1

32

PRESENTACIÓNEl Séptimo Programa Marco es el principal instrumento de financiación de Investigación, Desarrollo Tecnológico y Demostración de la Comisión Europea. Tiene un presupuesto asignado de 50.521 millones de euros a ejecutar durante su plazo de vigencia (2007-2013).

La normativa que regula los Programas Marco está dirigida a entidades con perfiles muy diversos por lo que, en ocasiones, puede resultar un tanto ambigua. Se ha elaborado esta guía para facilitar la comprensión y aplicación de la normativa, basándonos en la documentación legal que regula el Séptimo Programa Marco, en las consultas efectuadas a la Comisión Europea (CE) y en nuestra propia experiencia tras haber emitido más de tres mil Certificados de Auditoría durante el Quinto, Sexto y Séptimo Programa Marco.

Este documento se estructura en cuatro partes:

La primera enuncia las novedades con respecto a la edición anterior de esta guía. La inclusión de dichas novedades viene motivada por la necesidad de:• Recoger las modificaciones realizadas por la Comisión Europea en algunas normas reguladoras del Séptimo Programa Marco;• Explicar con mayor detalle ciertos aspectos que han generado dudas entre los beneficiarios durante este periodo de tiempo.El objetivo de la segunda parte es servir de guía a aquellas entidades con experiencia en los Programas Marco anteriores para que conozcan las principales diferencias entre la normativa del Sexto y Séptimo Programa Marco.En la tercera parte se han recopilado los que son, en base a nuestra experiencia, los problemas más frecuentes detectados en la justificación de cada tipo de gastos y se han sugerido las soluciones que se consideran más oportunas.En la cuarta parte se puede encontrar información relevante para las entidades interesadas en participar en el Séptimo Programa Marco.En la sección de “Documentación” de la página web de CET Auditores, S.L “www.cetauditores.com” se incluirán las posibles erratas contenidas en este documento. Invitamos a todos los lectores a consultar este apartado y a realizar cualquier matización, comentario o mejora enviando un correo electrónico a info@cetauditores.com. AVISO:Este documento ha sido elaborado como una herramienta informativa para facilitar la adaptación al Séptimo Programa Marco. La aplicación de las normas y recomendaciones son de carácter genérico y deberán ser adaptadas a las circunstancias específicas de cada beneficiario, por lo que se recomienda un estudio exhaustivo de cada caso. CET Auditores, S.L. no asumirá ninguna responsabilidad respecto a la aplicación o interpretación que cada usuario realice de esta guía.

COPYRIGHT:Todos los textos han sido elaborados por CET Auditores, S.L. y no pueden ser reproducidos sin citar la fuente.

CET Auditores, S.L.

54

2.1. Estructura del Séptimo Programa Marco2.2. Procedimiento para realizar consultas a la Comisión Europea2.3. Eliminación de los modelos de costes2.4. Detalle de las actividades y de los porcentajes de financiación2.5. Ampliación del plazo para presentar la documentación2.6. Determinación de los gastos indirectos

2.6.1.Cálculo de los gastos indirectos reales2.6.2.Cálculo de los gastos indirectos basado en un tipo fijo (flat rate)

2.7. Aceptación de costes medios de personal2.8. Tipos de Certificados de Auditoría

2.8.1.Certificado sobre Estados de Costes (Certificate on the Financial Statements)2.8.2.Certificado Metodológico

2.9. Garantías financieras2.10. Posibilidad de utilización de tarifas fijas para los gastos de viaje2.11. Tarifas fijas para justificar la remuneración de los propietarios de empresas2.12. Obligación de declarar los intereses generados por la prefinanciación2.13. Realización de ajustes a los gastos declarados en periodos anteriores2.14. Normativa específica aplicable a “Investigación en beneficio de las PYMES” e “Investigación en beneficio de Asociaciones de PYMES” del programa Capacidades

3. NORMATIVA Y PROBLEMÁTICA POR CATEGORÍAS DE COSTES

3.1. PersonalTarifa horaria (Personnel Rate)Horas imputadas al proyectoCaso especial: Consultores in houseCaso especial: Retribuciones variables

3.2. Viajes3.3. Equipos Amortizables3.4. Consumibles 3.5. Terceras partes (Third Parties) 3.6. Ingresos del proyecto3.7. Gastos Indirectos3.8. Las auditorías de la Comisión Europea

4. DOCUMENTACIÓN DE UTILIDAD

ÍNDICE

1315151517172023242525293333343537

37

7

11

39

4242525454 57 61 64 66 72 74 75

81

1. PRINCIPALES CAMBIOS INTRODUCIDOS ENTRE LA PRIMERA Y LA SEGUNDA EDICIÓN DE ESTA GUÍA

2. PRINCIPALES ASPECTOS FINANCIEROS DEL SÉPTIMO PROGRAMA MARCO

76

PRINCIPALES CAMBIOS INTRODUCIDOS ENTRE LA PRIMERA Y LA SEGUNDA EDICIÓN DE ESTA GUÍA

1.

98

• En el punto 2.1 se ha introducido un apartado donde se describe la estructura del Séptimo Programa Marco y se realiza una breve descripción de los 5 programas que lo componen (Cooperación, Ideas, Personas, Capacidades y EURATOM);

• Se ha modificado el punto 2.2 con el objetivo de describir el nuevo procedimiento creado en el Séptimo Programa Marco para realizar consultas a la Comisión Europea;

• El punto 2.4 contiene un detalle de las actividades previstas en los proyectos del Séptimo Programa Marco y su financiación, con el objetivo de dar una visión más completa al lector con menor experiencia en Programa Marco;

• En el apartado 2.8.1 se han incluido los siguientes puntos:

o Aclaración efectuada por la Comisión Europea sobre la necesidad de los terceros que tengan relación con el beneficiario a través de la cláusula 10 de únicamente remitir el Certificado sobre Estados de Costes cuando su propia contribución financiera supere los 375.000,00 €; o Posibilidad de envío voluntario del Certificado sobre Estados de Costes;

o Opción de no enviar el Certificado sobre Estados de Costes cuando el periodo haya sido audi-tado por la Comisión Europea.

• Se han actualizado los requisitos para solicitar el Certificado Metodológico (apartado 2.8.2.a);

• Se ha añadido en el punto 2.10, información sobre la posibilidad de declarar los gastos de viaje en base a tarifas fijas siempre y cuando se cumplan determinadas condiciones;

• Se ha incluido un apartado en el que se analiza la posibilidad de declarar en base a tarifas fijas, la remu-neración de los propietarios de empresas que actúen como beneficiarios (apartado 2.11);

• En el apartado 2.12 se detalla la información sobre las obligaciones que el Séptimo Programa Marco impone al coordinador de un proyecto en relación con la declaración de los intereses generados por la prefinanciación, las exenciones existentes y la posibilidad de declarar en el proyecto las comisiones bancarias generadas por el traspaso de fondos al resto de beneficiarios del proyecto;

• Se han actualizado todas las referencias del documento en cuanto a la obligatoriedad de obtener el Certificado Metodológico con anterioridad al envío del primer Estado de Costes utilizando tarifas medias de personal, puesto que este requisito ha sido eliminado por parte de la Comisión Europea;

• Se ha incluido información sobre cómo deben realizarse, en el Séptimo Programa Mar-co, los ajustes de los gastos declarados en periodos anteriores (apartado 2.13);

• En el apartado 2.14 se ha añadido una reseña relativa a las condiciones específicas que regulan la “Investigación en beneficio de las PYMES” e “Investigación en beneficio de Asociaciones de PYMES” ambas incluidas en el programa Capacidades;

• Se ha ampliado información en el apartado 3.1 en relación a los métodos de cálculo del gasto de personal y las horas productivas. En este mismo apartado se han actualizado los requisitos que tienen que cumplir los partes de horas para ser aceptables;

• En el apartado 3.5 se ha profundizado en el análisis de la figura de las terceras partes (third parties);

• Se ha añadido el apartado 3.8 con información a tener en cuenta relacionada con las auditorías económicas realizadas directamente por la Comisión Europea;

• Se ha ampliado la cuarta parte correspondiente a “Documentación de utilidad” con el listado completo de la documentación mencionada en esta guía, indicando dónde puede encontrarse.

1110

PRINCIPALES ASPECTOS FINANCIEROS DEL SÉPTIMO PROGRAMA MARCO

2.

1312

A continuación se detallan los principales aspectos financieros que caracterizan el Séptimo Programa Marco de la Comisión Europea:

• Estructura del Séptimo Programa Marco (Punto 2.1);

• Procedimiento para realizar consultas a la Comisión Europea (Punto 2.2);

• Eliminación de los modelos de costes (Punto 2.3);

• Detalle de las actividades y de los porcentajes de financiación (Punto 2.4);

• Plazo para presentar la documentación (Punto 2.5);

• Determinación de los gastos indirectos (Punto 2.6);

• Aceptación de costes medios de personal (Punto 2.7);

• Tipos de Certificados de Auditoría (Punto 2.8);

• Garantías financieras (Punto 2.9);

• Posibilidad de utilización de tarifas fijas para los gastos de viaje (Punto 2.10);

• Tarifas fijas para justificar la remuneración de los propietarios de empresas (Punto 2.11);

• Obligación de declarar los intereses generados por la prefinanciación (Punto 2.12);

• Realización de ajustes a los gastos declarados en periodos anteriores (Punto 2.13);

• Normativa específica aplicable a “Investigación en beneficio de las PYMES” e “Investigación en beneficio de Asociaciones de PYMES” del programa Capacidades (Punto 2.14);

2.1. Estructura del Séptimo Programa Marco:

El Séptimo Programa Marco está formado por cinco programas específicos:

Cooperación: El programa Cooperación apoya las actividades de investigación realizadas por diversas enti-dades científicas en cooperación transnacional y pretende alcanzar o consolidar el liderazgo en ámbitos clave de la ciencia y la tecnología.

Está subdividido en diez temas que reflejan los campos más importantes del conocimiento y de la tecnología en los que la excelencia en la investigación reviste especial importancia, con el objetivo de reforzar la capacidad de Europa para afrontar sus retos futuros en los ámbitos social, económico, ambiental, industrial y de salud pública.

Los temas definidos por la Comisión Europea son los siguientes:

o Salud;o Alimentación, agricultura y pesca, y biotecnología;o Tecnologías de la información y la comunicación;o Nanociencias, nanotecnologías, materiales y nuevas tecnologías de producción;o Energía;o Medio ambiente (incluido cambio climático);o Transporte (incluida la aeronáutica);o Ciencias socioeconómicas y humanidades;o Seguridad;o Espacio.

• Ideas: El programa Ideas apoya la investigación en las fronteras del conocimiento de acuerdo, exclusivamen-te, con la excelencia científica. La investigación puede realizarse en cualquier área de la ciencia o la tecnología, ingeniería, ciencias socioeconómicas y humanidades. A diferencia del programa Cooperación, no hay obliga-ción de trabajar con socios de otros países. Los proyectos son puestos en práctica por «equipos independien-tes» a las órdenes de un «investigador principal». Dentro de este programa se incluyen los proyectos European Research Council (ERC).

• Personas: El programa Personas da apoyo a la movilidad de los investigadores y la promoción profesional, tanto para investigadores en Europa como a nivel mundial. Se aplica por medio de acciones llamadas Marie Curie y dispone de becas de investigación y otras medidas con las que apoyar a investigadores a desarrollar sus habilidades y competencias a lo largo de su carrera profesional.

1514

2.2. Procedimiento para realizar consultas a la Comisión Europea: En Programas Marco anteriores, la Comisión Europea disponía de direcciones de correo electrónico para que los beneficiarios y usuarios plantearan las cuestiones que les surgieran durante la vida de los proyectos. En el Séptimo Programa Marco, la Comisión Europea ha creado una página web en la que se pueden realizar dichas consultas:

http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=enquiries

El servicio es prestado por una empresa subcontratada por la Comisión Europea que tiene el compro-miso de responder en un plazo máximo de 3 días a las preguntas sencillas. En caso de cuestiones complejas este plazo se puede ampliar hasta 15 días.

2.3. Eliminación de los modelos de costes: En Programas Marco anteriores, el modelo de costes seleccionado por el beneficiario condicionaba la determinación de los gastos financiables.Los tres modelos aplicables eran los siguientes:

• Modelo de costes totales (Full Cost - FC); • Modelo de costes totales flat rate (Full Cost Flat rate - FCF); • Modelo de costes adicionales (Additional cost - AC). En el Séptimo Programa Marco estos modelos desaparecen, y en consecuencia, todos los beneficiarios

pueden declarar la totalidad de sus gastos reales (incluida la dedicación al proyecto del personal contratado permanentemente).

2.4. Detalle de las actividades y de los porcentajes de financiación:

Los porcentajes de financiación varían en función de las actividades llevadas a cabo en el proyecto. Éstas pueden ser:

a.) Investigación y desarrollo tecnológico: Conjunto de actividades que buscan crear nuevo conoci-miento, nueva tecnología o nuevos productos. b.) Demostración: Actividades destinadas a demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías que ofrecen una potencial ventaja económica pero que no pueden ser comercializadas directamente.

• Capacidades: Este programa refuerza las Capacidades de investigación que necesita Europa para poder convertirse en una economía próspera basada en el conocimiento.

Está compuesto por las siguientes áreas:

o Infraestructuras de investigación;o Investigación en beneficio de las PYME;o Regiones del conocimiento y apoyo a agrupaciones regionales de investigación;o Potencial investigador de las Regiones de Convergencia;o Ciencia y Sociedad;o Apoyo al desarrollo coherente de las políticas de investigación;o Cooperación internacional.

• EURATOM: El programa EURATOM abarca dos programas específicos: el primero incluye la realización de acciones directas en el ámbito nuclear por parte del Centro Común de Investigación (JRC) de la Comisión Eu-ropea, mientras que el segundo está compuesto por las acciones indirectas en los campos de la investigación en energía de fusión y fisión nuclear y radioprotección. El desglose presupuestario entre los distintos programas es el siguiente (en millones de euros):

Tabla 1

(1) La suma de estos programas componen el presupuesto total del Séptimo Programa Marco (50.521 millones de euros).

Los programas de Cooperación (salvo las áreas temáticas de Espacio y Seguridad), Capacidades (con la excepción de la investigación en beneficio de las PYME) y EURATOM, comparten el mismo modelo de Acuerdo de Subvención.

Existe un modelo específico para el programa Personas, otro para el programa Ideas y otro compartido por las áreas de Espacio y Segu-ridad del programa de Cooperación y de Investigación en beneficio de las PYME del programa Capacidades.

La normativa general recogida en este documento es de aplicación a la totalidad de los programas. No obstante, es necesario conocer las particularidades de cada uno de ellos con el objetivo de asegurar una correcta justificación. Para ello habrá que dominar los Anexos 2 y 3 de cada modelo de contrato. A menudo se podrá ampliar la información con la Guía Financiera del programa correspondiente (“The Marie Curie Actions FP7 Financial Guidelines” o la “Guide for ERC Grant Holders”) y con Guías para los solicitantes que emite la Comisión Europea para determinadas acciones.

COOPERACIÓN32.413 (1)

IDEAS7.510 (1)

PERSONAS4.750 (1)

CAPACIDADES4.097 (1)

EURATOM: Acciones en el

JRC 1.751 (1)

EUROATOMAcciones Indirectas

2.751

1716

ACTIVIDAD FINANCIACIÓNInvestigación y desarrollo tecnológico 50% ó 75% (1)

Demostración 50%

Otras Actividades 100%

c.) Otras actividades: Cualquier actividad necesaria para la correcta realización de un proyecto que no esté incluida en alguna de las actividades descritas en los dos puntos anteriores. Deben ser comentadas detalladamente durante la fase de negociación. En el Séptimo Programa Marco se ha incluido dentro de este apartado la actividad de gestión y la de formación.

En el Sexto Programa Marco, los gastos de gestión (Management) no podían superar el 7% de la contribución financiera. En el Séptimo Programa Marco se ha eliminado ese límite. Únicamente se deberá cumplir, al igual que sucede con el resto de gastos, lo establecido en el artículo II.14 del Acuerdo de Subvención especialmente en lo relativo a economía y eficiencia.

Los porcentajes de financiación para los proyectos del Séptimo Programa Marco, establecidos por la Comisión Europea son los siguientes:

Tabla 2 (1) La aplicación de un porcentaje u otro depende de las características del beneficiario de la subvención. El general es del 50%, mientras que

la financiación del 75% está limitada a los beneficiarios que cumplan alguno de los siguientes perfiles: • Organismos públicos sin fines de lucro; • Centros de educación secundaria y superior; • Organizaciones de investigación no lucrativas; • Pequeñas y medianas empresas (PYMEs):

Considerando como tales aquellas entidades que cumplen de manera acumulativa los siguientes límites: cifra de ingresos infe-rior a 50 millones de euros, cifra total de balance inferior a 43 millones de euros y menos de 250 trabajadores.

