DOCUMENTO CONTROLADO - BUAP

1

DOCUMENTO CONTROLADO

2


Julio 2014

SIGI

Aprobado por: M.A. José Alfonso Esparza Ortiz

Rector

3


M.A. José Alfonso Esparza Ortiz

Rector

Mtra. Mayela Martha Delong Carsolio

Contralora General

Dr. En Arq. Manuel Sandoval Delgado

Secretario Administrativo

M.A. Elizabeth Espinoza Narváez

Directora de Auditorias de Calidad

Mtra. María Alejandra Hernández Gómez

Directora de Aseguramiento de la Calidad Administrativa

4


Con la firme visión hacía el desarrollo y evolución de nuestros esquemas de trabajo y con la

sinergia conjunta de quienes formamos la comunidad universitaria, el compromiso que nos

ocupa es impulsar a la BUAP hacía la creación de procesos innovadores orientados con base

en las estrategias del Plan de Desarrollo Institucional 2013 – 2017.

La creación de este Manual innovador del Sistema Integral de Gestión de la Calidad tiene la

intención de fortalecer y contribuir al desarrollo de procesos ágiles y funcionales, logrando con

la participación de todos, un impacto positivo y significativo en beneficio de la formación

integral de nuestros estudiantes y de la sociedad.

Gracias por compartir esta visión a través de nuestro Manual del Sistema Integral de Gestión

Institucional.

5


Política de Calidad

El Sistema Integral de Gestión Institucional establece un modelo de procesos

administrativos innovadores que se distinguen por ser funcionales, ágiles y que permiten

la creación de características de valor y así contribuir a la formación de los estudiantes

bajo los lineamientos institucionales y del Plan de Desarrollo Institucional.

Programa V. Gestión innovadora en los procesos administrativos, pág., 27, PDI 2013 – 2017,

BUAP

6


Contenido

¿Qué significa SIGI?

10

¿Qué es el manual SIGI?

10

¿Cuál es el propósito del manual SIGI?

10

¿Qué es una dependencia SIGI?

10

¿Quiénes tienen acceso al manual SIGI?

11

¿Con base a qué se elabora el manual SIGI?

11

¿Cuál es el alcance del manual SIGI?

11

¿Quiénes son los clientes de SIGI?

13

¿Cuál es el producto y/o servicio de SIGI?

13

¿Qué contiene el manual SIGI?

13

¿Cómo se describe cada capítulo?

15

¿Cuáles son los procesos de la BUAP?

17

¿Cuáles son los procesos que se identifican para el SIGI?

18

¿Cómo se hace referencia a los apartados de la norma ISO 9001: 2008?

19

¿Cuáles son las exclusiones justificadas del SIGI?

20

Capítulo I Sistema integral de gestión institucional BUAP (SIGI) (Ref.

Apdo. 4, ISO 9001:2008).

21

Propósito 21

¿Quiénes participan? 21

Criterios de entrada (intangibles) 21

Elementos de entrada (tangibles) 22

7


Actividades que debe realizar la Dependencia SIGI 22

Elementos de salida (tangibles) 23

Criterios de salida (intangibles) 23

Puntos clave para la Dependencia SIGI 23

Herramientas y técnicas 24

Registros 24

Interrelación con otros procesos 24

Capítulo II Dirección, planeación, control y comunicación (Ref. Apdo. 5,

ISO 9001:2008).

27

Propósito 27









Registros 30


¿Cómo debe aplicar la Dependencia SIGI este Capítulo? 30

Capítulo III Planificación y control de los recursos (Ref. Apdo. 6, ISO

9001:2008).

33

Propósito 33




8







Registros 37


Capítulo IV Aplicación de los recursos para la realización de los procesos

(Ref. Apdo. 7, ISO 9001:2008).

38

Propósito 38









Registros 42


Capítulo V Sistema de medición funcional para el análisis y la toma de

acciones (Ref. Apdo. 8, ISO 9001:2008).

43

Propósito 43




9







Registros 51


Glosario 52 Índice de Tablas Tabla 1 Alcance del SIGI 11

Tabla 2 Estructura jerárquica de documentación SIGI 26

Índices de Figuras

Figura1 Procesos Sustantivos y Adjetivos de la BUAP 18

Figura 2 Mapa de procesos SIGI 19

Figura 3 Referencia a los apartados de la norma ISO 9001: 2008 20

Figura 4 Elementos de un proceso 44

Figura 5 Identificación de requisitos en el proceso 45

Figura 6 Determinación de los métodos de verificación en el proceso 45

Figura 7 Establecimiento del instrumento de recopilación de datos 46

Figura 8 Realización del análisis de datos 47

Figura 9 Toma de acciones 49

10


¿Qué significa

SIGI?

Sistema integral de gestión institucional (SIGI) y refiere al sistema de gestión de

calidad de la BUAP con base en la norma ISO 9001:2008.

¿Qué es el

manual SIGI?

Es el documento institucional para el SIGI donde se hace referencia a los

documentos, procedimientos y procesos para su implementación y mejora.

¿Cuál es el

propósito del

manual SIGI?

Establecer los lineamientos para el SIGI con base en la norma ISO 9001:2008 y guiar a

las dependencias administrativas para establecer, documentar, implementar,

mantener y mejorar el desempeño del SIGI, orientados al logro de los objetivos del

Plan de Desarrollo Institucional 2013–2017, en beneficio de la comunidad

universitaria.

¿Qué es una

dependencia

SIGI?

Es una dependencia de la universidad que se integra a la estructura del SIGI bajo la

norma de gestión de la calidad ISO 9001:2008 para fortalecer su interrelación con las

dependencias de la BUAP y generar valor a los procesos administrativos en beneficio

de la comunidad universitaria. Los criterios que debe cubrir una dependencia para

estar en el SIGI son:

Solicitud de integración al SIGI

Integración de todos los procesos estratégicos al SIGI

Elaborar carta de nombramiento del Director de la dependencia, del

representante de la Dirección, representantes de los procesos y

representantes de interrelación de procesos.

Participar en las auditorías internas y externas.

Asistir a las reuniones convocadas por la DACAD.

11


¿Quiénes

tienen acceso

al manual del

SIGI?

Todo el personal involucrado en el sistema integral de gestión institucional.

