P16A- Interventoria de Vías Concesionadas 1. OBJETO

Verificar los conteos de los vehículos y llevar el control de los recaudos hechos por el Concesionario

2. ALCANCE

Actividades a desarrollar en los contratos de Interventoría por el sistema de Concesión.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento No 2.4 Documentos contractuales Manual de calidad de Joyco S.A.S. Norma ISO 9001:2008

4. REGISTROS Bitácora del peaje. Actas de reunión Informe de confiabilidad conteo Interventoría vs. Conteo Concesionario. F2-3 Listado Maestro de Documentos Externos del Proyecto F2-5 Listado de Distribución de Documentos F2-6 Verificación de Documentos Externos del Proyecto F5-5 Atención de Requerimientos y Reclamos del Cliente F5-5.1 Atención de Requerimientos y Reclamos de la Comunidad F5-7 Tareas de Contratista e interventoria F5-7.1 Verificación Diaria del Cumplimiento de Tareas de Contratista e Interventoria F5-8 Puntos de inspección y ensayo F5-9 Equipos de medición y ensayo F0-1-2 Listas de asistencia F0-1-3 Evaluaciones F0-1-7 Lista de chequeo para Informe de Interventoría Actas u ordenes de inicio Copias de seguridad de los equipos de cómputo. Extractos bancarios F16A-1 Programa de Visitas a las Estaciones de Peaje en Vías Concesionadas F16A-2 Programa de Auditoria de Sistemas a las Estaciones de Peaje en Vías

Concesionadas F16A-3 Programa de Entrega de Informes al Cliente

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5. RECURSOS Personal profesional Personal técnico Equipo de comunicaciones Equipo de cómputo Fotocopiadora Internet Equipos de vídeo Cámara digital

6. EJECUCIÓN

PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

Revisión del contrato: una vez adjudicado el contrato, el Representante Legal hace revisión de la minuta del contrato definitivo con el fin de verificar que las condiciones sean iguales a las presentadas en los documentos licitatorios. De haber cambios que las alteren no se firma el contrato y se envía la comunicación solicitando las aclaraciones correspondientes. Cuando el contrato no ha tenido ninguna variación se firma el original y se solicita copia para realizar los procedimientos legales y reglamentarios para su perfeccionamiento.

Perfeccionamiento: Se adelantan los trámites necesarios para la legalización del contrato en el plazo y parámetros estipulados contractualmente para actividades tales como las siguientes: expedición de la garantía de cumplimiento, pago del impuesto de timbre (cuando aplique), pago de la publicación en el diario oficial, etc.

Una vez llenos los requisitos de perfeccionamiento, se envía copia de la documentación soporte al Cliente para su visto bueno, el encargado de licitaciones es el responsable de hacer seguimiento a la aprobación de estos.

PRELIMINARES E INICIACION DEL PROYECTO

Equipo de trabajo

Legalizado el contrato, se define el personal que conforma el grupo de trabajo, se contacta y se vincula de acuerdo con los parámetros de la organización.

Instrucción Inicial

El Coordinador de Calidad y/o Ingeniero Residente instruye al grupo de trabajo con relación a los requisitos del sistema de calidad de la organización para la planificación del proyecto, además se instruye acerca de los procedimientos, política y objetivos de

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calidad, esta instrucción será independiente de la instrucción o divulgación del plan de calidad para el contrato. De la instrucción se deja una lista de asistencia (Formato F0-1-2).Archivo temporal

Se establecen los registros necesarios para las actividades que se desarrollan en el contrato y se estructura el archivo temporal para el contrato, identificado de acuerdo con el procedimiento P-10.PLANIFICACIÓN

Listado de documentos

El grupo de trabajo liderado por el Director de Interventoría o quien éste asigne, establece los documentos externos que aplican al proyecto y diligencia el Formato F2-3.Verificación de documentos externos

