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EL CICLO CONTABLE
Concepto
Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la
naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos
que haya que manejar y las demandas de información que la administración y otros
interesados imponen al sistema.
Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta
frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien
que pueden terminar y presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la
cuenta y razón de las entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.
Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos que la definición
más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las
actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada
que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las
operaciones de la empresa.
Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de una
determinada empresa pueden obtener en cualquier momento información como: estructura
de capital, composición, ventas, inventarios, etc. De manera de realizar los análisis
financieros necesarios para tomar decisiones en pro de sus intereses.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios,
muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos contables.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se
repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de
las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al
libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados
financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las
cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde
el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de
registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los
ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las
transacciones implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad
adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo,
si se han acumulado salarios al final del período anterior, la primera nómina del periodo
actual eliminará esa cuenta por pagar.
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un
procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad
acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el
ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al
público. Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.
Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en
libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las
cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera
hecho el registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas.
La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos
conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.
Pasos del ciclo contable
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en
períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el
registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación
posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes
del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los
demás.
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de
comprobación y del mayor general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:
Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el
diario.
3.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos
consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la
exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes
de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al
estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o
pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información
contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos
ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado
7.- Elaboración de los estados financieros formales
Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un
balance general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de
capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o
pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en
los saldos iniciales para el período siguiente.
Capítulo 1: El ciclo contable. IntroducciónEnlaces patrocinadosCursos de idiomas con EFCursos de 2 semanas a 9 meses para todos los niveles. Catálogo gratis!www.ef.com
Considerada la contabilidad como un sistema de información útil e imprescindible en la toma de decisiones, vemos que, para obtener tal información es necesario seguir un proceso o ciclo contable que consiste en la captación, registro resumen y clasificación de las operaciones mercantiles, ocurridas en una determinada empresa durante un periodo de tiempo o ejercicio.A continuación se expone un flujo gráfico de la documentación utilizada en la contabilidad. Comentarios de cada etapa. Realizamos un comentario apretado del ciclo contable en las Empresas.
1.- BALANCE INICIAL.- Todas las empresas inician o reinician sus actividades con determinados activos, (inversiones) pasivos, (financiaciones)
2.- REGISTRO DE TRANSACCIONES: Cada día y cada momento se suceden transacciones comerciales en las empresas, esto se debe al flujo interno y externo de hechos financieros económicos. El registro cronológico de estas transacciones se las registra en el "Diario". La anotación que efectúa en este instrumento contable se denomina "asiento", que lógicamente será plasmado después de un análisis contable.
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3.- PASES AL MAYOR: El registro acumulativo o "mayor tiene como función clasificar información asentada en el "Diario" agregando todos aquellos hechos contables de idéntica naturaleza, con el objeto de establecer en cualquier memento el estado económico financiero de las cuentas.
4.- BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS: Surge al agregar las cuentas tanto en sus movimientos como en sus saldos, sirviendo como un control cuantitativo y cualitativo de la contabilización.
5.- LA HOJA DE TRABAJO: Es un instrumento útil en el proceso de elaboración de los Estados Financieros. Parte de la información del Balance de
Comprobación de Sumas y Saldos, y según sea el columnado de esta hoja, fácilmente se podrá agregar toda la información respecto a los ingresos y gastos acumulados y diferidos (Ajustes Contables), además de las actualizaciones de ley, obteniéndose los estados financieros fácilmente.
6.- LOS ESTADO FINANCIEROS: En Los Estados Financieros se muestra en forma agregada y sintética, los resultados económicos y financieros obtenidos por el negocio a lo largo de un ciclo contable, información que se plasma en el Estado de Resultado y el Balance General.
Cuenta
La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad.
Partes de la cuenta
En su sentido formal, la cuenta se representa mediante una T, conocido como esquema mayor ya que corresponde a una representación esquemática de un libro contable que agrupa las cuentas que integran la contabilidad de una empresa, conocido como libro mayor.
