptacin
(c.c. A&R)
NO
SI
3
Solicitud de
Incompleto Total
(IT)
Dependiendo
de la poca se
puede hacer
ante A&R o
unidad
acadmica
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACION Y EVALUACIONFechaSep-12Ejecutor
Versin No.0Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a titulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudianteVerificador
Proceso Nivel 3:Retiro voluntario
Objetivo: Determinar las actividades para resolver una solicitud de retiro voluntarioFirmante
AlcanceDesde que el estudiante presenta solicitud de retiro voluntario hasta que se le resuelve la solicitud
Cdigo:PRO-01-3-01-04
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
EstudianteSolicitud de retiro voluntario1Presentar solicitud de retiro voluntario ante unidad acadmica o A&REl estudiante que desee retirarse temporalmente de la Universidad, informa por escrito al Consejo del programa respectivoReglamento de estudiantes de (pregrado: Art 76; maestra: art 76)EstudianteSolicitud de retiro voluntarioRetiro voluntario de estudianteEstudiante
2Evaluar solicitudEstudia la solicitud y toma una decisin en cuanto a estaUnidad acadmica
3Solicitud de Incompleto Total (IT)Si la solicitud de retiro se produce despus de la 8va semana de iniciado el periodo acadmico, el estudiante debe solicitar un Incompleto Total; se le informa que tiene que informar nuevamente.Reglamento de estudiantes de (pregrado: Art 78; maestra: art 80)Unidad acadmica
4Informar aceptacin al estudiante con copia a A&RInforma al estudiante que solicitud de retiro a sido aceptada; la respuesta se le copia a A&RUnidad acadmicaCarta de aceptacin (c.c. A&R)
5Retirar materias del estudiante del sistemaRetira las materias del estudiante del sistema BannerSlo A&R puede retirar TODAS las materias del estudiante del sistemaDireccin de Admisiones y RegistroBanner
6Actualizar estado del estudiante como "Inactivo"Cambia el estado del estudiante en Banner como "inactivo"Direccin de Admisiones y RegistroBanner
7DevolucionesSi la solicitud de retiro se produce antes de la 2da semana de iniciado el periodo acadmico, el estudiante podr solicitar devolucin del pago de matrcula ante Tesorera (el monto a devolver depende de la fecha en que lo haga)EstudianteTesorera
8Actualizar historial acadmico del estudianteLa copia de la respuesta al estudiante se guarda en la carpeta acadmica de esteUnidad acadmica
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Roberto Saad - Ingeniero de procesos
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Planeacin y Efectividad Institucional
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda informacin o hecho registrado. Clasificacin
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documentoTipo de documentoUbicacin de almacenamiento(Fsico: carpetas del archivo xxx)
(Electrnico: Sistema de informacin XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicacin del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Pblica
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-04-retiro voluntario.xlsx
PRO-01-3-01-05
REINTEGROD
IRE
CC
IN
DE
AD
MIS
ION
ES
Y
RE
GIS
TR
O
UN
IDA
D A
CA
D
MIC
AE
ST
UD
IAN
TE
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
6
Solicitar
reintegro ante
A&R
2
Evaluar solicitud
4
Revisar plan de
estudios del
estudiante
5
Informar a A&R y
a estudiante
decisin y
materias a cursar
Solicitud se
presenta dentro
de los 2 aos
siguientes a la
fecha de su retiro
voluntario?
SI
NO
7
Habilitar
estudiante como
activo e
informar a
estudiante
3
Informar a
estudiante
negacin de
solicitud
1
Solicitar
reintegro ante
Unidad
Acadmica
NO
Aprueba
solicitud?SI
Solicitud
Reintegro
Solicitud
Reintegro
Correo
Negacin de solicitud
Acta
Consejo
Correo
Respuesta
(c.c. A&R)
Banner
Correo
Confirmacin
(c.c. Unidad acadmica del estudiante)
8
Informar a
unidad
acadmica del
estudiante sobre
reintegro exitoso
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACION Y EVALUACIONFechaJun-12Ejecutor
Versin No.0Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a titulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudianteVerificador
Proceso Nivel 3:Reintegro
Objetivo: Tramitar solicitud de un estudiante que desea reintegrarse a la universidad debido a un retiro voluntario previoFirmante
AlcanceDesde que A&R publica las fecha para recibir solicitudes hasta que el estudiante es reintegrado al programa acadmico (si es aceptado)
Cdigo:PRO-01-3-01-05
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
EstudianteSolicitud de reintegro
Fecha de retiro1Solicitar reintegro ante unidad acadmicaEn caso de que hayan pasado ms de dos aos desde que el estudiante se retir de la universidad, el reintegro se solicita por escrito ante el Consejo de Facultad del programa del estudianteEstudianteSolicitud de reintegroRespuesta a solicitud para cursar doble programaEstudiante en doble programaEstudiante
2Evaluar solicitudEvaluar la solicitud con base en los requisitos exigidos por el reglamento estudiantilUnidad acadmicaActa de consejo
3Informar a estudiante negacin de solicitudInformar al estudiante que la solicitud de reintegro ha sido negada porque no cumple con los requisitos exigidos por el reglamento estudiantil para tal finUnidad acadmicaCorreo negacin de solicitud
4Revisar plan de estudios del estudianteEn caso de que se apruebe la solicitud del estudiante, se revisa el plan de estudios pues este pudo haber cambiado en los ms de dos aos de ausencia del estudianteUnidad acadmica