Los miembros del equipo de trabajo, de acuerdo con su alcance y responsabilidad dentro de la ejecución del contrato, revisan los documentos contractuales, reglamentarios, legales y demás que apliquen al contrato (los contenidos en el Formato F2-3), para verificar si son o no adecuados para el proyecto. Cuando se encuentran incoherencias, puntos no aplicables o que modifican las condiciones contractuales de la licitación, contradicciones entre sí u otras condiciones no adecuadas, se envía comunicación al Cliente con el fin de aclarar y definir la situación. Listado de tareas

Como resultado de la verificación de los documentos del contrato (Formato F2-3), el grupo de trabajo establece las tareas que deben ser ejecutadas tanto por el Contratista como por la Interventoría (requisitos contractuales), y diligencian el Formato F5-7 Control de tareas del Contratista y de la Interventoría. En él se registran las tareas de la misma forma en que se encuentran en los documentos del proyecto (en lo posible al pie de la letra, para evitar confusiones); también se estipula la frecuencia o el tiempo en que deben ejecutarse, el registro que evidencia su cumplimiento y el responsable. Estas tareas se clasifican en las que se realizan durante la ejecución del proyecto, a la entrega de los trabajos y las posteriores a la ejecución del proyecto. Durante la ejecución del proyecto el grupo de trabajo verifica el cumplimiento de las tareas tanto del Contratista como de la Interventoría. Como registro de la verificación se diligencia el Formato F5-7.1Puntos de Control

Los controles son las pautas que permiten verificar que el producto entregado al Cliente, por el Contratista, cumpla los requisitos por él estipulados. Para lo anterior se diligencia el Formato F5-8 Puntos de inspección y ensayo, en el cual se establecen los puntos de control que permiten verificar la correcta ejecución del recaudo por parte del Contratista y a cada ítem de obra y materiales a utilizar. Igualmente se define la norma técnica con

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base en la cual se realizan, la frecuencia, los criterios de aceptación de los resultados, el responsable de la ejecución y los registros que se dejan. Equipos

Con base en los puntos de inspección y ensayo, se establece el listado de equipos requeridos, la exactitud requerida para los mismos y la unidad de medida. Paralelamente se define la exactitud del equipo con que cuenta la organización, el cual debe ser como mínimo de una sensibilidad igual al requerido, igualmente se verifican y registran las fechas de calibración (Formato F5-9). Si existen equipos con calibración vencida, se realiza la solicitud de calibración al encargado de equipos, quien la somete a aprobación por la Gerencia. Una vez aprobada, se hace la orden de servicios de acuerdo con el procedimiento de compras. Personal complementario

Con base en las tareas a desarrollar y lo requerido por el Cliente, se establece el personal necesario para la ejecución del proyecto, se solicitan las hojas de vida del personal disponible en la base de datos de la organización y se realiza el contacto con quienes formarán el grupo de trabajo (parte operativa). Si no hay personas disponibles en la base de datos, se utilizaran estrategias de reclutamiento, tales como: anuncios en el periódico, chequeo en las bases de datos de Internet (incluyendo las de las Universidades) o solicitud de referenciación por parte de otras firmas de ingeniería. En el transcurso del primer mes de ejecución del contrato, el Coordinador de calidad y/o Residente de Interventoría instruirá de manera personal o a través de boletines de calidad al personal complementario en temas relacionados con la política y objetivos de calidad, tareas a cumplir y temas de interés para el desarrollo de las actividades. De esta instrucción se deja una lista de asistencia (F0-1-2) o una lista de distribución de documentos (F2-5) o el registro del envío de la información a las personas interesadas.Listas de chequeo

Se definen y listan los contenidos requeridos por el Cliente y los que se consideren necesarios para la elaboración de los informes contractuales (Formato F0-1-7), además se listan los contenidos de los informes que deben ser entregados por el contratista a la Interventoría. No aplica para informes establecidos por el Cliente y para los cuales han preestablecido FormatosApertura de cuentas

Cuando se tienen contemplados los anticipos para la Interventoría, el Representante Legal de la Organización realiza la apertura de la cuenta bancaria con el fin de manejar los dineros correspondientes. Para las condiciones de manejo se tendrán en cuenta los requerimientos contractuales.Plan de calidad