El nombre que se le asigne a cada cuenta, deberá ser de tal manera claro, que permita identificar fácil y plenamente el valor o concepto que registra.
Debe, haber
Estos nombres tiene su origen en los usos y costumbres de la contabilidad en la época del renacimiento, cuando se iniciaba el registro de la contabilidad por partida doble, cuando los empresarios genoveses contabilizaban alguna operación de ventas de mercancía de crédito, registraban en sus libros el Sr X debe $ y cuando contabilizaban una compra a crédito registraban
en sus libros el Sr X confía que le pagare $, la palabra confía deriva del latín credere que significa confianza. Esta palabra a sufrido trasformaciones hasta culminar en el haber en la actualidad.
Debe es la parte izquierda de la cuenta, Haber es la parte derecha de la cuenta.
Cargo o cargar
Cargo o cargar, significa registrar una cantidad en el debe de la cuenta, es decir, registrarla en la parte izquierda de la cuenta.
También se dice debito o debitar.
Abono o abonar
Abono o abonar significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta, es decir registrar una cantidad en la parte derecha.
También se designa como crédito o acreditar.
Movimientos
Se llama movimientos a la suma de los cargos y a la suma de los abonos.
Movimiento deudor
Movimiento deudor es la suma de los cargos de una cuenta; es decir, la suma del debe.
Movimiento acreedor
Se llama movimiento acreedor a la suma de abonos de una cuenta, es decir, a la suma del haber.
Catalogo de cuentas
Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.
Objetivos.
* Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.
* Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
* Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:
Balance General
1. Activo
2. Pasivo
3. Capital
Estado de Resultado
4. Ingreso 7- Otro ingresos
4. Costos 8- Otros egresos
5. Gastos
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas de débito y crédito para obtener un balance.
La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.
Documentos más frecuentes concepto y formato
Factura de venta
El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria.
Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar envía a su cliente la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Se usa para anular facturas incluidas en Cajas Cerradas. La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable.
En qué casos se usa:
La Nota de Crédito se utiliza para roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, corregir errores por exceso de facturación.
Datos obligatorios: numero de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe, cantidad que devuelves, importe total.
Datos imprimibles: fecha, numeración (automática), número de cliente, dirección del cliente, datos de cabecera.
Pagare
Son activos de renta fija a corto plazo. Su vida, como máximo, es de dieciocho meses. Los pagarés cubren la financiación de corto plazo de las empresas. Como las letras del Tesoro, los pagarés también se emiten al descuento.
Cheque
Un cheque es un título de crédito en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Jurídicamente el cheque es un título de crédito en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librado, el pago de una suma de dinero a favor de una tercera persona llamada beneficiario.
FACTURA DE COMPRA
Es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.
CONCEPTO CEDULA DE DEPRESIACION
Demuestra el método de suma de dígitos de los activos fijos y describe la contalizacion de sus costos.
Pólizas concepto y formato
CONCEPTO DE POLIZA:
Una póliza de crédito es una cuenta corriente que nos permite disponer de una cantidad de dinero a nuestra discreción, utilizando para ello los instrumentos de movilización de fondos habituales en una cuenta corriente.
Por otra parte debemos tener en cuenta que en una póliza de crédito podemos realizar tanto disposiciones como imposiciones de tal modo que a priori no tendría porqué tener vencimiento, sin embargo lo habitual es que una póliza de crédito si que tenga un vencimiento. En este sentido podemos hablar desde las pólizas de campaña, con vencimiento a seis meses hasta las pólizas de crédito con renovación tácita y vencimiento a los tres o cinco años de su formalización.
Pólizas de egresos
La póliza de egresos sirve para anotar las operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo para el municipio.
Los elementos de la póliza de egresos son:
Especificación del tipo de póliza que se elabora.
Nombre del ayuntamiento.
Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc.
Columna para el número de cuenta.
Columnas para el parcial, el debe y el haber.
Renglón para sumas iguales.
Espacios para señalar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.
Espacios para la fecha y el número de póliza.
La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.
