FLUJOGRAMA

Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del proceso.

Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los procesos.

SIMBOLOS:

Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos. Los símbolos más usados son elipse-límites (identifica el inicio y el fin de un proceso), rectángulo-operaciones (representa una etapa del proceso; tanto el nombre de la etapa como de quien se encarga de ejecutarla, se inscriben dentro del símbolo), cuadrado recortado por debajo-documentos (documento que resulta de la correspondiente operación; en el interior se anota el nombre que corresponda) y rombo-decisión (representa al punto del proceso en el cual hay que tomar una decisión. La pregunta se inscribe dentro del rombo y dos flechas que salen del mismo enseñan la dirección del proceso en función de la respuesta real.

Entre los símbolos más usados tenemos:

INICIO O TERMINO Indica el inicio y final del diagrama de flujo

PROCESO

DECISION

DOCUMENTO

DATOS

ALAMCENAMIENTO/ARCHIVO

Símbolo de proceso, representa la realizacion de una operacion o actividad relativas a un procedimiento.

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos

Representa cualquier tipo de documento,  que entra, se utilice,  se genere o salga del procedimiento.

Indica la salida y entrada de datos.

Indica que se guarda un documento en forma permanente

ARCHIVO

Indica que se guarda un documento durante un periodo establecido.

TIPOS DE FLUJOGRAMA:

Flujograma de primer nivel o de   dirección   descendente. Un flujograma  de primer nivel muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los  subpasos correspondientes. Este tipo de flujograma se usa por lo general para obtener un panorama básico del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. Es sumamente útil para identificar los miembros correctos para el equipo (aquellas personas que participan en el proceso) y para elaborar indicadores para observar y seguir el proceso por su concentración en los resultados intermedios.

Ejemplo:

La mayoría de los procesos pueden graficarse en 4 ó 5 recuadros que representan los principales pasos o actividades del proceso. En realidad, es buena idea usar solamente 4 ó 5 recuadros, porque no obliga a tener en cuenta los pasos más importantes. Los demás pasos son normalmente subpasos de los más importantes.

Flujograma de segundo nivel o detallado Un flujograma detallado indica los pasos o actividades de un proceso e incluye, por ejemplo, puntos de decisión, períodos de espera, tareas

que se tienen que volver a hacer con frecuencia (repetición de tareas o tareas duplicadas) y ciclos de retroalimentación Este tipo de diagrama de flujo es útil para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos ineficientes.

Ejemplo:

Flujograma de ejecución o matriz Un flujograma de ejecución representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa de realizar los pasos. Tiene forma

de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos entre esos participantes. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas tareas.

Ejemplo: en este tipo de flujograma podemos ver como se relaciona una área con la otra.

EJEMPLO DE FLUJOGRAMA:

Flujograma del area de recepcion de medicamentos importados de la empresa GRUNENTHAL PERUANA S.A

EJEMPLO DE FLUJOGRAMA

En este flujograma podemos observar el proceso llevado en el área de almacén de la empresa Grunenthal Peruana S.A, para la recepción de medicamentos importados de su Matriz, conociendo el significado de los símbolos se hace sencillo interpretar y tener una idea del proceso para la correcta recepción de los medicamentos.