Directrices sobre la política nacional de información ...unesdoc.unesco.org/images/0006/000651/065104so.pdf · Directrices sobre la Política Nacional de Información: (Alcance,

Directrices sobre la Política Nacional de Información: (Alcance, formulación y aplicación)

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

PGI-8YWSll4

París, 1985

PGI-85/WS/14 PARIS, 1985 Originalr Inglés

DIRECTRICES SOBRE LA POLITICA NACIONAL DE INFORMACIONz ALCANCE, FORMULACION Y APLICACION

preparado por la Sra. Ines Wesley-Tanaskovic

Programa General de Información

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

Asiento bibliográfico recomendado para el catálogo:

Wesley-Tanaskovic, Ines Directrices sobre la pol?itica nacional de información:

alcance, formulación y aplicación preparado por la Sra. 1. Wesley-Tanaskovic [para el.. Programa General de Información y UNISIST - Parísr Unesco, 1985. xv, 40 págs., 30 cm (PGI-85/WS/14)

1 - Título II - Unesco - Programa General de Información y UNISIST III - Política Nacional de Información

0 Unesco, 1985

PROLOGO

El presente documento se ocupa de la planificación y la aplicación de las políticas nacionales de información. Va dirigido principalmente a los decisores y planificadores de los gobiernos y de las instituciones públicas que se enfrentan cada vez más con el problema de formular políticas acordes con la importancia creciente de la información como un recurso esencial de los países. También se propone dar orientación a aquellos cuya función consiste en traducir la política de información en actividades efectivas. Más concretamente, su finalidad es poner de realce las variables en juego, determinar los sectores en que se suscitan problemas, destacar las cuestiones que exigen respuestas y definir para sus usuarios los elementos esenciales de la concepción de políticas de información adecuadas para un determinado medio socioeconómico. Por consiguiente, no constituye ni una colección de recetas ni una guía que proponga un método que excluya a los demás.

La formulación y la aplicación de una política nacional de información es una tarea en la que participan especialistas de la información así como administradores y planificadores de diversas esferas y en distintos niveles, con la interven- ción activa de grupos de usuarios representativos. Para cumplir esta labor con eficacia, deben coordinarse los esfuerzos de todos los participantes y definirse claramente sus respectivas responsabilidades. La creación de un organismo nacional de información ha sido la medida adoptada por muchos gobiernos precisamente para lograr esta finalidad, pero dejando en claro que dicho organismo debe actuar como mecanismo de coordinación y no como órgano operacional. Su función en lo tocante a la política debe ser suficientemente amplia como para abarcar todas las disciplinas en todas las esferas de aplicación. Por consiguiente, su tarea principal ha de consistir en velar porque los esfuerzos conjuntos, aunque dispersos, se realicen en el nivel adecuado, con el equilibrio necesario, utilicen eficazme,nte los recursos disponibles y se ejecuten en consonancia con los planes nacionales de desarrollo.

En este sentido, la Unesco ha procurado ayudar a sus Estados Miembros a atender sus necesidades de información y ofrecerles orientación apropiada para sus actividades. Es así como en 1972 la Conferencia General de la Unesco, en su 17a. reunión, lanzó el programa intergubernamental UNISIST para impulsar :La información científica y tecnológica considerada como un recurso esencial del desarrollo socioeconómico. Tras reconocer que la activa participación de los Estados Miembros era necesaria para la ejecución satisfactoria de este programa, la Conferencia General invitó a los Estados Miembros a crear 1) organismos nacionales de coordi- nación que abordaran los problemas de la formulación, la planificación y la coor- dinación de la política nacional de información, y 2) comités nacionales del UNISIST que actuaran como enlaces en los países con el programa TJNISIST de la Unesco. A tal efecto, el Director General envió una carta circular en 1973 (CL/2297).

Ulteriormente se elaboró una lista de propuestas de objetivos de la política de información, teniendo en cuenta las funciones encomendadas a los organismos nacionales de coordinación. Este documento se basó en una de las recomendaciones de la Conferencia Intergubernamental del UNISIST (París, 1971) en la que se seña- laba lo siguiente: "deberá existir un organismo gubernamental o semigubernamental en el plano nacional encargado de guiar, estimular y coordinar el desarrollo de los recursos y servicios de información en la perspectiva de la cooperación nacional regional e internacional". Esta lista llegó a ser conocida como "Information Policy Objectives (UNISIST Proposals), (SC/74/WS/3, París 1974) y se ha utilizado ampliamente durante muchos años.

El cambio notable de la actitud de muchos países frente a la información durante el Último decenio, ha justificado la elección de dichos objetivos; sus principios fundamentales son incluso válidos en la actualidad y aplicables a todas las esferas del conocimiento. Muchos gobiernos han adoptado el concepto original del UNISIST de establecer mecanismos u organismos de coordinación en sus sistemas nacionales de información y, al hacerlo, han concentrado cada vez más su atención en la información como recurso que debe utilizarse con miras al desarrollo econó- mico y social y en la aplicación de la tecnología moderna. El programa del UNISIST siguió esta evolución y adaptó sus objetivos a la transformación de las necesidades de los Estados Miembros de la Unesco.

Por consiguiente, el programa intergubernamental del UNISIST se fortaleció al fusionarse con el programa de la Unesco para el desarrollo de servicios de biblioteca, archivo y documentación, para dar forma al Programa General de Información (PGI), después de la 19a. reunión de la Conferencia General de la Unesco en 1976. Su alcance se amplió a fin de incluir no sólo la información científica, tecnoló- gica y principalmente bibliográfica sino también otras esferas del conocimiento y otros tipos de información. Todas las reuniones y estudios ulteriores patrocinados por el PGI, en particular la segunda Conferencia Intergubernamental del UNISIST (París, 19791, apoyaron este concepto ampliado de la información e insistieron nuevamente en la necesidad de revisar las funciones de los organismos de coordina- ción y de mejorar así la coordinación en los sistemas nacionales.

Durante los cinco años siguientes a la segunda Conferencia del UNISIST de 1979, los rápidos progresos logrados en el ámbito de las nuevas tecnologías de la información, y sus vastas repercusiones tanto dentro como fuera del campo de la información han provocado ya transformaciones importantes en las políticas y prác- ticas de suministro de información en todo el mundo, y esta evolución se ha registrado en diversos niveles y con modalidades que difieren de un lugar a otro. En vista de ello, es necesario encontrar nuevas soluciones. Consciente de esta tendencia, la Unesco ha estudiado cuidadosamente sus repercusiones y las tuvo en cuenta al elaborar el Plan a Plazo Medio (1984-1989) de la Organización.

El alcance y la estructura del Gran Programa VII de la Unesco "Sistemas de información y acceso al conocimientow reflejan debidamente las inquietudes de los Estados Miembros que han aceptado el desafío de adaptar SUS estrategias para aumentar su capacidad de facilitar y aprovechar en el plano nacional la informa- ción para el desarrollo. El Programa ofrece muchas posibilidades de asistencia, y uno de sus elementos al que se le asigna una elevada prioridad es la asistencia para la formulación de políticas y planes nacionales de información basados en la evaluación de las posibilidades de aplicación de las tecnologías modernas. En este sentido, se dará suma importancia al fortalecimiento de los vínculos de comunica- ción con los organismos nacionales de coordinación y con los comités nacionales, y al enlace entre ellos, al igual que a la elaboración de directrices adecuadas para la acción en los Estados Miembros, en especial para encontrar una Solución a los problemas de coordinación de los servicios nacionales de información en general.

Las directrices actuales constituyen una versión revisada de las propuestas originales del UNISIST. En el texto se analizan las alternativas que se ofrecen a los decisores y se reúnen algunas de las enseñanzas que arroja la experiencia de los esfuerzos pasados. Se procura situar las funciones (estímulo, coordinación y apoyo financiero) de los primitivos organismos de coordinación y comités nacionales del UNISIST en un contexto nuevo y más amplio e indicar las repercusiones de este enfoque para su creación y su administración. Ahora bien, sólo se propone

enunciar un concepto general de la formulación y la coordinación de las políticas nacionales de información a partir del cual los usuarios tengan plena libertad para deducir las ideas que a su juicio se ajusten mejor a la situación de su país.

Estas directrices fueron preparadas en virtud de un contrato por la Señora 1. Wesley-Tanaskovic y se basaron, entre otras cosas, en el material elaborado por S. Adams, J. Gray, K. Keren y S. Parker. El proyecto fue objeto de un análisis detenido durante el Seminario Internacional sobre Política Nacional de Información y Planificación organizado. por el PGI de la Unesco en colaboración con la Comisión Yugoslava de Cooperación con la Unesco y el Centro Internacional de Referencia sobre Datos relativos a la Manipulación del Equipo (IRCIHE) en Dubrovnik (junio de 1984). Asistieron al seminario el Sr. F.S. Abdul-Razzag (Iraq), el Sr. A. Adu (Ghana), el Sr. J. Bao (República Popular de China), el Sr. P. Canisius (República Federal de Alemania), el Sr. M. Djurovic (Yugoslavia), el Sr. R.A. Gietz (Argentina), el Sr. B. Kustrin (Yugoslavia), la Sra. S. Lampert (Jamaica), el Sr. R.S. Mabomba (Malawi), el Sr. M.A.K. Madkour (República Arabe de Egipto), el Sr. A. Marks (Países Bajos), el Sr. J. Michel (Yugoslavia), el Sr. B.M.Y. Mohdnoorajala (Malasia), el Sr. H. Schälger (Austria), la Sra. E. Tornudd (Finlandia), la Sra. N. Tudor-Silovic (Yugoslavia), la Sra. M.. Trask (Australia), la Sra. F. Zahawi (Liga Arabe), el Sr. Zultanawa (Indonesia) y la Señora 1. Wesley-Tanaskovic como consultora, y varios observadores.

Se agradecerán los comentarios y sugerencias acerca de estas directrices, que deberán dirigirse a la División del Programa General de Información, Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75007 París.

‘V’

INDICE

Página

PROLOGO ..................................

RESUMEN DISPOSITIVO ............................

INTRODUCCION ...............................

1. La información como recurso para el desarrollo ............

II. Necesidad de una política nacional de información ..........

III. A quienes están destinadas las directrices ..............

IV. Tipo de directrices que se requiere .................

ALCANCE DE UNA POLITICA NACIONAL DE INFORMACION ..............

1. Determinación de las necesidades en materia de información ......

II. Medios para satisfacer las necesidades de información ........

- Producción de la información ...................

- Acopio de la información .....................

- Distribución de la información ..................

- Marco institucional .......................

- Asignación de recursos ......................

. Personal ...........................

. Condiciones materiales ....................

. Financiamiento ........................

III. Fomento de la utilización efectiva de la información ........

FORMULACION DE UNA POLITICA NACIONAL DE INFORMACION ............

1. Declaracik sobre los principios básicos de la política .......

II. Procedimientos de formulación de políticas .............

- Determinar la situación actual de la información .........

- Evaluar las repercusiones de la situación en la política .....

- Formular una política de información ...............

III. Establecer una organización encargada de la formulación de politicas

- Tareas de organización de la política ..............

- Función de los usuarios de la información ............

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APLICACION DE UNA POLITICA DE INFORMACION . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1. Planificación y determinación de prioridades ............ 23

- El factor tiempo ........................ 25

- Suministro de información .................... 26

- Información sobre la información ................ 27

II. Elaboración de programas ...................... 28

III. Elaboración de presupuestos .................... 29

IV. Establecimiento de un mecanismo de planificación .......... 30

ORGANIZACION NACIONAL DE COORDINACION DE LA INFORMACION . . . . . . . . . 31

1. Antecedentes ............................ 32

II. Funciones ............................. 32

III. Ubicación ............................. 34

IV. Estructura ............................. 35

V. Vínculos con otras organizaciones ................. 36

BIBLIOGRAFIA ...............................

Anexo ..................................

Página

37

:, 39

- vii -

RESUMEN DISPOSITIVO

(Un enfoque por etapas de la planificación y la aplicación de la política nacional de información)

ETAPA 1 - Determinar el marco global del proyecto (párrs. l-21)

Objetivosr identificar las esferas de la información que deben cubrirse

Problemas/preguntasr

- decidir cuál es el tipo de información de que se trata (ITC, numé- rica, bibliográfica...)

- concentrar la atención en la información como recurso para el desarrollo económico y social y en la aplicación de los mecanismos tecnológicos modernos de información y de comunicación para el progreso de este desarrollo

- hacer hincapié' en la cuantía de las inversiones y en los intentos realizados actualmente para elaborar políticas de información que permitan una mejor canalización y concentración de esas inversiones.

Posibles actividadest

negociaciones y consultas nacionales por medio de entrevistas y visitas; asistencia internacional

ETAPA 2 - Definir el alcance de la información requerida en el plano nacional

A. Evaluación de las necesidades de información (párrs. 22-28)

Objetivo: determinar dónde se necesita información y quiénes la necesitan


- Lexiste una evaluación de las metas nacionales de desarrollo?

- ¿qué esferas del desarrollo exigen una utilización considerable de información?

- icuáles son los grupos de usuarios?

- Lestán en consonancia las exigencias de información con las metas principales de desarrollo del país?

- ¿se ha procedido a una evaluación del valor relativo para los usuarios de las bibliotecas?

¿de los archivos? ¿de los servicios de traducción y documentación? ¿de los servicios de análisis y reorganización de la información? ide los servicios de vulgarización? ¿de los servicios de orientación?

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- viii -

- Lse han determinado las esferas en las cuales se necesita informa- ción (investigaciones actuales) especificaciones técnicass datos estadísticos...)?

- Len qué medida los servicios generales de información (bibliotecas nacionales1 centros de computadoras) proporcionan apoyo a servicios más especializados?

Posibles actividades:

encuestas mediante entrevistasr análisis de los datos acumulados

B. Medios que permiten satisfacer las necesidades de información (párrs. 29-51)

Objetivos: definir la extensión del manejo de la información y los servicios de información existentes

Problemas/preguntast

- Len qué medida se genera información (publicada o no publicada)?

. ¿se basa en el registro y el tratamiento de datos locales?

. ¿se da a conocer ampliamente?

. ¿quién genera la información (el gobierno, las editoriales locales)?

. jrecibe estímulo mediante la legislación - derecho de autor-t subvencionest apoyo del gobierno)?

- Len qué medida se recoqe información del exterior?

. iexisten medidas orgánicas para facilitar este acopio?

. ¿se dispone de recursos financieros permanentes?

. Lqué factores afectan a su funcionamiento (organismos de impor- tación, transporte, sistemas postales, aduanas, reglamentación sobre el cambio de divisas)?

. Lexiste una tendencia a utilizar servicios y telecomunicaciones computadorizados?

- Len qué medida es eficaz la distribución de información?

. ¿hay un sistema efectivo de distribución de información (local y extranjera) a través de las librerías y agencias locales?

. ¿la existencia de información se registra y se anuncia a nivel local?

. Lbibliografía nacional a intervalos regulares?

- ix -

. Ldepósito legal cumplido estrictamente?

. ¿abarca la información no publicada o la información publicada mediante procedimientos de computadoras?

. ¿se da a conocer el contenido de los documentos7

. Lcuáles son los mecanismos de acceso a los servicios internacionales de'resúmenes y de indizado?

. ¿cuáles son las formas más corrientes de suministro utilizadas en el país? (bibliotecas? centro de documentación)t

. ¿qué servicios locales y nacionales de orientación existen en el país? (guías sobre las fuentes de información! directrices! inventariosi centros...)

. <en qué medida está organizado el suministro de información?

. ¿qué instituciones participan en el suministro de información?

. iexiste una coordinación de sus actividades?

