EL CONTRALOR GENERAL DE ANTIOQUIA CONSIDERANDO...1150 de 2007 y 1474 de 2011, los Decretos 019 de 2012 y 1082 d e 2015, la s Ordenanzas 27 de 1998 , 21 de 2016 y el Decreto Ordenanzal

*2017500001243* Al responder por favor cítese este número

Radicado No 2017500001243 Medellín, 31/07/2017

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Resolución N° 2017500001243

Por medio de la cual se adopta la quinta versión del Manual de Contratación y

Supervisión para la Contraloría General de Antioquia.

EL CONTRALOR GENERAL DE ANTIOQUIA

En ejercicio de sus atribuciones legales y constitucionales, en especial las conferidas en

los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, las Leyes 330 de 1996, 80 de 1993,

1150 de 2007 y 1474 de 2011, los Decretos 019 de 2012 y 1082 de 2015, las

Ordenanzas 27 de 1998, 21 de 2016 y el Decreto Ordenanzal 1248 de 2008 y demás

normas concordantes, y

CONSIDERANDO

A. Que la actividad contractual de la Contraloría General de Antioquia, debe ceñirse a

los postulados instituidos por la Constitución Política de Colombia, las Leyes 80 de

1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, el Decreto 1082 de 2015, y las demás normas

que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

B. Que la Ley 330 de 1996 en su Artículo 2, establece que las Contralorías

Departamentales son organismos de carácter técnico, dotadas de autonomía

administrativa, presupuestal y contractual y en ningún caso podrán ejercer

funciones administrativas distintas de las inherentes a su propia organización.

C. Que la Ordenanza 27 de 1998, Artículo 9.4 sobre funciones administrativas, le

asigna al Contralor Departamental la facultad de dictar y ejecutar los actos

administrativos necesarios para el funcionamiento de la entidad de control y

celebrar toda clase de contratos o convenios, con sujeción a las normas legales

vigentes.

D. Que dentro de las funciones del Contralor General de Antioquia, está la de dictar y

ejecutar los actos administrativos necesarios para el funcionamiento de la Entidad,

tal como lo prescribe el numeral 9º de la Ordenanza 27 de 1998.

E. Que el Artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa

debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en

los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y

publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de

funciones.



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F. Que de acuerdo con lo establecido en los Artículos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, por

la naturaleza jurídica de la Contraloría General de Antioquia, salvo las excepciones

que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación

aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto

1082 de 2015 y demás normas concordantes que tengan relación en materia

contractual. Así mismo, aquéllas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.

G. Que las entidades estatales deben contar con un manual de contratación el cual

debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra

Eficiente.

H. Que para dar cumplimiento a las referidas disposiciones legales y constitucionales

se hace necesario delegar funciones, establecer controles y procedimientos que

garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e

instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin.

I. Que se hace necesario actualizar la resolución 1747 del 23 de septiembre de 2015

que adoptó la cuarta versión del Manual de Contratación de la Contraloría General

de Antioquia y producir su quinta versión.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar la quinta versión del Manual de Contratación y

Supervisión para la Contraloría General de Antioquia que se describe a continuación y

del cual harán parte integral las guías, manuales, circulares y demás lineamientos que

expida la Agencia Nacional de Contratación – Colombia Compra Eficiente.



3

CONTENIDO

CAPÍTULO PRIMERO. GENERALIDADES .................................................................... 7

1.1. Naturaleza jurídica de la entidad ........................................................................ 7

1.2. Objetivo ................................................................................................................... 7

1.3. Ámbito de aplicación............................................................................................. 8

1.4. Marco normativo .................................................................................................... 8

1.5. Principios ................................................................................................................ 9

1.6. Inhabilidades e Incompatibilidades ..................................................................10

1.7. Conflicto de intereses .........................................................................................10

1.8. Etapas del proceso de selección de contratistas ...........................................11

1.9. Comunicación con los oferentes.......................................................................11

1.10. Veedurías ciudadanas ........................................................................................12

CAPÍTULO SEGUNDO –..................................................................................................13

COMPETENCIA PARA CONTRATAR, ..........................................................................13

CAPACIDAD Y HABILITACIÓN PARA SER CONTRATISTA ....................................13

2.1. Competencia ............................................................................................................13

2.1. Delegación de la ordenación del gasto y la contratación. ............................13

2.1.1. Desconcentración de las actividades de la contratación. .........................13

2.1.1.5. Comité de adquisiciones.............................................................................16

2.2. Capacidad para ser contratista .........................................................................19

2.2.1. Capacidad de las personas naturales. .........................................................20

2.2.2. Capacidad de las personas jurídicas y de su representante legal. .........20

2.2.3. Capacidad de las personas jurídicas plurales. ...........................................21

2.3. Habilitación para ser contratista........................................................................21

2.3.2. Documentos que pueden requerirse para verificar la capacidad juridica...

............................................................................................................................22

2.3.3. Capacidad financiera.......................................................................................23

2.3.3. Capacidad organizacional ..............................................................................25

2.3.4. Experiencia .......................................................................................................26

CAPÍTULO TERCERO–ETAPA PRECONTRACTUAL ...............................................27

3.1. Plan anual de adquisiciones (PAA)......................................................................27

3.1.1.Procedimiento para la formulación del plan anual de adquisiciones. .......28

3.1.2. Aprobación, seguimiento y control del plan anual de adquisiciones. ......28

3.1.3. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones..............................................29

3.2. Certificado de disponibilidad presupuestal .........................................................29

3.3. Análisis del sector ...................................................................................................29

3.3.1. Aspectos generales del estudio del sector. .................................................30

3.3.2. Análisis de la oferta en el estudio del sector. ..............................................30

3.3.3. Análisis de la demanda en el estudio sector. ..............................................30

3.3.4. Estudio del sector en la contratación de mínima cuantía. .........................30

3.3.5. Estudio del sector para la contratación directa. ..........................................31



4

3.4. Estudios previos ......................................................................................................31

3.4.1. Responsable de la elaboración de los estudios previos............................31

3.4.2. Información mínima de los estudios previos. ..............................................31

3.4.3. Estudios previos para la compra en tienda virtual ......................................36

3.4.4. Estudios previos para la mínima cuantía .....................................................37

3.4.5. Estudios previos para la contratación directa ..............................................37

3.4.6. Estudios previos para el concurso de méritos .............................................39

3.5. Aviso de convocatoria ............................................................................................39

3.5.1. Aviso de convocatoria .....................................................................................39

3.5.2. Invitación para los procesos de mínima cuantía .........................................40

3.5.3. Solicitud de compra en la TVEC para la adquisición por Acuerdo Marco de

Precios y para la compra en Gran almacén............................................................40

3.5.4. COTIZACIÓN para contratación de mínima cuantía en grandes

superficies ....................................................................................................................41

3.6. Pliegos de condiciones ..........................................................................................41

3.6.1. PROcesos en los que aplica ..........................................................................41

3.6.2. Contenido mínimo ............................................................................................42

3.7. Ofrecimiento más favorable ..................................................................................43

3.7.1. Oferta más favorable en la licitación pública y la selección abreviada de

menor cuantía. .............................................................................................................43

3.7.2. Oferta más favorable en el concurso de méritos ........................................43

3.7.3. Oferta más favorable en la subasta inversa y la mínima cuantía ............43

3.7.4. Falta de requisitos para la comparación de las ofertas (evaluación) ......44

3.7.5. Prohibiciones para la comparación de las ofertas ......................................44

3.8. empates ....................................................................................................................44

3.8.1. Factores de desempate generales ...................................................................44

3.8.2. Factores de desempate en la subasta inversa............................................45

3.8.3. Factor de desempate en la mínima cuantía ................................................45

3.9. Causales de rechazo de las ofertas.....................................................................46

3.9.1. Causales derivadas de la ley .........................................................................46

3.10. Convocatoria limitada a mipymes ......................................................................48

3.10.1. Procedimiento:................................................................................................48

3.11. Promoción a la industria nacional ......................................................................48

3.12. Acto administrativo de apertura..........................................................................49

3.13. Otros documentos de la etapa precontractual .................................................49

3.13.1. Otros documentos para la licitación, selección abreviada de menor

cuantía y el concurso de méritos: .............................................................................50

3.13.2. Otros documentos para la contratación de mínima cuantía ...................50

3.13.3. Otros documentos para la contratación directa ........................................50

3.13.4. Otros documentos para la contratación de bienes de condiciones

técnicas uniformes y de común uti lización..............................................................50

3.14. Responsable del trámite del proceso de selección .........................................51

3.15. Modalidades de selección de contratistas ........................................................52



5

3.16. Etapas comunes de los procesos de selección de contratistas ....................53

3.17. Procesos para la selección de contratistas en secop II y tienda virtual.......54

3.17.1. Licitación pública ............................................................................................54

3.17.2. concurso de méritos ......................................................................................57

3.17.3. Selección abreviada de menor cuantía ......................................................61

3.17.4. Mínima cuantía ...............................................................................................73

3.17.5. Contratación directa ......................................................................................77

3.18 Convenios ...............................................................................................................80

3.18.1. Fundamentación ............................................................................................81

3.18.3. Convenios con organismos internacionales ..............................................84

3.19 Aplicación de disposiciones y formatos de colombia compra eficiente ........84

CAPÍTULO CUARTO – ETAPA CONTRACTUAL ....................................................85

4.1. El contrato ............................................................................................................85

4.2. Tipos de contrato según el plazo ......................................................................85

4.2.1. Contratos de tracto sucesivo .........................................................................85

4.2.2. Contratos de ejecución instantánea .............................................................85

4.3. Contenido mínimo del contrato .........................................................................86

4.4. Cláusulas excepcionales....................................................................................86

4.5. Requisitos para el perfeccionamiento ..............................................................87

4.6. Requisitos para la ejecución..............................................................................87

4.7. Ejecución del objeto contractual .......................................................................88

4.8. pago ..........................................................................................................................89

4.8.1. Requisitos ..........................................................................................................89

4.8.2. Procedimiento para el pago............................................................................89

4.8.3. Retenciones ......................................................................................................90

4.8.4. Anticipo y pago anticipado ..............................................................................91

4.8.5. Facturación y pago tienda virtual Gran Almacén ........................................91

4.9. Modificaciones al contrato .................................................................................92

4.9.1. Autorización para la modificación del contrato ...........................................92

4.10. Causales de terminación....................................................................................92

4.11. Expedientes de la contratación .........................................................................93

CAPÍTULO QUINTO- ETAPA POST-CONTRACTUAL ...............................................94

5.1. Contratos que deben liquidarse ........................................................................94

5.2. Causales de liquidación de los contratos ........................................................94

5.3. Plazo para la liquidación del contrato ..............................................................95

5.4. Tipos de liquidación ............................................................................................95

5.5. Contenido de la liquidación................................................................................95

5.6. Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos

96

CAPÍTULO SEXTO- SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.........................................97

6.1. Definiciones..........................................................................................................97

6.1.1 Supervisión: ......................................................................................................97

6.1.2. Interventoría......................................................................................................97



6

6.1.3. Concurrencia de la supervisión y la interventoría ......................................98

6.2. Designación del supervisor y del interventor ..................................................98

6.2.2. Designación del supervisor ............................................................................98

6.2.3. Designación del interventor............................................................................98

6.3. Ejercicio de la supervisión e interventoría .......................................................98

6.3.1. Actividades generales .....................................................................................99

6.3.2. Seguimiento Administrativo............................................................................99

6.3.3. Seguimiento técnico ..................................................................................... 100

6.3.4. Seguimiento financiero y contable ............................................................. 100

6.3.5. Seguimiento jurídico ..................................................................................... 101

6.4. Documentación empleada en la supervisión y/o interventoría ................. 101

6.5. Prohibiciones del supervisor y/o interventor ................................................ 102

6.6. Informes del supervisor y/o interventor. ....................................................... 102

6.7. Responsabilidad del supervisor o interventor.............................................. 103

capítulo séptimo – conminación al cumplimiento ...................................................... 104

y sanciones al contratista .............................................................................................. 104

7.1. Conminación al cumplimiento ............................................................................ 104

7.2. Reiteración de la conminación........................................................................... 104

7.3. Imposición de multas y cláusula penal pecuniaria ......................................... 104

7.4. Ejercicio de potestades excepcionales ............................................................ 104

7.5. Incumplimiento en acuerdos marco de precios .............................................. 105

7.6. Incumplimiento en compras realizadas a grandes almacenes ..................... 105

CAPÍTULO OCTAVO - BUENAS PRÁCTICAS ......................................................... 106



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CAPÍTULO PRIMERO. GENERALIDADES

1 .1 . NATURALEZA JURÍ DI CA DE LA ENTI DAD

La Contraloría General de Antioquia es un organismo de control fiscal, de los

referidos en el Título X de la Carta Política; es decir, que se constituyen en una rama

especial diferente de las ramas ejecutiva, legislativa, y judicial.

De acuerdo con los Artículos 268 y 272 de la Carta Política colombiana, en

concordancia con la Ordenanza 027 del 28 abril de 1932, la Contraloría General de

Antioquia ha sido definida como entidad de carácter técnico, con autonomía

administrativa, presupuestal y contractual, cuya función misional se ejerce ante los

particulares y las entidades públicas del orden territorial o descentralizado del

Departamento de Antioquia y sus municipios, que administren recursos públicos.

Para el cumplimiento de sus fines misionales, la Contraloría General de Antioquia,

adquiere los bienes y servicios necesarios, a través de la contratación estatal,

regida por la Ley 80 de 1993 y sus leyes y decretos reglamentarios y

complementarios, de conformidad con lo establecido en el literal a) del Artículo 1 de

la Ley 80 de 1993.

1 .2 . OBJETI VO

El presente manual busca documentar el conocimiento recogido en la ejecución del

proceso contractual, de tal manera que permita su difusión, apropiación, unificación,

aplicación, control y mejora continua; para brindar las herramientas conceptuales y

de procedimiento necesarias para llevar a cabo la adquisición de bienes y servicios

en coherencia con las normas vigentes.

Este documento está diseñado para dar a conocer a los interesados en contratar

con la Contraloría General de Antioquia, la forma en que se ejerce la gestión

contractual en la entidad, para garantizar que esta se lleve a cabo con el respeto de

los principios establecidos en la Constitución y la ley, facilitando la participación de

más oferentes en los procesos de selección, de tal forma que se cumplan con

eficiencia los objetivos misionales.

Este documento se constituye en un instrumento de necesario estudio por parte de

todos los funcionarios que intervienen de manera directa en las diferentes etapas

del proceso de contratación, y para aquellos que de manera transversal i nciden en

éste. Adicionalmente, a través del presente manual se da cumplimiento a la



8

obligación legal contenida en el Artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto 1082 de 2015 que

impone a las entidades estatales el deber de contar con un manual de contratación,

con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente.

1.3 . ÁMBI TO DE APLI CACI ÓN

El presente manual de contratación es aplicable en todas las etapas del proceso

contractual y los procesos transversales a éste. En consecuencia, es de obligatorio

cumplimiento para todos los funcionarios que intervienen en el proceso, así como

para los contratistas, oferentes y personas interesadas en contratar con la

Contraloría General de Antioquia.

1.4 . MARCO NORMATI VO

La Contraloría General de Antioquia desarrollará sus procesos contractuales en

observancia del Estatuto Orgánico de Presupuesto y de las normas de austeridad

del gasto. Su régimen jurídico de contratación estará sujeto a las disposiciones

jurídicas y principios que regulan la Contratación Pública, en especial lo consagrado

en las siguientes normas:

CODIGO CIVIL: Libro Cuarto, “De las Obligaciones en general y de los contratos”

LEY 80 DE 1993.“Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la

Administración Pública”.

DECRETO 679 DE 1994,“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993”

LEY 489 DE 1998“Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento

de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y

reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15

y 16 del Artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

LEY 1150 DE 2007“Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la

transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre

la contratación con Recursos Públicos”.

LEY 1437 DE 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y

de lo Contencioso Administrativo”

LEY 1474 DE 2011“Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los



9

mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la

efectividad del control de la gestión pública”.

DECRETO LEY 019 DE 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar

regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la

Administración Pública”.

LEY 1712 DE 2014. “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del

Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras

disposiciones”

PARTE 2. TÍTULO I “CONTRATACIÓN ESTATAL” CAPÍTULOS 1 Y 2 DEL DECRETO 1082 DE 2015,

“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Administrativo de Planeación Nacional”.

DECRETO 103 DE 2015,“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y

se dictan otras disposiciones.”

DECRETO 092 DE 2017,“Por el cual se reglamenta la contratación con entidades

privadas sin ánimo de lucro a que hace referencia el inciso segundo del Artículo 355

de la Constitución Política”.

CIRCULAR EXTERNA 21 DEL 22 DE FEBRERO DE 2017: sobre uso del Secop II para crear,

conformar y gestionar los expedientes electrónicos del proceso de contratación.

MANUAL DE COMPRAS S.O.S.TENIBLES PARA ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS, expedido

por Minambiente (consultado en:

http://www.minambiente.gov.co/index.php/asuntos-ambientales-sectorial-y-urbana/sosteni

bilidad-sectores-productivos/compras-publicas-sostenibles#documentos-estratégicos)

1.5 . PRI NCI PI OS

En los procesos de contratación que se adelanten en la Contraloría General de

Antioquia será objetivo principal alcanzar los fines estatales plasmados en los

diferentes planes institucionales. Así mismo se garantizará la aplicación de los

principios consagrados en la Constitución Política de 1991, los establecidos en el

Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en el Código de

Procedimiento y Contencioso Administrativo, los principios del control fiscal, los

principios del sistema de compra pública y demás normas aplicables en la materia,

en especial los siguientes

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#0

http://www.minambiente.gov.co/index.php/asuntos-ambientales-sectorial-y-urbana/sostenibilidad-sectores-productivos/compras-publicas-sostenibles#documentos-estratégicos

http://www.minambiente.gov.co/index.php/asuntos-ambientales-sectorial-y-urbana/sostenibilidad-sectores-productivos/compras-publicas-sostenibles#documentos-estratégicos



10

P R I N C I P I O S

Planeación Transparencia

Economía Responsabilidad

Selección objetiva Publicidad

Promoción de la competencia Rendición de cuentas

Manejo del riesgo Debido proceso

Buena fe Eficiencia

Igualdad Anualidad

Celeridad Oportunidad

Eficacia Primacía del derecho sustancial

Sostenibilidad ambiental Responsabilidad Social

1.6 . I NHABI LI DADES E I NCO MPATI BI LI DADES

En el marco de la actividad contractual, tanto para los servidores públicos que

participan en el proceso, como para las personas naturales o jurídicas que estén

interesadas en ser contratistas de la Contraloría General de Antioquia, será

aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones previstas

en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, Artículos 8 y 9; Ley 734 de 2002,

Ley 1474 de 2011, Ley 1437 de 2011, Decreto 1082 de 2015, entre otras normas

que reglamentan la materia.

En el evento de que la inhabilidad e incompatibilidad sobrevenga en un proponente

dentro del proceso precontractual, se entiende que renuncia a la participación y a

los derechos adquiridos en el mismo. Si sobreviene en un contratista, debe

realizarse la cesión del contrato, previa autorización de la Contraloría General de

Antioquia. Si sobreviene en uno de los miembros del consorcio o unión temporal,

éste debe ceder su participación a un tercero, previa autorización de la Contraloría

General de Antioquia.

1.7 . CONFLI CTO DE I NTERES ES

Todo funcionario que se encuentre en alguna de las situaciones previstas en el

Artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, deberá declararse impedido.



11

1.8 . ETAPAS DEL PROCESO D E SELECCI ÓN DE CONTRATI STAS

1.9 . COMUNI CACI ÓN CON LOS OFERENTES

Para la comunicación con los oferentes, la Contraloría General de Antioquia

empleará la plataforma de Colombia Compra Eficiente. El uso de este instrumento

además de garantizar la oportuna publicidad del proceso, proporciona mayor

transparencia en la gestión contractual en la medida en que la interacción entre los

proponentes y la Contraloría General de Antioquia se lleva a cabo a través de la

plataforma, guardando la trazabilidad de todas las comunicaciones y sus

respuestas. De esta manera, se constituye en un medio con mayor transparencia y

publicidad, al tiempo que es una herramienta transaccional para realizar los

diferentes procesos de contratación en línea, permitiendo la trazabilidad de las

compras con el Plan Anual de Adquisiciones.

Toda la información consignada en los formularios de cada expediente de Secop II

debe coincidir con el documento físico aprobado y/o firmado por el delegado para la

contratación y ordenación del gasto. Los funcionarios de la Subdirección operativa

encargados de cargar la información en la plataforma, solicitarán por escrito, en

caso de duda, que el ordenador del gasto respectivo, indique la forma en que debe

cargarse alguna información, si la misma no fue expresamente consignada en los

documentos del proceso.

En caso de que el oferente no pueda acceder a la plataforma para la presentación

de su oferta, debe comunicarse con la Mesa de Servicio de Colombia Compra

Eficiente e informar de la posible falla atribuible al Sistema por INDISPONIBILIDAD

DE LA PLATAFORMA, para que se le expida el respectivo certificado. Acto seguido

el proponente debe enviar comunicación a la Contraloría General de Antioquia por

correo electrónico indicando nombre de usuario en el Sistema y la circunstancia

presentada.

ETAPA PRECONTRACTUAL

•Planeación General

•Planeación del proceso de selección, que comprende todos los documentos y estudios Previos

•Proceso de Selección

ETAPA CONTRACTUAL

•Suscripción del Contrato

•Ejecución Contractual

•Supervisión

•Pagos

ETAPA POSTCONTRACTUAL

•Liquidación

•Obl igaciones postcontractuales



12

Dentro de las 24 horas siguientes al cierre del proceso de contratación Colombia

Compra Eficiente debe emitir un certificado de indisponibilidad del Sistema. Si

confirma la indisponibilidad, puede presentar su oferta por correo electrónico dentro

de las 48 horas siguientes al momento previsto para el cierre. En estos casos, de

requerirse, se expedirá adenda para la modificación del cronograma.

Cualquier persona puede solicitar a la Entidad estatal el rechazo de ofertas

extemporáneas que no tengan sustento en un certificado de indisponibilidad

expedido por Colombia Compra Eficiente.

1.10. VEEDURÍ AS CI UDADANAS

De conformidad con lo establecido en el Artículo 66 de la Ley 80 de 1993 y demás

normas concordantes y complementarias, en todos los proceso de selección,

menos en la contratación directa, convocará a las veedurías ciudadanas y a la

comunidad en general para que participen dentro del proceso, efectúen el control

social y desarrollen su actividad durante las diferentes etapas del respectivo

proceso de selección.



13

CAPÍTULO SEGUNDO –

COMPETENCIA PARA CONTRATAR,

CAPACIDAD Y HABILITACIÓN PARA SER CONTRATISTA

2.1 . COMPETENCI A

La competencia para ordenar, dirigir procesos de selección de contratistas y

obligarse contractualmente está en cabeza del Contralor General de Antioquia, de

conformidad con lo dispuesto en el Artículo 11, numeral 3, literal b) de la Ley 80 de

1993 y de conformidad con el Artículo 12 de la Ley 80 de 1993. Esta facultad podrá

delegarse total o parcialmente en los servidores públicos que desempeñen cargos

del nivel directivo o en sus equivalentes. El Contralor también se encuentra

facultado, en virtud de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, para desconcentrar la

realización de procesos de selección.

2.1 . DELEGACI ÓN DE LA ORDENACI ÓN DEL GAS TO Y LA CONTRATACI ÓN.

En los casos en que el contralor considere pertinente delegar la función de

contratación y ordenación del gasto, ello implica, conforme lo dispone la Ley 489 de

1998, que transfiere el ejercicio de esta función a uno de sus colaboradores del nivel

directivo o asesor. Para el efecto será necesaria la expedición de un acto

administrativo que contenga la autoridad delegataria y las funciones o asuntos

específicos cuya decisión se transfieren, y deberá permanentemente ejercer control

sobre las funciones delegadas.

Los servidores públicos delegantes deberán tener en cuenta que, en ejercicio de la

actividad delegada, en ningún caso quedarán exonerados, por virtud de la

delegación, de sus deberes de control y vigilancia del a actividad precontractual,

contractual y postcontractual.

2.1 .1 . DESCONCENTRACI ÓN DE LAS ACTI VI DADES D E LA CONTRATACI ÓN.

Se entiende por desconcentración de las actividades de la contratación, la

distribución adecuada del trabajo referente a la gestión contractual, sin que ello

implique autonomía administrativa en su ejercicio. En consecuencia, contra las

actividades cumplidas, en virtud de la desconcentración administrativa, no

procederá ningún recurso.

La gestión contractual comprende desde la planeación que inicia con la definición



14

del Plan Anual de Adquisiciones y la elaboración de estudios y documentos previos

de la contratación, hasta actividades de coordinación, organización, control,

ejecución y supervisión de los procesos contractuales.

Para garantizar la eficiencia, eficacia y celeridad de los procesos contractuales, en

procura del cumplimiento de los fines misionales de la entidad, se hace necesario

desconcentrar la gestión contractual en las siguientes personas, quienes estarán

sujetas al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses:

2.1 .1 .1 . DI RECCI ÓN ADMI NI STRATIVA.

La Dirección Administrativa, para los efectos del presente manual, es la encargada

de direccionar, regular y controlar la gestión contractual de la Contraloría General

de Antioquia, así como de priorizar la ordenación del gasto, en aras definir las

necesidades principales para el cumplimento del Plan Estratégico Institucional

2.1 .1 .2 . SUBDI RECCI ÓN OPERATI VA.