¿Con base en

qué se elabora

el manual

SIGI?

El manual toma como referencia las normativas de la Benemérita Universidad

Autónoma de Puebla vigente y la estratégica que le aplique.

El manual del sistema integral de gestión institucional se establece en referencia a los

requisitos establecidos bajo la norma ISO 9001:2008, ISO 9000:2005, ISO 9004:2009.

Para efecto de realizar auditorías internas y/o externas se hace referencia a la norma

ISO 19011:2011.

¿Cuál es el alcance del SIGI?

Se incluyen las dependencias administrativas que se apeguen a los criterios del SIGI.

Para esta edición son las dependencias que a continuación se enlistan (Ver Tabla 1,

Alcance del SIGI).

Tabla 1, Alcance del SIGI

Dependencia Proceso (s)

TG Tesorería General

Ingresos y egresos

DCG Dirección de Contabilidad General

Registro contable

12


DPU Departamento de Patrimonio Universitario

Registro y actualización de bienes

CG Contraloría General Auditoría integral

SA Secretaría Administrativa Gestión de Servicios

DCI Dirección de Comunicación Institucional

Comunicación Institucional

DGB Dirección General de Bibliotecas Servicios

Bibliotecarios

DAU Dirección de Acompañamiento Universitario

Apoyo académico, bienestar

físico, apoyo emocional,

acompañamiento virtual y

proyectos de vinculación

DRH Dirección de Recursos Humanos

Ingreso, administración de personal, capacitación y desarrollo

DGO Dirección General de Obras

Gestión de obras

DAPI Departamento de Adquisiciones,

Proveeduría e Inventarios

Compras

SIU Sistema de Información Universitario

Administración de

tecnologías de información

de Procesos institucionales.

Soluciones de software.

Servicios de telefonía

13


DASU Dirección de Apoyo y Seguridad Universitaria

Gestión de riesgos

¿Quiénes son

los clientes

del SIGI?

Comunidad universitaria (alumnos, personal docente, investigadores,

personal administrativo,)

Sociedad.

¿Cuál es el

producto y/o

servicio del

SIGI?

Son los servicios administrativos innovadores, funcionales y ágiles proporcionados a

la comunidad universitaria.

¿Qué contiene

el manual

SIGI?

El manual SIGI contiene 5 capítulos en los cuales se hace referencia al apartado de la

norma ISO 9001:2008 correspondiente. Así como el enfoque particular de aplicación

con base en la naturaleza de la Institución. La descripción de cada capítulo es la

siguiente:

Capítulo I - Sistema integral de gestión institucional BUAP (SIGI) (Ref. Apdo. 4,

ISO 9001:2008)

En este capítulo se orienta a la dependencia SIGI para que identifique y documente

los procesos necesarios conforme a la normativa universitaria y la normativa

estratégica aplicables a su proceso, que le permitan el control y la interrelación con

las demás dependencias SIGI y coadyuven al logro de los objetivos del Plan de

Desarrollo Institucional 2013–2017, así como, de su misión y visión acorde con los

valores éticos y la política de calidad.

14


Capítulo II - Enfoque al cliente, dirección, planeación, responsabilidad y

autoridad, control y comunicación (Ref. Apdo. 5, ISO 9001: 2008)

En este capítulo se establecen los lineamientos institucionales sobre los cuales las

dependencias SIGI tomarán como referencia para planear sus acciones con una clara

definición del grado de responsabilidad y delegación de funciones para el logro de los

procesos, alineados a los objetivos y metas del PDI 2013-2017.

Y también se establece la forma para garantizar la comunicación y difusión que

permita mantener ampliamente comunicada a la comunidad universitaria con

información clara, confiable, oportuna y de acceso ágil. Se garantiza la eficiencia de

la comunicación mediante la interrelación sobre bases claras de retroalimentación.

Capítulo III - Planificación y control de los recursos (Ref. Apdo. 6, ISO 9001:2008)

Se establecen los lineamientos para que las dependencias SIGI, soliciten los recursos

necesarios y proporcionen servicios ágiles y funcionales en beneficio de la comunidad

universitaria, asegurando la eficacia y eficiencia de los recursos, definiendo políticas y

normativa que garanticen el uso racional y transparente de estos.

Capítulo IV - Aplicación de los recursos para la realización del proceso de acuerdo

a la NUNE y PDI (Ref. Apdo. 7, ISO 9001:2008)

En este capítulo se explican los criterios para que la dependencia SIGI, pueda

planificar, realizar y controlar su proceso de acuerdo a la NUNE y al PDI. En un marco

15


de transparencia los procesos incluyen actividades de revisión, aprobación,

autorización, verificación, validación y supervisión. El SIGI ha definido procesos que

dan respuesta a las necesidades de la comunidad universitaria considerando esto

como el enfoque al cliente; así como la misma normativa.

Capítulo V - Sistema de medición funcional para el análisis y la toma de acciones

(Ref. Apdo. 8, ISO 9001: 2008)

Las dependencias SIGI encontrarán una serie de pasos para realizar de una manera

práctica, acciones que conlleven al logro de los objetivos del PDI, planes de trabajo,

control de los procesos y conformidad de los servicios otorgados en beneficio de la

comunidad universitaria.

Con la aplicación de las herramientas permitirá a la dependencia SIGI, elaborar los

informes de resultados mensuales y los informes a la Dirección, los cuales serán

entregados a la DACAD y DAC con base a los formatos y tiempos establecidos para el

análisis y reporte a la Alta Dirección con el fin de determinar acciones de mejora y

toma de decisiones.

¿Cómo se

describe cada

capítulo?

Se describe con varios elementos, los cuales orientan a la dependencia SIGI a su

implementación.

Elemento Descripción

Propósito Describe la intención del capítulo.

¿Quiénes

participan?

Se enuncia a las personas que tienen una participación

relevante y con responsabilidad en la implementación del

capítulo.

16


Criterios de entrada

(intangibles)

Son los conceptos, normativa y/o directrices previos, mínimos

necesarios a considerar para la implementación de las

actividades descritas en el capítulo correspondiente.

Elementos de

entrada (tangibles)

Es la información y/o documentos requeridos para la

realización de las actividades descritas en el capítulo.

