Formacion de auditores SIG- SA UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

27/09/2013

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Módulo XI: Formación de Auditores SIG

ISO 19011:2011

Auditor SIG Ing. JUAN ENRIQUE BRUNO CALVAY

DIPLOMADO:

EN IMPLEMENTACIÓN Y FORMACIÓN DE AUDITOR LÍDER DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTE,

SEGURIDAD , SALUD OCUPACIONAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

Las auditorias de sistemas de gestión integrado son herramienta para verificar la

conformidad de dichos sistemas, con respecto a documentos de referencia tales como

las normas de gestión, documentos de la empresa, marco legal entre otros.

Las auditorias de sistemas de gestión integrado se realizan con el fin de:

Dar a la gerencia la confianza en que las cosas ocurren en la forma proyectada.

Dar confianza a los clientes internos y externos.

Detectar y observar problemas operacionales.

Suministrar retroalimentación para acciones correctivas y mejoramiento continuo.

Introducción

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Las auditorias de sistemas de gestión debe de tenerse en cuenta que :

Uno de los objetivos de una auditoría es evaluar si es necesario introducir acciones

de mejora o correctoras.

No se debe confundir una auditoría con actividades de "supervisiones" o

"inspección"; el objetivos de estas últimas es el control de un proceso con

aceptación de un producto.

Las auditorías integradas se pueden realizarse con propósitos internos o externos.

Introducción

UNIDAD INORMA ISO 19011:2011 DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA –

TERMINOS Y DEFINICIONES

OBJETIVO ESPECIFICO

Conocer las definiciones relacionadas a la actividad de

auditoria con el fin de garantizar el marco conceptual

requerido para la ejecución de la auditoria.

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Auditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de

la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar hasta que

punto se cumplen los criterios de auditoría.

AUDITORIA INTERNAAUDITORIA EXTERNA

AUDITORIA A PROVEEDORES AUDITORIAS DE 3RA PARTE

A veces llamada auditoría de primera parte

A veces llamada auditoría de segunda parte.

Para propósito legales, regulatoriosy similares.

Para certificación.

Términos y Definiciones

Criterios de auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los

cuales se compara la evidencia de auditoría.

Si los criterios de auditoría son legales, se utilizan a menudo los términos

“cumple” o “no cumple” en un hallazgo de auditoría.

Evidencia de la auditoría

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de

auditoría y que son verificables

(cualitativa y cuantitativa)


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Hallazgos de la auditoría

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría , frente a los

criterios de auditoría

NOTA :Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad, nos dan

a conocer Fortalezas y Debilidades.

Conclusiones de la auditoría

Resultado de una auditoría, proporcionado por el equipo auditor después de

considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Cliente de la auditoría

Organización o persona que solicita una auditoría.


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Auditado

Organización que está siendo auditada

Auditor

Persona con la competencia para realizar una auditoria

Equipo auditor

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es

necesario, de expertos técnicos.

El auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo y también

puede incluir auditores auditores en formación.

Experto técnico

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor


Observador

Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita.

NOTA Un observador pude ser una persona del auditado, un regulador u otra parte

interesada que fue testigo de la auditoría.

Programa de auditoría

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo

determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Alcance de la auditoría

Extensión y límites de una auditoría


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Plan de auditoría

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Riesgo

Efecto de la incertidumbre en los objetivos.

Competencia

habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados

esperados

Conformidad

Cumplimiento de un requisito


No conformidad

Incumplimiento de un requisito.

Sistema de gestión

Sistema para establecer políticas y

objetivos y para alcanzar dichos objetivos

NOTA: Un sistema de gestión de una

Organización puede incluir diferentes

sistemas de gestión, tales como sistema

de gestión de calidad, un sistema de gestión

Financiero, sistema de gestión ambiental, sistema

de seguridad o responsabilidad social.


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UNIDAD IITIPOS DE AUDITORIAS

OBJETIVO ESPECIFICO:Conocer los tipos de auditoria según el

propósito, según la organización involucrada y auditoria de certificación.

