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7/24/2019 Evaluacion-de-las-funciones-operacionales.docx

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En el mundo empresarial (pblico y privado) se detecta que cada una de las

organizaciones: disea, determina, aprueba e implementa en forma estratgica sus

reas funcionales, mismas que al operar de manera conunta le permitirn alcanzar sus

obetivos! "a importancia de evaluar el desarrollo de las funciones operacionales

dentro de la organizaci#n radica en que la divisi#n funcional es elemental para el

desempeo individual y colectivo! Esto se observa claramente en las organizaciones

medianas, en desarrollo y grandes, ya que en las de otras dimensiones en realidad estn

agrupadas!

"as actividades comprendidas en una evaluaci#n deben mostrar seguridad en su

eecuci#n y obtener resultados concretos, los cuales se deben ayudar de manera

paulatina!

$ado que las organizaciones sufren constantes cambios, suele llevarse a cabo de

manera peri#dica una revisi#n, adaptaci#n, evaluaci#n, sistematizaci#n y

replanteamiento de las funciones, a efecto de meorar la administraci#n de los

recursos!

INTRODUCCION

EVALUACIN DE LAS FUNCIONES

OPERACIONALES


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Identificacin y definicin de funciones operacionales

%o debe pasarse por alto que los dirigentes de las organizaciones tienen una actitud

proactiva y estn atentos a los resultados para garantizar que la empresa crezca

ordenadamente y que &aya un equilibrio entre la generaci#n de productos o servicios y

los recursos invertidos (entre ellos, el personal y su nivel de productividad)! En todo

este proceso est presente el concepto de calidad total, que ciertamente es un

aspecto clave para enfrentar la fuerte competencia que propicia la globalizaci#n!

"a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia,

econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, ya que el

conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente el

control de las mismas y ayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos queestarn al frente de cada una de ellas, cuyas aportaciones constituyen un valor

agregado!

"as organizaciones se identifican con diferentes giros de actividad, como el industrial,

comercial y de servicios (que a su vez incluye

educaci#n, &ospitales, &oteles, construcci#n y

financiero), agr'cola, ganadero, pesca, entre

otros!

ndependientemente del giro, eisten

funciones operacionales que en cierta forma

son generalizadas, lo cual le permite tanto al

profesional de la administraci#n como a la

persona que evala conocer fcilmente la

operaci#n* de cualquier forma siempre es

recomendable identificarse con el giro en

cuesti#n!

+ales funciones operacionales son las ms

representativas, pero &ay organizaciones que

las integran en forma diferente para alcanzar los obetivos de su inters! "asorganizaciones del sector pblico y privado (aunque se trate de empresas que tienen el

mismo giro) agrupan sus actividades en forma diferente, con lo cual impactan

diferentes factores de magnitud, visi#n y estrategia administrativa!

"os diferentes giros y especialidades suelen contar con diversas caracter'sticas que

los &acen distinguirse de los dems! s', el profesional de la administraci#n, el auditor

y los estudiantes de estas disciplinas deben estar atentos a esta situaci#n!

-or lo tanto, es importante que en las organizaciones se respete la distribuci#n

funcional establecida y que &aya un margen para permitir al personal &acer

aportaciones en aspectos administrativos espec'ficos!


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"as .unciones /peracionales, se refiere a las funciones de administraci#n, finanzas,

mercadotecnia, operaciones, recursos &umanos y abastecimientos, las cuales son

susceptibles de ampliarse o reducirse!

AUDITORA FUNCIONAL

"a auditor'a funcional es un campo de la auditor'a administrativa relacionado con las

funciones operacionales! $e manera que la auditor'a funcional representa un eamen

integral o espec'fico de las funciones operacionales de una organizaci#n, con la

finalidad de verificar su desarrollo y detectar deficiencias o desviaciones en este

sentido!

Figura 1.1

Aspectos fundamentalesdel concepto de auditora

Funcional.

