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Subsecretara de Seguimiento, Control y CalidadDireccin de Seguimiento y Control

Gua de proyectos

1. DEFINICIN, CLASIFICACIN Y GENERALID

1.1 ETAPAS DEL PROYECTO ................................

2. CAMPOS SOLICITADOS EN EL PROYECTO

2.1 DESCRIPCIN GENERAL ................................

2.2 RESUMEN EJECUTIVO ................................

2.3 PROBLEMAS NO RESUELTOS ................................

2.4 HITOS ................................................................

2.5 INDICADORES................................

2.5.1 Tipos de indicadores ................................

2.6 PRESUPUESTO ................................

2.7 RIESGOS ................................................................

Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad Direccin de Seguimiento y Control

Gua de proyectos

FICACIN Y GENERALIDADES DE PROYECTOS ..............................................................

................................................................................................................................

OYECTO ................................................................................................

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1. Definicin, clasificacin y generalidades de Proyectos Un proyecto es una serie de actividades o esfuerzos temporales que se generan para crear un

producto o servicio durante un tiempo determinado.

de generar un bien o servicio nico, es lo que le diferencia un proyecto de un proceso.

1.1 Etapas del proyecto

Anteproyecto: Generacin de la idea del proyecto.

Definicin: Desarrollo formal del proyecto para establecer las necesidades y su viabilidad.

Planificacin: Fase en la cual se establece un cronograma de actividades a seguir para el

cumplimiento del proyecto.

Ejecucin: Realizacin del proyecto

Cierre: Conclusin y puesta en marcha del proyecto.

Completado: Todas las etapas del proyecto han sido terminadas.

Congelado: El proyecto est detenido momentneamente

Cancelado: Estado en el cual el proyecto ha sido cancelado de forma permanente.

Grafico N

Elaborado: Subsecretara de

2. Campos solicitados en el proyecto

2.1 Descripcin general

Descripcin: un detalle sobre el proyecto, donde se incluye

Fecha de inicio y fecha de fin: tiempo en el cual va ha ser ejecutado el

Lder de proyecto: persona responsable de la ejecucin del proyecto.

Patrocinador ejecutivo: Jefe de la direccin o unidad en la cual se encuentra el lder del proyecto.


Definicin, clasificacin y generalidades de Proyectos Un proyecto es una serie de actividades o esfuerzos temporales que se generan para crear un

producto o servicio durante un tiempo determinado. El poseer una fecha de inicio y de fin, adems

rar un bien o servicio nico, es lo que le diferencia un proyecto de un proceso.

eneracin de la idea del proyecto.

esarrollo formal del proyecto para establecer las necesidades y su viabilidad.

ase en la cual se establece un cronograma de actividades a seguir para el

ealizacin del proyecto segn la planificacin inicial.

onclusin y puesta en marcha del proyecto.

apas del proyecto han sido terminadas.

El proyecto est detenido momentneamente

Estado en el cual el proyecto ha sido cancelado de forma permanente.

Grafico N.- 1: Etapas de la vida de un proyecto.

Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y Calidad

Campos solicitados en el proyecto

: un detalle sobre el proyecto, donde se incluye la lnea base y objetivos.

tiempo en el cual va ha ser ejecutado el proyecto.

persona responsable de la ejecucin del proyecto.

Jefe de la direccin o unidad en la cual se encuentra el lder del proyecto.

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Un proyecto es una serie de actividades o esfuerzos temporales que se generan para crear un

El poseer una fecha de inicio y de fin, adems

rar un bien o servicio nico, es lo que le diferencia un proyecto de un proceso.

esarrollo formal del proyecto para establecer las necesidades y su viabilidad.

ase en la cual se establece un cronograma de actividades a seguir para el

lnea base y objetivos.

Jefe de la direccin o unidad en la cual se encuentra el lder del proyecto.


Beneficios cualitativos: Los beneficios que se esperan obtener al ejecutar el Proyecto. Deben

redactarse de manera concisa, en funcin de los o

rentabilidad (monetaria o social) esperada.

Tipo de beneficiario: Todo grupo de persona qu

realizacin del proyecto.

Restricciones: Describen las principa

costo y calidad.

2.2 Resumen Ejecutivo

Resumen Ejecutivo: una breve descripc

realizadas ese mes. Este resumen debe ser

manera de escribir esta seccin es la siguiente:

MES AO: descripcin de actividades ms importantes

Por ejemplo:

ABRIL 2011: Este mes se termin la construccin del segundo piso de la escuela XXX, adems se

est colocando los muebles correspondientes a las aulas del primer piso.