Debido a sus especiales características, las Acciones Coordinadas y de Soporte no tienen ni actividades de “In-vestigación y Desarrollo Tecnológico” ni de “Demostración”, únicamente “Otras Actividades”. De acuerdo con la normativa descrita anteriormente la financiación sería del 100%. Sin embargo, la Comisión Europea establece que estos casos son una excepción y dicho porcentaje únicamente se aplica a los gastos directos. La contribu-ción financiera de los gastos indirectos será como máximo del 7% de los gastos directos una vez excluida la subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros que no realicen el trabajo en las instalaciones del beneficiario.

2.5. Ampliación del plazo para presentar la documentación: En el Sexto Programa Marco, se establecía que la documentación técnica y financiera debía estar en posesión de la Comisión Europea en el plazo máximo de 45 días desde la finalización del periodo repos-tado. En el Séptimo Programa Marco, este plazo se amplía hasta los 60 días.

2.6. Determinación de los Gastos Indirectos: Con anterioridad al desarrollo de los métodos previstos en el Séptimo Programa Marco para determinar los gastos indirectos, analizaremos qué se entiende por gasto directo e indirecto y cómo diferenciar am-bos conceptos.

La definición de gastos directos que proporciona la Guía Financiera es la siguiente: “Aquellos costes ele-gibles que pueden atribuirse directamente al proyecto y que son identificables por el beneficiario como tales, de acuerdo con sus principios contables y sus reglas internas habituales”.

Del citado texto se recoge que la clave para considerar un gasto como directo es que se pueda imputar a un proyecto concreto sin necesidad de utilizar un criterio de reparto. Los ejemplos más habituales de gastos directos son el gasto de personal técnico, el uso de equipos, la compra de consumibles, etc. siempre que estén relacionados con el proyecto.

La definición de gastos indirectos incluida en la Guía Financiera es la siguiente: “Aquellos costes que los beneficiarios no pueden identificar como directamente atribuibles a un único proyecto, pero que sí pue-den ser identificados por su sistema de contabilidad como incurridos en relación directa con los costes directos atribuidos al proyecto”.

El rasgo común de los gastos indirectos es que, aunque son necesarios para el funcionamiento de la entidad y para la correcta consecución del proyecto, es imprescindible un criterio de reparto para deter-minar el importe susceptible de ser cargado a un proyecto concreto. Algunos ejemplos son el consumo eléctrico, el gasto de vigilancia, de limpieza, el sueldo del personal directivo y administrativo, el material de oficina, tóner, etc.

El Séptimo Programa Marco contempla la posibilidad de calcular los gastos indirectos de acuerdo con dos métodos:

• Cálculo de los gastos indirectos reales (Punto 2.6.1); • Cálculo de los gastos indirectos basado en un tipo fijo (flat rate) (Punto 2.6.2).

El beneficiario deberá determinar sus gastos indirectos de acuerdo con el método de cálculo utilizado habitualmente.

1918

El esquema general para decidir qué sistema de cálculo de gastos indirectos se puede utilizar es el siguiente:

Tabla 3

(*) Únicamente aplicable a proyectos que tengan actividades de “Investigación y Desarrollo Tecnológico” y el beneficiario sea uno de los siguientes tipos de entidad: • Organismos públicos sin fines de lucro; • Centros de educación secundaria y superior; • Organizaciones de investigación no lucrativas; • Pequeñas y medianas empresas (PYMES).

El método de cálculo de los gastos indirectos debe ser único para todos los proyectos de una misma entidad. La Guía Financiera contempla la posibilidad de que el beneficiario pueda modificar el método de cálculo de gastos indirectos cuando se trate de un error. Para ello, el beneficiario deberá informar con la mayor brevedad posible a la Comisión Europea de la existencia del error y enviar un listado con los proyectos que se encuentran en dicha situación, así como, en determinados casos, un informe de un auditor. Tras la revisión de la documentación aportada, la Comisión Europea tomará la decisión de aceptar o rechazar el cambio.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo realizar el cálculo de la contribución financiera en función del sistema de justificación de gastos indirectos utilizado por el beneficiario, en una Acción Coordinada y de Soporte:

MÉTODO DE CÁLCULO DE COSTES INDIRECTOS REALES (85% SOBRE LOS

GASTOS DE PERSONAL)

MÉTODO DE CÁLCULO DE COSTES INDIRECTOS

TARIFA FIJA DEL 60%

MÉTODO DE CALCULO DE COSTES INDIRECTOS

TARIFA FIJA DEL 20%

TOTAL GASTOS DIRECTOS 138.000,00 € 138.000,00 € 138.000,00 €

GASTOS PERSONAL 100.000,00 € 100.000,00 € 100.000,00 €SUBCONTRATACIÓN 25.000,00 € 25.000,00 € 25.000,00 €

OTROS GASTOS 13.000,00 € 13.000,00 € 13.000,00 €

TOTAL GASTOS INDIRECTOS 85.000,00 € 22.600,00 € 22.600,00 €

TOTAL GASTOS 223.000,00 € 160.600,00 € 160.600,00 €

CONTRIBUCIÓN FINANCIERA 145.910,00 € 145.910,00 € 145.910,00 €

¿DISPONE EL BENEFICIARIO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA?

SI NO

GASTOS INDIRECTOS

REALES (MÉTODO NORMAL)

GASTOS INDIRECTOS

REALES (MÉTODO

SIMPLIFICADO)

GASTOS INDIRECTOS

TARIFA FIJA 20%

GASTOS INDIRECTOS TARIFA FIJA

60% (*)

GASTOS INDIRECTOS

TARIFA FIJA 20%

PUEDE ELEGIR ENTRE PUEDE APLICAR

ACCIONES COORDINADAS Y DE SOPORTE: LA CONTRIBUCIÓN FINANCIERA MÁXIMA NO SUPERARÁ EL 7% DE LOS GASTOS DIRECTOS UNA VEZ EXCLUIDA LA SUBCONTRATACIÓN Y LOS RECURSOS PUESTOS A DISPOSICIÓN DEL BENEFICIARIO POR TERCEROS QUE NO REALICEN EL TRABAJO EN

LAS INSTALACIONES DEL BENEFICIARIO.

En este ejemplo hay dos aspectos a destacar:

1.- La única tarifa fija que puede ser utilizada en una Acción Coordinada y de Soporte para justificar los gastos indirectos es el 20%, en ningún caso se podrá declarar el 60%, ya que en este tipo de acciones no se realizan actividades de “Investigación y Desarrollo T ecnológico”.

2.- Como podemos comprobar, el cálculo de la contribución financiera es el mismo en los tres casos: la Comisión Europea reembolsará el 100% de los gastos directos. Para el cálculo de la contribución financiera, los gastos indirectos se limitarán, con independencia del método que utilice habitualmente el beneficiario, al 7% de los gastos directos una vez eliminada la subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros que no trabajen en las instalaciones del mismo. El cálculo efectuado es el siguiente: 138.000,00 € + ((100.000,00 +13.000,00) x 7%) = 145.910,00 €.

Tabla 4

2120

Ejemplo:

Cifra de gastos indirectos: 2.300.000,00 € Número de trabajadores directos: 200 trabajadores Horas productivas por trabajador: 1.700 horas Horas productivas totales de todo el departamento (200 trabajadores x 1.700 horas): 340.000 horas Gastos de personal directo: 7.200.000,00 € Tabla 5 Supongamos que el gasto de personal cargado al proyecto es el siguiente:

Tabla 6

% GASTOS INDIRECTOS SOBRE GASTOS

PERSONAL DIRECTO

CÁLCULO TARIFA HORARIA DE GASTOS

INDIRECTOS

NUMERADOR 2.300.000,00 € 2.300.000,00 €

DENOMINADOR 7.200.000,00 € 340.000 horas

31,94 % 6,76 €/hora

NOMBRE

GASTO TOTAL DE PERSONAL

( € ) A

HORAS PRODUCTIVAS

B

TARIFA HORARIA GASTO

PERSONAL ( € / HORA )

C = A/B

HORAS DEDICADAS AL

PROYECTO D

TOTAL GASTO DE PERSONAL

DEL PROYECTO ( € )

E = D*C

PERSONA 1 40.000,00 1.700 23,53 354 8.329,62

PERSONA 2 27.000,00 1.700 15,88 273 4.335,24

TOTAL 67.000,00 627 12.664,86

2.6. 1. Cálculo de los gastos indirectos reales: Este sistema únicamente puede ser utilizado por el beneficiario que disponga de una contabilidad analítica que le permita calcular sus costes indirectos reales y siempre que sea éste el método habitualmente empleado. Existen dos modalidades del mismo: • Método normal: El beneficiario puede calcular los gastos indirectos reales a nivel de departamento

o centro;

• Método simplificado: El beneficiario únicamente puede calcular los gastos indirectos reales a nivel de la organización, considerada globalmente.

Los gastos indirectos se distribuirán entre los distintos proyectos y actividades en que participe el beneficiario, de acuerdo con algún criterio de reparto razonable. Los criterios más habituales son: • Cálculo como porcentaje sobre el gasto de personal directo: Consiste en dividir el importe

de gastos indirectos entre el gasto de personal directo de la entidad. El resultado obtenido será un porcentaje. El importe de gastos indirectos susceptibles de ser cargados a un proyecto concreto se obtendrá aplicando el porcentaje sobre la cifra de personal cargada. Este método será el más beneficioso si el personal que participa en proyectos de investigación tiene un perfil salarial alto respecto al resto del personal. (Ver ejemplo, tabla 7). • Cálculo como tarifa horaria: Se obtiene dividiendo la cifra total de gastos indirectos entre las horas productivas totales del personal. El resultado obtenido será una tarifa horaria única para todo el personal de la entidad. El importe de gastos indirectos que se cargará a un proyecto será el resultado de multiplicar la tarifa horaria por las horas dedicadas por el personal al proyecto. Este método será más beneficioso si el personal que participa en proyectos de investigación tiene un perfil salarial bajo respecto al resto del personal. (Ver ejemplo, tabla 8).

GASTOS INDIRECTOS

COSTE DE PERSONAL DIRECTO

GASTOS INDIRECTOS

HORAS PRODUCTIVAS TOTALES DEL PERSONAL= € / Hora

= %

2322

2.6. 2. Cálculo de los gastos indirectos basados en un tipo fijo (flat rate): Este sistema puede ser empleado por cualquier beneficiario que lo desee. Existen dos porcentajes distintos susceptibles de ser aplicados sobre los costes directos una vez excluida la subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros que no realicen el trabajo en las instalaciones del beneficiario:

- El tipo del 20% es el general.- El tipo del 60% está reservado para organismos públicos sin ánimo de lucro, centros de educación secundaria y superior, organizaciones de investigación no lucrativas y PYMES, siempre que no puedan determinar sus costes indirectos reales. Podrá aplicarse a cualquier proyecto que incluya actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico.

Como se ha comentado en el punto 2.4, las Acciones Coordinadas y las Acciones de Soporte al no tener actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico sus gastos indirectos se calcularán de alguna de las siguientes formas:

- Tarifa fija del 20%: en caso que el beneficiario no disponga de contabilidad analítica. - Gastos indirectos reales: en caso que el beneficiario disponga de contabilidad analítica.

Con independencia del método elegido, la contribución financiera de los gastos indirectos estará limitada al tipo del 7% aplicado sobre los gastos directos una vez excluida la subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros que no realicen el trabajo en las instalaciones del mismo.

En una Decisión adoptada por la Comisión Europea en Diciembre de 2009 se establece que, si alguno de los beneficiarios cumple los requisitos para declarar los gastos indirectos con la tarifa del 60% y un porcentaje de financiación para los gastos declarados bajo la actividad de RTD del 75%, podrán seguir utilizando dicho método incluso si dejaran de cumplir esas condiciones (1) durante la vida del proyecto.

En la misma línea la Comisión establece que si una entidad que determina sus gastos indirectos empleando una tarifa del 60% y, tras un cambio en el sistema contable, puede determinar sus gastos indirectos reales, únicamente deberá utilizar este cálculo en los proyectos que obtenga en el futuro.

(1) La aplicación de un porcentaje u otro depende de las características del beneficiario de la subvención. El porcentaje general es del 50%, mientras que la financiación del 75% está limitada a los beneficiarios que cumplan alguno de los siguientes perfiles:

· Organismos públicos sin fines de lucro;· Centros de educación secundaria y superior;· Organizaciones de investigación no lucrativas;· Pequeñas y medianas empresas (PYMES): Considerándose como tales aquellas entidades que cumplen de manera acumulativa los siguientes límites: cifra de ingresos inferior a 50 millones de euros, cifra total de balance inferior a 43 millones de euros y menos de 250 trabajadores.

Opción 1: Cálculo del gasto indirecto como porcentaje sobre el gasto de personal directo:

Tabla 7

Opción 2: Cálculo del gasto indirecto como tarifa horaria:

Tabla 8

De las dos opciones planteadas en este ejemplo, la segunda resulta más ventajosa porque el personal que participa en el proyecto tiene un coste salarial inferior a la media del personal directo de la plantilla.

NOMBRETOTAL GASTO

PERSONAL DELPROYECTO ( € )

% GASTOSINDIRECTOS

SOBRE GASTOS DIRECTOS ( € )

TOTAL GASTOS INDIRECTOS

IMPUTABLES ALPROYECTO

PERSONA 1 8.329,62 31,94% 2.660,48

PERSONA 2 4.335,24 31,94% 1.384,68

TOTAL 12.664,86 4.045,16

NOMBREHORAS

DEDICADAS ALPROYECTO

CÁLCULOTARIFA HORARIA

DE GASTOSINDIRECTOS

TOTAL GASTOS INDIRECTOS

IMPUTABLES ALPROYECTO

PERSONA 1 354 6,76 € / hora 2.393,04

PERSONA 2 273 6,76 € / hora 1.845,48

TOTAL 627 4.238,52

2524

CASOS PARTICULARES: IDEAS Y PERSONASLos proyectos financiados bajo el programa Ideas y Personas tienen su propio régimen de cálculo de gastos indirectos.Para el programa Ideas, se calculará aplicando el 20% sobre el importe de gastos directos declarados, una vez eliminada la subcontratación y los recursos de terceros que no trabajen en las instalaciones del beneficiario.

En el caso del programa Personas dependerá del tipo de Marie Curie:

Si la desviación entre la media y los valores extremos de cada uno de los grupos de personal definidos por el beneficiario es:

• Inferior al 5%: la metodología será aceptada;• Entre el 5% y el 25%: la metodología será aceptada, únicamente si el beneficiario participa o ha participado en 4 proyectos, con financiación comunitaria superior a 375.000,00 €, en el Sexto o Séptimo Programa Marco.• Superior al 25%: la metodología no será aceptada;

Aspectos comunes a todos los Certificados de Auditoría: ¿Quién puede emitir un Certificado de Auditoría?

Cualquier auditor externo que cumpla las siguientes condiciones: - Ser independiente del beneficiario;

- Cumplir los requisitos establecidos en la Octava Directiva (2006/43/EC de 17 de Mayo de 2006). A nivel nacional se concreta en estar inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC).

En caso de ser financiable, ¿en qué actividad se justificaría? Se cargará al proyecto como gasto de Subcontratación bajo la actividad de gestión (Management).

2.8. Tipos de Certificados de Auditoría: En el Séptimo Programa Marco se han previsto los siguientes Certificados de Auditoría: • Certificado sobre Estados de Costes (Punto 2.8.1)

• Certificado Metodológico (Punto 2.8.2) a) De costes reales de personal. b) De costes medios de personal.

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INTRA-EUROPEAN FELLOWSHIPS FOR CAREER DEVELOPMENT (IEF)INTERNATIONAL OUTGOING FOR CAREER DEVE-LOPMENT (IOF)INCOMING INTERNATIONAL FELLOWSHIPS (IIF)

10% DE LOS GASTOS DIRECTOS MENOS LA SUB-CONTRATACIÓN Y LOS TERCEROS TRABAJANDO FUERA DE LAS INSTALACIONES DEL BENEFICIARIO

SE CARGA UN IMPORTE FIJO POR INVESTIGADOR Y MES

CAREER INTEGRATION GRANTS (CIG) NO SE DECLARAN GASTOS INDIRECTOS

2.7. Aceptación de Costes Medios de Personal: En el Quinto Programa Marco, la Comisión Europea admitía el cálculo de personal mediante el uso de tarifas medias, siempre y cuando no difirieran de manera significativa de los gastos reales. Al no estar definida qué desviación se consideraba significativa, se generó una situación de incertidumbre con algunos beneficiarios que llevó a prohibir de manera expresa el uso de tarifas medias en el Sexto Programa Marco.

En el Séptimo Programa Marco se decidió volver a aceptar el uso de tarifas medias. En un principio se establecía como requisito imprescindible la aportación de un Certificado Metodológico en el que un auditor certificara el sistema seguido para calcular dichas tarifas medias, informando de las desviaciones existentes (Ver apartado 2.8.2.b). Únicamente se podía utilizar el método de tarifas medias una vez que dicho Certificado Metodológico hubiera sido admitido por la Comisión Europea. A partir del comunicado “Simplificando la implementación del Programa Marco”, de 24 de Enero de 2011 de la Comisión Europea, esta obligación fue eliminada. No obstante, el beneficiario puede optar por presentar dicho certificado con el fin de confirmar que las tarifas utilizadas son aceptables por la Comisión Europea.

