HACIENDO CRECER SU EMPRESA“Porque ser Formal es un Buen Negocio”

QUE ES SER UN EMPRESARIO FORMAL

Comerciante

• Persona natural o jurídica que ejecuta actividades dirigidas a la producción, comercialización o distribución de bienes o servicios con el fin de obtener una utilidad y que puede comprometerse con terceros adquiriendo derechos y obligaciones.

Empresa

• Se entiende por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realiza a través de uno o más establecimientos de comercio.

Establecimiento de Comercio

• Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

• Se consideran igualmente como establecimientos de comercio las sucursales y las agencias.

Sucursales

• Son establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio para el desarrollo de sus negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad.

Agencias

• Son establecimientos de comercio cuyos administradores carecen de poder para representar a la sociedad.

Persona Natural

• Son personas todos los individuos de especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Toda persona natural que se ocupe profesionalmente en actividades reputadas por la ley como mercantil, debe matricularse en la Cámara de Comercio como comerciante.

Persona Jurídica • Son sujetos diferentes a las personas naturales

que por ficción jurídica están en capacidad de ejercer derechos, contraer obligaciones y ser representadas judicial y extrajudicialmente. Hay dos clases:

•  Las personas jurídicas de derecho público como la nación y sus entidades descentralizadas.

•  Las personas jurídicas de derecho privado como las compañías, fundaciones, asociaciones, corporaciones, cooperativas entre otras.

Sociedad de Hecho

• No es una persona jurídica ni se constituye por escritura pública y todos los socios responden solidaria e ilimitadamente.

LA FORMALIZACION

EL REGISTRO MERCANTIL

• El registro es una institución que tiene como finalidad dar publicidad a ciertos actos de los comerciantes que deben ser conocidos por la comunidad, con el objeto de hacerles producir efectos frente a terceros.

• Los actos y documentos sujetos por ley a la formalidad del registro sólo producen efectos respecto de terceros a partir de la fecha de su inscripción, es decir a partir de dicha fecha son oponibles frente a terceros. (Artículo 29 numeral 4 Código de Comercio).

Aspectos que Comprende el Registro Mercantil :

• La matrícula de los comerciantes, sociedades civiles establecimientos de comercio.

• La Renovación • La inscripción de los actos, libros y

documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad.

• La certificación de los actos inscritos

Características del Registro Mercantil

• Es público• Es un registro reglado • Es obligatorio• Es llevado por las Cámaras de Comercio • Función de Publicidad y Oponibilidad • Garantía de autenticidad

Aspectos que Comprende el Registro Mercantil

La Matrícula

• La matrícula hace pública la calidad de comerciante, en la medida que visualiza al comerciante frente a potenciales clientes que consulten el registro. Contiene información básica sobre los datos personales o empresariales y sobre la situación económica de las empresas legalmente constituidas.

• La matrícula, protege el nombre de la empresa y da legitimidad al negocio.

La Renovación

• Para obtener los beneficios que de la matrícula se derivan y no incurrir en sanciones legales, ésta debe renovarse todos los años dentro de los tres primeros meses y sin importar la fecha en que se haya efectuado.

• Tienen como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el que de quienes negocian con su empresa.

La Inscripción

• Tiene por objeto darle publicidad a los actos que la ley determina y que sólo surte efectos frente a terceras personas, desde el momento de la inscripción. De este modo la ley garantiza que los terceros conozcan aquellos actos realizados por los comerciantes, en los cuales tengan algún interés.

Es por esto que las empresas deben reportar a la Cámara de Comercio aquellos actos que según la ley deben ser de conocimiento público como son:

• La constitución, reformas y liquidaciones de las

personas jurídicas. • Los nombramientos de administradores y revisores

fiscales. • La apertura de establecimientos de comercio, las

sucursales y las agencias.

• Los contratos de prenda sin tenencia, compraventa con reserva de dominio, preposición y agencia comercial.

• Las transferencias y limitaciones sobre establecimientos de comercio.

• Las situaciones de control y grupos empresariales. • Los embargos y desembargos que afectan bienes

sujetos a registro. • Las sucursales de sociedades extranjeras.