A. Según la organización involucrada

1. Auditoria de primera parte

Las que se realiza la organización a su propio Sistema de Gestión

La auditoría de primera parte es conocida como AUDITORIA INTERNA o AUTO-AUDITORIA.

Esta se realiza dentro de su propia compañía, puede ser que un grupo de lacompañía central audite a una de las plantas; que se realice una auditoría dentrode la división, que sea una auditoría local dentro de la planta o cualquier númerode combinaciones parecidas.

Aquí no existe una relación de auditoría externa y cliente-proveedor, sólo clientesexternos y proveedores.

TIPOS DE AUDITORIAS

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2. Auditoria de segunda parte

Entre Clientes y proveedores un cliente puede realizar auditorías desegunda parte a un proveedor.

Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambaspartes y ya se están suministrando o se proveerán bienes en el futuro.Si usted utiliza éstas técnicas de auditoría en el proceso de aprobaciónde un proveedor potencial, antes de firmar el contrato, en realidadusted está inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, seefectúa después de que el contrato esté firmado, entonces se ledenomina Auditoría.

A las auditorias de segunda parte también se les conoce comoAUDITORIAS EXTERNAS, si es usted quien la realiza. Si su cliente loaudita a usted, aún se le denomina auditoría de segunda parte, peroya que es usted quién la recibe, se le denomina AUDITORIAEXTRINSECA (no externa).

TIPOS DE AUDITORIAS


3. Auditoria de tercera parte.

Conducidas por un Organismo de Certificación

Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores sonquienes realizan las Auditorías de Tercera Parte. Los inspectores del gobiernopueden inspeccionar sus operaciones para examinar si está cumpliendo conlas normas establecidas. Esto es muy común en industrias reguladas en losEstados Unidos, como las estaciones de energía nuclear y lasmanufactureras de dispositivos médicos.

TIPOS DE AUDITORIAS

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Auditorías de 1 era. Parte

“Auditorías Internas”

Cliente

Empresa

Auditorías de 2da. Parte

“Auditorías Cliente-Proveedor”

Empresa

Auditorías de 3 era. Parte

“Auditorías Certificación”

Empresa

Empresa

Certificador

B. Según la Etapa a ejecutar

1. Auditoría de suficiencia o del sistema o de intención o documentaría o de escritorio o de revisión de la documentación, es decir como entienden los procesos de su empresa.

También conocida como:

Auditoria del Sistema

Auditoría de Intención

Auditoría de Documentación

Auditoría de Escritorio

Auditoría de la Documentación

TIPOS DE AUDITORIAS

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B. Según la Etapa a ejecutar

2. Auditoria de Conformidad o Implementación

La auditoria de conformidad, busca establecer hasta donde se ha

entendido, implementado y observado el sistema documentado

por parte de la fuerza laboral, por ejemplo, el auditor busca la

implementación de los disposiciones planeadas.

TIPOS DE AUDITORIAS

C. Según Certificación

Auditoría inicial

Auditoria de seguimiento o de

mantenimiento.

Auditoria de re-certificación, cada 3

años

TIPOS DE AUDITORIAS

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UNIDAD IIIPRINCIPIOS DE LA AUDITORIA

OBJETIVO ESPECIFICO

Conocer los principios de la auditoría que todo auditor debe considerar durante el

desarrollo de las auditorías.

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Los principios siguientes se asocian a los propios auditores:

Conducta Ética:

El fundamento de la profesionalidad, la confianza, la integridad, la confidencialidad y la

discreción son esenciales en la auditoría.

Presentación Imparcial:

La obligación de informar con sinceridad y exactitud.

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan sinceramente y con

exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos

encontrados durante la auditoría y no resueltos o de las opiniones divergentes entre el

equipo auditor y el auditado.

Principios de Auditoría

Principios de Auditoría

LOS PRINCIPIOS

DE AUDITORÍA

PRESENTACION

ECUANIME

DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL

CONFINDENCIALIDAD

INDEPENDENCIA

ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIAS

INTEGRIDAD

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UNIDAD IV

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

OBJETIVO ESPECIFICO

Conocer las responsabilidades y competencias del auditor solicitadas por la

Norma ISO 19011.