2.8. 1. Certificado sobre Estados de Costes (Certificates on the Financial Statements):

¿Qué es un Certificado de Auditoría sobre Estado de Costes? Documento en el que un tercero independiente (auditor) emite una opinión profesional del Estado de Costes (Form C) sobre el grado de cumplimiento de las condiciones financieras que regulan el Séptimo Programa Marco de la Comisión Europea.

¿Qué categorías de gastos se revisan en un Certificado de Auditoría sobre Estados de Costes? Todas las que se declaren en el Estado de Costes. Personal, viajes, equipos, consumibles, otros gastos, subcontratación y gastos indirectos.

¿Cuándo se emite un Certificado de Auditoría sobre Estados de Costes? En el momento de presentar a la Comisión Europea los gastos soportados en relación con un proyecto.

¿Cuándo es obligatorio el Certificado de Auditoría? Durante el Sexto Programa Marco debía presentarse obligatoriamente un Certificado de Auditoría sobre la totalidad de los Estados de Costes.

Tabla 9

2726

¿Cómo afecta la existencia de terceros en la obligación de remitir el Certificado sobre los Estados de Costes?

- Terceros que ponen recursos a disposición del beneficiario (mediando o sin mediar contraprestación): Los gastos incurridos se incluirán en el Estado de Costes del beneficiario y, como consecuencia, la contribución financiera de los mismos computará a efectos de determinar si supera el límite de 375.000,00 €;- Subcontratación: Los gastos facturados por el tercero se incluirán en el Estado de Costes del beneficiario bajo el apartado de subcontratación. Serán computados para determinar si la contribución financiera supera los 375.000,00 €;- Terceros vinculados al beneficiario a través de la clausula especial 10 1: Los gastos incurridos por el tercero se declaran en un Estado de Costes distinto del presentado por el beneficiario. Estos Estados de Costes únicamente deberán ser auditados cuando la contribución financiera correspondiente al tercero supere los 375.000,00 €.

¿Es financiable el Certificado de Auditoría sobre Estado de Costes?Sí. Siempre que sea obligatorio será financiado por la Comisión Europea dentro del proyecto bajo la actividad de gestión (Management). El único importe que deberá soportar el beneficiario es el IVA.

Ejemplo:

PERIODOCOSTES

ELEGIBLES

CONTRIBUCIÓNFINANCIERA

( 50 % )

CONTRIBUCIÓNFINANCIERA

ACUMULADA

NECESIDAD DECERTIFICADODE AUDITORÍA

1 760.000,00 € 380.000,00 € 380.000,00 € No es necesario certificado

2 100.000,00 € 50.000,00 € 430.000,00 € Certificado de los 2 periodos

En el Séptimo Programa Marco, existen dos situaciones:

a) Proyectos de duración superior a 2 años: Será necesario un Certificado de Auditoría cada vez que la contribución financiera comunitaria acumulada de los Estados de Costes presentados supere los 375.000 €. A partir de ese momento el cómputo volverá a cero.

Si el beneficiario ha obtenido la aprobación del Certificado Metodológico únicamente se deberá enviar un Certificado de Auditoría en el último periodo de cada proyecto, siempre que se superen los 375.000,00 € de contribución financiera (ver apartado 2.8.2).

b) Proyectos de duración igual o inferior a 2 años (caso particular): Cuando la contribución financiera global solicitada por el beneficiario sea superior a los 375.000 € se enviará un único Certificado de Auditoría al final del proyecto.

Ejemplo:

PERIODOCOSTES

ELEGIBLES

CONTRIBUCIÓNFINANCIERA

( 50 % )

CONTRIBUCIÓNFINANCIERA

ACUMULADA

NECESIDAD DECERTIFICADODE AUDITORÍA

1 170.000,00 € 85.000,00 € 85.000,00 € No es necesario certificado

2 250.000,00 € 125.000,00 € 210.000,00 € No es necesario certificado

3 290.000,00 € 145.000,00 € 355.000,00 € No es necesario certificado

4 120.000,00 € 60.000,00 € 415.000,00 € Certificado de los 4 periodos

5 740.000,00 € 370.000,00 € 370.000,00 € No es necesario certificado

Tabla 10

Tabla 11

(1) CLAÚSULA 10: TERCEROS VINCULADOS A UN BENEFICIARIO [Unidades de Investigación Conjuntas (Unités Mixtes de Recher-che, unités propres de recherche etc.) Agrupaciones Europeas de Interés Económico (AEIE)/empresas afiliadas]

1. Los terceros citados a continuación están vinculados a [nombre del beneficiario] [nombre de la entidad jurídica][nombre de la entidad jurídica]2. El beneficiario podrá imputar los costes que los terceros anteriormente citados hayan tenido al ejecutar el proyecto, atenién-dose, para ello, a lo dispuesto en el acuerdo de subvención. Estas contribuciones no se considerarán ingresos del proyecto.Los terceros especificarán los costes del proyecto, mutatis mutandis, con arreglo a lo dispuesto en la parte B del anexo II del acuerdo de subvención e imputarán sus costes subvencionables con arreglo a los principios establecidos en los artículos II .14 y II. 15. El beneficiario entregará a la Comisión:

- un estado financiero de cada tercero en el formato del formulario C; estos costes no se incluirán en el formulario C del beneficiario;- los certificados de los estados contables y/o la metodología de cada tercero de conformidad con las disposiciones aplicables del presente acuerdo de subvención;- como anexo al formulario C del beneficiario, se adjuntará un informe financiero resumido que presente de forma agrupada todos los costes subvencionables de cada tercero y del beneficiario, tal como estén especificados en sus estados contables.

Al presentar los informes mencionados en el artículo II.4, el consorcio especificará el trabajo realizado y los recursos desple-gados por cada tercero relacionándolo con el beneficiario correspondiente.3. Los terceros cuyos costes impute el beneficiario estarán sujetos a controles y auditorías para comprobar que estos costes sean subvencionables, con arreglo a lo dispuesto en los artículos II.22 y 23.4. El beneficiario será responsable exclusivo, respecto a [la Unión][Euratom] y los demás beneficiarios, de los terceros a él vinculados y se asegurará de que estos se atengan a lo dispuesto en el acuerdo de subvención.

2928

2.8.2.a. Certificado Metodológico de Costes Reales de Personal:

Concepto: Documento en el que un tercero independiente (auditor) emite una opinión profesional sobre el procedimiento empleado por el beneficiario en el cálculo del coste indirecto y del coste de personal.

¿Es obligatorio?No, es de carácter voluntario. Sin embargo, su emisión supone una serie de garantías y ventajas para el beneficiario.

¿Qué ventajas tiene para el beneficiario?La primera y más importante es que, desde el momento en que la Comisión Europea aprueba el método, el beneficiario tiene la garantía de que la metodología empleada para calcular el coste de personal y gastos indirectos está de acuerdo con lo previsto en la normativa del Séptimo Programa Marco. De esta manera se evitan posibles problemas con futuras auditorías.

La segunda, es que reduce la periodicidad de los Certificados de Auditoría sobre los Estados de Costes de los proyectos. No obstante, conviene valorar el acogerse o no a esta última opción ya que normalmente resulta complicado para las entidades recopilar información que se remonta a varios años atrás.

2.8. 2. Certificado Metodológico: El Certificado Metodológico ha sido creado en el Séptimo Programa Marco con el propósito de asegurar al beneficiario el pleno cumplimiento de la normativa que regula el cálculo del coste de personal y el indirecto (overhead). Una vez aceptado el Certificado por la Comisión Europea, el método de cálculo establecido será válido para todos los Estados de Costes correspondientes a proyectos cofinanciados bajo el Séptimo Programa Marco, salvo que se produzca un cambio sustancial, bien en la metodología o en la organización de la entidad beneficiaria. Existen dos tipos de Certificado Metodológico en función del sistema de cálculo del coste de personal: Certificado Metodológico de Costes Reales de Personal (Punto 2.8.2.a.) Certificado Metodológico de Costes Medios de Personal (Punto 2.8.2.b.)

¿Es posible enviar de manera voluntaria el Certificado sobre Estados de Costes?La versión 5 de la Guía Financiera contempla la posibilidad de que un beneficiario envíe voluntariamente el Certificado sobre Estados de Costes. Es importante mencionar que ese Certificado no será financiado por la Comisión Europea hasta que la contribución financiera acumulada del proyecto supere los 375.000,00 €.

El envío voluntario del Certificado hace que el contador de contribución financiera acumulada se ponga a cero y únicamente será obligatorio el envío del Certificado cuando se superen los 375.000,00 €.

Utilizando el ejemplo anterior y suponiendo que el beneficiario decide enviar, voluntariamente el Certificado sobre Estados de Costes en el segundo periodo:

PERIODOCOSTES

ELEGIBLES

CONTRIBUCIÓNFINANCIERA

( 50 % )

CONTRIBUCIÓNFINANCIERA

ACUMULADA

NECESIDAD DECERTIFICADODE AUDITORÍA

ENVÍO DEL CERTIFICADO

1 170.000,00 € 85.000,00 € 85.000,00 € No es necesario certificado No

2 250.000,00 € 125.000,00 € 210.000,00 € No es necesario certificado Sí (Periodos 1 y 2)

3 290.000,00 € 145.000,00 € 145.000,00 € No es necesario certificado No

4 120.000,00 € 60.000,00 € 205.000,00 € No es necesario certificado No

5 740.000,00 € 370.000,00 € 575.000,00 € Si es necesario Sí (Periodos 3, 4 y 5)

Una de las novedades introducidas en la versión 5 de la Guía Financiera es la posibilidad de no tener que aportar el Certificado sobre Estados de Costes de aquellos periodos que hayan sido auditados directamente por la Comisión Europea. El efecto que tienen estas auditorías es similar al del envío voluntario del Certificado sobre Estados de Costes, es decir, el contador de contribución financiera acumulada se pone a cero y únicamente habrá que enviar el Certificado de Auditoría cuando se supere, en los siguientes periodos el límite de 375.000,00 €.

Tabla 12

3130

2.8.2.b. Certificado Metodológico de Costes Medios de Personal:

Concepto: Documento en el que un tercero independiente (auditor) emite una opinión profesional sobre el procedimiento seguido por el beneficiario para determinar los gastos indirectos (overhead) y los gastos de personal mediante el cálculo de costes medios por categorías.

¿Es obligatorio?Hasta la aprobación del Comunicado de la Comisión Europea de 24 de enero de 2011, era obligatorio siempre que el beneficiario declarara los gastos de personal en base a tarifas medias. En la actualidad este Certificado es totalmente voluntario.

¿Qué ventajas tiene para el beneficiario?Las ventajas que aporta son equivalentes a las del Certificado Metodológico de Costes Reales de Personal (ver punto 2.8.2.a).

¿Cuándo se puede emitir?En cualquier momento durante la vigencia del Séptimo Programa Marco.

¿Quién puede presentarlo?Cualquier entidad interesada en confirmar el cumplimiento de la normativa en el cálculo de los costes medios de personal.

¿Es financiable?Sí, siempre que se presente. El único importe que deberá soportar el beneficiario es el IVA.

¿Cómo se presenta?El envío del Certificado debe hacerse a la siguiente dirección:

RTD-FP7-Average-Personnel-Rate-Certification@ec.europa.eu

¿Qué formato tiene?El Certificado Metodológico debe seguir el formato establecido en el Anexo VII del Acuerdo de Subvención.

¿Qué desviación es aceptada por la Comisión Europea?Ver punto 2.7.

¿Cuándo se puede emitir?En cualquier momento durante la vigencia del Séptimo Programa Marco, previa solicitud a la Comisión Europea.

¿Quién puede solicitarlo?Aquellos beneficiarios que cumplan alguno de los siguientes requisitos:

• Al menos 8 participaciones en el Sexto Programa Marco con una contribución financiera comunitaria para cada proyecto superior a 375.000,00 €;• Al menos 4 participaciones, firmadas antes del 1 de Enero de 2010, en el Séptimo Programa Marco con una contribución financiera comunitaria para cada proyecto superior a 375.000,00 €;• Al menos 8 participaciones en el Séptimo Programa Marco con una contribución financiera comunitaria para cada proyecto superior a 375.000,00 €.

¿Es financiable?Sí, siempre que se cumplan las condiciones necesarias para poder ser solicitado. El único importe que deberá soportar el beneficiario es el IVA.

El personal de la Comisión Europea ha manifestado en numerosas ocasiones que se puede declarar como gasto directo en el Estado Financiero del proyecto que se desee, en el epígrafe de Subcontratación y bajo la actividad de gestión (Management). Este tratamiento puede parecer contradictorio si consideramos la definición de gasto directo proporcionada en el apartado 2.6 de esta Guía. De acuerdo con esta definición, la emisión de los Certificados Metodológicos no sería considerada gasto directo ya que no se pueden atribuir directamente a un proyecto concreto. Probablemente el motivo que subyace bajo las manifestaciones del personal de la Comisión Europea es el de facilitar al beneficiario la recuperación de su coste. ¿Cómo se solicita?Mediante un correo electrónico remitido a la Comisión Europea en el que se enumeren los proyectos del Sexto y Séptimo Programa Marco en los que ha participado el beneficiario. Tanto la solicitud del Certificado como el envío del mismo deben realizarse a la siguiente dirección:

RTD-FP7-Cost-Methodology-Certification@ec.europa.eu

¿Qué formato tiene?El Certificado Metodológico debe tener el formato establecido en el Anexo VII del Acuerdo de Subvención.

3332

2.9. Garantías financieras:

En Programas Marco anteriores, el riesgo financiero derivado de la concesión de grandes cantidades de dinero por parte de la Comisión Europea se cubría mediante avales y garantías presentadas por las entidades participantes. Estas garantías normalmente eran bancarias y aseguraban la devolución de los importes anticipados al beneficiario en caso de fraude, quiebra, etc.

En el Séptimo Programa Marco el enfoque cambió y se creó un Fondo de Garantía para cubrir dichas contingencias. Su funcionamiento es el siguiente:

• De la cantidad que el beneficiario recibe en concepto de prefinanciación, la Comisión Europea retiene un importe igual al 5% del total de la contribución financiera.

• La suma de las cantidades retenidas de todos los proyectos es depositada por la Comisión Europea en una cuenta bancaria que genera intereses.

• En el mismo instante en que finaliza un proyecto, se compara la cuantía correspondiente a los intereses generados de forma global por el fondo, con el importe total correspondiente a pérdidas producidas por quiebras de entidades, fraudes, etc. (Fallidos).

• Independientemente de la situación individual de la entidad y del proyecto, se pueden dar dos situaciones en función de los resultados del fondo en el momento de la comparación:

Intereses > Fallidos: se devuelve a los beneficiarios el total de la aportación realizada (5% de la contribución).

Intereses < Fallidos: se devuelve a los beneficiarios, como mínimo, el 80% de la aportación, por lo que como máximo pueden perder el 20% de la aportación al fondo de garantía.

Como excepción, aquellos beneficiarios que tengan la consideración de organismos públicos recibirán, en cualquier caso, el 100% de la cantidad retenida.

2.10.- Posibilidad de utilización de tarifas fijas para los gastos de viaje:

A partir de la decisión de 23 de marzo de 2009 de la Comisión Europea, los beneficiarios podrán optar por declarar los gastos de viaje imputados a proyectos en base a tarifas fijas.

CERTIFICADO SOBRE ESTADOS

DE COSTES

CERTIFICADO METOLÓGICO DE

COSTES REALES DE PERSONAL

CERTIFICADO METOLÓGICO DE COSTES MEDIOS

DE PERSONAL

OBLIGATORIEDAD

Consultar el acuerdo de subvención.

Normalmente cuando la contribución financiera

> 375.000 €

Nunca Nunca

EMISIÓN DEL CERTIFICADO

Máximo 60 días desde la finalización delperiodo a revisar

En cualquier momento En cualquier momento

REVISIÓN DE Todos los gastos incluidos en el Estado de Costes

El procedimiento para declarar el gasto de

personal y de los overheads

El procedimiento para declarar el gasto de

personal (con especial atención al método de cálculo de las medias)

y de los overheadsNECESIDAD DE

SOLICITAR PERMISO A LA CE PARA ENVIAR

EL CERTIFICADO

No hay que solicitarlo Sí hay que solicitarlo No hay que solicitarlo

MODELO DECERTIFICADO

Anexo VII del Acuerdo de Subvención -Form D

Anexo VII del Acuerdo de Subvención- Form E

Anexo VII del Acuerdo de Subvención- Form E

EMISIÓN DE CERTIFICADOS

Cualquier auditor iinscrito en el ROAC e independiente del beneficiario

COSTE DEL CERTIFICADO Financiable bajo la actividad de gestión (Management) siempre que se cumplan las condiciones mencionadas anteriormente.

