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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA UNIDAD DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA
CERTIFICADA, A. C. (CALMECAC)
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
J U A N A S U S A N A E S C A L O N A R U B A L C A V A
A S E S O R : L i c . M a r í a M e r c e d e s F e r n á n d e z C a r b a j a l
MÉXICO, D. F. 2005
I
AGRADECIMIENTOS.
A Dios, el todo poderoso, por estar a mi lado, por darme fuerza y sabiduría para afrontar los
obstáculos que se presentan en mi camino. Por haberme dado la vida en esta época y en estas
circunstancias.
A la Lic. María Mercedes Fernández Carbajal, mi asesora, por haber estado al pendiente de mi
trabajo, por preocuparse porque no se quedara inconcluso como muchos otros, por estimularme a
terminarlo y por ser una persona atenta con los demás.
A mis revisores por sus consejos y sugerencias que lograron que esta tesina se concluyera:
Lic. Martha Tapia Ortega.
Lic. Armando Flores Valderrama.
Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán.
Lic. Juan Miguel Castillo Fonseca.
II
DEDICATORIAS.
A mis padres:
Adriana Ruvalcaba López.
Salvador Escalona Herrera.
Porque se han preocupado por mi, porque han estado a mi lado en las buenas y malas, porque han
puesto todo su empeño y sabiduría en darme sus consejos y compartir sus experiencias conmigo
para que camine por la vida sin tropiezos, porque me han entregado su amor, comprensión, cariño
y respeto; por ser mis padres:
MUCHAS GRACIAS, LOS QUIERO MUCHO!!!!.
A mis hermanos:
María de Lourdes Escalona Ruvalcaba.
Salvador Escalona Ruvalcaba.
Porque han estado a mi lado compartiendo mis logros y mis fracasos, siguiendo mi trayectoria
estudiantil, profesional y personal. Esperando les sirva de ejemplo en su vida y que luchen por lo
que quieren sin miedo a fracasar.
GRACIAS HERMANOS, LOS QUIERO!!!!.
A mi sobrina:
Perla Yazmín Escalona Ruvalcaba.
Por ser mi gran aliento para salir adelante, por el cariño que me tiene y que está presente en mi
corazón y pensamiento. Gracias a esa pequeña gran personita que sin saberlo muchas veces me
dio paz en momentos de tormenta con solo darme un abrazo. A ti cariño, porque me gustaría que
salgas adelante con esmero y entusiasmo para que logres tus objetivos y metas.
GRACIAS MI NIÑA, TE QUIERO MUCHO!!!!.
III
A mis abuelitos:
Adela López Luna.
José Guadalupe Ruvalcaba Soriano.
Por quererme tanto y preocuparse porque este bien y sea feliz, por su apoyo y comprensión a lo
largo de toda mi vida:
MUCHAS GRACIAS, YO TAMBIÉN LOS QUIERO Y NECESITO!!!!.
A mi tio:
Francisco Javier Ruvalcaba López.
Porque me ha dado su ejemplo con hechos, he visto su lucha, esmero y trabajo, por esas ganas de
salir siempre adelante y no quedarse estancado.
GRACIAS TIO PANCHO, TE ADMIRO!!!!.
A toda mi familia:
Por la comprensión y apoyo que me han demostrado,
GRACIAS!!!!.
A mi esposo:
Ricardo López Villegas.
A ti mi amor, por apoyarme, comprenderme, cuidarme y estar al pendiente de mi bienestar, por tu
entrega, por estar a mi lado luchando, por protegerme en todo momento; por esos años que me
has dedicado con todo tu amor y respeto sin esperar nada a cambio, por tanto que me has dado y
principalmente por la felicidad de estar juntos y compartir nuestras vidas,
MUCHAS GRACIAS MI VIDA. TE AMO!!!!.
TABLA DE CONTENIDO.
PREFACIO............................................................................................................................
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................
CAPÍTULO 1.
1.- CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C. (CALMECAC)...............................
1.1 Antecedentes de CALMECAC....................................................................................
1.2 Función........................................................................................................................
1.3 Visión...........................................................................................................................
1.4 Misión..........................................................................................................................
1.5 Política de Calidad.......................................................................................................
1.6 Objetivos para la Calidad.............................................................................................
1.7 Estructura organizacional............................................................................................
1.8 Situación de la Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC.....................
1.8.1 Antecedentes......................................................................................................
1.8.2 Objetivos............................................................................................................
1.8.3 Diagnóstico........................................................................................................
1.8.3.1 Local...................................................................................................
1.8.3.2 Recursos Materiales...........................................................................
1.8.3.3 Recursos Humanos.............................................................................
1.8.3.4 Recursos Financieros.........................................................................
1.8.3.5 Tipología y Volumen Documental.....................................................
1.8.3.6 Condiciones de los Documentos........................................................
1.8.3.7 Medidas de Seguridad........................................................................
1.8.3.8 Procesos Técnicos..............................................................................
1.8.3.9 Procesos Archivísticos.......................................................................
1.8.3.10 Procesos Tecnológicos.......................................................................
VIII
X
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3
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5
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12
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CAPÍTULO 2.
2. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN..............................................................................
2.1 Definición de Archivo de Concentración......................................................................
2.2 Funciones del Archivo de Concentración.....................................................................
2.2.1 Recepción de documentación al archivo de concentración.................................
2.2.2 Archivación de documentación semiactiva.........................................................
2.2.3 Préstamo de expedientes......................................................................................
2.2.4 Catálogo de Vigencia Documental......................................................................
2.2.5 Selección y Valoración documental....................................................................
2.2.6 Baja de documentación........................................................................................
2.2.7 Tramitación de transferencia secundaria.............................................................
2.3 Definición de Manual de Procedimientos.....................................................................
2.4 Objetivo.........................................................................................................................
2.5 Importancia....................................................................................................................
2.6 Utilidad..........................................................................................................................
2.7 Elementos de un Manual de Procedimientos................................................................
2.7.1 Índice....................................................................................................................
2.7.2 Presentación.........................................................................................................
2.7.3 Objetivo del Manual.............................................................................................
2.7.4 Base Legal............................................................................................................
2.7.5 Instructivos de Procedimientos............................................................................
2.7.6 Anexos..................................................................................................................
2.7.7 Glosario de Términos...........................................................................................
2.7.8 Bibliografía...........................................................................................................
2.8 Ventajas.........................................................................................................................
2.9 Desventajas....................................................................................................................
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41
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42
42
43
CAPÍTULO 3
3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE LA EMPRESA CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA,
A. C..........................................................................................................................................
Introducción.............................................................................................................................
Objetivo general.......................................................................................................................
Objetivos específicos...............................................................................................................
3.1 Recepción de documentación al Archivo de Concentración.......................................
3.1.1 Diagrama de Flujo..............................................................................................
3.2 Archivación de documentación semiactiva.................................................................
3.2.1 Diagrama de flujo.............................................................................................
3.3 Préstamo de Expedientes.............................................................................................
3.3.1 Diagrama de Flujo..............................................................................................
3.4 Catálogo de vigencia documental................................................................................
3.4.1 Diagrama de Flujo..............................................................................................
3.5 Cancelación de documentación semiactiva.................................................................
3.5.1 Diagrama de Flujo..............................................................................................
3.6 Retiro de documentación caduca.................................................................................
3.5.1 Diagrama de Flujo.............................................................................................
3.7 Selección y valoración documental.............................................................................
3.6.1 Diagrama de Flujo...............................................................................................
3.7 Registro de expedientes o documentos depurados........................................................
3.7.1 Diagrama de Flujo...............................................................................................
3.8 Baja de documentación.................................................................................................
3.8.1 Diagrama de Flujo...............................................................................................
3.9 Tramitación de transferencia secundaria.......................................................................
3.9.1 Diagrama de flujo...............................................................................................
3.10 Entrega de documentación histórica...........................................................................
3.10.1 Diagrama de flujo.............................................................................................
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49
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..................................................................
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................
ANEXOS
1.- Formato U.A.C.-1: Transferencia Secundaria..............................................................
2.- Formato U.A.C.-2: Vale de préstamo...........................................................................
3.- Formato U.A.C.-3: Acta de Baja Documental..............................................................
4.- Reglamento para la Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC................
5.- Glosario de términos archivísticos.................................................................................
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88
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93
95
97
102
VIII
PREFACIO.
La Unidad de Archivo de Concentración de la empresa Calidad Mexicana Certificada, A. C.
(CALMECAC), carece de un Manual de Procedimientos que especifique en forma clara y precisa
las funciones y actividades desarrolladas con mayor frecuencia en esta área, además de regular
las labores archivísticas para el personal, tanto del archivo mencionado, como de los usuarios o
consultores de la información que laboran en CALMECAC. Por tal motivo se presenta el
“Manual de Procedimientos para la Unidad de Archivo de Concentración de Calidad Mexicana
Certificada, A. C.”, el cual tiene la intención de aportar algunos elementos que contribuyan a la
buena administración archivística de este organismo certificador de la calidad y sentar las bases
para un mejor tratamiento documental.
No se habían documentado, controlado ni administrado los procesos archivísticos en esta unidad,
por el hecho de no existir un profesional en archivonomía que los describiera, llevara a cabo y
ejecutara, de forma que pudiera facilitar la recepción, guarda (glosa o archivación), préstamo,
catálogo de vigencia documental, cancelación de documentación semiactiva, retiro de
documentación caduca, selección y valoración documental, registro de expedientes o documentos
depurados, baja de documentación, tramitación de transferencia secundaria y entrega de
documentación al archivo histórico.
Es una herramienta que aporta elementos de gran utilidad, ya que describe de forma clara y
sencilla, los pasos a seguir para desempeñar las labores archivísticas en el acervo que conforma la
Unidad de Archivo de Concentración, y así, normar, estandarizar, agilizar y mejorar los servicios
en esta área.
Con esto, se pretende dejar conciencia que el archivo no solo es una bodega de documentos, sino
la memoria institucional que los crea, en el caso de CALMECAC, además es su materia de
trabajo, lo que permite tener la evidencia de las solicitudes y servicios de las instituciones,
empresas u organismos a los que se les ha brindado el producto, llámese certificación, auditoria,
curso, cotización, etc.
IX
En un segundo momento se procurará orientar y regular las acciones, mediante la unificación de
conceptos, criterios, mecanismos y procedimientos que colaboren a la normalización de las tareas
archivísticas, además de agilizar esas mismas actividades, en torno a un mejor tratamiento
documental y una conciencia enfocada a las necesidades de la unidad de concentración de este
organismo, contribuyendo a la consolidación de un conocimiento homogéneo y a la formación de
una cultura archivística en el personal que integra esta institución; al hablar de una cultura
archivística, nos referimos a las acciones que le dan la importancia y el valor a los archivos como
memoria y evidencia de las actividades y funciones generados por la misma.
X
INTRODUCCIÓN
Toda Empresa o Institución (pública o privada), debe contar con instrumentos de control y
descripción documental para administrar y controlar adecuadamente la documentación generada,
procesada o resguardada; con el fin de agilizar el servicio de información, sea cual sea la
actividad laboral que desempeñan.
En la empresa CALMECAC, surge la necesidad de contar con una herramienta que defina,
estandarice, precise tareas, transmita conocimientos, capacite y norme las funciones desarrolladas
por el personal de su Unidad de Archivo de Concentración, y de las demás áreas de dicho
organismo certificador, se pretenden implantar los procedimientos lógicos de aquellas actividades
que se realizan con mayor frecuencia dentro de ésta unidad, con el fin de agilizar y controlar las
tareas desempeñadas por los integrantes de dicho archivo y de toda la empresa, beneficiando de
esta forma la productividad y calidad en los servicios que ofrece el mencionado organismo
certificador (certificación y verificación de la calidad en productos, servicios, auditorías y
capacitación).
Dicha implantación será por medio del Manual de Procedimientos que se propone, para
establecer clara y precisamente el cumplimiento de actividades, funciones y tareas de manera
sistemática con instrucciones, bases y procedimientos para llevar a cabo la administración y
proceso documental con la mayor eficiencia posible, además de plasmar los conocimientos y
experiencias para ejecutar la labor archivística.
El presente trabajo pretende establecer, definir y controlar tanto actividades como funciones,
describiendo de forma clara, homogénea y precisa los procesos que se aplican en esta Unidad de
Archivo, además de capacitar al personal de nuevo ingreso, con el fin de proporcionar las
herramientas necesarias para facilitar y simplificar las labores propias de esta área. Con este
manual de procedimientos, se determina fácilmente lo que se va a hacer en la Unidad de Archivo
de Concentración, con el fin de que las personas que laboran en él se encuentren capacitadas para
la buena administración y proceso documental, sin utilizar el criterio o iniciativa propio que
obstaculice la labor archivística.
XI
La metodología utilizada para la realización del presente trabajo se constituyó con una mezcla del
método teórico-descriptivo que se ve reflejado a lo largo de la exposición, así mismo se
complementaron con investigación vía Internet y trabajo de campo en entrevistas con
trabajadores de la empresa.
El trabajo consta de tres capítulos.
En el primero titulado, Calidad Mexicana Certificada, A. C. (CALMECAC), contiene una breve
reseña histórica y un panorama general de este organismo certificador, además, se hace referencia
a la situación de su Unidad de Archivo de Concentración.
El segundo capítulo, aborda la teoría básica referente al Archivo de Concentración: definición y
funciones, para enfocarnos en la Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC; así
mismo se menciona el Manual de Procedimientos: definición, objetivo, importancia, utilidad,
elementos, ventajas y desventajas.
En el último capítulo denominado “Manual de Procedimientos para la Unidad de Archivo de
Concentración de la empresa Calidad Mexicana Certificada, A. C.” que se considera como la
parte fundamental del trabajo, se desarrollan los procesos de las actividades archivísticas con sus
respectivos diagramas de flujo.
Con el fin de regular los procesos dentro de esta unidad, se presenta un anexo de reglamento
exprofeso para este archivo, con la finalidad de controlar tanto entradas y salidas de documentos,
como solicitudes de consulta interna y externa. Se proponen formatos para la transferencia
secundaria de documentos, préstamo de expedientes y acta de baja documental, por ser parte
integral del control que debe existir en un área de este tipo.
De igual manera se incluye un glosario en anexo de terminología archivística, para el personal de
CALMECAC, con el fin de aplicar adecuadamente los procesos técnicos y estos se realicen con
mayor facilidad; al mismo tiempo se estandariza el vocabulario propio del área de archivo.
XII
El presente trabajo finaliza con la presentación de las conclusiones a las que se arribó con motivo
de las actividades desarrolladas a lo largo de la estructuración de los contenidos temáticos, de
igual manera se consideró apropiado proponer sugerencias para mejorar las actividades del área
de archivo de la empresa.
En la elaboración del presente trabajo, se aplicaron parte de los conocimientos adquiridos en la
carrera de archivonomía y experiencias personales en el área laboral en materia archivística, lo
que ayudo a complementar y enriquecer el presente documento.
1
CAPÍTULO 1.
1. CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C. (CALMECAC).
En este capítulo se dará una breve reseña histórica de la empresa CALMECAC, así como un
panorama general de su Unidad de Archivo de Concentración.
1.1 Antecedentes de CALMECAC.
Para tener una visión más amplia de los antecedentes de CALMECAC, se retoma la filosofía de
nuestros antepasados de la cultura azteca.
En la cultura azteca, CALMECAC (institución educativa náhuatl), se destacaba por ser la
institución encargada en preparar a los alumnos de las clases elevadas y pudientes para
desempeñar altas e importantes actividades, en la cual se fomentaba la filosofía de una estricta
disciplina, arduo trabajo, dedicación, calidad y excelencia en todas las actividades para los que
eran preparados, en permanente superación y mejora continua.
Después de haber analizado una de las instituciones educativas de los aztecas, como siguiente
actividad se describe la filosofía de la empresa, la cual plantea lo siguiente:
“Retomando el espíritu de filosofía de nuestros antepasados los aztecas, así como la urgente
necesidad y el reto que tiene nuestro país de contar con organismos nacionales de certificación de
vanguardia, para afrontar la globalización de las economías y los procesos de apertura comercial
de los mercados y la agresiva competencia internacional que de estos procesos se deriva dentro
de este escenario, surge CALMECAC “CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.”.1
La empresa CALMECAC, es una Asociación Civil, sin fines de lucro. Es el primer organismo
acreditado por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, para desarrollar programas de
certificación de sistemas de aseguramiento de calidad en México.
1 www.calmecac.com.mx, Filosofía de CALMECAC. 14 de Abril 2003.
2
“Para lograr este acreditamiento, la Secretaria de Comercio y Fomento Industrial integró el
Comité de Evaluación de Organismos de Certificación de Sistemas de Calidad, ante el cual esta
asociación ha tenido que demostrar lo siguiente:
a) Tener capacidad para la evaluación y certificación de sistemas de aseguramiento de la
calidad,
b) Contar con procedimientos de aseguramiento de la calidad que garanticen el desempeño
de sus funciones,
c) Ser organismo imparcial y con procedimientos de certificación transparentes,
d) No estar sujeto a influencia directa por fabricantes, comerciantes o personas morales
mercantiles”.2
CALMECAC, se constituye legalmente el 13 de Diciembre de 1993, como Asociación Civil sin
fines de lucro, con domicilio en Av. José Vasconcelos N°. 83, Colonia San Miguel Chapultepec,
C. P. 11850 en México, Distrito Federal.
Dicho organismo, fue acreditado por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial como
Unidad de Verificación de Información Comercial, con N°. de registro UVNOM 007, publicado
en el Diario Oficial de la Federación el 25 de febrero de 1997.
Lo anterior con fundamento en los artículos 34 fracciones XIII y XXX de la Ley Orgánica de la
Administración Pública Federal; 39 fracción V, 40 fracciones I y XII, 46 y 47 fracción IV de la
Ley Federal sobre Metrología y Normalización, y 19 fracciones I y XV del Reglamento Interior
de la Secretaría de Economía, emitido por la Dirección General de Normas con el fin de llevar a
cabo el correcto desempeño de sus funciones (Diario Oficial de la Federación, 1º. De Junio de
2004. Primera sección, p. 27).
Por otro lado; como estructura obligatoria de toda empresa o institución pública o privada, y de
acuerdo a las nuevas disposiciones gubernamentales, estas deben documentar la función, misión
y visión, mismas que serán descritas en los siguientes puntos.
2 CALMECAC. Tríptico de propaganda. CALMECAC, México. 2002.
3
1.2 Función.
Es necesario conocer la función de CALMECAC, para poder familiarizarnos con este organismo,
y estar conscientes de la actividad que desempeña en la sociedad, así como de los servicios que
ofrece.
La empresa CALMECAC a través de la práctica de auditorias, de programas de verificación y en
coordinación con laboratorios de pruebas acreditados, tiene como función certificar la calidad de:
los sistemas, productos, servicios y personal de las actividades económicas, basándose en las
Normas Oficiales Mexicanas ((NOM), Normas Mexicanas (NMX), Normas Internacionales (el
cumplimiento es opcional para ambos sectores), Regionales y de Empresa.
1.3 Visión.
La visión de CALMECAC se determina por lo siguiente: “CALMECAC para el año 2005 se
consolidará como organismo líder en México en materia de evaluación de la conformidad y en la
difusión de la cultura de la calidad, complementando el desempeño con bases sólidas en el campo
de la investigación y desarrollo, con miras al mejoramiento continuo con intercambio tecnológico
en el ámbito nacional e internacional en conformidad con los productos y servicios que se
producen en México y en los países socios comerciales donde CALMECAC decida ampliar sus
horizontes, respecto a las normas de empresas o de asociaciones, Normas Nacionales (Mexicanas
NMX), Normas Oficiales Mexicanas (NOM), Normas Extranjeras e Internacionales”.3
CALMECAC, trabaja para el intercambio comercial, los procesos de globalización y apertura
comercial de las economías de cada país que dependen en gran medida de la aplicación de las
normas y procesos técnicos de generación de productos y servicios.