Actividades que

debe realizar la

Dependencia SIGI

Se describen las actividades a realizar para implementar el

capítulo. Dichas actividades están orientadas para cumplir

con los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

Elementos de salida

(tangibles)

Son los documentos, acuerdos y/o lineamientos esperados

como resultado de las actividades realizadas.

Criterios de salida

(intangibles)

Son los conceptos, lineamientos y/o directrices a considerar

para la implementación de las actividades.

Puntos clave para la

Dependencia SIGI

Se describen los puntos esenciales clave a considerar para

asegurar la correcta implementación del capítulo.

Herramientas y

técnicas

Son las herramientas y técnicas sugeridas a aplicar para la

realización de las actividades establecidas en el capítulo.

17


Registros Son la evidencia de la realización y verificación de las

actividades descritas en el capítulo.

Interrelación con

otros procesos

Se identifican las interrelaciones mínimas necesarias para la

realización de las actividades.

¿Cuáles son

los procesos

de la BUAP?

La Benemérita Universidad Autónoma de Puebla identifica los procesos como

Sustantivos (Ps) y Adjetivos (Pa).

Los procesos Sustantivos son aquellos que están directamente relacionados con la

formación de los estudiantes.

Los procesos Adjetivos son aquellos que establecen la dirección, planificación,

control y evaluación, para asegurar una administración funcional y ágil en beneficio

de la formación académica de los estudiantes y en congruencia con los lineamientos

del Plan de Desarrollo Institucional 2013–2017 (Ver Figura 1 Procesos Sustantivos y

Adjetivos de la BUAP).

18


Figura 1 - Procesos Sustantivos y Adjetivos de la BUAP. Los procesos Adjetivos se identifican con color

azul y los procesos sustantivos con color amarillo.

¿Cuáles son

los procesos

que se

identifican

para el SIGI?

El Sistema Integral de Gestión Institucional se establece de acuerdo a los procesos

sustantivos y adjetivos que forman la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla

(Ver Figura 2, Mapa de Procesos SIGI).

DAE DSSDGB

DGES

DRI

DGEMS

DAU

DGIE

TG

DGPI

HCU

REC

SA

AG

DGC

SIUDAPIDGO DRHDASU

DEC

Planeación

Comunicación

Control

Evaluación

Procesos

sustantivosPlanificación

DPU

Recursos

UNIDADES ACADÈMICAS

Fin

VIDOCVIEPVICEDC

DGEP DAIDGI DDC

DFE CCUMMHU MUCM

Estudiante

Investigador

Comunidad

DRH

DACAD

DGPI

CG

CG

DCI

TESO

SGDDU

Procesos adjetivos

Procesos sustantivos

NUNE

Inicio

19


Figura 2 – Mapa de procesos SIGI, los procesos sombreados en color azul son los procesos SIGI.

¿Cómo se hace referencia a los apartados de la norma ISO 9001:2008?

El Sistema Integral de Gestión Institucional hace referencia al ciclo Planificar–

Hacer–Verificar y Actuar de Deming (Ver Figura 3, Referencia a los apartados de la

norma ISO 9001:2008).

DAE DSSDGB

DGES

DRI

DGEMS

DAU

DGIE

TG

DGPI

HCU

REC

SA

AG

DGC

SIUDAPIDGO DRHDASU

DEC

Planeación

Comunicación

Control

Evaluación

Procesos

sustantivos Planificación

DPU

Recursos


Fin

VIDOCVIEPVICEDC

DGEP DAIDGI DDC

DFE CCUMMHU MUCM

Estudiante

Investigador

Comunidad

DRH

DACAD

DGPI

CG

CG

DCI

TESO

SGDDU

Procesos adjetivos


Dependencias SIGI

NUNE

Inicio

20


Figura 3, Referencia a los apartados de la norma ISO 9001:2008

¿Cuáles son

las

exclusiones

justificadas

del SIGI?

Se excluye al apartado 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición,

debido a que los servicios administrativos proporcionados no requieren de validez

mediante algún equipo de medición para asegurar la conformidad de dichos

servicios.

DAE DSSDGB

DGES

DRI

DGEMS

DAU

DGIE

TG

DGPI

HCU

REC

SA

AG

DGC

SIUDAPIDGO DRHDASU

DEC

NUNE

Planeación

Comunicación

Control

Evaluación

Procesos

sustantivos Planificación

DPU

Recursos


Inicio

Fin

VIDOCVIEPVICEDC

DGEP DAIDGI DDC

DFE CCUMMHU MUCM

Estudiante

Investigador

Comunidad

DRH

DACAD

DGPI

CG

CG

DCI

Procesos adjetivos


TESO

SGDDU

5

6

7

8

4

Apartado de la norma

21


Capítulo I

Sistema integral de gestión institucional BUAP (SIGI) (Ref. Apdo. 4, ISO

9001:2008

Propósito Orientar a la dependencia SIGI para que identifique y documente los procesos

necesarios conforme a la normativa universitaria y la normativa estratégica

aplicables a su proceso, que le permitan el control y la interrelación con las demás

dependencias SIGI y coadyuven al logro de los objetivos del Plan de Desarrollo

Institucional 2013–2017, así como, de su misión y visión acorde con los valores

éticos y la política de calidad.

¿Quiénes

participan?

Funcionarios y/o directivos de la dependencia SIGI.

Representante de calidad de la dependencia SIGI.

Responsables de los procesos.

Directora de Aseguramiento de Calidad Administrativa.

Directora de Auditorias de Calidad.

Criterios de

entrada

(intangibles)

Compromiso de los funcionarios y/o directivos de la dependencia SIGI.

Entendimiento de la interrelación de los procesos.

Enfoque al cliente.

Enfoque sistémico.

Enfoque a la funcionalidad de los procesos.

Involucramiento del personal.

Conocimiento del PDI 2013–2017 y la Normativa Universitaria y la Normativa

Estratégica que le aplique.

22


Elementos de

entrada

(tangibles)

Estatuto Orgánico.

Plan de Desarrollo Institucional 2013–2017.

Mapa de Procesos SIGI.

Normas ISO 9001:2008, ISO 9000:2005, ISO 9004:2009.

Norma ISO 19011:2011.

Formatos de identificación del cliente, proceso, instrucción de trabajo y plan de

trabajo del proceso.

