Embed Size (px)
Citation preview
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN
M E M O R I A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
HÉCTOR MANUEL ZEPEDA ARIAS
ASESORES: Mtro. Luis Francisco Rivero Zambrano
Lic. Esteban Landa Rodríguez
MÉXICO, D. F. 2013
TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO………………………………………………………………………………………… I
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………….…….……... II
CAPÍTULO 1. LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN Y SU ARCHIVO GENERAL………………………………………………………………………………………….
1
1.1 Antecedentes de la Auditoría Superior de Michoacán……………..……………….. 1
1.2 Misión, visión y objetivo de la Auditoría Superior de Michoacán……...…............. 3
1.3 Estructura Orgánica de la Auditoría Superior de Michoacán…………………….….. 4
1.4 Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán……………………………. 9
1.4.1 Integración del Fondo documental…………………………………………….. 9
1.4.2 Servicios……………………………………………………………………….…... 11
1.4.3 Usuarios……………………………..………………………..……………………. 12
1.5 Marco Legal…………………………………………………………..…………..……….. 12
CAPÍTULO 2 CARACTERÍSTICAS, FUNCIONES Y ELEMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN…..………………………….
14
2.1 Concepto de Archivo………………………………………………………………….. 15
2.2 Ciclo Vital del Documento…………………………………………….……..................
2.3 Archivo de Trámite. Concepto, Objetivo, Importancia, Funciones e . Instrumentos……………………………………………………………….…………..…............
18
2.4 Archivo de Concentración. Concepto, Objetivo, Importancia, Funciones e Instrumentos…………………………………………………….……..…………..
21
2.5 La Organización y su importancia……………………………………………............. 30
CAPÍTULO 3. LA INTEGRACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN. …………………………………………………………………
37
3.1 Problemas anteriores a la creación del Archivo General de la ASM……………… 38
3.2 Creación del Archivo…………………………………………………….......….………. 44
3.3 Gestión de los Recursos……………………………………………….……………….. 49
3.3.1 Recursos humanos…………………………………………………….…………. 49
3.3.2 Recursos materiales…………………………………………..………..………… 51
3.3.3 Organización y Planeación del Archivo General………………..….…………. 53
3.4 Instrumentación y Desarrollo de Procesos Archivísticos…………….....………… 58
3.4.1 Proceso de Recepción y Registro………………………..………...…………… 58
3.4.2 Proceso de Expedientación……………………………………….…..…………. 60
3.4.3 Proceso de Clasificación, Identificación y Ubicación Topográfica………….. 62
3.4.4 Proceso de Registro en Base de Datos…………………………...……………. 63
3.4.5 Proceso de Integración de Instrumentos Descriptivos……..……..…………..
3.4.6 Proceso de Préstamo y Consulta. …………………………….….…………….. 68
3.4.7 Proceso de Conservación Documental……………………..……..……………. 71
3.4.8 Proceso de Diseño y Establecimiento de Normas………..……..……............ 71
3.4.9 Procesos Pendientes de Instrumentación…………………..…………............. 74
CONCLUSIONES………………………………………………………………….....….………. 76
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………...……… 79
PÁGINA
66
17
PREFACIO
La experiencia de trabajo en los Archivos puede y debe compartirse con otras personas
dedicadas a la misma disciplina a fin de que los aciertos y tropiezos queden como un
antecedente para el trabajo de otros. Cada unidad documental es única y distinta de las
otras, pero hay elementos que comparte con las demás y es factible la aplicación de
soluciones de unas en beneficio de otras.
Nuestra tarea como profesionales de la Archivonomía es a veces solitaria porque en una
misma institución es difícil que encontremos a otras personas interesadas en dar realce a
las tareas de resguardo y preservación documental, pero como colegas podemos
prestarnos apoyo mediante el intercambio de información. El presente trabajo tiene el
propósito de aportar las experiencias en la creación y el desarrollo del Archivo General de
la Auditoría Superior de Michoacán, esperando que sean de utilidad a otros profesionales
en circunstancias similares.
En este proceso fue necesario enfrentar problemas que fundamentalmente se enfocan a
la falta de una cultura archivística de aprecio a la documentación y a la figura del Archivo
como centro de resguardo y servicio que aporta información a todas las áreas
involucradas en las funciones institucionales. Por supuesto también se afrontaron las
limitaciones de tipo presupuestal que se derivan de las carencias propias de la
administración pública estatal.
I
reconocida por su desempeño y por ser un espacio de desarrollo laboral.
en las actividades cotidianas.
ánimo y fortaleza.
Esta experiencia de trabajo ha sido compartida con un grupo de compañeros a los queagradezco su capacidad de superar las dificultades, su apoyo en la ejecución de las funciones encomendadas, su confianza y su paciencia, gracias a la cual hemos podidover la transformación de nuestro centro de trabajo, que ha pasado de ser el lugar en elque nadie deseaba estar hasta llegar a la posición que ocupa actualmente, como área
También agradezco a mis profesores de la Escuela Nacional de Biblioteconomía yArchivonomía, pues los trabajos escolares encomendados en muchas ocasiones me ayudaron a comprender y abordar situaciones dentro de mi desempeño laboral.Asimismo me dieron opiniones acerca de las circunstancias operativas del Archivo en elque trabajo y sobre todo me aportaron elementos teóricos que fueron de mucha utilidad
Un agradecimiento muy especial a mi familia por su apoyo, comprensión y pacienciadurante estos años de estudio. Mi esposa y mis hijos han sido una motivación paraseguir adelante y terminar la licenciatura, así como para hacer frente a los compromisoslaborales. En las buenas y en las malas he contado con su disposición para darme
INTRODUCCIÓN
La oportunidad de colaborar como responsable de un Archivo es una fortuna para un
estudiante de la carrera de Archivonomía. Después de menos de un año de haber iniciado
los estudios profesionales se presentó el ofrecimiento de participar como encargado del
Archivo de la Auditoría Superior de Michoacán. Era imposible rechazar la invitación,
aunque dadas las circunstancias era lógico pensar que lo que vendría después sería una
serie de desafíos a los que habría que hacer frente en circunstancias adversas.
El diccionario de la Lengua Española editado por la Real Academia relaciona a la palabra
Desafío con conceptos como competencia, reto, rivalidad y duelo, así como con aspectos
que implican enfrentar una situación complicada con fuerza, habilidad, destreza y
decisión. Habría que agregar que un desafío se puede aceptar o rechazar
conscientemente, es decir que no tenemos que afrontarlo por azares del destino, sino
porque hemos decidido hacerlo. Podemos resultar victoriosos o vencidos, pero en
cualquier caso habremos obtenido un aprendizaje, así sea el de no volver a aceptar un
desafío similar.
La aceptación del nombramiento como encargado del Archivo de la Auditoría Superior de
Michoacán implicó la aceptación automática de desafíos en los aspectos normativos,
teóricos, técnicos, presupuestales, organizacionales y de relaciones humanas.
La experiencia de haber iniciado la instrumentación y el desarrollo de los procesos
archivísticos ha sido tan complicada como enriquecedora. Los retos que ha sido
necesario enfrentar sin herramientas ni recursos suficientes han sido simultáneos a los
avances dentro del Plan de Estudios de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía, y a su luz ha sido posible entender y atender un sinnúmero de situaciones
por demás formativas.
La integración de esta Memoria como trabajo recepcional obedece a una inquietud por
compartir los aprendizajes prácticos obtenidos durante estos años, incluyendo las
aportaciones teóricas aplicables en un intento por integrar un documento teórico-práctico
que pueda servir como antecedente para otros encargados de archivos en México,
quienes seguramente se encontrarán más de una vez ante hechos similares a los
expuestos.
En todo caso, siempre es alentador saber que no estamos solos en este camino, porque
existen otros interesados en preservar la memoria documental y brindar servicios
archivísticos, para lo cual es indispensable contar con sistemas de organización que
mantengan el acervo en condiciones de disponibilidad. El hecho de comunicar las
experiencias adquiridas puede ser una vía para la reflexión y la acción.
II
Esta Memoria integra en su primer capítulo una descripción de la Auditoría Superior de
Michoacán, sus antecedentes, estructura y funciones principales, la integración de su
Fondo Documental y las características actuales de su Archivo General, así como el
marco legal en el que se desarrolla. En el segundo capítulo se incluyen los elementos de
la Teoría Archivística que se consideran aplicables, incluyendo, además de las etapas del
Ciclo Vital del Documento, conceptos, objetivos, importancia y funciones de los Archivos
de Trámite y de Concentración, ya que el Archivo General maneja actualmente
documentos correspondientes a ambos. El tercer capítulo constituye propiamente la
experiencia de trabajo, analizando la problemática existente en distintos momentos, la
gestión de los recursos y la descripción de los procesos que se encuentran funcionando,
así como los que resulta conveniente instrumentar en el futuro. Por último se presentan
las conclusiones en las que se hace referencia a los desafíos y logros agregando algunas
reflexiones sobre las experiencias.
La Auditoría Superior de Michoacán es el órgano técnico del Congreso del Estado que se
encarga de revisar, fiscalizar y evaluar la gestión financiera de los 113 municipios del
Estado así como de las Unidades programático-presupuestales dependientes del
Gobierno Estatal. La supervisión de su desempeño está a cargo del Congreso del Estado,
por medio de una comisión inspectora, integrada por cinco diputados.
Su Archivo General contiene información contable comprobatoria del ejercicio del gasto,
así como los resultados de las auditorías practicadas y su seguimiento hasta que las
observaciones son aclaradas o se fincan las responsabilidades correspondientes. Las
características de los datos que resguarda requieren de una atención particular a los
documentos integrados en su Fondo.
Los procesos dentro del Archivo se han desarrollado con base en la teoría archivística,
atendiendo a las condiciones específicas del acervo y la institución.
III
CAPÍTULO 1 LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN Y SU ARCHIVO
GENERAL
En este capítulo se exponen los antecedentes, estructura orgánica, así como la misión
y visión de la Auditoría Superior de Michoacán. También se describe la situación actual
de su Archivo General, la integración del Fondo Documental y la descripción de los
servicios que se prestan así como de los usuarios atendidos.
Al referirnos a un Archivo es importante conocer cuál es el contexto en el que se
encuentra y cuáles son los fundamentos para el funcionamiento de la institución a la
que pertenece, de esta manera podremos identificar el tipo de información que maneja,
quién la produce y quiénes son los usuarios de los expedientes que resguarda.
La Auditoría Superior de Michoacán se encuentra adscrita al Congreso del Estado de
Michoacán y está encargada de la fiscalización de cuentas públicas de los organismos
estatales y municipales del Estado.
1.1 Antecedentes de la Auditoría Superior de Michoacán.
En 1823, Michoacán era una de las veinticinco provincias que conformaban el territorio
de nuestro país. El día 31 de enero de 1824 fue expedida el Acta Constitutiva de la
Federación, que presenta a Michoacán como uno de sus 17 estados.
El 8 de enero de 1824, se expidió la ley que disponía el establecimiento de las
legislaturas de cada provincia, en Michoacán se convocó a la integración del Congreso
Constituyente del Estado, que se instaló 6 de abril de ese mismo año bajo la
presidencia de José María Rayón. Se designó como gobernador interino a Francisco
Manuel Sánchez de Tagle, quien renunció y quedó en su lugar Antonio de Castro.
En diciembre del mismo año se publicó la Ley de Clasificación de Rentas, en la que se
establece la función de glosa de cuentas públicas. El 15 de marzo de 1825 el Congreso
Constituyente decretó la división territorial de Michoacán integrada por 63
municipalidades, divididas en 4 departamentos. En cada uno se nombró un jefe político;
las sedes fueron Valladolid, Zamora, Ario y Zitácuaro.
El 19 de julio de ese año fue promulgada la primera Constitución Política del Estado
Libre y Soberano de Michoacán, que se refería en sus artículos 191 y 192 al examen y
glosa de todas las cuentas de los caudales públicos del Estado por lo que se crearon la
Contaduría General y el Consejo de Gobierno, dependientes del Ejecutivo. La glosa de
1
cuentas consiste en la acción de censurar, criticar, interpretar y revisar los registros
contables1.
Posteriormente, la Constitución Política del Estado en el año de 1858, en su apartado
denominado: “DE LA CONTADURÍA GENERAL DEL ESTADO”, señala que la
Contaduría General dependerá del Congreso y en ella se glosarán los gastos de la
Administración Pública.
Para 1918 la Constitución Política del Estado establece que el órgano fiscalizador del H.
Congreso del Estado se denominará “Contaduría General de Glosa”, nombre que se
conservó hasta el 31 de marzo del año 2003.
La Ley Orgánica de 1932 estableció normas relativas a las facultades y obligaciones de
la Contaduría General de Glosa, y en 1986 se publicó la Ley Orgánica de la Contaduría
General de Glosa, que se mantuvo vigente hasta el 31 de marzo del 2003.
A nivel nacional se denominaron “Contadurías Mayores de Hacienda” los órganos
fiscalizadores de los Congresos de los Estados a partir del año 2000, sin embargo.
Michoacán y otras entidades federativas conservaban los nombres de “Contadurías
Generales de Glosa”.
De acuerdo con las nuevas corrientes que se adoptaron a nivel nacional, el 27 de
marzo de 2003 se aprobó la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Michoacán, la
cual entró en vigor el 1º de abril del mismo año. En ella se da una nueva denominación
al órgano técnico del Congreso del Estado, como Auditoría Superior de Michoacán.
Esta Ley fortalece la estructura del órgano técnico citado, ya que se le otorga
autonomía técnica y de gestión, y se amplían diversas facultades que no tenía como
Contaduría General de Glosa”.2
En enero de 2012 se expidió una nueva Ley de Fiscalización Superior para el Estado de
Michoacán de Ocampo, que confiere una autonomía financiera y señala en su segundo
artículo una cantidad mínima del 0.34% del monto total de las asignaciones
presupuestales previstas en el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado, que
deberá integrar el presupuesto de la Auditoría Superior de Michoacán. 1
GODOY, Amanda Alicia y Orlando Greco. Diccionario contable y comercial3ª. edición. Argentina: Valletta Editores,
2006. p. 393. 2
CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Auditoría Superior de Michoacán. [en línea] México: Congreso del
Estado de Michoacán, 2010. [Fecha de consulta: 9 de julio de 2012]. Disponible en:
http://www.asm.gob.mx/?page_id=8
2
En el Artículo primero determina que las actividades de la Auditoría Superior se
deberán regir bajo los principios de legalidad, celeridad, eficiencia, eficacia, calidad en
el servicio, vigilancia, fiscalización técnica oportuna, imparcialidad, confiabilidad y
definitividad.3
1.2 Misión, visión y objetivo de la Auditoría Superior de Michoacán La Auditoría Superior de Michoacán tiene una razón de existir que se expresa a través
de su Misión y Visión que se exponen de la siguiente forma:
MISIÓN: Ser el Órgano Técnico del Congreso del Estado que facilite la fiscalización de
presupuestos, gasto y obras públicas, pactados a favor de la sociedad michoacana;
apoyada la ASM por la tecnología, como la Intranet, y la pagina web, para desplegar
información de la Fiscalización y dándole seguimiento en todas sus etapas, desde la
preparación, ejecución, y cierre.
VISIÓN: Ser un Órgano de Fiscalización Superior reconocido por su imparcialidad, objetividad y
eficiencia ante la sociedad; que se desempeñe con autonomía de gestión y decisión,
que trabaje en equipo interna y externamente, y que cuente con profesionistas
actualizados en su especialidad, a fin de apoyar a los entes fiscalizables de manera
permanente.4
Estos elementos determinan su función básica de ejecutar la fiscalización de los
presupuestos, gastos y obras públicas que son producto de la planeación realizada con
acuerdo de los diversos niveles de Gobierno para beneficio de la sociedad
michoacana. La fiscalización se efectúa a través de Auditorías a cuyos resultados debe
darse el seguimiento adecuado en todas sus etapas 3CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Ley de fiscalización superior del Estado de Michoacán. [en línea] México:
Periódico Oficial del Estado de Michoacán de Ocampo, 24 de enero de 2012. [Fecha de consulta: 22 de noviembre de
2012]. Disponible en:
http://www.asm.gob.mx/html/Normatividad/Archivos/LEY_FIS_SUP_EDO_MICH_24012012.pdf 4
CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Auditoría Superior de Michoacán. [en línea] México: Congreso del
Estado de Michoacán, 2010. [Fecha de consulta: 22 de noviembre de 2012]. Disponible en:
http://www.asm.gob.mx/?page_id=6
3
Es propósito de la Auditoría Superior de Michoacán avanzar en el camino de la
imparcialidad y la objetividad para que la sociedad perciba su eficiencia al transparentar
las acciones de los encargados del ejercicio presupuestal y lograr el cumplimiento de
los fines para los que se otorgan los recursos de la Federación, el Estado y los
Municipios.
Para ello se establecen reglas, procedimientos, métodos y sistemas de contabilidad y
archivo de los documentos justificativos y comprobatorios del ingreso y el gasto público,
procediendo a la revisión y fiscalización de la cuenta pública, para verificar el
cumplimiento de los planes y programas de las entidades que administran recursos
públicos.
Las dependencias estatales y los gobiernos municipales deben presentar a la Auditoría
Superior de Michoacán (ASM) la documentación necesaria con el fin de determinar,
mediante los procedimientos respectivos, las responsabilidades de los servidores
públicos derivadas de las irregularidades observadas con motivo de su actuar.5
Son recibidos por la ASM los programas y presupuestos anuales, los informes
trimestrales de avance en programas y presupuestos, los estados de cuenta, las
comprobaciones de gasto y demás documentación relacionada con el manejo de
recursos. La Auditoría por su parte analiza esta información y realiza visitas de
inspección para integrar cédulas de actos, hechos y omisiones en informes de los que
se derivan observaciones a las cuales se da un seguimiento para determinar
responsabilidades en los casos en que estas observaciones no sean solventadas. La
ASM cuenta con una Dirección Jurídica encargada de seguir los procesos judiciales en
casos que así lo ameriten.
Del fundamento filosófico contenido en la Visión, Misión y Objetivos se derivan las
acciones concretas a realizar por la Auditoría Superior de Michoacán, las cuales se
plasman en documentos que constituyen el Fondo Documental de su Archivo General.
En el Archivo se resguardan, por lo tanto, documentos generados por la propia
Auditoría y expedientes recibidos por ella que han sido producidos por las
dependencias estatales y los Gobiernos municipales.
1.3 Estructura Orgánica de la Auditoría Superior de Michoacán
La Auditoría Superior de Michoacán es una dependencia adscrita al Congreso del
Estado de Michoacán, mismo que se encuentra integrado por los siguientes órganos:
5
CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Auditoría Superior de Michoacán. [en línea] México: Congreso del
Estado de Michoacán, 2010 [Fecha de consulta: 9 de julio de 2012]. Disponible en:
http://www.asm.gob.mx/?page_id=6
4
Secretaría de Servicios Parlamentarios
Secretaría de Administración y Finanzas
Coordinación de Comunicación Social
Contraloría Interna
Auditoría Superior de Michoacán
Coordinación de Atención Ciudadana y Gestoría
Para los fines del presente trabajo sólo se hará referencia a la Auditoría Superior de
Michoacán, la cual es un órgano que presupuestalmente se encuentra adscrito al
Congreso del Estado, por lo tanto no maneja sus recursos de manera autónoma. Sin
embargo, por la naturaleza de sus funciones de fiscalización se le otorga autonomía
técnica y de gestión para auditar a las dependencias estatales y municipios sin que sus
decisiones dependan del Congreso, para evitar que sus miembros intervengan en la
fiscalización de cuentas.
Como institución fiscalizadora revisa los presupuestos autorizados para el desarrollo de
los Programas Operativos Anuales y vigila la transparencia en el ejercicio de los
recursos, así como el cumplimiento de las metas propuestas a través del análisis de la
documentación comprobatoria del gasto y de visitas en las que constata la ejecución de
las obras programadas conforme a los presupuestos autorizados. Es responsabilidad
de esta dependencia identificar las inconsistencias y realizar observaciones a los
funcionarios encargados del ejercicio presupuestal, además de dar seguimiento a las
observaciones derivadas de las Auditorías hasta que sean solventadas, procediendo en
caso contrario a fincar las responsabilidades que resulten aplicables de acuerdo a la
Ley de Fiscalización del Estado de Michoacán.
La ASM revisa el ejercicio de los recursos públicos realizado por los 113 municipios así
como por todas las dependencias de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, entre
las que se incluye al propio Congreso. Estas dependencias estatales para efectos de
fiscalización se denominan Unidades Programático-Presupuestales (UPP) y en total
suman 88. Como parte de esta autonomía se formó un Archivo General para servicio
exclusivo de la ASM que se encarga de la guarda y custodia de la información contable,
la cual no se encuentra a disposición del público ya que es una información reservada
por su naturaleza, para evitar que sus datos sean difundidos afectando el ejercicio de
las acciones legales correspondientes.