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El grupo de trabajo con la asesoría del Coordinador de Calidad y con base en los requisitos a cumplir y a los parámetros del sistema de aseguramiento de la calidad de la organización, estructura el plan de calidad para el proyecto. A este plan de calidad (incluyendo las listas de chequeo del contenido de los informes) se le deben realizar auditorias documentales para establecer la veracidad de la información contenida, las cuales deben ser realizadas por personal con conocimiento en el tipo de Proyecto al que se le elaboró el plan de calidad. Acta u orden de iniciación

El documento de iniciación se realiza de acuerdo con los Formatos y requisitos del Cliente y debe quedar como registro una copia firmada por quienes intervienen. EJECUCION DEL PROYECTO

Divulgación plan de calidad

Durante el primer mes de ejecución de labores, se instruye al personal sobre el Plan de Calidad del Proyecto, explicando la política de la organización los objetivos propuestos y la incidencia e importancia de cada labor en su logro. Se explicarán las responsabilidades y la autoridad de cada funcionario, los registros que debe diligenciar y la forma en que debe hacerlo.Capacitación inicial al personal

El Director y/o los coordinadores del proyecto antes de iniciar labores de campo, instruyen al personal sobre las especificaciones que deben cumplir, los trabajos que ejecuta el Contratista, los controles que deben hacerse y los registros que deben llevarse. Como registro quedan las listas de asistencia. Formato F0-1-2 o el registro del envío de la información a las personas interesadas.Esta capacitación se refuerza durante toda la ejecución del proyecto con el fin de corregir fallas, complementar información, divulgar cambios del sistema de gestión de la calidad, modificaciones del contrato, etc. En la instrucción dada se comunican la importancia de las tareas desempeñadas por el personal y la incidencia de éstas en el cumplimiento de la política y objetivos de calidad de la organización. Reunión con el Cliente

Se realiza reunión con el Cliente con el fin de establecer la forma de comunicación, la forma de diligenciamiento de registros, actas, informes etc.; también se presentan al Representante del Cliente los puntos en los que se tienen duda.

CONTROL DEL RECAUDO.

El control del recaudo se hace mediante la ejecución de las siguientes actividades:

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Recolectar información mediante cámaras de video instaladas en cada uno de los carriles de las estaciones de peajes, se hace la grabación permanente de los vehículos que pasan por las casetas de cobro de las respectivas estaciones. Los equipos instalados están configurados para que los videos sean grabados directamente en el disco duro.

Recolectar la información grabada en el disco duro del Computador instalado en el peaje y pasarla a un disco portátil para su procesamiento en la oficina. El proceso de la información consiste en hacer el conteo de los vehículos a través del video, de acuerdo con su correspondiente categoría. Este conteo es llevado por categorías en una hoja de Excel, obteniendo así el total de vehículos por carril, de las diferentes estaciones para el día específico a controlar. El día a verificar es escogido por el Ingeniero Residente, dependiendo de la importancia de la fecha o evento especial, en el cual se genere un flujo importante de vehículos. El total de vehículos para el día escogido, es comparado con el reportado por el Concesionario para calcular la confiabilidad de los equipos, la cual debe ser superior a la establecida en los documentos contractuales.

La confiabilidad se calcula mediante la siguiente formula:

% DE CONFIABILIDAD = 100% - % ERROR DEL EQUIPO.

% ERROR DEL EQUIPO = ∑ (%error por categoría X No. de vehículos conteo manual por categoría)Total vehículos conteo manual.

Consignar los datos para cada uno de los días contados por carril y por estación, en formatos que se anexan al informe mensual de Interventoría para su envío al cliente.

Elaborar Acta de Aforo dentro de los primeros días de cada mes, en conjunto con el concesionario, con el fin de determinar el trafico de vehículos y el recaudo, en cada una de las estaciones de peajes, establecer los sobrantes, el valor de las evasiones, el recaudo garantizado, los valores correspondientes al Fondo Vial de Seguridad Vial y el déficit, determinado por la diferencia entre el recaudo total y el recaudo garantizado.

