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DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA PARA EL CICLO DE COMPRAS EN LA CRUZ ROJA
VENEZOLANA COMITÉ LARA
Tibisay Rebeca Sirit Bruguera
Trabajo Especial de Grado para optar al Título de Especialista en Contaduría,
Mención: Auditoría
Tutora: Lic. Raquel Mireya Barrios
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” Decanato de Administración y Contaduría
Barquisimeto, Abril 1999
ÍNDICE GENERAL
Pág.
AGRADECIMIENTO ...................................................................................... iv ÍNDICE GENERAL ........................................................................................ vi ÍNDICE DE GRÁFICOS ................................................................................ viii RESUMEN ..................................................................................................... ix INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 1 CAPÍTULO
I. EL PROBLEMA ............................................................................... 4 A. Planteamiento del Problema ..................................................... 4 B. Justificación de la Investigación ................................................ 7 C. Objetivos ................................................................................... 8 General ...................................................................................... 8 Específicos ................................................................................ 9 D. Limitaciones y Alcance .............................................................. 9
II. MARCO TEÓRICO ..........................................................................
11
A. Antecedentes de la Investigación .............................................. 11 B. Bases Legales ........................................................................... 14 C. Bases Contables ....................................................................... 14 D. Bases Teóricas .......................................................................... 16 1. Control Interno .................................................................... 16 a. Tipos de Control Interno ............................................... 17 b. Elementos de la Estructura de Control Interno ............. 18 2. Auditoría ............................................................................. 21 a. Tipos de Auditorías ....................................................... 22 b. Fases de la Auditoría .................................................... 25 3. Programas de Auditoría ...................................................... 28 a. Diseño de Programas de Auditoría ............................. 29 4. Compras ............................................................................. 30 a. Ciclo de Compras ......................................................... 31 b. Control Interno del Ciclo de Compras .......................... 33 c. Enlace del Ciclo de Compras con otros Ciclos ............. 35 D. Glosario ..................................................................................... 36
III. MARCO METODOLÓGICO ............................................................
41
A. Naturaleza de la Investigación .................................................. 41 B. Población y Muestra .................................................................. 42 C. Instrumentos para el Levantamiento de Datos .......................... 43
Pág.
1. Descripción ......................................................................... 43 2. Validez ................................................................................ 44 3. Confiabilidad ....................................................................... 45 D. Procedimientos para el Logro de los Objetivos ......................... 45 1. Objetivo Nº 1 ....................................................................... 46 2. Objetivo Nº 2 ...................................................................... 47 3. Objetivo Nº 3 ....................................................................... 47
IV. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS ........................
49
V.
DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA PARA EL CICLO DE COMPRAS EN LA CRUZ ROJA VENEZOLANA COMITÉ LARA.................................................................................
63 A. Planificación General ................................................................ 64 B. Modelo de Cuestionario para la Evaluación del Control Interno del
Ciclo de Compras ................................................................
66 C. Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras ........ 69
VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...................................
79
A. Conclusiones ............................................................................. 79 B. Recomendaciones ..................................................................... 80
BIBLIOGRAFÍA..............................................................................................
82
ANEXOS ...................................................................................................... 84 A. Cuestionario para Evaluación del Control Interno Ciclo de Compras
(Primera Versión) ...........................................................
85 B. Cuestionario para Evaluación del Control Interno Ciclo de Compras
(Versión Definitiva) ........................................................
89 C. Validación ...................................................................................... 93 D. Solicitud de Servicio ...................................................................... 97 E. Hoja de Análisis de Cotizaciones .................................................. 99 F. Orden de Compra .......................................................................... 101 G. Tabulación de Respuestas ............................................................ 103
ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico Pág. 1 Componentes de Compras y Cuentas a Pagar .............................. 32
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA PARA EL CICLO DE COMPRAS EN LA CRUZ ROJA VENEZOLANA COMITÉ LARA
Tibisay Rebeca Sirit Bruguera
RESUMEN
La investigación realizada estuvo dirigida al diseño de un Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras en la Cruz Roja Venezolana Comité Lara. La misma se inscribe dentro del tipo de investigación descriptiva, bibliográfica y con diseño de campo. A tal efecto, se realizó una revisión de bibliografía especializada referida al tema objeto de estudio y para recabar la información se utilizaron una serie de instrumentos de levantamiento de datos como: entrevistas, cuestionario y observación directa. Luego de un análisis y diagnóstico de la misma se llegó al diseño del Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras; el cual está constituido por: a) una planificación general, b) un modelo de cuestionario para la evaluación del control interno del ciclo de compras y c) el programa de auditoría interna para dicho ciclo. Los resultados de este proyecto demostraron la gran necesidad de un instrumento que permita el control y la evaluación del proceso de compras, a manera de ciclo transaccional; a fin de facilitar la creación de los correctivos necesarios hacia la optimización de la gestión de compras.
INTRODUCCIÓN
Aunque desde hace varios años se han venido realizando auditorías a los centros de
salud, el grado de utilización de programas de auditoría acordes con las necesidades y
características propias de cada organización son muy reducidos. Por lo cual se percibe con
mucha preocupación la inexistencia de programas dirigidos al ciclo de compras visto como
un sistema interrelacionado con otros ciclos, de tal modo que faciliten el control y la
evaluación del desarrollo de las operaciones del mismo.
Sin embargo, la dinámica de las organizaciones ha demostrado que la sola aplicación
de programas de auditoría no garantiza el logro de la eficiencia y eficacia en este ciclo, si
no van acompañados de una estricta evaluación de los resultados obtenidos, que permita
realizar los ajustes necesarios a las desviaciones a través de las recomendaciones planteadas
por el auditor.
Dado que, los programas de auditoría constituyen una herramienta de primera mano
para el logro de los objetivos de todo trabajo de auditoría, la presente investigación está
dirigida al diseño de un programa de auditoría interna para el ciclo de compras en la Cruz
Roja Venezolana Comité Lara, ubicada en Barquisimeto, Estado Lara. Dicho diseño abarca
desde una planificación general y presentación de un modelo de cuestionario para la
evaluación del control interno del ciclo de compras hasta la elaboración del programa de
auditoría, lo cual permitirá la evaluación tanto administrativa como contable de dicho ciclo;
al mismo tiempo que promoverá la ejecución de operaciones de acuerdo a políticas,
procedimientos y normas establecidos por la gerencia de la organización.
La investigación está dividida en seis capítulos cuyo contenido es el siguiente:
El Capítulo I, comprende el planteamiento, justificación, objetivos, limitaciones y
alcance de la investigación.
El Capítulo II, desarrolla el marco teórico contentivo de antecedentes tomados de
otras investigaciones, bases legales, bases teóricas y el glosario.
El Capítulo III, describe los procedimientos metodológicos utilizados.
El Capítulo IV, presenta el análisis e interpretación de los datos.
El Capítulo V, se refiere al diseño del programa.
El Capítulo VI, expone las conclusiones y recomendaciones como resultado de la
investigación realizada.
El Programa de Auditoría para el Ciclo de Compras objeto de esta investigación
constituirá un instrumento de control y evaluación hacia el logro de los objetivos de la
institución. Asimismo, servirá de incentivo al personal para la realización de las
operaciones de compra de la manera más eficiente posible, disuadidos de cometer
irregularidades.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA A. Planteamiento del Problema
En mayor o menor grado todas las organizaciones están inmersas en un inevitable
intercambio con un medio ambiente que las hace cada día más complejas. El entorno
legal, económico, político, tecnológico, educativo, sociológico y demográfico genera
requerimientos de primer orden que exigen atención.
5
Es esa complejidad la que genera la necesidad de un mayor control interno, tanto
administrativo como contable en las organizaciones, de tal modo que permita hacerle
frente a las distintas situaciones de incertidumbre sobre las cuales no se tiene dominio por
completo, así como también, la instrumentación de mecanismos para la evaluación de
dicho control.
La Cruz Roja Venezolana Comité Lara, ha venido participando activamente en la
solución rápida y oportuna de problemas de salud a pacientes de bajos recursos
económicos, en virtud de las serias dificultades que confronta el área de salud en dicha
entidad. Por tal motivo, actualmente dicha institución se ha convertido en una alternativa
para el paciente, dada la crisis hospitalaria; razón por la cual ha tenido un crecimiento
acelerado en los últimos tiempos.
Este crecimiento dinámico de la Cruz Roja Venezolana Comité Lara, ha producido
un incremento en el volumen de sus operaciones y relaciones con su entorno, por
consiguiente amerita mayores controles internos para formalizar el desarrollo de dichas
operaciones.
Esta necesidad de mayores controles es urgente especialmente en el área de
compras, cuyo ciclo de transacciones pudiera ser susceptible de mayores problemas de
orden administrativo, debido al contacto con personas ajenas a la organización; ya que
dicha área funciona como centro de flujo de información entre la institución y las fuentes
de bienes y servicios que ésta requiere.
Es de hace notar, que el ciclo de compras o adquisiciones objeto de esta
investigación incluye partidas como la adquisición de material médico-quirúrgico,
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equipos, material de oficina y suministros, así como también servicios básicos, de
reparación y mantenimiento, entre otros. Asimismo, comprende las siguientes
operaciones: a) emisión de requisiciones, b) solicitud de cotizaciones, c) evaluación y
aprobación de cotizaciones, d) elaboración y autorización de la orden de compra, e)
recepción, almacenaje y registro de bienes y servicios, y f) pago de adquisiciones.
Es propicia la oportunidad para mencionar que según información contenida en el
Informe Financiero de la Cruz Roja Venezolana Comité Lara, para los años 1997 y 1998,
el volumen de compras para este último año ha aumentado significativamente con
respecto al año anterior. Esto es, por razones de expansión y crecimiento de la institución.
Además, los períodos para efectuar los trámites de compras son generalmente muy cortos,
por razones de emergencias en salud.
Todo lo anteriormente expuesto da una idea del flujo de operaciones y de dinero que
el renglón de compras representa. En este sentido, se planteó la necesidad de diseñar un
Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras de la organización antes
mencionada, que aborde tanto la compra en sí misma como su respectiva cuenta por pagar
y al mismo tiempo permita evaluar las políticas, normas, procedimientos y todas aquellas
actividades que se relacionan con el mismo.
Es de hacer notar, que el estudio y evaluación del control interno existente,
detectando puntos débiles y fuertes del mismo sirvieron de base para determinar el grado
de confianza que se depositó en él, así como la naturaleza, extensión y oportunidad que se
le dio a los procedimientos de auditoría contenidos en el programa.
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Finalmente, cabe destacar que el programa anteriormente descrito, está diseñado
para su utilización en una auditoría de tipo operacional, la cual está dirigida a la revisión o
examen de procesos operativos independientemente de las áreas funcionales que estén
involucradas.
B. Justificación de la Investigación
Se diseñó un Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras de la Cruz
Roja Venezolana Comité Lara, que constituye un instrumento útil para el logro de los
objetivos de auditoría que están relacionados con las operaciones y tareas contables de
dicho ciclo tales como: contabilización acumulado, registro preciso y oportuno y
clasificación contable, entre otras.
Para la Cruz Roja el control interno del ciclo de compras es de suma importancia.
El control interno adecuado sobre las operaciones de compra le genera información
confiable con respecto al cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos en la
organización; asimismo protegerá la adquisición de bienes y servicios contra el
desperdicio, el uso ineficiente y el fraude sobre los mismos. Por el contrario un control
interno inadecuado puede ocasionarle pérdidas, pues permite que la gerencia utilice datos
erróneos, en la toma de decisiones en cuanto a adquisiciones se refiere.
En este orden de ideas, el Programa de Auditoría para el Ciclo de Compras
mencionado en líneas anteriores permite evaluar lo adecuado o efectivo de las políticas,
procedimientos, normas y otros medios empleados en el aprovisionamiento de bienes y
servicios necesarios, al menor costo, coherentemente con una calidad aceptable y en las
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mejores condiciones de pago; de acuerdo a los criterios establecidos por la organización y
a los estándares para este tipo de institución.
Por otra parte, la organización está realizando un proceso de rediseño de su
estructura organizativa y entre los cambios ha previsto la incorporación de una unidad de
auditoría interna. En tal sentido, el programa propuesto constituye una herramienta de
primera mano tanto para la evaluación del control interno como de las distintas
operaciones relacionadas con el ciclo de compras. No obstante, el mismo puede estar
sujeto a modificaciones, dados los resultados obtenidos de la evaluación del control
interno realizada en un momento determinado.
