Gestión de Proyectos

Juancarlos Landaure Olavarra, PMP 1

PROJECT MANAGEMENT

Juancarlos Landaure, [email protected]

OBJETIVOS DEAPRENDIZAJEOBJETIVOS DEAPRENDIZAJE

Objetivo de la Unidad de Aprendizaje I: Introduccin a la Direccinde ProyectosAl finalizar la unidad de aprendizaje, el alumno identifica claramente losgrupos de procesos y las reas de conocimiento de la gestin deproyectos, as como su entorno a fin de que contribuya al xito en eldesarrollo de los proyectos de la empresa.

Objetivos especficos de la sesin: Mostrar una visin general de Gestin de Proyectos bajo enfoques

internacionales. Definir un proyecto. Explicar la triple restriccin de un proyecto. Identificar las funciones y habilidades de Project Manager Identificar la interaccin entre la organizacin y Gestin de Proyectos Clasificar los Grupos de Procesos y las reas de Conocimiento. Disear el acta de constitucin del proyecto. Identificar y clasificar a los interesados del proyecto.


ACTIVIDAD DE MOTIVACINACTIVIDAD DE MOTIVACIN


MEGAPROYECTOS ENLATINOAMERICA

Cules son losmega proyectosen susciudades?

Fuente:PMNetwork Aug.2014


PROJECT MANAGEMENT:ENFOQUES

PROJECT MANAGEMENT:ENFOQUES

Enfoque tradicional: identifica una secuencia de etapas. PRINCE2 (Proyectos en ambientes controlados): enfocado o la

definicin y entrega de los productos: orientada a la salida. Gestin de la Cadena Crtica de Proyectos (CCPM): incertidumbre y

limitada disponibilidad de recursos. Teora de Restricciones (TOC):aumentar el flujo de proyectos en la organizacin (throughput).

Gestin Basada en Procesos: utiliza modelos de madurez. Agile Project Management: una visin de proceso de la colaboracin

humana. Software: SCRUM. Lean Project Management: usa manufactura esbelta (minimiza

desperdicios) Extreme Project Management: utiliza modelos complejos y la

programacin extrema de gran escala, incierto y proyectos complejos. Gestin de Realizacin de Beneficios (BRM): se centra en los

resultados (beneficios) en lugar de productos o salidas. International Project Management Association (IPMA): Suiza

PROJECT MANAGEMENTPROJECT MANAGEMENT

Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas ytcnicas a las actividades del proyecto para satisfacer susrequerimientos.

Gerenciar proyectos incluye: Identificar requerimientos Establecer objetivos claros y alcanzables Balancear demandas de calidad, alcance, tiempo y costo Adaptar especificaciones, planes y enfoques a diferentes

preocupaciones y expectativas de los actores El gerente de proyecto es el responsable por alcanzar los objetivos del

proyecto Project management es un enfoque gerencial a la gerencia de

proyectos y a algunas operaciones continuas: Gerencia por proyectos.

Juancarlos Landaure Olavarra, PMP 5VIDEO: QU ES LA GERENCIA DE PROYECTOS?

Arq. Juancarlos Landaure Olavarra, PMP 6

PMBOKPMBOK

Project Management Body of Knowlegde:suma de conocimientos dentro de laprofesin de gerencia de proyectos

Gua del PMBOK: el propsito es identificarlo que es generalmente reconocido comobuenas prcticas.

Proporciona un panorama general Los conocimientos y prcticas descritos son

aplicables a la mayora de proyectos lamayor parte del tiempo.

Acuerdo general de que la correctaaplicacin de las tcnicas mejorarn lasposibilidades de xito del proyecto.

Provee un lxico comn Provee una referencia para todos los

interesados en la gerencia de proyectos


PROYECTOPROYECTO Un proyecto es un esfuerzo temporal

que se lleva a cabo para crear unproducto, servicio o resultado nico ycuya elaboracin es gradual. Adiferencia de las operaciones que soncontinuas y repetitivas, los proyectosson temporales y nicos.

Los proyectos son una forma deorganizar actividades que no pueden sertratadas dentro de los lmites operativosnormales de la organizacin, por lo quefrecuentemente se usan como unaforma de lograr el plan estratgico de laorganizacin.


TRIPLE RESTRICCINTRIPLE RESTRICCIN

Los gerentes del proyecto hablan de la triple restriccin (alcance,tiempo y costos) cuando se gestionan los requisitos de un proyecto.La calidad se ve afectada por el equilibrio de estos 3 factores.

CALIDADALCANCE

E

E1

E1.1 E1.2

E2

E2.1 E2.2 E2.3

E3

E3.1 E3.2


GRUPOS DE PROCESOS DE LAGERENCIA DE PROYECTOS

GRUPOS DE PROCESOS DE LAGERENCIA DE PROYECTOS

Segn el PMBOK en su 5ta edicin la Gerencia de Proyectos secompone de 5 grupos de procesos distribuidos en 47 procesos en las10 reas de conocimiento. Cada proceso tiene una serie de entradas,herramientas y tcnicas, y salidas.