En diversas sesiones del Congreso se ha discutido esta característica especial de la
Auditoría, y se ha acordado que presupuestalmente debe seguir siendo una
dependencia del Poder Legislativo, sin embargo por razones de transparencia es
necesario que se considere como un organismo que cuente con plena autonomía
técnica y de gestión. Este criterio se basa en los artículos 2°, 4° fracción X y 6° fracción
5
X de la Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Michoacán de Ocampo, que a
continuación se transcriben y comentan:
ARTÍCULO 2°. La Auditoría Superior, como Órgano Técnico del Congreso del Estado;
contará con plena autonomía técnica, financiera y de gestión, en el ejercicio de sus
atribuciones, en los términos que disponga la Ley. La organización interna se rige por el
Reglamento Interior que al efecto apruebe el Congreso.
Para satisfacer los requerimientos que implica el ejercicio de la función pública
encomendada a la Auditoría Superior, una vez seguido el procedimiento que la Ley
establece para el trámite de su presupuesto anual deberá garantizarse, al aprobarse,
que se considere una base mínima del 0.34% del monto total de las asignaciones
presupuestales previstas en el Decreto de Presupuesto de Egresos del Gobierno del
Estado.6
Este Artículo señala que la ASM debe tener autonomía técnica, financiera y de gestión,
y que debe recibir para su funcionamiento una base mínima del 0.34% del monto total
de asignaciones del Presupuesto de Egresos del Estado. En la práctica, este artículo se
aplica parcialmente, ya que hay autonomía técnica y de gestión para que la ASM
establezca normas y desarrolle acciones de fiscalización, sin embargo su titular es
nombrado (y removido) por el Congreso Estatal, y su presupuesto es menor al monto
señalado, además de que no está sujeto al ejercicio de la Auditoría, sino del Congreso
a través de la Secretaría de Administración y Finanzas.
En virtud de esta autonomía otorgada por la Ley, los documentos que integran el
Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán se consideran un Fondo
independiente.
ARTÍCULO 4° Para los efectos de la presente Ley se entenderá por: X. Fiscalización.- Revisión y evaluación que en forma simultánea o posterior,
independiente y autónoma realiza la Auditoría Superior para verificar si los ingresos, el
manejo, la custodia y la aplicación de fondos y recursos públicos, se ajustaron a la
normatividad que regula su operación y si se cumplieron los objetivos y metas
contenidos en los programas estatales y municipales; así como para evaluar el
desempeño de los servidores públicos que administraron, ejercieron y aplicaron los
6
CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Ley de fiscalización superior del Estado de Michoacán. [en línea]
México: Periódico Oficial del Estado de Michoacán de Ocampo, 24 de enero de 2012. [Fecha de consulta: 9 de julio
de 2012]. Disponible en:
http://www.asm.gob.mx/html/Normatividad/Archivos/LEY_FIS_SUP_EDO_MICH_24012012.pdf
6
recursos públicos reportados a través de los Poderes del Estado en la respectiva
cuenta pública;7
De acuerdo a este Artículo, la ASM tiene la facultad de verificar que el ejercicio
presupuestal se apegue a la normatividad establecida. Se evalúa el desempeño de los
servidores públicos, por lo que se otorga a los funcionarios una constancia de liberación
de responsabilidades al término de su gestión, excepto en los casos en que se
encuentre sujeto a proceso judicial o existan observaciones pendientes de solventar.
ARTÍCULO 6°. La Auditoría Superior, en uso de las facultades y obligaciones que le
establezca tanto la Constitución como la demás normatividad aplicable, tendrá las
atribuciones siguientes:
X. Establecer las reglas técnicas de instrucción, procedimientos, métodos y sistemas de
contabilidad y de archivo de los libros y documentos justificativos y comprobatorios del
ingreso y del gasto público, así como todos aquellos elementos necesarios conforme a
la legislación aplicable en la materia.8
Conforme al contenido de este Artículo, la ASM debe establecer normas para el manejo
de los documentos contables en las dependencias estatales y municipios. Para cumplir
con esta responsabilidad el Archivo General de la ASM ha presentado propuestas para
el diseño y difusión de procedimientos de Archivo Contable y para la realización de
cursos en diferentes regiones del Estado que permitan unificar criterios de manera que
al llegar la documentación al Archivo General cuente con las características requeridas.
Estos procedimientos ayudarían por otra parte a incrementar la eficiencia en las
Auditorías practicadas, ya que los documentos se encontrarían en el orden conveniente
al momento de la revisión. Seguramente muchas de las observaciones comunes como
la ausencia de documentos indispensables en los expedientes se eliminarían al contar
con una capacitación adecuada y criterios uniformes. Lamentablemente, hasta la fecha
no se cuenta con lineamientos o procedimientos autorizados y difundidos a nivel estatal.
Sin embargo, se han difundido normas al respecto al interior de la Auditoría Superior de
Michoacán, de modo que los expedientes recibidos en el Archivo General provenientes
de las áreas internas ya cuentan con elementos básicos como la costura, la eliminación
de objetos metálicos y el foliado de las hojas, lo cual evita la sustitución o extracción de
folios y hace más práctico el manejo de los expedientes. También fueron elaborados
por la ASM con participación del Archivo General los LINEAMIENTOS PARA EL
PRÉSTAMO Y CONSULTA INSTITUCIONAL DE EXPEDIENTES EN EL ARCHIVO
GENERAL DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN, los cuales son un avance
7
CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Ley de fiscalización superior del Estado de Michoacán. Óp cit. 8
Ibídem.
7
importante para el manejo documental en materia de normatividad y se encuentran
pendientes de autorización oficial del Congreso del Estado para entrar en vigor.
La manera en que se encuentra conformada la Auditoría se representa en la FIGURA 1. FIGURA 1. ORGANIGRAMA DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN
FUENTE: CONGRESO DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Auditoría Superior de Michoacán. [en línea]
México: Congreso del Estado de Michoacán, 2011 [Fecha de consulta: 9 de julio de 2012].
Disponible en: http://www.asm.gob.mx/wp-content/uploads/2011/09/estructura.jpg
El organigrama sólo contempla los niveles superiores de la dependencia, sin incluir la
adscripción de los demás órganos internos. El Archivo General está adscrito a la
Dirección Administrativa, de la cual recibe los recursos que utiliza.
Esta Dirección es el área encargada del manejo de los recursos humanos, financieros y
materiales a los diversos órganos internos de la Auditoría, así como de brindarles los
servicios que requieren para el cumplimiento de sus labores. Por esta razón se
consideró conveniente incluir entre estos servicios los archivísticos, quedando adscrito
8
a ella el Archivo General que resguarda los expedientes y se encarga de
proporcionarlos a las áreas que los requieren.
1.4 Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán
Actualmente el Archivo General se encuentra ubicado en la calle Isidro Huarte No. 675
Col. Centro en la Ciudad de Morelia, en un inmueble cercano al edificio principal de la
Auditoría Superior de Michoacán prestando servicio a las áreas de la dependencia.
Cuenta con 11 salas en las que se encuentran los documentos correspondientes a los
Archivos de Trámite y Concentración, que abarcan los años de 2000 a 2012.
Se cuenta con un acervo que consiste en un total de casi 66 mil expedientes,
considerando las diferentes secciones, series y subseries que integran el fondo. El
inventario en base de datos se encuentra en proceso de integración con un avance del
15%, sin embargo los registros manuales se encuentran actualizados. El aumento anual del fondo documental se calcula en aproximadamente 14 mil
expedientes, mientras que su proceso de baja documental no es acelerado ya que de
acuerdo a la legislación vigente la guarda y custodia debe ser de 12 años como mínimo.
Los expedientes de los años 2000 a 2005, que serían susceptibles de depuración en los
próximos años, son solamente 2, 200, por lo que el Archivo General tiende a un
crecimiento muy considerable.
Los recursos humanos asignados al Archivo se conforman, por una parte, por el
personal formalmente contratado, compuesto por cuatro personas, además de 4
colaboradores que prestan sus servicios como trabajadores eventuales sin contrato y
reciben una remuneración simbólica.
1.4.1 Integración del Fondo documental La Auditoría Superior de Michoacán es la dependencia que genera o recibe los
documentos que se encuentran en el Archivo General. Por una parte, concentra la
información financiera generada por los Municipios y dependencias estatales, que
consiste en términos generales en los programas y presupuestos autorizados y la
documentación comprobatoria de los gastos realizados para cumplir con ellos, así como
las declaraciones patrimoniales de los servidores públicos. Por otra parte, la Auditoría
genera la documentación relacionada con los resultados del análisis de esta
información, que constituyen las auditorías practicadas en cada ejercicio a los
municipios y dependencias. Estas auditorías dan lugar a observaciones, que se
9
someten a un seguimiento, el cual genera la emisión de nuevos documentos de
carácter administrativo y jurídico.
La Auditoría Superior de Michoacán se considera un FONDO tomando en cuenta el
contenido de los artículos 2°, 4° y 6° fracción X de la Ley de Fiscalización Superior del
Estado de Michoacán, antes citados, de acuerdo a los cuales esta dependencia cuenta
con plena autonomía técnica, financiera y de gestión.
La denominación del fondo, sus secciones y series, fue diseñada dentro del Archivo de
la Auditoría tomando en cuenta lineamientos normativos como la ISAD (G) y la Ley
Federal de Archivos. Es importante mencionar que en Michoacán no se encuentra
constituido formalmente el Sistema Estatal de Archivos que sería la instancia encargada
de avalar este Fondo Documental, por lo cual se tomó la decisión de implantar un
sistema interno que eventualmente podrá ser adecuado a la clasificación que
establezca el Sistema Estatal de Archivos, y que mientras tanto permita organizar la
documentación con que se cuenta para tener un registro que contribuya a mejorar el
resguardo de los documentos y el servicio a los usuarios.
En el año de 2010 se solicitó al Archivo General de la Nación la asignación de una
clave oficial para el archivo de la Auditoría Superior de Michoacán, otorgándose la
siguiente: MX16053ASM. Esta clave es única a nivel mundial, y su significado se
describe en la FIGURA 2.
FIGURA 2. DESCRIPCIÓN DE LA CLAVE OFICIAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
ASM ELEMENTO RAZONES
MX Significa México.
16 Es el número que de acuerdo al INEGI corresponde al
Estado de Michoacán.
053
Conforme a la nomenclatura del INEGI, este es el
número que corresponde al municipio de Morelia, en el
que se encuentra el Archivo.
ASM Son las siglas de la Auditoría Superior de Michoacán.
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. México, 2012. El Fondo Documental del a Auditoría Superior de Michoacán se diseñó tomando en
cuenta el método del Archivo General de la Nación para la elaboración del Cuadro
General de Clasificación Archivística de acuerdo al sistema Funcional. Las secciones
corresponden a las funciones encomendadas a la dependencia, que se dividen en:
Comunes (C), son las que se desarrollan en general en las dependencias
gubernamentales, como las referentes a asuntos jurídicos, administración, etc.; y
10
Sustantivas (S), que son las específicas de cada dependencia que le dan propiamente
su razón de ser.
La composición interna del Fondo Documental de la Auditoría Superior de Michoacán
se integra con los siguientes elementos:
El Fondo es único, y se identifica como FO 01.
Las Secciones se describen considerando las funciones Comunes o Sustantivas que
generan la documentación remitida al Archivo.
Ejemplo: MX16053ASMFO01SC3S Se hace referencia a la Sección (SC) marcada
con el número 3 de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística de la
ASM. Se trata de la Fiscalización Municipal. La S que aparece después del número
indica que se trata de una función Sustantiva, a diferencia de las funciones
Comunes.
Las Series corresponden a las materias o asuntos de la Auditoría a las que se
refieren los documentos recibidos o generados.
Ejemplo: MX16053ASMFO01SC3SSE01 Se indica la Serie (SE) 01 que es la
CUENTA PÚBLICA MUNICIPAL.
Las Subseries se refieren al año al que corresponden los documentos, así como al
número de Legislatura que se encuentra en funciones al momento de expedición de
los mismos.
Ejemplo: MX16053ASMFO01SC3SSE01SS06 Corresponde a la Subserie (SS) 06,
es decir al año 2006 durante el cual estuvo en funciones la LEGISLATURA LXX.
La Unidad Documental Compuesta (expediente) se integra tomando en
consideración el número consecutivo del expediente que se describe dentro de la
Subserie mencionada. Al identificar el número de Unidad Compuesta puede
encontrarse el Municipio o UPP al que se refieren los documentos que contiene y al
periodo de tiempo que abarcan sus fechas extremas.
Ejemplo: MX16053ASMFO01SC3SSE01SS06UC15 Aparece la Unidad
Compuesta (UC) 15. Es el expediente 15 dentro de la Subserie denominada Cuenta
Pública Municipal 2006, que contiene la Cuenta Pública Municipal del año 2006 del
municipio de Aguililla correspondiente al mes de enero.
1.4.2 Servicios
El Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán presta los siguientes
servicios:
11
PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES.- Las diferentes áreas de la Auditoría requieren
consultar la información de los expedientes, por lo que se presenta al Archivo un oficio
de solicitud firmado por los responsables de las áreas especificando las características
del documento solicitado así como la persona que tendrá acceso directamente a él. Se
establece un plazo de 5 días para la devolución del expediente y se entrega a la
persona autorizada previa firma del formato de préstamo. Este mecanismo obedece al
hecho de que se trata de información de uso restringido.
En la solicitud de préstamo se indica el municipio o dependencia a la que se refieren los
expedientes, así como el año. Con esta información es posible localizar en los
anaqueles las cajas correspondientes, y obtener los expedientes solicitados.
CONSULTA DE EXPEDIENTES EN SALA.- En los casos en que se requiere solamente
una consulta breve de uno o varios expedientes, se emite un oficio de solicitud de
consulta por parte de los responsables de las áreas especificando los expedientes a
consultar y el nombre de la persona a la que se deberán proporcionar para que dentro
del inmueble del Archivo General se realice la consulta correspondiente dentro del
horario de trabajo evitando el traslado de los expedientes.
1.4.3 Usuarios
Como se ha comentado anteriormente, los usuarios del Archivo General de la Auditoría
Superior de Michoacán son trabajadores de la misma dependencia. En su mayoría se
trata de auditores que han participado previamente en la integración de los expedientes,
por lo cual se encuentran relacionados con la información que contienen y no requieren
de orientación y asesoría en la consulta.
Son generalmente profesionistas en las disciplinas de Derecho, Contaduría,
Arquitectura o Ingeniería, y eventualmente alguna otra carrera.
Con frecuencia sus solicitudes tiene el carácter de urgente porque responden a una
necesidad de información inesperada, aunque por regla general los auditores saben
cuándo requerirán ciertos expedientes porque tienen fechas y destinos programados
para sus visitas a los municipios y oficinas estatales.
Una solicitud puede generar el préstamo de hasta 100 expedientes. Su traslado se
realiza mediante un medio de transporte para hacerlos llegar a las oficinas
correspondientes a la brevedad.
1.5 Marco Legal
El funcionamiento del Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán se
fundamenta legalmente en la normatividad jurídica aplicable por una parte a la
Fiscalización del ejercicio presupuestal a nivel federal y específicamente en el Estado
12
de Michoacán, así como a la normatividad aplicable en materia de Archivos en el ámbito
internacional, en la República Mexicana y en el Estado de Michoacán de manera local.
Entre los ordenamientos legales a los que debe apegarse su funcionamiento destacan
los siguientes:
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS. Establece disposiciones para la organización y
conservación de los archivos así como los mecanismos de coordinación y de
concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los
municipios para la conservación del patrimonio documental.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Contiene las
características de la Auditoría Superior de Michoacán como órgano de fiscalización con
autonomía técnica y de gestión, dependiente del Congreso del Estado. También
establece su facultad para investigar los actos u omisiones de los servidores públicos
del Estado y los Municipios encargados del manejo financiero que pudieran implicar
irregularidades o conductas ilícitas en el ingreso, egreso, manejo, custodia y aplicación
de fondos públicos, y para efectuar visitas domiciliarias con el fin de exigir la exhibición
de libros, papeles o archivos indispensables para la realización de sus investigaciones.
LEY DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR PARA EL ESTADO DE MICHOACÁN DE
OCAMPO. Regula y reglamenta la fiscalización de las entidades, así como la
organización y funcionamiento de la Auditoría Superior de Michoacán.
LEY DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE
MICHOACÁN DE OCAMPO Y SUS MUNICIPIOS. Tiene por objeto normar y regular la
administración de los archivos, así como la preservación, conservación y difusión de los
documentos y del patrimonio documental del Sector Público del Estado de Michoacán
de Ocampo y sus Municipios.
LINEAMIENTOS PARA LA GUARDA Y PROTECCIÓN DE DOCUMENTOS
JUSTIFICATIVOS Y COMPROBATORIOS DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
MUNICIPALES DEL ESTADO DE MICHOACÁN. Se refieren de manera específica a
la organización y conservación de documentos justificativos y comprobatorios del
ingreso y del gasto público, así como todos aquellos elementos de convicción que
permitan la práctica idónea de las auditorías, revisiones, inspecciones, compulsas y
confrontaciones.
13
CAPÍTULO 2. CARACTERÍSTICAS, FUNCIONES Y ELEMENTOS DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA AUDITORÍA SUPERIOR DE MICHOACÁN.
El Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán resguarda documentos que
se ubican en las fases activa y semiactiva. Los escritos con mayor antigüedad están
llegando al límite del tiempo determinado para esta segunda fase, por lo que puede
pensarse que en breve existirán también documentos históricos dentro del mismo
recinto. Por esta cusa se considera un Archivo General, ya que cuenta con un acervo
que corresponde al Archivo de Trámite, al Archivo de Concentración y próximamente al
Archivo Histórico.
En instituciones como la Auditoría Superior de Michoacán, los espacios destinados para
la prestación de servicios de sus trabajadores son reducidos, apenas con la cantidad de
metros cuadrados indispensables para el acomodo de los escritorios del personal y la
atención a los usuarios de sus servicios. Adicionalmente, los documentos expedidos y
recibidos en razón del cumplimiento de sus funciones, son abundantes, ya que se
refieren al ejercicio presupuestal y el manejo contable de 113 municipios y 78 unidades
programático-presupuestales. El espacio no es suficiente para resguardar tal volumen
de documentación, que es utilizada continuamente. Por esta razón existe un Archivo en
el que se resguardan los documentos correspondientes al Archivo de Trámite en su
etapa activa, además de conservarse los que se encuentran en etapa semiactiva y
forman parte del Archivo de Concentración. A este Archivo se le denomina Archivo
General de la Auditoría Superior de Michoacán. A causa de su reciente integración, el
Archivo no concentra todavía documentos con antigüedad mayor a los 12 años que la
Ley de Fiscalización Superior del Estado de Michoacán señala para la conservación de
información correspondiente al Archivo de Concentración, por lo que actualmente no se
resguardan en el Archivo documentos que hayan pasado a formar parte del Archivo
Histórico, sin embargo no se descarta que en lo futuro pudiera existir dentro del Archivo
General una Sala de Archivo Histórico, ya que sus documentos más antiguos datan de
2001 por lo que próximamente se cumplirán doce años de su creación y se realizará su
valoración secundaria para proceder, ya sea a su conservación permanente, o al inicio
de las gestiones para su eliminación.
Antonia Heredia indica que “La unicidad del archivo como suma de archivo
administrativo e histórico está sobreentendida al indicar documentos de cualquier fecha
procedentes de una institución”.9 Esta afirmación permite identificar un tipo de Archivo
que agrupa documentos referentes al Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y
Archivo Histórico, que en el caso al que se refiere este trabajo ha sido denominado
“Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán”. 9
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivonomía General Teoría y práctica. 7ª. Ed. España: Diputación Provincial de
Sevilla, 1995. Pág. 90.
14
El presente capítulo está enfocado a la integración de un marco teórico que proporcione
elementos para identificar las características, objetivos, funciones e importancia del
Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán como unidad documental que
abarca las diversas etapas del ciclo de vida de los documentos.
2.1 Concepto de Archivo Desde el punto de vista de Antonia Heredia, el Archivo es la suma de tres elementos:
Documentos + Organización + Servicio. 10 Tomando en consideración esta idea gráfica
de la composición de un Archivo, podemos analizar el caso específico del Archivo
General de la Auditoría Superior de Michoacán, en el que se agrupan documentos
justificativos y comprobatorios del gasto así como diversos elementos derivados de la
auditoría de recursos y del ejercicio de las funciones de fiscalización. Los expedientes
son organizados al integrarse en el fondo documental de manera que su ubicación
topográfica coincida con su clasificación temática, propiciando su pronta localización
para brindar un servicio oportuno a los usuarios que solicitan su consulta.
La misma autora define al Archivo como uno o más conjuntos de documentos, sea cual
sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o
institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.11
Según el Consejo Internacional de Archivos, la palabra archivo tiene fundamentalmente
tres conceptos:
1.- Conjunto de documentos producidos o recibidos por cualquier persona física o
moral, y por cualquier servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su
actividad, conservados por su productor.
2.- Institución responsable de la reunión, el tratamiento, el inventario, la conservación y
la comunicación de los archivos, también denominada servicio de archivo.
3.- Edificio o parte de un edificio donde se conservan y comunican los archivos,
denominado también deposito de archivos.12
10
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivonomía General Teoría y práctica. Óp. Cit. Pág. 89. 11
Ídem. 12
ALBERCH I Fugueras, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. España:
Editorial UOC, 2003. Pág. 17
15
Los planteamientos citados ponen de manifiesto la multiplicidad de acepciones del
concepto de Archivo, considerado como el edificio, su contenido y las funciones que se
realizan dentro de él. Estas tres maneras de ver a un Archivo son comúnmente
utilizadas en el lenguaje cotidiano, ya que el término es utilizado con diferentes
funciones gramaticales como se ejemplifica en la FIGURA 3.
