Gestion de Alcance

Definición e Implantación de Metodologías de Gerencia de Proyectos

PROCESO GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos requeridos para definir y controlar el alcance del proyecto: lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.

Creando un plan de gestión del alcance que documente cómo será definido, verificado y controlado el alcance del proyecto.

Desarrollando una declaración del alcance detallada. Subdividiendo los principales entregables del proyecto en tareas más pequeñas

y componentes más manejables. Formalizando la aceptación del alcance del proyecto. Controlando los cambios al alcance del proyecto.

1. PLANEACIÓN DEL ALCANCE

La planeación del alcance es el proceso de elaborar y documentar progresivamente el trabajo del proyecto.

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la planeación del alcance del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

Proceso Gestion Alcance del Proyecto Pág. 1 de 10

Planeación del Alcance Definición del Alcance Verificación del Alcance

Gestión del AlcanceDel Proyecto

Control del Alcance

CreaciónEstructura Detallada

de Trabajo

Planeación del

Alcance

•Carta del proyecto

•Declaración preli-minar del alcance

• Ficha EBI• Proyecto de Inver-

sión• Plan Contractual

• Plan del proyecto

•Plan Gestión delalcance del proyecto

Insumos Salidas


INSUMOS

Carta del Proyecto: Es el documento que autoriza formalmente un proyecto. Incluye las necesidades del negocio que orientan la ejecución del proyecto y la descripción del producto que será entregado al terminarlo.

Declaración preliminar de Alcance: La declaración del alcance es la base para la identificación de los objetivos del proyecto y de los entregables del proyecto y debe ser validado con el nivel superior dentro de la estructura jerárquica del proyecto.

Ficha EBI: Contempla las características y funciones especificas a considerar para la entrega del producto final.

Proyecto de Inversión: Proporciona una guía en el desarrollo y planeación del alcance del proyecto.

Plan Contractual: Proporciona una guía en el desarrollo y planeación del alcance del proyecto.

Plan del Proyecto: Proporciona una guía en el desarrollo y planeación del alcance del proyecto.

Es importante también considerar otros insumos para la planeación del alcance como los procesos organizacionales existentes (políticas, procedimientos e información histórica) y factores ambientales organizacionales (cultura, infraestructura, políticas de personal, condiciones del mercado).

TÉCNICAS PARA LA PLANEACIÓN DEL ALCANCE

La guía del juicio de expertos de interesados en el proyecto y del Gerente de Proyectos, así como plantillas y formatos existentes, permiten el desarrollo del plan de gestión del alcance del proyecto.


Planeación delAlcance

• Carta del Proyecto• Declaración preliminar del Alcance• Ficha EBI• Proyecto de Inversión• Plan Contractual• Plan del proyecto


SALIDAS

Plan de Gestión del Alcance del Proyecto: Este documento describe cómo será definido, documentado, verificado, manejado y controlado el alcance del proyecto y cómo serán integrados los cambios de alcance en el proyecto.

2. DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Realizar una definición detallada del alcance del proyecto es muy importante para la posterior identificación, definición y construcción de los entregables del proyecto. A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la definición del alcance del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

INSUMOS


Planeación delAlcance

• Plan Gestión del Alcance del Proyecto

Definición delAlcance

• Carta del proyecto• Declaración preliminar del alcance• Plan de gestión del alcance• Requerimientos de Cambios aprobados

Definicióndel

Alcance

•Alcance del proyecto

• Requerimientos de` cambios

•Plan gestión delAlcance actualizado

Insumos Salidas

•Carta del proyecto

•Declaración preli-minar del alcance

•Plan gestión delAlcance

`•Requerimientos deCambios aprobados


La carta del proyecto, la declaración preliminar del alcance y el plan de gestión del alcance fueron explicados con anterioridad.

Requerimientos de cambios aprobados. Los cambios aprobados pueden generar cambios en el alcance del proyecto.

TÉCNICAS PARA LA DEFINICIÓN DEL ALCANCE

Los componentes constitutivos de los entregables se deben describir en términos de resultados tangibles y verificables para facilitar la medida del desempeño.

SALIDAS

Alcance del Proyecto: Describe en detalle los entregables del proyecto y el trabajo requerido para crearlos, como también los principales objetivos del proyecto.