Procesos deIniciacin

Procesos dePlanificacin

Procesos deEjecucin

Procesos deCierre

Procesos deSeguimiento y Control

PROJECT MANAGEMENT:REAS DE CONOCIMIENTOPROJECT MANAGEMENT:

REAS DE CONOCIMIENTO


INTEGRACININTEGRACIN

TIEMPOSTIEMPOS

COSTOSCOSTOS

ALCANCEALCANCE CALIDADCALIDAD

RR. HH.RR. HH.

COMUNICACIONESCOMUNICACIONES

RIESGOSRIESGOS

ADQUISICIONESADQUISICIONES

INVOLUCRADOSINVOLUCRADOS


ROL DEL GERENTE DEPROYECTOS

ROL DEL GERENTE DEPROYECTOS

Responsabilidades y competencias: Conocimiento: Desempeo: Personal: actitud, proactividad, personalidad, integracin.

Habilidades interpersonales: Liderazgo Formacin de equiposMotivacin Comunicacin Toma de decisiones Conciencia poltica y cultural Negociacin Construccin de confianza Gestin de conflictos Coaching


ESTRUCTURA ORGANIZACIONALY PROYECTOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONALY PROYECTOS

La estructura organizacional frecuentemente limita la disponibilidad derecursos, y vara desde una estructura funcional hasta una orientada aproyectos, con diversas estructuras matriciales en el medio.

EstructuraorganizacionalCaractersticas

del proyecto

Funcional Matricialdbil

Matricialequilibrada

Matricialfuerte

Orientadaa

proyectos

Autoridad delgerente de proyecto

Poca oninguna

limitada Baja amoderada

Moderada aalta

Alta o casi total

Disponibilidad derecursos

Poca oninguna

limitada Baja amoderada

Moderada aalta

Alta o casi total

Quin controla elpresupuesto delproyecto

Gerentefuncional

Gerentefuncional

combinacin Gerente delproyecto

Gerente delproyecto

Rol del gerente delproyecto

Dedicacinparcial

Dedicacinparcial

Dedicacincompleta

Dedicacincompleta

Dedicacincompleta

Personaladministrativo de lagerencia de proyectos

Dedicacinparcial

Dedicacinparcial

Dedicacinparcial

Dedicacincompleta

Dedicacincompleta


STAKEHOLDERS (ACTORES)STAKEHOLDERS (ACTORES)

Todos aquellos cuyos intereses se ven afectados positiva onegativamente por el proyecto.Gerente y equipo de direccin de proyectoPatrocinador: financia el proyectoClienteBeneficiariosBancos y Entidades FinancierasGobierno CentralGobierno LocalONGsConcesionarios de Servicios PblicosProveedores


CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:ejemplo: Proyecto inmobiliario

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO:ejemplo: Proyecto inmobiliario% c

omple

tado

FactibilidadFormulacinEstudios deFactibilidadDiseoestratgico yaprobacin

Fase I

Decisin deinicio delproyecto

100%

Fase II Fase III Fase VDiseoDiseo bsicoCostocronogramaTrminoscontractualesPlanif. detallada

ConstruccinManufacturaEntregaObra civilInstalacin

ImplementacinPrueba finalSaneamientoCierre

Asignacin delos contratosprincipales Instalacincompleta

Totalmenteoperativo

ComercializacinPromocinPreventasVentasPostventa

Fase IV


CICLO DE VIDA DEL PROYECTO YCICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO YCICLO DE VIDA DEL PRODUCTO

FASEINICIAL

FASESINTERMEDIAS

FASEFINAL

IDEA OPERACIONES

PLAN DENEGOCIOS

PRODUCTO

MEJORAMIENTO

CICLO DEVIDA DEL

PROYECTO

CICLO DEVIDA DEL

PRODUCTO


GRUPO DE PROCESOS DE INICIOGRUPO DE PROCESOS DE INICIO

1. Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto2. Identificar a los interesados

GRUPO DE PROCESOS DEPLANIFICACIN

GRUPO DE PROCESOS DEPLANIFICACIN

1. Desarrollar el Plan para laDireccin del Proyecto

2. Planificar la Gestin del Alcance3. Recopilar requisitos4. Definir el Alcance5. Crear la WBS / EDT6. Planificar Gestin del

Cronograma7. Definir las Actividades8. Secuenciar las actividades9. Estimar recursos de las

actividades10. Estimar duracin de las

actividades11. Desarrollar el cronograma12. Planificar la gestin de los costos13. Estimar los costos14. Determinar el presupuesto

15. Planificar la gestin de calidad16. Planificar la gestin de RR.HH.17. Planificar la gestin de

comunicaciones18. Planificar la gestin de los

riesgos19. Identificar los riesgos20. Realizar anlisis cualitativo de

riesgos21. Realizar anlisis cuantitativo de

riesgos22. Planificar respuesta a los

riesgos23. Planificar gestin de

adquisiciones24. Planificar gestin de

interesados



GRUPO DE PROCESOS DEEJECUCIN

GRUPO DE PROCESOS DEEJECUCIN

1. Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto2. Realizar el aseguramiento de calidad3. Adquirir el equipo del proyecto4. Desarrollar el equipo del proyecto5. Dirigir el equipo del proyecto6. Gestionar las comunicaciones7. Efectuar las adquisiciones8. Gestionar la participacin de los interesados