La Subdirección Operativa tiene a su cargo el control e impulso de la actividad de

las dependencias gestoras de recursos, para el cumplimiento del Plan Anual de

Adquisiciones. Así mismo es la responsable de adelantar con el personal a su

cargo, las actividades desconcentradas de la gestión contractual, principalmente en

lo que respecta a gestionar las solicitudes de compras, llevando a cabo los procesos

de selección de contratistas hasta la respectiva elaboración del contrato y la

comunicación de supervisión, para lo cual debe revisar y actualizar de manera

permanente los procesos a su cargo.

En términos generales, debe coordinar las actividades de seguimiento y control

general de la contratación en sus diferentes etapas (pre contractual, contractual y

post contractual).

Esta dependencia está encargada además de manejar el archivo de gestión de la

contratación vigente, desde su suscripción, hasta su liquidación, con los respectivos

soportes documentales, así como su publicación oportuna por los diferentes medios

que establezca la ley, y de rendir los informes de ejecución, seguimiento y control,

que sean requeridos por usuarios internos o externos. Las respuestas a usuarios

externos, serán proyectadas por la subdirección operativa y suscritos por el Director

Administrativo.

Los funcionarios de la Subdirección Operativa, brindarán apoyo a las demás



15

dependencias en la elaboración de estudios y documentos previos de la

Contratación.

2.1 .1 .3 . SUBDI RECCI ÓN FI NANCI ERA.

La Subdirección Financiera será la dependencia responsable de apoyar la

elaboración y modificación del Plan Anual de Adquisiciones. Así mismo le

corresponde elaborar los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, los registros

presupuestales de las compras requeridas, siempre que se encuentren

contempladas en el Plan Anual de Adquisiciones en las cantidades y valores

solicitados; en caso de existir diferencia, debe solicitarse el ajuste del Plan, previa la

expedición del documento requerido.

Durante la etapa de elaboración de estudios previos, si la dependencia solicitante

no cuenta con un profesional idóneo para la definición de los índices financieros que

se exigirán como requisitos habilitantes, podrá solicitar apoyo al Subdirector

Financiero, quien dejará por escrito las razones que fundamentan los criterios

definidos, teniendo en cuenta las condiciones propias del objeto contractual, tales

como: naturaleza, valor, forma de pago, recursos que debe invertir el contratista,

flujo de caja que debe tener para la ejecución, infraestructura que requiere, entre

otros aspectos, de tal manera que la exigencia de los indicadores sea proporcional y

adecuada al proceso y, que a la vez, garantice la pluralidad de oferentes.

También es la dependencia responsable de ejecutar los pagos de los contratos,

conforme a lo establecido en el contrato y en el recibo a satisfacción firmado por el

supervisor del contrato, requisito sin el cual no es posible proceder con erogación

alguna a cargo del contrato.

2.1 .1 .4 . DEPENDENCI AS SOLI CI TANTES DE OBRAS, BI ENES O SERVI CI OS.

Los funcionarios del nivel directivo de las dependencias que tienen a cargo la

ejecución de recursos públicos, son los responsables de la planeación de sus

necesidades y presupuestación, acorde con las prioridades definidas por la Alta

Gerencia. Para el efecto serán los responsables de adecuar el presupuesto

disponible para su área en la respectiva vigencia, con las necesidades

institucionales, a través de la definición y programación del Plan Anual de

Adquisiciones.

Los funcionarios de las dependencias ejecutoras del presupuesto son los

responsables del impulso inicial de los procesos de contratación para dar



16

cumplimiento a los plazos establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones, el cual

inicia con la elaboración de los estudios y documentos previos, para lo cual cuentan

con el apoyo y orientación del personal de la Subdirección Operativa.

2.1 .1 .5 . COMI TÉ DE ADQUI SI CI ONES.

El Comité de Adquisiciones es el encargado consolidar el Plan Anual de

Adquisiciones, a más tardar dentro de los diez (10) primero días hábiles del mes de

enero de cada año, así como de aprobar las solicitudes de adquisición de bienes y

servicios cuya cuantía supere los cinco salarios mínimos mensuales legales

vigentes. (5 S.M.L.M.V.)

Así mismo, es el responsable de autorizar las modificaciones del Plan de

Adquisiciones y las adiciones en valor a los contratos que se encuentren vigentes.

2.1 .1 .5 .1 . I NTEGRACI ÓN DEL COMI TÉ DE ADQUI SI CI ONES.

El Comité de Adquisiciones estará integrado por los siguientes funcionarios, todos

con derecho a voz y voto:

El Contralor General de Antioquia o su delegado

El Director Administrativo.

El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

El Subdirector Operativo

El Subdirector Financiero

El Comité lo presidirá el Contralor General de Antioquia, en caso de que delegue su

participación, la presidencia la tomará el Director Administrativo.

El Secretario del Comité será el Subdirector Operativo.

Al Comité asistirán como invitados los funcionarios solicitantes de los bienes y

servicios, entre otros funcionarios que a consideración del Comité deban asistir. Los

invitados tendrán voz, pero no voto.

2.1 .1 .5 .2 . REUNI ONES DEL COMI TÉ DE ADQUI SI CI ONES.

El Comité de Adquisiciones se reunirá cuando la necesidad lo requiera, para el

trámite de las solicitudes pendientes o para realizar el seguimiento al Plan Anual de

Adquisiciones.



17

Las reuniones podrán ser presenciales o virtuales.

2.1 .1 .5 .3 . FUNCI ONES DEL COMI TÉ DE ADQUI SI CIONES.

Formular recomendaciones a la Dirección Administrativa para la elaboración o

mejora del Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia siguiente, las cuales

deben hacerse en el último trimestre de cada vigencia.

Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones para cada vigencia, para su publicación

en el mes de enero.

Aprobar o improbar las solicitudes de compra de bienes o suministros por

cuantía superior a los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Realizar recomendaciones para la adquisición de obras, bienes o servicios

incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones.

Aprobar o improbar la venta o donación de los bienes muebles y la destrucción

de inservibles dados de baja en la entidad.

Modificar de acuerdo con las necesidades de la Contraloría General de

Antioquia, el Plan Anual de Adquisiciones inicialmente aprobado, de lo cual se

dejará constancia en el Acta del Comité.

Realizar recomendaciones en materia contractual a los funcionaros que

intervienen en los procesos de contratación, para garantizar el cumplimiento de

los principios que orientan la contratación.

Solicitar a las dependencias ejecutoras de recursos, los informes y conceptos

que considere pertinentes, con el fin de apoyar el proceso de mejoramiento

continuo del proceso.

2.1 .1 .5 .4 . FUNCI ONES DEL SECRETARI O DEL COMI TÉ DE ADQUI SI CI ONES.

Tramitar la convocatoria a reuniones, a petición del Presidente o de acuerdo con

la necesidad.

Preparar el orden del día y la documentación que debe presentarse,

cerciorándose de que se encuentre completa.

Invitar a la reunión del comité a los funcionarios solicitantes de los bienes y

servicios que se van a estudiar en cada sesión, para que resuelvan las

inquietudes que para el efecto tengan los integrantes del Comité.

Levantar acta de cada reunión.

Llevar el archivo de gestión del Comité.



18

2.1 .1 .5 .5 . QUORUM DELI BERATORI O Y DECI SORI O.

El Comité podrá reunirse para deliberar y decidir con la presencia de por lo menos la

mitad más uno de sus miembros.

Las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

2.1 .1 .5 .6 . REQUI SI TOS P ARA EL ESTUDI O DE CO MPRAS

Para el estudio de solicitudes de compras, el funcionario del nivel directivo

encargado de la contratación debe:

- Allegar los estudios previos y demás documentos técnicos, financieros,

presupuestales que sustenten los estudios previos y el inicio del proceso:

estudios de mercado, CDP, reglamentos técnicos o fichas técnicas cuando se

requieran, entre otros.

- El funcionario designado por el Subdirector Operativo para tramitar la

contratación verificará que la contratación se encuentre incluida en el Plan Anual

de Adquisiciones y que su monto corresponda con la solicitud o que al menos

sea inferior.

- El funcionario de la Subdirección Operativa asignado para el proceso respectivo,

verificará previamente si existe acuerdo marco de precios u otro instrumento de

agregación de demanda aplicable para la adquisición de los bienes o servicios, y

que dicha circunstancia ya fue analizada en el documento de estudios previos.

Si se detecta el incumplimiento de alguno de los puntos anteriores, el Comité

devolverá los documentos para su complementación, en caso de haberse agotado

todos los requisitos anteriores adelantará el estudio de conveniencia y necesidad de

la compra.

2.1 .1 .6 . COMI TÉ EVALUADOR DE CADA PROCES O DE CONTRATACI ÓN.

El Director Administrativo o el Subdirector Operativo, según su competencia,

designarán para cada proceso de contratación, excepto en la contratación directa,

un comité evaluador con carácter asesor que de manera objetiva y ciñéndose

exclusivamente a las reglas fijadas en el proceso de selección de contratistas

respectivo, para que evalúe requisitos habilitantes, requisitos de ponderación y

recomiende la adjudicación de la contratación.

Este mismo comité podrá apoyar la fundamentación técnica, jurídica y logística de

los estudios previos, a solicitud del directivo responsable de la ejecución de los

recursos.



19

2.1 .1 .6 .1 . CONFORMACI ÓN DEL COMI TÉ EVALUADOR DE CADA PROCESO.

El Comité Evaluador será unipersonal en los procesos mínima cuantía y plural e

interdisciplinario en los procesos que superen la mínima cuantía, caso en el cual

estará conformado como mínimo, así:

- Un funcionario directivo, contralor auxiliar, profesional especializado o

profesional universitario con profesión abogado, perteneciente a la Oficina

Asesora Jurídica.


profesional universitario, con formación del núcleo básico de conocimiento del

área economía, administración, contaduría y afines, perteneciente a la

Subdirección financiera.


profesional universitario con conocimiento técnico sobre el bien o servicio

requerido, perteneciente a la dependencia que formule la necesidad de la

contratación.

- Un funcionario de la Subdirección Operativa que fungirá como apoyo y

secretario.

En caso de que la entidad no cuente con un funcionario con el conocimiento técnico

necesario para apoyar la evaluación del proceso, se debe elaborar previamente la

contratación respectiva.

2.1 .1 .6 .2 . QUORUM DELI BERATORI O Y DECI SORI O

El Comité podrá reunirse para deliberar y decidir con la presencia de por lo menos la

mitad más uno de sus miembros.

Las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

2.2 . CAPACI DAD PARA SER C ONTRATI STA

Podrán celebrar contratos con la Contraloría General de Antioquia, todas las

personas de derecho público o privado, naturales o jurídicas consideradas

legalmente capaces en las disposiciones legales vigentes, incluidos los consorcios

y las uniones temporales, entendidos éstos de conformidad con lo establecido en la

Ley 80 de 1993. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras independientes o



20

constituidas en consorcios y uniones temporales, conforme a lo establecido en las

disposiciones legales vigentes.

2.2 .1 . CAPACI DAD DE LAS PERSONAS NATURALES.

La capacidad de las personas naturales se determina, entre otras, así:

- Que sea mayor de edad

- Que no haya sido declarado incapaz

- Que no se encuentre inhabilitado para la suscripción y ejecución de contratos

con el Estado, en virtud de alguna sanción penal, disciplinaria o fiscal.

- Que cuente con la idoneidad y experiencia requeridas según el tipo de contrato y

la naturaleza del objeto contractual que se requiera.

2.2 .2 . CAPACI DAD DE LAS PERSONAS JURÍ DI CAS Y DE SU REPRESENTANT E LEGAL.

Es preciso diferenciar que una es la capacidad de la persona jurídica y otra la

capacidad que tiene el representante legal de la persona jurídica.

2.2 .2 .1 . CAPACI DAD DE LA PERS ONA JURÍ DI CA.

La capacidad de la persona jurídica se determina, cuando reúne los siguientes

requisitos mínimos:

- La persona jurídica acredita su existencia con la certificación expedida por la

respectiva cámara de comercio. Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal

en Colombia deben acreditar su existencia y representación legal con

documentos expedidos por quien sea competente en el país de origen, y dichos

documentos deben ser legalizados de conformidad con lo establecido en la Ley

455 de 1998.

- Cuando el objeto social de la persona jurídica le permite la ejecución del contrato

requerido.

- Cuando se trate de contratación de la menor cuantía o superior, si el contratista

se encuentra inscrito en el RUP, en el código (hasta el tercer nivel) del bien o

servicio requerido, conforme a la clasificación establecida por la entidad en los

estudios previos, salvo en el caso de personas jurídicas extranjeras, sin

domicilio en el país, caso en el cual se definirá en el pliego la manera en que

estas personas cumplirán con el requisito.



21

- Para la verificación del RUP no es necesario solicitar que el contratista adjunte el

documento, porque este podrá consultarse en tiempo real a través de la

plataforma, en el DIRECTORIO SECOP II

- Que la vigencia de la persona jurídica no sea inferior al término de ejecución del

contrato, más el necesario para la liquidación.

2.2 .2 .1 .1 . CAPACI DAD DEL REPRES ENTANTE LEGAL DE LA PERSONA JURÍ DI CA.

El representante legal de la persona jurídica acredita su capacidad, mediante la

autorización que para tal efecto se encuentre registrada en el certificado de

existencia y representación de la persona jurídica.

En caso de que tenga limitaciones para obligarse, y ellas impidan la celebración del

contrato, debe aportar autorización certificada por la junta de socios.

Adicionalmente debe acreditar mayoría de edad y que no se encuentre inhabilitado

para la suscripción de contratos con el estado, en virtud de alguna sanción penal,

disciplinaria o fiscal.

Para la verificación no es necesario solicitar al proponente que adjunte el certificado

de existencia y representación, porque este podrá consultarse en tiempo real a

través de la plataforma, en el DIRECTORIO SECOP II

2.2 .3 . CAPACI DAD DE LAS PERSONAS JURÍ DI CAS PLURALES.

Las personas naturales o jurídicas integrantes del consorcio o unión temporal deben

acreditar que su objeto social les permite la ejecución del objeto contractual

requerido, en la forma en que se señale en el respectivo pliego donde podrá

regularse si uno o todos, o un porcentaje determinado, tendrán que cumplir dicho

requisito.

Debe acreditarse la constitución del proponente plural y que ninguno de los

integrantes se encuentra incurso en causales de inhabilidad por mandato legal,

judicial o administrativo, y que su vigencia es superior a la de la ejecución del

contrato.

2.3 . HABI LI TACI ÓN PARA SER CONTRATI STA

La habilitación para ser contratista tiene lugar cuando un oferente acredita el



22

cumplimiento de los requisitos que para cada proceso la Contraloría General de

Antioquia defina como habilitantes, y que permiten medir su aptitud para participar

en el respectivo proceso de selección, en la medida en que se ha verificado su

idoneidad para el desarrollo del objeto contractual, en cuanto a su capacidad: i)

jurídica, ii) financiera, iii) organizacional, y iv) experiencia.

El cumplimiento de los requisitos habilitantes no otorga puntaje, pero es el filtro que

deben superar los proponentes para que su oferta sea evaluada o para participar en

la subasta inversa.

En los procesos de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, los

requisitos habilitantes se verificarán en el Registro Único de Proponentes, además

de otros documentos que puede requerir la entidad, salvo en los casos en que por

expreso mandato legal esté exceptuado dicho requisito o que correspondan a

hechos ocurridos con anterioridad a la obligación de actualizar el registro.

En los procesos de mínima cuantía y contratación directa, se definirá la forma de

acreditar la idoneidad y experiencia del contratista, acorde con el objeto contractual

requerido, mediante la exigencia de documentos, certificaciones y otros.

2.3 .2 . DOCUMENTOS QUE PUEDEN REQUERI RSE PARA VERI FI CAR LA CAPACI DAD JURI DI CA

- Documento de Identificación

- Certificado de existencia y representación legal

- Autorización de la junta o asamblea de socios

- Documento de conformación de unión temporal, consorcio u otra forma

asociativas

- Certificación de vigencia de cédula de ciudadanía

- Tarjeta profesional

- Garantía de seriedad de la propuesta

- Certificación del pago de parafiscales y aportes a la seguridad social de los

empleados

- Constancia de no encontrarse inhabilitado para contratar, lo cual se verifica con:

i)Certificado de no estar reportado en el boletín de responsables fiscales,

expedido por la Contraloría General de la República; ii) Certificado de no tener

vigentes sanciones disciplinarias, expedido por la Procuraduría General de la

Nación; iii) Certificado de no tener asuntos pendientes con las autoridades

judiciales, expedido por la Policía Nacional; y/o iv) Certificado de antecedentes

disciplinarios para abogados; expedido por la Sala Jurisdiccional Disciplinaria

del Consejo Superior de la Judicatura.

- Hoja de vida



23

- Registro Único de Proponentes (RUP) con la clasificación que se ajuste al objeto

requerido, hasta el tercer nivel

- Registro Único Tributario (RUT)

- Acreditar que cuenta con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo (SG-SST), aportando los documentos o certificaciones que para el

efecto se establezcan en el pliego de condiciones o invitación. Esta obligación

será exigible sólo a partir de la entrada en vigencia de las disposiciones legales

pertinentes.

- Otros, de acuerdo con el objeto contractual, plazo, área de servicio.

2.3 .3 . CAPACI DAD FI NANCI ERA

Con miras a garantizar la pluralidad de oferentes, el responsable de los estudios

previos evaluará en cada proceso las condiciones mínimas que muestren la aptitud

del proponente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto del contrato,

teniendo en cuenta: naturaleza del contrato, valor, forma de pago, recursos que

debe invertir el contratista, flujo de caja para la ejecución, periodicidad de los pagos

y del cumplimiento, infraestructura que requiere, entre otros. En los documentos del

proceso se dejará constancia escrita de las razones que fundamentan dicha

exigencia. Si la dependencia solicitante no tiene un profesional idóneo para la

definición de estos criterios, podrá solicitar apoyo a la Subdirección Financiera.

A criterio del Comité de Adquisiciones, se podrán ajustar los indicadores

financieros, solicitar información adicional o tomar la decisión de no evaluar este

aspecto de acuerdo con el tipo y valor de la contratación. La justificación de los

indicadores financieros requeridos, o la no exigencia de este requisito para la

contratación, deben quedar consignadas en los estudios previos y en el acta de

comité respectiva.

La capacidad financiera del proponente se verifica a través de los indicadores de

índice de liquidez; índice de endeudamiento; y razón de cobertura de intereses, de

acuerdo con lo establecido en el Artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015 y

demás normas concordantes o que lo sustituyan, así como otros indicadores que se

requieran, por la naturaleza del objeto contractual o su complejidad.

2.3 .2 .1 . Í NDI CE DE LI QUIDEZ:

Permite definir la capacidad que tiene un proponente para cumplir con sus

obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la probabilidad de

que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.



24

Este índice deberá ser más exigente cuando el proveedor tiene que cubrir pagos

periódicos cuantiosos

Su fórmula es: ACTIVO CORRIENTE DIVIDIDO POR EL PASIVO CORRIENTE

2.3 .2 .2 . Í NDI CE DE ENDEUDAMI ENTO:

Determina el grado de endeudamiento en la estructura de financiación. A mayor

índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad del proponente de no poder

cumplir con sus pasivos.

Su fórmula es: PASIVO TOTAL DIVIDIDO POR EL ACTIVO TOTAL

2.3 .2 .3 . RAZÓN DE COBERTURA D E I NTERÉS:

A través de este indicador se verifica la capacidad del proponente de cumplir con

sus obligaciones financieras. A mayor cobertura de intereses, menor es la

probabilidad de que el proponente incumpla con sus obligaciones financieras.

Su fórmula es: UTILIDAD OPERACIONAL DIVIDIDA POR LOS GASTOS DE INTERESES.

2.3 .2 .4 . OTROS I NDI CADORES DE CAPACI DAD FI NANCI ERA

Colombia Compra Eficiente proporciona algunos indicadores adicionales de

capacidad financiera, que podrán requerirse cuando el objeto contractual por su

complejidad o naturaleza, lo requiera:

INDICADOR FÓRMULA SIRVE PARA OBSERVACIÓN

Capital de trabajo Activo corriente –

Pasivo corriente

Verificar la liquidez operativa

del proponente.

Se recomienda cuando la

entidad requiera analizar el

nivel de liquidez en términos

absolutos.

Razón de efectivo Efectivo/ Pasivo

corriente

Determinar la relación entre

la disposición inmediata de

recursos y las obligaciones

del corto plazo.


liquidez sea factor clave para

la ejecución contractual

Prueba ácida (Activo corriente –

Inventarios)

/ Pasivo corriente

Mide liquidez de una forma

más estricta que el de

liquidez


liquidez es clave para pagar

obligaciones de corto plazo.

Concentración de Pasivo Mide la proporción de la Se utiliza cuando hay un alto



25

INDICADOR FÓRMULA SIRVE PARA OBSERVACIÓN

endeudamiento a

corto plazo

corriente/Pasivo

total

deuda a corto plazo. riesgo de no pago de la deuda

en corto plazo.

Concentración de

endeudamiento a

largo plazo

Pasivo no corriente

/Pasivo total

Mide la proporción de la

deuda a un plazo superior a

un año

Se utiliza cuando el término

de contrato es mayor a un

año y existe riesgo de no

pago en el largo plazo.

Patrimonio

Activo total - Pasivo

total

Mide los recursos propios de

cada proponente

Se emplea cuando se

necesita asegurar la

continuidad del proponente

en el tiempo.

2.3 .3 . CAPACI DAD ORGANI ZACI ONAL

Se refiere a la capacidad que tiene el proponente en relación con el rendimiento de

las inversiones y la eficiencia en el uso de activos, capacidad que se mide, conforme

a lo dispuesto por el Decreto 1082 de 2015, por los indicadores de rentabilidad

sobre patrimonio y rentabilidad sobre activos, lo que no obsta para que la entidad

pueda incluir algunos indicadores adicionales para realizar un análisis financiero

más completo.

2.3 .3 .1 . RENTABI LI DAD SORE PATRI MONI O

Como su nombre lo indica permite evaluar la rentabilidad del patrimonio o la

capacidad de generación de utilidad operación por cada peso invertido en el

patrimonio

Se define con la fórmula: UTILIDAD OPERACIONAL DIVIDIDA POR PATRIMONIO

2.3 .3 .1 . RENTABI LI DAD SOBRE ACTI VOS

Permite determinar la capacidad del proponente para generar utilidad operacional

por cada peso invertido en el activo.

Se define con la fórmula: UTILIDAD OPERACIONAL DIVIDIDA POR ACTIVO TOTAL

En los pliegos de condiciones se definirá la forma en que los integrantes de

consorcios, uniones temporales u otras formas de asociación, serán evaluados.



26

2.3 .4 . EXPERI ENCI A

Según el diccionario de la Lengua Española, experiencia es la práctica prolongada

que proporciona conocimiento o habilidad para hacer algo. Para Colombia Compra

Eficiente es el conocimiento del proponente, derivado de su participación previa en

actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato.

La experiencia se exigirá conforme a las obras, bienes o servicios requeridos,

identificados con el Sistema de Codificación de las Naciones Unidas para

estandarizar productos y servicios (UNSPSC), y será proporcional al alcance,

objeto, cuantía, complejidad de la ejecución contractual y demás características

propias.

La experiencia del proponente plural corresponde a la suma de la experiencia que

acredite cada uno de sus integrantes.

Cuando la experiencia de un proponente proviene de un contrato ejecutado como

contratista plural, la experiencia de ese contrato corresponde a la ponderación del

valor del contrato, por el porcentaje de participación.



27

CAPÍTULO TERCERO–ETAPA PRECONTRACTUAL

La etapa precontractual corresponde al proceso de planeación que incluye tanto la

definición del presupuesto disponible, como los requisitos técnicos de las

adquisiciones necesarias, lo cual se concreta en el Plan Anual de Adquisiciones, se

impulsa con la elaboración de los documentos de estudios previos, ficha técnica,

estudios del mercado y demás documentos técnicos; se ejecuta con el desarrollo

del proceso de selección de contratistas que corresponda , y culmina con la

adjudicación o aceptación de la propuesta, según corresponda, de acuerdo con la

modalidad empleada.

La primera etapa en que se hace público el interés de la Contraloría General de

Antioquia de iniciar el proceso de selección de contratistas se sigue denominando

planeación del proceso, porque esta etapa no obliga al inicio del proceso de

selección, pero sí permite evaluar, con base en las observaciones que se reciban, si

el presupuesto, el objeto contractual, los requisitos exigidos y demás condiciones

del proceso son adecuadas y si hay interés en la participación en el proceso.

La etapa precontractual comprende los siguientes pasos y documentos:

3.1 . PLAN ANUAL DE ADQUI SI CI ONES (PAA)

Es un instrumento de planificación y programación para la adquisición de las obras,

bienes y servicios que se requerirán en cada vigencia, para el cumplimiento de los

PROCESO DE SELECCIÓN

Acto administrativo de apertura

Pl iego de condiciones Presentación y evaluación

de ofertas Acto administrativo de

adjudicación

PLANEACIÓN DEL PROCESO

Estudios previos

Estudios del sector

Anál isis de riesgos

Ficha técnica Aviso de

convocatoria

Proyecto de pliego de

condiciones

Otros estudios técnicos

PLANEACIÓN GENERAL

Presupuesto Plan Anual de Adquisiciones



28

fines de la entidad; así como para el seguimiento y control a la contratación

esperada para cada año.