Posibles actividades*

encuesta por medio de entrevistas1 asistencia internacional

C. Fomento de la utilización efectiva de la información (párrs. 52-57)

Objetivot determinar en qué medida los usuarios son conscientes de la importancia de la información


- jestá prevista la educación y la formación de los usuarios?

- eestán previstas actividades de vulgarización?

- iestán previstas investigaciones en el ámbito de las ciencias de la información?

Posibles actividades2

encuesta, por medio de entrevistas, respecto de las instituciones educacionales y de los usuarios.

‘X’

ETAPA 3 - Formular una política nacional de información (párrs. 58-64)

A. Preparar una declaración sobre los principios básicos de la política (párrs. 58-64)

Objetivo: proporcionar la base para la planificación y la coordina- ción eficaz de las actividades de información y asignar responsabilidades para garantizar el otorgamiento de servicios de información

Problemas/preguntas:

- Lexiste ya algún tipo de política?

. ¿formulación de declaraciones oficiales sobre la política nacional de información?

. Lpolíticas oficiales previstas en la legislación (derecho de autor, depósito legal, servicios de bibliotecas)?

. Lpolíticas basadas en la costumbre?

. Lpolíticas que forman parte de una política más amplia de una organización matriz?

- Lcuenta la política con respaldo del gobierno?

- ¿se formula la política para lograr objetivos estructurales y operacionales amplios?

- Lreconoce la política la necesidad de una coordinación efectiva (o un mecanismo de coordinación)?

- iinsiste la política en el suministro de información acorde con las metas nacionales de desarrollo?

Posibles actividades8

reuniones de consulta con los responsables de las actividades de información

B. Establecer procedimientos de formulación de políticas (párrs. 65-78)

Objetivo: establecer un procedimiento oficial para definir la polí- tica nacional de información y someterla a un examen periódico


- ¿se hace un diagnóstico permanente de la situación existente en materia de información (necesidades de información y servicios de información)? (véase también la Etapa 2)

. zcorre a cargo de un grupo de especialistas de la información?

. Len qué estudios se basa?

. iparticipan los usuarios en la encuesta correspondiente?

- xi -

. Lparticipan investigadores independientes?

. ¿se hacen esfuerzos para tener en cuenta las necesidades futuras de información?

- ¿se evalúan las repercusiones para la política de la situación en el plano de la información?

. Lresponden los servicios de información a las exigencias en la materia?

. Lcuáles son las deficiencias y dónde se producen?

- Formular una política de información

. ¿las autoridades que intervienen en la asignación de recursos están familiarizadas con el diagnóstico?

. La qué nivel gubernamental (legislatura nacional, Consejo de Ministros o sus equivalentes en el plano local) recibirá respaldo la política basada en el diagnóstico?

. Lconviene crear equipos especiales de trabajo que se encarguen de la formulación de la política?

. Lconviene establecer un comité especial que revise periódica- mente los objetivos y las prioridades nacionales y vuelva a formular una política nacional de información a la luz de esa revisión?


recurrir a la asistencia internacional en forma de servicios de consultores y expertos) utilización mancomunada de los expertos en las regionest movilizar al personal local (expertos en una materia, especialistas de la información, encargados de la formulación de políticas...)i elaborar con miras a su distribución un documento sobre la experiencia nacional) organizar un seminario para analizar las repercusiones de la política en el plano nacional.

C. Crear una organización encargada de la formulación de políticas (párrs. 79-94)

Objetivor proporcionar un marco estructural actividades previstas en el apartado B supra


- estudiar la conveniencia y la utilidad de crear un comité especial que represente a las organizaciones para las cuales la política nacional de información tiene importancia decisiva

para llevar a cabo las

. ¿existe ya un comité de este tipo?

- xii -

. icuál es su envergadura y su composición?

. Lcuáles serán sus funciones (supervisión, realización de encuestas, iniciación de un plan a plazo medio, presupuestarias)?

. ¿cuáles son los sectores afines representados (servicios consultivos, medios de comunicación, servicios de gestión de la infor- mación)?

. ¿.se limita este interés a la ICT o a alguna otra esfera?

. Lcuenta con personal y recursos suficientes?

. iqué aspectos de la organización de la política es necesario considerar?

. Le1 suministro de información ha de estar centralizado o descentralizado?

. Len qué medida conviene descentralizar los presupuestos para actividades de información? ¿qué control debe establecerse al respecto?

. ¿están claramente definidas las responsabilidades en cuanto a la información? ipara misiones concretas? Larchivos? ¿ICT?

. Ldeberían crearse nuevas organizaciones para la planificación de la política y la coordinación del suministro de información? LO deberían encomendarse esas responsabilidades a las ya existentes? Lconvendría que el comité conservara esas responsabilidades?

. ¿la organización que tiene mayores probabilidades de reemplazar al comité es el "organismo nacional de coordinación"?

. jvigila el comité (u otra organización) los estudios sobre las necesidades de información y los servicios existentes? ¿de manera permanente?

. jes asesorado por los usuarios de la información?


encuestas mediante entrevistas y visitasi análisis de los datos reunidos1 concepción de la organización más adecuada para formular políticas de información

ETAPA 4 - Aplicación de la política de información (párrs. 95-104)

A. Planificación y establecimiento de prioridades (párrs. 95-104)

Objetivo: determinar las prioridades entre las distintas medidas previstas en la política para una mejor distribución de los recursos

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Problemas/preguntas

- ¿se han elaborado planes para aplicar las medidas previstas en la política nacional de información?

. ¿se realiza esta acción en un nivel de coordinación profesional?

. Lparticipan los usuarios en el proceso de planificación?

. json los planes suficientemente flexibles para permitir su modi- ficación?

. jse han aprobado los planes en los niveles gubernamentales pertinentes?

. ¿las tareas de ejecución están distribuidas entre las instituciones interesadas?

. ¿la asignación presupuestaria se distribuye de acuerdo con las prioridades?

- ¿se tiene debidamente en cuenta el factor tiempo en la selección de prioridades y en la aplicación de la política?

. ¿se establecen las prioridades durante un plazo determinado?

. icuál es el equilibrio requerido entre las prioridades de la planificación a corto y a largo plazo?

. ¿se ha preparado o encomendado la elaboración de un plan a plazo medio (5-6 años)?

- iexisten planes para determinar las categorías de información que pueden obtenerse mejor de fuentes nacionales? ia través de la cooperación regional?

- Lestán previstos planes para introducir nuevas tecnologías de la información en las bases de datos locales de los servicios esenciales (estadísticas nacionales y locales, inventarios de la investigación actual, servicios de orientación...)?

- ¿se han realizado intentos de utilizar los recursos disponibles fuera del país (consultas a distancia, servicios de resúmenes y de indizado, búsquedas mediante computadoras...)?

. Lexisten servicios locales de información fácilmente accesibles? ¿servicios de la información de la comunidad?

. ¿se han establecido mecanismos eficaces de préstamo?

. Lexisten vínculos con otros centros nacionales?

- ¿se están preparando programas de información (nacional o por sectores?)

- xiv -

. ien esos programas se alude claramente a los nuevos servicios previstos? La su mejoramiento? ¿a las actividades de apoyo?

. itienen esos programas una dimensión bastante realista?

. idependen los programas de un organismo de coordinación de la política nacional?

- ¿se han preparado debidamente los presupuestos?

. ¿se han realizado estudios comparativos sobre las técnicas y de determinación de costos?

. ¿se preparan los presupuestos para un plazo determinado?

. ¿la presupuestación está centralizada o descentralizada?

. ¿se considera el suministro de información como una partida de gastos generales? Lcuáles son los porcentajes?

- ¿se ha establecido un mecanismo permanente de planificación para la aplicación de la política de información?

. Lexiste una organización nacional de coordinación de la informa- ción (NICB)?


estudio comparativo sobre las prioridades de las diversas medidas previstas dentro de la política1 asignaciones presupuestarias) nivel de aprobación gubernamental1 elaboración de un mecanismo nacional para la aplicación de la política de información

ETAPA 5 - Crear una organización nacional de coordinación de la información (párrs. 129-152)

Objetivo: armonizar todas las actividades de información e impulsar el desarrollo de los recursos y servicios de información


- Lcuáles son los distintos organismos de coordinación establecidos en el país? (FAO) PNUMA...)

- ¿CUál sería la situación más aceptable para el NICB en el gobierno? (¿comisiÓn de planificación?)

- ¿qué responsabilidades deben encomendarse al NICB (de coordina- ción, de política o ambas)? en el contexto actual en el país? (;programas?)

. - ¿que estructura debería darse al NICB teniendo en cuenta las

circunstancias locales? icuánto personal y con qué calificación?

- xv -

icuál debería ser la situación de los funcionarios del NICB?

Lcómo deberían proceder los NICB para determinar sus principales funciones?

. Luna coordinación inicial de la evaluación de las exigencias de la información?

. ¿la asignación de responsabilidades?

. ¿la preparación de un plan a plazo medio?

. ¿la promoción de la cooperación regional?

Posibles actividadesr

determinar la ubicación del NICBJ definir sus funciones y su situaciónr precisar las operaciones del NICB por medio de negociaciones y acuerdos nacionales

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INTRODUCCION

Estas directrices se refieren a los grandes problemas relacionados con la política y la planificación de la información nacional, y abordan las siguientes cuestiones principales2

Identificación de las necesidades de información;

Medios de satisfacer las necesidades de informaciónn

Fomento de una utilización efectiva de la información)

Declaración sobre los principios básicos de la política en lo tocante al suministro de información;

Procedimientos de formulación de la política!

Aplicación de la política de informaciónr

Organización nacional de coordinación de la información. /

En la introducción se vuelve a exponer brevemente la razón de ser de la política nacional de información. Se sostiene la necesidad de elaborar directrices, se analizan sus finalidades y su forma y se procura determinar sus diversos destinatarios.

Se sugiere que las directrices se impartan en primer lugar a los planificadores que actúan en esferas relacionadas con la información, especialmente en los países en desarrollo, y a los especialistas de la información encargados de la formulación y la aplicación de políticas nacionales de información para orientar- los y ayudarlos a lograr que, como recurso nacional, la información se registre y se utilice adecuadamente con el máximo beneficio para la sociedad y los individuos que la integran.

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1. LA INFORMACION COMO RECURSO PARA EL DESARROLLO

1. El concepto de información como recurso nacional para el desarrollo social y económico ha llegado a ser ampliamente aceptado en los Últimos años. No obstante, si bien se confía en que gracias a los progresos actuales de las tecnologías de la información y de la comunicación se logrará facilitar rápidamente la información correcta al usuario adecuado en el momento y el lugar precisos, lo que aún no se ha desarrollado plenamente son los mecanismos sociales e institucionales para compartir, difundir y utilizar la información que se está generando. Todos los países reconocen hoy en día que la capacidad de utilizar la información y los conocimientos es la base del progreso y del bienestar social. Los planificadores y administradores admiten cada vez más que la información es indispensable para todos los procesos esenciales del desarrollo.

2. Los problemas que plantea el manejo del volumen cada vez mayor de informa- ción provocan una creciente inquietud en los encargados de la formulación de polí- ticas y los planificadores que se ocupan de la información en el plano nacional. De ahí, las presiones que se ejercen en los gobiernos de los países para impulsar- los a aplicar políticas de información que den orientación .y apoyo a quienes participan en la producción, transferencia y utilización de la información y contribuyan a lograr que, como recurso nacional, la información se registre, se almacene y se utilice adecuadamente con el máximo beneficio para la sociedad y los individuos que la integran.

II. NECESIDAD DE UNA POLITICA NACIONAL DE INFORMACION

3. Los gobiernos aún están batallando en todo el mundo por lograr que se atien- dan las necesidades de información de la sociedad y que los usuarios tengan acceso a la información que necesitan para cumplir SUS respectivas funciones y puedan aprovecharla plenamente: es decir, están empeñados en definir y aplicar una polí- tica nacional de información. Existen razones de peso para que los gobiernos adopten decisiones en el plano de la política nacional de información que se ajusten a sus planes de desarrollo. La mayoría de los gobiernos ha realizado ya inversiones importantes con miras a la adquisición de información, tanto para su generación mediante investigaciones y encuestas, SU gestión en los centros de información, archivos y bibliotecas y su distribución por diversos mecanismos. La magnitud de esas inversiones indica que se requiere una política nacional de información que oriente a los encargados de fijar las prioridades correspondientes y de su aplicación.

4. Además, los gobiernos deberían ser capaces de ejercer una cierta coordina- ción respecto de las actividades realizadas para cumplir dichas prioridades. Las organizaciones y asociaciones no gubernamentales se interesan cada vez más por el suministro de información, pero ese interés se manifiesta también en diversas reparticiones gubernamentales. De modo muy natural, se ha manifestado una tendencia en todos esos organismos, tanto públicos como privados, a elaborar sus propias políticas de información con miras a satisfacer sus necesidades concretas y esos organismos no suelen hacer ningún esfuerzo por compartir sus recursos. La falta de coordinación a nivel nacional entraña por una parte una duplicación de trabajo que constituye un despilfarro y, por otra, provoca deficiencias importantes en el suministro de información, lo que hace difícil concentrar las inversiones en ese aspecto en sectores de importancia económica y social para el país.

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5. Es probable que los problemas provocados últimamente por las nuevas tecnolo- gías de la información y la comunicación en el ámbito de la política de informa- ción exijan una atención creciente, en vista del ritmo acelerado de los progresos tecnológicos y las posibilidades que surgen de almacenar, tratar y comunicar la información a menor costo. Lo que aún es más importante, es que la capacidad de manejar la información que ofrecen algunas de las nuevas tecnologías ha aumentado enormemente y, por ende, las posibilidades de satisfacer las necesidades de los usuarios se han ampliado en proporciónr esta situación debe lógicamente tenerse en cuenta cuando se formule la política nacional de información.

6. En la actualidad la situación es dinámica y seguirá siéndolo; sin embargo, conviene vigilarla constantemente. Están surgiendo redes internacionales que han empezado a extenderse de los países industrialmente desarrollados hacia los países en desarrollo. Esta tendencia se acentuará a medida que se utilicen más ampliamente nuevas tecnologías de la comunicación como las fibras ópticas y los satéli- tes. El acceso a los sistemas de información de alcance mundial se tornará entonces más fácil, pero deberá verse respaldado por decisiones políticas adecuadas. Al mismo tiempo, los progresos del microtratamiento y del almacenamiento de alta densidad hacen cada vez más conveniente, incluso en los países pequeños, el acceso a archivos de información producidos a nivel local. Estas dos tendencias aumentan las posibilidades de proporcionar un acceso expedito a las bases de datos regionales. Los países de una determinada región pueden producir conjuntamente bases de datos de interés común. Este es un aspecto importante que debe analizarse cuando se formulen las políticas nacionales de información.

7. En la actualidad hay una conciencia cada vez mayor de que los progresos convergentes de las tecnologías en la esfera de las computadoras, de los medios audiovisuales y de las telecomunicaciones tienen repercusiones considerables en todas las sociedades y que este impacto acelerará la presente evolución del sistema mundial. El rasgo más característico de la aparición de una sociedad "orientada hacia la información" es el rápido progreso de la tecnología y la introducción consiguiente de sistemas de información y de comunicación innovado- res. Estos progresos afectan a todos los sectores importantes y han modificado las ideas de la población sobre el papel de la información en la sociedad contemporá- nea. De este modo la información y la comunicación se han convertido, a una escala sin precedentes, en una de las preocupaciones de los encargados de la formulación de políticas en los planos social, económico y cultural, tanto a nivel nacional como internacional. Por consiguiente, un aspecto esencial de la elaboración de las políticas nacionales de información consiste en prever intervenciones estratégicas encaminadas a lograr que la sociedad de información que surge contribuya al desarrollo nacional en todas las latitudes, eliminando los desequilibrios y desigual- dades que existen actualmente en el mundo.