Formato de nombramiento de representantes SIGI.

Actividades

que debe

realizar la

Dependencia

SIGI

Procesos

adjetivos y

sustantivos

1 Identificar al cliente interno/externo. Ver formato de Identificación de Clientes y

de Procesos.

2 Elaborar y protocolizar la carta de nombramiento SIGI. Solicitar a la Dirección de

Aseguramiento de Calidad Administrativa.

3 Elaborar el mapa de procesos y de interrelación con los demás procesos

(internos y externos).

4 Capacitar al personal responsable de los procesos en el enfoque de procesos.

Coordinar con la Dirección de Recursos Humanos.

5 Documentar el proceso (Requisito, método de verificación, registro, análisis y

tomar acción). Ver Formato de Proceso.

6 Elaborar el Plan de Trabajo del Proceso (medir la eficacia del proceso). Ver

formato de Plan de Trabajo del Proceso.

7 Identificar y elaborar la lista de la Normativa Universitaria y la Normativa

Estratégica aplicables.

8 Llevar a cabo la interrelación con los demás procesos de las dependencias SIGI.

Coordinar con la Dirección de Aseguramiento de Calidad Administrativa.

9 Cumplir con el control documental de los procesos e instrucciones de trabajo

documentados. Ver procedimiento de Control de Documentos (Sistema SCoD).

10 Cumplir con el control de los registros. Ver procedimiento de Control de

23


Registros.

11 Determinar los mecanismos para realizar el análisis de los datos recopilados

(gráficos, tablas, esquemas).

12 Tomar acciones como parte del resultado esperado de los funcionarios y/o

directivos de las dependencias SIGI y de la Alta Dirección. Ver procedimientos

acción correctiva y preventiva, control de producto no conforme e Instrucción de

trabajo de la elaboración de ideas creativas

Elementos de

salida

(tangibles)

Carta de Nombramiento SIGI.

Relación de cliente interno/externo.

Mapa de procesos.

Proceso documentado e instrucciones de trabajo de la dependencia SIGI. (Ver

Tabla 2, Estructura jerárquica de la documentación SIGI).

Plan de Trabajo del Proceso.

Listado de normativa universitaria y normativa estratégica.

Tablero de control SIGI.

Criterios de

salida

(intangibles)

Procesos alineados al Plan de Desarrollo Institucional 2013–2017.

Acuerdos de requisitos entre las dependencias SIGI.

Mecanismo de seguimiento y de medición.

Desempeño de los procesos con apego a los requisitos de la NUNE.

Puntos clave

para la

Dependencia

SIGI

La participación del funcionario y/o directivo de la dependencia, representante

de calidad y de los responsables de los procesos en el SIGI.

El establecimiento de los procesos en referencia a la NUNE.

La identificación de los clientes, así como sus necesidades para determinar los

procesos y productos estableciendo y documentando estos, con base a los

24


requisitos.

La realización de las interrelaciones y secuencia de los procesos de la

dependencia.

La elaboración del proceso considerando LO QUE RECIBO, LO QUE CONTROLO

y LO QUE ENTREGO.

Herramientas y

técnicas

Reuniones de trabajo.

Mapeo de procesos.

Enfoque de procesos.

Registros Plan de Trabajo de Proceso

Minutas de las reuniones.

Formato de identificación de clientes y de procesos.

Carta de nombramiento SIGI.

Listado de NUNE.

Interrelación

con otros

procesos

Las dependencias SIGI tanto de los procesos sustantivos como de los adjetivos

mantienen interrelación con los siguientes procesos:

El Control del SIGI - Directora de Aseguramiento de Calidad Administrativa.

La validación de los procesos – Se realizará mediante un comité integrado por la

Abogada General, la Dirección de Planeación Institucional, la Contraloría General

y la Secretaría Administrativa.

Los nombramientos SIGI – Rectoría.

Los objetivos Institucionales - Dirección General de Planeación Institucional.

25


Los aspectos normativos y legales - Abogada General, Secretario General.

Comunicación y difusión de la información – Dirección de Comunicación

Institucional.

Gestión de obra – Dirección General de Obras (DGO).

Preparación y respuesta a emergencias – Dirección de Apoyo y Seguridad

Universitaria (DASU).

Gestión del personal – Dirección de Recursos Humanos (DRH).

Soporte informático – Sistema de Información Universitaria (SIU).

Compras – Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios (DAPI).

Los acuerdos de requisitos - Dependencias SIGI.

Recurso financiero – Tesorería General

Control de los activos fijos – Patrimonio Universitario

Registro contable – Contabilidad General

Control del ejercicio de los recursos – Contraloría General

El listado anterior corresponde a la función de proveedores de los procesos

sustantivos que para esta versión del manual se incluyen al alcance como son:

Dirección General de Bibliotecas y la Dirección de Acompañamiento Universitario.

26


Tabla 2. Estructura jerárquica de documentación SIGI

Nivel Tipo de documento Intención del documento

Nivel I PDI, NUNE, Misión,

Visión, Manual

Organizacional

Documentos donde se establecen las

directrices institucionales a cumplir.

Nivel II Política de Calidad Intención de la alta dirección para orientar los

esfuerzos y recursos para lograr los objetivos

del PDI.

Nivel III Manual del SIGI Documento donde se establecen los

lineamientos y criterios para orientar a las

dependencias para la implementación del SIGI.

Está diseñado en base a la norma ISO

9001:2008, así como al enfoque particular

de aplicación con base en la naturaleza de

la Institución. Hace referencia al siguiente

nivel de la estructura de documentación.

Nivel IV Organigrama por Función,

Descripciones de puestos,

Procedimientos y

procesos SIGI

Documentos congruentes con el Manual SIGI,

donde se establecen de manera específica los

criterios para la realización de las actividades,

así como los niveles y responsabilidades. Los

documentos están diseñados con el enfoque a

procesos, por lo que son consistentes con los

requisitos de la norma ISO 9001:2008 y del

NUNE.

Nivel V Instrucciones de trabajo, ayudas visuales y planes de control

Documentos donde se establecen de manera

detallada, actividades para cumplir con

requisitos específicos.

Nivel VI Registros Evidencia de la verificación de LO QUE

RECIBO, LO QUE REALIZO, LO QUE

CONTROLO y LO QUE ENTREGO.