Recolecta toda la información necesaria

Selecciona al equipo auditor

Prepara plan de auditoría.

Comunica y aclarar requisitos de

auditoría

Asigna tareas individuales

Asegurarse de que los documentos de

trabajo estén preparados

Representar al equipo de auditoría

Liderar reuniones de apertura y cierre

Asegurar que la auditoría se desarrolla

de acuerdo al plan

Asegurar que las reuniones de enlace

se realicen periódicamente.

Asegurar que los resultados de auditoría

sean reportados claramente y a tiempo

Competencias del Auditor

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LIDER

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Cumplir con los requisitos

Seguir plan y procedimientos

Permanecer dentro del alcance

Comunicar y aclarar requisitos de

auditoría

Planear y realizar tareas individuales,

acertada y responsablemente

Recolectar y analizar evidencia

Permanecer alerta

Reportar las observaciones

Verificar acciones correctivas

Cooperar con el auditor líder

Retener y proteger documentos de la

auditoría

Mantener confidencialidad

Actuar de manera ética


RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

COMPETENCIAS:

Educación

Experiencia de trabajo

Entrenamiento

Experiencia en auditorías

Independencia

Capacidad para entender las actividades


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HABILIDADES

Perceptividad: Habilidad para dar con el problema rápido, sinapresurarse a conclusiones.

Persistencia: Habilidad para cumplir las accionesprogramadas, a pesar de obstáculos

Visión flexible: Habilidad para ver las cosas desde distintospuntos de vista, para adaptarse al cambio

Acercamiento disciplinado: Habilidad de enfrentar unproblema lógica y sistemáticamente.


HABILIDADES

Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y trabajar con gente

de distintos niveles y de diversos trasfondos.

Habilidades de presentación: Habilidad de expresar pensamientos,

ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito.

Habilidades técnicas: Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento

acertado en diversas áreas.


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Educado

Mente abierta

Amable

Diplomático

Servicio

Honesto

Constructivo

Maduro

Informativo

Modesto

Perceptivo

Tiene Tacto

Justo


CARACTERÍSTICAS POSITIVAS

Crítico

Argumentativo

Emite juicios

Precipitado

Agresivo

Desconsiderado

Inconsistente

Inflexible

Perezoso

Susceptible

No práctico

"Sabelotodo”

Indeciso

Intratable

Descuidado


CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS

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VISIONADO DE VIDEO

UNIDAD VGESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

OBJETIVO ESPECIFICO

• Conocer los lineamientos para gestionar un Programa de auditoria de Sistemas de Gestión de la Calidad e Inocuidad.

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Gestión de un Programa de Auditoría

Procesos para la gestión de un programa de auditoría

Establecer los objetivos del

programa de auditorias

Establecer el programa de auditorias

Implementación del programa de auditoría

Monitoreo el programa de auditoría

Revisar y Mejorar el programa de

auditoría

Competencia y

evaluación de

auditores

Realización

de una

auditoría

Planear

Verificar

Hacer

Actuar


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Establecer el Alcance de la Auditoría

La persona que gestiona el programa de auditoría debería determinar el

alcance de dicho programa, el cual puede variar dependiendo el tamaño y

naturaleza del auditado, así como de la naturaleza, funcionalidad,

complejidad y nivel de madurez y temas significativos para el sistema de

gestión a ser auditado.


Considerar

Importancia de los procesos y áreas a auditar, importancia ambiental de las operaciones y los resultados de las evaluaciones de riesgo

Estado de la actividad

Resultados de auditorías previas

Minimizar alteraciones en la Empresa

Disponibilidad de los auditados y auditores

El programa suele ser anual o semestral


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UNIDAD VIACTIVIDADES Y TECNICAS DE AUDITORIA

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Conocer los lineamientos para elaborar el Plan de la Auditoria.

Conocer los aspectos relacionados con la preparación para unaauditoria de campo.

Conocer las pautas para la realización de una auditoria de campo.