A continuación se muestra un cuadro resumen de los distintos Certificados de Auditoría:

Tabla 13

3534

¿Qué gastos incluye la tarifa fija?Incluye una cantidad por dietas de manutención (comidas, transporte local, fotocopias, teléfono, internet, etc.) y otra por alojamiento.Los gastos de transporte no son cubiertos por las tarifas fijas y son los únicos que deben ser justificados en base al coste real. ¿Cuál es el importe de la tarifa?El importe de la tarifa fija depende del país de destino del viaje y de la duración del mismo. En la siguiente página web se pueden consultar las tarifas establecidas por país:

ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/flat-rates-subsistence_en.pdf ¿Es obligatorio su uso?El uso de las tarifas fijas siempre es opcional, nunca obligatorio. El hecho de utilizar esta opción en un proyecto concreto, no implica que el beneficiario deba aplicarla en otros proyectos. ¿Cuándo se puede utilizar?En aquellos casos en los que lo prevea la convocatoria y el beneficiario escoja esta opción en la propuesta. El beneficiario deberá emplearla para la justificación de cualquier viaje del proyecto. El uso de la tarifa fija se aplicará siempre que la reunión se celebre fuera del lugar habitual de trabajo. ¿Cuál es la principal ventaja de este sistema?La utilización de tarifas fijas simplifica el trabajo administrativo por parte del beneficiario en la justificación de gastos de viajes ya que, por ejemplo, no tendrá que eliminar el IVA de cada uno de los tickets que forman parte de la liquidación.

2.11.- Tarifas fijas para justificar la remuneración de los propietarios de empresas:

A menudo, los propietarios de PYMES realizan trabajos para proyectos cofinanciados por la Comisión Europea sin recibir una contraprestación por parte de su empresa. De acuerdo con la decisión de fecha 24 de enero de 2011 de la Comisión Europea, el trabajo realizado por estas personas debe ser reembolsado, incluso en aquellos casos en los que el gasto correspondiente no se encuentre registrado contablemente.

Para ello se aplicará la tarifa dispuesta en el Programa de Trabajo del programa “Personas” del año de la publicación de la convocatoria, teniendo en cuenta la categoría profesional del propietario. Las horas productivas anuales a considerar serán 1.575 y la suma de las horas de dedicación a proyectos europeos no podrá, en ningún caso, superar esta cantidad.

2.12.- Obligación de declarar los intereses generados por la prefinanciación:

La Comisión Europea realiza al coordinador del proyecto los siguientes pagos:

• Prefinanciación: El pago se produce durante los 45 días siguientes a la entrada en vigor del Acuerdo de Subvención. El importe recibido como prefinanciación se determinará en función de la duración del proyecto:

o Proyectos de más de dos periodos de justificación: 160% de la media de la contribución financiera del proyecto.

o Proyectos de uno o dos periodos de justificación: 60-80% del total de la contribución financiera.

• Pagos intermedios: Son los que se producen durante la vida del proyecto y corresponden a la cantidad aceptada en cada período de justificación. La suma de la prefinanciación más los pagos intermedios no podrá superar el 90% de la contribución financiera máxima.

• Pago final: Se produce tras la aceptación del informe final y equivale a la diferencia entre la contribución financiera, calculada en base a los gastos justificados, minorada en los importes pagados con anterioridad.

Aspectos a tener en cuenta:• El personal de la Comisión Europea ha manifestado en numerosas ocasiones que las cuentas bancarias que se utilicen para los proyectos deben ser remuneradas de acuerdo con las condiciones del mercado.

• La Comisión Europea recomienda la apertura de una cuenta bancaria específica para realizar los ingresos y los pagos del proyecto, con el objetivo de poder identificar los intereses generados. En caso de no abrir dicha cuenta, el beneficiario debe asegurase poder determinar los intereses generados con exactitud.

• Es importante indicar que el cálculo de intereses únicamente afecta al importe recibido como prefinanciación ya que, de acuerdo con la normativa del Séptimo Programa Marco, la prefinanciación es propiedad de la Comisión Europea hasta el momento en que se realiza el pago final.

3736

• El importe de los intereses generados deberá ser declarado en el punto 3 del Estado de Costes (Form C). Este importe minorará los pagos posteriores.

Hay que distinguir dos situaciones:

• Proyectos formados por un consorcio: En este caso, el coordinador únicamente debe declarar los intereses generados por la parte de la prefinanciación recibida que corresponde al resto de socios del proyecto mientras permanece en su cuenta bancaria. En determinadas circunstancias, el coste de las transferencias realizadas por el coordinador al resto de socios podrá ser considerado como gasto directo del proyecto. 2

• Proyectos formados por un único socio: Los intereses deben calcularse sobre el importe total recibido de la Comisión Europea. Esta normativa suele ser de aplicación al Programa Ideas y a algunas acciones del Programa Personas.

• No será necesario declarar intereses cuando la cantidad recibida en concepto de prefinanciación sea inferior a 50.000,00 €.

• La Comisión Europea prevé que se pueda solicitar la exoneración de declarar intereses siempre que se cumpla alguna de las siguientes condiciones:

- Que el beneficiario, de acuerdo con la normativa nacional, tenga imposibilidad legal de abrir u operar con una cuenta que genere intereses;

- Que el beneficiario deba realizar unas tareas administrativas muy laboriosas para abrir y operar con una cuenta bancaria remunerada.

Siempre que el beneficiario pretenda aplicar alguna de las exoneraciones citadas, deberá elaborar una “Declaración sobre la imposibilidad o dificultad del beneficiario del Séptimo Programa Marco para depositar la prefinanciación en una cuenta bancaria generadora de interés”. La declaración deberá mencionar la ley, decreto, etc., que dificulta o imposibilita al beneficiario abrir la cuenta bancaria, así como justificar qué normativa le resulta de aplicación. El modelo de este documento será facilitado por la Comisión Europea durante la fase de negociación, a requerimiento del beneficiario.

La solicitud de exoneración deberá ser enviada, junto a los documentos justificativos, a la siguiente dirección de correo electrónico:

REA-URF-Validation@ec.europa.eu

2.13.- Realización de ajustes a los gastos declarados en periodos anteriores:

A menudo, es necesario que el beneficiario realice ajustes sobre los costes declarados en periodos anteriores. Este hecho puede ser debido a varias razones:

· Error o descuido al declarar algún gasto;

· Obtener información que no estaba disponible en el momento de reportar los gastos. Esta circunstancia suele producirse, por ejemplo, al reportar los gastos indirectos reales. Normalmente se declaran los gastos con la tarifa correspondiente al año anterior y en el siguiente periodo, una vez se dispone del cálculo real del año anterior, se realiza el correspondiente ajuste;

· Por normativa expresa de la Comisión Europea: En la normativa específica de las “Transnational Access Activities” se establece que, durante la duración del proyecto, se declararán los costes de acuerdo con la tarifa pactada en el contrato y que en el último periodo se efectuará el cálculo real y se analizará si procede realizar ajustes.

El Estado de Costes (Form C) del Sexto Programa Marco disponía de unas casillas específicas en las que se declaraban los ajustes a costes previamente reportados. En el Séptimo Programa Marco este procedimiento cambió y se debe presentar un nuevo Estado de Costes (Form C). Este documento deberá ser identificado como un “Estado de Costes de ajustes”, indicando el periodo al que hace referencia. En él únicamente se incluirán las diferencias entre las cantidades declaradas con anterioridad y las correctas.

2.14.- Normativa específica aplicable a “Investigación en beneficio de las PYMES” e “Investigación en beneficio de Asociaciones de PYMES” del programa Capacidades:

La Comisión Europea ha creado dentro del programa Capacidades una acción dedicada exclusivamente a potenciar la investigación de las PYMES y de las Asociaciones de PYMES, ya que este tipo de entidades presentan factores diferenciadores que hacen que necesiten medidas concretas. Probablemente su principal distintivo sea que, habitualmente, no disponen de un departamento propio de I+D. Teniendo en cuenta este aspecto, la Comisión Europea ha creado la figura de los “RTD Performers” que participarán en el consorcio con el resto de PYMES.

2 La normativa considera que, en principio, las comisiones bancarias generadas como consecuencia de las transferencias realiza-das a los socios, tendrán la consideración de gastos indirectos. Únicamente podrá ser declarado como gasto directo del proyecto, lógicamente bajo la actividad de gestión (Management), cuando la política habitual del beneficiario sea considerar estos gastos como directos.

3938

NORMATIVA Y PROBLEMÁTICA POR CATEGORÍAS DE COSTES

3.

En la relación entre las PYMES y los RTD Performers es donde reside la mayor parte de los rasgos diferenciadores de este programa que, básicamente, son los siguientes:

• Los RTD Performers rellenan su propio Estado de Costes (Form C) pero únicamente pueden cargar gastos en las actividades de “Gestión (Management)” y “Otros gastos”. Los gastos incurridos en “I+D” o “Demostración” deben ser facturados por los RTD Performers a la PYME correspondiente. Por lo que en la actividad de “I+D” del Estado de Costes de las PYMES figurará por una parte, la factura de los RTD Performers y, por otra, los gastos incurridos por las propias PYMES para determinar las especificaciones, los ensayos y la validación de resultados del proyecto.

• De acuerdo con lo comentado en el apartado 2.4 de esta Guía, la Comisión Europea únicamente financiará el 75% de este coste y el IVA no tendrá la consideración de gasto subvencionable. Estos hechos deberán ser tenidos en cuenta en el momento de distribuir la contribución financiera entre las PYMES.

• La contribución financiera máxima de la Comisión Europea nunca será superior al 110% del importe facturado por los RTD Performers a las PYMES.

4140

A continuación analizaremos, en rasgos generales, la normativa que regula cada una de las categorías de costes. En base a nuestra experiencia, comentaremos los problemas más frecuentes con los que suelen encontrarse los beneficiarios en la elaboración y justificación de los Estados de Costes y las posibles soluciones.

Requisitos para que un gasto sea elegible

El artículo 14.1 del Anexo II del Acuerdo de Subvención establece qué requisitos tiene que cumplir un gasto para ser elegible. El gasto debe:

• Ser real: Este hecho implica que no se admitirán gastos estimados, presupuestados o imputados. Si no se dispone de los gastos reales en el momento de elaborar el Estado de Costes (Form C), se tendrá que realizar una aproximación lo más exacta posible, siempre que esté de acuerdo con la política del beneficiario. Este hecho debe ser mencionado en los Estados Financieros.

• Haber sido incurrido por el beneficiario: El beneficiario deberá conservar la documentación soporte que acredite que se ha incurrido en los gastos justificados, incluidos los justificantes de pago, hasta cinco años después de la finalización del proyecto.

• Haber sido incurrido durante la duración del proyecto, con excepción de los costes relacionados con los informes finales y los Certificados sobre Estados de Costes: Únicamente los gastos incurridos durante la vida del proyecto son elegibles. La única excepción a esta norma son los gastos de preparación de los informes finales y Certificados de Auditoría del último periodo. Estos costes pueden producirse en un plazo máximo de 60 días desde la fecha de finalización del periodo.

• Haber sido determinado de acuerdo con los principios y políticas del beneficiario: Los costes deben ser declarados de acuerdo con la legislación del país en el que se encuentre ubicado el beneficiario y de acuerdo con sus principios, políticas y procedimientos habituales. Es importante resaltar que este principio únicamente se aplicará en aquellos casos en los que los procedimientos del beneficiario no sean contrarios a la normativa establecida expresamente en el Acuerdo de Subvención.

• Haber sido generado con el único propósito de conseguir los objetivos del proyecto de acuerdo con principios de economía, eficiencia y eficacia: Los costes deben ser necesarios para la correcta ejecución del proyecto. En caso de no haberse realizado el proyecto, no se habría incurrido en dichos gastos. Además deben haberse realizado teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia y eficacia que deben prevalecer siempre al tratarse de dinero público.

• Figurar registrado en la contabilidad del beneficiario y, en caso de contribuciones de terceros, registrado en su contabilidad: Un gasto únicamente será aceptable cuando se encuentre registrado en la contabilidad del beneficiario. En aquellos casos en los que un tercero ponga a disposición del beneficiario recursos sin mediar contraprestación, el gasto deberá estar registrado en las cuentas del tercero.

• Haber sido mencionado en el Anexo I del Acuerdo de Subvención: No es necesario que esa mención sea muy específica, pero sí deberá hacer referencia a todas las categorías de costes en que se prevé que se incurrirá para llevar a cabo el proyecto. El artículo 14.3 del Anexo II del Acuerdo de Subvención establece los gastos que nunca tendrán la consideración de subvencionables:

• Impuestos indirectos identificables, incluido el IVA;• Intereses;• Provisiones para pérdidas futuras;• Dividendos;• Costes declarados o incurridos en relación con otro proyecto comunitario;• Gastos excesivos o extravagantes.

4342

GASTOS DIRECTOS

3.1. Personal:

3.1 .1 Normativa básica:

El importe susceptible de ser subvencionado es el correspondiente al coste del personal en proporción a su dedicación al proyecto. Se obtiene multiplicando la tarifa horaria o coste/hora (personnel rate) de cada persona por el número de horas dedicadas al proyecto.

Procedamos a analizar por separado ambos conceptos:

a) Tarifa horaria (Personnel Rate)

De acuerdo con la normativa establecida por la Comisión Europea en el Séptimo Programa Marco, el beneficiario puede optar por declarar los costes de personal utilizando:

• Tarifa horaria real.• Tarifa horaria media.

La tarifa horaria real viene determinada por el cociente entre el coste total del trabajador y sus horas productivas.

a.1) El coste del trabajador: es la suma de todos aquellos conceptos que representan un gasto para el beneficiario y se calcula de acuerdo con la política habitual del mismo. Los principales conceptos que se incluyen son sueldos y salarios, bonus o primas, seguridad social a cargo de la empresa y pólizas de seguros individualizadas.

Con independencia de si el coste de personal se calcula en base a costes reales o medios, los gastos de personal pueden calcularse, en principio, siguiendo tres procedimientos:

• Gastos de personal del periodo exacto de ejecución del proyecto.• Gastos de personal en función de la anualidad a la que correspondan las horas.• Gastos de personal de la última anualidad finalizada.

Ejemplo:

La Comisión Europea financia un proyecto bajo el Séptimo Programa Marco. Tiene una duración de 24 meses y está dividido en 2 periodos, el primero entre el 1 de marzo de 2011 y el 29 de febrero de 2012 y el segundo entre el 1 de marzo de 2012 y el 28 de febrero de 2013. La justificación de gastos de la primera anualidad se está realizando el 12 de marzo de 2012. Las horas productivas han sido determinadas de acuerdo con lo establecido en el Convenio Colectivo, 1.750 horas anuales. La única persona que ha participado en el proyecto es “Nombre 1”. La información disponible sobre el coste de personal de “Nombre 1” es la siguiente:

El importe devengado en concepto de pagas extras en los meses de enero y febrero de 2012, lo calcularíamos de la siguiente manera:

Suponemos que “Nombre 1” ha dedicado al primer periodo del proyecto un total de 500 horas (450 horas en el año 2011 y 50 horas entre los meses de enero y febrero del año 2012).

MES IMPORTE (€) MES IMPORTE (€)

ENERO 4.000,00 JULIO 4.100,00FEBRERO 4.000,00 AGOSTO 4.100,00

MARZO 4.000,00 SEPTIEMBRE 4.100,00ABRIL 4.100,00 OCTUBRE 4.100,00MAYO 4.100,00 NOVIEMBRE 4.100,00JUNIO 8.000,00 DICIEMBRE 8.000,00

MES IMPORTE (€) MES IMPORTE (€)

ENERO 4.200,00 JULIO SIN DATOS A 12/03/12

FEBRERO 4.200,00 AGOSTO SIN DATOS A 12/03/12

MARZO SIN DATOS A 12/03/12 SEPTIEMBRE SIN DATOS A

12/03/12

ABRIL SIN DATOS A 12/03/12 OCTUBRE SIN DATOS A

12/03/12

MAYO SIN DATOS A 12/03/12 NOVIEMBRE SIN DATOS A

12/03/12

JUNIO SIN DATOS A 12/03/12 DICIEMBRE SIN DATOS A

12/03/12

Tabla 14

4.200,00 € X 2 MESES6 MESES

= 1.400,00 €

AÑO

201

1AÑ

O 2

012

4544

a. Gastos de personal del periodo exacto de ejecución del proyecto:

Consistirá en imputar el gasto de personal correspondiente a los meses exactos de ejecución del proyecto, es decir se considerarán los gastos de personal comprendidos entre marzo 2011 y febrero de 2012:

La tarifa horaria será el resultado de dividir el coste total del periodo entre las horas productivas:

El importe susceptible de ser cargado al proyecto será el obtenido al multiplicar la tarifa horaria por el número de horas dedicadas al proyecto:

32,63 €/HORA X 500 HORAS = 16.315,00 €

La tarifa horaria de 2011 será el resultado de dividir el coste total del año 2011 entre las horas productivas:

La tarifa horaria de 2012 será el resultado de dividir el coste de personal de la parte del periodo del ejercicio 2012, en base a la documentación disponible, entre las horas productivas equivalentes. En primer lugar vamos a calcular las horas productivas equivalentes:

12 MESES - 1.750 HORAS 2 MESES - X HORAS

HORAS PRODUCTIVAS EQUIVALENTES A DOS MESES: 291,66 HORAS

El siguiente paso será calcular el cociente entre el gasto de personal de los meses de enero y febrero de 2012 una vez incluida la parte proporcional de la paga extra correspondiente a estos dos meses y las horas productivas equivalentes:

El importe susceptible de ser cargado al proyecto será el obtenido de multiplicar la tarifa horaria de cada año por el número de horas correspondientes dedicadas al proyecto en cada uno de los años:

AÑO 2011: 32,40 €/HORA X 450 HORAS = 14.580,00 €AÑO 2012: 33,60 €/HORA X 50 HORAS = 1.680,00 € TOTAL = 16.260,00 €

MES IMPORTE (€)

MARZO 4.000,00ABRIL 4.100,00MAYO 4.100,00JUNIO 8.000,00JULIO 4.100,00

AGOSTO 4.100,00SEPTIEMBRE 4.100,00

OCTUBRE 4.100,00NOVIEMBRE 4.100,00DICIEMBRE 8.000,00

Coste anual 2011 56.700,00

MES IMPORTE (€)

FEBRERO 4.200,00PAGA EXTRA (2 MESES) 1.400,00

Coste 2012 9.800,00

b.Gastos de personal en función de la anualidad a la que correspondan las horas:

Consistirá en calcular dos tarifas distintas: una para el año 2011 (considerando los datos del año natural) y otra para el 2012. El cálculo de la tarifa 2012 se realizará en base a la información disponible en la fecha de justificación (12/03/2012), en este caso dos meses, incluyendo la parte proporcional de pagas extras devengadas.