5Informar a A&R y a estudiante decisin y materias a cursarUna vez revisado el plan de estudios, se informa a la Direccin de Admisiones y Registro que el estudiante ha sido reintegrado al programa acadmicoUnidad acadmicaCorreo respuesta (c.c. A&R)
6Solicitar reintegro ante A&REn caso de que hayan pasado menos de dos aos desde que el estudiante se retir de la universidad, el reintegro se solicita ante la Direccin de Admisiones y RegistroEstudianteSolicitud de reintegro
7Habilitar estudiante como "activo" e informar al estudianteAl estudiante reintegrado se le cambia el estado en el sistema como estudiante "activo"Direccin de Admisiones y Registro-Correo confirmacin (c.c. Unidad acadmica del estudiante)-Banner
8Informar a unidad acadmica del estudiante sobre reintegro exitosoUna vez el estado del estudiante es activo, se le informa a la unidad acadmica del estudiante el reintegro exitoso al programa acadmicoDireccin de Admisiones y Registro
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Roberto Saad - Ingeniero de procesos
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Efectividad Institucional
Aprobado por:
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda informacin o hecho registrado. Clasificacin
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documentoTipo de documentoUbicacin de almacenamiento(Fsico: carpetas del archivo xxx)
(Electrnico: Sistema de informacin XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicacin del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Pblica
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-05_reintegro.xlsx
PRO-01-3-01-06
REINGRESO
PREGRADO
AD
MIS
ION
ES
&
RE
GIS
TR
OF
AC
UL
TA
DE
ST
UD
IAN
TE
Solicitud Evaluacin Respuesta
2
Solicitar
Reingreso ante
Facultad
Tipo de
sancinAcadmica
Disciplinaria
9
Habilitar
Estudiante
10
Actualizar
historial
acadmico del
Estudiante
3
Verificar
asistencia a
talleres
Solicitud de
Reingreso
Carta
Negacin solicitud
4
Verificar
cumplimiento de
sancin
6
Estudiar caso y
evaluar
solicitudes
Aprueba
solicitud?
Acta de Consejo
7
Informar
decisin de No
Aceptacin al
estudiante
NO
Carta de Aceptacin solicitud
(c.c. A&R)
1
Asistir a talleres
obligatorios de
Decanatura de
Estudiantes
Estudiante
asisti a los
talleres?
SI
NO Cumpli
sancin?
5
Cumplir sancin
impuesta
NO
SI
8
Informar
aceptacin a
estudiante y A&R
SI
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
Banner
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACION Y EVALUACIONFechaJun-12Ejecutor
Versin No.0Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a titulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudianteVerificador
Proceso Nivel 3:Reingreso Pregrado
Objetivo: Tramitar solicitud de un estudiante que desea reingresar a la Universidad cuando ha sido suspendido acadmicamenteFirmante
AlcanceDesde que el estudiante asiste a los talleres obligatorios que dicta el CTp para tal fin, hasta que se le da respuesta al estudiante y se aprueba o no su reingreso a la Universidad
Cdigo:PRO-01-3-01-06
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
EstudianteSolicitud de reingreso a programa de pregrado1Asistir a talleres obligatorios de Decanatura de EstudiantesEl estudiante asiste a los talleres x y y que dicta el Centro de Consejera antes de solicitar el reingresoReglamento General de Estudiantes de Pregrado. Art 81EstudianteRespuesta a solicitud para reingreso a programa de pregradoEstudiante
2Solicitar reingreso ante Facultad; si es doble programa, debe hacerlo ante ambos programasSolicitar por escrito ante el Consejo de Facultad el reingreso al programaEstudianteSolicitud de reingreso-Certificado asistencia a taller obligatorio
3Verificar asistencia a talleresSi el estudiante trae el certificado de asistencia al taller, se da como hecho que asisti al mismo; de no hacerlo se le solicitar al estudiante que asista a los talleres obligatoriosSecretara acadmica
4Verificar cumplimiento de sancinSi el estudiante tuvo una sancin disciplinaria, se verifica que se haya cumplido la sancin para tal finReglamento General de Estudiantes de Pregrado. Art 115. SancionesSecretara acadmica
5Cumplir sancin impuestaCumplir con la sancin impuesta por el comit disciplinario que la interpusoReglamento General de Estudiantes de Pregrado. Art 115. SancionesEstudiante
6Estudiar caso y evaluar solicitudesSe revisarn los requisitos estipulados en el reglamento para autorizar el reingresoReglamento General de Estudiantes de Pregrado. Art 81 (Lit. a. razones acadmica; Lit. b. razones disciplinarias)FacultadActa de consejo
7Informar decisin de no aceptacin al estudianteInformar al estudiante la decisin tomada por la unidad acadmicaFacultadCarta de respuesta
8Informar aceptacin a estudiante y A&RInformar al estudiante la decisin tomada por la unidad acadmica y a A&R para que se habilite al estudiante en sistema bannerFacultadCarta de respuesta (c.c. A&R)
9Habilitar estudianteHabilitar a estudiante en Banner como activoAdmisiones y RegistroBanner
10Actualizar historial acadmico del estudianteActualizar historial acadmico del estudianteFacultad
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Roberto Saad - Ingeniero de Procesos
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Planeacin y Efectividad Institucional
Aprobado por:Clemencia Nieto - Directora Admisiones y Registro
Definir los nombres de los talleres...
