LAS EVIDENCIAS DENTRO DEL PROCESO DE AUDITORIA

La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.

Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, asi como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener: en consecuencia, es indispensable que el autor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que surjan durante el proceso de ejecución.

También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoría. La evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoría y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad.

La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.

La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada,  podría ser no suficiente para demostrar un hecho.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoría.

La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoría y además es creíble y confiable.

Además de las tres características mencionadas de la evidencia(Suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad

La fiabilidad de la evidencia está en relación con la fuente de la que se obtenga interna y externa, y con su naturaleza, es decir, visual, documental y oral. No obstante, aunque la fiabilidad depende de las circunstancias en las que se obtiene, se pueden utilizar los siguientes puntos al evaluarla:

La evidencia externa es más fiable que la interna. La evidencia interna es más fiable cuando los controles internos relacionados

con ellos son satisfactorios. La evidencia obtenida por el propio auditor es más fiable que la obtenida por la

empresa. La evidencia en forma de documentos y manifestaciones escritas es más fiable

que la procedente de declaraciones orales.

El auditor puede ver aumentada su seguridad como la evidencia obtenida de diferentes fuentes diferentes fuentes sea coincidente.

Debe existir una razonable relación entre el coste de obtener una evidencia y la utilidad de la información que suministra.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y/o al líder del proyecto las siguientes situaciones:

a) Problemas para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada.

b) Transacciones realizadas fuera del curso normal.c) Limitaciones para acceder a los sistemas de información.d) Registros incongruentes con las operaciones realizadas.e) Condiciones de las áreas para suministrar evidencias.

EVIDENCIA SUFICIENTE

Es norma de Auditoria: “se obtendrá evidencia adecuada en grado suficiente, mediante la inspección, observación, indagación y confirmación que permita la expresión de una opinión sobre los estados financieros”.

En todas las oportunidades el auditor deberá proceder con prudencia, estos es, debe preservar su integridad profesional y conservar los registros de su trabajo, lo cual incluye los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

Se entiende por suficiente, aquel nivel de evidencia que el auditor debe obtener a través de sus pruebas de auditoría para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas anuales que se someten a examen. Este profesional no pretende obtener toda la evidencia existente, sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su examen. En este sentido, se puede llegar a una conclusión sobre un saldo, transacción o control, realizando pruebas de auditoría mediante muestreo, pruebas analíticas o a través de una combinación de ellas.

El nivel de evidencia a obtener por el auditor, referido a los hechos económicos y otras circunstancias, debe estar relacionado con la razonabilidad de los mismos y proporcionarle información sobre las circunstancias en que se produjeron, con el fin de formarse el juicio profesional que le permita emitir una opinión.

El juicio del auditor con respecto a lo que constituye una cantidad suficiente de evidencia se ve afectado por factores como:

a) El riesgo de que existan errores en las cuentas. b) La importancia relativa de la partida analizada con el conjunto de la información

financiera. c) La experiencia adquirida en auditorías precedentes en la entidad. d) Los resultados obtenidos de los procedimientos de auditoría, incluyendo

fraudes o errores que hayan podido ser descubiertos. e) La calidad de la información económico-financiera disponible. f) La confianza que le merezcan la dirección de la entidad y sus empleados.

Evidencia adecuada: Es una característica cualitativa, está relacionada con su relevancia y fiabilidad.

Es necesario confiar en evidencias que son más convincentes que concluyentes, por tanto, con frecuencia puede buscar evidencia de diferentes fuentes o de distinta naturaleza para apoyar un mismo hecho o dato. La evidencia es adecuada cuando sea pertinente para que el auditor emita su juicio profesional.

El auditor en tal situación debe valorar que los procedimientos que aplica para la obtención de la evidencia sean los convenientes en cada circunstancia.

Las normas de auditoría ponen de manifiesto que el auditor deberá obtener la evidencia suficiente y adecuada para conseguir una base razonable que le permita formarse una opinión sobre la información financiera examinada.

El auditor deberá obtener la evidencia para la auditoría a través de:

Las pruebas sustantivas: que tratan de obtener esa evidencia referida a la información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información financiera auditada.

Las pruebas de cumplimiento, que tratan de obtener evidencia de que se están cumpliendo y aplicando correctamente los procedimientos de control interno existentes. Una prueba de cumplimiento, es el examen de la evidencia disponible de que una o más técnicas de control interno están en operación o actuando durante el período auditado. Estas pruebas tratan de obtener evidencia de que los procedimientos de control interno, en los que el auditor basa su confianza en el sistema, se aplican en la forma establecida.