Producto Servicio

Descripción Efecto

ImpactoTipo

Fase

Supuestos o premisas del Proyecto

Descripción Fase Riesgo

Justificación del Proyecto: Describa brevemente la justificación del producto

De Tiempo De Calidad Técnicos

Descripción Objetivos del Proyecto

De Negocio Métrica Objetivo

DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO (nombre)

Descripción del producto o servicio a prestar: Describa brevemente el producto o servicio

Entregables del Proyecto

Criterios de aceptación del producto: Describa los criterios definidos para la aceptación del producto

Condiciones de Entregables Especificaciones de EntregablesNecesidades

De Costos

Requerimientos del Proyecto

Descripción Fase Formato y/o Documentación ResponsableTipo

Interesados Expectativas

Elaborado por :

Observaciones y/o recomendaciones :

Restricciones del Proyecto


Definición delAlcance

• Alcance del proyecto• Requerimientos de cambios• Plan gestión del Alcance actualizado


Requerimientos de cambios. Que afecten el plan del proyecto y los planes subsidiarios pueden generarse durante la definición del alcance del proyecto.

Alta ___ Media ___ Baja ___ Crítico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___

Observaciones y/o recomendaciones :

Fecha Decisión Autorizador

Escriba el nombre de la persona originadora del cambio

Fecha Implementación (en caso de

aprobación)

Trámite de autorización del requerimiento

Aprobado Rechazado Postergado

Esfuerzo de trabajo

Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento

REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS

Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio

Fecha solicitud del cambio:Originador del cambio:

Escriba la fecha de solicitud del cambio (DD-MM-AA)

Elaborado Por:

OtrasProyecto CronogramaCostos Entregables

Descripción del cambio : Describa brevemente el requerimiento de cambio

Razón del cambio : Describa brevemente las razones principales del cambio

Plan de gestión del alcance actualizado. Puede requerir actualizaciones como resultado de la definición del alcance.

3. CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO

La definición del alcance involucra la subdivisión de los principales entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables para:

Mejorar la exactitud en los estimativos de costos, duración y recursos Definir una línea base para la medición y el control del desempeño Facilitar la asignación de responsables

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la creación de la estructura detallada de trabajo y las salidas generadas en el proceso.

INSUMOS


CreaciónEstructura

Detallada deTrabajo

• Alcance del pro-yecto

• Plan gestión delAlcance

• Requerimientosde cambios

•Actualizaciones•Estructura detalla-da de trabajo

•Diccionario Estructura deta-llada de trabajo

•Línea base delalcance

•Requerimientosde cambios

Insumos Salidas

Creación EstructuraDetallada de

Trabajo

• Alcance del proyecto• Plan gestión del Alcance• Requerimientos de cambios


El alcance del proyecto, el plan de gestión del alcance y los requerimientos de cambios ya fueron tratados con anterioridad.

Es importante también considerar como insumos para la creación de la estructura detallada de trabajo los factores ambientales organizacionales existentes (cultura, infraestructura, políticas de personal, condiciones del mercado).

TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE LA ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO

La descomposición involucra subdividir los principales entregables del proyecto en subentregables más pequeños, componentes más manejables hasta que los entregables sean definidos con suficiente detalle para soportar el desarrollo de las actividades del proyecto

SALIDAS

Actualizaciones: Como resultado de la aprobación de requerimientos de cambios en el proceso de la creación de la estructura detallada de trabajo, se deben actualizar el alcance del proyecto y el plan de gestión del alcance.

Estructura detallada de trabajo: Es una agrupación de los componentes del proyecto orientado a los entregables que organiza y define el alcance total del proyecto.


Creación EstructuraDetallada de

Trabajo

• Actualizaciones• Estructura detallada de trabajo• Diccionario Estructura detallada

de trabajo• Línea base del alcance• Requerimientos de cambios

Ejemplo

Proyecto 1

Hardware 1.1

Software1.2

Liberación1.3

Diseño 1.1.1

Construcción1.1.2

Pruebas1.1.2.1

Diseño 1.2.1

Documentos1.2.1.2

Desarrollo1.2.2

Pruebas1.2.2.2

Diseño 1.3.1

Instalación1.3.2

Pruebas1.3.2.1

EjemploProyecto 1

Hardware 1.1

Software1.2

Liberación1.3

Diseño 1.1.1

Construcción1.1.2

Pruebas1.1.2.1

Diseño 1.2.1

Documentos1.2.1.2

Desarrollo1.2.2

Pruebas1.2.2.2

Diseño 1.3.1

Instalación1.3.2

Pruebas1.3.2.1


Diccionario estructura detallada de trabajo: Las descripciones de los componentes de trabajo se recolectan en un diccionario que incluye descripciones de los paquetes de trabajo e información de planeación tal como actividades del cronograma, presupuesto de costos y asignaciones de personal.

