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PROCUr' \DURIAGENERAL" LA NACION

RESOLUCION No.~ ,3 6 9 ~"..t de 200

( '2"0 DIC. 2007 )

Por medio de la cual se establece el trámite interno para el reconocimiento contablede las demandas en contra de la Procuraduría General de la Nacióny el cumplimiento de las sentencias judiciales, los laudos arbitrales

y las conciliack:nes a su cargo>

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACiÓN

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidasen los artículos 277 de la Constitución Poiftica, 7 numeral 7º del Decreto Ley 262 de

2000 y 176 Y siguientes del Código Contencioso Administrativo, y

CONSIDERANDO

Que en virtud de lo establecido en el artículo 7, numeral 7º del Decreto Ley 262del 22 febrero de 2000, corresponde al Pr!Jcurador General de la Nación, "Expedirlos actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesariospara el funcionamiento de la entidad V para el desarrollo de las funcionesatribuidas por la ley". "

Que de conformidad con las normas técnicas de la contabilidad pública, loshechos. que puedan llegar a afectar la situ~ ción financiera como las demandas, loslaudos arbítrales y lé~S conciliaciones en contra de la entidad, deben reconocersecontablemente, bien sea en cuentas de :>rden o pasivos estimados, de acuerdocon la evaluación del riesgo que determine la condena de la Procuraduría, segúnel estado del proceso o con base en metor ologías de reconocido valor técnico.

Que para tal propósito debe suministrase oportunamente al Grupo de Contabilidadde la División Financiera la información sobre las demandas, los laudos arbítralesy las conciliaciones extrajudiciales.

Que de acuerdo con lo normado en el artículo 4 de la Ley 87 de 1993, todaentidad, bajo la responsabilidad de sus directivos, debe implementarprocedimientos para la ejecución de los procesos, como uno de los elementosbásicos del sistema de control interno.

Que el Decreto No. 1537 de 2001, mediar.te el cual se reglamentó parcialmente laLey 87 de 1993, consagró en sus artículos 1 y 2 la importancia de la identificaciónde los procesos institucionales y la elaboración, adopción y aplicación de losmanuales de procedimientos para el desarrollo racional de la gestión de lasentidades y de cada una de sus depender:..;ias.

Que el inciso segundo del artículo 19 ci-31 Decreto No. 111 de 1996 (EstatutoOrgánico de Presupuesto), seña:a que ,os funcionarios competentes deberánadoptar las medidas conducentes ai pal; o de las sentencias en contra de losórganos respectivos, dei"ltm de los plazos ~'stablecidos para ello.

.1

Que el Decreto 768 de 1993, modificado por el Decreto 818 de 1994, consagra demodo expreso los requisitos que deben presentar los beneficiarios de condenasjudiciales a cargo de la Nación, a efectos de hacer efectivo su cumplimiento opago.

Que según lo previsto en el artículo 176 C.C.A., las autoridades a quienescorresponda la ejecución de una sentencia deberán dictar, dentro del término detreinta (30) días contados desde su comunicación, la resolución correspondiente,en la cual se adoptarán las medidas necesf-lrias para su cumplimiento.

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PROCU DURIAGENERAL DE LA NACION,.,

RESOLUCION No. ".3 6 9 ~_.!:t.' de 200( 2-0¡:0IC. 20D7- )

I

Que en términos de lo establecido en el í"nciso quinto del artículo 45 del DecretoNo. 111 de 1996, si transcurridos 20 días, contados desde la notificación del actoadministrativo que ordena el pago de las obligaciones derivadas de sentenciasjudiciales, el interesado no efectúa el cobro, las sumas a pagar se depositarán enla cuenta depósitos judiciales a órdenes del respectivo juez o el tribunal o a favorde él o los beneficiarios.

Que así mismo el inciso segundo del tirtículo 45 del Decreto 111 de 1996establece que será responsabilidad de dlda órgano defender los intereses delEstado, debiendo realizar todas las actuaciones necesarias en los procesos ycumplir las decisiones judiciales, para lo éual el jefe de cada órgano tomará lasmedidas conducentes.