3.1 .1 .PROCEDI MI ENTO PARA LA FORMULACI ÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUI SI CI ONES.

Para la concreción del P.A.A. es necesario que en la formulación del presupuesto se

definan los montos globales de recursos que se asignan al cumplimiento de cada

propósito, actividad o tarea, lo que se constituye en el insumo con base en el cual

cada uno de los funcionarios del nivel directivo, que tiene recursos a su cargo,

realiza la priorización de sus necesidades y define la estrategia mediante la cual las

satisfará definiendo los bienes y servicios a adquirir, distribuyendo los recursos,

evaluando la modalidad de selección de contratistas necesaria y estableciendo

plazos.

El Director Administrativo establecerá la priorización de los gastos, con fundamento

en las directrices dadas por el Contralor General de Antioquia, y comunicará a los

directivos, que presentaron necesidades de compra para la vigencia, el presupuesto

asignado, junto con el formato actualizado del Plan Anual de Adquisiciones a

emplear, indicando el plazo límite para el efecto.

Los planes de cada dependencia serán consolidados desde la Subdirección

Operativa, para que el Director Administrativo presente el Plan al Comité de

Adquisiciones para su aprobación.

Esta priorización de recursos no obliga a la Contraloría General de Antioquia a

adelantar el proceso de selección, pero sí ha de procurar que tan pronto se descarte

la realización de una adquisición, o cuando haya modificación en los cronogramas,

valores, modalidad, origen de los recursos, o la necesidad de incluir nuevas

compras, se ajuste el Plan Anual de Adquisiciones, en aras de propender por la

adecuada planeación. El Plan se actualizará por lo menos una vez durante la

vigencia fiscal respectiva.

3.1 .2 . APROBACI ÓN, SEGUI MI ENTO Y CONTRO L DEL PLAN ANUAL DE ADQUI SI CI ONES.

El Plan Anual de Adquisiciones será llevado por el Director Administrativo al Comité

de Adquisiciones, donde se decidirá sobre su aprobación o necesidad de ajustes,

para lo cual podrán ser convocados los diferentes funcionarios solicitantes de

bienes y servicios.

Una vez aprobado, el control y seguimiento general será realizado por el



29

Subdirector Operativo, quien informará periódicamente al comité de las novedades

que se presenten. El Comité dará trámite a las solicitudes de modificación que sean

requeridas.

3.1 .3 . PUBLI CACI ÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQ UI SI CI ONES

El Plan Anual de Adquisiciones, aprobado por el Comité de Adquisiciones, será

publicado a más tardar el 31 de enero de cada vigencia por el funcionario a quien se

le asigne el usuario que tiene la atribución de aprobar en la plataforma, dando

cumplimiento al procedimiento establecido para el efecto por Colombia Compra

Eficiente

(https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20161130_gu

ia_paa_dp_rev_mps.pdf)

3.2 . CERTI FI CADO DE DI SPONI BI LI DAD PRESUPUESTAL

El funcionario del nivel directivo de la dependencia donde se requiera el bien o

servicio solicitará a la Subdirección Operativa la disponibilidad presupuestal para la

cual esta dependencia solicita la expedición del CDP a la Subdirección Financiera,

donde es verificada la disponibilidad de recursos, se expide el certificado y se remite

a la Subdirección Operativa, y esta a su vez la remite a la dependencia respectiva

para continuar con el trámite de la etapa precontractual.

3.3 . ANÁLI SI S DEL SECTOR

Este documento se elabora por parte del funcionario del nivel directivo que tiene la

necesidad de la contratación, con el apoyo del personal de la subdirección

operativa. El análisis del sector se elabora con el objetivo de identificar el mercado

relativo al objeto del proceso contratación, el cual comprende la perspectiva legal,

comercial, financiera, organizacional, técnica y de riesgo. El análisis debe ser

proporcional al valor del proceso de contratación y a la naturaleza de la entidad.

El estudio debe comprender todos los aspectos establecidos en la guía de Colombia

Compra Eficiente, a saber: a) Aspectos generales; b) Estudio de la oferta; c) Estudio

de la demanda.

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20161130_guia_paa_dp_rev_mps.pdf

https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/20161130_guia_paa_dp_rev_mps.pdf



30

3.3 .1 . ASPECTOS GENERALES DEL ESTUDI O DEL SECTOR.

Los estudios del mercado que se realicen en la Contraloría General de Antioquia

deben corresponder con el alcance regional de la entidad, e incluir aspectos, tales

como: i) económico; ii) técnico; iii) regulatorio; iv) los demás que puedan tener

impacto tales como ambiental, social, político, etc.

3.3 .2 . ANÁLI SI S DE LA OFERTA EN EL ESTUDI O DEL SECTOR.

Encaminado a determinar:

- Posibles oferentes y sus condiciones principales (ubicación, esquemas de

producción, comportamiento financiero y otros datos relevantes), para lo cual se

empleará la base de datos e información del Sistema de Información y Reporte

Empresarial –SIREM-, o el que haga sus veces; así como las bases de datos de

la cámaras de comercio, de los gremio o cualquier otra disponible en el mercado.

- Dinámica de producción distribución y entrega de bienes, obras o servicios

(debe incluir precios, comportamiento histórico, perspectivas de cambios,

incidencia de variables tales como IPC, tasa de cambio, etc.).

3.3 .3 . ANÁLI SI S DE LA DEMANDA EN EL ESTUDI O SECTOR.

Implica evaluar:

- Cómo se ha comportado la adquisición de los bienes, obras o servicios

requeridos en la misma entidad en otros períodos: para el efecto se consideran

aspectos tales como modalidad de selección, cantidad, valor de los contratos,

forma de pago, rubro con el cual fueron pagados, oferentes que han participado,

condiciones de pago, cronogramas, tiempos de entrega, garantías u otros,

según la naturaleza del objeto contractual

- Cómo adquieren otras entidades públicas o privadas estos bienes y servicios,

para lo cual deben considerarse condiciones tales como: especificaciones

técnicas, requisitos habilitantes, método de evaluación de ofertas, modalidad de

selección de contratistas empleada, u otras necesarias

3.3 .4 . ESTUDI O DEL SECTOR EN LA CONTRATACI ÓN DE MÍ NI MA C UANTÍ A.



31

El estudio del sector para la contratación de mínima cuantía será proporcional al

valor de la contratación, la naturaleza del objeto contractual, el tipo de contrato y los

riesgos derivados de la ejecución y en consecuencia, el análisis debe centrase en

revisar las condiciones particulares de otros procesos similares recogiendo

información que permita definir precios, calidad, condiciones, plazos, etc; lo que no

obsta, para que dada la importancia del objeto para la entidad, se lleven a cabo

estudios más completos.

3.3 .5 . ESTUDI O DEL S ECTOR PARA LA CONTRATACI ÓN DI RECTA.

Para el caso de la contratación directa, el estudio del sector debe adecuarse a la

necesidad puntual que tenga la Contraloría General de Antioquia, y ceñirse a los

asuntos que le permitan reflexionar sobre la necesidad de la contratación, las

condiciones del contrato, la elección del proveedor desde el punto de vista de la

eficiencia, eficacia, economía e idoneidad.

3.4 . ESTUDI OS PREVI O S

3.4 .1 . RESPONSABLE DE LA ELABORACI ÓN DE LOS ESTUDI OS PREVI OS .

Los funcionarios del nivel directivo que requieran de la compra de obras, bienes y/o

servicios incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, son los responsables de darle

impulso al proceso mediante la elaboración de los estudios previos y solicitud de

compra. Teniendo en cuenta el carácter técnico de estos documentos , podrán

apoyarse en funcionarios de su dependencia, de la Subdirección Operativa y de la

Subdirección Financiera.

3.4 .2 . I NFORMACI ÓN MÍ NI MA DE LOS ESTUDI OS PREVI OS.

Los estudios previos contendrán como mínimo la siguiente información:

3.4 .2 .1 . DESCRI PCIÓN DE LA NECESI DAD QUE SE PRETENDE SATI SFAC ER.

La necesidad a satisfacer proviene de un diagnóstico de la situación en que se

encuentra la entidad en relación con el área o tema involucrado en la contratación,

con el Plan Estratégico, los Planes de Acción, el Plan Anual de Adquisiciones, entre

otros. Debe incluir las posibles soluciones que tiene el problema, y explicar de qué

manera la contratación dará la mejor o más eficiente solución al problema, para lo



32

cual es necesario acreditar que cada una de las exigencias de la contratación es

pertinente o necesaria (plazo, cantidad, tamaño, obligaciones, requerimientos

mínimos o alcance, según el objeto requerido).

3.4 .2 .2 . DESCRI PCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECI FI CACIONES.

En este aparte se deberá hacer la caracterización del bien o servicio a contratar,

haciendo su descripción, la cual debe ser clara, detallada y precisa, cumpliendo a

cabalidad con las especificaciones técnicas de la obra, bien o servicio que se

solicitó en el requerimiento, e indicando la marca del elemento ofrecido, cuando ello

sea indispensable o inevitable.

Al definir las especificaciones técnicas de los bienes o servicios requeridos, se

consultará y preferirán aquellos bienes o servicios, o especificaciones técnicas que

hagan a los mismos sostenibles; es decir, aquellos que usen de manera racional y

eficiente los recursos naturales, humanos y económicos a lo largo de su ciclo de

vida, generando beneficios para el ambiente, la sociedad y la economía, para lo cual

se consultará la información que para el efecto disponga el Ministerio de Ambiente –

compras públicas sostenibles.

El objeto contractual que identificará el proceso, sintetizará las características

esenciales y como alcance del objeto se dejarán las demás especificaciones.

3.4 .2 .3 . MODALI DAD DE SELECCI ÓN DEL CONTRATI STA Y SU JUSTI FI CACIÓN.

Este análisis, además de indicar el artículo donde se define la viabilidad de la

contratación, debe explicar en forma precisa y concreta de qué manera el bien, obra

o servicio requerido, se entiende comprendido en esa causal.

3.4 .2 .4 . VALOR ESTI MADO DEL CONTRATO Y LA JUSTI FI CACI ÓN DEL MI SMO.

El valor estimado del contrato debe resumir el análisis del mercado realizado, para

definir el presupuesto oficial para la contratación, donde deben tenerse en cuenta

los tributos, tasas, impuestos y contribuciones aplicables a la obra, bien o servicio

requerido. Debe indicarse el CDP y rubro (s) afectado y el código con que se

encuentra identificado en el Plan Anual de Adquisiciones.

3.4 .2 .5 . LOS CRI TERI OS PARA SELECCI ONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.



33

Luego del análisis del mercado, la Contraloría General de Antioquia debe estar en

capacidad de identificar los factores que le permitirán obtener un bien, obra o

servicio en mejores condiciones o la forma en que la oferta entregará mayor valor

agregado, lo que hará más útil o económica la contratación, los bienes que más

requiere, etc. y de esa manera definir los criterios que permitirán identificar la oferta

más favorable, de conformidad con el Artículo 2.2.1.1.2.2.2. del Decreto 1082 de

2015.

3.4 .2 .6 . ANÁLI SI S DEL RI ESGOS Y FORMA DE MI TI GARLO.

La Contraloría General de Antioquia debe identificar y evaluar aquellos eventos

internos y externos que puedan impedir, retrasar o dificultar el cumplimiento del

objeto contractual y cuya ocurrencia no puede ser prevista de manera exacta, para

lo cual tendrá como referente los parámetros establecidos en el Manual de

Administración del Riesgo de Colombia Compra Eficiente, la Ley 1150 de 2007, el

Decreto 4170 de 2011, el documento Conpes 3714 de 2011, el Decreto 1082 de

2015 y/o demás normas que regulen la materia.

En todo caso se tendrán en cuenta los riesgos generales para los procesos de

contratación y los riesgos particulares para la entidad, partiendo desde los riesgos

que impidan la firma del contrato, los que afecten la ejecución, los que afecten el

equilibrio económico del contrato, los que incidan en la eficacia del proceso de

contratación y los relacionados con la reputación y legitimidad del proceso.

Para cada riesgo previsible identificado es necesario: i) establecer su contexto, ii)

identificarlo y clasificarlo; iii) Evaluar y calificar el riesgo según la probabilidad de

que se presente y el impacto que pueda generar; iv) definir la manera en que se

tratará y asignará el riesgo; v) la persona responsable del tratamiento, vi) forma de

monitoreo y revisión, entre otros asuntos definidos por Colombia Compra Eficiente.

De acuerdo con el documento Conpes 3714 de 2011 los riesgos se clasifican en los

siguientes tipos:

- Económicos: derivados del comportamiento del mercado

- Sociales o políticos: originados en cambios políticos o sociales.

- Operacionales: relacionados con la operatividad del contrato.

- Financieros: financiación, liquidez y condiciones financieras para cumplir con el

objeto contractual.

- Regulatorios: normatividad nueva que afecte la ecuación económica del

contrato.

- De la naturaleza: no hay intervención humana.



34

- Ambientales: derivados de obligaciones legales o reglamentarias de carácter

ambiental.

- Tecnológicos: fallas en los sistemas de comunicación, voz, datos, servicios

públicos, desarrollos o estándares relacionados con la materia.

3.4 .2 .6 .1 . CALI FICAC IÓN DE LA PROBABI LI DAD DEL RI ESGO

La probabilidad del riesgo se calificará según la siguiente tabla de valoración:

PROBABILIDAD DEL RIESGO

CATEGORÍA VALORACIÓN

Raro: puede ocurrir excepcionalmente 1

Improbable: puede ocurrir ocasionalmente 2

Posible: puede ocurrir en cualquier momento futuro 3

Probable: probablemente va a ocurrir 4

Casi cierto: ocurre en la mayoría de circunstancias 5

3.4 .2 .6 .2 . VALORACI Ó N DEL I MPACTO DEL RI ESGO

Se valorará según la siguiente tabla:

IMPACTO

Calificación

cualitativa

Obstruye la

ejecución el

contrato de

manera

intrascendente

Dificulta la

ejecución del

contrato de

manera baja.

Aplicando

medida

mínimas se

puede lograr

el objeto

contractual

Afecta la

ejecución

del contrato

sin alterar el

beneficio

para las

partes

Obstruye la

ejecución del

contrato

sustancialmente

pero aun así

permite la

consecución del

objeto

contractual

Perturba la

ejecución del

contrato de

manera grave

imposibilitando

la consecución

del objeto

contractual

Calificación

monetaria

Los

sobrecostos no

representan

más del uno por

ciento (1%) del

valor del

contrato.

Los

sobrecostos

no

representan

más del cinco

por ciento

(5%) del

valor del

Genera un

impacto

sobre el

valor del

contrato

entre el

cinco (5%) y

el quince

Incrementa el

valor del

contrato entre el

quince (15%) y

el treinta por

ciento (30%)

Impacto sobre

el valor del

contrato en un

monto superior

al treinta por

ciento (30%)



35

contrato. (15%)

porciento

Categoría Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

Valoración 1 2 3 4 5

3.4 .2 .6 .3 . VALORACI Ó N DEL RI ESGO

Conforme a la sumatoria de la evaluación del impacto y la probabilidad del riesgo,

se categorizarán, así:

3.4 .2 .7 . LAS GARANTÍ AS QUE SE EXI GI RÁN P ARA EL PROCESO DE SELECCIÓN Y PARA LA

EJECUCI ÓN DEL CONTRATO.

La determinación de las garantías que se exigirán debe ser la consecuencia lógica

del análisis de riesgos que impidan la firma del contrato, los que afecten la

ejecución, los que afecten el equilibrio económico del contrato, los que incidan en la

eficacia del proceso de contratación y los relacionados con la reputación y

legitimidad del proceso, y su exigencia y suficiencia corresponderá al análisis

particular de cada contrato, de acuerdo con los valores mínimos establecidos en el

Artículo 2.2.1.2.3.1.9. del Decreto 1082 de 2015.

En principio no será obligatoria la exigencia de garantías cuando el riesgo

identificado sea bajo, salvo que la entidad lo considere necesario por alguna

circunstancia propia imprevisible.

En los procesos en que sea necesario establecer garantías se admitirán como tales:

i) Contrato de seguros contenidos en una póliza; ii) Patrimonio autónomo; o iii)

Garantía bancaria.

En el caso de ofertas presentadas por proponente plural, la garantía debe ser

otorgada por todos sus integrantes.

RIESGO BAJO

2, 3 y 4

RIESGO MEDIO

5

RIESGO ALTO

6 y 7

RIESGO EXTREMO

8, 9 y 10



36

Las garantías no serán obligatorias en: i) Contratos de empréstito, ii) Contratos o

convenios interadministrativos, iii) En los de seguro, iv) Contratos cuyo valor sea

inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía y v) Contratación Directa, caso

en el cual corresponderá a la Subdirección Operativa o Dirección Administrativa,

según el caso, determinar la necesidad de exigirlas, atendiendo al análisis del

riesgo, a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, como lo

establece el Artículo 7 de la ley 1150 de 2007.

La ejecución sólo podrá iniciarse, cuando se haya otorgado garantía y la misma sea

aprobada por la Contraloría General de Antioquia.

3.4 .2 .8 . LA I NDI CACI ÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACI ÓN ESTÁ COBI JADA POR UN

ACUERDO COMERCI AL.

Dichos acuerdos se encontraran en la página Web de Colombia Compra Eficiente

(www.colombiacompra.gov.co), y cuando el proceso de contratación está sometido

a uno o varios Acuerdos Comerciales, la Entidad estatal deberá ceñirse a lo

establecido en el Artículo2.2.1.2.4.1.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

3.4 .2 .9 . OTROS ASUNTOS

En el documento de estudios previos se dejará definido el perfi l del supervisor si el

proceso es susceptible de incluirle cláusulas excepcionales y lo relativo a la

imposición de multas y cláusula penal pecuniaria, entre otros asuntos que se

requieran, de acuerdo con la naturaleza del objeto contractual, su complejidad,

riesgos, etc.

3.4 .3 . ESTUDI OS PREVI OS PARA LA COMPRA EN TI ENDA VI RTUAL

3.4 .3 .1 . POR ACUERDO MARCO DE PRECI OS U OTRO I NSTRUMENTO DE AGREGACI ÓN DE

DEMANDA

Adicional a los requisitos que debe tener el documento de estudios previos, para la

compra POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS debe incluirse el fundamento para

considerar las condiciones de uno u otro proveedor como las más favorables para

seleccionar el proveedor. La Contraloría General de Antioquia es responsable de la

selección del proveedor, la cual debe hacerse de conformidad con la ley y el

Acuerdo Marco de Precios.

http://www.colombiacompra.gov.co/



37

3.4 .3 .2 . POR GRAN ALMACÉN

Una vez identificada la necesidad de bienes, la Contraloría General de Antioquia

debe revisar la información y los precios en el catálogo para cada uno de los bienes

que pretende adquirir y así seleccionar el Gran Almacén que ofrece el menor precio

por el total de los bienes requeridos.

Tratándose de compras en GRAN ALMACÉN, los bienes objeto de la orden de compra

están amparados por la garantía legal a que se refiere el Capítulo I del Título III de la

Ley 1480 de 2011 y el Capítulo II del Decreto 735 de 2013, y no deben pedirse

garantías adicionales por parte de la Contraloría General de Antioquia. No obstante,

cuando se adelanten procesos de contratación con los grandes almacenes por

fuera de la TVEC, en los cuales requiera garantías adicionales, podrán requerirse.

3.4 .4 . ESTUDI OS PREVI OS PARA LA MÍ NI MA C UANTÍ A

Tratándose de mínima cuantía, los estudios previos contendrán la siguiente

información:

- La descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer

- El objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y

Servicios.

- Las condiciones técnicas exigidas.

- El valor estimado del contrato y su justificación.

- El plazo de ejecución del contrato.

- El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

- Garantías exigibles, si las hay.

- Forma de pago, si es una obligación a plazo (s).

- En caso de que se acuda a la tienda virtual, deben tenerse en cuenta las

condiciones definidas para esta plataforma.

3.4 .5 . ESTUDI OS PREVI OS PARA LA CONTRATACI ÓN DI RECTA

Además del cumplimiento de los requisitos mínimos contenidos en el numeral 3.5.2.

del presente manual, para la contratación directa se tendrán en cuenta los siguiente

requisitos:

- Cuando no se tenga claridad sobre cuál será el contratista, se puede realizar a

través de la plataforma Secop II la invitación automática a los proveedores que

tengan entre sus áreas de interés el código del Clasificador de Bienes y



38

Servicios correspondiente al proceso. En el documento de estudios previos se

dejará constancia si desea utilizarse este medio para la invitación.

Adicionalmente se indicará si se autoriza o no excluir de la invitación a algunos

proveedores, caso en el cual debe existir documento suscrito por el delegado

para la contratación respectiva. En los demás casos se enviará invitación

manual al proveedor seleccionado.

- Cuando la causal de contratación directa sea un CONTRATO INTERADMINISTRATIVO,

se incluirá en un acápite adicional en los estudios previos relacionado con la

competencia de la entidad contratista, acorde con su objeto social.

- Si se trata de unCONVENIO, el acápite contendrá los objetivos, proyectos,

programas, planes o actividades en las que coincide con los objetivos requeridos

en la Contraloría General de Antioquia.

- Cuando la causal de contratación directa sea para el DESARROLLO DE ACTIVIDADES

CIENTÍFICAS O TECNOLÓGICAS, en los estudios previos se incluirá un acápite adicional

que demuestre que la actividad requerida, corresponde con lo que se determina

como ciencia y tecnología en la Ley 591 de 1991.

- Cuando la causal sea que NO EXISTE PL URAL IDAD DE OFERENTES en los estudios

previos, se explicará sobre qué bienes o servicios el proveedor tiene derechos

de propiedad industrial o derechos de autor, o cómo se acredita que el

proveedor es exclusivo en el territorio nacional, y se adjuntarán las evidencias

que acrediten dicha circunstancia.

- Cuando la causal de contratación directa sea L A PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONAL ES O DE A POYO A LA GESTIÓN , en los estudios previos se dirá de qué

manera se acredita la idoneidad y experiencia del proveedor, y se adjuntarán las

evidencias que acrediten dichas circunstancias.

- Cuando la causal de contratación directa sea LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS,

en los estudios previos se dejará constancia de las circunstancias evaluadas

para la ejecución del trabajo artístico por el proveedor.

- Cuando la causal de contratación directa sea EL ARRENDAMIENTO DE BIENES

INMUEBL ES, en los estudios previos debe incluirse e l análisis del mercado

inmobiliario en la ciudad y el análisis comparativo de los inmuebles que puedan

satisfacer las necesidades de la Entidad. Se adjuntarán las evidencias de los

elementos analizados.



39

- Cuando la causal de contratación directa sea LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES,

se anexarán a los estudios previos el avalúo realizado por una institución

especializada y, en un acápite especial, el análisis comparativo de los inmuebles

que puedan satisfacer las necesidades de la Contraloría General de Antioquia.

3.4 .6 . ESTUDI OS PREVI OS PARA EL CONCURSO DE MÉRI TOS

Además de la información señalada para todos los proceso, en el caso del concurso

de méritos se establecerá desde el documento de estudios previos si la propuesta

podrá ser presentada o no en forma anónima, según lo amerite la naturaleza de la

contratación

3.5 . AVI SO DE CONVOC ATORI A

3.5 .1 . AVI SO DE CONVOCATORI A

Para dar inicio a los procesos de selección de contratistas de mediante licitación

pública, selección abreviada y concurso de méritos, la Contraloría General de

Antioquia publicará conjuntamente con los estudios previos, los estudios del sector,

el proyecto de pliego de condiciones, un aviso de convocatoria, con las reglas

básicas del proceso. Para la contratación directa y para la mínima cuantía no se

requiere de aviso de convocatoria.

La publicación de estos documentos no obliga a la entidad a iniciar el proceso de

selección de contratistas.

El aviso de convocatoria contendrá, como mínimo, la siguiente información:

- La comunicación que la Contraloría General de Antioquia está convocando.

- Identificación del proceso de selección.

- Modalidad de Selección de Contratistas.

- Objeto de Proceso de Selección.

- Cantidades a adquirir.

- Clasificación de las obras, bienes o servicios requeríos según el clasificador de

bienes y servicios, identificando el código UNSPSC, al menos hasta el tercer

nivel.

- El plazo de ejecución contractual.

- Valor estimado del contrato y número del CDP y rubro empleado para la

contratación.

- Datos de contacto en la Contraloría General de Antioquia.



40

- Lugar para acceder a los documentos del proceso.

- Plazo y lugar para la presentación de las propuestas.

- Si la convocatoria es susceptible o no de ser limitada para Mipymes.

- Si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

- Breve descripción de las condiciones para participar en el proceso de

contratación.

- Si en el proceso de contratación hay lugar a precalificación o no.

- El cronograma del proceso.

3.5 .2 . I NVI TACI ÓN PARA LOS PROCESOS DE MÍ NI MA CUANTÍ A

Para dar inicio al proceso de selección de mínima cuantía, se debe publicar una

invitación que contenga, como mínimo, la siguiente información:

- La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del

Clasificador de Bienes y Servicios.

- Las condiciones técnicas exigidas.

- El valor estimado del contrato y su justificación.