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda informacin o hecho registrado. Clasificacin
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documentoTipo de documentoUbicacin de almacenamiento(Fsico: carpetas del archivo xxx)
(Electrnico: Sistema de informacin XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicacin del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Pblica
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-06_reingreso_pregrado.xlsx
PRO-01-3-01-07
REINGRESO
POSGRADO
AD
MIS
ION
ES
&
RE
GIS
TR
OF
AC
UL
TA
DE
ST
UD
IAN
TE
Solicitud Evaluacin Trmite
Disciplinaria
Acadmica
SI
NO
SI
>5.0
NO
PRO-01-3-01-08
VALIDACINA
DM
ISIO
NE
S &
RE
GIS
TR
OU
NID
AD
AC
AD
M
ICA
ES
TU
DIA
NT
E
Solicitud Evaluacin Trmite
2
Presentar
solicitud ante
Unidad
acadmica.
NO
SI
5
Definir examen y
notificar al
estudiante fecha
de realizacin
Aprueba
solicitud?
4
Informar
decisin de No
Aceptacin al
estudiante
7
Pagar costo de
presentacin de
examen
8
Presentar
Examen
9
Evaluar ExamenResultado
11
Informar a A&R
materias
validadas del
estudiante
12
Reconocer
Crditos
Aprobado
Reprobado
13
Actualizar
historia
acadmica del
Estudiante
3
Evaluar y decidir
sobre solicitudes
Solicitud de
Validacin
Carta de
No Aceptacin
Carta de
Aceptacin
10
Informar el
resultado al
estudiante
Calificacin
Formulario
Reconocimiento de crditos
Calificacin
Resultados de Evaluaciones
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
Banner
1
Publicar materias
sujetas de
validacin
6
Expedir recibo
de pago de
examen y enviar
a estudiante
Correo notificacin
Recibo de pago (pdf)
Materias sujetas de validacin
1
1
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACION Y EVALUACIONFechaSep-12Ejecutor
Versin No.0Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a titulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudianteVerificador
Proceso Nivel 3:Validaciones
Objetivo: Establecer las actividades a desarrollar para la validacin de cursosFirmante
AlcanceDesde la solicitud del estudiante hasta la validacin del curso
Cdigo:PRO-01-3-01-08
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
Materias sujetas a validacin1Publicar materias sujetas de validacinReglamento General de Estudiantes. Art 5Unidad acadmicaMaterias sujetas de validacinMaterias validadasEstudiante
2Presentar solicitud ante Unidad acadmica.EstudianteSolicitud deValidacin
3Evaluar y decidir sobre solicitudesReglamentacin sobre homologacin y validacin de materias. Art. 5.1.Unidad acadmicaResultados de Evaluaciones
4Informar decisin de No Aceptacin al estudianteEn caso de no aprobar la solicitud realizada por el estudiante, informar la decisinUnidad acadmicaCarta deNo Aceptacin
5Definir examen y notificar al estudiante fecha de realizacinDefinir examen y notificar al estudiante fecha, hora y lugar de realizacin del mismoUnidad acadmicaCarta de Aceptacin
6Expedir recibo de pago de examen y enviar al estudianteEnviar recibo de pago en formato pdf en un correo electrnico para el estudiante lo pueda pagarUnidad acadmica
7Pagar costo de presentacin del examenCancela el recibo de pago por concepto de la presentacin del examen de validacinReglamentacin sobre homologacin y validacin de materias. Art. 5.2Estudiante
8Presentar examenPresentar examen de validavinEstudiante
9Evaluar examenCalifica el examen presentado por el estudianteUnidad acadmica
10Informar el resultado al estudianteInformar al estudiante la calificacin obtenida en el examen de validacinUnidad acadmicaCalificacin
11Informar a A&R materias validadas del estudianteInformar a A&R, mediante el formato de reconocimiento de crditos, las materias que fueron validadas del estudianteUnidad acadmicaFormulario reconocimiento de crditos
12Reconocer crditosCalificar las materias validadas como "Aprobado" en el sistema BannerDireccin de Admisiones y RegistroBanner
13Actualizar historia acadmica del estudianteSe guarda la solicitud del estudiante en la carpeta de este. NOTA: cuando se pida validacin de una materia de una facultad a la que no pertenece el estudiante, la solicitud no se guarda en una carpeta del estudiante sino en una carpeta con solicitudesUnidad acadmica
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Roberto Saad - Ingeniero de procesos
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Planeacin y Efectividad Institucional
Aprobado por:Clemencia Nieto - Directora Admisiones y Registro
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda informacin o hecho registrado. Clasificacin
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documentoTipo de documentoUbicacin de almacenamiento(Fsico: carpetas del archivo xxx)
(Electrnico: Sistema de informacin XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicacin del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Pblica
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-08-validacion.xlsx
PRO-01-3-01-11
DOBLE PROGRAMAU
NID
AD
AC
AD
M
ICA
(D
OB
LE
PR
OG
RA
MA
)A
DM
ISIO
NE
S &
RE
GIS
TR
OE
ST
UD
IAN
TE
UN
IDA
D
AC
AD
M
ICA
(OR
IGE
N)
Registro ModificadoSolicitud Evaluacin
1
Publicar fechas
para presentar
solicitudes
2
Presentar
solicitud para
doble programa
ante A&R
5
Informar
aceptacin a
Estudiante /
Unidad
Acadmica
involucradas
6
Modificar
registro del
estudiante
4
Informar no
aceptacin a
Estudiante
14
Actualizar
historial
acadmico del
Estudiante
Solicitud
aprobada?
