E- ADMINISTRACIÓN EN LA FUNCIÓN DE CONTROL: LA FISCALIZACIÓN ELECTRÓNICA.

VISIÓN DEL CONTROL INTERNO.

Gran Canaria, 16 de julio de 2009.

¿CÓMO PUEDE CONTRIBUIR EL CONTROL INTERNO EN LA E-ADMINISTRACIÓN?

PROYECTOS DE LA IGCLM EN LÍNEA CON LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA:

1 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL FINANCIERO Y AUDITORÍA PÚBLICA.

2 SISTEMA DE INFORMACIÓN ECONÓMICO-FINANCIERO.

3 CENTRAL DE INFORMACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO REGIONAL.

4 WEB: INTERVENCIÓN GENERAL.

5 CONCLUSIONES Y REFLEXIONES.

1

1. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTROL FINANCIERO Y bbAUDITORÍA PÚBLICA.

•OBJETIVOS: -Auditoría pública sin papeles: Entorno virtual.

-Auditoría pública única.

-Desarrollo funcional y tecnológico común.

-Principios de economía, eficacia y eficiencia.

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•COLABORACIÓN INTERADMINISTRATIVA:

I.G. CANARIAS – I.G. CASTILLA-LA MANCHA

1. Sistema integrado.

2. Revisiones de calidad:

- Normalización de los procedimientos sobre planificación de la actividad auditora, ejecución y seguimiento de resultados.

- Referenciado de los papeles de trabajo de forma automática.

- Uniformidad en la aplicación de criterios.

- Agilización de controles de calidad.

- Supervisión de los trabajos en tiempo real.

3. Reducción de la curva de aprendizaje.

4. Sustitución del papel físico por el soporte electrónico.

5. Evaluación del esfuerzo de control.

6. Evidencias en soporte electrónico Estampillado electrónico.

7. Trazabilidad o pista de auditoría en todas las transacciones.

8. Normas de auditoría, y Dictamen 2/2004TCU sobre el modelo de auditoría única.

3

•REQUERIMIENTOS GENERALES:

•Aplicación integrada por 4 módulos:

Sistema de Información integrado de

controles comunitario

s

Sistema de Información integrado de

auditoria para el Sector Público

SICcom SIap

Aplicación de Control

Financiero Permanente

QuijoteCFP

Sistema de Información Web Service

para auditores externos

SI-web

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Intervención General de la Comunidad Autónoma de

Canarias

Intervención General de la Junta de Comunidades de Castilla la

Mancha

APROVECHAMIENTO COMÚN

•Evaluación.

•Auditoría de sistemas.

•Informes.

1.1. MÓDULO SISCCOM: CONTROL DE FONDOS COMUNITARIOS (EN PRODUCTIVO)

- Cumplimiento de los Reglamentos Comunitarios, decisiones de aprobación de los Programas Operativos y las normas de auditoría internacionalmente aceptados.

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•ALCANCE FUNCIONAL:

SICCOM

PLANIFICACIÓN AUDITORÍAS PCAS Y CONTROLES

ERRORES E IRREGULARIDADES

•Plan financiero y certificaciones de gasto.•Estrategia de auditorías.•Planes anuales auditorías.•Evaluación de riesgos.•Selección de muestras.

FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS

•Auditorías de las operaciones.

•Informes.

• Seguimiento reintegro.

• Procedimiento sancionador.

•Seguimiento correcciones financieras.

•Comunicación OLAF

INFORMES ANUALES Y DECLARACIONES DE CIERRE

CONTROL DE TIEMPOS

Evaluación esfuerzo control.Desviaciones sobre planificación.Adopción medidas correctoras.

•Sistema de alertas.

•Supervisión en tiempo real.

1.2. MÓDULO QUIJOTE: CONTROL FINANCIERO PERMANENTE (EN PRODUCTIVO)

-Control financiero permanente (incluido auditorías operativas) a los órganos y entidades del sector público regional.

-Incorpora todo el proceso de planificación, ejecución de los programas de trabajo, emisión de informes, tratamiento de alegaciones, así como el seguimiento de informes anteriores.