Tabla 15

Tabla 16

57.100 €1.750 HORAS

= 32,63 €/HORA

56.700,00 €1.750 HORAS

= 32,40 €/HORA

9.800,00 €291,66 HORAS

= 33,60 €/HORA

MES IMPORTE (€)

MARZO 4.000,00ABRIL 4.100,00MAYO 4.100,00JUNIO 8.000,00JULIO 4.100,00

AGOSTO 4.100,00SEPTIEMBRE 4.100,00

OCTUBRE 4.100,00NOVIEMBRE 4.100,00DICIEMBRE 8.000,00

ENERO 4.200,00FEBRERO 4.200,00

Coste total del periodo 57.100,00

PERI

ODO

DEL

PRO

YECT

O

AÑO

201

2

AÑO

201

1

4746

c. Gastos de personal de la última anualidad finalizada

Todos los costes de personal se declaran de acuerdo con la tarifa real del último año cerrado, en este caso 2011. En la siguiente justificación se realizarán los ajustes correspondientes para que las horas del ejercicio 2012 queden reflejadas al coste real exacto de dicho año. Este método es el habitualmente empleado cuando se utiliza un sistema de costes medios de personal. El cálculo sería el siguiente:

La tarifa horaria de 2011 será el resultado de dividir el coste total del año 2011 entre las horas productivas anuales:

El importe susceptible de ser cargado al proyecto en la primera anualidad será el obtenido de multiplicar la tarifa horaria correspondiente al año 2011 por el número total de horas (2011 y 2012) dedicadas al proyecto en el primer periodo:

32,40 €/HORA X 500 HORAS = 16.200,00 € En el momento de realizar la justificación del segundo periodo ya se conocerá la tarifa real del año 2012 por lo que habrá que realizar un ajuste a los gastos declarados en el primer periodo. En este caso se justificaron 50 horas del año 2012 a una tarifa horaria de 32,40 €/hora. Supongamos que la tarifa real del año 2012 es de 35,00 €/hora, obtendremos un ajuste positivo de:

(35,00 €/H - 32’40 €/H) X 50 HORAS = 130,00 €

MES IMPORTE (€)

ENERO 4.000,00FEBRERO 4.000,00MARZO 4.000,00ABRIL 4.100,00MAYO 4.100,00JUNIO 8.000,00JULIO 4.100,00

AGOSTO 4.100,00SEPTIEMBRE 4.100,00

OCTUBRE 4.100,00NOVIEMBRE 4.100,00DICIEMBRE 8.000,00

Coste total del periodo 56.700,00

Para aplicar la tarifa horaria media era necesario disponer del Certificado Metodológico de Costes de Personal al que se hace referencia en el punto 2.8.2.b. A partir de la Decisión de la Comisión Europea de 24 de enero de 2011, la presentación del Certificado Metodológico de Costes Medios de Personal no es obligatorio.

Las principales ventajas que presenta la utilización de costes medios de personal son las siguientes:

• Mayor facilidad y rapidez en el momento de justificar los costes de personal;• Mayor sencillez y exactitud para realizar el seguimiento de los proyectos por parte de los gestores e investigadores;• Mayor adecuación de los gastos justificados y del presupuesto aprobado.

El principal inconveniente que presenta la utilización de costes medios está relacionado con la laboriosidad del cálculo. La utilización de tarifas medias normalmente está aconsejada para entidades con varias participaciones en proyectos financiados bajo el Séptimo Programa Marco. Para el cálculo de las tarifas medias de personal las entidades deben seguir una serie de etapas:

1.- Elección de los grupos: Esta fase consiste en decidir cuántos grupos se van a crear y qué criterios van a ser los que determinen la pertenencia de cada persona a un grupo concreto. Es una fase clave ya que la segmentación que se realice condicionará las desviaciones que se producen dentro del grupo y, como consecuencia, si el gasto calculado en base a esa tarifa es elegible. En caso de detectar que las desviaciones existentes dentro de un grupo son superiores a las fijadas por la Comisión Europea (ver apartado 2.8.2.b.), se deberá segregar en dos subgrupos con distintas tarifas.

2.- Cálculo del coste total del grupo: Una vez definido cada uno de los grupos se adicionará el coste de personal de las personas que lo integran. Este importe será el numerador de la fórmula.

3.- Cálculo de las horas productivas del grupo: El denominador de la fórmula estará formado por la totalidad de horas productivas de las personas que componen el grupo.

Los principales indicadores estadísticos a tener en cuenta son los siguientes:

• Media: promedio de un conjunto de importes. Se calcula sumando todos sus valores y dividiendo entre el número de sumandos.

• Desviación del valor máximo respecto de la media (%): mide la dispersión en términos porcentuales entre el valor máximo del grupo y la media. Se calcula aplicando la siguiente fórmula:

• Desviación del valor mínimo respecto de la media (%): mide la dispersión en términos porcentuales entre el valor mínimo del grupo y la media. Se calcula aplicando la siguiente fórmula:

Tabla 17

56.700,00 €1.750 HORAS

= 32,40 €/HORA

VALOR MÁXIMO - MEDIAMEDIA

VALOR MÍNIMO - MEDIAMEDIA

AÑO

201

1

4948

Como podemos comprobar, la metodología para establecer los costes medios de las dos primeras categorías será aceptada por la Comisión Europea ya que suponen una desviación inferior al 5%. La dispersión existente en la categoría Junior es muy superior y el cálculo únicamente sería aceptado si el beneficiario ha participado o participa en cuatro proyectos, con financiación comunitaria superior a 375.000,00 € en el Sexto o Séptimo Programa Marco. En caso contrario, no sería aceptada por la Comisión Europea por lo que el beneficiario tendrá que dividir la categoría Junior en dos subcategorías, por ejemplo:

Junior 1

La media de la categoría Junior 1 sería: 24.000,00 €

Junior 2

La media de la categoría Junior 2 sería: 34.000,00 €

Ejemplo:

Una empresa desea declarar los gastos de personal en base a tarifas medias. Para simplificar el ejemplo, consideraremos que todo el personal ha permanecido el año completo en la entidad. Las horas productivas aplicables a cada una de las personas de la empresa, de acuerdo con lo establecido en el convenio colectivo, son 1.700 horas.

A continuación se muestran los perfiles profesionales del personal directo y el coste de cada uno de ellos:

Lo más razonable, a priori, sería establecer las tarifas medias de acuerdo con los perfiles profesionales existentes. Sin embargo, debemos revisar las desviaciones que se producen en cada categoría:

TRABAJADOR CATEGORÍACOSTE DE

PERSONAL (€)

PERSONA 1 MANAGER 120.000,00PERSONA 2 JEFE DE DIVISIÓN 85.000,00PERSONA 3 JEFE DE DIVISIÓN 83.000,00PERSONA 4 SÉNIOR 57.000,00PERSONA 5 SÉNIOR 55.000,00PERSONA 6 SÉNIOR 60.000,00PERSONA 7 SÉNIOR 59.000,00PERSONA 8 JUNIOR 24.000,00PERSONA 9 JUNIOR 25.000,00

PERSONA 10 JUNIOR 30.000,00PERSONA 11 JUNIOR 35.000,00PERSONA 12 JUNIOR 23.000,00PERSONA 13 JUNIOR 32.000,00

JEFE DE DIVISIÓN SÉNIOR JUNIOR

84.000,00 € 57.750,00 € 28.166,00 €MÁXIMO 85.000,00 € 60.000,00 € 35.000,00 €MÍNIMO 83.000,00 € 55.000,00 € 23.000,00 €

DESVIACIÓN (MÁX.) 1,19 % 3,90 % 24,26 %DESVIACIÓN (MIN.) -1,19 % -4,76 % -18,34

JUNIOR 1 JUNIOR 2

MEDIA 24.000,00 € 34.000,00 €VALOR MÁXIMO 25.000,00 € 40.000,00 €VALOR MÍNIMO 23.000,00 € 30.000,00 €

DESVIACIÓN (MÁX.) 4,17 % 17,64 %DESVIACIÓN (MIN.) -4,17 % -11,76 %

PERSONA 8 JUNIOR 24.000,00 €

PERSONA 9 JU NIOR 25.000,00 €

PERSONA 12 JUNIOR 23.000,00 €

PERSONA 10 JUNIOR 30.000,00 €

PERSONA 11 JU NIOR 40.000,00 €

PERSONA 13 JUNIOR 32.000,00 €

Tabla 18

Tabla 20

Tabla 21

Tabla 22

Tabla 19

5150

Como podemos comprobar, al haber dividido la categoría Junior en 2 subcategorías la media es mucho más representativa de las personas incluidas en cada una de ellas y como consecuencia, la desviación se ha reducido. Sin embargo, la desviación del grupo Junior 2 sigue siendo superior al 5% establecido por la Comisión Europea para aquellas entidades con menos de cuatro participaciones en Programa Marco con financiación comunitaria superior a 375.000,00 €, por lo que se debería realizar una nueva subdivisión en el perfil Junior 2, hasta conseguir que la desviación fuera inferior al 5%. Con independencia de que la justificación de gastos se realice utilizando gastos reales o medios, en la fase de elaboración de propuestas suelen utilizarse costes medios o aproximados.

a.2) Las horas productivas: Las horas productivas podrían definirse como la cantidad de horas que trabaja una persona al año e incluirá, por ejemplo, las horas dedicadas a proyectos facturables y no facturables, a la preparación de propuestas, a tareas comerciales y administrativas, etc. Las horas productivas deben determinarse de acuerdo con la política habitual del beneficiario. Para calcular el número de horas productivas se pueden utilizar dos métodos:

• En base a las horas reales declaradas en los partes horarios (timesheets).• En base a la legislación laboral aplicable.

a.) En base a las horas declaradas en los partes horarios (timesheets):

La Comisión Europea establece que para que un sistema de hojas de tiempos (timesheets) sea válido éste tiene que registrar la totalidad de actividades llevadas a cabo por una persona. Este hecho implica que se podrán determinar las horas productivas partiendo del total de horas declaradas en los partes horarios de cada una de las personas que han participado en el proyecto. De este importe se eliminarán aquellas horas dedicadas a actividades no productivas (vacaciones, baja por enfermedad, etc.) y a actividades indirectas (formación y participación en reuniones internas). Si la suma del tiempo dedicado a la formación, a las reuniones internas y el tiempo de baja por enfermedad supera los 15 días deberá estar debidamente justificado. En el siguiente apartado se detallan los requisitos para que un sistema de partes de horas sea aceptado por la Comisión Europea. La Comisión Europea establece de manera expresa que en ningún caso deberá eliminarse de la cifra de horas productivas el tiempo dedicado a las siguientes actividades: • Comerciales;• Preparación de propuestas;• Subactividad.

Ejemplo:

Un beneficiario tiene establecido un sistema de control de tiempo para todas las actividades en las que participa su personal. Se han revisado todos los partes de horas correspondientes al periodo del proyecto y se han obtenido los siguientes datos:

Las horas productivas se determinarán restando de la cifra total de horas que aparece en las hojas de tiempos (2.058) las horas dedicadas a vacaciones (180), baja por enfermedad (28), reuniones internas (20) y formación (30). La cifra final de horas productivas será 1.800 horas. No se eliminarán las horas dedicadas a preparación de propuestas ni a actividades comerciales ya que la normativa no lo permite de manera expresa.

PROYECTO TIEMPO DEDICADO (HORAS)

PROYECTO A 378

PROYECTO B 521

PROYECTO C 500

VACACIONES 180

BAJA ENFERMEDAD 28

FORMACIÓN 30

PREPARACIÓN DE PROPUESTAS 125

REUNIONES INTERNAS 20

ACTIVIDADES COMERCIALES 276

TOTAL 2.058

Tabla 23

5352

b.) En base a la legislación laboral aplicable: Aquellos beneficiarios que no dispongan de un sistema de hojas de tiempos que registren la totalidad de horas de sus trabajadores deberán recurrir al Convenio Colectivo, la normativa interna y el calendario laboral. De la cifra calculada como jornada laboral, siempre y cuando estén debidamente justificados, se podrán descontar, entre otros, los siguientes conceptos: absentismo, días de asuntos propios, etc. A modo de ejemplo, se incluye un método de cálculo para determinar los días productivos:

No existe un único número de horas productivas válido para todos los beneficiarios, incluso puede darse el caso que en una misma entidad varíe en función de las categorías del personal. Por ejemplo, el Personal de Docencia e Investigación (PDI) de una universidad tiene una jornada laboral aproximada de 1.575 horas y el Personal de Administración y Servicios (PAS) de la misma institución de 1.470 horas.

Las entidades que disponen de un sistema de partes de horas en el que se registran la totalidad de actividades realizadas por cada uno de los trabajadores deberá, salvo en casos muy justificados, utilizar las horas productivas reales de cada uno de los trabajadores involucrados en el proyecto.

b) Horas imputadas al proyecto:La Comisión Europea establece que el beneficiario debe poder justificar de manera fiable y auditable las horas que el personal de la entidad dedica al proyecto.

El método más empleado y recomendable son los partes de horas (timesheets). Consiste en un documento en el que se registra la dedicación horaria diaria de cada persona a los proyectos.

De acuerdo con el Séptimo Programa Marco, para que los partes de horas sean válidos deben contener la siguiente información:

DIAS DEL AÑO 365

- FINES DE SEMANA (52 SEMANAS X 2 DÍAS) - 104

- VACACIONES -21

FIESTAS NACIONALES Y LOCALES - 15

ASUNTOS PROPIOS / ENFERMEDADES / OTROS - 15

TOTAL DÍAS PRODUCTIVOS 210

· Nombre del beneficiario, tal y como aparece en el Acuerdo de Subvención; · Nombre y firma del trabajador que dedica horas al proyecto y de su supervisor; · Nombre del proyecto y código contable;

· Número de horas que se han dedicado al proyecto;

· La información contenida en los partes de horas debe poder ser conciliada, entre otros, con las ausencias por enfermedad, por vacaciones y con viajes efectuados;

· Que puedan verificarse de una manera fiable, es decir, que sean auditables;

· En aquellos casos en los que el personal trabaja en varios proyectos durante un mismo periodo, el sistema de registro de horas deberá permitir una completa conciliación del total de horas trabajadas;

· Periodicidad de presentación diaria, semanal o mensual de acuerdo con las prácticas habituales del beneficiario.

Es muy recomendable que las horas declaradas cumplan los siguientes requisitos:

· Hacer referencia a las tareas o paquetes de trabajo, facilitando así la conciliación entre el trabajo realizado y el asignado;

· Diferenciarse en función del tipo de actividad al que pertenezcan;

· Describir las tareas realizadas facilitando el entendimiento del trabajo realizado y así justificarlo en caso de una auditoría técnica;

· Registro diario de las horas trabajadas.

Es importante indicar que el “Registro diario de las horas trabajadas” ha pasado de ser obligatorio a recomendable. Sin embargo, en conversaciones mantenidas con auditores de la Comisión Europea nos han expresado la relevancia de que el uso de partes de horas diarios es una herramienta para determinar si un sistema de horas es fiable. La razón de esto es que difícilmente se puede justificar que al final de, por ejemplo un mes, una persona conozca con exactitud cuántas horas ha dedicado al proyecto, por lo que si las horas se han reportado mensualmente el personal de la Comisión Europea suele solicitar documentación soporte adicional que les permita verificar que no se trata de una estimación.

Si se desea obtener el Certificado Metodológico de Costes Reales de Personal es necesario disponer de una única hoja de tiempos por persona que incluya todas las actividades (proyectos europeos, nacionales, internos, absentismo, etc.).

