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1
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
EL DOCUMENTO COMO ELEMENTO DE
ANÁLISIS DE LA ARCHIVONOMÍA
T E S I N A Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
CARLOS OREJEL DELGADILLO
ASESORES: Lic. Beatriz Santoyo Bastida Lic. Francisco Obed Acevedo Gutiérrez
MÉXICO, D. F. 2007
2
TABLA DE CONTENIDO
Pág. PREFACIO……………………………………………...…………….……..….5 INTRODUCCIÓN………………………………………..………….…………6
CAPÍTULO 1
ANTECEDENTES DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES………….....9 1.1 Soportes Documentales…………………………………....................……..9
1.1.1 Características…………………………………...…………............….11 1.1.2 Importancia…………………………..…………………………....…..12
1.2 Diversos Soportes Documentales………...………….......................……….13 1.2.1 Arena………………………………………….……………………….13 1.2.2 Corteza de Árbol……………………………….…........………....…...14 1.2.3 Piedra…………..……………………………………………………...14 1.2.4 Metales………………………………………….………..……………17 1.2.5 Tejidos………………………………………….……………………..17 1.2.6 Cueros y Huesos………………………………….……………....…...18 1.2.7 Madera………………………………………………………………...18 1.2.8 Tablillas Enceradas…………………………………………….……...19 1.2.9 Barro, Arcilla o Tierra Cocida…………................…………………...20 1.2.10 Pieles……………………………………….......………………….…22 1.2.11 Papiro…………………………………………......………….….…...22 1.2.12 Pergamino…………………………………….............……….….….24 1.2.13 Papel…………………………………………….……...................…27 1.2.14 Microfilm…………………………………….............………......…..29 1.2.15 Soportes Magnéticos……………………..…….........................…….29 1.2.16 Discos Ópticos………………………….…………………................31 1.2.17 Documento Electrónico………………………...............................…31
1.3 La Utilización del Soporte Papel Frente a las Nuevas Tecnologías……………………………....................................…….………33
CAPÍTULO 2
EL DOCUMENTO DESDE LA PERSPECTIVA DE LA ARCHIVONOMÍA ………………………………………………….………..35 2.1 Definición de Documento………………………..................................……35 2.2 Definición de Archivonomía…………..............................……….…..…….38 2.3 El Documento y su Relación con la Archivonomía………………....……...39
3
2.4 El Documento de Archivo…………………….……..……….…...………...39 2.4.1 Características…………………………….……...…………......……..40
2.5 Caracteres del Documento de Archivo………………………….……...…..42 2.5.1 Internos…………………………………………….............….....…....43 2.5.2 Externos………………………………………......…………………...43
2.6 Ciclo Vital del Documento de Archivo……………….......……….…..…...44 2.6.1 Fase Activa……………………...........………….……………….…...45 2.6.2 Fase Semiactiva……………………………........…..………….……..45 2.6.3 Fase Inactiva …………………………………….......………………..45
2.7 Principios de Procedencia y Orden Original………..........……………...….46 2.8 Valores del Documento de Archivo……...........................…………….…...47
2.8.1 Valores Primarios…………..........………...................……….………47 2.8.1.1 Valor Administrativo………….........................................………….48 2.8.1.2 Valor Legal-Jurídico………..........................…..……….…………..48 2.8.1.3 Valor Fiscal-Contable………….....................................……………48 2.8.2 Valores Secundarios……………..............….......………….…...…….49 2.8.2.1 Valor Evidencial……………………..............................……..…….49 2.8.2.2 Valor Informativo…………….............……...............……...………50
CAPÍTULO 3
PROCESOS ARCHIVISTICOS APLICADOS AL DOCUMENTO………………………………………………....……….……..51 3.1 Organización Documental………………..................……………....……...51
3.1.1 Identificación Documental…………….......................................……..52 3.1.2 Clasificación Documental…………..........................................………53 3.1.3 Ordenación Documental……….....................................……......…….58
3.1.4 Instalación Documental…………....................................…...…..…….60 3.2 Descripción Documental…………………….........................……..………61
3.2.1 La Descripción Multinivel………………….................................……63 3.2.2 Instrumentos de Descripción Documental….....................................…64 3.2.2.1 La Guía……..............................................………….….………...….64 3.2.2.2 El Inventario………….……….................….....................……...…..66
3.2.2.3 El Catálogo………………………………...……….……….…...…..69 3.2.2.4 El Índice………………….......…………………….…….……..…...70
3.3 Valoración Documental……………...................................……..………..70
3.4 Selección Documental…………….................……….………….………..73 3.4.1 Depuración Documental…………….........……………...…........……74 3.4.2 Baja Documental……………………................…….........……...……74 3.4.3 Transferencia Primaria………….....................……...........……..…….75
3.4.4 Transferencia Secundaria…………..................………..................…...76
4
3.5 Eliminación Documental (Destrucción)…............................................…..76 3.6 Conservación Permanente del Documento en el Archivo Histórico….…..77 CONCLUSIONES……………………….…………………….........……….79 BIBLIOGRAFÍA…………………..................……………………………...81
5
PREFACIO
Es indudable la importancia que ha representado a lo largo de los años y hasta la
actualidad, la utilización de una gran variedad de materiales, como soportes
documentales, pero tal vez más importante son los signos inteligibles o escritura
denominada información, que ha sido plasmada en ellos por el hombre, dando
así la formación del documento al unir un soporte material no importando su
naturaleza y los datos asentados en el, siendo el papel el soporte documental más
utilizado desde siglos atrás hasta nuestros días.
La gran variedad de materiales que se han empleado y se emplean para soportar
la información, han mostrado tanto ventajas como desventajas en su utilización,
siendo sustituidos al paso del tiempo por otros que cubran las necesidades de la
época. La tecnología ha jugado un papel muy importante en el proceso evolutivo
de dichos soportes documentales.
Es imposible determinar con precisión la época en que surgió el documento
como medio probatorio, pero algunos antecedentes los encontramos con el
Código del rey Hammurabi, quien imponía en forma escrita algunos actos a los
que otorgaba valor jurídico y financiero al pueblo Babilónico.
Desde tiempos remotos hasta nuestros días el documento ha tenido gran
importancia como herramienta de comunicación. Es una fuente de información
primaria que ha ayudado desde siglos atrás al proceso de planeación,
organización, administración, control, y dirección de las instituciones tanto
públicas, privadas y eclesiásticas.
El documento, por la importancia que representa para la humanidad, requiere de
ser tratado con los métodos y técnicas necesarias para su conservación y
organización integral, siendo la archivonomía la ciencia encargada de ello.
6
INTRODUCCIÓN
En el transcurso del tiempo el hombre ha utilizado diversos materiales a su
alcance, como soportes de información, para dejar en ellos el mensaje de sus
vivencias. Las pinturas rupestres plasmadas en las rocas de las cuevas, hace
miles de años, son tal vez el primer material utilizado como soporte por las
primeras culturas del mundo.
Pero es evidente que estos acontecimientos surgieron principalmente por la
necesidad de comunicarse con sus semejantes, y fijar de manera permanente los
acontecimientos de su vida diaria, de sus creaciones, administración, cultos
religiosos, declaraciones de guerra, tácticas de caza, arte, ciencia, etcétera.
Gracias a los testimonios encontrados y estudiados por antropólogos,
arqueólogos, etnólogos, historiadores, archivistas e investigadores en general,
nos hemos podido dar cuenta de la evolución de la humanidad así como de sus
múltiples actividades cotidianas. Al hablar de testimonios me refiero a cualquier
elemento capaz de dar evidencia de algún aspecto de la vida de una cultura. Uno
de esos elementos son indudablemente los soportes documentales e instrumentos
empleados por el hombre para plasmar en ellos su memoria.
Cuando el hombre sintió la necesidad de manifestar, representar y plasmar sus
ideas, invento la escritura, que es el arte de fijar el pensamiento por medio de
signos gráficos inteligibles a la vista y procesados por el cerebro. Primeramente
los hombres comenzaron por representar los objetos por medio de la imagen de
ellos mismos o de algún animal, después fijaron las ideas abstractas, utilizando
los objetos materiales relacionados con ellos de alguna forma, y más tarde
procuraron que los signos gráficos fuesen representados por los sonidos de la
lengua. De la combinación de estos sistemas, resultó la escritura jeroglífica, que
7
fue usada por casi todas las culturas de la antigüedad como la Romana y la
Griega.
Analizando lo anterior puedo darme cuenta de la gran importancia y valor que ha
significado y significa el documento, no importando el tipo de soporte empleado,
pero si la información que lo integra, así como sus valores, caracteres, ciclo vital,
organización, almacenamiento, valoración, descripción, conservación, difusión,
etc.
Para la realización de la presente tesina, se utilizaron los siguientes métodos de
investigación: Método Deductivo, Método Analítico y Método Sintético.
Deductivo: Mediante la utilización de este método se partió de datos generales
para llegar a conclusiones de tipo particular, a partir de un enlace de juicios.
Analítico: Por medio de este método se fragmentaron las partes del objeto, para
entender y revisar ordenadamente cada una de ellas, con el fin de estudiarlas y
examinarlas en forma individual, para ver, las relaciones entre las mismas.
Sintético: Después de analizadas las partes, se volvieron a unir, mediante un
proceso en el cual se relacionan hechos aparentemente aislados y se formula una
teoría que unifica los diversos elementos. Dicho de otro modo, es la
reconstrucción de todo lo descompuesto por el análisis.
Se realizo una investigación documental, para conocer la información más
importante, en cuanto al objeto que nos ocupa: El Documento y su relación con
la Archivonomía. Fue indispensable recopilar fuentes de información primaria
como libros, tesis, revistas, entre otros, para así respaldar los conceptos y
definiciones manejadas.
8
El presente trabajo esta integrado por tres capítulos, los cuales abordan temas
totalmente relacionados con el documento a lo largo de su ciclo de vida, hasta su
eliminación o conservación permanente.
En el primer capítulo, se analizan los diversos soportes documentales, a su paso
por la historia del hombre, así como de su importancia, características y procesos
de preparación para poder recibir la escritura, también se mencionan aspectos
por los cuales los soportes documentales han sido sustituidos por otros con el
paso de los años y de cómo influye en ese proceso los avances tecnológicos.
El segundo capítulo esta enfocado a la perspectiva que la archivonomía tiene del
documento y para esto es necesario definir primeramente el termino documento,
tanto como el de archivonomía, para así poder mostrar la relación estrecha que
han mantenido y como esta ciencia estudia al documento en su totalidad
llamándolo documento de archivo, también se muestran sus caracteres internos y
externos, así como los valores del mismo.
El tercer capítulo muestra de manera clara los procesos archivísticos por los que
atraviesa el documento de archivo a lo largo de su ciclo vital, destacando cada
uno de los factores que conforman la organización integral del documento, así
como su descripción y valoración, para su eliminación o de lo contrario, su
conservación definitiva en un archivo histórico.
9
CAPÍTULO 1 ANTECEDENTES DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES
1.1 Soportes Documentales
El uso de diversos soportes documentales, como medios de expresión y
comunicación, han sido durante varios siglos de gran importancia y enorme
valor, ya que por medio de ellos, se ha podido reconstruir acertadamente el
pasado de la humanidad y al mismo tiempo comprender la evolución de los
mismos soportes documentales, así como el significado y utilidad que estos han
tenido en las actividades diarias del hombre y en las relaciones con sus
semejantes.
Los soportes documentales son los materiales físicos sobre los cuales el hombre
ha podido y puede registrar un sinfín de datos, es decir, información, para poder
comunicarse con sus semejantes y al mismo tiempo dar prueba de hechos o
acciones de sus actividades habituales y administrativas. Estos soportes han
evolucionado de manera importante, siendo la necesidad la madre de la inventiva
y con el paso del tiempo han sido sustituidos los materiales que conforman los
diversos soportes documentales, por otros que garanticen la perdurabilidad de los
mismos en relación a su contenido; los materiales utilizados hace miles de años
eran proporcionados por la misma naturaleza y variaban según el continente,
época y métodos ó técnicas empleadas para su preparación, para ser
considerados aptos para recibir la escritura.
Con el surgimiento de las nuevas tecnologías los soportes documentales, también
denominados soportes de la información, han continuado favorablemente su
proceso de desarrollo, perfeccionando el propio hombre las técnicas de su
10
elaboración, para la creación de documentos, reproducción y conservación de los
mismos.
“En el Diccionario de la Real Academia Española se lee lo siguiente: “soporte”:
(De soporta) m. Apoyo o sostén.
Es decir cada uno de los materiales que sostienen o soportan la escritura. Los
soportes también reciben el nombre de “materias escriptorias”, que corresponden
a diferentes épocas y regiones.
Llamadas entonces “materias escriptorias”, aquellas que constituyen el soporte
de la escritura, formando el objeto o pieza en que van plasmados sus
correspondientes signos.
Hay materias escriptorias ordinarias, extraordinarias o de ocasión.