III. A QUIENES ESTAN DESTINADAS LAS DIRECTRICES

8. Se han elaborado estas directrices destinadas, en primer lugar, a los planificadores así como a los especialistas de la información encargados de la formula- ción y la aplicación de políticas y planes nacionales de información. Pueden ser útiles para los responsables en los organismos gubernamentales y en las instituciones no gubernamentales de la elaboración de políticas y planes nacionales de información que deben ser examinados por los gobiernos y obtener su respaldo definitivo.

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9. En general, tratándose de los decisores o "políticos" de alto nivel, resulta indispensable buscar la forma de convencerlos de que la información es un recurso indispensable y básico para una planificación efectiva del desarrollo y lograr que reconozcan la necesidad de incorporar la planificación de la información a los planes nacionales de desarrollo. A este respecto, las repercusiones de los progresos recientes de la tecnología de la información y de las comunicaciones, especialmente en la esfera de la microcomputación y de las redes de telecomunicación, dan argumentos valederos en favor de la necesidad imperiosa de formular políticas y planes nacionales de información. También podría movilizarse a los medios de comunicación de masas para sensibilizar a la sociedad en todos sus niveles respecto de la importancia de la información para las distintas actividades y de su utilización eficaz.

10. Sin embargo, aun cuando los decisores de alto nivel reconozcan la importancia de los servicios de información, es posible que no se den cuenta de la necesidad de aplicar planes y políticas nacionales de información coherentes y sistemá- ticos. A falta de políticas y planes de información, incorporados o ajustados estrechamente a los planes de desarrollo, la utilización de la información adecuada puede ser aleatoria con el resultado de que las decisiones tenderán a refe- rirse a casos particulares por no contar con el respaldo de toda la informacióh pertinente que podría haberse' reunido. De ahí la importancia de las directrices generales que permitan la formulación de políticas, planes y estrategias de información y faciliten su adopción en todo el país, a todos los niveles de la toma de decisiones en relación con el desarrollo.

IV. TIPO DE DIRECTRICES QUE SE REQUIERE

ll. Dado que la situación socioeconómica varía mucho de un país a otro, conviene que las directrices sean relativamente generales y adaptables a países con distintos niveles de desarrollo económico y social y a diversos contextos culturales. No parece realista esperar que todo el texto de las directrices resulte adecuado, en su forma actual, para los distintos países, pero podrán ser aplicadas por lo menos en parte. También se estima importante que la presentación de las directrices sea suficientemente sencilla (sin que necesariamente estén demasiado simplificadas y pierdan su contenido) para que puedan cumplirlas fácilmente todas las personas que intervengan, de uno u otro modo, en la política y la planificación de la inforrna- ción nacional o en actividades relacionadas con su aplicación.

12. Debido a lti rápida evolución que se ha registrado en el plano de la informa- ción, provocada, principalmente, por los progresos en la tecnología de la informa- ción y la comunicación y también, en alguna medida, por los cambios en la situa- ción económica de muchos países -no necesariamente para mejores importante que las políticas y estrategias de información se revisen periódicamente para poder modificarlas, en caso necesario, a la luz de la transformación de las condiciones imperantes. En este sentido, las directrices deberían, cuando corresponde, proponer opciones 0 enfoques alternativos. Es probable entonces que deban modificarse para reflejar las transformaciones que surjan. Como consecuencia de lo anterior, es imposible preparar una serie de directrices que puedan estar vigentes indefini- damente.

13. Para aumentar su eficacia, convendría que las directrices se apoyen en estudios de casos de experiencias de países que hayan obtenido resultados relativamente satisfactorios (en los estudios de casos no sólo deberán mencionarse los

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éxitos sino también los escollos que conviene evitar) en la organización de servicios de información que correspondan a las metas nacionales de desarrollo. También convendría emprender estudios en algunas esferas fundamentales a fin de obtener la información pertinente, de que a menudo se carece, y que sería útil para los planificadores, por ejemplo análisis comparativos de la proporción del presupuesto nacional que se destina al otorgamiento de servicios de información y su desglose por sectores.

14. Por lo general se estima que elaborar directrices, distribuirlas en algunas de las formas habituales y esperar una reacción de los Estados Miembros en cuanto a su aceptación es un procedimiento que no ofrece grandes ventajas. Sin duda sería mucho más Útil, en especial tratándose de directrices sobre cuestiones tan amplias e importantes como la política nacional de información y su planificación, que se organizaran sistemáticamente reuniones apropiadas para examinarlas a nivel nacional y regional, de ser posible con la colaboración de la Unesco.

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ALCANCE DE UNA POLITICA NACIONAL DE INFORMACION

La elaboración de una política nacional de información supone, como requisito previo esencial, que se determinen las principales necesidades de información de la sociedad, especialmente en relación con los objetivos nacionales de desarrollo, y su finalidad es satisfacerlas en todo lo posible, y de la manera más rápida y adecuada, dentro de los recursos disponibles. Ello implica que al elaborarse una política nacional de información, ha de procederse ar

determinar las necesidades de la sociedad en materia de informa- ciónr

buscar los medios que permitan garantizar la satisfacción de las necesidades identificadas1

promover la utilización efectiva de las fuentes de información/

El campo de aplicación de la política nacional de información abarca los distintos aspectos del suministro de servicios concretos a las diversas comunidades de usuarios, pero va mucho más allá. Incluye asimismo la formación de personal (especialistas de la información), la creación de infraestructuras adecuadas y la disponibilidad constante de un financiamiento suficiente.

Todos los miembros de la sociedad necesitan información. El valor potencial de la información se concreta solamente cuando se la emplea. La capacidad de los usuarios de utilizar efectivamente la información puede acrecentarse mediante la educación de los mismos y la vulgariza- ción de los servicios de información. Por consiguiente, en el ámbito de una política nacional de información debe darse especial importancia a las actividades de fomento. Procede aplicar una política encaminada deliberadamente a crear conciencia respecto de la información y a suscitar la participación de la comunidad.

Estos problemas se tratan en el siguiente capítulo, en el que se examina además la estructura orgánica requerida para que los diversos servicios de información puedan actuar y funcionar con eficacia, a la vez que se les alienta a emprender actividades cooperativas.

1. DETERMINACION DE LAS NECESIDADES EN MATERIA DE INFORMACION

15. Es de primordial importancia subordinar las necesidades de información a los objetivos nacionales de desarrollo en la medida en que la may.3yía de los países cuentan con recursos informativos limitados. Es imposible satisfacer todas las exigencias de información que pueden identificarse en una sociedad: forzosamente, resulta necesario proceder a una selección y establecer órdenes de prioridad en relación con los objetivos nacionales de desarrollo, pero también debe determinarse el nivel de los servicios que han de prestarse en todo el país. Por consiguiente, es menester concentrar las inversiones destinadas al suministro de infor- mación en esferas de gran importancia económica y social.

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16. Estas exigencias conducen normalmente al desarrollo sectorial de los servicios de información que, en ausencia de un mecanismo efectivo de coordinación, implican generalmente una duplicación onerosa de esfuerzos. Los servicios sectoriales, aunque adecuados y eficientes en numerosos casos, tienden a desarrollarse en forma independiente y su progreso puede ser desigual: algunos sectores pertene- cientes a ámbitos prioritarios progresan bien y otros no. Para logar que las necesidades de información de un país determinado se satisfagan en forma coherente, respetándose a la vez las prioridades del desarrollo nacional, deben preverse mecanismos de coordinación. Ello resulta esencial por lo que respecta a los elementos básicos de infraestructura de todo sistema nacional de información, como por ejemplo el suministro de servicios de información general, la utilización de nuevas tecnologías y la formación de personal, que deberían abordarse a escala nacional.

17. En la evaluación de los objetivos del desarrollo y de sus respectivas prioridades a los efectos de la información debe ineludiblemente tomarse en cuenta toda la complejidad del proceso de planificación nacional. Por consiguiente, procede dirigirse a las diversas organizaciones de planificación, obtener informa- ción sobre sus objetivos, el tipo de medidas elegidas, las prioridades y el esca- lonamiento de la acción como requisito previo para determinar el alcance de una política nacional de información apropiada. La etapa siguiente consiste en inferir en los objetivos y prioridades establecidos, los problemas y situaciones que puede requerir una utilización considerable de información e identificar los posibles grupos de usuarios actuales y potenciales.

18. En esta etapa debe actuarse con cuidado ya que es probable que para lograr un objetivo, cualquiera sea, haya que satisfacer una gran variedad de necesidades de información e involucrar a una amplia gama de usuarios, desde el profesional más perfeccionado y el lector en general que tienen importantes tareas que cumplir en un sector particular, hasta el agricultor, quizá analfabeto, que también puede aportar su contribución y al que es posible ayudar con la informa- ción pertinente. Por otra parte, esto supone en cierta medida anticiparse al futuro puesto que, al fijarse los objetivos del desarrollo es probable que no puedan conocerse claramente ni las utilizaciones ni los usuarios de la información.

19. La tarea consiste en este caso en determinar qué tipos de información se necesitan para satisfacer las exigencias de los diversos usuarios en cada sector del desarrollo económico y social (científicos, tecnólogos e ingenieros! gerentes y administradores! educadores y alumnost profesionales, consumidores, agricul- torest etc.). Implica asimismo evaluar los valores relativos para los usuarios, en una situación cambiante, de los archivoss los servicios de biblioteca, traducción y documentaciónt el análisis de la información y las posibilidades de reorgani- zación y transformación de la informacióni los servicios de divulgación y los programas de vulgarizaciónt los servicios de orientación y de expertos, las oficinas de consultar los seminarios, las conferencias, las reuniones de trabajoi etc.

20. Esta tarea implica también determinar si se necesita información sobre las investigaciones en curso, las especificaciones técnicas, las normas, las patentes, los datos estadísticos, los gráficos, los mapas, etc. Ha de establecerse en qué medida los servicios de información general (por ejemplo, la biblioteca nacional, el centro de cálculos, la editorial gubernamental) podrían proporcionar respaldo a otros servicios sectoriales más especializados. Por Último, puesto que la situa- ción evoluciona con suma rapidez, la evaluación deberá actualizarse periódicamente y la política modificarse en consecuencia.

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21. Los recursos nacionales deberían destinarse no solamente a atender las necesidades de información a medio y a corto plazo para los objetivos actuales del desarrollo nacional, sino también al estudio de las exigencias a largo plazo. Por consiguiente, al evaluarse las necesidades de información, deberá mantenerse un equilibrio entre los servicios sectoriales y generales, por una parte, y las necesidades presentes y futuras, por otra. También hay que definir por anticipado el nivel del servicio que se desea.

II. MEDIOS PARA SATISFACER LAS NECESIDADES DE INFOFWACION

22. Entre los problemas de política que han de considerarse dentro de este punto, cabe mencionar todos los aspectos de la producción de información (a saber, la industria editorial1 la legislación, como la relativa a las patentes y el derecho de autor; el apoyo gubernamental a la tradición oral); el acopio de infor- mación (por ejemplo, adquisición de publicaciones extranjeras)1 la distribución de información (por ejemplo, las bibliografías nacionales, los servicios de resúmenes analíticos e indizados, las redes de información automatizadas, los sistemas de distribución de documentos), el marco institucional y el suministro de recursos (por ejemplo, el personal, las instalaciones y el financiamiento).

Producción de la información

23. Las actividades realizadas en este aspecto contribuirán a mejorar la produc- ción de información tanto publicada como no publicada sobre la base de los datos locales registrados y tratados. No obstante, se reconoce generalmente que existe una gran cantidad de información consistente de tradición oral, por lo que es posible incurrir en una apreciación errada respecto de la información registrada en contraste con la información no registrada. De este modo, por ejemplo, abunda la información oral tradicional en el ámbito de la historia! el folklore y la medicina. Una política nacional de información debería ocuparse de acopiar, evaluar y almacenar dicha información para que la aprovechen los usuarios potenciales. La producción de información a partir de fuentes tradicionales constituye una manera de obtener la más amplia participación de la comunidad. La existencia y disponibilidad de ambos tipos de información, una vez producida, debería difundirse ampliamente.

24. En muchos países, el productor de información nacional más prolífico es el gobierno. Un método que permite generar datos Útiles para la planificación del desarrollo consiste en aumentar en una pequeña cuantía el costo de cada proyecto importante con miras a proporcionar, a su término, una breve apreciación en la que se reseñarían los problemas con que se ha tropezado y se evaluarían los resultados obtenidos. Esta información podría incorporarse al banco de datos de un centro de documentación nacional apropiado. Es importante asimismo que los gobiernos formulen políticas claramente definidas respecto de la información confidencial, y sobre todo de la suspensión de su carácter reservado. Existen varios ejemplos de informaciones vitales contenidas en documentos confidenciales que se perdieron con el correr del tiempo porque no se tomó decisión alguna sobre el momento en que debían dejar de serlo. El resultado es que los estudios de viabilidad, las encuestas, y las recomendaciones formuladas por organismos de expertos y otros similares pueden duplicarse produciendo gastos innecesarios.

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25. Al examinar la producción de información, es esencial tener presente que la información procede no sólo del gobierno y de los organismos públicos sino también del sector privado. Con frecuencia, no es posible facilitar información gratuita- mente. No obstante, la experiencia ha demostrado que cuando pueden satisfacerse rápidamente las exigencias de los usuarios, estos últimos están dispuestos a pagar tarifas razonables, tanto más cuanto que son conscientes de que esos fondos pueden utilizarse para mejorar la calidad de la información ofrecida. Una sólida industria editorial en el plano nacional, que aporte información sobre el país en los idiomas locales, es importante en todos los países y puede ser alentada a través de la legislación (derecho de autor, legislación fiscal), la concesión de subsi- dios por las organizaciones interesadas, y el apoyo gubernamental cuando sea necesario, por ejemplo para facilitar la producción de material de lectura adecuado para los recién alfabetizados.

Acopio de la información

26. Obtener materiales informativos procedentes de otros países además de los que se producen en el plano local es una tarea importante y compleja. La informa- ción proveniente del extranjero suele ser costosa y difícil de acopiar, a pesar de que puede aportar verdaderos beneficios económicos y de otra índole. Su adquisi- ción por compra, intercambio o asistencia internacional requiere medidas adecuadas de organización y un financiamiento permanente. Varios factores deben tenerse en cuenta en la adquisición de publicaciones extranjeras, entre ellos los organismos importadores, el transporte, el sistema postal, las aduanas y la reglamentación de cambios.

27. La introducción de servicios automatizados y de telecomunicaciones ha aña- dido una nueva dimensión al acceso a las redes de información del mundo entero. Estos requieren especial atención por parte de todos los países, en el marco de la planificación vinculada a la información, debido al enorme potencial que representan así como a los problemas jurídicos que plantean. Aunque sean accesibles al público gracias a las telecomunicaciones internacionales, su costo es a menudo prohibitivo, lo que restringe su utilización, especialmente en países en desarrollo donde la situación se ve agravada por la falta de las infraestructuras de información adecuadas que se necesitan para su pleno aprovechamiento.

Distribución de la información

28. Todos los países necesitan un sistema eficaz de distribución de la informa- ción procedente tanto de fuentes nacionales como extranjeras, para los usuarios directos y todo tipo de destinatarios, por intermedio de los libreros, agentes de suscripción y otros distribuidores locales, incluidas las oficinas de correo elec- trónico. Es necesario asimismo cerciorarse de que se divulgue periódicamente la existencia de los materiales informativos.