Examen Funciones Operacionales Vericar su desarrolloIntegral

Elementos de la Auditora Funcional

0ada organizaci#n disea, determina, aprueba e implementa en forma estratgica susreas funcionales, mismas que al operar de manera conunta le permitirn alcanzar sus

obetivos! "a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia,

eficacia, econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones,

ya que el conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente

el control de las mismas y ayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos!

"as funciones operacionales generalmente consideradas son: administraci#n y finanzas,

mercadotecnia, operaciones, recursos &umanos y abastecimientos!

1.1.-ADMINISTRACIN Y FINANZAS

"a administraci#n y las finanzas son funciones administrativas, cuyas actividades

muc&as veces se realizan en las organizaciones de manera separada! "a administraci#n

&ace referencia a la coordinaci#n y utilizaci#n eficiente de recursos, mientras que las

finanzas buscan la optimizaci#n de las diferentes decisiones de inversi#n y las relativas

al financiamiento, con la finalidad de maimizar la riqueza de los accionistas, en el caso

del sector privado, y de lograr el equilibrio, cuando se trata del sector pblico! "as

finanzas tienen relaci#n con la contabilidad y la econom'a!

Objetivo

AUDITORIAFU!IOA"


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Eaminar ambas funciones en la operaci#n general de la organizaci#n, para garantizar

la efectividad de la sistematizaci#n administrativa y el grado de control con el que

opera, as' como el adecuado maneo de los recursos financieros! $entro de la funci#n

de administraci#n y finanzas se tienen presentes los obetivos bsicos de la

organizaci#n, tales como permanencia, rentabilidad, riesgo, crecimiento y contribuci#n

social!

continuaci#n se listan los puntos m'nimos de evaluaci#n que sirven de gu'a para

obtener una sensatez de la operaci#n administrativa y financiera de la empresa!

Organizacin

1Eistencia de un manual de organizaci#n que norme la actuaci#n en la empresa, el cual

debe estar aprobado, en uso y ampliamente difundido!

10larificaci#n de los niveles de autoridad!

1"a eistencia de los formatos de descripci#n de puestos y el conocimiento de stos

por parte de los interesados!

Participacin en Comits

1/peraci#n de los comits internos constituidos para el apoyo administrativo general!

Objetivos

1$efinici#n y conocimiento de los obetivos de la organizaci#n, as' como de los planes

generales y particulares a corto, mediano y largo plazo

enfocados en ese sentido!

Aspectos especficos

1Efectividad y observancia de las pol'ticas,

reglamentos y prcticas de trabao, as' como la

realizaci#n de adecuaciones &abituales a stas en caso

de ameritarse!

1Establecimiento y funcionamiento de canales de comunicaci#n que faciliten la

transmisi#n y recepci#n de mensaes de manera clara, directa y rpida!1.uncionamiento de los sistemas administrativos, respecto a los cuales se debe tomar

en cuenta la opini#n del usuario y considerar la contribuci#n final &acia la alta gerencia!

12istema de informaci#n gerencial y su aportaci#n a la actividad de los eecutivos de la

organizaci#n y la toma de decisiones!

1plicaci#n de acuerdos surgidos de las untas operativas, as' como de las del 0onseo

de dministraci#n y la samblea 3eneral de ccionistas o 0onseo $irectivo!

12eguimiento peri#dico de las medidas de seguridad para salvaguardar las instalaciones

y el equipo de la organizaci#n!


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1Efectividad del sistema de control interno establecido, elaborando un seguimiento

del programa de trabao general del rea y de los espec'ficos, gerenciales o

departamentales, a efecto de verificar su avance y cumplimiento!

10ontrol del plan presupuestal por medio de informes de actuaci#n y la eistencia de

una retroalimentaci#n!

1.uncionamiento del sistema contable en general y de los elementos que lo integran!

1Eistencia de un programa de calidad total, su avance y funcionamiento!

"os puntos m'nimos sealados en realidad van interrelacionados, lo cual deber

considerarse en la evaluaci#n final!