Tabla 24

5554

c) Caso especial: Consultores in house:Los consultores in house son personas físicas externas al beneficiario que trabajan para él y que pueden ser asimilados al personal propio siempre que se cumplan de manera acumulativa las siguientes condiciones:

• Que hayan firmado un contrato que les vincule para la realización de ciertas tareas del proyecto;

• Que el consultor trabaje bajo las instrucciones del beneficiario y en sus instalaciones (con la excepción del teletrabajo cuando se acuerde entre ambas partes);

• Que el salario pagado al consultor no difiera significativamente del percibido por el resto de empleados de la misma categoría;

• Que los gastos de viaje y manutención que ocasione el consultor y que estén relacionados con el proyecto sean abonados directamente por el beneficiario;

• Que los resultados del trabajo llevado a cabo por el consultor pertenezcan al beneficiario.

d) Caso especial: Retribuciones variables:Como normal general, las retribuciones variables o bonus que no forman parte de una obligación del beneficiario derivada de la normativa general de la entidad o del contrato laboral del trabajador no serán aceptables por la Comisión Europea.

No obstante, si tales pagos son parte del salario habitual del empleado, pueden ser considerados dentro del cálculo de los costes de personal, siempre que cumplan, de manera acumulativa, las siguientes condiciones:

1. Debe existir una normativa interna en la organización que los regule;

2. El esquema de bonus es de aplicación tanto a los proyectos europeos como a los no europeos;

3. La remuneración, una vez incluido el bonus, deberá ser razonable con las condiciones de mercado;

4. El bonus debe estar registrado en la contabilidad del beneficiario como gasto de personal y estar sujeto a los impuestos y a la seguridad social que le corresponda;

5. El bonus únicamente debe ser pagado como parte de la remuneración bruta del investigador;

6. El bonus debe cumplir la totalidad de criterios de elegibilidad (Art.II.14 del Acuerdo de Subvención), en especial, en lo referente al criterio de economía y coherencia con las “prácticas habituales del beneficiario”.

3.1 .2- Problemas más habituales detectados en el área de personal: • La suma de las horas dedicadas a la totalidad de actividades productivas por una persona es

superior a las horas productivas consideradas para el cálculo de su coste/hora.

Marco general: La importancia de las horas productivas radica en que afectan directamente al cálculo de la tarifa horaria y, como consecuencia, al importe cargado en el proyecto.

Como se ha comentado previamente en el punto 3.1.1, la tarifa horaria real viene determinada por el cociente entre el coste total del trabajador y sus horas productivas.

Descripción del problema: El total de las horas productivas declaradas en las hojas de tiempos son superiores a las horas consideradas en el cálculo de la tarifa horaria.

Recomendación: El beneficiario debería comprobar que, para el periodo que se está reportando, la suma de horas dedicadas por una persona a todas las actividades productivas es inferior o igual al número de horas productivas consideradas para el cálculo de su tarifa horaria.

• Los importes considerados para el cálculo de la tarifa horaria no corresponden al periodo que se está justificando.

Marco general: Ocasionalmente se producen desfases entre el momento de devengo y el de pago de ciertos conceptos del gasto de personal. Este es el caso de los atrasos y las pagas extras ordinarias en aquellos supuestos en los que no se abonen en el mes que se han devengado (ejemplo: 14 pagas).

Descripción del problema: Cálculo de la tarifa horaria utilizando remuneraciones generadas en periodos anteriores al justificado.

A continuación vamos a plantear dos ejemplos:

• Inclusión de un gasto que no procede: Supongamos que el periodo de un proyecto empieza el 1 de marzo de 2011. En la nómina de marzo de 2011 se pagan unos atrasos correspondientes a los meses de enero y febrero de 2011. Estos importes no deberían incluirse en el cálculo de la tarifa horaria del proyecto, por corresponder a meses anteriores al inicio del periodo.

• No inclusión de un gasto que sí procede: Supongamos que el primer periodo de un proyecto es del 1 de marzo de 2011 al 29 de febrero de 2012. Una de las personas que han estado involucradas en el proyecto comenzó a trabajar en la entidad el 1 de julio de 2011. Cuando se determine el coste de dicha persona debería tenerse en cuenta la paga extra ordinaria de verano devengada en los meses de enero y febrero de 2012.

5756

Recomendación: Especialmente en los casos en los que el periodo a justificar de un proyecto no coincida con el año natural, es conveniente que el beneficiario compruebe detalladamente el coste de personal a declarar para asegurarse de que el importe es correcto y que únicamente incluye los gastos devengados en el periodo.

Ejemplo: En el cálculo se incluyen conceptos de devengo distintos al periodo del proyecto:Supongamos un periodo que se extiende del 01/03/2012 al 28/02/2013. En marzo de 2012 se lleva a cabo una modificación del Convenio que consiste en el incremento del importe devengado en la nómina en 100,00 € mensuales para ese año, por tanto, los 200,00 € correspondientes a los meses de enero y febrero de 2012 constituyen un atraso y se abonan en marzo. Al realizar el cálculo del coste de personal deberá restarse el importe de estos atrasos ya que corresponden a meses excluidos del periodo que se está justificando.

Forma correcta de calcular el coste de personal:

3.2. Viajes:

3.2. 1- Normativa básica: El adecuado desarrollo de las actividades de investigación de un proyecto suele exigir realizar viajes para asistir a reuniones de coordinación, workshops, meetings u otro tipo de encuentros entre los socios que participan en un mismo proyecto y a los que, en ocasiones, acuden técnicos de la Comisión Europea.

En el Quinto Programa Marco era obligatorio obtener una autorización previa para realizar viajes fuera de los países de la Unión Europea o de sus asociados, pero desde el Sexto Programa Marco esta obligación fue eliminada.

La política habitual del beneficiario es el criterio que determina tanto el tipo de gasto que debe atribuirse al proyecto (gasto real justificado mediante factura o dietas) como las condiciones en las que debe realizarse el viaje (elección del medio de transporte y clase).

A partir de la Decisión de la Comisión Europea de 23 de marzo de 2009, los beneficiarios podrán optar por declarar los gastos de viaje en base a tarifas fijas. En el punto 2.10 anterior se ha analizado en detalle esta posibilidad.

A continuación, pasamos a comentar los principales problemas con los que el beneficiario puede encontrarse en esta categoría de gastos.

3.2.2- Problemas más habituales detectados el área de viaje:

• Justificación de la realización de un viaje relacionado con el proyecto Marco general: Los motivos para realizar un desplazamiento pueden ser muy variados. Los más frecuentes son las reuniones entre socios; pero también pueden llevarse a cabo para recogidas de muestras, asistencia a seminarios, reuniones de expertos, etc. El requisito imprescindible y primordial para que el gasto sea admisible, es que tiene que ser necesario para el desarrollo del proyecto.

Descripción del problema: No disponer de documentación que permita establecer la relación entre el viaje y las actividades del proyecto.

Recomendación: Se aconseja reunir y conservar toda la documentación que justifique tanto el motivo del viaje como la asistencia al mismo, como por ejemplo actas de reuniones, agendas o correos electrónicos que concreten fechas y temas a tratar, plan de recogida de muestras, tarjetas de embarque, inscripciones, certificados de asistencia, etc.

NÓMINA ENERO 2012 Sueldo................. 2.000,00 € IRPF....................  -311,40  €Seg. Social ......... -128,00 €

Importe líquido .... 1.560,60 €

NÓMINA FEBRERO 2012 Sueldo................. 2.000,00 € IRPF....................  -311,40  €Seg. Social ......... -128,00 €

Importe líquido .... 1.560,60 €

100 €100 €

NÓMINA MARZO 2012 Sueldo................. 2.100,00 € Atrasos................ 200,00 €IRPF ................... 368,00 €Seg. Social ......... -147,20 €

Importe líquido ..... 1.784,80 €

NÓMINA ABRIL 2012 Sueldo............. 2.100,00 € IRPF ............... -328,00 €Seg. Social ..... -134,40 €

Importe líquido . 1.637,40 €

Coste marzo 2012: 2.100,00 €Sueldo enero: 2.100,00 € Sueldo febrero: 2.100,00 € Sueldo marzo: 2.100,00 € Sueldo abril: 2.100,00 €

Tabla 25

5958

2.2.b) Problemas más habituales detectados el área de via • Documentación no apropiada para justificar los gastos de un viaje.

Marco general: De acuerdo con la normativa mercantil vigente, los documentos justificativos de un gasto son la liquidación del viaje, las facturas y los tickets, ya que en ellos figura la información necesaria para validar si un gasto es aceptable.

Descripción del problema: En ocasiones, cuando la persona que viaja dispone de tarjeta de crédito de empresa, no solicita la factura correspondiente y se utiliza el cargo bancario como justificante del gasto soportado.

En el extracto de la tarjeta no aparecen datos suficientes para determinar si un gasto es o no admisible, puesto que no figura información sobre el destino del viaje, las fechas del mismo, número de personas y puede incluir impuestos indirectos.

Recomendación: Asegurarse de que todos los gastos que se presentan en los Estados de Costes están debidamente justificados por un soporte documental válido.

• Documentación no presentada. Marco general: La tarjeta de embarque es el medio más usual para justificar que el viaje se ha realizado, aunque no es el único. En realidad, no garantiza al 100% que el viaje se haya efectuado pues es posible obtenerlas por internet el día anterior al vuelo.

Problema: Algunos auditores no consideran aceptable un viaje si no se presentan las tarjetas de embarque correspondientes.

Recomendación: En nuestra opinión y dado que la Comisión Europea no establece nada específico con respecto a este punto, también se puede justificar que un viaje se ha realizado a través de otros soportes como el acta de reunión donde aparecen los asistentes, factura de hotel, tickets de taxi, etc. A pesar de todo, es importante que la entidad conciencie a sus investigadores de la necesidad de conservar e incorporar a la liquidación de gastos las tarjetas de embarque, con el fin de evitar posibles problemas.

2.2.b) Problemas más habituales detectados el área de viaje • Invitaciones a los miembros del consorcio.

Marco general: Para llevar a cabo las reuniones del consorcio, habitualmente se elige alguna de las ciudades donde se encuentran ubicados los socios. En esta situación, es frecuente que la entidad anfitriona invite a los miembros del consorcio en alguna comida del día y que incorpore dicho gasto en su Estado de Costes.

Descripción del problema: La Comisión Europea podría estar financiando dos veces el mismo gasto: la comida. Las personas que utilizan un sistema de dietas reciben una cantidad en concepto de manutención y, al mismo tiempo, el socio anfitrión asume dicha comida de los asistentes y la declara como gasto, por lo que se estaría produciendo una duplicidad. Este planteamiento no generaría problemas en el caso de que todos los participantes tuvieran un sistema de reembolso de los gastos mediante facturas. Para el auditor representa una limitación debido a que no puede conocer si los socios invitados han cargado la correspondiente dieta en sus entidades de origen.

Cabe destacar que esta disposición no afecta al coffe-break, ya que no hay posibilidad de duplicidad del gasto.

Recomendación: Es conveniente que la entidad anfitriona obtenga de los asistentes algún documento donde manifiesten que renuncian al derecho de cobro de las dietas que pudieran corresponderles por estas comidas pagadas por el anfitrión. Posiblemente, la fórmula más sencilla sea la de incluir en el acta de la reunión que las comidas son por cuenta de la entidad organizadora de la reunión.

• Prolongación de los viajes.

Marco general: En determinadas ocasiones se prolongan los días de estancia durante los viajes con la intención de obtener así unas tarifas aéreas más económicas. Dependiendo de los días y destinos elegidos para los viajes, modificando las fechas de salida o de llegada puede disminuir de forma considerable el coste del viaje.

Descripción del problema: No disponer de documentación que permita demostrar que el plan de viaje finalmente elegido, aun siendo prolongado, ha producido un ahorro general y que, por tanto, los costes totales de hotel, dietas y transporte en las fechas escogidas han sido inferiores de lo que lo hubieran sido en la fecha concreta de la reunión.

Recomendación: Conservar los distintos presupuestos de la agencia de viajes, internet, etc. con el objetivo de acreditar el ahorro obtenido y adjuntar una pequeña explicación de la elección realizada.

6160

• Inclusión de los impuestos indirectos (IVA o IGIC).

Marco general: De acuerdo con la normativa, los impuestos indirectos que graven los gastos incurridos durante el desarrollo de un proyecto no son financiables. Incluso cuando el IVA, por no poder ser repercutido, represente un gasto efectivo para el beneficiario.

Descripción del problema: Los Estados de Costes se elaboran basándose en las liquidaciones de gastos. Debido a que estas liquidaciones incluyen IVA, las cantidades que se declaran en concepto de viajes también incorporan impuestos indirectos.

Recomendación: Es conveniente repasar las facturas de las liquidaciones para que, en los casos en que el IVA sea identificable, se seleccionen los importes netos para cargarlos a los Estados de Costes.

3.3. Equipos Amortizables:

3.3. 1- Normativa básica:

Según lo establecido en las Normas Internacionales de Contabilidad, un equipo puede ser considerado como un activo cuando se prevea que va a generar beneficios en un futuro y su coste pueda ser conocido de una manera fiable.

Los equipos pueden ser utilizados simultáneamente en varios proyectos o incluso seguir en uso tras la finalización del proyecto para el que se compró. El importe susceptible de ser considerado como coste recuperable será el resultado de multiplicar el precio de adquisición del equipo, por el porcentaje de amortización y por el porcentaje de imputación al proyecto. Si el periodo a justificar es inferior a un año o el equipo fue adquirido con posterioridad al inicio del periodo de justificación, la amortización aplicable sería la correspondiente al tiempo que ha estado en uso el equipo dentro del periodo de justificación del proyecto.

GASTO IMPUTABLE = Precio de adquisición equipo x % de Amortización x % de Imputación x nº días/365 días

Como coste del equipo se considera el importe neto facturado por el proveedor más todos los gastos incurridos hasta su puesta en funcionamiento.

En el Quinto Programa Marco la Comisión Europea establecía la amortización de los equipos en 36 ó 60 meses, en función de su tipología. Desde el Sexto Programa Marco se establece que los porcentajes de amortización se determinarán de acuerdo con la política habitual del beneficiario.

La amortización se cargará únicamente durante el tiempo comprendido entre la fecha de adquisición, si se produce dentro del periodo, y la fecha de finalización del proyecto. Es importante señalar que también será susceptible de ser cargada la amortización de aquellos equipos que hayan sido adquiridos con anterioridad al inicio del proyecto, siempre que el gasto de amortización se registre durante la ejecución del mismo.

La amortización no se podrá imputar como gasto directo en aquellos casos en los que figure en el epígrafe de Gastos Indirectos (overhead).

La principal novedad introducida en la versión de la Guía Financiera del 2 de abril de 2009 es la posibilidad de imputar al proyecto el coste completo de los equipos. Para ello, el beneficiario debe contabilizar, de forma habitual, sus gastos según el criterio de caja. Este principio, contrario al de devengo, consiste en imputar los gastos (o ingresos) a medida que se realizan los pagos (o cobros).

6362

• Casos especiales:

• Arrendamiento con opción de compra (leasing): Puede ser cargado al proyecto de acuerdo con la política habitual del beneficiario y es financiable siempre que no exceda del coste que tendría el equipo si hubiera sido adquirido de manera directa y amortizado de acuerdo con las prácticas habituales del beneficiario. El interés pagado a la entidad financiera no es gasto elegible.

• Arrendamiento operativo (renting): Es elegible siempre que sea la política habitual del beneficiario y no exceda del coste de la compra del equipo. El interés pagado a la entidad financiera no es gasto elegible.

En ambos casos si el beneficiario no utiliza el equipo exclusivamente para el proyecto sólo será cargada la parte proporcional del mismo.

3.3.2. Problemas más habituales detectados en el área de equipos:

• Documentación del criterio empleado para determinar el porcentaje de imputación.

Marco general: La Comisión Europea se reserva el derecho de auditar los proyectos hasta cinco años después de la finalización de los mismos. Una de las aclaraciones introducidas expresamente en el Séptimo Programa Marco es que el porcentaje de dedicación de los equipos debe ser auditable, es decir, debe existir un procedimiento para determinar la utilización de cada equipo en los diferentes proyectos.

Descripción del problema: No disponer de documentación justificativa del criterio empleado para establecer el porcentaje de dedicación del equipo al proyecto, ya que puede que no se recuerde con exactitud o que las personas que lo determinaron ya no se encuentren en la organización.

Recomendación: Es conveniente redactar un escrito durante la vida del proyecto, al menos cuando se elaboren los Estados de Costes de cada periodo, en el que se incluya una definición del tipo de equipo adquirido, los motivos por los que es necesario para el proyecto y todas las aclaraciones necesarias para argumentar la lógica seguida en el proceso de imputación del mismo al proyecto.

• Amortización de equipos adquiridos en periodos anteriores.

Marco general: La normativa establece que la recuperación del coste de adquisición de los equipos se realizará en función de la amortización anual correspondiente.

Descripción del problema: No incluir el importe de la amortización del equipo en los periodos posteriores al de su adquisición.

