INTRODUCCIONLa gran mayora de los actos de la Administracin se establecen a travs de documentos, es por eso que la comunicacin escrita es un elemento decisivo en la actividad administrativa.Para que un texto escrito transmita con xito la informacin se requiere de la aplicacin de estrategias comunicativas distintas de las que empleamos en la comunicacin. En ese sentido, es importante saber transmitir la informacin que debe conocer el lector para interpretar el texto, adecuar su contenido y hacerlo accesible al destinatario, reproducir el texto con orden lgico y estructura, ajustarse al tipo de texto y respetar las normas ortogrficas y gramaticales del cdigo escrito.

EL MEMORIAL

El memorial es un documento semejante a la solicitud cuya peticin es de inters colectivo o pblico.Slo se dirige a los organismos estales o privados; jams a las personas naturales.

Por lo tanto ,el memorial se puede sealar como un recurso ,pedido que es usado por los miembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la colectividad. Por ejemplo mejoras de asfaltado,agua potable,luz elctrica, va de comunicacin ,partidas econmicas para mejoramiento urbano o rural,etc

PARTES DE UN MEMORIAL

1. Sumilla: sntesis de lo que se pide.2.-Destinatario: Cargo administrativo del funcionario.3.-Datos generales de los solicitantes o identificatorios de los peticionarios4.-Cuerpo o contenido: Exposicin de los motivos (exponiendo necesidades, exponiendo razones de hecho y derecho)5.-Remate o frase final: Es justicia que espero alcanzar.Por estar conforme a leyEs gracia que esperamos alcanzar6.-Lugar y fecha:7. Firma de los solicitantes.

Algo importante en un memorial:

-Tambin puede iniciar el memorial con el lugar y la fecha.-El cuerpo o exposicin de motivos se divide en prrafos numerados.-Los firmantes de un memorial deben ser ciudadanos mayores de edad, hombres y mujeres.-El memorial es un documento cuya extensin depende de los asuntos, motivos, argumentos de las peticiones o quejas que se formulan.-Se entiende que un memorial debe ser firmado por varias personas .Cuanto mayor sea su nmero, mayor ser la atencin que se preste a la peticin que se formula o la que se eleve.

Ejemplo:

(opcional)AO DEL CENTENARIO DE MACHUPICCHU PARA EL MUNDO

( (1) MEMORIAL: SOLICITAMOSCAMBIO DE DOCENTE DEL READE ARTE-TEATRO

(2)SEORA DIRECTORA DE ACADEMA DIVINO CORAZN DE MARA-SUPE

S.D.(3)Losque suscribimos el presente documento, alumnos delgrupo A de la Institucin que Ud. tan dignamente dirige, con el respeto debido nos presentamos y exponemos:

(4)Que, al habrsenos asignado como docente del rea de Arte-Teatro a la profesora ., manifestamos nuestra disconformidad a tal designacinpor los motivos siguientes:

Su inadecuada forma de enseanza el cual no es convincente y no est acorde con las exigencias del nivel pre universitario en el cual ya nos encontramos.

Su escasa autoridad como docente en el desarrollo de sus labores generan desorden y caos.

Indiferencia para coordinar con los padres de familia y alumnos en la intencin de llegar a un acuerdo o entendimiento en bien de nuestra educacin.

A cambio de ello, proponemos al profesor;, quien ha demostrado en todo momento su empata y ser el ms idneo para trabajar con nosotros en esta rea que es tan importante para nuestro desarrollo personal y profesional.

POR LO EXPUESTO:

(5)Pedimos a Ud., Seora Directora, acceder a nuestra peticin, por ser de justicia.