FIGURA 3. FUNCIONES GRAMATICALES DE LA PALABRA “ARCHIVO”
FUNCIÓN GRAMATICAL
EJEMPLO
COMENTARIO
Sustantivo
Este Archivo está bien
organizado
Se refiere al Archivo como
conjunto de documentos
Verbo
Yo archivo las pólizas en
orden cronológico.
Se refiere a la acción de
integrar los documentos a
un expediente de acuerdo
a un método.
Complemento circunstancial
de lugar
Todos los días vamos al
Archivo.
Se refiere al Archivo como
un lugar específico
localizable
geográficamente.
Fuente: ZEPEDA Arias, Héctor Manuel. México, 2012. Con base en las consideraciones de los teóricos y en la experiencia personal y
profesional podemos conceptualizar al Archivo como el conjunto de documentos
conservados como testimonio de la actuación de una persona o institución, que se
encuentran organizados de una manera apropiada para ser consultados por diversos
usuarios. Los esfuerzos realizados para la integración y organización de un Archivo se
cristalizan al momento en que su contenido es utilizado por las personas interesadas
en la información que consta en los expedientes. Cada Archivo tiene características
particulares de acuerdo a las cuales deberán determinarse las normas internas para el
ingreso de documentos y el acceso a la información resguardada.
Para efectos del presente trabajo se toman en consideración los conceptos anteriores
para definir al Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán como el conjunto
de documentos acumulados en el ejercicio de las acciones referentes a la fiscalización
del gasto público de los Municipios y Unidades Programático-presupuestales
dependientes del Gobierno Estatal, conservados como testimonio de la actuación de los
16
responsables del ejercicio financiero y su auditoría, para servir como antecedente de los
ejercicios de fiscalización en proceso y como fuente de la historia del Estado.
En este Archivo se desarrollan los tres elementos a los que se refiere Antonia Heredia
ya que, como veremos más adelante, los documentos se reciben, se organizan y se
proporcionan a los usuarios para el desempeño de las responsabilidades de la
dependencia. En el desarrollo de estos elementos se involucran diversas funciones que
se detallarán en los próximos apartados.
2.2 Ciclo Vital del Documento En la teoría archivística, el Ciclo Vital de Documento es una propuesta metodológica
que integra y aplica conceptos que suministran la base para explicar problemas y
avanzar en el conocimiento. Cruz Mundet hace referencia a este paradigma al señalar
que el documento tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace
(fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de depuración o
baja definitiva)). 13 Esto quiere decir que los documentos pueden pasar de la actividad a
la desaparición atravesando por distintas fases, ya que a partir de su elaboración se
utilizan constantemente y cada vez se usan menos, al paso del tiempo pierden su valor
originario por lo que son eliminados, a menos que adquieran un nuevo valor a futuro, en
cuyo caso se conservan permanentemente.
Existen instituciones que por sus características físicas y funcionales cuentan dentro de
cada oficina con un archivo en el que conservan los documentos de uso frecuente,
denominado Archivo de Trámite, porque los expedientes se consultan continuamente y
tienen el espacio suficiente para tenerlos disponibles a unos metros de distancia del
escritorio de la persona que habrá de utilizarlos. En otros casos las dificultades de
espacio o el volumen documental harán necesario que esos expedientes de uso
cotidiano se resguarden en un lugar más apartado de sus usuarios, pero seguirá siendo
un Archivo de Trámite ya que los documentos se utilizarán con regularidad.
Los Archivos de Concentración agrupan los documentos de uso esporádico en la etapa
semiactiva de los documentos. Estos documentos se consultan eventualmente, y deben
encontrarse disponibles para los usuarios porque tienen utilidad como referencia de las
gestiones realizadas o como antecedente para nuevos casos en los que se puedan
aplicar criterios o procedimientos similares. Constituyen la memoria inmediata, y son
útiles inclusive como capacitación para nuevos trabajadores que podrán observar la
forma en que fueron atendidos los casos que ahora están bajo su responsabilidad. La
utilidad de estos documentos radica en su valor legal, administrativo y fiscal. Los 13
CRUZ MUNDET, José Ramón. Administración de documentos y archivos. Textos Fundamentales. España:
Ministerio de Cultura / CAA, 2011. p. 21
17
archivos de concentración agrupan documentos expedidos o recibidos por diversas
áreas y son recibidos una vez que ha concluido su fase activa.
Por su parte, el Archivo Histórico resguarda los documentos con valores para la
investigación o la consulta con diversos fines. Se dice que tienen un valor informativo,
testimonial o evidencial que hace necesaria su conservación permanente. Estos
documentos han concluido su etapa semiactiva, pero siguen siendo útiles para la
sociedad.
En las páginas siguientes se detallan aspectos correspondientes a las fases del ciclo
vital que se llevan a cabo en el Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán,
que son las relativas al Archivo de Trámite, contenidas en el apartado 2.3, y al Archivo
de Concentración, incluidas en el apartado 2.4.
2.3 Archivo de Trámite. Concepto, Objetivo, Importancia, Funciones e
Instrumentos. Los Archivos de Trámite agrupan documentos en su primera etapa, es decir, a partir de
su creación o recepción y durante su utilización en el trámite inicial para el cual fueron
elaborados. Sus expedientes son acumulativos, ya que se nutren de los documentos
relacionados con un mismo asunto. Estos expedientes se crean para un trámite
administrativo concreto con la finalidad de materializarse en una resolución
administrativa. El inicio de un trámite da origen a un expediente que posteriormente se
transferirá a un archivo intermedio. Los productores conocen la génesis, el trámite y la
utilización específica de cada documento. 14
El Archivo de Trámite también es llamado Archivo de Oficina o de Gestión, y se define
como aquel que está ubicado generalmente en la oficina que produce los expedientes y
que reúne la documentación en trámite o sometida a continua consulta por la misma
oficina.
Considerando las características de cada archivo y de los documentos que maneja, así
como su normatividad interna, se determina el tiempo de custodia de los documentos. 14
ALBERCH I Fugueras, Ramón. Óp. Cit. pp. 98, 99, 101 y 124.
18
Se establece un tiempo limitado con un máximo de 5 años, según Riansares Serrano.15
José Ramón Cruz Mundet indica que tradicionalmente se señalaba el término de 5 años
para conservar los documentos, contado a partir de que fuera finalizada su tramitación,
sin embargo actualmente ese plazo resulta excesivamente amplio porque la información
útil para la gestión prescribe en plazos cada vez más cortos, por lo que en el 90% de
los casos al pasar un año los documentos y expedientes conclusos ya no son
empleados, además de que en 5 años se producen más documentos de los que
razonablemente pueden albergarse en una oficina. 16
Los archivos de trámite tienen el objetivo de mantener disponible la información que se
requiere para dar seguimiento a la gestión de los asuntos propios de una oficina y poder
agilizar su atención. La eficiencia de una oficina consiste en la disminución de los
tiempos y costos en el desarrollo de sus funciones sin demérito de su calidad, por lo
tanto aquellas que cuenten con archivos funcionales podrán lograr estándares de
eficiencia mayores.
La importancia de los Archivos de Trámite radica precisamente en que son los pilares a
partir de los cuales las áreas internas de una dependencia van a encontrar el apoyo
para realizar con prontitud y eficacia la resolución de los asuntos a su cargo.
Otro elemento de importancia en los archivos de trámite consiste en que como
integradores primarios de los expedientes tienen la posibilidad de ordenarlos desde el
inicio bajo los principios archivísticos como el principio de procedencia y orden original y
otros lineamientos que permitirán trazar el futuro de los expedientes y hace factible su
manejo en los archivos de concentración o históricos. Se ha dado el nombre de
Prearchivalía a la importancia que se otorga a la fase de integración de los expedientes
tomando en cuenta su vida futura y no sólo su utilidad actual.17
Los documentos nacen como consecuencia de las funciones y actividades de una
entidad. Con el fin de mantener en condiciones de disponibilidad la información
referente al cumplimiento de sus funciones, sus departamentos y secciones se
15
SERRANO MORALES, Riansares. La documentación de la administración central contemporánea en: SERRANO
MOTA, María de la Almudena, y Mariano García Ruipérez. El patrimonio documental: fuentes documentales y
archivos. España: Ediciones de la Universidad de Castilla-La Mancha, 1999, p. 159. 16
CRUZ MUNDET, José Ramón. Óp. Cit. p. 28. 17
ALVARADO AGUILAR, Mabel. Administración de la información. Costa Rica: EUNED, 2001. Pág. 112. [en línea]
Fecha de consulta: 14 de octubre de 2012. Disponible en:
http://books.google.com.mx/books?id=ey1cZqQ_b8cC&pg=PA152&lpg=PA152&dq=teor%C3%ADa+archiv%C3%AD
stica&source=bl&ots=N5KP3rRkNX&sig=zZe0O_lWLloJFek9EWBt1iH2hIE&hl=es&sa=X&ei=feN5UM2iDs_jqAHhxID4
Cw&ved=0CFIQ6wEwBw#v=onepage&q=archivo%20de%20tr%C3%A1mite&f=false
19
encargan de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar la documentación producida y mantenerla técnicamente organizada.18
Los Archivos de Trámite son consultados cotidianamente, por lo que el desempeño
adecuado de sus funciones repercute en el funcionamiento de las áreas operativas y en
la toma de decisiones de los responsables de la atención de asuntos a cargo de cada
Unidad Administrativa.
Los instrumentos de control de expedientes y consulta de información son elementos
fundamentales en un archivo de trámite, ya que permiten la rápida localización de los
expedientes, que es el objetivo fundamental de su existencia, como se ha señalado
anteriormente.
Estos elementos se basan en la descripción de su contenido y ubicación, así como en
el registro de los movimientos del expediente. Pedro López Gómez afirma que los
instrumentos descriptivos tienen una variedad muy amplia y contenido diverso de
acuerdo a la época, el país, la escuela archivística, los autores e incluso pueden tener
distintas calidades dependiendo de las personas que los apliquen, pero siempre tienen
la función de identificar, describir y localizar la documentación.19
Al abrir un nuevo expediente es importante darle una denominación de acuerdo al
Principio de Procedencia y registrarlo de acuerdo a los criterios del Cuadro General de
Clasificación Archivística de la dependencia a la que está adscrita la oficina de la que
depende el Archivo de Trámite. Este cuadro constituye el instrumento que integra las
categorías básicas de Fondo, Sección y Serie con una estructura lógica y jerárquica.
Incluye la codificación, que es la asignación de claves y códigos para que se identifique
el fondo, secciones y series con letras y números de acuerdo a las áreas internas de la
dependencia.
En el Archivo de trámite se deben determinar los periodos de vigencia de las series
documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o
confidencialidad, para lo cual se elabora el Catálogo de Disposición Documental. 20
18
Ídem. 19
LÓPEZ Gómez, Pedro. Una llave maestra para el acceso a los archivos: El catálogo de instrumentos de descripción
documental. Pág. 151. [en línea] [Fecha de consulta: 13 de octubre de 2012]. Disponible en:
http://www.google.com.mx/search?hl=es&rlz=1G1GGLQ_ESMX344&q=Pedro+l%C3%B3pez+g%C3%B3mez+una+lla
ve+maestra&aq=f&aqi=&aql=&oq=&gs_rfai= 20
Instituto Electoral del Distrito Federal. Presentación de los instrumentos archivísticos. México: IEDF,2009. [en
línea] [Fecha de consulta: 13 de octubre de 2012]. Disponible en:
http://www.iedf.org.mx/transparencia/art.14/14.f.13/2009/14.f.13.01.Present.pdf
20
Para garantizar el acceso a la información, se elaboran inventarios generales que
detallan la ubicación precisa de los expedientes y referencias acerca de su contenido,
así como inventarios de transferencia para hacer el traslado ordenado y sistemático
hacia el Archivo de Concentración evitando el extravío de documentos. También se
deben hacer inventarios de baja documental relacionando los documentos que no
poseen valores administrativos, fiscales ni legales, por lo tanto no deben ser enviados al
Archivo de Concentración y será necesario realizar la gestión procedente para su
eliminación.
En el Archivo de Trámite se requiere contar con un control de correspondencia de
entrada, en trámite y salida, que permite sistematizar y unificar el registro de la
correspondencia emitida o recibida para su gestión y el seguimiento del expediente en
el que se archivó. Este es un instrumento muy valioso porque aporta información básica
para la gestión documental que concentra datos acerca de todos los trámites a cargo de
la oficina a la que corresponde.
Adicionalmente es necesario contar con un control de préstamo de expedientes y
estadística de usuarios, para verificar las fechas de préstamo y recuperación.
2.4 Archivo de Concentración. Concepto, Objetivo, Importancia, Funciones e
Instrumentos. El papel de los Archivos de Concentración como unidades de resguardo de
documentación semiactiva los ubica como agentes que dan continuidad a los procesos
de una institución.
En una primera etapa las organizaciones reciben, analizan y atienden los asuntos para
cuya atención fueron creadas, los documentos captados o generados se encuentran en
uso constante hasta emitir las resoluciones. En esta etapa los expedientes permanecen
en los Archivos de Trámite, estos son utilizados continuamente por los encargados de
atender los asuntos vigentes, y son denominados “documentos activos”. Posteriormente
debe realizarse la valoración primaria considerando su utilidad legal, administrativa y
fiscal para ser transferidos a los Archivos de Concentración en calidad de “documentos
semiactivos”.
En la segunda etapa, muchos de los documentos serán consultados eventualmente
para realizar revisiones que permitan corroborar información, o para utilizar esa
información como antecedente para casos similares, es por eso que se consideran
elementos de continuidad y congruencia a las instituciones de las que forman parte.
Los Archivos de Concentración son centros dedicados a la conservación, el tratamiento
y la explotación de la información, son motores de la investigación para el desempeño
21
de las funciones institucionales y para cumplir con este propósito deben contar con
instrumentos descriptivos que faciliten a los usuarios el conocimiento y acceso al
patrimonio documental.
De acuerdo al autor Oscar Eduardo García Hernández, los Archivos de Concentración
son archivos semipasivos que dan servicio a todas las áreas de una institución
recibiendo de todas ellas y/o de los archivos de transferencia la documentación
correspondiente, proporcionándoles servicio de préstamo y consulta y realizando la
depuración secundaria conforme a las normas establecidas.21
El término “archivos semipasivos” se utiliza para describir a aquellos que no tienen un
movimiento continuo de consulta de expedientes, pero los debe mantener disponibles
para su utilización esporádica.
Los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la administración pública federal definen al Archivo de
Concentración como la unidad responsable de la administración de documentos cuya
consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y
entidades, y que permanecen en él hasta su destino final.22 Esta conceptualización
refuerza el sentido de la anterior, subrayando la función de este archivo como fuente de
información hacia las diversas áreas de trabajo.
El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura de España adopta
el término de Archivo Intermedio definiéndolo como aquél al que se han de transferir los
documentos cuando su consulta por los organismos productores es esporádica y en el
que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico.23 En este
caso se utiliza el término “intermedio” para referirse al Archivo de Concentración.
Por otra parte Mabel Alvarado se refiere al Archivo de Concentración como Archivo
Central, y lo concibe como el encargado de centralizar la documentación tramitada de
varias o todas las oficinas de una entidad una vez que ha cumplido la función inmediata 21
GARCÍA Hernández, Oscar Eduardo. Guía de Autoaprendizaje de Archivo de Concentración. México: ENBA, 2004.
p. 9. 22
Secretaría de Salud de México [en línea] [Fecha de consulta: 14 de octubre de 2012]. Disponible en:
http://www.salud.gob.mx/unidades/cdi/nom/compi/lin200204.html 23
Ministerio de Cultura del Gobierno de España [en línea] [Fecha de consulta: 10 de octubre de 2012]. Disponible
en: http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html
22
para la que fue creada y se utiliza como antecedente para otras gestiones o para probar
derechos.24
Como podemos observar, existen distintas maneras de referirse a este tipo de archivo
que se encarga de los documentos en su segunda etapa, tales como Archivo de
Concentración, Archivo Semipasivo, Archivo Intermedio y Archivo Central. En cada uno
de los casos en que se utilizan estos nombres nos referimos a un archivo que recibe,
resguarda, organiza y proporciona para consulta los documentos que distintas áreas de
trabajo de una misma dependencia han elaborado en el ejercicio de sus funciones y
que ya no es necesario conservar en las oficinas donde fueron creados porque su uso
ha dejado de ser constante, sin embargo, es necesario conservarlos bajo resguardo por
un periodo en el que es probable que se consulte con escasa frecuencia. Estos
documentos mantienen valores fiscales, legales y administrativos, por lo que no deben
destruirse.
Javier Escalona Ríos, retoma en sus lecturas el planteamiento de Antonia Heredia
acerca de la existencia de los archivos de concentración como una respuesta al
crecimiento en el volumen documental que obliga a depositar aparte los expedientes
que son poco consultados antes de su depósito definitivo y permanente.25
Al interpretar esta afirmación se desprende el objetivo de conservar en condiciones de
utilización los documentos de uso poco frecuente contribuyendo a que el Archivo de
Trámite tenga espacio para el manejo ágil de la documentación activa que se genera y
utiliza constantemente.
Por otra parte, Oscar Eduardo García Hernández presenta una estructura en donde
señala su objetivo principal como el de proporcionar servicio de préstamo y consulta a
las áreas de una institución.26
El objetivo general del Archivo de Concentración consiste en: Resguardar la documentación semiactiva generada por las áreas internas de una
institución manteniéndolos en condiciones de disponibilidad para su consulta.
De este objetivo general se desprenden los objetivos específicos:
24
ALVARADO Aguilar, Mabel. Administración de la Información. Óp. Cit. Pág. 113. 25
HEREDIA, Antonia en: ESCALONA Ríos, Javier. Valoración documental. Guía de lecturas. México: ENBA, 2003. p.
34. 26
GARCÍA Hernández, Oscar Eduardo. Óp. cit. p. 9.
23
Recibir y registrar los documentos de las áreas de trámite de una institución
estableciendo los instrumentos descriptivos que permitan su localización y control.
Conservar los documentos bajo su resguardo en condiciones físicas que permitan su
consulta.
Brindar servicio a los usuarios autorizados para préstamo y consulta de expedientes.
Realizar la valoración documental secundaria que permita seleccionar los documentos
para efectuar su transferencia al Archivo Histórico. La Teoría Archivística plantea una serie de funciones a desarrollar dentro de los
Archivos, las cuales corresponden a los procesos que se llevan a cabo en su ámbito. De acuerdo a Vicenta Cortés, las funciones de un Archivo pueden resumirse en:
recoger, custodiar y servir.27 Antonia Heredia coincide con este planteamiento a afirmar
que las funciones del Archivo de Concentración se resumen en tres etapas: la
recepción, la conservación y el servicio, y en cada una de ellas se realiza una serie de
actividades encaminadas a brindar al usuario la documentación requerida.28
Esta última autora enfatiza de manera particular los rubros de conservación y servicio,
al presentar el esquema representado en la FIGURA 4.
FIGURA 4. ESQUEMA DE FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN
CONSERVAR:
Organización
Clasificación Ordenación
SERVIR:
Descripción
Inventariación
Catalogación
FUENTE: HEREDIA, Antonia en: ISLAS Pérez, María Estela. La archivística en México.
México: Benemérita Universidad de Puebla, 2003. p. 63
27
CORTÉS. Vicenta en: ISLAS Pérez, María Estela. La archivística en México. México: Benemérita Universidad de
Puebla, 2003. p. 63. 28
HEREDIA, Antonia en: ISLAS Pérez, María Estela. La archivística en México. México: Benemérita Universidad de
Puebla, 2003. p. 63.
24
1 ° 2°
Un Archivo de Concentración recibe documentos de las áreas internas de una
institución para mantenerlos en condiciones de ser consultados posteriormente por los
integrantes de esa misma dependencia.
Esta descripción genérica de las funciones conlleva una serie de procesos que el
Archivo debe llevar a cabo de manera minuciosa y están encaminados a la
organización y descripción de los acervos. Cada expediente contará con una
descripción que integre información acerca de su contenido, de manera que sea factible
la localización de la unidad documental si se solicita expresamente, pero
adicionalmente se cuente con la posibilidad de localizarla si el consultante se refiere al
tipo de información que contiene aún cuando no indique específicamente sus datos de
clasificación. La organización permite por su parte ubicar conceptualmente las
característica del expediente, como su procedencia y contenido, para ubicarlo dentro
del Cuadro General de Clasificación y otorgarle su ubicación precisa tanto intelectual
como físicamente.
A continuación se describe cada una de las funciones que deben realizarse en el
Archivo de Concentración, una vez que los documentos han sido recibidos,
provenientes de las áreas internas de una dependencia. Dichas áreas realizan sus
entregas de acuerdo a un inventario de transferencia que se mencionó al hablar del
Archivo de Trámite.