Auditoria de sistemas.Se realiza visita a las estaciones de peaje, donde se verifican las siguientes actividades: Verificación de libros de control de asistencias, novedades de las estaciones de peajes. Validación de los conteos manuales. Seguimiento a los procesos de arqueo en las casetas de recolección. Revisión de planillas y registros del sistema. Verificación de herramientas software y hardware existentes en cada estación de

peaje. Verificar los controles e inspeccionar los equipos del control del tránsito para realizar

el conteo de recaudo de peajes Evaluar los riesgos asociados en el sistema de información. Estimar confiabilidad de los equipos de control de tránsito.

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Información financiera

La información financiera debe realizarse teniendo en cuenta los siguientes parámetros: Análisis comparativos de los tráficos reales vs tráficos garantizados para cada una

de las estaciones de peaje, para determinar el déficit en el recaudo. Análisis comparativo del recaudo de un mes respecto al anterior. Estado general del contrato. Resultado del cumplimiento del tráfico y del recaudo. Análisis de los estados financieros. Estructura del balance. Balance general Estructura de los pasivos. Estructura de la deuda. Estructura del patrimonio Estado de resultados Flujo de fondos y efectivo Indicadores Diagnóstico financiero

Informes al Cliente

Los informes al Cliente se elaboran por el responsable estipulado en las tareas de la Interventoría, su contenido corresponde al determinado en las listas de chequeo (F0-1-7). La entrega de los informes al Cliente se hace por medio de una comunicación debidamente radicada.

Atención de requerimientos y reclamos

Los requerimientos del Cliente o del Contratista se registran en el formato F5-5 y los de la comunidad en el F5-5.1, en los que se registran también, la fecha para la cual se hizo la solicitud, la actividad de respuesta, la fecha y el resultado. (Si se cumplió)

MODIFICACIONES AL CONTRATO INICIAL.

Cuando por circunstancias aceptadas por la ley y el Cliente, el Contratista manifiesta la necesidad de modificar las condiciones del contrato inicial, ya sea en la parte técnica, económica o temporal, se solicita la justificación escrita, se evalúa y se envía el concepto al Cliente, de acuerdo con los procedimientos estipulados para el trámite.

Cuando la modificación sea para el contrato de Interventoría, se solicita y justifica acorde con los requisitos del Cliente. La justificación se realiza por el Director de Interventoría y/o Coordinador administrativo. Cuando la solicitud es aceptada se procede a la revisión, firma y legalización del contrato.

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Los documentos resultantes de las modificaciones aprobadas, al Contratista y/o a la Interventoría, son revisados por el Director de Interventoría o quien este delegue con el fin de integrar los cambios al plan de calidad.

Comunicación

El Director de Interventoría y/o el Ingeniero Residente comunican las modificaciones al personal afectado, en comité o en reunión de calidad. Si las nuevas condiciones modifican las tareas del personal y existe la posibilidad de incurrir en no conformidad se realiza una reunión extraordinaria inmediatamente se conocen de manera oficial los cambios. Cuando las modificaciones no afectan el normal desarrollo de las tareas se espera al siguiente comité o reunión de calidad para su divulgación. Cuando las modificaciones sean meramente administrativas o que no impliquen interés directo al personal puede omitirse la comunicación.

LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

Terminados los trabajos correspondientes al contrato se procede a la presentación del informe final de acuerdo con los lineamientos dados por el Cliente. Cuando estos no existen, el informe debe contener como mínimo una descripción completa del proyecto, tanto en la parte técnica como económica.

De acuerdo con los Formatos del Cliente se elaboran las actas de terminación, recibo y liquidación de los contratos, de las cuales queda copia en archivo con las firmas de los que intervienen. La atención al Cliente posterior a la terminación del contrato se hace a través del Director de Interventoría y/o el Coordinador Administrativo o por quien designe la Gerencia para dicha labor.

7. MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

VERSION CAMBIOS2 - Se incluye la formula para calcular el % de confiabilidad de los

equipos de conteo.Se cambia la razón social por JOYCO S.A.SSe actualiza la versión de la NTC 9001:2008

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ21/11/2005

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