• Los avisos de promoción, de convocatoria a reunión, determinación de votos, de celebración del acuerdo, de convocatoria a reunión para reformar el acuerdo, de convocatoria a reunión para terminar o no la negociación, de convocatoria a reunión por fracaso de la negociación y de terminación en los casos de los acuerdos de reestructuración.

• Los poderes que confieren o revoquen la administración parcial o general de los negocios.

• Los libros de contabilidad, los de accionistas y los de actas.

La Certificación

• La Cámara de Comercio emite certificados en donde da constancia de la existencia y representación legal de todos los negocios o entidades inscritas en los Registros Públicos.

• Igualmente suministra a quien lo solicite, certificados de las personas naturales y jurídicas inscritas en los registros públicos de otras cámaras de comercio en el país.

INSCRIPCIÓN LIBROS DE COMERCIO

• De acuerdo con la ley los comerciantes deben registrar sus libros contables en la Cámara de Comercio de su jurisdicción. El destino de los mismos es suministrar un fundamento razonable a la fidelidad de los asientos o del contenido de éstos.

• El proceso de registro de los Libros en la Cámara lo pueden realizar los comerciantes en el momento de la matricula, para ello sólo basta diligenciar un formato y efectuar el pago respectivo. Podrá llevarlos físicamente marcados con la solicitud correspondiente o adquirirlos en cualquiera de las taquillas de cada Cámara de Comercio destinadas para ello.

Características del Registro Mercantil

Público

• Así lo determina el artículo 26 del Código de Comercio, el cual expresa que cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.

Reglado • El Título III del Libro I del Código de

comercio regula el Registro Mercantil: matrícula, renovación, actos sujetos a inscripción, oportunidad del registro, requisitos referentes a las matrículas y las inscripciones, de donde se desprende que el registro está sujeto al cumplimiento de reglas específicas que no pueden ser vulneradas .

Obligatorio • Es obligatorio de todo comerciante matricularse en el

registro mercantil, renovar anualmente su matrícula y la de sus establecimientos de comercio e inscribir todos los acto, libros y documentos, respecto a los cuales la ley exija esa formalidad (artículos 19, 26,28 y 33 del Código de Comercio). La ley ha previsto como sanción por la omisión del registro, la inoponibilidad a terceros, de los documentos, actos no dotados de publicidad. Así mismo, la ley ha previsto una sanción pecuniaria para las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar inscritas en el registro Mercantil.

Es llevado por las Cámaras de Comercio

• De acuerdo con la ley mercantil, corresponde a las Cámaras de Comercio llevar el Registro Mercantil y certificar los actos y documentos inscritos en el mismo, conforme a los procedimientos y libros señalados por la Superintendencia Industria y Comercio.

Función de Publicidad y Oponibilidad

• El registro cumple una función eminentemente publicitaria. Es decir, busca hacer conocer a los terceros la información contenida en la matrícula o en los actos inscritos. En el evento en que no se cumpla la formalidad del registro, tales actos son inoponibles frente a terceras personas.

Garantía de autenticidad • El Registro Mercantil cumple una función de

garantía de autenticidad documental, que refuerza hasta cierto punto la función de publicidad. Por ello se ha previsto en el artículo 40 del Código de Comercio “Que todo documento sujeto a registro, no autentico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes a los secretarios de la respectiva Cámara”.

1. Consultar el nombre comercial: verificar que el nombre que va ha solicitar no exista registrado por otra empresa o razón social. En muchas ciudades este trámite, lo puede realizar por Internet en la página de la Cámara o en los módulos de servicio dispuestos en la sede de la Cámara de Comercio para tal fin.

REQUISITOS PREVIOS DE FORMALIZACIÓN

2. Informativo de Uso de Suelos: Departamento Administrativo de Planeación. La localización del establecimiento está determinada por las normas de usos de suelos definidas por el acuerdo municipal en el Plan de Ordenamiento Territorial P.O.T. y demás normas que lo complementan.

• La reglamentación nacional decreto 2150/95 suprimió las licencias de funcionamiento y reformó los procedimientos para poder ejecutar una actividad en el territorio nacional.

