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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión Fecha Origen

V.## DD/MM/AA Solicitud de cambio No. ####

Revisado por: Aprobado por:

RD Gerente

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Propósitos

1. Establecer las disposiciones que garantizan el Control de Documentos requeridos para demostrar el funcionamiento de la empresa.

2. Identificar, aprobar y controlar los documentos para el buen funcionamiento del Sistema.

Alcance

Desde la detección de necesidades, desarrollo de los documentos nuevos o control de cambios a los actuales documentos del Sistema de Gestión de Calidad, hasta su implementación y control de estos a través de la Lista Maestra de Documentos.

Responsabilidades

Responsable del Sistema de Calidad, se encarga de la recopilación, resguardo, control, gestión y distribución de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y su eficacia.

Responsables de cada área orgánica identifican los documentos que se puedan generar como resultados de los procesos.

Documentos de referencia

Instructivo para Elaboración de Documentos

Lista Maestro de Documentos

Procedimiento de Revisión por la Dirección

Desarrollo del procedimiento

1. Cuando el personal del proceso, u otro elemento del sistema detecten la necesidad de crear o modificar un documento, se presentará la solicitud al Responsable de Sistema de Calidad para discutirlo con el Gerente General para su consecuente ejecución.

2. La solicitud será analizada y autorizada por el Gerente General o los responsables correspondientes según el efecto que pueda tener en el Sistema de Gestión de Calidad. Si la solicitud no es aceptada, se da por terminada la aplicación de este procedimiento.

3. Una vez autorizada la solicitud, el personal designado por la Dirección elaborará un borrador del documento nuevo o con los cambios en el existente según el modelo base de elaboración de acuerdo con el tipo de documento.

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4. El borrador del documento (o los cambios realizados en documentos existentes) serán revisados por el Responsable del Sistema de Calidad, y autorizado por la Dirección a fin de asegurar que las disposiciones establecidas permitan la consecución de los objetivos propuestos.

5. El documento aprobado debe ser editado por el Responsable del Sistema de Calidad, respetando lo establecido en el Instructivo para Elaborar Documentos del Sistema de Gestión de Calidad en el formato escrito.

6. Todos los documentos que pertenecen al Sistema (electrónicos o impresos) tendrán su código respectivo de acuerdo con lo establecido en el Instructivo para Elaborar Documentos; y, al momento de cambios o modificaciones, se registrarán en la Lista Maestra de Documentos. El Responsable de Calidad deberá garantizar que se cumpla esta disposición.

7. Los cambios en los documentos propios de los procesos operativos deberán ser notificados al Responsable de Calidad y al Gerente General.

8. Todos los responsables de cada área deben asegurar que los documentos utilizados dentro del Sistema están disponibles en los puntos de uso en donde se efectúa las operaciones esenciales para el funcionamiento efectivo del Sistema y de que éstos se utilicen y almacenen de tal forma que no sufran deterioro que puedan invalidarlos.

9. El Responsable de Gestión de Calidad debe asegurar que se retire la documentación obsoleta o que, por algún motivo, se haya deteriorado de todos los puntos de distribución y uso. La documentación obsoleta que se haya retenido con propósitos legales o preservación de conocimientos deberá ser identificada para evitar su uso no intencionado. De igual manera, se identificarán los documentos deteriorados o podrán ser destruidos de acuerdo con el nivel de deterioro que hayan sufrido. Tales documentos deberán ser reemplazados inmediatamente por una copia nueva de la misma versión. El recibido del nuevo documento, deberá ser guardado por el responsable de cada área y el Responsable del Sistema de Calidad.

10. El tiempo de resguardo o almacenamiento de los documentos es de tres años, con resguardo del Responsable del Sistema de Calidad.

11. Cuando fuere necesario entregar copia de los documentos relativos a otros procesos, éstas serán distribuidas por el Responsable de Gestión de Calidad, según se requiera en las áreas, y quedará registro de esto. Dichas copias deberán llevar la marca de agua de COPIA CONTROLADA.

12. Los usuarios que tienen acceso a los documentos publicados pueden generar copias impresas, No Controladas, para ser entregadas para conocimiento o divulgación a quien ellos consideren oportuno entregar y de los cuales no se

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garantiza su actualización. Dichas copias deberán llevar la marca de agua de COPIA NO CONTROLADA.

FIN DEL PROCEDIMIENTO