Embed Size (px)
Citation preview
SECRETARÍA DE FINANZAS
INSTITUTO HACENDARIO DEL ESTADO DE
MEXICO (IHAEM)
“DISEÑO E INTEGRACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN”
Definición El manual de organización es un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, la información relativa al marco jurídico, atribuciones, historia,
organización, objetivo y funciones de las dependencias y Ayuntamientos. Se
constituye en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las
relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas.
Objetivo del manual de organización Proporcionar en forma ordenada, la información básica de la organización y
funcionamiento de las unidades administrativas como una referencia obligada para
lograr el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros,
atendiendo a criterios de innovación, eficiencia, productividad y calidad.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Alineación de Facultades y Funciones
FACULTAD LEY ORGÁNICA MUNICIPAL
DEL ESTADO DE MÉXICO
CAPÍTULO SEGUNDO
ARTÍCULO 93.- La Tesorería Municipal es el órgano encargado de la
recaudación de los ingresos municipales y responsable de realizar las
erogaciones que haga el ayuntamiento.
FACULTAD BANDO MUNICIPAL DE
TLALNEPANTLA DE BAZ
TÍTULO PRIMERO.
DEL OBJETO, FINES, NOMBRE
Y ESCUDO DEL MUNICIPIO.
CAPITULO PRIMERO.
DISPOSICIONES GENERALES.
La Tesorería Municipal es la dependencia responsable de coordinar y
concentrar la recaudación de todos los ingresos municipales, así como
de realizar las erogaciones previstas en el presupuesto de egresos
municipal.
FUNCIÓN TESORERÍA MUNICIPAL
Dirigir la política financiera y tributaria del Municipio, mediante el diseño
y establecimiento de bases, políticas y lineamientos en materia de
programación-presupuestación.
COORDINACIÓN DE
RECAUDACIÓN Proponer el establecimiento de nuevas oficinas auxiliares de
recaudación, atendiendo a las necesidades del servicio, con el fin de
mejorar la calidad de atención a la ciudadanía;
DEPARTAMENTO DE
ASISTENCIA AL
CONTRIBUYENTE
Establecer y difundir el Programa de Asistencia al Contribuyente, con el
propósito de fomentar entre la población el cumplimiento voluntario de
las Obligaciones Fiscales.
Principales diferencias entre facultad y función
FACULTAD FUNCIÓN
Atribución fundada en una norma del
derecho positivo. Posibilidad jurídica
que un sujeto u órgano tiene de hacer
o no hacer algo.
Grupo de actividades afines
coordinadas, necesarias para alcanzar
los objetivos de una institución, de cuyo
ejercicio generalmente es responsable
el titular de una unidad administrativa.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante y necesario
considerar en su integración los puntos siguientes :
I. Carátula o portada
II. Hoja de edición
III. Índice
IV. Presentación
V. Antecedentes
VI. Base Legal
VII. Objeto y Atribuciones
VIII. Estructura orgánica
IX. Organigrama
X. Objetivo y Funciones de áreas administrativas
XI. Directorio
XII. Validación
XIII. Hoja de actualización
CARÁTULA O PORTADA DEL MANUAL
Es la parte del documento en la cual se dan a
conocer los datos más elementales del H.
Ayuntamiento como son:
• Escudo del H. Ayuntamiento de Toluca.
• Nombre de la dependencia a la que se
refiere el manual.
• Logotipo de la administración del gobierno
municipal actual.
• Titulo del documento.
• Fecha de elaboración.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
EJEMPLO:
TESORERÍA MUNICIPAL DE SAN MATEO
ATENCO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ENERO 2014
HOJA DE EDICIÓN DEL MANUAL
En dicha página se anotará en la parte
inferior los siguientes datos:
• Nombre del ayuntamiento y periodo de
gobierno.
• Nombre de la unidad que edita el
documento.
• Domicilio y teléfono de la unidad que
edita el documento.
• Nombre de la dependencia, unidad
administrativa que elabora el manual.
• Fecha de edición del manual.
• Lugar de impresión.
• Nota de derechos reservados.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
EJEMPLO
© H Ayuntamiento de __________, 2013-2015.
Unidad de Información, Planeación,
Programación y Evaluación
Av. Independencia Pte. No. 207.