Conocer los componentes de un Informe de auditoria.

Discriminar los aspectos relacionados al seguimiento de actividadespost auditoria.

Etapas que deben ser ejecutadas para la realización de una auditoria

1. Recolección de información.

2. Planificación y preparación.

3. Reunión de apertura.

4. Auditoria.

5. Reunión de cierre

6. Seguimiento

Actividades y Técnicas de Auditoría

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1.-RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Antes de comenzar a recolectar toda la información requerida para

una auditoría, el auditor líder debe de establecer la información

fundamental:

La organización a ser auditada.

La razón de la auditoría.

El alcance de la auditoría.

Las actividades y complejidad de las áreas a auditar.

Los criterios para la auditoría.

Fechas

Duración.

Tamaño y composición del equipo.


1.-RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Una vez establecidos los anteriores puntos, el auditor puede

comenzar a recolectar la información requerida para asegurar la

efectividad de la auditoria.

El alcance de la Auditoria describe los límites de la auditoria en

términos de:

Áreas a ser auditadas.

Partes o procesos de la organización que deben ser cubiertas.

Una visita previa en el caso de auditorías internas es siempre posible y

recomendada.


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2.- PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN

Habiendo recopilado toda la información necesaria, es la

responsabilidad del líder del equipo prepararse para la

auditoria. Se deben ejecutar los siguientes procesos:

Determinar la cantidad de trabajo involucrada así como el tiempo

que será necesario el tamaño y la complejidad determina este

tiempo

Organice las fechas que se ajusten a cada uno de los interesados,

comunicándoles con la debida antelación.

Decida el enfoque.

Prepare el plan de auditoria


2.- PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN

Prepare los documentos de trabajo

Listas de verificación

Formatos

Normas, etc.

Notifique al auditado y envíe el programa

Es una práctica muy buena dar al auditado tanta información

como sea posible antes de la auditoria.

Asegúrese que el equipo está totalmente preparado.

Obtenga toda la documentación necesaria para revisión. Esto

puede incluir una auditoria de suficiencia.


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3.-REUNIONES DE AUDITORÍA

Durante una auditoria, el auditor líder tendrá que conducir

varias reuniones con el fin de asegurar que la auditoria

progresa de acuerdo al plan. Estas incluirán:

a) Una reunión de apertura.

b) Reuniones de enlace.

c) Reuniones de retroalimentación con el representante de la

dirección.

d) Una reunión de cierre.


a.- Agenda de la reunión de apertura

Presentar al equipo

Objetivo, alcance y criterios

Revisión del plan de auditoría

Explicación sobre el muestreo

Confidencialidad

Método de informe

Grado de las NCs.(Si aplica)

Confirmar disponibilidad de tos

auditados

Confirmar aspectos logísticos

Confirmar guías

Requisitos de seguridad

Preguntas


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b.- Reuniones de enlace del equipo:

Para asegurar el progreso sin problemas y eficaz de la auditoría

Para asegurar que se cubre el alcance

Para revisar no conformidades

Para reunir hallazgos

c.- Reuniones de retroalimentación :

Con el Representante de la Dirección y otros Directivos

Para revisar los hallazgos

Para explicar no conformidades

Para acordar acciones correctivas


Reunión final de enlace del equipo:

Preparación para la reunión de cierre

Revisión de hallazgos

Discutir conclusiones

Preparar el informe final


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d.- Agenda de la reunión de cierre

Agradecer al auditado y volver a presentar al equipo

Recapitular objetivos, alcance y criterios

Revisar plan

Informar sobre las fortalezas y áreas de mejora a nivel global

Detallar NC

Conclusiones

Preguntas y respuestas

Acciones correctivas y plazos

Seguimiento


4.- ETAPAS DE UNA AUDITORÍA

a. PREPARACIÓN

b. EJECUCIÓN

c. INFORME

d. SEGUIMIENTO


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a.- PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA - PAUTAS

Las auditorias son costosas

Las auditorías deben ser bien planeadas y conducidas

Las auditorías no deben ser realizadas "por sorpresa"