27


Capítulo II

Enfoque al Cliente, Dirección, planeación, responsabilidad y autoridad, control y

comunicación (Ref. Apdo. 5, ISO 9001:2008)

Propósito

En este capítulo se establecen los lineamientos institucionales que las

dependencias SIGI tomarán como referencia para planear sus acciones con

una clara definición del grado de responsabilidad y delegación de funciones

para el logro de los procesos, alineados a los objetivos y metas del PDI

2013-2017.

También se establece la forma para garantizar la comunicación y difusión

que permita mantener ampliamente comunicada a la comunidad

universitaria con información clara, confiable, oportuna y de acceso ágil. Se

garantiza la eficiencia de la comunicación mediante la interrelación sobre

bases claras de retroalimentación.

Para esta versión

participan en la Alta

Dirección

Rectoría

Contraloría General

Tesorería General.

Secretaría Administrativa.

28



(intangibles)

Procesos alineados al PDI 2013–2107.

Orientación a la formación del estudiante.

Servicios ágiles y funcionales.

Valores del PDI 2013-2017.

Elementos de entrada

(tangibles)

Estatuto Orgánico.

Plan de Desarrollo Institucional 2013–2014.

Objetivos de la dependencia SIGI.

NUNE.

Responsabilidad y autoridad.

Informe de revisión por la dirección de la dependencia SIGI.

Informe de la Dependencia SIGI.

Actividades que realiza

la Alta Dirección

representada por el

Rector de la BUAP

1 Elaborar la política del SIGI. Se revisa y consensa con los miembros de la

Alta Dirección.

2 Nombrar a los representantes de las dependencias en el SIGI. Se

coordina con la Dirección de Aseguramiento de Calidad Administrativa.

3 Determinar los objetivos y planes en base al PDI. Se coordina con la

Dirección General de Planeación Institucional (DGPI).

4 Planificar el sistema integral de gestión institucional. Lo realiza la

Directora de Aseguramiento de la Calidad Administrativa con cada

proceso.

5 Comunicar el PDI, política y objetivos del SIGI a toda la BUAP. Se realiza

con el Proceso SIGI de Comunicación Institucional.

6 Revisar resultados del SIGI (dos veces al año). El Secretario

Administrativo informa a la Alta Dirección sobre el desempeño del SIGI.

Los resultados del SIGI los hace llegar a Rectoría el Secretario

Administrativo, a la Alta Dirección, funcionarios y/o directivos de la

29


dependencia SIGI.

Elementos de salida

(tangibles), establecidos

y comunicados

Política del SIGI.

Objetivos y planes del SIGI.

Informe de resultados de la revisión por la Alta Dirección sobre la mejora

y eficacia del SIGI de los procesos, productos y servicios.

Comunicación de la política y objetivos del SIGI.

Criterios de salida

(intangibles)

Orientación para los objetivos de los procesos del SIGI.

Directrices institucionales para el desempeño de las dependencias SIGI.

Directrices para el seguimiento y control de los procesos.

Responsabilidades y alcances definidos para el funcionamiento de los

procesos del SIGI.

Grado de satisfacción del cliente contra las necesidades del cliente

identificadas.

Puntos clave para el SIGI

La participación de la Alta Dirección en el SIGI.

La difusión de los ejes del PDI 2013–2017.

La comunicación de la política y objetivos del SIGI.

La alineación de las dependencias SIGI a la política y objetivos del SIGI.

Herramientas y técnicas Reuniones de trabajo.

Desarrollo de Planes del SIGI.

30


Registros Informe de revisión por la Alta Dirección

Minutas de las reuniones.

Informe a la Alta Dirección.

Informe de revisión por la Alta Dirección.

Interrelación con otros

procesos

Todas las dependencias administrativas y unidades académicas de la

BUAP.

Procesos de dirección, planificación, control, realización y evaluación.

Cómo debe aplicar la Dependencia SIGI este Capítulo

Actividades que realiza

la Dependencia SIGI

Procesos adjetivos y

sustantivos

1 Comunicar la política y objetivos del SIGI a todos los trabajadores de la

dependencia (Ejemplo, reunión de trabajo, entrevista, cuadro, SCoD).

2 Determinar los objetivos de los procesos con base en la política del SIGI

y del PDI.

3 Comunicar las funciones y responsabilidades de los puestos (Ejemplo.

Reunión de trabajo, entrevista).

4 Realizar revisiones por la dirección de los resultados del SIGI (dos veces

al año).

5 Reportar mensualmente los resultados del desempeño de los procesos a

la Dirección de Aseguramiento de la Calidad Administrativa y a la

Dirección de Auditorías de Calidad. Ver formato de informe de la

dependencia SIGI.

Elementos de salida

(tangibles)

Objetivos de la dependencia SIGI.

Informe de revisión por la dirección de la dependencia SIGI.

31


Informe mensual de la dependencia SIGI.

Tablero de control SIGI.

Criterios de salida

(intangibles)

Orientación para los objetivos de la dependencia SIGI.

Funciones y responsabilidades.

Criterios para el seguimiento, medición, análisis y mejora de los

procesos.

Orientación del SIGI a resultados, análisis y toma de acciones.


Dependencia SIGI

La participación del funcionario y/o directivo, responsable del SIGI y

responsables de los procesos.

El conocimiento de los ejes del PDI 2013 – 2017.

La comunicación de la política y objetivos del SIGI.

El análisis de la información y toma de acciones en los procesos.

Herramientas y técnicas Reuniones de trabajo.

Capacitación al personal.

Registros Minutas de las reuniones.

Informe de revisión por la dependencia SIGI.

Informe mensual de resultados de la dependencia SIGI.


procesos

La dependencia SIGI tiene interrelación con:

Directora de Aseguramiento de Calidad Administrativa y con la Dirección

de Auditorías de Calidad por los informes mensuales y de revisión por la

dirección.

32


Capítulo III

Planificación y control de los recursos (Ref. Apdo. 6, ISO 9001:2008)

Propósito

Se establecen los lineamientos para que las dependencias SIGI, soliciten

los recursos necesarios y proporcionen servicios ágiles y funcionales en

beneficio de la comunidad universitaria. Asegurando la eficacia y eficiencia

de los recursos, definiendo políticas y normativa que garanticen el uso

racional y transparente de estos.

