Guia Liquidacion

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Guía para elaborar una liquidación según normatividad de FONCODES

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DIRECTIVA :

PAGE 2

GUIA DE LIQUIDACION DE CONVENIOS FINANCIADOS POR FONCODES

I. OBJETIVO

Establecer el procedimiento general para liquidar Convenios de Financiamiento suscritos entre FONCODES y el Ncleo Ejecutor para la ejecucin de proyectos de Infraestructura.

II. ALCANCE

La presente Gua ser de aplicacin y estricto cumplimiento por parte del rgano representativo del Ncleo Ejecutor, Residente, Supervisor de Proyectos, Supervisor Zonal, Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal, Jefe Zonal, Gerente de la Unidad Administrativa, Jefe de Contabilidad, Jefe de Tesorera y Jefe de Liquidacin y Transferencia.

III. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA

3.1 Decreto Supremo N 011-2004-MIMDES, que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social.

3.2 Resolucin Suprema N 004-2005-MIMDES, que aprueba el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social.

3.3 Resolucin Ministerial N 452-2005-MIMDES, que aprueba el Manual de Organizacin y Funciones (MOF), del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social.

3.4 Resolucin Ministerial N 464-2005-MIMDES, que designa funcionarios de FONCODES.

3.5 Resolucin Ministerial N 236-2005-MIMDES, que aprueba la Directiva General N 001-2005-MIMDES, Normas para la Formulacin, Trmite, Aprobacin y Actualizacin de Directivas.

3.6 Decreto Supremo N 015-96-PCM, que precisa las facultades de los Ncleos Ejecutores que reciben financiamiento de FONCODES para la Ejecucin de sus proyectos.

3.7 Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

3.8 Resolucin N 007-99-SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago.

3.9 Resolucin de la Direccin Ejecutiva N 002-2003-FONCODES/DE, que aprueba la Directiva N 1-2003-FONCODES/GPyS: Disposiciones para la formulacin, trmite, aprobacin, difusin y actualizacin de las Normas Institucionales.

IV. DISPOSICONES ESPECIFICAS

4.1 Liquidacin :

Es el acto de administracin a travs del cual FONCODES determina formalmente el monto efectivamente gastado en un proyecto concluido y operativo en concordancia con el Convenio de Financiamiento, reflejado en la valorizacin final y sobre la base de la revisin de toda la documentacin sustentatoria del gasto que demuestre la correcta utilizacin de los recursos recibidos. Esta liquidacin deber sustentarse en:

a) La obra fsica ejecutada de acuerdo al Expediente Tcnico, reflejada en la valorizacin final.

b) La rendicin final de cuentas, que viene a ser el conjunto de documentos contables y administrativos que demuestran la correcta utilizacin de los recursos recibidos, adems deben reflejar la inversin realizada durante el desarrollo del proyecto.

4.2 Pre Liquidacin :

Es el acto de administracin a travs del cual FONCODES determina formalmente el monto efectivamente gastado en un proyecto antes de su conclusin, por alguna de las causas establecidas en la presente Gua.

V. PROCEDIMIENTOS

5.1 PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LA PRE LIQUIDACION DE CONVENIOS.

5.1.1 La preliquidacin del Convenio proceder en los siguientes casos :

a) Cuando se haya resuelto el contrato del Residente o cuando se haya efectuado el cambio del Presidente y/o Tesorero del Ncleo Ejecutor o cualquier causal debidamente fundamentada.

b) Cuando solicite la segunda transferencia o cuando se haya efectuado el gasto del 50% del monto previsto como desembolso total, es decir lo que ocurra primero.

5.1.2 El Supervisor de Proyectos, una vez efectuada la resolucin del contrato, cambio del Presidente y/o Tesorero del Ncleo Ejecutor u otra causal debidamente fundamentada, solicitar al rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente la presentacin de un Informe completo sobre el estado del proyecto as como la entrega de los documentos que se detallan a continuacin :

a) Memoria Descriptiva de la obra ejecutada (*)

b) Valorizacin de Obra

c) Manifiesto de Gastos (por rubros)

d) Comprobantes de Pago originales

e) Resumen de Estado Financiero

f) Acta de Materiales en Almacn

g) Plano de Replanteo (en caso de existir modificaciones) (*).

h) Copia del ltimo estado de la cuenta bancaria del Ncleo Ejecutor

(*) Aplicable en el caso que se resuelva el contrato del Residente.

5.1.3 Las obligaciones sealadas en los numerales 5.1.1 y 5.1.2, debern ser cumplidas en un plazo perentorio de diez (10) das calendario, posteriores a la fecha de la resolucin, cambio o verificacin de la causal debidamente sustentada.

5.1.4 En el caso de los convenios en que por la lejana de la obra (por ejemplo en zonas de selva), no se pueda cumplir con el plazo antes indicado, el Supervisor de Proyectos, con la opinin favorable de la Oficina Zonal, podr ampliar el plazo para la presentacin de la documentacin indicada en el numeral 5.1.3, debiendo cautelar el estricto cumplimiento del plazo establecido y sealar dicha situacin en el informe final.