3 CALMECAC. Curso de Inducción, Desarrollo y Capacitación 2002. CALMECAC. (s.p.i.). México. 2002. P. 1- 2.
4
1.4 Misión.
En la empresa CALMECAC, se pretende dar impulso a todos los sectores para la generación de
productos y servicios; promover la cultura de la calidad; alcanzar el reconocimiento nacional e
internacional de los servicios que proporciona; promover el desarrollo y aplicación de normas
técnicas en procesos productivos y servicios; por todo esto plantea:
Impulsar en todos los sectores de la vida nacional, elementos puntuales y técnicos de
credibilidad, reconocimiento y confianza particularmente en la generación de productos y
servicios.
Impulsar y promover la cultura de la calidad como pilar técnico para desarrollar productividad,
competitividad y rentabilidad en el estricto cumplimiento de los principios de CALMECAC para
brindar apoyo técnico al productor, información al consumidor y protección al medio ambiente.
“Alcanzar el reconocimiento comercial internacional de los servicios proporcionados por
CALMECAC, así como de los organismos acreditadores extranjeros para brindar en territorio
nacional e internacional una alternativa accesible, costos, idioma y con servicios con base en la
normativa aplicable. Promover el desarrollo e implantación de normas técnicas en los procesos
productivos y de prestación de servicios.”4
1.5 Política de Calidad.
CALMECAC, ha determinado su Política de Calidad como sigue:
“En el desempeño de sus actividades, CALMECAC trabaja para satisfacer las demandas de
servicios y necesidades de los clientes tanto externos como internos, con una actitud personal y
profesional sustentada en todo momento en la ética, profesionalismo, objetividad e imparcialidad
de todos los asociados participantes, activos y fundadores como técnicos calificados, para
proporcionar servicios de calidad, de manera oportuna competitiva y eficaz”.5
4 CALMECAC. Op. Cit. p. 1.
5 Idem. p. 1.
5
1.6 Objetivos para la Calidad.
La Dirección General de CALMECAC ha establecido los siguientes Objetivos:
“a) Cero no conformidades (utilizado por CALMECAC para las inconformidades) por cada
auditoria externa de los organismos acreditadores;
b) Cero fallas externas en cuanto al dictamen de verificación o constancia de cumplimiento
como norma con base en la normativa aplicable;
c) Cero fallas internas por cada servicio proporcionado de certificación, verificación y
capacitación (incluye mantenimientos y re-certificaciones) mensualmente.”6
Se pretende, no tener reclamaciones por parte del cliente en los servicios que proporciona
CALMECAC: servicios de certificación, verificación y capacitación, siempre y cuando los
servicios sean solicitados a tiempo con los requisitos establecidos en las solicitudes
correspondientes.
1.7 Estructura Organizacional.
El presente organigrama, representa las áreas que componen a la empresa CALMECAC, describe
vertical y descendentemente la jerarquía, comenzando desde la Asamblea General, hasta los
departamentos de atención a clientes, que son de los más importantes, porque de ellos depende
los servicios proporcionados a satisfacción del cliente, y por lo tanto, el crecimiento de
CALMECAC; posteriormente se describen las funciones de cada una de las áreas contenidas en
la estructura organizacional, remarcando la Dirección de Administración y la Subdirección de
Recursos Materiales, de las cuales depende la Unidad de archivo de Concentración (U.A.C.) de
CALMECAC. (Para más información consulte el cuadro 1).
6 Ibidem. p. 2-3.
6
CUADRO 1.
ORGANIGRAMA DE CALMECAC7.
7 Tomado de la Dirección de Calidad de CALMECAC. Mayo 2003
COMITÉ TÉCNICO
(SOPORTE
TEC/AMVO
SGC/SAA)
COMITÉ D E
CALIDAD
(SOPORTE
TEC/AMVO
SGC/SAA)
DIRECCIÓN GENERAL
COMITÉ DE
GASTOS Y
FINANCIAMIENTO
COMITÉ DE
COMPETENCIA
TÉCNICA
COORD. DE REL.
EXTERNAS/GOCATI
COORD. DE CALIDAD
E INFORMÁTICA. REP.
DE LA DIR. GENERAL
COORDINACIÓN
DE
JURÍDICO
COORDINACIÓN DE
ENLACES NACIONALES Y
PROMOCIÓN
FERIAS Y EXPOSICIONES
COORDINACIÓN
INVESTIGACIÓN,
DESARROLLO
Y CAPACITACIÓN
COORDINACIÓN
DE PUBLICIDAD Y
RELACIONES
PÚBLICAS
CONSEJO DIRECTIVO
DE CERTIFICACIÓN
COORDINACIÓN
EJECUTIVA DE
CERTIFICACIÓN
SECRETARIO DEL
CONSEJO
COMITÉ DE
PERSONAL
COMITÉ DE
SISTEMAS
COMITÉ
PRODUCTOS/SERVICIOS
DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN/
CONTABILIDAD
RECURSOS
MATERIALES
ATENCIÓN A
CLIENTES,
REGISTRO,
PRESUPUESTO
Y COTIZACIONES
SUBDIRECCIÓN DE
CONTABILIDAD
CAJA MENSAJERÍA
DIRECCIÓN DE
AUDITORIA/
VERIFICACIÓN
SUBDIRECCIÓN. ISO
Y FRANQUICIAS
SUBDIRECCIÓN TURISMO
SUBDIRECCIÓN
VERIFICACIÓN
RECEPCIÓN DE SOLICITUDES
Y ENTREGA DE RESULTADOS (RESER)
RECURSOS HUMANOS
ASAMBLEA GENERAL
REGISTRO,
PRESUPUESTOS Y
COTIZACIONES
UNIDAD DE
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
7
A continuación se describen las funciones por área de CALMECAC.
Dirección General.
Área administrativa del consejo de administración, responsable de la planeación, organización,
dirección, control y evaluación de las actividades de Calidad Mexicana Certificada, A. C.
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN/CONTABILIDAD (Mensajería, Caja, UNIDAD DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, Registro/Presupuestos, Recursos Materiales, Recursos
Humanos, y Contabilidad).
Responsable de suministrar, controlar, resguardar recursos económicos, humanos, materiales y
físicos a las áreas administrativas, operativas y ejecutivas del organismo. Encargada de controlar,
administrar y mantener los recursos de la Unidad de Archivo de Concentración.
Coordinación de Calidad.
Área staff del Director General responsable de establecer y mantener contacto con las
dependencias, instituciones y organismos oficiales y civiles mexicanos e internacionales.
Representante de la Dirección, responsable del establecimiento, implantación y mantenimiento
del Sistema de Administración de Calidad. Encargado de establecer, documentar, implementar y
mantener el sistema de administración de calidad de CALMECAC.
Coordinación Jurídica.
Área staff del Director General responsable de evaluar, proponer, revisar, emitir, asesorar y
sancionar las acciones y documentos internos y que se establezcan con segundas o terceras partes
de la asociación en términos jurídicos, para que estos se den en un marco de legalidad y de
responsabilidad jurídica evaluada.
8
Coordinación Ejecutiva de Certificación.
Área ejecutiva del organismo responsable de coordinar las actividades y programas de los
comités y subcomités de certificación con las áreas operativas del organismo. Responsable de
planear, integrar, organizar, dirigir, controlar, y ejecutar los procesos de certificación funcional
técnica; del proceso de incorporación y calificación de asociados participantes.
Consejo Directivo de Certificación.
Órgano Consultivo y Ejecutivo del organismo, responsable de evaluar y expedir la certificación
de conformidad con la norma de acuerdo a los lineamientos, políticas y procedimientos
establecidos.
Coordinación de Relaciones Externas/Promoción.
Área staff del Director General responsable de establecer y mantener contacto con las
dependencias, instituciones y organismos oficiales y civiles mexicanos e internacionales.
Encargada de la promoción de productos y servicios de CALMECAC.
Coordinación de Publicidad y Relaciones Públicas.
Área staff de la Dirección General y responsable de coordinar las acciones y programas de
publicidad del organismo a través de actividades y el establecimiento de programas.
Dirección de Auditoria.
Área operativa (auditorías externas y verificación) del organismo responsable de practicar
auditorías de sistemas de administración, con el propósito de otorgar elementos técnicos al
consejo directivo para otorgamientos de certificados de conformidad.
9
Área de RESER (Recepción de Solicitudes y Entrega de Resultados).
Responsable de controlar la recepción de solicitudes y correspondencia, entregar solicitudes,
correspondencia y/o mensajería al resto de las áreas de CALMECAC.
Dirección de Turismo.
Área operativa del organismo responsable de practicar verificaciones del sector turismo y
alimentos, con el propósito de otorgar elementos técnicos al consejo directivo para otorgamiento
de certificados de conformidad.
Coordinación de Gobiernos, Corporativos y Asistencia Técnica Internacional (GOCATI).
Área staff del Director General responsable de establecer y mantener contacto con las
dependencias gubernamentales, corporativos nacionales e internacionales. Realiza la promoción
de productos y servicios de CALMECAC en el ámbito gubernamental, corporativos y asistencia
técnica especializada internacional.
Dirección de Capacitación.
Área encargada de la preparación de materiales didácticos, selección de instructores junto con las
áreas operativas, programación de cursos.
Coordinación de Investigación y Desarrollo.
Área staff de la Dirección General responsable de desarrollar nuevos productos y servicios para
el organismo. Técnicos, con las áreas involucradas en los nuevos productos y servicios.
Administrativos, con las áreas involucradas de la Coordinación de Jurídico, GOCATI o cualquier
área relacionada.
10
1.8 Situación de la Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC.
La Unidad de Archivo de Concentración (U.A.C.), es el acervo que contiene mayor volumen de
documentos de las áreas de Calidad Mexicana Certificada, A. C.; por lo tanto se requiere mayor
énfasis en el control y administración de éstos.
1.8.1 Antecedentes.
La U.A.C., depende de la Dirección de Administración y Contabilidad y de la Subdirección de
Recursos Materiales, como se mencionó anteriormente. Fué creada a mediados de octubre de
2001, en el cual se concentraron y unificaron los documentos de las áreas de Calidad Mexicana
Certificada, A. C. (CALMECAC) del año de 1994 al 2002, en un solo local de archivo, ubicado
en la calle Zamora, Número 114, departamento 3, Colonia Condesa. Para más información con
respecto a la organización actual, consulte el cuadro 2.
11
CUADRO 2.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA DE LA DIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD8.
1.8.2 Objetivos.
La Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC, tiene como objetivos principales los
siguientes: Resguardar y mantener ordenada la documentación y la información de las diferentes
áreas que integran a CALMECAC, para que al momento de ser solicitada, se localice con
exactitud y en el menor tiempo posible, brindando de esta manera un servicio ágil, oportuno y de
calidad; Asegurar que los recursos materiales y humanos asignados para la administración
documental, se encuentren en condiciones óptimas para facilitar el proceso de las tareas
archivísticas.
8 Tomado de la Dirección de Calidad de CALMECAC. Mayo 2003.
DIRECCIÓN GENERAL
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y
CONTABILIDAD
MENSAJERÍA CAJA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO,
PRESUPUESTOS Y COTIZACIONES
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS Y PROGRAMACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE
CONTABILIDAD
UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
12
1.8.3 Diagnóstico.
Para tener una visión más amplia de la situación en la que se encuentra la Unidad de Archivo de
Concentración, se analiza: el local asignado al archivo, recursos materiales, recursos humanos,
recursos financieros, tipología y volumen documental, condiciones de los documentos, medidas
de seguridad, recursos técnicos, procesos archivísticos y procesos tecnológicos de la manera
siguiente.
1.8.3.1 Local.
El local de archivo cuenta aproximadamente con 100 mts.2, y una altitud de 4 mts., techo de
concreto, paredes de tabique rojo, aplanado, enyesado y piso de loseta. Cuenta con 6 ventanas de
fierro que miden: 2 x 1 metro cada una; además de contar con 3 puertas de madera: acceso
principal, y de las 2 habitaciones, 5 lámparas de un metro y medio las cuales se encuentran
distribuidas entre los pasillos de forma incorrecta (a lo ancho de los pasillos) lo que dificulta la
iluminación, búsqueda y visibilidad en los anaqueles.
Este local asignado para la Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC, es
inadecuado, ya que se encuentra en el primer nivel, en un departamento habitacional que fue
acondicionado para resguardar la documentación, por lo que no cumple con ninguna medida de
seguridad, tampoco es suficiente el espacio (no esta distribuido) y mobiliarios asignados
(estantería).
Al ser un local adaptado, lógicamente estamos conscientes de que no cumple con ninguna
especificación archivística, que no es idóneo para el resguardo documental, además, es inseguro
para el personal que labora dentro de él, para los propios documentos y para el organismo
(personal de CALMECAC).
A continuación se presenta de forma gráfica, el local de archivo, describiendo los elementos que
lo componen. Consulte el cuadro 3.
13
CUADRO 3.
CROQUIS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN9.
A A
PASILLO
PASILLO c c
V PASILLO PASILLO
A
P
PASILLO
V A A
A V
PASILLO
P V
PASILLO
PASILLO
V V W.C.
OFICINA
-ANAQUEL DOBLE A -ANAQUEL SENCILLO V -VENTANA
-PUERTA P -PASILLO C -CLOSET
1.8.3.2 Recursos Materiales.
Para llevar a cabo las labores archivísticas dentro del local, se cuenta con: 2 escritorios de madera
de un metro y medio de largo por un metro de ancho y un metro de alto, 2 sillas de estructura
metálica, 1 computadora marca: Markvision Non Interlaced, Pentium® 32.0 Mb RAM con
Microsoft Windows 95, y una línea telefónica.
9 Elaborado por la propia tesista. Mayo 2003.
14
El mobiliario asignado por la Subdirección de Recursos Materiales, es inadecuado, se reutiliza
por no haber presupuesto para comprar nuevo, el equipo de cómputo es asignado por el
Departamento de Informática; éstos fueron solicitados por medio de memorándum.
1.8.3.3 Recursos Humanos.
La plantilla ideal de personal con el que deberá contar dicha área es:
1
1
Archivónomo
Auxiliar de archivo
Lic. En Archivonomía
Estudiante de la Carrera de Archivonomía, 5° semestre en adelante.
1 Mensajero Preparatoria.
Debido a la carga de trabajo y la necesidad de mantener al día la administración documental en la
Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC, y atender las necesidades de los usuarios
de este organismo certificador, se requiere de la plantilla mencionada. Actualmente cuenta con un
archivónomo, el cual es insuficiente debido a que son varias áreas las que resguardan su
documentación, varias las actividades y procesos a realizar.
1.8.3.4 Recursos Financieros.
Como ya sabemos, es muy común que no se le proporcione presupuesto al área de archivo. La
Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC, no es la excepción, ya que no se ha
contemplado la asignación de un presupuesto o recurso financiero para cubrir con la mínima
seguridad del personal, del local, ni para los propios documentos.
1.8.3.5 Tipología y Volumen Documental.
Los documentos de la Unidad de Archivo de Concentración, en un principio se encontraban sin
algún orden específico, que nos permitiera determinar y unificar las series documentales.
15
A continuación se presentan los tipos documentales existentes en Calidad Mexicana Certificada,
A. C. y que son resguardados en el local de la Unidad de Archivo de Concentración:
Actas: Administrativa, Baja de Personal.
Certificados de Calidad.
Constancias.
Cheques.
Dictámenes.
Especificaciones.
Expedientes de personal.
Facturas.
Formatos codificados
Informes de Evaluación.
Instructivos.
Listas de Puntos a incluir en dictamen o constancia.
Listas de verificación.
Manuales.
Pólizas de egresos, ingresos, de diario.
Procedimientos.
Programas y cursos de Capacitación.
Solicitudes de:
-Verificación,
-Certificación,
-Auditorías,
-Cursos de capacitación,
-Cotización de Servicios.
-Evaluación de la calidad, Etc.
16
El volumen documental aproximado del archivo de concentración es el siguiente:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Expedientes en carpetas lefort y plásticas
Expedientes en fólder.
TOTAL
5,900
800
6,700
Cajas de cartón de diferente tamaño con documentos. 500
El crecimiento anual aproximado es de:
DESCRIPCIÓN CANTIDAD
Expedientes en carpetas lefort y plásticas
Expedientes en fólder.
TOTAL
1,000
300
1,300
Cajas de cartón de diferente tamaño con documentos. 150
El acervo tiene un peso aproximado de 2,400 kgs., por lo cual se recomendó a la Subdirección de
Administración y Contabilidad de CALMECAC por medio de memorándum, que la
documentación se encuentre en un local en planta baja o sótano, con las condiciones adecuadas y
exprofeso para el archivo, debido principalmente a que el local actual, es un departamento
habitacional acondicionado para el resguardo documental, ubicado en el primer nivel, que no
cumple con las medidas mínimas de seguridad y el espacio es insuficiente para el volumen
documental.
1.8.3.6 Condiciones de los Documentos.
Como ya sabemos, los soportes documentales son la base de cualquier institución u organismo,
por lo tanto deben conservarse en buen estado físico, con las condiciones ambientales adecuadas
de humedad y temperatura. La documentación generada y resguardada en la Unidad de Archivo
de Concentración, de Calidad Mexicana Certificada, A. C., se encuentra en buenas condiciones;
no esta maltratada y no tiene hongos, solo existe polvo acumulado, no se ha aplicado fumigación
y aspirado para eliminar las bacterias o insectos que en el futuro lleguen a dañar los documentos.
17
Como no existe un programa de fumigación en la Unidad de Archivo de Concentración de
CALMECAC, para llevar a cabo la fumigación periódica en la documentación y local, se
propone un sencillo esquema.
CALENDARIO DE FUMIGACIÓN.
FUMIGACIÓN* FECHA (AÑO) AUTORIZÓ (NOMBRE Y FIRMA)
Enero 2005 Dirección de Administración.
Julio 2005 Dirección de Administración.
Enero 2006 Dirección de Administración.
Julio 2006 Dirección de Administración.
*se recomienda realizar la fumigación por lo menos de 1 a 2 veces al año.
La aplicación de este esquema nos proporcionará las siguientes ventajas:
- No se deteriorarán rápidamente los documentos,
- Se evita la producción o reproducción de bichos, bacterias o animales los cuales puedan
dañar los soportes documentales.
- Evitaremos enfermedades al personal del archivo y a los usuarios que acudan a la
consulta,
- Disminuiremos pérdidas económicas e informativas irreparables.
Algunas de las desventajas son:
- Que no se aspire el local de archivo y queden residuos que puedan afectar la salud del
personal.
- Dependiendo de los agentes químicos del fumigante que se utilice puede llegar a dañar
la estructura de la construcción e inclusive los documentos.
18
1.8.3.7 Medidas de Seguridad.
Hasta la fecha, y después de un año y medio de haberse creado la Unidad de Archivo de
Concentración, no existen medidas de seguridad que como regla general debe tener el local de
archivo tales como: salidas de emergencia, señalamientos, extinguidores y detectores de humo,
conexiones eléctricas adecuadas, humidificadores, fumigaciones, para evitar posibles siniestros.
Las autoridades correspondientes no le han dado la debida importancia.
1.8.3.8 Procesos Técnicos.
Se cuenta con inventarios someros de 1994 a 1998 de tres áreas de CALMECAC (Dirección de
Administración y Contabilidad, Coordinación Ejecutiva de Certificación y Dirección de
Verificación), estos inventarios fueron elaborados por el personal del área que transfirió la
documentación, sin el cuidado de describir correctamente la información, anotando: Nombre del
área, número de caja y una información general del contenido de la documentación (sólo en estas
áreas).
No se detallan los documentos uno por uno, por falta de tiempo y del conocimiento de la
archivística, fue una “transferencia” exprés, en la que solo importaba enviar la documentación a
otro lugar. La falta de procesos archivísticos es una prueba evidente de que no se ha controlado el
proceso documental en el archivo de Calidad Mexicana Certificada, A. C.