Cabe mencionar que cada una de estas funciones contiene una cantidad importante de
acciones, normas, procedimientos, formatos y métodos de acuerdo a la teoría
archivística. El logro del desarrollo efectivo de todas ellas involucra un programa de
trabajo amplio con recursos humanos, financieros, materiales y técnicos coordinados de
una manera eficaz. Un Archivo de Concentración en la práctica requiere de un gran
esfuerzo para cumplir con las funciones asignadas:
1.- Recepción de documentos.- En un primer momento el Archivo recibe de las áreas de
la institución a la que pertenece, los documentos que contienen valores primarios como
son los administrativos, fiscales y legales. Los documentos recibidos deben ser
cotejados para constatar que las relaciones o inventarios de transferencia que amparan
su entrega coincidan con los expedientes efectivamente entregados.
2.- Registro de documentos recibidos.- A cada entrega corresponde un folio de registro
en el que deben asentarse los datos correspondientes a las unidades que hicieron
entrega de la documentación, así como la descripción de los documentos recibidos
ordenándolos por fecha.
3.- Expurgo y limpieza de expedientes.- Se realiza para eliminar las copias múltiples de
un mismo documento y los objetos de metal dentro de ellos. Se considera como una
25
función aparte, sobre todo en los casos en que el volumen de documentos con
necesidad de pasar por el expurgo es considerable.
4.- Clasificación de documentos.- Los expedientes recibidos se integran al Archivo de
Concentración y deben ser ubicados en la sección y serie que les corresponden de
acuerdo a sus características.
Ramón Alberch I Fugueras hace referencia a autores como Antonia Heredia, Antoni M.
Aragó y Josep Matas29, quienes aportan conocimientos teóricos acerca de los términos
de clasificación y ordenación, presentándolas como tareas a veces simultáneas y a
veces secuenciales. A continuación se presenta un resumen de estas aportaciones:
Antonia Heredia indica que Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos dentro de un archivo y consiste en una tarea de carácter
intelectual.
Antoni M. Aragó dice que la clasificación engloba tres actividades: a) Reconocer, definir y concretar los grandes grupos que forman el Archivo,
diseñando un plan para organizar el conjunto documental.
b) Clasificar constituyendo clases determinadas dentro del Archivo de acuerdo a su
realidad,
c) Poner en orden (topográfico, cronológico, alfabético) las unidades dentro de los
grupos constituidos. La ordenación se considera un complemento de la
clasificación.
La clasificación debe tomar en cuenta la estructura orgánico- funcional de las
instituciones que dan origen a los documentos, así como los soportes documentales.
El Archivo de Concentración, para contar con un sistema de clasificación óptimo, debe
respetar el principio de procedencia y procurar mantener el orden original, sin embargo
existen casos en que el orden existente debe ser modificado.
Josep Matas expone 5 escenarios distintos que se pueden encontrar al iniciar la
clasificación archivística:
a) Fondos que conservan la estructura y organización original
b) Fondos que se encuentran desordenados, pero es posible reconstruir el orden
original
c) Fondos en los que el orden ha sido alterado a causa de un tratamiento poco
profesional
29
ALBERCH I FUGUERAS, Ramón. Óp. cit. pp.125 y 126.
26
27
d) Fondos absolutamente desorganizados, sin posibilidades de reconstruir el orden
original
e) Fondos generados sin ningún orden ni criterio
En los fondos desorganizados o sin posibilidades de reconstrucción del orden, es
necesario elaborar un cuadro de clasificación.30 Esta necesidad surge del hecho de que
los fondos no cuentan con un criterio de clasificación, probablemente no existe el
Cuadro General de Clasificación, sino que se han agrupado documentos sin atender
lineamientos archivísticos.
5.- Descripción Archivística.- En los Archivos de Concentración se elaboran y actualizan
los instrumentos de descripción archivística como inventarios, guías y catálogos que
marcan las pautas para el registro, la clasificación, la ubicación, el préstamo, la
recuperación, y la transferencia de documentos. Su elaboración y actualización forman
parte de las funciones del Archivo de Concentración. La clasificación se realiza con
base en los instrumentos descriptivos, sin embargo estos instrumentos además de ser
una guía para la clasificación, su composición y actualización consisten por si mismos
en una función independiente.
6.- Signatura Topográfica.- Se refiere a la ubicación que se otorgará a los expedientes
recibidos de acuerdo al Cuadro de Clasificación y a las áreas que físicamente se han
distribuido para ubicar los documentos de acuerdo a criterios internos. Indica las salas,
pasillos, anaqueles y charolas en las que se encuentra la documentación para tener un
acceso lógico a ellos. Correlaciona la ubicación física con la jerarquía dentro del Fondo.
7.- Conservación.- Las labores de conservación suponen la aplicación de tratamientos
preventivos y correctivos para la preservación de los documentos y su eventual
restauración. Es poco frecuente que la restauración se lleve a cabo en Archivos de
Concentración ya que no se trata de documentos con mucha antigüedad, sin embargo
podría requerirse eventualmente. Por lo que se refiere a la preservación de
documentos, se deben realizar con regularidad las labores de limpieza, fumigación,
revisión de las condiciones de ventilación y humedad en la medida de lo posible,
prevención de riesgos de incendios, ataque de roedores y plagas en general.
8.- Préstamo de documentos para consulta. Los usuarios de un Archivo de
Concentración deben cubrir normas predeterminadas para tener acceso al préstamo de
expedientes o al acceso a consulta en sala. Es necesario contar con normatividad y
formatos autorizados, así como procedimientos difundidos suficientemente para
garantizar que los usuarios se encuentren autorizados para realizar las consultas. 30
ALBERCH I FUGUERAS, Ramón. Óp. cit. p. 126.
28
García Hernández indica que la subunidad de archivación y préstamo del Archivo de
Concentración “Facilita en préstamo los expedientes que obran en el archivo de la
unidad a los servidores públicos autorizados para consultarlos, estableciendo y
haciendo efectivos los elementos necesarios para garantizar el absoluto control y
recuperación institucionales de la documentación conservada por la unidad, según las
disposiciones técnicas y jurídicas vigentes en la dependencia”.31
9.- Recuperación de expedientes.- Con base en los plazos fijados para el préstamo, se
debe proceder a la recuperación de los expedientes una vez transcurridos los tiempos
preestablecidos. En caso de no realizarse la recuperación con la prontitud requerida, se
puede proceder a la elaboración de actas administrativas para hacer oficial el
incumplimiento de la devolución y dar lugar a los efectos legales procedentes. Existen
preceptos legales aplicables para los casos en los que los expedientes no sean
devueltos o se detecte algún tipo de daño que sea responsabilidad de la persona a
quien se le haya prestado.
De acuerdo al Artículo 8° fracción V de la Ley federal de responsabilidades
administrativas de los servidores públicos, todo servidor público tiene la obligación de
custodiar y cuidar la documentación que tenga bajo su responsabilidad e impedir su uso
indebido.32 Por su parte, el Código Penal Federal establece en su artículo 214 fracción
IV que comete el delito de ejercicio indebido de servicio público, el servidor público que
sustraiga, destruya, oculte, utilice, o inutilice ilícitamente documentación que se
encuentre bajo su custodia en virtud de su empleo, cargo o comisión.33
10.- Valoración secundaria.- Una vez transcurridos los plazos establecidos para que la
documentación semiactiva permanezca en el Archivo de Concentración, procede la
realización de un proceso de valoración secundaria que permita apreciar su utilidad
social con relevancia histórica en su valor informativo, testimonial y evidencial.
INFORMATIVO.- Documentos que revelan fenómenos sociales con los que se relaciona
la institución.
TESTIMONIAL.- Documentos que dan testimonio de la evolución de la institución desde
el punto de vista legal. 31
GARCÍA Hernández, Oscar Eduardo. Op. cit. p. 12. 32
Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Ley federal de responsabilidades administrativas de los
servidores públicos. México. Publicada en el Diario Oficial de la Federación del 13 de marzo de 2002. [en línea]
[Fecha de consulta: 8 de octubre de 2012]. Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/doc/240.doc 33
Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Código Penal Federal. México. Publicado en el Diario Oficial de
la Federación el 14 de agosto de 1931. [en línea] [Fecha de consulta: 6 de octubre de 2012]. Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/9.pdf
29
EVIDENCIAL.- Documentos que revelan el origen, organización y funcionamiento de
Organismos Públicos. 34
11.- Transferencia secundaria.- Una vez determinados los valores históricos
(informativos, evidenciales y testimoniales), procede la transferencia de documentos al
Archivo Histórico. El proceso de resguardo y servicio dentro del Archivo de
Concentración ha concluido y de esta manera se cuenta con espacio para recibir
nuevos documentos que se integrarán al acervo documental.
12.- Digitalización.- Los documentos seleccionados para transferencia secundaria que
por alguna razón puedan ser requeridos para una consulta posterior, pueden ser
digitalizados por el Archivo de Concentración para ofrecer la consulta en pantalla de su
contenido. La experiencia en el manejo de los documentos podrá ser tomada en cuenta
para seleccionar los documentos que requieren digitalización. En los archivos modernos
que cuentan con la tecnología y el personal suficiente, incluso pueden ser digitalizados
los expedientes que no se encuentran en proceso de transferencia, lo que facilita la
consulta a través de medios electrónicos.
La puesta en práctica de estas 12 funciones archivísticas representa un reto importante,
ya que cada una de ellas es objeto de un estudio específico.
En el Archivo de Concentración deben existir instrumentos que permitan saber cuáles
son los expedientes existentes y cuál es su situación y ubicación en todo momento. Por
ello, además de los documentos descriptivos es necesario contar con instrumentos de
control.
Anteriormente vimos que las tres funciones primordiales de los Archivos de
Concentración son la recepción, la conservación y el servicio a los usuarios. Para
llevarlas a cabo es necesario realizar una serie de acciones englobadas en ellas, que
se convierten en funciones más específicas.
Tanto para efectuar el resguardo apropiado como para brindar un servicio eficaz, es
necesario contar con instrumentos que permitan la identificación, el control y la
localización del acervo documental.
Las aportaciones de distintos autores acerca de la composición y metodología de los
instrumentos de descripción y control los definen como herramientas a disposición de
los responsables de Archivos, que les darán vida a los planteamientos teóricos en
espacios determinados para convertirlos en agentes efectivos de beneficio a la
funcionalidad archivística.
Los instrumentos de control, descripción y consulta que debe contar un archivo son: 34
GARCÍA Hernández, Oscar Eduardo. Óp. Cit. p. 9, 32-38.
30
a) Los conocidos como instrumentos básicos: Cuadro de clasificación archivística,
Guía, Inventario y Catálogo
b) Los llamados instrumentos auxiliares:, Índice, Registro y Censo35
c) Controles de personal autorizado para realizar solicitudes de préstamo y
consulta, como catálogos de firmas, registro de préstamos, calendario de
devoluciones y registros de recuperación de expedientes.
Por lo que se refiere específicamente a los Archivos de Concentración, es conveniente
contar con todos estos instrumentos, excepto el Censo.
2.5 La Organización y su importancia. Hay dos aspectos relevantes en la definición de archivos que plantea Antonia Heredia
al decir que las cualidades del Archivo deben ser el orden y el cumplimiento de la
finalidad, o sea, el servicio a los usuarios. La organización y el servicio son condiciones
indispensables para que un depósito documental pueda llamarse Archivo. El servicio no
es posible sin organización, y si la organización no existe, no puede decirse que exista
un Archivo.36
Con base en estas consideraciones, el presente capítulo dedica un apartado especial al
tema de la organización del Archivo, como el eje de su funcionamiento. Sin
menoscabar la importancia de las demás tareas archivísticas, la organización es
necesaria para que las demás puedan desarrollarse exitosamente, ya que las coordina
y acopla su desempeño para la actuación del Archivo como un conjunto integral acorde
al tiempo, el espacio, los recursos y las normas aplicables a su existencia.
A continuación se presentan diversas definiciones de lo que se entiende por
Organización: a) Guillermo Gómez Ceja define a la Organización como el proceso encaminado a
obtener un fin que ha sido previamente definido por medio de la planeación.
Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y después
coordinarlas en tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para
lograr un propósito común. La organización es un producto humano y, como
tal, nunca será perfecta, pero sí perfectible.37
35 MARTÍNEZ Bonilla, Daniel. Descripción de Archivos. Guía de Autoaprendizaje. México: ENBA, 2003. p. 105-108. 36
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivonomía General Teoría y práctica. Óp. Cit. Pág. 91. 37
GOMEZ CEJA, Guillermo. Planeación y organización de empresas. Sexta edición. México: Edicol, 1984. Pág. 197.
31
b) Según Javier Fernández Aguado, la Organización es el conjunto de fuerzas
coordinadas que nace de la cooperación entre personas capaces de
comunicarse y dispuestas a contribuir a un propósito común. Requiere de un
equilibrio interno y un equilibrio entre el sistema y su entorno. La efectividad de la
organización se mide por la capacidad de cumplir sus fines comunes.38
c) Para Brown y Moberg, la Organización es una entidad social relativamente
permanente, caracterizada por una estructura, un comportamiento y una
especialización orientados a un mismo objetivo.39
En materia archivística, el término Organización se aplica en una doble acepción, ya
que no solamente se refiere a la estructura de funciones y actividades a realizar dentro
del Archivo, sino que además implica la organización del acervo para darle una
estructura lógica que permita la localización de la información. Esta estructura está
íntimamente relacionada con el Principio de Procedencia para relacionar a los
documentos con su proceso de creación. En primer lugar hay un proceso intelectual de
identificación de los documentos y a partir de él se genera la ordenación de los
documentos y su ubicación física.
La organización de archivos abarca todos los pasos del proceso administrativo, además
de los aspectos relacionados específicamente con la organización documental.
Las funciones relacionadas con la organización de archivos son:
1.- Trazar el camino que seguirá un documento al establecer su ciclo vital en los
archivos de Trámite, de Concentración e Histórico tomando en cuenta la utilización que
se hará de cada documento.
2.- Instrumentar el sistema de manejo de la documentación de acuerdo a sus
características.
3.- Establecer los controles necesarios y mantenerlos actualizados, así como
determinar las normas y procedimientos para su manejo.
4.- Diseñar un sistema para conservar la información en forma adecuada para mantener
los documentos disponibles y en condiciones de consulta.
5.- Diseñar una estructura orgánica que permita llevar a cabo todos los procesos con
líneas de comunicación adecuadas.
6.- Elaborar un inventario de necesidades en lo que se refiere a los recursos humanos,
financieros, materiales y técnicos. 38
FERNÁNDEZ AGUADO, Javier. Fundamentos de la organización de empresas: Breve historia del Management.
España: Narcea, 2006. Pág. 53. 39
BROWN, W. y Moberg, D. Teoría de la organización y la administración. Un enfoque integral. México: Limusa,
1990.
32
La organización documental tiene como objetivo contar con servicios que permitan y
garanticen el oportuno suministro de información, interna y externa, debidamente
organizada y analizada para alcanzar el mayor éxito en el proceso de toma de
decisiones.40 Su principal aportación consiste en que permite la localización inmediata
de la información que se requiere. La información interna es la que se genera dentro de
la institución a la que pertenece un Archivo; la externa es la que proviene del entorno en
el que se desarrolla dicha institución, y que se integra al Archivo a través de alguna de
las áreas que la integran. Un archivo tiene la responsabilidad de resguardar documentos que dan testimonio de la
actividad de la institución a la que pertenece en forma ordenada y mantenerlos en un
estado de conservación que permita su utilización. Además debe proporcionar
servicios de préstamo y consulta a sus usuarios en forma eficaz. Estos objetivos
tendrán mayores posibilidades de cumplirse si se cuenta con una organización de los
recursos y esfuerzos para aplicarlos de acuerdo a un procedimiento congruente y
encaminado al logro de los propósitos planteados.
Los archivos no deben verse como una bodega de papeles, sino como un centro de
información que aporte fortaleza a las instituciones. Se dice que la información es
poder, por eso los archivos deben asumir su papel de proveedores de información que
proporcionen coherencia y solidez a las instituciones.
Lamentablemente, en la actualidad existen archivos que se han constituido sin apego, y
aún sin conocimiento de la Teoría Archivística, los cuales no están en condiciones de
cumplir con sus funciones adecuadamente, ya que carecen de los procedimientos
básicos para proteger, resguardar y mantener disponible la documentación que
conservan, sin embargo permiten la posibilidad de rescatar información valiosa y
constituyen la base para la creación de archivos formales. Se constituyeron por la
necesidad de destinar un lugar al resguardo de la documentación que se genera por
parte de un municipio o cualquier tipo de organización, y alguien se ha dedicado a
cuidar que esos papeles no se pierdan. No podría decirse que es un Archivo, porque
carece de organización y no se desempeñan en él todas las funciones de acuerdo a
objetivos archivísticos, pero puede ser en un momento dado objeto de un diagnóstico
que determine sus necesidades como centro documental y se le dote de los
instrumentos e insumos requeridos para convertirse formalmente en un Archivo.
40
JAEN GARCÍA, Luis Fernando. El sistema nacional de información archivística: como modelo de unificación de
archivos. Costa Rica, Editorial UCR, 2006. Pág. 17. [en línea] [Consultado el 9 de octubre de 2012]. Disponible en:
http://books.google.com.mx/books?id=vfuyepxeMiMC&pg=PA87&dq=archivos+organizados&hl=es&ei=P1-
uTO6WNJS4sAPsypG3DA&sa=X&oi=book_result&ct=book-
thumbnail&resnum=3&ved=0CDIQ6wEwAjgU#v=onepage&q=organizaci%C3%B3n&f=false
33
Revisar la organización de un archivo es oportuno en cualquier momento, en especial
cuando hay modificaciones en la estructura o los procedimientos de la institución a la
que pertenecen o cuando a través de un Diagnóstico se ha detectado que hay
elementos que deben reestructurarse dentro de la organización del Archivo.
Para organizar el Archivo integralmente es conveniente analizar el funcionamiento de
sus procesos e identificar los aspectos susceptibles de una mejoría. Cada uno de ellos
constituye un objeto de estudio particular que a la vez interactúa con los demás
procesos. Por ello al mejorar uno de ellos, estamos influyendo en la mejoría del Archivo
en su totalidad. Cabe mencionar que este afán de avanzar hacia un mejor desempeño
no termina con la implementación de una medida correctiva, sino que es permanente ya
que el Archivo se encuentra constantemente en funcionamiento presentando nuevas
necesidades y posibilidades de acción.
Los Procesos archivísticos que se deben llevar a cabo y mantenerse en evaluación
continua son los siguientes:
a) Proceso de Recepción, Clasificación y Registro
1.- Recibir los documentos entregados por las diversas áreas. 2.- Revisar que la documentación recibida coincida con las relaciones de entrega. 3.- Registrar los documentos recibidos por fecha y área remitente. 4.- Efectuar la clasificación de los documentos atendiendo al Principio de Procedencia. 5.- Otorgar a los expedientes una clave interna que los ubique dentro del Fondo
documental para identificación.
b) Proceso de Expedientación 1.- Realizar la costura o encuadernación de los expedientes que lo requieran. 2.- Rotular los expedientes de acuerdo a su contenido.
3.- Integrar cajas de expedientes agrupándolos de acuerdo a su procedencia. 4.- Vigilar que los expedientes y cajas se encuentren clasificados conforme a la clave
interna otorgada por el área de Recepción y Clasificación.
5.- Definir la ubicación topográfica de las cajas dentro del Archivo. 6.- Registrar la ubicación asignada a los expedientes y cajas.
34
7.- Ubicar las cajas de expedientes en el lugar correspondiente. 8.- Supervisar las actividades de limpieza y fumigación efectuadas dentro del Archivo. 9.- Mantener actualizada la información sobre las unidades resguardadas en el Archivo. c) Proceso de Descripción Documental 1.- Elaborar el Cuadro de Clasificación Archivística estableciendo el Fondo, Subfondos,
Secciones, Series y Subseries que lo integran.
2.- Elaborar y mantener actualizado el Inventario General.
3.- Elaborar los Inventarios de Transferencia y Baja Documental. 4.- Elaborar y mantener actualizado el Catálogo de acuerdo a las normas en materia de
Archivo. 5.- Elaborar el calendario de caducidades. 6.- Elaborar y mantener actualizados los documentos descriptivos como Guía, Índice y
Registro. d) Proceso de Préstamo y Consulta 1.- Recibir solicitudes de préstamo de expedientes. 2.- Localizar los expedientes solicitados. 3.- Elaborar vales de préstamo estableciendo fechas de devolución. 4.- Entregar los expedientes a las áreas solicitantes recabando acuses de recibo. 5.- Controlar la devolución oportuna de expedientes de acuerdo a un calendario
específico.
6.- Registrar los préstamos y devoluciones por área solicitante.
7.- Realizar la recuperación de expedientes cuando las áreas excedan el término de
devolución.
8.- Efectuar la ubicación física de los expedientes devueltos. 9.- Recibir las solicitudes de consulta de expedientes en sala.
35
10.- Proporcionar los expedientes solicitados para consulta en sala. 11.- Registrar las consultas realizadas por área atendida.
e) Proceso de Valoración, Transferencia y Digitalización 1.- Efectuar la valoración primaria o secundaria de los expedientes que han concluido
su etapa activa o semiactiva de acuerdo al Calendario de Caducidades.
2.- Determinar el destino final de los documentos para proceder a su transferencia o
baja documental, en el caso de la valoración secundaria.
3.- Obtener la autorización oficial para remitir los documentos de Baja Documental a las
unidades encargadas de su destrucción.