Materias escriptorias ordinarias: Son aquellas que por su naturaleza y fin
principal están destinadas a servir de soporte a los signos escritos, o sea, que
tienen en la escritura su razón de ser como el papiro, pergamino, papel y tablillas
enceradas.
Materias escriptorias extraordinarias o de ocasión: Son aquellas que sólo
circunstancial o incidentalmente son aprovechadas para plasmar en ellas dichos
signos. Es decir, que por su naturaleza ni por su fin estaban destinadas a recibir
la escritura, y de hecho se dedicaban a otros usos.
Los objetos o piezas escritas de acuerdo a su naturaleza y características se
reparten en tres grupos:
1. documentos
2. libros manuscritos e impresos
3. inscripciones y monedas
11
Las primeras de dichas series corresponden a los archivos, la segunda a las
bibliotecas y la tercera a los museos”1 principalmente. No obstante en la práctica
puede variar y podríamos encontrarlos erróneamente todos reunidos en el mismo
espacio, como en el caso de algunos archivos de México.
Por su parte Arévalo Jordán define al soporte documental como la “base
material sobre la que se impregna la información. Cualquier instrumento de
difusión capaz de llevar al usuario un mensaje”2
Hemos visto transcurrir por el devenir histórico del hombre, soportes muy
distintos en formas y estructuras; desde, por citar algunos, la piedra, las tablas de
arcilla, metales, papiro, pergamino o el perdurable papel, que se ha utilizado casi
por dos milenios, en la mayoría de las culturas y el cual ha servido para plasmar
el conocimiento y memoria de la misma humanidad.
1.1.1 Características
Los soportes documentales han sido muy variados a lo largo de la historia del
hombre, presentando diversas características físicas, las cuales los definen y los
hacen diferentes de los demás, para recibir la escritura. Dependiendo del material
empleado, estos soportes pueden dividirse en:
• Soportes de origen mineral: Son aquellos soportes cuyos materiales
se obtienen de forma natural de la corteza terrestre y estos son
todos los tipos de piedra, arena, barro, arcilla, tierra, así como la
gran variedad de metales.
1 MEDINA MEDINA, Alejandra. ENBA. Segundo semestre. Materia, Soportes de la información. 2 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos. 2000. p.140
12
• Soportes de origen animal: Como su nombre lo indica se obtienen
de la fauna y por medio de diferentes procesos, son tratados o
preparados para poder recibir la escritura, por mencionar algunos
tenemos a las pieles, huesos, marfil, la concha, el pergamino, la
vitela, entre otros.
• Soportes de origen vegetal: Se obtienen de la flora, como la corteza
de árbol, diversos tipos de plantas y maderas, papiro y papel,
principalmente.
• Soportes de origen sintético o químico (materiales tecnológicos):
Son elaborados por diferentes procesos físico-químicos y es
necesaria la intervención humana científica y tecnológica para su
creación y preparación para recibir la información, algunos
ejemplos son las microfichas, soportes magnéticos y ópticos.
Los soportes documentales, según su estructura física requieren de diferente
tratamiento para su elaboración, almacenamiento y conservación para así poder
preservar la información contenida en ellos.
1.1.2 Importancia
Los soportes documentales son de gran importancia y valor para la
comunicación de la información así como de la recuperación de la misma, lo
cual nos permite comprender y analizar el pasado, generar nuevo conocimiento y
dar fe y legalidad de sucesos cotidianos, administrativos, jurídicos y contables.
La información contenida en los soportes documentales ha adquirido un valor
económico y se intercambia de forma masiva en casi todo el mundo,
necesitando cada día soportes mas sofisticados y adecuados, los cuales
13
garanticen la conservación de la información, valiéndose forzosamente de los
avances científicos y tecnológicos para lograr dicho fin.
Los soporte documentales ha sido de gran importancia a lo largo de la historia
del hombre, ya que en estos se han plasmado todos los acontecimientos de tipo
político, administrativo, económico, social, cultural, intelectual, científico,
religioso, dando fe y legalidad de los mismos.
1.2 Diversos Soportes Documentales
El hombre, al verse en la enorme necesidad de manifestar su pensamiento, busco
la manera de hacerlo de una forma que perdurara con el paso del tiempo,
experimento con diferentes materiales y texturas, los cuales ofrecieran
resistencia y duración, para así poder plasmar en ellos toda la información
deseada. Los soportes documentales han mostrado tanto ventajas como
desventajas en su utilización, evolucionando y perfeccionándose, para lograr
cubrir las necesidades de la información.
1.2.1 Arena
Fue el elemento en el cual quizás creo el hombre su primer dibujo o expresión
cualquiera. No contamos con pruebas científicas las cuales puedan demostrarlo
ya que resultaría imposible conservar en dicho elemento algún signo, dibujo,
figura o expresión del hombre, a su paso por la historia, debido a la
inconsistencia que presenta la arena en su estructura. Seguramente los primeros
habitantes de la tierra que vivían ó pasaron cerca una playa o un desierto, habrán
manifestado su pensamiento sobre la arena utilizándola como soporte de
información y valiéndose de una vara o de sus propias manos u otro instrumento
para plasmar la información, sin imaginar la consecuencia y proceso evolutivo
que sufrirían todos y cada uno de los soportes de la información, así como de su
importancia y utilidad en el desarrollo de la vida del hombre.
14
1.2.2 Corteza de Árbol
Este tipo de material probablemente fue utilizado como soporte documental
antes que ninguno, debido a su abundancia en casi todas las regiones del mundo.
Se utilizaron diferentes variedades de árboles, por citar alguno tenemos al
abedul, este tipo de árbol crece en los países fríos y templados como en el sur
del Himalaya y norte de la India, puede alcanzar hasta 30 metros de altura en su
edad madura, es de madera blanca y su corteza está compuesta por varias capaz
fibrosas. Para su preparación se cortaba la corteza a la medida conveniente y en
láminas muy delgadas las cuales se pulían con alguna piedra o concha para
reducir su aspereza y se encolaba mediante un adhesivo natural, después se
aplicaba aceite sobre ella y se limpiaba. Para recibir la escritura se usaba la parte
inferior de la corteza, se podía dibujar sobre ella ó grabar mediante algún objeto
puntiagudo o con filo, para conservar la información se mantenía entre dos
cubiertas de la misma corteza o en su caso un trozo de cuero, para su protección
y conservación. Los primeros hombres que utilizaron el abedul como soporte de
información, nunca se imaginaron que siglos después, este tipo de árbol seria,
por sus cualidades, comúnmente utilizado para la fabricación del soporte papel.
1.2.3 Piedra
Es un material muy consistente, no necesita preparación y es casi indestructible,
salvo por la acción de la naturaleza, principalmente la erosión o del propio
hombre, como la contaminación, exposición a experimentos nucleares o
utilización de armas biológicas. La piedra fue el soporte por excelencia de la
epigrafía griega y especialmente de la romana. En piedra se grababan sucesos
relevantes como inscripciones triunfales, votos, sepulcros (mausoleos), leyes,
decretos, etc.
15
Dentro de sus diferentes variedades, la más preciada y noble era la piedra
llamada mármol, que tenía múltiples colores y texturas. Además del mármol, se
utilizó el granito, el basalto, la cantera, piedra de río y cualquier tipo de piedra en
general. La escritura se fija en este material utilizando diferentes tipos de
cinceles, punzones y martillos.
“Este material fue muy usado en la antigüedad en los cuales solían grabarse
petroglifos (piedras sobre las que se trazaban diseños simbólicos), en general de
significación conmemorativa o ritual., en las paredes de los templos, las tumbas
y los monumentos”3
En un bloque de piedra esta grabado el celebre código de Hammurabi, este es
uno de los documentos mas antiguos e importantes de la historia de la
humanidad.
Los trabajos realizados sobre piedra reciben diferentes nombres, radicando en
factores como material empleado, forma, técnica, año de creación, motivo, tipo
de inscripción etcétera, como en el caso de las estelas, que son monumentos
principalmente de tipo conmemorativo o de uso funerario, constituidas
normalmente por una piedra cilíndrica o cuadrangular en la que se cincelaban
inscripciones y bajorrelieves de gran importancia.
Podemos considerar a la piedra como un material casi universal, pues se utilizó
no solo en los lugares en que por su naturaleza existía.
3 BRIBIESCA SUMANO, María Elena. Notas introductorias al estudio de la paleografía. 1980. p.21
16
Se han encontrado estelas en Roma, Grecia, Egipto, Mesopotamia y México
entre otros. En este tipo de material no solo se grababa, también se han
encontrado dibujos, pinturas, adornos y signos a lo que se les ha llamado grafos
ó arte rupestre.
El arte rupestre “es esencialmente naturista y a base de representaciones de
animales. Los temas favoritos de los artistas cazadores fueron animales como: el
caballo, la cabra montés, el gran oso de las cavernas, el mamut, el rinoceronte
lanudo, el bisonte, el reno.
También existen algunas representaciones humanas, escenas de la vida cotidiana,
y signos de significado aun desconocido.
Gracias al contenido de cal de las aguas de las cavernas, las pinturas se han
conservado.
Estas manifestaciones artísticas se cree que pueden deberse a motivaciones de
tipo religioso, relacionadas en muchos casos con la magia, es decir, como parte
de los ritos y ceremonias vinculados al nacimiento, la muerte, la fecundidad, etc.
Otra explicación podría ser la creencia de que la caza de la presa sería mucho
más fácil una vez que se tenía aprendida su imagen”4
4 MEDINA MEDINA, Alejandra. op. cit.
17
1.2.4 Metales
Entre los metales, el bronce es, sin duda, uno de los más importantes. Resultaba
muy costoso y difícil de grabar, pero era muy preciado para registrar textos
jurídicos, como leyes, decretos, diplomas militares, documentos administrativos
oficiales, tratados internacionales, etc. En bronce se escribieron textos legales, a
los que se les denominaba generalmente acta. También se utilizo el oro y plomo.
“Los romanos hicieron grabar en bronce hacia el 450 a.C., la célebre Ley de las
12 tablas”5 Este documento es sin duda uno de los más importantes en materia
de derecho universal.
Para preparar al metal para recibir la escritura, era golpeado y calentado a altas
temperaturas para fundirlo y luego hacerlo en laminillas del mismo grosor y
posteriormente se arañaba mediante un punzón con uña metálica.
La escritura superficialmente grabada en metales constituye un material muy
valioso para el estudio del grafismo, principalmente la romana, siendo esta
civilización la más importante en materia de legislación. Uno de los
inconvenientes de este tipo material era la corrosión y oxidación, la cual
debilitaba los detalles del grabado y por ende la información se debilitaba o
perdía.
1.2.5 Tejidos
La utilización de la seda y el lino como materiales escriptóreos es muy antigua.
La seda fue el material mas usado por los chinos desde tiempos remotos, las
inscripciones se bordaban o se pintaban sobre la tela.
5 TAGLE DE CUENCA, Matilde. Notas sobre historia del libro. 1997. p.24
18
Oriente conoció el bordado desde épocas antiguas y lo trasmitió a Europa y ésta
años mas tarde al continente Americano. También se comenzó a utilizar la fibra
de algodón en la fabricación de tela y esta a su vez empleada como soporte de
información, el cual hasta nuestros días es empleado para la impresión ó bordado
de datos o signos con carácter informativo, publicitario u otro.
1.2.6 Cueros y Huesos
La costumbre de escribir sobre cuero procede de Oriente; entre los cueros se
estimaba más la piel de ternera, oveja o cabra, y no tanto la de vaca ó de cerdo
porque se desintegraba fácilmente por su inconsistencia y grosor.
Las predicaciones de Mahoma eran anotadas por sus oyentes en huesos de
carnero alisados.
Los huesos de ballena, tortuga, elefante, aves y otros animales, también aparecen
en diferentes civilizaciones, como soportes de escritura. Aunque
mayoritariamente se pintaba sobre ellos. En la Edad Media se usaron los huesos
para textos mágicos e, incluso, versos del Corán, (libro sagrado de los
musulmanes).
1.2.7 Madera
La madera fue otro de los materiales usados con frecuencia desde tiempos
remotos, auque en un principio solo se utilizaba la corteza. Este material tuvo
una utilización considerable en Egipto, junto al papiro, pues tenía la ventaja de
ser más abundante, barata y fácil de preparar, en caso de que lo requiriera. Podía
usarse para pintar o grabar mensajes sin estar protegida o preparada para recibir
la escritura. Normalmente se trataba recubriéndola con cal o se blanqueaba con
un tipo de barniz. La Cortaban en tamaños y formas regulares para cuando fuese
requerida su utilización como soporte de información.
19
Su empleo se prolongó más allá de los tiempos, conviviendo con otras materias
escriptorias.
Cuando una sola tabla no era suficiente para contener la extensión de un escrito
se implemento el procedimiento de unir varias tablas por medio de hilos de
hierro o de bisagras articuladas de modo que formaban lo que actualmente se
conoce como cuadernillo. Las denominaciones díptico, tríptico, políptico, aluden
al numero de tablillas unidas.