1.8.3.9 Procesos Archivísticos.
No se cuenta con procesos archivísticos homogéneos específicos para la ordenación y guarda
documental, hasta la fecha se respeta el orden y procedencia original, de aquellas áreas que han
determinado alguna forma de organización (Coordinación Ejecutiva de Certificación y Dirección
de Auditoria). Para las áreas que no cuentan con alguna ordenación documental, se considera el
alfanumérico.
19
1.8.3.10 Procesos Tecnológicos.
El diseño de una base de datos agiliza en gran medida la localización de las piezas documentales
y la recuperación de la información; por tal motivo y para poder acceder rápidamente a los
documentos, se diseñó una base de datos en Excel, que contiene los elementos más importantes
para la descripción del expediente, es una hoja de calculo de fácil manejo y con las herramientas
básicas que nos pueden ayudar a recuperar la información, además de conocer la ubicación y
descripción general del documento.
Hasta la fecha se ha logrado que la documentación que se resguarda actualmente en la unidad de
concentración de CALMECAC, se encuentre ordenada y clasificada por áreas, materia y
tipología, de acuerdo a la información contenida en los expedientes para asegurar su rápida y
fácil localización, con la finalidad de satisfacer las necesidades de la empresa, así como de los
productores y consultores de la documentación.
En términos generales se capturó la información de las áreas de mayor volumen documental, del
año de 1994-2003 (Coordinación Ejecutiva de Certificación) y del año 2000 a 2003 (Dirección de
Verificación); además, la Dirección de Auditoria del año 2000-2003.
La depuración de los documentos que han caducado o carecen de valor (expedientes de las áreas:
CONOCER, Dir. de Auditoria, Coordinación Ejecutiva de Certificación), se relacionaron para dar
de baja, siendo aproximadamente 80 cajas archivadoras tamaño carta, oficio y embalajes (cajas)
en donde vienen las hojas blancas tamaño carta.
El criterio bajo el cual se realizará el manual de procedimientos que se contempla estructurar en
el capítulo tres del presente trabajo, es personal, ya que su contenido es específicamente para la
Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC, y consideramos que deben tratarse de
manera clara y sencilla los procedimientos que permitan el fácil acceso, consulta y ejecución de
las tareas señaladas en este instrumento, por lo cual se retoman algunos puntos del Manual de
Procedimientos de la Secretaria de Salud, mencionados en el punto “2.7 Elementos del Manual
de Procedimientos”.
20
CAPÍTULO 2
2. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
El documento atraviesa por tres etapas o fases, determinadas por los valores y utilidad que tiene
durante las mismas, estas son: fase activa (archivo de trámite), fase semiactiva (archivo de
concentración) y fase inactiva (archivo histórico).
En este capítulo abordaremos la teoría básica referente a la fase semiactiva o Archivo de
Concentración; a fin de introducir al lector al tema central “Manual de Procedimientos para la
Unidad de Archivo de Concentración de Calidad Mexicana Certificada, A. C.”, presentado en el
capitulo tres.
2.1 Definición de Archivo de Concentración.
Para hablar de cualquier materia primero necesitamos definirla y conocerla, para lo cual en este
caso, enunciaremos algunas definiciones de archivo de concentración, dando un panorama
general que permita identificarlos, así mismo dar a conocer su importancia y funciones.
“Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados o piezas de archivo que
concentran los archivos de trámite”.10
“Son aquellos en los que se conserva la documentación de asuntos concluidos o que ya no
requieren trámite frecuente.”11
“...el lugar donde se localiza la documentación cumpliendo con el segundo ciclo de vida, dentro
de la configuración de los archivos.”12
10
SEP. ENBA. Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración. México: 1980.
P.15. 11
LÓPEZ GONZÁLEZ, Guadalupe. Creación de un Archivo de Concentración de equipos para Embotelladoras y
Cervecerías, S.A. DE C. V. (EPECSA). México. El Autor. Tesis (LA), ENBA. 2002. P. 7. 12
HERNÁNDEZ REYES, Rita Marisela. Archivo de Concentración, En Congreso sobre Administración de
Documentos del D.D.F. 2°. CTIAM, México: 1993. P. 77.
21
La documentación es transferida al Archivo de Concentración cuando ”las tramitaciones están
concluidas, pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas regresar a la
fase anterior. A partir de esta fase y en adelante, la documentación está bajo la responsabilidad y
manejo directo del archivero”.13
El archivo de concentración, corresponde a la segunda etapa en la vida de los documentos, en
donde estos están formados en fondo(s), sección(es), serie(s) transferidas por los distintos
archivos que integran a la empresa o institución pública o privada.
Por lo tanto, y para efectos de la presente exposición, el archivo de concentración es aquél lugar
al que transfieren los documentos (sea cual sea el soporte), cuya consulta es esporádica, para
resguardarse en su segundo ciclo de vida, y en el cual permanecen hasta su transferencia
secundaria al archivo histórico, baja definitiva o eliminación parcial o total de acuerdo al tipo,
vigencia y utilidad del documento, o en su caso, determinado por el usuario y un comité que
evalúa el fin del documento.
Siendo el archivo de concentración, la unidad que resguarda la información de consulta no muy
frecuente, es el responsable de proporcionar mantenimiento, control y normatividad en su
funcionamiento, por lo cual, debe mantener estrecha relación con el archivo de trámite e
histórico.
2.2 Funciones del Archivo de Concentración.
Al considerar el sistema archivístico de la administración tenemos, toda aquella documentación
que cumple un ciclo de vida (ciclo vital del documento) la cual concluye su estancia y período en
el Archivo de Trámite, en el de Concentración e Histórico. El realizar actividades que ayuden a
que el acervo se encuentre organizado, garantizando con esto, el resguardo, la custodia,
conservación y consulta eficaz de la información, son funciones consideradas en este capítulo.
13
CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y Documentación Administrativa. Tecnos. Madrid: 1998. P. 157.
22
Cualquiera que sea el tipo de archivo (trámite, concentración, histórico, público, privado), tienden
a realizar tres principales funciones: recoger, conservar, servir. Estas funciones son muy amplias,
por lo tanto exigen controlar la producción, conservación, perdurabilidad, así como el servicio
que conlleva la difusión, orientación, información concreta y acceso a la consulta.
Aunque, anteriormente la única meta de los archivos era sólo guardar y clasificar los documentos,
hoy en día se habla de todo un proceso para administrar y ofrecer documentación a toda aquella
persona que la solicite, para lo cual se crea la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, (publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de
Junio de 2003).
En el archivo de concentración, las funciones son específicas, debido a la consulta esporádica de
la documentación; se enfocan a las tareas administrativas llevadas a cabo por el archivísta,
facilitando el acceso y consulta, a fin de evitar perdidas económicas, retrasos en las actividades
desempeñadas por el personal de la institución y dar respuestas oportunas a los usuarios de la
información.
Para llevarse a cabo las funciones y se realicen de la mejor manera, es indispensable contar con la
reglamentación específica a cada tipo documental (contable, fiscal, administrativa), señalando
cada actividad desarrollada en esta unidad de archivo.
Después que la documentación concluye su primer periodo de vida en las áreas de trámite, las
funciones específicas de la Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC, se mencionan
en los siguientes puntos.
2.2.1 Recepción de documentación al archivo de concentración.
Para que en el archivo de concentración se lleve a cabo la recepción documental, el personal del
archivo de trámite deberá expurgar, seleccionar y valorar, aquella documentación que ha
concluido su ciclo activo o cuya consulta es esporádica, para cumplir su segundo ciclo de vida y
por lo tanto realizar posteriormente la transferencia secundaria.
23
En el archivo de trámite, se elaborará un inventario de la documentación a transferir al archivo de
concentración con su respectivo acuse, el cual deberá contener la descripción de los expedientes o
documentos contenidos en cada caja o legajo con la identificación correspondiente.
Para llevar a cabo la recepción documental en la unidad de archivo de concentración, se realiza lo
siguiente: El archivo de concentración recibe los expedientes o documentos de la transferencia
primaria (del archivo de trámite al de concentración) acompañados de la relación respectiva de
inventario de transferencia en original y copia, anotando en cada caja o legajo el número de
transferencia que se recibe con el fin de identificar la relación anexa. Se procede a cotejar la
documentación con el inventario correspondiente, si se encuentra incompleta, se devuelve al área
que corresponde, a fin de que se realicen las correcciones pertinentes; en caso contrario (la
documentación e inventario coinciden) se procede a firmar de conformidad en el original y copia
del formato, anotando la fecha, hora y nombre de quien recibe la remesa, por último entrega el
acuse para proceder a la archivación.
En resumen, el archivo de concentración deberá recibir los expedientes de las distintas áreas de
la empresa, verificando que vengan acompañados con el formato de transferencia documental
(Formato: U.A.C.-1) debidamente llenado y firmado por el departamento que transfiere; además
de cotejar la información de los expedientes con la relación entregada y realizar las observaciones
pertinentes al encargado de la transferencia, en caso de que se encuentren errores o fallas. El
archivónomo asignará la clasificación topográfica a los expedientes con el fin de facilitar la
búsqueda cuando se requiera.
2.2.2 Archivación de Documentación Semiactiva.
Toda aquella documentación que ha sido transferida del archivo de trámite al archivo de
concentración y es complemento de expedientes ya registrados, deberá anexarse a su respectivo
expediente por los archivistas, los cuales se dedicarán a esta actividad, extrayendo primero todas
las carpetas o expedientes que interesen, o bien, si el ámbito del local lo permite, acercándose a
los archivadores con el material ya dispuesto por orden alfabético, numérico, etc., a fin de
integrar la documentación en el lugar correspondiente.
24
La técnica de preparación de los documentos para ser archivados en la unidad de archivo de
concentración varía según el género de actividad y la organización de las áreas pertenecientes a la
institución; por lo cual tenemos:
- El encargado del archivo es el responsable de conservar organizados, archivados y bien
localizados los documentos transferidos,
- Que los documentos sean manipulados por el menor número de personas posible,
- Separar el material destinado a recibir una archivación especial,
- Leer rápidamente el documento con el fin de conocer el contenido general,
- El encargado del archivo será el responsable de autorizar si el documento es archivado
antes de tiempo y de verificar si ya termino su proceso en el archivo de trámite,
- Quitar clips y similares para evitar tener documentos de otros asuntos y evitar perdidas
de información; además de que los clips, broches, etc., al oxidarse dañan el soporte de la
información.
- Fijarse detenidamente en los anexos, ya que estos podrían estar temporalmente adjuntos,
para después archivarse en otro lado.
- El número de clave, código, identificador u otro que lo identifique colocarlo en la parte
superior de los documentos,
- Seleccionar el material de poca importancia en cuanto a su conservación para
determinar su fin,
- Es conveniente que el material por archivar sea examinado por un solo archivista para
que se unifique el criterio de organización, clasificación y guarda documental.14
Estas son las actividades fundamentales para llevar a cabo la Archivación de documentación
semiactiva en la unidad de archivo de concentración.
14
BALDINI, Italo. Cfr. El archivo en la empresa moderna: tratado práctico de organización y funcionamiento de
sus servicios. Barcelona: Hispano Europa. 1975. Cfr. P. 109-115.
25
2.2.3 Préstamo de expedientes.
Después de llevarse a cabo la recepción y glosa de los expedientes o documentos en la unidad de
concentración, se realiza el préstamo, aunque no es tan frecuente la consulta o solicitud, todo
archivo debe contar con este servicio, ya que es una de las actividades base para la institución y
los usuarios.
El préstamo de expedientes es una actividad de las más importantes en el archivo, por lo que el
presente punto se inicia con definiciones de préstamo de expedientes; para adentrarnos en su
conocimiento se analizará la actividad de la siguiente manera:
“El préstamo es la operación por la cual los archivos proporcionan documentos a las personas
autorizadas e interesadas en su consulta. Es la función primordial del archivo y la rapidez y
eficiencia en que se efectúe evidenciará su buena organización”.15
Todo archivo debe regular tanto el préstamo interno como externo, para que un archivo bien
organizado, se encuentre en condiciones de proporcionar el servicio de consulta de la
información. Por lo tanto, “el archivo mejor ordenado no sirve de nada si no se utiliza”.16
La razón de ser del archivo es facilitar la gestión institucional y administrativa para la consulta e
investigación de la información resguardada.
Baldini, menciona los puntos básicos en materia de préstamo:
- Controlar el acceso al local de archivo a toda persona que no forme parte de la institución u
organismo, y no este autorizado para ello.
- La solicitud de expedientes resguardados en el archivo deberá hacerse por escrito y en
formato específico (anexo U.A.C.-2) debidamente autorizado por los responsables de área.
15
SEP-ENBA. Op. cit. p. 98. 16
BALDINI, Italo. Op. Cit. P. 119.
26
- La solicitud de préstamo puede efectuarse por petición telefónica, correo electrónico,
memorándum o personalmente.
- Además, el préstamo documental, sólo deberá permitirse a aquellas personas autorizadas
por los Directores de área, Subdirectores, o en su caso, Jefes de Departamento, Gerentes,
Coordinadores, etc.
- La información confidencial, sólo será consultada por personal especialmente autorizado
para ello.
En la Unidad de Concentración, la consulta y/o préstamo de la documentación es esporádica,
debido a que la vida activa del documento se ha cumplido en el archivo de trámite; en la segunda
etapa, la documentación es resguardada un periodo de tiempo establecido por los generadores y
productores de la documentación con el fin de asegurar la efectividad y utilidad de estos en la
institución o empresa a la que pertenecen.
2.2.4 Catálogo de Vigencia Documental.
En el campo archivístico encontramos varias formas de nombrar el catálogo de vigencia
documental, por lo cual se hace mención de los siguientes conceptos:
Catálogo de Caducidades: “El que se integra con cédulas cuyos asientos señalan plazos de
conservación o vigencia de expedientes o piezas de archivo.”17
Catálogo de Disposición Documental: “Instrumento metodológico y procedimental que permite
determinar el destino final de los documentos, determinando además los plazos de conservación
de los mismos y las modalidades de dicha conservación”.18
17
SEP.ENBA. Op. Cit. P. 34. 18
A.G.N. Hacia un diccionario de terminología archivística. Ministerio de educación y cultura. Madrid :1997. P. 26.
27
Los catálogos “son instrumentos en los que se identifican las series documentales siguiendo el
cuadro de clasificación. En ellos se específica el destino concedido a cada serie, cuáles serán
conservadas íntegramente, cuáles seleccionadas, en qué plazos de tiempo, cual ha de ser el tipo
de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido”.19
Por medio del catálogo de vigencia documental, podemos saber y determinar fácilmente el valor
y fin de un documento, por que nos delimita los tiempos de la tipología documental para
permanecer en cada una de las unidades de archivo (trámite, concentración e histórico), y de cada
área de la institución o empresa; la fecha en que se dará de baja, de acuerdo a una selección y
valoración por parte del personal generador de los documentos (comité para dar de baja, en su
caso) trabajando en conjunto con el archivísta, una vez concluido el ciclo vital del documento,
determinan si se da o no de baja.
El catálogo de vigencia documental, nos proporciona la información más importante y necesaria
para controlar la permanencia en cada uno de los archivos, o en todo caso, la eliminación total o
parcial del expediente o pieza documental.
Una de las opciones para identificar plenamente los documentos, son los catálogos, en los cuales
se determina la vigencia o caducidad del documento. El catálogo de vigencia documental es un
instrumento de control útil para conocer el destino final de las piezas documentales.
2.2.5 Selección y Valoración documental.
Para determinar el fin de la documentación, se lleva a cabo primeramente una selección de
acuerdo a cada tipología, para después valorar y determinar si se transfieren o destruyen los
documentos según sea el caso.
Todo el procedimiento debe ser realizado por el personal del archivo y los generadores del
documento, a partir de un plazo de conservación establecido en el catálogo de vigencia
documental y de acuerdo a las necesidades institucionales.
19
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. P. 177.
28
“Como su propio nombre indica, la valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a
descubrir, apreciar, los valores inherentes a los documentos y su gradación. La valoración debe
hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentación de una entidad, no
sobre una base parcial...”20
“Dada la importancia de los documentos y la responsabilidad que representa su valoración,
requiere una mínima normativa legal que señale las funciones y competencias de las comisiones
y regule sus actuaciones; esto se suele hacer contemplándolas en la legislación archivística,
posteriormente desarrolladas por la vía reglamentaria...”21
Para valorar los documentos se estudian una por una las series documentales de acuerdo a su
origen, naturaleza (para qué o por qué fueron creados), el tipo de documento, el valor para la
institución que los creo, para la historia, investigación o difusión cultural; “...es decir, su valor
administrativo, legal e histórico, de información y de investigación, presente y futuro...”.22
En
resumen, se trata de establecer el valor de los documentos para definir su destino.
Al realizar la depuración se evita de gran manera el cúmulo de documentos (explosión
documental), y así evitar destruir documentación no renovable irresponsablemente, transfiriendo
la que tiene valor histórico y eliminando la que ya no tiene utilidad.
Es importante que el Archivónomo en conjunto con los expertos realice un análisis cuidadoso de
la documentación cuyos valores primarios hayan prescrito para determinar el tratamiento y
utilidad que corresponda a la misma de acuerdo con las normas establecidas al respecto; con esto
designarles tiempo y espacio de conservación o eliminación en el local de archivo.
20
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. P. 244. 21
Ibidem. P. 245. 22
Idem. P. 245.
29
2.2.6 Baja de Documentación.
El proceso para dar de baja los documentos, requiere de un análisis profundo y detallado, por
parte del personal del archivo, trabajando en conjunto con el personal productor o a cargo de los
documentos.
La baja documental: es “el proceso operativo consistente en eliminar (de conformidad con las
acciones que al respecto prevea la legislación establecida y vigente) aquélla documentación que
haya prescrito en sus valores administrativos, legales y/o fiscales y que no contengan valores
históricos”.23
La baja de documentos “es la operación que consiste en eliminar de un archivo, los expedientes
de asuntos terminados o de escasa consulta.24
Por lo tanto, la baja de documentos, consiste en la depuración de la documentación cuyo plazo de
permanencia y conservación en el archivo de concentración ha concluido, tomando como base el
catálogo de vigencia documental, el cual garantiza seleccionar sólo los que cumplieron y
finalizaron con su vida útil, (previa selección y valoración documental). “Son muchas y muy
poderosas las razones por las cuales han de conservarse los documentos tras su período de plena
validez administrativa, como lo son los motivos por los que resulta imposible conservarlos en su
totalidad...”.25
Y además conservar la documentación sin valor, resulta innecesaria en gran parte, por que de otra
forma se generaría la “explosión documental”.26
Según Cruz Mundet: la clave para solucionar la problemática de la “explosión documental”
radica en: “destruir lo accesorio para poder conservar lo útil.”27
23
A.G.N. Op. Cit. P. 22. 24
SEP-ENBA. Op. cit. P. 27. 25
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit.. P. 242. 26
Ibidem. P. 242. 27
Idem. P. 244.
30
Por lo tanto, el catálogo de vigencia documental, nos da la posibilidad de seleccionar y valorar la
documentación a dar de baja, facilitando y simplificando la tarea archivística, cometiendo menos
errores en la eliminación de documentos con valor para el usuario o la institución.
Para llevar a cabo la baja de documentos, se realiza un proceso archivístico, para determinar la
utilidad de las piezas y si estas se eliminan, pasan al archivo histórico, o se amplía el plazo de
conservación en el archivo de concentración (debidamente autorizado por escrito, por los
productores o encargados de los documentos y sus superiores).
2.2.7 Tramitación de Transferencia Secundaria.
Se contempla la transferencia primaria, la cual se realiza del archivo de trámite al archivo de
concentración cuando la utilidad informativa ha perdido su vigencia y la consulta no es muy
frecuente; la transferencia secundaria se realiza del archivo de concentración al archivo histórico,
cuando la información presenta valores secundarios (evidencial, testimonial o informativo),
después de haber llevado a cabo la selección y valoración de documentos, se procede a transferir
al archivo histórico. En este punto nos atañe solamente la transferencia secundaria y para dar
comienzo se contemplan algunas definiciones.