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".

Que de conformidad con el artículo 15 del Decreto No. 2789 del 31 de agosto de2004, la Procuraduría General de la NaciÓn, como entidad en línea con' el Sistemade Información Integral Financiero SIiF Nación, efectúa el pago de susobligaciones directamente a los beneficiarios a través de dicho aplicativo conabono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada. En los casos queexpresamente determine el Comité de Seguridad del SIIF Nación, el pago seefectuará por medio de la figura del endoso al pagador de la entidad.

Que así las cosas, el Comité de Conciliación estimó pertinente adoptar elprocedimiento interno para el reconocimiento contable de las demandas en contrade la entidad y para el cumplimiento y pago de las sentencias judiciales, laudosarbitrales y conciliaciones, así como la definición de las actividades ydependencias responsables, con el propósito de armonizar al máximo los tiemposen que se ejecuta el procedimiento con los términos previstos en el ordenamientojurídico, y sobre todo con el fin de minimizar la causación y pago de interesesmoratorias con cargo al presupuesto público.

Que de ese modo igualmente se asegUra el cumplimiento efectivo de loslineamientos generales para la implementación del modelo estándar de controlinterno para el Estado colombiano MECI -1000:2005.

Que en mérito de lo anterior,

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PROCURADURIAGENERAL DE LA NACION

RESOLUCIONNdre3: 6 9 ~_,\,' de 200

( . '20 DIC. 2007 )

RESUELVE

ARTíCULO PRIMERO:Objeto.- La presente resolución tiene por objeto establecer elprocedimiento para el reconocimiento .~ontable y cumplimiento de sentenciasjudiciales, laudos arbitrales y conciliacione:Sa cargo de la Procuraduría General de laNación. I

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ARTICULO SEGUNDO: De la constituciÓn de responsabilidades contingentes.-La Oficina Jurídica informará mensualmente a la División Financiera, Grupo deContabilidad, las demandas, los laudos tarbítrales o los procesos de conciliaciónnotificados durante el mes, para constituir en la contabilidad las responsabilidadescontingentes. La información debe ser ,clasificada en civiles, laborales, penales,administrativas u obligaciones fiscales e indicar: nombres y apellidos o razón socialcompletos; número de identificación per$.onalo número de identificación tributaria;dirección que se obtenga del respectivo expediente; número y fecha de la demanda,conciliación o laudo arbitral; monto de las pretensiones económicas.

Parágrafo: Cuando la pretensión sea el pago de salarios, prestaciones sociales uotros emolumentos laborales, la Oficina Jurídica solicitará previamente su liquidaciónal Grupo de Nómina o a la Entidad, correspondiente. Esta información debeactualizarse y reportarse trimestralmente al Grupo de Contabilidad.

ARTICULO TERCERO: Del reconocimiento de pasivos estimados.-Mensualmente la Oficina Jurídica informará al Grupo de Contabilidad sobre los fallosdesfavorables para la Entidad para su contabilización como pasivo estimado,anexando copia del fallo, su liquidación actualizada y clasificando e indicando lainformación relacionada en el artículo 'anterior. Igualmente si mensualmente seproducen fallos favorables y se. tiene la certeza que estos son definitivos, debecomur.icarlo al grupo de Contabilidad para la reversión en las cuentas de orden.

,ARTICULO CUARTO: Modos en que se puede iniciar el procedimiento para elcumplimiento de sentencias judiciales, laudos arbitrales y conciliaciones.- Eltrámite administrativo para el cumplimiento de sentencias judiciales, laudos arbitralesy conciliaciones administrativas en la Procuraduría General de la Nación, tendráorigen a partir de la información y documentación aportada por el apoderado judicialde la Procuraduría o por la petición del be.neficiariode la condena o conciliación, o desu apoderado.