Pólizas de ingreso
En la póliza de ingresos se anotan diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir, entradas de dinero en efectivo para el municipio.
Los elementos que la póliza de ingresos debe contener son:
· Especificación del tipo de póliza.
· Nombre del ayuntamiento.
· Columnas para el número de cuenta, número de subcuenta y nombre de las cuentas.
· Columnas para el parcial, el debe y el haber.
· Renglón para sumas iguales.
· Espacio para anotar el concepto.
· Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.
· Espacio para señalar la fecha y número de póliza.
Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas correspondientes al catálogo de cuentas.
Pólizas de diario
La póliza de diario sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.
Los elementos que contiene son:
· Especificación del tipo de póliza que se elabora.
· Nombre del ayuntamiento.
· Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre.
· Columnas para el parcial, el debe y el haber.
· Renglón para sumas iguales.
· Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.
· Espacios para señalar la fecha y número de póliza.
La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.
DIARIO MAYOR
El libro diario.- En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables (que vimos en el capítulo anterior). Este registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. En la lección anterior vimos varios ejemplos de asientos contables. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga 5.000 $ que nos debía, las cuales cobramos por caja.
Libro Mayor
En la lección anterior vimos el concepto de cuenta; una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
ASIENTOS DE AJUSTE
1.- ¿Qué son los Asientos de Ajustes?
Es el proceso de análisis y registro contable para actualizar los saldos
3.-¿Cuáles son los asientos de ajustes mas comunes?
* Asiento para amortizar gastos pagados por adelantado.
* Asientos para amortizar ingresos cobrados por anticipado.
* Acumulación de gastos causados y no pagados.
* Acumulación de ingresos causados y no cobrados.
* Depreciación de activo fijo tangible.
* Amortización de activo fijo intangible.
* Valuación de las inversiones temporales.
* Creación y ajuste de la provisión para cuentas dudosas.
BALANZA DE COMPROBACION
Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros.
TEMA: 4LOS DIFERENTES PAQUETES CONTABLES INFORMATICO
QUE ES UN PAQUETE CONTABLE
Software de aplicación de uso especifico que permite el ingreso de datos de comprobantes con la finalidad de emitir varios informes que serán analizados por usuarios internos y externos de la empresa proveedores inversores bancos y accionistas.
CONCEPTO DE SISTEMA
Es un conjunto de elementos con relaciones de interacción e interdependencia que le confieren entidad propia al formar un todo unificado
CONCEPTO DE TERMINOLOGIA
Es una ciencia interdisciplinar que se nutre de un conjunto específico de conocimientos conceptualizado en otras disciplinas.
TIPOS DE SISTEMA DE INFORMACION
Los sistemas de información pueden clasificarse en transaccionales, de apoyo a las decisiones y estratégicos.
Los transaccionales, se caracterizan porque a través de ellos se automatizan las tareas y procesos operativos, se puede integrar gran cantidad de información institucional para ser utilizada posteriormente por los funcionarios de nivel operativo de la organización en la toma de decisiones.
Los de apoyo a las decisiones, por su naturaleza misma apoyan la toma de decisiones repetitivas y no estructuradas, generalmente son desarrollados por el usuario final, proporcionan información de soporte para los mandos intermedios y la alta gerencia en el proceso de toma de decisiones.
Los estratégicos, su función principal no es apoyar la automatización de los procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones, son desarrollados para uso interno, para lograr ventajas competitivas a través de su implantación.
SISTEMAS TRASANCIONALES
Estos sistemas se dirigen principalmente a las áreas de ventas y mercadotecnia, administración y finanzas y al área de recursos humanos.
La imagen muestra una típica plataforma de sistemas transaccionales requerida para la explotación de la información a través de los Sistemas de apoyo a las decisiones. Esto quiere decir que todos los sistemas en algún momento se complementan.
SISTEMA DE APOYO A LAS DESICIONES
En un sentido amplio, se define a los sistemas de apoyo a las Decisiones como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre.