La evidencia de auditoría se obtiene, a través de pruebas de cumplimiento y substantivas, mediante el uso de uno o más de los siguientes métodos:

a) Inspección: consiste en la revisión de la coherencia y concordancia de los registros contables, así como en el examen de los documentos y activos tangibles.

b) La observación: consiste en ver la ejecución de un proceso o procedimiento efectuado por otros. En este sentido un ejemplo es cuando el auditor puede observar cómo el personal de la entidad realiza un inventario físico o la aplicación de un control.

c) Las preguntas: obtienen información apropiada de las personas de dentro y fuera de la entidad. Las preguntas abarcan desde las formuladas por escrito a terceros ajenos a la entidad hasta las hechas oralmente al personal de la misma. Las respuestas a estas preguntas pueden corroborar la evidencia obtenida anteriormente o proporcionar información que no se poseía, sin perjuicio de su posterior contraste si el auditor lo considera necesario.

d) Las confirmaciones: mediante ellas se obtiene corroboración, normalmente por escrito, de una información contenida en los registros contables, así como la carta con las manifestaciones del cliente. Por ejemplo, el auditor, normalmente, deberá solicitar confirmación de saldos o transacciones a través de la comunicación directa con terceros (clientes, proveedores, entidades financieras, etc.).

e) Los cálculos: comprueban la exactitud aritmética de los registros contables y de los cálculos y análisis realizados por la entidad o en la realización de cálculos independientes.

f) Las técnicas de examen analítico: comparan los importes registrados con las expectativas desarrolladas por el auditor al evaluar las interrelaciones que razonablemente pueden esperarse entre las distintas partidas de la información financiera auditada, estudio de los índices y tendencias más significativos, investigación de variaciones y transacciones atípicas, análisis de regresión, cálculos globales de razonabilidad de saldo respecto a ejercicios anteriores y presupuestos, etc.

La evidencia obtenida se deberá recoger en los papeles de trabajo de auditoría como justificación y soporte del trabajo efectuado. Un matíz importante y particular, dentro de la problemática de la Evidencia en general, es aquel que determina los aspectos determinantes de una Evidencia relativa y riesgo probable.

La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Fisica: se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, graficas, cuadros, mapas o muestras materiales

Documental: se logra por medio del análisis de documentos. Esta contenida en cartas, contactos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación relacionada con el trabajo.

Es el que mayor fiabilidad ofrece a los auditores. Consiste en el examen de documentos. la confianza en el documento depende de que se haya generado en la empresa o que proceda del exterior (más valor de evidencia); la cantidad de documentos a revisar dependerá de si el sistema de control interno es bueno y funciona o todo lo contrario (mayor número de revisiones).

Testimonial: La evidencia testimonial es la información obtenida de otros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los registros de entrevistas pueden constituir de memorándums basados en notas tomadas durante las entrevistas, preferiblemente firmados por las personas entrevistadas, o transcripciones Registradas de todas las conversaciones. La declaración verbal o escrita de un funcionario de la entidad acerca de, por ejemplo, la cantidad y estado de los inventarios, tiene un valor limitado como evidencia, Las declaraciones se tornan más importantes y útiles, sin embargo, si están corroboradas por revisiones de los registros y de las pruebas físicas de inventario.

Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de información

(Explicaciones, justificaciones, líneas de razonamiento e intenciones), para proporcionar guías que no serán fáciles de obtener a través de una prueba independiente de auditoría.

se obtiene por medio de contactos, preguntas y reuniones con el personal de la empresa, y con terceros independientes. Permite descubrir situaciones conflictivas, que deben ser investigadas posteriormente, o corroborar resultados obtenidos por otros procedimientos

Analitica: comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por areas, apartados y/o componentes.

Se obtiene la evidencia analítica al analizar o verificar la información. La evidencia analítica puede originarse de los resultados de:

Computaciones

Comparaciones con:

Normas prescritas;

Operaciones anteriores;

Otras operaciones, transacciones o rendimiento;

Leyes o reglamentos;

Decisiones legales.

Raciocinio

Análisis de la información decidida en sus componentes.

El juicio profesional del auditor acumulado a través de la experiencia le orienta y facilita en el análisis.

Ejemplo:

Un ejemplo sencillo de aplicación de los conceptos de evidencia presentados en lo presente trabajo.

Suponga que el Alcaide de la ciudad ¨XXX¨ solicite a lo auditor responsable por el Departamento de Auditoria Interna una analice de los gastos con personal de una Unidad Administrativa AAA.

En la planificación del trabajo a ser ejecutado para formar un juicio de los gastos de personal el auditor deberá definir los procedimientos a serien adoptado no desarrollo de su trabajo y también las evidencias necesarias para soportar su opinión en la emisión de los informes.

Planificación del trabajo: Analice de los gastos de personal de la Unidad AAA

Objetivo General: Verificar los gastos con personal de la unidad

Establecimiento de Hipótesis: De acuerdo con entrevista con alcaide as cuestiones que importan en la auditoria es saber o que establecemos como hipótesis.

Hipótesis Primera: Todos los funcionarios que constan en la hoja de pagamiento están trabajando en la unidad

Hipótesis Segunda: La unidad tiene un sistema de registro de horas en que los funcionarios trabajan.

Hipótesis Tercera: No hay funcionarios ociosos en la unidad

Lo perfecto entendimiento por parte de los auditores internos de conceptos de evidencia adoptados en la auditoria externa es útil como forma de mejora de su trabajo en la organización en que actúa.

El auditor interno que sabia evaluar los ítems materiales y que considere la importancia relativa y riesgo probable de error minimizará el riesgo de auditoria de su trabajo. El riesgo de auditoria es el riesgo de que el auditor concluya y opine que los estados financieros tomados en conjunto están presentados razonablemente cuando en realidad no lo están.

Un trabajo es reconocido cuando es un trabajo de calidad, para que la auditoria interna sea considerada por el administrador como actividad indispensable es necesario que los informes de los auditores sean Utiel, relevantes y confiables. Concluimos que los conceptos adoptados pela auditoria externa de evidencia pueden serien adoptados pelos auditores internos en la practica de su trabajo.