“La transferencia, <<versamento>> para los italianos, es el paso de los documentos del archivo
administrativo al archivo histórico y tiene lugar, después de un plazo más o menos largo, una vez
concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados, en el archivo central
o en el intermedio, para conservación permanente y utilidad científica. Son también
transferencias las remesas habituales de los archivos de oficina a los centrales.”28
“La
transferencia o remisión de fondos, es el conjunto de procedimientos mediante los cuales la
documentación es remitida de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los
documentos;...”29
28
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. teoría y práctica. Sevilla. Diputación provincial. 1993 P.
182. 29
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. Madrid. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 1994. P.
189-190.
31
También en este punto, la transferencia secundaria se define como la “remisión de expedientes
de asuntos terminados al archivo central en perfecto orden... amparados con inventario”.30
La transferencia en si, es el procedimiento por medio del cual, la documentación es turnada de
una etapa a otra del archivo, de acuerdo a la edad del documento, pero no de una simple forma,
sino enfocados a reglas, leyes, acuerdos y plazos obligados de cumplimiento.
“Continuando el ciclo de vida de los documentos, llega un momento en el que estos no son
necesarios para la gestión administrativa corriente y en las oficinas ocupan un espacio que es
necesario liberar para ser ocupado por los de nueva creación”.31
Para llevar a cabo la transferencia documental se deben de contemplar los siguientes principios
generales:
- “Los procedimientos deben de ser simples
- Asegurar una instalación y recuperación sencilla de los documentos
- Permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción
- Respetar y evidenciar su procedencia”.32
Una de las preguntas que se mencionan con mayor frecuencia dentro de las instituciones u
organismos que quieren hacer la transferencia de sus documentos es: ¿cuándo debo transferir mis
documentos al archivo de concentración?. Para responderla debemos tomar en cuenta lo
siguiente:
1.- La transferencia se llevará a cabo cuando finalice la tramitación del documento.
2.- Cuando la consulta-préstamo no es frecuente (el plazo máximo es de cinco años y por
lo regular, el plazo de conservación en las oficinas es de un año anterior, según sea el caso).
3.- Cuando la dimensión del sistema permita resguardar la documentación dentro del
mismo edificio o cerca de él, para poder proporcionar con rapidez la documentación.
30
SEP-ENBA. Op. Cit. P. 39. 31
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit. P. 255. 32
Ibidem. P. 192.
32
Para lo cual, es necesario apuntar:
“Los ingresos de documentos en los archivos son de dos tipos: ordinarios y extraordinarios:
Ordinarios: Se efectúan mediante transferencia, en plazos de tiempo determinado, de forma
ordenada y con periodicidad. También podríamos haberlos denominado internos, por cuanto se
producen en el seno de un sistema de archivo sin interferencias exteriores. Es el tipo de ingreso
por antonomasia.
Extraordinarios: se producen –como su propio nombre indica- de forma ocasional, sin plazo
determinado ni periodicidad alguna, al contrario, dependen de numerosas contingencias. Cabe
distinguir: la donación, el legado, el depósito...”33
Al llevar a cabo la transferencia documental, se deberán describir cada una de las piezas del
acervo contenidas en la caja por medio de un formato establecido para tal efecto (U.A.C.-1).
Llevando a cabo este proceso y respetándolo, los expedientes pueden mantenerse en orden, con
la descripción exacta y completa; además el que realiza esta actividad como el que la recibe
cuentan con un instrumento de control para permitir conocer la ubicación de los soportes de
información, facilitar la búsqueda y opera como evidencia de que se recibió.
Con esto, tenemos que, la relación de entrega documental para transferencia, tiene la siguiente
utilidad:
- “jurídica”: por la responsabilidad del resguardo documental.
- “De gestión” de los fondos y de su servicio.
- “De información”34
: ya que por mucho tiempo, será instrumento de descripción
disponible.
Lo expuesto anteriormente, es lo básico que debemos tomar en cuenta al realizar la transferencia
secundaria.
33
CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y Documentación Administrativa. Op. Cit. P. 256. 34
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Op. Cit. P. 1982.
33
2.3 Definición de Manual de Procedimientos.
En el presente punto se hace referencia a los Manuales de Procedimientos, ya que en el tercer
capítulo se encuentra la parte esencial del presente trabajo: el desarrollo de los procedimientos
archivísticos para la Unidad de Archivo de Concentración de la empresa CALMECAC, este
manual contiene los principios de las actividades que se desarrollan con mayor frecuencia en esta
unidad de archivo, con la finalidad de incrementar, aprovechar y mejorar el cúmulo de
conocimientos y experiencias adquiridas.
Por lo tanto, y para efectos del tema en cuestión, se presentan algunas definiciones de Manual de
Procedimientos.
Según el glosario de términos administrativos del IMSS, el Manual de Procedimientos “describe
en su secuencia lógica las distintas operaciones o pasos de que se compone un proceso, señalando
generalmente quién, cómo, dónde, cuando y para que han de realizarse”35
.
Según Arellano Rodríguez, el Manual de Procedimientos se define como “el documento en el que
se encuentran, de manera sistemática, las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una
actividad”.36
Martín G. Álvarez Torres plantea que “los manuales son una de las herramientas más eficaces
para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada
hasta ese momento sobre un tema.”37
35
IMSS. Glosario de términos administrativos. México. IMSS. 1979. P. 24. 36
ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Guías para las bibliotecas universitarias. Guía del Manual de
Procedimientos. México: SEP, 1994. P. 14. 37
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos. Una guía
práctica para: cumplir con las NORMAS ISO 9000, Documentar y controlar el Sistema de Calidad. México.
Panorama. 1996. P. 23.
34
Extrayendo las ideas básicas de lo antes mencionado por los expertos en la materia, podemos
establecer que, el manual de procedimientos, es aquél instrumento que contiene los
conocimientos de un tema específico, para precisar las actividades y funciones que se llevan a
cabo dentro de un área en particular de conformidad con lo dispuesto por la institución pública o
privada que lo generó, con el fin de agilizar las tareas, capacitar al personal de nuevo ingreso e
incrementar tanto los conocimientos como las experiencias de este, evitar perdidas económicas,
mantener una administración homogénea, además de formalizar los sistemas de trabajo.
Los manuales de procedimientos son instrumentos que sustentan, apoyan y propician la correcta
administración, óptima organización y funcionamiento, persiguiendo niveles de eficiencia,
eficacia y productividad en las entidades o instituciones públicas o privadas.
2.4 Objetivo.
Para dar a conocer la finalidad del Manual de Procedimientos, el objetivo nos adentra a
comprender el uso como instrumento o herramienta administrativa institucional pública o
privada. Cuando hacemos referencia a algún tema, debemos enfocarnos primeramente al
objetivo, por lo que, el objetivo del Manual de Procedimientos según Arellano Rodríguez es:
“Instruir al personal sobre aspectos como políticas, normas, funciones, procedimientos,
etc.,...para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, para lograr una
mayor eficiencia en el trabajo”.38
“Así, el Manual de Procedimientos tiene como objetivos los siguientes:
- Proporcionar una visión integral de la manera en que opera la organización.
- Establecer la secuencia lógica de cada uno de los pasos de cada procedimiento.
- Establecer y aclarar la responsabilidad del personal en cada fase del proceso.
- Orientar al personal de nuevo ingreso y facilitar la capacitación del personal
existente.”39
38
ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Op. Cit. P. 14. 39
Ibidem. P. 24.
35
El objetivo del manual de procedimientos es proporcionar la descripción de las actividades a
realizar con mayor frecuencia en un área específica, con el fin de facilitar al personal cumplir con
su labor de manera eficaz, cometer menos errores, realizar las actividades con mayor precisión en
el menor tiempo posible.
2.5 Importancia.
El Manual de Procedimientos determina actividades, funciones o tareas específicas en una área
concreta de la institución pública o privada, permite sistematizar niveles administrativos y
operativos, aquí radica la importancia de documentar las actividades. “Una organización que
deja de incorporar conocimientos, tiende a volverse obsoleta, a perder participación en el
mercado, a generar pérdidas, y en general, en corto plazo a ser vulnerable y desplazada por los
competidores.”40
Arellano Rodríguez dice que el Manual de Procedimientos “...mejora la sistematización en
diferentes niveles como el estratégico, el administrativo y el operativo. Sistematiza el
mejoramiento de la comunicación en y entre las partes que integran un organismo.”41
“...se indican las actividades que deberán realizar los miembros de un organismo y la forma en
que estas actividades deberán ser realizadas”.42
La importancia de elaborar y documentar manuales de procedimientos, radica en que la
organización o institución tendrá acumulado en poco tiempo, los conocimientos, habilidades y
experiencias de aquéllas personas expertas en el campo o área que durante varios años han
desempeñado, a partir de esta, tendrá ventajas sobre la competencia y administrará mejor sus
funciones.
40
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit. P. 20. 41
ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Op. cit. P. 14. 42
Idem. P. 14.
36
2.6 Utilidad.
El Manual de Procedimientos es de utilidad por que “...ayuda a la correcta ejecución de las
labores asignadas al personal y propicia uniformidad en el trabajo; sirve como medio de
integración y orientación al personal de nuevo ingreso.
Con el manual se facilita la incorporación del personal a las diferentes funciones; proporciona
información básica para la planeación y establecimiento de reformas administrativas”.43
En si, la utilidad del manual de procedimientos, es, documentar la tecnología de un departamento
o área específica, precisar las funciones y actividades que conforman la institución, empresa u
organismo, determinar a los empleados el trabajo a realizar y como deben hacerlo. Al entrenar al
personal de nuevo ingreso con el manual de procedimientos, el experto delega actividades
rutinarias, dedicándose a ampliar sus conocimientos, realizar nuevos proyectos o dar asesoría
interna a la propia organización o institución, lo cual trae como consecuencia mayores beneficios
en la administración general.
2.7 Elementos de un Manual de Procedimientos.
Ya que la parte central del presente trabajo es un manual de procedimientos, es indispensable
adentrarnos a conocer los elementos más importantes que lo constituyen. Se hará mención a dos
casos distintos para apuntar los elementos que deben contener los manuales de procedimientos,
posteriormente se tomaran los que se ajusten a las necesidades de la empresa.
Para Álvarez Torres Martín, los elementos del manual de procedimientos son:
“Portada
Índice
I Hoja de autorización del área (o empresa)
II. Política de calidad (cuando sea aplicable)
43
ARELLANO RODRíGUEZ, J. Alberto. Op. Cit. P. 14.
37
III. Objetivo(s) del Manual
IV. Bitácora de revisiones y modificaciones a políticas y procedimientos.
V. Políticas
VI. Procedimientos
VII. Formatos
VIII. Anexos.”44
A continuación, se describen brevemente los elementos anteriormente mencionados.
Portada
Los datos mínimos que se contemplan asentar en la portada del Manual de Procedimientos son:
Logotipo y nombre de la empresa, título del documento, fecha de elaboración y de revisión del
documento, unidad, departamento, área, etc., al que pertenece el documento, número de
reproducciones del documento (elaborado en original y copias), nombre y firma de la persona
quien elaboró el documento así como nombre y firma de quien autoriza.
Índice
Presenta el contenido del documento indicando el tema y número de página en donde se
encuentra ubicado o escrito.
I. Hoja de autorización del área (o empresa)
Para llevar a cabo la elaboración del Manual de Procedimientos, se debe solicitar autorización por
escrito a las autoridades superiores, para su conocimiento y visto bueno.
44
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit. P. 25-26.
38
II. Política de calidad (cuando sea aplicable)
“Es el conjunto de intenciones formalmente expresadas por parte de la Dirección de la
organización hacia la Calidad. Forma parte de las demás políticas de la organización y es acorde
con ellas. La Política de Calidad es desarrollada y revisada por parte del Equipo Directivo. La
autoriza y formaliza el Director o Gerente General de la organización.”45
En la política de calidad se formalizan y unifican las intenciones o decisiones por parte de la
dirección de la empresa, con el fin de que la organización y administración se lleven a cabo
enfocadas en la calidad.
III. Objetivo(s) del Manual
“Tiene que ver directamente con la satisfacción y cumplimiento de los requerimientos de los
clientes, con los resultados del negocio y con el incremento de posición competitiva de la
organización dentro del mercado en que participa.”46
IV. Bitácora de revisiones y modificaciones a políticas y procedimientos.
Es el registro de los cambios, modificaciones o actualizaciones que se realizan en el documento y
es controlado por un cuadro esquemático que contiene: Nombre y tipo de documento, fecha de
elaboración, nombre y firma de quien elaboró, nombre y firma del revisor, nombre y firma de
quien aprueba, número de revisión, lugar, etc.
V. Políticas
“Es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un tema en particular. Una
POLÍTICA permite la toma de decisiones congruentes con lo que la dirección de la organización
desea que se haga en cada caso. Una POLÍTICA puede o no estar por escrito, sin embargo dentro
45
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit. P. 138. 46
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit. P. 137.
39
del contexto de la elaboración del Manual, solamente se pueden revisar, validar y mejorar
aquéllas POLÍTICAS ESCRITAS.”47
“Una POLÍTICA es:
a) Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
b) Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
c) La manera consistente de tratar a la gente.
d) Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
e) Lo que la Dirección desea que se haga en cada situación definida.
f) Aplicable al 90-95% de los casos. Las excepciones sólo podrán ser autorizadas por alguien de
un nivel inmediato superior.”48
VI. Procedimientos
“Es la Guía detallada que muestra secuencialmente como dos o más personas realizan un
trabajo.”49
VII. Formatos
“Los FORMATOS son todas aquellas formas o documentos que se utilizan periódicamente para
registrar información y evidencia relacionada con el Sistema de trabajo de la organización.
forman parte de la Normalización de la organización.”50
“Los formatos formarán parte de los Manuales, por lo que es importante que en una sección
claramente definida se anexen, presentando un formato lleno como ejemplo y cuando se
considere conveniente, también su instructivo de llenado. En algunas ocasiones, los Formatos son
anexados directamente junto con alguna política o procedimiento.”51
47
Ibidem. P. 137. 48
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit. P. 28. 49
Ibidem. P. 138. 50
Ibidem. P. 45. 51
Ibidem. P. 47.
40
VIII. Anexos.
“Son fuentes de información que se consideran vitales y necesarios para cumplir adecuadamente
con una política, procedimiento o formato. Los ANEXOS se deben adjuntar físicamente a la
política, procedimiento o formato correspondientes: lista de referencia, listas de verificación,
normas, formatos, guías, etc.”52
“El responsable de la Edición, Revisión y Actualización del Manual de Políticas y
Procedimientos es el Director, Gerente o Responsable de cada Área emisora”.53
La Secretaria de Salud, específicamente las Unidades Operativas de Primer Nivel de Atención,
apunta los elementos que debe contener un manual de procedimientos:
1.- “Índice.
2.- Presentación.
3.- Objetivo del Manual.
4.- Base Legal.
5.- Instructivos de Procedimientos.
6.- Anexos.
7.- Glosario de Términos.
8.- Bibliografía”.54
2.7.1 Índice.
Será la parte que mostrará de manera ordenada los elementos que constituyen el Manual
(capítulos, subcapítulos o apartados), así como el número de página donde se encuentran
ubicados. Se cuidará que tengan un orden lógico las partes integrantes del manual y se anotará
con mayúscula los capítulos que lo constituyen.
52
Ibidem. P. 134. 53
Ibidem. P. 26 54
Secretaria de Salud. Manual de procedimientos de las Unidades operativas de primer nivel de atención. México:
S.S. 1995. P. 31-32.
41
2.7.2 Presentación.
Es una breve explicación relativa a la estructura del documento, así como la utilidad que su uso
representa. Se redactará en forma clara y sencilla y no más de dos cuartillas, dando a conocer su
manera de implantación, revisión y actualización de los procedimientos.
2.7.3 Objetivo del Manual.
Deberá ser redactado en forma clara, directa y concisa, iniciándose con un verbo en infinitivo,
abarcando como mínimo, tres renglones. Convendría señalar con claridad el propósito que se
pretende alcanzar con dicho manual, evitando adjetivos calificativos, así como subrayar
conceptos.
2.7.4 Base Legal.
Este capítulo del manual, se integrará con una relación de ordenamientos jurídicos que dan marco
legal al manual de procedimientos en su conjunto. Para su elaboración deberán observarse las
recomendaciones contenidas en la “Base Legal” descrita en el apartado: “DEL INSTRUCTIVO
DEL PROCEDIMIENTO”.
2.7.5 Instructivos de Procedimientos.
En este apartado deberán integrarse los instructivos de procedimientos en orden cronológico.
Cuidando que cada instructivo contenga su objetivo, base legal, políticas y normas de operación,
diagrama de flujo, descripción de actividades, formatos de instructivos y glosario de términos.
2.7.6 Anexos.
Deberán integrarse los formatos u otros anexos contemplados y recomendados para cada
procedimiento del manual, indicando el número consecutivo de cada uno de ellos en orden de
aparición.
42
2.7.7 Glosario de Términos.
Se incluirán las definiciones de aquellos términos técnicos usados en el conjunto de
procedimientos. Deberán integrarse siguiendo un orden alfabético determinado. El número de
términos y la cantidad de cada concepto dependerá de su complejidad, por ello debe considerarse
quién es el usuario del manual.
2.7.8 Bibliografía.
En este punto han de anotarse aquéllas obras consultadas para obtener información del tema que
se aborda en el Manual de Procedimientos.
Los elementos básicos que se contemplarán en la elaboración del manual de procedimientos de
CALMECAC, están basados en parte de los elementos que apunta la Secretaría de Salud en sus
unidades operativas de primer nivel y en parte de los elementos que enumera Álvarez Torres.
2.8 Ventajas.
Por lo regular, el manual de procedimientos nos proporciona todo lo que necesitamos saber
acerca de los procedimientos a ejecutar en una tarea o actividad específica dentro del área en la
que estamos laborando; para familiarizarnos con algunas ventajas que tenemos con el Manual de
Procedimientos, tenemos que:
Para Arellano Rodríguez:
1. “Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
2. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivos los objetivos, las políticas, los procedimientos,
las funciones, las normas, etc.
3. Evitan discusiones y malos entendidos en las operaciones.
4. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
5. Son instrumentos útiles en la capacitación de personal.
43
6. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
7. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del
supervisor se puede circunscribir al control por excepción”.55
“Los Manuales de Procedimientos pueden facilitarle a la organización el cumplimiento de sus
propósitos y objetivos de manera efectiva y ordenada.”56
Para Martín G. Álvarez Torres, son de las mejores herramientas administrativas que permiten a
cualquier organización normalizar sus operaciones, ya que a través de la normalización se enfoca
el crecimiento y desarrollo de cualquier institución pública o privada, proporcionando a su vez
estabilidad y solidez.
Las ventajas que ofrecen los manuales de procedimientos son muchas, depende de la forma en
que son documentados y ejecutados los procedimientos en cada dirección, gerencia, área o
departamento.
Estos instrumentos administrativos agilizan y/o especifican tanto los procedimientos como las
funciones desarrolladas o ejecutadas en las instituciones públicas o privadas, evitando con esto,
confusiones, conflictos y al mismo tiempo asegura la capacitación efectiva del personal de nuevo
ingreso, normatizando desde el primer momento el trabajo o actividad específica a desempeñar
en un área determinada.
2.9 Desventajas.
No siempre el Manual de Procedimientos cumple con el total de las expectativas que se requieren
cubrir en determinadas funciones, por tal motivo presenta las siguientes desventajas:
Para Arellano Rodríguez son:
55
ARELLANO RODRíGUEZ, J. Alberto. Op. Cit. P. 15. 56
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit. P. 26.