- La forma como el interesado debe acreditar su capacidad jurídica

- La experiencia mínima

- Las condiciones técnicas exigidas y su forma de acreditarlas

- Si se considera necesario la exigencia de capacidad financiera mínima

3.5 .3 . SOLI CI TUD D E COMPR A EN LA T VEC P AR A L A ADQ UI SI CI ÓN POR ACUER DO M ARCO DE

PRECI OS Y PARA LA CO MPRA EN GRAN ALMACÉN

Teniendo en cuenta que los bienes o servicios ofrecidos a través de Acuerdo Marco

de Precios, así como los de Gran Almacén son mecanismos de agregación de

demanda que fueron negociados a través de procesos de selección adelantados

por Colombia Compra Eficiente, los términos del negocio jurídico han sido

previamente acordados y en consecuencia, los bienes y los precios están

preacordados y para la solicitud basta con la elección del bien que satisface la

necesidad identificada y los datos que a continuación se relacionan.

En el caso concreto de los Acuerdos Marco de Precios, cada acuerdo tiene una guía

que le rige, por lo cual, la Contraloría General de Antioquia a través de los

funcionarios que participan del proceso contractual, debe conocer en detalle las

condiciones de la negociación respectiva, así como los bienes o servicios que

hacen parte del mismo, toda vez que las dificultades del proceso se resuelven

conforme a la reglamentación propia de cada acuerdo marco.



41

Conforme a lo anterior, una vez seleccionado el proveedor, la entidad únicamente

procederá a diligenciar la solicitud de Orden de Compra conforme a la información

que exige la plataforma Electrónica, así:

i) La dirección de entrega de la facturación

ii) Datos adjuntos (copia del CDP, archivo de Excel de la cotización ganadora,

los demás que se consideren necesarios o que se generen el proceso de

planeación del proceso)

iii) Los estudios y documentos previos

iv) Vencimiento de la Orden de Compra (en la cual finaliza la entrega del bien o

servicio). Debe verificarse la guía específica de cada acuerdo para validar la

vigencia máxima permitida.

v) Datos de Supervisor de la Orden de Compra (nombre, teléfono y correo)

vi) Los gravámenes adicionales

vii) En artículos del carro el artículo del Proveedor seleccionado

viii) El presupuesto que soporta la compra

ix) Cadena de aprobación, si la hay.

Si antes de la aprobación es necesario interrumpir el diligenciamiento de la Solicitud

de Compra, se debe “Guardar” para que quede en estado borrador en “Solicitudes”

3.5 .4 . COTI ZACI ÓN PARA CONTRATACI ÓN DE MÍ NI MA CUANTÍ A EN GRANDES SUPERFI CI ES

Cuando no se encuentre disponible el bien o servicio requerido a través de la TVEC,

se solicitará cotización, que debe dirigida a por lo menos dos (2) Grandes

Superficies y debe contener:

- Denominación del bien o servicio

- Identificación del bien hasta el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios

- Las características técnicas del bien

- Cantidades estimadas de compra

- Ciudad de despacho

3.6 . PLI EGOS DE CONDI CI ONES

3.6 .1 . PROCESOS EN LOS QUE APLI CA

En los procesos de mínima cuantía y contratación directa no se requiere de este

documento. Para la mínima cuantía la información a los oferentes se realiza

mediante la invitación o solicitud de cotización, según el mecanismo que se emplee.



42

Para dar inicio a los procesos de selección de contratistas mediante licitación

pública, selección abreviada y concurso de méritos, la Contraloría General de

Antioquia publicará conjuntamente con los estudios previos, los estudios del sector

y el aviso de convocatoria, un proyecto de pliego de condiciones, que luego de

publicado y superada la etapa inicial (planeación) dará lugar al pliego definitivo de

condiciones, con los ajustes que se observen de oficio o por solicitud de parte en la

etapa de convocatoria. El pliego definitivo se publicará conjuntamente con el Acto

Administrativo de Apertura del Proceso.

El pliego de condiciones contendrá la totalidad de reglas aplicables a cada proceso

y los vacíos sólo podrán suplirse con las normas vigentes. Las reglas fijadas serán

claras, completas y justas para ambas partes.

El pliego definitivo sólo podrá modificarse mediante adendas, dentro de los términos

que se especifiquen en el cronograma de cada proceso.

3.6 .2 . CONTENI DO MÍ NI MO

El pliego de condiciones debe contener como mínimo la siguiente información:

- La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del

contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios,

de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

- La modalidad del proceso de selección y su justificación.

- Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos

cuando a ello haya lugar.

- Las condiciones de costo y/o calidad que la entidad estatal debe tener en cuenta

para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del

contratista.

- Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y la

adjudicación del contrato.

- Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

- El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si

debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual

debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

- Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del

riesgo entre las partes contratantes.

- Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.

- La mención de si la entidad estatal y el contrato objeto de los pliegos de

condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.

- Los términos, condiciones y minuta del contrato.



43

- Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

- El plazo dentro del cual la entidad estatal puede expedir adendas.

- El Cronograma.

3.7 . OFRECI MI ENTO MÁS FAVORABLE

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del Artículo 5 de la Ley 1150 de

2007, modificado por el Artículo 88 de la Ley 1474 de 2011, y lo dispuesto en el

Artículo 2.2.1.1.2.2.2. del Decreto 1082 de 2015, la oferta más favorable para la

Contraloría General de Antioquia será la que resulte más ventajosa para la entidad,

de acuerdo con las normas aplicables para cada modalidad de selección de

contratistas, así:

3.7 .1 . OFERTA MÁS FAVORABLE EN LA LI CI TACI ÓN PÚBLI CA Y LA SELECCIÓN ABREVI ADA DE

MENOR CUANTÍ A.

Para las modalidades de licitación pública y selección abreviada, excepto cuando se

trate de bienes de condiciones técnicas uniformes y de común utilización, la oferta

más favorable se definirá por la ponderación de elementos de calidad y precio

soportados en puntajes o fórmulas; o a través de la ponderación de los elementos

de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio.

En este último caso se deben definir las condiciones técnicas y económicas

mínimas de la oferta, las condiciones técnicas adicionales que representan ventaja,

el valor en dinero que se asignará a cada ofrecimiento técnico o económico

adicional para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

3.7 .2 . OFERTA MÁS FAVORABLE EN EL CONCURSO DE MÉRI TOS

En la selección de consultores el único criterio determinante para la selección del

contratista será el factor calidad, correspondiente a los aspectos técnicos del

proyecto, experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo u otros

aspectos de relevancia, según la naturaleza y alcance del objeto de la consultoría,

pero siempre alusivos a sus condiciones de calidad o desempeño.

3.7 .3 . OFERTA MÁS FAVORABLE EN LA SUBASTA I NVERSA Y LA MÍ NI MA CUANTÍ A

El único factor de selección será el menor precio ofrecido, teniendo en cuenta que en

los estudios previos, el pliego de condiciones o invitación, se encuentran definidas



44

de manera clara y objetiva las condiciones uniformes de calidad de los bienes o

servicios requeridos.

3.7 .4 . FALTA DE REQUI SI TOS PARA LA COMPARACI ÓN DE LAS OFERTAS (EVALUACI ÓN)

Cuando el proponente no diligencie completamente o no aporte los documentos

necesarios para realizar la comparación de las ofertas, es decir, las que otorgan

puntaje, no son susceptibles de ser subsanados en la medida en que una vez

recibidas y abiertas las propuestas, estas son publicadas en la plataforma, lo que

generaría una ventaja inequitativa para quien no entregó los criterios de calificación

en forma completa. Lo anterior, con fundamento en lo dispuesto en el Artículo 5 de

la Ley 1150 de 2007.

3.7 .5 . PROHI BI CI ONES PARA LA COMPARACI ÓN DE LAS O FERTAS

En los procesos de selección para la contratación de obra pública, el menor plazo

no podrá ser un criterio de evaluación.La entidad efectuará las comparaciones del

caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o

condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los

organismos consultores o asesores designados para ello.

En los procesos para la selección de consultores no podrá otorgarse puntaje por el

factor precio.

En los procesos de licitación pública o concurso de méritos no será admisible que se

defina como criterio de calificación o requisito habilitante las certificaciones de

sistemas de gestión de calidad.

3.8 . EMPATES

Cuando dos o más oferentes obtengan el mismo puntaje para la escogencia del

contratista, se debe acudir en estricto orden a los siguientes criterios de desempate.

3.8 .1 . FACTORES DE DESEMPATE GENERALES

i) Se escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los

factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de

condiciones del proceso de contratación.



45

ii) Si persiste el empate se escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en

el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los

pliegos de condiciones, y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los

factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de

condiciones.

iii) Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes

o servicios extranjeros.

iv) Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

v) Preferir la oferta presentada por un consorcio, unión temporal o promesa de

sociedad futura, siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme

nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento

(25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la

experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas,

socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los

miembros del consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura.

vi) Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las

condiciones establecidas en la ley, que por lo menos el diez por ciento (10%)

de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere

la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un consorcio, unión

temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que

acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de

discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una

participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el consorcio,

unión temporal o promesa de sociedad futura, y aportar mínimo el veinticinco

por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

vii) Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá

haber sido previsto en los pliegos de condiciones del Proceso de

contratación.

3.8 .2 . FACTORES DE DESEMPATE EN LA SUBASTA I NVERS A

Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al

oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate se

seguirá con el orden definido en el aparte anterior desde el factor iii) en adelante.

3.8 .3 . FACTOR DE DES EMPATE EN LA MÍ NI MA CUANTÍ A

En caso de empate en procesos de mínima cuantía se aceptará la oferta que haya

sido presentada primero en el tiempo.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0361_1997.html



46

3.9 . CAUSALES DE REC HAZO DE LAS OFERTAS

Las causales de rechazo o descali ficación de ofertas deben sujetarse a las

causales que se encuentren previamente establecidas en la ley o deriven del

incumplimiento de requisitos de la propuesta o de la omisión de documentos

referentes a la futura contratación que sean necesarios para la comparación de

las propuestas, de conformidad con lo establecido en el numeral 15 del Artículo

25 de la ley 80 de 1993, puesto que la causa excluyente debe ser razonable,

esencial y proporcionada, toda vez que no tendría justificación excluir una

propuesta por una deficiencia que no tenga incidencia alguna en la contratación.

Se tendrán como causales de rechazo, las siguientes:

3.9 .1 . CAUSALES DERI VADAS DE LA LEY

Mediante acto administrativo se podrá rechazar una propuesta por causales que no

están contenidas en el pliego de condiciones, pero que sí se encuentran en el

Estatuto de Contratación Estatal, ya que las causales de rechazo que se encuentran

en la ley rigen para todos los procesos de selección, por lo que su aplicación no está

condicionada a que se incluyan en los pliegos de condiciones, por lo cual dicho acto

administrativo no se encuentra viciado por falsa motivación (CE SIII E. 18293 DE

2011)

En todo caso, en los pliegos de condiciones se tendrá como mínimo, las siguientes:

- Cuando sea extemporánea y no tenga Certificado de Indisponibilidad

- Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de

inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución o en la Ley.

- Cuando la información consignada en los documentos que integran la

propuesta no sea veraz, esto es, no corresponda a la realidad.

- Cuando el proponente presente documentos con información inexacta o haya

tratado de interferir o influenciar indebidamente en la evaluación de las

propuestas o en la adjudicación del contrato.

- Cuando se presenten varias ofertas por parte del mismo PROPONENTE (por

sí o por interpuesta persona), o cuando el proponente tenga intereses en otra

persona jurídica que también se presente al proceso de Selección, es decir,

cuando se trate de propuestas que correspondan a sociedades que tengan

socios comunes, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas,

de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 5 del Decreto 679 de 1994, lo

https://sintesis.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/sentencia/2011/CE%20SIII%20E%2018293%20DE%202011/CE%20SIII%20E%2018293%20DE%202011_ORIGINAL.doc

https://sintesis.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/sentencia/2011/CE%20SIII%20E%2018293%20DE%202011/CE%20SIII%20E%2018293%20DE%202011_ORIGINAL.doc



47

cual se acreditará mediante certificación del revisor fiscal de la respectiva

sociedad.

- El incumplimiento de la suficiencia en la garantía de seriedad de la propuesta.

- Que la garantía de seriedad se expida con posterioridad al plazo para la

presentación de la ofertas.

- Cuando el proponente una vez requerido por la entidad, no allegue dentro del

plazo establecido los documentos, las aclaraciones y/o explicaciones

solicitadas por ésta; cuando no cumpla con lo solicitado en dicho

requerimiento; y cuando allegue la respuesta a los requerimientos fuera del

plazo que se le fije para ello, impidiendo evaluar con precisión los términos de

la oferta.

- Cuando el proponente se encuentre en mora en el pago de aportes al Sistema

Integral de Seguridad Social y Parafiscales.

- Cuando no se acredite la constitución del consorcio o unión temporal, en los

casos en que se requiera.

- Cuando el representante legal del proponente no suscriba la propuesta o no

presente autorización del órgano social competente, en el evento de que lo

requiera para presentar oferta y suscribir contrato.

- Cuando el representante legal de cada uno de los miembros del consorcio o

unión temporal no adjunte autorización para presentar propuesta y suscribir

contrato.

- Cuando una propuesta económica sea artificialmente baja, una vez surtido el

trámite establecido en el Artículo 2.2.1.1.2.2.4. del Decreto 1082 de 2015.

- Las demás contenidas en la Ley.

3.9 .2 . CAUSALES DERI VADAS DEL PROCESO

- Cuando la propuesta se aparte de lo exigido en el pliego de condiciones o el

proponente no cumpla los requisitos, previstos en el mismo.

- Cuando los bienes ofertados no se adecúen a los requisitos establecidos en la

ficha técnica, los estudios previos y el pliego.

- Cuando la propuesta se presente con condicionamientos para la adjudicación

del proceso de selección.

- Cuando el valor de la obra, bien o servicio, sea superior al presupuesto

asignado.

- Cuando se presenten errores matemáticos que superen el 0.5% del valor de la

propuesta. El error que no supere este porcentaje, será asumido por el

contratista.

- Las demás que se deriven de cada proceso en particular.



48

3.10. CONVOCATORI A LI MI TADA A MI PYMES

De conformidad con el Artículo12 de la Ley 1150 de 2007, el Artículo2.2.1.2.4.2.2.

del Decreto 1082 de 2015, el Artículo 2 de la Ley 590 de 2000, modificada por el

Artículo 2 de la Ley 905 de 2004 y demás normas que la reglamentan la materia, en

los procesos de selección de contratistas mediante licitación pública, selección

abreviada y concurso de méritos, la convocatoria será susceptible de limitarse para

Mipymes, siempre que: i) el proceso sea menor a ciento veinticinco mil dólares

americanos (US$125.000) a la tasa que defina el Ministerio de Comercio, Industria y

Turismo, y superior a la mínima cuantía; y ii) que al menos tres Mipymes presenten

solicitud para limitar la convocatoria.

Para estos efectos, las Mipymes deben acreditar como mínimo un año de

existencia, a través del certificado expedido por la Cámara de Comercio y acredi tar

la condición de Mipyme mediante certificación del contador o revisor fiscal, según se

trate.

Los proponentes plurales tendrán que acreditar que todos sus integrantes son

Mipymes, sin embargo para la solicitud de limitación, se contará como uno solo.

3.10.1 . PROCEDI MI ENTO:

El documento de estudios previos debe contener el análisis de la susceptibilidad de

ser limitado para Mipymes, el aviso de convocatoria debe incluir la convocatoria

específica a Mipymes y en el Proyecto de Pliego de Condiciones debe indicarse la

forma de acreditar el cumplimiento de los requisitos para limitar el proceso, así

como los plazos establecidos para el efecto.

Una vez vencido el plazo, si al menos tres Mipymes solicitan que el proceso se

limite, caso en el cual en el acto administrativo de apertura se establecerá que al

proceso sólo podrán presentarse Micro, Pequeñas y Medianas Empresas o los

proponentes plurales conformados exclusivamente por personas jurídicas con estas

características. En caso de que el proceso de selección abierto con limitación se

declare desierto, no podrá ser iniciado nuevamente con la restricción.

3.11. PROMOCI ÓN A LA I NDUSTRI A NACI ONAL

Con el objetivo de promover la industria nacional, la Contraloría General de

Antioquia incluirá, medidas para la preferencia de bienes, servicios o mano de obra

nacional a través de puntajes para: i) la promoción de bienes y servicios nacionales,



49

para lo cual se podrá asignar entre un 10% a un 20%; y, ii) la promoción de la

incorporación de componente nacional en bienes y servicios extranjeros, para lo cual

se puede otorgar entre un 5% a un 15%.

Esta condición se verificará a través de la inscripción en el Registro de Público de

Bienes Nacionales, del Ministerio de Industria y Comercio y tratándose de personas

a través de su cédula de ciudadanía.

Para los efectos de esta medida se dará trato nacional a:i) los bienes y servicios de

otros Estados con los cuales exista un Acuerdo Comercial aplicable al Proceso de

contratación; ii) a los bienes y servicios respecto de los cuales exista trato nacional

por reciprocidad; y, (iii) a los servicios de la Comunidad Andina de Naciones –CAN.

Se exceptúan de esta medida los procesos de contratación directa, de mínima

cuantía o de bienes de condiciones técnicas uniformes y de común utilización.

3.12 . ACTO ADMI NI STRATI VO D E APERTURA

Una vez superada la publicación de la convocatoria, estudios previos y proyecto o

borrador de pliego de condiciones, si la entidad considera conveniente continuar

con el trámite, dará inicio al proceso de selección con la expedición del acto

administrativo. Esta decisión no tiene recursos y a partir de este momento, el

proceso sólo podrá terminar con adjudicación o declaratoria de desierto.

La apertura del proceso se publicará conjuntamente con el pliego de condiciones

definitivo y tendrá la siguiente información:

- El objeto de la contratación a realizar.

- La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

- El Cronograma.

- El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de

condiciones y los estudios y documentos previos.

- La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

- El certificado de disponibilidad presupuestal.

- Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de

las modalidades de selección.

3.13 . OTROS DOCUMENTOS DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL



50

3.13.1 .OTROS DOC UM EN TOS PARA L A LI CI TACI ÓN, S E LECCI ÓN AB RE VI AD A D E M ENOR

CUANTÍ A Y EL CONCURS O DE MÉRI TOS:

Los otros documentos o fases de etapa precontractual dependen de la modalidad

de selección de contratistas aplicable y subclase que para el efecto se seleccione,

conforme a ello, para los procesos de selección de contratistas de menor cuantía,

licitación y concurso de méritos en términos generales, aplican las siguientes

etapas, las cuales se rigen por las disposiciones contenidas en el Libro 2, Título 2,

Sección 1, subsecciones 1,2 y 3 del Decreto 1082 de 2015:

- Aviso de Convocatoria y Proyecto de Pliegos de condiciones

- Acto Administrativo de Apertura y Pliegos de condiciones definitivos

- Recepción de propuestas

- Evaluación de requisitos habilitantes y ponderación de propuestas

- Publicación de informe de evaluación

- Acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierto

3.13.2 . OTROS DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACI ÓN DE MÍ NI MA CUANTÍ A

En los procesos de selección de mínima cuantía, la etapa precontractual contiene

además, los siguientes documentos y/o fases, que se regirán por lo dispuesto en el

Libro 2, Título 2, Sección 1, Subsección 5, del Decreto 1082 de 2015 :

- Invitación

- Recepción de propuestas

- Evaluación de propuestas

- Publicación de informe de evaluación

- Aceptación de la oferta

3.13.3 . OTROS DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACI ÓN DI RECTA

En los procesos de contratación directa se aplicará el procedimiento definido para

cada caso, según lo dispuesto en el Libro 2, Título 2, Sección 1, subsección 4, del

Decreto 1082 de 2015, especialmente el acto administrativo de justificación de la

contratación, el cual sólo se omite cuando el objeto requerido sea la prestación de

servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

3.13.4 . OTROS DOCUM E NTOS P ARA L A CON TRAT ACI ÓN DE BI E NES D E C ON DI CI ONES

TÉCNI CAS UNI FORMES Y DE COMÚN UTI LI ZACI ÓN.

En los procesos de selección para la contratación de bienes de condiciones



51

técnicas uniformes y de común uti lización, debe anexarse ficha técnica del bien o

servicio que como mínimo debe contener:

- La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y

Servicios UNSPC.

- La identificación adicional requerida;

- La unidad de medida;

- La calidad mínima, y

- Los patrones de desempeño mínimos.

En el pliego de condiciones debe indicarse, además.

- Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la

evaluación de las ofertas.

- Si la adquisición se hará por lotes o partes o en bloque.

- El margen mínimo de mejora entre lances.

- Se discriminará la fecha en que procede la apertura, evaluación y contradicción

de los requisitos habilitantes, la fecha y hora de la subasta, y la hora en que se

llevará a cabo la apertura de la propuesta inicial.

3.14. RESPONSABLE DEL TRÁMI TE DEL PROCES O DE SELECCI ÓN

La Subdirección Operativa o la dependencia que haga sus veces, es la

dependencia encargada de proyectar para la firma del ordenador del gasto o su

delegado los diferentes documentos relativos al impulso del proceso de selección

de contratistas, así como de la publicación de los mismos, a través de la plataforma

de Colombia Compra Eficiente.

Esta actividad inicia cuando el funcionario del nivel directivo que requiere del bien o

servicio respectivo, solicita el inicio del proceso de selección, aportando el

documento de estudios previos con todos los documentos soporte.

Una vez sea recibida la información de la contratación, se evaluará si la compra se

encuentra contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones y si requiere o no ser

llevada al Comité de Adquisiciones, caso en el cual hará la respectiva convocatoria.

Aprobada la contratación, la Subdirección Operativa procederá con el inicio del

proceso de selección, y el funcionario asignado debe estar atento de las alertas que

genere el proceso y consignar su respuesta a las mismas teniendo en cuenta que si

el oferente pide información que ya reposa en los documentos del proceso,

procederá a dar la respuesta respectiva en la plataforma. Cuando se trate de



52

observaciones al proceso, debe responder la observación con el formato que para

el efecto se establezca.

3.15. MODALI DADES DE SELECCI ÓN DE CONTRATI STAS

Por ser una entidad estatal de las señaladas en el Artículo 2 del Estatuto General de

la Contratación Estatal, en la Contraloría General de Antioquia son aplicables las

modalidades selección de contratistas, consagradas en las Leyes80 de 1993, 1150

de 2007, Artículo 2, adicionado por la Ley 1474 de 2011, en concordancia con lo

dispuesto en la Sección 1, Capítulo 2 del Decreto 1082 de 2015.

Específicamente, de acuerdo con la naturaleza de la entidad y sus actividades,

pasamos a relacionar los usos más frecuentes de la contratación, de manera

ilustrativa para el apoyo de las diferentes dependencias, lo que no obsta para que

algún tipo de procedimiento no incluido en el siguiente cuadro, pero permitido en la

Ley, pueda ser adoptado conforme a la reglamentación legal vigente.

•Modalidad que aplica como regla general, salvo que por la cuantía, o por la naturaleza del objeto contractual, sea necesario acudir a una de las otras causales.

•En términos generales aplica para la contratación superior a 280 SMMLV

LICITACIÓN PÚBLICA

•Esta modalidad aplica con independencia del monto del objeto contractual, siempre que sea superior a la mínima cuantía.

•Aplica para la selección de consultores. Su aplicación en la entidad es baja, dada la naturaleza de la actividad del organismo de control.

CONCURSO DE MÉRITOS

•Esta modalidad aplica a través de selección abreviada de menor cuantía propiamente dicha para la adquisición de bienes y servicios que no tienen características específicas ni de común utilización, pero su valor oscila entre los 28 y los 280 S.M.M.L.V; cuando el proceso de licitación pública fue declarado desierto; y para la enajenación de bienes de la Contraloría General de Antioquia, a través de martillo o mediante la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre entidades estatales . En este mecanismo se ponderan calidad y precio.

•Esta modalidad aplica para la adquisición de bienes de condiciones técnicas uniformes y de común utilización cuyo monto sea superior a la mínima cuantía, a través del mecanismo de subasta inversa electrónica , a través de compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios (TIENDA VIRTUAL) o a través de bolsa de productos. El factor de ponderación es el precio.

SELECCIÓN ABREVIADA



53

3.16. ETAPAS COMUNES DE LOS PROCESOS DE S ELECCI ÓN DE CONTRATI STAS

Los procesos de selección de contratistas en términos generales se regirán bajo las

siguientes etapas, las cuales podrán tener ajustes o cambios, según la modalidad

aplicable.

Etapas Actuaciones

Pliego borrador o proyecto de

pliego de condiciones

- Publicación del aviso de convocatoria, estudios y

documentos previos y proyecto de pliego de condiciones o

invitación pública.

- Recepción y respuesta a observaciones al pliego borrador.

Pliegos definitivos

- Publicación de resolución de apertura y pliegos definitivos

- Recepción y respuesta a observaciones del proceso

- Adendas al pliego definitivo

- Recepción de propuestas o declaratoria de desierto.

Apertura y evaluación de

ofertas

- Evaluación de propuestas y publicación del informe de

evaluación.

- Respuesta a observaciones

- Oportunidad para subsanar requisitos habilitantes

- Evaluación definitiva de Ofertas

- Acto de Adjudicación o declaratoria de desierto.

• Aplicable para la contratación cuyo valor no excede 28 S.M.M.L.V., que corresponde a la mínima cuantía de la Contraloría General de Antioquia, la cual se lleva a cabo a través de invitación de mínima cuantía o mediante la adquisición en grandes superficies (TIENDA VIRTUAL- GRAN ALMACÉN). El factor de ponderación es el precio.