Organizacin Funcionalidad Evaluacin

!anuales Actuacin Control

"iveles y Funciones Pr#ctica $eguimiento

$istemas Procesos Informes

%abla &'&(-untos centrales a eaminar en administraci#n y finanzas!

1.2.- MERCADOTECNIA

"as organizaciones le dan un nfasis significativo a la elaboraci#n de su producto o

prestaci#n del servicio, ya que su capacidad depende en gran medida de esto! -ara

obtener buenos resultados en este sentido, prestan atenci#n a las eigencias del

consumidor! "as preferencias del consumidor potencial representan un indicador que

dispara la ofuscaci#n de la organizaci#n (ya sea como fabricante o como distribuidor),

para conquistarlo y convencerlo de la generosidad de su producto o servicio!

En general, la funci#n de mercadotecnia se identifica con la acci#n de investigar y

percibir tanto las necesidades como los deseos de los consumidores y del mercado en

general, para con ello elaborar productos o proporcionar bienes y servicios de una

calidad superior a la de los competidores!

"os elementos fundamentales de esta rea son: el mercado, el consumidor, la relaci#n

de actividades del rea y la contribuci#n para alcanzar las metas!


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Objetivo

Eaminar esta rea en general para corroborar la efectividad de la sistematizaci#n

administrativa y control que opera en ella, as' como la realizaci#n de sus actividades

in&erentes! $entro de las actividades a observar se encuentran las siguientes:

planeaci#n de ventas, volumen de ventas, publicidad, investigaci#n de mercados!

continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta rea

Organizacin

1 Eistencia y operatividad del 4anual de organizaci#n que norme la actuaci#n de esta

rea!

1/bservancia de las pol'ticas establecidas, as' como su difusi#n, comprensi#n y

aportaciones del personal involucrado!

1Eistencia del plan general de ventas y el

seguimiento formal respectivo de ste!

1$esarrollo de programas convencionales de

promoci#n, publicidad de productos y servicios con la

instrumentaci#n de los conductos autorizados!

Participacin de comits

1ctuaci#n formal de los comits internos integrados para el apoyo del rea!

Aspectos especficos

#.uncionamiento de los canales de distribuci#n, de acuerdo con las caracter'sticas

propias del mercado y del producto o servicio!

1/bservancia de las pol'ticas de precios de venta con respecto a su vigencia!

1ctuaci#n del personal que integra la fuerza de ventas y eficiencia de la organizaci#n

interna para coordinarlos!

1.actores considerados para la delimitaci#n de zonas y rutas en el mercado!

1$eterminaci#n de estrategias para atacar el mercado!

12eguimiento a resultados de investigaciones de mercado y acuerdos considerados!

1Eistencia de un fluo de operaciones para el levantamiento de un pedido o solicitud

del servicio y, naturalmente, para su entrega o prestaci#n!

10ontroles establecidos para el seguimiento del cumplimiento de los pedidos recibidos

por los clientes!


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12ituaci#n de las investigaciones para la penetraci#n en el mercado internacional!



"iveles y Funciones Pr#ctica $eguimiento

Plan general "uevos productos )esultados

%abla &'*(-untos centrales a eaminar en 4ercadotecnia!

1.3.- OPERACIONES

En el ambiente productivo y de servicio, la operaci#n tiene un lugar primordial, ya que

la actividad de transformaci#n de insumos para obtener un producto o servicio se basa

en lineamientos normativos que deben observarse para cuidar las especificaciones y la

calidad integral!

El trmino operaciones, &oy en d'a, es la acepci#n tcnica generalmente aceptada en el

medio organizacional para describir lo que anteriormente se conoc'a como producci#n!

unque se &a llegado a afirmar que las dos funciones bsicas de una organizaci#n son

precisamente la de operaciones y la de mercadotecnia, dentro del proceso de

actividades que necesariamente se deben realizar para producir bienes y servicios con

alta calidad, competitivos, de costo y precio razonables!