La madera también se usó en China para fabricar sellos, junto con la cerámica o
el bronce, sobre la que se grabaron signos de diferente naturaleza.
1.2.8 Tablillas Enceradas
En Grecia y Roma, las tablillas enceradas fueron el principal soporte de
escritura, tanto para uso público, privado y eclesiástico. Se conservan algunas
que contienen textos literarios, poemas, asuntos de guerra o de diverso tipo. Son
múltiples las referencias que podemos encontrar, tanto en autores griegos como
romanos. Algunas tablillas se preparaban especialmente blanqueándolas con
barniz o cal e impregnándolas de cera, de allí el origen de su nombre. Este tipo
de soporte se utilizaba para documentos importantes como actas. En las tablillas
enceradas se colocaba el texto con facilidad, con un objeto metálico llamado
estilo y otro punzante, y se borraban de manera también sencilla raspando y
aplanando la cera y así se podía utilizar nuevamente, provistas de asas, se
colgaban por medio de alambres tensados y se guardaban en sus archivos y
bibliotecas.
20
La ventaja de poder borrar lo escrito en ellas explica su empleo frecuente.
Entre los romanos eran muy conocidas y servíanse de ellas para el aprendizaje a
los niños de la escritura, para las primeras anotaciones, en los contratos, para
cuentas, borradores, cartas y actas entre otros.
“Según el número en que fuesen agrupadas, recibían distintos nombres: de a dos,
constituían un díptico; de a tres, un tríptico; y de a más, un codex multiplex o
políptico. Su forma inspiró al códice.
La primera noticia de estas tablillas enceradas de la antigua Grecia aparece en
Las nubes, comedia de Aristófanes escrita en el siglo V a. C. Se descubrieron
muchas tablillas en Pompeya y Herculano, lo que prueba que también fueron
usadas por los romanos”6
Una de las desventajas de las tablillas enceradas era, lo altamente flamables que
resultaban por la combinación de madera y cera en su estructura, por lo cual no
debían mantenerse cerca del fuego y calor, ya que podía derretirse la cera o en
todo caso incendiarse.
1.2.9 Barro, Arcilla o Tierra Cocida La aparición de la alfarería facilitó el uso de la arcilla como soporte. Las placas
de arcilla solían hacerse muy finas, generalmente de tamaños y formas similares
con las esquinas algo redondeadas y, cuando aún estaban húmedas y blandas, es
decir crudas, se colocaba la escritura por medio de una cuña preferentemente de
6 TAGLE DE CUENCA, Matilde. op. cit., p.25
21
metal, marfil o madera, para después ser cocidas en un horno o a la intemperie.
Por lo regular se almacenaban en nichos, huecos de la pared, o cestos especiales,
que constituían así la organización de sus primeros archivos y bibliotecas. Sin
embargo uno de los inconvenientes de este material es que era pesado, de difícil
transporte y muy frágil, lo que no facilitaba el desarrollo de la escritura. Junto a
la arcilla, se utilizaba también la cerámica o vidrio, que se grababa antes de su
cocción definitiva, ya fuese en horno o al pleno rayo de sol. Esta técnica se
utilizo en Mesopotamia, el Ninive, Babilonia y otros lugares más, en
excavaciones se han descubierto bibliotecas de tablillas de arcilla en las cuales se
conservan grabados importantes.
“La escritura cuneiforme, llamada así por tener aspecto de cuñas, se encontró en
ladrillos de arcilla cocidos al sol. Las primeras tabletas fueron encontradas en la
vieja Mesopotámia. La forma del libro más antigua que se conoce son las
tablillas, pequeñas placas de arcilla, madera, marfil, oro u otra materia que
servían de soporte en la escritura de la antigüedad”7
También en Barro o tierra cocida, se han encontrado en forma de teja, ladrillos,
ánforas, vasos y utensilios, con gravados y dibujos.
En las tablillas de arcilla se escribía en ambas caras; el reverso tenía forma
abombada, el anverso era convexo. Eran de diversos tamaños unas median hasta
30 cm. de ancho y 40 de largo.
7 MARTÍNEZ DE SOUSA, José. Pequeña Historia del Libro. 1992. p.40
22
En el reverso de la tablilla se escribía el título de la obra, y con frecuencia
también el nombre del propietario y del escriba, junto con una amonestación de
usar con cuidado la misma.
1.2.10 Pieles
Este material de origen animal se ha empleado en infinidad de lugares. Las pieles
se maceraban con cal, a las que se les arrancaba el pelo, raspaba y pulía para
recibir la escritura.
Las pieles de ternera, cabra u ovejas jóvenes se llamaban vitela, por su fineza
eran elegidas para los libros más importantes, como los eclesiásticos, cédulas
reales, privilegios, etcétera. No todas las pieles se podían utilizar, ya que las de
algunos animales como la de cerdo o vaca resultaban difíciles de trabajar por su
grosor y textura, las cuales se cuarteaban y desintegraban con facilidad.
1.2.11 Papiro
Es otro de los principales soportes documentales del mundo antiguo.
Característico del antiguo Egipto, más tarde se extendió a Siria y Palestina. La
materia prima es el tallo de una planta oriunda de las zonas de Asia, y cuyo
hábitat natural se reduce en la actualidad a pocas zonas del alto Nilo.
Para la fabricación del soporte, el papiro se cortaba desde el tallo en finas tiras,
se pelaba en secciones triangulares, se le practicaba diversos cortes
longitudinales con el fin de obtener tiras, las que se unían por los bordes, a otra
serie de tiras, que pegaban de forma natural gracias al líquido que expulsaban, se
obtenía una materia compacta, la unión de las capas era sumamente resistente,
estas conformaban las hojas de aproximadamente 30 x 30 cm., Luego, se
procedía a encolarlas con el agua del Nilo.
23
Estas hojas se unían para dar lugar a grandes pliegos que podían enrollarse. La
luz del sol blanqueaba la superficie, sobre la que se colocaba la escritura.
Principalmente se utilizaban dos tintas, la negra y roja, ambas de origen mineral.
“El papiro fue el material escriptório primitivo más empleado en el espacio y en
el tiempo, pues se uso en toda la zona mediterránea. Este material fue el soporte
esencial del libro en Egipto, y su uso se extendió por el mundo griego y después
por el imperio romano”8
En un principio solo se escribía por una cara llamada recto, cuando la materia se
escaseaba se utilizaba la otra cara a lo que se llamaba verso.
El ataque de los insectos era muy frecuente y se trataba de combatirlo con la
inmersión de la hoja de papiro en aceite de cedro, pero el peor enemigo era, sin
embargo, la humedad.
“Se enrollaba el papiro en torno a una varilla de madera, hueso o marfil, llamada
umbilicus, cuyos extremos se adornaban. También se colocaba a veces una
etiqueta con el título de la obra y el nombre del autor.
El texto comenzaba en el extremo derecho y a partir de allí seguían las páginas
de derecha a izquierda.
Para conservar los papiros, se usaban jarras de barro o receptáculos de madera o
de piedra (en griego: biblioteke, colección de libros, y en latín: capsa o
scrinium), los que tenían una sustancia olorosa para ahuyentar los insectos.
Los papiros se conservaban mejor en climas secos o en tumbas, ya que es un
material que se deteriora con la humedad”9
8 MARTÍNEZ DE SOUSA, José. op. cit., p.34 9 TAGLE DE CUENCA, Matilde. op. cit., p.32
24
El libro egipcio tuvo siempre la forma de rollo. Para leerlo era preciso
desenrollarlo, de modo que fuera descubriéndose sucesivamente la escritura.
El papiro favoreció la proliferación y difusión de la escritura y la literatura. Se
exportó a Grecia y Roma y fue el soporte más preciado de la escritura. No
obstante, era un material de alto costo, cuya producción fue disminuyendo con el
tiempo.
En época romana, era tan cotizado y lujoso que sólo algunas personas tenían
acceso a él. Por otra parte, la conservación del papiro requería un cuidado
especial, los rollos debían guardarse en recipientes de madera o de arcilla para
preservarlos de los insectos e impregnarse de aceite. Sin embargo, la humedad y
el calor eran sus enemigos fatales, de ahí su escasa conservación. Otra de las
causas de la progresiva desaparición de textos escritos en papiro fue que, debido
al deterioro, e incluso a la evolución de la escritura que convertía los antiguos
textos en poco legibles, éstos se copiaron en pergamino con lo que fueron
desapareciendo los primitivos escritos originales en papiro.
Con la aparición del pergamino, más consistente y abundante, aunque de
laboriosa preparación también, el uso del papiro fue disminuyendo.
1.2.12 Pergamino El pergamino no es sino una nueva y refinada forma de usar un soporte ya
conocido, “el cuero”. Consistía en un método de preparar las pieles de los
mamíferos sin curtirla, se obtenía un soporte fino, de tono claro, que podía usarse
para la escritura por ambas caras y que significará el paso definitivo hacia lo que
conocemos por libro códice. Su uso habitual se extiende desde los inicios de
nuestra era hasta la invención de la imprenta.
25
El pergamino es la piel de un animal, generalmente ternera (llamada vitela),
cabra, oveja, antílope o carnero, tratada de forma especial para prepara este
soporte documental. El pergamino se obtiene a partir de la dermis de la piel del
animal, ésta se dejaba remojando en agua durante un largo período de tiempo,
después se le agregaba agua de cal para eliminar la epidermis y evitar que se
pudriera, al mismo tiempo ayudaba a la eliminación del vello, finalmente se
raspaba el tejido. Una vez reducida la piel a una capa fina y limpia de la dermis,
se estiraba y tensaba sobre un bastidor, donde se raspaba con cuchillos, pasando
a continuación un trapo húmedo con agua; esta operación se repetía varias veces,
de modo que, a base de secar y mojar la piel se tensaba. Una vez quitada la piel
del bastidor, se apoyaba sobre un caballete y se volvía a raspar, ahora en seco,
con cuchillas de cierta curvatura, para hacerla aún más fina y flexible, luego se
pulía con piedra regularmente del tipo pómez.
La antigüedad del pergamino es difícil de precisar. El pergamino era una materia
más sólida que el papiro, lo que permitía rasparla con más facilidad y borrar lo
escrito.
Las ventajas del pergamino superan al papiro, más abundante y fácil de adquirir,
se podría encontrar en casi cualquier parte del mundo, mientras que el papiro
solo en Egipto y Sicilia. El pergamino era más resistente y era más accesible a la
forma del libro cuyo uso resultaba más cómodo que el del rollo.
Los documentos escritos en pergamino se presentaban en hojas sueltas o unidas
llamadas códices. En Pergamo se utilizaba con más frecuencia, de allí que fuera
considerada como lugar de su origen.
26
Cuando por cualquier circunstancia el pergamino escaseaba o se encarecía se
recurría al medio de lavar o frotar la cara superior de las formas de los códices,
hasta hacer desaparecer la escritura y poderla utilizar nuevamente, los
pergaminos así tratados se les conoces con el nombre de palimpsestos.
“La producción de pergamino no se encontraba, como la de papiro, limitada aun
solo país, dado que el cuero era de uso frecuente en el Oriente.
Gracias a la química se ha hecho desaparecer el segundo escrito y se han logrado
rescatar obras de autores de la antigüedad como Cicerón, Tito y otros”10
Por “la resistencia y solidez que ofrecía el pergamino y a la ventaja de poder
utilizarse por ambas caras se confeccionaron libros de forma análoga a los
nuestros formados de hojas y folios diversos, cuyas dimensiones de anchura y
largura constituían su forma o formato.
Dichas hojas se reunían y sujetaban por medio de una costura en su orilla
izquierda y se cubrían con tapas o cubiertas de madera o piel, semejantes a las
pastas actuales. Los romanos le dieron los nombres de códices, en singular codex
o de libros cuadrados, dada la forma rectangular que afectaban”11
El pergamino sirvió durante muchos años como soporte de información en
diferentes continentes, así como civilizaciones, por contar con características que
otros materiales naturales no tenían, como la resistencia, flexibilidad, durabilidad
etc. Pero tuvo que enfrentarse sin éxito a un nuevo material, el “papel” el cual lo
desplazo sin remedio alguno.
10 TAGLE DE CUENCA, Matilde. op. cit., p.26 11 IGUINIZ, Juan Bautista. El Libro. 1946. p.21-22
27
1.2.13 Papel
Al parecer los chinos inventaron el papel a partir de cierto tipo de fibras
vegetales como morera ó bambú. Ellos lo exportaron a Japón, India y a los
pueblos árabes, quienes lo introducen a Europa. El pueblo chino le dio la
utilización al papel como soporte grafico y hasta nuestros días su uso continúa
siendo imprescindible.
La difusión del papel y su utilización masiva ha constituido uno de los avances
mayores en la historia de la cultura, comparable al de la imprenta y
estrechamente relacionado con ella.