44
1. “Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
2. El costo de producción y actualización puede ser alto.
3. Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
4. Incluyen solo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya
vigencia e importancia son notorias para la misma.
5. Muy sintéticos carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicaciones”.57
6. “Por lo regular, los empresarios, directivos y colaboradores no dominan las técnicas y
metodologías contenidas en el manual,
7. Los empresarios y directivos no conocen la importancia de usar el manual dentro de la
organización.
8. Algunos directivos no apoyan o facilitan su elaboración.
9. Es muy común que los empresarios y directivos aprovechen el trabajo en equipo, permitiendo
que los involucrados en políticas y procedimientos se reúnan periódicamente para su
elaboración, revisión, aprobación y difusión.”58
Con el desarrollo de los puntos anteriores referentes al manual de procedimientos, se dieron las
bases para entender el capitulo tres: “Manual de Procedimientos para la Unidad de Archivo de
Concentración de Calidad Mexicana Certificada, A. C.”, lo que permite al lector identificar los
elementos y estructura de un Manual de Procedimientos.
57
ARELLANO RODRíGUEZ, J. Alberto. Op. Cit. P. 15. 58
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Op. Cit. P. 26.
45
Calidad Mexicana Certificada, A. C.
C A L M E C A C Organismo Nacional de Certificación y
Verificación
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD.
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES.
UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE LA EMPRESA CALIDAD MEXICANA
CERTIFICAD, A. C.
ORIGINAL N°.____________ COPIA N°.____________ REVISIÓN N°.____________
Fecha de
Elaboración:
Fecha de Revisión: Nombre y Firma de
quien elaboró.
Nombre y Firma de
quien Autoriza.
46
Calidad Mexicana Certificada, A. C.
C A L M E C A C Organismo Nacional de Certificación y
Verificación
CAPÍTULO 3.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE LA EMPRESA CALIDAD MEXICANA
CERTIFICAD, A. C.
CONTENIDO.
INTRODUCCIÓN.
OBJETIVOS.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS.
DIAGRAMAS DE FLUJO.
ANEXOS.
REGLAMENTO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA.
47
INTRODUCCIÓN
El Manual de Procedimientos para la Unidad de Archivo de Concentración de Calidad Mexicana
Certificada, A. C., describe las actividades desempeñadas en ésta área, señalando paso por paso
como debe realizarse cada una de ellas y en que momento; así mismo, divide los procesos con sus
respectivos diagramas de flujo, para que estos sean más explícitos.
Se recomienda aplicar el Manual de Procedimientos tanto al encargado y personal que laboran en
el archivo, como a todas aquéllas personas relacionadas con el mencionado Organismo
Certificador que acuden a esta unidad a solicitar información, con el fin de homogeneizar la
administración documental, actividades archivísticas, los criterios de archivación, el vocabulario
archivístico utilizado y la forma de realizar el trabajo en este campo.
Su implantación tiene ventajas en la productividad y desempeño de esta empresa, proporcionando
a los usuarios involucrados, las herramientas necesarias para agilizar y facilitar sus funciones
cotidianas, ya que la documentación resguardada es uno de sus principales elementos de trabajo.
Este organismo lo que vende (producto) es el documento (Certificado de Calidad,
reconocimientos, etc.), por lo tanto, se vale de las evidencias contenidas en el expediente. De ahí,
la importancia de contar con el manual de procedimientos que agilice la administración y
conservación documental.
En el archivo de trámite, de concentración e histórico, se debe contar con manuales de
procedimientos que apoyen las labores archivísticas. En el caso de esta unidad de concentración,
los procedimientos establecidos, describen paulatinamente como deben llevarse a cabo cada una
de las actividades desempeñadas en este acervo.
El Manual agilizará el paso documental de un archivo a otro, regulando y asegurando los plazos
para que la transferencia se realice correctamente y en el tiempo que le corresponda.
Así mismo, se anexan los formatos propuestos, lo que nos proporciona la unificación de criterios
en la aplicación de las actividades que se mencionarán posteriormente dentro de este capítulo.
48
No podemos hacer a un lado el reglamento, éste regirá los procesos señalados y permitirá que se
lleve a cabo con disciplina y control lo descrito en el presente trabajo; previamente analizado y
autorizado por las autoridades correspondientes.
Se presenta un glosario de terminología archivística, que permitirá unificar y utilizar el
vocabulario correctamente por todo CALMECAC; se documenta de forma práctica y sencilla,
contemplando que será utilizado por personas que no tienen conocimientos archivísticos.
49
OBJETIVO GENERAL.
- Obtener un sistema documentado útil y práctico para el logro de los objetivos de Calidad
Mexicana Certificada, A. C., en la Unidad de Archivo de Concentración, para asegurar la calidad
y exactitud en el servicio proporcionado.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
- Proporcionar el Manual de Procedimientos al personal del archivo y a todos aquellos usuarios
que acuden a él, con el fin de unificar la labor archivística.
- Especificar las actividades de la Unidad de Archivo de Concentración, con el fin de que se
lleven a cabo de manera sistemática, práctica y sencilla.
- Facilitar al personal de esta unidad las actividades archivísticas realizadas con mayor
frecuencia, para que su labor se agilice y se realice en el menor tiempo posible.
- Establecer y unificar formatos que se adecuen a las necesidades de la Unidad de Archivo de
Concentración de CALMECAC, para formalizar actividades que se requieren ejecutar en un
momento dado.
- Regular las funciones de la unidad de concentración, por medio de un reglamento sugerido, con
el fin de controlar el servicio, la circulación y el proceso documental.
- Homogeneizar por medio de un glosario de terminología archivística, el vocabulario utilizado
en la unidad de archivo de concentración para evitar confusiones en los conceptos y en el
desarrollo de las actividades.
50
-
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
RECEPCIÓN Y ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
JEFATURA DE LA
U.A.C.
AUXILIAR DE
ARCHIVO
1
2
Recibe los expedientes o documentos de la transferencia primaria, acompañados de la relación respectiva de inventario-transferencia (de la U.A.T.**) en original y copia, anotando en la caja, legajo, expedientes o documentos, el número de transferencia. Procede a cotejar la documentación contra el inventario-transferencia que corresponde, si la documentación indicada se encuentra completa, se firma de conformidad en el original y copia del formato de inventario-transferencia (de la U.A.T.**), anotando la fecha, hora y nombre de quien esta recibiendo la documentación, entregando la copia al que realizó la transferencia. En caso de que la documentación descrita en el formato de inventario no corresponda, se encuentre incompleta o presente anomalías, se procede a su devolución al área que corresponde.
** U.A.T. - Unidad de Archivo de Trámite.
1 36
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
51
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
RECEPCIÓN.
U.A.C. JEFATURA AUXILIAR DE ARCHIVO
NO
SI
* UNIDAD DE ARCHIVO DE TRÁMITE.
COTEJA LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA CONTRA INVENTARIO
DATOS O DOCUMEN-
TACIÓN COMPLETA
SE DEVUELVE AL ARCHIVO DE
TRÁMITE
1
U.A.T.*
RECIBE LOS DOCUMENTOS CON INVENTARIO EN ORIGINAL Y COPIA, ANOTANDO EL N° DE
TRANSFERENCIA Y FECHA QUE CORRESPONDA EN LA CAJA O
LEGAJO.
52
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
ARCHIVACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
SEMIACTIVA
AUXILIAR DE
ARCHIVO
3
4
5
6
Ordena los expedientes o documentos de acuerdo a la materia y área que le corresponde, respetando la clave, código o clasificación asignada por el área de procedencia. Asigna a los documentos un lugar dentro del local del archivo (ubicación topográfica) de acuerdo al número consecutivo u orden alfabético que le corresponda (respetando el orden original de procedencia) dentro del área a la que pertenece. Archiva los expedientes en su consecutivo y los documentos a integrar en expediente ya archivado.
Después de ordenar los expedientes o documentos, procede a capturar la información principal de estos en la base de datos creada en Excel para tal efecto.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
3
AGOSTO-05
36
53
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: SU ARCHIVACIÓN.
ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA
AUXILIAR DE ARCHIVO ARCHIVACIÓN
ASIGNA LUGAR A LOS DOCUMENTOS DENTRO DEL LOCAL DE ARCHIVO
1
ARCHIVA LOS EXPEDIENTES EN SU CONSECUTIVO Y LOS
DOCUMENTOS A INTEGRAR AL EXPEDIENTE
YA ARCHIVADO
CAPTURA LA INFORMACIÓN PRINCIPAL DEL EXPEDIENTE O DOCUMENTO EN BASE DE
DATOS EXCEL
A
ORDENA LOS EXPEDIENTES O DOCUMENTOS POR MATERIA O
ÁREA, CLAVE, CÓDIGO O CLASIFICACIÓN DE ÁREA .
54
5 36
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
JEFATURA DE LA U.A.C.
USUARIO
JEFATURA DE LA
U.A.C.
AUXILIAR DE
ARCHIVO
7
8
9
10
Recibe por medio de memorándum, vía telefónica
o personal, la solicitud de préstamo de expedientes
o documentos concentrados, procede a verificar
que el material en cuestión haya sido transferido
por el área que lo produjo (en caso contrario,
deniega la solicitud), si este se localiza, se procede
a verificar el listado de firmas autorizadas o
directamente con el jefe de área que produjo el
documento, si la persona que solicita, esta
autorizada para la consulta Interna y/o externa, de
ser así, se procede a la autorización, de lo
contrario niega el préstamo.
Se entrega al solicitante, el “vale de préstamo (ver
Formato U.A.C.-2), para que lo requisite en
original y copia, asentando los siguientes datos:
- Área a la que pertenece el solicitante
- Formula clasificadora del expediente o
documento (clave, código o número del
expediente o documento)
- Fojas (cantidad de hojas, expedientes o
documentos)
- Fecha en que se solicita
- Fecha en que será devuelto (no rebasara el
límite de 10 días hábiles)
- Nombre y firma de autorización del jefe de área
o de la persona que pueda firmar de conformidad
- Nombre y firma del que solicita
Recibe el vale de préstamo debidamente
requisitado en original y copia, procede a localizar
dentro de la base de datos correspondiente, la
documentación; ya identificado el expediente o
documento, anota tanto en el original como en la
copia del vale de préstamo la clave, código o
número del expediente o documento y procede a
localizarlo dentro del local de archivo.
Retira el expediente o documento del lugar en
donde esta archivado, dejando en su lugar un
separador plástico con los datos del expediente
cuidando de no alterar el orden que conservan los
demás.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
55
6 36
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. .
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
JEFATURA DE LA U.A.C.
AUXILIAR DE
ARCHIVO
11
12
13
14
Revisa que el expediente solicitado se encuentre
completo y en buen estado, anotando en el original
y copia del vale de préstamo, el número de fojas
de que consta el expediente o documento en
cuestión, mismo que entrega al representante del
área gestora junto con la copia del vale respectivo,
conservando el original del vale de préstamo
debidamente requisitado –el cual deberá integrarse
en el “registro de expedientes en préstamo”- con el
visto bueno del jefe de la U.A.C. El mencionado
registro deberá revisarse cotidianamente para
detectar los expedientes no devueltos en el plazo
establecido, gestionando en su caso ante la
jefatura, las medidas correspondientes.
Recibe del solicitante, el expediente o documento
devuelto acompañado por la copia del vale
respectivo, y procede a revisar que se encuentre
completo y en buen estado, y –de no haber alguna
irregularidad que amerite otro trámite- cancela el
original y la copia del vale de préstamo, anotando
la fecha en que es devuelto a la U.A.C. firmando
como acuse de recibo.
Entrega al representante del área, la copia del vale
de préstamo debidamente cancelada. El original lo
archiva en el control de “registro de expedientes
devueltos”.
De acuerdo a la clave, código o número del
expediente o documento asentada en el vale de
préstamo del material devuelto, localiza dentro del
local de archivo el lugar que le corresponde,
reintegrándolo en el sitio debido, cerciorándose de
mantener el orden de los demás.
56
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS.
SU PRÉSTAMO
U.A.C. JEFATURA SU PRÉSTAMO USUARIO
NO
SI NO
SI
RECIBE SOLICITUD VÍA MEMORÁNDUM,
TELEFÓNICA O PERSONAL Y VERIFICA QUE EL MATERIAL HAYA SIDO TRANSFERIDO
¿FUERON TRANSFE-
RIDOS?
¿USUARIO AUTORIZADO PARA LA
CONSULTA?
SE NIEGA EL PRÉSTAMO
ENTREGA EL FORMATO DE “VALE DE
PRÉSTAMO” PARA QUE LO REQUISITE EN ORIGINAL Y COPIA
(FORMATO U.A.C.-2)
RECIBE EL VALE DE PRÉSTAMO YA REQUISITADO EN ORIGINAL Y
COPIA Y PROCEDE A LOCALIZAR EL EXP. O DOCTO. EN LA BASE DE
DATOS
ANOTA EN EL VALE DE PRÉSTAMO EN ORIGINAL Y LA COPIA, LA CLAVE, CÓDIGO O NÚMERO DEL EXPEDIENTE O
DOCTO.
1
A
FIN
57
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ACTIVIDAD: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS.
SU PRÉSTAMO
NO
SI
RETIRA DEL LUGAR EL EXP. O DOCTO. SIN
ALTERAR EL ORDEN DE LOS DEMÁS
LOCALIZA EL EXPEDIENTE O DOCUMENTO DENTRO DEL
LOCAL DE ARCHIVO
1
REVISA SI EL EXPEDIENTE SE
ENCUENTRA COMPLETO Y EN BUEN
ESTADO
¿EXP. O DOCTO.
COMPLETO Y EN BUEN ESTADO?
HACE LAS ANOTACIONES
PERTINENTES EN EL ORIGINAL Y COPIA
DEL VALE DE PRÉSTAMO
ANOTA EL N° DE FOJAS EN EL ORIGINAL Y COPIA DEL VALE DE PRÉSTAMO Y ENTREGA EL EXP. O DOCTO. AL SOLICITANTE CON
LA COPIA DEL VALE DE PRÉSTAMO
2
58
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ACTIVIDAD: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS.
SU PRÉSTAMO
U.A.C. JEFATURA USUARIO
SI
NO
RECIBE DEL SOLICITANTE EL EXP.
DOCTO. DEVUELTO ACOMPAÑADO DE LA COPIA DEL VALE DE
PRÉSTAMO
INTEGRA EL ORIGINAL DEL VALE DE PRÉSTAMO EN EL
“REGISTRO DE EXPEDIENTES EN
PRÉSTAMO”
2
1
¿HAY ANOMALÍAS?
SE TRAMITA LA IRREGULARIDAD
PARA APLICAR LA SANCIÓN DE ACUERDO AL
REGLAMENTO DE LA U.A.C.
CANCELA EL ORIGINAL Y COPIA DEL VALE DE PRÉSTAMO Y ENTREGA LA
COPIA DEL VALE DEBIDAMENTE CANCELADA, AL USUARIO QUE
DEVOLVIÓ EL EXP. O DOCTO. EN CUESTIÓN
3
REVISA QUE EL EXPEDIENTE O DOCTO. DEVUELTO SE
ENCUENTRE EN LAS CONDICIONES EN LAS QUE SE
PRESTÓ
4
PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE
59
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ACTIVIDAD: PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES CONCENTRADOS.
SU PRÉSTAMO
U.A.C. JEFATURA SU ARCHIVACIÓN
LOCALIZA DENTRO DEL LOCAL DE ARCHIVO, EL LUGAR QUE SE LE ASIGNÓ AL EXP. O DOCTO,
TOMANDO COMO BASE LA CLAVE, CÓDIGO O NÚMERO DEL
EXP. O DOCTO. ANOTADOS EN EL VALE DE PRÉSTAMO.
3
ARCHIVA EL EXP. O DOCUMENTO EN EL LUGAR
QUE LE CORRESPONDE, SIN ALTERAR EL ORDEN
DE LOS DEMÁS
4
B
60
AGOSTO-05
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
CATÁLOGO DE VIGENCIA
DOCUMENTAL
JEFATURA DE LA U.A.C.
15
15.1
15.2
15.3
15.4
Recibe el formato de transferencia, debidamente
requisitado, la clave de ubicación topográfica de
cada uno de los expedientes o documentos
incluidos en la remesa; enseguida analiza los datos
de identificación de la documentación transferida
y procede a anotar en el área correspondiente del
formato, el plazo de conservación de la unidad de
archivo de concentración que se estipula en el
reglamento de la U.A.C., para los expedientes o
documentos de acuerdo con la tipología
documental de Calidad Mexicana Certificada, A.
C.
Ya anotado en la relación de transferencia el plazo
de conservación en concentración de los
expedientes o documentos contenidos en cada
remesa, establece la fecha de caducidad,
basándose en el plazo de conservación
precaucional ya estimado, y en la fecha de
recepción documental transferida que fue anotada
en la relación de entrega. Para esto:
- Calcula el mes y año en que llegan a su
caducidad los expedientes o documentos
contenidos en la relación.
- Localiza dentro del “calendario de caducidades”
la tarjeta correspondiente el mes, año de caducidad
del expediente o documento, en caso de que esta
no disponga de espacio para las anotaciones
pertinentes, abre una nueva tarjeta de caducidades
para el mes y año correspondiente.
Después procede a anotar en la tarjeta:
Número de transferencia a que corresponde el
expediente o documento, número de expediente o
documento dentro de la relación,
- Características del área productora de la
documentación
- Plazo de conservación precaucional (Según lo
estipulado en reglamento de la U.A.C. de Calidad
Mexicana Certificada, A. C.,
- Fecha de recepción del expediente o documento
- Fecha de retiro (o de caducidad) del expediente
o documento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
11
0
36
61
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
CATÁLOGO DE VIGENCIA
DOCUMENTAL.
JEFATURA DE LA U.A.C.
15.5
15.n
16
- La clave de ubicación topográfica del
expediente o documento dentro del local de
archivo.
Coloca la tarjeta de caducidades en el lugar que le
corresponde dentro del registro calendario, con los
datos de conservación del expediente o documento
No. 1 debidamente asentados.
Repite las operaciones 15.1, 15.3, 15.4 con cada
uno de los expedientes o documentos que aparecen
en la relación de transferencia, hasta llegar al
último expediente o documento registrado en la
remesa.
Archiva la relación de transferencia para posibles
consultas y aclaraciones, y mantiene el
“Calendario de Caducidades” de la U.A.C.
debidamente resguardado y ordenado
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
12 36
62
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CALENDARIO DE CADUCIDADES DE
DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: CATÁLOGO DE VIGENCIA DOCUMENTAL.
CATÁLOGO DE VIGENCIAS
ANALIZA LOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE
TRANSFERENCIA
RECIBE EL FORMATO DE TRANSFERENCIA, ANOTA LA
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
ANOTA EN EL FORMATO EL PLAZO DE
CONSERVACIÓN EN LA U.A.C. QUE ESTIPULA EL REGLAMENTO DE LA U.A.C. CALMECAC
ESTABLECE LA FECHA
DE CADUCIDAD
CALCULA MES Y AÑO DE CADUCIDAD DE EXPS. O DOCTOS.
LOCALIZA EN EL “CALENDARIO DE CADUCIDADES” LA
TARJETA AL MES Y AÑO 1
2
B
63
DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL CALENDARIO DE CADUCIDADES DE
DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: CATÁLOGO DE VIGENCIA DOCUMENTAL.
CATÁLOGO DE VIGENCIAS
SI
NO
ANOTA EN LA TARJETA EL N° DE TRANSFERENCIA,
CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA, PLAZO DE CONSERVACIÓN,
FECHA DE RECEPCIÓN DOCUMENTAL Y
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
COLOCA LA TARJETA EN EL LUGAR QUE LE CORRESPONDE, CON
LOS DATOS DE CONSERVACIÓN
ARCHIVA LA RELACIÓN DE TRANSFERENCIA Y MANTIENE EL CALENDARIO DE CADUCIDADES DEBIDAMENTE RESGUARDADO
1
¿OTRO REGISTRO
EN LA LISTA?