4.- Elaborar actas de Baja Documental. 5.- Realizar la entrega de documentos de baja a las unidades encargadas de su
destrucción.
6.- Realizar la Transferencia de documentos a los Archivos de Concentración e
Histórico según corresponda. 7.- Seleccionar documentos para digitalización. 8.- Efectuar la digitalización de documentos. 9.- Elaborar y mantener actualizado el registro de documentos digitalizados.
f) Proceso de Diseño Normativo
1.- Establecer normas para la integración de expedientes de acuerdo a la legislación
vigente y las necesidades de las áreas productoras.
2.- Establecer las normas para la entrega de expedientes al archivo, así como las
relativas al préstamo y consulta de expedientes.
3.- Elaborar los formatos y procedimientos para la realización de los procesos
archivísticos.
4.- Realizar el diseño de las bases de datos y los registros manuales que se utilizan
dentro del Archivo.
36
5.- Capacitar a los responsables del manejo de documentos en las diferentes áreas de
la dependencia para que conozcan las normas y procedimientos aplicables y se difunda
la cultura archivística.
Desde el punto de vista organizacional, cada institución como grupo de trabajo con
recursos y objetivos definidos se considera un ser vivo. Desde esta óptica, el Archivo
como conjunto de documentos y como área encargada de la administración de ese
conjunto de documentos tiene una vida propia. Cada Archivo es único, a pesar de
compartir características procedimentales con los demás. Se creó en un momento
preciso y desde entonces se ha desarrollado de acuerdo a su propia historia, por lo que
tiene un futuro en perspectiva.
La Teoría Archivística nos aporta elementos para la evolución de los Archivos en
general, y la tarea del archivista consiste en tomar de la teoría lo que es aplicable al
caso particular que tiene bajo su responsabilidad. El entorno y las características
internas de cada acervo, sus componentes administrativos, el aquí y ahora de los
archivos, nos llevan a la aplicación de las normas y las teorías con resultados
específicos. En las próximas páginas se hará referencia al caso del Archivo General de
la Auditoría Superior de Michoacán en un esfuerzo por llevar a la realidad los preceptos
archivísticos en el contexto de la fiscalización del ejercicio presupuestal michoacano.
37
CAPÍTULO 3. LA INTEGRACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA
SUPERIOR DE MICHOACÁN.
Este capítulo incluye la información referente al desarrollo de las actividades dentro del
Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán, iniciando con los antecedentes
desde el año 2003 a 2008, y continuando con la descripción de las etapas de
funcionamiento del Archivo que inician con su creación en febrero de 2009.
En estos rubros se engloban los elementos que constituyen propiamente la memoria de
las experiencias en este proceso de creación y desarrollo del Archivo General de la
Auditoría Superior de Michoacán, hasta llegar a la situación actual.
Dentro de los antecedentes se describen las condiciones que se presentaban al
momento de su integración en lo que se refiere a los recursos humanos, financieros
materiales y técnicos. Posteriormente se hace referencia a las actividades realizadas en
relación a la organización funcional, organización documental, normatividad y
sistematización. En estos rubros se engloban los elementos que constituyen
propiamente la memoria de las experiencias en este proceso de creación y desarrollo
del Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán, hasta llegar a su situación
actual.
El caso de la Auditoría Superior de Michoacán se encuadra en el tipo de instituciones
en las que los documentos generados se conservaron sin conocimiento de las normas
archivísticas o de los procedimientos básicos para el registro, clasificación, ubicación,
préstamo, depuración o digitalización. Como muchas unidades documentales, se
trataba de un espacio sin las condiciones mínimas para el manejo de información y con
recursos muy limitados. En el momento en el que se decidió prestar al conjunto de
documentos una atención más apegada a la teoría archivística se inicia el proceso de
creación del Archivo, en el año 2009.
El principal problema que se tuvo que atender es el que se refiere a la
conceptualización del Archivo como unidad necesaria para el funcionamiento de la
institución. Anteriormente se le consideraba un área a la que se enviaban los
documentos inservibles, los muebles de desecho y los trabajadores con menor
capacidad de rendimiento, y que incluso no formaba parte oficialmente de una unidad
de mayor rango encargada de coordinarla. El cambio de esta imagen en la institución
ha sido difícil, y sólo se ha logrado a raíz del cambio de actitud de los trabajadores del
Archivo, y de la valoración de la importancia de su contribución a los objetivos de la
organización en su conjunto.
38
Para la elaboración de este capítulo se han utilizado como base escritos elaborados por
los trabajadores del Archivo General en las distintas etapas de su desarrollo como
unidad documental, reflexiones e inquietudes plasmadas en proyectos y fotografías,
además de trabajos escolares elaborados como parte de los cursos académicos de
diversas materias en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Se
recalca el hecho de que la instrumentación del Archivo General ha sido simultánea a la
de la formación profesional en la Licenciatura en Archivonomía, por lo que muchas de
las acciones implementadas responden a la aplicación de conocimientos adquiridos
dentro de la ENBA.
3.1 Problemas anteriores a la creación del Archivo General de la Auditoría
Superior de Michoacán Hasta el mes de abril de 2003 los documentos emitidos en cumplimiento de las
funciones de glosa no se encontraban concentrados en un mismo espacio. Al
constituirse la Auditoría Superior de Michoacán se le asignó un nuevo edificio en cuyo
estacionamiento se agruparon las cajas de documentos con que se contaba hasta
entonces, las cuales quedaron bajo la responsabilidad de la Dirección Administrativa,
denominada en esa época Subdelegación Administrativa.
No existía orden ni control, los expedientes se encontraban en el estacionamiento a
nivel de sótano que se inundaba ocasionalmente, en cajas de cartón de diversos
tamaños sin que se efectuara una clasificación o registro, por lo que su recuperación
era generalmente imposible; cuando era necesario consultar algún expediente, pocas
veces era posible localizado. No había anaqueles, las cajas estaban apiladas una sobre
otra y cerca de los transformadores de luz de alta tensión, en condiciones de descuido
total, en riesgo de incendio, inundación, robo, alteración y mal uso de la información
financiera, creando inclusive un peligro para los trabajadores de todo el edificio. La
FIGURA 5 muestra la vista exterior del edificio, en la que se aprecia la entrada al
estacionamiento a nivel de sótano, así como diversas cajas de expedientes al lado de
los medidores, fusibles de luz y un transformador de alta tensión.
39
FIGURA 5. CONDICIONES EXTERIORES E INTERIORES DEL SÓTANO EN QUE SE
UBICABAN LAS CAJAS DE DOCUMENTOS
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Condiciones exteriores e interiores del sótano en que se
ubicaban las cajas de documentos. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Marzo
de 2008. Técnica digital. Archivo del autor.
En el año 2007 el suscrito se integró a colaborar en el área administrativa de la
Auditoría Superior de Michoacán y también inició los estudios de la Licenciatura en
Archivonomía. Al conocer las condiciones de los documentos surgió el interés por
darles la atención que les corresponde como patrimonio documental y generar una
concientización de su importancia y utilidad para el cumplimiento adecuado de las
funciones que dan origen a la dependencia. La información es la columna vertebral de
una institución, es la base para la toma de decisiones y el desempeño de actividades,
por lo que era inconcebible que se le otorgara el lugar de menor importancia. Al hacer
comentarios en ese sentido al principio resultaba extraño, porque todos estaban
acostumbrados a mirar con desprecio esas cajas y parecía incongruente decir que eran
la parte más importante de la Auditoría. El interés que surgió en mi persona por
organizar esa documentación me llevó a plantear la necesidad de asignarle un lugar
adecuado insistentemente.
No había un Archivo, ni el menor interés por crearlo. Tampoco había una cultura de
cuidado y control de información trascendente a cargo de la Auditoría Superior, por lo
que las hojas no estaban foliadas ni cosidas. No existía dentro del organigrama una
unidad de Archivo y los documentos estaban bajo la responsabilidad del área
administrativa porque era la que tenía a su cargo el estacionamiento y porque sus
trabajadores de intendencia eran los que cargaban las cajas para apilarlas.
40
El hecho de que no existiera formalmente el Archivo traía como consecuencia que no
se contara con un profesional o un encargado con conocimientos para el manejo de la
información. Por esta causa los procesos archivísticos no solamente no se efectuaban,
sino que ni siquiera se conocían o se planteaban como una necesidad para la
dependencia. Las condiciones físicas en que se encontraba la documentación,
ilustradas en la FIGURA 6, ocasionaban el retraso en el cumplimiento de las funciones
de la ASM y diversos problemas en el desarrollo de las actividades prioritarias a su
cargo, que dependen de la información para estar en posibilidades de dar seguimiento
a las observaciones derivadas de las visitas de inspección del ejercicio del gasto, de
acuerdo al contenido de la Ley de Fiscalización Superior del Estado de Michoacán.
Los problemas observados se agrupan en las siguientes categorías:
ASPECTO FUNCIONAL
Falta de control del ejercicio presupuestal, ya que al no contar con acceso a los
documentos de antecedente no era posible dar un seguimiento adecuado a las
inconsistencias observadas.
Falta de cumplimiento de las funciones asignadas a la Auditoría Superior, que son
de importancia para el Estado porque se refieren al uso de los recursos destinados a las
obras y al funcionamiento en general de las dependencias públicas que brindan
servicios a la sociedad michoacana.
ASPECTO DOCUMENTAL
Falta de personal con preparación archivística que instrumentara las medidas
necesarias para el cuidado, resguardo y conservación de documentos.
No se llevaban a cabo los procesos que son indispensables para mantener los
documentos en condiciones de disponibilidad para dar servicio a los usuarios.
Falta de interés de los servidores públicos por mantener su información en
condiciones adecuadas porque al final quedaría en el olvido sin generar
consecuencias.
Extravío de documentos, ya que en cualquier momento se podían extraer de las
cajas los expedientes.
Pérdida de expedientes, porque cuando llegaban a haber inundaciones, los
expedientes mojados se desechaban. Adicionalmente las cajas contenían hojas
sueltas y en ocasiones quedaban abiertas con la consecuente pérdida de
documentos.
Posibilidad de alteración o mutilación de documentos, ya que se encontraban en un
lugar donde no había vigilancia.
41
ASPECTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD
Peligro para los trabajadores que laboraban en el edificio de la Auditoría Superior de
Michoacán, ya que las cajas con documentos se encontraban al lado de las
instalaciones eléctricas y un corto circuito podría ocasionar un incendio de grandes
dimensiones.
Falta de higiene ya que las condiciones del estacionamiento hacían propicia la
presencia de roedores, hongos, insectos y otras plagas.
Aspecto de descuido y suciedad en el estacionamiento de una institución pública,
desvirtuando la imagen de aseo y transparencia que se debería reflejar la Auditoría.
Incomodidad para las maniobras en el estacionamiento por la presencia de una
cantidad creciente de cajas que se convirtieron en un estorbo con mal aspecto.
FIGURA 6. IMÁGENES DEL ESTACIONAMIENTO EN EL QUE SE ALMACENABAN
LAS CAJAS DE EXPEDIENTES
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Imágenes del estacionamiento en el que se almacenaban las
cajas de expedientes. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Marzo de
2008. Técnica digital. Archivo del autor.
En las actividades laborales se presentan ocasionalmente circunstancias que no están
contenidas en ningún plan, sino que surgen de manera coyuntural y abren
oportunidades inesperadas. No podemos basar nuestros proyectos en la esperanza de
que esas situaciones se presenten, pero debemos contar con ideas organizadas y estar
listos para ponerlas en práctica aprovechando esos momentos que de pronto surgen y
nos ponen en posibilidades de ejecutarlas.
Después de haber insistido durante meses en la necesidad de contar con un espacio
adecuado y de haber elaborado por escrito diversos proyectos que justificaban este
42
requerimiento basado en carencias reales de la dependencia, un buen día se presentó
la posibilidad de contar con un inmueble donde ubicar los documentos. En ese
momento se apreció la utilidad de haber realizado previamente la sensibilización y la
fundamentación del problema. Se conjugaron los recursos presupuestales, la voluntad
institucional, la exposición de argumentos verbales y escritos ante las autoridades y el
disgusto de los funcionarios por el aspecto del estacionamiento. No sabremos cuáles de
estos elementos predominaron, pero el resultado fue el más conveniente para los
documentos, sin importar los motivos en los que se basó la decisión.
Así fue como en el año 2008 se rentó una casa cercana al edificio de la Auditoría para
concentrar los documentos sin que se establecieran aún métodos archivísticos para su
manejo (FIGURA 7). Se trasladaron más de 4 mil cajas que no cabían en las salas
interiores, por lo que algunas quedaron a la intemperie (FIGURA 8). Se trataba en su
mayoría de cajas de archivo de tamaño grande, y también había cajas de jabón o de
huevo con un volumen y peso que las hacían poco manejables. En el mismo inmueble
se ubicó el área encargada de la elaboración de hojas de servicio a los trabajadores.
FIGURA 7. FACHADA DEL INMUEBLE DEL ARCHIVO
EN 2008
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Fachada del inmueble
del Archivo en 2008. De la Serie Archivo General ASM. Morelia,
Michoacán, México. Junio de 2008. Técnica digital. Archivo del
autor.
FIGURA 8. CAJAS DE
EXPEDIENTES EN EL
PATIO FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor
Manuel. Cajas de expedientes
en el patio. De la Serie Archivo
General ASM. Morelia,
Michoacán, México. Agosto de
2008. Técnica digital. Archivo
del autor.
43
A principios de 2009 se enviaron al Archivo Histórico del Congreso del Estado la
mayoría de las cajas que se identificaron como anteriores a 2005. Los documentos se
enviaron al Archivo Histórico para su custodia, pero no para su destrucción debido a
que no se había llevado a cabo su valoración de acuerdo a la normatividad archivística,
ni se había elaborado un inventario de transferencia. Si se hubiera contado con los
recursos humanos y técnicos necesarios además de una base procedimental para
realizar este trabajo, las acciones pudieron haberse apegado a la teoría, sin embargo
las condiciones que prevalecieron en esos momentos eran muy lejanas a las ideales.
En apego a la Teoría Archivística, debió haberse llevado a cabo una valoración en la
que se consultara el calendario de caducidades y se determinara si los documentos
cuya etapa semiactiva había concluido contenían valores evidenciales, testimoniales o
informativos. Posteriormente, deberían haberse elaborado dos tipos de inventario: Uno
de transferencia al Archivo Histórico, integrando los documentos con valores
secundarios; y uno de baja documental que incluyera aquellos que carecieran de esos
valores.
Sin embargo, la teoría y la normatividad quedaron sin aplicarse ya que no existía
calendario de caducidades, no había un inventario de cajas de documentos, ni mucho
menos de su contenido, además de que hubiera sido necesario que cuatro personas
que estaban encargadas del manejo de documentos sin preparación profesional, sin
recursos y sin motivación hubieran revisado e inventariado los expedientes que estaban
dentro de alrededor de mil quinientas cajas.
El procedimiento de selección de cajas para entrega al Archivo Histórico estuvo a cargo
del personal de intendencia, el cual se encargó de que las cajas marcadas con los años
2005 o anteriores se colocaran en un camión que las llevó al Archivo Histórico y las
dejó ahí sin inventario ni acuse de recibo durante la ausencia del Director de ese
Archivo.
El traslado se realizó de una manera irresponsable, con total falta de apego a la
normatividad aplicable. El personal encargado del trabajo no fue el idóneo, el método
fue injustificable, y posteriormente se han presentado consecuencias de esas acciones
porque se perdió totalmente el acceso a la información que esos expedientes
contienen.
Después de entregar las cajas al Archivo Histórico, se comisionó a uno de los
trabajadores que habían tenido contacto con los documentos para que se dedicara a
hacer una relación de los expedientes reubicados, sin embargo esta comisión no se
concluyó, por lo que hasta la fecha no se cuenta con el inventario de los documentos
transferidos.
44
ESPACIOS.
En enero de 2009 quedaron bajo resguardo del Archivo de la Auditoría alrededor de dos
mil quinientas cajas con documentos de 2005 a 2008 y algunos anteriores. Se requería
iniciar la implementación de los procesos archivísticos que deberían desarrollarse en los
siguientes meses.
Las cajas se ubicaron en los diferentes cuartos del inmueble, habilitando como salas
documentales las recámaras, la estancia, los pasillos, los baños, la cocina y el cuarto de
lavado, como se ilustra en la FIGURA 9.
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Habilitación de salas documentales en diversos espacios. De la
Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Enero de 2009. Técnica digital. Archivo del
A partir del mes de febrero del mismo año inició propiamente la creación del Archivo,
con las acciones que se presentan en el próximo apartado.
3.2 Creación del Archivo Hasta antes del traslado de las cajas de documentos al nuevo inmueble, nadie
consideraba la posibilidad de recuperar alguno de los documentos enviados al
estacionamiento, porque cuando por alguna razón se solicitaba alguno, era
prácticamente imposible localizarlo por las condiciones de desorganización en las que
se encontraban. Se trataba básicamente de expedientes de años anteriores que
tendrían una consulta sumamente esporádica. Los trabajadores de las distintas áreas
FIGURA 9. HABILITACIÓN DE SALAS DOCUMENTALES EN DIVERSOS ESPACIOS
45
conservaban los documentos que podrían ser necesitados más adelante en los pasillos
cercanos a sus escritorios.
Al momento de contar con un inmueble destinado al resguardo de documentos, las
autoridades de la Auditoría comenzaron a dar indicaciones de que ya no debería de
haber cajas de documentos en los pasillos o en las oficinas de trabajo, en virtud de que
ya se contaba con el espacio destinado a resguardarlas. Los trabajadores no estaban
de acuerdo en enviar al Archivo las cajas de documentos que podrían requerir
posteriormente, porque sabían que una vez que las entregaran se iban a perder en el
mar de papeles que se conservaban sin ningún registro que les hiciera albergar
esperanzas de recuperarlos. Ante tales circunstancias, se decidió nombrar a un
responsable del Archivo, con el encargo de organizar y mantener disponible la
documentación existente y la que sería recibida posteriormente.
En estas circunstancias surgió en febrero de 2009 el nombramiento del suscrito como
Responsable del Archivo, tomando en cuenta el interés por las labores archivísticas que
había demostrado como consecuencia de los estudios iniciados en la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía. También es posible que esa designación haya
obedecido a que nadie más se hubiera hecho cargo de tal responsabilidad sin recibir
remuneración adicional, y al rechazo de los demás trabajadores a colaborar en el
Archivo, que era considerado un espacio indeseable. El trabajo archivístico era visto
como algo denigrante a juicio del personal de la Auditoría, al grado de que el personal
de intendencia prefería limpiar baños que ordenar cajas de Archivo.
¿Cómo responder al compromiso del manejo de tantos documentos? En el Archivo se
contaba con una cantidad aproximada de dos mil metros lineales de documentos, que
se encontraban en cajas grandes, de las que se utilizan para empacar huevo o diversas
mercancías para venta de mayoreo. Los papeles que contenían no estaban
relacionados ni cosidos, algunos venían en carpetas de argollas, engargolados, sobres
o folders, pero muchos más estaban en atados, unidos con ligas, o incluso sueltos. Está
por demás decir que tenían alacranes y hasta tarántulas, además de ácaros y toda la
fauna que es producida por la humedad, ya que llevaban varias inundaciones ocurridas
cuando estuvieron en el estacionamiento a nivel de sótano. No se podía decir ni
siquiera cuántos expedientes eran, así que mi responsabilidad podría ser infinita.
El desconocimiento de la importancia de los documentos, la falta de aprecio por la
información o quizá la intención de que los datos no fueran accesibles, pudieron haber
influido en las condiciones deplorables en las que se encontraban los expedientes. Esta
situación generaba por supuesto peligro para los trabajadores encargados de manipular
las cajas, por el riesgo de picaduras, infecciones, alergias, etc. Otro peligro inminente
era la obstrucción el trabajo de fiscalización, ya que las observaciones al manejo
46
indebido de los recursos deben fundamentarse en documentos, y si éstos no son
localizables, es fácil desvanecer las responsabilidades en las que se hubiere incurrido.
¿Cómo responder a las necesidades del manejo documental? Esos escritos requerían
de muchas clases de tratamiento para proceder a su limpieza, expurgo, costura,
clasificación, registro, ubicación, resguardo, etc. No se contaba con recursos humanos,
financieros, materiales, técnicos ni normativos que contribuyeran a la organización de
todos esos documentos y los muchos que llegarían a partir de entonces para desocupar
los pasillos y oficinas del edificio principal.
¿Cómo responder a las necesidades de los usuarios? El personal de las distintas áreas
de la Auditoría entraría en contacto con un Archivo apenas en su proceso de creación e
inmediatamente sería necesario recibir y prestar documentos que estaban totalmente
desordenados. No existían lineamientos ni formatos para regular la prestación de
servicios de entrega y recepción de documentos.
Pero por otra parte, ¿Cómo dejar que los problemas continuaran sin intentar
resolverlos?