Objetivo

Eaminar el funcionamiento general de las operaciones para corroborar su efectividaden cuanto a sistematizaci#n y control, as' como en lo correspondiente a las actividades

anal'ticas in&erentes, entre las cuales se encuentran las relativas al diseo y

funcionamiento del sistema de operaci#n, localizaci#n, organizaci#n y distribuci#n de la

planta* maneo y control de materiales* factor &umano supervisor y administraci#n de

los procesos!

continuaci#n se listan los puntos m'nimos de evaluaci#n que sirven de gu'a para

obtener un uicio del sistema de operaci#n de la empresa!

Organizacin


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1dentificaci#n de la organizaci#n estructural y funcionalidad de la misma documentada

en el 4anual de organizaci#n!

1/peraci#n de las reas de servicio que coadyuvan con la actividad principal!

1$istribuci#n general de la maquinaria y equipo enlas instalaciones, a efecto de apoyar el desarrollo

arm#nico de los diferentes procesos!

1Eistencia y observancia de pol'ticas y

disposiciones del rea!

Aspectos especficos

1Estudio de diagramas de proceso correspondientes a la operaci#n general y, en caso

de requerirse, espec'fica!

10ontrol eistente para los elementos del costo o servicio!

1dministraci#n de insumos para abastecer los procesos operativos!

1%ormatividad para la adecuada utilizaci#n de los insumos directos e indirectos!

1Efectividad de la maquinaria y equipo utilizados en los procesos, y sus alternativas de

adecuaci#n!

1Eistencia de un control de calidad que comience desde la recepci#n de los insumos ycontine en todo el proceso!


!anuales +iagrama del

proceso

Control

"iveles y Funciones Poltica Calidad delproducto

$istemas Operacin Capacidades

%abla &',(-untos centrales a eaminar en las /peraciones!

1.4.-RECURSOS HUMANOS


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"a funci#n de recursos &umanos implica un proceso de abastecimiento, formalizaci#n,

desarrollo, evaluaci#n, administraci#n y retenci#n del personal en sus diferentes

niveles, as' como consolidar la aportaci#n que realiza ste a la organizaci#n a la que

pertenece!

El perfil que debe cubrir el titular de esta rea es el siguiente: disposici#n al trabaoen equipo, facilidad de relacionarse, conocimiento del giro de la organizaci#n,

conocimientos te#ricos y prcticos de la disciplina, disposici#n para trabaar con base

en resultados, identificaci#n plena con la misi#n, visi#n de la empresa, y enfatizar en el

papel de comunic#logo y conciliador!

En el medio empresarial, pblico y privado se

emplean diversos trminos para referirse al

rea que desempea esta funci#n, entre

ellos el de administraci#n de recursos

&umanos, direcci#n de personal, selecci#n y

contrataci#n, personal, gerencia de recursos

&umanos, relaciones laborales y efatura de

recursos &umanos!

Objetivo

Eaminar el rea en forma general o espec'fica a efecto de corroborar el cumplimiento

de los lineamientos normativos establecidos, tales como: obetivos* pol'ticas*

procedimientos* sistemas* reglamentos* aspectos legales relativos a la seguridad social,

vivienda y a&orro, as' como el clima laboral relacionado a la administraci#n del ingreso,

desarrollo y separaci#n del personal!

continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta rea!

Organizacin

1Eistencia del 4anual de organizaci#n del rea, en donde se contemple el organigrama

general y los espec'ficos, niveles, funciones, pol'ticas y, en su caso, los procedimientos!

1$ocumento que incluya el anlisis, descripci#n y eposici#n de puestos!

1Eistencia de un programa del trabao propio, que est debidamente calendarizado,as' como reportes de su seguimiento!

Aspectos especficos

1Estad'stica general de la fuerza laboral, que indique reas, secciones y

departamentos, as' como categor'as!

1rc&ivo general de epedientes individuales del personal y la actualizaci#n de stos!