MÍNIMA CUANTÍA

• Modalidad que aplica especialmente para la suscripción de convenios y contratos interadministrativos, contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas de las que se refiere el Decreto ley 591 de 1991, cuando no exista pluralidad de oferentes para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a ciertas personas naturales, y para la adquisición o arrendamiento de bienes inmubles.

CONTRATACIÓN DIRECTA



54

3.17. PROCESOS PARA LA SELECCI ÓN DE CONTRATI STAS EN SECOP I I Y TI ENDA VI RTUAL

Los procesos de selección de contratistas se regirán por las disposiciones

contenidas en el Decreto 1082 de 2015, Parte 2, Título 1, Sección 2, Subsección 2,

así como en las demás normas concordantes con estas y las demás que las

modifiquen o sustituyan.

Para efectos de facilitar la gestión contractual se procede a establecer los grandes

pasos de cada modalidad, conforme a su gestión a través de la plataforma Secop II

o Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC). No obstante, el detalle del

procedimiento para ingresar la información en la plataforma, debe consultarse en

cada una de las guías elaboradas por Colombia Compra Eficiente para cada una de

las modalidades de contratación.

3.17.1 . LI CI TACI Ó N PÚBLI CA

Se aplica por regla general, a menos que el bien, obra o servicio requerido pueda

adquirirse por otra de las modalidades, según relación taxativamente señalada en el

Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

El procedimiento para la selección mediante licitación pública se ajustará a los

lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993; el numeral 1), del Artículo 2 de la

Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo dispuesto en la Subsección 1, Capítulo 2,

Título 1, Parte 2 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas concordantes o que la

sustituyan.

La selección mediante licitación pública permite habilitar el mecanismo de subasta

inversa para conformación dinámica de las ofertas, caso en el cual se deben

establecer las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes

pueden realizar la puja. En todo caso, para la selección de la oferta más favorable a

la entidad, se ponderarán criterios de calidad y precio.

Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios y

aprobados por el comité de adquisiciones, la documentación pasa a la Subdirección

Operativa, donde un funcionario del nivel técnico, profesional, o contralor auxiliar

elaborará el aviso de convocatoria, el proyecto de pliego de condiciones, el

cronograma del proceso, los cuales serán aprobados por el delegado para la

contratación y con estos documentos firmados, un funcionario del nivel asistencial,

técnico o profesional procederá a alimentar la plataforma conforme a la información

contenida en los documentos del proceso, así:



55

CONVOCATORIA- BORRADOR DE PLIEGO DE CONDICIONES.

PLAZO MÍNIMO: 10 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN

1. Creación del proceso en Secop II.

2. Creación del pliego borrador electrónico que es un formulario con información

general, configuración, cuestionario, evaluación, documentos del proceso y

documentos de la oferta.

3. En esta etapa se deben cargar al proceso los demás documentos que estén

relacionados con el, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de la

entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos” para garantizar

la integralidad de la información del proceso.

4. Una vez diligenciado el módulo de información general, el sistema valida la

información, evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de

agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios, caso

en el cual muestra un aviso.

5. La entidad revisará la tienda virtual para conocer las condiciones del proceso y

en caso de ser más conveniente, se cancelará la creación del proceso para ir a

la tienda virtual.

6. En caso de que no sea más conveniente, se debe cerrar y continuar con el

diligenciamiento de los demás módulos: configuración, cuestionario,

evaluación, documentos del proceso y documentos de la oferta.

7. Cumplidos los anteriores requisitos, se debe proceder a publicar el “Pliego

Borrador”.

8. Durante este plazo de diez días, mínimo, que debe tener de la publicación de

la convocatoria, estudios previos y proyecto de pliego de condiciones, se

habilita el área de trabajo que permite durante el resto del proceso: i) Ver los

datos consignados, como detalle del proceso; ii) Conocer la lista de ofertas;

iii) Observaciones al borrador de pliego de condiciones, así como a los

pliegos definitivos y desde allí mismo se responden; iv) Recibir y responder

mensajes de los proponentes o interesados; v) Realizar

modificaciones/adendas al borrador de pliegos, así como a los pliegos

definitivos; vi) Registrar otros eventos del proceso.

9. Las observaciones realizadas se responderán mediante documento anexo

suscrito por el competente, salvo que en la respuesta se remita a los

documentos del proceso o a Colombia Compra Eficiente.

10. Vencido el plazo de publicación del borrador de p liegos, se debe finalizar la

etapa de planeación cuando el cronómetro esté en cero.

PLIEGOS DEFINITIVOS

PLAZO MÍNIMO 10 DÍAS HÁBILES DESDE SU PUBLICACIÓN

11. Antes de publicar el pliego definitivo es posible editar cualquiera de las

secciones del borrador de pliego electrónico, pero siempre debe coincidir con



56

el documento final aprobado por el ordenador del gasto.

12. Cuando el pliego esté ajustado debe publicarse simultáneamente con el acto

administrativo de apertura.

13. Realizada la publicación inicia el conteo del plazo y se habilita la presentación

de ofertas, presentación que será exclusivamente a través de la plataforma

Secop II.

14. En los tres días hábiles siguientes a la apertura del proceso, se llevará a cabo

audiencia de aclaración de pliegos,con el objeto de precisar el contenido y

alcance de los pliegos de condiciones y la audiencia de asignación de riesgos

con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva.

15. Durante este período pueden responderse observaciones y elaborarse

adendas o modificaciones al pliego, en los módulos correspondientes.

16. Publicados estos documentos, la plataforma Secop II habilita la presentación

de ofertas.

APERTURA Y EVALUACIÓN DE OFERTAS

PLAZO MÍNIMO 7 DÍAS O SEGÚN COMPLEJIDAD

17. Vencido el plazo para la presentación de las ofertas se procede a la “Apertura

de Ofertas”, a través de la plataforma Secop II.

18. Se debe publicar el acta o informe de cierre que se genera automáticamente

19. Adicionalmente se debe publicar la lista de oferentes y se publicarán las

ofertas.

20. Los integrantes del Comité Evaluador del Proceso procederán a evaluar las

propuestas, de acuerdo con el pliego de condiciones, los documentos del

proceso y los documentos del proponente.

21. En el módulo “informes” se creará el documento de evaluación y se procederá

a anexarlo. El Comité Evaluador primero debe proceder con la verificación de

los requisitos habilitantes y luego con la evaluación de los proponentes

habilitados.

22. Se dejará constancia en el acta de evaluación de los proponentes rechazados,

los inhabilitados y los proponentes habilitados con su correspondiente

evaluación.

23. Del informe de evaluación se dará traslado a los proponentes por un término

de cinco días hábiles, para su ejercicio del derecho de contradicción o pa ra la

subsanación de los requisitos habilitantes.

24. Vencido el plazo para subsanar requisitos habilitantes, y respondidas las

observaciones al informe de evaluación a través del módulo “área de trabajo”

del Secop II, el Comité Evaluador del proceso elaborará el informe definitivo

de evaluación con la recomendación de la contratación.

25. Se llevará a cabo audiencia de adjudicación o de declaratoria de desierta, y de

dicha circunstancia se dejará constancia en el módulo de informes del Secop



57

II, en caso de adjudicación o mediante cancelación del proceso, en caso de

declaratoria de desierto y se finaliza en el sistema.

26. En los casos de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la

necesidad de contratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo

proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a

la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor

cuantía, prescindiendo de la publicación del proyecto del pliego de

condiciones, la manifestación de interés y el sorteo de consolidación de

oferentes. En estos casos la Contraloría General de Antioquia podrá modificar

los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido

determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se

cambie el objeto de la contratación.

3.17.2 . CONCURSO DE MÉRI TOS

El concurso de méritos aplica exclusivamente para la selección de consultores o

proyectos, incluida la interventoría de obra pública. Este procedimiento se ajustará a

los lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, el numeral 3) de la Ley 1150 de

2007, en concordancia con lo dispuesto en la Subsección 3, Capítulo 2, Título 1,

Parte 2 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas concordantes o que la

sustituyan. Esta modalidad de selección podrá realizarse en forma abierta o con

lista de precalificados. Para cada proceso se establecerá desde el documento de

estudios previos si la propuesta podrá ser presentada o no en forma anónima,

según lo amerite la naturaleza de la contratación.

Para la selección de la oferta más ventajosa para la entidad se tendrá en cuenta en

forma exclusiva criterios de calidad o técnicos, así como la experiencia específica

del proponente y su equipo de trabajo. En todo caso, el precio no podrá ser factor de

ponderación, pero la entidad debe verificar que la propuesta económica está en el

rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del

presupuesto asignado para el contrato.


aprobado por el Comité de Contratación, la documentación pasa a la Subdirección

Operativa donde un funcionario del nivel técnico, profesional o Contralor Auxiliar

elaborará el aviso de convocatoria, el proyecto de pliego de condiciones y el


contratación y con estos documentos firmados un funcionario del nivel asistencial,

técnico o profesional procederá a alimentar la plataforma conforme a la información




58



1. Creación del proceso en Secop II

2. Creación del pliego borrador electrónico que es un formulario con: i)

información general, ii) configuración, iii) cuestionario, iv) evaluación, v)

documentos del proceso, y vi) documentos de la oferta.

3. Diligenciado el módulo de información general el sistema valida la

información, evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de



4. La entidad revisará la tienda virtual para conocer las condiciones del proceso,

y en caso de ser más conveniente se cancelará la creación del proceso para ir

a la tienda virtual.





relacionados con el proceso, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de

la entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos” para

garantizar la integralidad de la información del proceso.

7. Para la creación, en el segmento 3, cuestionario, que se divide en tres

sobres: i) habilitante donde los proponentes incluirán la información

habilitante; ii) técnico: donde los proponentes incluirán la propuesta técnica;

y iii) económico: donde los proponentes presentarán la oferta económica.

8. Diligenciados los módulos referidos, se debe proceder a publicar el “Pliego

Borrador”.

9. Durante este plazo de cinco días mínimo, que debe tener de la publicación de


habilita el área de trabajo que permite durante el resto del proceso: i) Ver los


iii) Recibir y responder observaciones al borrador de pliego de condiciones,

así como a los pliegos definitivos y desde allí mismo se responden; iv) Recibir

y responder mensajes de los proponentes o interesados; v) Realizar



10. Dentro de los tres días siguientes a la publicación del pliego borrador, se

puede dar cumplimiento al procedimiento para limitar a Mipymes, establecido

en el numeral 1.12.1 del presente manual. En caso de que no se presenten

solicitudes, continuará el trámite.



59


suscrito por el competente, en el módulo observaciones a los documentos

del proceso, salvo que la respuesta remita a los documentos del proceso o a

Colombia Compra Eficiente.

12. Si la entidad decide adelantar el proceso con lista de precalificados en el aviso

de convocatoria, indicará: i) la mención de que el proceso será con

precalificación; ii) el plazo que dentro de esta etapa tendrán los interesados

para manifestar interés, iii) la forma en que deben acreditar los requisitos

habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de

organización del interesado y su equipo de trabajo; iv) Los criterios que serán

tenidos en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la

mención de si hay un número máximo de precalificados; v) El tipo de sorteo

que la entidad estatal debe adelantar para conformar la lista de precalificados,

cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la

precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la

lista; iv) la fecha de publicación del informe de precalificación y la fecha de

realización de la audiencia de precalificación.

13. Vencido el plazo de publicación del borrador de pliegos, se debe finalizar la

etapa de planeación, cuando el cronómetro esté en cero.

PLIEGOS DEFINITIVOS


14. Antes de publicar el pliego definitivo, es posible editar cualquiera de las

secciones del borrador de pliego.

15. Cuando el pliego esté ajustado debe publicarse, para lo cual debe estar

elaborado el acto administrativo de apertura, con los requisitos que para el

efecto establezca la Ley.



Secop II.


adendas o modificaciones al pliego en los módulos correspondientes.

18. Publicados estos documentos, la plataforma Secop II habilita la presentación

de ofertas.




del sobre habilitante”, a través de la plataforma Secop II.

20. Se debe publicar el acta de cierre que se genera automáticamente



60

21. Adicionalmente se debe publicar la lista de oferentes

22. Los integrantes del Comité evaluador del Proceso procederán a evaluar los

requisitos habilitantes, de acuerdo con el pliego de condiciones, los

documentos del proceso y los documentos del proponente.

23. En esta etapa se podrá solicitar a los proponentes que subsanen los requisitos

habilitantes a través de la plataforma.

24. Si no hubo oferentes se puede declarar desierto el proceso y cancelarlo en la

plataforma Secop II con la respectiva justificación.

25. Para la “Apertura del sobre técnico” es necesario verificar las ofertas que

cumplieron con los requisitos habilitantes, para lo cual se garantizará la

comunicación al proponente de la información que debe subsanar, así como el

plazo otorgado para el efecto.

26. El sobre técnico sólo se abrirá para aquellos proponentes que resulten

habilitados y desde el módulo expediente, sección lista de ofertas se

procederá a publicarlas.

27. En el módulo “informes” se creará el documento de evaluación, se procederá a

anexar el informe de evaluación elaborado y firmado por el Comité Evaluador.



evaluación.


de tres días hábiles para su ejercicio del derecho de contradicción, o para la

subsanación de los requisitos habilitantes.

30. Vencido el plazo para subsanar requisitos habilitantes y respondidas las



de evaluación con el orden de elegibilidad, y se dará “Apertura al sobre

económico” sólo del oferente que se encuentra en primer lugar de

elegibilidad.

31. Se debe verificar la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad y el

alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio

ofrecido y la disponibilidad presupuestal. Si hay acuerdo sobre el alcance y el

valor del contrato se dejará constancia del mismo y se realizará la

adjudicación. Si no hay acuerdo entre oferente y entidad, se dejará constancia

de ello y se revisarán los mismos aspectos con el oferente calificado en el

segundo lugar de elegibilidad. Si hay acuerdo se dejará constancia del mismo

y se adjudicará.

32. Si la Contraloría General de Antioquia y el oferente calificado en el segundo

lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, se declarará desierto el proceso

de selección, a través de la sección “cancelar proceso”



61

3.17.3 . SELECCI ÓN ABREVI ADA DE MENOR CUANTÍ A

La selección abreviada de menor cuantía es una modalidad prevista para aquellos

casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la

contratación, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, amerite la

realización de un proceso simplificado para garantizar la eficiencia de la gestión

contractual.

Conforme a lo anterior, esta modalidad permite varios tipos de procedimiento, de los

cuales son aplicables en la Contraloría General de Antioquia los siguientes, lo que

no obsta para que en caso de requerirse la adquisición de algún bien, obra o

servicio contenido en el numeral 2, del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, pueda

adquirirse, conforme al procedimiento legal establecido:

PROCEDIMIENTO CAUSAL

Selección abreviada de menor cuantía, Para la contratación de menor cuantía

Subasta Inversa

La adquisición o suministro de bienes y servicios

de características técnicas uniformes y de

común utilización

Compra por catálogo (Acuerdos Marco de

Precios) Tienda virtual

Bolsa de productos

Martillo o comisionistas (Selección Abreviada de

Menor Cuantía)

Enajenación de bienes del Estado

Enajenación gratuita de bienes del Estado

Subasta ascendente

3.17.3 .1 . SELECCI ÓN ABREVI ADA DE MENOR C UANTÍ A

Procede cuanto los bienes, obras o servicios requeridos no superan la menor

cuantía de la entidad, conforme a los valores definidos detalladamente en el literal

b), numeral 2, el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y que para la Contraloría

General de Antioquia corresponde a aquellas adquisiciones superiores a 28 salarios

mínimos legales mensuales, hasta 280 salarios mínimos legales mensuales.

Para la selección mediante selección abreviada de menor cuantía se dará

aplicación a lo dispuesto en la Subsección 2, Capítulo 2, Título 1, Parte 2 del

Decreto 1082 de 2015 y demás normas concordantes o que la sustituyan, para lo

cual se podrá habilitar la preselección de oferentes con el propósito de limitar los

oferentes a un máximo de 10 personas naturales o jurídicas.

Para la selección de la oferta más favorable, se ponderarán criterios de calidad y

precio.



62

Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios, y

aprobados por el Comité de Contratación, la documentación pasa a la Subdirección

Operativa donde un funcionario del nivel técnico, profesional o contralor auxiliar



contratación, y con estos documentos firmados un funcionario del nivel asistencial,

técnico o profesional, procederá a alimentar la plataforma conforme a la información










la entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos” para



información y evalúa si existe algún acuerdo marco u otro instrumento de



5. La entidad revisará la tienda virtual para conocer las condiciones del proceso,






7. Cumplidos los anteriores requisitos se debe proceder a publicar el “Pliego

Borrador”, junto con los estudios previos, estudios del sector y demás

documentos que sustenten el pliego borrador.

8. Durante este plazo de cinco días, mínimo, que debe tener de la publicación de


habilita el área de trabajo, que permite durante el resto del proceso: i) Ver los


iii) Recibir y responder observaciones al borrador de pliego de condiciones,

así como a los pliegos definitivos y desde allí mismo se responden; iv) Recibir

y responder mensajes de los proponentes o interesados; v) Realizar




63



9. Dentro de los tres días siguientes a la publicación del pliego borrador se puede

dar cumplimiento al procedimiento para limitar a Mipymes, establecido en el

numeral 1.12.1 del presente manual. En caso de que no se presenten

solicitudes, continuará el trámite.


suscrito por el competente, salvo que en la respuesta sólo tenga que hacerse

remisión a los documentos del proceso o a Colombia Compra Eficiente.


etapa de planeación, cuando el cronómetro esté en cero.

PLIEGOS DEFINITIVOS





elaborado el acto administrativo de Apertura y publicarse conjuntamente.

14. Con el objetivo de realizar procesos con un máximo de diez (10) oferentes,

éstos deben manifestar interés dentro de los tres (3) primero días hábiles.

15. Vencido el plazo para manifestar interés en el proceso, se realizará el sorteo

de consolidación de oferentes y se publicará la lista de proponentes en el

Secop II.

16. En la plataforma Secop II se registrarán los proponentes que quedaron y los

que no quedaron seleccionados, conforme lo exija la herramienta, para que se

les habilite la posibilidad de presentar oferta a los escogidos.

17. Realizada la publicación de los proponentes precalificados, al día hábil

siguiente inicia el conteo del plazo del proceso y se habilita la presentación de

ofertas, presentación que será exclusivamente a través de la plataforma

Secop II.




PLAZO MÍNIMO 7DÍAS O SEGÚN COMPLEJIDAD


de Ofertas”, a través de la plataforma Secop II.

20. Se debe publicar el acta de cierre que se genera automáticamente.

21. Adicionalmente se debe publicar la lista de oferentes y se publicarán las

ofertas.



64


22. Los integrantes del Comité Evaluador del Proceso procederán a evaluar las

propuestas, de acuerdo con el pliego de condiciones, los documentos del

proceso y los documentos del proponente, para lo cual tendrán un plazo de

uno a cuatro (1 a 4), días según la complejidad de la evaluación.

23. En el módulo “informes proceso de selección” se creará el documento de

evaluación se procederá a anexar el informe elaborado por el Comité

Evaluador, quien primero debe proceder con la verificación de los requisitos

habilitantes y luego con la evaluación de los proponentes habilitados.



evaluación.


de tres (3) días hábiles, para su ejercicio del derecho de contradicción o para

la subsanación de los requisitos habilitantes.




con la recomendación de la contratación.

27. Conforme a lo anterior, se elaborará el acto administrativo de adjudicación o

se comunicará la declaratoria de desierto, y de dicha circunstancia se dejará

constancia en el módulo de informes del Secop II en caso de adjudicación, o

mediante cancelación del proceso, en caso de declaratoria de desierto y se

finaliza en el sistema.

3.17.3 .2 . SELECCI ÓN ABREVI ADA MEDI ANTE S UBASTA I NVERSA

Procede cuando los bienes o servicios requeridos corresponden a aquellos de

condiciones técnicas uniformes; es decir, que comparten especificaciones técnicas

y patrones de calidad, que para su adquisición pueden ser caracterizados de tal

forma que identificados técnicamente, independiente de su diseño, permiten

satisfacer la necesidad en igualdad de condiciones, razón por la cual el único criterio

de selección para la oferta más favorable será el precio.

Para la adquisición de este tipo de bienes o servicios no importa el monto de la

contratación, salvo que sean de mínima cuantía, caso en el cual ha de prefe rirse

esta última modalidad.

Para la selección mediante subasta inversa se dará aplicación a lo dispuesto en el

Artículo 2.2.1.2.1.2.2. de la Subsección 2, Capítulo 2, Título 1, Parte 2 del Decreto



65

1082 de 2015 y demás normas concordantes o que la sustituyan.

Para esta modalidad debe elaborarse ficha técnica del bien o servicio como anexo.

Además se debe decir, tanto en los estudios previos como en los pliegos (borrador y

definitivo), si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se

hace la evaluación de las ofertas; además se debe definir si la compra se hará por

lotes, el contenido de cada uno lotes y su presupuesto.

Habrá subasta siempre que por lo menos haya dos proponentes habilitados.

3.17.3 .2 .1 . MENOR PROPUESTA I NICIAL DEL PRECI O

El proponente ingresará en el Secop II en el sobre 1, denominado “habilitante y

técnico”, los requisitos habilitantes y técnicos y en el sobre 2 denominado

“económico”, la propuesta inicial del precio, la cual debe ajustarse al presupuesto

establecido por la entidad, so pena de ser excluido del proceso.

Se debe tener presente que el Secop II tiene en cuenta sólo el valor total de la oferta

por lista o lote, no por artículo.

3.17.3 .2 .2 VALOR BAS E DE LOS LANCES

Abiertos todos los sobres con la propuesta económica, la menor de todas ellas,

define el valor base de la subasta, a partir de la cual los proponentes realizarán los

respectivos lances.

Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe

adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.

3.17.3 .2 .3 . LANCES EN LA SUBASTA I NVERSA

Teniendo en cuenta que la subasta es una puja dinámica en que los oferentes

tienen la posibilidad de mejorar su oferta mediante lances sucesivos, con el fin de

asegurar la eficiencia del proceso, se define un margen mínimo de mejora,

entendida como la diferencia mínima que debe existir entre dos lances consecutivos

de un mismo proveedor, el cual podrá señalarse en pesos o en porcentaje.

Si el proveedor no supera el margen mínimo de mejora, el sistema no le permitirá

hacer el lance, hasta que no se ajuste al margen mínimo de mejora, en relación con

su oferta anterior.



66

Para la elaboración de los lotes o listas y la estimación del margen mínimo debe

considerarse que el Secop II valida que el lance total cumpla con el margen mínimo

agregado, pero no exige que el proveedor haya cumplido con el lance mínimo para

cada artículo.

La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances adicionales durante el

período definido para la presentación de lances. La Contraloría Genera de Antioquia

debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo. En el

acto de adjudicación, la entidad estatal indicará el nombre de los oferentes y el

precio del último lance presentado por cada uno de ellos.

3.17.3 .2 .4 . FALLAS TÉCNI CAS DURANTE LA S UBASTA I NVERSA ELECTRÓNI CA

i) Si las fallas técnicas son de la plataforma electrónica e impiden a los

oferentes presentar sus lances, la subasta debe ser suspendida, y sólo podrá

reiniciarse hasta cuando la falla técnica haya sido superada. En la plataforma

Secop II se anunciará la fecha y hora de reinicio de la subasta, la cual se

notificará a los proveedores.

ii) Si la falla técnica tiene como origen causas imputables al oferente o a su

proveedor de soluciones de tecnología de la información y

telecomunicaciones, y el oferente pierde la conexión con el sistema, la

subasta continuará y la Contraloría General de Antioquia entenderá que el

proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma, a

menos que logre reconectarse antes de que esta termine

3.17.3 .2 .5 . PROCEDIMIENTO SUBASTA I NVERSA A TRAVÉS DE SECOP I I

Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios, y

aprobados por el Comité de Contratación, la documentación pasa a la Subdirección

Operativa, donde un funcionario del nivel técnico, profesional o contralor auxiliar



contratación y con estos documentos firmados un funcionario del nivel asistencial,

técnico, profesional procederá a alimentar la plataforma conforme a la información




67






documentos de la oferta, que deben diligenciarse completamente, conforme a

al instructivo definido por Colombia Compra Eficiente.



la entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos”, para






5. La entidad revisará la tienda virtual para conocer las condiciones del proceso y

en caso de ser más conveniente, se cancelará la creación del proceso para ir a

la tienda virtual.




7. Se configurará la subasta de prueba para que tanto los funcionarios de la

entidad, como los oferentes puedan practicar el uso de la herramienta

electrónica antes de la fecha de la subasta real

8. En la sección cuestionario, se deben diligenciar dos módulos: i) sobre

requisitos habilitantes y técnicos; y ii) sobre económico, en este último se

debe indicar el presupuesto oficial.

9. Cumplidos los anteriores requisitos se debe proceder a publicar el “Pliego

Borrador”.