En la mayoría de los casos, lo que constituye el detonante de una decisión es el tiempo límite o máximo en el que se debe tomar. Así, en cada decisión que se toma, siempre se podrá pensar en que no se tiene toda la información requerida; sin embargo, al llegar al límite de tiempo, se deberá llegar a una decisión. Esto implica necesariamente que al verdadero objetivo de un sistema de
apoyo a las decisiones sea proporcionar la mayor cantidad de información relevante en el menor tiempo posible, con el fin de decidir lo más adecuado.
SISTEMAS ESTRATEGICOS:
Los sistemas estratégicos son esos que cambian los objetivos, productos, servicios o relación con el ambiente de las organizaciones. En el rol de soporte de los sistemas de información, estos sustentas las existencias, la existencia de productos y la existencia de procedimientos de los negocios.
En la actualidad la información es vista como un recurso estratégico, una fuente potencial de ventaja competitiva o un arma estratégica para frustrar a la competencia. El tipo de sistemas que están siendo construidos en base a esta concepción de la información es llamado sistemas estratégicos y su propósito es asegurar la supervivencia y prosperidad de la organización en un futuro cercano.
PRINCIPALES MENUS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD Y SU FUNCION
La principal función de la Contabilidad es registrar hechos económicos, considerando una serie de formativas que existen para estandarizar este registro, de tal modo que la información emanada de la contabilidad sea comprendida por todos los que la utilizan para tomar decisiones.
Un sistema contable tiene las siguientes funciones:
1. Interpretar y registrar los efectos de las transacciones que realiza la empresa.
2. Clasificar los efectos de transacciones similares de modo que permita determinar los distintos subtotales y totales que son útiles para los usuarios de información para la toma de decisiones.
3. Resumir y comunicar a las personas que toman decisiones la información contenida en el sistema.
Código Fiscal de la Federación
Artículo 28
Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas:
I. Llevarán los sistemas y registros contables que señale el Reglamento de este Código, las que deberán reunir los requisitos que establezca dicho Reglamento.
II. Los asientos en la contabilidad serán analíticos y deberán, efectuarse dentro de los dos meses siguientes a la fecha en que se realicen las actividades respectivas.
III. Llevarán la contabilidad en su domicilio fiscal. Los contribuyentes podrán procesar a través de medios electrónicos, datos e información de su contabilidad en lugar distinto a su domicilio fiscal, sin que por ello se considere que se lleva la contabilidad fuera del domicilio mencionado.
IV. Llevarán un control de sus inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, según se trate, el cual consistirá en un registro que permita identificar por unidades, por productos, por concepto y por fecha, los aumentos y disminuciones en dichos inventarios, así como las existencias al inicio y al final de cada ejercicio, de tales inventarios. Dentro del concepto se deberá indicar si se trata de devoluciones, enajenaciones, donaciones, destrucciones, entre otros.
V. Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con controles volumétricos y mantenerlos en todo momento en operación. Dichos controles formarán parte de la contabilidad del contribuyente. Para tales efectos, el control volumétrico deberá llevarse con los equipos que al efecto autorice el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general.
Cuando las autoridades fiscales en ejercicio de sus facultades de comprobación mantengan en su poder la contabilidad de la persona por un plazo mayor de un mes, ésta deberá continuar llevando su contabilidad cumpliendo con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código.
En los casos en los que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, por los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas, así como por la documentación
comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
Artículo 29
Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes por las actividades que se realicen, dichos comprobantes deberán reunir los requisitos que señala el Artículo 29-A de este Código. Las personas que adquieran bienes o usen servicios deberán solicitar el comprobante respectivo.
Los comprobantes a que se refiere el párrafo anterior deberán ser impresos en los establecimientos que autorice la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que cumplan con los requisitos que al efecto se establezcan mediante reglas de carácter general. Las personas que tengan establecimientos a que se refiere este párrafo deberán proporcionar a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la información relativa a sus clientes, a través de medios magnéticos, en los términos que fije dicha dependencia mediante disposiciones de carácter general.
