El área de trabajo de Excel

Vemos en la pantalla una grilla o cuadrícula, en el borde superior una serie de rótulos con

letras nos indican las Columnas y a la izquierda otros rótulos con números que nos indican las

Filas.

La intersección de una columna con una fila determina lo que llamaremos Celda y a esta celda

la llamamos por la intersección de los rótulos, como por ejemplo: A1, B3, F15 , etc.

En cada celda podemos almacenar: un número, un texto o u na fórmula.

La planilla esta compuesta por 16384 filas y 256 columnas (hasta las letras IV), dando un total

de aprox. 4.200.000 celdas.

Estas planillas en EXCEL son denominadas Hojas y estas hojas forman un Libro, este libro es

almacenado en un archivo.

De esta forma, denominamos a cada celda por el nombre de la hoja y la dirección de la

celda , separadas por el símbolo: ! , por ejemplo: Hoja2! A5 .

Si observamos la figura anterior vemos que hay una celda q ue esta recuadrada con un borde

grueso (A1), esta celda se denomina Celda Activa y es aquella en la que estamos ubicados.

Como movernos por la planilla

Durante nuestro trabajo vamos a tener que poner datos en determinadas celdas, veamos cómo llegar a ellas.

Para movernos entre celdas contiguas podemos utilizar las teclas de cursor, repetidas veces y en forma

alternada.

Para ubicarnos en la última celda hacia abajo pulsemos END y luego Flecha abajo, de forma similar

podemos ubicarnos en la última columna pulsando END y luego Flecha derecha, y de esta forma nos

habremos ubicado en la última celda de la hoja, ó sea que la celda activa es la IV16384.

Ahora volveremos al punto de partida pulsando END, Flecha Izq. y END, Flecha Arriba o bien CTRL +

HOME (las dos teclas simultáneamente). El siguiente cuadro muestra todas las variantes de movimientos,

realizar cada uno para ver las diferencias.

El Menú de Comandos

Debajo de la barra de títulos encontramos el Menú de Comandos de EXCEL, similar al de cualquier otra

aplicación Windows, pulsando con el puntero del Mouse sobre cualquiera de sus opciones se descolgara hacia

abajo un menú de tipo persiana con una serie de comandos y funciones relacionadas con dicha opció

Las Barras de Botones

En EXCEL, como en otras aplicaciones aparecen las Barras de Botones (figura 1.3) que agilizan el trabajo.

Cada botón representa un comando y en estas barras de botones están los comandos mas utilizados. Para

conocer la función que cumple dicho botón ubicamos el puntero del Mouse sobre el mismo y esperamos unos

segundos a que aparezca la leyenda.

Además de las barras que vemos, EXCEL tiene otras que agrupan comandos por su función.

Las paletas portátiles

En el borde derecho de la barra de botones Formato aparece uno que si presionamos con el puntero del

Mouse sobre la flecha despliega una paleta de la cual podemos elegir un color, ese color queda seleccionado

y si lo llegáramos a necesitar posteriormente se presiona directamente sobre el botón.

Si una vez desplegada la paleta la arrastramos con el puntero del Mouse y manteniendo presionado el botón

Izquierdo, podemos ubicarla en algún lugar de la pantalla para tenerla a mano.

Existen otras paletas portátiles que están en otras barras de botones que ahora no están visibles como

galería de gráficos, diseño de objetos, etc.

Menú contextual

Existe otra posibilidad de seleccionar comandos y es mediante el Menú Contextual o según el contexto, esto

significa que según el trabajo que estemos realizando, EXCEL nos muestra (y nos da la posibilidad de elegir)

solo aquellos comandos que son aplicables en ese momento, de esta forma se simplifican los menúes.

El Menú Contextual se activa, estando con el puntero del Mouse dentro de la planilla, presionando el Botón

derecho.

1. Ubiquemos el puntero del Mouse dentro de la ventana del documento.

2. Presionemos el Botón derecho.

Dependiendo del modo en que estemos trabajando (planilla, gráfico, dibujo) tendremos una serie de

comandos usuales para ese modo.

Ayuda al Usuario

Si tenemos alguna duda en algún momento podemos obtener un texto explicativo accediendo a la pantalla

de Ayuda.

Para ello abramos el menú? (Ayuda) y del mismo seleccionemos Contenido

Aparecerá el índice de temas a los cuales podemos acceder; estos temas se encuentran subrayados y en

color verde, y cuando el puntero del Mouse pasa por sobre ellos se transforma en una manito, lo que nos

indica que pulsando accederemos a la explicación correspondiente.

Existe también la posibilidad contar con una ayuda a medida que vamos trabajando, esto se logra con el

Asistente de ideas.

El Asistente de ideas esta representado por el botón con forma de una lamparita en la barra de

herramientas. Cuando la lamparita se enciende, es decir, toma el color amarillo, significa que nos puede dar

una sugerencia de como realizar la ultima tarea que realizamos de una forma mucho más fácil. Por

ejemplo:

1. Coloquemos un texto en una celda, presionamos Enter y la seleccionamos posicionándonos con el puntero

del Mouse sobre ella..

2. Pulsemos con el botón derecho sobre la misma, este menú que aparece se denomina Menú Contextual y es

muy utilizado en EXCEL.

3. Elijamos el comando Formato de celdas y la solapa Fuentes.

4. Activemos el formato cursiva y demos Aceptar

5. E1 asistente de ideas se enciende

6. Pulsemos en la lamparita y se nos sugerirá lo que muestra la figura

Salida del Programa

Cuando terminamos de trabajar salimos del programa...

Abrimos el menú ARCHIVO y pulsamos sobre SALIR

Si no hicimos ningún cambio en la planilla salimos directamente del programa

En el caso que hubiéramos hecho alguna modificación sobre los datos contenidos en la planilla aparecería

el mensaje de confirmación (figura 1.5) al cual por ahora contestamos NO.