10. Durante este plazo de cinco días, mínimo, que debe tener la publicación de la

convocatoria, estudios previos, estudios del sector, ficha técnica y proyecto de

pliego de condiciones, se habilita el área de trabajo que permite durante el

resto del proceso: i) Ver los datos consignados, como detalle del proceso; ii)

Conocer la lista de ofertas; iii) Acceder a la subasta electrónica que se

habilita a partir de la apertura del sobre económico. Permite configurar la

subasta; iv) Elaborar y conocer los informes del proceso de selección; v)

acceder alcontrato, vi) Recibir y responder observaciones al borrador de

pliego de condiciones, así como a los pliegos definitivos y desde allí mismo se

responden; vii) Recibir y responder mensajes de los proponentes o

interesados; viii) Realizar modificaciones/adendas al borrador de pliegos,

así como a los pliegos definitivos; ix) Registrar otros eventos del proceso.



68


suscrito por el competente.


etapa de planeación cuando el cronómetro esté en cero.

PLIEGOS DEFINITIVOS





elaborado el acto administrativo de apertura.



Secop II.



17. Tipos de modificación: i) Editar información general: permite modificar

cronograma y la limitación de Mypime; ii) Editar configuración: permite

cambiar el valor estimado del proceso, las garantías, anticipos, y las fechas de

la subasta electrónica; iii) Editar cuestionario: permite modificar los

requisitos solicitados a los oferentes y la oferta económica configurada; iv)

Editar documentos del proceso: permite actualizar los documentos

complementarios del pliego; iv) Justificación de la modificación: se debe

diligenciar la justificación de la adenda, teniendo en cuenta que esta

información es pública.

18. Publicados estos documentos la plataforma Secop II habilita la presentación

de ofertas.

19. El oferente al diligenciar la entrega de la propuesta debe tener en cuenta que

para esta modalidad se deben diligenciar dos módulos: i) sobre requisitos

habilitantes y técnicos; y ii) sobre económico.



20. Vencido el plazo para la presentación de las ofertas se debe publicar el acta

de cierre que se genera automáticamente.

21. El sistema permite acceso a la “Apertura de Ofertas”, pero en esta etapa sólo

permite abrir el sobre habilitante y técnico.

22. Si no se presentaron ofertas, se debe elaborar y firmar por el delegado para la

contratación, el acto administrativo que declare desierto el proceso, y a través

de la plataforma se crea la declaratoria de desierta, se comunica y se cancela



69

el proceso de contratación. Si se presentaron ofertas, se continúa.

23. Los integrantes del Comité Evaluador del Proceso procederán a evaluar los

requisitos habilitantes y técnicos del proceso, de acuerdo con el pliego de

condiciones.

24. Durante esta evaluación, a través de mensajes, se puede solicitar a los

proponentes subsanar requisitos habilitantes o aclarar el contenido de la

oferta a través de mensajes.

25. El proveedor debe responder el mensaje y presentar los documentos soporte.

Descargue los documentos adicionales presentados y haga clic en “Agregar

documentos a la oferta”, para que queden incorporados en la oferta del

Proveedor.

26. En el módulo “informes” se creará el documento de “informe de habilitación de

los oferentes”, donde se dejará constancia en el acta de evaluación de los

proponentes rechazados, los inhabilitados y los proponentes habilitados.

27. De este informe se dará traslado a los oferentes por un plazo mínimo de tres

días hábiles, dentro de los cuales los oferentes podrán enviar observaciones

al informe de habilitación o subsanar requisitos habilitantes.

28. Las observaciones se responderán a través documentos escaneados,

suscritos por los integrantes del comité evaluador.


observaciones a través del módulo “área de trabajo” del Secop II, el Comité

Evaluador del proceso elaborará el informe definitivo de oferentes habilitados,

con base en el cual se habilitarán o excluirán, según el caso, las ofertas.

30. La exclusión debe justificarse en la plataforma, con los mismos argumentos

contenidos en el informe del Comité Evaluador.

31. El Secop II permitirá la apertura del sobre económico, únicamente de las

ofertas habilitadas a través del segmento “abrir sobres”.

32. Abiertos los sobres, se puede realizar la configuración de la subasta con la

siguiente información: i) Id subasta, ii) Proceso de contratación; iii) fecha y

hora de inicio; iv) fecha y hora de fin; v) tipo de subasta; vi) Versión de la

subasta. Por lote o por lista, vii) Configurar tiempo extra, viii) Mostrar nombre

de los proponentes: se recomienda seleccionar NO, para que Secop II les

asigne una identificación que le permita diferenciarlos, pero oculta entre

competidores, para garantizar mayor transparencia dentro del proceso.

33. Si sólo un oferente resultare habilitado se le podrá adjudicar el contrato, si el

valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el

contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa y se cancelará la

subasta en el Secop II

34. La subasta inicia de forma automática en la fecha y hora programada por la

Contraloría General de Antioquia, y acorde a la comunicada en el cronograma

y demás documentos del proceso.

35. La subasta se lleva a cabo sin intervención de la Contraloría General de



70

Antioquia, no obstante por lo menos el funcionario de la Subdirección

Operativa, encargado del proceso, estará atento a cualquier dificultad que

pueda presentarse y a los mensajes enviados por el Secop II y los

interesados, a través del “Chat” que tiene la plataforma.

36. Si se presentan inconvenientes que impliquen la suspensión de la subasta, el

funcionario de la subdirección operativa, previa autorización del delegado de

la contratación respectiva, suspenderá la subasta y establecerá la fecha y

hora en que se reanudará.

37. Cuando se vence el plazo establecido para la subasta, el sistema no permite

seguir enviando lances.

38. Terminada la subasta se habilita la generación de informes, para publicar el

informe de la subasta y luego adjudicar el proceso.

39. Para la adjudicación, se debe tener el documento previamente elaborado y

firmado por el delegado para la contratación respectiva; con este documento,

se procede a realizar la adjudicación mediante segmento “Crear

Informe/Generar oferta”.

3.17.3 .3 . COMPRA POR CATÁLOGO DERI VADO DE LA CELEBRACI ÓN DE AC UERDOS MARCO

Los acuerdos marco son instrumentos de agregación de demanda que son

negociados a través de una operación principal por Colombia Compra Eficiente,

para que las entidades públicas, al realizar la operación secundaria, acorde a sus

necesidades y condiciones, puedan obtener ventajas económicas derivadas de la

economía en escala, en la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas

uniformes y de común utilización.

La Contraloría General de Antioquia, siempre que requiera de la adquisición de

bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización,

verificará previamente la existencia de acuerdo marco vigente, y de existir, analizará

la pertinencia de adquirir a través de este medio en relación con las otras opciones

viables, teniendo en cuenta que en los precios predefinidos por Colombia Compra

Eficiente no se han tenido en cuenta los gravámenes aplicables a la entidad para la

contratación respectiva, y que éstos incrementarán el valor ofertado a través de la

Tienda virtual1. De la decisión adoptada y los elementos considerados para el

1 La Guía de Términos y condiciones de uso de la TVEC, estable en la normativa y reglas aplicables Aparte VI,

Literal g): “Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización y en la solicitud de compra los gravámenes (estampillas), impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad

Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial en la solicitud de cotización y en la solicitud de compra, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, pues de lo contrario incu mple los Términos y Condiciones de Uso. Si la Entidad Compradora



71

efecto, se dejará constancia en los estudios previos y/o en el documento de

estudios del sector.

En los casos en que resulte más ventajoso para la Contraloría General de Antioquia

adquirir a través del Acuerdo Marco de Precios, una vez se encuentren elaborados

los estudios previos, la ficha técnica y los estudios del sector, y la adquisición haya

sido aprobada por el Comité de Adquisiciones, se asignará el proceso a un

funcionario del nivel profesional o técnico de la Subdirección Operativa, para que

gestione la operación secundaria en la tienda virtual de Colombia Compra Eficiente,

de acuerdo con el trámite que para cada acuerdo marco esté establecido, teniendo

en consideración los siguientes pasos comunes

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

PLAZO MÍNIMO Según cada Acuerdo Marco de Precios (aprox.

7 días hábiles)

1. Ingreso a la tienda virtual, descargue y lectura del Acuerdo Marco de Precios

con sus documentos anexos y formatos.

2. Solicitud de la información necesaria para elaborar correctamente la solicitud

de cotización, o el estudio de mercado según sea el caso, para lo cual

previamente debe verificarse si existe un formato pre establecido por

Colombia Compra Eficiente.

3. El funcionario responsable cargará el sistema con la información contenida en

los estudios previos y demás documentos del proceso, y en caso de duda

deberá dejar constancia escrita de la solicitud de aclaración al responsable de

la elaboración de los estudios previos, con el previo visto bueno del delegado

para la respectiva contratación.

4. Los proveedores tienen un plazo definido en cada acuerdo, para dar respuesta

a la entidad a la solicitud de cotización.

5. A través del segmento “crear evento” se ingresa el número de la plantilla de

solicitud de información.

6. En los casos en que se requiera solicitar cotización, se debe diligenciar el

“simulador para estructurar la compra” en su versión actualizada y

diligenciar la información relativa a: i) Dirección de entrega de facturación; ii)

datos adjuntos; iii) Estudios y documentos previos; iv) Gravámenes

adicionales; v) Artículos del carro; vi) presupuesto que soporta la compra; vii)

cadena de aprobación.

7. En el segmento “Gravámenes Adicionales” es necesario incluir todos los

no realiza los ajustes durante la vigencia de la Orden de Compra, debe hacerlos durante la liquidación de la misma, utilizando el trámite que corresponda. Si la Entidad Compradora no incluye el valor de las estampillas, impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial, en la solicitud de cotización y en la

solicitud de compra y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente está autorizada a suspender el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano hasta que modifique la Orden de Compra y pague el valor correspondiente.”



72

gravámenes aplicables para la Contraloría General de Antioquia en la compra

requerida, so pena de que Colombia Compra Eficiente suspenda el registro

hasta tanto se incluyan. Debe revisarse en cada acuerdo marco, si se han

tenido en cuenta algunos gravámenes como el IVA, para que no se carguen

doblemente.

8. Una vez se diligencien todas las pestañas y espacios que exige el simulador,

debe generarse el resumen, que es un archivo CSV.

9. La solicitud de cotización debe generarse para los proveedores de la región de

cobertura, según cada acuerdo marco.

10. Antes de enviar la solicitud de compra, se deben validar los siguientes

campos: fecha de vencimiento de la orden de compra, valor total de la solicitud

de compra, número del CDP, Archivos que respaldan la contratación, aceptar

términos y condiciones.

11. A través del segmento “envío del evento de producción” se finaliza la

solicitud de cotización y se remite a los proveedores.

12. El aplicativo “Mensajes”de la tienda virtual es el único medio aceptado para

recibir y responder las inquietudes que tengan los proveedores para la

elaboración de la cotización.

13. Si la Contraloría General de Antioquia decide terminar el proceso, a través del

aplicativo“mensajes” se informará justificando el porqué de la terminación,

adjuntando el respectivo documento, suscrito por el ordenador del gasto

correspondiente.

14. Una vez enviada la solicitud de cotización, es posible editarla, caso en el cual

el sistema generará una nueva versión al número de la cotización,

adicionando una letra y este será el que se tendrá en cuenta para consultas y

para culminar el proceso. Se debe comunicar a los oferentes el cambio a

través de mensaje.

15. Los proveedores dentro del término establecido en el acuerdo marco, podrán

enviar la cotización.

16. El evento puede terminarse antes del plazo establecido si todos los

proveedores han enviado cotización, y si la Contraloría General de Antioquia

ha enviado mensaje a todos los proveedores solicitando confirmación de que

esas cotizaciones son definitivas, y se ha recibido respuesta afirmativa de

todos.

ANÁLISIS DE COTIZACIONES

TIEMPO ESTIMADO Según cada Acuerdo Marco (Aprox. 8 días

hábiles)

17. Finalizado el evento de cotización se pueden ver todas las cotizaciones

18. El análisis de las cotizaciones debe incluir: i)la revisión de que todos los

elementos de solicitud de cotización fueron tenido en cuenta por el proveedor.



73

En caso de alteración se debe comunicar a Colombia Compra Eficiente; ii) que

el proveedor haya cotizado por debajo de sus precios techo, según cada

acuerdo; iii) En caso de presentarse inconsistencias de la cotización entre los

valores del Excel y los de la Tienda virtual del Estado Colombiano, prevalece

la Cotización presentada en esta última; en ese sentido la Contraloría General

de Antioquia debe solicitar al proveedor ajustar los valores del Excel de

acuerdo a los valores de la Cotización presentados en la plataforma.

19. Se debe elegir la cotización que incluya la totalidad de los requerimientos y

haya cotizado en el menor valor total.

20. La cotización de menor valor se “agregará al carrito” haciendo clic sobre el

nombre de la respuesta del proveedor seleccionado, luego en “Adjudicar

todos los artículos”, para lo cual se debe contar con acto administrativo de

adjudicación, firmado por el ordenador para la contratación respectiva y

anexarlo.

3.17.4 . MÍ NI MA CUANTÍ A

Se podrá acceder a esta modalidad, siempre que los bienes y/o servicios requeridos

sean iguales o superiores a un salario mínimo mensual legal vigente y nunca

superior a 28 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), para lo cual

se evaluará la posibilidad de adquirir los bienes y/o servicios a través de compra en

gran almacén o grandes superficies, y si los precios allí ofertados, más los

impuestos, tasas y contribuciones aplicables a la contratación respectiva, son más

favorables para la entidad, se contratará a través de la tienda virtual. En caso

contrario se aplicará el procedimiento de mínima cuantía.

3.17.4 .1 . COMPRA EN TI ENDA VI RTUAL – GRAN ALMACÉN


aprobados por el Comité de Contratación, en caso de que por la cuantía lo amerite,

la documentación pasa a la Subdirección Operativa, donde un funcionario del nivel

técnico, profesional o contralor auxiliar verificará nuevamente que los precios del

catálogo de bienes ofrecen ventajas económicas a la Contraloría General de

Antioquia, sin afectar la calidad de los bienes o servicios requeridos, y que los

mismos se encuentran disponibles en la ciudad donde se requiera el bien o servicio.

Cumplido lo anterior, un funcionario del nivel asistencial, técnico, profesional o

contralor auxiliar procederá a alimentar la plataforma conforme a la información




74

SOLICITUD DE INFORMACIÓN

PLAZO MÍNIMO Según cada Acuerdo Marco de Precios (aprox.

7 días hábiles)

1. Ingreso a la Tienda virtual.

2. Una vez identificados los productos y el proveedor se debe ingresar la cantidad

que desea adquirir y agregar los productos al carrito de compras. Estos dos

pasos se deben repetir por la totalidad de los productos que se desea a adquirir,

teniendo en cuenta que una orden de compra solo puede contener los productos

de un proveedor.

3. Una vez se complete el carrito de compras, el comprador da clic sobre el carrito

e ingresa a revisar los productos y a diligenciar la solicitud de compra.

4. Realizado lo anterior se procede por la plataforma de la Tienda virtual a realizar

la orden de compra.

5. En caso de no encontrar los productos en el catálogo: i) Se debe solicitar la

inclusión de nuevos productos en el formato establecido para

ello. https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/

gran-almacen/bienes-de-grandes-superficies; ii) crear el evento de solicitud de

inclusión en la TVEC; iii) Análisis de las respuestas de los grandes almacenes;

iv) Una vez recibidas las respuestas comparadas. Las respuestas se pueden

consultar en el correo electrónico o a través de la Tienda virtual del Estado

Colombiano en el menú superior en la pestaña de “cotización.

6. En el segmento “Gravámenes Adicionales”es necesario incluir todos los

gravámenes aplicables para la Contraloría General de Antioquia en la compra

requerida, so pena de que Colombia Compra Eficiente suspenda el registro

hasta tanto se incluyan. Debe revisarse en EL CATÁLOGO, si se ha tenido en

cuenta el IVA y adicionar a la orden de compra el gravamen adicional como un

ítem del carrito.

ANÁLISIS DE COTIZACIONES

TEIMPO ESTIMADO Según cada Acuerdo Marco (Aprox. 8 días

hábiles)

7. Definido el gran almacén que en la tienda virtual oferte los bienes y servicios

más económicos y antes de enviar la solicitud de compra, se deben validar los

siguientes campos: Fecha de vencimiento de la Orden de Compra, Valor total de

la Solicitud de compra que incluya el IVA y los gravámenes adicionales, CDP,

estudios previos y demás archivos que respaldan la contratación, aceptar

términos y condiciones.

8. Si la Contraloría General de Antioquia decide terminar el proceso, a través del

aplicativo: “mensajes” se informará, justificando el porqué de la terminación.

https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/gran-almacen/bienes-de-grandes-superficies

https://www.colombiacompra.gov.co/tienda-virtual-del-estado-colombiano/gran-almacen/bienes-de-grandes-superficies



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9. Una vez enviada la solicitud de cotización, es posible editarla, caso en el cual el

sistema generará una nueva versión al número de la cotización, adicionando

una letra y este será el que se tendrá en cuenta para consultas y para culminar el

proceso.

10. El análisis de las cotizaciones debe incluir: i) la revisión de que todos los

elementos de solicitud de cotización fueron tenido en cuenta por el proveedor.

En caso de alteración se debe comunicar a Colombia Compra Eficiente; ii) que

el proveedor haya cotizado por debajo de sus precios techo, según cada

acuerdo

11. Se debe elegir la cotización que incluya la totalidad de los requerimientos y haya

cotizado en el menor valor total.

12. La cotización de menor valor se “agregará al carrito” haciendo clic sobre el

nombre de la respuesta del proveedor seleccionado, luego en “Adjudicar todos

los artículos”, para lo cual se debe contar con el formato respectivo firmado por

el ordenador del gasto delegado para la contratación respectiva.

3.17.4 .2 . MÍ NIMA CUANTÍ A

Procede cuando los bienes, obras o servicios requeridos, no superan, en el caso

concreto de la Contraloría General de Antioquia, el valor correspondiente a 28

salarios mínimos legales mensuales vigentes. La oferta más favorable se definirá

teniendo en cuenta únicamente el factor precio y siempre que no resulte posible o

favorable para la entidad la compra en gran almacén o acuerdo marco de precios.

La mínima cuantía es un procedimiento abreviado, que igualmente debe ser

planeado, presupuestado y debe permitir los derechos de defensa y contradicción.


aprobados por el Comité de Adquisiciones, en caso de que la cuantía lo amerite, la

documentación pasa a la Subdirección Operativa donde un funcionario del nivel

técnico, profesional o contralor auxiliar verificará nuevamente que los precios del

catálogo de bienes no ofrecen ventajas económicas a la Contraloría General de

Antioquia, sin afectar la calidad de los bienes o servicios requeridos, procederá a

alimentar la plataforma conforme a la información contenida en los documentos del

proceso, así:

PLIEGO DE CONDICIONES ELECTRÓNICO O INVITACIÓN.






76




relacionados con el mismo, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de la

entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos”, para






5. La entidad revisará la Tienda virtual para conocer las condiciones del proceso






7. Cumplidos los anteriores requisitos se debe proceder a publicar el “Pliego de

Condiciones Electrónico” o invitación, junto con los estudios previos, estudios

del sector y demás documentos que sustenten el pliego, por lo menos por un

(1) día hábil.

8. Durante este plazo de un (1) día hábil, mínimo, que debe tener la publicación

del “Pliego de Condiciones Electrónico” o invitación, se habilita el Área de

trabajo del Proceso que permite: i) Ver los datos consignados, como Detalle

del Proceso; ii) Cronómetro: indica el tiempo en días, horas, minutos y

segundos para la presentación de ofertas. iii) Línea de tiempo:

representación gráfica de la fase del proceso; iv) conocer la Lista de Ofertas;

iv) Observaciones a la invitación y desde allí mismo se responden; v) recibir y

responder Mensajes de los proponentes o interesados; vi) realizar

Modificaciones/Adendas, así como a los pliegos definitivos; vii) Registrar

otros eventos del proceso.

9. Durante este plazo de publicación los interesados pueden presentar

observaciones o sus ofertas, a través del módulo respectivo.

10. Las observaciones recibidas se responderán mediante documento anexo

suscrito por el competente, salvo que la respuesta remita a los documentos o

a Colombia Compra Eficiente, lo cual podrá ser respondido por el operador del

proceso en la Subdirección Operativa. A esta información podrá accederse en

el segmento observaciones.

11. Vencido el plazo de publicación del “Pliego de Condiciones Electrónico” o

invitación y llegado el momento de cierre, se habilita la apertura de las

ofertas.



77


PLAZO MÍNIMO 3DÍAS O SEGÚN COMPLEJIDAD

12. Vencido el plazo para la presentación de las ofertas, si no se recibieron ofertas

o los oferentes no resultan habilitados, se podrá declarar desierto el proceso

mediante la publicación del acto administrativo suscrito por el delegado para la

contratación respectiva.

13. se procede a la “Apertura de Ofertas” a través de la plataforma Secop II.

14. La plataforma automáticamente crea el análisis y muestra la mejor oferta

económica presentada, y en el segmento Ver Detalle se puede observar el

análisis completo, el cual se descarga en Excel y se finaliza el análisis.

15. La oferta se observa completa en tres secciones, así: i) Información general; ii)

Cuestionario; y iii) Anexos.

16. El comité evaluador debe verificar que la oferta más económica cumpla con

los requisitos habilitantes.

17. Si la oferta más económica no cumple con todos los requisitos, se revisa la

oferta con el segundo precio más bajo y así sucesivamente.

18. Es posible solicitar aclaraciones a los proponentes a través de mensajes. Los

documentos adjuntos con posterioridad se identifican en la plataforma como

“subsanación de documentos”.

19. El Comité Evaluador elaborará el informe de evaluación con el formato

respectivo, y este será publicado a través del segmento “informes”, junto con

las ofertas.

20. Del informe de evaluación publicado se da traslado por un (1) día hábil para

que los interesados puedan realizar observaciones al mismo.

21. En la sección informes se pueden consultar todas observaciones recibidas, y

las mismas serán respondidas mediante documento anexo, elaborado y

suscrito por el Comité Evaluador.

22. Con todas las observaciones absueltas se ingresa a la sección “informes del

proceso de selección”, y por cada proveedor deberá diligenciarse en la

plataforma la siguiente información, con fundamento en el informe de

evaluación elaborado por el Comité Evaluador: i) Posición del proveedor; ii)

puntaje; iii) resultado; iv) selección.

23. En el segmento selección se debe publicar la aceptación de la oferta suscrita

por el Delegado para la contratación respectiva.

24. El SECOP II elabora automáticamente el contrato electrónico.

3.17.5 . CONTRATACI ÓN DI RECTA

Procede, independientemente del monto de la contratación, para la adquisición de

bienes o servicios, cuando se enmarca en una de las causales taxativamente



78

contenidas en el numeral 4 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, de los cuales son

de mayor uso en la Contraloría General de Antioquia, los siguientes:

•No aplica a los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de

evaluación de conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos,

encargos fiduciarios y fiducia pública cuando las instituciones de educación

superior públicas o las sociedades de economía mixta con participación

mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro conformadas

por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades

territoriales sean las ejecutoras

Contratos interadministrativos

•Para su contratación se tendrá en cuenta la definición contenida en el Decreto

Ley 591 de 1991 y demás normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o

sustituyan

Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

•Cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por

ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o

por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben

constar en el estudio previo que soporta la contratación.

Cuando no exista pluralidad de oferentes

•En los estudios previos debe acreditarse la forma en que se verificó la idoneidad y

experiencia del contratista, y anexarse al expediente la correspondiente

evidencia.

Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

•En los estudios previos debe dejarse constancia del porqué sólo puede

encomendarse el trabajo artístico a esa persona.

Ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales



79

3.17.5 .1 . PROCEDIMIENTO GENERAL PARA CONTRATACI ÓN DI RECTA

Este procedimiento aplica además cuando se requiere suscribir convenio cuando el

objeto requerido corresponde a actividades artísticas, culturales, deportivas y de

promoción de la diversidad étnica colombiana, que sólo pueden desarrollar

determinadas personas, condición que debe justificarse en los estudios y

documentos previos o cuando no existe sino una entidad con la cual puede

suscribirse.

Elaborados los estudios previos y demás documentos técnicos necesarios,

conforme a los acápites precedentes y aprobados por el Comité de Contratación, en

caso de que por la cuantía lo amerite, la documentación pasa a la Subdirección

Operativa, donde un funcionario del nivel técnico, profesional o contralor auxiliar

elaborará el proyecto de acto administrativo que justifica la contratación directa,

para la firma del delegado para la contratación respectiva. Con estos documentos

firmados un funcionario del nivel asistencial, técnico, profesional o contralor auxiliar,

procederá a alimentar la plataforma conforme a la información contenida en los

documentos del proceso, así:

•En el documento de estudios previos debe dejarse constancia de: i) haber

verificado las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que se

requiere el inmueble; y ii) analizar y comparar las condiciones de los bienes

inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de

arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos

del sistema de compra y contratación pública.

Arrendamiento de inmuebles

•Para el efecto, deben constar con los estudios previos: i) Avalúo realizado por

una institución especializada al bien o los bienes inmuebles identificados que

satisfagan las necesidades que tiene la entidad estatal; ii) Analizar y

comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las ne-

cesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá

tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compras y

contratación pública. Si la Contraloría decide hacer parte de un proyecto

inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha

identificado, no requiere el avalúo.

Adquisición de inmuebles.



80

PLIEGOS DEFINITIVOS - INVITACIÓN.


1. Creación del proceso en Secop II

2. Es un formulario con información general, configuración, cuestionario,

evaluación, documentos del proceso, invitación y documentos de la oferta.


relacionados con el mismo, aun cuando sean de conocimiento exclusivo de la

entidad, caso en el cual se cargarán en “Documentos Internos” para garantizar

la integralidad de la información del proceso.