2
C
64
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
SEMIACTIVA
JEFATURA U.A.C.
17
18
19
19
BIS
20
Revisa en el “Calendario de Caducidades” de la
U.A.C., dentro de los primeros cinco días hábiles
de cada mes, para detectar si alguna corresponde
al mes y año en curso; de ser así, retira la tarjeta en
cuestión y verifica los datos de la documentación
y el plazo de conservación, si concluye, si no es
así, deja la tarjeta en su lugar.
Hecho el análisis y después de haber verificado los
documentos, comunica por escrito al área
correspondiente indicando los datos del expediente
o documentos en cuestión, el código, clave o
número de (los) mismo (s), a fin de que se otorgue
la autorización para proceder a su depuración.
En el caso de recibir por escrito la autorización,
del término de la vigencia de la documentación, y
de que no existe inconveniente para dar la
conclusión del plazo de concentración
precaucional del material descrito, y en el caso de
que indique, no haber motivo para extender el
plazo establecido, se procede a depurar la
documentación caduca. (Marcando copia a la
Dirección General de CALMECAC).
En caso de no recibir respuesta oficial por parte
del área a la que corresponden los documentos,
dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha
en que se envío la notificación de caducidad, se da
por aceptada la depuración correspondiente, y se
procede de acuerdo a lo establecido en el Catálogo
de Disposición Documental de CALMECAC.
Recibe notificación oficial escrita, por parte del
área que transfirió los expedientes o documentos
ya caducos, solicitando la ampliación del plazo de
conservación precaucional, lleva a cabo el análisis
y acuerda con el área que notifica, el lapso durante
el cual será conservado en concentración, el
material objeto de la solicitud inicial. (de no
proceder a la ampliación del plazo, lo comunica de
igual forma (por escrito) al área solicitante,
señalando y describiendo las razones de tal
determinación y enseguida se gira la instrucción
para dar curso a la depuración).
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
15 36
65
JULIO-03 CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
SEMIACTIVA
JEFATURA DE LA U.A.C.
21
Recibe la ampliación del plazo precaucional de la
documentación referida, y procede a cancelar los
datos de los expedientes o documentos en cuestión
dentro de la tarjeta de caducidades
correspondientes al mes y año en curso; hace el
calculo de la nueva fecha de caducidad de la
documentación de referencia, procede a vaciar en
la tarjeta, la nueva fecha de identificación de los
expedientes o documentos, asentando estos datos
con tinta roja, como señal de que el material fue
objeto de ampliación del plazo de conservación de
la U.A.C. y procede a integrar la tarjeta en el lugar
que corresponde dentro del registro calendario.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
16 36
66
DIAGRAMA DE FLUJO PARA CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA.
SU CANCELACIÓN
U.A.C. JEFATURA SU RECEPCIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
NO
SI
NO SI
NO NO
NO
SI SI
REVISA FECHA AL INICIO DE MES, CALENDARIO DE
CADUCIDADES, EL PLAZO DE CONSERVACIÓN
SE PROCEDE A DEPURAR LA DOCUMENTACIÓN CADUCA
MARCANDO COPIA AL DIRECTOR GENERAL
¿CORRESPONDE AL MES Y AÑO EN
CURSO?
COMUNICA POR ESCRITO AL ÁREA
CORRESPONDIENTE
DEJA LA TARJETA EN SU LUGAR
¿RECIBE AUTORIZACIÓN
PARA DEPURAR?
¿AMPLÍA PLAZO DE CONSER-VACIÓN?
1
LLEVA A CABO EL ANÁLISIS Y ACUERDA CON EL ÁREA QUE
NOTIFICA. EL PLAZO DE CONSERVACIÓN
¿OTRA TARJETA?
4 5
4
C
2 3
FIN
67
DIAGRAMA DE FLUJO PARA CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA.
SU CANCELACIÓN
U.A.C. JEFATURA RECEPCIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
NO
SI
RECIBE EL PLAZO DE CONSERVACIÓN POR ESCRITO Y CANCELA LOS DATOS DE LOS EXPEDIENTES O DOCTOS. EN
LA TARJETA DE CADUCIDADES
3
1
HACE EL CÁLCULO DE LA NUEVA FECHA DE CADUCIDAD, VACÍA LOS
DATOS EN LA TARJETA CORRESPONDIENTE CON TINTA COLOR ROJO (AMPLIACIÓN DE
PLAZO DE CONSERVACIÓN)
¿RECIBE RESPUESTA (EN 10 DÍAS HÁBILES?
COLOCA LA TARJETA EN EL LUGAR QUE LE CORRESPONDE
DENTRO DEL REGISTRO CALENDARIO
4
5
2 D
68
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
RETIRO DE DOCUMENTACIÓN
CADUCA
JEFATURA DE LA U.A.C.
22
23
24
25
Recibe comunicación del área indicando se dé
curso a la depuración del material de referencia, y
elabora el reporte para el retiro de la
documentación caduca con copia para el área de
Recursos Materiales, señalando el orden de los
expedientes o documentos que deben retirarse del
local de archivo, la clave, código o número del
expediente o documento, así como la clave de
ubicación topográfica; posteriormente anota en la
tarjeta de caducidades correspondiente la fecha en
que tales expedientes o documentos fueron
retirados y turnados para su depuración,
reintegrando enseguida la tarjeta en cuestión al
“Calendario de Caducidades” de la U.A.C.
De acuerdo al reporte elaborado para el retiro de la
documentación caduca, localiza dentro del local
del archivo los expedientes o documentos que
deben ser retirados, cerciorándose de retirar sólo
los expedientes o documentos señalados en el
reporte respectivo.
Procede a verificar minuciosamente que los
documentos asentados en el reporte coincidan con
la documentación que se retiró (en caso de haber
retirado exps. o doctos. no asentados en el reporte,
procede a su inmediata archivación al lugar
correspondiente; en caso de no haber retirado
exps. o doctos. mencionados en el reporte de
referencia, procede al retiro correspondiente, para
complementar la documentación caduca registrada
en el reporte).
Hechas las verificaciones necesarias, reúne la
documentación por depurar, en el lugar específico
para tal caso para proceder a su tratamiento.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
19 36
69
DIAGRAMA DE FLUJO PARA RETIRO DE DOCUMENTACIÓN CADUCA
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: RETIRO DE DOCUMENTACIÓN CADUCA
SU RETIRO
RECEPCIÓN ARCHIVACIÓN Y PRÉSTAMO DEPURACIÓN
RECIBE COMUNICACIÓN PARA
DAR CURSO A LA DEPURACIÓN DEL
MATERIAL
REINTEGRA LA TARJETA EN CUESTIÓN AL CALENDARIO DE
CADUCIDADES DE LA U.A.C. DE CALMECAC.
ANOTA EN LA TARJETA DE CADUCIDADES
CORRESPONDIENTE, LA FECHA EN QUE SE RETIRÓ Y
TURNÓ A DEPURACIÓN LA DOCUMENTACIÓN
ELABORA REPORTE PARA EL RETIRO DE LA
DOCUMENTACIÓN CADUCA CON COPIA AL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES
EN EL REPORTE SE SEÑALARÁ: EL ORDEN DE LOS EXPS. O DOCTOS. QUE DEBEN
RETIRARSE, LA CLAVE, CÓDIGO O NÚMERO DEL EXP.
O DOCTO. Y UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
LOCALIZA DENTRO DEL LOCAL DE ARCHIVO LOS
EXPS. O DOCTOS. A RETIRAR
CERCIORARSE DE RETIRAR SÓLO LOS EXPS. O DOCTOS. SEÑALADOS EN EL
REPORTE RESPECTIVO
VERIFICA MINUCIOSAMENTE QUE
LOS DATOS DEL REPORTE COINCIDAN
CON LA DOCUMENTACIÓN.
RETIRADA
1
D
70
DIAGRAMA DE FLUJO PARA CANCELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: RETIRO DE DOCUMENTACIÓN CADUCA
SU RETIRO.
SU DEPURACIÓN SU ARCHIVACIÓN
SI
NO
PROCEDE A RETIRAR EL RESTO DE LA
DOCTACIÓN CADUCA
HECHAS LAS VERIFICACIONES NECESARIAS, REÚNE LA
DOCTACIÓN POR DEPURAR EN EL LUGAR ESPECÍFICO PARA TAL CASO Y PROCEDE A SU
TRATAMIENTO
¿SE RETIRÓ DOCTACIÓN
NO ASENTADA EN EL REPORTE?
1
SE PROCEDE A SU INMEDIATA
ARCHIVACIÓN
E
71
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
JEFATURA DE LA U.A.C.
26
27
28
29
30
31
Separa los expedientes o documentos cancelados
según el material, homogeneizándolo por materias.
Ya formados los grupos por materia, procede a
retirar los expedientes o documentos,
ordenándolos a su vez de acuerdo a su clave,
código o número identificador.
Una vez retirados los expedientes o documentos
de una misma materia, ordenados según su clave,
código o número identificador, analiza
minuciosamente lo prescrito por el Catálogo de
Disposición Documental de CALMECAC para la
depuración de los expedientes o documentos de la
materia en cuestión.
De acuerdo con lo previsto en el Catálogo de
Disposición Documental de CALMECAC, revisa
cada expediente o documento del grupo ya
formado y ordenado, cerciorándose si corresponde
a la materia de referencia, y los separa de acuerdo
con su destino final, ya sea baja definitiva o
transferencia al archivo histórico.
Ya separados los expedientes o documentos por
destino final, procede a hacer la separación por
materias, observando la secuencia establecida.
Hecha la separación de los grupos de expedientes
o documentos formados, reúne los expedientes o
documentos con un mismo destino final,
ordenándolos por materia y clave, código o
número identificador.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
22 36
72
DIAGRAMA DE FLUJO PARA SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
SU SELECCIÓN Y VALORACIÓN
SE HACE HOMOGÉNEO EL MATERIAL POR
MATERIAS
SEPARA LOS EXPS. O DOCTOS. CANCELADOS,
SEGÚN EL MATERIAL
RETIRA LOS EXPS. O DOCTOS. ORDENÁNDOLOS
POR CLAVE, CÓDIGO O NÚMERO IDENTIFICADOR
REVISA CADA EXP. O DOCTO. DEL GRUPO YA FORMADO
VERIFICANDO SI CORRESPONDE A LA MATERIA DE REFERENCIA Y LOS SEPARA DE ACUERDO CON
SU DESTINO FINAL
ANALIZA LO PRESCRITO POR EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE CALMECAC
PARA REALIZAR LA DEPURACIÓN DEL MATERIAL EN CUESTIÓN
PROCEDE A SEPARAR LOS EXPS. O DOCTOS. POR MATERIA,
OBSERVANDO LA SECUENCIA ESTABLECIDA
EL DESTINO FINAL PUEDES SER:
BAJA DEFINITIVA O TRANSFERENCIA AL
ARCHIVO HISTÓRICO.
1
E
73
DIAGRAMA DE FLUJO PARA SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
SU SELECCIÓN Y VALORACIÓN
REÚNE LOS EXPS. O DOCTOS. CON UN MISMO
DESTINO FINAL
1
LOS ORDENA POR: MATERIA, CLAVE, CÓDIGO O
NÚMERO IDENTIFICADOR
F
74
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
REGISTRO DE EXPEDIENTES O DOCUMENTOS DEPURADOS
JEFATURA DE LA U.A.C.
32
32.1
32.2
33
34
Forma legajos con los expedientes o documentos
depurados, de acuerdo con su destino final,
materia, clave, código o número identificador.
En los legajos de los exps. o doctos. formados,
coloca tapas para asentar el número de legajo, la
materia a la que corresponden los exps. o doctos.
contenidos y la clave, código o número
identificador del expediente o documento inicial y
final que contiene el legajo, además de la leyenda: “EXPS. DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA”.
En los expedientes o documentos para baja, coloca
tapas con la leyenda “BAJA DEFINITIVA”,
además de identificarlos con el nombre del área,
clave, código o número del expediente o
documento inicial y final contenidos en el legajo.
Elabora en original y copia la relación de
documentación por transferir a la Unidad de
Archivo Histórico de CALMECAC, según el
formato establecido (Formato U.A.C.-1),
asentando: el número de los expedientes o
documentos, el área a la que pertenecen y la clave,
código o número de los expedientes o documentos
contenidos. Hecho lo anterior, numera las hojas de
la relación de transferencia secundaria, y asienta
en el lugar correspondiente del formato, el número
que corresponde a la remesa de documentación
histórica (siguiendo una numeración consecutiva
de remesas de la Unidad de Archivo de
Concentración), y el nombre y firma del
responsable de la depuración y registro de los
expedientes o documentos.
Elabora en original y dos copias el “Acta de Baja
Definitiva” (Formato U.A.C.-3) de la
documentación depurada que ameritó este destino
final, asentando los datos de CALMECAC y de
los materiales a la baja –señalando el número de
legajos y el número aproximado-, así como
nombre y firma del responsable de la depuración,
anexando el registro de los expedientes.
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
25 36
75
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
REGISTRO DE EXPEDIENTES O DOCUMENTOS DEPURADOS
JEFATURA DE LA U.A.C.
35
36
37
37.1
37.2
Ya preparadas las relaciones y el acta de los
materiales depurados, de acuerdo con su destino
final, elabora un “Informe Final de Depuración”,
describiendo el curso general del proceso de
depuración en cuestión, así como fundamento en
los diversos casos las técnicas y decisiones
adoptadas, respecto al destino final de la
documentación prescrita, marcando copia a la
Dirección General y a la Subdirección de Recursos
Materiales de CALMECAC.
Envía el “Informe Final de Depuración” a la
Subdirección de Recursos Materiales de
CALMECAC, para verificar que los materiales se
encuentran debidamente separados y relacionados,
así como que las decisiones sobre el destino final
de la documentación depurada, hayan sido
tomadas de manera técnicamente correcta; de no
haber modificaciones o correcciones, firma el
original y las copias de la relación de
transferencia, así como del acta de baja
documental, según el caso, avalando los resultados
del proceso de depuración.
Conserva el original del acta de baja, y turna los
originales de la relación de transferencia a la
Subdirección de Recursos Materiales; en seguida,
gira comunicación por escrito a la Dirección
General de CALMECAC, solicitando intervenga
según sus atribuciones para dar curso a la
documentación depurada:
En caso de documentación de transferencia, dirige
la comunicación a la Jefatura de la Unidad de
Archivo Histórico de CALMECAC,
acompañándola con la copia de la relación
respectiva. Deberá requerirse asignación de fecha
para la transferencia en cuestión.
En caso de documentación para baja definitiva,
dirige la comunicación a la Dirección General de
CALMECAC, acompañándola por las dos copias
del acta respectiva debidamente requisitada.
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
26 36
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
76
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: REGISTRO DE EXPEDIENTES O DOCUMENTOS DEPURADOS.
REGISTRO DE DEPURACIÓN
DEPURACIÓN JEFATURA DE LA U.A.C.
FORMA LEGAJOS CON LOS EXPS. O DOCTOS. DEPURADOS DE ACUERDO CON SU DESTINO
FINAL, MATERIA Y CLAVE, CÓDIGO O NÚMERO
IDENTIFICADOR
EN LOS LEGAJOS FORMADOS, COLOCA TAPAS PARA ASENTAR
LOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPS. O DOCTOS., ADEMÁS
DE LA LEYENDA “EXPEDIENTES EN TRANSFERENCIA SECUNDARIA”
EN LOS LEGAJOS DE EXPS. O DOCTOS. PARA BAJA
COLOCA LA LEYENDA “BAJA DEFINITIVA”, ADEMÁS DE
IDENTIFICAR EL CONTENIDO INICIAL Y FINAL
NUMERA LAS HOJAS DE LA RELACIÓN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA Y
ASIENTA LOS DATOS CORRESPONDIENTES
1
ELABORA LA RELACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN POR
TRANSFERIR A LA U.A.H., EN ORIGINAL Y COPIA
G
DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRO DE EXPEDIENTES O DOCUMENTOS DEPURADOS
77
DIAGRAMA DE FLUJO PARA SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: REGISTRO DE EXPEDIENTES O DOCUMENTOS DEPURADOS.
REGISTRO DE DEPURACIÓN
SU DEPURACIÓN JEFATURA DE LA U.A.C.
ANOTA EN EL FORMATO: EL NÚMERO DE REMESA
DE DOCTACIÓN HISTÓRICA
1
ELABORA EL ACTA DE BAJA, EN ORIGINAL Y
DOS COPIAS
SIGUE UNA NUMERACIÓN
CONSECUTIVA
DE REMESAS DE LA U.A.C.
U.A.C.-3
ASIENTA EN EL FORMATO: LOS DATOS DE CALMECAC Y DE LOS MATERIALES DE
BAJA
SEÑALA EN EL FORMATO,
EL NÚMERO DE LEGAJOS Y SU PESO APROXIMADO
ANOTA EN EL FORMATO NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA
DEPURACIÓN
ANEXA CON EL FORMATO EL REGISTRO DE LOS
EXPS. O DOCTOS. 2
78
DIAGRAMA DE FLUJO PARA SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: REGISTRO DE EXPEDIENTES O DOCUMENTOS DEPURADOS.
REGISTRO DE DEPURACIÓN
JEFATURA DE LA U.A.C.
SI
NO
ELABORA UN “INFORME FINAL DE DEPURACIÓN”
DESCRIBIENDO EL CURSO GENERAL DEL PROCESO DE
DEPURACIÓN
2
ENVÍA EL “INFORME FINAL DE DEPURACIÓN” A LA SUBDIR. DE
R.M. DE CALMECAC, PARA VERIFICAR LOS MATERIALES Y QUE LA DECISIÓN HAYA SIDO TÉCNICAMENTE CORRECTA
FIRMA EL ORIGINAL Y LAS COPIAS DE LA RELACIÓN
DE TRANSFERENCIA Y DEL ACTA DE BAJA DOCTAL.
¿MODIFICACIONES O CORRECCIONES?
CONSERVA EL ORIGINAL DEL ACTA DE BAJA Y
TURNA LOS ORIGINALES DE LA RELACIÓN DE
TRANSFERENCIA 3
VERIFICA Y AJUSTA LA
INFORMACIÓN NECESARIA
79
DIAGRAMA DE FLUJO PARA SELECCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: REGISTRO DE EXPEDIENTES O DOCUMENTOS DEPURADOS.
REGISTRO DE DEPURACIÓN
JEFATURA DE LA U.A.C. U.A.H.
GIRA COMUNICACIÓN POR ESCRITO A LA DIR. GRAL. DE
CALMECAC, SOLICITANDO INTERVENGA PARA DAR CURSO
A LA DEPURACIÓN
3
PARA TRANSFERENCIA, DIRIGE COMUNICACIÓN A LA JEFATURA
DE LA U.A.H. DE CALMECAC, ACOMPAÑADA DE LA RELACIÓN
RESPECTIVA
EN CASO DE BAJA DEFINITIVA, DIRIGE COMUNICACIÓN A DIR.
GRAL. DE CALMECAC, ACOMPAÑADA DE LAS DOS
COPIAS DEL ACTA REQUISITADA
REQUERIRÁ ASIGNACIÓN DE FECHA PARA
TRANSFERENCIA EN CUESTIÓN
H
80
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
BAJA DE DOCUMENTACIÓN.
JEFATURA DE LA U.A.C.
38
39
Recibe original y copia del acta de baja
debidamente requisitada por el encargado del área
de los documentos caducos, e integra el original en
el “Registro de Bajas Documentales” de
CALMECAC, según el orden establecido al
efecto; en seguida, gira comunicación a la
Subdirección de Recursos Materiales de
CALMECAC, acompañada por la copia sobrante
del acta, para que se tramite como corresponda la
baja administrativa de la documentación de
referencia, notificando que se encuentra a
Disposición del concesionario en el área de
depuración de CALMECAC, (deberá marcarse
copia de esta comunicación a la Dirección de
Administración y Contabilidad, y Dirección
General de CALMECAC).