3
Verificar
requisitos de
ingreso a doble
programa
SI
NO
11
Revisar plan de
estudios
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Martha Bacca
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
Correo
Negacin solicitud
Correo
Aceptacin solicitud
Tipo de
estudiantePregrado
7
Presentar
solicitud para
doble programa
ante Unidad
acadmica. o
Centro
Maestra
8
Verificar
requisitos
propias de
admisin a
maestra
10
Informar
aceptacin a
Estudiante /
Unidad
acadmica
involucradas y
A&R
9
Informar no
aceptacin a
Estudiante
Solicitud
aprobada?
SI
NO
Banner
Carta de
Negacin solicitud
Solicitud Doble
Programa
Banner
12
Crear historial
acadmico
nuevo para el
estudiante
13
Solicitar copia de
documentos a
Unidad
Acadmica
Origen
Correo
Documentos a copiar 15
Enviar copia de
documentos
solicitados
16
Actualizar
historial
acadmico de
nuevo estudiante
Carta
Aceptacin solicitud
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACION Y EVALUACIONFechaJun-12Ejecutor
Versin No.0Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a titulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudianteVerificador
Proceso Nivel 3:Doble programa
Objetivo: Tramitar solicitud de un estudiante que desea inscribir un segundo programa acadmico Firmante
AlcanceDesde que A&R publica las fecha para recibir solicitudes hasta que el estudiante queda inscrito en un doble programa (si es aceptado)
Cdigo:PRO-01-3-01-11
Proveedores
ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
EstudianteSolicitud de doble programa1Publicar fechas para presentar solicitudesPublicar fechas para las cuales se reciben las solicitudes para cursar un segundo programaAdmisiones y RegistroRespuesta a solicitud para cursar doble programaEstudiante en doble programaEstudiante
2Presentar solicitud para doble programa ante A&RSi el estudiante es de pregrado, presenta la solicitud para doble programa ante A&R a travs de la pgina webEstudianteBanner
3Verificar requisitos de ingreso a doble programaVerificar los requisitos para poder acceder al doble programa:a. Promedio acadmico igual o superior a 3,25b. Su puntaje uniandes igual o superior al promedio de los cuatro ltimos puntajes de corte de la carrera con la que desea realizar doble programa, contados desde el momento de su ingreso a la Universidad hacia atrs.c. Los estudiantes a quienes se les hubiere negado el reingreso a un programa de pregrado, no podrn solicitar autorizacin para cursar el Doble Programa. (Doble programa con Msica ser competencia del Consejo de Departamento de Msica)Reglamento General de Estudiantes de Pregrado. Art. 94. y Art. 95.Admisiones y Registro
Cuando el solicitante no rena los requisitos antes mencionados, se podr aprobar el doble programa si ha cursado 45 crditos en la Universidad de los Andes y cuenta con un promedio acumulado igual o superior a 3,75
4Informar no aceptacin a estudianteInformar al estudiante que su solicitud de ingresar al Doble Programa ha sido negada por no cumplir requisitosAdmisiones y RegistroCorreo respuesta
5Informar aceptacin a estudiante / Unidad acadmica involucradaInformar al estudiante que su solicitud de ingresar al Doble Programa ha sido aprobada e informa a la unidad acadmica a la cual ingres el estudianteReglamento General de Estudiantes de Pregrado. Art. 94. (Pargrafo 3)Admisiones y RegistroCorreo respuesta
6Modificar registro del estudianteRegistrar el segundo programa del estudiante en el sistema Banner Admisiones y RegistroBanner
7Presentar solicitud para doble programa ante Unidad acadmica. o CentroSi el estudiante es de maestra, presentar la solicitud por escrito la Direccin o Coordinacin del ProgramaReglamento General de Estudiantes de Maestra. Art. 96.EstudianteSolicitud doble programa
8Verificar requisitos propias de admisin a maestraVerificar los requisitos para poder acceder al doble programa:a. Promedio acadmico igual o superior a 3,5b. Cumplimiento de requisitos propios de la maestraReglamento General de Estudiantes de Maestra. Art. 96.Unidad acadmica (doble programa)
9Informar no aceptacin a estudianteInformar al estudiante que su solicitud de ingresar al Doble Programa ha sido negada por no cumplir requisitosUnidad acadmica (doble programa)Correo respuesta