5. Se dejará constancia de las ventajas que ofrece la contratación directa,

mediante documento suscrito por el delegado para la contratación respectiva.

6. El módulo invitación permite realizarla de forma i) automática: caso en el

cual la plataforma la remite a los proveedores que tengan entre sus áreas de

interés el Código del Clasificador de Bienes y Servicios correspondiente al

proceso; de esta opción se hará uso cuando no se tenga acreditada la

idoneidad y experiencia de una persona en particular para el bien o servicio

requerido, de lo cual se dejará constancia en los estudios previos; oii)

manual: caso en el cual se dirige al proponente inscrito en el SECOP II

elegido, que se encuentre clasificado con el código UNSPSC para el

suministro del bien o servicio.

7. Cumplidos los anteriores requisitos se debe proceder a publicar, con lo cual se

hace público y abierto para la presentación de observaciones.

8. Esta etapa culmina cuando el proveedor acepta la transacción en la

plataforma.

3.18 CONVENI OS

De acuerdo con la guía para la contratación entre entidades privadas sin ánimo de

lucro y de reconocida idoneidad, elaborada por Colombia Compra Eficiente, en

virtud del mandato consignado en el Decreto 092 de 2017, esta reglamentación

aplicará, para:

i) Los convenios que se suscriban con entidades sin ánimo de lucro para

impulsar programas y actividades de interés público acordes con los



81

respectivos planes de desarrollo, según lo dispuesto en el Artículo 355 de la

Constitución Política; y

ii) Los convenios de asociación suscritos entre entidades públicas en virtud de

lo establecido en el Artículo 95 de la Ley 498 de 1998, para la cooperación en

el cumplimiento de las funciones que les corresponden, o para prestar

conjuntamente servicios a su cargo.

Quedan exentos de todo este trámite los convenios que no requieran recursos

específicos para su ejecución, es decir, aquellos que se pactan en especie y se

ejecutan dentro del giro ordinario de actividades de la Contraloría General de

Antioquia y de la entidad asociada.

3.18.1 . FUNDAMENTACI ÓN

Este tipo de convenios debe sustentarse siempre teniendo en cuenta:

3.18.1 .1 . ARTÍ CULO 355

En el caso de los convenios con entidades sin ánimo de lucro para impulsar

programas y actividades de interés público, acordes con los respectivos planes de

desarrollo, en virtud de lo dispuesto en el Artículo 355 superior, debe tenerse en

cuenta:

1. Cuando hay correspondencia directa de la entidad privada sin ánimo de lucro y

de reconocida idoneidad, con programas y actividades de interés público,

previstos en el Plan Nacional o Seccional de Desarrollo, relacionados con la

promoción de derechos de los menos favorecidos, específicamente en las

siguientes materias: i) la promoción de los derechos de personas en situación de

debilidad manifiesta o indefensión; ii) los derechos de las minorías; iii) el derecho

a la educación; iv) el derecho a la paz; iv) las manifestaciones artísticas,

culturales, deportivas y de promoción de la diversidad étnica colombiana.

2. No puede existir relación conmutativa de las obligaciones y, en consecuencia, la

Contraloría General de Antioquia no puede instruir a la entidad privada sin ánimo

de lucro para desarrollar los programas o actividades previstas, puesto que se

trata de un instrumento de política pública diferente a la contratación.



82

3. No hay oferta en el mercado distinta a la de las entidades privadas sin ánimo de

lucro, o hay oferta pero genera mayor valor contratar con la entidad sin ánimo de

lucro.

4. Para acreditar la idoneidad de la entidad privada sin ánimo de lucro debe existir

correspondencia del objeto de la entidad privada sin ánimo de lucro y el

programa o actividad prevista en el plan de desarrollo o plan estratégico.

5. Se debe verificar previamente que la entidad privada sin ánimo de lucho tiene el

personal con el perfil adecuado para cumplir con el programa o actividad a

desarrollar.

6. Es necesario valorar la complejidad de la actividad requerida para definir una

experiencia proporcional.

7. Acorde con la complejidad del proyecto o actividad, es necesario establecer la

estructura organizacional requerida para el efecto ; en los estudios previos se

dejará constancia de aspectos tales como: i) gobierno corporativo; ii) estados

financieros; iii) política documentada de conflictos de interés; iv) política de

manejo de riesgos operativos y archivo de documentos; v) política documentada

de compensación de administradores y miembros de junta.

8. La entidad sin ánimo de lucro también debe tener un análisis proporcional de los

indicadores de la eficiencia de la organización. En virtud de ello, en los estudios

previos se dejará constancia de la elección de los indicadores en relación con la

complejidad de la necesidad, teniendo en cuenta las características del tipo de

entidad, conforme lo establece Colombia Compra Eficiente en la “Guía para la

contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida

idoneidad”.

9. Adicionalmente, debe recopilarse la información disponible sobre las entidades

sin ánimo de lucro para evaluar su reputación según la metodología definida por

Colombia Compra Eficiente, para mitigar riesgos en la ejecución del proyecto, lo

que comprende además de la entidad, la revisión del personal como

administradores y miembros de junta u órgano colegiado.

3.18.1 .2 . LEY 489 DE 1998

En el caso de los convenios de asociación suscritos en virtud de lo dispuesto en la

Ley 489 de 1998, deben fundamentarse en:



83

1. El principio de colaboración armónica entre los diferentes órganos del poder

público.

2. La misión y/o visión de cada entidad

3. Las normas legales que imponen a las entidades el cumplimiento de las

actividades que van a desarrollarse en forma conjunta.

4. Los planes de desarrollo, estratégicos o de acción donde se hayan definido

las acciones que van a coordinarse.

5. Ventajas que representa el convenio, como por ejemplo: dar cumplimiento a

los principios de economía, eficiencia y eficacia del servicio público, y demás

motivos que le den sentido al trabajo conjunto.

El asociado no puede tener remuneración por su actividad dentro del convenio, y los

aportes estarán destinados al desarrollo del objeto del convenio.

Los aportes deben provenir de ambas partes.

3.18.2 . DOCUMENTOS DEL PRO CESO:

Cuando se identifique que existe más de una entidad pública o sin ánimo de lucro,

para suscribir el convenio, del proceso de planeación y selección asociado, deben

resultar como mínimo los siguientes documentos:

1. Estudios Previos que incluyan: i) La descripción de la necesidad que la Entidad

estatal pretende satisfacer con el Convenio; ii) la explicación que contenga la

correspondencia entre las entidades estatales o entre la Contraloría General de

Antioquia y la entidad privada sin ánimo de lucro interesada en el Proceso de

contratación; iii)El objeto del convenio, con sus especificaciones y demás

condiciones de carácter técnico, administrativo, jurídico o financiero, necesarios

para delimitar su alcance. iv) La modalidad de selección del contratista y

sustentación de por qué la Contraloría General de Antioquia uti liza un

mecanismo especial que procede en los casos previstos en el Artículo 355 de la

Constitución Política y el Decreto 092 de 2017 o en la Ley 489 de 1998,

indicando si hay otros mecanismos para alcanzar el objetivo de política pública;

cuál es el beneficio para la entidad; cuál es la consecuencia de acudir al

mercado para contratarlo; cómo se logra la eficiencia, economía, eficacia o

manejo del riesgo, mediante el convenio; v) las obligaciones correspondientes a

cada una de las partes; vi) Criterios para seleccionar la entidad privada sin

ánimo de lucro cuando hay lugar a competencia de acuerdo con el Artículo 4 del

Decreto 092 de 2017; vii) El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo;

2. Análisis del sector



84

3. Las ofertas presentadas cuando hay lugar a competencia, de acuerdo con el

Artículo 4 del Decreto 092 de 2017;

4. Actas del Comité Evaluador con la valoración de los criterios de calificación,

cuando se postulen varias entidades.

5. El contrato y sus modificaciones;

6. Los convenios específicos o actas de ejecución necesarias.

7. Los documentos que recojan información sobre la ejecución del programa o

actividad

8. Los demás que se expidan durante el Proceso de contratación.

3.18.3 . CONVENI OS CON ORGANI SMOS I NTERNACI ONALES

Cuando la Contraloría General de Antioquia suscriba convenios o contratos con

personas extranjeras de derecho público; o financiados con fondos de los

organismos multilaterales de crédito y entes gubernamentales extranjeros; o

financiados en el cincuenta por ciento o más con organismos de cooperación,

asistencia o ayudas internacionales, podrá ajustarse al reglamento definido por

dicho organismo, en caso contrario se aplicarán las disposiciones aplicables en el

presente capítulo, según la naturaleza del objeto contractual, la naturaleza del

organismo internacional o la cuantía.

En todo caso, se deberá publicar en el Secop II, conforme a los lineamientos que

para el efecto se defina Colombia Compra Eficiente.

3.19 APLI CACI ÓN DE DI SPOSI CI ONES Y F ORMATOS DE COLOMBI A COMPRA EFI CI ENTE

En todo caso, todo lo referente al Plan Anual de Adquisiciones, análisis del sector,

planeación de la contratación y selección, se basará en los lineamientos que para el

efecto expida Colombia Compra Eficiente. La Subdirección Operativa, diseñará

formatos internos, con fundamento en los expedidos por esta Autoridad y la

publicación correspondiente y trámite de los procesos de selección se llevará a

cabo a través de la plataforma SECOP II.



85

CAPÍTULO CUARTO – ETAPA CONTRACTUAL

Esta etapa comprende el perfeccionamiento del contrato, su inicio, ejecución y

pagos; período dentro del cual es posible imponer sanciones al contratista para el

apremio al cumplimiento del contrato; no obstante, estos asuntos se tratarán en lo

relativo a la supervisión del contrato.

4.1 . EL CONTRATO

El contrato es el documento escrito y firmado por las personas competentes para el

efecto, mediante el cual la Contraloría General de Antioquia y el respectivo

contratista se obligan conforme a las estipulaciones establecidas en el mismo

documento.

En el caso de los contratos que se deriven del trámite de un proceso de selección, el

contrato lo conforman además del documento que se defina como tal, todos los

correspondientes a la etapa de planeación y de selección.

Para los casos de la mínima cuantía, como lo dispone el Decreto 1082 de 2015 en

su Artículo 2.2.1.2.1.5.2., la oferta y su aceptación constituyen el contrato.

4.2 . TI POS DE CONTRATO SEGÚN EL PLAZO

Para los efectos de las disposiciones contenidas en los capítulos siguientes, es

necesaria la diferenciación de los contratos según el plazo, es decir, de acuerdo con

el término que se fija para el cumplimiento de la obligación, el cual debe estar

claramente definido en el cuerpo del contrato, como una cláusula necesaria.

4.2 .1 . CONTRATOS DE TRACTO SUCESI VO

El contrato será de tracto sucesivo cuando su ejecución se extiende más allá de un

solo momento, a una reiteración de actos distribuidos o repetidos en el tiempo. En

estos casos la ejecución puede ser continuada cuando no hay interrupciones en el

tiempo, o periódica o escalonada cuando la obligación se cumple en intervalos

previamente definidos.

4.2 .2 . CONTRATOS DE EJECUCI ÓN I NSTANTÁNEA



86

Su ejecución se cumple en un solo acto, el cual puede ser concomitante con la

suscripción del contrato o diferida, es decir, luego de su perfeccionamiento.

4.3 . CONTENI DO MÍ NI MO DEL CONTRATO

Conforme lo establece el Artículo 40 de la Ley 80 de 1993, los contratos estatales se

regularán conforme a las normas civiles, comerciales y las del estatuto contractual

para determinar las cláusulas que hacen parte de su esencia, de su naturaleza, o

accidentales, para lo cual es posible adicionar los formatos para adecuarlos a las

necesidades de cada contrato.

Como mínimo los contratos tendrán la siguiente información

- Identificación de las partes con nombre y Nit o cédula, según el caso.

- Identificación de sus representantes legales, si hay lugar a ello, con nombres,

documentos de identidad y documento de donde emana su capacidad o

competencia para contratar.

- Objeto.

- Valor y apropiación presupuestal.

- Forma de pago.

- Plazo.

- Garantías, si aplican.

- Cláusula de indemnidad, si se deriva del análisis de riesgos.

- Cláusulas excepcionales para los contratos de suministro y de prestación de

servicios.

Para los casos de la mínima cuantía y compra en tienda virtual, basta con que se

consignen las cláusulas de su esencia con la identificación de las partes y sus

representantes legales.

4.4 . CLÁUSULAS EXCEPCI ONALES

Cuando la Contraloría General de Antioquia al realizar el análisis de riesgos, lo

considere necesario, deberá pactar las cláusulas excepcionales a que se refieren

los Artículos 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993; esto es, interpretación unilateral,

modificación unilateral, terminación unilateral y caducidad, exclusivamente para los

contratos de obra, suministro y prestación de servicios.



87

4.5 . REQUI SI TOS PARA EL P ERFECCI ONAMI ENTO

La Contraloría General de Antioquia sólo procederá a la elaboración del contrato

una vez se haya agotado la etapa de planeación y de selección, si hay lugar a esta

última, siempre y cuando consten los siguientes documentos en la plataforma:

1. Los que acrediten la capacidad o competencia del contratista.

2. Certificado de disponibilidad presupuestal

3. El registro presupuestal.

4. La constancia de que el contratista se encuentra a paz y salvo con el sistema de

seguridad social y parafiscales del contrato. Cuando esta certificación sea

expedida por revisor fiscal, deberá acompañarse de: copia de la tarjeta

profesional del revisor, certificado de la Junta Central de Contadores vigente y

cédula.

5. Los que acrediten la idoneidad y experiencia del contratista.

6. La propuesta o portafolio de servicios.

7. Certificación de cuenta bancaria.

8. Certificado de implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

9. Certificado de Registro Único Tributario expedido por la DIAN.

10. En el caso de contratos de prestación de servicios con personas naturales,

formato único de hoja de vida de la función pública y declaración de bienes y

rentas diligenciado. Así mismo debe aportar certificado médico pre-ocupacional,

cuando corresponda.

11. Cuando se trate de adquisición de bienes inmuebles: avalúo comercial,

certificados de tradición y libertad, copias auténticas de escritura y de

documento de identidad del propietario.

12. Acta de comité de adquisiciones, cuando lo requiera, aprobando la contratación.

13. Los actos administrativos que deban expedirse previamente.

Debe verificarse que la información que se aporte se encuentre vigente, según el

respectivo documento.

4.6 . REQUI SI TOS PARA LA EJECUCI ÓN

Para la ejecución del contrato el supervisor debe verificar que el expediente del

contrato se haya conformado con los documentos de planeación, de selección, y los

indicados en el punto 4.5, como Requisitos para el perfeccionamiento.

Adicionalmente, en los casos en que en el contrato se hayan exigido garantías, que

la misma se encuentre constituida y aprobada por el jefe de la oficina asesora



88

jurídica. Una vez constatada esta información procederá a la elaboración y

suscripción del acta de inicio, salvo que el contrato sea de ejecución instantánea,

donde no se requerirá dicha acta.

En el evento de que alguno de los sistemas a los que deba reportar información la

Contraloría General de Antioquia, solicite datos referidos al acta de inicio de

contratos de ejecución instantánea, se ingresará la fecha correspondiente al

cumplimiento del mismo.

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, en el caso de requerirse una

contratación por urgencia manifiesta, que no permita la suscripción del contrato

escrito, se prescindirá de este y aún del acuerdo de la remuneración, pero debe

dejarse constancia escrita de la autorización impartida al contratante.

4.7 . EJECUCI ÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1603 del Código Civil, los contratos

deben ejecutarse de buena fe, y por consiguiente obligan no sólo a lo que en ellos

se expresa, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de la

obligación, o que por ley pertenecen a ella. El supervisor ejercerá control durante la

ejecución, hasta que venza la cobertura de las pólizas o, en su defecto, hasta la

liquidación del contrato.

Cuando el contrato sea de ejecución instantánea, una vez el supervisor verifique el

cumplimiento del objeto contractual y lo documente, procederá a la elaboración del

acta de recibo a satisfacción y liquidación en un solo acto.

En los contratos de tracto sucesivo se definirán las fechas o períodos de entrega o

cumplimiento. Cuando el cumplimiento sea a demanda, en el contrato se señalará la

forma en que esta procederá.

Cuando se trate de bienes y servicios adquiridos en Gran Almacén, se entregarán

dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la colocación de la orden de compra

en los lugares donde tenga disponible el Catálogo del Gran Almacén, a menos que

la Contraloría General de Antioquia establezca un plazo mayor en la orden de

compra. No obstante lo anterior, para el primer proceso de contratación con un

proveedor, el plazo será hasta de diez (10) días hábiles después de la colocación de

la orden de compra, a menos que la Contraloría General de Antioquia establezca un

plazo mayor.

De requerirse entregas parciales en las compras en Gran Almacén, estas deben ser



89

pactadas con antelación al cierre de la negociación. Si la Contraloría General de

Antioquia no manifiesta inconformidades con los bienes entregados dentro de los

cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega, el Gran Almacén debe entender que la

Entidad Compradora recibió los bienes a satisfacción.

Cualquier error en el trámite de una orden de compra en Gran Almacén debe

reportarse al día siguiente, tanto al contratista como a Colombia Compra Eficiente.

4.8 . PAGO

Los pagos se realizarán en la forma establecida en el contrato y pueden ser:

anticipo, anticipado, pagos parciales o pago total.

4.8 .1 . REQUI SI TOS

Para el pago a contratistas, sea pago parcial o total, se requieren los siguientes

documentos:

- Factura o documento equivalente, que debe ser radicada dentro de los

plazos establecidos para cada mes de la respectiva vigencia, por la

Subdirección Operativa.

- Constancia de encontrarse al día con el sistema de seguridad social y

parafiscales del contrato. Cuando esta certificación sea expedida por revisor

fiscal, deberá acompañarse de: copia de la tarjeta profesional del revisor,

certificado de la Junta Central de Contadores vigente y cédula.

- Evidencias del cumplimiento del contrato.

- Informe de Seguimiento a la Contratación Estatal, suscrita por el supervisor

del contrato.

4.8 .2 . PROCEDI MI ENTO PARA EL PAGO

Las facturas con los documentos adjuntos, serán revisadas en la Subdirección

Operativa para verificar que se encuentren todos los documentos requeridos, y se

pasarán al respectivo supervisor dentro del día hábil siguiente.

El supervisor cuenta hasta con tres días hábiles para la elaboración del Informe de

Seguimiento a la Contratación Estatal respectivo. Si dentro de dicho plazo

considera que no puede procederse al pago, debe devolver la factura al contratista,

dejando por escrito las razones de la devolución.



90

En caso de que dentro de los cinco días hábiles siguientes a la radicación de la

factura esta no se haya devuelto al contratista, se entenderá que la entidad ha

recibido a satisfacción. No obstante, el procedimiento no podrá continuarse hasta

tanto el supervisor no aporte los documentos respectivos.

Bajo condiciones excepcionales el Subdirector Operativo podrá autorizar que se

devuelva una factura después de cinco días de su recibo en la entidad, dejando por

escrito los motivos de la devolución.

La Subdirección Operativa verificará que los informes de seguimiento a la

contratación estatal se encuentren ajustados al contenido del contrato y los estudios

previos y contenga todos los entregables. En caso de que no se cumpla este

requisito, se devolverán al supervisor para que antes del vencimiento del plazo

definido en el calendario del respectivo mes, la factura pueda ser entregada a la

Subdirección Financiera.

El supervisor entregará los documentos para que la Subdirección Operativa

proceda a la ejecución en el sistema SAP y/o demás sistemas de información que

se empleen para el efecto, y pasará la factura a la Subdirección Financiera para la

causación contable, retenciones, pago y autorización del pago, conforme al

procedimiento de dicha dependencia.

Para el pago se respetará el orden de prelación, acorde con la fecha en que las

facturas sean recibidas en la Subdirección Financiera.

Las facturas se pagarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo,

salvo en el caso de las compras en Gran Almacén, cuando la entidad cuenta con

treinta (30) días contados a partir de la presentación de la factura.

La Subdirección Financiera de la Contraloría General de Antioquia verificará, previo

al pago, si el destinatario es autorretenedor o no y, una vez realizado el pago, dejará

la constancia de las retenciones realizadas.

4.8 .3 . RETENCI ONES

En la Contraloría General de Antioquia se aplican las siguientes retenciones: con las

excepciones que la norma expresamente defina para cada caso y de acuerdo con el

tipo de bien o servicio contratado y el tipo de contratista.



91

RETENCIÓN PORCENTAJE FUNDAMENTO

Retención ICA La definida para cada

vigencia por el

Municipio de Medellín

La definida para cada

vigencia por el Municipio

de Medellín

Estampilla Pro Anciano

2% Ordenanza 46 de 2014

Estampilla pro-Desarrollo

0,6% Art. 262 y ss Ordenanza

62 de 2014

Estampilla pro-Hospitales Públicos

1% Art. 288 y ss Ordenanza

62 de 2014

Estampilla pro-Instituto Universitario de Envigado


62 de 2014

Estampilla pro-Politécnico


62 de 2014

Retención en IVA

15% Art. 437-2 E.T . modif,

por Art, 42 Ley 1607 de

2012

Retención en la fuente

Según el bien o

servicio

De acuerdo con la tabla

vigente para cada año

4.8 .4 . ANTI CI PO Y PAGO ANTI CI PADO

De acuerdo con lo establecido en la Ley 80 de 1993, en los contratos que suscriba la

Contraloría General de Antioquia podrá pactarse el pago con anticipo o el pago

anticipado hasta por un cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato.

Este pacto procede de manera excepcional cuando de acuerdo con la naturaleza

del objeto contractual y los riesgos inherente al mismo, no resulte viable exigirle al

contratista que cuente con la capacidad financiera suficiente para que no sea

necesario el otorgamiento de anticipos o pagos anticipados.

4.8 .5 . FACTURACI ÓN Y PAGO TI ENDA VI RTUAL GRAN ALMAC ÉN

La Contraloría General de Antioquia, a través del tesorero o el funcionario

responsable del área financiera, debe verificar si el Gran Almacén es auto-retenedor

y una vez realizado el pago debe remitir al Gran Almacén el respectivo certificado o

soporte de pago que indique las retenciones, si así las hizo, dentro de los 30 días

calendario siguientes al pago.

La Subdirección Financiera y la Subdirección Operativa serán responsables de

realizar el seguimiento y pago o reporte respectivo en forma oportuna, para que los



92

pagos se hagan dentro de los 30 días calendario siguientes , o en su defecto se

anule el proceso de compra, de acuerdo con los lineamientos que para el efecto

establezca Colombia Compra Eficiente.

4.9 . MODI FI CACI ONES AL CONTRATO

El contrato podrá modificarse durante su vigencia, en cualquiera de sus cláusulas,

excepto en el objeto contractual o en aquellas que incidieron en la selección del

contratista. Para el efecto se expedirá un documento denominado “Otrosí”, que

debe ser requerido por alguna de las partes o el supervisor. La solicitud debe estar

fundada en hechos reales y justificada en razones de orden técnico y de

conveniencia por hechos sobrevinientes. De ninguna manera se autorizará un

“Otrosí” para validar el incumplimiento injustificado de las partes.

Cuando el Otrosí se refiera al plazo del contrato para prorrogarlo, o al valor para

adicionarlo o disminuirlo, debe solicitarse la correspondiente adecuación de la

Garantía Única de Cumplimiento, si la hay.

El otrosí debe suscribirse por las partes del contrato principal.

4.9 .1 . AUTORI ZACI ÓN PARA LA MODI FI CACI ÓN DEL CONTRATO

Cuando el contrato inicial fue llevado a Comité de Adquisiciones, la solicitud de

Otrosí también debe someterse a la misma autorización. En estos casos se deben

llevar al Comité los siguientes documentos:

i) La solicitud de otrosí.

ii) Informe de Supervisión o Interventoría, indicando el porcentaje de ejecución del

contrato y la conveniencia o inconveniencia de la solicitud, cuando sea

presentada por el contratista.

iii) CDP en caso de que la adición sea en valor.

iv) Copia del Acta de Inicio, si se trata de prórroga.

4.10. CAUSALES DE TERMI NAC I ÓN

Los contratos se terminan por el cumplimiento del objeto contractual, el vencimiento

del plazo, el agotamiento de los recursos disponibles, por mutuo acuerdo de las

partes y por las causas legales de que trata el Artículo 17 de la Ley 80 de 1993, para

la terminación unilateral.



93

4.11. EXPEDI ENTES DE LA CO NTRATACI ÓN

De conformidad con lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, en

concordancia con la Ley 527 de 1999, los expedientes de la contratación estatal de

la Contraloría General de Antioquia se llevarán por medio digital y no será necesario

un expediente físico.

Lo anterior teniendo en cuenta que la implementación del Secop II y Tienda virtual

conllevan la realización de transacciones a través de la plataforma, conforme a las

cuales el oferente no tiene que entregar documentos físicos y además con el

propósito de disminuir el consumo innecesario de papel.

A partir del 01 de enero de 2018, los expedientes del contrato serán los que estén

en la plataforma Secop II y su producción, gestión y trámite, organización,

transferencias y preservación, se llevará a cabo de acuerdo con las disposiciones

establecidas por Colombia Compra Eficiente, en coordinación con el Archivo

General de la República.

De acuerdo con las autoridades previamente referidas, el Secop II cumple con todos

los criterios de un expediente y, en consecuencia, permite crear, conformar,

organizar, controlar y consultar los expedientes de archivo del proceso de

contratación, de acuerdo con el Capítulo 111 del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo

General de la Nación.