Palacio Municipal.
Teléfonos: 2761900 Ext. 347.
Unidad de Información, Planeación, Programación
y evaluación.
Enero de 2014.
Impreso y hecho en San Mateo Atenco.
La reproducción total o parcial de este documento
se autorizara siempre y cuando se de el crédito
correspondiente a la fuente.
ÍNDICE
Es la parte del documento
que contiene de manera
ordenada los capítulos,
apartados, o incisos
correspondientes, así
como el número de
página, en la cual se
encuentra dicha
información con el objeto
de identificar rápidamente
y de manera práctica, la
información deseada
dentro de la guía técnica.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ÍNDICE
EJEMPLO
PRESENTACIÓN
Se refiere a la narración
que el titular del H.
Ayuntamiento dirige al
lector, sobre el contenido
del documento, de su
utilidad y de los fines y
propósitos generales que
se pretenden cumplir a
través de él.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
PRESENTACIÓN
El municipio es la entidad administrativa más cercana a la sociedad y por ello se
convierte en el enlace principal con la ciudadanía para que los objetivos, planes,
programas y proyectos se conviertan en acciones y resultados concretos, que
sirvan para satisfacer las demandas primordiales de la población y elevar así su
calidad de vida.
En ese sentido, el Manual de Organización de la Tesorería Municipal de San
Mateo Atenco”, con la finalidad de proporcionar una visión conjunta
precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones,
coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas y propiciar
la uniformidad en el trabajo, facilitar el reclutamiento y selección de
personal, orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su
incorporación a las distintas unidades administrativas, propiciar el mejor
aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, así como guiar el
desempeño de las actividades cotidianas de los servidores públicos en un
marco de orden.
El presente manual contiene la base legal que norma la actuación de la
Tesorería Municipal de San Mateo Atenco así mismo tiene como objetivo ser una
herramienta o instrumento de consulta permanente, que permita describir la
estructura organizacional, funciones y áreas administrativas que lo conforman,
describiendo las tareas específicas, responsabilidades y la autoridad asignada a
cada miembro que lo integra.
Nota: La información reunida en este documento describe las funciones
que se realizan en cada puesto.
Sin embargo no marcan una limitante de las responsabilidades para el que
las desempeña en su área de trabajo.
EJEMPLO
ANTECEDENTES
Este apartado se refiere a una
descripción del origen, antecedentes
o hechos pasados sobresalientes
acerca de la existencia del H.
Ayuntamiento o de las Unidades
Administrativas; en la que se
mencionan las leyes o decretos que
crearon y han modificado los
aspectos de su organización; este
apartado puede suprimirse si la
unidad es de creación reciente, o si
la información es confusa o de difícil
recopilación o bien si lo citado lleva
a imprecisiones.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
EJEMPLO
ANTECEDENTES
En el Estado de México la asistencia social ha
sido considerada como una forma de contribuir
a la protección familiar en diferentes aspectos.
Los primeros antecedentes registrados en la
entidad en materia de asistencia social fueron
durante la gestión del Gobernador José Vicente
Villada, a través de la creación del Centro
Asistencial llamado “La Gota de Leche”, mismo
que representó un beneficio familiar para la
población, debido a que funcionaba como
estancia infantil pública; posteriormente, durante
el gobierno del Ing. Salvador Sánchez Colín se
formaliza la atención al menor, a la mujer y a la
familia, al expedirse el Decreto No. 114, que
estableció el Código de Protección a la Infancia
para el Estado de México, que entre otras
disposiciones ordenaba la creación de la
Institución Protectora de la Infancia; sin
embargo, fue hasta la administración del Dr.
Gustavo Baz Prada cuando se incorporaron
nuevas acciones en pro de la infancia y la
mujer.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
BASE LEGAL
Se relacionan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan la operación y
funcionamiento del H. Ayuntamiento o las unidades administrativas en donde se encuentran
comprendidas.
Se deben ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos vigentes, en forma descendente,
según se muestra a continuación:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México
Leyes
Códigos
Decretos
Convenios
Reglamentos
Acuerdos
Actas Constitutivas
Circulares
Otros
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos
y administrativos, indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial, en forma
cronológica en cuanto a su aparición. Cualquier ordenamiento que presente
modificaciones posteriores, se integrará cronológicamente según su última fecha de
reforma.