10Informar aceptacin a estudiante / Unidad acadmica involucrada y A&RInformar al estudiante que su solicitud de ingresar al Doble Programa ha sido aprobada e informa a A&R Reglamento General de Estudiantes de Pregrado. Art. 94. (Pargrafo 3)Unidad acadmica (doble programa)Correo respuesta
11Revisar plan de estudiosRevisar el plan de estudios con el fin de informarse sobre las implicaciones acadmicas de cursar doble programaEstudianteUnidad acadmica (doble programa) (Coordinador acadmico)
12Crear historial acadmico nuevo para el estudianteAbrir una nueva carpeta al estudiante que ingres como nuevo estudianteUnidad acadmica (doble programa)
13Solicitar copia de documentos a unidad acadmica
origenSolicitar a la unidad acadmica origen del estudiante copia de
aquellos documentos que se consideren pertinentes tenerUnidad
acadmica (doble programa)
Roberto Saad Sierra: Roberto Saad Sierra:determinar quin tiene permiso para hacer estas solicitudesCorreo documentos a copiar
14Actualizar historial acadmico del estudianteActualizar historial del estudiante dejando constancia de que est cursando otro programa acadmicoUnidad acadmica (origen)
15Enviar copia de documentos solicitadosSacar copia de los documentos solicitados por la unidad acadmica (doble programa) y enviarlosUnidad acadmica (origen)
16Actualizar historial acadmico de nuevo estudianteGuardar documentos enviados por unidad acadmico (origen) en la carpeta del estudianteUnidad acadmica (doble programa)
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Martha Bacca - Analista de planeacin
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Planeacin y Efectividad Institucional
Aprobado por:Clemencia Nieto - Directora Admisiones y Registro
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
ActividadDocumento
ml.bacca1501: Toda informacin o hecho registrado. Clasificacin
de consulta del documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documentoTipo de documentoUbicacin de almacenamiento(Fsico: carpetas del archivo xxx)
(Electrnico: Sistema de informacin XXX)
ml.bacca1501: Especificar la ubicacin del documento
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Pblica
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-11_doble_programa.xlsx
PRO-01-3-01-12
INTERCAMBIOS INTERNACIONALES
PREGRADO
TE
SO
RE
RA
UN
IVE
RS
IDA
D
EX
TR
AN
JE
RA
DE
CA
NA
TU
RA
ES
TU
DIA
NT
ES
UN
IDA
D A
CA
D
MIC
AE
ST
UD
IAN
TE
CE
NT
RO
DE
ES
TU
DIO
S E
N E
L E
XT
ER
IOR
Convocatoria Preseleccin Seleccin y admisin Realizar Intercambio
Convenio especfico
Desea
asistencia
para elaborar
documentos?
SI
NO
A qu
convenio
aplic?
Convenio general
Estudiante
es admitido?
NO
SI
NO
1
Abrir
convocatoria de
intercambios
2
Brindar asesora
personalizada o
mediante charla
informativa
3
Brindar
asistencia
4
Elaborar,
recopilar y
entregar
documentos
Carta de padres o tutores
Carta de motivacin
Certificado oficial de notas
Resultado examen de idioma
Formulario de postulacin
Cartas de recomendacin (aplica para las Fac de
Economa, Administracin y Derecho)
Portafolio con VoBo (aplica para la Fac de Diseo
y Arquitectura)
Autorizacin Coordinador
acadmico
9
Realizar e
informar
preseleccin al
CEE
10
Realizar e
informar
preseleccin al
CEE
14
Entregar
documentos
especificos
15
Diligenciar y
entregar
documentos
Documentos y formularios
para preseleccionados
-Documentos y formularios
para preseleccionados
Diligenciados
-Carta de compromiso
16
Firmar
documentos y
enviar a
universidad
extranjera
Documentos
17
Evaluar
solicitudes de
los aspirantes
Respuesta
18
Brindar asesora
para visa
19
Solicitar visa
Visa
aprobada?SI
22
Solicitar
matricula parcial/
devolucin de
excedente
24
Desembolsar
Excedente de
Matricula
Formato Solicitud
Matricula Parcial
25
Realizar
intercambio
28
Enviar notas de
intercambio
26
Realizar ensayo
Ensayo
27
Calificar curso
de intercambio
Calificaciones
29
Enviar
calificaciones a
unidades
acadmicas
30
Homologacin
7
Dar autorizacin
al estudiante e
informar al CEE
8
Informar a
estudiantes que
estn
autorizados
5
Solicitar
autorizacin en
CEE y entregar
documentos
Correo autorizados
Correo no autorizados
6
Enviar listado de
estudiantes para
autorizacin a
unidades
acadmicas
Estudiante
es
preselecciona
do?