29. El registro de la producción editorial de un país es su bibliografía nacional) debe publicarse regularmente y proporcionar una reseña completa de todos los documentos editados en el país. La base fundamental de la bibliografía nacional es la práctica del depósito legal que debe hacerse cumplir estrictamente para que sea eficaz. Las bibliografías nacionales y el depósito legal generalmente no incluyen la información no publicada, transmitida oralmente o generada mediante computadoras. El registro de estas categorías de información es con frecuencia inadecuado y debería mejorarse. También habría que elaborar a este respecto un enfoque sistemá- tico, en el marco de las actividades denominadas "información sobre la informa- ción", con miras a mejorar su difusión.

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30. Numerosos usuarios necesitan una información más detallada sobre el contenido de los documentos que aquella que proporcionan las bibliografías. Esta necesidad se satisface mediante los servicios de resúmenes analíticos e indizado que pueden sustituir cada vez más al documento original, por lo menos para ciertas categorías de utilizaciones y de usuarios. Muchos de estos servicios tienen alcance internacional y funcionan en los países industrializados. Al comienzo dichos servicios ofrecían PUbliCaCiOneS en un formato tradicional,, más adelante también se suministraron en forma automatizada y actualmente un número considerable de servicios Se facilitan solamente en forma computadorizada.

31. No tiene sentido proporcionar listas bibliográficas si los usuarios no pueden obtener copias de los documentos que necesitan mediante algún sistema de dis- tribución de documentos, independiente de los sistemas antes mencionados. En términos generales, los documentos se consiguen en bibliotecas y centros de docu- mentación, que deberían poseer una buena selección de obras básicas y de materiales de uso frecuente. No obstante, ciertos documentos que necesitan los usuarios no se encontrarán en ninguna biblioteca ni centro de documentación del país y deberán obtenerse en el extranjero. Por consiguiente, la cooperación nacional, regional e internacional es un elemento esencial para la distribución eficaz de los documentos.

32. La elaboración de guías adecuadas de las fuentes de información de toda índole (repertorios de fuentes nacionales de información, investigaciones en curso, inventarios de los servicios y de los expertos) constituye la base de los servicios de orientación. Si los centros de orientación locales y nacionales se vinculan entre sí y a la vez mantienen lazos con los centros internacionales correspondientes, constituirían la red mundial de orientación prevista por las Naciones Unidas.

Marco institucional

33. En las funciones de registrar datos, generar información, producir documentos, distribuirlos, almacenarlos y recuperarlos participan instituciones muy diversas, a saber institutos de investigación, establecimientos educativos, organismos de estadísticat unidades de documentación, archivos, museost imprentas y editoriales, librerías, agencias de suscripción; servicios de resúmenes analíticos e indizado, servicios bibliográficos, bibliotecas, centros de documentación, centros de informaciónr centros informáticos, empresas productoras de dotaciones lógicas, organismos de telecomunicacionest estaciones de radiodifusión, servicios de extensión y de asesoramiento, programas de vulgarización, etc. Esta prolife- ración de instituciones dedicadas a la información existe en todos los países.

34. La política de información debería preocuparse de crear a nivel nacional las condiciones propicias para una gestión eficaz de la información proporcionando un marco institucional adecuado dentro del cual puedan funcionar las diversas instituciones, así como recursos suficientes para que desempeñen su cometido con eficacia. No existe un solo tipo de marco institucional adaptable a todos los países, ya que los modelos varían en función de las condiciones locales.

35. Es probable que el estímulo y la supervisión de las actividades de coopera- ción emprendidas por las instituciones existentes sea la solucibn más práctica para los problemas de organización en numerosos países, en la medida en que implica el establecimiento de un mecanismo de coordinación. Sólo puede lograrse una coordinación efectiva si se persiguen objetivos comunes que se ajusten a la política general de información. La creación de un mecanismo de coordinación adecuado puede requerir una legislación que fortalezca el espíritu de cooperación entre los participantes.

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Asignación de recursos

36. Para logar que el marco institucional del suministro de información funcione con eficacia, debe dotarse a las instituciones involucradas de recursos suficientes: el personal, las instalaciones y los fondos que constituyen la infraestructura de información nacional.

37. Personal. El recurso más importante es el personal. Por generosa que sea la dotación de instalaciones y recursos financieros, éStOS Sólo podrán aprovecharse en forma efectiva si se dispone de un número suficiente de personas debidamente calificadas. La variedad de aptitudes requeridas es amplia y no se limita a una determinada profesión. En efecto, cabe mencionar a los autores, editores y libreros; los responsables de los registros, archivistas, bibliotecarios, especialistas en ciencias de la información, funcionarios de vulgarización, asesores y consul- toresi los especialistas en informática, ingenieros de telecomunicaciones, especialistas en medios audiovisuales, radiodifusores y muchos otros, en resumen, todos aquellos que intervienen en el proceso de generación y transmisión de la información.

38. Conviene destacar la importancia de especialidades relacionadas con las actividades de informaciónr en primer lugar, deberían existir suficientes intermediarios (o personal de vulgarización) capaces de dar a los materiales altamente técnicos una forma comprensible para la generalidad de los usuarios que necesitan esta información! en segundo lugar, surge en todas partes una creciente demanda de planificadores de la información, por lo que deberían establecerse programas de formación en materia de planeamiento de los sistemas de información para poder contar con personal debidamente calificado.

39. La dotación de personal plantea problemas específicos como el de lograr atraer candidatos idóneos, ofrecerles oportunidades de formación profesional y garantizarles una remuneración, un cierto nivel y perspectivas de carrera apropiadas. El estímulo y apoyo de la investigación en ciencias de la información es igualmente necesario para mejorar la calidad de los servicios y lograr que los especialistas involucrados conozcan más a fondo los problemas de información de la sociedad.

40. Condiciones materiales. Para que los especialistas de la información puedan realizar debidamente su trabajo, habrá que proporcionarles elementos materiales adecuados (edificios, muebles y equipo), especialmente los necesarios para utilizar las tecnologías modernas de la información. A tal efecto es preciso elaborar planes y especificaciones técnicas para las instalaciones, identificar las fuentes de abastecimiento y cerciorarse de que las estructuras materiales y el equipo se instalen y mantengan correctamente. Sin embargo, no debe subestimarse el riesgo de considerar los medios computadorizados como un fin en sí mismos 0 una panacea frente a todos los problemas de la información, y en este sentido convendrá obtener un pronunciamiento de expertos altamente calificados.

41. Las nuevas técnicas avanzadas de manejo de la información han progresado con suma rapidez en los Últimos años, especialmente en la esfera de las microcomputadoras. El advenimiento de la microcomputadora se ha reconocido en forma unánime como un hecho revolucionario con consecuencias de vasto alcance para la planifica- ción de la información. Las microcomputadoras tienen dos características importantes: la modularidad, por una parte, y la flexibilidad, por otra. Pueden conectarse fácilmente con sistemas intermedios y vincularse a redes locales y regionales.

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Su introducción plantea ciertos problemas de política general, a saber si las nuevas tecnologías de la información sólo han de considerarse como instrumentos más eficaces para la aplicación de la política de información, o si debe estimarse que constituyen un factor importante que influye en la formulación de dicha política.

42. La tendencia predominante a recurrir a un almacenamiento cada vez más barato, a computadoras más pequeñas y más económicas y a métodos de trabajo más sencillos aunque más flexibles indica que esta tecnología está más cerca que nunca de satisfacer las necesidades de un inmenso número de usuarios en todas las latitudes. Por esta razón, es de vital importancia que todos los países se mantengan al corriente de los nuevos adelantos en esta esfera y, en este sentido debería obtenerse la asistencia, cuando sea necesaria, de las organizaciones internacionales competentes, en especial las del sistema de las Naciones Unidas.

43. Financiamiento. Otro objetivo fundamental de la política es asegurar un financiamiento suficiente y seguro tanto para las inversiones como para los gastos ordinarios indispensables para mantener el nivel perseguido de suministro de información y de creación de infraestructuras. ES importante asimismo mantener un equilibrio satisfactorio entre el papel que cabe a las distintas fuentes de financiamiento.

44. Con frecuencia se estima que la falta de fondos es el principal obstáculo que impide mejorar el suministro de información y la infraestructura necesaria, especialmente en los países en desarrollo. No obstante, sería más extacto decir que lo que falta en realidad es la voluntad de destinar fondos a la información sustrayéndolos a otra actividad, más que el financiamiento mismo. Una sociedad que se ha declarado partidaria de mejorar el suministro de información puede hacerlo, si lo desea, consagrando a dicho objetivo recursos que de otra manera podría haber utilizado con otros fines. Por lo tanto, la elección entre las necesidades que hay que atender y las que corresponde descartar cuando los recursos, son limitados es una decisión política.

III. FOMENTO DE LA UTILIZACION EFECTIVA DE LA INFORNACION

45. Al llegar a este punto, tal vez convenga enunciar brevemente algunos antecedentes fundamentales que justifican el fomento de la utilización de la informa- ción. Todos los miembros de la sociedad necesitan información. Decir que el valor potencial de la información se concreta solamente cuando se la utiliza es un lugar común que sin embargo se olvida con demasiada frecuencia. Todos los integrantes de la sociedad utilizan información, tanto la información transmitida oralmente como la información registrada, ya sea directamente o de manera indirecta a través de intermediarios. La utilidad de una información depende de la medida en que responde a las necesidades de la persona que la emplea. La información (que se ajusta a las exigencias de los usuarios puede servir tanto para aumentar sus "conocimientos como para ayudarlos a resolver problemas.

46. Todos los miembros de la sociedad utilizan información para adoptar decisiones, y muchas de esas decisiones están vinculadas necesariamente al desarrollo social. Si se reconoce la importancia de facilitar información a los decisores habrá que admitir que la necesitan no sólo quienes adoptan decisiones en los niveles superiores, sino todos aquellos que participan en la vida y 1-1 desarrollo de la comunidad. La información no sólo es un recurso fundamental para adoptar decisiones y resolver problemas, sino también la clave del aprovechamiento efectivo de otros recursos, puesto que la sociedad no puede utilizar de manera

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racional recursos que no conoce insuficientemente. En consecuencia, la información es considerada con justa razón como un recurso básico para el desarrollo.

47. La capacidad de los usuarios de utilizar eficazmente la información depende de su actitud general frente a ésta, es decir, de la conciencia que tengan de la importancia de la información para sus respectivas actividades, de que conozcan la existencia de las fuentes y los servicios de información adecuados, de que estén familiarizados con las técnicas para acceder a esas fuentes y a veces también de su formación lingüística e intelectual. Todos estos factores pueden reforzarse mediante la educación y la capacitación de los usuarios en las escuelas y univer- sidades así como en el empleo, pero también mediante la vulgarización y las demostraciones, que hagan hincapié en la utilización potencial de la información y den a conocer la existencia de los servicios pertinentes y la creación de nuevos servicios.

48. Lo antedicho implica que la educación de los usuarios debe organizarse en distintos niveles. En la escuela debería estudiarse la posibilidad de incorporar materiales relativos a la educación de los usuarios en algunas asignaturas tradicionales de los programas de estudio. Como la educación de los usuarios en las escuelas dependerá principalmente de los maestros, tendrá primordial importancia la capacitación de maestros o especialistas que puedan impartir ese tipo de ense- ñanza y se necesitarán entre otras cosas, manuales de instrucción sobre educación de los usuarios para el personal docente.

49. La "educación de los usuarios" es vital para todos los países en la medida en que la utilización de la información está actualmente muy por debajo de sus posibilidades y en que ésta debe transmitirse a usuarios muy diversos y con distintos niveles de comprensión. La educación de los usuarios es por consiguiente un elemento esencial de la política nacional de información, que debería permitir que esta última se programe en forma adecuada y se adapte a las aptitudes intelec- tuales y la sensibilidad de las diversas categorías de usuarios. Se ha comprobado retrospectivamente que, al crearse los sistemas de información en la mayoría de los países, se ha hecho hincapié en el suministro de servicios de información, y se ha dado muy poca importancia a la movilización de la demanda prevista.

50. La movilización de la demanda de información es una tarea sumamente difícil y pocos países, por no decir ninguno, pueden afirmar que la han abordado satisfac- toriamente. Supone dar a los usuarios potenciales la preparación básica necesaria para encontrar y manejar la información, familiarizarlos con las fuentes de infor- mación que necesitan en sus respectivas actividades, poner al día a los investigadores y profesionales, darles a conocer los nuevos servicios, así como estimular en general el hábito de buscar información y de utilizarla con eficacia. Implica asimismo una estrecha vinculación de los usuarios con los sistemas que les permita evaluar con rapidez los servicios que se les ofrecen. A este respecto es importante que al producirse, transmitirse y utilizarse la información, se especifiquen detalladamente las obligaciones del productor, del intermediario y del usuario con el fin de impulsar una utilización más provechosa de la información.

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FORMULACION DE UNA POLITICA NACIONAL DE INFORMACION

Al formularse una política nacional de información, deberían concebirse soluciones prácticas que tengan plenamente en cuenta las realidades existentes y procederse a un examen minucioso de las polí- ticas y prácticas vigentes a fin de armonizarlas estrechamente, tanto en el marco de una política nacional de información como de un conjunto integrado de políticas nacionales vinculadas a la información. Cabe destacar tres aspectosr

una declaración sobre los principios básicos de la política!

procedimientos de formulación de la políticai

creación de una organización encargada de la formulación de polí- ticas.

La política nacional de información deberá contar con el respaldo del más alto nivel para que se aplique con eficacia. La responsabilidad en este aspecto debería incumbir al poder legislativo nac:ional, al Consejo de Ministros o a la autoridad local equivalente con competencia en la materia.

La participación activa de los distintos sectores de usuarios en todo proceso de formulación de las políticas vinculadas a la informa- ción es un requisito imprescindible para que se obtengan resultados satisfactorios.

En el siguiente capítulo se‘examinan los principales problemas de la formulación de una política nacional de información teniendo presente, empero, que no es posible dar una pauta universal adaptable a todos los casos, puesto que la mejor solución para una situación determinada depende de las condiciones locales.

De la experiencia de la Unesco se desprende que existe un procedimiento viable para formular una política nacional, que de ninguna manera es el único posible, sino que constituye una base para la refle- xión. La elaboración de políticas es un proceso dinámico e interactivo que supone una serie de actividades referentes a los objetivos, las prioridades y la ejecución, seguidas por las que atañen a la evaluación de los resultados que a su vez vuelven a tenerse en cuenta en el proceso de formulación de políticas. Por tanto, periódicamente debería constituirse un comité especial u otro cuerpo colegiado al que se enco- mendaría la tarea de volver a formular la política nacional de inforni'a- ción a la luz de las nuevas necesidades.

Por último, cabe señalar que el término "política" designa generalmente a los principios o hipótesis básicos sobre los que se funda un programa de acción. Por otra parte, la "política" se define a veces como un "plan general de acción". En este caso se utiliza en sentido amplio y comprende los planes y estrategias, pero en el texto este uso más amplio se hace más explícito y, cuando procede, se alude a "polí- tica y planificación'.

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1. DECLARACION SOBRE LOS PRINCIPIOS BASICOS DE LA POLITICA

51. Dicha declaración se efectúa generalmente en términos amplios a fin de que tenga mayores posibilidades de ser aceptada por todos y reducir al mínimo la necesidad de revisarla con frecuencia a medida que cambien las circunstancias. Es un marco general dentro del cual se asignan las responsabilidades de suministrar todo tipo de servicios de información. En la declaración debería reconocerse la necesidad de establecer una coordinación efectiva y de crear algún mecanismo coordinador, y convendría insistir en el hecho de que el suministro de información ha de planificarse con arreglo a los objetivos del desarrollo nacional, proporcionándose de este modo una base para la formulación del plan nacional de información como parte integrante de los planes de desarrollo nacional.