¿Quiénes participan?

Dependencias SIGI.

Procesos adjetivos.

Unidades académicas.

Dependencias administrativas.


(intangibles)

PDI y NUNE.

Orientación a la formación integral del estudiante.

Procesos eficientes.

Servicios ágiles y funcionales.

Interrelación de los procesos.


(tangibles)

Política del SIGI.

Objetivos y planes del SIGI.

Informe de revisión por la Alta Dirección.

Comunicación de la política y objetivos del SIGI.

33


Actividades que

realizan las

dependencias SIGI en

coordinación con los

procesos Adjetivos

1 De los recursos. Las dependencias SIGI solicita, genera o recibe los

recursos necesarios para la realización de sus procesos en apego al PDI.

Es responsabilidad de la dependencia SIGI hacer la correcta y oportuna

aplicación de los recursos proporcionados.

2 Realizar la administración del personal. Las dependencias SIGI se

deben coordinar con la Dirección de Recursos Humanos para todo lo

relacionado con los aspectos del personal bajo su responsabilidad con

los procesos SIGI de ingreso, administración de personal, capacitación y

desarrollo (DRH).

3 Mantener las instalaciones en buenas condiciones físicas y de

funcionamiento. La dependencia SIGI debe enviar una solicitud para

mantenimiento mayor, remodelación u obra nueva, para que el

responsable del proceso SIGI Gestión de Obras (DGO), planifique,

gestione, realice la aprobación técnica, en caso de ser aprobado, se

realiza la obra y/o supervise el mantenimiento de acuerdo a lo solicitado

por la dependencia SIGI. Se debe contar con un programa de

seguimiento de mantenimiento y validez de garantías. Los Servicios

Generales, deberá coordinarse con la Secretaría Administrativa.

En caso de ampliación o modificación notificar al responsable del

proceso SIGI Planta Física (SA) para la actualización de los espacios

físicos.

4 Mantener la infraestructura, equipos de cómputo, voz y datos en

buenas condiciones físicas y de funcionamiento. Para aspectos de

asesoría y/o supervisión a equipo de cómputo, las dependencias SIGI se

34


deben coordinar con los responsables de los siguientes procesos:

a. Administración de tecnologías de información de

Procesos institucionales.

b. Soluciones de software.

c. Servicios de telefonía.

La dependencia SIGI debe notificar oportunamente la baja y /o alta de

equipo de cómputo al Departamento de Patrimonio Universitario (DPU) y

al Sistema de Información Universitaria (SIU).

5 Mantener limpias, ordenadas y seguras las instalaciones donde

realiza su trabajo. La dependencia SIGI se debe coordinar con los

responsables del proceso SIGI Gestión de Riesgos (DASU) para recibir

capacitación a las brigadas de emergencia, orientación en la adquisición

de equipos de emergencia y en el análisis de infraestructura no

estructural.

6 Realizar las actividades haciendo un uso adecuado de los materiales y

energía, así como la disposición correcta de los diferentes residuos.

La dependencia SIGI, debe coordinarse con el responsable del proceso

de Desarrollo Sustentable (SA) para recibir orientación, asesoría y

capacitación sobre el manejo adecuado de los materiales, energías y

aspectos ambientales.

35


7 Informar sobre adquisición de activo fijo. Identificar el bien contra la

factura (originalmente) coordinarse con la DPU para la identificación

ubicación y resguardo de los bienes con la finalidad de mantener

actualizado el inventario. Ver proceso Registro y actualización de los

inventarios SIGI.

Elementos de salida

(tangibles)

Asignación de recursos

Gestión de Personal.

Planes de mantenimiento.

Planes de seguridad.

Inventario y resguardo de bienes.

Planes de competencia y prevención de respuesta a emergencias.

Transparencia de los recursos

Criterios de salida

(intangibles)

Programación de servicios para la coordinación de actividades.

Aplicación oportuna de los recursos.

Instalaciones y equipos en buen estado y funcionando de manera

segura.


La correcta y oportuna solicitud de los servicios.

La aplicación correcta y oportuna de los servicios.

La coordinación de los responsables de los procesos adjetivos con los

responsables de las dependencias SIGI, UA's y DA's.

Herramientas y técnicas Técnicas de planeación y presupuesto.

Reuniones de trabajo.

Técnicas de diagnóstico de necesidades.

36


Registros Plan de Trabajo de los procesos adjetivos.

Reportes de servicio.

Tableros de control SIGI.

Gráficos para análisis de la información.


procesos

Todas las dependencias administrativas y unidades académicas de la BUAP.

Dirección General de Planeación Institucional (DGPI). Objetivos PDI.

Departamento de Patrimonio Universitario (DPU). Control de bienes.

Contraloría General (CG). Auditorías integrales.

Dirección de Contabilidad General (DCG). Registro contable.

Abogada General (AG). Convenios y NUNE.

Secretaría Administrativa (SA). Funcionalidad de los recursos.

Departamento de Adquisiciones, Proveeduría e Inventarios (DAPI). Compras de insumos.

Tesorería General. Recursos financieros

37


Capítulo IV

Aplicación de los recursos para la realización de los procesos (Ref. Apdo. 7, ISO

9001:2008)

Propósito

En este capítulo se explican los criterios para que la dependencia SIGI,

pueda planificar, realizar y controlar su proceso de acuerdo a la NUNE y al

PDI. En un marco de transparencia los procesos incluyen actividades de

revisión, aprobación, autorización, verificación, validación y supervisión. El

SIGI ha definido procesos que dan respuesta a las necesidades de la

comunidad universitaria considerando esto como el enfoque al cliente; así

como, la misma normativa.


Dependencias SIGI.

Procesos sustantivos.

Dirección de Aseguramiento de la Calidad Administrativa.

Dirección de Auditorías de Calidad.


(intangibles)

Procesos ágiles y funcionales.

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores.

Medición de control y funcional.


(tangibles)

()

Asignación de recursos

Gestión de Personal.

Planes de mantenimiento.

Planes de seguridad

Inventario y resguardo de bienes

Planes de competencia y prevención de respuesta a emergencias.