• Existen normas específicas que regulan la localización de los establecimientos abiertos al público y actividades de servicios, y algunas de control policivo que determinan los procedimientos a efectuar por parte del Municipio para el cumplimiento de los usos del suelo, las cuales pueden ser consultadas previamente en las oficinas de Planeación de los municipios según sea el caso

. Para el efecto deberá informar, como mínimo, la dirección del establecimiento y la actividad principal. Se le recuerda que es obligación informar a Planeación la apertura de su establecimiento.

• En general es necesario considerar los siguientes aspectos, para cumplir con este requisito:

• Instalaciones mínimas sanitarias• Buena iluminación  • Buena ventilación  • Buen estado en techos, pisos y paredes.• En negocios de Alimentos: cocinas y personal apto.  • Farmacia: Título del dependiente.• Fábrica: Desechos sólidos, reglamento de salud

ocupacional.   • Condiciones de lavaderos (aseo)

• Mientras opere el establecimiento ha de cumplir con los requisitos para su ubicación definidos en la normativa que los regula y de las entidades competentes en materias tales como: La racional mezcla de usos, respeto y manejo del espacio público, parqueaderos, control de impactos ambientales, intensidad y conflictos funcionales, horarios, condiciones locativas.

3. Si es una Persona Jurídica, haber tramitado ante una notaría la minuta de constitución de la empresa para obtener la escritura pública o presentar el acuerdo privado en el caso de las SAS, que se debe anexar al trámite de constitución en la Cámara de Comercio.

4. Antecedente Macario: Una vez definido el nombre de su producto o marca, es recomendable que realice la consulta de la base de datos de antecedente macario para evitar posibles problemas legales derivados de protección de nombre y marca. Si desea, puede resolver la duda en la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. Visto Bueno de Salud: Para el cumplimiento de normas sobre protección y conservación de la audición en lo referente al control de las emisiones de ruido además, de un control de la contaminación del aire con elementos tóxicos, en estos casos, se presenta un supervisor de la entidad para constatar lo anterior y dar el visto bueno.

6. Seguridad de Establecimientos Abiertos al Público: Consiste en un certificado que expide el Cuerpo de Bomberos donde consta que el local donde funcionará la empresa o establecimiento de comercio reúne normas mínimas de seguridad.

En la inspección ocular se constata algunos elementos como: 

• Extintor  • Equipo de Seguridad  • Instalaciones eléctricas en buen estado • Puertas de acceso y salida sin obstáculos.

DIAN

• Este trámite se realiza en las Cámaras de Comercio del País para los comerciantes constituidos a partir del 5 de agosto del año 2002, y que no estén en Sociedad de Hecho. De esta forma el NIT aparecerá en su Certificado de Registro mercantil y podrá utilizarlo en reemplazo de la tarjeta plastificada para todos los efectos previstos en la Resolución No. 2057 del 13 de marzo de 2002.

Aspectos Generales Registro Único Tributario - RUT

¿Qué es el RUT?

El Registro Único Tributario -RUT- constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del régimen común, los pertenecientes al régimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros; y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

¿Qué es el NIT?

• El Número de Identificación Tributaria - NIT constituye el número de identificación de los inscritos en el RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria (artículo 4º del Decreto 2788 de 2004), y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza.

¿Para qué sirve el RUT?

Permite contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?

• Según el Artículo 5 del Decreto 2788 de 2004, están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario -RUT:

• Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta,

• Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio

• Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes, a los regímenes común o simplificado,

• Los agentes retenedores, • Los importadores y exportadores, • Las personas o entidades no responsables del

impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura

Los profesionales en compra y venta de divisas, Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las

operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero. Los agentes de carga internacional, Los agentes marítimos Los depósitos habilitados públicos y privados Las comercializadoras internacionales (C.I.), Los comerciantes de las zonas de régimen aduanero especial. Los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y Santa

Catalina Los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes Los operadores de transporte multimodal, Las sociedades de intermediación aduanera, Los titulares de puertos y muelles de servicio público o privado,

Los transportadores en el régimen de importación o exportación

Los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero,

Los usuarios operadores de zonas francas Los usuarios de zonas francas industriales de bienes y

servicios Los usuarios aduaneros permanentes Los usuarios altamente exportadores Los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y

demás usuarios aduaneros.