52. Todas las actividades vinculadas al suministro de información en los distintos países se están realizando de conformidad con una política determinada. En algunos casos se han formulado declaraciones oficiales sobre la política nacional de información. En otros, las políticas oficiales relativas al suministro de información se definen en la legislación vigente, por ejemplo, con respecto al depósito legal o al servicio de bibliotecas públicas. En muchos otros casos, la política se basa en la costumbre o, tratándose de ciertos servicios que actúan en la esfera de la información, se halla implícita en las políticas más amplias de las organizaciones de las que dependen tales como un consejo de investigación, una universidad o una industria. De este mqdo, en todos los países se aplica un conjunto de políticas vinculadas en mayor o menor grado al suministro de información.

53. La aprobación de una declaración sobre los principios básicos de la política permite evaluar otras políticas que afectan al suministro de información. Se plantean preguntas tales como: ia qué sectores de la comunidad puede afectar esta política? ¿A qué tipos de información y de servicios de información se aplica? LPermite una utilización efectiva y económica de los recursos? ¿De qué manera responde a los objetivos del desarrollo nacional?

54. El valor de tal declaración estriba no sólo en su texto, sino también en SUS consecuencias, puesto que al emitirla, el gobierno o alguna otra autoridad nacional competente reconocen la importancia de la información y aceptan la responsabilidad primordial de proporcionar servicios de información a todos los miembros de la sociedad. En una declaración de esta índole, debe abogarse inequívocamente por subsanar las deficiencias del sistema vigente fomentando la creación de servicios adecuados en esferas poco atendidas hasta el presente.

55. Aunque dicha declaración sólo tendrá sentido si va unida a un plan de acción realista, en muchos casos ha constituido el punto de partida de actividades destinadas a establecer progresivamente o a mejorar un sistema nacional de información con el correr del tiempo.

56. Procede determinar en qué medida las prácticas vigentes responden a los objetivos básicos de información enunciados en la declaración. Ello permitirá saber hasta qué punto tales prácticas se ajustan a los principios adoptados en la declaración para el suministro de información o se apartan de dichos principios. Conviene establecer las deficiencias del sistema en vigor, en particular aquellas esferas en que se producen conflictos entre las prácticas vigentesr y definir los aspectos del suministro de información que los servicios existentes no cubren debidamente y adoptar medidas para remediar esa situación.

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57. La evaluación de las políticas y prácticas en vigor debería servir de base para arbitrar medidas encaminadas a armonizarlas y a orientarlas con arreglo a la política de información escogida. Esto significa también que al vigilar y evaluar la eficacia de las políticas de información frente a los objetivos de desarrollo nacional, convendría contar con indicadores ampliamente aceptados que facilitaran la evaluación del impacto de los servicios de información en los dktintos sectores del sistema socioeconómico.

II. PROCEDIMIENTOS DE FORMULACION DE POLITICAS

58. La elaboración de una política de información comprende tres etapas fundamentales:

determinar la situación actual de la informacióni

evaluar las repercusiones de la situación en la políticai

formular una política basada en dicha evaluación para obtener su aprobación por la autoridad competente.

Determinar la situación actual de la información

59. La formulación de una política realista debe basarse en un estudio minucioso de la situación actual de la información. Debería indicarse claramente el tipo de información que requieren las diversas categorías de utilizaciones y de usuarios y hasta qué punto los servicios existentes pueden satisfacer dichas necesidades. Este estudio, que permitirá un conocimiento cabal de la situación, debe correr a cargo de profesionales y exige esfuerzos coordinados de especialistas de la infor- mación en diversas esferas, en cooperación con los grupos de usuarios interesados.

60. Los estudios sobre los servicios de información existentes deberían emprenderse paralelamente a la encuesta relativa a las necesidades. Tendrían que indicar con precisión la variedad de servicios ofrecidos, en qué medida se utilizan y los tipos de utilizaciones y señalar las categorías de usuarios y su distribución geográfica. En la encuesta deberían diferenciarse los servicios que, por regla general, se prestan a escala nacional y aquellos que se ofrecen en otros países.

61. Si bien gran parte de los datos necesarios para tales encuestas pueden ser facilitados por especialistas de la información competentes, su acopio y su eva- luación deberían ser obra de investigadores independientes que también tendrían que consultar a los usuarios de los servicios estudiados, en primer lugar para corroborar o rectificar lo declarado acerca de su empleo por quienes facilitan la información y, en segundo lugar para investigar las razones invocadas para la utilización insuficiente o la falta de utilización de tales servicios. La solución ideal es consultar a los usuarios al mismo tiempo acerca de sus necesidad& y de su empleo de los servicios existentes.

62. Si se desea contar con una base segura para la formulación de políticas de información este estudio inicial debe complementarse con estudios ulteriores de la situación en los que se tengan en cuenta las necesidades futuras y las posibles ampliaciones o modificaciones de los servicios. Es ésta también una tarea que incumbe a profesionales y que habrán de realizar instituciones o grupos de

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trabajadores de la información que actúen en el nivel operacional. En estos estudios deberían intervenir las organizaciones interesadas o cooperar estrechamente en su ejecución. Su elección depende de la ubicación de los expertos competentes y de otros factores locales y deberían efectuarse asimismo en consulta permanente con los usuarios.

Evaluar las repercusiones de la situación en la política

63. Sería conveniente agrupar y, en la medida de lo posible, confrontar los datos acopiados en el transcurso de las encuestas acerca de las necesidades y los servicios, a fin de tener una visión clara de la situación, que puede conducir a diversas conclusiones en función de las circunstancias. En una hipótesis extrema las necesidades de información pueden satisfacerse ampliamente con los servicios existentes, siempre que se prepare a los usuarios para utilizar racionalmente dichos servicios y que se aumente su personal para hacer frente a la demanda cada vez mayor de información en la otra, los servicios existentes son inadecuados, o bien sus prestaciones no son satisfactorias y en consecuencia es probable que los usuarios, por falta de confianza en ellos, no los utilicen. No obstante, es poco probable que estas hipótesis extremas se presenten a menudo.

64. Lo que tal vez ocurre con mayor frecuencia es que los servicios existentes respondan, a veces en forma satisfactoria, a algunas necesidades, pero que sea preciso ampliarlos, reforzarlos e incluso reorganizarlos, para satisfacer toda la gama de necesidades de los usuarios. Por ejemplo, un centro nacional de documenta- ción puede proporcionar documentos, pero ser incapaz de interpretar su contenido! puede intentar analizar y consolidar la información pero no conocer suficientemente los temas como para hacerlo con la eficacia que exigen los profesionales o decisores en diversos niveles. Las conclusiones del estudio pueden revelar la necesidad de un servicio nuevo, más eficiente que se encargue de la interpretación y reorganización o transformación de la información (realizada por especialistas en el tema vinculados a un instituto de investigación) o bien pueden incorporarse expertos en la materia al centro de documentación existente.

65. En algunos países puede ser difícil evaluar las consecuencias para la polí- tica de la situación de la información, sea por falta de personas capacitadas, o porque resulte problemático garantizar la exactitud de las estimaciones relativas al valor potencial de los servicios aún no experimentados. La mayoría de estos países obtendrían provecho de la colaboración de expertos y de un intercambio más amplio de experiencias, y apreciarían una asistencia de esa índole. En caso de que se recurra a expertos extranjeros, sería conveniente que realizaran la evaluación junto con el personal experimentado que está al corriente de la situación local.

66. Los organismos de asistencia técnica en el plano internacional pueden cola- borar también enviando especialistas con experiencia en la gestión de servicios de información, para que analicen y comenten las apreciaciones sobre las necesidades nacionales de información antes de que adquieran carácter definitivo y de que se adopten medidas sobre la base de esas apreciaciones. También puede ser útil la agrupación por regiones y la utilización conjunta de las competencias de los expertos en especial en una región donde las condiciones y experiencias varían.

67. Convendría que pudieran resumirse por escrito las experiencias obtenidas por diversos países en sus empeños por definir sus necesidades de información frente a a las situaciones en rápida evolución. Podrían difundirse ampliamente este tipo de reseñas y analizarse tal vez en seminarios nacionales 0 regionales en los que participaran delegados de todos los países interesados. Estos podrían debatir en

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su conjunto el proceso de formulación de políticas de información o abordar algún aspecto crucial, por ejemplo la evaluación de las repercusiones para la política de la situación vigente en el plano de la información, que parece ser el problema más complejo en numerosos países.

Formular una política de información

68. Los responsables de facilitar la información y las autoridades facultadas para asignar recursos a la aplicación de una política de información deberían participar en su formulación. A tal efecto se requerirá un acuerdo dentro del gobierno y la interacción de este Último con otras instituciones. La política nacional de información tendrá que ser aprobada al más alto nivel para que pueda aplicarse con éxito. La autoridad competente en la materia debería ser el poder legislativo, el Consejo de Ministros u otro Órgano estatal apropiado. En todos los países existe un poder legislativo para aprobar una política nacional de informa- ción, así como instituciones, grupos profesionales y especialistas en información capaces ae realizar estudios sobre la situación imperante.

69. Las experiencias de muchos países indican que la iniciativa de formular y planificar políticas se ha debido con frecuencia a profesionales que trabajan en el terreno. Así pues, en la etapa inicial 0 preparatoria, son los profesionales quienes han dado los primeros pasos. En momento oportuno se establece contacto con las autoridades gubernamentales competentes y se solicita su aprobación. En algunos casos, empero, es posible que aquellos que intervienen en el proceso de formu- lación y planificación de la política tengan que constituir grupos de trabajo especiales o equipos de investigación con este fin, y recurrir, en definitiva a expertos extranjeros, de ser posible dentro de la misma región, o a expertos procedentes de otros países pero que estén familiarizados con problemas similares de desarrollo nacional.

70. Como la situación evoluciona rápidamente puede resultar Útil que los Estados Miembros examinen periódicamente SUS respectivas políticas de información en la medida en que la elaboración de políticas es un proceso dinámico e interactivo que supone una serie de acciones, como el establecimiento de objetivos y la selección de prioridades, la realización de las actividades pertinentes y la evaluación de los resultados. Estos Últimos, a su vez se incorporan al mecanismo de elaboración de políticas. Por consiguiente, podría crearse periódicamente un comité especial u otro cuerpo colegiado que se encargara de formular nuevamente la política nacional de información a la luz de las nuevas necesidades.

71. En los párrafos que siguen se indica un procedimiento viable para formular una política nacional, a guisa de ejemplo, puesto que no es el Único posible. De hecho, numerosos Estados Miembros, inclusive todos los que han creado organismos nacionales de coordinación han comenzado ya a elaborar sus propios procedimientos de formulación de políticas, que pueden ser diferentes del que se expone a conti- nuación. *

III. ESTABLECER UNA ORGANIZACION ENCARGADA DE LA FORMULACION DE POLITICAS

72. Un procedimiento posible consiste en crear un comité especial que represente a las organizaciones a las que afecta en mayor medida la política nacional de información y a los órganos gubernamentales competentes 0 Sus equivalentes locales, así como a los grupos de usuarios más importantes.

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73. En esta etapa, conviene determinar con precisión qué sectores deben estar representados en el comité. Los principales sectores afines serían el de los servicios consultivos, de los servicios de información en la esfera de la gestión y de los medios de comunicación de masas. Habida cuenta del amplio alcance de la política nacional de información, resulta con frecuencia imposible abarcar todos los aspectos necesarios desde el comienzo. Por consiguiente, puede ser conveniente limitar inicialmente la representación a las agrupaciones científicas, tecnológi- cas e industriales y, una vez lograda la cooperación entre estas organizaciones, extenderla para incluir a los servicios de información destinados a otras esferas, por ejemplo la agricultura y el transporte. No obstante, desde el principio debe- ría prestarse especial atención a los servicios de información en el ámbito de la gestión, en especial aquellos que se ocupan de los archivos públicos, por ejemplo en materia de educación y salud.

74. En la medida de lo posible, el número de miembros del comité debería ser siempre reducido y no exceder de 10 Ó 12: si SU composición es más numerosa, debe- ría delegar sus funciones en grupos de trabajo siempre que sea factible. El comité deberá apoyarse en una organización adecuada y, desde el principio, deberá contar con el personal y los recursos suficientes para poder desempeñar eficazmente su papel en la elaboración de políticas.

75. Una vez que un comité especial de esta índole inicie sus labores, estará en condiciones de supervisar los estudios antes mencionados sobre las necesidades de información y los servicios existentes. El comité podrá comenzar asimismo la elaboración de un plan y presupuesto a plazo medio de suministro de información hasta el momento en que se establezca un organismo permanente encargado de la política y la planificación. Si esta organización permanente ya existe, el comité especial debería prestar asesoramiento para el desarrollo ulterior de las actividades informativas.

Tareas de organización de la política

76. La primera tarea del comité consistirá en decidir en qué medida habrá de centralizarse el suministro de información y cómo tendrá que descentralizarse entre las organizaciones participantes. Si ya se han adoptado decisiones a este respecto, el comité podría volver a examinarlas. Si el suministro de información está descentralizado, corresponderá que el comité determine si los presupuestos destinados a las actividades actuales y futuras también deben descentralizarse y, en caso contrario, hasta qué punto procedería ejercer un control central sobre ellos.

77. Gran parte del debate antes mencionado acerca de la centralización o descen- tralización de los servicios de información ha resultado ser exclusivamente teó- rico y con frecuencia carente de sentido. En las prácticas informativas de la mayoría de los países se ha observado una tendencia natural a optar por el suministro descentralizado de información con una coordinación más o menos estricta de la planificación y la ejecución de ciertos programas de interés nacional. Así, por ejemplo, la centralización podría ser provechosa para los servicios generales de apoyo, la concepción de sistemas normalizados y la capacitación de especialistas.

78. Una vez decidido un determinado nivel de descentralización, el comité deberá ocuparse de que las distintas responsabilidades en el plano de la información se asignen claramente a una organización 0 se distribuyan entre varias. La responsabilidad de prestar los servicios de información en ámbitos específicos como, por

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ejemplo, la agricultura, la medicina, la industria, el transporte, suele ser fácil de encomendar, como ocurre con la de la bibliografía y los archivos nacionales o la editorial gubernamental y las estadísticas oficiales.

79. El procedimiento es menos directo cuando se trata de servicios basados en disciplinas científicas, por ejemplo la química o la biología, en especial cuando es necesario analizar y consolidar la información, puesto que el análisis exige competencias especializadas. En tal caso, la mejor solución puede ser encomendar los servicios de información a los expertos, dondequiera que estén: un instituto de investigación, una facultad universitaria, un laboratorio industrial competente 0 incluso una oficina consultiva.

80. Un aspecto fundamental es decidir si deberían crearse nuevas organizaciones encargadas de la acción normativa, la planificación y la vigilancia de la aplica- ción en diversos niveles, o si tales responsabilidades podrían encomendarse a organizaciones existentes, posiblemente reforzadas y perfeccionadas y quizás reor- ganizadas a tal efecto, o bien si las funciones de política y planificación, e incluso otras, podrían correr a cargo del comité especial y de su personal de apoyo. Según los datos disponibles, parecería que la creación en un comienzo de grupos de trabajo o comités especiales que dan lugar a la constitución de órganos permanentes de asesoramiento o planificación, o que terminan siéndolo, constituye hasta ahora la modalidad más frecuente.