“Ninguno de los elementos utilizados en la escritura ha tenido hasta nuestros
días mayor éxito que el papel”12
Los soportes de la información mencionados anteriormente necesitaban una
preparación más o menos laboriosa para que fuesen aptos al recibir la escritura
en cambio el papel es un producto de fabricación y como tal ofrecía más
incentivos para su uso que los demás materiales.
Fabricado perfectamente con trapos o sustancias vegetales fibrosas, fue
introducido a Europa por los árabes quienes aprendieron de los chinos la técnica
de su elaboración.
El primitivo papel fabricado por los Musulmanes era una pasta homogénea
resultado de la trituración de trapos de lino y cuerdas de cáñamo, materiales que
se reducían a delgadas láminas fibrosas. Se deshacían en unas pilas y se dejaban
12 IGUINIZ, Juan Bautista. op. cit., p.22-23
28
fermentar en agua para conseguir una pasta muy fina a base de golpearla con
martillos o con piedras de molino. Se formaba así un producto de fibrillas de
celulosa.
La imprenta significó un gran invento que cambio considerablemente el rumbo
de la escritura, pues redujo notablemente la actividad de copiar los libros a mano
tales como los manuscritos.
“La manufactura del papel de pulpa de madera, que sustituyó al de trapos viejos
utilizados hasta entonces, data de 1843; su invención se debió a un tejedor sajón,
Friedrich Gottlob Keller. El nuevo material fue adoptado en muchas partes hacia
mediados del siglo, y ese cambio contribuyó a la creación de una nueva e
importante industria en Canadá, Suecia y, especialmente, en Finlandia.
La introducción de la fibra de esparto en la manufactura del papel mejoró
enormemente los de aquellas clases en cuya fabricación no se utilizaban trapos.
El papel de pulpa de madera tiene una vida sorprendentemente corta. Esta
situación ha dado origen a varias medidas tendientes a proteger los intereses de
bibliotecas y archivos que se preocupan por la perdurabilidad de los materiales
confiados a su cuidado”13
Sin duda fue el papel uno de los inventos más importantes de nuestra historia, ha
evolucionado en su composición y forma de elaboración, y su divulgación logró
con sus características de estabilidad, maniobrabilidad, rendimiento y bajo costo,
13 LITTON, Gastón. El Libro y su Historia. 1971. p.206 - 207
29
desplazar a sus antecesores. Aun con la aparición de nuevas tecnologías de
soportes documentales el papel sigue utilizándose cotidianamente a gran escala y
con demasiada frecuencia en todo el mundo.
1.2.14 Microfilm
El microfilm es la reducción de un documento, libro o registro a un mínimo de
tamaño por medio de una película fotográfica, la cual filma el objeto. Este
sistema nos ayuda considerablemente a reducción de espacios.
“El microfilm es un procedimiento fotográfico que permite la reproducción de
los documentos con una reducción considerable. También puede definirse como
la técnica reductora de toda clase de documentos en películas de 16 mm hasta los
105 mm se efectúa en aparatos fijos o rotativos, provistos de lentes de alta
precisión con una intensidad de luz regulable. El material es una película
transparente y flexible llamada microfilm”14 para poder visualizar lo
microfilmado es necesario contar con un reproductor o lector especia.
La microfilmación permite a las instituciones apoyarse en la tecnología, para
reducir costos de almacenamiento, recuperación y conservación de documentos.
1.2.15 Soportes Magnéticos
Este tipo de soportes documentales han dominado la conservación de la
información textual, audio y video desde el año de 1960 aproximadamente,
desplazando en gran medida, pero no por completo al clásico papel y al
microfilm o microforma, por múltiples razones entre las que destacan, que tienen
14 VICTORIA RAMÍREZ, Marlene Elizabeth. La importancia del papel como soporte de la información en los archivos. 2005. p.27
30
más capacidad de almacenamiento de datos y por ende el ahorro de espacios,
permitiendo diversas utilizaciones, ya que se pueden borrar y grabar
nuevamente. Pero este tipo de soportes necesitan de aparatos especiales para e
procesamiento y visualización de la información.
Entre los soportes magnéticos tenemos a la cinta magnética, el disco magnético y
el clásico disquete entre otros: El primero “se constituye con un material no
magnético por ejemplo el mylar, sobre el cual se deposita una capa muy fina de
oxido de hierro que se puede magnetizar.
Para que la información sea interpretada por el ordenador, la cinta se divide en
una serie de canales horizontales que recorren la cinta longitudinalmente. Los
datos almacenados en la cinta siguen un código binario que sea utilizado por un
ordenador como lo es el casete o el cartucho magnético. Por su parte el disco
magnético es muy parecido al musical. Se puede gravar o leer por las dos cara,
mediante los cabezales de lectura / grabación. Recibe el nombre de pista la
superficie del plato o disco recorrido por cabezal durante una revolución del
disco, todos los discos van protegidos por una cubierta protectora sobre la cual
no se grava para no producir lecturas erróneas. El disquette Conocido también
como disco flexible o floppy / disk, es un medio de almacenamiento similar al
disco magnético. Y también tiene menor capacidad de almacenaje. Se utiliza en
microordenadores y ordenadores personales”15 es decir computadoras.
15 AMAT NOGUERA, Nuria. La Documentación y sus Tecnologías. 1994. p.15-19
31
1.2.16 Discos Ópticos
Son los ya conocidos CD, en sus diferentes modalidades como el CD-R, CD-
RW, CD-ROM, DVD, VCD etc., y “reúnen todas las ventajas de los soportes
magnéticos y de las micro formas. Constituye la tecnología más avanzada para
almacenar, gestionar y distribuir grandes volúmenes de información de
naturaleza mixta, es decir, combinación de textos, gráficos, y/o sonido.
Son igual de manejables y transportables que el papel. Tienen una rapidez de
acceso a la información, globalmente el tiempo de búsqueda desde el
posicionamiento del láser para la lectura hasta la lectura de información.
Se reduce el volumen de la información, muestran calidad e imágenes,
garantizan la conservación de las informaciones almacenadas: la duración de
vida de éstas es en general garantizada por 10 años como mínimo, pero la
duración real es más elevada”16
Los soportes documentales a los que me he referido necesitan una preparación
más o menos laboriosa o tecnológica para que sean aptos para recibir la
escritura, pero el papel es un producto de fabricación y como tal ofrece más
incentivos para su uso que los demás materiales.
1.2.17 Documento Electrónico
En la década de los setenta, trajo consigo una revolución tecnológica con la cual
aparecieron los primeros sistemas de información que utilizarían en forma
conjunta la informática y las telecomunicaciones para el desarrollo e intercambio
de información.
16 AMAT NOGUERA, Nuria. La Documentación y sus Tecnologías. 1994. p.15-19
32
El documento impreso pasa a ser en gran medida un documento editado de forma
electrónica, no obstante, este tipo de documentos necesita de una máquina que
funciona de la misma forma, ya sea análoga o digital, para poder ser producido,
reproducido y visualizado.
Los soportes modernos denominados documentos electrónicos pueden ser
análogos o digitales. Los análogos “pueden necesitar distintos aparatos que
operen como mediadores en la descodificación de la señal. Se caracterizan
porque presentan una interactividad limitada y porque su circulación requiere un
desplazamiento físico del objeto (cinta de casete, video, libro, etc.)”17
Por su parte el documento digital “representa la realidad mediante códigos
binarios. Siempre necesita la intervención de un aparato de lectura,
habitualmente el ordenador. Se caracteriza porque teóricamente, su
interactividad es ilimitada, y en este caso, su circulación no implica un
desplazamiento físico de los objetos sino de la energía en forma de bits. Un tipo
de documento digital seria el documento hipertextual, hipertexto o
hiperdocumento”18
Para la creación y consulta de los documentos electrónicos es necesario contar
con equipos informáticos, ya que por medio de estos podremos manipular
fácilmente la información, este tipo de soporte es accesible para todo tipo de
usuarios y la recuperación de la información es dinámica. Pero el control y
normalización de información en este tipo de soporte documental es difícil
porque pueden ser manipulados y alterados en su integridad.
17 RODRÍGUEZ BRAVO. Blanca. El documento: entre la tradición y la renovación. 2002. p.168 18 Ibídem. p.168
33
La existencia de documentos plasmados sobre modernos soportes denominados
electrónicos ha introducido cambios fundamentales en las relaciones
económicas, sociales, jurídicas, organizacionales, etcétera, al interior de las
instituciones. Y por todo ello los profesionales de los archivos debemos
esmerarnos en formular la manera de tratar al documento, no importando su
soporte y enfocando la atención a la creación de normas aplicables a la
tecnología de la información.
En la actualidad se presentan nuevas formas para perfeccionar los procesos de
autenticidad e integridad de los datos contenidos en soportes electrónicos, para
establecer la seguridad de dichos actos, como es el caso de la firma electrónica.
La mayoría de los materiales antes mencionados sirven o han servido de soporte
de escritura de la humanidad o lo largo de la historia. La técnica para realizarla
varía considerablemente, pero el fin ha sido el mismo, la comunicación, manejo
de datos y la preservación de la información.
1.3 La Utilización del Soporte Papel Frente a las Nuevas Tecnologías
Es importante resaltar la aparición de nuevas tecnologías en cuanto a la
construcción de soportes documentales se refiere, pero estos no han logrado
desplazar por completo al papel como soporte documental, este ha sido uno de
los más antiguos y su evolución, lo ha colocado durante siglos como el soporte
de información por excelencia.
El papel es el soporte material en el cual se encuentra asentada la mayor parte de
la cultura y conocimiento de la humanidad. Sus cualidades y calidad han
contribuido significativamente a su perdurabilidad y utilización masiva del
mismo, aun existiendo otras opciones que se valen de los avances tecnológicos
para la construcción de nuevos soportes documentales. La composición y
34
estructura del soporte papel le ha dado por siglos un protagonismo muy
importante para recibir la escritura y conservarla de una forma excepcional.
El papel constituye hoy en día el soporte documental mas utilizado por la
administración pública y en muchas instituciones de carácter privado.
35
CAPÍTULO 2
EL DOCUMENTO DESDE LA PERSPECTIVA DE LA
ARCHIVONOMÍA En este capítulo se investigo el significado del término documento, al igual que
el de documento de archivo y su diferencia con el primero, así como la relación
del documento de archivo con la Archivonomía, mostrando de una manera clara
la infinita necesidad que tienen ambos por trabajar conjuntamente en todo
momento.
2.1 Definición de Documento
Para poder hablar del documento es necesario conocer primeramente las raíces
de este termino, etimológicamente procede del latín “documentum”, derivado del
verbo “docere”: enseñar, instruir, pero como este es un significado poco preciso,
ha evolucionado hacia el significado de prueba ó evidencia de acciones.
Según el Diccionario de terminología archivística se entiende por documento “la
combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser
utilizado como prueba o para consulta, es evidente que todo documento necesita
de un soporte en donde plasmarse.
Los elementos que lo caracterizan son:
• El soporte que le confiere corporiedad física, y puede ser desde una
tablilla de barro hasta un disco óptico.
• La información, es decir, la noticia que transmite.
36
• El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea
mediante tinta, impulsos electromagnéticos”19 o por algún otro método ó
técnica.
La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como toda
expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos
los soporte informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, un documento es toda información o
hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para
comprobar o acreditar algún hecho ú acontecimiento.
La palabra documento tiene distintos conceptos, según lo considere la profesión
que lo estudie.
Arévalo Jordán lo define como “escrito o imagen que [...] puede servir para
suministrar o conservar una información. (Del latín Doceo, enseñar) escritura,
instrumento u otro papel autorizado, según los casos, con que se prueba o
acredita un hecho, derecho, o se hace constar una cosa. //Soporte absolutamente
necesario para que la información sea comunicada.//Todo conocimiento fijado
materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta,
estudio o trabajo”20
Pallares refiere que el documento “es cualquier cosa que tenga algo escrito con
sentido inteligible; agregando que no importa la materia sobre la cual se escriba,
19 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 1999. p.99 20 ARÉVALO JORDÁN, Vítor Hugo. op. cit., p.120
37
esta puede ser sobre papel, madera, ladrillos hechos de arcilla”21 o algún otro
material natural o procesado.
Chiovenda asienta que documento, “es toda representación material destinada e
idónea para producir una cierta manifestación del pensamiento, comprendiendo
así las escrituras y las representaciones científicas como las grabaciones de
voz”22
Por su parte, La Unión Francesa de Organismos de Documentación lo define,
diciendo que documento es “toda base de conocimiento expresado en un soporte
material y susceptible de ser utilizada para consultas, estudios o pruebas.