(6)Supe, setiembre 03de 2012

(7)APELLIDOS Y NOMBRESDNIFIRMA

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MEMORANDUMDefinicin: El memorando (del latn memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicacin que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se resean los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracin de un asunto importante o grave.Memorndum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestin la cual deber ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestin con la cual est relacionadoCaractersticas de un memorndum Se redacta en tercera persona. Se refiere por completo al tema planteado (es especfico-exacto). Utiliza la construccin positiva. No usarodeos de palabras. Las oraciones son directas y claras y cortas. Funcional y prctico. Es interno porque circula dentro de la institucin. Y sobre todo es de accin inmediata. Tratar un solo asunto. Enumerar los aspectos o tems que se incluyan (tres o ms).

Clases de memorando: Existen dos clases: 1. Memorando simple. Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades y la ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Se usan dentro de una dependencia y entre dependencias.

2. Memorando mltiple. Se utiliza para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o caractersticas de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesin, precisin y armona que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su xito depender del grado de aceptacin que encuentre en el destinatario. (Fernndez de la Torriente, G. 1979).

OTRAS CLASES:Por su extensin:Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensin, destinado a transmitir informacin entre personas de una misma empresa y con un fin especfico. Por tratarse de una comunicacin interna, es decir, que va a circular en casa, se prefiere el menor nmero de elementos as como el ms funcional y prctico formato. Su redaccin suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo posee con su propio membrete.En dicha hoja aparecen impresos ciertas lneas y espacios que bastar completar y que indican:A: Rellenar con el nombre del destinatario. Seccin, divisin o departamento al que perteneceDE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Seccin, divisin o departamento a que pertenece.FECHA: Puede usarse en forma abreviada.ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicacin o mensaje.FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Memorando extenso

Es aqul de contenido ms largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de Memo, que responde ms a las caractersticas de los que se utilizan en los medios diplomticos, conforme a la definicin de la Real Academia. Este medio de comunicacin interna, tan frecuente hoy da, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, divisin o seccin tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prcticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de inters para la organizacin de que se trate.

ESTRUCTURA DE UN MEMORANDUM:1. NUMERACIN: se escribe la palabra MEMORANDUM con mayscula, seguida del nmero de expedicin, separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia, separada por una lnea oblicua y luego se escribe el ao del calendario.2. INFORMACIN: en esta parte se ecribe:DE: nombre del remitenteA: nombre del destinatarioASUNTO: es la sntesis del mensajeFECHA: lugar, mes y ao.3. CUERPO: se expresa con claridad y presicion el motivo del memorandum, mencionando lo necesario, lo fundamental; en forma directa, sin rodeos ni palabreras.4. DESPEDIDA: es la palabra atentamente.5. FIRMA: es la rubrica en si de la persona que dirige el memorando.6. CON COPIA Y DISTRIBUCIN: se utiliza cuando se entrega aa otra persona o seccin para su conocimiento.7. INICIALES O PIE DE PGINA: con mayscula las remitente y con minsculas las del secretario.

Recomendaciones generalesSe debe evitar: Expresarse en primera persona del singular Usar expresiones que den lugar a interpretaciones errneas. Abusar del tiempo del destinatario. Elaborar ideas obvias Incluir algo que no venga al caso. Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicacin Adornar el mensaje con palabras o frases metafricas Usar y abusar de la construccin negativa Emplear rodeos y redundancias Acumular oraciones difusas Ser oscuro en las expresiones Herir sensibilidad del receptor Firmar antes de releer el escrito.

Ejemplo: MEMORANDUM N 008 Quito, 10 de enero de 2011 DE: SR. Hugo lvarez, Jefe Seccin Presupuesto A: Jefe Divisin Financiera ASUNTO: Asignacin presupuesto Le agradezco certificar la asignacin del presupuesto, en el rubro inversin, otorgada a la Divisin de Construcciones para el primer semestre del ao.

Esta certificacin legaliza la documentacin exigida por la Junta Directiva el pasado 8 de Enero de 2011. 2 cmCordialmente.,

Armando Lpez Castro

ALC/mcq.