81. Si ha de sustituirse el comité, la decisión esencial en esta etapa consiste en determinar si debe crearse una nueva organización normativa o encargarse a una de las existentes que asuma las funciones de política y de planificación. Un problema de igual importancia es saber si habría que encomendar responsabilidades operacionales a la vez que normativas a la organización de que se trate, o si ésta debe formar parte de una institución existente dotada de responsabilidades operacionales, como un centro nacional de documentación. Existen argumentos a favor y en contra de ambas modalidades de acción.

82. El vínculo con las operaciones permite mantener a los planificadores mejor informados de las actividades que les conciernen, pero se estima que los centros operacionales, por más vasto que sea su campo de acción, son menos independientes y menos imparciales, pues carecen de la neutralidad y la objetividad para tomar decisiones de las instituciones que no intervienen en las operaciones. Es posible que en algunos países esta cuestión no suscite debate: puede existir un centro operacional que disponga de un apoyo tan amplio que no permita otra alternativa. En otros, la situación puede ser menos clara y es difícil emitir opiniones sin conocer las condiciones locales.

83. En varios países incumbe al organismo normativo la responsabilidad de la investigación y el financiamiento de la experimentación de las nuevas tecnologías de la información. Dicho organismo puede aceptarse también sin dificultades como el marco más adecuado para los cursos, seminarios y demostraciones destinados al personal profesional y a los usuarios.

84. Si se crea o se designa un organismo normativo de esta índole, asesorado por un comité asesor o directivo con la debida representatividad, es evidente que podrá convertirse en el "organismo nacional de coordinación" ya mencionado (véase el prólogo). Si no es posible crear o designar una organización de este tipo, sería conveniente que el comité especial existente y su personal de apoyo conser- varan en forma permanente la función de coordinación. La elección dependerá enteramente de las circunstancias de cada país, pero el asesoramiento externo tal vez

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contribuya a determinar si es posible recurrir a otras modalidades de acción. Lo más importante es que el mecanismo funcione adecuadamente y que se respete.

Función de los usuarios de la información

85. Una vez más, cabe destacar que en una situación concreta la mejor solución está subordinada siempre a las circunstancias locales. Es imposible dar una pauta universal adaptable a todos los países. Empero, cualquiera sea la solución adoptada, ésta debería permitir que los encargados de recomendar y de formular políti- cas de información actúen concertadamente con los usuarios de la misma, sea invi- tando a sus representantes a formar parte de los comités asesores o directivos en el ámbito de la información, sea designándolos miembros del principal órgano de política y planificación.

86. Como ya se ha dicho, la consulta de los usuarios durante la realización de los estudios cuyo objetivo es determinar las necesidades de información es sólo un aspecto del proceso. En realidad, la mayor parte de las necesidades suelen establecerse recurriendo a los profesionales cuya función consiste en el suministro de la información. Aunque éste sea sin duda un procedimiento acertado, existe el riesgo de que los profesionales se olviden de las posibles necesidades de los usuarios. No se trata de un riesgo meramente teórico ya que está demostrado que en el mundo entero existen numerosos servicios de información, que se saben son perfectos desde el punto de vista profesional, pero que se utilizan muy poco. Es lo que ocurre con frecuencia en los países en desarrollo que han efectuado inversiones cuantiosas en dichos servicios a expensas de otros problemas mucho más apremiantes.

87. En vista de los deplorables y numerosos fracasos que entrañan un despilfarro considerable de pérdidas financieras de recursos y una profunda frustración de los usuarios, actualmente se estima imprescindible que estos últimos no solamente participen en la determinación de las necesidades, sino que se integren plenamente en el proceso global de formulación de la política y de planificación en materia de información. De esta manera, serán cada vez más conscientes de la existencia y del valor de la información, conocerán el funcionamiento de los servicios de información, compartirán la responsabilidad de su eficacia y serán capaces de evaluar sus resultados. Al "estimular la demanda" de este modo y lograr una retroalimentación crítica, procedimiento que a menudo se ha descuidado, es posible descubrir una forma de suministrar información de manera efectiva y económica en el plano nacional.

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APLICACION DE UNA POLITICA DE INFORMACION

Una vez que se haya formulado una política nacional de información realista basada en una evaluación cuidadosa de la situación existente y de conformidad con las metas del desarrollo nacional, deberán fijarse prioridades para las distintas disposiciones normativas, y asignarse los recursos necesarios para su aplicación. A tal efecto se requiere una planificación, método que permite alcanzar los objetivos globales de la política e implica definir las estrategias adecuadas para lograr- los dentro de un plazo determinado. Conviene destacar a este respecto los cuatro aspectos siguientes3

planificación y determinación de prioridades;

elaboración de programas1

elaboración de presupuestosi

establecimiento de un mecanismo de planificación.

Cada uno de los principales factores que limitan la planificación -suministro de la información existente, recursos disponibles, necesidades de los usuarios- pueden variar durante el periodo que abarca el plan. Por esta razón, los planes deben ser flexibles y permitir modificaciones en todo momento durante el periodo de que se trate, junto con mantener su coherencia. De ahí que la planificación sea un proceso continuo y no una actividad que se agota una vez que se ha elaborado el documento respectivo.

La determinación de prioridades para el suministro de información con arreglo a las necesidades nacionales plantea varias preguntas complejas que habrán de contestarse oportunamente. La decisión de planificar el suministro de información a largo plazo debería ir .acom- pañada de medidas que garanticen la realización de revisiones y ajustes periódicos de los programas. En este capítulo se examinan las diversas opciones que se presentan en la etapa de aplicación de la política nacional y los problemas que plantea la elaboración de programas y de presupuestos.

Se señala asimismo que la realización de las complejas tareas que entraña la aplicación de la política se facilitaría en gran medida si se estableciera un mecanismo permanente de planificación que podría funcionar en forma paralela o como parte del mecanismo de formulación de política o de un mecanismo de coordinación del suministro de infor-. mación, 0 ambas cosas.

1. PLANIFICACION Y DETERMINACION DE PRIORIDADES

88. Se admite generalmente que la aplicación de una política nacional de infor- mación es el aspecto más importante del proceso global de formulación de la polí- tica y de planificación en materia de información encaminado a alcanzar los objetivos nacionales de desarrollo. Es a la vez una actividad compleja y continua y no puede concluirse en un plazo determinado. Por consiguiente, no es necesario esperar la formulación de una política nacional perfecta y detallada para iniciar la acción.

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89. Muchas operaciones importantes pueden emprenderse aun cuando se carezca de una polí,tica y de un plan exhaustivos. Es necesario alentar a las personas a hacer algo una vez que se sepa que tal cosa vale la pena y ello se logrará sentando las bases de una infraestructura nacional para los servicios de información o satisfa- ciendo ciertas exigencias importantes de información de la sociedad. Por otra parte, es posible inspirarse en las experiencias de otros países en las primeras etapas de la ejecución. Es bien sabido que hacer algo es mejor que no hacer nada.

90. De este modo, una vez que se ha formulado una política nacional de infonna- ción realista -en consonancia con las metas del desarrollo nacional y basada en un conocimiento cabal de la situación existente- hay que asignar prioridades a las diversas disposiciones de la política, y obtener y destinar los recursos necesarios para su aplicación. Ello requiere planificación e implica emplear métodos apropiados para alcanzar los objetivos de la política en un plazo determinado.

91. Todos los factores importantes que suelen tomarse en cuenta en la planifica- ción -servicios de información existentes, recursos disponibles, necesidades de los usuarios- pueden variar durante el periodo que abarca el plan. Por consiguiente, los planes deben ser flexibles y permitir modificaciones en todo momento junto con mantener su coherencia interna. La planificación es un proceso continuo y no se agota una vez que se ha elaborado el documento que contiene el plan. No obstante, también debería evitarse la tendencia opuesta que consiste en modificar continuamente los planes: un plan rígido es perjudicial, pero también lo son los planes demasiado variables.

92. Se admite generalmente, a partir de la experiencia obtenida en el mundo, que los planes elaborados para aplicar políticas nacionales de información varían considerablemente según los países. Es indiscutible que la planificación de la información debe responder al enfoque que tiene una nación de sus necesidades más importantes de información, y que tales necesidades serán muy diversas. No existe el concepto de "planificación global", pues se le considera generalmente poco práctico e incluso inadecuado. Al elaborar las directrices para la ejecución de una política nacional de información, haY gue reconocer que es imprescindible adaptarse a las actividades de planificación de los diferentes países. Esta afir- mación se aplica no tanto a los aspectos técnicos de los servicios de información, sino más bien a su integración en las estructuras económicas y sociales en el plano nacional.

93. Con arreglo a la metodología general de planificación y a las modalidades específicas adoptadas por los distintos países, la elaboración de planes destinados a aplicar las disposiciones de la política nacional de información es una tarea profesional que requiere los esfuerzos mancomunados de planificadores y especialistas de la información en diversas esferas, y por consiguiente debería cumplirse en forma coordinada por los profesionales de la información. Es igualmente importante que los representantes de los usuarios participen en todas las etapas del proceso de planificación.

94. Numerosos países están de acuerdo, en general, en que debería darse especial importancia a la participación de los usuarios, y que es preferible emplear una supervisión informal permanente en lugar de depender Únicamente de estudios fonna- les de evaluación, si bien se considera útil consultar a los usuarios mediante cuestionarios y en reuniones. Este aspecto reviste particular importancia cuando se asignan las prioridades a los diversos servicios sectoriales de información que deberían atender directamente las necesidades de los usuarios, aun cuando se

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reconozca que las prioridades fijadas en los países para distintos sectores y grupos de usuarios se derivan en gran medida de las prioridades establecidas en otros ámbitos del proceso global de planificación del desarrollo nacional.

95. Una vez concluidos, los planes de aplicación de la política de información deben ser aprobados por las autoridades gubernamentales competentes de la misma manera que se aprueban aquellos que se refieren a otras esferas de la actividad nacional y que son de utilidad pública. Para ello es necesario coordinar en todo el país, en el nivel interministerial 0 en un plano equivalente, los intereses gubernamentales y las de otra índole. La aplicación de los planes aprobados corresponderá a las distintas instituciones en el plano operacional que deberán ponerlos en práctica en sus programas y proyectos.

96. Otra posibilidad es que el gobierno o el poder legislativo de cada país formule y apruebe una política de información y encomiende luego su aplicación a las instituciones interesadas sin proporcionarles orientación ni apoyo ulteriores. Este método, empero, entraña un riesgo considerable y exige una infraestructura nacional de información muy desarrollada, que disponga de todos los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para el suministro de l.a información. Pero aun así, la mayoría de las instituciones requerirán recursos adicionales para poner en práctica una nueva política.

97. Con frecuencia, no se cuenta con los recursos suficientes para aplicar simultáneamente todas las medidas previstas en una nueva política. Una vez más, deben establecerse prioridades para distribuir los recursos disponibles entre quienes participan en la ejecución de la política nacional de información aun cuando los interesados la pongan en práctica por su cuenta, con arreglo a sus propios planes y programas. De este modo, la planificación en determinado nivel y por plazos limitados es una necesidad esencial e ineludible, aunque más no sea para garantizar asignaciones presupuestarias suficientes.

El factor tiempo

98. El factor tiempo es fundamental en la planificación. La limitación de los recursos exige que se calcule por anticipado la mejor forma de distribuirlos, y por consiguiente es esencial establecer prioridades durante un plazo determinado. Por otra parte, en relación con la cronología, la fijación de prioridades para facilitar información con arreglo a las necesidades nacionales plantea preguntas tales comox ¿cuál es el equilibrio adecuado entre las prioridades asignadas respectivamente a la planificación a corto y a largo plazo? El suministro de información para las investigaciones científicas, por ejemplo, requiere una planificación a corto plazo, en tanto que la que se realiza a largo plazo suele ser necesaria para proporcionar información correspondiente al desarrollo eco- nómico.

99. La rapidez de la evolución tecnológica en la esfera del manejo de la*infor- mación y la incertidumbre actual en cuanto al financiamiento desaconsejan la planificación a largo plazo. En estas condiciones, los planes a largo plazo, con su característica falta de flexibilidad, podrían ocasionar fracasos debido a su incapacidad de adaptarse a esa evolución. En consecuencia, los países no deberían adoptar planes a largo plazo para el suministro de información a menos que vayan acompañados de medidas que garanticen la realización de revisiones periódicas y el rápido reajuste de los programas para adaptarlos a las nuevas circunstancias, conservando naturalmente su coherencia fundamental. Por otra parte, la parti- cipación en programas cooperativos internacionales de información requiere un

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financiamiento permanente por un tiempo determinado y, por ende, .exige una planificación a largo plazo de la utilización de los recursos.

100. Se estima generalmente que la planificación a corto plazo no es útil, a menos que se conciba como parte de un plan a medio o largo plazo. Por consiguiente, una solución a este dilema consistiría en elaborar un programa y un presupuesto a plazo medio, que abarque un periodo que no exceda de cinco o seis años, y programar las medidas que podrían adoptarse durante este lapso para poner en práctica una política nacional de información. La solución de empezar a escala reducida y de ampliar las actividades progresivamente puede ser recomendable en algunos casos, pero no debe ser considerada como una norma general. Hay ejemplos concretos en que resulta más provechoso aunar fuerzas y recursos en un empeño inicial considerable que pueda tener repercusiones a escala nacional y atraer con mayor facilidad un apoyo financiero importante.

Suministro de información

101. Se ha afirmado con frecuencia que como el suministro de información se halla subordinado a los objetivos del desarrollo nacional, es preciso que contribuya a alcanzar esas finalidades nacionales más amplias. La aplicación de políticas nacionales de información para el desarrollo abarcará:

- la información generada en el paísr se trata de un recurso al cual ya se han asignado fondos nacionales y conviene velar porque esté disponible para satisfacer las necesidades nacionales en consonancia con las prioridades del desarrollo;

- información disponible fuera del paísr esta información debería seleccio- narse, adquirirse y organizarse en forma apropiada de modo que también pueda emplearse para satisfacer necesidades nacionales acordes a las prioridades del desarrollo) debería darse acceso a los servicios de información automatizados en el extranjero cada vez que se estime provechoso,

- las actividades cooperativas internacionales, emprendidas en el marco de programas bilaterales, regionales e internacionales habida cuenta en especial de las ventajas que ofrecen tales actividades para el desarrollo nacional, en particular aquellas que atañen al intercambio de información sobre las soluciones aplicables a problemas nacicnales específicos.

102. En una primera etapa podrían determinarse las categorías de información que se obtienen en mejores condiciones de fuentes nacionales o eventualmente mediante la cooperación regional. Gran parte de la información económica, social y cultural requerida para el desarrollo, corresponde a estas categoríasr abarca desde los datos financieros hasta la información sobre las actitudes sociales frente a la evolución tecnológica.

103. Aunque la creación de servicios nacionales de información de esta índole pueda resultar onerosa desde el punto de vista financiero y por la escasez de profesionales preparados, los últimos adelantos de las nuevas tecnologías de la información, en especial las microcomputadoras, facilitan el establecimiento de bases de datos a nivel local, aun en los países pequeños. Estas tecnologías debe- rían adoptarse lo antes posible, respetando estrictamente las prioridades y la

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asignación de responsabilidades para cada tecnología. Entre los servicios esenciales cabe mencionar las estadísticas nacionales y locales, los inventarios de las investigaciones actuales, los archivos de publicaciones nacionales, los servicios de información comunitarios y los de orientación, incluidos los repertorios de centros, expertos y servicios de información, a los que debería darse amplia publicidad.

104. En una segunda etapa convendría estudiar sistemáticamente si pueden aprovecharse mejor los recursos disponibles fuera del país, por ejemplo la consulta a distancia de colecciones de publicaciones, considerada como un medio de evitar la acumulación en el país de grandes existencias de libros y publicaciones periódicas de alto costo! servicios de resúmenes analíticos e indizado impresos, y búsquedas mediante computadoras en bases de datos1 centros de datos y de análisis de la información, incluidos los que se creen con el apoyo de organismos internacionales.