1$iagrama de fluo u otro documento que delimite la normatividad a observar en elabastecimiento, selecci#n y contrataci#n de personal!


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1Eistencia de un programa formal de inducci#n debidamente documentado!

1Eistencia de un contrato colectivo de trabao, su reglamento, tabulador salarial,

administraci#n, interpretaci#n y cumplimiento!

10umplimiento de las disposiciones legales en el reparto de utilidades a lostrabaadores!

1/bservancia de los lineamientos legales para la vivienda de los trabaadores y el

seguro para el retiro!

15eglamentaci#n y difusi#n de los requisitos para obtener incentivos y meorar la

productividad!

1Eistencia de una estructura salarial y su aplicaci#n adecuada!

1nstrumentaci#n implementada para evaluar el desempeo!


!anuales +esarrollo del

proceso

Control

"iveles y Funciones Indicadores de

actuacin

"ormatividad

Administrativa legal

tica

Identificacin de

actividades

+esempe-o

%abla &'.(-untos centrales a eaminar en 5ecursos 6umanos!

1.5.- ABASTECIMIENTO

"a funci#n de abastecimiento se identifica con el proceso de adquirir bienes y servicios

para la organizaci#n en estado #ptimo de calidad, cantidad, precio, condiciones de

entrega, financiamiento, cumplimiento en general y otorgamiento de fianzas de acuerdo

al caso, aspectos clave para lograr las metas trazadas! "a relevancia de esta funci#n

est en que es la primera actividad en donde la organizaci#n a&orra! -ara ello es

preciso que su titular y equipo de trabao se desenvuelvan en un marco de tica y

&onestidad!

En el campo organizacional, pblico y privado se utilizan diferentes denominacionespara esta funci#n, entre las cuales se encuentran las de administraci#n de materiales,


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coordinaci#n de materiales y compras, siendo esta ltima la ms empleada unto con la

de adquisiciones, que es el concepto oficial en el sector pblico de nuestro pa's!

lgunas de las actividades propias de la funci#n de abastecimiento son las siguientes:

7 -resentaci#n de requisici#n de material! 7 0onfirmaci#n de eistencias!

7 8squeda de posibles fuentes de

abastecimiento!

7 nlisis de las propuestas econ#micas y

tcnicas recibidas!

7 5egistro de la operaci#n como pasivo!

7 9tilizaci#n del art'culo o servicio!

Objetivo

Eaminar el rea en forma general o

espec'fica, a efecto de corroborar el

cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos para su #ptima

administraci#n y obtener los productos, mercanc'as o servicios en las meores

condiciones para la organizaci#n!

3arantizar el cumplimiento de lo establecido implica observar aspectos referentes a la

necesidad de los pedidos, calendarizaci#n de los mismos, selecci#n del proveedor

nacional o etranero!

continuaci#n se listan los puntos m'nimos posibles de evaluaci#n en esta rea!

Organizacin

1Eistencia del 4anual de organizaci#n del rea, en donde se incluya el organigrama

general y el espec'fico, as' como niveles, funciones, pol'ticas y, en su caso, los

procedimientos!

1"ineamientos del 4anual operativo, donde se contemple la normatividad de esta

funci#n!

1-rograma de trabao espec'fico de la

funci#n, as' como reportes de su

seguimiento!

Aspectos especficos

1Eistencia de un proceso aprobado para la adquisici#n de productos y bienes, as' como

su diagramaci#n!


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1-rocedimiento general observado en la selecci#n de proveedores de acuerdo con el

monto del pedido!

1Eistencia de documentaci#n relativa a cotizaciones y pedidos (los que &an sido

surtidos o se encuentran en proceso e inclusive los no tramitados pero autorizados)!

1Estad'sticas de compras realizadas de acuerdo con los programas (tambin los de aos

anteriores)!

1erificaci#n de eistencia f'sica del proveedor o prestador del servicio, as' como de

sus instalaciones u oficinas!