INFORME

Qu es?El informe es un texto expositivo y argumentativo gracias al cual se transmite una informacin y se exponen unos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente, deber tomar una decisin respecto al tema tratado en el texto. DefinicinSegn el Diccionario de la Real Academia Espaola (2010), el informe es una exposicin ordenada de datos, causas y circunstancias que rodean una informacin con estilo impersonal.El informe escrito es un documento formal que presenta, de manera ordenada y especfica, datos acerca de un tema particular y a un receptor determinado. Este, por lo general, es una autoridad a la que se le rinde cuentas acerca de un proceso, una investigacin o una actividad realizada Debe destacarse que el informe busca la eficacia comunicativa a partir de los datos que se manejen y, por ello, este documento transmite una informacin especfica, orientada hacia un determinado objetivo y tipo de receptor.Segn los casos, el informe puede ser breve o pormenorizado, por lo tanto, de extensin variable, pudiendo abarcar incluso varias pginas. Este documento es utilizado por trabajadores del sector pblico y privado.

ESTRUCTURA1. Lugar y fecha 2. N de informe (cdigo)3. Destinatario4. Remitente 5. Asunto6. Cuerpo7. Conclusin 8. Despedida 9. Firma

EJEMPLO:Modelo de informe

LUGAR Y FECHA Lima, 25 de marzo de 2013INFORME N 26-13 AL: Seor Gerente general de la empresa, Ing. Carlos Montes.DE: Gerente de Ventas, Ing. Mario Montoya. ASUNTO: Informe de ventas

Despus de concluir con el balance general del rea a mi cargo, se cumple con informar lo siguiente:1. Las ventas de los ltimos dos meses: junio y julio aumentaron considerablemente, sobre todo en lo que se refiere a refacciones de frenos y transmisin. 2. Se obtuvieron 5000 refacciones de frenos para el modelo Tsuru de Nissan, de las cuales se han vendido 4600, llegando casi a su totalidad. Para los trmites necesarios, se anexa la documentacin correspondiente a los ingresos y egresos, as como copia del libro mayor.3. Se han vendido en su totalidad 800 kits de afinacin completa en existencia, y contamos con pedidos por un total de 6000 ms, de los que solo falta entregar. Por otro lado, recibimos 15 devoluciones por fallas de fbrica en las piezas, las cuales se espera que sean enviados 9 en cuanto se apruebe el trmite y se reembolso el dinero correspondiente en los 6 restantes. 4. Para las comprobaciones correspondientes, envo los libros de ventas correspondientes y las fichas de reembolso correspondientes.

Es todo cuanto tengo que informar.Atentamente, Ing. Mario Montoya Gerente de Ventas MMC/ rea de Archivo

N DE INFORME

DESTINATARIO Y REMITENTE

CUERPO

Tipos de informe

Ventajas del informe Son muestras del trabajo que se ha efectuado. Se consideran como archivos bsicos de ese trabajo. Pueden servir de referencia para tomar decisiones. Pueden ser consultados en el momento que se desee. Permiten al personal nuevo consultarlo y familiarizarse con los antecedentes del puesto.

Recomendaciones para la redaccin de un informe

Como en todo documento formal, se debern considerar los requisitos propios de la variedad formal de nuestra lengua (puntuacin, ortografa, lxico y normativa) y la coherencia (referentes y conectores lgicos, ideas principales y secundarias, y funciones textuales).Para redactar el informe se puede optar por el empleo de la tercera persona, que favorece la objetividad de toda exposicin cientfica, o por un estilo directo, que subraya la responsabilidad del autor del informe. Ambos criterios son vlidos, segn el caso.Dirigirse al lector (usted, ustedes) le resta objetividad. Ese efecto se puede suavizar si se realiza una supresin (Tenga en cuenta usted lo limitado del tiempo).La voz activa da impresin de mayor inters efectivo en lo que se informa (Realizamos el experimento impresiona ms que Se realiz el experimento). Esta ltima forma, pasiva, le da pesadez a la redaccin.

