GESTION DE PROYECTOSSe debe tener en cuenta los siguientes factores: Capacidad de influenciar y negociar para que se incorporen al proyecto los recursos humanos requeridos. Fallar

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Universidad Técnica Federico Santa María

Departamento de Informática Gestión de Proyectos

Departamento de Informática Versión 2016

GESTION DE PROYECTOS Sesión 3:

Los Procesos de Gestión desde la perspectiva del PMBOK. Caso Recursos Humanos del Proyecto

Profesor: Luis F. Hevia R.

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Objetivo de la sesión: Utilizar con eficacia y eficiencia la Guía PMBOK en lo relativo a la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Contenidos: - Planificar la Gestión de Recursos Humanos - Adquirir, Desarrollar, y Dirigir el Equipo del Proyecto - Enunciado del trabajo a desarrollar

“La disciplina hace formidable a un grupo, les da fuerza los débiles y sube

la autoestima a todos”. George Washington

Contextualización Conceptualización Experimentación Evaluación Reflexión

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UN DIAGNÓSTICO…

1. ¿Ha utilizado el PMBOK?, ¿qué versión?

2. ¿Qué Activos de Proyectos hay en su Org?.

3. ¿Qué experiencia posee o ha observado en la confección de un Plan de Recursos

Humanos del proyecto?

4. ¿Qué experiencia posee o ha observado en la Adquisición de Equipos de

proyectos?

5. ¿Qué experiencia posee o ha observado en el Desarrollo de Equipos de proyectos?

6. ¿Qué experiencia posee o ha observado en cómo se Dirigen los Equipos de

proyectos en su Org.?

7. ¿Qué experiencia posee en Procesos de Cambios relevantes?


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PROCESOS DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

9.1 Planificar la Gestión de Recursos Humanos: Proceso que identifica y documenta roles, responsabilidades, competencias e interrelaciones. Genera el “Plan de Gestión del Recurso Humano”.

9.2 Adquirir el Equipo del proyecto:

Proceso de confirmar los RH disponibles y obtener el equipo necesario para completar el proyecto.

9.3 Desarrollar el Equipo del proyecto:

Proceso para mejorar competencias, interrelaciones, y el ambiente

9.4 Dirigir el Equipo del proyecto:

Proceso de seguimiento, observar desempeños, proporcionar retroalimentación, resolver problemas, y gestionar cambios para optimizar el desempeño del equipo


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• Son los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento

específicos de la organización ejecutora y utilizados por ella. Incluyen cualquier objeto, datos, prácticas o conocimiento en la Org. que participan en un proyecto, incluyendo información histórica, y que pueden usarse para influir en el éxito del proyecto.

•Se pueden agrupar en: A) Procesos y Procedimientos (que se requieren en las 5 grupos de procesos) – Guías y criterios para adaptar el conjunto de Procesos y Procedimientos

estándares de la Org. – Estándares específicos de la Org, como Políticas para …. – Plantillas (organigramas, documental, etc.) y Registros – Requisitos de Comunicación…. B) Base del Conocimiento Corporativo: – Gestión de la configuración, Financieras (relacionadas con proyectos), de

Incidentes y defectos, de Medición de procesos, – Información históricas y lecciones aprendidas (Legados de proyectos, etc.) – Archivos de proyectos.

8. ¿Cómo se manejan en su Organización los Activos de Procesos?

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL: ACTIVOS DE PROCESOS.


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Hacen referencia a condiciones que no están bajo control del equipo del proyecto, y que influyen o restringen su dirección, y se ubican en la:

Cultura, Estructura y gobierno de la Org.

• Distribución geográfica de instalaciones

• Estándares de la industria y gubernamentales

• Infraestructuras

• Recursos humanos existentes y Gestión del personal (como pautas de selección y retención,

retención, políticas de incentivos y horas extras, etc.)

• Sistemas de autorización de trabajos

• Condiciones del mercado

• Tolerancia al riesgo por parte de los interesados

• Clima político

• Canales de comunicación

• Sistema de información para dirección de proyectos (herramientas, etc)

9. ¿ Cómo afectan los Factores Ambientales en su Org. a los proyectos?

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL: FACTORES AMBIENTALES DE LA ORG.


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9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

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9.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

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Requerimientos de recursos de las actividades:

Requisitos preliminares y competencias requeridas.

Factores Ambientales de la empresa:

Cultura y estructura organizacional.

Recursos humanos existentes.