En consecuencia, los resultados de la aplicación de este programa de auditoría
proporcionarán a la gerencia, información valiosa que facilitará el establecimiento de
correctivos que permitan mejorar la eficiencia y efectividad del ciclo de compras.
De igual modo, el diseño propuesto servirá de apoyo, a manera de antecedente, para
otras investigaciones del mismo tipo; al mismo tiempo que constituirá un modelo
adaptable a otras instituciones de la misma naturaleza.
C. Objetivos
General
Diseñar un Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras en la Cruz Roja
Venezolana Comité Lara.
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Específicos
- Describir el sistema de control interno actual del ciclo de compras.
- Analizar el sistema de control interno actual del ciclo de compras.
- Formular los objetivos y procedimientos que conforman el Programa de Auditoría
Interna para el Ciclo de Compras.
D. Limitaciones y Alcance
La investigación que trata sobre el Diseño de Programa de Auditoría Interna para el
Ciclo de Compras, se realizó en el Área de Compras del Ambulatorio Urbano Tipo III
“Dr. Nelson García García”, de la Cruz Roja Venezolana Comité Lara en Barquisimeto;
durante el período comprendido desde octubre del año 1998 a marzo de 1999.
Se efectuó una descripción, análisis y posterior diagnóstico al proceso de compras
de bienes y servicios que se utilizan en las labores diarias del sistema operativo de la
institución. Luego, se diseñó un Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras
en el cual se consideraron sus objetivos y procedimientos. Sin embargo, no se incluye la
aplicación práctica del modelo propuesto.
Con el diseño del Programa de Auditoría, se pretende que la organización tenga un
instrumento administrativo de control, que le permita mantener la supervisión y vigilancia
de todas las compras que se realizan en cualquiera de los establecimientos adscritos a la
Cruz Roja Venezolana Comité Lara; e inclusive sirva de modelo para el resto de las
Cruces Rojas de Venezuela.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO A. Antecedentes de la Investigación
La tendencia de la mayoría de las empresas a evolucionar y convertirse en
organizaciones de gran tamaño y alcance, incluye una gran variedad de operaciones, un alto
volumen de personal y mayor erogación de recursos. Por consiguiente, la gerencia se ha
visto en la necesidad de buscar herramientas que le permitan diseñar instrumentos de
control y evaluación de operaciones, fundamentalmente para el ciclo de compras.
Al respecto, en la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” se han realizado
algunos trabajos de investigación referidos especialmente al área de compras.
Es así como Antoniello et al. (1991), aspirantes al título de Licenciados en
Contaduría Pública, elaboraron el trabajo de grado titulado: “Algunas Consideraciones
Teóricas-Prácticas sobre la Importancia y Organización de un Departamento de Compras.
Caso Ilustrativo: Empresa Gomainca”. Con respecto al cual destacan que para que un
control interno de compras sea eficiente, es fundamental que las compras sean llevadas a
cabo por un departamento independiente, es decir, que los pedidos sean autorizados y que
las funciones de formulación de pedidos, recepción de mercancía, embarques y
contabilidad estén separados.
Algo similar propone Perdomo (1993), profesor del Decanato de Ciencias de la
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” en su trabajo de ascenso para optar a la
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categoría de Agregado, titulado: “Creación de un Sistema de Control Interno para las
Compras, Inventario y Cuentas por Pagar de la Empresa Larense, C.A.”. En dicha
investigación el autor concluye que el sistema creado permite la segregación de funciones e
incentiva en el personal la importancia que las compras y el inventario tienen dentro de
todo el sistema activo de la empresa; lo que proporcionará un medio de control para todas
las otras funciones de la misma.
Por su parte Martínez (1998), estudiante de postgrado del Decanato de
Administración y Contaduría realizó un trabajo especial de grado para optar al título de
Especialista en Auditoría, denominado: “Diseño de un Modelo de Programa de Auditoría
Financiera y Administrativa para el Área del Gasto Público en el Ministerio de Agricultura
y Cría”. En el mismo plantea que los procedimientos administrativos y contables deben
tener carácter formal para lograr su revisión a través de los métodos y técnicas que la
práctica de la auditoría adecua para su control; sin desvincularse del objetivo del programa
de auditoría.
Sobre este aspecto Zapata (1998), también aspirante al título de Especialista en
Auditoría en su trabajo especial de grado llamado: “Diseño de un Modelo de Control
Interno para el Área del Inventario de Mercancía en la Empresa La Casa del
Contraenchapado, C.A.”, corrobora lo planteado por Martínez (op. cit). Indica en su obra la
conveniencia de la incorporación, en la estructura organizativa de las instituciones, de un
ente evaluador constante de las actividades administrativas-contables, que le dé apoyo a la
gerencia para establecer medidas que permitan fortalecer los controles internos en las
distintas áreas que conforman la organización.
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Las investigaciones antes mencionadas sirvieron de guía y orientación para una mejor
comprensión de la importancia de los programas de auditoría para el ciclo de compras.
Asimismo aportaron algunas consideraciones necesarias en cuanto al diseño de los mismos,
entre las cuales destaca la utilización de técnicas y procedimientos que permiten evaluar el
control interno de dicho ciclo; que incluye la evaluación de actividades de control como
son: la separación adecuada de funciones, la asignación de responsabilidades, los controles
físicos de los activos y el procesamiento de la información.
Por consiguiente, todos los aspectos antes mencionados fueron considerados para
diseñar un Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras en la Cruz Roja
Venezolana Comité Lara.
B. Bases Legales
Para dar sustentación legal a esta investigación, se realizó una amplia revisión de
leyes y normas que guardan relación directa con el trabajo de auditoría; las cuales se
tomaron en consideración en el diseño del Programa de Auditoría Interna para el ciclo de
compras planteado como objetivo en la misma.
La Ley de Ejercicio de la Contaduría Pública formula en su artículo 7º las actividades
para las cuales serán requeridos los servicios profesionales del Contador Público de la
manera siguiente:
Los servicios profesionales del Contador Público serán requeridos en todos los casos en que las leyes lo exijan y muy especialmente en los siguientes: a) Para auditar o examinar los libros o registros de contabilidad, documentos conexos y estados financieros de empresas legalmente establecidas en el país,
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así como el dictamen sobre los mismos cuando dichos documentos sirvan a fines judiciales o administrativos.
C. Bases Contables
A los efectos de dar sustentación contable al trabajo de auditoría, la Federación de
Colegios de Contadores Público de Venezuela aprueba en su publicación Técnica Número
Uno, las normas de auditoría por las cuales debe regirse el Contador Público colegiado en
el ejercicio de su profesión. Dentro de estas normas, se describen especialmente: a) normas
relativas a la capacidad y personalidad profesional del auditor, b) normas sobre
organización y ejecución del trabajo y c) normas relativas al informe. De tal manera que se
garantice un trabajo de alta eficiencia y calidad.
Específicamente la Declaración sobre Normas y Procedimientos de Auditoría Nº 6
(DNA-6), de aceptación general en Venezuela, orienta al auditor para que haga su examen
de acuerdo a normas de auditoría de aceptación general en lo que se refiere a las
consideraciones y procedimientos aplicables a la planificación y supervisión del mismo,
incluyendo la preparación del programa de auditoría, la obtención del conocimiento del
negocio del cliente y el manejo de las diferentes opiniones del personal de la empresa.
A su vez, el Boletín Nº 5.130 de la Comisión de Normas y Procedimientos de
Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, establece los procedimientos de
auditoría recomendados específicamente para el examen de los pagos anticipados, los
cuales representan erogaciones efectuadas por servicios que se van a recibir o por bienes
que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio.
Por su parte, la Declaración de Principios de Contabilidad Nº 0 (DPC-0) señala las
normas básicas, conceptos teóricos y criterios específicos establecidos como Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), relacionados con la preparación y
presentación de los estados financieros y que al mismo tiempo sirven de apoyo a los
profesionales de la contaduría pública, para expresar una opinión sobre los estados
financieros que han examinado y para preparar el informe respectivo.
En consecuencia, los instrumento legales referidos anteriormente permiten la
regulación de las transacciones empresariales por parte del Estado venezolano, desde el
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punto de vista de un control básico de sus actividades; para que de esta forma puedan rendir
cuentas ante terceros incluyendo al Estado.
D. Bases Teóricas
1. Control Interno
La evaluación del control interno es un elemento de suma importancia según lo
establecen las normas referidas a la ejecución del trabajo de auditoría. Dicha evaluación se
realiza con el objeto de determinar el grado de confianza que se va a depositar en el mismo,
lo cual permitirá a su vez, establecer la naturaleza, extensión y oportunidad que se va a dar
a los procedimientos en un Programa de Auditoría determinado. Por tal motivo, se hace
necesario abordar en este capítulo algunos aspectos referidos al control interno.
Para el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1984):
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiara, promover la eficiencia operacional y provocar la adhesión a las políticas prescritas por la administración. De lo anteriormente expuesto se deduce que el control interno no constituye un área
funcional independiente dentro de la empresa, sino que es parte integrante de ésta al igual
que todos los demás subsistemas que interactúan en ella.
El control interno comienza con el acatamiento de políticas y toma forma en la
elaboración de normas, procedimientos e instructivos; así como también en la definición de
la estructura orgánica y funcional de la empresa. Asimismo, se manifiesta al suministrar a
la administración la seguridad de que todo está funcionando como debe.
a. Tipos de Control Interno
De los objetivos básicos señalados en la anterior definición de control interno, se
desprende la existencia de dos tipos de control interno a saber: a) el que comprende el plan
de organización y se dirige a la protección de los activos de la empresa y a la confiabilidad
de los registros financieros, y b) el que se ocupa de la promoción de la eficiencia
operacional y de la adherencia a las políticas de la empresa. En este sentido el control
interno se divide en contable y administrativo respectivamente.
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En función de lo expuesto, Meigs (1990), señala que el control interno contable es
aquel que “... comprende un plan de organización y los procedimientos y registros que se
requieren para la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los estados financieros”.
En pocas palabras se puede decir que el control interno contable es el que tiene relación
directa con las cifras de los estados financieros.
El mismo autor describe al control interno administrativo como aquel que “... incluye
pero no está limitado al plan de organización y los procedimientos y registros que se
relacionan con los procesos de toma de decisiones que conducen a la autorización de las
transacciones por la administración”. En otras palabras, este tipo de control se relaciona
directamente con las normas y procedimientos que promueven a la eficiencia operacional y
el acatamiento de políticas prescritas por la organización.
b. Elementos de la Estructura de Control Interno
La estructura de control interno en cualquier empresa la constituyen las políticas y
procedimientos definidos por la misma para el logro de sus objetivos. Dicha estructura
consiste en una serie de elementos comunes a casi todas las organizaciones, que son
esenciales para un control interno satisfactorio; los cuales se explican a continuación,
basados en lo planteado al respecto por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos
(1997) y por Meigs (1990):
(1) Ambiente de Control, se refiere a la actitud de la administración hacia la
importancia de los controles internos, tales como:
w Estructura de la organización, que la administración asuma la responsabilidad de la
dirección y coordinación de las políticas generales de la empresa y de las decisiones
tomadas en su desarrollo.
w Métodos para asignar autoridad y responsabilidad, estableciendo con claridad los
nombramientos dentro de la empresa, su jerarquía y delegación de autoridad.
w División de labores, que defina claramente las funciones. De tal modo que
ninguna persona o departamento, pueda manejar todos los aspectos de una transacción de
principio a fin.
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w Políticas y prácticas del personal, que establezcan programas de entrenamiento,
métodos para medir la eficiencia, requisitos de moralidad y comportamiento y sistemas de
retribución al personal.
w Supervisión, que se utilicen métodos de vigilancia y seguimiento al cumplimiento
de políticas y procedimientos, incluyendo una función de auditoría interna.
(2) Sistema Contable, consiste en la adopción de métodos y registros que permitan:
w Identificar y registrar únicamente las transacciones que reúnan los criterios
establecidos por la administración.
w Describir oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario para su
adecuada clasificación.
w Cuantificar el valor de las operaciones en unidades monetarias.
w Registrar las transacciones en el período correspondiente.
w Presentar y revelar adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros.