• También podrán inscribirse en el Registro Único Tributario aquellas personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.

• La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá requerir la inscripción de otros sujetos de obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en este artículo.

¿Quiénes no están obligados a inscribirse en el RUT?

• Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros: los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.

• Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?  

• Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse:

• En forma previa al inicio de la actividad económica.

• Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN.

• A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

• Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una calidad diferente.

¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT?

• Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT- tendrá vigencia indefinida y en, consecuencia, no se exigirá su renovación (Art. 6 Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004).

¿Cómo me inscribo?  

• La inscripción en el Registro Único Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la Administración, Cámaras de Comercio o puntos habilitados para el efecto, y la formalización de la inscripción. (Art. 1 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007).

• El diligenciamiento del formulario oficial para la solicitud de inscripción en el Registro Único Tributario, RUT, se realiza a través de los servicios informáticos electrónicos, de manera virtual o presencial. La opción presencial implica, en todo caso, el diligenciamiento de la solicitud de inscripción a través de los servicios informáticos electrónicos en forma asistida, en las administraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales, cámaras de comercio o Puntos de Contacto habilitados para el efecto (Art. 2 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007). 

• Si se encuentra obligado a inscribirse en Cámara de Comercio, la solicitud de Inscripción en el Registro Único Tributario - RUT se realiza mediante el diligenciamiento del formulario con la leyenda “EN TRAMITE PARA CAMARA”  a través de:

• Puntos de ConTacto, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados para tal efecto.

• A través del portal de la DIAN www.dian.gov.co • Directamente en las Cámaras de Comercio a nivel

Nacional.

• Para estos casos la formalización de la inscripción se realizará directamente en las Cámaras de Comercio, donde se entregará el original del formulario de inscripción al cliente debidamente formalizado con leyenda “CERTIFICADO”.

• La inscripción en el Registro Único Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que no requieran de matricula mercantil, (tanto personas naturales como jurídicas) realizarán la  formalización de la inscripción a través de los Puntos de ConTacto, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados, previo

cumplimiento de los requisitos. 

¿Qué documentación se requiere para diligenciar el formulario de

inscripción en el RUT?

• El formulario de inscripción del Registro Único Tributario, debe presentarse con los siguientes documentos (Art. 4 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007):

• El original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural, que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.

• Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.

• Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través de terceros.

• Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con información vigente cuando se trate de personas jurídicas, o del documento de creación en el caso de entidades públicas.

• Documento de identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y el trámite lo realice directamente el representante.

¿Qué es y cómo se efectúa la formalización de la

inscripción?

• Se entiende por formalización el proceso de autenticación del obligado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entidades autorizadas con la expedición del respectivo documento con leyenda “CERTIFICADO”.

• La formalización se efectúa una vez diligenciado el formulario, debe presentarse ante las administraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales o puntos habilitados. El funcionario competente de la DIAN, de la Cámara de Comercio y de las demás entidades facultadas, revisará y validará la información, confrontando los datos que figuran en el documento de identificación con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la calidad de la información incorporada en el Registro Único Tributario - RUT.

• Una vez verificada la información, el funcionario competente procederá a formalizar la inscripción en el registro, para lo cual imprime el formulario con leyenda “CERTIFICADO” que debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y por el funcionario facultado. Una copia del documento será entregada al interesado y otra reposará en la DIAN.

• Para aquellos obligados que aún no cuentan con registro mercantil ni con Número de Identificación Tributaria - NIT, y requieren de ello, la formalización podrá realizarse en Cámara de Comercio presentando el formulario diligenciado o el número del mismo. Para el efecto, el funcionario competente de Cámara de Comercio procede a enviar la información requerida a la DIAN para la asignación del Número de Identificación Tributaria - NIT, que deben solicitar a más tardar dentro los dos (2) días calendario siguientes a la asignación de la matrícula mercantil.

¿Para formalizar debo

presentarme personalmente? Existen las siguientes alternativas:• Personalmente por el interesado para persona natural, o

por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente, para la persona jurídica.