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•ALCANCE FUNCIONAL:

QUIJOTE

PLANIFICACIÓN INFORMES

•Plan anual de Control.•Programas de Trabajo.•Detección de áreas de riesgo.•Muestreo.

EJECUCIÓN

•Informes y observaciones normalizadas.

•Control de calidad.

INFORME ANUAL

CONTROL DE TIEMPOS

REUNIONES VIRTUALES DE COORDINACIÓN

1.3. MÓDULO SIAP: Auditoría pública (EN DESARROLLO)

-Auditorías públicas (financieras, de cumplimiento y operativas, a empresas, fundaciones y otros entes del sector público).

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•ALCANCE FUNCIONAL:

•Control de calidad. •Supervisión en tiempo real.

SIAP

PLANIFICACIÓN INFORMES

•Planes anuales.•Selección de muestras.•Programas de Trabajo.

EJECUCIÓN

•Informes y observaciones normalizadas.•Control de calidad.•Seguimiento errores e irregularidades.

CONTROL DE TIEMPOS

Herramientas apoyo: •Importación de información.•Circularización a terceros.•Etc,…

1.4. MÓDULO SI-Web: Auditores externos (EN DESARROLLO)

-Sistema de intercambio on-line entre la Intervención General y los auditores externos para la ejecución de controles tanto del ámbito de SICCOM como de SIAP.

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•ALCANCE FUNCIONAL:

Internet

Consejería

SICCOMSIAP

Auditores externos

SI-web / Auditores Externos

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-Generación de expedientes: a) Manual. b) Interoperabilidad. c) Registros automáticos masivos.

SISTEMA ECONÓMICO FINANCIERO.

WORK FLOW . EXPTES CONTABLES

FIRMA DIGITAL (PORTAFIRMAS)

-Exptes. Contables.-Trasferencias bancarias.-Certificaciones.

REGISTROS

ÓRGANOS GESTORES SUBVENCIONES

FACTURASSUBVENCIONES

P.E.S. B.D.Regional

CONTRATOS

DESIGNACIÓN REPRESENTANTE DE LA INTERVENCION

FACTURAS ELECTRÓNICA

S

DIGITALIZACIÓN DE

FACTURAS

CONTRATOS

LICITADORES

- JCCA.- SINDICATURA.

SISTEMA CORPORATIVO TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA DE EXPDTE DE CONTRATACIÓN.

PORTAL DE CONTRATACIÓN ELECTRONICA.IGAE

BD. TESEO

TRAMITADOR ESTANDAR

SUBVENCIONES

2. SISTEMA DE INFORMACIÓN ECONÓMICO- FINANCIERO. Hacia el expediente

electrónico.

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Todos los procesos se realizan de forma electrónica

REGISTRO FACTURAS

ÓRGANOS GESTORES

ACEPTACIÓN

RECHAZO

REGISTRO GENERAL DE FACTURAS

CAJAS PAGADORAS

FICHERO ÚNICO DE FACTURAS

SISTEMA ECONÓMICO-FINANCIERO.

GENERACIÓN DE EXPEDIENTE CONTABLE

ORDEN DE PAGO

GENERACIÓN

INTEGRACIÓN

DIRECCIONAMIENTO

FIRMA DIGITAL

PROVEEDORES

PLATAFORMA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.

•ALCANCE DEL SERVICIO:

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Todas las facturas entregadas por los proveedores son validadas y recibidas de forma inmediata.

Los proveedores conocen el estado de sus facturas evitándose constantes llamadas del “¿cómo va lo mío?” .

Reducción de plazos de pago al eliminarse los errores de carga manual de datos.

El servicio no sólo genera una mayor eficiencia en los procesos sino una mejora medioambiental (facturae = más bosques, menos contaminación, ...)

Todas las facturas entregadas por los proveedores son validadas y recibidas de forma inmediata.

Los proveedores conocen el estado de sus facturas evitándose constantes llamadas del “¿cómo va lo mío?” .

Reducción de plazos de pago al eliminarse los errores de carga manual de datos.