(3) Procedimientos de Control, están constituidos por todas las políticas y
procedimientos adicionales al ambiente de control y al sistema contable, que establece la
administración y garantizan la solidez de la organización:
w Planeación y sistematización, requiere el uso de formas sobre funciones de
dirección y coordinación, división de labores, sistema de autorizaciones y fijación de
responsabilidades.
w Registros y formas, que el sistema de control interno procure procedimientos
adecuados para el registro completo y correcto de las operaciones.
w Seguridad, estableciendo dispositivos de seguridad que protejan los activos.
w Informes, que se preparen informes internos como elemento de control en cuanto a
la vigilancia de las actividades de la empresa y sobre el personal que las realiza.
Es importante destacar que los elementos de control interno anteriormente descritos
son considerados como componentes básicos del mismo, en casi todas las organizaciones.
Sin embargo, dichos elementos pueden variar o debilitarse en un momento determinado.
Así pues, existe debilidad en el sistema de control interno cuando las políticas,
procedimientos y normas no permiten el logro de algún objetivo del sistema creado y en
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consecuencia una vez que ocurre la falla, los controles internos no lo detectan a tiempo. En
caso contrario, se considera que existe fortaleza en él.
2. Auditoría
En un sentido amplio o general la auditoría puede definirse como una revisión o
examen designada con el fin de añadir cierto grado de veracidad al objeto sujeto a revisión.
En el ejercicio de la contaduría pública, la Auditoría, tiene una connotación muy
particular. Es así como Gómez (1993), refiriéndose a la misma expresa que “... la
auditoría, es una revisión y análisis minucioso, con espíritu crítico, de los registros y
estados financieros de una organización; con la finalidad de dictaminar el grado de
confiabilidad que ofrecen; considerando leyes, principios y usos que norman tales
registros”.
Contraponiendo las definiciones anteriores, realmente la auditoría no se limita,
únicamente, a verificar el cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente
aceptados; sino a la determinación de la veracidad de los registros, y al cumplimiento de
políticas, procedimientos y normas establecidos en la organización. De esta manera, el
objetivo de la auditoría está dirigido a la obtención de evidencia concordante con criterios
preestablecidos.
a. Tipos de Auditorías
- De acuerdo con el grado de relación que existe entre el auditor y la empresa
auditada, la auditoría puede ser: Interna o Externa. A continuación se describen algunos
aspectos de diferenciación entre cada una de ellas:
w Auditoría Interna: es la auditoría realizada por un empleado que depende
laboralmente de la empresa que se audita. Constituye un tipo de control interno adicional,
cuya finalidad es el estudio y evaluación de los demás controles internos de la empresa; con
el objeto de mejorar sus sistemas y procedimientos.
w Auditoría Externa: es aquella auditoría que realiza el Contador Público en el
ejercicio legal y liberal de su profesión. Consiste en un examen sobre los estados
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financieros de la empresa auditada con el objetivo de emitir una opinión sobre la
razonabilidad de los mismos.
Ahora bien, desde el punto de vista de la credibilidad, el informe de auditoría interna
no tiene el mismo peso que el de auditoría externa. Mientras el auditor interno es un
subalterno de la gerencia sin independencia de criterio en sus investigaciones, por el
contrario, el auditor externo si cuenta con autonomía y objetividad, en razón de su no
dependencia laboral. No obstante, ambos tipos de auditoría siguen pautas de actuación
como son las señaladas por las normas y procedimientos de auditoría de aceptación general.
- De acuerdo con el campo de actuación, la auditoría puede ser: financiera, de
cumplimiento y operacional.
w Auditoría Financiera: consiste en una revisión y análisis de los registros contables
y otras pruebas que apoyan a los estados financieros, realizada por el auditor externo. Su
objetivo es dar fe de la razonabilidad del contenido de los estados financieros; emitiendo
una opinión o dictamen sobre la rectitud con que éstos se presentan, de conformidad con
los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En síntesis la auditoría financiera se aboca a la revisión de las manifestaciones hechas
en los estados financieros publicados. Siendo el usuario de la misma tanto el cliente
(organización) como el público en general.
w Auditoría de Cumplimiento : es la revisión que se realiza con el propósito de
determinar si se han mantenido o respetado ciertos acuerdos contractuales.
En este mismo orden de ideas, Arens y Loebbecke (1996), en su análisis sobre la
auditoría de cumplimiento, afirman que el propósito de la misma es “... determinar si el
auditado está cumpliendo con algunos procedimientos, reglas o reglamentos específicos
que fije una autoridad superior”. Esta afirmación corrobora el planteamiento anterior en el
sentido que el objetivo de este tipo de trabajo de auditoría es la revisión de acuerdos o
reglamentaciones prescritas.
Desde luego, este tipo de auditoría es realizada por los auditores empleados del
mismo ente auditado. Por consiguiente, es común que sus resultados sean informados a la
administración de la empresa más que a usuarios externos.
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w Auditoría Operacional: de acuerdo con lo referido por Rojas (1990), consiste en
una revisión de las operaciones o procesos de una organización, independientemente del
examen de los estados financieros; con el propósito de evaluar su eficiencia y eficacia
operativa.
De lo anterior se deduce, que la auditoría operacional está dirigida a la revisión de
cualquier parte del proceso y métodos de operación de la empresa, por tal motivo su
enfoque se centra en el análisis de la gestión operativa, independientemente de las personas
o departamentos involucrados.
Por ende, es común que el informe de auditoría operacional contenga observaciones
sobre las causas que originaron las fallas detectadas en el desarrollo de los procesos y las
consecuencias que las mismas provocan, incluyendo su cuantificación; al igual que las
recomendaciones pertinentes para mejorar la ejecución de operaciones de la organización.
b. Fases de la Auditoría
Todo trabajo de auditoría por corto o extenso que sea debe desarrollarse en tres fases:
(1) planificación, (2) ejecución y (3) finalización. De esta manera, existe una norma en el
desarrollo del trabajo. Sin embargo, es evidente que las tres etapas no son del todo
consecutivas en el tiempo, ya que pueden surgir casos en la etapa de ejecución que
retroalimenten la fase de planificación, dando lugar a modificaciones en los programas de
auditoría utilizados. Seguidamente se explican cada una de estas fases, de acuerdo con lo
referido al respecto por Price Waterhouse (1986):
(1) Planificación. Esta fase constituye el inicio del trabajo de auditoría. Le permite
al auditor recabar la mayor cantidad posible de información sobre el ente auditado, para
tener una comprensión global del mismo y poder evaluar y seleccionar los componentes a
examinar.
La comprensión global del negocio incluye aspectos referidos a: el objetivo de la
empresa, características particulares de la misma, los sistemas de información, estructura
de la organización, el ambiente de control y las políticas contables de la empresa.
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En la evaluación y selección de los componentes a examinar, el auditor analiza
detenidamente cada componentes o rubro de los estados financieros. Razón por la cual se
hace necesario considerar los siguientes aspectos:
w Evaluar el control interno a través del cuestionario elaborado para tal efecto, el cual
permitirá obtener información más detallada acerca de los componentes que han de
examinarse.
w Considerar la importancia de los componentes, su valor en moneda y la naturaleza
de los mismos.
w Evaluar los factores de riesgo de auditoría para cada componente. Esto es: (a)
Riesgo inherente, susceptibilidad de los estados financieros a los errores importantes, antes
de considerar la efectividad de los sistemas de control; (b) Riesgo de control, posibilidad
de que los sistemas de control estén incapacitados para prevenir y corregir errores
oportunamente; (c) Riesgo de detección, es el riesgo de que los procedimientos de auditoría
no detecten errores significativos.
w Evaluar el ambiente de control, el cual representa la actitud o compromiso de la
gerencia para la ejecución de las operaciones en forma controlada.
Así pues, tanto la comprensión global del negocio como la evaluación y selección de
los componentes a examinar, proporcionan al auditor una base para determinar el tipo de
pruebas o procedimientos de auditoría que ha de aplicar, su alcance y oportunidad, los
cuales se detallarán en los programas de auditoría.
En consecuencia, el resultado principal de la fase de planificación lo constituye el
diseño de los programas de auditoría. Los mismos se elaboran en función de los objetivos
de auditoría previamente establecidos y de las normas de auditoría generalmente aceptadas,
así como de los procedimientos de auditoría seleccionados en la planificación. En tal
sentido, contienen una serie de pasos a seguir para la ejecución práctica del trabajo.
22
(2) Ejecución. En esta fase intermedia se le da aplicación práctica a los programas de
auditoría previamente diseñados en la etapa de planificación. El objetivo de la ejecución
consiste por una parte, en la obtención de suficiente evidencia que permita sustentar las
manifestaciones del cliente y por la otra la certeza moral del auditor en cuanto a la
realización de un trabajo suficientemente preciso y adecuado. En esta fase se destacan la
realización de visitas interinas y final.
w Visita interina, son las visitas que se realizan antes del cierre del ejercicio. Lapso
durante el cual: se aplican los programas de auditoría, se prepara y emite un informe de
control interno, y se compara el desarrollo de la auditoría con lo planificado.
w Visita final, es la visita que se realiza después del cierre del ejercicio para: revisar
la información obtenida, realizar nuevamente pruebas de cumplimiento, actualizar
procedimientos sustantivos, revisar trabajos sobre hechos posteriores, reevaluar el plan de
auditoría y preparar y emitir otro informe sobre temas que se desea señalar a la gerencia
(3) Finalización. Esta fase comprende las siguientes actividades:
w Evaluación de los resultados de los procedimientos de auditoría.
w Revisión de los estados financieros en su conjunto.
w Determinación del cumplimiento de los objetivos, para asegurarse que el trabajo
realizado y las conclusiones alcanzadas son adecuadas.
w Elaboración del informe final emitiendo la opinión respectiva.
3. Programas de Auditoría
23
En líneas anteriores se hizo referencia a los programas de auditoría como resultado
del proceso de planificación, por cuanto se diseñan con la información obtenida durante
dicha fase. Es por ello que Meigs (1990) los define como “... lista detallada y una
explicación de los procedimientos específicos de auditoría que tienen que ejecutarse en el
curso del trabajo de auditoría”.
Por lo tanto, los programas de auditoría pueden considerarse como una lista, ordenada
en forma lógica, de todos los pasos a seguir en la ejecución práctica del trabajo de
auditoría; para la obtención de evidencias en cuanto a la validez de las manifestaciones del
cliente. Desde luego, estableciéndose en ellos la naturaleza, el alcance y oportunidad de
aplicación de dichos pasos o procedimientos.
La naturaleza de la prueba se refiere a la clase de procedimientos que serán aplicados.
El alcance engloba el número de partidas, rubros o transacciones a las que se aplicarán los
procedimientos y la oportunidad indica el momento en que serán aplicados.
a. Diseño de Programas de Auditoría
El diseño de un programa de auditoría para la mayoría de las auditorías contiene dos
tipos de procedimientos o pruebas: (1) Procedimientos de cumplimiento y (2)
Procedimientos sustantivos. Los cuales se explican a continuación, fundamentadas en lo
referido al respecto por Price Waterhouse (1986) en su obra.
(1) Procedimientos de Cumplimiento: Son pruebas que proporcionan evidencia de
control, es decir, que brindan un grado de seguridad razonable de que los controles claves
existen y que son aplicados en forma efectiva y unifórmente. Estas pruebas incluyen los
siguientes tipos de procedimientos: las consultas al personal adecuado del cliente, el
24
examen de documentos, registros e informes, la observación de las actividades relacionadas
con el control, y volver a realizar los procedimientos de la entidad, entre otros.
(2) Procedimientos Sustantivos: Son pruebas que “... proporcionan evidencia
directa sobre la validez de las transacciones y saldos incluidos en los registros contables o
estados financieros y, por consiguiente, sobre la validez de las aserciones importantes”
(Price Waterhouse, 1986), es decir, que constituyen procedimientos de verificación de
errores o irregularidades monetarias. Dentro de este tipo de procedimientos se incluyen:
w Procedimientos analíticos que se realizan mediante el uso de comparaciones y
relaciones entre los montos registrados, para determinar si son razonables los saldos en las
cuentas u otros datos.
w Pruebas detalladas de transacciones y saldos a través de la inspección de
documentos de respaldo y otros registros contables, la observación física y la confirmación
de saldos (externa), entre otros.