Acordar siempre con el auditado fechas convenientes por

adelantado (ver "Programa de Auditoría")

COSTOS MÍNIMOS Máximo efecto


PLANIFICACIÓN

Determinar volumen de trabajo

Preparar programa

Preparar documentos de trabajo

Definir Metodología

Mantener informado al auditado


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PREPARACIÓN DE

DOCUMENTOS DE TRABAJO


Formúlanos

Estándares

Guías

LOGÍSTICA

Viaje y arreglos

Espacio privado de oficina

Intérpretes


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INFORMACIÓN PREVIA

Informes de Auditorias anteriores y Revisiones de la Dirección

Documentos del SIG: Procedimientos, métodos, manuales, etc.

Legislación y otros requisitos aplicables

Reclamos de partes interesadas

Necesidades de la Gerencia

INFORMACIÓN DEL ÁREA A AUDITAR

Qué hacen en el Área / sector?

Cuan grande es?

Qué procesos operan?

Qué criterios se deben cumplir?

Complejidad de las operaciones


PREPARACIÓN DEL AUDITOR - ENTENDER EL SISTEMA Y

LOS PROCESOS

• Mapear el sistema

Procesos

Entradas & salidas

Controles

Secuencia de procesos

Interacciones

• Elaborar el Plan de Auditoria


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El auditor debe prepararse para...

Seguir el proceso de un extremo hasta el otro, verificando la

eficacia del control

No limitarse solo a determinar la conformidad de las actividades

con lo establecido en los procedimientos

Evaluar también y sobre todo si el proceso es capaz y produce los

resultados intentados

El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los

procesos y del sistema para alcanzar los objetivos

establecidos.


PLAN DE AUDITORIA

Objetivo y alcance

Lugares, fechas y recursos

Criterio: Documentos o

requisitos aplicables

Integrantes del Equipo de Auditoria

Cronograma de actividades,

con tareas asignadas a los auditores

Debe ser acordado con el auditado


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PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA

El Equipo de Auditoria debe ser informado de:

Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria

Detalles de los sectores y actividades a auditar

El Equipo de Auditoria debe:

Recopilar la información previa necesaria

Elaborar la agenda de Auditoría

Preparar los documentos de trabajo:


Formatos


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1.- El SIG esta diseñado conforme a las normas aplicables?

2.- El SIG está implementado y funciona según la

planificación?

3.- El SIG es eficaz?

4.- El SIG es capaz para lograr los objetivos y alcanzar la

satisfacción de las partes interesadas?


LISTAS DE VERIFICACIÓN

Servir como ayuda memoria

Asegurar que se cubren todos los asuntos y puntos relevantes

Asegurar profundidad y continuidad de la auditoria

Ayudar en la administración del tiempo

Organizar la toma de notas

Es parte del reporte de auditoría

ASPECTOS IMPORTANTES

Las listas deben ser específicas para el Sistema de Gestión a ser

auditado

Preparadas a partir de documentos del Sistema de Gestión


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LISTAS DE VERIFICACIÓN - FORMATO:

Deje espacio para notas

Referencia a los criterios de la auditoría

Referencia a los documentos del Sistema

Referencia a los registros.

MAL USO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN

Usada como cuestionario, disminuye la visión y entorpece la

comunicación

Un seguimiento muy estricto de la lista de verificación, puede

ocasionar la omisión de aspectos importantes de la auditoría


b.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA - ETAPAS

Reunión inicial

Recopilación de evidencias

Reunión final

RECOGIENDO INFORMACIÓN

Entrevistas

Revisión de documentos

Observación


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EVIDENCIAS OBJETIVAS

Información verificable

Se basan en:

Entrevistas

Examen de documentos

Observación de actividades y condiciones

Resultados de mediciones y ensayo

Registros


ENTREVISTAS

Técnicas de preguntas abiertas

Qué

Porqué

Cuándo Muéstreme!

cómo

Dónde

Quién

Usar prudentemente las preguntas:

Cerradas

Aclaratorias


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Técnica de preguntas

Tipo Característica Tipo Característica Las preguntas abierta s no se pueden contestar con un “Si o No”

Las preguntas cerradas se limitan a un “Si o No”

Ejemplos Ejemplos ¿Cómo ... ¿Cuándo... ¿Qué... ¿Dónde... ¿De qué forma...