Hechas las gestiones administrativas del caso,
entrega al concesionario autorizado, el papel-
archivo dado de baja por CALMECAC,
cerciorándose de que sea retirada precisa y
exclusivamente la documentación de referencia,
así como de que esta sea triturada en el momento
de la entrega.
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
36
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
31
81
DIAGRAMA DE FLUJO PARA BAJA DE EXPEDIENTES DEPURADOS
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: BAJA DE EXPEDIENTES DEPURADOS.
BAJA DE DOCUMENTACIÓN.
RECIBE ORIGINAL Y COPIA DEL ACTA DE BAJA
DEBIDAMENTE REQUISITADA
GIRA COMUNICACIÓN A LA SUBDIR. DE RECURSOS
MATERIALES DE CALMECAC ACOMPAÑADA POR LA
COPIA SOBRANTE, PARA TRAMITAR LA BAJA ADMINISTRATIVA
ENTREGA AL CONCESIONARIO AUTORIZADO EL PAPEL-ARCHIVO DADO DE BAJA POR CALMECAC
INTEGRA EL ORIGINAL EN EL “REGISTRO DE
BAJAS DOCUMENTALES” DE
CALMECAC
MARCAR COPIA A DIR. GRAL DE
CALMECAC
DEBE CERCIORARSE DE: QUE SEA RETIRADA ÚNICAMENTE LA DOCTACIÓN. DE REFERENCIA Y DE QUE ÉSTA, SEA TRITURADA EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA
I
H
82
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
JEFATURA DE LA U.A.C.
40
Recibe indicaciones de la Jefatura de la Unidad de
Archivo Histórico de CALMECAC sobre el
traslado de la documentación de referencia e
informa a la Subdirección de Recursos Materiales
para que se proporcione el transporte requerido
para la remisión en cuestión, verifica Fecha y Hora
en que se llevará a cabo la transferencia. De ser la
fecha y hora establecidas, se lleva a cabo la
entrega de la documentación de referencia, a la
jefatura de la Unidad de Archivo Histórico de
CALMECAC,.
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
33 36
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
83
DIAGRAMA DE FLUJO PARA TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA.
TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
NO
SI
VERIFICA LA FECHA Y HORA ESTABLECIDAS PARA LA
TRANSFERENCIA A LA U.A.H.
LLEVA A CABO EL TRASLADO Y LA ENTREGA DE LA
DOCUMENTACIÓN A LA U.A.H.
¿LA FECHA Y HORA
CORRESPONDEN A LAS
ESTABLECIDAS?
RETIENE LA TRANSFERENCIA HASTA QUE SE
CUMPLA LA FECHA Y HORA
ESTABLECIDAS
J
I
84
ACTIVIDAD
RESPONSABLE N°. OPERACIÓN
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN
HISTÓRICA
JEFATURA DE LA
U.A.C.
41
42
De acuerdo a la fecha y hora establecidas para la
transferencia de documentación histórica, retira
del área de depuración de la propia unidad, el
material en cuestión, y lo traslada completo y
ordenado dentro de sus empaques al local de la
Unidad de Archivo Histórico de CALMECAC,
presentando el original de la relación respectiva
para que se otorgue el acuse de recibo
correspondiente.
Recibe original de la relación de transferencia
secundaria debidamente registrado por la U.A.H.
de CALMECAC, y lo integra definitivamente
según el número de remesa dentro del “Registro
de Documentación Retirada” de la unidad.
AGOSTO-05
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C.
35 36
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
85
DIAGRAMA DE FLUJO PARA TRAMITACIÓN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
PROCEDIMIENTO: UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
ACTIVIDAD: ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA
NO
SI
DE ACUERDO A LA HORA Y FECHA ESTABLECIDAS, RETIRA DEL ÁREA DE DEPURACIÓN, EL
MATERIAL EN CUESTIÓN
LO TRASLADA AL LOCAL DE LA U.A.H. DE CALMECAC,
PRESENTANDO ORIGINAL DE LA RELACIÓN RESPECTIVA
¿SE ENCUENTRA COMPLETO Y ORDENADO?
LO REVISA, ORDENA Y COMPLETA
ESPERA QUE SE LE OTORGUE EL
ACUSE DE RECIBIDO
RECIBE ORIGINAL DE LA RELACIÓN DE TRANSFERENCIA
REQUISITADO POR LA U.A.C.
U.A.H.
J
UNIDAD DE
ARCHIVO
HISTÓRICO
INTEGRA LA RELACIÓN, SEGÚN EL
NÚMERO DE REMESA EN EL
“REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN
RETIRADA” DE LA UNIDAD.
86
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
El Manual de Procedimientos para la Unidad de Archivo de Concentración de Calidad Mexicana
Certificada, A. C., establece, define, controla y norma los procesos para llevar a cabo de manera
clara, precisa y oportuna, las labores archivísticas que se ejecutan con mayor frecuencia en esta
área; al mismo tiempo, capacita a los usuarios consultores de la documentación, para regular el
uso y préstamo de los expedientes o documentos.
Esta obra, aporta la secuencia lógica para mejorar el funcionamiento en el proceso archivístico
del archivo de concentración, la información contenida, es el resultado de conocimientos y
experiencias en materia archivística que proporciona de manera sencilla y práctica, las
herramientas para homogeneizar las labores del archivo de concentración.
Asimismo, esta dirigido al personal que labora en las Unidades de Archivo de Concentración y a
todos aquellos usuarios consultores de la información del mencionado organismo certificador, ya
que presenta una metodología que facilita la ejecución de los procesos basados en la
administración documental.
Un aspecto importante del Manual de Procedimientos, es que específica cada función paso por
paso, y la descripción de actividades en la Unidad de Archivo de Concentración de
CALMECAC.
Uniforma las actividades realizadas con mayor frecuencia en esta Unidad y orienta al personal de
nuevo ingreso a realizar mejor y más fácil sus actividad laboral.
Para el mejor funcionamiento del archivo, se sugiere que se aplique al Manual de Procedimientos
y el Reglamento a todo el personal del organismo, con el fin de salvaguardar y administrar los
expedientes y documentos.
El desarrollo de los procesos será ejecutado por el encargado del archivo y dos personas más, ya
que no se cuenta con una distribución de actividades dentro del acervo.
87
Permite agilizar cada servicio proporcionado, con el fin de llevar de la mano tanto al personal que
labora en esta área como al que integra este organismo, generando con esto, una administración
más eficaz y concreta.
Al elaborar este trabajo, aplique parte de los conocimientos adquiridos en la carrera de
archivonomía y la experiencia en materia archivística, lo que me permitió elaborarlo con mayor
facilidad, proponiendo la distribución de funciones dentro de esta Unidad, para el mejoramiento
de la administración documental de la Unidad de Archivo de Concentración (U.A.C.) de
CALMECAC.
Es importante y necesario contar con el personal especializado en esta Unidad, ya que de el
depende la adecuada clasificación, organización, administración y resguardo documental, así
como la correcta aplicación de las técnicas archivísticas para lograr que el archivo se encuentre
funcional. Además se sugiere contar con más personal en esta Unidad, debido a que las diversas
actividades no se pueden llevar a cabo por una persona solamente, se recomienda como mínimo
tres personas para distribuir adecuadamente la carga de trabajo y por ende los diversos procesos
que se llevan a cabo.
Se realizan los procesos archivísticos con la finalidad de contar con un Manual de
Procedimientos, que especifique y controle cada una de las funciones desarrolladas en esta
Unidad haciéndolas homogéneas para todo el personal de Calidad Mexicana Certificada, A. C.
Los recursos asignados a esta área son escasos, por lo que se sugiere mayor apoyo por parte de la
Dirección General, de la Dirección de Administración y Contabilidad y de la Subdirección de
Recursos Materiales, principalmente en la seguridad del personal y del local, con los medios
necesarios para este caso.
88
BIBLIOGRAFÍA.
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Manual para elaborar manuales de políticas y
procedimientos. Una guía práctica para cumplir con las NORMAS ISO 9000, documentar y
controlar el Sistema de Calidad. México: Panorama. 1996. ISBN: 968-38-0580-9. 141 P.
ÁLVAREZ TORRES, Martín G. Manual para elaborar manuales de políticas y
procedimientos. México: Panorama. 1996. 145 p.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Hacia un diccionario de terminología archivística.
Ministerio de educación y cultura. Madrid: 1997. ISBN: 958-9298-64-8.140 p.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de procedimientos de la Unidad de Archivo
de Concentración. Vol. 5. Normas para la Administración de Documentos. Los Sistemas Red de
Archivos del Gobierno Federal. Dirección de Administración de Documentos del Gobierno
Federal. México: AGN. 1997. ISBN: 968-805-308-2. 50 h.
ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Guía del manual de procedimientos. México:
Secretaría de Educación Pública. 1994. ISBN: 968-29-7299-X. 99 p.
BALDINI, Italo. El archivo en la empresa moderna: Tratado práctico de organización y
funcionamiento de sus servicios. 5ª. ed. Barcelona: Hispano Europa. 1975. 248 p.
CARREÑO HUERTA, Fernando. Investigación bibliográfica: breve guía para la confección
de trabajos escritos. México: Grigalbo. 1975. 61 p.
CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y Documentación Administrativa. Madrid:
Tecnos. 1998. ISBN: 84-309-3216-X. 338 p.
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez
Ruipérez. 1994. ISBN: 84-86-168-94-5. 400 p.
89
Curso de inducción, desarrollo y capacitación para los colaboradores de CALMECAC.
Engargolado 2001-2002. Elaborado e impartido por la Dirección de Calidad de CALMECAC.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivìstica General. Teoría y práctica. Sevilla: Diputación
Provincial de Sevilla. 1993. ISBN: 84-7798-056-X. 512 p.
HERNÁNDEZ REYES, Rita Maricela. Archivo de concentración. En: Congreso Sobre
Administración de Documentos del D.D.F. 2º. 1993. México: Comité Técnico Interno de
Administración. 1993.
LÓPEZ GONZÁLEZ, Guadalupe. Creación de un archivo de concentración de equipos para
Embotelladoras y Cervecerías, S. A. de C. V. (EPECSA). México: El Autor. 2002. TESIS (LA)
ENBA.
PARDINAS, Felipe. Metodología y técnicas de investigación en Ciencias Sociales: Introducción
Elemental. 11ª. México: Siglo Veintiuno. 1973.
SEP-ENBA. Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de Administración.
México: ENBA. 1980. ISBN: 968-804-127-0. 121 P.
Tríptico de propaganda de CALMECAC. 2002.
www.calmecac.com.mx. Filosofía de CALMECAC. 14 de Abril de 2003.
90
Calidad Mexicana Certificada, A. C.
C A L M E C A C
Organismo Nacional de Certificación y
Verificación
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
ÁREA: FECHA:
RESPONSABLE: HOJA DE
NÚMERO DE
ORDEN
DOCUMENTACIÓN CONTABLE
ADMINISTRATIVA
ORIGINAL O COPIA
TÍTULO, ASUNTO Y ÉPOCA DEL EXPEDIENTE
TIEMPO DE
CONSERVACIÓN
FECHA
COMUNICACIÓN DE
TIPOLOGÍA DEL
DOCUMENTO
FORMULA
CLASIFICADORA TRANSFERENCIA BAJA
DIRECTOR DE ÁREA RESPONSABLE DE LOS DOCUMENTOS PERSONA AUTORIZADA
PARA CONSULTAR DOCUMENTOS
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
FORMATO U.A.C.-1.
1
2
3
1 4
5 6 7 8 9 10
0 11
12 13
14 16
15
17
91
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DENOMINADO
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
IDENTIFICACIÓN CONCEPTO DESCRIPCIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
FECHA:
HOJA:____ DE: ____
ÁREA:
RESPONSABLE
NÚMERO DE ORDEN
DOCUMENTACIÓN CONTABLE
ADMINISTRATIVA
ORIGINAL O COPIA
TÍTULO, ASUNTO Y ÉPOCA DEL
EXPEDIENTE
TIEMPO DE CONSERVACIÓN
FECHA
COMUNICACIÓN DE
TRANSFERENCIA O BAJA
TIPOLOGÍA DEL DOCUMENTO
Fecha en que es Transferida la documentación: Día, mes y año
Número consecutivo de hojas de formato. Ejemplo: 1 de 6.
Nombre del Área que transfiere la documentación
Nombre del Responsable de Área
Número de orden en que aparecen los expedientes en la caja
Materia del documento o expediente
Si el expediente transferido es original o copia
Descripción del contenido y año del expediente
El tiempo que será conservado en el archivo de concentración o
Histórico, según corresponda.
La fecha correspondiente al expediente
Se comunica la transferencia o baja documental
Se refiere al tipo de documento: manual, cursos, catálogo, etc.
92
13
14
15
16
17
FORMULA CLASIFICADORA
DIRECTOR DE ÁREA
RESPONSABLE DE
LOS DOCUMENTOS
PERSONA
AUTORIZADA PARA CONSULTAR
DOCUMENTOS
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
La formula clasificadora asignada al expediente
Se refiere al nombre de la persona que tiene el nombramiento de director
de área, que transfiere la documentación.
Nombre del responsable de dar trámite o procesar la documentación
transferida.
El Nombre de persona autorizada para consultar los documentos.
Nombre de la persona a cargo del archivo.
93
Calidad Mexicana Certificada, A. C.
C A L M E C A C Organismo Nacional de Certificación y
Verificación
UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
VALE DE PRÉSTAMO.
FECHA:_____/______/_______
FORMULA CLASIFICADORA:___________________________
FOJAS:_________________________
ÁREA SOLICITANTE:___________________________________________________________________________
NOMBRE Y ASUNTO DEL EXPEDIENTE:
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
SOLICITANTE DEVOLUCIÓN
_____________________ ______________________
AUTORIZÓ RECIBIÓ
______________________________ _________________________________
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA
FORMATO U.A.C.-2
2
1
1
3
4
5
6
7 9
8
94
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DENOMINADO
VALE DE PRÉSTAMO.
IDENTIFICACIÓN CONCEPTO DESCRIPCIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
FECHA
FORMULA CLASIFICADORA
FOJAS
ÁREA SOLICITANTE
NOMBRE Y ASUNTO DEL
EXPEDIENTE
SOLICITANTE
AUTORIZÓ
DEVOLUCIÓN
RECIBIÓ
Se anota día, mes y año en que se elabora el
vale.
Se anota la formula clasificadora que le
corresponde al expediente solicitado.
Se anota el total de fojas que integran el
expediente solicitado.
Se anota el nombre del área que solicita el
expediente.
Se anota el nombre del expediente y una breve
descripción del asunto a que se refiere.
Nombre y firma del funcionario responsable del
área que solicita el expediente.
Nombre y firma de autorización del
responsable del archivo de concentración.
Se anota día, mes y año en que deberá ser
devuelto el expediente.
Nombre y firma del personal de archivo de
concentración que reciba el expediente.
95
Calidad Mexicana Certificada, A. C.
C A L M E C A C Organismo Nacional de Certificación y
Verificación
ACTA DE BAJA DOCUMENTAL.
Vistos los documentos que constituyen el archivo vencido de Calidad Mexicana Certificada, A. C., correspondiente a
los años: _________________________; y
CONSIDERANDO
I. Que, de acuerdo con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental, de Calidad Mexicana
Certificada, A. C., los documentos cuya baja se promueve no poseen valores administrativos, legales, fiscales o
históricos;
II. Que ninguno de los expedientes o documentos revisados merece ser incorporado al acervo de la Unidad de
Archivo Histórico del Organismo (Calidad Mexicana Certificada, A. C.), ni amerita ser microfilmado antes de
efectuar la baja que se refiere la presente Acta; y
III. Que ninguno de los expedientes contiene objetos o valores de conservación semejantes a los descritos en la
legislación vigente para la protección del patrimonio documental de Calidad Mexicana Certificada, A. C.
Hemos tenido a bien, con base en las facultades que nos confiere la normatividad vigente, dictar la siguiente
DECLARATORIA
ARTICULO 1°. Con las formalidades de rigor dése de baja el archivo vencido de
________________________________, integrado por _________legajos con un peso de ________kilogramos.
ARTÍCULO 2°. Gírese la solicitud correspondiente para operar la baja de la documentación de referencia ante la
Dirección General de Calidad Mexicana Certificada, A. C., para que intervenga conforme a sus atribuciones.
Dada en las oficinas de Calidad Mexicana Certificada, A. C., con domicilio Av. José Vasconcelos, N° 83, Colonia San
Miguel Chapultepec, Delegación Miguel Hidalgo, C.P. 11850, a los ________ días del mes de _________________de
200_____.
Por Calidad Mexicana Certificada, A C. Por la Unidad de Archivo de Concentración
EL DIRECTOR GENERAL EL JEFE DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
FORMATO U.A.C.-3
1
2 4 3
5 6 7
8 9
96
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DENOMINADO
ACTA DE BAJA DOCUMENTAL
IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Se anotan los años correspondientes de la documentación que se dará de baja.
Se anota el área a la que pertenece la documentación.
Se anota el total de legajos que se darán de baja.
Se anota el peso total de los legajos a dar de baja.
Se anota el día en que se dá de baja la documentación y/o expedientes.
Se anota el mes en que se dá de baja la documentación y/o expedientes.
Se anota el año en que se dá de baja la documentación y/o expedientes.
Nombre y firma director general, autorizando la baja documental.
Nombre y firma de autorización del responsable del archivo de concentración.
97
REGLAMENTO DE LA UNIDAD DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
DE CALIDAD MEXICANA CERTIFICADA, A. C. (CALMECAC).
Se elabora el presente reglamento para la Unidad de Archivo de Concentración
CALMECAC, especificando y normatizando cada una de las actividades y servicios que éste
otorga; clasificado por artículos: del encargado del Archivo, de los documentos y su
transferencia, de los usuarios o consultores de información, y del uso del material y equipo, para
así regular la administración y control de los documentos y de los recursos archivísticos.
El control, administración y servicio de los recursos archivísticos y documentales, que se
proporcionan en la Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC, estarán regulados por
el presente reglamento.
ARTÍCULO 1.- DEL ENCARGADO DEL ARCHIVO
Apartado 1.1.- El Encargado del Archivo (EA), administrará la documentación y los
recursos archivísticos de la Unidad de Archivo de Concentración de Calidad Mexicana
Certificada, A. C. (CALMECAC).
Apartado 1.2.- El EA, deberá atender y recibir la solicitud de préstamo o consulta.
Apartado 1.3.- El EA, sólo prestará la documentación con su respectivo vale (formato
U.A.C.-2) debidamente llenado y autorizado por el jefe de área solicitante, y únicamente se
efectuará el préstamo de la documentación en el área de archivo (a excepción de casos especiales
y debidamente autorizado).
Apartado 1.4.- El EA revisará y cotejará con el vale, que la documentación devuelta
contenga los datos inicialmente anotados.
Apartado 1.5.- El EA archivará los expedientes devueltos de acuerdo a la clave de
ubicación que se le asigno.
Apartado 1.6.- El EA implantará las técnicas de archivo necesarias para proporcionar
buen servicio al Usuario Consultor (UC).
98
Apartado 1.7.- El EA deberá conservar en buenas condiciones los documentos, el
mobiliario y el material que se le asigno, de lo contrario será sancionado, de acuerdo a la
gravedad, desde llamada de atención verbal y notificando al jefe inmediato, de forma escrita,
hasta la rescisión de contrato, o en su caso turnado a las autoridades.
ARTÍCULO 2.- DE LOS DOCUMENTOS Y SU TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Apartado 2.1 Para proporcionar el préstamo de documentos, el presente reglamento de la
Unidad de Archivo de Concentración de CALMECAC, se sustenta en la Constitución Política de
los Estados Unidos Mexicanos, Título Primero, Capítulo I: De las Garantías Individuales, Art. 6°
(derecho a la información) y 8° (derecho a petición).