ARTíCULO QUINTO:Obligaciones del apoderado judicial de la Procuraduría.- Elapoderado de la Procuraduría General de la Nación en el correspondiente procesojudicial o arbitral, deberá efectuar las sigu¡~entesactividades:

1) Dentro de los tres (3) días siguientes a la ejecutoria de la providenciacondenatoria, laudo arbitral o auto aprobatorio de la conciliación, deberá solicitarla expedición de copia auténtica de la respectiva decisión, con constancia denotificación y ejecutoria, y certificación sobre el apoderado que haya obrado en elexpediente en representación de la parte accionante.

2) Dentro de lós tres (3) días siguientesa la expedición de las copias anteriormentedichas, deberá enviar tales soportes documentales al Jefe de la Oficina Jurídica,junto con la indicación del nombre completo del beneficiario de la condena y de su

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PROCURADURIAGENERAL DE LA NAelON

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RESOLUCION No. .~ 3 6 9 ~'.:.~'de 200( 2 Q DIC. 2007')

apoderado, el número de identificación de estos, dirección y teléfono, segúnconste en el respectivo proceso judicial o arbitral, con el propósito de que se surtael procedimiento establecido en el artículo séptimo de la presente resolución.

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ARTíCULO SEXTO: Requisitos que deben aportar los beneficiarios de lascondenas o conciliaciones judiciales, o sus apoderados.- En concordancia con loprevisto en los Decretos Nos. 768 de 1993 y 818 de 1994, los beneficiarios de lascondenas judiciales o arbitrales o de conciliaciones, o sus apoderados, deberánaportar los siguientes documentos: 1,

1) Solicitud de pago dirigida a la Proquraduría General de la Nación, en cuyocontenido se informe el nombre del d$mandante y del apoderado, documento deidentificación, dirección y teléfono dónde pueda notificarse cualquier actuaciónadministrativa adoptada por la entida~ en cumplimiento de la sentencia, laudo oacuerdo conciliatorio. .

2) Primera copia auténtica de la resp,ectiva providencia con la constancia denotificación, fecha de ejecutoria y que presta mérito ejecutivo, del acta deconciliación y del auto aprobatorio de la misma con constancia de notificación yfecha de ejecutoria.

3) Constancia del beneficiario de no haber presentado ninguna otra solicitud de pagopor el mismo concepto, manifestacióri que se entenderá hecha bajo la gravedaddel juramento.

4) Si se trata de un reintegro, y la sentencia cuyo cumplimiento se tramita permiteefectuar su compensación o descuento, o la jurisprudencia de las Altas Cortes asílo posibilita, deberá aportarse declaración 'del beneficiario rendida bajo lagravedad del juramento en la que se manifieste si se recibieron o no salarios oemolumentos de origen oficial durante el tiempo en que estuvo retirado de sutrabajo. En caso que la declaración .sea afirmativa, deberán precisarse fechas,entidades y cargos desempeñados cQn el Estado.

5) Si la solicitud de pago no la formula directamente el beneficiario de la condena ode la conciliación, se debe allegar poder especial dirigido a la ProcuraduríaGeneral de la Nación, otorgado con los requisitos legales, con facultad expresapara recibir si fuere del caso.

6) Diligenciar el Formulario Beneficiario Cuenta con la información sobre el nombredel beneficiario de la condena, identificación, banco, tipo y número de cuenta yallegar certificación sobre: número, titularidad y vigencia de la respectiva cuentabancaria donde deba efectuarse la 1consignación del monto de la condena uobligación a pagar. f

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ARTíCULO SÉPTIMO: Recepción de lá documentación y trámite subsiguiente.-Será la Oficina Jurídica la dependencia éncargada en todos lós casos de recepcionary revisar la documentación correspondiente. Una vez dicha oficina reciba lossoportes documentales previstos en los artículos quinto y sexto de la presenteresolución, según el caso, deberá realizar de modo inmediato las siguientesactividades:1) Si lo ordenado es un reinte~;o. rP.mitirá la copia del fallo a la Secretaría General -

División de Gestión HLlm:':inápYá qlJf~l.n ei plazo máximo de tres (3) días prepareel respectivo proyecto de acto p¿ua la¡firma del nominador.