105. En ambas etapas es preciso crear una red de infraestructuras de archivos, bibliotecas, centros de documentación e información, que debidamente vinculados, puedan proporcionar a los usuarios, dondequiera que se encuentren, un acceso directo o indirecto a las fuentes nacionales y extranjeras de información. La red debería permitir, sobre todo, que las principales fuentes de información nacionales y extranjeras estén situadas en lugares apropiados y de fácil acceso1 que existan mecanismos efectivos de préstamo y de reproducción, e incluso de correo electrónico? y, ante todo, que el conocimiento de las fuentes de información se difunda gracias a servicios activos de divulgación, recuperación y orientación; y que se insista en dar mayor conciencia a los usuarios del valor y de la disponibilidad de la información, en especial mediante servicios comunitarios en ese ámbito que respondan directamente a las peticiones que se formulen y no se limiten a remitir a los usuarios a los documentos.

Información sobre la información

106. El objetivo de la Red Mundial de Información Científica y Tecnológica propuesta es crear servicios de orientación a escala mundial que permitan a los usuarios, especialmente en los países en desarrollo, obtener informaciones relacionadas con sus necesidades específicas, independientemente de su ubicación y más allá de las fronteras nacionales. El concepto de la red mundial fue aprobado en la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Ciencia y Tecnología para el Desarrollo, celebrada en Viena en 1979.

107. Desde esa fecha, se ha profundizado en el concepto de la red mundial en el marco del Comité Administrativo de Coordinación de las Naciones Unidas. Se ha convenido en que la red mundial debería establecerse por etapas, la primera de las cuales sería la introducción gradual de SU función de orientación. Esta función abarcaría fundamentalmente, en el plano internacional y con el propósito de extenderse en la mayor medida posible, las actividades que suelen designarse con la expresión "información sobre la información". Las etapas ulteriores de *la red mundial incluirán el suministro de información sustantiva, que presupone una sólida infraestructura de información a nivel nacional. Además se aboga firmemente por la creación de centros y enlaces nacionales entre los servicios de información de cada país y la red mundial.

108. Se ha llegado al acuerdo de que la compilación de un repertorio global de los principales servicios informativos del mundo, con un índice por materias detallado, sería una de las primeras actividades de esta red. Se ha invitado a los países a crear centros nacionales o a adoptar medidas, en sus programas nacionales

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de información, para participar en los intercambios de información que se produz- can a través de la futura red mundial. Cabe reiterar que, en este aspecto, sólo un sistema nacional de información viable permitirá que cada país obtenga provecho de los programas y servicios de intercambio de información creados en el plano internacional.

II. ELABORACION DE PROGRAMAS

109. Partiendo de la hipótesis de que, en la mayoría de los casos, la elaboración de los programas es descentralizada, debería invitarse a las distintas organizaciones que han asumido responsabilidades en materia de servicios de información o de actividades de apoyo como la educación y la investigación, a elaborar, en cola- boración con los grupos de usuarios, proyectos de programas a plazo medio que abarquen esas actividades. Pueden elaborarse programas para las distintas ramas de la actividad industrial y para las diversas esferas de interés socialt salud, vivienda, educación, etc. Es posible asimismo incluir los programas de los servicios de información pública, de bibliotecas y archivos, y los escolares y univer- sitarios.

110. En todos los programas relacionados con los servicios de información debería especificarse qué nuevos servicios han de crearse, qué mejoras deben introducirse en los ya existentes, qué actividades de apoyo se proponen en general y por temas. En los programas de las actividades de apoyo convendría indicar los nuevos cursos de capacitación que se impartirán, la forma en que se perfeccionarán los ya existentes, las demostraciones que se realizarán, los proyectos de investigación que se emprenderán, y las inversiones concretas que habrán de destinarse a las nuevas tecnologías de la información.

111. Todos los programas deberían tener una dimensión realista, pero en la etapa preparatoria podrán sobrepasar los límites del presupuesto disponible en definitiva, ya que conviene que exista la posibilidad de reducir su alcance en caso de que surjan restricciones presupuestarias. Cabe destacar que es posible examinar las reducciones de los programas resultantes de las restricciones presupuestarias y resolver la situación cumpliéndolos en forma escalonada durante un plazo más prolongado.

112. A continuación, se pide a las organizaciones responsables que sometan sus programas al comité de política nacional 0 a algún otro órgano de coordinación, a fin de que cada una aproveche la experiencia de las demás en materia de elabora- ción y presentación de programas1 que sugieran qué programas pueden mejorarset que señalen las esferas en que sería útil una cooperación entre organizacionesr que obtengan un apoyo central al más alto nivel, con el fin de realizar estimaciones realistas de los gastos.

113. En la mayoría de los casos convendría que el comité de política o la organi- zación coordinadora adoptara también algunas de las siguientes medidas: armonizar los diversos programas y presentarlos en forma coherente como un programa con- juntol ejercer control sobre la envergadura y las características definitivas del programa conjunto, lograr un equilibrio adecuado entre las actividades prioritarias, evitar una duplicación dispendiosa de actividades y ampliar la utilización potencial de servicios concretost someter el programa conjunto a las autoridades encargadas del presupuesto con una justificación basada simplemente en los argumentos ya aceptados acerca de la importancia de la información para el desarrollo socioeconómico y cultural.

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114. La elaboración y el examen de los programas destinados a aplicar la política adoptada están ligados a los recursos disponibles y, aunque tomen tiempo, deben considerarse como una práctica de gestión positiva, en la medida en que pueden estimular una reflexión sana, una visión del porvenir, una expresión clara de las ideas y proporcionar sólidos argumentos para apoyar las propuestas. Esta tarea tiene especial significado si se desea persuadir a los dirigentes de la adminis- tración de la importancia de crear servicios de información eficaces en el plano nacional.

III. ELADOPACION DE PRESUPUESTOS

115. Todo proyecto de programa de actividades informativas debería ir acompañado de una estimación de los gastos y, cuando proceda, de los ingresos. El costo anual de cada actividad del programa dependerá de los gastos efectuados y del plazo durante el cual se repartirá el costo total. Convendría efectuar cuidadosamente el cálculo .de los costos que debería incluir los gastos relativos al personal profesional y de apoyo, la adquisición y el mantenimiento del equipo, los viajes, las reuniones y los gastos generales.

116. Es posible que algunos países tropiecen con dificultades para encontrar un método adecuado de determinación de costos y, aunque se haya publicado mucha información útil al respecto, por ejemplo sobre el coste medio de los diversos procedimientos de manejo de la información (indizado, almacenamiento, recupe- ración, reorganización y transformación, etc.), los precios de los libros y las publicaciones periódicas, y el costo del acceso a bases de datos computadorizadas, dicha información es fragmentaria y está muy dispersa en las obras sobre la materia. Por consiguiente, puede ser Útil proceder a una compilación de los resultados y de los estudios comparados a este respecto, quizás a escala regional 0 internacional.

117. La etapa final de la elaboración del programa destinado a aplicar la polí- tica adoptada está relacionada con los recursos disponibles para los proyectos del programa. A tal efecto, se preparan presupuestos anuales o bienales y posiblemente presupuestos quinquenales o sexenales del capital de operaciones. La preparación de presupuestos puede ser totalmente descentralizada, en cuyo caso cada programa de información debe competir para su financiamiento con programas de otra índole, o bien puede ser centralizada por lo menos tratándose del financiamiento gubernamental. Un país que cuenta con un plan nacional de desarrollo económico tiene más probabilidades de elaborar un presupuesto en forma centralizada que uno donde no exista dicho plan.

118. Conviene mencionar otro método de elaboración de presupuestos. El suministro de información podría considerarse como una partida de los gastos generales de las actividades a que se refiere la información, ya sea la investigación, la produc- ción industrial o los servicios sociales. Si se imputa a los gastos generales, el costo correspondiente a la información podrá calcularse como un porcentaje del gasto total y será posible elaborar los programas dentro de los límites de los fondos previstos.

119. La principal dificultad radica en determinar cuál sería este porcentaje, pero de todos modos vale la pena examinar esta posibilidad. Las empresas industriales, los institutos de investigación y los servicios públicos deberían ser capaces de expresar sus gastos para categorías previamente convenidas de informa- ción en porcentajes del gasto total. Si los estudios ulteriores indican que

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dichos porcentajes forman una estructura coherente, ésta podrá difundirse ampliamente, analizarse e incorporarse en definitiva a las directrices destinadas a la elaboración de políticas nacionales de información.

IV. ESTABLECIMIENTO DE UN MECANISMO DE PLANIFICACION

120. La realización de las complejas tareas relacionadas con la aplicación de la política de información podría facilitarse en gran medida si se estableciera un mecanismo permanente de planificación que fuera paralelo al mecanismo de elabora- ción de políticas o al mecanismo de coordinación del suministro de información, o formara parte de ellos, o ambas cosas.

121. En vista de lo difícil que resulta, en la práctica, separar las funciones de elaboración de políticas y de planificación, por una parte, y las de ejecución, incluida la evaluación interactiva, por otra, la solución más acertada en numerosos países ha consistido en que todas estas funciones las asuma la misma estructura institucional. Dicha estructura se ha designado con la expresión "organismo nacional de coordinación" o con una similar. Este organismo nacional de coordina- ción de la información es independiente o bien forma parte de un órgano gubernamental 0 de una institución profesional existente, como ocurre las más de las veces. En el siguiente capítulo se examinan las principales características de este tipo de organización , aunque no sea posible agotar el tema debido a los innu- merables factores locales que influyen' en la estructura institucioal que ha de adoptarse en definitiva.

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ORGANIZACION NACIONAL DE COORDINACION DE LA INFORMACION

Para formular la política nacional de información, y planificar y armonizar todas las actividades informativas, por lo general es necesario crear un mecanismo de coordinación adecuado que podría denominarse "organismo nacional de coordinación", como lo ha propuesto la Unesco en el programa del UNISIST, o bien organización nacional de coordinación de la información, denominación que puede proponerse.

En 1972 la Conferencia General invitó a los Estados Miembros de la Unesco a crear organismos nacionales de coordinación o a encomendar dicha función a organizaciones existentes a fin de orientar, estimular y coordinar el desarrollo de los recursos y servicios informativos.

Los Estados Miembros de la Unesco han obtenido resultados diversos en la aplicación de estas recomendaciones de la Conferencia General. Se ha producido cierta confusión debida al establecimiento en varios países de "organismos nacionales' múltiples creados para participar en distintos sistemas internacionales de información. Es evidente que el término "focal point" empleado en inglés en este contexto no refleja la función global de coordinación central, y que el término "organización nacional de coordinación de la información" podría corresponder mejor a sus responsabilidades en la formulación y aplicación de la política nacional de información.

Las principales funciones de esta organización consistirían en la formulación de políticas, la elaboración de planes para su aplicación y la coordinación de las actividades operacionales que entraña la ejecu- ción de tales planes.

Debe encontrarse una ubicación adecuada para la organización coordinadora. Es prácticamente imposible elaborar a este respecto diréctri- ces detalladas y al mismo tiempo apropiadas para todos los casos. En numerosos países es probable que la ubicación que se decida sea un órgano gubernamental responsable de la formulación de políticas, como por ejemplo el organismo de planificación o la oficina del Primer Ministro.

Otra posible solución, adoptada por varios países, consiste en incorporar el órgano coordinador a una institución existente dotada de responsabilidades operacionales, por ejemplo un centro nacional de documentación.

Otra posibilidad, por último, es encomendar a un comité u ot$o grupo similar la responsabilidad global de la coordinación, asignando al mismo tiempo a su secretaría ejecutiva el papel de organización permanente de coordinación de la información.

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1. ANTECEDENTES

122. En 1972, la Conferencia General invitó a los Estados Miembros de la Unesco a establecer "organismos nacionales de coordinación" ya sea creando nuevas organizaciones con este fin o bien designando organismos existentes para desempeñar esa función a fin de orientar, estimular y coordinar el desarrollo de los recursos y servicios nacionales de información. Se dio orientación básica sobre la ubicación y las funciones de los organismos nacionales de coordinación en la carta enviada por el Director General a los Estados Miembros en 1973 (CL/2297).

123. Al aplicar las recomendaciones que figuraban en los documentos antes mencionados, los Estados Miembros de la Unesco han obtenido resultados diversos. Las dificultades con que han tropezado los distintos organismos nacionales de coordi- nación creados hasta ahora han sido causadas sea por el bajo nivel de prioridad atribuido por los gobiernos interesados a las funciones informativas en general, sea por la designación y ubicación inadecuadas del organismo de coordinación en la estructura estatal o en la de otro servicio, o bien por la falta de apoyo brindado a los servicios de información.

124. No obstante, la experiencia de algunos países ha revelado que la existencia de poderosos intereses sectoriales de información provoca una fuerte resistencia a todo intento de coordinación, y esta resistencia se basa en distintas concepciones de las prioridades de la información, en intereses creados o en la mera inercia. La experiencia ha demostrado asimismo que, a medida que los recursos financieros se tornan más escasos, las políticas sectoriales tienden a dar paso a la coordina- ción, lo que indica que uno de los argumentos más sólidos en favor de la coordina- ción es la reducción de los costost por otra parte, aun cuando el financiamiento no represente un problema, la escasez de personal puede convertirse en un obs- táculo grave y convertir a la coordinación en una necesidad.

125. La creación en varios países de "organismos de coordinación" múltiples llamados a participar en diversos sistemas internacionales de información también ha provocado cierta confusión. Estos organismos actúan como centros nacionales de insumos para incorporar la información producida en el país a los sistemas internacionales de información especializada, que funcionan bajo los auspicios de diversos organismos de las Naciones Unidas (por ejemplo AGRI:S/FAOn INFOTERRA/ PNUMAi etc.) y como centros locales de recuperación de la información procedente de sus bancos de datos que se utilizará en el país.

126. Es evidente que el término "focal point" empleado en inglés en este contexto no refleja la función global de coordinación central y que el término "organiza- ción nacional de coordinación de la información", aunque más difícil de utilizar, podría corresponder mejor a las responsabilidades de la organización propuesta en la formulación y ejecución de la política nacional de información.

II. FUNCIONES

127. Las principales funciones de una organización de esta índole consistirían, como se ha señalado anteriormente en iniciar la formulación de la política, elaborar planes para su aplicación y coordinar y supervisar las actividades operacionales que supone la ejecución de dichos planes, con arreglo a los objetivos de la política nacional de información.

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128. En un comienzo, la organización propuesta podría supervisar la evaluación de las necesidades nacionales de información y de los servicios y recursos existentes, incluida la utilización de recursos informativos extranjeros.

129. A continuación, procedería a asignar la responsabilidad de la prestación de los servicios de información específica, sectorial y general a instituciones competentes y comenzaría a elaborar un plan a plazo medio y los primeros programas y presupuestos 0, en su casoI a preparar programas de nuevas actividades que aún no desempeñaran los servicios existentes.

130. La organización coordinadora supervisaría además el funcionamiento de las instituciones a las que se han asignado responsabilidades concretas en el ámbito de los servicios operacionales o de apoyo. Debería luego determinar las deficiencias de los servicios de información existentes y adoptar las medidas necesarias para remediarlas.

131. Debería asimismo adoptar medidas para que los usuarios de la información, en todos los niveles, inclusive en el plano gubernamental tengan una conciencia cada vez mayor del papel que desempeña la información en los asuntos socioeconómicos y culturales.