38


Transparencia de los recursos

Actividades que

realizan las

dependencias SIGI


1 Planificar la realización del servicio administrativo.

Elaborar el formato de procesos y establecer los requisitos, métodos de

verificación, registros, instrumentos de análisis y toma de acción.

Establecer los objetivos de los procesos.

2 Identificar las interrelaciones con los procesos externos e internos.

Establecer y aclarar diferencias para el cumplimiento de los requisitos.

3 Cuando sea aplicable, establecer una metodología para el diseño y

desarrollo de un producto o servicio. Para esta edición aplica el diseño y

desarrollo para el siguiente proceso:

Ingeniería de Software de la DGB.

4 Solicitar los insumos para la realización y control del proceso

administrativo.

La dependencia SIGI debe acudir al proceso SIGI de compras, para la

adquisición de insumos, equipo y/o mobiliario.

5 Realizar y controlar el proceso administrativo.

Elaborar el plan de trabajo del proceso. La dependencia SIGI, debe

establecer las actividades de acuerdo a un plan de trabajo del proceso.

39


Tener documentos disponibles y vigentes. Las dependencias SIGI, deben

tener disponibles y vigentes los procesos SIGI, planes de control,

instrucciones de trabajo y/o documentos necesarios para la realización y

control de los procesos.

Tener acceso a la documentación. En lo aplicable la dependencia SIGI,

debe asegurar que el personal tenga acceso a los documentos

correspondientes para la realización y control de los procesos.

Verificar el cumplimiento del plan de trabajo. La dependencia SIGI,

revisará periódicamente el cumplimiento de las actividades y/o

compromisos de acuerdo a lo planificado.

Revisar periódicamente el cumplimiento de los requisitos y de los

instrumentos de verificación, establecidos en el formato de proceso SIGI.

Llevar periódicamente reuniones con el personal involucrado proponer

y/o solucionar aspectos de funcionamiento del proceso y de los objetivos

establecidos.

6 Realizar la identificación y trazabilidad de los servicios

administrativos.

La Dependencia SIGI, debe identificar el servicio en cada punto del

proceso (LO QUE RECIBO, LO QUE CONTROLO y LO QUE ENTREGO).

Lo anterior para evidenciar el control del proceso en las auditorías y por

otro lado para tener la trazabilidad de la información en caso de alguna

aclaración o referencia.

40


7 Establecer los mecanismos para el manejo referente a la propiedad

del cliente

La Dependencia SIGI debe identificar y verificar los materiales, producto,

equipo u otro objeto que sea propiedad del cliente. Establecer medidas

para proteger y salvaguardar la propiedad del cliente.

Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de

algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la dependencia

SIGI debe informar de ello al cliente y mantener registros.

8 Realizar la preservación de los insumos y productos.

La dependencia SIGI, debe establecer las condiciones necesarias para que

los materiales, documentos, equipo u otra información, se mantengan

debidamente identificados, se manejen adecuadamente, se almacenen y

protejan debidamente.

Elementos de salida

(tangibles)

Servicios administrativos proporcionados.

Formatos del control de proceso.

Reportes de resultados contra lo planificados.

41


Criterios de salida

(intangibles)

Información para la toma de acciones.

Resultados orientados al PDI 2013–2017.


Disponibilidad y acceso de la información.

Realización de las actividades en referencia a los planes de trabajo.

La realización de los servicios administrativos en cumplimiento con los

requisitos del NUNE hacia la funcionalidad de los servicios académicos.

Herramientas y técnicas Documentación con enfoque a proceso.

Técnicas de revisión, verificación y validación.

Registros

Reportes de resultados.

Reportes de control de los procesos.


procesos

Todas las unidades académicas, dependencias administrativas y

comunidad universitaria.

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Capítulo V

Sistema de medición funcional para el análisis y la toma de acciones (Ref. Apdo.

8, ISO 9001:2008)

Propósito

Las dependencias SIGI encontrarán una serie de pasos para realizar de una

manera práctica, acciones que conlleven al logro de los objetivos del PDI,

planes de trabajo, control de los procesos y conformidad de los servicios

otorgados en beneficio de la comunidad universitaria.

La aplicación de las herramientas permitirá a la dependencia SIGI, elaborar los

informes de resultados mensuales y los informes a la Dirección, los cuales

serán entregados a la DACAD y DAC con base a los formatos y tiempos

establecidos para el análisis y reporte a la Alta Dirección con el fin de

determinar acciones de mejora y toma de decisiones.

.


El funcionario y/o directivo de la dependencia SIGI.

El representante de la dependencia SIGI.

Responsables de los procesos.

Personal con responsabilidad e involucrado en los procesos.

Directora de Aseguramiento de la Calidad Administrativa.

Directora de Auditorías de Calidad.


(intangibles)

PDI 2013–2017.

Enfoque al cliente.

Enfoque de procesos.

Agilidad en los procesos.

43


Elementos de

entrada (tangibles)

Servicios administrativos proporcionados.

Formatos del control de proceso.

Plan de trabajo del proceso.

Actividades que

realizan las

dependencias SIGI

1 Recopilar datos

La dependencia SIGI debe establecer un mecanismo para recopilar datos.

Primero deben identificar los cuatro elementos de un proceso (insumos –

transformar – resultado – función). Ver Figura 4, Elementos de un Proceso.

Figura 4, Elementos de un Proceso.

Lo siguiente es identificar los requisitos para cada elemento (Ver Figura 5,

Identificación de requisitos en el proceso). Los puntos clave para un requisito

son:

Son acordados de quienes recibimos algo y a quien entregamos algo.

Permite la interrelación de los procesos internos y externos.

Se crea la posibilidad de tener procesos rápidos.

Se establecen los canales de comunicación.

44


Figura 5, Identificación de requisitos en el proceso.

Determinar un método de verificación para cada elemento del proceso. (Ver

Figura 6, Determinación de métodos de verificación en el proceso).

Figura 6, Determinación de métodos de verificación en el proceso.

Los puntos clave a considerar en el método de verificación son:

En el método de verificación se establecen los criterios de verificación,

frecuencia y muestra. Los criterios de verificación deben ser

consistentes con los requisitos.

La aplicación del método de verificación debe ser siempre de la misma

45


manera. El método de verificación que se convierte en un estándar.

El establecimiento del método de verificación, contribuirá al control

del proceso y a la capacidad de detección.