SI
12
Invitar a
estudiantes
preseleccionados
a reunin
preseleccionada
11
Informar a
estudiantes que
no fueron
preseleccionados
NO
Correo
Correo
Ya ocurri
fecha lmite
de matrcula?
NO
SI
20
Solicitar
matrcula
completa e
inscribir materias
21
Inscribir materias
de pregrado e
intercambio
23
Retirar materias
excepto de
intercambio
13
Realizar reunin
informativa
Correo
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
ESTO
DEPENDE DE
CADA PAIS Y
SUS
POLITICAS
MIGRATORIAS
:
PUEDE SER
VISA, O
SELLO, O
PAPEL O
NADA
SIMPLEMENTE Incluye materia
de intercambio
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIN Y EVALUACINFecha9/26/12Ejecutor
Versin No.1Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a ttulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudiantesVerificador
Proceso Nivel 3:Intercambios internacionales pregrado
Objetivo: Facilitar a los estudiantes y unidades acadmicas para la seleccin y gestin de estudiantes en intercambioFirmante
AlcanceDesde que se abre la convocatoria para intercambios estudiantiles hasta que la unidad acadmica recibe las calificaciones obtenidas por el estudiante en el intercambio
Cdigo:PRO-01-3-01-12
Proveedores
ml.bacca1501: Actoresa que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
Universidades extranjeras
Centro de estudios en el exteriorConvocatoria de intercambios1Abrir convocatoria de intercambiosReglamento de Intercambios EstudiantilesCentro de Estudios en el ExteriorIntercambio
Calificaciones de intercambioEstudiantes
2Brindar asesora personalizada o mediante charla informativaCentro de Estudios en el Exterior
3Brindar asistenciaCentro de Estudios en el Exterior
4Elaborar, recopilar y entregar documentosEstudiante-Carta de padres o tutores-Carta de motivacin-Certificado oficial de notasresultado examen de idioma-Formulario de postulacin-Cartas de recomendacin (aplica para las Fac. de Economa, Administracin y Derecho)-Portafolio con VoBo (aplica para las Fac. de Arquitectura y Diseo)
5Solicitarautorizacin en CEE y entregar documentosEstudiante
6Enviar listado de estudiantes para autorizacin a unidades acadmicasCentro de Estudios en el Exterior
7Dar autorizacin al estudiante e informar al CEEUnidad acadmicaAutorizacin coordinador acadmico
8Informar a estudiantes que estn autorizadosCentro de Estudios en el Exterior-Correo autorizados-Correo no autorizados
9Realizar e informar preseleccin al CEEDecanatura de EstudiantesCorreo preseleccionados
10Realizar e informar preseleccin al CEEUnidad acadmica
11Informar a estudiantes que no fueron preseleccionadosCentro de Estudios en el ExteriorCorreo informativo no preseleccionados
12Invitar a estudiantes preseleccionados a reunin preseleccionadaCentro de Estudios en el ExteriorCorreo informativo preseleccionados
13Realizar reunin informativaCentro de Estudios en el Exterior
14Entregar documentos especificosCentro de Estudios en el ExteriorDocumentos y formularios para preseleccionados
15Diligenciar y entregar documentosEstudiante-Documentos y formularios para preseleccionados diligenciados-Carta de compromiso
16Firmar documentos y enviar a universidad extranjeraCentro de Estudios en el ExteriorDocumentos
17Evaluar solicitudes de los aspirantesUniversidad extranjeraRespuesta
18Brindar asesora para visaPoltica migratoria de cada pas:puede ser visa, sello, un papel o simplemente nadaCentro de Estudios en el Exterior
19Solicitar visaEstudiante
20Solicitar matrcula completa e inscribir materiasReglamento de matrculasEstudiante
21Inscribir materias de pregrado e intercambioReglamento de matrculasEstudiante
22Solicitar matricula parcial/devolucin de excedenteReglamento de matrculasEstudiante
23Retirar materias excepto de intercambioReglamento de matrculasEstudiante
24Desembolsar Excedente de MatriculaTesoerera
25Realizar intercambioEstudiante
26Realizar ensayoEstudianteEnsayo
27Calificar curso de intercambioUnidad acadmica
28Enviar notas de intercambioUniversidad extranjeraCalificaciones
29Enviar calificaciones a unidades acadmicasCentro de Estudios en el Exterior
30HomologacinEstudianteUnidad acadmica
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Martha Bacca - Analista de planeacin
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Planeacin y Efectividad Institucional
Aprobado por:Yadira Mogolln - Coordinadora Centro de Estudios en el Exterior
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
NoActividadDocumento
ml.bacca1501: Todo lo que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas.Trmite del
documento
adruiz: adruiz:Se cita la trayectoria del documento desde su
produccin hasta su destino final.Clasificacin de consulta del
documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documento
Frecuencia Cantidad. Diaria 1. Semanal 2. Mensual 3. Semestral
etc....Medio y soporte del documento
adruiz: adruiz:
. Medio: Fisico o electrnico
. Soporte fisico: Papel, cd, cintas, etc. Descripcin del lugar de almacenamiento
ml.bacca1501: Especificar el lugar donde se ubican los documentos, si se encuentran en un archivo especifico, algun ordenador o sistema de informacin.