4. Compras
Según Calimeri (1969), las compras se definen como la operación que se propone
suministrar en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los
materiales y servicios que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración
de la organización ha definido.
Del análisis de esta definición se puede afirmar que la función de compras no se
limita sólo a la adquisición de bienes y servicios, pues involucra un conjunto de
operaciones a manera de ciclo transaccional, que van desde el momento en que surge la
necesidad de la adquisición, pasando por la recepción de bienes y servicios hasta concluir
con el pago.
De esta manera, la función de compras tiene como objetivo principal garantizar a las
distintas áreas de la empresa: el suministro a tiempo, al mejor precio, con la mejor calidad y
en la cantidad requerida de todos los bienes y servicios necesarios para su respectivo
funcionamiento.
a. Ciclo de Compras
25
El ciclo de compras no es más que una interrelación de transacciones que se efectúan
entre diferentes áreas operativas de una organización, para la adquisición de bienes y
servicios de proveedores externos.
Para el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1997), el ciclo de compras de una
empresa incluye todas aquellas operaciones que se requieren para la adquisición de bienes
y servicios, el pago de estas adquisiciones y clasificar, resumir e informar lo que se
adquirió y lo que se pagó.
Con respecto a lo anteriormente expuesto, se puede decir que la adquisición de bienes
y servicios comprende el reconocimiento de la necesidad de comprar, la determinación de
qué comprar, la decisión de dónde comprar, el establecimiento del tiempo de compra,
cantidad y calidad requerida, así como también la recepción de bienes y servicios.
Asimismo, el pago de las adquisiciones incluye operaciones tales como acuerdos de precio,
políticas de pago, proceso de la factura y su pago. Por otro lado, la clasificación y resumen
contempla el registro de proveedores, el control del kardex de existencias e informes de
compras a la gerencia, entre otros.
Por su parte, Price Waterhouse (1986), describe como componentes del ciclo de
compras y cuentas a pagar los siguientes:
w Compras de bienes y servicios.
w Desembolsos por bienes y servicios.
w Cuentas a pagar. (Ver Gráfico Nº 1)
26
Gráfico Nº 1: Componentes de Compras y Cuentas a Pagar
Compras de Bienes y Servicios Desembolsos por bienes y servicios Cuentas a Pagar
Otros Pasivos Compras de Activos fijos Costos de Producción Ganancias y Pérdidas Caja y Bancos Balance General
Fuente: Price Waterhouse (1986). Para los efectos de esta investigación el ciclo de compras objeto de estudio
comprenderá las siguientes operaciones:
w Emisión de Requisiciones, formulario mediante el cual una unidad solicitante
comunica al Departamento de Compras la necesidad de cualquier bien o servicio.
w Solicitud de Cotizaciones, requerimiento que se realiza a los proveedores, tomando
en consideración el registro existente de éstos en la empresa.
w Evaluación y Aprobación de Cotizaciones, análisis y aprobación que se realiza de
acuerdo a políticas de compras y a negociaciones en cuanto a precio, calidad, condiciones
de pago, entrega y otros.
27
w Elaboración y Autorización de la Orden de Compra, formulario a través del cual se
formaliza el compromiso de compra.
w Recepción, Almacenaje y Registro de Bienes y Servicios, proceso de recibo,
chequeo, almacenaje y registro de bienes y servicios adquiridos.
w Pago de Adquisiciones, incluye el proceso de la factura y su pago.
b. Control Interno del Ciclo de Compras
Los objetivos generales del control interno son aplicables a cualquier ciclo operativo,
es decir, que son los mismos. Sin embargo, cada ciclo en particular tiene objetivos
claramente definidos dentro de los generales.
Por tal motivo, a continuación se describen los objetivos del control interno del ciclo
de compras, los cuales tienen su basamento teórico en algunas consultas bibliográficas
sobre lo planteado al respecto por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1997) con
relación al tema:
w Objetivo de Autorización, se refiere a todos aquellos controles que deben
establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo las políticas y criterios
establecidos por la organización.
En este sentido, debe considerarse conforme a criterios de la dirección de la empresa,
la autorización de: los proveedores; tipos, cantidades, especificaciones y condiciones de las
mercancías y servicios; así como también los ajustes o desembolsos de efectivo, cuentas de
proveedores y distribuciones de cuentas.
w Objetivo de Procesamiento y Clasificación de Transacciones, trata sobre todos
aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento,
clasificación, registro e informe de las transacciones. En este caso:
- Solamente deben aprobarse las solicitudes a proveedores por mercancías o servicios
que se ajusten a criterios de la dirección y deben aceptarse únicamente mercancías y
servicios que se hayan solicitado.
- Las mercancías y servicios aceptados deben informarse con exactitud y en forma
oportuna.
28
- Las deudas a favor de proveedores deben distribuirse contablemente, calcularse con
exactitud y registrarse como pasivos oportunamente.
- Los desembolsos de efectivo por mercancías y servicios deben autorizarse
apropiadamente.
- Por las sumas adeudadas a proveedores deben prepararse los asientos
correspondientes.
w Objetivo de Verificación y Evaluación, incluye todos aquellos controles referidos a
verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como la integridad de
los sistemas de procesamiento. Efectivamente, para el cumplimiento de este objetivo deben
verificarse y evaluarse periódicamente los saldos de cuentas a pagar y sus transacciones
relacionadas.
w Objetivo de Salvaguarda Física, contiene todos aquellos controles relativos al
acceso a los activos, registros, formas importantes y lugares de proceso. Por consiguiente,
el acceso o paso a los registros y controles de compras, debe permitirse solamente
conforme a políticas o criterios establecidos por la dirección.
c. Enlace del Ciclo de Compras con otros Ciclos
El ciclo de compras no puede ser un elemento aislado dentro del proceso operativo
de la empresa. Es necesario su enlace e interrelación con otros ciclos transaccionales para
su normal desarrollo dentro sistema organizacional. En tal sentido, el ciclo de compras está
directamente relacionado con el ciclo de tesorería a través del cual se persigue la regulación
de inversiones en materiales y servicios; con el ciclo de producción mediante las
operaciones de recepción, almacenamiento y registro; así como también con los ciclos de
planificación, contabilidad y ventas, entre otros.
De todo lo antes expuesto en este capítulo, se puede concluir que la sustentación
teórica aquí plasmada, está relacionada directamente con el Programa de Auditoría del
Ciclo de Compras que se diseñó en esta investigación, por cuanto se desarrollaron
diferentes aspectos relacionados con el control interno, auditoría, programas de auditoría y
compras. Lo que destaca la importancia de interrelacionar la teoría con la práctica
vivencial de un determinado caso en una empresa en particular.
29
D. Glosario
Ambiente de Control: Acciones, políticas y procedimientos que reflejan las
actitudes globales de la dirección de una entidad sobre el control y su importancia para la
misma. Arens y Loebbecke (1996).
Aserciones en los Estados Financieros: “Son las manifestaciones explícitas o
implícitas de la gerencia con respecto a los activos, pasivos y las transacciones reflejadas en
dichos estados financieros”. Price Waterhouse (1986).
Ciclo de Compras: “Todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: la
adquisición de bienes, mercancías y servicios, el pago de las adquisiciones anteriores y
clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó”. Instituto Mexicano de
Contadores Públicos (1997).
Componentes de los Estados Financieros: Partes manejables en que son divididos
los estados financieros para planificar el enfoque de una auditoría. Un componente puede
ser una partida de los estados financieros, o una parte de la misma, un grupo de
transacciones dentro de una o más partidas o un ítem expuesto en las notas de dichos
estados. Price Waterhouse (1986).
Controles Claves: Controles que reúnen las siguientes condiciones: (a) pueden
proporcionar satisfacción de auditoría relevante, siempre que esté operando efectivamente;
y (b) deben proporcionar dicha satisfacción de modo más eficiente que el resto de los
procedimientos. Price Waterhouse (1986).
Cuestionario de Control Interno : “Método alterno de describir un sistema de
control interno en papeles de trabajo de auditoría. Generalmente se diseñan de modo que
las respuestas “no” identifican principalmente las debilidades en el control interno”. Meigs
(1990).
Evidencia: Información que utiliza el auditor para determinar si la información
cuantificable que se está auditando se presenta de acuerdo con los criterios establecidos.
Arens y Loebbecke (1996).
Importancia Relativa: Representa el importe acumulado de los errores y
desviaciones de principios de contabilidad que podrían contener los estados financieros sin
30
que, a juicio del auditor, afecte las decisiones de las personas que confían en la información
reflejada en dichos estados. Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1997).
Normas de Auditoría: “Son los requisitos mínimos de calidad relativos a la
personalidad del auditor, al trabajo que desempeña ya la información que rinde como
resultado de este trabajo”. Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1997).
Operación de Compras: “Conjunto de actividades que desarrolla una empresa para
adquirir los recursos necesarios, principalmente de carácter material, para la realización de
sus objetivos”. Rojas (1990).
Orden de Compra: “Documento preparado por el departamento de compras
indicando la descripción, cantidad e información relacionada de mercancías y servicios que
la compañía pretende comprar”. Arens y Loebbecke (1996).
Plan de Auditoría: “Visión amplia de un trabajo de auditoría preparado en las etapas
de planeación del trabajo”. Meigs (1990).
Procedimiento de Control: Procedimientos y políticas adicionales al ambiente de
control y al sistema contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad
razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. American Institute of
Certified Public Accountants (1989).
Procedimientos de Auditoría: “Pasos detallados que comprende una auditoría”.
Meigs (1990).
Programa de Auditoría: “Lista detallada y una explicación de los procedimientos
específicos de auditoría que tienen que ejecutarse en el curso de un trabajo de auditoría”.
Meigs (1990).
Prueba de Control: Procedimientos de auditoría para probar la eficacia de las
políticas y procedimientos de control específicos. Arens y Loebbecke (1996).
Pruebas de Auditoría: Aquellas pruebas que proporcionan evidencia de control.
Requisición de Compra: “Solicitud de mercancías y servicios que presenta un
empleado autorizado. Arens y Loebbecke (1996).
Riesgo de Auditoría: Nivel de incertidumbre que acepta el auditor al realizar la
auditoría. Arens y Loebbecke (1996).
31
Riesgo de Control: Riesgo de que los sistemas de control, incluyendo la auditoría
interna, no puedan evitar o detectar irregularidades significativas en forma oportuna.
Espiñeira, Sheldon y Asociados (1991).
Riesgo de Detección: “Representa el riesgo de que los procedimientos aplicados por
el auditor no detecten los posibles errores importantes que hayan escapado a los
procedimientos de control interno.” Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1997).
Riesgo Inherente: “Representa el riesgo de que ocurran errores importantes en un
rubro específico de los estados financieros, o en un tipo específico de negocio, en función
de las características o particularidades de dicho rubro o negocio; sin considerar el efecto
de los procedimientos de control interno que pudieran existir “. Instituto Mexicano de
Contadores Públicos (1997).
Técnicas de Auditoría: “Serie de métodos de investigación y pruebas, que orientan
al auditor, en cuanto a la mejor forma de proceder en determinadas etapas y circunstancias
del trabajo, para lograr los resultados más satisfactorios, en qué fundamentar su opinión
profesional”. Gómez (1990).
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO A. Naturaleza de la Investigación
La presente investigación es de naturaleza descriptiva, bibliográfica y con
diseño de campo. Primeramente, es descriptiva por cuanto en ella se reseña en forma
objetiva la situación actual del sistema de control interno del ciclo de compras y se
analizan o evalúan los diversos componentes de ese control interno, para luego
diseñar un programa de auditoría interna para dicho ciclo. En este sentido, fue
42
necesaria la revisión de material bibliográfico como: textos, documentos e informes
de la institución, así como también consultar otras investigaciones; a fin de
fundamentar teórica y conceptualmente la temática estudiada.
En segundo lugar, tiene diseño de campo en virtud de que la recolección de los
datos se realizó directamente en su fuente primaria, es decir en la organización objeto
de esta investigación y con las personas que están estrechamente involucradas en el
ciclo de compras.