1Eistencia del control interno que confirme la operaci#n realizada y la entrada f'sica

del art'culo a los almacenes de la organizaci#n!

1Eistencia del presupuesto de compras o abastecimientos, el apego a ste y a sus

variaciones, y su eplicaci#n!

15elaci#n de las estad'sticas que indiquen las devoluciones imputables al proveedor y el

seguimiento de las reincidencias y la toma de decisiones!

1/peraci#n de los sistemas administrativos y sus meoras en el proceso general de las

compras o abastecimientos!

1Estad'sticas de la incorporaci#n de nuevos proveedores nacionales o internacionales y

el comportamiento comercial de ellos!



"iveles y Funciones Pr#cticas $eguimiento

$istemas Procesos Informes

%abla &'/(-untos centrales a eaminar en bastecimientos!

ACTIVIDADES PRELIMINARES EN

LA OBTENCION DEL INFORME


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Informacin peridica de la evaluacin

Es recomendable que en el desarrollo de la actividad de evaluaci#n se efecten

peri#dicamente informes de su avance y no esperar a que sta concluya para &acerlo*de cualquier manera no se debe descartar la presentaci#n del informe final! unque en

ocasiones no se desarrollan como se &ab'an previsto u ordenado, las actividades

comprendidas en una evaluaci#n deben mostrar consistencia en su eecuci#n y obtener

resultados concretos, los cuales se deben desa&ogar de manera paulatina!

"os informes preliminares representan una retroalimentaci#n entre el directivo (que

espera los resultados de la evaluaci#n) y el auditor (cuyo papel es corroborar el

cumplimiento de su programa)!

Es posible que una actividad no demuestre un avance real de un periodo a otro* en

estos casos es preciso solicitar eplicaciones de los responsables y tomar las medidaspertinentes! "a presentaci#n peri#dica de informes parciales de actividades y, en su

caso, de reportes de avance de actividades es una labor constructiva que ayuda a

evitar contratiempos en la recopilaci#n de datos y en el desempeo de actividades

posteriores, ya que permite al auditor dar

seguimiento a diferentes aspectos como lo es el

propio programa, el tiempo de realizaci#n, la

delimitaci#n de la problemtica encontrada!

Comunicacin efectiva de la auditora

"a comunicaci#n representa un subsistema bsico

en la vida de las organizaciones! gualmente, en la auditor'a es bastante significativa

debido a las relaciones interpersonales que implica su actividad! "a comunicaci#n, para

que resulte efectiva, debe ser: clara (epresa y distingue en forma epl'cita lo que

desea comunicar), directa (se transmite al directivo o personal interesado y

responsable de la auditor'a), frontal (se &ace de frente sin esquivar al interlocutor) y

convincente (cuenta con todos los aspectos anteriores, es certera e inspira confianza)!

9na &abilidad de comunicaci#n con la cual debe contar un auditor es saber escuc&ar*esto le servir para permitir que su interlocutor se eprese libremente y le

proporcione mayor informaci#n!

El &ec&o de dirigirse en forma directa al personal responsable es una cuesti#n de

principios, ya que no ser'a correcto ni tico que el titular de un rea auditada se

enterara de los resultados por medio de terceras personas!


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Intercambio de e0periencias y criterios

l presentarse un informe o reporte de avance de actividades, el comit encargado de

la auditor'a suele celebrar una reuni#n o unta de trabao, la cual debe llevarse a cabocon un enfoque constructivo, que sea propicio para compartir acciones de soluci#n!

El personal auditor demuestra su profesionalismo cuando comparte sus observaciones

con el personal de la organizaci#n y escuc&a las aclaraciones procedentes que ste le

&ace, para luego actualizar consecuentemente sus registros y notas personales! 0uando

el auditor administrativo muestra una actitud receptiva, se facilita el intercambio de

ideas y el personal evaluado se siente en confianza para eponer en forma ms clara su

opini#n!