Recomendación: En el momento de elaborar el Estado de Costes es recomendable revisar los modelos presentados en períodos anteriores, para verificar si corresponde imputar gastos de amortización de un equipo adquirido con anterioridad.

• Caso especial. Delimitación del concepto de equipo y prototipo.

Marco general: Como se ha expuesto anteriormente, el tratamiento que el Séptimo Programa Marco da a los equipos tiene por objetivo imputar únicamente el coste correspondiente al porcentaje real de utilización del equipo para el proyecto.

En algunos casos, un equipo puede ser modificado, según las necesidades técnicas de la investigación que se está llevando a cabo, para obtener un prototipo que permitirá comprobar su funcionamiento en situaciones reales, antes de ser lanzado a su comercialización o integración en un proceso productivo.

Descripción del problema: Calcular la amortización de acuerdo con la vida útil de cada uno de los equipos que componen el prototipo.

Recomendación: Se debe analizar si el prototipo podrá ser utilizado más allá de la duración del proyecto. Si no es factible su uso en el futuro, ni individualizar cada una de sus partes por razones técnicas o económicas, el coste del prototipo podrá cargarse íntegramente al proyecto al que está vinculado.

Ejemplo:

Una compañía dedicada a la automoción está participando en un proyecto financiado bajo el Séptimo Programa Marco cuyo objetivo es la detección de errores en la fabricación de una determinada pieza de los vehículos. Para probar el sistema desarrollado por el consorcio se ha creado un robot que integra varios componentes, entre ellos un ordenador. Todas las partes han sido modificadas, lo que imposibilita el funcionamiento de cualquiera de ellas por separado. Independientemente de que el proyecto haya tenido éxito o no, el prototipo no podrá ser utilizado en la línea de producción, ya que no analiza las piezas a la velocidad requerida. En este caso, el coste del prototipo podrá cargarse íntegramente al proyecto.

• Inclusión de impuestos indirectos (IVA o IGIC).

Ver la descripción del problema y la recomendación en el Apartado 3.2.2 de este documento.

6564

3.4. Consumibles:

3.4. 1- Normativa básica: Se consideran consumibles o fungibles aquellos elementos necesarios en la implementación del proyecto y que debido a su uso se consumen o agotan. Normalmente este tipo de bienes tiene una duración inferior a un año.

Los fungibles tienen consideración de gasto directo y únicamente serán aceptables cuando su compra se haya producido dentro del periodo de duración del proyecto.

3.4. 2- Problemas más habituales detectados en el área de consumibles:

• Presentación de facturas internas.

Marco general: La mayoría de los contratos firmados bajo el Séptimo Programa Marco se realizan mediante el reembolso de gastos. Esto implica que todos los gastos deben ser declarados a precio de coste y que, en ningún caso, pueden incluir un margen de beneficio.

Descripción del problema: Justificación de servicios internos sin disponer de cálculos que permitan verificar que los servicios prestados se facturan a precio de coste. Por ejemplo, en determinadas entidades como Universidades o Centros de Investigación, es habitual que se presenten facturas internas emitidas por otro departamento de la misma entidad.

Recomendación: Disponer de un cálculo actualizado que permita determinar con exactitud el coste real de cada uno de los servicios prestados.

Ejemplo:

Un Centro de Investigación está participando en un proyecto financiado bajo el Séptimo Programa Marco para el que precisa de un gran número de ratones. El beneficiario hace el pedido al departamento de animalario de la misma institución y este gasto lo declara en sus Estados de Costes. Para que esta operación sea correcta, es necesario que el Centro de Investigación cuente con un sistema de cálculo en el que se obtenga el coste real por unidad asegurándose así que no existe margen de beneficio en el importe cargado en el Estado de Costes.

•

• Exclusión en los Estados de Costes de algunos gastos que están registrados contablemente en la cuenta del proyecto.

Marco general: La base para calcular la contribución financiera comunitaria, son los gastos incurridos durante la investigación y que posteriormente se declaran en los Estados de Costes.

Descripción del problema: No inclusión en los Estados de Costes gastos registrados contablemente en la cuenta del proyecto financiado.

Recomendación: El beneficiario deberá seleccionar de los registros contables del proyecto, cuáles son los gastos que considera elegibles y comprobar que la suma total de todos ellos coincide con la cantidad que figura en el Estado de Costes.

• Diferencia entre consumibles y gasto indirecto (overhead).

Marco general: Como se ha comentado en el apartado 2.6, un gasto únicamente puede ser considerado como directo en aquellos casos en los que se pueda afectar a un proyecto concreto sin necesidad de utilizar un criterio de reparto.

Descripción del problema: Dificultad a la hora de determinar si ciertos consumibles son elegibles. Los ejemplos más comunes son artículos de papelería y suministros informáticos (tóner), que por su naturaleza suelen justificarse como fungibles. Sin embargo, al no ser de uso exclusivo para un único proyecto deberían considerarse como gasto indirecto (overhead).

Recomendación: Sería conveniente analizar en detalle si los gastos que se cargan como directos reúnen las condiciones de su definición y si hay que conservar algún tipo de documentación justificativa para poder demostrarlo en el futuro.

• Inclusión de impuestos indirectos (IVA o IGIC).

Ver la descripción del problema y la recomendación en el Apartado 3.2.2 de este documento.

6766

3.5.- Terceras partes (Third Parties):

3.5. 1- Normativa básica:

Un tercero es, por definición, cualquier entidad que no firma el Acuerdo de Subvención pero participa en el proyecto. Es importante indicar que, siempre que se prevea que un tercero vaya a intervenir en un proyecto, debe solicitarse la aprobación del Project Officer e incluirse en el Anexo I del Acuerdo de Subvención. La única excepción a este punto la encontramos en las “tareas menores” (minor tasks).

Las denominadas “minor tasks” son servicios menores necesarios para la correcta consecución del proyecto. No es necesario que estas tareas figuren en el Anexo I del Acuerdo de Subvención ya que su importancia, por definición, es menor. El criterio para decidir si un subcontrato puede ser considerado como una “minor task” o no, va a depender del tipo de gasto, no del importe. Algunos ejemplos de “minor tasks” son: catering, impresión de materiales y folletos, alquiler de salas para la organización de meetings, etc.

A continuación se incluye un esquema en el que se detallan los distintos tipos de terceras partes reconocidas en el Séptimo Programa Marco:

TERCEROS

B.) Realizan parte del trabajo ellos mismos

A.) Aportan recursos al beneficiario

A.1) Sin contraprestación

A.2) Con contraprestación

A.1) Subcontratación

B.2) Entidades vinculadas

Tabla 26

A) Terceros que aportan recursos al beneficiario

En este caso uno o varios de los recursos empleados por el beneficiario para la ejecución del proyecto pertenecen a un tercero, es decir, el tercero no realiza parte del trabajo sino que se limita a poner a disposición del beneficiario recursos. Es importante indicar que el coste de los recursos imputados al proyecto y puestos a disposición del beneficiario por los terceros siempre debe ser declarado de acuerdo con su coste real y, si procede, deberá ser auditado.

Se pueden dar dos casos:

A.1) El tercero pone a disposición del beneficiario recursos sin mediar contraprestación:

El coste de los recursos se incluirá en el Estado de Costes del beneficiario como gasto y, si procede, como ingreso (ver punto 3.6). El único requisito que debe cumplirse para que tenga la consideración de elegible es que el gasto se encuentre debidamente registrado en la contabilidad del tercero.

En cuanto al cálculo de los gastos indirectos pueden darse dos situaciones:

• Cuando el recurso cedido por el tercero trabaja en las instalaciones del beneficiario, éste podrá cargar su gasto indirecto correspondiente (tanto si se utiliza un método de cálculo real o basado en tarifas fijas).

• Si el recurso presta sus servicios en las instalaciones del tercero, el beneficiario únicamente puede cargar los gastos indirectos del tercero si se han determinado de acuerdo con los gastos reales.

A.2) El beneficiario reembolsa los recursos que el tercero pone a su disposición (con contraprestación):

En ese caso los gastos aparecerán en la contabilidad del beneficiario. Si el beneficiario reembolsa el coste total del recurso aportado por el tercero, no se producirá nunca un ingreso. Es importante indicar que el precio únicamente puede contemplar el coste, sin margen de beneficio.

Alguno de los casos especiales contemplados específicamente por la Comisión Europea en los que terceros ponen recursos a disposición del beneficiario son los siguientes:

o Fundaciones, compañía spin-off, etc. creadas para gestionar las tareas administrativas del beneficiario: Es el caso en el que una entidad legal creada o controlada por el beneficiario se encarga de realizar su administración financiera, pero no realiza trabajo técnico ni científico. El objetivo es racionalizar la gestión administrativa y financiera. Habitualmente existen acuerdos entre las partes que son anteriores al inicio del proyecto y cuya duración es más amplia que el mismo.

6968

o Centro de formación superior o de secundaria u organismo público que actúa como coordinador y cede la gestión a un tercero creado, controlado o afiliado a ellos: En esta figura el beneficiario encarga al tercero la gestión administrativa y financiera relacionada con la coordinación. Es necesario incluir la cláusula especial 38 que permite que la cuenta bancaria mencionada en el artículo 5 del Acuerdo de Subvención no pertenezca al beneficiario.

o Recursos (profesores, equipos) trabajando en una Universidad y siendo su coste pagado por el Estado: En este caso pueden ser asimilados a recursos propios y pueden ser cargados al proyecto sin considerase ingresos.

B) Terceros que realizan parte del trabajo ellos mismos

En este caso el tercero aunque no firma el Acuerdo de Subvención realiza partes del trabajo, normalmente en las instalaciones del tercero.

Se pueden distinguir dos casos:

B.1) Subcontratación:

Como norma general, los beneficiarios deben disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo todas las actividades del proyecto. No obstante, existen razones por las que puede resultar más apropiado que determinados trabajos sean subcontratados. Por ejemplo, puede ser más eficiente subcontratar a una empresa especializada en realizar un determinado tipo de ensayos que llevarlo a cabo entre los miembros de un consorcio si ninguno de ellos dispone del equipamiento y del personal con la formación o experiencia necesaria en ese campo.

Las características que diferencian la subcontratación del resto de terceros son, esencialmente, las siguientes:

· El acuerdo entre ambas partes se rige por las condiciones de mercado, es decir, el subcontratista factura un importe que incluye un margen de beneficio;

· Los servicios prestados por el subcontratista tienen motivos económicos y no de investigación;

· El subcontratista trabaja sin una supervisión directa del beneficiario y él mismo realiza partes específicas de las tareas.

Las condiciones que deben cumplir las subcontrataciones para tener consideración de gasto elegible son las siguientes:

· El subcontratista debe ser seleccionado por el beneficiario de acuerdo con la mejor relación calidad-precio y bajo los principios de transparencia e igualdad. Tanto las entidades públicas como las privadas deben cumplir los procedimientos internos que cada una de ellas tenga establecido y que, en ningún caso, consistirán en solicitar menos de tres ofertas;

· Ha de incluirse una descripción de las tareas que serán subcontratadas en el Anexo I del Acuerdo de Subvención (no es necesario concretar la denominación social de la entidad que realizará las actividades subcontratadas);

· Salvo excepciones, no debe tratarse de actividades relacionadas con la investigación en sí misma.

B.2) Entidades vinculadas al beneficiario

Las características que definen la relación con el beneficiario son las siguientes:

• La naturaleza de la relación es amplia y no se limita al Acuerdo de Subvención ni ha sido específicamente creada para el trabajo del proyecto;

• Consecuentemente la relación supera la duración del proyecto;

• Tiene un reconocimiento formal de alguno de los siguientes tipos:o Tener una estructura legal (ejemplo: una asociación y sus miembros);o Ausencia de personalidad jurídica por compartir recursos e infraestructuras;o Estar participadas o poseídas por otras empresas (afiliadas o matriz).

En estos casos hay que incluir la cláusula especial 10 en el Acuerdo de Subvención que permite que terceros vinculados al beneficiario lleven a cabo parte del trabajo.

Cada tercero debe presentar su propio Estado de Costes. Únicamente serán auditados cuando la contribución financiera correspondiente a cada tercero supere los 375.000,00 €. Es importante indicar que las actividades a desarrollar por el beneficiario y las terceras partes deberán ser descritas con el mismo nivel de detalle en el Anexo I.

Alguno de los casos especiales contemplados específicamente por la Comisión Europea son los siguientes:

• Joint Research Units (JRU): Laboratorios o infraestructuras propiedad de dos o más entidades legales, creadas con el objetivo de llevar a cabo la investigación. No tienen personalidad jurídica propia, distinta de sus miembros. Las condiciones que debe cumplir una JRU son las siguientes:

o Existencia de una unidad científica y económica;o Duración por un periodo de tiempo;o Reconocida por una autoridad pública.

7170

• European Economic Interest Grouping (EEIG): Entidad legal creada bajo las reglas de Council Regulation (EEC) No 2137/85 de 25 de Julio de 1985 compuesta al menos por dos entidades de diferentes Estados Miembros. En este caso la EEIG siempre será el beneficiario y las entidades legales que lo componen serán los terceros. La situación contraria, no es posible.

• Afiliadas: Cualquier entidad bajo el control directo o indirecto de otra entidad. El beneficiario será siempre la entidad que desarrolle la mayor parte del trabajo.

• Grupos: Asociaciones, federaciones o cualquier otra entidad compuesta de miembros. Los grupos que no tengan personalidad jurídica se tratarán como JRU siempre que cumplan los requisitos establecidos.

A continuación se muestra un resumen de las principales características de las Terceras Partes:

TIPO DE TERCERO¿SE PUEDEN

CARGAR GASTOS INDIRECTOS?

¿CÓMO SE DECLA-RAN LOS GASTOS

DEL TERCERO?

¿HAY QUE INTRODU-CIR ALGUNA CLÁU-

SULA ESPECIAL?

¿HAY QUE MENCIO-NAR LA EXISTENCIA DEL TERCERO EN EL

ANEXO I ?

A. APORTAN RECURSOS AL BENEFI-

CIARIO

SIN CONTRAPRESTACIÓN

SI REALIZAN EL TRABAJO EN LAS INSTALACIONES

DEL BENEFICIARIO : LOS COSTES

INDIRECTOS DEL BENEFICIARIO SI

REALIZAN TRABAJO EN LAS INSTALACIO-NES DEL TERCERO SE CARGARÁN LOS

GASTOS REALES DEL TERCERO (NO SE PUEDE UTILIZAR

TARIFAS FIJAS)

EN EL ESTADO DE COSTES DEL BENE-

FICIARIO

NO, SALVO EN EL CASO PREVISTO EN

A.2.2. QUE SE INTRO-DUCIRÁ LA CLÁUSULA

38

SI

CON CONTRAPRESTACIÓN

B. REALIZAN PARTE DEL TRABAJO

ELLOS MIS-MOS

SUBCONTRATACIÓN

SUPUESTAMEN-TE INCLUIDO EN EL IMPORTE DE

LA FACTURA

EN EL ESTADO DE COSTES DEL

BENEFICIARIO COMO “SUB-

CONTRATACIÓN”

NO

ENTIDADES VINCULADAS

MISMA NORMA-TIVA QUE LA DE LOS BENEFICIA-

RIOS

LOS TERCEROS PRESENTAN SU PROPIO ESTADO

DE COSTES

SE INTRODUCIRÁ LA CLÁUSULA 10

Tabla 27

3.5.2. Problemas más habituales relacionados con las Terceras Partes

• No hacer mención del Tercero en el Anexo I.

Marco general: A menudo, para asegurar la correcta ejecución de un proyecto, se necesita utilizar un recurso facilitado por un tercero o subcontratar un determinado servicio.

Descripción del problema: No mencionar en el Anexo I del Acuerdo de Subvención la participación de terceros en el proyecto.

Recomendación: Es importante estudiar con detenimiento todas las especificaciones técnicas que puedan derivar de la correcta ejecución del proyecto antes de negociar el contrato, con el objetivo de incluir aquellas participaciones de terceros que sean necesarias. En caso de surgir con posterioridad a la fase de negociación de la subvención la necesidad de contratar los servicios de una empresa que no pertenece al consorcio, se deberá solicitar la introducción de una modificación al contrato que podrá consistir en:

• Inclusión de un nuevo beneficiario que asumirá las tareas.• Inclusión del tercero en el Anexo I.

• Contratación incompleta o inexistencia de contratos.

Marco general: En el Sexto Programa Marco se hacía mención explícita de los puntos que debían contener, como mínimo, los contratos celebrados entre la entidad beneficiaria y la subcontratada. Estas puntualizaciones cumplían la función de prevenir frente a futuros conflictos de intereses. Sin embargo, la normativa del Séptimo Programa Marco no contiene aclaraciones tan detalladas al respecto.

Descripción del problema: No formalizar por escrito los contratos establecidos con los terceros, por lo que no quedan delimitados los derechos y obligaciones que ligan a las partes.