Políticas de administración de personal.

Condiciones de mercado o económicas.

Activos de los procesos de la organización:

Procesos y políticas de la Org. con descripciones de roles

Planillas para organigramas y descripción de cargos.

Información histórica organizacional de proyectos previos

9.1 Entradas:

Planificar la Gestión de Recursos Humanos


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9.1 Herramientas y Técnicas Creación de conexiones, teoría organizacional, reuniones, juicio de expertos,

organigramas y descripción de puestos de trabajo


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A. Roles y responsabilidades.

o Rol: – Responsabilidad de una persona en el proyecto. Su claridad es esencial

para el éxito del proyecto. o Autoridad:

– Es el derecho de utilizar los recursos del proyecto. Implica tomar decisiones y firmar las aprobaciones.

o Responsabilidad: – Trabajo que se espera que haga un miembro del equipo

o Competencias: – Habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades.

Mal manejo puede conducir a errores en las contrataciones, cambios en el cronograma y cambios en el alcance.

B. Organigrama del proyecto.

9.1 Salidas:



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C. Plan para la Dirección del Personal

Es una componente del Plan de Recursos Humanos.

Describe cuando y cómo se cumplirán los requisitos del personal (Recursos Humanos) necesario.

Debe considerar:

A. Personal a adquirir

B. Calendarización del personal requerido

C. Liberación del personal

D. Necesidades de entrenamiento (capacitaciones)

E. Reconocimiento y recompensas:

F. Cumplimientos exigidos

G. Seguridad y normativas imperantes

9.1 Salidas:



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Preguntas a considerar:

10. Los recursos humanos serán internos o externos

11. Se trabajará de un lugar centralizado o distante?

12. Costos asociados por el nivel de experiencias necesarias?

13. Necesidades de asistencia requerido?

14. Plazos necesarios para incorporar a los miembros?

15. Oportunidad de liberar a algunos miembros del equipo?

16. Necesidad de certificaciones?

17. Aspectos motivacionales para fomentar comportamientos deseados?

18. Estrategias para cumplir con regulaciones gubernamentales, sindicatos y otras políticas de recursos humanos establecidas?.

19. Políticas y procedimientos de seguridad para sus miembros?

9.1 Salida:



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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO



9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

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Plan de Gestión de los Recursos Humanos, incluye:

Roles y responsabilidades definiendo cargos, y competencias Organigrama indicando cantidad de personas necesarias. Plan para la Gestión del Personal, indicando el tiempo que cada integrante

Factores Ambientales de la empresa. Información disponible (competencias, experiencias, intereses, costos) Políticas de administración de personal. Estructura organizacional. Co-Ubicación geográfica.

Activos de los Procesos de la organización. Políticas, Procesos y Procedimientos. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN PROYECTOS

20. ¿Qué políticas hay en su Org. respecto a participar en proyectos? 21. ¿Existe en su Org. una práctica de gestión del conocimiento?

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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO: ENTRADAS


Equipos virtuales.

Son grupos de personas con objetivo común y roles, que no tienen prácticamente reuniones cara a cara.

Estos equipos hacen posible lo siguiente: o Formar equipos de la misma compañía que viven muy dispersos. o Aportar con experiencia de expertos lejanos. o Tener empleados que trabajan desde su casa. o Formar equipos que trabajan en diferentes turnos u horarios. o Incluir personas con discapacidades de movilidad. o Logra concretar proyectos que por costos de movilidad NO se hubieran efectuado.

22. ¿Qué experiencia posee Ud. con equipos virtuales?

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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

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Asignación previa (los miembros ya fueron asignados).

• Adquisición (contratación de los requeridos).

• Análisis de decisionales multicriterios necesarios, por:

disponibilidad, costo, experiencia, capacidad, conocimiento, habilidades, actitud, factores internacionales

Negociación: Con gerentes funcionales, para asegurar que el proyecto reciba personal

apropiado, dentro del plazo y por un tiempo apropiado.

Con otros equipos de dirección de proyectos para asignar de manera apropiada recursos escasos o especializados.

Con agentes externos en general. 23. ¿Cómo se manejan en su Org.?

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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO: HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS


Asignaciones del personal al proyecto: Directorio del Equipo del proyecto. Organigrama y cronograma del proyecto. Comunicaciones entre los miembros del equipo.