. (Fsico: carpetas del archivo xxx)
. (Electrnico: Sistema de informacin XXX)Descripcin de la
ordenacin
adruiz: adruiz:Describir el tipo de ordenacin utilizada para los documentos:
. Cronolgica. Numrica. Alfanumrica
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Externa
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-12_intercambios_internacionales_pregrado.xlsx
PRO-01-3-01-13
INTERCAMBIOS INTERNACIONAL
MAESTRA
TE
SO
RE
RA
UN
IVE
RS
IDA
D
EX
TR
AN
JE
RA
UN
IDA
D A
CA
D
MIC
A (
CO
OR
DIN
AC
IN
MA
ES
TR
A)
ES
TU
DIA
NT
E
CE
NT
RO
DE
ES
TU
DIO
S E
N E
L
EX
TE
RIO
R
Seleccin Asesora Intercambio
NO
S
1
Revisar
Convenios
2
Crear Materia
Intercambio
Maestra
3
Disear
Cronograma de
Postulaciones
4
Postularse
Documentos
5
Realizar
preseleccin
Es
preselecciona
do?
6
Informar a
estudiante
desicin
7
Presentar a
preseleccionado
s
8
Seleccionar
estudiantes
Lista seleccionados y
no seleccionados
9
Informar a
aspirantes y CEE
resultados
10
Brindar asesora
para visa
11
Realizar tramites
12
Solicitar
matricula parcial
Estudiante
tiene
matrcula
completa?
SI
13
Desembolsar
Excedente de
Matricula
Formato Solicitud
Matricula Parcial
14
Realizar
intercambio
NO
15
Realizar ensayo
Ensayo
16
Enviar notas
17
Calificar materia
Intercambio
Maestra
18
Homologacin
Macroproceso Programas Conducentes a Ttulo Elaborado por Roberto Saad
Proceso Nivel 1 Enseanza y Aprendizaje Aprobado por
Proceso Nivel 2 Desarrollo del Plan de Estudios del Estudiante Fecha de aprobacin
Ficha tcnica Proceso Nivel 3
FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIN Y EVALUACINFechaEjecutor
Versin No.Aprobador
Consultado
Informado
Macroproceso:Programas conducentes a ttulo
Proceso Nivel 1:Enseanza y aprendizaje
Proceso Nivel 2:Desarrollo del plan de estudios del estudiantesVerificador
Proceso Nivel 3:Intercambios pregrado
Objetivo: Facilitar a los estudiantes y unidades acadmicas para la seleccin y gestin de estudiantes en intercambioFirmante
AlcanceDesde que se abre la convocatoria para intercambios estudiantiles hasta que la unidad acadmica recibe las calificaciones obtenidas por el estudiante en el intercambio
Cdigo:
Proveedores
ml.bacca1501: Actoresa que suministran las entradas al
procesoEntrada
Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la
ejecucin del proceso.No.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u
orden en el que se realizan las actividades.Actividad
Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la
actividadDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cmo es realizada la
actividad.Normatividad (Interna / Externa)
Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que
establece la realizacin de la actividad (Reglamentos, polticas,
resoluciones, decretos, etc.)Responsable
Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la
actividadModulo SAPDocumentosSalida
Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la
realizacin del proceso.Cliente
Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de inters que reciben los productos del proceso.
Universidades extranjeras
Centro de estudios en el exteriorConvocatoria de intercambios1Abrir convocatoria de intercambiosReglamento de Intercambios EstudiantilesCentro de Estudios en el ExteriorIntercambio
Calificaciones de intercambioEstudiantes
2Brindar asesora personalizada o mediante charla informativaCentro de Estudios en el Exterior
3Brindar asistenciaCentro de Estudios en el Exterior
4Elaborar, recopilar y entregar documentosEstudiante-Carta de padres o tutores-Carta de motivacin-Certificado oficial de notasresultado examen de idioma-Formulario de postulacin-Cartas de recomendacin (aplica para las Fac. de Economa, Administracin y Derecho)-Portafolio con VoBo (aplica para las Fac. de Arquitectura y Diseo)
5Solicitarautorizacin en CEE y entregar documentosEstudiante
6Enviar listado de estudiantes para autorizacin a unidades acadmicasCentro de Estudios en el Exterior
7Dar autorizacin al estudiante e informar al CEEUnidad acadmicaAutorizacin coordinador acadmico
8Informar a estudiantes que estn autorizadosCentro de Estudios en el Exterior-Correo autorizados-Correo no autorizados
9Realizar e informar preseleccin al CEEDecanatura de EstudiantesCorreo preseleccionados
10Realizar e informar preseleccin al CEEUnidad acadmica
11Informar a estudiantes que no fueron preseleccionadosCentro de Estudios en el ExteriorCorreo informativo no preseleccionados
12Invitar a estudiantes preseleccionados a reunin preseleccionadaCentro de Estudios en el ExteriorCorreo informativo preseleccionados
13Realizar reunin informativaCentro de Estudios en el Exterior