¿La inspección se realiza cada 3 horas? ¿El resultado se registra en formato XYZ?

Beneficios Beneficios Se obtiene gran cantidad de

información

No se limita al interrogado

No tiene la sensación de que se le está arrinconando

Confirma información importante

Ahorra tiempo

Inconvenientes Inconvenientes

Abiertas

Se pierde tiempo valioso en explicaciones extensas

No se concreta hasta terminar con una pregunta cerrada

Cerradas

Limita la información que proporciona

Denota falta de planificación previa

RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS

El auditor mantiene el control

Lista de participantes

Auditar dentro de la actividad planeada

Tomar notas

Recabar evidencias objetivas en todas sus formas

Investigar todo lo necesario

Seguir la pista de auditoría

Tomar muestras representativas

Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad


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RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS

Verificar lo expuesto durante las entrevistas

Comunicar al auditado las No Conformidades

Determinar si las No Conformidades

constituyen casos aislados

o si son generalizadas

Registrar las No Conformidades


MUESTREO DE REGISTRO

No hay tiempo de chequear todo

Escoja ejemplos representativos

No hay un porcentaje establecido

Representación de acciones

Cubrir periodos relevante

Mirada al control


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OBSERVACIONES

Observe siempre la evidencia física:

Aspectos

Equipos, instrumentos

Condiciones, control operacional

Observaciones - Qué buscar:

Procedimientos disponibles

Operaciones en curso

Puntos de emisión

Registros Operacionales

Instrumentos con mediciones de

procesos

Alarmas

Limpieza y Organización

Carteles de comunicación

Registro de Toma de conciencia

Etiquetas de Calibración

Letreros de Peligro


Observaciones de instrumentos

¿Para qué se usa?

¿Necesita mantenimiento?

¿Se le dio mantenimiento?

¿Hay un registro?

¿Cuál es la lectura?


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NOTAS

Siempre tome notas

Explique la necesidad de tomar notas al auditado

Haga sus notas:

Comprensivas

Acertadas

Precisas

Legibles


ADMINISTRANDO EL TIEMPO

El tiempo es siempre corto

Planifique bien

No permita que su auditoría se desvíe

No cave demasiado profundo

No se enfoque en trivialidades

Decida el tamaño de la muestra y

apéguese a el.


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Qué es una No Conformidad?

No cumplimiento de un requisito de las partes interesadas

Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita

Requisito legal o regulatorio

Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los

resultados y la satisfacción de partes interesadas


Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3 condiciones mínimas:

1.- Debe describir el problema.

2.- Debe estar basado en evidencias objetivas.

3.- Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:

De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001)y otros estándares aplicables

Procedimientos, planes u objetivos/metas

Requisitos legales o regulatorios

HALLAZGO DE LA

AUDITORIA


NCOBS

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Categorías de Hallazgos

CATEGORÍA DESCRIPCIÓN

No conformidad

Mayor

Ausencia completa de uno de los requisitos de la norma auditada en el sistema de

gestión o el incumplimiento en la implementación y manutención de uno o más

elementos obligatorios del sistema; o falta sistémica de uno de los requisitos

especificados.

No conformidad

Menor

Hallazgo aislado o esporádico referente a un requisito de la norma auditada que

indica una debilidad en el sistema, procedimiento, registro, o en la gestión de una

actividad en particular, si es que no se corrige.

Observación Hallazgo puntual del que se necesita más información, pero no requiere tratamiento

como acción correctiva/preventiva, pero si necesita la aplicación de acciones

correctoras.

Oportunidad de

mejora

Mecanismo del SGCI orientado a implementar iniciativas ó acciones para aumentar la

capacidad de cumplir con los requisitos de las normas auditadas.