B. Población y Muestra
El ciclo de compras de la Cruz Roja Venezolana Comité Lara Ambulatorio
Urbano Tipo III “Dr. Nelson García García”, conformó el universo objeto de estudio
de esta investigación, el cual consta de las siguientes unidades de análisis:
w Emisión de requisiciones
w Solicitud de cotizaciones
w Evaluación y aprobación de cotizaciones
w Elaboración y autorización de la orden de compra
w Recepción, almacenaje y registro de bienes y servicios
w Pago de adquisiciones.
El conjunto de todas estas unidades de análisis constituye la población y en este
caso en particular la muestra es igual a la población antes mencionada.
Cabe destacar que la muestra señalada en líneas anteriores, fue escogida en
razón al alto volumen de transacciones de compras manejado por el Ambulatorio
Urbano Tipo III “Dr. Nelson García García”; ya que el mismo centraliza las compras
de la mayoría de las Cruz Rojas del Comité Lara.
C. Instrumentos para el Levantamiento de Datos
43
1. Descripción
Para recabar la información concerniente al ciclo transaccional de las
operaciones de compra se utilizaron una serie de instrumentos que sirvieron de base
para tal fin:
w Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal encargado de llevar
adelante la gestión de compras, que permitieron conocer y ahondar sobre la realidad
existente dentro de la institución, con respecto al tema de investigación.
w Se utilizó un cuestionario para evaluar el control interno, contentivo de treinta
y nueve (39) preguntas cerradas, de tal forma que las respuestas afirmativas
corresponden a situaciones correctas y las respuestas negativas reflejan debilidades en
el sistema de control interno. El mismo abordó aspectos relacionados con la
organización, políticas, normas y procedimientos inherentes al ciclo de compras.
Dicho cuestionario fue aplicado al Gerente General de la institución, Director
Administrativo, Secretario General del Comité Ejecutivo, Administrador, Analista de
Costos, Coordinador de Proveeduría y responsables de recepción, almacenaje y
registro de bienes materiales.
w Mediante la observación directa se pudo apreciar o captar, en términos
generales, el desarrollo de algunas operaciones directamente vinculadas al proceso de
compras; que sirvieron de base para corroborar la información obtenida a través de
las entrevistas y el cuestionario.
2. Validez
El principal instrumento de levantamiento de información (cuestionario)
utilizado en esta investigación fue validado mediante juicio de expertos en la materia.
Dicha validación se realizó con el propósito de verificar la claridad y cobertura de
cada pregunta, así como también la pertinencia de los aspectos evaluados.
Para dar cumplimiento al procedimiento de validación del instrumento, se
diseñó una primera versión del cuestionario (Ver Anexo A), el cual fue modificado
44
por sugerencias de los expertos. Estas sugerencias estuvieron orientadas a ordenar las
interrogantes en una secuencia lógica, así como a modificar las no relevantes y anexar
otras muy pertinentes.
En respuesta a estas observaciones se procedió a diseñar una nueva versión del
cuestionario, que fue sometida a un estudio piloto para lograr una versión definitiva
(Ver Anexo B).
Es de hacer notar, que el grupo de expertos estuvo constituido por: Lic. Claudio
Leothau, Profesor de Postgrado de la UCLA, Prof. Luisa Maibá Rodríguez,
Magíster en Metodología de la Investigación y Profesora de la UNEXPO y el Lic.
José Ananías Peraza, Director Administrativo de la Cruz Roja Venezolana Comité
Lara y Especialista en Auditoría (Ver Anexo C).
3. Confiabilidad
Para probar la confiabilidad del instrumento, el mismo fue sometido a un
estudio piloto, el cual consistió en la aplicación al azar de la nueva versión del
cuestionario a dos directivos, dos empleados de gerencia media y dos empleados del
nivel operativo de la organización seleccionada.
Este procedimiento tuvo como objetivo, probar la nueva versión y detectar las
dificultades que podrían tener los entrevistados para responder. En consecuencia, los
resultados de la prueba piloto permitieron demostrar que las preguntas podían ser
respondidas sin ninguna contrariedad y que estaban orientadas al tema que abarca la
investigación.
D. Procedimientos para el Logro de los Objetivos
Para el cumplimiento de los objetivos específicos se aplicaron procedimientos
por cada objetivo en particular, como se detalla a continuación.
1. Objetivo Nº 1
Describir el sistema de control interno actual del ciclo de compras.
Procedimientos:
45
w Se realizaron entrevistas no estructuradas y observación directa de los
procesos, para obtener una visión general con respecto a la presencia de los
componentes de un sistema de control interno de compras.
w Se elaboró y aplicó un cuestionario destinado a evaluar el control interno del
ciclo de compras, así como conocer las actividades relacionadas con el mismo.
w Se obtuvo información específica acerca de los procedimientos que se
ejecutan en el desarrollo de las operaciones del ciclo, así como de las medidas de
control interno que este proceso contempla.
w Con los datos obtenidos a través de los procedimientos anteriores, se
procedió a describir el control interno actual del ciclo de compras incluyendo
aspectos referidos a la organización, políticas, procedimientos y normas de control
interno.
2. Objetivo Nº 2
Analizar el sistema de control interno actual del ciclo de compras.
Procedimientos:
w Para realizar el análisis arriba señalado se diseñó una matriz de análisis de
datos donde se vació la información recabada a través del cuestionario aplicado en el
primer objetivo. Dicha matriz está estructurada en tres (3) columnas: (a) la primera
comprende las preguntas elaboradas sobre aspectos referidos a la evaluación del
control interno; (b) la segunda contiene las respuestas o resultados del levantamiento
de información; y (c) en la tercera se describen las observaciones detectadas
mediante el análisis y diagnóstico del sistema de control interno, el cual se logró a
través de la confrontación de las respuestas obtenidas con las teorías aceptadas sobre
un control interno satisfactorio para las compras.
46
3. Objetivo Nº 3
Formular los objetivos y procedimientos que conforman el Programa de
Auditoría Interna para el Ciclo de Compras.
w En el logro de este objetivo se propuso una planificación general y un modelo
de cuestionario para la evaluación de control interno del ciclo de compras (elaborado
en el Objetivo Nº 1). Asimismo, se diseñó el Programa de Auditoría Interna para
dicho ciclo.
Por otra parte, es importante hacer notar que el cumplimiento del primer y
segundo objetivo de esta investigación se aborda en toda su extensión en el capítulo
referido al análisis e interpretación de los datos. Sin embargo, el desarrollo del tercer
objetivo se describe en el capítulo cinco, el cual contiene el diseño del Programa de
Auditoría para el Ciclo de Compras, propiamente dicho.
MATRIZ DE ANÁLISIS –CUESTIONARIO PARA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CICLO DE COMPRAS
RESPUESTAS (%)
Nº PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES 1 ¿Están claramente definidos los objetivos,
funciones y políticas de compras?
60 20 20 Se evidencia una notable contradicción en las respuestas dadas entre el nivel estratégico y el nivel operativo, ya que mientras el primero niega (20%) o no contestó (20%) la interrogante, el segundo dio respuesta afirmativa al respecto (60%). Siendo el nivel estratégico el llamado a definir objetivos, funciones y políticas se considera que las respuestas del nivel operativo no están bien sustentadas y, por tanto, son de poca confiabilidad.
2 ¿Existe en la organización un responsable de la coordinación de compras?
100 Existe una clara definición del cargo responsable con relación al seguimiento de la compra desde la requisición o solicitud hasta la recepción.
3 ¿Se coordinan las actividades de compras con otras áreas relacionadas, principalmente: servicios médicos, tesorería, administración, proveeduría, cuentas por pagar, etc?
90 10 Sólo en casos de emergencias en salud no se coordinan las actividades ya que los jefes de servicio efectúan las compras directamente; en cuyo caso se violenta la normativa interna del proceso de compras.
4 ¿Conoce el personal encargado de las operaciones de compras, los diversos procesos y servicios que presta la institución?
90 10 El personal conoce en forma general los diversos procesos y servicios que presta la institución y en forma específica los de su unidad.
5 ¿Existe un Manual de Procedimientos de Compras?
60 40 Aunque el 60% afirmó que existen manuales, el personal clave (40%) negó tal planteamiento. De lo que se deduce que gran parte de los encuestados no tienen claro lo que significa un Manual de Procedimientos.
6 ¿Está previsto en el presupuesto general, una partida destinada a las compras?
100 No existe presupuesto de compras. Se elabora un presupuesto de gastos por departamento pero su disponibilidad está en
función de los ingresos generados por los servicios prestados y
de las aportaciones recibidas.
7 ¿Se programan las compras con anticipación para evitar emergencias?
50 30 20 La programación se realiza solamente para la compra de materiales de rápida rotación. Dicha programación está sujeta a la disponibilidad presupuestaria.
RESPUESTAS
(%)
º
PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES
8
¿Todas las compras se efectúan a través del responsable de la coordinación de compras?
70 30 Las compras regulares normalmente se efectúan a través de la coordinación de compras, salvo casos de emergencia, en que las realiza el jefe del área o servicio. Las compras menores se realizan por caja chica.
9 ¿La solicitud de una compra se hace a través de una requisición u otro formulario?
90 10 Aunque no existe un formulario prenumerado y exclusivo para la solicitud de una compra, todas las requisiciones de bienes y servicios se deben formalizar por escrito a través de un formulario denominado solicitud de servicio.
10 ¿Existe alguna norma para la emisión de requisiciones de compra?
80 20 Según el 80% de los encuestados, existe una norma donde se establece que las requisiciones de compra deben ser firmadas por el coordinador del área, la cual se cumple en situaciones normales de trabajo; excepto en casos de emergencia.
11 ¿El procedimiento de compras describe qué personas pueden autorizar una orden de compra?
80 10 10 El procedimiento de compras no ha sido formalizado por escrito ya sea en forma de manual o instructivo. Sin embargo, por la experiencia obtenida del trabajo diario a través del tiempo, se
conocen cada una de las actividades y personas que participan
en dicho procedimiento, así como quiénes pueden autorizar una orden de compra.
12 ¿Los pedidos de bienes materiales se efectúan mediante órdenes de compras numeradas secuencialmente?
100 En cuanto a la realización de pedidos, existe fortaleza en el sistema de control interno de compras, en el sentido de que los mismos están soportados por una orden de compra numerada secuencialmente. De tal manera, que se disminuye el riesgo de efectuar compras no autorizadas.
13 ¿Se mantiene un registro actualizado de proveedores?
70 30 Aun, cuando el 30% de los encuestados no dio respuesta a la interrogante, miembros del personal clave dentro del proceso de compras y conocedores del mismo, dieron respuesta negativa. Este último grupo, manifestó en sus observaciones que aunque se guardan los documentos soportes de las actividades de compras, no se lleva un registro detallado (histórico) que muestre la capacidad de los proveedores en cuanto a volúmenes, calidad, descuentos, condiciones de pago y tiempo de entrega, entre otros aspectos.
RESPUESTAS
(%)
º
PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES
14
¿En las cotizaciones se analiza: a. ( ) precio? b. ( ) calidad? c. ( ) plazos de entrega? d. ( ) plazos de pago?
100 100 100 100
Por las respuestas obtenidas, se demuestra que las cotizaciones son consideradas un elemento orientador de suma importancia para el logro de una compra satisfactoria.
15 ¿Cuando se adjudica la orden de compra a determinado proveedor, se deja constancia en los documentos sobre las razones que permitieron su selección?
20 70 10 Se realiza una evaluación de las cotizaciones desde el punto de vista cuantitativo (costo-cantidad), a través de una hoja de análisis de cotizaciones. Mas no se deja constancia ni explicación alguna sobre las razones cualitativas que permitieron su selección.
16 ¿Están segregadas las funciones de compra, recepción y registro?
50 40 10 Para el 50% de los encuestados las funciones de compra, recibo y registro están segregadas. No obstante, un 40% negó tal planteamiento ya que el proceso de recepción del pedido lo puede efectuar cualquiera de los funcionarios adscritos a Proveeduría, cuando la persona autorizada no está disponible. En este caso existe debilidad del sistema de control interno, por cuanto el personal que compra y registra el pedido, en ocasiones también lo recibe y firma la factura en señal de conformidad con la recepción.
17 ¿Existe rotación de personal en las tareas de compras, recibo y registro?
30 70 La rotación de personal no es habitual, sólo se realiza en casos muy eventuales como renuncia, despido o cambio del trabajador a otra área.
18 ¿Se efectúa una revisión de la razonabilidad de los precios de compras, por empleados independientes de quienes autorizan la compra?