132. Por otra parte, la organización propuesta debería brindar apoyo a las infraestructuras nacionales de información fomentando la aprobación de una legis- lación apropiada y de un financiamiento suficiente, contratando personal calificado y facilitando la utilización de las nuevas tecnologías de la información.

133. Tendría que impulsar asimismo la cooperación entre distintos tipos de servicios informativos del país, proporcionando asesoramiento técnico, estimulando la aplicación de normas y la introducción de métodos modernos de manejo de la infor- mación.

134. Una forma posible de lograrlo consiste en editar un boletín o una publica- ción similar y difundirlo ampliamente. Esta publicación podría incluir informaciones sobre los adelantos en la esfera de la información, los últimos progresos de los servicios computadorizados, las próximas reuniones, las oportunidades educati- vas, las fuentes de asistencia técnica y la forma de establecer contacto con ellas, etc.

135. La organización coordinadora podría asimismo elaborar o encargar la elabora- ción de guías de las fuentes de información, inventarios de los servicios de resú- menes analíticos e indizado, listas de publicaciones periódicas, repertorios de colecciones de documentos y bases de datos del país y del extranjero, inventarios de expertos y servicios, en resumen, todas las guías a las que se recurre habi- tualmente tratándose de "información sobre la información".

136. La organización debería esforzarse también por estudiar sistemáticamente la posibilidad de que los servicios informativos obtengan fuentes de información en condiciones preferenciales en el extranjero, sea a través de sistemas de intercambio, o mediante su adquisición o por Último, gracias al acceso a redes de informa- ción computadorizadas.

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III. UBICACION

137. Es indispensable encontrar una ubicación adecuada para la organización coordinadora. Sin embargo, es casi imposible elaborar directrices detalladas aplicables en todos los casos respecto de su elección, ya que por lo general ésta depende enteramente de las circunstancias locales.

138. En algunos países se tenderá a incorporarla a un órgano gubernamental responsable de la formulación de políticas, como la comisión de planificación o la oficina del Primer Ministro, pero también podrán elegirse otros sectores. No obstante, resulta difícil determinar la ubicación idónea porque la información tiene importancia para diversas esferas - la cultura, la educación, la ciencia, los asuntos económicos, la industria y la agricultura, los sectores sociales tales como la salud y el bienestar, etc. Prueba de ello es la proliferación que se observa en todas partes de las actividades sectoriales de información realizadas por los diversos órganos gubernamentales y los ministerios.

139. Ello no significa necesariamente que un organismo nacional de coordinación o un comité coordinador que ya funcione en una repartición o una institución cientí- fica o técnica no pueda ejercer tareas de planificación y coordinación de la información, pero indica en cambio que tal organismo debería estudiar la posibilidad de adoptar para sus actividades una base más amplia que en el pasado. Tal vez sea más conveniente que dicha institución comience su labor de coordinación en esferas de su competencia o que correspondan a su mandato, y más adelante, si tiene éxito, intente persuadir a otros sectores de que acepten un programa coordinado en beneficio de todos.

140. Otra posible solución, adoptada en algunos países, es establecer el órgano coordinador en una institución existente que ejerce responsabilidades operacionales, como un centro nacional de documentación, y hacerlo funcionar como una unidad separada dependiente del centro o bien como parte integrante de dicho centro. Ambas posibilidades suscitan oposición pues se sostiene que la institución que desempeña funciones relacionadas con la política, la planificación y la coordina- ción debería ser independiente del trabajo operacional si desea actuar con impar- cialidad en sus tareas de supervisión.

141. Otros estiman que una institución que presta servicios de información general, como la biblioteca nacional o el centro de documentación nacional, debe asumir por sus funciones mismas, implícita o explícitamente, el papel de organismo nacional de coordinación. Es posible que en algunos países este problema no se plantee, pero en otros la situación puede ser suficientemente confusa como para paralizar una acción eficaz. En todo caso, es difícil impartir directrices cuando no se dispone de experiencia y de datos locales.

142. En varios países se ha utilizado, entre otras posibilidades, una solución que consiste en delegar en un comité u otro órgano similar la responsabilidad global de la coordinación. Al mismo tiempo, la secretaría ejecutiva de este comité asumirá la función de organización permanente de coordinación de la información, que daría cuenta de su labor al presidente del comité. En este caso la función coordinadora se contempla principalmente como una actividad de fomento y orienta- ción central que sería quizás más fácil de aceptar, especialmente si los miembros del comité representan a los diversos sectores institucionales y profesionales del país.

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143. Las instituciones participantes estiman que la "coordinación" es provechosa en la medida en que apunte principalmente a fomentar y facilitar la cooperación voluntaria. No obstante, el hecho de emplear una definición tan vaga del término coordinación presenta ciertos inconvenientes, en especial debido a la lentitud con que se adoptan decisiones por falta de consenso cuando existen intereses divergen- tes, que con frecuencia se ven agravados por interpretaciones equivocadas. Pero los beneficios que supone la participación de los principales interesados en el suministro y la utilización de la información, dispuestos a cooperar y compartir los recursos, compensan ampliamente esta desventaja.

144. Otra dificultad inherente a los intentos de crear comités "representativos" radica en lograr que dichos comités lo sean realmente y que al mismo tiempo conserven una dimensión que permita un funcionamiento adecuado. Este problema puede solucionarse en cierta medida creando subcomités especiales o grupos de trabajo con mandatos específicos de carácter temporal.

145. En.el caso de las dos ubicaciones posibles ya señaladas para la organización coordinadora (una repartición gubernamental o un organismo nacional de informa- ción), sería muy provechoso establecer un comité consultivo o directivo de carác- ter intersectorial o profesional (de ser posible con ambas características) que supervisara y orientara la formulación y aplicación de las políticas y los planes, encomendándose los aspectos cotidianos de la coordinación al órgano designado como organización de coordinación nacional. Ahora bien, tanto el comité como el organismo de coordinación deberían celebrar consultas periódicas con los grupos de usuarios.

IV. ESTRUCTURA

146. La estructura de una organización nacional de coordinación dependerá en gran medida de las circunstancias locales, pero debería contar desde el comienzo con personal profesional empleado a tiempo completo.

147. Suelen surgir dudas en cuanto a la utilidad de las estructuras permanentes de esta índole, pues se sostiene que absorben recursos que de otro modo podrían utilizarse con fines operacionales. La escasez de fondos y de personas con la formación adecuada podría restringir la plantilla de personal, pero esta situación no planteará grandes problemas si se cuenta con elementos competentes. El rendi- miento por persona de un pequeño equipo es por lo general más elevado que el de un grupo numeroso, y siempre es posible delegar tareas específicas en otras organizaciones o en consultores, incluso extranjeros. Naturalmente, el personal nece- sitará asesoramiento técnico, y la mejor forma de obtenerlo será recurrir a especialistas que ya desempeñen funciones en otras entidades.

148. El personal en SU conjunto debe sentirse estimulado, mantenerse al día en una diversidad de temas y planificar y dominar ciertos estudios, dar pruêbas de iniciativa, redactar con corrección y demostrar aptitudes lingüísticas. La experiencia en el trabajo de información no debe considerarse como requisito previo para la contratación. Sin embargo, entre el personal debería haber por lo menos un especialista experimentado que haya desempeñado funciones recientemente en la esfera de la información.

149. Convendría seleccionar al resto del personal entre una gama muy amplia de candidatos con capacidad intelectual y experiencia administrativa. Si al comienzo sólo se requieren dos o tres profesionales, es mejor contratar un administrador

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competente en comisión de servicio por un plazo limitado quien, si está. suficientemente motivado, podría ser trasladado de manera permanente a un cargo en el ámbito de la información.

150. Es importante que las personas que trabajan en esta organización ocupen una posición acorde con sus funciones en la jerarquía administrativa y profesional. El funcionario de mayor categoría debería tener el mismo rango que los miembros de otros comités encargados de la formulación de políticas. Debería asimismo rendir cuenta directamente de su labor a funcionarios de alta jerarquía como por ejemplo el jefe de una repartición gubernamental o el presidente de la comisión o del comité responsable.

151. Habría que pedir a la organización coordinadora que elabore sus propios programas y presupuestos con indicación de las actividades prioritarias en las que han de concentrarse los esfuerzos durante el periodo fijado1 de las funciones que procede delegar en otras organizaciones, en especial los servicios de información sectoriales, y de los resultados que deben lograrse. Al elaborarse el presupuesto, debe establecerse una distinción entre los gastos internos y los gastos delegados (por contrato), así como entre las fuentes de financiamiento nacionales y extranjeras (internacionales).

v. VINCULOS CON OTRAS ORGANIZACIONES

152. Convendría alentar a la organización nacional de coordinación de la informa- ción a que mantenga estrechos contactos con todas las fuentes nacionales de infor- mación y con los organismos sectoriales que participan en sistemas internacionales ya mencionados (véase el párrafo 126) que se han creado en el país, así como en los centros nacionales de la futura Red Mundial de Información Científica y Tecno- lógica (véanse los párrafos 107 y 108).

153. Esta organización podría proporcionar fácilmente servicios de secretaría a otros comités permanentes o especiales creados en el país en la esfera de la información y que se ocupen de problemas locales, regionales 0 internacionales. Uno de estos comités podría ser el Comité Nacional del UNISIST para el PGI, tal como se describe en el Anexo.

154. Una tarea importante de esta organización consistiría en fomentar la coope- ración regional. Esta función implicaría participar periódicamente en reuniones regionales, establecer y mantener contactos de trabajo con otros sistemas nacionales de información de la región, y proponer proyectos de cooperación, en especial con miras a actualizar la preparación y la capacitación de los especialistas en información que trabajan en la región.

155. Podría asimismo estudiarse la posibilidad de que la organización coordinadora representara al Estado Miembro interesado en las organizaciones y conferencias intergubernamentales que se ocupan de la información, en especial la Unesco y su Programa General de Información (PGI).

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BIBLIOGRAFIA

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UNISIST MEETING ON THE PLANNING AND IMPLEMENTING OF NATIONAL INFORMATION ACTIVITIES IN SCIENCE AND TECHNOLOGY. 1. Herceg Novi, Yugoslavia, 1976. - Information policy for development: national and international responsabili- ties: main issues discussed (at the meeting)/preparado por Scott Adams. - París, Unesco 1976, 48 págs. (SC-76/CONF.69O/COL.8)

IJNISIST MEETING ON THE PLANNING AND IMPLEMENTING OF NATIONAL INFORMATION ACTIVITIES IN SCIENCE AND TECHNOLOGY. 2. Friedrichsdorf, República Federal de Alemania, 1977. - Management of information resources at the national level: main issues discussed (at the meeting)/preparado por Scott Adams. París, Unesco, 1978, 14 págs. (PGI-77/CONF.605/COL.3).

CONFERENCIA INTERGUBERNAMENTAL SOBRE LA INFORMACION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA AL SERVICIO DEL DESARROLLO: UNISIST II. París, 1979. Informe final. París, Unesco, 1979, 69 págs. (PGI-MD/l).

UNISIST MEETING OF EXPERTS ON REGIONAL INFORMATION POLICY AND PLANNING IN WEST AFRICA. 1. Accra, Ghana, 1978. - Information policy and planning for economic and social development: a dynamic approach/documento de trabajo elaborado por John C. Gray. París, Unesco, 1978, 24 págs. (PGI/UNISIST/ WA/I/3)

CONSEJO INTERGUBERNAMENTAL DEL PROGRAMA GENERAL DE INFORMACION. 3. París, 1981. - Science and technology information: analytical case studies, execu- tive summary report. - París: Unesco, 1984. 10 págs. - (PGI+?l/COUNCIL/ I/Inf.S)

UNESCO. Conferencia General1 Cuarta reunión extraordinaria. Paris, 1982. - Plan a Plazo Medio (1984-1989). - París, Unesco, 1984.

SEMINARIO INTERNACIONAL SOBRE POLITICA NACIONAL DE INFORMACION Y PLANIFICA- CION. Dubrovnik, Yugoslavia, junio de 1984. - National information policy scope, formulation and implementation/draft guidelines issued as a working document. - París, Unesco, 1984.

Material y estudio inéditos elaborados para la Unesco por S. Adams, A. Adu, J.C. Gray y S. Parker. *

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ANEXO

COMITES NACIONALES DEL UNISIST PARA EL PGI

Con el fin de establecer una cooperación fructífera entre el UNISIST del PGI de la Unesco y los Estados Miembros, y de obtener la participación óptima de estos últimos en los programas de información de la Organización, el Director General invitó a los Estados Miembros a crear comités nacionales, en primer lugar para el UNISIST en 1972 y, más adelante, en 1976, también para el PGI, que se denominaron en consecuencia Comités Nacionales del UNISIST para el PGI (UPNC).

En los documentos elaborados por la Secretaría de la Unesco en cumplimiento de las resoluciones pertinentes aprobadas en las 17a. (1972) y 19a. (1976) reuniones de la Conferencia General ha quedado establecido que la función general de un UPNC consiste en asesorar a la organización nacional de coordinación de la información y a otras organizaciones de los Estados Miembros interesadas en todos los aspectos de la participación en las actividades de información de la Unesco, a saber:

- Participación en la labor del Consejo Intergubernamental del Programa General de Información (PGI, incluido el UNISIST)t

- Participación en las conferencias intergubernamentales periódicas del UNISIST y en otras reuniones relacionadas con el PGI y los demás programas de información de la Unescoi

- Mantenimiento del enlace con las diferentes unidades de la Unesco que realizan actividades de información y evaluación de la eficacia de la cooperación con dichas unidades;

- Supervisión de los progresos realizados y, cuando proceda, difusión de la información obtenida, y fomento de las medidas complementarias pertinentes; a la inversa, vigilancia de los logros nacionales y comunicación a la Unescot

- Respuesta a las iniciativas del UNISIST del PGI de la Unesco (facilitar información, realizar encuestas, expresar opiniones sobre temas especí- ficos, proponer nombres de expertos, emprender actividades concretas a corto 0 largo plazo y cooperar en proyectos regionales) y adopción de iniciativas nacionales para contribuir con el UNISIST del PGI1

- Asesoramiento a la Unesco en cuanto a los medios y métodos de desarro- llar y fortalecer los vínculos con los sistemas de información de los Estados Miembros, especialmente con miras a ayudar a los países en desarrollo a crear servicios modernos de información.

*

Puesto que el UNISIST del PGI de la Unesco aboga por una asociación entre los gobiernos y los diversos sectores de usuarios y especialistas relacionados con la información, los miembros del UPNC deberían representar a todos estos grupos de intereses en el país. En algunos casos, podría resultar más adecuado recurrir a personas destacadas que representaran a los usuarios y especialistas de la infor- mación pero, en general, sería preferible contar con delegados oficiales de instituciones que representaran sus intereses, ya que la principal función del UPNC es dar a conocer las actividades de la Unesco y alentar a las organizaciones interesadas a participar en dichas actividades.

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Tal vez sería preferible que fuera oficialmente responsable de este comité el órgano gubernamental o el organismo nacional encargado de los asuntos de la Unesco, que le proporcionaría servicios de secretaría. Otra posibilidad sería que la secretaría del comité estuviera a cargo de alguna otra organización competente como por ejemplo la organización nacional de coordinación de la información ya mencionada.

El UPNC debería sesionar antes de cada reunión del Consejo Intergubernamen- tal del PGI y de cada Conferencia Intergubernamental del UNISIST así como en el momento oportuno antes de la Conferencia General de la Unesco. Además de reunirse en estas ocasiones, debería ser convocada solamente en caso de que sus asuntos lo requirieran, evitando empero sobrecargar al comité con problemas de escasa importancia o con actividades que podrían abordarse sin necesidad de reunir a todos sus miembros.

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