2i desde la contrataci#n, las organizaciones eligen un personal eecutivo y de apoyo que

se distinga por su preparaci#n, competencia y disposici#n, es ms factible que en el

momento que se practique una auditor'a administrativa &aya una clara colaboraci#n de

su parte!

0lara

$irecta .rontal 0onvincente

Figura 1.1:spectos en la manifestaci#n de la comunicaci#n!

Anomalas intrascendentes y su solucin

En la eecuci#n de una auditor'a administrativa, como en cualquier otra evaluaci#n, enocasiones se presentan situaciones que representan desviaciones o anomal'as, que por

ASPECTOS EN LA

MANIFESTACION DE LA

COMUNICACION


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su importancia relativa tienen oportunidad de meorar en el desarrollo de la actividad

(cuando el auditado tiene disposici#n para ello), lo cual representa un avance prctico

en la actividad del auditor! 9na vez que en la evaluaci#n &a sido sealada (a veces

discutida) y aceptada una situaci#n que requiere modificarse, muc&as veces los

auditados proceden a su soluci#n, independientemente de si el informe ya les fue

presentado o no* esto no altera el proceso evaluaci#n sino que, al contrario, lo ustifica!

El mutuo entendimiento de las partes (es decir, auditor y auditado) favorece la #ptima

marc&a de la evaluaci#n* por ello, no deben

distraerse en cuestiones de poca importancia

que los aleen del tema central de inters,

sino distinguirse por mantener el sentido

comn y un buen uicio para enfocarse en

aquello que repercuta realmente en el

funcionamiento de la organizaci#n!

En resumen, &ay que considerar que aunque

la opini#n del auditor no est formalizada

por escrito, sta suele ser tomada por el

auditado como una instrucci#n vlida,

resultado de una consulta directa, la cual

procede a aplicar!

Concepto de observaciones

En el campo de la auditor'a, resulta prctico y beneficioso realizar notas de &allazgos y

observaciones, con respecto a la actividad evaluativa que se lleva a cabo en adici#n a

las cdulas de trabao generadas! $ic&as notas permiten al auditor reunir informaci#n

relevante para la elaboraci#n de un reporte de avance de actividades, de un informe

preliminar y &asta del final!

"as observaciones son sealamientos espec'ficos acerca de operaciones, funciones,

sistemas y prcticas de trabao, que no se &an realizado de acuerdo con la

normatividad establecida!

El prop#sito de las observaciones es conseguir que se enmiende la situaci#n sealada loms pronto posible! -ara ello, dic&as observaciones se acompaan de recomendaciones

de los mecanismos apropiados de aplicaci#n, los cuales estarn suetos a la aprobaci#n

de los directivos de la organizaci#n!

E0istencia real(ndica la convicci#n plena de que la observaci#n est

debidamente documentada y de que no eiste subetividad en ella!

+escripcin 1ue la identifi1ue(2eala de manera detallada la situaci#n que

necesita corregirse y las repercusiones que sufrir'a de continuar as'!

)ecomendaciones congruentes(Epresa la necesidad de indicar las solucionespertinentes de acuerdo con el tema tratado!


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Eistencia real $escripci#n que la 5ecomendaciones 0ongruentes

identifique

Figura 1.2:tributos de las observaciones!

Planteamiento y aceptacin de observaciones

En el desarrollo de su actividad, el auditor fomenta de manera natural las relaciones

interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a sealar nicamente las

observaciones sino que tambin convence al auditado de su certeza y lo incita a

colaborar en la soluci#n de las anormalidades, lo cual representa un gran mrito para el

que evala un aspecto administrativo, ya que logra integrar los siguientes aspectos:

7 2ealamiento de observaciones!

7 "ogro de su aceptaci#n!

7 mpulsar su enmienda!

7 mplementaci#n de la soluci#n!

7 2eguimiento!

"a aceptaci#n de las observaciones no siempre es inmediata ya que a veces la

contraparte muestra una actitud negativa

desde los comentarios iniciales, si no es que

definitivamente niega su eistencia!