40 30 30 Considerando las respuestas obtenidas, se evidencia que no existe seguridad en cuanto a si se asigna o no a algún funcionario, la responsabilidad de la evaluación o revisión posterior de los precios, en las compras de un período determinado.
19 ¿Cuándo los materiales son recibidos, se verifica que estén de acuerdo con la factura o nota de entrega y con la orden de compra?
100 De acuerdo con las respuestas obtenidas, se chequea la factura contra la orden de compra cuando se reciben los materiales. De tal modo, que en este aspecto de la recepción del pedido, el sistema de control interno ofrece confianza y fortaleza.
RESPUESTAS
(%)
º
PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES
20
¿En todos los bienes recibidos se examina su: a. ( ) descripción? b. ( ) cantidad? c. ( ) calidad? d. ( ) condición física? e. ( ) arribo oportuno?
100 100 100 100 60
40
Aunque no se le da mucha importancia al arribo oportuno, se puede observar que se cumple con un control básico en la tarea de recepción de bienes, donde se examinan desde sus condiciones fundamentales hasta la fecha de vencimiento en caso de medicamentos.
21
¿Existe un Kardex para el control de las existencias en el almacén?
100 No obstante, a la existencia paralela de un kardex manual y otro computarizado, no existe seguridad en cuanto al verdadero resultado que pueden arrojar ambos sistemas de registro.
22
¿Se realiza un inventario físico de las existencias: a. ( ) anual? b. ( ) semestral? c. ( ) mensual?
60 30 10
Por la disparidad de las respuestas, se puede inferir, que la institución no tiene una normativa clara en cuanto a la periodicidad para la realización de la toma física del inventario.
23
¿El inventario físico de las existencias lo coordina: a. ( ) un Supervisor? b. ( ) un Coordinador de Compras? c. ( ) un Auditor Interno?
90 10 Según la mayoría de las respuestas, el responsable de la coordinación de la toma física del inventario es el Coordinador de Compras o Proveeduría. Esta situación refleja una debilidad en el sistema de control interno de inventario ya que dicha actividad debe ser realizada por un funcionario independiente al área.
24 ¿ Existe un control de máximos y mínimos en el inventario?
70 30 Para el 70% de los encuestados, el control de máximos y mínimos en el inventario sólo se aplica a materiales de uso cotidiano. Mientras que para el resto, la existencia de materiales de uso no cotidiano depende de los requerimientos del momento.
25 ¿Existe limitación del acceso de personas ajenas, al área de almacén?
100 Existe fortaleza en el sistema de control interno del almacén, en relación con la salvaguarda y custodia física de los bienes almacenados.
26 ¿Se realizan investigaciones de mercado para colocar ventajosamente los pedidos?
60 30 10 Es notorio el antagonismo entre las respuestas obtenidas. Mientras un alto porcentaje afirma que se realizan investigaciones de mercado otro porcentaje lo niega y aclara que los proveedores son fijos. De lo que se deduce, que no se investiga la posibilidad de disminución de costos en algunas adquisiciones.
RESPUESTAS
(%)
º
PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES
27 ¿Se han realizado estandarizaciones de calidad y otras especificaciones en cuanto a las adquisiciones?
40 60 Las estandarizaciones se han realizado sólo para algunos materiales, como es el caso de determinados insumos del laboratorio. Dichas estandarizaciones no están formuladas por escrito, en cuyo caso se transmiten en forma verbal.
28
¿Se elabora una relación de compras a. ( ) anual? b. ( ) semestral? c. ( ) mensual?
100 Se elabora una relación de compras mensual por área o servicio. Lo que equivale a un adecuado control interno en cuanto a reportes generados, teniendo en cuenta que los servicios compran directamente, en algunas ocasiones.
29
¿Existe un registro de compras que permita verificar:
Se llevan dos registros de compras, uno por Proveeduría y otro por Administración. El registro de Proveeduría muestra:
. a. ( ) proveedor?
b. ( ) cantidad adquirida? c. ( ) frecuencia? d. ( ) precios? e. ( ) compromisos contraídos?
100 100 30
100 100
70
proveedor, compromisos contraídos y vencimiento. El registro de Administración muestra: proveedor, cantidad adquirida, precios, compromiso y vencimiento. En ambos casos no se considera la frecuencia aunque sí la fecha de compra.
30 ¿Las devoluciones o reclamaciones sobre compras se realizan a través de un formulario prenumerado?
100 La devolución se realiza a través de un formulario no prenumerado. Se utiliza el mismo formulario que se usa como requisición interna en la institución (solicitud de servicio), el cual es firmado por el proveedor en señal de haber recibido la devolución.
31 ¿Las devoluciones son autorizadas por un funcionario de nivel adecuado, luego de una inspección técnica?
80 10 10 Las devoluciones son autorizadas por el Administrador, pero en forma verbal, luego de una inspección técnica. Tal acción repercute en un desvío del objetivo de autorización del control interno, con lo que se corre el riesgo de devolución de materiales sin el consentimiento de Administración.
32 ¿Existe algún registro o archivo de devoluciones que permita obtener de los proveedores las respectivas notas de crédito?
100 Se lleva un archivo de devoluciones donde se guarda copia del formulario de devolución (solicitud de servicio). Dicho archivo se revisa periódicamente con el objeto de hacerle un seguimiento a la devolución hasta la obtención de la respectiva nota de crédito.
RESPUESTAS
(%)
º
PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES
33 ¿Se realiza una verificación periódica de los saldos por pagar a proveedores?
80 20 Se realiza una verificación mensual por parte del Administrador. De tal forma, que se cumple con el objetivo de verificación y evaluación del control interno del ciclo de compras, con respecto a los saldos registrados de cuentas por pagar.
34 ¿La persona que verifica el compromiso y autoriza el pago de facturas es diferente de quien: a. ( ) autoriza la compra? b. ( ) elabora la orden de compra? c. ( ) recibe el pedido? d. ( ) registra el compromiso? e. ( ) firma los cheques?
50 100 100 100 100
50
Las respuestas están polarizadas en relación con la persona que autoriza la compra. Esto es debido a que el funcionario que da dicha autorización en el primer nivel (Administrador) es el mismo que verifica el compromiso y autoriza el pago.
35 ¿Se preparan los cheques después que la documentación ha sido revisada y autorizada para el pago?
100 En ningún caso se preparan los cheques sin la debida revisión de su documentación soporte y autorización de pago. Todos los pagos de bienes y servicios recibidos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. Asimismo, a manera de protección y como norma de control interno, el cheque debe llevar dos firmas autorizadas y la colocación del sello de Cruz Roja en el mismo sólo se efectúa al momento de ser retirado.
36 ¿Se le asigna a algún funcionario la custodia de las chequeras?
90 10 Según un alto porcentaje de respuestas, la custodia de las chequeras está a cargo de un funcionario autorizado. Las chequeras en uso, están bajo la custodia de la Secretaria Administrativa y las chequeras nuevas se guardan en caja fuerte. En tal sentido, se considera que existe una fortaleza en el sistema de control interno.
37 ¿La documentación se cancela con un sello de pagado?
100 Cada vez que es retirado un cheque, su documentación soporte se liquida o suprime con un sello de cancelado. Esta práctica de
cancelar los soportes originales de los pagos efectuados,
constituye una efectiva forma de control interno por cuanto previene pagos duplicados.
38 ¿Existe un funcionario encargado de evaluar periódicamente el ciclo de compras?
80 20 El Auditor Interno es el funcionario que tiene a su cargo la evaluación del ciclo de compras según lo manifestado por el 80% de los encuestados.
RESPUESTAS
(%)
º
PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES
39 ¿Se siguen programas de auditoría en la revisión y evaluación del ciclo de compras?
70 30 Aun cuando se realizan revisiones y evaluaciones de las operaciones del ciclo de compras, no se siguen programas de auditoría formalizados como tales. Esto es debido a que en la institución recién se comienza con la incorporación de una unidad de auditoría interna y por lo pronto carece de estos instrumentos de evaluación.
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS
De acuerdo con los resultados obtenidos mediante la aplicación de técnicas de levantamiento y
análisis de datos, a continuación se describe la situación actual del sistema de control interno del ciclo
de compras en la Cruz Roja Comité Lara. Seguidamente se presenta una matriz de análisis
correspondiente al mismo.
En cuanto a la descripción de la situación actual del sistema de control interno, inicialmente se
explican los procedimientos administrativos existentes referidos al proceso de compras. Luego se
enumeran los formularios utilizados y posteriormente se especifica la normativa a seguir en dicho
proceso. Tal como se detalla en las líneas siguientes:
Procedimiento de Compras
Proveeduría
w El proceso de adquisición de bienes y servicios comienza cuando a la hoja de stock de
materiales llega a su mínimo o cuando se recibe una solicitud de servicio (requisición) para la cual no
se tiene disponibilidad en el almacén.
w La persona autorizada se comunica telefónicamente o vía fax con los proveedores, solicitando
cotizaciones en un número de tres por material o servicio. Luego archiva permanentemente la solicitud
de servicio.
w Una vez recibidas las cotizaciones, las envía a la Unidad de Administración conjuntamente con
una hoja de análisis de cotizaciones.
Administración
w Recibe el lote de cotizaciones y la hoja de análisis de cotizaciones.
w Chequea la información de los documentos y verifica la naturaleza de la compra.
w Si se trata de una compra normal y necesaria para el desarrollo de las actividades diarias de la
institución: La persona autorizada analiza los documentos y selecciona al proveedor que más se adapte
a las necesidades de la organización. Luego firma y sella la hoja de análisis de cotizaciones en señal de
aprobación.
w Envía la documentación nuevamente al Proveeduría para la elaboración de la orden de compra
correspondiente.
w Si se trata de una compra no habitual a excepción de equipos médicos: Envía la documentación
recibida al Comité de Compras para su aprobación.
w Si se trata de una compra de equipos médicos: Envía la documentación recibida al Comité
Ejecutivo para su aprobación.
Proveeduría
w Recibe las cotizaciones y la hoja de análisis de cotizaciones con su respectiva autorización.
w Elabora la orden de compra en original y dos (2) copias. La original la envía al proveedor. La
primera copia la archiva transitoriamente y la segunda permanentemente.
w Recibe la compra y la factura correspondiente en original y copia.
w Chequea el pedido contra las facturas y la primera copia de la orden de compra.
w Si no existe conformidad en la recepción, devuelve la factura en original y copia al proveedor
para su corrección y regresa la primera copia de la orden de compra al archivo transitorio.
w Si existe conformidad en la recepción, la persona que recibe el pedido firma y sella las facturas
en señal de aprobación.
w Entrega al proveedor el original de la factura.
w La primera copia de la factura y de la orden de compra originan un registro en el kardex.
Luego son enviadas a Administración, conjuntamente con las cotizaciones y la hoja de análisis de
cotizaciones para su registro y posterior pago.
Comité de Compras
w Recibe la documentación, chequea, analiza y selecciona al proveedor sobre la base del criterio
señalado anteriormente.
w La persona autorizada firma y sella la hoja de análisis de cotizaciones en señal de aprobación.
Luego devuelve la documentación a Proveeduría para que continúe el proceso normal de adquisición.
Comité Ejecutivo
Realizar tareas idénticas a las que sigue el Comité de Compras, con la salvedad, que la
aprobación corresponde a la compra de un equipo médico.
Administración
w Recibe la primera copia de la factura y de la orden de compra conjuntamente con las
cotizaciones y la hoja de análisis de cotizaciones.
w Registra el compromiso en el Diario Auxiliar de Cuentas por Pagar.
w Verifica el compromiso y autoriza el pago.
w Emite el cheque con su respectivo voucher para extinguir el compromiso.
w Una vez retirado el cheque une la documentación anterior y la envía al procedimiento de
registro contable.
Formularios Utilizados
w Hoja de stock de materiales
w Solicitud de servicio (Ver Anexo D)
w Cotizaciones
w Hoja de análisis de cotizaciones (Ver Anexo E)
w Orden de compra (Ver Anexo F)
w Factura del proveedor
w Voucher y cheque.