Desde el punto de vista de la Archivonomía, “el concepto tradicional de
documento se identificaba con el de “papel manuscrito”, pero hoy esta
concepción se juzga unilateral y estrecha, teniendo a evolucionar hacia un
sentido lato y genérico, al punto de considerarse como objetos de archivo no sólo
los clásicos documentos manuscritos, sino materiales como películas,
microfichas, discos, fotografías, dibujos, grabados, etc”23
No ha sido fácil formular un concepto unificado de documento y cada estudioso
lo define según su ramo profesional, en las distintas ciencias que se relacionan
con el, como en el caso de la historia, la administración, la biblioteconomía, el
derecho, la archivonomía, tomando en cuenta diversos factores para conceptuar
al documento en forma distinta, pero siempre coincidiendo que para contar con
el mismo, es necesario un material (soporte) cuales quiera que sea su naturaleza
e información (datos) para ser plasmada en dicho material y tal documento sirve
21 PALLARES, Eduardo. Derecho Procesal Civil. 1979. p.380-381. 22 CHIOVENDA, José. Derecho Procesal Civil, Tomo II. 1980. p.369. 23 BUONOCORE, Domingo. Diccionario de Bibliotecología. 1976. p.173-714
38
para probar acciones, hechos y manifestar el pensamiento del ser humano, ya
que el documento es producto de una actividad humana y es fuente de
conocimiento.
2.2 Definición de Archivonomía
La archivonomía como ciencia moderna de los archivos no debiera dividirse
como la han hecho algunos autores, en su afán de definirla, ya que esta trata al
documento de manera integral y su labor es muy completa como por mencionar
algunos procesos la archivonomía se en carga de: la conservación,
administración y organización integral de los documentos, esta organización
involucra factores como la identificación, clasificación, ordenación, valoración,
descripción, etc.
Según el glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de
administración la Archivonomía General es la “Ciencia que estudia y proyecta
normas y técnicas para organizar y administrar un archivo”24
Por su parte Nicolás Montero define a la archivonomía como “la ciencia que nos
enseña como conservar, organizar y administrar correctamente los
documentos”25 Como se menciono anteriormente no es necesaria la división de
la archivonomía, sino por el contrario, replantear una definición integral la cual
contenga la verdadera labor de la archivonomía como ciencia moderna de los
archivos y no solo como una disciplina que administra documentos. La
archivonomía cuenta con un alto grado de competencia científica y profesional,
la cual crea métodos, principios y procesos archivísticos bien fundamentados y
aplicables.
24 ENBA-Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración. 1980. p.20 25 MONTERO MORADO, Nicolás. Archivonomía didáctica. 1970. p.7
39
2.3 El Documento y su Relación con la Archivonomía
La esencia principal y materia prima de los archivos y por lógica de la
archivonomía es sin duda el documento en su totalidad, es decir el soporte y la
información contenida en el, tanto sus caracteres externos como internos, su
finalidad, y todo el proceso en su ciclo de vida hasta llegar al archivo. Un
documento sin una ciencia que se encargue de el, pierde parte de su objetivo por
el cual fue creado.
La Archivonomía es la ciencia base para la organización y conservación de los
documentos que conforman los diversos archivos y su relación debe ser lo mas
cercana posible, para garantizar el almacenamiento, recuperación de la
información y acceso a los mismos.
2.4 El Documento de Archivo
El documento de archivo es un registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, el cual
cuenta con ciertas características que lo hacen especial y diferente a cualquier
otro tipo de documentos, ya que los documentos de archivo son únicos e
irrepetibles.
Aurelio Tanodi considera al documento de archivo como el “soporte que
contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una
entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Añade que la
actividad administrativa se toma en su sentido extenso, de las gestiones internas
y trámites internos y externos considerados de índole administrativa, contable
(económico-financiero) y jurídica (que dan pruebas sobre derechos y deberes)”26
26 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General; teoría y práctica. 1989. p. 89
40
“Según Romero (1994: 106) El documento de archivo es el documento que
contiene información o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por
cualquier medio o lenguaje, que ha sido recibido o expedido en el ejercicio de
funciones legales o transacciones de negocios por una institución o persona que
lo conserva para testimonio, prueba y continuidad de la gestión”27
Por lo dicho anteriormente se culmina que el documento de archivo es un
documento que sin importar su material o medio para plasmar los datos, ha sido
creado, recibido, manejado ó usado por un individuo u organización en
cumplimiento de sus obligaciones legales o el ejercicio de sus actividades o
funciones con el fin de brindar confiabilidad y autenticidad de los hechos.
2.4.1 Características
Las características de un documento de archivo hacen que este sea diferente a
cualquier otro tipo de documento, como los memorandum, diarios oficiales,
libros, revistas, periódicos, entre otros, los cuales son tratados de diferentes
maneras y conservados por tanto en diferentes espacios, como hemerotecas,
bibliotecas o museos.
• Los documentos de archivo “tienen un carácter seriado, ya que cada
documento se produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen series
(documentos sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, etc.).
• Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural de una
actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor,
es decir, no son ajenos a él. Así, los documentos del área de recursos
humanos que se generan o reciben no tiene que ver con los generados o
recibidos por recursos financieros.
27 RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. op. cit., p.142
41
• La información que contiene el documento de archivo es única, es decir,
no existen documentos de archivo iguales. Pueden existir expedientes con
trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física
de quien se trate el asunto o por tema y época del mismo.
• Un documento de archivo es estático. Esto quiere decir que es definitivo y
no puede ser cambiado o corregido. En el caso de los borradores y notas,
éstos se consideran documentos de archivo como tales y se respetan dentro
del expediente como parte del desarrollo de una acción o trámite.
• El documento de archivo tiene autoridad. Proporciona la evidencia
“oficial” de la actividad que registran por lo cual deben ser confiables. Su
confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad
que tiene para producirlo. También las firmas, encabezamientos y sellos
son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.
Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar clara y correctamente
las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o
generadores, lo anterior con el propósito de garantizar:
• La correcta toma de decisiones.
• La rendición de cuentas.
• La transparencia de acciones.
• El acceso a la información.
Con base en lo anterior es que los documentos de archivo deben ser auténticos,
es decir, deben probar:
• Que cumplen con el propósito para el cual fueron elaborados.
42
• Que son creados o enviados por la persona que realmente los creo y
envió.
• Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado.
Así, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma
clara y completa las acciones y hechos por las que fueron elaborados conforme a
las funciones asignadas; es íntegro por estar completo y sin alteraciones.
También éste debe estar a disposición del usuario, es decir, puede ser fácilmente
localizado, recuperado, presentado o interpretado.
El documento de archivo constituye el único testimonio y garantía documental
del acto administrativo, por tanto, se trata de documentación única. Está
estructurado en conjuntos de documentos organizados que sé interrelacionan.
Son o pueden ser patrimonio documental.
Cumplida su vigencia administrativa, contable o legal y su uso en oficinas pasan
al archivo de concentración para su conservación precaucional, posteriormente,
previa valoración documental pasa al archivo histórico para su conservación
permanente, o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial”28
2.5 Caracteres del Documento de Archivo
Los documentos de archivo tienen “caracteres externos (estructura física) e
internos (contenidos) que son muy diversos debido a la multiplicidad de sus
soportes y al mensaje fijado en ello. Estos caracteres nos proporcionan los
criterios para establecer las distintas sistematizaciones que con ellos pueden
realizarse”29
28 SECRETARIA DE SALUD. Guía para la organización y control del expediente de archivo. 2002. p.11-15 29 RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. op. cit., p.146
43
2.5.1 Internos
Los caracteres internos del documento consisten en:
• Entidad productora: institución que generó el documento, sea una
persona física, moral, pública o privada, en pocas palabras el creador
del documento.
• Orígenes funcionales: es la causa que dio origen al documento, esto es
la función, actividad y trámite del documento.
• Fecha y lugar de producción: haciendo referencia a cuándo y dónde se
originó el documento.
• Contenido: es el asunto o tema de que trata el documento.
2.5.2 Externos
Los caracteres externos del documento se refieren a la materialidad y son los
siguientes:
• Clase: es de acuerdo al medio como se trasmite la información, como,
en forma gráfica, textual, visual (papel, acetato, papel fotográfico,
cintas magnéticas, cintas de audio y video, discos magnéticos u
ópticos, etcétera).
• Tipo: se identifica de acuerdo a la estructura: carta telegrama, cheques,
oficios, memorias, informes, recibos, etcétera.
• Formato: corresponde a las características físicas del documento,
independientemente del soporte en que éste se encuentre y la forma de
reunir a los documentos (tamaño carta, oficio, esquela; disquete, CD).
44
• Cantidad: equivale al numero de unidades bajo las que el documento se
encuentra (carpeta, legajo, volumen, foja, hoja).
• Forma: se refiere a la autenticidad del documento, según la tradición
documental, si está en original, copia o reproducción (microfilmación,
digitalización).
2.6 Ciclo Vital del Documento de Archivo El ciclo vital del documento es parte de un proceso desde el cual es posible la
planeación, selección, y eliminación documental desde el mismo momento de su
creación.
El ciclo vital de los documentos se inicia en el archivo de trámite de las unidades
administrativas que los originaron, en donde comienza su fase activa, después
continúa previa valoración en los archivos de concentración en donde los
documentos están en resguardo en tanto se determina su valor secundario y esta
es la llamada fase semiactiva, mas adelante previa valoración se determina su
baja, destrucción o traslado al archivo histórico, que es en donde se cierra el
ciclo vital del documento, pues aquí los documentos están en su fase inactiva
desde el punto de vista administrativo, únicamente conservan sus valores
secundarios y se conservan permanentemente.
En pocas palabras el ciclo vital del documento son las fases o edades básicas
sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción
en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un
archivo histórico para su conservación definitiva.
45
Las tres fases del ciclo vital del documento a su vez permiten diferenciar tres
tipos de archivos en que se encuentren los documentos a lo largo de su vida,
estos son el archivo de trámite, el archivo de concentración y finalmente el
archivo histórico.
2.6.1 Fase Activa La fase activa de los documentos es la primera de las tres y es cuando se crean u
originan los documentos, encontrándose en un proceso de tramitación y manejo
persistente por parte de las unidades administrativas, su uso es continuo, siendo
indispensable mantenerlos cerca de las oficinas productoras, esta fase
corresponde al archivo denominado de trámite o gestión.
2.6.2 Fase Semiactiva
En esta fase el documento cuyo uso administrativo, legal y contable, es
ocasional, ha perdido en gran medida la utilidad para la cual fue creado. No es
necesario mantenerlo cerca de las oficinas administrativas, sin embargo es
necesario conservarlo ya que todavía mantiene ciertos valores, constituyendo así
el archivo de concentración.
2.6.3 Fase Inactiva
En esta última fase el documento ha perdido la utilidad por parte de la oficina
productora y es inactivo desde el punto de vista administrativo, sin embargo es
necesario conservarlo de manera permanente, por sus valores secundarios que
aun conserva, correspondiendo al archivo histórico dicho resguardo de por vida.
46
2.7 Principios de Procedencia y Orden Original
Los documentos de archivo se basan en dos principios fundamentales para su
plena organización y estos son: el principio de procedencia y el principio de
orden original, los cuales se encuentran estrechamente ligados el uno al otro.
Lodolini afirma que el Principio de Procedencia fue aplicado por primera vez en
Dinamarca en 1791.
El principio de procedencia radica en respetar el origen, estructura y
clasificación de los documentos de los fondos, recibidos o generados por
instituciones tanto públicas como privadas, sin mezclarlos con otros fondos
documentales.
“Este principio es definido como: aquel en el cual “cada documento debe estar
situado en el fondo documental del que procede […] sin mezclarlos con otros
documentos.
Los documentos se producen naturalmente a partir de una institución o persona y
a lo largo de un proceso dentro de una estructura determinada. El Principio de
Procedencia va a determinar, la condición esencial del Archivo: su organicidad,
resultado de dos actividades complejas como son, la Clasificación y la
Ordenación”30
El principio de orden original indica el necesario respeto al orden en que
originalmente han sido producidos los documentos ya que todos los documentos
se producen en un orden secuencial, lógico y natural.
.
30 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., 1995. p.33-34
47
“El Principio de orden original se refiere al orden en el cual los documentos
fueron creados, organizados y mantenidos por la oficina de origen. Su
organización obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o
trámite continuando durante su desarrollo y hasta su conclusión”31
2.8 Valores del Documento de Archivo
Los valores del documento de archivo se dividen en valores primarios y valores
secundarios. Los documentos con valor primario son aquellos que durante su
estancia en los archivos de trámite y de concentración contienen información
administrativa, legal-jurídica o fiscal-contable.
El valor secundario lo adquieren los documentos que están depositados
permanentemente en el archivo histórico, porque son considerados documentos
con valor informativo y evidencial, para ser utilizados con fines de investigación
principalmente.