Antes de establecer un camino para atender las necesidades de Archivo y sus usuarios,
fue necesario determinar cuáles eran los aspectos más apremiantes que requerían
solución. Se realizó un diagnóstico somero, pues dadas las circunstancias no había
tiempo para diseñar instrumentos muy elaborados o realizar un análisis metódico. Se
identificaron las tareas que resultaban prioritarias y se incluyeron en un programa de
trabajo que también contenía datos sobre los recursos urgentes. Aunque con carencias
en cuanto a recursos humanos y materiales y sin recursos financieros directos, se inició
la implementación de actividades como limpieza, clasificación, costura y ubicación
topográfica de expedientes.
Era indispensable contar con un Cuadro General de Clasificación Archivística de
acuerdo al cual se diera ubicación a los expedientes. Este instrumento se fue
configurando sobre la marcha, y ha sido la columna vertebral de la organización
documental. Es el elemento fundamental para la clasificación y ubicación de
expedientes, y también es un medio muy valioso para la capacitación porque a través
de él los trabajadores pueden comprender y aplicar la ordenación de expedientes. De
febrero a mayo de 2009 la mayoría de los expedientes continuaban en cajas grandes
aunque ya era más fácil identificar el lugar donde se localizaban. Se les dio acomodo
clasificándolas por año, municipio y serie, conforme al Cuadro General de Clasificación,
como lo muestra la FIGURA 10, lo que permitió tener elementos de orden y control que,
aún cuando eran insuficientes, constituyeron un avance considerable.
La prioridad del Archivo ha sido brindar servicio a las áreas internas de la Auditoría, ya
que de él depende el cumplimiento de sus funciones. En ese periodo se logró
47
proporcionar expedientes en préstamo a las áreas solicitantes el mismo día en que lo
solicitaban.
FIGURA 10. UBICACIÓN DE DOCUMENTOS DE ACUERDO AL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Ubicación de documentos de acuerdo al Cuadro General de
Clasificación Archivística. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Marzo de
2009. Técnica digital. Archivo del autor.
En mayo de 2009 el contrato de renta se venció y el Archivo se trasladó a un inmueble
más amplio localizado en la calle Isidro Huarte No. 675 Col. Centro, Morelia, Mich.,
ilustrado en la FIGURA 11, en donde fue posible distribuir los documentos clasificados
en salas de acuerdo a sus características. Los trabajos previos que ya presentaban
avances en la clasificación de las cajas fueron muy útiles, porque desde el inicio de la
ocupación del nuevo espacio fue posible realizar una ubicación apropiada (FIGURA 12).
Este cambio representó una mejora en las condiciones de los documentos, ya que el
inmueble anterior era más pequeño y tenía humedad. En el actual edificio del Archivo
hay mayor ventilación e iluminación, lo que también resultó benéfico para los
trabajadores.
48
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Aspecto del nuevo inmueble antes de ser ocupado. De
FIGURA 11. ASPECTO DEL NUEVO INMUEBLE ANTES DE SER OCUPADO
la
Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Mayo de 2009. Técnica digital. Archivo del
autor.
FIGURA 12. UBICACIÓN DE EXPEDIENTES EN DISTINTAS SALAS
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Ubicación de expedientes en distintas salas. De la Serie
Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Julio de 2010. Técnica digital. Archivo del autor.
A lo largo del tiempo que ha transcurrido desde entonces, se han realizado distintas
acciones que se describen en los siguientes apartados, y constituyen la memoria de las
experiencias de trabajo en la implementación y desarrollo del Archivo General de la
Auditoría Superior de Michoacán.
49
3.3 Gestión de los Recursos La Gestión de los Archivos está íntimamente ligada a la gestión de sus recursos. La
falta de medios es un problema al que tradicionalmente se han enfrentado los archivos
y los archiveros, y es común pensar que en nuestra profesión debemos acostumbrarnos
a trabajar con carencias a causa de la falta de atención presupuestal que se presta a
las unidades documentales. En realidad este aspecto es uno de los principales retos
que se presentan, por lo que el término de Gestión de Recursos se aplica a la
optimización en el uso de los medios disponibles y a la capacidad de obtención de
nuevas dotaciones, así como a lograr que cada aportación se refleje en un avance
notorio que sirva como base para nuevas solicitudes.
En este apartado se realiza la descripción de los recursos humanos y materiales con los
que se ha contado a lo largo de la instrumentación de los procesos archivísticos, así
como la problemática que se ha tenido que enfrentar en relación a estos insumos. En
cuanto a los recursos financieros, no se cuenta con ellos ya que el manejo del
presupuesto se encuentra centralizado por el Congreso del Estado, y ni siquiera la
Auditoría Superior de Michoacán tiene autonomía en sus gastos, por lo que el Archivo
se encuentra muy restringido en este campo.
También se incluye una descripción de la organización interna del Archivo y de los
aspectos de planeación que se han desarrollado dentro del Archivo.
3.3.1 Recursos humanos. Al inicio del funcionamiento formal del Archivo, se contaba con cinco personas además
del Responsable o Encargado. Se trataba de tres elementos contratados formalmente y
dos prestadores de Servicio Social, que en esas fechas concluyeron su función. Uno de
ellos permaneció colaborando, esperando tener la oportunidad de ser contratado
posteriormente. De los trabajadores adscritos formalmente, dos de ellos solicitaron su
cambio de adscripción poco tiempo después. Las necesidades del Archivo hacían
necesario un gran esfuerzo para pasar por las etapas que se han ilustrado de la Figura
7 a la 13, y es difícil contar con personal dispuesto a contribuir en tareas que exigen un
trabajo físico e intelectual cotidiano.
Se integró al equipo de trabajo un colaborador más, que provenía del Área
Administrativa y mostró gran interés y capacidad de organización. También llegaron
nuevos prestadores de Servicio Social, cuya juventud y entusiasmo se reflejaron en el
trabajo positivamente (FIGURA 13).
50
FIGURA 13.- PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL DESARROLLANDO SUS
ACTIVIDADES
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Prestadores de Servicio Social desarrollando sus
actividades. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Julio de 2010. Técnica
digital. Archivo del autor.
Otros trabajadores contratados por la ASM llegaron por temporadas al Archivo, sin
embargo han durado poco tiempo en el servicio por diversas razones. La planta de
recursos humanos que ha sido permanente se compone por uno de los trabajadores
que estaban desde el principio y el que llegó poco después, además de los prestadores
de Servicio Social que han continuado sus funciones en vista de que se les asignó una
ayuda económica ya que las contrataciones son muy limitadas. El encargado sigue
siendo el mismo hasta la fecha.
Una carga de trabajo muy importante se encuentra bajo la responsabilidad de los
jóvenes que hace años iniciaron como prestadores de Servicio Social y han continuado
colaborando aunque su situación laboral es irregular e inestable, ya que se les
proporciona una remuneración simbólica sin prestaciones sociales ni antigüedad en el
empleo. El personal contratado formalmente en la actualidad es de 4 personas, dos de
ellas con escolaridad de nivel primaria, uno más tiene nivel de licenciatura y se
encuentra a cargo del área de Organización Documental, y uno más es quien esto
escribe, con la encomienda de ser encargado del Archivo y estudios concluidos de
Licenciatura en Archivonomía en proceso de titulación. Se ha logrado que los
trabajadores en general se involucren en el proyecto y se sientan orgullosos de formar
parte del Archivo. Necesitamos a más trabajadores pero no podemos dejar de apreciar
el mejoramiento de los recursos humanos a medida que se avanza en el proyecto, y va
surgiendo entre ellos una inquietud por lograr mayores aprendizajes en el campo de la
Archivonomía, así como una satisfacción por los avances alcanzados.
51
3.3.2 Recursos materiales. En las oficinas estatales es común la carencia de recursos suficientes para la prestación
del servicio, sobre todo tratándose de un espacio de reciente creación al que fueron
asignados algunos muebles que habían desechado otras áreas. En un principio de
contaba con una computadora muy rudimentaria, un diablo para trasladar los
documentos, algunos anaqueles que se estaban cayendo, 2 escritorios, 3 mesas y 5
sillas. En la actualidad no tenemos mucho más que eso, sin embargo se han recibido
regularmente dotaciones de anaqueles para ubicar los expedientes en las distintas
salas.
En términos generales, el mobiliario y equipo que se recibe en el Archivo ha sido
previamente usado y desechado por otras áreas. El equipo de cómputo con que se
cuenta actualmente consta de 3 computadoras que estaban destinadas a darse de baja,
una en buenas condiciones de uso y un servidor con amplia capacidad en el que se
encuentra instalada la Base de Datos, al cual lamentablemente no se le realiza el
mantenimiento que requiere. En múltiples ocasiones se ha solicitado equipo que
permita la captura de información de manera más efectiva, ya que las computadoras
son muy lentas y por esa causa el inventario se encuentra rezagado, así como los
demás procesos que requieren de un trabajo simultáneo. Sin embargo, como se ha
comentado anteriormente el Archivo no es considerada como un área prioritaria dentro
de la Auditoría, a pesar de que su funcionamiento es fundamental para la realización de
actividades de las demás áreas. Por otra parte, el abastecimiento de equipos depende
de la Dirección de Informática, que considera innecesaria su asignación al Archivo.
Por lo que se refiere al resto de los recursos materiales, después de haber hecho
patente en forma verbal y escrita en múltiples ocasiones las necesidades del Archivo,
se ha llevado a cabo la dotación de anaqueles, se cuenta con una engargoladora, un
scanner y una motocicleta con cabina para transportar los expedientes, que antes se
hacían llegar a los usuarios por medio de un diablito de carga, sin contar con
condiciones básicas de seguridad para el personal y los expedientes. (FIGURAS 14 y
15). Cabe señalar que la adquisición de la motocicleta se realizó a raíz de que la
FIGURA 14 circuló por las oficinas del Congreso del Estado y de esa forma se logró
sensibilizar a los responsables de la autorización de compras para que tomaran
medidas al respecto.
52
No se consideran suficientes los recursos materiales como mobiliario y equipo. Los
anaqueles ya están llenos, por lo que actualmente se están insertando charolas para
aprovechar más el espacio de cada anaquel. Como consecuencia es necesario
modificar la base de datos porque se altera la ubicación topográfica. Aún con este
esfuerzo, en pocas semanas los anaqueles se habrán llenado por completo y se
requiere la adquisición de otros. Adicionalmente el espacio de la casa ya está saturado.
FIGURA 14. TRASLADO DE DOCUMENTOS EN UN DIABLITO DE CARGA
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Traslado de documentos en un diablito de carga. De la
Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Febrero de 2010. Técnica digital. Archivo
del autor.
FIGURA 15. MOTOCICLETA CON CABINA PARA EL TRASLADO DE
DOCUMENTOS
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Motocicleta con cabina para el traslado de documentos. De
la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Junio de 2011. Técnica digital. Archivo del
autor.
La necesidad de conservar los documentos durante 12 años obliga al Archivo a seguir
recibiendo expedientes sin hacer una depuración que desocupe espacio, ya que las
fechas no se han cumplido.
Se ha propuesto la adecuación de nuevos espacios en el inmueble aprovechando el
patio trasero, que permitiría acondicionar otras salas que albergaran el material que
está por recibirse hasta que llegue el tiempo de iniciar la depuración del archivo, al
53
cumplirse 12 años después de que se cerraron los expedientes de 2006. A partir de ese
momento la depuración será un proceso anual que permitirá desocupar espacios para
la recepción de la documentación reciente.
En lo que toca al equipo de cómputo, se requieren más computadoras para aprovechar
la capacidad del servidor y el programa que tiene instalado. En cuanto a la red, su
capacidad es muy limitada porque se cuenta con un modem para uso doméstico. La
inversión necesaria para atender este problema es mínima, sin embargo no se destinan
recursos de ningún tipo a su solución.
Frecuentemente se plantean las necesidades de insumos ante las autoridades de la
Auditoría Superior de Michoacán, pero es muy esporádica la atención que se presta al
área de Archivo. Se ha logrado una concientización de la importancia del Archivo, que
aún no se refleja en el abasto de recursos por las razones políticas y presupuestales
que limitan en general el trabajo de la dependencia.
3.3.3 Organización y Planeación del Archivo General. La gestión de recursos abarca también la organización interna, que se compone por la
distribución orgánica de las áreas que integran el Archivo, así como los programas de
trabajo que se elaboran y ejecutan.
Como se ha señalado anteriormente, al momento de la creación del Archivo solamente
se consideraba el resguardo de documentos de uso esporádico, que eran los que se
encontraban anteriormente en el estacionamiento Por esta razón se conceptualizó
como Archivo de Concentración, ya que las áreas de la ASM conservaban sus
documentos de uso continuo en cada oficina, como Archivos de Trámite, y los
documentos con mayor antigüedad se habían trasladado al Archivo Histórico del
Congreso del Estado.
Posteriormente comenzaron a integrarse al Archivo documentos de reciente creación y
uso cotidiano a causa de las instrucciones de desocupar los pasillos de las oficinas, de
manera que se empezaron a recibir en el Archivo documentos que corresponden al
Archivo de Trámite.
Diversas áreas de la Auditoría cuentan con espacios muy limitados, y por esta razón las
cajas de documentos se ubicaban en lugares inconvenientes que por una parte
ocasionaban incomodidad para los trabajadores y por otra propiciaban que los
documentos estuvieran en riesgo de perderse. La instrucción de depositar todos esos
documentos bajo resguardo del Archivo aún cuando se requiere su consulta frecuente,
puede observarse como una medida que afecta el trabajo diario porque es necesario
solicitar los expedientes y desplazarlos hacia el edificio; sin embargo también puede
54
apreciarse que por el bien de los documentos es mejor que se encuentren bajo custodia
del Archivo porque de esa forma se encuentran más seguros, ya que al momento de su
recepción quedan registrados, es decir que esos expedientes ya son considerados
formalmente como documentos integrados, lo cual evita que se pierdan o mutilen,
además de que se controla su préstamo, quedando una constancia de las fechas y
responsables de su consulta. Esto aporta mayor certeza al manejo documental.
En el transcurso de este tiempo, se cuenta ya con documentos que están por concluir
su etapa semiactiva, que deberán ser sometidos a una valoración secundaria y podrían
integrarse a un espacio dentro del mismo Archivo que se considerara Histórico por la
antigüedad y los valores de los documentos que conserva.
En el Archivo Histórico del Congreso se conservan principalmente las Actas de las
Sesiones de las diversas Legislaturas, así como las leyes y la información en la que se
fundamenta su contenido. Por esta razón se ha considerado la conveniencia de
conservar la información contable con valor histórico en el Archivo de la ASM.
La naturaleza de los documentos resguardados hizo necesario que el Archivo,
inicialmente considerado Archivo de Concentración, cambiara su estructura y
denominación por la de Archivo General, en virtud de que resguarda la mayoría de los
documentos existentes en la Auditoría Superior de Michoacán por razones de espacio.
El edificio principal de la Auditoría no cuenta con la capacidad para el manejo de los
documentos de uso continuo, por lo que las áreas internas los transfieren al Archivo, y
los solicitan frecuentemente ya que se trata de documentos que requieren para el
desempeño de sus funciones diarias. En este sentido, se considera un Archivo de
Trámite, ya que se reciben y prestan documentos con antigüedad menor a 2 años que
se encuentran en etapa activa y se requieren para la realización de las actividades
diarias a cargo de las diversas áreas de la Institución. Por otra parte, los documentos
deben ser resguardados por un periodo de 12 años, de acuerdo a lo establecido por el
Artículo 13 de la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán,
por lo que aquellos que tienen una antigüedad mayor a 2 años se conservan para
consultas esporádicas porque son antecedente de las acciones de seguimiento o
atención de procesos judiciales. Estos expedientes semiactivos constituyen el Archivo
de Concentración. Una vez cumplido este periodo de 12 años se realiza una valoración
para determinar los casos en que procede su conservación como Archivo Histórico, que
podrá ser consultado por público ajeno a la Auditoría para efectos de investigación
histórica.
Los tres Archivos se encuentran dentro de un mismo espacio físico, y cada uno de ellos
se maneja de acuerdo a las normas establecidas por la teoría archivística para su
resguardo y custodia.
55
Las características de este acervo encuadran con el concepto de Archivo General
considerando lo establecido el Instructivo para la elaboración de la Guía Simple de
Archivos, que establece:
“Existen unidades administrativas que integran las unidades de archivo de trámite,
concentración e históricos en una misma unidad de depósito denominado archivo
central, archivo general, etc.” 41
En cuanto a la estructura orgánica del Archivo, se han tomado en cuenta los
planteamientos de Vicenta Cortés y Antonia Heredia (FIGURA 16) para generar el
diseño funcional que considera tres áreas globalizadoras. Estas autoras exponen las
mismas funciones con palabras similares.
FIGURA 16. FUNCIONES ARCHIVÍSTICAS MENCIONADAS POR VICENTA CORTÉS
Y ANTONIA HEREDIA AUTORA FUNCIÓN 1 FUNCIÓN 2 FUNCIÓN 3
Vicenta Cortés42 Recoger Custodiar Servir
Antonia Heredia43 Recepción Conservación Servicio
FUENTE: ZEPEDA Arias, Héctor Manuel. México, 2010.
De acuerdo a estas tres funciones, se estructuró un organigrama de tipo funcional que
cuenta con las áreas de Recepción, Organización Documental y Préstamo y Consulta,
de acuerdo al esquema incluido en la FIGURA 17. 41
Archivo General de la Nación. Instructivo para la elaboración de la guía simple de archivos. México: Archivo
General de la Nación. Sin fecha. Pág. 15. 42
CORTÉS. Vicenta en: ISLAS Pérez, María Estela. La archivística en México. México: Benemérita Universidad de
Puebla, 2003. p. 63. 43
HEREDIA, Antonia en: ISLAS Pérez, María Estela. La archivística en México. México: Benemérita Universidad de
Puebla, 2003. p. 63.
56
ACTIVIDADES REVISAR CLASIFICAR EXPURGAR COSER REGISTRAR POR SECCIÓN, SERIE Y SUBSERIE CAPTURAR EN BASE DE DATOS ETIQUETAR ELABORAR DOCUMENTOS DEDCRIPTIVOS UBICAR TOPOGRÁFICAMENTE LOCALIZAR EXPEDIENTES PARA PRÉSTAMO UBICAR EXPEDIENTES DEVUELTOS
ACTIVIDADES RECIBIR SOLICITUDES SOLICITAR LOCALIZACIÓN DE EXPEDIENTES ELABORAR VALE DE PRÉSTAMO REGISTRAR PRÉSTAMO O CONSULTA TRASLADAR ENTREGAR RECUPERAR REINTEGRAR EXPEDIENTES DEVUELTOS REGISTRAR DEVOLUCIÓN
FIGURA 17. ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA ASM
ÁREA DE RECEPCIÓN
ACTIVIDADES RECOGER RECIBIR COTEJAR REGISTRAR POR FECHA Y PROCEDENCIA VERIFICAR LIMPIEZA Y FUMIGACIÓN
FUENTE: ZEPEDA Arias, Héctor Manuel. México, 2012. Para integrar este esquema organizacional se hizo un listado de las funciones que se
realizan en el Archivo y se vincularon con las áreas a las que corresponden de acuerdo
a la teoría archivística. El organigrama refleja las actividades básicas del Archivo
General y se complementa con otras actividades de tipo normativo y prospectivo tales
como diseño de lineamientos, capacitación, valoración, digitalización y depuración, que
aún no se llevan a cabo en forma cotidiana pero no deben olvidarse si planteamos un
funcionamiento a futuro, cuyas bases se van fincando en la actualidad. La Planeación
nos ayuda a trazar caminos hacia lo que deseamos llegar.
La intención de contar con un diagrama de organización no es la de distribuir funciones
exclusivas a cada miembro del equipo, sino la de integrar gráficamente lo que hay que
hacer para no descuidar ninguna de las áreas prioritarias.
La asignación de los recursos humanos a cada una de estas áreas y actividades es
aleatoria, de acuerdo a las necesidades que se consideran prioritarias en los distintos
ARCHIVO GENERAL
ÁREA DE ORGANIZACIÓN ÁREA DE PRÉSTAMO Y DOCUMENTAL CONSULTA
57
momentos. De acuerdo a la experiencia se ha comprobado la conveniencia de
mantener a un responsable de cada una de las áreas y asignar al resto del personal en
tareas de apoyo al área que más lo requiera. Cabe mencionar que existen ocasiones en
las que todos los integrantes se concentran en una sola tarea cuando así se considera
necesario.
En el año 2009, al igual que ahora, en la dependencia no existía un proceso de
planeación anual en el que se contemplaran las necesidades para el próximo ejercicio,
pero sí había el requerimiento de presentar informes mensuales de actividades. El
Archivo no había participado hasta entonces en ese control de avances pero se integró
al sistema de seguimiento y eso permitió que se contara con cifras de expedientes
recibidos, prestados, recuperados, cosidos, etc. Los instrumentos de programación y
control son herramientas útiles para observar las condiciones y necesidades reales, y a
través de ellos se abrió la posibilidad de insistir en el abasto de recursos para poder
lograr mayores avances. También se detectaron los principales problemas técnicos y
normativos que obstaculizaban el trabajo archivístico, ya que no existía un registro de
personal autorizado para consultar expedientes, ni un procedimiento que estableciera
las formalidades que deberían cubrirse para el préstamo de documentos.