14Entregar documentos especificosCentro de Estudios en el ExteriorDocumentos y formularios para preseleccionados
15Diligenciar y entregar documentosEstudiante-Documentos y formularios para preseleccionados diligenciados-Carta de compromiso
16Firmar documentos y enviar a universidad extranjeraCentro de Estudios en el ExteriorDocumentos
17Evaluar solicitudes de los aspirantesUniversidad extranjeraRespuesta
18Brindar asesora para visaPoltica migratoria de cada pas:puede ser visa, sello, un papel o simplemente nadaCentro de Estudios en el Exterior
19Solicitar visaEstudiante
20Solicitar matrcula completa e inscribir materiasReglamento de matrculasEstudiante
21Inscribir materias de pregrado e intercambioReglamento de matrculasEstudiante
22Solicitar matricula parcial/devolucin de excedenteReglamento de matrculasEstudiante
23Retirar materias excepto de intercambioReglamento de matrculasEstudiante
24Desembolsar Excedente de MatriculaTesoerera
25Realizar intercambioEstudiante
26Realizar ensayoEstudianteEnsayo
27Calificar curso de intercambioUnidad acadmica
28Enviar notas de intercambioUniversidad extranjeraCalificaciones
29Enviar calificaciones a unidades acadmicasCentro de Estudios en el Exterior
30HomologacinEstudianteUnidad acadmica
Indicadores del proceso:
Elaborado por:Martha Bacca - Analista de planeacin
Revisado por:Carlos Castellanos - Jefe de Planeacin y Efectividad Institucional
Aprobado por:Yadira Mogolln - Coordinadora Centro de Estudios en el Exterior
Documentos
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
NoActividadDocumento
ml.bacca1501: Todo lo que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeadas.Trmite del
documento
adruiz: adruiz:Se cita la trayectoria del documento desde su
produccin hasta su destino final.Clasificacin de consulta del
documentoR/I/P
ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta
Restringida, Interna Pblica (ver definiciones)Frecuencia de
produccin- Cantidad #- (D/S/M/Se)
ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de produccin o recepcin del documento
Frecuencia Cantidad. Diaria 1. Semanal 2. Mensual 3. Semestral
etc....Medio y soporte del documento
adruiz: adruiz:
. Medio: Fisico o electrnico
. Soporte fisico: Papel, cd, cintas, etc. Descripcin del lugar de almacenamiento
ml.bacca1501: Especificar el lugar donde se ubican los documentos, si se encuentran en un archivo especifico, algun ordenador o sistema de informacin.
. (Fsico: carpetas del archivo xxx)
. (Electrnico: Sistema de informacin XXX)Descripcin de la
ordenacin
adruiz: adruiz:Describir el tipo de ordenacin utilizada para los documentos:
. Cronolgica. Numrica. Alfanumrica
DEFINICIONES:
R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgacin por parte de personas no autorizadas puede causar daos a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o reas que pueden tener acceso a la informacin.
I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes
P= Pblica: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes
RestringidaFsico
InternaElectrnico
Externa
Riesgos
RIESGOSFechaUNIANDESFirmante
Versin No.Unidad Acadmica
Riesgos asociados al procesoNombreDescripcin
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del riesgo asociado al proceso
Controles
Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicacin del control enunciado
rd.saad48Archivo adjuntopro-01-3-01-13_intercambios_internacionales_maestra.xlsx
pro-01-3-01_desarrollo_de_plan_de_estudios_del_estudiante.vsdDESARROLLOpro-01-3-01-13_intercambios_internacionales_maestria.pdfpro-01-3-01-13_intercambios_internacionales_maestra.vsd Maestra en el Exterior
pro-01-3-01-12_intercambios_internacionales_pregrado.pdfpro-01-3-01-12_intercambios_internacionales_pregrado.vsdIntercambios semestrales pregrado
pro-01-3-01-11_doble_programa.pdfpro-01-3-01-11_doble_programa.VSD11 Doble programa
pro-01-3-01-08-validacion.pdfpro-01-3-01-08-validacion.vsdValidaciones
pro-01-3-01-07-reingreso_posgrado.pdfpro-01-3-01-07-reingreso_posgrado.VSDReingresp - posgrados v2
pro-01-3-01-06_reingreso_pregrado.pdfpro-01-3-01-06_reingreso_pregrado.VSD6 Reingreso - Pregrado v2
pro-01-3-01-05_reintegro.pdfpro-01-3-01-05_reintegro.VSD5 Reintegro
pro-01-3-01-04-retiro voluntario.pdfpro-01-3-01-04-retiro voluntario.vsd4 Retiro voluntario
pro-01-3-01-03_homologacion.pdfpro-01-3-01-03_homologacion.vsd3 Homologacin
pro-01-3-01-02_inscripcion_de_cursos.pdfpro-01-3-01-02_inscripcion_de_cursos.vsd2 Inscripcin de cursos
pro-01-3-01-01_elaboracion_de_cursos_y_secciones.pdfpro-01-3-01-01_elaboracion_de_cursos_y_secciones.vsd1 Elaboracin de cursos y secciones