El servicio no sólo genera una mayor eficiencia en los procesos sino una mejora medioambiental (facturae = más bosques, menos contaminación, ...)

•Ventajas

Ineficiencia en Coste de envió mas tiempos de envíos

Elevados costes ocultos

Mejora operacional al disminuir las

incidencias

Costes de guarda y custodia del papel

Ineficiencia en RR HH, errores

introducción manual

Ineficiencia ProcesoManual, RR HH errores, tiempo

Costes de guarda y custodia del papelCostes de guarda y custodia del papel

Servicios de Comunicación,Transformación,Firma, Custodia,

Control y seguimiento

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Nº facturas 345.509

Importe 2.436 mill. € (27% del presupuesto liquidado)

Proveedores 32.315

Proveedores-facturas Proveedores (entre 1 a 3.291 facturas)

Centros de gasto 562

•Facturación recibida y tramitada en 2008. Estadísticas.

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•¿POR QUÉ UNA CENTRAL DE INFORMACIÓN DE SECTOR PÚBLICO?

3. LA CENTRAL DE INFORMACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO.

• Gran aumento y complejidad del sector público autonómico (empresas y entes públicos empresariales, fundaciones públicas, consorcios).

• Facilitar el cumplimiento de la Ley General de Estabilidad Presupuestaria. Acuerdos del Consejo de Política Fiscal y Financiera: Inventario de Entes Públicos.

• Establecer un canal que permita la normalización, sistematización y centralización del suministro de Información de los distintos Entes Públicos y los distintos agentes que demandan la misma (Administración Autonómica, OCEX, IGAE ).

• Incidencia de la consolidación de los entes públicos sobre los escenarios de estabilidad presupuestaria.

• Perdida de información sobre inversiones y actividades ejecutadas por las entidades publicas al estar fuera del presupuesto.

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•OBJETIVO:

•Necesidad de crear de “un modelo unificado de Central de Información”

integrado como soporte funcional y que agrupe a todos los Entes

públicos dependientes de la JCCM aprovechando las nuevas

tecnologías.

•Facilitador de la toma de decisiones estratégicas en el ámbito

presupuestario, toda vez que la misma abarca e integra la información

acerca de la gestión económica del conjunto de Entes Públicos.

•Apuesta por el formato estándar XBRL.

INVENTARIO DE ENTES DEL SECTOR PÚBLICO.

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TIPO DE ENTE CC.AA.

OO.AAENTIDADES PÚBLICAS

CONSORCIOS FUNDACIONESSDAD.

MERCANTILUNIVERSIDAD. TOTALES

Andalucía 14 14 138 25 77 10 278

Aragón 6 12 12 14 37 1 82

P. de Asturias 9 11 7 2 30 1 60

I. Baleares 5 18 100 24 16 1 164

Canarias 12 6 11 10 32 2 73

Cantabria 6 5 4 6 29 1 51

Cast-León 4 5 13 34 16 4 76

Cast-La Mancha 9 4 13 19 15 1 61

Cataluña 32 49 144 45 47 7 324

Extremadura 6 7 17 16 23 1 70

Galicia 12 25 21 58 27 3 146

C. de Madrid 16 27 32 18 31 6 130

R. de Murcia 9 8 30 17 22 2 88

C.F. de Navarra 11 1 2 8 46 1 69

La Rioja 4 4 2 8 8 1 27

C. Valenciana 11 22 16 34 38 5 126

Ciudad de Ceuta 6 0 1 0 11 0 18

Ciudad de Melilla 4 0 1 0 4 0 9

Varios 0 0 3 0 2 0 5

TOTAL 176 218 567 338 511 47 1857

Fuente: Ministerio de Economía y Hacienda.

La Central de Información esta orientada a proporcionar la información de gestión necesaria a los distintos Entes Públicos de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha y a los distintos agentes que demandan la misma:

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•Alcance Organizativo

La Intervención General de la JCCM es la responsable de supervisar lagestión, seguimiento y validación de la toda la información que reside en laCentral de Información.

La Central de Información pone a disposición de las Consejerías de la JCCM elinventario y la información corporativa actualizada de los Entes Públicosdependientes de cada uno de ellas.