MARZO 2011: Durante estos 30 das se trabaj en la construccin del

XXX, la cual fue concluida el da 20 de marzo.

2.3 Problemas no resueltos

Problemas No Resueltos: Problemas que afectan al normal desempeo del proyecto, cuya

solucin no depende del lder del proyecto sino del patrocinador ejec

la siguiente manera:

MES AO: Problema no resuelto (Actividades realizadas para solucionar el problema

el que fue resuelto)

Por ejemplo:

FEBRERO 2011: Paralizacin actividades por reclamos de los moradores de la zo

los lderes de la comunidad MAYO 2011

Es importante enfatizar que el problema no resuelto es aquella situacin que sale del accionar del

lder del proyecto, y que puede ser solucionado por una instancia superior.


Los beneficios que se esperan obtener al ejecutar el Proyecto. Deben

era concisa, en funcin de los objetivos establecidos para el Proyecto y de la

rentabilidad (monetaria o social) esperada.

Todo grupo de persona que se ver afectada positiva y directamente por la

escriben las principales limitaciones del proyecto, las cuales pueden ser

una breve descripcin de los aspectos ms relevantes de las actividades

realizadas ese mes. Este resumen debe ser actualizado sin borrar lo escrito en meses anteriores. La

manera de escribir esta seccin es la siguiente:

MES AO: descripcin de actividades ms importantes del mes.

mes se termin la construccin del segundo piso de la escuela XXX, adems se

est colocando los muebles correspondientes a las aulas del primer piso.

MARZO 2011: Durante estos 30 das se trabaj en la construccin del primer piso de la escuela

XXX, la cual fue concluida el da 20 de marzo.

roblemas no resueltos

Problemas que afectan al normal desempeo del proyecto, cuya

solucin no depende del lder del proyecto sino del patrocinador ejecutivo. Deben ser escritos de

MES AO: Problema no resuelto (Actividades realizadas para solucionar el problema

FEBRERO 2011: Paralizacin actividades por reclamos de los moradores de la zona (Reuniones con

MAYO 2011


lder del proyecto, y que puede ser solucionado por una instancia superior.

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Los beneficios que se esperan obtener al ejecutar el Proyecto. Deben

bjetivos establecidos para el Proyecto y de la

e se ver afectada positiva y directamente por la

del proyecto, las cuales pueden ser de tiempo,

in de los aspectos ms relevantes de las actividades

sin borrar lo escrito en meses anteriores. La

mes se termin la construccin del segundo piso de la escuela XXX, adems se

primer piso de la escuela

Problemas que afectan al normal desempeo del proyecto, cuya

utivo. Deben ser escritos de

MES AO: Problema no resuelto (Actividades realizadas para solucionar el problema- MES AO en

na (Reuniones con



2.4 Hitos

Es un entregable intermedio verificable

Los hitos pueden ser: solicitud Informacin

Intermedios, acta de entrega, entregables

Por Ejemplo:

Publicacin de pliego en el INCOP (publicacin).

Acta de entrega de luminaria instalada

Inauguracin de la obra (entregable).

Peso del hito: El avance fsico de los proyectos est ligado al avance de los hitos, por lo que se

debe asignar un porcentaje de peso al hito de acuerdo a su fase

representa dentro del proyecto.

Grafico N.- 2: Ejemplos de hitos dentro de las etapas de ejecucin del proyecto.

Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y Cali

Fecha comprometida: Es la fecha en

Fecha Estimada: Es la fecha que el

misma fecha comprometida lo que

Fecha Real: Es la fecha en la cual

2.5 Indicadores

Es un instrumento para monitorear predecir y administrar el desempao necesario para

alcanzar una meta determinada

medir la gestin del proyecto como


verificable relacionado con el avance fsico del proyecto.

olicitud Informacin, publicacin, adjudicacin, inicio trabajo

ntregables o compromiso del Ministro.

blicacin de pliego en el INCOP (publicacin).

Acta de entrega de luminaria instalada (entregable intermedio).

(entregable).

: El avance fsico de los proyectos est ligado al avance de los hitos, por lo que se

asignar un porcentaje de peso al hito de acuerdo a su fase en relacin al tamao que

2: Ejemplos de hitos dentro de las etapas de ejecucin del proyecto.


Es la fecha en la que el lder del proyecto planifica entregar el hito.