-ara evitar que esto suceda, en su

presentaci#n se debe considerar lo siguiente:

7 -lanteamiento respetuoso de la observaci#n

al directivo indicado!

7 tenci#n al directivo o personal auditado

presente en la reuni#n!

7 -resentaci#n de los documentos que soporten las observaciones!

ATRIBUTOS DE LAS

OBSERVACIONES


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7 $escripci#n de la causa y efecto de las observaciones, as' como de las

recomendaciones pertinentes!

7 2ealamiento de la conveniencia de su aceptaci#n y la aplicaci#n inmediata de las

recomendaciones propuestas!

En el momento de presentar las observaciones es de esperarse que el auditado emita

argumentos aclaratorios! "a actitud ms constructiva ante esta circunstancia es

escuc&arlo, aunque lo que se busca es lograr que acepte la o las fallas que ocurren en su

rea, as' como la implementaci#n de soluciones!

Accin compartida en las soluciones de observaciones

0uando en una evaluaci#n no &ay una buena comunicaci#n entre el auditor y el auditado,

al realizar el informe final con las observaciones, muc&as veces se reportan datoserr#neos debido a un malentendido o de &ec&o con la clara intenci#n de perudicar, lo

cual dista de la finalidad real de la auditor'a administrativa! "o saludable es que de los

resultados de una evaluaci#n se desprendan situaciones que en cierta medida

coadyuven a la salvaguarda del control eficiente en las organizaciones, as' como a su

funcionalidad, sin que el auditor seale o busque culpables en las desviaciones

administrativas, salvo en el caso de que se &aya atentado directamente con el

patrimonio de la empresa!

s', la soluci#n que se origine de una observaci#n deber ser resultado de un acuerdo

de voluntades, en donde cada parte

&aya tenido la oportunidad de

analizarla y de enmendar o instaurar

la medida adecuada, ya sea

correctiva o preventiva!

En algunas ocasiones los funcionarios

(pblicos o privados) manifiestan con

su actitud signos de prepotencia o de

abuso de poder tanto en la evaluaci#ncomo al momento de comentar las

observaciones!

"a soluci#n que se origine de una observaci#n deber ser resultado de un acuerdo de

voluntades, en donde se d la oportunidad al auditado de analizarla y de proponer la

soluci#n adecuada, ya sea de tipo correctivo o preventivo!


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CO"C23$IO"E$ "a divisi#n funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia,

eficacia, econom'a y transparencia en las operaciones realizadas en las

organizaciones, ya que el conocimiento y estudio de las funciones operacionalesfacilita indudablemente el control de las mismas ayudando a seleccionar de

manera adecuada a los directivos!

"as organizaciones le dan un nfasis significativo a la elaboraci#n de su

producto o prestaci#n del servicio, ya que su solvencia depende en gran medida

de esto! -ara obtener buenos resultados en este sentido, prestan atenci#n a las

eigencias del consumidor!

"a auditor'a funcional representa un eamen general o espec'fico de las

funciones operacionales de una organizaci#n, con la finalidad de verificar sudesarrollo y detectar deficiencias o desviaciones en este sentido!

El personal auditor demuestra su profesionalismo cuando comparte sus

observaciones con el personal de la organizaci#n y escuc&a las aclaraciones

procedentes que ste le &ace, para luego actualizar razonablemente sus

registros y notas personales!

En el desarrollo de su actividad, el auditor fomenta de manera natural las

relaciones interpersonales con los auditados, ya que su labor no se limita a

sealar nicamente las observaciones, sino que tambin convence al auditado desu certeza y lo incita a colaborar en la soluci#n de las anormalidades!

la soluci#n que se origine de una observaci#n deber ser resultado de un

acuerdo de voluntades, en donde cada parte &aya tenido la oportunidad de

analizarla y de enmendar o instaurar la medida adecuada, ya sea correctiva o

preventiva!

Documents

Evaluacion-de-las-funciones-operacionales.docx