En el modelo coexisten los datos de Entidades con modelos contablesdistintos, contabilidad pública y empresarial. En la Central de Informaciónestán recogidos los Entes Públicos Regionales (Consorcios, FundacionesPúblicas, Empresas Públicas, Universidad, etc.) así como los Entes Públicosparticipados.

La Central de Información proporciona la información contable de los EntesPúblicos dependientes de la JCMM que ha de remitirse a la IntervenciónGeneral del Estado en los formatos establecidos.

• Ministerio de Economía y Hacienda: Mantenimiento del Inventario de Entes Públicos.• JCCA: Contratación Administrativa del Servicio Público Regional.• Sindicatura de Cuentas: Acceso a la información no estructurada.

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Entes Públicos

Junta de Castilla la Mancha

• Información estructurada: Datos relativos a cada una de las Entidades, domicilio, personas de Contacto, información económica, etc.

• Repositorio de Información no estructurada (digitalizada) :

• Cuentas Anuales

• Informes de Auditoria.

• Leyes de creación y Estatutos.

• Documentos Reguladores, etc.

• Toda la información enviada por los Entes y validada por la Intervención General de la JCCM.

• Presupuestos de Explotación y Capital.

• Liquidación de Presupuestos de Gastos e Ingresos.

• Gestión de Contratos

• Subvenciones y Entregas Dinerarias

• Contratos Programa

• Endeudamientos y Avales

• Inversiones Públicas

• Proveedores relevantes

• Encargos y Encomiendas

• Información de Personal

• Certificación de Fondos UE.

• Cualquier otra información que se planifique.

•Áreas Funcionales:

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•UTILIDADES:

Catálogo de Entes

Información no Estructurada

Información Estructurada Planificador de Actividades

Sistema de InformaciónInformes y

Formularios normalizados

Información Online

Integración Sistemas

SAP/ no SAP

• Acceso único y común a través de Internet en el cuál los Entes pueden tanto introducir, como consultar, la información que deben aportar periódicamente.

• Los distintos subsistemas lógicos que forman la Central de Información son los siguientes:

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•PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN:

Los Entes reciben la petición de remisión de información:

•Vía correo electrónico•Tarea pendiente en la CI

El usuario del Ente completa la información vía Web y la envía al usuario responsable de su validación.

Modificación de datos y reenvío

Validación de datos AutorizadoNotificación al Ente

Validación de datos RechazadoNotificación al Ente

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4. WEB INTERVENCIÓN GENERAL

•OFICINA VIRTUAL:

Representante de la Intervención.

Central de Información.

Factura electrónica.

Base Datos Terceros.

SIWEB.

FOROS.

•Transparencia y cercanía de los órganos de control.•Accesibilidad de los ciudadanos a información anteriormente reservada a “unos pocos”.•Herramienta de trabajo de la propia organización.

•UTILIDADES:

http://pagina.jccm.es/economia/intervencion

Acceso general. Informativo.

Acceso corporativo. Oficina Virtual. Foros.•Se reducen las consultas telefónicas.•Optimización y homogeneidad de criterios.

Acceso Intervención:•Foros restringidos de función interventora.•Instrucciones y circulares.

Accesos específicos: Central de Información, Factura, electrónica, auditores externos.

•DIFERENTES NIVELES DE ACCESO, DIFERENTES UTILIDADES:

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22

5.CONCLUSIONES Y REFLEXIONES.

El control interno no puede ser ajeno a la evolución de la Administración que fiscaliza.

El control interno deberá en la medida de lo posible contribuir a la mejora de los procedimientos en la Administración.

Fomentar las alianzas interadministrativas como un elemento coadyuvador del cambio.

La utilización de las nuevas tecnologías en las técnicas de control y auditoría pública:

•Contribuyen a la coordinación e interrelación de todas las entidades de control.• Facilita la comparabilidad y homogeneidad de los informes de auditorías.• Evita solapamientos de auditorías.•Contribuye a la transparencia, además de facilitar el acercamiento del órgano fiscalizador al ente auditado y del trabajo realizado a los ciudadanos.