Se mantuvo comunicación continua con las autoridades de la ASM y se demostraron
avances significativos en la capacidad de organización documental y prestación de
servicios archivísticos. Estos factores fueron abriendo espacios para que el Archivo se
hiciera presente como un área proveedora de información para el desempeño de las
funciones de fiscalización. Los recursos humanos y materiales no han aumentado al
ritmo que se requiere, pero al menos ha existido la posibilidad de hacer planteamientos
al respecto. Por lo que se refiere a los recursos técnicos, en ocasiones se ha dado
impulso al Archivo mediante la apertura de espacios de participación en reuniones con
los titulares de diversas áreas para implementar elementos normativos y organizar los
mecanismos de atención a usuarios.
La Planeación es básica para que los recursos y esfuerzos realizados por el equipo de
trabajo se conjuguen adecuadamente para el logro de objetivos. En el año 2010 se
realizó un diagnóstico detallado de los recursos existentes y necesarios, así como de
las funciones en proceso y pendientes de realización. Con esa base se elaboró un plan
de acción de mediano plazo que se ha ido cubriendo por etapas. Se elabora
anualmente un Programa de Trabajo que incluye el desarrollo de las tareas básicas del
Archivo, mencionadas en el organigrama. Adicionalmente se realizan otras acciones,
como las reuniones con otras áreas para la elaboración de lineamientos o para
establecer diversos acuerdos, y el desarrollo de documentos prospectivos que sirven de
guía para mantener un rumbo definido. El programa de trabajo tiene un carácter interno,
ya que no se toma en cuenta para efectos presupuestales ni se integra a un Programa
General de la ASM.
58
3.4 Instrumentación y Desarrollo de Procesos Archivísticos Los procesos a cargo del Archivo General se han instrumentado tomando en cuenta la
Teoría Archivística y considerando la situación particular de esta Unidad Documental.
Se toman como base las funciones primordiales que dieron origen a la estructura para
conformar los procesos que se describen a continuación, indicando los instrumentos
que se han diseñado, las normas establecidas, las principales dificultades para su
implementación y las características de desarrollo actual de cada uno de ellos.
3.4.1 Proceso de Recepción y Registro La responsabilidad del Archivo General respecto de los documentos se inicia al
momento en que son recibidos formalmente, por esta razón ha sido necesario
establecer normas para la recepción de documentos. Como se ha mencionado
anteriormente, en el momento de la creación del Archivo no existía un inventario ni
ningún elemento que pudiera dar cuenta del volumen o características de la
documentación que quedó bajo su resguardo. Adicionalmente los expedientes no
estaban cosidos, sino que se agrupaban las hojas en engargolados, carpetas Lefort,
folders con broches, grapas o clips de metal, folders y sobres sin broche e incluso hojas
sueltas.
El volumen de documentos que ingresaban se incrementó a causa de las instrucciones
de desocupar los pasillos y oficinas del edificio principal y enviar los documentos al
Archivo, por lo que comenzaron a ser recibidos documentos que provenían de
Direcciones, Departamentos y Oficinas sin contar con los elementos básicos de
identificación que permitieran su ubicación adecuada.
Ante estas circunstancias, se procedió a elaborar formatos de entrega de documentos
al Archivo con los datos de las áreas de procedencia y relaciones de expedientes con
elementos de descripción tales como fechas extremas, cantidad de cajas y expedientes,
tipo de información que contenían y datos acerca del Municipio o Unidad Programático-
presupuestal a la que se refería su contenido (FIGURA 18). También se estableció el
requisito de que los documentos estuvieran cosidos y foliados para evitar la pérdida de
hojas. Por otra parte, se indicó a las áreas que deberían avisar previamente al Archivo
la necesidad de recoger los documentos en un lugar preciso donde se concentraran los
expedientes de cada Sección para realizar una recepción formal mediante un oficio y
una relación de documentos en un formato preestablecido.
Se asignó a cada Sección una clave de identificación jerárquica y un responsable de
realizar la entrega que debería conservar los acuses de recibo y estar presente en el
cotejo del contenido de las cajas contra las relaciones correspondientes. Así mismo se
determinaron días destinados a la recepción de documentos por parte del Archivo para
optimizar el aprovechamiento de los recursos humanos.
59
FIGURA 18. FORMATO PARA ENTREGA DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO.
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Formato para entrega de expedientes al Archivo. De la
Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Junio de 2011. Técnica digital. Archivo del
autor.
Como es de suponerse, al principio hubo una gran resistencia al llenado de las
relaciones, la elaboración de oficios y los demás requisitos, especialmente el que se
refería a la costura y foliado de expedientes. Inició entonces una labor de
concientización de la importancia de estas medidas para proteger los expedientes
entregados al Archivo y para estar en posibilidades de mantenerlos disponibles e
íntegros cuando fueran requeridos. Se realizaron acciones de capacitación para que el
personal responsable de coser las hojas de los expedientes.
Actualmente todas las áreas se apegan a la normatividad establecida, y sus
trabajadores han comprobado que estas acciones permiten mejorar el servicio, ya que
cuando consultan los expedientes que han entregado al Archivo, se les proporcionan el
mismo día y los documentos se encuentran en buenas condiciones.
Cuando los documentos son recibidos en el Archivo se realiza un registro manual que
indica la fecha y el área de procedencia, además de que las relaciones y oficios de
archivan en una carpeta para identificación de los documentos que ampara la
recepción. Las cajas recibidas son concentradas en una sala para su posterior revisión
en el área de Organización Documental, durante los procesos correspondientes.
60
3.4.2 Proceso de Expedientación. Este proceso, que se ilustra en la FIGURA 19, se lleva a cabo en dos modalidades. El
primer caso es el de los expedientes que se han recibido cosidos y foliados, a los
cuales se les agregará una carátula con los daos de identificación antes de asignarle
una ubicación topográfica. El segundo caso es el que se refiere a la integración de los
expedientes de las cuentas públicas municipales, ya que los Municipios entregan a la
ASM informes trimestrales del ejercicio del gasto, los cuales se encuentran
engargolados o unidos con objetos de metal, además de que no están foliados. La
normatividad mencionada en el proceso de recepción y registro no se aplica a las áreas
ajenas a la Auditoría, por lo que los expedientes que provienen de los 113 municipios
requieren ser cosidos y foliados dentro del Archivo, además de que se les agrega la
carátula de identificación correspondiente.
En este último caso, se retiran los objetos de metal y las copias duplicadas de un mismo
documento, conservando la que se encuentre en mejor estado, Además las hojas son
foliadas para evitar la mutilación de los documentos.
FIGURA 19. EXPURGO, COSTURA Y FOLIADO DE EXPEDIENTES
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Expurgo, costura y foliado de expedientes. De la Serie
Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Julio de 2011. Técnica digital. Archivo del autor.
61
La integración de expedientes ha llegado a presentar eventualmente dificultades
relacionadas con la carencia de material para la elaboración de pastas. Es un proceso
que se realiza seleccionando series y subseries de acuerdo a un calendario de
expedientación, y que se atiende con lentitud por la carencia de personal. Sin embargo,
se cuenta con avances significativos y notorios, ya que los expedientes experimentan
un cambio considerable porque disminuye su volumen y se incrementa su facilidad de
manejo, como puede apreciarse en la FIGURA 20.
FIGURA 20. IMAGEN DE UN DOCUMENTO EN CARPETA LEFORT Y UNO
DESPUÉS DEL PROCESO DE EXPEDIENTACIÓN
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Imagen de un documento en carpeta Lefort y uno después
del proceso de expedientación. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Julio
de 2011. Técnica digital. Archivo del autor.
Al concluir la expedientación, los documentos se colocan dentro de las cajas y se
encuentran en condiciones de ser consultados por los usuarios con mejores
posibilidades de manejo. Así se evita el extravío de fojas y la mutilación de los
expedientes.
62
3.4.3 Proceso de Clasificación, Identificación y Ubicación Topográfica. Durante este proceso los expedientes recibidos se clasifican respetando el Principio de
Procedencia y de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística, que los
ubica jerárquicamente dentro del Fondo Documental. Se colocan en cajas de fácil
manejo archivístico que al principio son rotuladas a lápiz. Posteriormente se elabora la
etiqueta oficial que identificará a cada uno de los expedientes dentro de la caja de
acuerdo a su Sección, Serie y Subserie indicando las fechas extremas. Adicionalmente
se le otorga a cada caja la ubicación topográfica que le corresponde, en la sala, pasillo,
anaquel y charola que se determine de acuerdo a su contenido, como puede apreciarse
en la FIGURA 21. La clave de identificación que clasifica a cada caja, así como su
ubicación topográfica se registran manualmente para proceder más adelante a su
captura en la Base de Datos.
FIGURA 21. CAJAS DE DOCUMENTOS ETIQUETADAS AL FINALIZAR EL
PROCESO DE CLASIFICACIÓN, IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Cajas de documentos etiquetadas al finalizar el proceso de
clasificación, identificación y ubicación topográfica. De la Serie Archivo General ASM. Morelia,
Michoacán, México. Agosto de 2011. Técnica digital. Archivo del autor.
Este es un proceso que implica un esfuerzo físico mayor que los anteriores, debido al
peso de los documentos. En ocasiones hay retraso en el abasto de cajas y por esta
razón se llega a presentar acumulación de expedientes sin acomodo definitivo.
63
FIGURA 22. IMÁGENES DEL PROCESO DE CLASIFICACIÓN, IDENTIFICACIÓN Y
UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Imágenes del proceso de clasificación, identificación y
ubicación topográfica. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Abril de 2010.
Técnica digital. Archivo del autor.
Con el fin de clasificar los documentos existentes se efectuó en 2010 una revisión,
ilustrada en la FIGURA 22, que incluyó el reacomodo de una gran parte del acervo para
identificar su contenido y ubicar las cajas de documentos de acuerdo a sus
características.
3.4.4 Proceso de Registro en Base de Datos. Una vez que se cuenta con los registros manuales y las cajas de documentos ubicadas
de acuerdo a su localización dentro del Cuadro General de Clasificación Archivística,
procede la captura de la información en la Base de Datos.
En un principio no se contaba con ningún programa especializado en Archivo que
permitiera el manejo de un volumen de información tan extenso como lo es el Fondo
Documental del Archivo General de la Auditoría Superior de Michoacán, por lo que se
adaptó una Base de Datos para bibliotecas que es el Programa de acceso gratuito
diseñado por la UNESCO denominado CD WINISIS (FIGURA 23). Su adaptación
resultó complicada porque no era ex profeso para Archivo y el diseño del Cuadro
General de Clasificación Archivística es difícil de desarrollar. Sin embargo, dentro del
Archivo se realizaron esfuerzos incluso fuera del horario de trabajo y finalmente se logró
su funcionamiento, lo que permitió que a pesar de las carencias de equipo y personal
se obtuviera un avance considerable al capturar más de 12 mil registros.
64
Tomando en cuenta esta ventaja, se realizó un inventario de necesidades de equipo
que permitieran un manejo más ágil de la información aprovechando que tanto el
Programa como su adaptación y la captura no habían generado ningún costo extra. No
existió disposición para apoyar esta solicitud, que incluía un disco duro externo para
resguardar los datos capturados. El disco duro del CPU con el que se contaba quedó
saturado y se quemó. El área de informática de la ASM intentó la recuperación de la
información, pero su desconocimiento del Programa impidió que esta se lograra. Se
acudió a un servicio externo para intentar la recuperación pero no fue posible.
Con recursos personales se adquirió un disco externo para realizar a diario el resguardo
de la información capturada, a fin de evitar que este problema se repitiera. Sin embargo
el daño ya estaba hecho.
FIGURA 23. BASE DE DATOS ADAPTADA AL ARCHIVO EN EL PROGRAMA CD
WINISIS
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Base de Datos adaptada al Archivo en el Programa
WINISIS. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Diciembre de 2009. Técnica
digital. Archivo del autor.
En el año 2010 se llevó a cabo un curso de Administración de Archivos en el Archivo
General de la Nación, durante el cual se proporcionaron lineamientos para la
elaboración de la Guía Simple de Archivo y el Cuadro General de Clasificación, y se
mencionó la existencia de un Software denominado Sistema de Administración de
Archivos (SAA), desarrollado por el AGN en apego a las normas nacionales e
internacionales como la ISAD (G), ISAAR, etc. Fue posible conseguir este Software en
forma gratuita, solicitándolo al AGN y desde entonces iniciaron los intentos por
configurarlo y hacerlo funcionar dentro del Archivo General de la Auditoría Superior de
Michoacán. Al ver las primeras pruebas de funcionamiento las autoridades de la ASM
65
mostraron interés por contar con sus beneficios, ya que un programa de estas
características tiene un alto costo de adquisición. Sin embargo nuevamente el área de
Informática de la dependencia se opuso a la dotación del equipo que sería necesario
para instalar el Servidor. Después de más de un año de insistencia y demostraciones
de las virtudes del software, se recibió en el Archivo un equipo que cumple con los
requerimientos para funcionar como Servidor, aunque la red interna está en malas
condiciones, con escaso alcance y las demás máquinas son equipos muy deficientes
para la captura de registros. Solamente hay un equipo que tiene la capacidad necesaria
para funcionar adecuadamente.
La instalación del software fue complicada ya que sus características hacen necesaria
la utilización de varios programas. En un principio se instaló en un CPU de propiedad
personal para hacer pruebas durante meses, practicando la utilización de sus distintos
módulos.
En las pruebas se encontró la posibilidad de acondicionar un módulo de préstamos, otro
de consulta, otro de productores. Adicionalmente permite registrar las fechas extremas
y las fechas de caducidad. Es un programa avanzado que permite el paso automático
del archivo de trámite al de concentración y del de concentración al histórico. Es flexible
por lo que ha permitido acondicionarlo a las necesidades del Archivo General de la
ASM, aunque ha requerido muchas horas de trabajo para conocer la funcionalidad de
cada una de sus herramientas y hacerlas compatibles con las características del
acervo. Se requiere una configuración específica para que la tarea de captura binde los
resultados óptimos. La información que se requiere capturar en el caso de este Archivo
es cuantiosa y no se cuenta con personal ni equipo suficiente, además de que no hay
una red que brinde la capacidad necesaria, pero los avances son considerables y los
resultados han sido muy satisfactorios.
A pesar de las carencias mencionadas, actualmente se cuenta con el Sistema de
Administración de Archivos que en algún momento podría permitir mantener los
inventarios actualizados, en caso de que se le dote de una red adecuada y se le
proporcione el mantenimiento requerido.
La Base de Datos (FIGURA 24) cuenta con las características necesarias para manejar
un Sistema Integral de Archivo ya que permite registrar la clasificación de cada
expediente y caja dentro del Fondo Documental así como su ubicación topográfica.
Tiene además la capacidad para conformar inventarios, guías y catálogos detallados e
incluso para controlar la existencia de documentación contable en los Archivos
Municipales, lo cual permitiría una mayor transparencia en la rendición de cuentas, que
es una de las principales finalidades de las Auditorías. Este software contiene los
elementos de catalogación de la ISAD (G), y una vez establecido el Cuadro General de
Clasificación Archivística se pueden desprender de él todas las series y subseries.
66
Cuando se realiza la captura de una unidad documental, el software arroja para
impresión la carátula del expediente con un código de barras. Cuenta con todos los
módulos para dar seguimiento a los documentos elaborados y recibidos además de una
gama de aplicaciones que hasta el momento no se han aplicado en toda su capacidad
por falta de recursos.
FIGURA 24. BASE DE DATOS EN EL SOFTWARE DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL AGN
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Base de Datos en el Software del Sistema de Administración
de Archivos del AGN. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Febrero de
2011. Técnica digital. Archivo del autor.
La explotación de las características de este Programa sería de un alto beneficio para la
ASM, pero habrá que esperar a que se presenten circunstancias favorables en la
asignación de equipos y personal para aprovechar estas potencialidades.
Los registros manuales se encuentran actualizados hasta diciembre de 2012, sin
embargo la captura de información en la Base de Datos se encuentra rezagada a causa
de la falta de equipo de cómputo apropiado, como se señaló anteriormente.
3.4.5 Proceso de Integración de Instrumentos Descriptivos Dentro de este proceso se elaboran y actualizan los instrumentos descriptivos, por lo
que se encuentra íntimamente ligado con el anterior.
67
La carencia de equipos y personal impide que hasta la fecha se cuente con los
instrumentos electrónicos integrados adecuadamente. Sin embargo, el Cuadro General
de Clasificación se encuentra elaborado y es la base para la clasificación documental.
Los registros manuales están actualizados y cuentan con la información necesaria para
integrar los instrumentos descriptivos, sin embargo aún no se concreta su estructura
debido a las carencias de equipo y personal que se han expuesto anteriormente. Está
concluido el inventario de algunas subseries, y los trabajos de captura están
encaminados a concluir los correspondientes a las que presentan mayor demanda en
préstamo de expedientes.
Resulta prioritario para el año 2013 continuar la implementación de los instrumentos
descriptivos cuya situación actual se incluye en la FIGURA 25.
FIGURA 25.- INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
ASM
Cuadro General de Clasificación
Archivística
Concluido
Inventario Integración Parcial
Catálogo Integración Parcial
Guía Simple Integración Parcial
Catálogo de Disposición Documental Pendiente
Calendario de Caducidades Pendiente
Inventarios de Transferencia y Baja Hasta el año 2012 no se han realizado
transferencias ni bajas de documentos.
FUENTE: ZEPEDA Arias, Héctor Manuel. México, 2012.
INSTRUMENTO SITUACIÓN HASTA DICIEMBRE DE 2012
68
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Elaboración de registros manuales. De la Serie Archivo
General ASM. Morelia, Michoacán, México. Marzo de 2012. Técnica digital. Archivo del autor.
Los documentos descriptivos son la ventana que muestra el contenido de un Archivo, y
permite encontrar la información que se requiere. También se puede decir que son el
pilar del Archivo porque constituyen la columna vertebral que da coherencia a todos los
elementos que lo integran. Este proceso es por lo tanto un apoyo para todos los demás,
por ello se ha encomendado la elaboración de registros manuales al trabajador que ha
demostrado una gran capacidad de organización y dedicación, y que a pesar de no
contar con recursos tecnológicos, ha instrumentado en sus libretas los controles que
permiten saber lo que existe y dónde está, y que adicionalmente aportan la información
para capturarla en la Base de Datos de acuerdo a las posibilidades que brinda el equipo
(FIGURA NO. 26). Los registros manuales constituyen la fuente de información para
elaborar los instrumentos descriptivos electrónicos.
3.4.6 Proceso de Préstamo y Consulta. Este proceso ha recibido una atención prioritaria en el Archivo General de la ASM ya
que es esencial el servicio a los usuarios que constituye la razón de ser de los demás
procesos. En un Archivo la disponibilidad de los documentos es fundamental para
atender las necesidades de la dependencia a la que está adscrito.
Se establecieron diversas normas y formatos, ya que anteriormente no existía un
registro de personal autorizado para la solicitud de expedientes en préstamo, por lo
FIGURA 26. ELABORACIÓN DE REGISTROS MANUALES
69
tanto todos los trabajadores de la ASM podían tener acceso a información confidencial.
Las auditorías practicadas a municipios y dependencias del Gobierno Estatal contienen
datos a los que puede darse un uso indebido, por lo que es necesario restringir su
acceso. La FIGURA 27 muestra el Formato de Préstamo de Expedientes que se utiliza
actualmente.
Se implementó un sistema a través del cual se requiere de la firma de funcionarios
autorizados exclusivamente por el titular de la ASM, que se encuentran a cargo de las
áreas productoras de información, con el fin de que ellos controlen el acceso que los
trabajadores tienen a los documentos. Se requiere de un oficio de solicitud en el que se
detallan los datos de la persona que recibirá el expediente y será responsable de su
manejo, el cual cuenta con la firma de un funcionario autorizado que considera
necesario el préstamo del expediente a la persona mencionada para el desarrollo de
sus funciones. También se ha designado a un responsable de cada Sección como
encargado de llevar a cabo el enlace con el Archivo, de manera que existe una sola vía
para el préstamo y eso permite mantener mayor control. Los encargados de enlace
mantienen actualizados los controles internos que indican a qué empleados se les han
proporcionado expedientes y las fechas en que deben reintegrarlos al Archivo.
FIGURA 27. FORMATO DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Formato de préstamo de expedientes. De la Serie Archivo
General ASM. Morelia, Michoacán, México. Septiembre de 2011. Técnica digital. Archivo del autor.
70
En este proceso se registra un avance muy favorable ya que los expedientes se
proporcionan a los usuarios el mismo día en que se solicitan, incluso puede afirmarse
que el procedimiento ha demostrado su eficiencia porque se realiza el aviso telefónico
al Archivo indicando las características de los documentos solicitados, y mientras se
elabora y firma el oficio correspondiente, el Archivo localiza los expedientes, elabora el
vale de resguardo y envía al edificio principal de la Auditoría las cajas, de manera que
al recibir la solicitud oficial se entregan al momento los documentos solicitados
(FIGURA 28).
Cuando la consulta se realiza directamente dentro del Archivo, el servicio es inmediato.
Se efectúa el registro manual y electrónico del préstamo de expedientes así como de la
fecha prevista para su devolución. Se cuenta con datos precisos del responsable del
resguardo del documento en cada caso, así como del funcionario que autorizó la
consulta. Los acuses de recibo son conservados para cualquier aclaración o rastreo.