Código Identificación Componente

Descripción Componente

Declaración de trabajo

ResponsablePuntos de

VerificaciónRequerimientos de

calidadReferencias

técnicas

Lista de Actividades Asociados

Recusos Requeridos

Costos Estimados

Realizado por:

Observaciones :

Diccionario Estructura Detallada de Trabajo

Línea base del alcance: El alcance aprobado del proyecto junto con la respectiva estructura detallada de trabajo y el diccionario asociados, son la línea base del alcance para el proyecto

Requerimientos de cambios: La creación de la estructura detallada de trabajo puede generar requerimientos de cambios en el alcance del proyecto y sus componentes.

4. VERIFICACIÓN DEL ALCANCE

Consiste en la aceptación del alcance por parte de los interesados en el proyecto.

A continuación se presenta un esquema gráfico de la verificación del alcance y las salidas generadas en el proceso.


Verificación Del

Alcance


•Diccionario de laestructura detalla-da de trabajo

•Plan gestión del Alcance

•Entregables

• Entregables

• Acciones Correc-tivas


Insumos Salidas


INSUMOS

El alcance del proyecto, el diccionario de la estructura detallada de trabajo y el plan de gestión del Alcance fueron tratados con anterioridad en el presente documento.

Entregables: Que hayan sido completados total o parcialmente como resultado de la definición del alcance.

RealizaciónRevisión Calidad

Entrega Aceptación

Relacione los entregables que deben suministrarse durante

el proyecto

Identifique y relacione la fase del proyecto en la que debe ser

considerado

Describa brevemente las especificaciones de cada

entregable

Identifique los criterios de aceptación para los

entregables del proyecto

Escriba el nombre de la persona responsible de

la elaboración del entregable

Escriba la fecha de realización del

entregable

Escriba la fecha de revisión de calidad

del entregable

Escriba la fecha máxima de entrega

del entregable

Escriba la fecha máxima de

aceptación del entregable

Realizado por:

Observaciones :

Lista de EntregablesFechas de controlNombe del

EntregableFase

Descripción del Entregable

Criterios de Aceptación

Responsable

TÉCNICAS PARA LA VERIFICACIÓN DEL ALCANCE

Las revisiones, auditorias y/o seguimientos incluyen actividades como realizar mediciones, exploraciones y pruebas para determinar si los resultados están conformes a los requerimientos.

SALIDAS

Entregables: El proceso de verificación del alcance documenta los entregables que han sido aceptados.


Verificación delAlcance

• Alcance del proyecto • Diccionario de la estructura detallada

de trabajo• Plan gestión del Alcance• Entregables

Verificación delAlcance

• Entregables • Acciones Correctivas• Requerimientos de cambios


Acciones correctivas: Que deban seguirse como resultado de la verificación del alcance del proyecto.

Requerimientos de cambios: Que resulten de la verificación del alcance deben ser documentados y procesados.

5. CONTROL DEL ALCANCE

El control de cambios del alcance tiene que ver con influenciar los factores que crean los cambios del alcance para asegurar que los cambios son acordados, determinar que el alcance ha cambiado y administrar los cambios cuando ocurran.

A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para el control del alcance del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

INSUMOS

El alcance del proyecto, el diccionario de la estructura detallada de trabajo y el plan de gestión del alcance fueron explicados con anterioridad en el presente documento.

Reportes de desempeño: Proveen información sobre el desempeño del alcance, tales como los entregables provisionales que han sido entregados y los que todavía no.


Control delAlcance


•Diccionario de laestructura detalla-da de trabajo

•Plan gestión del Alcance

•Reportes de desempeño

• Requerimientosde cambios apro-bados

• Actualizaciones

• RecomendacionesAcciones correc-tivas


Insumos Salidas

Control delAlcance

• Alcance del proyecto • Diccionario de la estructura detallada

de trabajo• Plan gestión del Alcance• Reportes de desempeño• Requerimientos de cambios aprobados


Requerimientos de cambios aprobados Los cambios impactan el alcance del proyecto ya que pueden requerir expandirlo o reducirlo.

TÉCNICAS PARA EL CONTROL DEL ALCANCE

Un control de cambios del alcance define los procedimientos para los cuales se puede cambiar el alcance del proyecto. Incluye el trabajo administrativo, los sistemas de seguimiento, y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios.

SALIDAS

Actualizaciones: El control del alcance puede requerir actualizaciones sobre:

Alcance del proyecto Estructura detallada de trabajo Diccionario de la Estructura detallada de trabajo Línea base del alcance El Plan del proyecto

Recomendaciones de Acciones correctivas. Para lograr lo que se espera del proyecto a futuro, en línea con el plan del proyecto.

Requerimientos de cambios. Los cambios en el alcance generalmente requieren ajustes a los costos, tiempos, calidad, u otros objetivos del proyecto.


Control delAlcance

• Actualizaciones• Recomendaciones Acciones correctivas• Requerimientos de cambios

Documents

Gestion de Alcance