: Es la fecha que el lder considera que el hito estar entregado, puede ser la

lo que depende de las circunstancias propias del proyecto.

la fecha en la cual el hito se cumpli.


alcanzar una meta determinada. El indicador comienza con una palabra que permite

la gestin del proyecto como: nmero, porcentaje, razn, etc.

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el avance fsico del proyecto.

nicio trabajo, entregables

: El avance fsico de los proyectos est ligado al avance de los hitos, por lo que se

en relacin al tamao que

2: Ejemplos de hitos dentro de las etapas de ejecucin del proyecto.

proyecto planifica entregar el hito.

der considera que el hito estar entregado, puede ser la

circunstancias propias del proyecto.


palabra que permite


2.5.1 Tipos de indicadores

2.5.1.1 Discreto: Es el indicador

periodos

Por ejemplo:

Porcentaje de de quejas por servicio al

por servicio al cliente de la institucin. La meta es de un

Grafico N

Elaborado: Subsecretara de Seguimiento, Control y

2.5.1.2 Continuo: El indicador continuo es aquel que para su clculo

resultados de los periodos anteriores.

Por ejemplo:

Construccin viviendas en la ciudad de Guayaquil. La meta para el ao es de 120 viviendas

Grafico N



: Es el indicador cuyo desempeo se mide independientemente de otros

de quejas por servicio al cliente en ventanilla sobre el porcentaje

io al cliente de la institucin. La meta es de un 10 % mensual

Grafico N.- 3: Ejemplo de un indicador discreto.


: El indicador continuo es aquel que para su clculo contempla

resultados de los periodos anteriores.

endas en la ciudad de Guayaquil. La meta para el ao es de 120 viviendas

Grafico N.- 4: Ejemplos de un indicador continuo.


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cuyo desempeo se mide independientemente de otros

cliente en ventanilla sobre el porcentaje de quejas

contempla los

endas en la ciudad de Guayaquil. La meta para el ao es de 120 viviendas


2.6 Presupuesto

Es la cantidad de dinero asignada al proyecto.

2.6.1 Presupuesto Planificado

ejecutar un proyecto. Se lo define durante la etapa de definicin y planificacin, antes de que

SENPLADES apruebe el proyecto y la A

2.6.2 Presupuesto Inicial: Es el presupuesto que es aprobado por SENPLADES.

2.6.3 Prepuesto Comprometido

mediante una certificacin presupuestaria

comprometidos por la institucin mediante un documento legal.

2.6.4 Presupuesto Devengado

ejecucin del proyecto.

2.7 Riesgos

Los riesgos dentro de un proyecto s

proyecto. Cada uno de los riesgos identificados

informacin:

Descripcin del riesgo: Detalle

Dueo del riesgo: La persona a cargo de la

Acciones de administracin de riesgo: Acciones realizadas en los ri

superior a 50

Por ejemplo:

Paralizacin de las actividades por movilizacin de los moradores del sector. Responsable: Luis

Chiriboga. Calificacin: 30


Es la cantidad de dinero asignada al proyecto.

Presupuesto Planificado: Es el presupuesto con el que inicialmente se piensa que se va a

e lo define durante la etapa de definicin y planificacin, antes de que

LADES apruebe el proyecto y la Asamblea apruebe el presupuesto nacional.

: Es el presupuesto que es aprobado por SENPLADES.

Prepuesto Comprometido: Es el presupuesto que se compromete mensualmente,

mediante una certificacin presupuestaria, y que corresponde a los recursos

comprometidos por la institucin mediante un documento legal.

Presupuesto Devengado: Es el presupuesto que la institucin ya ha

Los riesgos dentro de un proyecto son eventos que pueden afectar la consecucin exitosa del

Cada uno de los riesgos identificados deben ser incluidos en el sistema con la siguiente

etalle del riesgo y la manera en que ste afecta al proyecto

a persona a cargo de la administracin del riesgo.

Acciones de administracin de riesgo: Acciones realizadas en los riesgos cuya calificacin sea


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s el presupuesto con el que inicialmente se piensa que se va a

e lo define durante la etapa de definicin y planificacin, antes de que

: Es el presupuesto que es aprobado por SENPLADES.

: Es el presupuesto que se compromete mensualmente,

corresponde a los recursos

utilizado en la

on eventos que pueden afectar la consecucin exitosa del

con la siguiente

en que ste afecta al proyecto

esgos cuya calificacin sea


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