Para poder deducir o acreditar fiscalmente con base en los comprobantes a que se refiere el párrafo anterior, quien los utilice deberá cerciorarse de que el nombre, denominación o razón social y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien aparece en los mismos son los correctos, así como verificar que el comprobante contiene los datos previstos en el artículo 29-A de este Código.
Los contribuyentes con local fijo están obligados a registrar el valor de los actos o actividades que realicen con el público en general, así como a expedir los comprobantes respectivos conforme a lo dispuesto en este Código y en su Reglamento. Cuando el adquirente de los bienes o el usuario del servicio solicite comprobante que reúna los requisitos para efectuar deducciones o acreditamientos de contribuciones, deberán expedir dichos comprobantes además de los señalados en este párrafo.
El comprobante que se expida deberá señalar en forma expresa si el pago de la contraprestación que ampara se hace en una sola exhibición o en parcialidades. Cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición, en el comprobante que al efecto se expida se deberá indicar el importe total de la operación y, cuando así proceda en términos de las disposiciones fiscales, el monto de los impuestos que se trasladan, desglosados por tasas de impuesto. Si la contraprestación se paga en parcialidades, en el comprobante se deberá indicar, además del
importe total de la operación, que el pago se realizará en parcialidades y, en su caso, el monto de la parcialidad que se cubre en ese momento y el monto que por concepto de impuestos se trasladan en dicha parcialidad, desglosados por tasas de impuesto.
Cuando el pago de la contraprestación se haga en parcialidades, los contribuyentes deberán expedir un comprobante por cada una de esas parcialidades, el cual deberá contener los requisitos previstos en las fracciones I, II, III y IV del artículo 29-A de este Código, anotando el importe y número de la parcialidad que ampara, la forma como se realizó el pago, el monto de los impuestos trasladados, desglosados por tasas de impuesto cuando así proceda y, en su caso, el número y fecha del comprobante que se hubiese expedido por el valor total de la operación de que se trate.
Las personas físicas y morales que cuenten con un certificado de firma electrónica avanzada vigente y lleven su contabilidad en sistema electrónico, podrán emitir los comprobantes de las operaciones que realicen mediante documentos digitales, siempre que dichos documentos cuenten con sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administración Tributaria, cuyo titular sea la persona física o moral que expida los comprobantes.
Los contribuyentes que ejerzan la opción a que se refiere el párrafo anterior deberán cumplir con las obligaciones siguientes:
I. Tramitar ante el Servicio de Administración Tributaria el certificado para el uso de los sellos digitales.
Los contribuyentes podrán optar por el uso de uno o más sellos digitales que se utilizarán exclusivamente para la emisión de los comprobantes mediante documentos digitales. El sello digital permitirá acreditar la autoría de los comprobantes electrónicos que emitan las personas físicas y morales. Los sellos digitales quedan sujetos a la misma regulación aplicable al uso de una firma electrónica avanzada.
Los contribuyentes podrán tramitar la obtención de un certificado de sello digital para ser utilizado por todos sus establecimientos o locales, o bien, tramitar la obtención de un certificado de sello digital por cada uno de sus establecimientos. El Servicio de Administración Tributaria establecerá los requisitos de control e identificación a que se sujetará el uso del sello digital.
La tramitación de un certificado de sello digital sólo podrá efectuarse mediante formato electrónico, que cuente con la firma electrónica avanzada de la persona solicitante.
La emisión de los comprobantes fiscales digitales podrá realizarse por medios propios o a través de proveedores de servicios. Dichos proveedores de servicios deberán estar previamente autorizados por el Servicio de Administración Tributaria, cubriendo los requisitos que al efecto se señalen en reglas de carácter general, asimismo, deberán demostrar que cuentan con la tecnología necesaria para emitir los citados comprobantes.
II. Incorporar en los comprobantes fiscales digitales que expidan los datos establecidos en las fracciones I, III, IV, V, VI y VII del artículo 29-A del Código.