EJEMPLO
MARCO JURÍDICO
Base Legal:
A continuación se describe la base legal que
establece la normatividad vigente, a nivel
Federal, Estatal y Municipal, respecto de los
funcionarios de la “Tesorería Municipal”.
• Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero
de 1917, y sus reformas y adiciones.
• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de
México. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 10 de
noviembre de 1917, y sus reformas y adiciones.
• Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Gaceta
del Gobierno del Estado de México, 2 de marzo de 1993,
y sus reformas y adiciones.
• Ley de Ingresos de los Municipios del Estado de
México, para el Ejercicio Fiscal del año 2009. Gaceta del
Gobierno del Estado de México, 18 de diciembre de 2008,
No. 119, Sección Quinta Decreto Número 231.
• Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de
México, para el Ejercicio Fiscal del año 2009. Gaceta del
Gobierno del Estado de México, 18 de diciembre de 2008,
No. 119, Sección Quinta Decreto Número 234.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Objeto y Atribuciones
Si se trata del manual de
organización del H. Ayuntamiento,
se considerarán las atribuciones
conferidas en la ley o decreto de
creación.
En cada uno de los casos
anteriores debe señalarse el título
completo del ordenamiento,
artículo y las fracciones
correspondientes.
Es así, que en este apartado se
señalan el objeto y las atribuciones
del Ayuntamiento de acuerdo con
lo que al respecto establezca su
ordenamiento jurídico de creación.
REGLAMENTO ORGÁNICO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL DE
:______________________, ESTADO DE MÉXICO
ARTICULO 47
I. Proponer y dirigir la política financiera y tributaria del Municipio.
II. Diseñar y establecer conjuntamente con la Coordinación de Planeación,
Información y evaluación, las bases, políticas y lineamientos para el proceso interno
de programación– presupuestación.
III. Integrar, revisar y validar conjuntamente con la Coordinación de Planeación
Información y Evaluación los anteproyectos de presupuestos por programas de las
dependencias municipales.
IV. Consolidar los proyectos de presupuestos de ingresos y egresos de las
diferentes Dependencias del Gobierno Municipal y someterlos al Ayuntamiento para
su aprobación.
V. Llevar los registros presupuéstales y contables requeridos , consolidando el
informe mensual que debe de ser enviado a la Contaduría General de Glosa y,
conjuntamente con la Coordinación de Planeación , Información y Evaluación dar
seguimiento al avance del ejercicio presupuestal y al cumplimiento de metas.
VI. Diseñar conjuntamente con la Dirección General de Administración, la
Contraloría Municipal y la Coordinación de Planeación, Información y Evaluación,
las políticas y lineamientos de racionalidad, disciplina y transparencia en el ejercicio
de sus recursos financieros, estableciendo los mecanismos que garanticen el
adecuado y estricto control del presupuesto de egresos municipal.
VII. Proponer las políticas y lineamientos para el otorgamiento de avales a las
entidades municipales.
VIII. Proponer las políticas, criterios y lineamientos en materia de información e
investigación catastral en el municipio.
IX. Representar al gobierno municipal en los Foros del Sistema de Coordinación
Fiscal.
X. Concertar para aprobación del Ayuntamiento, los convenios fiscales y financieros
que celebre el Municipio.
XI. Expedir copias certificadas de documentos que obren en los archivos de la
Tesorería.
EJEMPLO
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Se refiere a la descripción
ordenada codificación
estructural por jerarquía del
H. Ayuntamiento. La
estructura orgánica debe
corresponder o coincidir con
su representación gráfica en
el organigrama, tanto en
nominación de las unidades
administrativas como en su
nivel jerárquico.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
1. Tesorería Municipal
1.1 Dirección de Ingresos
1.1.1 Departamento de Fiscalización y Notificación
1.1.2 Departamento de Caja General
1.2 Dirección de Egresos
1.2.1. Departamento de Contabilidad
1.2.2. Departamento de Presupuesto
1.3 Dirección de Catastro
1.3.1 Departamento de Información Geográfica
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMA
Consiste en la
representación gráfica
de la estructura
orgánica y refleja en
forma esquemática, la
posición de los
órganos que la
conforman, niveles
jerárquicos, canales
formales de
comunicación y líneas
de autoridad y sus
respectivas relaciones.