“Los valores del documento dependen del fin por el cual ha sido creado, lo que
se denomina valor primario, y, además, de la utilidad que se pueda deducir con
posterioridad, conocido como valor secundario”32
2.8.1 Valores Primarios
Los valores primarios del documento son los que tienen los documentos a partir
de su creación o recepción y mientras sirven a la oficina ó institución
generadora, destinatario, beneficiario o administración de origen, es decir, a los
31 SECRETARIA DE SALUD. op. cit., p.11-15 32 CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA, Fernando. Información y documentación administrativa. 1998. p.175
48
involucrados en el asunto de que trate. Estos valores están relacionados con
aspectos administrativos, legales y fiscales.
2.8.1.1 Valor Administrativo
Es el valor que posee un documento para el área productora, relacionado con un
trámite, asunto, tema, así como sus procedimientos y actividades. Se encuentra
este valor en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u
organismo publico o privado, estos responden a procesos y actividades
administrativas para llevar a cabo planes, proyectos y sirven como testimonio.
2.8.1.2 Valor Legal-Jurídico
Este valor es atribuible a los documentos que contienen pruebas fundamentales
para garantizar los derechos y deberes de la administración y de los ciudadanos,
tales como: leyes, actas del registro civil, contratos, escrituras, actas constitutivas
notariadas, decretos, acuerdos, documentos relacionados con la propiedad etc. Es
el valor que adquieren todos los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
Sirve para documentar las obligaciones legales y proteger los derechos de las
personas físicas y morales.
2.8.1.3 Valor Fiscal-Contable
Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican o
comprueban todas las transacciones financieras efectuadas por un organismo o
dependencia, en el cumplimiento de obligaciones tributarias tales como ingresos
o pagos de impuestos, contabilidad, estados financieros, ventas, etcétera.
49
2.8.2 Valores Secundarios
Son los valores que interesan a los investigadores en general. Surgen una vez
agotado el valor primario; los documentos que tienen este valor se conservan
definitivamente en el archivo histórico.
Los valores secundarios los adquieren los documentos una vez que pierden sus
valores primarios y tienen utilidad histórica, social, científica y cultural, porque
la información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio del
origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para
futuras investigaciones, así como medio para promover y generar conocimiento.
Derivados de su importancia para la investigación los valores secundarios son de
dos tipos: evidénciales e informativos.
2.8.2.1 Valor Evidencial
Es el que tiene un documento que revela el origen, organización y desarrollo de
las instituciones públicas o privadas.
“Los documentos evidénciales permiten conocer aspectos tan importantes como:
[…] los cambios orgánicos que ha sufrido una institución, sus normas de trabajo
y el funcionamiento de sus oficinas: los procedimientos, operaciones y la toma
de decisiones; en pocas palabras, el desarrollo histórico”33
33 ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco Obed. Manual de valoración, selección y eliminación de documentos, enfocado a la administración pública: exposición y análisis. 2004. p.92
50
2.8.2.2 Valor Informativo
El valor informativo es aquel que da cuenta de los fenómenos sociales o
institucionales. Sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de
cualquier actividad de la administración y también puede ser testimonio de la
memoria colectiva. Se trata de la información que contienen los documentos
sobre personas, lugares, fenómenos, sucesos, temas y cosas diferentes a las
acciones y actividades de una organización.
51
CAPÍTULO 3
PROCESOS ARCHIVISTICOS APLICADOS AL DOCUMENTO
En este ultimo capítulo se muestran los diferentes, pero necesarios, procesos por
los que atraviesa el documento de archivo a lo largo de su ciclo de vida, para así
poderle asignar una organización integral y bien fundamentada.
3.1 Organización Documental
La organización documental es como su nombre lo indica, “dotar de una
estructura (al fondo o fondos) que reproduzca el proceso mediante el cual los
documentos han sido creados.
Atendiendo a la función primordial , nos referimos a la informativa, debe
facilitar la localización de los documentos, proporcionando con su estructura
organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto,
con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género; es decir, todas y cada una
de las unidades archivísticas, todas y cada una de las series que lo integran, tiene
asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la
interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre
encontrará respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y sólo
uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni a la disyuntiva”34
La organización de archivos, se compone principalmente de tres elementos y
estos son la clasificación documental, la ordenación documental y la instalación
documental, de los cuales hablaremos mas adelante.
34 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit., p. 229
52
Pedro López ha definido a la organización documental, como la “operación
intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se
relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar
su contenido e información”35
La operación de organización documental consiste en “traducir a un fondo
documental el estado primigenio de su producción, evolución y crecimiento.
Afecta tanto a los documentos en si mismo (clasificación) como a la información
que contiene (ordenación). La primera establece la relación entre los documentos
y la segunda favorece su localización.
En definitiva, la Organización en un archivo es reflejo de un sistema planificado
de información. Los documentos y con ellos la información siguen los flujos
derivados del procedimiento administrativo y su traducción nos ha de ofrecer la
Organización plasmada a través de un esquema de Clasificación y mediante los
diferentes tipos de Ordenación en las distintas series documentales”36
3.1.1 Identificación Documental
La identificación documental define de una forma exacta en categorías o
agrupamientos, cada una de las secciones con sus respectivas divisiones, que
conforman los fondos documentales de un archivo. Identificando ciertos aspectos
del documento como soporte, oficina productora, formato, tipología documental,
fechas, clasificación, ordenación, entre otras. La identificación documental es un
proceso de investigación y sistematización de categorías administrativas que
sustentan en sus respectivas divisiones la estructura de un fondo documental.
35 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.253 36 Ibídem. p.260-261
53
“El diccionario de terminología archivística define la identificación como la fase
del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de
las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de
un fondo”37
La aparición del término en la literatura profesional acarreó confusiones en un
primer momento, ya que no se encontraba muy bien su ubicación dentro de las
tareas archivísticas. Algunos profesionales entendieron que venía a reemplazar al
término tradicional de organización, o que era una fase del tratamiento
archivístico anterior a la misma, mientras que otros lo situaron dentro de esta
fase, previo a la clasificación del fondo; otros profesionales no lo contemplan
como fase de la metodología.
La identificación es por tanto la primera fase de la metodología archivística., fase
de tipo intelectual que consiste en la investigación del sujeto productor y del tipo
documental.
3.1.2 Clasificación Documental
“Etimológicamente Clasificar procede del Latín ‘Classis Facere’, hacer clases
[…] pero estas clases se conforman categóricamente y por orden jerárquico”38
La clasificación documental consiste, como ya se menciono anteriormente, en
agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o
clases, desde los más específicos a los más amplios, de acuerdo con el respeto a
los Principios de Procedencia y Orden Original.
37 LATORRE MERINO, José Luis; MARTÍN, Mercedes; PALOMINO, Benito. Escuela iberoamericana de archivos experiencias y materiales. 2000. p.14 38 CRUZ MUNDET, José Ramón. Archivo Municipales de Euskadi; Manual de Organización. 1996. p.105
54
Se dice que la clasificación documental responde a una necesidad doble la cual
es proporcionar una estructura lógica a los documentos y al mismo tiempo
facilitar su localización en el archivo, esto es, al tiempo que se agrupan
jerárquicamente por niveles, facilitando el acceso a los documentos y por ende a
la información.
Los niveles jerárquicos en que se pueden clasificar los documentos son los
siguientes:
Primer nivel: expedientes.
Segundo nivel: series.
Tercer nivel: secciones.
Cuarto nivel: fondo.
Según Antonia Heredia “Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos
estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden
integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es
único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencian
de los otros, pero formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a su
vez es susceptible de subdivisiones”39
Uno de los principales objetivos de la clasificación documental es el de
establecer un control de la documentación por medio de un sistema de
clasificación diseñado a las necesidades de la Institución, para así tener una
pronta localización de la información requerida, el sistema de clasificación
planteado se acompañara de un cuadro de clasificación, el cual es un esquema o
marco, que refleja la sistematización y clasificación de un archivo, otorgada a
39 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.264
55
uno o varios de sus fondos, este cuadro contiene las claves clasificatorias
asignadas a los documentos en función de su organización.
“La clasificación es la base de la ordenación de la empresa. Sin una
clasificación, todos los datos, informes y noticias sobre la actividad de la
empresa no serian más que elementos fragmentarios, difícilmente interpretables.
Sin clasificación no habría archivos ni […] se sabría qué es lo que la empresa
posee, qué necesita, qué vende. La clasificación constituye por tanto, una
necesidad para cualquier organización.
Si tal importancia tiene la clasificación, no menos importante es la ordenación,
que representa su necesario complemento. Ambas técnicas marchan unidas”40
Siguiendo a Schellenberg tenemos lo siguiente:
1. “La clasificación es anterior a la ordenación.
2. Una clasificación debe ser consistente: es muy importante que los niveles
sucesivos sean consistentes, es decir, que en un mismo nivel se han de
incluir sólo funciones o actividades o materias.
Es decir, si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden
mezclar con funciones o actividades o con órganos que corresponderían
a las secciones y subsecciones.
3. En un cuadro de clasificación debe huirse de encabezados como:
misceláneos o varios.
4. Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser excesivamente
desarrollados con innecesarias subdivisiones.
5. Los documentos se pueden clasificar por funciones:
40 CONTINOLO, Giuseppe. El Archivo en la Organización Moderna. 1969. p.33
56
a) En los archivos administrativos tal clasificación será establecida a
posteriori y no a priori, es decir, la función determinará la clase y no
a la inversa. Las clases se crearán según la experiencia pruebe su
necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentos en el
desarrollo de las funciones. A medida que la función se despliegue
en actividades, la clasificación se dividirá en igual número de
subclases (secciones y subsecciones funcionales).
b) En los archivos históricos la clasificación suele venir dada, pero
puede rehacerse si existen defectos, después de un estudio
concienzudo de las funciones de la entidad. Pero la reclasificación
se adoptará en un cuadro aparte, sin alterar la ordenación numérica
que de antiguo tengan las unidades de instalación.
6. Los documentos también pueden clasificarse con relación a los órganos
de una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones orgánicas).
7. Los documentos deben clasificarse sólo en casos excepcionales por
materias o asuntos”41
Los métodos o sistemas de clasificación documental son los que a continuación
se muestran:
• La clasificación funcional.
“Los expedientes, unidad básica de la acción administrativa, deben agruparse
según la función de la que son reflejo.
41 HEREDIA HERRERA, Antonia op. cit., p.275-276
57
En el desarrollo de un esquema de clasificación, las funciones deberán tomarse
en cuenta al establecer clases, series, o agrupaciones documentales, de acuerdo a
un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas.
• La clasificación orgánica.
Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las estructuras administrativas,
la división orgánica de la institución, sus servicios, secciones y divisiones
administrativas, etc.
• La clasificación por materias.
Sistema empleado en las bibliotecas, según el cual se establecen los grupos en
virtud de los asuntos o materias a que se refiera su contenido: guerra, abastos,
demografía, cuentas.
Cuando se trata de elegir un sistema de clasificación de entre los tres
contemplados, resulta obvio que el tercero resulta automáticamente
desautorizado, por cuanto no toma en consideración ninguno de los principios
básicos de la archivística moderna. Los otros dos están íntimamente
relacionados, porque la estructura orgánica que se da a una dependencia viene
determinada por los fines o funciones para los que están destinados. Ello no
quiere decir, sin embargo, que ambos deban ser aceptados por igual ni mucho
menos”42
La clasificación esta regida por el principio de procedencia y orden original, es
decir que cada documento debe estar colocado de acuerdo a la Institución que lo
genero y según la estructura de Fondo, sección y serie.
42 HEREDIA HERRERA, Antonia op. cit., p.273
58
3.1.3 Ordenación Documental
La ordenación documental es posterior a la clasificación documental y esta es “la
operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos
con otros, de acuerdo a una unidad-orden establecida de antemano.
Ordenar es la segunda operación, dentro de la Organización, que ha de aplicarse
con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una sección
de Archivo o bien a un conjunto de documentos relacionados por su asunto o por
su tipología al tratar de preparar catálogo”43
Podemos ordenar dependiendo de las características que presenten los
documentos, ya que los diversos métodos de ordenación son flexibles y
aplicables o todo tipo de documento. Una de las principales funciones de la
ordenación documental es localizar los documentos rápidamente.
Ordenar documentos “es una tarea material consistente en relacionar unos
elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano. Bien
sea la fecha, las letras del alfabeto, los números… La Ordenación se aplica sobre
diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las
series, etc.
De modo que cuando tomamos un conjunto de cartas y las distribuimos en
función de los apellidos y el nombre de las personas a las que van dirigidas, lo
que estamos haciendo es ordenar esas cartas alfabéticamente: Clasificarlas sería
otra cosa”44
Los métodos de ordenación archivísticos son los siguientes:
43 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.285 44 CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA PEÑA, Fernando. op. cit., p.230-231
59
• “Ordenación Cronológica: La fecha de los documentos es el criterio
ordenador empleado por este método, siguiendo los tres componentes
de la misma de mayor a menor: el año, el mes y el día. Comenzando
por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más
reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días.
• Ordenación Alfabética: Utiliza las letras del abecedario como criterio
de Ordenación, y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa
y distinguimos tres variaciones:
• Onomástica: Cuando se consideran nombres de personas, se ordenan
poniendo el primer apellido, seguido del segundo y el nombre propio.