La recuperación de expedientes se registra en los controles manual y electrónico, y el
área de Préstamo hace entrega de los expedientes al área de Organización
Documental para que sean reintegrados a su ubicación topográfica correspondiente.
FIGURA 28. ENTREGA DE EXPEDIENTES
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Entrega de expedientes. De la Serie Archivo General ASM.
Morelia, Michoacán, México. Noviembre de de 2009. Técnica digital. Archivo del autor.
71
En un inicio fue difícil lograr la aceptación de las normas establecidas, sin embargo los
usuarios han comprobado las ventajas que ofrece el control de entradas y salidas de
documentos, apreciando el valor de los expedientes más que antes.
Dentro del Archivo labora un trabajador que ha prestado sus servicios en la misma área
y función durante 30 años, es decir que estaba en contacto con los documentos desde
que éstos se encontraban en el estacionamiento y mucho antes. En sus comentarios
demuestra satisfacción por los cambios registrados en los últimos años, ya que ahora lo
felicitan y agradecen su atención a diferencia de los tiempos en los que le reprochaban
que no pudiera proporcionar ningún documento cuando le solicitaban un préstamo. Su
actitud de trabajo demuestra un orgullo por representar al Archivo ante las demás áreas
de la ASM en la entrega de expedientes.
3.4.7 Proceso de Conservación Documental. Las cajas de expedientes se encuentran cerradas y ubicadas en los anaqueles dentro
de las Salas correspondientes. La limpieza se realiza alternadamente, de manera que
cada tercer día cada Sala sea sacudida con plumero, barrida y trapeada con
desinfectantes.
La fumigación se efectúa cada dos meses, sin embargo en ocasiones se llegan a
encontrar alacranes y otros insectos en las cajas de recepción reciente, ya que muchas
de ellas proceden de los municipios en los que es frecuente encontrar esas especies.
No se realiza ningún tratamiento de restauración o preservación. La iluminación, ventilación y humedad se consideran adecuadas. No se encuentran
documentos a la intemperie y el inmueble brinda condiciones estables de conservación.
Se cuenta con extinguidores y detectores de humo, además de que como medida
preventiva se interrumpe el abasto general de luz al finalizar cada jornada de trabajo.
No se cuenta con servicio de vigilancia en el Archivo.
3.4.8 Proceso de Diseño y Establecimiento de Normas. Con el fin de efectuar los procesos archivísticos se han establecido diversas normas,
que como se ha visto anteriormente han coadyuvado al funcionamiento adecuado del
manejo documental. La normatividad incluye procedimientos, formatos e instructivos
que son de observación dentro del Archivo y también en las áreas que son productoras
y a la vez usuarias de la información.
Cuando las normas son de observancia interna, se difunden dentro del Archivo
capacitando al personal en el uso de los instrumentos y el desarrollo de las actividades
72
a las que se refieren. En el caso de normas de observancia general, es necesario
realizar reuniones de trabajo con los responsables de las distintas Secciones para
fundamentar la necesidad de su implantación y obtener acuerdos que permitan su
aplicación.
También se toma parte en reuniones con las demás áreas de la Auditoría Superior de
Michoacán con el fin de diseñar lineamientos que no se relacionan exclusivamente con
el Archivo, como es el caso del Código de Ética y la implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad para la obtención de la Certificación en la norma ISO 9001:2008.
Dentro de ese proceso se elaboró un diagrama en el que el Archivo General se vincula
con las distintas áreas de la Auditoría, por su función de proporcionar información para
el cumplimiento de las responsabilidades de la dependencia. El diagrama se ilustra en
la FIGURA 29.
FIGURA 29. DIAGRAMA DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Diagrama del proceso de fiscalización. De la Serie Archivo
General ASM. Morelia, Michoacán, México. Septiembre de 2011. Técnica digital. Archivo del autor.
En el proceso referido, el Archivo General se distinguió por ser una de las tres áreas
que estuvieron en posibilidades de cumplir completamente con los requisitos
establecidos para la Certificación, y figurar como eje de interacción dentro de la
ARCHIVO GENERAL DE LA ASM
73
Auditoría Superior de Michoacán fungiendo como concentrador y proveedor de
información para el desempeño del Proceso de Fiscalización, que es la función básica
de la dependencia. Cabe señalar que participaron en este proceso todas las
Direcciones, Departamentos y Oficinas de la ASM, que suman más de 30. La FIGURA
30 muestra el Reconocimiento que se entregó al encargado del Archivo General con
este motivo.
FIGURA 30. RECONOCIMIENTO POR LA PARTICIPACIÓN EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
FUENTE: ZEPEDA Arias Héctor Manuel. Reconocimiento por la participación en el Sistema de
Gestión de la Calidad. De la Serie Archivo General ASM. Morelia, Michoacán, México. Septiembre de
2011. Técnica digital. Archivo del autor.
A partir de este reconocimiento de la importancia del Archivo General, se ha fortalecido
su imagen y el interés por el cuidado de los expedientes. En el transcurso de la
existencia del Archivo se ha visto un cambio gradual en la actitud que se guarda con
respecto al patrimonio documental por parte de los trabajadores de la ASM.
74
3.4.9 Procesos Pendientes de Instrumentación.
Los ocho procesos anteriormente descritos son los que se llevan a cabo hasta la fecha
en las condiciones que se han expuesto. Sin embargo, es importante considerar que
existen otros más que no se encuentran formalmente implementados. Se espera
consolidar los avances alcanzados y contar con las condiciones técnicas y
presupuestales para abordar los trabajos pendientes.
Un Archivo, como todas las organizaciones funcionales, se encuentra en constante
evolución por lo que se plantea un avance continuo hacia etapas de mayor desarrollo.
Es necesario realizar una valoración primaria ya que se cuenta con documentos de
Archivo de Trámite que después de dos años pasan a ser parte del Archivo de
Concentración. Aunque ambos se encuentran en el mismo espacio físico, es
conveniente determinar sus valores administrativos, legales y fiscales. Por otra parte,
llegará el momento en el que los documentos más antiguos que se conservan cumplan
el plazo de 12 años que determina el Artículo 13 de la Ley de Archivos Administrativos
e Históricos del Estado de Michoacán y por lo tanto deban someterse a una valoración
secundaria en la que se determinen sus valores evidenciales, testimoniales e
informativos, y en su caso pasen a formar parte del Archivo Histórico de la ASM.
Como consecuencia del Proceso de Valoración se generarán también los Procesos de
Transferencia Interna y de Baja Documental, que deberán normarse e instrumentarse.
En el caso de Baja definitiva se deberán llevar a cabo los procedimientos establecidos
en la Ley Federal de Archivos haciendo entrega de los expedientes a la Comisión
Nacional de los Libros de Texto Gratuitos para ser reciclados, previa autorización de las
instancias correspondientes.
Dentro del Proceso de Valoración también se identificarán los documentos cuyas
características marquen la conveniencia de su digitalización para consulta en pantalla o
inclusive vía Internet. El proceso correspondiente está también pendiente de diseño e
instrumentación.
Existe la posibilidad de desarrollar un Sistema Integral de Archivo que registre la
ubicación y atención de los documentos desde el momento en que son emitidos o
recibidos por la Auditoría Superior de Michoacán hasta su destino final. Gracias a las
virtudes del software denominado Sistema de Administración de Archivos (SAA) es
posible controlar el flujo de información de una manera eficiente. Por supuesto, se
Los aspectos a desarrollar dentro de un Archivo son múltiples, por lo tanto hay elementos importantes que aún se encuentran pendientes. Su instrumentación
permitirá enriquecer los avances que se han logrado hasta ahora y planteará nuevas expectativas a futuro.
75
requiere de una serie de insumos con los que actualmente no se cuenta, sin embargo
existe la base necesaria para la instrumentación del Sistema Integral.
Adicionalmente es posible implementar un Sistema a través del cual se controle la
emisión de información contable en los 113 municipios y las Unidades Programático-
presupuestales dependientes del Gobierno Estatal manteniendo la información al día en
red, contribuyendo así a la transparencia en el ejercicio de los recursos y el seguimiento
electrónico de las obras y acciones planteadas en los programas presupuestales. El
manejo de una unidad de información abre un abanico de posibilidades que pueden
contribuir a aumentar la efectividad de cualquier dependencia, especialmente en el caso
de una Unidad de Auditoría que depende de información confiable y oportuna para el
desempeño de sus funciones.
El camino está por recorrerse. Los cimientos se encuentran instalados. Corresponde a
las nuevas generaciones el avance en el camino de desarrollo de los procesos
archivísticos que darán mayor solidez a la toma de decisiones en beneficio de nuestro
Estado y del País.
76
CONCLUSIONES Los trabajos de revisión de cuentas públicas en Michoacán para verificar el manejo de
los recursos públicos conforme a la normatividad establecida tienen antecedentes
históricos desde 1824, sin embargo no fue sino hasta el año de 2009 cuando se
iniciaron actividades encaminadas a dar un manejo archivístico a los documentos
recibidos y generados por la dependencia. Actualmente puede decirse que están en
marcha la mayoría de los procesos archivísticos necesarios y existe una plataforma
formal desde la que se puede vislumbrar el futuro de un manejo documental serio y
fundamentado en la teoría y la normatividad aplicable.
La documentación a cargo de un archivo de Auditoría es muy delicada, porque está
relacionada con el manejo de los recursos públicos. Se resguarda información que
puede utilizarse para sancionar a las autoridades que presuntamente han incurrido en
algún ilícito, la cual se considera confidencial y debe ser restringida para evitar obstruir
la aplicación de la Ley. Sin embargo, se maneja también información que debe
transparentarse ya que se trata del destino del gasto público. Estas circunstancias,
aunadas al cuantioso volumen documental, hacen que este tipo de archivos requiera un
tratamiento especial.
La Teoría Archivística es abundante en planteamientos que efectivamente son
aplicables a la práctica laboral, sin embargo su contenido debe ser analizado y
adecuado a las circunstancias propias de cada Archivo, ya que existen particularidades
que en ocasiones hacen necesaria la implementación de procesos archivísticos con
características específicas.
El trabajo de los teóricos tiene un gran valor en sí mismo, sin embargo ese valor se
magnifica cuando el archivista le da vida en un acervo documental que efectivamente
se utiliza día con día y se encuentra en un crecimiento constante, en un proceso que
combina la teoría y la práctica y convierte al Archivo en una fuente de información
cotidiana que enriquece el desarrollo de funciones de múltiples personas que como
usuarios tienen acceso a la documentación.
La Teoría adquiere su máximo valor cuando se aplica en la realidad, resolviendo
situaciones concretas, ella constituye un conocimiento de gran utilidad porque
representa la experiencia de quienes se han enfrentado a situaciones similares, sin
embargo las aportaciones teóricas no deben ser una atadura que limite la creatividad
del profesional que la utiliza.
Los archivistas tenemos a nuestro alcance la información que permite detectar las
necesidades concretas de los archivos a nuestro cargo, y contamos con la Teoría
Archivística como fuente de conocimientos para atender esas necesidades. Por otra
parte están a nuestra disposición las normas jurídicas aplicables y una estructura
77
administrativa que establece los alcances presupuestales. Al unir estos elementos
podemos elaborar un plan de acción encaminado al mejoramiento de los sistemas
archivísticos en beneficio de la institución de la que forma parte cada Archivo.
El Cuadro General de Clasificación Archivística es una herramienta fundamental para
iniciar la organización de los Archivos. Es conveniente hacer un diseño funcional y
flexible basado en el Principio de Procedencia que permita hacer las adecuaciones
necesarias en el momento en que se requiera. Este instrumento descriptivo es útil para
determinar el contenido y alcance de un Archivo, para llevar a cabo las funciones de
clasificación, ubicación, catalogación, localización, etc. Además es un elemento básico
para la capacitación del personal y en la integración de inventarios generales,
inventarios de transferencia y de baja documental.
Existen herramientas tecnológicas de gran utilidad para la integración de instrumentos
descriptivos, por lo que es conveniente que en los Archivos se cuente con personal
capacitado en el área de informática y con equipo adecuado para lograr la optimización
en el uso de esas herramientas
Existen posibilidades de desarrollar una cultura archivística a través de la
concientización de los productores y usuarios de documentos, sin embargo es
necesario que se aprecien los resultados de las medidas adoptadas, por lo que se
requiere paciencia y tenacidad para seguir avanzando en el camino hacia el aprecio del
patrimonio documental.
El contenido de los programas académicos de la Licenciatura en Archivonomía de la
ENBA es pertinente para que los alumnos puedan llevar a la práctica las herramientas,
habilidades, directrices y procedimientos aprendidos y desarrollados a partir de la
enseñanza. Uno de los principales desafíos al aceptar la responsabilidad como
encargado del Archivo consistió en enfrentar la carencia de experiencia en el área
archivística así como de perfil profesional, sin embargo en todo momento se contó con
el personal docente de esa institución como fuente de conocimiento y orientación para
instrumentar estrategias encaminadas al logro de los objetivos planteados.
En la creación y el desarrollo del Archivo General de la Auditoría Superior de
Michoacán se han enfrentado desafíos relacionados con aspectos teóricos, normativos,
técnicos, presupuestales, organizacionales y de relaciones humanas. La mayoría de
ellos han sido superados a base de trabajo, paciencia y estrategia. Ha sido
fundamental, como se ha mencionado, contar con el apoyo de la ENBA en los aspectos
teóricos y metodológicos que no se refieren exclusivamente a cuestiones
documentales, sino que incluyen las relaciones humanas, la filosofía, la informática, los
estudios prospectivos, la planeación, la organización y administración de los recursos,
entre otros aspectos aplicables en el trabajo cotidiano.
78
Uno de los principales elementos favorables dentro de un Archivo es la disposición de
su personal para trabajar en equipo. La carencia de recursos se ha compensado con la
capacidad de entrega del personal, y el apoyo del grupo en momentos difíciles. Cuando
estos factores faltan, de nada serviría contar con los recursos tecnológicos más
modernos.
En ocasiones se han presentado situaciones frustrantes, incómodas e incluso
deprimentes. En reuniones con responsables de otras áreas se han presentado casos
en los que por conveniencia se ha intentado bloquear las propuestas que dan certeza al
manejo documental. También ha sido necesario enfrentar a representantes sindicales
que esperan que el Archivo deje de lado sus objetivos para cumplir con ambiciones
personales de los trabajadores. Las autoridades han sido cambiantes en su actitud a
veces de apoyo, a veces de indiferencia u obstrucción hacia los proyectos presentados.
Sin embargo, estas circunstancias no son privativas del Archivo y no pueden significar
el fin del camino, sino la necesidad de un cambio de estrategia o de un retraso parcial
en el desarrollo de los proyectos.
En el Archivo General de la ASM no todo está hecho, se ha trazado el camino pero
todavía falta mucho por recorrer. El futuro está por venir y planteará nuevos retos para
quienes colaboren en esa unidad documental. En lo personal considero que mi
responsabilidad se ha cumplido cabalmente porque se cuenta con cimientos sólidos y
una cultura archivística que trae consigo el reconocimiento de la importancia del manejo
documental. Acepté el desafío y los logros me dejan satisfecho, aunque no en todas las
batallas he salido victorioso.
Sólo me resta agregar que el aprendizaje obtenido en el desempeño de este encargo
ha sido sumamente valioso para mi formación profesional. Ojalá que la experiencia
contenida en este trabajo sirva para alentar a los profesionales de la Archivonomía a
mantener una actitud optimista, porque esta disciplina se encuentra en una ruta en la
que adquiere cada vez mayor importancia en el ámbito nacional e internacional.
Seguramente llegará el día en que las dificultades y carencias a las que actualmente
se enfrentan los archivos sean cosa del pasado.
79
BIBLIOGRAFÍA. 1. ALBERCH I Fugueras, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la
sociedad del conocimiento. España: Editorial UOC, 2003.
2. Archivo General de la Nación. Instructivo para la elaboración de la guía simple de
archivos. México: Archivo General de la Nación. Sin fecha.
3. BROWN, W. y Moberg, D. Teoría de la organización y la administración. Un
enfoque integral. México: Limusa, 1990.
4. CRUZ MUNDET, José Ramón. Administración de documentos y archivos. Textos
Fundamentales. España: Ministerio de Cultura / CAA, 2011. 5. ESCALONA Ríos, Javier. Valoración documental. Guía de lecturas. México:
ENBA, 2003.
6. FERNÁNDEZ AGUADO, Javier. Fundamentos de la organización de empresas:
Breve historia del Management. España: Narcea, 2006.
7. GARCÍA Hernández, Oscar Eduardo. Guía de Autoaprendizaje de Archivo de
Concentración. México: ENBA, 2004.
comercial3ª. edición. Argentina: Valletta Editores, 2006.
9. GOMEZ CEJA, Guillermo. Planeación y organización de empresas. Sexta
edición. México: Edicol, 1984.
10. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivonomía General Teoría y práctica. 7ª. Ed.
España: Diputación Provincial de Sevilla, 1995. 11.ISLAS Pérez, María Estela. La archivística en México. México: Benemérita
Universidad de Puebla, 2003. 12.MARTÍNEZ Bonilla, Daniel. Descripción de Archivos. Guía de Autoaprendizaje.
México: ENBA, 2003. 13.SERRANO MOTA, María de la Almudena, y Mariano García Ruipérez. El
patrimonio documental: fuentes documentales y archivos. España: Ediciones de la
Universidad de Castilla-La Mancha, 1999.
8. GODOY, Amanda Alicia y Orlando Greco. Diccionario contable y
80
BIBLIOGRAFÍA ELECTRÓNICA 14. ALVARADO AGUILAR, Mabel. Administración de la información. Costa Rica:
EUNED, 2001. Pág. 112. [en línea] [Fecha de consulta: 14 de octubre de 2012].
Disponible en:
http://books.google.com.mx/books?id=ey1cZqQ_b8cC&pg=PA152&lpg=PA152&
dq=teor%C3%ADa+archiv%C3%ADstica&source=bl&ots=N5KP3rRkNX&sig=zZe
0O_lWLloJFek9EWBt1iH2hIE&hl=es&sa=X&ei=feN5UM2iDs_jqAHhxID4Cw&ved
=0CFIQ6wEwBw#v=onepage&q=archivo%20de%20tr%C3%A1mite&f=false
15.Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Código Penal Federal.
México. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 14 de agosto de 1931. [en
línea] [Fecha de consulta: 6 de octubre de 2012] Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/9.pdf
16.Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Ley federal de
responsabilidades administrativas de los servidores públicos. México. Publicada en el
Diario Oficial de la Federación del 13 de marzo de 2002. [en línea] [Fecha de consulta:
8 de octubre de 2012.]Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/doc/240.doc
17.Congreso del Estado de Michoacán. Auditoría Superior de Michoacán. [en línea]
México: Congreso del Estado de Michoacán, 2010. [Fecha de consulta: 22 de
noviembre de 2012]. Disponible en: http://www.asm.gob.mx/?page_id=6
18.Congreso del Estado de Michoacán. Auditoría Superior de Michoacán. [en línea]
México: Congreso del Estado de Michoacán, 2010 [Fecha de consulta: 9 de julio
de 2012]. Disponible en: http://www.asm.gob.mx/?page_id=8
19.Congreso del Estado de Michoacán. Ley de fiscalización superior del Estado de
Michoacán. [en línea] México: Periódico Oficial del Estado de Michoacán de Ocampo, 24
de enero de 2012. [Fecha de consulta: 22 de noviembre de 2012]. Disponible en:
http://www.asm.gob.mx/html/Normatividad/Archivos/LEY_FIS_SUP_EDO_MICH_
24012012.pdf
20.Instituto Electoral del Distrito Federal. Presentación de los instrumentos
archivísticos. México: IEDF, 2009. [en línea] [Fecha de consulta: 13 de octubre de
2012]. Disponible en:
http://www.iedf.org.mx/transparencia/art.14/14.f.13/2009/14.f.13.01.Present.pdf
21.JAEN GARCÍA, Luis Fernando. El sistema nacional de información archivística:
como modelo de unificación de archivos. Costa Rica, Editorial UCR, 2006. Pág.
17. [en línea] [Fecha de consulta: 9 de octubre de 2012. Disponible en:
http://books.google.com.mx/books?id=vfuyepxeMiMC&pg=PA87&dq=archivos+or
ganizados&hl=es&ei=P1- uTO6WNJS4sAPsypG3DA&sa=X&oi=book_result&ct=book-
thumbnail&resnum=3&ved=0CDIQ6wEwAjgU#v=onepage&q=organizaci%C3%B
3n&f=false
22.LÓPEZ Gómez, Pedro. Una llave maestra para el acceso a los archivos: El
catálogo de instrumentos de descripción documental. Pág. 151. [en línea] [Fecha de
consulta: 13 de octubre de 2012] Disponible en:
http://www.google.com.mx/search?hl=es&rlz=1G1GGLQ_ESMX344&q=Pedro+l
%C3%B3pez+g%C3%B3mez+una+llave+maestra&aq=f&aqi=&aql=&oq=&gs_rfai
23. Ministerio de Cultura del Gobierno de España [en línea] [Fecha de consulta: 10
de octubre de 2012]. Disponible en:
http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html
24.Secretaría de Salud de México [en línea] [Fecha de consulta: 14 de octubre de
2012]. Disponible en: http://www.salud.gob.mx/unidades/cdi/nom/compi/lin200204.html
81