Apartado 2.2 Los documentos generados por cada área son propiedad de CALMECAC.
Apartado 2.3 La documentación debe de estar controlada a través de inventarios y bases
de datos que permitan el fácil acceso a la información.
Apartado 2.4 La transferencia secundaria de documentos se realizará cuando la consulta
es esporádica o nula, y cuando sea conveniente para el Usuario Consultor.
Apartado 2.5 La transferencia secundaria de la documentación al archivo histórico deberá
realizarse de acuerdo a la caducidad de la tipología documental.
Apartado 2.6 La documentación de transferencia secundaria deberá entregarse
completamente relacionada en el formato U.A.C.-1, en buenas condiciones y con su respectivo
inventario anexo.
Apartado 2.7 Todos aquellos inventarios y listados que no coincidan con el contenido del
legajo, bonche, caja o cajas que se envíen al archivo general de concentración, serán devueltos al
área de origen para su rectificación.
Apartado 2.8 Aquélla documentación que se considere confidencial, deberá especificarse
en el formato de transferencia secundaria, acompañado de los nombres y firmas de las personas
autorizadas para consulta interna y/o externa.
Apartado 2.9 Toda la documentación transferida al archivo de concentración se entregará
en soporte papel y en disquete.
Apartado 2.10 La recepción de documentos transferidos es de 10:00 a 14:00 hrs.
99
Apartado 2.11 Los documentos que ingresen a la Unidad de Archivo de Concentración,
deberán estar acompañados con su respectiva relación de transferencia secundaria en el formato
U.A.C.-1, debidamente requisitado y autorizado por el área respectiva.
Apartado 2.12 Se describirán todos y cada uno de los tomos o volúmenes que contenga
cada expediente o carpeta (por ejemplo: 1 de 10).
Apartado 2.13 Las carpetas y expedientes que tengan un índice en su lomo o frente
deberán contener lo que se indica en ellos, sin dejar de especificar el área a la que pertenecen.
Apartado 2.14 Debido a las reglas de confidencialidad, CALMECAC no entregará ningún
procedimiento, instructivo, expediente o documento a dependencias gubernamentales u
organismos Acreditadores, salvo autorización expresa de la dirección general de CALMECAC,
así como también se establece la prohibición de reproducir y/o fotocopiar documentación con
sellos o que el asociado mantenga en su poder y fuera de las instalaciones de CALMECAC,
documentación perteneciente al sistema de calidad interno.
Apartado 2.15 La documentación tendrá un periodo de permanencia en concentración de
acuerdo al tipo de materia a la que pertenece. De acuerdo al Código Fiscal, año 2003, art. 67 la
documentación contable y fiscal deberá conservarse de 10 a 12 años, para la documentación
administrativa es de 1 a 3 años, considerándose además las necesidades del productor de los
expedientes o documentos y de la empresa o institución.
Apartado 2.16 Aquellos expedientes o documentos cuya caducidad haya expirado, serán
considerados archivo histórico o baja definitiva a consideración del responsable de cada área y
del EA.
Apartado 2.17 Los documentos que se consideren baja definitiva se notificará por medio
del Acta de Baja Documental (Formato U.A.C.-3).
Apartado 2.18 Los documentos serán solicitados por medio del vale (U.A.C.-2), en el
horario establecido y con su respectiva clave, código o nombre identificador asignado.
Apartado 2.19 El préstamo de documentos o expedientes se realizará por un periodo
máximo de 10 días hábiles, en caso de requerirse más tiempo, se deberá llenar otro vale de
préstamo.
Apartado 2.20 La solicitud y consulta de la información confidencial será única y
exclusivamente por y para el UC debidamente autorizado por el jefe de área.
100
Apartado 2.21 Se establecerá en el vale de préstamo (U.A.C.-2), el tiempo que se solicita
la documentación y la fecha en la que se devolverá.
Apartado 2.22 La devolución de expedientes se realizará en la fecha establecida en el
vale (U.A.C.-2), en caso de que se requiera más tiempo, se tendrá que renovar el préstamo en un
nuevo vale.
Apartado 2.23 Al devolver la documentación se deberá sellar el vale con la leyenda
“devuelto” o “entregado” y con la fecha del día en que se entregó y además la firma del EA.
Apartado 2.24 Los documentos devueltos deberán archivarse de inmediato para tener
mayor control de la información.
Apartado 2.25 Para la consulta interna de la documentación concentrada, se asignará una
área específica dentro de la Unidad de Archivo de concentración de CALMECAC.
ARTÍCULO 3.- DE LOS USUARIOS CONSULTORES
Apartado 3.1 Todo aquel Usuario Consultor que solicite documentación se le denominará:
(UC).
Apartado 3.2 Los UC serán los responsables de la documentación que soliciten.
Apartado 3.3 Queda estrictamente prohibido fumar o comer dentro de la Unidad de
Archivo de concentración.
Apartado 3.4 A todo UC que se sorprenda retirando, maltratando o mutilando la
documentación, se le sancionará de acuerdo a la gravedad de la falta, se aplicara lo establecido
en el Artículo I apartado 1.7, del Encargado del Archivo (EA).
Apartado 3.5 Todo UC que solicite documentación al archivo deberá presentar el vale de
préstamo (U.A.C.-2) debidamente autorizado por el responsable de área.
Apartado 3.6 Todo asociado que no entregue el vale respectivo debidamente llenado, se le
negará la documentación que solicita.
Apartado 3.7 Todo aquel UC que no devuelva la documentación respectiva (se
contabilizará el número de hojas que contenga cada expediente) en la fecha establecida, será
sancionado. Artículo I Apartado 1.7 del EA.
101
ARTÍCULO 4.- DEL USO DEL EQUIPO Y MATERIAL DE ARCHIVO.
Apartado 4.1 El UC y el EA, tendrán la obligación de conservar en buenas condiciones el
material y el equipo de la Unidad de Archivo de Concentración.
Apartado 4.2 El EA, debe conservar y dar buen uso al material que se le asigno.
Apartado 4.3 El EA, debe dar aviso al jefe inmediato de cualquier anomalía o
descompostura que surja en su mobiliario o equipo asignado.
Apartado 4.4 Los instrumentos de control (inventarios, bases de datos), podrán ser
manejados por el UC siempre y cuando este autorizado para ello por el EA.
102
GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS.
A
ACCESO A LA INFORMACIÓN: ES LA FACILIDAD QUE SE LE PROPORCIONA
AL USUARIO PARA CONSULTAR LA INFORMACIÓN SOLICITADA.
ACERVO DOCUMENTAL: CONJUNTO DE DOCUMENTOS DE LA MISMA
ESPECIE, DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y CLASIFICADOS DE ACUERDO A UN
MISMO ASUNTO O MATERIA,
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: ESPECIALIDAD ENFOCADA A LA
ORGANIZACIÓN, CLASIFICACIÓN, CONTROL Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS Y
LOS RECURSOS ARCHIVÍSTICOS.
ARCHIVERO: EN ESPAÑA SE LE DESIGNA AL PERSONAL QUE LABORA EN
LOS ARCHIVOS.
ARCHIVÍSTA: PERSONA CAPACITADA PARA APLICAR LAS TÉCNICAS DE
ARCHIVO.
ARCHIVO: CONJUNTO DE DOCUMENTOS DEBIDAMENTE ORGANIZADOS Y
CLASIFICADOS DE ACUERDO A UN MISMO ASUNTO O MATERIA, SEPARADOS POR
SUS DIFERENCIAS Y AGRUPADOS POR SUS SEMEJANZAS, Y QUE SON LA
MEMORIA DE LA INSTITUCIÓN.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS CON
ESCASA O ESPORÁDICA CONSULTA.
ARCHIVO DE TRÁMITE: CONJUNTO DOCUMENTAL DE CONSULTA
FRECUENTE.
ARCHIVO DE TRÁMITE INMEDIATO: CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE
ENCUENTRAN EN CADA ÁREA Y QUE TIENEN CONSULTA FRECUENTE.
ARCHIVO HISTÓRICO: DOCUMENTOS CON VALOR EVIDENCIAL,
TESTIMONIAL O INFORMATIVO Y/O QUE TIENEN CONSULTA ESPORÁDICA O
NULA, QUE POR SU IMPORTANCIA O UTILIDAD SON RESGUARDADOS.
ARCHIVÓNOMO: PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS,
DEDICADO A PLANEAR, ORGANIZAR, CLASIFICAR, CONTROLAR Y EJECUTAR LAS
TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO, ASÍ COMO A LA ADMINISTRACIÓN
DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
103
ASPIRAR: DESPUÉS DE FUMIGAR LOS DOCUMENTOS, SE PROCEDE A
ASPIRAR PARA QUE NO QUEDE RASTRO DE POLVO O RESIDUOS QUE PUEDAN
AFECTAR A LOS DOCUMENTOS.
B
BAJA DOCUMENTAL: LA DOCUMENTACIÓN HA CONCLUIDO SU CICLO
VITAL, SE ANALIZA LA DOCUMENTACIÓN PARA DETERMINAR SI TIENE ALGÚN
VALOR HISTÓRICO, SI YA NO TIENE NINGÚN VALOR SE PROCEDE AL SIGUIENTE
PASO: LA DESTRUCCIÓN TOTAL O PARCIAL.
BASE DE DATOS: ES EL ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN A TRAVES
DE SISTEMAS ELECTRÓNICOS, QUE NOS PERMITE AGILIZAR Y PRECISAR LA
BÚSQUEDA DE DATOS.
C
CADUCIDAD: ES EL TÉRMINO DEL TIEMPO QUE SE LE DA A LOS
DOCUMENTOS DE ACUERDO A SU VIGENCIA Y SU VALOR, Y DE ACUERDO AL
CRITERIO DE LA INSTITUCIÓN Y LO ESTABLECIDO POR LAS LEYES.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: SON LAS DIFERENTES ETAPAS DE VIDA
QUE TIENE EL DOCUMENTO DE ACUERDO A SU CONSULTA Y SU VALOR, DEBE
SEGUIR UN PROCESO DE PERMANENCIA EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE, DE
CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO.
CLASIFICACIÓN: ES EL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL, DE
ACUERDO A LAS CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO Y A LAS NECESIDADES DE
LA INSTITUCIÓN.
CLASIFICAR: ES AGRUPAR LOS DOCUMENTOS POR SEMEJANZA Y
SEPARARLOS POR DIFERENCIAS, ASIGNANDO UNA CLAVE CONSECUTIVA PARA
LLEVAR UN REGISTRO Y CONTROL DE ELLOS.
CLAVE DE UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: ES LA DESCRIPCIÓN Y
LOCALIZACIÓN FÍSICA QUE SE LE DA A LOS DOCUMENTOS DENTRO DEL
MOBILIARIO Y LOCAL DEL ARCHIVO.
CONSERVAR: MANTENER LOS DOCUMENTOS EN CONDICIONES OPTIMAS Y
SEGURAS PARA QUE NO SE DAÑEN.
CONSULTA: REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL SOPORTE
DOCUMENTAL, YA SEA INTERNA (DENTRO DEL ÁREA DE ARCHIVO) O EXTERNA
(PARA CONSULTA FUERA DEL LOCAL DE ARCHIVO).
104
CONSULTA ESPORÁDICA: ESCASA FRECUENCIA DE CONSULTAR LA
INFORMACIÓN.
CONTROL DE DOCUMENTOS: ADMINISTRACIÓN Y CONOCIMIENTO
GENERAL DEL MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN.
COTEJAR: ES EL PROCESO DE CHECAR LOS INVENTARIOS CONTRA LOS
DOCUMENTOS PARA VERIFICAR SI COINCIDEN Y SI ES CORRECTA LA
INFORMACIÓN DESCRITA.
D
DEPURACIÓN DOCUMENTAL: QUITAR O RETIRAR AQUELLOS
DOCUMENTOS CUYA CADUCIDAD HAYA EXPIRADO O QUE YA NO TENGAN
ALGÚN VALOR O UTILIDAD.
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS: ELIMINAR EN SU TOTALIDAD LA
DOCUMENTACIÓN QUE CADUCÓ Y NO TIENE VALOR HISTÓRICO.
DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA: ES QUELLA QUE HA SIDO GENERADA
PARA REALIZAR UN TRÁMITE. SU VIGENCIA Y VIDA ÚTIL ES DE 3 AÑOS
APROXIMADAMENTE.
DOCUMENTACIÓN CONTABLE: ES AQUELLA EN DONDE ADMINSTRAN LOS
RECURSOS FINANCIEROS. SU VIGENCIA Y VIDA ÚTIL ES DE 12.
DOCUMENTO: SOPORTE EN DONDE SE PLASMA INFORMACIÓN.
E
ÉPOCA DEL EXPEDIENTE: LA FECHA EN QUE FUE CREADO EL PRIMER
DOCUMENTO DE UN EXPEDIENTE.
EXPEDIENTE: ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE SE REFIEREN A UN
TRÁMITE, A UNA PERSONA O A ALGÚN ASUNTO EN PARTICULAR
EXPURGO: ES ELIMINAR EL EXCESO DE COPIAS FOTOSTÁTICAS O
DOCUMENTOS QUE NO TIENEN RAZÓN DE SER EN EL EXPEDIENTE Y SE LLEVA A
CABO EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE.
F
FORMULA CLASIFICADORA: ES LA DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
CONTENIENDO UNA CLAVE DE CLASIFICACIÓN QUE LOS IDENTIFICA.
105
FUMIGAR: ES EL PROCESO QUÍMICO PARA ELIMINAR BACTERIAS Y BICHOS
QUE DAÑAN A LOS DOCUMENTOS Y A LOS USUARIOS.
I
INSTRUMENTOS DE CONTROL: SON LOS MEDIOS POR LOS CUALES
TENEMOS ACCESO A LOS DOCUMENTOS Y LA INFORMACIÓN, ÉSTOS SON:
INVENTARIOS, GUÍAS, ÍNDICES, KARDEX, CATÁLOGOS Y BASES DE DATOS.
INVENTARIO: ES LA DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA Y CLARA DE TODAS Y CADA
UNA DE LAS PIEZAS DOCUMENTALES; ES UNO DE LOS INSTRUMENTOS DE
CONTROL QUE SE UTILIZAN PARA ADMINISTRAR ADECUADAMENTE LA
INFORMACIÓN, POR LO TANTO ES APLICABLE A CUALQUIER TIPO DE SOPORTE.
L
LEGAJO: CONJUNTO DE DOCUMENTOS, QUE POR SU VOLÚMEN O TAMAÑO
NO SE PUEDEN RESGUARDAR COMPLETAMENTE EN CARPETAS O FOLDERS.
LOCAL DE ARCHIVO: ES EL ESPACIO ASIGNADO, CON LAS CONDICIONES
ÓPTIMAS Y ADECUADAS PARA RESGUARDAR EL ACERVO DOCUMENTAL.
M
MEDIDAS DE SEGURIDAD: TÉCNICAS DE PREVENCIÓN PARA EVITAR
SINIESTROS EN EL ARCHIVO Y COMO CONSECUENCIA EN LOS DOCUMENTOS.
MÉTODO CROMÁTICO: ES LA CLASIFICACIÓN QUE SE UTILIZA POR MEDIO
DE COLORES O COMBINACIÓN DE ELLOS, PARA DETERMINAR LA UBICACIÓN
FÍSICA DE ÁREAS, LOCALIDADES O MATERIAS EN ESPECIAL.
MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN: SON LAS DIFERENTES FORMAS DE ASIGNAR
CLAVES Y CONTROLAR LOS DOCUMENTOS, LOS MÁS USUALES SON:
ALFABÉTICO, NÚMÉRICO, ALFANUMÉRICO, CRONOLÓGICO, CROMÁTICO,
TOPOGRÁFICO, GEOGRÁFICO, O LA COMBINACIÓN DE 2 O MÁS DE ÉSTOS.
O
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: ES LA AGRUPACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
POR SUS SEMEJANZAS, SEPARÁNDOLOS POR SUS DIFERENCIAS DE ACUERDO A
UN MISMO ASUNTO O MATERIA Y EN ORDEN CONSECUTIVO.
106
P
PERIODO DE PERMANENCIA: ES EL TIEMPO QUE SE ESTABLECE PARA LA
GUARDA DE LOS DOCUMENTOS, EN EL ARCHIVO INMEDIATO DE CADA ÁREA, EN
EL DE TRÁMITE, CONCENTRACIÓN O HISTÓRICO.
PIEZA DOCUMENTAL: DENOMINACIÓN QUE SE LE DA AL SOPORTE
INDIVIDUAL CONTENIDO EN EL ARCHIVO.
PLAZO DE CONSERVACIÓN: ES EL TIEMPO QUE SE RESGUARDA LA
DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO, DE ACUERDO A SU TIPOLOGÍA, AL PERIÓDO
DE PERMANENCIA, A SU CADUCIDAD O UTILIDAD.
R
RECURSOS ARCHIVÍSTICOS: SON TODAS AQUELLAS TÉCNICAS
NECESARIAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL ARCHIVO.
RESGUARDO: ES LA GUARDA DE LOS DOCUMENTOS EN SISTEMAS DE
ALMACENAMIENTO Y LOCAL ASIGNADOS ESPECIFICAMENTE PARA ELLO.
S
SISTEMA DE ALMACENAMIENTO: ES LA FORMA DE GUARDAR LOS
DOCUMENTOS EN MEDIOS ADECUADOS PARA CADA TIPO Y VOLÚMEN
DOCUMENTAL, ESTOS PUEDEN SER: CARPETAS, COLGANTES; FOLDERS, CAJAS U
OTRO.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN: ES EL CONJUNTO DE MÉTODOS QUE NOS
SIRVEN PARA IDENTIFICAR Y CONTROLAR LOS DOCUMENTOS, DE ACUERDO A
SU NATURALEZA.
T
TÉCNICAS DE ARCHIVO: AQUELLOS PROCEDIMIENTOS QUE SE UTILIZAN
PARA EL CONTROL, ADMINISTRACIÓN Y BUEN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO.
TIPO DOCUMENTAL: ES EL TIPO DE INFORMACIÓN Y/O MATERIA
CONTENIDA EN EL SOPORTE DOCUMENTAL, PUEDE SER CONTABLE,
ADMINISTRATIVA, FISCAL, LEGAL, ETC.
TRANSFERENCIA: ES EL PASO DE LOS DOCUMENTOS DE UN ARCHIVO A
OTRO, CON SUS INVENTARIOS, DEBIDAMENTE AUTORIZADOS PARA TAL EFECTO,
DE ACUERDO A SU CONSULTA, VALOR, CADUCIDAD O UTILIDAD.
107
TRANSFERENCIA PRIMARIA: QUE ES EL PASO DE LOS DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DE TRÁMITE AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. SE REALIZA CUANDO
LA CONSULTA NO ES FRECUENTE.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA: ES EL PASO DE LOS DOCUMENTOS DEL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN AL ARCHIVO HISTÓRICO. SU CONSULTA ES CON
FINES ESTADÍSTISCOS, CIENTIFICOS, TÉCNICOS O COMO SOPORTES HISTÓRICOS.
U
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: ES EL MÉTODO DE CLASIFICACIÓN QUE SE
UTILIZA PARA UBICAR FÍSICAMENTE LOS DOCUMENTOS, TANTO EN EL LOCAL
COMO EL MOBILIARIO DEL ARCHIVO (ESTANTERÍA, GAVETAS, ARCHIVEROS,
ETC.).
V
VIDA ÚTIL: PERIÓDO DE PERMANENCIA QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN
EL ARCHIVO, DE ACUERDO AL TRÁMITE QUE SE REALIZA Y AL VALOR O
CONSULTA QUE TIENEN.
VIGENCIA: PERIÓDO ESTABLECIDO QUE SE APLICA A CADA TIPO DE
DOCUMENTO DE ACUERDO A SU MATERIA (ADMINISTRATIVO, CONTABLE,
FISCAL, LEGAL, ETC.).