Calendario de Recursos requeridos. Documenta los períodos de tiempos de los miembros del equipo. Implica existe una Estimación de los RH de las Actividades Implica existe una Estimación de la Duración de las Actividades

Actualizaciones al Plan de Gestión del Proyecto. Por ejemplo atrasos en las entrega comprometerían por mayor tiempo al

personal, o bien no poder contar con los recursos solicitados.

24. ¿Cómo se manejan en su Org.?

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9.2 ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO: SALIDAS

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Es el proceso para obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.

Se debe tener en cuenta los siguientes factores:

Capacidad de influenciar y negociar para que se incorporen al proyecto los recursos humanos requeridos.

Fallar en la adquisición de personal necesario puede afectar al proyecto, disminuyendo la probabilidad de término en los plazos o incluso llegar a una cancelación del proyecto.

Requerir recursos alternativos, si los recursos requeridos no están disponibles o poseen menor competencias (pero sin violar lo legal, y siguiendo algún criterio).

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ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO IMPLICA


Identificando competencias y habilidades del equipo

Podemos utilizar matrices para esto:

Matriz de competencias y habilidades por persona

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Identificando competencias y habilidades del equipo

Una vez evaluadas las competencias y habilidades de los integrantes del equipo de proyecto, se debe determinar las brechas, para definir un plan de trabajo que permita cerrarlas, ya sea parcial o totalmente

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9.3 DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO

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9.3 DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO ¿Qué H&T operan en su Org.?

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Es el proceso para mejorar las competencias, sus interacciones, y con el entorno del equipo para mejorar el desempeño del proyecto.

Los lideres de proyectos deben contar con las competencias para identificar, construir, mantener, motivar, dirigir, e inspirar a los equipos de proyecto para alcanzar un alto rendimiento y cumplir los objetivos del proyecto.

Los gestores del proyecto deben crear un entorno que facilite el trabajo en equipo, motivar continuamente a su equipo, animar retos y oportunidades, proporcionar información oportuna, apoyar en lo que sea necesario, reconociendo y premiando el buen desempeño.

El trabajo en equipo es un factor crítico para el éxito del proyecto, y el desarrollo eficaz de los equipos de proyecto es una de las principales responsabilidades del gerente del proyecto.

9.3 Desarrollar el Equipo del proyecto.


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Los objetivos del desarrollo de un equipo de proyecto incluyen:

o Mejorar los conocimientos y habilidades de los miembros del equipo a fin de aumentar su DESEMPEÑO para completar los proyectos, el tiempo, lo que reduce costos, plazos y mejora de la calidad;

o Mejorar la confianza y acuerdos entre los miembros del equipo a fin de elevar la moral, reducción de conflictos, y optimizar el trabajo en equipo;

o Crear un equipo dinámico y coherente para mejorar la cultura tanto en la productividad individual como en equipo, espíritu y cooperación del equipo, obteniendo la capacitación y la tutoría entre los miembros del equipo para compartir conocimientos y experiencias.

9.3 Desarrollar el Equipo del proyecto.


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9.4 DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

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9.4 DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO

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Es el proceso de seguimiento al rendimiento de los miembros del equipo con los objetivos de proporcionar información, resolver problemas, y realizar la gestión de cambios para optimizar el desempeño del proyecto.

El equipo de gestión de proyectos observa el comportamiento del equipo, administra los conflictos, resuelve problemas, evalúa el rendimiento del equipo, y proporciona reconocimientos para un alto rendimiento.

Equipo de gestión requiere de una combinación de competencias, con especial énfasis en la comunicación, gestión de conflictos, negociación y liderazgo.

9.4 Dirigir el Equipo del proyecto


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• Premisa: es fundamental optimizar el desempeño del equipo.

• Establecer rápidamente roles y responsabilidades.

• Confeccionar y actualizar la RAM.

• Partir temprano con el proyecto.

• Realizar una reunión de lanzamiento del proyecto.

• Relacionar desempeños del equipo con formas de recompensas.

• Desarrollar actividades que apoyen la unidad del equipo.

• Tratar de poseer un lugar físico que identifique al equipo.

• Cuidar que el exceso de reuniones afecten al equipo.

• Desarrollar las confianzas necesarias.

DIRIGIR UN EQUIPO DE PROYECTO IMPLICA:


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CONCLUSIONES Y AUTOEVALUACION

25) ¿Cuál ha sido su APRENDIZAJE?

26) ¿Cómo pueden APLICAR lo aprendido?

27) ¿Qué REFLEXION les provoca lo visto hoy?


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