2) Si la decl~raGión a que se ref¡e~'.3.e! ,'Iumeral cuarto del anterior artículo esafirmativa, solicitará certificéición a la~(mtidad o entidades que corresponda sobre

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RESOLUCION No. 1: ~ 3 6 9 ~.~ de 200( ~- )

2 O me. 2007\

las fechas, cargos desempeñados y salarios percibidos por el demandante, aefectos de que el Grupo de t:Jómina haga los cruces y descuentoscorrespondientes, de acuerdo con la osición que al respecto fije la jurisprudenciade las Altas Cortes.

3) Si la condena consiste en reconocimLnto y pago de sumas de dinero, solicitará al•Grupo de Nómina que expida las certificaciones sobre salarios que correspondanal beneficiario, si es del caso, efectué la liquidación de la condena de conformidadcon los artículos 176, 177 Y 178 del Código Contencioso Administrativo y solicitela expedición del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, según losvalores que arroje la liquidación.

4) Enviará comunicación a la División: Financiera, a efectos de que solicite a laDirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- certificación sobreeventuales deudas fiscales del demafldante, en los términos y para los efectos dela Ley 344 de 1996 y del Decreto 2126 de 1997.

5) Cuando la sentencia condenatoria imponga a la Procuraduría el pago de salarios,prestaciones u otros emolumentos laborales a favor de un servidor o ex servidorde otra entidad, causados durante el~tiempoen que este haya estado retirado delservicio como consecuencia de una' sanción disciplinaria, deberá oficiar a dichaentidad con el propósito que se remita la información pertinente, tal como la fechade reingreso y la liquidación de los ;~alores a cancelar o los datos básicos paraproceder a liquidarlos. ~

6) Informará al demandante y a su ~apoderado sobre la iniciación del trámiteadministrativo de pago, con el fin ae que alleguen a la entidad, en un plazomáximo de treinta (30) días calendario, los soportes documentales para elcumplimiento de la sentencia, con' la advertencia de que si se abstienen dehacerlo, o no los aportan en debida forma, las sumas a pagar se depositarán en lacuenta de depósitos judiciales a órdenes del respectivo juez o tribunal queconoció del proceso.

7) Una vez cuente con la respectiva liquidación de la condena y con los soportespresentados por el demandante o su apoderado, en debida forma, proyectarápara la firma del ordenador del gasfla correspondiente resolución, disponiendoel pago a la cuenta bancaria según lo solicitado por los interesados.

8) Si por el contrario los beneficiarios de la sentencia, laudo o conciliación no hanconcurrido a presentar los requisitos para el pago de la condena o acuerdoconciliatorio, vencido el término concedido 'para aportarlos, procederá a proyectarla resolución de pago disponiendo el depósito judicial por parte de la DivisiónFinanciera, en el evento en que ello fljere procedente.

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ARTíCULO OCTAVO: Trámite en caso de reintegro.- Cuando la orden judicial queimparta el juez de la causa en la sentencia a cumplir consista en el reintegro al cargode un ex servidor de la Procuraduría, junto con el pago de salarios y emolumentosdejados de percibir, se deberá proceder de la siguiente forma:

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1) La Oficina Jurídica remitirá a la Secretaria General - División de Gestión Humanalos antecedentes respectivos, a fin de que se proyecte el correspondiente acto de

1reintegro para la firma del Procurado~General.

2) Una vez se notifique dicho acto admrhistrativo, y el beneficiario de la sentencia sehaya reinfegrado en el empleo, la! División de Gestión Humana enviará lossoportes documentales, junto con la opia del acto de reintegro y la constancia de

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Parágrafo: En tratándose del reconocimiento y pago de salarios y emolumentos deorden laboral, provenientes de una orden judicial de reintegro, deberá tenerse encuenta lo ordenado en la sentencia que ~e cumple y la posición que al respecto seasuma en la Jurisprudencia de las Altas Gortes sobre la posibilidad de descontar losvalores que el beneficiario de la sentenda haya podido percibir en desarrollo dealguna relación laboral con el Estado, ejercida durante el lapso comprendido entre suretiro de la Procuraduría y su reintegro a la misma.