Es el idóneo por ejemplo: para serie de expediente de personas.
• Geográfica: (también denominada toponímica): si lo que se considera
son nombres de lugar, se ordenan según su jerarquía espacial
comenzando por las agrupaciones mayores y terminando por las
menores; así en una serie de obras de comenzará por el Barrio, Distrito,
Calle, Avenida, Plaza, Numero de finca, Planta y se finalizará con la
Vivienda.
• Materias: No supone necesariamente una relación sistemática de las
mismas, sino que puede ser simplemente la sucesión alfabética según la
experiencia vaya probando su utilidad. Por ejemplo se puede aplicar
para la Ordenación de expedientes de causas judiciales, por la materia
sustanciada, o de contratación, de acuerdo con los objetos de la misma.
• Numérica: Establece la Ordenación de los documentos siguiendo un
número progresivo Ej. 1, 2,3, etc. o agrupaciones de números.
60
• Alfanumérica: Consiste en la combinación de letras y números para
componer los códigos de ordenación.
De entre estos métodos no es posible establecer, ni tampoco necesario, cual de
ellos es mejor al decir el tipo de ordenación que se ha de aplicar en cada
momento, se elegirá aquel que mejor se adapte al objeto de la ordenación, que
por otra parte puede ser un mixto resultado de la fusión de dos o más de ellos”45
“Aquellos métodos, o mejor, aquellos pretendidos métodos, de ordenación son
métodos subjetivos, que dependen de la voluntad del ordenador, el cual no
solamente puede escoger uno antes que otro, sino que, una vez adoptado un
método, puede ulteriormente determinar a su propio arbitrio las voces, clases o
categorías de un orden por materias o las circunscripciones territoriales de un
orden geográfico.
La reconstitución del Orden Originario, por el contrario, tiene carácter objetivo;
quien quiera que sea el archivero que lo aplica a un determinado archivo o fondo,
el resultado es el mismo. Si se pusiera en desorden por diez o cien veces un
fondo y se le confiase para la ordenación a diez o cien archiveros diversos, el
resultado final tendría que ser siempre idéntico”46
3.1.4 Instalación Documental
La colocación documental, también conocida como instalación documental, es el
proceso físico por medio del cual colocamos la documentación, previa
clasificación y ordenación, en sus respectivos envases como: carpetas, latas,
cajas y a su vez en los contenedores como: anaqueles o racks.
45 CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA PEÑA, Fernando. op. cit., p.231-232 46 LODOLINI, Elio. Archivística Principios y Problemas. 1983. p.152
61
La instalación de los documentos en el archivo “es una tarea íntimamente
relacionada con la organización de fondos y consiste, como su propio nombre
indica, en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación,
ya sean cajas, legajos o libros. Las cajas y los legajos son agrupaciones de
expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un envase, así ubicados en
las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia a los
agentes nocivos (luz, polvo...).
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, procede
identificarlo a fin de saber cuál es su ubicación física, para ello se le otorga una
signatura (clave) que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y
a su orden dentro de ésta”47
3.2 Descripción Documental
La descripción documental o archivística, es una delicada operación de síntesis,
que conjunta principios y técnicas para ser aplicadas a los documentos de
archivo y comprende el análisis documental como: tipo documental contenido,
lugar y fecha de redacción, caracteres internos y externos, así como los datos
necesarios para su localización, su objetivo principal es facilitar el acceso al
contenido de los documentos, por medio de los diversos instrumentos de
descripción, como la guía, el catalogo, el inventario o el índice.
Uno de los fines de la descripción documental es orientar y facilitar al usuario
interno como externo, en la localización de la información busque o necesite.
También facilita la administración y control de la documentación.
47 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit., p. 249-250
62
En 1961 Schellenberg define la descripción archivística como “el conjunto de
actividades desarrolladas por el archivero con la finalidad de elaborar
instrumentos de investigación que faciliten el acceso a los fondos documentales,
en cualquiera de sus niveles (desde el fondo hasta el documento)”48
El diccionario de terminología archivística del ministerio de cultura de España
establece que la descripción es “la fase del tratamiento archivístico destinada a la
elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos documentales y colecciones de archivos”49
Antonia Heredia, siguiendo a Schellenberg , también ha definido la descripción
como “la parte de la tarea archivística que engloba las diversas y variadas
actividades desplegadas por el archivero para elaborar los instrumentos que
faciliten el acceso a los fondos, estos instrumentos son las guías, los inventarios,
los catálogos, los índices”50 etc.
Se dice que la descripción documental es una actividad de análisis documental,
aunque son dos actividades diferentes pero paralelas y complementarias la una
de la otra. El análisis documental esta conformado por “el conjunto de
operaciones necesarias para extraer la información contenida en los documentos
y acondicionarla para facilitar su almacenamiento y su recuperación posterior”51
48 BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada: origen, fundamentos, principios y técnicas. 2001. p.156 49 Ibídem. p.156 50 Ibídem. p.157 51 Ibídem. p.161
63
La descripción documental es el medio por el cual se obtiene toda la información
que contienen los documentos, para llevar un mayor control de los mismos y
también para brindar un buen servicio al usuario en la consulta de información.
3.2.1 La Descripción Multinivel
La norma internacional general de descripción archivística conocida como la
ISAD-G es una herramienta muy valiosa para los archivos la cual plantea
especificaciones precisas para la descripción documental, esta maneja reglas
generales y busca facilitar la integración de las descripciones del archivo.
La descripción según “ISAD-G parte de una técnica de descripción denominada
“descripción multinivel”. Una técnica que consiste en describir un fondo y todas
las partes que lo integran (secciones, series, expedientes, documentos y todas las
categorías intermedias) utilizando los elementos apropiados para cada unidad de
descripción, relacionando las descripciones resultantes de manera jerárquica”52
“La descripción multinivel tiene como objetivo la representación del contexto y
la estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran, y pretende que en
el nivel de fondo se proporcione la información de las partes como un todo, y en
los niveles inferiores y siguientes se proporcione sólo la información de las
partes que se están describiendo y, como consecuencia, las descripciones
resultantes se presenten en una relación jerárquica, desde las descripciones a
nivel de lo más general, el fondo, hasta las descripciones del nivel más
particular”53
52 BONAL ZAZO, José Luis. op. cit., p.171 53 GIMÉNEZ CHORNET, Vicent. Descripción multinivel. Disponible en:< http://www.vicentgimenez.net/curs/multi.htm> [consulta: 26 marzo 2006]
64
Los principales niveles ó grados de descripción multinivel se aplican a:
• Fondo
• Sección
• Serie
• Unidad documental compuesta / Expediente
• Unidad documental simple / Documento
Las ISAD (G) se basa principalmente en una regla de descripción multinivel:
• Descripción de lo general a lo específico
Las descripciones resultantes se representan en una relación jerárquica de la
parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico.
3.2.2 Instrumentos de Descripción Documental
Los instrumentos de descripción documental son instrumentos prácticos y útiles,
para la búsqueda y recuperación de la información, así como para la consulta y el
control documental. Básicamente los instrumentos de descripción documental se
dividen en guías, inventarios, catálogos e índices, auque también se consideran
como tal a los censos y registros los cuales no se verán en este apartado.
3.2.2.1 La Guía
La guía es un instrumento que describe de modo global el contexto, contenido y
estructura de un archivo y cuya finalidad es informar sobre el conjunto
documental y al mismo tiempo brindar una visión panorámica al usuario. Este
instrumento de descripción y consulta nos permite observar y conocer tanto a los
archivistas como al público en general, los diversos rubros o ramos de todas las
65
unidades administrativas que conforman los diferentes fondos documentales de
un archivo. Los datos que contiene la guía hacen referencia a los documentos,
organización y génesis documental entre otros. Este tipo de instrumento nos
permite describir un fondo documental a nivel general, mostrando sus secciones
y asuntos, así como procedencia, fechas, funciones, contenido, soporte, formato
y volumen entre otros.
“La guía, como su propio nombre indica, tiene la misión específica de orientar,
haciendo valoraciones globales y destacando lo mas importante. No desciende a
particularizaciones, sino que de una manera general señala características”54
como la historia de la propia institución que produjo los documentos.
Se puede hacer una guía de un fondo documental completo, englobando todas
sus secciones, así como de todas sus series, pero no se puede hacer una guía de
documentos o piezas documentales.
Schellenberg atribuye a las guías lo siguiente:
1. “Proporcionar información general de todo el fondo de uno o más
depósitos.
2. Proporcionar información específica sobre cada uno de los grupos
documentales (secciones, series).
De aquí las dos clases de guías que Schellenberg señala: generales y
especiales”55
54 HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción. 1982. p.23 55 Ibídem. p.24
66
“En una guía general será imprescindible centrar la información sobre el archivo
o archivos en cuestión, creación, vicisitudes, edificio, dependencias, personal,
servicios que presta; sobre la historia de la institución o instituciones cuyos
fondos se albergan en esos depósitos; enumeración ordenada de los fondos en
general, de sus secciones, con indicación de volumen de unidades y fechas
limite; modificación en los fondos por cesiones o compras; relación bibliográfica
sobre el archivo y sobre todo, relación completa de los instrumentos de
descripción sobre dichos fondos.
En una guía especial los datos sobre el archivo se reducen: se presta más
atención a la historia de la institución productora de los documentos integrantes
de una sección específica y de sus series, insistiendo en las funciones y
actividades de aquélla que van a dar origen a las series documentales”56
3.2.2.2 El Inventario
Este instrumento de descripción describe las series o expedientes de los fondos
documentales, tras haber sido organizados preferentemente, en el se incluye la
procedencia, orígenes funcionales, fechas, clase y tipo documental, formato,
volumen y una descripción a nivel de fondo, sección, serie o expediente. El
inventario es un instrumento que permite realizar la búsqueda documental en un
archivo.
56 HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción. 1982. p.25-26
67
“La finalidad del inventario es doble: de un lado facilita el control de existencias
de la documentación al […] archivista (función localizadora y de control) y de
otro puede considerarse como indispensable elemento de orientación para el
investigador (función orientadora)”57
En los archivos trabajamos principalmente con los dos tipos de inventario, para
la descripción y control documental, el inventario somero y el inventario
analítico.
El primero de estos inventarios comprende elementos mínimos para su
elaboración “y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican. Su utilidad
es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias,
pero el interés para los usuarios es mínimo pues les ofrece una información
excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de la documentación que
pueden encontrar. A pesar de las carencias y junto a su función controladora, es
un primer procedimiento validado para la descripción de grandes volúmenes
documentales.
Los elementos de la ficha del inventario somero, complementado con un
resumen de la evolución histórica del ente que ha dado origen al fondo son:
57 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.30
68
Área de identificación:
• Código de referencia
• Título
• Fechas
• Nivel de descripción
• Volumen y soporte de la unidad de descripción
Área de identificación:
• Nombre del productor”58
En cambio el inventario analítico se conforma de otros elementos, de los
cuales no cuenta en su totalidad el anterior. El inventario analítico contiene
ciertas características que lo enriquece íntegramente.
Este tipo de inventario “describe los fondos con mayor profundidad al
descender hasta los expedientes. Con los mismos elementos mínimos
obligatorios y algunos más optativos, ofrece información suficiente para
localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física, conocer su
organización, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las
opciones las de su interés.
Los elementos obligatorios de la ficha de inventario analítico son:
Área de mención de identidad:
• Código de referencia
• Título
• Fechas
58 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit., p.284
69
• Nivel de descripción
• Volumen y soporte de la unidad de descripción
Área de contexto:
• Nombre del productor
Área de contenido y estructura:
• Alcance y contenido
Los elementos optativos de la ficha de inventario analítico son:
• Valoración, selección y eliminación
• Organización
Área de condiciones de acceso y utilización:
• Condiciones de acceso
• Instrumentos de descripción
Área de documentación asociada:
• Unidades de descripción relacionadas”59
3.2.2.3 El Catálogo
El catalogo describe las piezas documentales una por una. En este tipo de
instrumento la descripción se puede hacer expediente por expediente o
documento por documento, con información fundamental y exhaustiva, tanto de
sus caracteres internos como externos.
59 CRUZ MUNDET, José Ramón. op. cit., p.285
70
Los catálogos ponen su atención en el contenido del documento a un alto nivel
de detalle, centrándose en la procedencia, autor, destinatario, tipología, fechas,
lugares, personas, y asuntos que figuren en él y proporcionan los medios
necesarios para hacer las investigaciones en los archivos.
3.2.2.4 El Índice
El índice es un instrumento que brinda información en forma precisa la cual nos
permite localizar diversos datos de tipo geográfico, onomástico, o cronológicos
entre otros. Este instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por
medio de palabras de personas, lugares o temas que lo remitirá a una signatura
topográfica. El índice puede ser un complemento o instrumento auxiliar del
inventario, el catalogo y la guía.