GRUPO DE PROCESOS DESEGUIMIENTO Y CONTROLGRUPO DE PROCESOS DE

SEGUIMIENTO Y CONTROL

1. Monitorear y controlar el trabajo del proyecto2. Realizar el control integrado de cambios3. Validar el alcance4. Controlar el alcance5. Controlar el cronograma6. Controlar los costos7. Controlar la calidad8. Controlar las comunicaciones9. Controlar los riesgos10.Controlar las adquisiciones11.Controlar la participacin de los interesados


GRUPO DE PROCESOS DECIERRE

GRUPO DE PROCESOS DECIERRE

1. Cerrar el proyecto o fase.2. Cerrar las adquisiciones

Total de procesos Procesos de Inicio: 2 Procesos de Planificacin: 24 Procesos de Ejecucin: 8 Procesos de Seguimiento y Control: 11 Procesos de Cierre: 2

Total: 47

DESARROLLAR ACTA DECONSTITUCIN DEL PROYECTO



1. Enunciado del trabajo

Salidas XXXXXXXX1. Acta de constitucindel proyecto

Herramientas yTcnicas1. Juicio de expertos2. Tcnicas de facilitacin

Entradas

del proyecto2. Caso de negocio3. Acuerdos4. Factores ambientales dela empresa5. Activos de los procesosde la organizacin




Desarrollar un documento que autorizaformalmente la existencia de un proyecto yotorga al director del proyecto la autoridadpara asignar los recursos de la organizacin alas actividades del proyecto.

Beneficio clave: inicio y lmites definidos delproyecto, creacin de un registro formal y elestablecimiento de una manera para que ladireccin general acepte y se comprometa conel proyecto.

El patrocinador debe ser el que redacte el actade constitucin y debe tener el nivel adecuadopara financiar y asignar recursos, aunque eldirector del proyecto puede participar en suelaboracin.


SALIDA


SALIDA


Propsito o justificacin del proyecto Objetivos medibles del proyecto Requisitos de alto nivel Supuestos y restricciones Descripcin de alto nivel del proyecto Riesgos de alto nivel Resumen del cronograma de hitos Resumen de presupuesto Lista de interesados Requisitos de aprobacin del proyecto Director del proyecto asignado Nombre y nivel de autoridad del patrocinador

IDENTIFICAR A LOSINTERESADOS DEL PROYECTO



Salidas XXXXXXXX1. Registro deinteresados.

Herramientas yTcnicas1. Anlisis de interesados2. Juicio de expertos3. Reuniones

Entradas XXXXXXXXXX1. Acta de constitucindel proyecto2. Documentos de lasadquisiciones3. Factores ambientalesde la empresa4. Activos de losprocesos de laorganizacin




Identificar a las personas, grupos uorganizaciones cuyos intereses se venafectados por la ejecucin de lasactividades del proyecto.

Analizar y documentar informacinrelevante sobre sus intereses,participacin, interdependencias,influencia y posible impacto en elproyecto.

Analizar el impacto o apoyo potencialde cada interesado y clasificarlos

Evaluar el modo en que losinteresados clave pueden reaccionar oresponder en diferentes situaciones. Matriz de poder / inters

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOSSALIDAS: Registro de interesados

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOSSALIDAS: Registro de interesados


Informacin de identificacin: nombre,puesto en la organizacin, ubicacin, rol enel proyecto, informacin de contacto.

Informacin de evaluacin: requisitosprincipales, expectativas principales,influencia potencial en el proyecto, fase delciclo de vida con el mayor inters.

Clasificacin de interesados: interno /externo; partidario / neutral / reticente.

REFLEXIONES Y CONCLUSIONESREFLEXIONES Y CONCLUSIONES

Gestin de proyectos: enfoque internacional, cualquier proyecto o industria. Triple Restriccin: Alcance, Tiempo, Costo y Calidad definen xito del

proyecto 5 grupos de procesos: iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y

control, y cierre. 10 reas de Conocimiento: Integracin, Alcance, Tiempo, Costo, Calidad,

Recursos Humanos, Comunicacin, Riesgos, Adquisiciones, Interesados. Gerente de Proyecto: habilidades duras y blandas; proactividad e

integracin. Estructura organizacional: influencias en el estilo de gestin de proyectos. Proyecto de Ciclo de Vida: dividir el proyecto en fases, entregables e hitos. Acta de Constitucin: autorizar formalmente el inicio del proyecto Matriz poder / inters: clasificar los interesados del proyecto


GRACIASJuancarlos Landaure, PMP

[email protected]


ACTIVIDAD GRUPAL:Procesos de Inicio

ACTIVIDAD GRUPAL:Procesos de Inicio

Elaborar el Acta de Constitucin del Proyecto. Disear la matriz de poder / influencia de los interesados del proyecto.

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