.', ..ARTICULO NOVENO: Solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal yelaboración de la liquidación de la condena.- Corresponde al Grupo de Nómina,bajo la responsabilidad de su Coordinador, la liquidación de la condena y la solicituddel Certificado de Disponibilidad Presupu~stal (CDP) a la División Financiera. Paraello, deberá remitir el proyecto de liquidación al contador de la Secretaría Generalcon el fin de que se revise previamente a la solicitud de la disponibilidad presupuestalUna vez lo anterior, y recibido los corresp'::ndientes CDP remitirá dichos documentosen medio físico y magnético a la Oficina JJrídica mediante oficio.

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~~~de 200)

PROCURADURIAGENERAL DE LA HACION

RESOLUCION No. ~ 3 6 9('l.,' JI

2 O~DIC. 2007reingreso, al Grupo de Nómina, con el "bjeto de que surta el trámite de liquidaciónde la condena y solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

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ARTíCULO DÉCIMO: Verificación de los aspectos financieros del ActoAdministrativo.- La Oficina Jurídica renlitirá al Jefe de la División Financiera lossoportes documentales y el proyecto de acto administrativo para la revisión en susaspectos financieros, presupuestales y ,de tesorería. Una vez lo anterior, dichaDivisión los enviará de inmediato a la $ecretaría General para la suscripción delrespectivo acto administrativo, su comuni~ación y el cumplimiento de lo allí ordenado.

".kARTíCULO DÉCIMO PRIMERO: Pago.- En firme el acto administrativo, la SecretaríaGeneral remitirá copia de este y sus soportes a la División Financiera para querealice el registro presupuestal del compromiso, la 'contabilización del pasivo real, y eltrámite de pago al demandante o a su apoderado, o mediante depósito judicial,

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según fuere del caso. .

ARTíCULO DÉCIMO SEGUNDO: Acción de Repetición.- La División Financiera, encumplimiento del artículo 12 del Decreto ~214 de 2000, al día siguiente del pago totalde una condena, laudo o conciliación adrninistrativa, remitirá el acto administrativo ysus antecedentes al Comité de Concilia'Ciónpara que en el término previsto en lamisma norma adopte la decisión motivaqa de iniciar o no la acción de repetición, einformará al apoderado de la entidad par~ que presente el estudio pertinente.

ARTíCULO DÉCIMO TERCERO: Conformación de expediente interno.- Con cadauno de los soportes documentales all,egados a la entidad para el trámite decumplimiento y pago de una sentencia judicial, laudo arbitral o conciliaciónadministrativa, se conformará un expediente interno el cual deberá reposar en sutotalidad en las dependencias de la' Tesorería, luego de haberse efectuado sucumplimiento o pago, sin perjuicio de las copias que la Secretaría General deberátomar con destino al Grupo de Hojas de Vida cuando sea del caso.

" ItARTICULO DECIMO CUARTO: La OfiCina Jurídica coordinará con el Grupo deNómina y la División Financiera las cprrecciones o adiciones solicitadas por el

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PUBlíQUESE, COMUNíQUESE Y CÚMPLASE

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, l.cJEDGARDO J SÉ MAYA VI LAZÓN

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PROCU DURIAGENERAL DE LA HACIOH

RESOlUCION No. ~ 3 6 9 ~.'~ipe200( '2 O me. 2007 )"

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Expedida en Bogotá D.C., a los 2 O U\C. 2001

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ARTíCULO DÉCIMO QUINTO: El p~esente acto rige a partir de la fecha de su

publicación.

Ordenador del Gasto. Para este propósito el Jefe de la Oficina Jurídica designará aun asesor, quien será el responsable de la coordinación entre los distintos servidorespúblicos que ejercen la defensa judicial de la entidad, así. como de promover yadelantar las actividades necesarias p~lra el cumplimiento del presente acto.

Proyectó: S ía eneralf.J'Revisó: O icí J rídica K'>:.

Comite e concilia";;(pn