Recomendación: Es muy aconsejable consensuar y redactar por escrito las cláusulas que van a regir la relación, por motivos tan relevantes como la protección de la confidencialidad y de la propiedad intelectual generada durante la investigación, así como otras razones contractuales como el inicio y fin del servicio, precio del mismo, responsabilidades en caso de incumplimiento, etc. Cuando un tercero cede recursos sin contraprestación al beneficiario es especialmente importante recordar que el beneficiario es el único responsable ante la Comisión Europea de los gastos incluidos en su Estado de Costes. Por ello, deberá acordar con el tercero la documentación que éste aportará para justificar el coste del recurso, así como que dicha documentación pueda ser auditada en su caso.

7372

• Documentación inexistente sobre los criterios de selección de subcontratistas.

Marco general: Como se ha comentado anteriormente, la norma exige que el beneficiario seleccione al subcontratista basándose en la mejor relación calidad-precio. Para ello deberá aplicar la normativa de subcontratación que corresponda, en función del tipo de beneficiario de que se trate (concurso público, procedimiento negociado sin concurrencia, etc.). Como mínimo, siempre, se deberá solicitar tres ofertas.

Descripción del problema: A menudo, el beneficiario no dispone del soporte documental necesario para justificar las razones que han motivado la contratación de una determinada entidad.

Recomendación: Es importante recopilar las ofertas que han sido objeto de estudio (mínimo tres) y describir los motivos por los que la decisión tomada es considerada la mejor opción.

• Inclusión de impuestos indirectos (IVA o IGIC).

Ver la descripción del problema y la recomendación en el Apartado 3.2.2 de este documento.

3.6.- Ingresos del proyecto:La Comisión Europea ha establecido una serie de medidas para evitar que durante la ejecución de un proyecto financiado bajo el Séptimo Programa Marco la suma de los fondos recibidos de distintos financiadores sea superior a la suma de los gastos de ejecución del proyecto. Por ello, el total de la financiación recibida más los ingresos obtenidos no puede exceder del total de gastos elegibles.

SI:

COSTESTOTALES≤ = No se reduce la contribu-

ción financiera

TOTAL CONTRIBUCIÓN

INGRESOS OBTENIDOS EN EL PROYECTO

Tabla 28

En caso de no cumplirse dicha condición, la Comisión Europea reducirá su contribución en el porcentaje necesario hasta conseguir que la suma de la contribución financiera y de los ingresos obtenidos en el proyecto sea como máximo igual a los gastos elegibles del proyecto.

El Séptimo Programa Marco prevé tres casos que pueden considerarse ingresos del proyecto (receipts):

- Contribuciones financieras de terceros;- Contribuciones en especie de terceros;- Ingresos generados por el proyecto.

a) En los primeros dos casos se deben cumplir dos condiciones para considerar dichas contribuciones como ingresos del proyecto:

o Si la contribución del tercero ha sido concedida expresamente para ser utilizada en el proyecto, los recursos deben ser declarados como ingresos y como gastos del mismo en el Estado de Costes del beneficiario. Si es potestad del beneficiario imputarlos al proyecto, no se consideran ingresos.

o Si el beneficiario no paga totalmente el recurso aportado por el tercero,la parte del coste no pagada tiene que ser considerada como ingreso. El beneficiario debe declarar dicho ingreso en el Estado de Costes.

La parte que ha sido reembolsada es un coste para el beneficiario, por lo que también deberá declararlo como tal en el Estado de Costes.

b) Cualquier ingreso generado en el marco de un proyecto. Por ejemplo: cuota de asistencia a conferencias o venta de activos adquiridos para el proyecto, son considerados como ingresos del proyecto.

No se consideran ingresos para el beneficiario los generados en relación con los conocimientos adquiridos durante el proyecto.

7574

GASTOS INDIRECTOS

3.7.- Gastos Indirectos:En la segunda parte del documento hemos analizado en profundidad la normativa correspondiente a esta categoría de gastos, por lo que pasaremos directamente a comentar el principal problema con el que se encuentran los beneficiarios en este área.

3.7.1. Problemas más habituales detectados en el área de gastos indirectos:

• Inclusión de conceptos no admisibles en el método de cálculo de los costes indirectos reales.

Marco general: Los beneficiarios que calculen sus gastos indirectos de acuerdo a sus gastos reales, mediante cualquiera de los dos métodos aceptados en el Séptimo Programa Marco, deben definir con claridad qué conceptos son susceptibles de ser repercutidos. Una vez determinados, la suma de dichos conceptos será la cantidad que se distribuya según el criterio de reparto empleado (gasto de personal directo o número de horas).

Descripción del problema: Inclusión de gastos indirectos no necesarios para la consecución del proyecto en el método de cálculo.

Recomendación: Únicamente deben incluirse en los Estados de Costes aquellos gastos indirectos ligados necesariamente a la consecución del proyecto. A nivel meramente enunciativo, quedarían excluidos los siguientes conceptos:

• Gastos comerciales y de relaciones públicas.• Gastos financieros.• Gastos extraordinarios.• Provisiones y estimaciones.• Cualquier otro gasto contemplado en el artículo II.14 del Acuerdo de Subvención.

• Inclusión de impuestos indirectos (IVA o IGIC).

Ver la descripción del problema y la recomendación en el Apartado 3.2.2 de este documento.

3.8.- Las auditorías de la Comisión Europea:

La Comisión Europea se reserva el derecho de realizar auditorías económicas de los proyectos financiados durante los 5 años posteriores a la finalización de los mismos.

La auditoría puede ser efectuada directamente por el personal de la Comisión Europea, por una empresa de auditoría externa que realiza la revisión en su nombre o por la Corte Europea de Auditores.

Es interesante resaltar que la Corte Europea de Auditores no audita al beneficiario, sino a la Comisión Europea a través de éste. Sin embargo, este matiz termina siendo únicamente de carácter formal debido a que habitualmente las incidencias detectadas por la Corte Europea de Auditores suelen ser reclamadas por la Comisión Europea al beneficiario.

Las revisiones realizadas o encargadas por la Comisión Europea suelen tener las siguientes particularidades:

• La selección del beneficiario es un procedimiento aleatorio;

• Normalmente se revisan tres proyectos de la entidad auditada y la estancia de los auditores suele ser de una semana;

• No se audita a todos los beneficiarios de un proyecto y el hecho de ser el coordinador no aumenta las posibilidades de ser auditado;

• Desde que la Comisión Europea comunica su intención de llevar a cabo la auditoría e informa de los proyectos y periodos seleccionados hasta que se inicia el trabajo de campo, suele transcurrir, como mínimo, un mes;

• En función de los resultados obtenidos, la Comisión Europea puede programar auditorías de seguimiento para comprobar la evolución de las incidencias detectadas.

Normalmente el procedimiento de la auditoría es el siguiente:

Envío de alegaciones

por parte del be-neficiario

Carta de la CE en la que se

informa de los proyectos que

van a ser revisados

Realización del trabajo

de campo por parte

del equipo de auditoría

Emisión del borrador

del Informe de Auditoría

Emisión del Informe

de Auditoría definitivo

7776

Como resultado del trabajo de auditoría se pueden identificar dos tipos de incidencias:

a) Errores puntuales: Aquellos que se han producido únicamente en un proyecto y que no existen motivos para considerar que han tenido lugar en los demás proyectos ejecutados por el beneficiario. Un ejemplo sería el haber cargado como gasto el IVA correspondiente a una factura de hotel, siendo ésta una incidencia puntual que no se ha repetido en otras justificaciones.

b) Errores sistemáticos: Aquellos que aun siendo detectados en la revisión de un proyecto concreto, debido a su naturaleza, se asume que están presentes en todas las justificaciones de los proyectos presentados por el beneficiario.Los errores sistemáticos más habituales están relacionados con el método de cálculo de la tarifa horaria de personal y con el método de cálculo de los gastos indirectos reales.

En caso de detectar un error sistemático, la Comisión Europea requiere del beneficiario la cuantificación del efecto de dicho error en todas las justificaciones realizadas de todos los proyectos del Séptimo Programa Marco en los que el beneficiario participa.

La Comisión Europea exige al beneficiario realizar dicho cálculo siguiendo uno de los tres métodos que se indican a continuación:

Método 1: calcular la incidencia real del error detectado en cada uno de los proyectos del Séptimo Programa Marco en los que participado el beneficiario.

Método 2: calcular el porcentaje de ajuste detectado en un tipo de gastos sobre el total justificado en dicha partida y aplicar ese mismo porcentaje sobre los gastos declarados en esa partida en el resto de proyectos justificados.

Método 3: obtener el porcentaje de ajuste detectado en un tipo de gastos concreto sobre el total justificado y aplicar ese mismo porcentaje sobre los gastos totales declarados en las justificaciones de todos los proyectos.

Un ejemplo puede resultar esclarecedor:

Un beneficiario participa en cuatro proyectos financiados bajo el Séptimo Programa Marco. Durante la revisión efectuada por la Comisión Europea, del proyecto D, se detectó un error en el método de cálculo de los gastos indirectos. La Comisión Europea ha considerado que hay algunos gastos que no son susceptibles de ser incluidos en el cálculo, por lo que el porcentaje aplicable de gastos indirectos ha pasado del 73% al 68% de la cifra de personal declarada. Este error ha sido calificado por la Comisión Europea como sistemático. El beneficiario ha recibido una carta de la Comisión Europea en la que solicita la extrapolación del importe del error al resto de proyectos justificados por el beneficiario para su devolución.

Los gastos que han sido declarados por el beneficiario, en los cuatro proyectos en los que participa, son los siguientes:

El primer aspecto que hay que resaltar es que el beneficiario tiene libertad total para decidir qué método, de los tres propuestos por la Comisión Europea quiere aplicar. Normalmente, el beneficiario realizará una simulación de los tres métodos y elegirá aquel que le sea más beneficioso.

Cálculo de acuerdo con el método 1: Consiste en calcular el ajuste real que correspondería a los proyectos A, B y C. Hemos incluido la información correspondiente al proyecto D para mostrar el reembolso total que habrá que efectuar a la Comisión Europea:

PROYECTO A PROYECTO B PROYECTO CPROYECTO D

(AUDITADO POR LA CE)

PERSONAL 120.000,00 € 300.000,00 € 224.000,00 € 134.000,00 €VIAJES 5.000,00 € 15.000,00 € 3.500,00 € 12.500,00 €

OVERHEADS (73%) 87.600,00 € 219.000,00 € 163.520,00 € 97.820,00 €

TOTAL 212.600,00 € 534.000,00 € 391.020,00 € 244.320,00 €

PROYECTO A PROYECTO B PROYECTO CPROYECTO D

(AUDITADO POR LA CE)

PERSONAL 120.000,00 € 300.000,00 € 224.000,00 € 134.000,00 €VIAJES 5.000,00 € 15.000,00 € 3.500,00 € 12.500,00 €

OVERHEADS (68%) 81.600,00 € 204.000,00 € 152.320,00 € 91.120,00 €

TOTAL 206.600,00 € 519.000,00 € 379.820,00 € 237.620,00 €

Tabla 29

Tabla 30

7978

Cálculo de acuerdo con el método 2: Consiste en aplicar a los proyectos A, B y C el porcentaje de ajuste detectado en la partida de gastos indirectos del proyecto D, calculando dicho porcentaje sobre el total de los gastos declarados como indirectos en cada proyecto.

El porcentaje habitualmente lo proporciona la Comisión Europea, pero en caso de necesitar obtenerlo se calcularía de la siguiente manera:

De acuerdo con este método el beneficiario tendrá que devolver el 6,85% de los gastos indirectos (G.I.) declarados en cada uno de los proyectos. Los resultados serían los siguientes:

Por lo que, en caso de elegir este método, la cantidad total a devolver a la Comisión Europea sería: 38.903,22 €. A continuación se muestra el desglose:

AJUSTE NEGATIVOPROYECTO A 6.000,00 €PROYECTO B 15.000,00 €

PROYECTO C 11.200,00 €

PROYECTO D 6.700,00 €

TOTAL DEVOLUCIÓN 38.900,00 €

AJUSTEPROYECTO A 6.000,60 €PROYECTO B 15.001,50 €

PROYECTO C 11.201,12 €

PROYECTO D 6.700,00 €

TOTAL DEVOLUCIÓN 38.903,22 €

PROYECTO A PROYECTO B PROYECTO C

GASTOS INDIRECTOS DECLARADOS 87.600,00 € 219.000,00 € 163.520,00 €

AJUSTE (6,85% SOBRE EL IMPORTE DE G.I.) 6.000,60 € 15.001,50 € 11.201,12 €

Tabla 31

Tabla 33

Tabla 32

En caso de elegir este método, la cantidad total a devolver a la Comisión Europea sería: 38.900,00 €. A continuación se muestra el desglose:

AJUSTE EN GASTOS INDIRECTOS (PROYECTO D) 6.700,00 €TOTAL GASTOS INDIRECTOS (PROYECTO D) 97.820,00 €

= 6,85%

Cálculo de acuerdo con el método 3: Consiste en aplicar a los proyectos A, B y C el porcentaje de ajuste detectado en la partida de gastos indirectos del proyecto D, calculando dicho porcentaje sobre el total de los gastos declarados en la justificación.

El porcentaje habitualmente lo proporciona la Comisión Europea, pero en caso de necesitar obtenerlo se calcularía de la siguiente manera:

De acuerdo con este método el beneficiario deberá devolver el 2,82% de la totalidad de gastos cargados en cada uno de los proyectos. Los resultados serían los siguientes:

Por lo que, en caso de elegir este método, la cantidad total que tendría que devolver el beneficiario sería: 38.780,88 €. A continuación se muestra el desglose:

AJUSTEPROYECTO A 5.995,32 €PROYECTO B 15.058,80 €

PROYECTO C 11.026,76 €

PROYECTO D 6.700,00 €

TOTAL DEVOLUCIÓN 38.780,88 €

PROYECTO A PROYECTO B PROYECTO C

GASTOS TOTALES DECLARADOS 212.600,00 € 219.000,00 € 163.520,00 €

AJUSTE (2,82% SOBRE LOS GASTOS TOTALES) 5.995,32 € 15.058,80 € 11.026,76 €

Tabla 35

Tabla 34

AJUSTE EN GASTOS INDIRECTOS (PROYECTO D) 6.700,00 €TOTAL JUSTIFICADO (PROYECTO D) 244.320,00 €

= 2,82%

8180

DOCUMENTACIÓN DE UTILIDAD4.

8382

A continuación se detallan la totalidad de documentos a los que nos hemos referido en esta Guía y el enlace para facilitar su descarga:

The Marie Curie Actions FP7 Financial Guidelines

SPECIFIC PROVISIONS RELATED TO MARIE CURIE ACTIONS FINANCED UNDER THE FP7 "PEOPLE" PROGRAMME

Part 1: projects funded in the 2007-2010 Work Programmes calls for proposals

(other than IRSES and COFUND)

The Marie Curie Actions are managed by the Research Executive Agency (REA). For more information on REA please visit HTTP://EC.EUROPA.EU/RESEARCH/REA/

Version 2.0; May 2011

GUIDE TO FINANCIAL IS-SUES RELATING TO FP7

INDIRECT ACTIONS

GUÍA MARIE CURIE: WP 2007-2010

GUÍA MARIE CURIE: WP 2011

GUIDE FOR ERC GRANT HOLDERS

HTTP://WWW.CETAUDITORES.COM/UPLOADS/DOCUMENTA-CION/PROGRAMA%20MARCO/

FINANCIALGUIDE.PDF

HTTP://WWW.CETAUDI TORES.COM/UPLOADS /DOCUMENTA-CION/PR OGRAMA%20MARCO/ FINANCIALGUIDELINESMARIECU-

RIE.PDF

HTTP://WWW.CETAUDITORES.COM/UPLOADS/DOCUMENTA-CION/PROGRAMA%20MARCO/MARIECURIE2011VJUNIO2012.

PDF

HTTP://WWW.CETAUDITORES.COM/UPLOADS/DOCUMENTA-CION/PROGRAMA%20MARCO/

ERCGUIDEGRANTHOLDERSPAR-TII.PDF

NOVEDADES Y JUSTIFICA-CIÓN DE GASTOS EN EL 7º PROGRAMA MARCO:

PRIMERA EDICIÓN

GUIA PER AL CÀLCUL DE COSTOS INDIRECTES

THE 10 MOST FREQUENT ERRORS IDENTIFIED IN

COST CLAIMS

MODELO DE ACUERDO DE SUBVENCIÓN Y ANEXOS

HTTP://WWW.CETAUDITORES.COM/UPLOADS/DOCUMENTA-CION/PROGRAMA%20MARCO/

GUIACET.PDF

HTTP://WWW.CETAUDITORES.COM/UPLOADS/DOCUMENTA-CION/PROGRAMA%20MARCO/

GUIAPERALCALCULCOSTOSINDI-RECTES.PDF

Todos estos documentos y esta guía pueden obtenerse en la sección “Documentación” de nuestra página web:

www.cetauditores.com

HTTP://WWW.CETAUDITORES.COM/UPLOADS/DOCUMENTA-CION/PR OGRAMA%20MARCO/

MODELOACUERDOYANEXOS.PDF

HTTP://WWW.CETAUDITORES.COM/UPLOADS/DOCUMENTA-CION/PROGRAMA%20MARCO/

AVOIDFINANCEERRORS7PM.PDF

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