En el expediente digital deben constar escaneados los documentos originales que

deban ser firmados, conforme a lo establecido en el presente manual y en la Ley,

con independencia de que la información esté consignada en planillas del sistema.



94

CAPÍTULO QUINTO- ETAPA POST-CONTRACTUAL

La liquidación del contrato es el acto a través del cual las partes de una relación

contractual, una vez concluida la ejecución, revisan el cumplimiento de las

obligaciones recíprocas, para determinar las acreencias pendientes, así como la

forma y plazo para ser cumplidas.

En el acta de liquidación las partes deben dejar constancia de las dificultades

presentadas durante la ejecución, para lo cual la Ley 80 de 1993 (Artículo 60) las

faculta para que se hagan los acuerdos, conciliaciones, transacciones y en general

los actos jurídicos necesarios, que les permita declararse a paz y salvo, de acuerdo

con las previsiones contractuales y la ley.

Los contratistas tienen derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo

acuerdo, y en este evento la liquidación uni lateral solo procederá en relación con los

aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

Una vez vencido el plazo para el cumplimiento de las obligaciones, la liquidación se

puede cobrar ejecutivamente.

5.1 . CONTRATOS QUE DEBEN LI QUI DARSE

En la Contraloría General de Antioquia se requerirá acto de liquidación sólo en los

contratos de tracto sucesivo. En los demás, la entidad definirá desde el pliego de

condiciones, si lo hubiere, o en su defecto desde el contrato, si requiere o no

liquidación, de acuerdo con la naturaleza, objeto, plazo, posibilidad de que se

presenten diferencias, etc.

5.2 . CAUSALES DE LI QUI DAC I ÓN DE LOS CONTRATOS

Procederá la liquidación del contrato, en los contratos definidos en el numeral

anterior, cuando:

i) Se termine el plazo de ejecución

ii) Cuando haya lugar a una modificación unilateral que altere el valor del

contrato en más del 20% y el contratista renuncie a continuar su ejecución.

iii) Cuando se declare la caducidad del contrato

iv) Cuando se derive la nulidad absoluta del contrato.



95

5.3 . PLAZO PARA LA LI QUI DACI ÓN DEL CONTRATO

La liquidación de los contratos que celebre la Contraloría General de Antioquia se

hará de mutuo acuerdo en un plazo máximo de cuatro meses siguientes a la

terminación del contrato, salvo que en el pliego de condiciones o en el contrato se

defina un plazo diferente en razón a las particularidades y riesgos del contrato.

De no lograrse la liquidación de mutuo acuerdo dentro de este plazo, se podrá

liquidar de forma unilateral dentro de los dos meses siguientes o vencido este plazo

sin lograse la liquidación se podrá llevar a cabo dentro de los dos años siguientes

bien sea de mutuo acuerdo o en forma unilateral.

5.4 . TI POS DE LI QUI DACI ÓN

La Contraloría General de Antioquia procurará la liquidación de todos los contratos

que lo requieran, para lo cual podrá llevar a cabo uno de los siguientes mecanismos,

teniendo en cuenta lo dispuesto en el numeral anterior y que en todo caso siempre

ha de procurarse la liquidación bilateral para lo que debe constar que el contratista

fue convocado y notificado de dicha cita a la liquidación de mutuo acuerdo.

La liquidación podrá ser:

5.5 . CONTENI DO DE LA LI QUI DACI ÓN

No puede confundirse con el acta de recibo o de terminación. En el acto de

liquidación deben constar derechos a cargo o a favor de las partes resultantes de la

ejecución del contrato, indicar el estado de cumplimiento de las obligaciones y

también incluir obligaciones que surgen para las partes con ocasión de su

suscripción.

Bilateral

Liquidación de mutuo

acuerdo, sin sa lvedades

Liquidación parcial,con sa lvedades

Acta s in l iquidación,

consta que no hubo acuerdo

Unilateral

Por la CGA, previo intento de liquidación

bilateral

Judicial

A solicitud del contratante

A solicitud del contratista



96

El acta de liquidación tendrá como mínimo:

i) IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO: partes, número, objeto, fecha de inicio, plazo,

plazo de las prórrogas, fecha de terminación, otros documentos suscritos

como: otro sí, suspensión, reinicio, etc.

ii) BAL ANCE ECONÓMICO: Valor inicial, valor adiciones, valor total, relación de

facturas, pagos realizados, saldos.

iii) BAL ANCE TÉCNICO: análisis detallado de las condiciones de calidad y

oportunidad en la entrega de los bienes, obras o servicios, así como de los

entregables pactados en el contrato, si los hay y demás asuntos que se

consideren necesarios de acuerdo con el desarrollo contractual.

iv) BAL ANCE JURÍDICO: Situación de las garantías incluyendo la necesidad de

extensión de algunas, si se requiere; acuerdos, conciliaciones y

transacciones acordadas.

v) DECLARATORIAS: paz y salvo y/o salvedades

vi) FIRMA: por las partes del contrato

5.6 . SEG UI MI ENTO A L AS AC TI VI DAD ES POSTERI ORES A L A LI QUI DACI ÓN DE LOS

CONTRATOS

En la etapa de liquidación de los contratos, el supervisor del contrato deberá exigir

al contratista la ampliación de aquellos amparos de la garantía referidos a

obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la terminación del contrato.

En los contratos en los cuales se hayan estipulado garantías como estabilidad de

obra, calidad de los bienes y/o servicios, salarios y prestaciones sociales, calidad

del servicio, o exista garantía expedida por el fabricante por un período superior,

una vez vencidas las referidas garantías el supervisor deberá dejar constancia de

tal situación e informará a la Subdirección Operativa para que se proceda a realizar

el CIERRE DEL EXPEDIENTE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.



97

CAPÍTULO SEXTO- SUPERVISIÓN E INTERV ENTORÍA

Según lo establecido en la Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas

orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de

actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” las entidades

públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto

contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

6.1 . DEFI NI CI ONES.

Según lo señalado en el Artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, se instituyen las

siguientes definiciones:

6.1 .1 SUPERVI SI ÓN:

Es el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre

el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por funcionarios de la

Contraloría General de Antioquia cuando no requieren conocimientos

especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de

apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

6.1 .2 . I NTERVENTORÍ A

Es el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una

persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Contraloría General de

Antioquia, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado

en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No

obstante lo anterior, cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la

naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo,

técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Este tipo de vigilancia y control es obligatorio para los contratos de obra pública

cuya selección obedezca a licitación pública, y en los contratos en que la

Contraloría General de Antioquia considere, de acuerdo con el nivel de complejidad

de la ejecución contractual, que requiere de conocimientos técnicos muy

especializados.



98

6.1 .3 . CONCURRENCI A DE LA S UPERVI SI ÓN Y LA I NTERVENTORÍ A

Es posible que en un contrato que requiera la contratación de la interventoría, dado

su nivel de especialización, la Contraloría General de Antioquia puede conservar la

supervisión en algunos factores como el financiero, contable o jurídico, caso en el

cual se deben establecer claramente los límites y responsabilidades en uno y otro

caso.

6.2 . DESI GNACI ÓN DEL SUPERVI SOR Y DEL I NTERVENTOR

6.2 .2 . DESI GNACI ÓN DEL SUPERVI SOR

El ordenador del gasto, o el delegado para tal función, como responsable de la

ejecución del gasto y del contrato, designará el supervisor del contrato en el acto

administrativo de adjudicación, en la aceptación de la oferta o en el acto

administrativo que justifica la contratación directa, según corresponda, de acuerdo

con la modalidad de selección aplicable, teniendo en cuenta el perfi l del funcionario,

así como la carga laboral.

No se incluirá el nombre del contratista en el texto del contrato.

6.2 .3 . DESI GNACI ÓN DEL I NTERVENTOR

Cuando se considere necesario contar con un interventor, su selección se llevará a

cabo previo concurso de méritos, salvo que el contrato principal sea de mínima

cuantía, caso en el cual el interventor se elegirá a través de esta misma modalidad y

a dicho contratista se le designará un supervisor.

6.3 . EJERCI CI O DE LA SUPERVI SI ÓN E I NTERVENTORÍ A

Conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de

2007, el Decreto 1082 de 2015 y la Guía para el ejercicio de las funciones de

supervisión e interventoría de los contratos suscritos por las Entidades Estatales,

expedido por Colombia Compra Eficiente, el seguimiento y control a la ejecución del

contrato estatal comprende las siguientes actividades, que conllevan el

conocimiento y entendimiento de los términos y condiciones del contrato:



99

6.3 .1 . ACTI VI DADES GENERALES

i) Advertir oportunamente los riesgos que puedan afectar la eficacia del

contrato y recomendar las medidas necesarias para mitigarlos.

ii) Asesorar y hacer sugerencias oportunas para que el objeto contractual se

ejecute conforme a las especificaciones convenidas y a las condiciones de

calidad, diseño, funcionalidad, operatividad y oportunidad exigidas por la

Contraloría General de Antioquia.

iii) Hacer seguimiento del cumplimiento del plazo del contrato y de los

cronogramas.

iv) Identificar las necesidades de cambio o ajuste.

v) Manejar la relación con el proveedor o contratista.

vi) Administrar e intentar solucionar las controversias entre las partes.

vii) Organizar y administrar el recibo de bienes, obras o servicios, su cantidad,

calidad, especificaciones y demás atributos establecidos en los documentos

del proceso.

viii) Vigilar que el contrato se ejecute, de acuerdo con las especificaciones,

estándares, lineamientos y demás elementos estipulados o convenidos

ix) Aprobar o rechazar oportunamente y de forma justificada el recibo de bienes

y servicios, de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso y la

factura.

x) Informar a la entidad estatal de posibles incumplimientos del proveedor o

contratista, elaborar y presentar los soportes correspondientes.

xi) Solicitar los informes necesarios y convocar a las reuniones requeridas para

cumplir con su función.

xii) Informar y denunciar a las autoridades competentes cualquier acto u omisión

que afecte la moralidad pública con los soportes correspondientes.

xiii) Suscribir las actas generadas durante la ejecución del contrato para

documentar las reuniones, acuerdos y controversias entre las partes, así

como las actas parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de

recibo final.

xiv) Elaborar el informe de supervisión como requisito para que la Contraloría

General de Antioquia pueda proceder al pago del valor establecido en el

Contrato.

xv) Conocer el mecanismo y plazo que tenga dispuesto el proveedor para la

exigencia de las garantías o devoluciones.

6.3 .2 . SEGUI MI ENTO ADMI NI STRATI VO

i) Revisar que el expediente electrónico del contrato esté completo, sea

actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable.



100

ii) Coordinar con el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica la revisión y aprobación

de garantías.

iii) Preparar y entregar los informes previstos y los que soliciten los organismos

de control.

iv) Revisar que la Contraloría General de Antioquia cumpla con los principios de

publicidad de los procesos de contratación y de los documentos del proceso.

v) Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de

seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas

ambientales y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza

del contrato.

6.3 .3 . SEGUI MI ENTO TÉCNI CO

i) Verificar el cumplimiento de las normas técnicas aplicables.

ii) Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumpla las

condiciones ofrecidas, y exigir su reemplazo en condiciones equivalentes

cuando fuere necesario.

iii) Identificar las necesidades de cambio o ajuste y revisar el curso de acción

con las partes.

iv) Estudiar las solicitudes y requerimientos técnicos del contratista y dar

recomendaciones a la entidad estatal sobre el particular.

v) Elaborar la documentación y el soporte necesario frente a la necesidad de

hacer efectivas las garantías del contrato.

6.3 .4 . SEGUI MI ENTO FI NANCI ERO Y CONTABLE

i) Hacer seguimiento de la gestión financiera del contrato.

ii) Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista,

incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del

contrato.

iii) Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el

balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del

mismo.

iv) Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista y la adecuada

amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato.

v) Verificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o

modificación del objeto del contrato, cuenten con autorización y se

encuentren justificados técnica, presupuestal y jurídicamente.



101

vi) Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la

liquidación del contrato y entregar los documentos soporte que le

correspondan para efectuarla.

6.3 .5 . SEGUI MI ENTO JURÍ DI CO

i) Verificar la conformidad de la ejecución del contrato con el texto del contrato

y la normativa aplicable.

ii) Comunicar y documentar oportunamente la imposición de multas al

contratista, cuando a ello haya lugar.

iii) Comunicar oportunamente la ocurrencia de hechos cubiertos con las

garantías del contrato.

6.4 . DOCUMENTACI ÓN EMPLEADA EN LA SUPERVI SI ÓN Y/O I NTERVENTORÍ A

El supervisor y/o interventor debe consultar permanentemente el contrato motivo de

seguimiento y los documentos necesarios para ejercer sus funciones.

Los siguientes documentos, que pueden ser consultados en el expediente digital,

sirven de soporte al supervisor y/o interventor, según la naturaleza del contrato:

- Copia del contrato.

- Estudios previos

- Diseños

- Pliegos de condiciones.

- Memorias de cálculo.

- Planos y fotografías.

- Memorandos de campo con observaciones al contratista.

- Correspondencia cruzada.

- Bitácora de interventoría.

- Notificaciones.

- Aprobación de materiales.

- Especificaciones de herramienta, maquinaria y equipo adecuado, según el

objeto del contrato y los pliegos de condiciones.

- Actas de liquidación.

- Actas de inicio.

- Actas de pago.

- Reclamaciones formales del contratista.

- Certificados de disponibilidad y registro presupuestal.

- Solicitud de ampliación de términos por parte del contratista.



102

- Actas de acuerdo.

- Informes de programación y seguimiento.

- Demás documentos que hagan parte integral de contrato y de su ejecución.

6.5 . PROHI BI CI ONES DEL SUPERVI SOR Y/O I NTERVENTOR

En consideración a que las siguientes actividades son propias y exclusivas del

ordenador del gasto o parte contratante, está prohibido a los interventores:

i) Modificar el contrato.

ii) Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o

menores cantidades de dinero, servicios o de obra con los cuales se

modifique su valor, plazo u objeto del contrato.

iii) Transar diferencias.

iv) Conciliar divergencias.

v) Suspender el contrato.

vi) Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas,

favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad

contratante o del contratista; o gestionar indebidamente a título personal

asuntos relativos con el contrato.

vii) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

viii) Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de

los particulares en relación con el contrato.

ix) Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

x) Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al

contrato.

xi) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones contractuales.

xii) Actuar como supervisor o interventor en los casos previstos por las normas

que regulan las inhabilidades e incompatibilidades.

6.6 . I NFORMES DEL SUPERVI SOR Y/O I NTERVENTOR.

Corresponde al supervisor y/o interventor, en cumplimiento de una de sus

funciones, preparar informes de seguimiento tanto en lo relativo a la ejecución física

como a la ejecución financiera, soportados con registros físicos o electrónicos, en

formatos o documentos de trabajo.

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 8 del Decreto 103 de 2015, en

concordancia con el Artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, relativa a la información

sobre la ejecución de contratos, la Subdirección Operativa (directamente o a través



103

del supervisor del contrato), publicará en el expediente electrónico de la

contratación las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del

supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.

6.7 . RESPONSABI LI DAD DEL SUPERVI SOR O I NTERVENTOR

El delegado para cada contratación debe hacer el seguimiento a los supervisores de

los contratos bajo su responsabilidad. En caso de que se advierta que el supervisor

incurrió en incumplimiento de las funciones o en las prohibiciones establecidas en la

Ley, deberá comunicar dichas circunstancias al ordenador de gasto y a las

autoridades competentes, según la falta.



104

CAPÍTULO SÉPTIMO – CONMINACIÓN AL CUMPLIMIENTO

Y SANCIONES AL CONTRATISTA

7.1 . CONMI NACI ÓN AL CUMPLI MI ENTO

La Contraloría General de Antioquia, a través del supervisor o interventor del

contrato, según el caso podrá, en ejercicio del deber de vigilancia, control y

seguimiento al objeto contractual, conminar al contratista al cumplimiento del

contrato, para lo cual elaborará documento escrito en el que se especifique:

i) De dónde surge la obligación que está pendiente o en riesgo (contrato,

propuesta, pliego de condiciones, etc.).

ii) Fecha o razón por la cual debe cumplirse o por la cual está en riesgo de

incumplimiento

iii) Período de retraso o plazo para corregir la circunstancia que podría dar lugar

al incumplimiento.

7.2 . REI TERACI ÓN DE LA CO NMI NACI ÓN

El supervisor podrá hacer uso de este mecanismo tantas veces como sea

necesario. Sin embargo, cuando vayan dos comunicados sin respuesta o solución

del contratista, se comunicará al delegado para el respectivo contrato.

7.3 . I MPOSI CI ÓN DE MULTAS Y CLÁUSULA PENAL PECUNI ARI A

En caso de que el contratista no se allane al cumplimiento del contrato, se

adelantará, por solicitud del supervisor o interventor, el procedimiento establecido

en el Artículo86 de la ley 1474 de 2011, siempre que en el contrato se haya pactado

expresamente la posibilidad de imposición de multas y/o cláusula penal pecuniaria.

7.4 . EJERCI CI O DE PO TESTADES EXCEPCI ONALES

El supervisor o interventor, según el caso, es el responsable de comunicar

oportunamente la ocurrencia de las causales establecidas en la Ley 80 de 1993

para el ejercicio de las potestades excepcionales, siempre que la posibilidad de su

aplicación se haya incluido en el texto del contrato.



105

7.5 . I NCUMPLI MI ENTO EN ACUERDOS MARCO DE PRECI OS

La Contraloría General de Antioquia deberá comunicar el incumplimiento a

Colombia Compra Eficiente y se abstendrá de adelantar el procedimiento de

imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, salvo que el

Acuerdo Marco de Precios o el Contrato de Agregación de Demanda disponga lo

contrario.

7.6 . I NCUMPLI MI ENTO EN COMPRAS REALI ZADAS A GRANDES ALMACENES

En el caso de incumplimiento en compras realizadas a través de Gran Almacén, se

dará cumplimiento al procedimiento que para el efecto tenga establecido Colombia

Compra Eficiente, y se comunicará a dicha autoridad.



106

CAPÍTULO OCTAVO - BUENAS PRÁCTICAS

Constituyen buenas y mejores prácticas instituidas en el presente manual:

i) La gestión contractual a través del Secop II y en la Tienda virtual de Estado

Colombiano, en la medida en que garantiza la transparencia de los procesos

de selección.

ii) Los expedientes de la contratación serán electrónicos, lo que favorece la

huella ecológica.

iii) La Contraloría General de Antioquia cuenta con un Comité de Adquisiciones

que evalúa casi todas las solicitudes de contratos presentadas.

iv) La inclusión del análisis de compras públicas sustentables, para la definición

del objeto contractual y sus especificaciones técnicas, lo que permite apoyar

el cumplimiento de la agenda de desarrollo sostenible, la Política Nacional de

Producción y Consumo Sostenible; y el Plan de Desarrollo Nacional en su

estrategia “compra responsable de bienes y servicios sostenibles”

v) La dependencia que requiere el bien o servicio sea quien elabore los

estudios y documentos previos, con apoyo de la Subdirección Operativa y de

la Subdirección Financiera, en la medida en que la descentralización de

dicha labor no sólo permite ser más eficientes, sino que facilita una mayor

eficacia de la contratación en la medida en que es la dependencia la que

tiene el conocimiento técnico y en consecuencia conoce mejor las

condiciones de calidad, operatividad, cumplimiento, beneficios adicionales,

que pueden obtenerse con la contratación.

vi) El deber del solicitante de la contratación de verificar que el Plan Anual de

Adquisiciones contiene la necesidad en el plazo y valor requerido, en la

medida en que ello ayuda a que año a año haya más disciplina y mejor

planeación de las compras desde la definición del presupuesto.

vii) Se programará capacitación anual para los supervisores, con el propósito de

retroalimentarlos y reforzar los conocimientos para el ejercicio de su labor.

viii) En el presente manual no se autoriza la viabilidad de prórrogas automáticas,

en la medida en que ello va en contravía de los principios de planeación,

transparencia, selección objetiva y libre concurrencia.

ix) La Contraloría General de Antioquia aunque no tiene que acogerse de forma

obligatoria a los Acuerdos Marco y demás instrumentos de agregación de

demanda, en aras de la transparencia, eficiencia y economía, ha establecido

que siempre se revisará primero la viabilidad de la adquisición a través de

este medio y de la tienda virtual.

x) Los principios que orientan el presente manual, se constituyen en la guía de

interpretación que favorece el cumplimiento de los fines del estado.

xi) Se traslada la definición y evaluación de los indicadores financieros de cada

proceso a funcionarios especializados en áreas económicas, contables,



107

financieras, administrativas o afines, para que sepan establecidos con

eficiencia y acorde a cada objeto contractual y sus particularidades de

riesgos, pagos, inversiones, etc.

xii) A pesar de que la Ley exige el Registro presupuestal sólo para la ejecución

del contrato, en la Contraloría General de Antioquia hemos incluido en el

procedimiento, contar con este documento para la elaboración del contrato,

lo que garantiza la transparencia y seguridad de la operación económica.

xiii) Para la determinación de los riesgos, garantías, supervisión o interventoría,

deben ser analizadas las particularidades de cada objeto contractual.

xiv) Mediante la expedición de presente manual la Contraloría General de

Antioquia apunta a contratos más simples, en la medida en que todos los

documentos previos, hacen parte del mismo y el presente manual orienta las

actuaciones para las vicisitudes que puedan presentarse.

xv) Se ha incluido la posibilidad de llevar a cabo procesos de contratación directa

mediante invitación abierta, a través del aplicativo Secop II, donde podrán

participar los proveedores que tengan entre sus áreas de interés el Código

del Clasificador de Bienes y Servicios correspondiente al proceso.

xvi) El sistema contable y financiero de la Entidad, SAP ERP, permite una gestión

más ágil entre las Subdirecciones Operativa y Financiera, al integrar y alinear

el proceso de contratación con el pago de proveedores, evitando así tiempos

y costos de operación y garantizando trazabilidad en la información.

xvii) Los funcionarios de la Subdirección Operativa, tienen asignadas funciones

específicas dirigidas a que cada uno realice tareas determinadas en el

proceso de contratación, lo que implica que cada funcionario es, en sí mismo,

un punto de control a lo largo del procedimiento.

xviii) La Subdirección Operativa diseñó y socializó entre los supervisores, un

formato único para la realización del seguimiento y supervisión a los

contratos, con el fin de facilitar su ejercicio y de garantizar que la información

sea completa, concreta y suficiente.

xix) El presente manual es el producto de la revisión de la normatividad vigente,

las guías de Colombia Compra Eficiente, así como las circulares expedidas

por esa Autoridad y fue socializado con todos los funcionarios de la

Subdirección Operativa, Subdirección Financiera, Oficina Asesora de

Planeación y la Oficina de Control Interno de la Entidad, lo que permite que

en el mismo se hayan incluido las necesidades, requerimientos y

experiencias de todos los funcionarios que están involucrados en el proceso.-



108

RESUELVE:

ARTÍCULO SEGUNDO : Delegar en el Director Administrativo la ordenación del Gasto y la

Contratación en todos los contratos que superen el 10% de la menor cuantía; para el efecto

suscribirá las resoluciones, contratos, actas de inic io, suspensión, terminación o liquidación

y ordenará el pago de todos los contratos en general. En virtud de ésta delegación dirige y

participa en la etapa precontractual, contractual y poscontractual.

ARTÍCULO TERCERO: Delegar en el Subdirector Operativo la ordenación y la contratación

administrativa de los contratos que no superen el 10% de la menor cuantía y suscribir los

contratos, las actas de inicio, suspensión, terminación o liquidación. En virtud de ésta

delegación dirige y participa en la etapa precontractual, contractual y poscontractual;

suscribirá las resoluciones, contratos, actas de inic io, suspensión, terminación o liquidación

y ordenará el pago de dichos contratos.

ARTÍCULO CUARTO: Los delegatarios de la contratación, deben remitir al Contralor

General de Antioquia un informe mensual sobre los contratos suscritos en el mes, modalidad

de selección de contratistas empleada, monto, contratista y objeto y un documento que

contenga el acumulado del año. Así mismo, corresponde al Subdirector Operativo, presentar

un informe trimestral de avance en el cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones.

ARTÍCULO QUINTO: La Oficina de Control Interno de la Contraloría General de Antioquia

verificará el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el Manual de Contratación aquí

señalado.

ARTÍCULO SEXTO: El Manual de contratación de la Contraloría General de Antioquia será

un documento asociado al proceso de Administración de Bienes y Servicios

ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y

deroga la resolución 2015500001747del 23 de septiembre de 2015 y la resolución

2016500000653 del 16 de marzo de 2017.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

SERGIO ZULUAGA PEÑA

Contralor General de Antioquia

P/E/Sonia Roldán Calle, Profesional Universitaria, Carmen Cecilia Escobar David, Asesora

R/ Jorge de Jesús Vásquez Montoya, Subdirector Operativo; Juan Carlos Peláez Serna. Jefe Oficina Asesora de Planeación;

A/ Sergio Zuluaga Peña. Contralor General de Antioquia

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EL CONTRALOR GENERAL DE ANTIOQUIA CONSIDERANDO...1150 de 2007 y 1474 de 2011, los Decretos 019 de 2012 y 1082 d e 2015, la s Ordenanzas 27 de 1998 , 21 de 2016 y el Decreto Ordenanzal