Tratándose de operaciones que se realicen con el público en general, los comprobantes fiscales digitales deberán contener el valor de la operación sin que se haga la separación expresa entre el valor de la contraprestación pactada y el monto de los impuestos que se trasladen y reunir los requisitos a que se refieren las fracciones I y III del artículo 29-A del Código. Adicionalmente deberán reunir los requisitos previstos en las fracciones I, III, IV, V y VI de este artículo.
III. Asignar un número de folio correspondiente a cada comprobante fiscal digital que expidan conforme a lo siguiente:
a) Deberán establecer un sistema electrónico de emisión de folios de conformidad con las reglas de carácter general que expida el Servicio de Administración Tributaria.
b) Deberán solicitar previamente la asignación de folios al Servicio de Administración Tributaria.
c) Deberán proporcionar mensualmente al Servicio de Administración Tributaria, a través de medios electrónicos, la información correspondiente a los comprobantes fiscales digitales que se hayan expedido con los folios asignados utilizados en el mes inmediato anterior a aquel en que se proporcione la información, de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita dicho órgano.
IV. Proporcionar a sus clientes en documento impreso el comprobante electrónico cuando así les sea solicitado. El Servicio de Administración Tributaria determinará las especificaciones que deberán reunir los documentos impresos de los comprobantes fiscales digitales.
Los contribuyentes deberán conservar y registrar en su contabilidad los comprobantes fiscales digitales que emitan. El registro en su contabilidad deberá ser simultáneo al momento de la emisión de los comprobantes fiscales digitales.
Los comprobantes fiscales digitales deberán archivarse y registrarse en los términos que establezca el Servicio de Administración Tributaria.
Los comprobantes fiscales digitales, así como los archivos y registros electrónicos de los mismos se consideran parte de la contabilidad del contribuyente, quedando sujetos a lo dispuesto por el artículo 28 de este Código.
V. Cumplir con los requisitos que las leyes fiscales establezcan para el control de los pagos, ya sea en una sola exhibición o en parcialidades.
VI. Cumplir con las especificaciones en materia de informática que determine el Servicio de Administración Tributaria.
Los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales, no podrán emitir otro tipo de comprobantes fiscales, salvo los que determine el Servicio de Administración Tributaria.
Los contribuyentes que deduzcan o acrediten fiscalmente con base en los comprobantes fiscales digitales, incluso cuando dichos comprobantes consten en documento impreso, para comprobar su autenticidad, deberán consultar en la página electrónica del Servicio de Administración Tributaria, si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si el certificado que ampare el sello digital se encuentra registrado en el Servicio de Administración Tributaria y no ha sido cancelado.
Para los efectos de este artículo, se entiende por pago el acto por virtud del cual el deudor cumple o extingue bajo cualquier título alguna obligación.
Artículo 29-A
Los comprobantes a que se refiere el Artículo 29 de este Código, además de los requisitos que el mismo establece, deberán reunir lo siguiente:
I.- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyente de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes.
II.- Contener impreso el número de folio.
III.- Lugar y fecha de expedición.
IV.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien expida.
V.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
VI. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso.
VII.- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
VIII.- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.
IX.- Tratándose de comprobantes que amparen la enajenación de ganado, la reproducción del hierro de marcar de dicho ganado, siempre que se trate de aquél que deba ser marcado.
Los comprobantes autorizados por el Servicio de Administración Tributaria deberán ser utilizados por el contribuyente, en un plazo máximo de dos años, dicho plazo podrá prorrogarse cuando se cubran los requisitos que al efecto señale la autoridad fiscal de acuerdo a reglas de carácter general que al efecto se expidan. La fecha de vigencia deberá aparecer impresa en cada comprobante. Transcurrido dicho plazo se considerará que el comprobante quedará sin efectos para las deducciones o acreditamientos previstos en las Leyes fiscales.
Los contribuyentes que realicen operaciones con el público en general, respecto de dichas operaciones deberán expedir comprobantes simplificados en los términos que señale el Reglamento de este Código.
Dichos contribuyentes quedarán liberados de esta obligación cuando las operaciones con el público en general se realicen con un monedero electrónico que reúna los requisitos de control que para tal efecto establezca el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general