Normativa del Proceso de Compras
w Toda solicitud de servicio o requisición de bienes o servicios debe estar firmada por el
coordinador de la unidad solicitante.
w Toda compra debe estar soportada por una orden de compra numerada secuencialmente y
autorizada por un funcionario del nivel adecuado.
w Las compras normales y necesarias para el desarrollo de las actividades diarias de la institución
deben ser autorizadas por Administración.
w Las compras no habituales a excepción de equipos médicos deben ser autorizadas por el
Comité de Compras.
w Las compras de equipos médicos deben ser autorizadas por el Comité Ejecutivo.
w Se deben analizar tres cotizaciones antes de colocar una orden de compra.
w Los niveles máximos y mínimos del inventario deben ser establecidas por Proveeduría quien
debe velar por dichas existencias.
w El coordinador de proveeduría debe efectuar reconteos y revisiones que aseguren la correcta
recepción del pedido.
w Los materiales deben ser ubicados de acuerdo a un código que facilite su búsqueda y despacho.
w En el área de Proveeduría debe limitarse el acceso de personas ajenas a la misma.
w Toda compra, antes de ser registrada en la contabilidad general, debe ser procesada en el
kardex y en el auxiliar de cuentas por pagar, si se trata de una compra a crédito.
w Debe colocarse un sello de cancelado a la documentación original que soporta un pago, cuando
el cheque es entregado
w La unidad de Auditoría Interna debe ejercer la revisión y evaluación de los distintos
componentes que integran el sistema de control interno del ciclo de compras. En función de lo cual,
deberá informar regularmente a la gerencia sobre el funcionamiento del mismo y ofrecer las
recomendaciones pertinentes.
Por otra parte y en cumplimiento del segundo objetivo de esta investigación, la información
obtenida con la aplicación del cuestionario de evaluación de control interno fue tabulada a través de
una matriz de análisis de datos. Dicha matriz está estructurada en tres (3) columnas: (1) Preguntas, (2)
Respuestas, y (3) Observaciones; asimismo las respuestas se representan porcentualmente (Ver Anexo
G).
A raíz de los hechos descritos en la matriz mencionada anteriormente se pudo obtener
información relativa a los componentes, del sistema de control interno de compras y comprender cómo
opera. En tal sentido, a continuación se desglosa a través de la misma el siguiente análisis.
CAPÍTULO V
DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA PARA EL CICLO DE COMPRAS EN LA CRUZ ROJA VENEZOLANA
COMITÉ LARA
A continuación se presenta el Diseño de un Programa de Auditoría Interna para el
Ciclo de Compras, el cual constituye el objetivo general planteado en la presente
investigación. Dicho programa ha sido preparado como un instrumento de evaluación y
supervisión del proceso de compras. De tal modo, que sirva de marco de referencia,
delimite, oriente y coordine el trabajo de auditoría a realizarse.
En tal sentido, el diseño propuesto está compuesto por una planificación general, un
modelo de cuestionario para la evaluación del control interno del ciclo de compras y el
programa de auditoría propiamente dicho.
Seguidamente se describen, separadamente, cada uno de los componentes que
constituyen el Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de compra en la Cruz Roja
Venezolana Comité Lara.
64
A. Planificación General
PLANIFICACIÓN GENERAL
La planificación conforma el inicio de todo trabajo de auditoría, recabándose en la
misma la mayor cantidad posible de información, que va a servir de base para determinar el
momento de la auditoría, la asignación de responsabilidades, la aplicación de recursos y el
alcance del programa a utilizar.
En este caso, el proceso de planificación debe contener los siguientes pasos:
w Definición de fechas de realización de auditorías
En el caso de auditorías regulares estas fechas están contenidas en los planes de
trabajo de la unidad de auditoría interna, obedeciendo a un cronograma de actividades
elaborado previamente. Para los casos de auditorías especiales a solicitud de la gerencia, la
determinación de fechas se realiza en coordinación con ésta.
w Asignación de responsabilidades
En este paso, el coordinador de la auditoría asigna las tareas a realizar por cada uno
de los miembros de su equipo de trabajo en las distintas fases del proceso de auditoría; es
decir, planificación, ejecución y finalización de la misma.
w Aplicación del cuestionario de evaluación del control interno
Para tal efecto, en el diseño se propone un modelo de cuestionario para la evaluación
del control interno del ciclo de compras. El cual puede estar sujeto a modificaciones de
acuerdo a la experiencia del auditor o a cambios internos en los sistemas administrativos,
políticas y normas de la organización.
65
PLANIFICACIÓN GENERAL
w Definición del alcance de la auditoría
De acuerdo con la información obtenida luego de la aplicación del cuestionario de
evaluación del control interno, se define el alcance o elementos a examinar en el ciclo de
compras.
w Revisión del programa de auditoría
En este último paso, se procede a realizar cambios al diseño propuesto, si hubiese
necesidad, en función de los resultados obtenidos luego de la evaluación del control
interno del ciclo de compras en un momento determinado.
66
B. Modelo de Cuestionario para la Evaluación del Control Interno del Ciclo de Compras
CUESTIONARIO PARA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Ciclo de Compras CONTESTAR Nº PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIO
NES 1 ¿Están claramente definidos los objetivos,
funciones y políticas de compras?
2 ¿Existe en la organización un responsable de la coordinación de compras?
3 ¿Se coordinan las actividades de compras con otras áreas relacionadas, principalmente: servicios médicos, tesorería, administración, proveeduría, cuentas por pagar, etc?
4 ¿Conoce el personal encargado de las operaciones de compras, los diversos procesos y servicios que presta la institución?
5 ¿Existe un Manual de Procedimientos de Compras?
6 ¿Está previsto en el presupuesto general, una partida destinada a las compras?
7 ¿Se programan las compras con anticipación para evitar emergencias?
8 ¿Todas las compras se efectúan a través del responsable de la coordinación de compras?
9 ¿La solicitud de una compra se hace a través de una requisición u otro formulario?
67
10 ¿Existe alguna norma para el emisión de requisiciones de compra?
11 ¿El procedimiento de compras describe qué personas pueden autorizar una orden de compra?
12 ¿Los pedidos de bienes materiales se efectúan mediante órdenes de compras numeradas secuencialmente?
13 ¿Se mantiene un registro actualizado de proveedores?
14
¿En las cotizaciones se analiza: a. ( ) precio? b. ( ) calidad? c. ( ) plazos de entrega? d. ( ) plazos de pago?
CONTESTAR
º
PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES
15 ¿Cuando se adjudica la orden de compra a determinado proveedor, se deja constancia en los documentos sobre las razones que permitieron su selección?
16 ¿Están segregadas las funciones de compra, recepción y registro?
17 ¿Existe rotación de personal en las tareas de compras, recibo y registro?
18 ¿Se efectúa una revisión de la razonabilidad de los precios de compras, por empleados independientes de quienes autorizan la compra?
19 ¿Cuándo los materiales son recibidos, se
68
verifica que estén de acuerdo con la factura o nota de entrega y con la orden de compra?
20
¿En todos los bienes recibidos se examina su: a. ( ) descripción? b. ( ) cantidad? c. ( ) calidad? d. ( ) condición física? e. ( ) arribo oportuno?
21
¿Existe un Kardex para el control de las existencias en el almacén?
22
¿Se realiza un inventario físico de las existencias: a. ( ) anual? b. ( ) semestral? c. ( ) mensual?
23 ¿El inventario físico de las existencias lo coordina: a. ( ) un Supervisor? b. ( ) un Coordinador de Compras? c. ( ) un Auditor Interno?
24 ¿ Existe un control de máximos y mínimos en el inventario?
25 ¿Existe limitación del acceso de personas ajenas, al área de almacén?
26 ¿Se realizan investigaciones de mercado para colocar ventajosamente los pedidos?
27 ¿Se han realizado estandarizaciones de calidad y otras especificaciones en cuanto a las adquisiciones?
28
¿Se elabora una relación de compras: a. ( ) anual? b. ( ) semestral? c. ( ) mensual?
CONTESTAR
69
º
PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIONES
29
¿Existe un registro de compras que permita verificar: a. ( ) proveedor? b. ( ) cantidad adquirida? c. ( ) frecuencia? d. ( ) precios? e. ( ) compromisos contraídos?
30 ¿Las devoluciones o reclamaciones sobre compras se realizan a través de un formulario prenumerado?
31 ¿Las devoluciones son autorizadas por un funcionario de nivel adecuado, luego de una inspección técnica?
32 ¿Existe algún registro o archivo de devoluciones que permita obtener de los proveedores las respectivas notas de crédito?
33 ¿Se realiza una verificación periódica de los saldos por pagar a proveedores?
34 ¿La persona que verifica el compromiso y autoriza el pago de facturas es diferente de quien: a. ( ) autoriza la compra? b. ( ) elabora la orden de compra? c. ( ) recibe el pedido? d. ( ) registra el compromiso? e. ( ) firma los cheques?
35 ¿Se preparan los cheques después que la documentación ha sido revisada y autorizada para el pago?
36 ¿Se le asigna a algún funcionario la custodia de las chequeras?
70
37 ¿La documentación se cancela con un sello de pagado?
38 ¿Existe un funcionario encargado de evaluar periódicamente el ciclo de compras?
39 ¿Se siguen programas de auditoría en la revisión y evaluación del ciclo de compras?
Respondido por:
Nombre:
Nombre de la Unidad:
Cargo: Fecha:
Firma:
Revisado por:
Sello de la Unidad
C. Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras
PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA CICLO DE COMPRAS
Objetivo del Programa:
Determinar el cumplimiento, consistencia e idoneidad del sistema de control interno
en el proceso de adquisición, recepción, registro y pago de bienes y servicios.
Instrucciones:
Antes de iniciar el trabajo de auditoría, lea cada uno de los puntos del programa,
aclare aquellos en los que se le presenten dudas y no los modifique sin previa autorización
del supervisor.
71
Contenido:
w Objetivos de auditoría
w Procedimientos de auditoría aplicables al ciclo de compras por cada objetivo en
particular.
w Conclusiones a manera de interrogante a los objetivos propuestos.
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
72
OBJETIVO DE AUDITORÍA Efectuar un estudio preliminar del ciclo de compras.
PROCEDIMIENTOS: 1. Actualice su información acerca de las normas,
políticas y procedimientos que se llevan a cabo
para la adquisición, recepción, registro y pago de
bienes y servicios.
2. Señale los cambios importantes en las políticas,
procedimientos y normas establecidos para el
manejo de las operaciones de compra y
desembolso de efectivo.
3. Anote sus observaciones en cuanto a la
asignación o segregación de funciones.
CONCLUSIÓN
w
¿Existen cambios importantes en las políticas,
procedimientos y normas del ciclo de compras
que puedan afectar el desarrollo normal del
mismo?
______________________________
______________________________
______________________________
__________________________
Supervisado por:
Fecha:
73
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
OBJETIVO DE AUDITORÍA:
Comprobar que los registros de compras y
desembolsos de efectivo, corresponden a bienes y
servicios realmente recibidos, consistentes con las
necesidades de la institución.
PROCEDIMIENTOS:
1. Obtenga una relación de compras, tomando en
cuenta el alcance del trabajo para el período a
auditar y concilie su total con los totales del
informe de recepción, registros de inventario,
cuentas por pagar y desembolsos de efectivo.
2. Examine los registros anteriores e investigue
cantidades grandes o desusadas.
3. Localice una muestra de transacciones de
compras y determine la razonabilidad y
autenticidad de las adquisiciones y pagos, sobre
la base de la revisión de los documentos de
respaldo como: solicitud de servicio,
cotizaciones, orden de compra, reporte de
recepción, factura del proveedor y cheque.
4. Compruebe la autenticidad de la autorización en
cada uno de los documentos o comprobantes
anteriores.
74
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
75
5. Analice, en las cotizaciones de la muestra
escogida:
a) Pertinencia de la compra en cuanto a precios,
calidad, plazos de entrega y condiciones de
pago.
b) Razones de su selección.
c) Número de cotizaciones solicitadas a
proveedores.
6. Verifique en las facturas seleccionadas que estén
de acuerdo con la legislación fiscal,
comprobando:
a) Su denominación.
b) Que estén emitidas a nombre de la
institución.
c) Que la factura tenga impreso el RIF y el NIT
del proveedor.
d) Que su descripción corresponde a
operaciones normales de la institución.
7. En cuanto a los proveedores seleccionados en la
muestra, evalúe la rotación de los mismos.