En lo referente a los tiempos verbales, estos deben utilizarse de la siguiente manera: - Tiempo pasado: Se emplea para todo lo de la investigacin ya hecha y el trabajo previo.- Tiempo presente: Se utiliza para lo referente a la lectura del informe.- Tiempo futuro: Se usa para lo que an no se ha producido y para las proyecciones que el informe sugiere o recomienda en las conclusiones.

Atendiendo a las caractersticas textuales de los informes, se clasifican en:a. Informe expositivo: ofrece una explicacin sobre unos hechos que normalmente ya han sucedido. Pretende transmitir una informacin, unas instrucciones o una descripcin de algo. Este tipo de informes pueden no tener un apartado especfico de conclusiones o de interpretacin o evaluacin, a pesar de que el objetivo ltimo ser que el destinatario extraiga esas conclusiones de los datos aportados. Estos informes a veces se conocen como dossier.b. Informe analtico: justifica una decisin o accin ya realizada o, al menos, proyectada. Estos informes exponen, analizan e interpretan unos hechos pasados o previstos, y defienden la postura o solucin adoptada; tambin aportan algn tipo de conclusiones y recomendaciones. Muchas veces estos informes se denominan tambin propuesta o proyecto.c. Informe persuasivo: pretende convencer al destinatario para que tome una decisin en la lnea de lo que se expone en el informe. Estos informes parten de un anlisis cuidadoso de una determinada situacin o problema, anlisis que se realiza a partir de unos criterios muy especficos y muy claros, y proponen unas recomendaciones o plan de accin (se trata del tipo de informe ms utilizado en consultora).Hay que tener en cuenta que los informes se redactan para destinatarios muy diversos. Pueden dirigirse a un superior en jerarqua, pero tambin a un grupo de subordinados o a colegas a los que se facilita una informacin relevante. A pesar de que no aparezca en todos ellos el componente persuasivo, es decir, unas recomendaciones explcitas, estos textos suelen formar parte de un proceso ulterior de toma de decisiones.Para qu sirve?El informe es un tipo de texto muy comn en la comunicacin de muchas y muy diversas organizaciones y empresas. Se utiliza esencialmente para:a. Transmitir conocimientos, normalmente de tema especializado;b. Facilitar la toma de decisiones en determinados asuntos por parte de personas de rango jerrquico superior, en temas normalmente muy especficos.

CONCLUCION Se diferencia de la carta en que su forma y texto es corto, versa sobre un solo asunto, es concreto y su uso es interno. No se debe emplear el memorndum para emitir disposiciones, ni efectuar trmites. Se acepta ser usado, tambin por los subalternos cuando stos se dirigen directamente a sus jefes. El memorndum debe llevar membrete Su redaccin es lo ms simple posible. En ella se suprimen las palabras de cortesa empleadas en el oficio. Los memorandos son comunicaciones, con un mnimo de partes, que aceleran el flujo de la comunicacin en las empresas. Se utilizan para tramitar, confirmar, requerir y comunicar informacin. A pesar de que los memorandos se clasifican como comunicaciones internas, pueden crearse memorandos para enviarse fuera de la empresa. Se envan a un pblico estrechamente relacionado con ella. (usuarios, suplidores...) Contrario a lo que se cree muchas veces, todos los memorandos no son cortos o breves. Aun cuando no tienen tantas partes como una carta, tambin se crean memorandos extensos.

Tampoco debe atriburseles un carcter informal siempre. El asunto por el que se crean, as como la persona a la que se dirigen, sirven para establecer su carcter formal o informal.Existe, hoy da, una prctica incorrecta, bastante generalizada, del memorando (memo) que supone su exclusiva utilizacin para regaar o amonestar a los empleados y empleadas de una empresa. El memorando se crea verdaderamente para comunicar diferentes tipos de mensajes.

BIBLIOGRAFA

BLAKE, Gary; Robert W. BLY (1993) The Elements of Technical Writing. New York: Macmillan.

VELILLA, Ricardo (1995) Gua prctica para la redaccin de informes. Barcelona: Edunsa.