5.1.5 Cuando se solicite la segunda transferencia, se deber presentar el Informe y los documentos sealados en la respectiva Gua de Ejecucin de Proyectos.

5.1.6 Cuando se cumpla el gasto del 50% del monto previsto como desembolso total, se deber presentar el Informe y los documentos que se detallan a continuacin :

a) Manifiesto de Gastos (por rubros)

b) Comprobantes de pago originales

c) Resumen de Estado Financiero

d) Acta de Materiales en Almacn

e) Copia del ltimo estado de la cuenta bancaria del Ncleo Ejecutor

5.1.7 En caso de presentarse conjuntamente con la solicitud de la segunda transferencia, los documentos a presentar sern los sealados en la respectiva Gua de Ejecucin de Proyectos.

5.1.8 El Supervisor de Proyectos revisar los documentos que sustentan la pre liquidacin en un plazo no mayor de siete (7) das calendario contados desde su recepcin.

5.1.9 De encontrar conforme la documentacin sealada en el numeral 5.1.6, se deber emitir el Informe de Conformidad tal como corresponde, el mismo que deber remitirse conjuntamente con la documentacin sustentatoria a la Oficina Zonal.

5.1.10 De efectuar observaciones a la preliquidacin presentada, el Supervisor de Proyectos notificar las mismas al rgano representativo del Ncleo Ejecutor y Residente para que procedan a levantarlas dentro del plazo otorgado en la notificacin.

5.1.11 El Informe del Supervisor de Proyectos indicar entre otros, si la documentacin se encuentra completa y si lo sealado en el mismo es concordante a lo ejecutado, tal como ha sido establecido en el Convenio de Financiamiento, Gua de Ejecucin de Proyectos u otra documentacin relativa a la ejecucin del proyecto.

5.1.12 Una vez recibida la preliquidacin, la Oficina Zonal registrar la presentacin de la misma en el Sistema de Informacin de FONCODES y se derivar al Supervisor Zonal, quien revisar los documentos que sustentan la preliquidacin en un plazo no mayor a tres (3) das calendario contados desde su recepcin. El Jefe Zonal podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo sustento; debiendo efectuar el seguimiento correspondiente al cumplimiento del nuevo plazo.

5.1.13 De encontrar conforme la documentacin sustentatoria, el Supervisor Zonal emitir el respectivo Informe y, previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos, remitir el respectivo Informe as como sus antecedentes al encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal.

5.1.14 El Informe del Supervisor Zonal contendr el pronunciamiento sobre la procedencia tcnica para que se prosiga con la preliquidacin e indicar entre otros, si la documentacin que sustenta la preliquidacin se ajusta a lo ejecutado, as como si evidencia que se ha seguido lo establecido en el Convenio de Financiamiento, Gua de Ejecucin de Proyectos u otra documentacin relativa a la ejecucin del proyecto.

5.1.15 El encargado de liquidaciones de la Oficina Zonal revisar los documentos que sustentan la preliquidacin en un plazo no mayor a tres (3) das calendario contados desde su recepcin. De considerarlo pertinente el Jefe Zonal podr autorizar la ampliacin del plazo establecido previo sustento; debiendo efectuar el seguimiento correspondiente al cumplimiento del nuevo plazo.

5.1.16 El encargado de liquidaciones de encontrar conforme la documentacin sustentatoria, emitir el respectivo Informe Tcnico Econmico de Pre Liquidacin y previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos, remitir el mismo as como sus antecedentes al Jefe Zonal para conocimiento.

5.1.17 De efectuar observaciones a la preliquidacin presentada, el Supervisor Zonal y/o Encargado de Liquidaciones de la Oficina Zonal previo registro en el Sistema de Gestin de Proyectos, notificar las mismas al rgano representativo del Ncleo Ejecutor, Residente y/o Supervisor de Proyectos, segn corresponda, para que procedan a levantarlas dentro del plazo otorgado en la notifcacin.

5.1.18 La documentacin sustentatoria de la preliquidacin, as como los Informe de Conformidad del Supervisor de la Oficina Zonal y del Encargado de Liquidaciones, sern custodiados en el Archivo de la Oficina Zonal.

5.1.19 Cuando corresponda la transferencia de fondos segn lo sealado en el literal del numeral 5.1.1, la Unidad Administrativa verificar en el Sistema que se haya registrado la presentacin de la preliquidacin.

5.1.20 Quedan exceptuados del procedimiento de preliquidacin aquellas obras cuya ejecucin sea igual o menor a 60 das y se encuentren en zonas alejadas, siempre que se cuente con el Informe favorable del Supervisor de Proyectos y la conformidad del Supervisor Zonal.

5.2 PROCEDIMIENTO PARA APROBAR LA LIQUIDACION DE CONVENIOS

5.2.1 A la culminacin del proyecto de acuerdo a lo estable