76
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
8. Rastree la muestra de cheques cancelados y
examine:
a) Nombre del beneficiario y cantidad.
b) Firmas autorizadas en el cheque.
c) Suficiencia y consistencia de los documentos
de respaldo.
d) Cancelación de documentos para evitar que se
vuelvan a usar.
CONCLUSIÓN
77
w
¿Todos los registros de compras y desembolsos
de efectivo corresponden a bienes y servicios
realmente recibidos, consistentes con las
necesidades de la institución?
______________________________
______________________________
______________________________
__________________________
_____________________________
Supervisado por:
Fecha:
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
78
OBJETIVO DE AUDITORÍA:
Verificar que las transacciones de compras y
desembolsos de efectivos sean reales o existentes.
PROCEDIMIENTOS:
1. Realice un conteo físico sobre una muestra
representativa de materiales en existencia y
cotéjelos con:
a) Los registros auxiliares de existencias.
b) Con la factura del proveedor.
c) Con los registros de compras y cuentas por
pagar.
2. Evalúe en la muestra anterior el cumplimiento de
los niveles máximos y mínimos en el inventario,
establecidos por la organización.
3. Verifique en un lote de devoluciones que
seleccione:
a) La aprobación por un funcionario autorizado.
b) La notificación al Departamento de Con-
tabilidad.
c) El informe técnico sobre las razones de la
devolución.
d) La existencia de notas de créditos emitidas
por el proveedor.
79
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
4. Concilie una muestra de desembolsos de efectivo
registrados con los desembolsos del estado de
cuenta bancario.
CONCLUSIÓN
w
¿Corresponden a transacciones reales o
existentes todas las compras y desembolsos de
efectivo?
______________________________
______________________________
______________________________
__________________________
Supervisado por:
Fecha:
80
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
OBJETIVO DE AUDITORÍA:
Verificar que las transacciones de compras y
desembolsos de efectivo estén registradas en forma
precisa y oportuna.
PROCEDIMIENTOS:
1. Seleccione un número representativo de
transacciones de compra y verifique la exactitud
de los registros de adquisición y pago contra la
factura del proveedor, orden de compra, cheque
u otra documentación respaldo.
2. Para las transacciones seleccionadas efectúe las
pruebas que se especifican a continuación:
a) Recalcule la corrección de los precios y
cantidades que aparecen en la factura del
proveedor, incluyendo la correcta aplicación
de la cuota de impuestos, descuentos y
fletes.
b) Envíe cartas de confirmación de saldos a
proveedores
c) Concilie y confirme saldos de proveedores.
d) Examine las conciliaciones bancarias del
período auditado contra el auxiliar de banco
y efectúe las siguientes pruebas:
81
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
w Verifique que los cheques emitidos
hayan sido registrados.
w Compare las fechas de los cheques
emitidos con los registros de desembolsos
de efectivo.
w Observe si existen cheques en tránsito.
e) Compare las fechas del informe de recep-ción
y facturas con los registros de compras.
CONCLUSIÓN
82
w
¿Están registradas en forma precisa y oportuna
las transacciones de compras y desembolsos de
efectivo?
______________________________
______________________________
______________________________
__________________________
Supervisado por:
Fecha:
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
DESCRIPCIÓN REF P/T
HECHO POR
FECHA
83
OBJETIVO DE AUDITORÍA:
Determinar la correcta clasificación contable de las
transacciones de compras y desembolsos de
efectivo.
PROCEDIMIENTOS:
1. Compare la clasificación de las compras y
desembolsos de efectivo, del período auditado,
con el catálogo de cuentas y examine su
distribución contable.
CONCLUSIÓN
w
¿Se determinó la correcta clasificación contable
de las transacciones de compras y desembolsos
de efectivo?
______________________________
______________________________
______________________________
__________________________
Supervisado por:
Fecha:
80
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A. Conclusiones
w Los resultados de la investigación realizada en la Cruz Roja Venezolana Comité
Lara referidos a la descripción y análisis del control interno del ciclo de compras,
permitieron demostrar la necesidad de diseñar un Programa de Auditoría Interna para el
Ciclo de Compras; de tal modo que le proporcione a la gerencia de dicha institución,
información valiosa con relación al grado de eficiencia y efectividad con que se desarrolla
dicho ciclo.
w El diseño propuesto se fundamenta tanto en el estudio y evaluación del control
interno del ciclo de compras como de las distintas operaciones relacionadas con el mismo,
lo que conllevó efectuar un análisis y posterior diagnóstico de cada una de las etapas del
ciclo; para la posterior formulación del programa de auditoría con sus respectivos objetivos
y procedimientos.
w Del análisis y diagnóstico efectuado se determinó que a pesar de la existencia de
controles básicos y el deseo de la gerencia de trabajar en un ambiente controlado, no está
formalizado el funcionamiento de la unidad de Auditoría Interna a través de la utilización
de programas de auditoría en el cumplimiento de sus funciones.
w La gerencia de la Cruz Roja Venezolana Comité Lara, tendrá en el programa, una
herramienta eficiente que posibilitará la evaluación y el control de sus actividades de
81
compras, facilitando la creación de correctivos que permitan optimizar tanto la utilización
de recursos como el desarrollo de los procesos de compras.
w De la comprensión que tenga la gerencia sobre el programa propuesto, dependerá
en gran parte el éxito del mismo. Sin embargo, como se trata de un instrumento dinámico y
flexible, puede estar sujeto a modificaciones producto de los cambios en las políticas,
procedimientos y normas institucionales o debido a resultados inesperados en la etapa de
ejecución del trabajo de auditoría que ameriten modificar la naturaleza, el alcance y
oportunidad de la misma. No obstante, debe conservar su enfoque y propósito original.
B. Recomendaciones
Se recomienda a la Gerencia de la Cruz Roja Venezolana Comité Lara:
w Definir como una política institucional, la evaluación y control de las actividades
del ciclo de compras que faciliten la instrumentación de correctivos, que permitan la
optimización tanto de los recursos como de los procesos.
w Formalizar el funcionamiento de la unidad de Auditoría Interna a través de la
utilización de programas de auditoría en el cumplimiento de sus funciones. De tal modo,
que dicha unidad se encargue de evaluar y hacer seguimiento a las distintas transacciones
de compras, con el propósito de detectar desviaciones en el cumplimiento de políticas,
procedimientos y normas establecidos por la organización. Asimismo, sugerir los
correctivos y alternativas de solución.
82
w Poner en ejecución el Programa de Auditoría Interna para el Ciclo de Compras, que
ha sido propuesto en este trabajo de grado e instruir adecuadamente al personal sobre su
contenido.
w Facilitar el aporte de recursos humano y materiales requeridos para la ejecución del
programa propuesto, con la finalidad de garantizar su mejor desempeño.
w Colaborar amplia y decididamente para la puesta en marcha de este programa.
w Revisar en forma periódica, tanto el programa de auditoría propuesto como su
cuestionario de evaluación de control interno, a fin de realizar modificaciones importantes a
las que haya lugar, producto de cambios organizacionales. Esta actividad debe ser
realizada por la unidad de Auditoría Interna con el apoyo de la gerencia.
BIBLIOGRAFÍA
AMERICAN INSTITUTE OF CERTIFIED PUBLIC ACCOUNTANTS. 1989. Declaración
sobre normas de auditoría. (SAS-55). ANTONIELLO F. PAULA y otros. 1991. Algunas Consideraciones Teóricas -Prácticas
sobre la Importancia y Organización de un Departamento de Compras. Caso Ilustrativo: Empresa Gomainca. Trabajo de grado para optar al título de Licenciados en Contaduría Pública. Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado. (Mimeo). Barquisimeto.
ARENS, ALVIN y JAMES LOEBBECKE. 1996. Auditoría. Un enfoque integral. 6ª ed.
Prentice Hall Hispanoamericana. México. CALIMERI, MICHELE. 1969. Manual del Director de Compras . Trad. Fernando Urizar.
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A N E X OS
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CUESTIONARIO PARA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
CICLO DE COMPRAS FECHA:_______/_______/_______ CONTESTAR Nº PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIO
NES 1 ¿Están claramente definidos los objetivos,
funciones y políticas de compras?
2 ¿Existe en la Organización un responsable de la Coordinación de Compras?
3 ¿Se coordinan las actividades de compras con otras áreas relacionadas, principalmente: servicios médicos, tesorería, administración, proveeduría, cuentas por pagar, etc?
4 ¿Conoce el personal encargado de las operaciones de compras, los diversos procesos y servicios que presta la institución?
5 ¿Cuenta el área de compras con un recurso humano capacitado y material suficiente para cumplir con sus objetivos?
6 ¿Existe un Manual de Procedimientos de Compras?
7 ¿Está previsto en el presupuesto general, una partida destinada a las compras?
8 ¿Se programan las compras con anticipación para evitar emergencias?
9 ¿Todas las compras se efectúan a través del responsable de la Coordinación de Compras?
10 ¿La solicitud de una compra se hace a través de una requisición u otro formulario?
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11 ¿Existe alguna norma para el emisión de
requisiciones de compra?
12 ¿Son aprobadas las requisiciones por un funcionario autorizado?
13 ¿El procedimiento de compras describe qué personas pueden autorizar una orden de compra?
CONTESTAR Nº PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIO
NES 14 ¿Hay limitaciones respecto al importe de las
compras para dar la autorización?
15 ¿Los pedidos de bienes materiales se efectúan mediante órdenes de compras numeradas secuencialmente?
16 ¿Se mantiene un registro actualizado de proveedores?
17 ¿En las cotizaciones se analiza: - ( ) precio? - ( ) calidad? - ( ) plazos de entrega? - ( ) plazos de pago? - ( ) otros?. Especifique: ______________________
18 ¿Cuando se adjudica la orden de compra a determinado proveedor, se deja constancia en los documentos sobre las razones que permitieron su selección?
19 ¿Están segregadas las funciones de compra, recepción y registro?
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20 ¿Existe rotación de personal en las tareas de
compras, recibo y registro?
21 ¿Se efectúa una revisión de las razonabilidad de los precios de compras, por empleados independientes al Coordinador de Compras?
22 ¿Cuándo los materiales son recibidos, se verifica que estén de acuerdo con la factura o nota de entrega y con la orden de compra?
23 ¿Se investigan inmediatamente los órdenes de compra que no coincidan con los informes de recepción o con las facturas?
24 ¿En todos los bienes recibidos se examina su: - ( ) descripción? - ( ) cantidad? - ( ) calidad? - ( ) condición física? - ( ) arribo oportuno? - ( ) otros?. Especifique: ______________________
25
¿Existe un Kardex para el control de las existencias en el almacén?
CONTESTAR Nº PREGUNTA SÍ NO N.R. OBSERVACIO
NES 26 ¿Se realiza un inventario físico de las
existencias: - ( ) anual? - ( ) semestral?
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- ( ) mensual? - ( ) otros?. Especifique: ______________________
27 ¿El inventario físico de las existencias lo realiza? - ( ) un supervisor? - ( ) un coordinador de compras? - ( ) un auditor interno? - ( ) otro?. Especifique:_______________________
28 ¿ Existe un control de máximos y mínimos en el inventario?
29 ¿Se realizan investigaciones de mercado para colocar ventajosamente los pedidos?
30 ¿ Se revisan periódicamente las condiciones de compra con los proveedores para verificar si pueden disminuirse los costos en algunas adquisiciones?
31 ¿Se han realizado estandarizaciones de calidad y otras especificaciones en cuanto a las adquisiciones?
32 ¿Son revisadas periódicamente estas estandarizaciones?
33 ¿Se elabora una relación de compras - ( ) anual? - ( ) semestral? - ( ) mensual? - ( ) otros?. Especifique: ______________________
34 ¿Se elabora un informe sobre el consumo de materiales? - ( ) anual? - ( ) semestral? - ( ) mensual? - ( ) otros?. Especifique: ______________________
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35 ¿Existe un registro de compras que permita verificar - ( ) proveedor? - ( ) cantidad adquirida? - ( ) frecuencia? - ( ) precios? - ( ) compromisos contraídos? - ( ) otros?. Especifique: ______________________
36 ¿Para la evaluación de la función de compras, la institución cuenta con - ( ) un supervisor? - ( ) un auditor interno? - ( ) un contralor? - ( ) una unidad orgánica? - ( ) otro?. Especifique:_______________________