El índice informa “sobre nombres de personas, lugares o materias ordenados
alfabéticamente para su inmediata localización en la guía, en el inventario, en el
catalogo. La indización es tarea común con respecto a cualquiera de los
instrumentos mencionados”60
3.3 Valoración Documental
El gran problema de los Archivos es sin duda el volumen documental que se
genera día con día en las instituciones tanto publicas como privadas, el gran reto
de los profesionales de los archivos, es sin duda la valoración documental, que
ha de partir de una correcta investigación, identificación y análisis minucioso,
para poder determinar los valores primarios y secundarios de los documentos que
nos guíen a su selección, para establecer plazos de transferencia, acceso,
eliminación y conservación permanente de la información documental.
60 HEREDIA HERRERA, Antonia. op. cit., p.99
71
La valoración ha sido uno de los problemas más importantes y delicados de los
archivos. Este proceso de análisis e identificación documental, es por medio del
cual se determina la utilidad de los documentos y al mismo tiempo se detectan
los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo a lo largo de su ciclo de vida, para
dicha permanencia es indispensable contar con criterios de disposición y
acciones de transferencia o eliminación, en su caso, para asignarle tiempo y
espacio a la documentación, la valoración es por tanto la fase del tratamiento
archivístico en la que después de analizar los valores de los documentos se
decide si éstos deben transferirse a otro archivo o si por el contrario deben
eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar técnicas de
selección.
Carol Couture, al hablar sobre la función de la valoración en la archivística
contemporánea la define como el acto de juzgar los valores que presentan los
documentos de archivo (valor primario y secundario) y de decidir los plazos de
aplicación de estos valores a dichos documentos en un contexto que considere la
relación esencial existente entre el organismo o persona a quien conciernen y los
documentos administrativos que él o ella genera en el marco de sus actividades.
La valoración implica un trabajo de cuidadoso análisis documental y no un
simple y rápido procedimiento como lo hacen algunos, ya que implica entender
factores tales como la historia del generador de los documentos, las funciones,
atribuciones legales, estructura orgánica, los procedimientos de creación de
documentos, la organización, administración de los documentos y los cambios
ocurridos en el transcurso del tiempo.
72
La valoración permite que los archivos de trámite y de concentración no se
saturen con documentos cuyo valor primario concluyó.
De acuerdo con el Diccionario de terminología archivística la valoración es, la
fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial.
Cruz Mundet define a esta, como la fase que se destina a descubrir y apreciar los
valores que contienen los documentos, así como la terminación de los mismos.
“La valoración, en su sentido no técnico, se define como un proceso netamente
intelectual […].
En la teoría archivística, la valoración, que también es conocida como evaluación
o apreciación, es aquel principio que tiene por objeto detectar, mediante un
análisis que aplica a las series documentales, la utilidad, importancia y
trascendencia que éstas tienen durante un ciclo de vida para la dependencia que
las genero, así como para la investigación histórica, científica y cultural, de
cuyas resultas determina […] los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia y conservación o eliminación
total o parcial”61
La valoración documental es un proceso archivístico que ha sido planteado por
diversos autores que afirman su importancia y carácter esencial dentro del ciclo
vital del documento.
61 ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco Obed. op. cit., p.79-80
73
En la actualidad en México los criterios que rigen el proceso de valoración
documental fueron principalmente difundidos por el autor Estadounidense
Schellenberg, quien retomo los orígenes de la valoración Europea,
principalmente de Alemania e Inglaterra.
Valorar documentos significa detectar los valores inmanentes de los documentos
de archivo, con el fin de realizar prácticas de disposición documental.
Para reducir los márgenes de error, la valoración debe ser realizada por
especialistas en los documentos a valorar, como historiadores, archivistas,
contadores y cada institución debiera formar un comité de valoración
documental.
3.4 Selección Documental
Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación y su destino final.
“Es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos
de archivo sirven a fines administrativos y cuales de ellos han de conservarse
para que sirvan a fines de investigación.
La selección documental consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para
la administración que los produce (valor inmediato o primario) y el valor para la
investigación del pasado (valor mediato o secundario)”62
“Es la operación complementaria de la valoración, al tiempo que es la antesala
de la eliminación, de tal suerte que obedece a ambas a la vez. A través de ella se
determina el destino final de las series documentales cuyos valores primarios han
prescrito, adquiriendo en compensación valores secundarios, o bien, que han
62 VÁZQUEZ MURILLO. Manuel. Como seleccionar documentos de archivo. 2002. p.21
74
perdido definitivamente toda utilidad mientras que permanecieron albergadas de
forma precaucional en el archivo de concentración”63
3.4.1 Depuración Documental
Es la operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos
que no tienen valores primarios ni secundarios como duplicados.
Al hablar sobre valoración documental es inevitable referirnos al término
depuración y a la práctica que de ésta se inició en los años cincuenta, al aplicarla
como una medida urgente para resolver el problema de la acumulación de
documentos.
En los años ochenta la depuración como fase del ciclo vital de los documentos,
merecía especial atención porque definía el destino de los mismos al término de
la utilidad administrativa.
3.4.2 Baja Documental
Se denomina baja documental al “procedimiento por el cual se retiran los
documentos carentes de valores primarios y secundarios del entorno en donde se
encuentren, a fin de someterlos a un proceso, mismo que puede variar de un
organismo a otro en función de […] las acciones que al respecto prevea la
legislación establecida y vigente, que habrá de definir su destino final.
La baja documental la define y autoriza en su momento la comisión de
valoración y selección a través del catalogo de disposición documental, y puede
63 ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco Obed. op. cit., p.98-99
75
efectuarse ya sea con los documentos que libera el archivo de trámite, siempre y
cuando se haya determinado que no requieran de guarda precaucional o con los
que libera un archivo de concentración; en éste caso, con aquellos que hayan
sido seleccionados para su eliminación. En ambos casos, si las series
documentales fueran previamente objeto de muestreo, las piezas que pueden
darse de baja son las que fueron escogidas para destrucción”64
La baja documental se realiza por medio de un inventario a nivel de expediente y
de ninguna manera a nivel de serie, sección o fondo.
Cualquier documento que se pretenda dar de baja, debe estar dentro del archivo
general, para poder tramitar su baja, siendo este, el archivo de concentración, el
cual es el encargado de preparar el inventario de baja. El archivo de
concentración debe solicitar al comité técnico institucional de administración de
documentos, la valoración de la documentación y emitir el dictamen en una
declaratoria de inexistencia de valores primarios y secundarios, dando como
resultado los documentos que ya no son útiles para la institución, ni
administrativa ni históricamente, los cuales causaran baja y por consecuencia su
eliminación o destrucción.
3.4.3 Transferencia Primaria
La transferencia primaria es el traslado ó movimiento físico de los documentos,
de un archivo a otro (de trámite a concentración), de manera ordenada,
sistemática y de acuerdo a las disposiciones contempladas según el catalogo de
disposición documental vigente.
64 ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco Obed. op. cit., p.23,134-135
76
3.4.4 Transferencia Secundaria
La transferencia secundaria es el traslado ó movimiento físico de los
documentos, del archivo de concentración al archivo histórico, de manera
ordenada y sistemática, previo análisis de los valores secundarios y de acuerdo al
catalogo de disposición documental vigente.
3.5 Eliminación Documental (Destrucción)
La eliminación es la destrucción de los documentos determinados, que han
perdido su valor administrativo, jurídico- legal o fiscal -contable y que no tienen
valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia, tecnología o cultura.
Solo después del proceso de evaluación conforme al catalogo documental, se
puede determinar qué documentos deben ser conservados y cuáles pueden
eliminarse.
La eliminación que en principio tendría que entenderse como el enemigo número
uno de la conservación, es, sin lugar a dudas, su primer aliado.
“La eliminación es concebida como el principio de tipo físico gracias al cual se
desvanece y destruye tanto la información como el soporte, respectivamente que
conforman a la documentación cuyos valores primarios han espirado en su
totalidad y que no lograron, por su incapacidad de generar utilidad para fines
distintos a los que fueron creados, desarrollar valores secundarios”65
65 ACEVEDO GUTIÉRREZ, Francisco Obed. op. cit., p.23,134-135
77
La destrucción de documentos deberá efectuarse en presencia de un responsable
del archivo, quedando amparada mediante acta de destrucción documental,
anexando la relación de la documentación a destruir, para asegurarse de que no
se están destruyendo documentos que contengan información que pudieran
utilizarse en procesos legales o de investigación. Se debe garantizar la
destrucción de la documentación, con el fin de evitar el mal uso de la
información contenida.
La destrucción inapropiada de documentos, puede llevar a los responsable a ser
sujetos a un proceso legal.
3.6 Conservación Permanente del Documento en el Archivo Histórico
Debe conservarse permanentemente los documentos, cuyo valor que cobran, son
de utilidad para la investigación, tecnología, ciencia y cultura. Dichos
documentos que se transfiere al archivo histórico, previa valoración, se deben
conservan de manera definitiva, por lo que es necesario dotar al local (archivo)
con el mobiliario, equipo, instalaciones, personal y demás requerimientos, para
asegurar la permanencia de los documentos custodiados en optimas condiciones.
La conservación permanente de los documentos en un archivo histórico, es con
la finalidad de preservar la memoria de la humanidad y servir a la ciencia,
cultura y toda expresión de investigación y generación de conocimiento.
“Esta conservación permitirá a las generaciones futuras, juzgar el pasado y
analizarlo para, como lo marca la historia, aprender del mismo y no cometer los
errores del pasado. Ante esta situación los archivos contarán con instalaciones
pertinentes, que permitan al pueblo en general tener acceso a los documentos,
característica indispensable en todo documento histórico, a fin de que se
encuentren en condiciones de realizar las investigaciones que se requieran, en
78
este sentido se debe tener cuidado de que la consulta de los documentos no
menoscabe la integridad de la información, para ello se deben crear los
reglamentos de consulta pertinentes, así como las normas para la reproducción
de los documentos.
Es importante no perder de vista el carácter público de la documentación
histórica, para que se pueda consultar por cualquier persona que cumpla con los
reglamentos y las normas de seguridad establecidas para los archivos históricos;
es muy común por ejemplo que cuando recién se transfiere la documentación al
archivo histórico, los funcionarios que dieron origen a la misma, la soliciten en
préstamo nuevamente, como si estuvieran en un archivo administrativo a su
disposición o como si el archivo histórico fuera un brazo más de sus archivos
administrativos; esto no es posible, ya que todo documento que ingresa a un
archivo histórico deberá permanecer en él, ni siquiera por mandato judicial
deberán ser retirados del archivo histórico los expedientes en el conservados, en
todo caso se darán las facilidades para que las autoridades puedan tener una ágil
consulta de los expedientes dentro del archivo histórico, o expedir las copias
certificadas correspondientes”66
66 ESCALONA RÍOS, Javier. Valoración documental. Guía de autoaprendizaje. 2003. p.45
79
CONCLUSIONES
En el transcurso de la existencia de la humanidad se han utilizado una gran
cantidad de materiales, los cuales ha servido como soporte de las
manifestaciones y expresiones en las diferentes civilizaciones del mundo, desde
los años más antiguos hasta nuestra actualidad siendo estos sustituidos al paso
del tiempo por unos que cumplan y cubran las necesidades en tiempo y espacio.
En mi experiencia al paso por algunos archivos me he podido dar cuenta de la
verdadera y gran importancia que tienen los diversos soportes documentales, al
contener en ellos información única y de gran valor no solo para los archivistas,
sino para todo tipo de usuarios, así como de sus generadores.
El documento ha sufrido grandes cambios, en el tipo soporte empleado, por
mencionar algunos, la piedra, metales, maderas, barro, pieles, papiro, pergamino,
papel, soportes magnéticos y ópticos entre otros, hasta la actualidad con la
aparición de las nuevas tecnologías como los documentos electrónicos.
Pero ninguno de los materiales utilizados en la escritura ha tenido hasta nuestros
días mayor éxito que el papel. Se atribuye su invención a los chinos, quienes lo
fabricaban con fibras de bambú y corteza de morera.
En México desde la época prehispánica el documento ha sido de gran
importancia ya que en estos se ha plasmado todos los acontecimientos de tipo
político, administrativo, económico, social, cultural, religioso, dando fe y
legalidad de los mismos.
La imprenta significó una gran novedad que cambio considerablemente el rumbo
de la escritura pues redujo notablemente la actividad de copiar los libros a mano
tales como los manuscritos. Toda esta generación de información y cultura dio la
80
pauta para la necesidad de formar los primeros archivos que contuvieran y
conservaran organizada toda la información que consideraban importante. Para
cubrir las diferentes necesidades que los archivos exigían, fue necesaria la
creación de la ciencia de los archivos la cual, al igual que los soportes ha ido
evolucionando continuamente en cuanto a procesos, criterios, técnicas, métodos
y procesos se refiere.
81
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