EJEMPLO
TESORERÍA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE INGRESOS
DIRECCIÓN DE EGRESOS
DIRECCIÓN DE CATASTRO
DEPTO. DE FISCALIZACIÓN Y NOTIFICACIÓN
DEPTO. DE CAJA GENERAL
DEPTO. DE CONTABILIDAD
DEPTO. DE PRESUPUESTO
DEPTO. DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
OBJETIVO.
• Se indicará la descripción del objetivo usando los verbos en infinitivo.
• Se evitará el uso de adjetivos calificativos.
EJEMPLO
Objetivo:
Dirigir la política financiera y tributaria del Municipio de
_________, mediante el diseño y establecimiento de bases,
políticas y lineamientos en materia de programación-
presupuestación.
OBJETIVO Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
FUNCIONES. Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el
objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y
naturaleza del área de que se trate.
En el caso del manual de organización del H. Ayuntamiento se contemplarán las
funciones hasta el nivel de la estructura orgánica considerada en el organigrama.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
EJEMPLO
1.0 TESORERÍA MUNICIPAL
OBJETIVO:
Obtener, administrar y erogar los recursos públicos de una manera
eficiente y eficaz, con la finalidad de mantener unas finanzas públicas
sanas.
FUNCIONES:
― Conducir la hacienda pública municipal de conformidad con las
disposiciones legales;
― Ordenar y vigilar el procedimiento administrativo de ejecución en
términos de las disposiciones aplicables;
― Imponer las sanciones que procedan por infracciones a las
disposiciones fiscales;
― Proporcionar oportunamente a las dependencias municipales, los datos
o informes que sean necesarios para la formulación del Presupuesto de
Egresos Municipal, de acuerdo a la normatividad aplicable;
― Aprobar las formas oficiales de manifestaciones, avisos, declaraciones
y demás documentos fiscales requeridos;
― Participar en la formulación de convenios fiscales y ejercer las
atribuciones que le correspondan en el ámbito de su competencia, así
como los acuerdos que se celebren en el marco del Sistema Estatal de
Coordinación Hacendaria;
― Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su
competencia.
FUNCION DIRECTIVA FUNCION DE COORDINACIÓN Y OPERACIÓN
DIRECCION
GENERAL
DIRECCION DE AREA SUBDIRECCION DEPARTAMENTO
Planear
Dirigir
Organizar
Instruir
Establecer
Dictar
Promover
Autorizar
Evaluar
Promover
Supervisar
Regular
Articular
Avalar
Vigilar
Impulsar
Supervisar
Orientar
Investigar
Participar
Proponer
Reportar
Tramitar
Ajustar
Coordinar
Controlar
Aprobar
Analizar
Auxiliar
Actualizar
Registrar
Clasificar
Ejecutar
Difundir
Elaborar
Integrar
Proponer
Reportar
Informar
Verbos que pueden emplearse según el nivel jerárquico
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva, es solamente una referencia de uso.
Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo con la naturaleza del órgano; por ejemplo.
• Organizar, evaluar y controlar
• Organizar y dirigir
• Integrar y supervisar
• Integrar y dirigir
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DIRECTORIO Es el apartado se enlistan los nombres de los servidores públicos con niveles de
mandos medios y superiores, lo cual nos permite observar el cargo en orden jerárquico
contemplado y representado en la estructura del organigrama del Ayuntamiento.
VALIDACIÓN Es la parte donde se recaban en orden jerárquico las firmas de autorización del manual
de organización del Ayuntamiento empezando con la firma de la Presidenta Municipal, el
secretario del Ayuntamiento, el Director de la Dependencia.
La validación es la parte más importante dentro de este análisis, ya que determina si un
documento creado se ciñe a las características descritas en el esquema utilizado para
su construcción. Controlar el diseño de documentos a través de esquemas aumenta su
grado de fiabilidad, consistencia y precisión, facilitando su intercambio entre aplicaciones
y usuarios, se incrementa su funcionalidad y utilidad.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
HOJA DE ACTUALIZACIÓN
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
22 ABRIL 2015
Cambia de nivel del Departamento de Catastro por
Subdirección de Catastro