Deben probarse periódicamente para asegurar su funcionalidad.

La dependencia SIGI debe establecer el instrumento de recopilación de datos

para cada elemento del proceso (donde sea aplicable). Ver Figura 7,

Establecimiento del instrumento de recopilación de datos).

Figura 7, Establecimiento del instrumento de recopilación de datos.

Los puntos clave para la recopilación de datos son:

Muestran evidencia de la verificación y control del proceso.

Se verifica la capacidad de control y detección en los procesos.

Aseguran el control del proceso.

Son la base para la elaboración de los instrumentos de análisis.

46


2 Analizar los datos

La fase de RECOPILAR es la base para hacer el análisis en los cuatro elementos

del proceso (Ver Figura 8, Realización del análisis de datos):

Figura 8, Realización del análisis de datos.

El análisis de los procesos permite:

Revisar el comportamiento en cada elemento del proceso.

Identificar tendencias.

Ordenar, clasificar y estratificar los datos de tal forma que se pueda

realizar el análisis de los datos.

Asegurar el control del proceso.

Tener un enfoque proactivo.

La dependencia SIGI debe determinar los instrumentos de análisis (ejemplo,

gráficas, tablas, cuadros) necesarios para realizar el análisis en cada elemento

del proceso:

47


Función La percepción de la satisfacción del cliente.

Resultado Seguimiento y medición del producto.

Transformar Seguimiento y medición del proceso.

Insumos Seguimiento y medición de los proveedores.

3 Tomar acción

Con el análisis realizado, la dependencia SIGI debe mostrar evidencia que

toma acciones (Ver Figura 8, Toma de acciones).

Tomar acciones propicia:

Anticiparse y actuar oportunamente (ser proactivo)

Mejorar los métodos de verificación.

Identificar de características que den mayor funcionalidad al proceso y

al servicio.

Establecer buenas prácticas de trabajo.

Tener un mejor aprovechamiento de los recursos.

48


Figura 9, Toma de acciones.

Las acciones se pueden tomar para:

Prevenir la recurrencia y/u ocurrencia - Ver procedimiento acción correctiva y

preventiva.

Mejorar la eficacia – Ver Instrucción de Trabajo de la Elaboración de ideas

Creativas.

Tratar producto no conforme - Ver procedimiento de control de producto no

conforme.

La DACAD recopila las acciones de las Dependencias SIGI para el seguimiento,

medición y mejora continua del SIGI.

4 Realizar la medición de la satisfacción del cliente

La dependencia SIGI, debe aplicar una encuesta dos veces al año para medir la

percepción de los servicios proporcionados. Del resultado obtenido debe

tomar las acciones pertinentes.

49


5 Realizar auditorías internas

La dependencia SIGI, debe establecer un plan para realizarse auditorías

internas. Se debe coordinar con la Directora de Auditorías de Calidad. Ver

proceso de auditorías Calidad.

La dependencia SIGI, debe atender las auditorías que realiza la Dirección de

Auditorías de Calidad. Debe coordinarse para establecer la agenda,

realización, seguimiento y cierre de la auditoría. Así mismo, el funcionario y/o

directivo de la dependencia SIGI, el representante del SIGI y los responsables

de los procesos también deben atender las auditorías externas por parte de la

casa certificadora.

Elementos de salida

(tangibles)

Informe de la dependencia SIGI

Informe de resultados contra el Plan de Trabajo

Acciones tomadas del proceso

Acciones tomadas de la medición de satisfacción del cliente

Acciones tomadas de las auditorías

Criterios de salida

(intangibles)

Toma de acciones.


dependencia SIGI

Identificar los requisitos.

Determinar los métodos de verificación.

Establecer los registros de control.

Determinar los instrumentos de análisis.

Aplicar acciones.

50


Herramientas y

técnicas

Técnicas estadísticas.

Técnicas de auditorías.

Metodologías de análisis de causa y efecto.

Técnicas de trabajo en equipo.

Registros Instrumentos para la recopilación de datos.

Instrumentos para el análisis de los datos.

Planes de acción.

Registro de la medición de satisfacción del cliente.

Registros de auditoría.

Interrelación con

otros procesos

Las actividades se interrelacionan por:

El informe a la Dirección a Rectoría.

Resultados del PDI a presentar a la Dirección General de Planeación

Institucional.

Informe mensual de la dependencia SIGI a la Dirección de Aseguramiento de la

Calidad Administrativas.

Coordinar las auditorías con la Dirección de Auditorías de Calidad.

Coordinar la instalación de programas de cómputo para el registro y análisis de

datos con apoyo del Sistema de Información Universitaria.

51


Glosario

NUNE Normativa Universitaria y normativa estratégica

SIGI Sistema integral de gestión institucional

PDI Plan de desarrollo institucional

DACAD Dirección de aseguramiento de la calidad administrativa

DAC Dirección de auditorías de calidad

HCU Honorable consejo universitario

UA`s Unidades académicas

DA`s Dependencias administrativas

52


Control de vigencia

Revisión Fecha Descripción de la naturaleza de la modificación Elaborado por

1

2

3

4

5

07 de

septiembre de

2012

18 de Octubre

de 2012

20 de febrero

de 2013

10 de Enero

del 2013

01 de Julio de

2014

1. Modificación de los procesos del Modelo

Conceptual de Procesos, Pag. 6.

2. Modificación a las exclusiones del SIG, Pag. 12.

3. Inclusión del Código: M4.2.2.

4. Modificación de las Exclusiones del SIG para

considerar la validación de la prestación de los

servicios y el Control de Dispositivos de

Seguimiento y Medición y la inclusión de la

redacción sobre el requisito 7.5.2 y 7.6.

5. Identificación de los procesos estratégicos y los

de soporte que participan en el proceso Integral

de Gestión.

6. Modificación del Modelo Conceptual por el

Mapa de Procesos y se eliminaron las políticas de

ambiental y de seguridad.

7. Modificación de Reingenieria al Manual del SIGI

Nancy Meza

Nancy Meza

Nancy Meza

Nancy Meza

Alejandra

Hernández

53


Dr. Aldo Humberto Verde Trujillo

Manual del Sistema Integral de Gestión Institucional

Documents

DOCUMENTO CONTROLADO - BUAP