Reporte de no conformidad Claro y preciso

Comprensible

Describe el problema

Explica el requisito

Referencia la evidencia


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CONTENIDO DEL REPORTE DE NO CONFORMIDAD

Área/Proceso

Hallazgo (evidencia objetiva)

Requisito incumplido

Firma

Clasificación


Evidencia objetiva

Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo

Nota.-La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de

la observación, medición, ensayo/prueba u otros medios.


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EJEMPLO 1: Departamento Producción bolas de acero

Turno de la Mañana

4 de 14 operarios fueron vistos no usando cascos ni zapatos de seguridad. Los cascos estaban disponibles a la entrada del área y los zapatos de seguridad habían sido asignados la semana anterior.

La Instrucción BA-P-01 clausula 5, requiere que todo el personal que entre al departamento de producción debe usar los cascos y zapatos de seguridad. La instrucción estaba claramente visible a la entrada del área.


CONTENIDO DEL REPORTE DE NO CONFORMIDAD

Área/Proceso

Hallazgo (evidencia objetiva)

Requisito incumplido

Firma

Clasificación


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ATENCIÓN

Sea cauteloso, no saque conclusiones apresuradas

Asegúrese de tener evidencia completa

Asegúrese de que su evidencia es acertada

Cuando dude, investigue

Identifique los puntos clave para siguientes investigaciones


Tomar Disposición Investigar CausaDeterminar Acción

Correctiva

Verificar Implementación

Verificar

Eficacia

No conformidad

Auditor Auditado


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c.- INFORME DE AUDITORÍA

Área auditada

Lugar y Fecha

Equipo de Auditoría

Participantes

Documentación aplicable

Objetivo , Alcance y Conclusiones

Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG

No conformidades y observaciones


Características de los Informes de auditoria

Los Informes pueden ser verbales o escritos.

Se reportan todos los resultados y no sólo las no

conformidades.

Los Informes agregan valor al Sistema de Gestión

Informe de acuerdo a los procedimientos de la

organización.


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Receptores de Informes Verbales

Auditados directos

Gerentes de área

Receptores de Informes escritos

Auditados directos

Gerentes de área

Otros auditores internos

Responsable del programa de auditorías

Representante de la gerencia

Alta gerencia


Características de calidad del Informe

Por su Forma

Conciso

Legible

Claro y entendible

Presentación adecuada

Por su Contenido

Informativo

Basado en hechos

Completo

Exacto y preciso


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Informe con prontitud

No lo deje para después

Nunca espere tener tiempo disponible, posteriormente

Prepare los Reportes de No conformidad , a la brevedad.

Informes entregados a tiempo agregan valor.


Contenido del Informe final

Alcance de la auditoria, objetivos y Criterio de Auditoria

Programa de auditoria, identificación de auditores

Resultados de auditoria incluyendo irregularidades

Evaluación del equipo auditor sobre cumplimiento de requisitos y

criterio de auditoria

Capacidad del Sistema en relación a los objetivos definidos

Resumen de la auditoria, incluyendo Observaciones y no

conformidades

Lista de distribución


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REPORTE FINAL

Reporte completo

Listas de verificación completas

Reportes de No Conformidad

Matriz de análisis (opcional)


d.- SEGUIMIENTO

Seguimiento de la implementación

Evidencias

Capacitación

Nuevos procedimientos

Cambios en la infraestructura

Nuevos registros

Seguimiento a la eficacia

No hay recurrencia de la NC, accidente o incidente


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Programación de

Auditoría

Asignación del

Equipo Auditor

Elaboración Plan de

AuditoríaListas de

Verificación

Difusión del Plan de

Auditoría

Reunión de Apertura

Evaluación de la

Documentación

Ejecución de la

Auditoría

Documentar los

hallazgos

Observaciones

Oportunidades

de Mejora

No Conformidades

Informe de Auditoría

y Reunión de Cierre

Existen N.C.

Procedimiento

Acciones Correctivas

Procedimiento

Acciones Preventivas

Op. Mejora

Observaciones

Seguimiento a las

Acciones

Eficaz

A

A

B

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Proceso de la Auditoría al SG

27/09/2013

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