• A través de tercero autorizado debidamente acreditado. • A través de terceros previa autenticación de la firma del

interesado o quien ejerza la representación legal, en el cuerpo del formulario.

• Tratándose de la inscripción de personas jurídicas u otras entidades al momento de formalizar la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia o representación legal.

• Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán presentar el formulario de inscripción, previo diligenciamiento, en el Consulado del país de residencia y a través de éste se hará entrega del certificado. En su defecto, enviarán la solicitud de inscripción a través del correo electrónico al buzón “asistencia@dian.gov.co” habilitado para tal efecto y por medio de éste se enviará el documento formalizado.

¿En qué evento debo actualizar el RUT?

• Cuando la información inicialmente registrada en el RUT haya sufrido algún tipo de modificación ya sea de identificación, ubicación o clasificación.

• La actualización del Registro Único Tributario - RUT también procede en los siguientes eventos, en los cuales se requiere realizar las verificaciones consagradas en la normatividad vigente:

• Por cambio de régimen común a simplificado. Cuando la persona natural inscrita en el Registro Único Tributario - RUT, pretenda obtener el cambio de régimen de común a simplificado de que trata el artículo 505 del Estatuto Tributario.

 • Por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas.

Cuando la persona inscrita en el Registro Único Tributario - RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto. En este caso se realizarán previamente las verificaciones de que trata el Art. 614 del E.T.

• Cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT. Cuando se pretenda cancelar la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT, en los eventos señalados en el artículo 11 del Decreto 2788 de 2004.

• Las demás que señale la ley. En todo caso, la solicitud deberá ser presentada acreditando los requisitos especiales que para cada evento consagran las disposiciones legales.

• Actualización de oficio. La actualización de oficio en el Registro Único Tributario - RUT, (Artículo 8 de la Resolución 01887 del 22 de febrero de 2007), procederá entre otros, en los siguientes casos:

• Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o a información reportada por autoridad competente.

 • Cuando en alguna de las áreas de la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales, en desarrollo de un proceso, se establezca que la información contenida en el

Registro Único Tributario - RUT está desactualizada.

Para efectos de la actualización de oficio a que se refiere el numeral 2 del presente artículo, el funcionario que tenga conocimiento dejará constancia de los hechos verificados y las pruebas pertinentes, debiendo informar y remitir la documentación respectiva, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su conocimiento, a las áreas de Fiscalización para lo de su competencia y a la de Gestión y Asistencia al Cliente de la Administración competente, para que proceda a la actualización del Registro, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del informe.

• Efectuada la actualización de oficio, de manera inmediata se comunicará al interesado a través de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. También se informará al área que puso en conocimiento el hecho y al área de fiscalización.

• De la misma manera se procederá cuando se reciba información de terceros, evento en el cual la actualización tendrá lugar una vez el área competente realice las comprobaciones y verificaciones a que haya lugar.

• Comunicada la actualización al interesado, la misma tendrá plena validez legal.

¿Cómo realizo la actualización del RUT?  

• El diligenciamiento del formulario para actualizar el Registro Único Tributario - RUT deberá realizarse a través de los servicios informáticos electrónicos o en forma personal asistida por un funcionario acreditado, en los Puntos de Contacto habilitados de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, consulados y otras entidades públicas o privadas facultadas para el efecto.

¿Qué sanciones pueden presentarse con respecto al Registro Único Tributario -

RUT-?

• Art. 49. Ley 1111 del 27 Diciembre de 2006. Que adicionó el artículo 658-3 al Estatuto Tributario:

Sanción por no inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT, antes del inicio de la actividad, por parte de quien esté obligado a hacerlo, se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la inscripción, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina.

Sanción por no exhibir en lugar visible al público la certificación de la inscripción en el Registro Único Tributario  - RUT, por parte del responsable del régimen simplificado del IVA. Se impondrá la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el término de tres (3) días.

Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Único Tributario - RUT. Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de  la información.

Sanción por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT se impondrá una multa equivalente a cien (100) UVT.

BENEFICIOS DE LA FORMALIZACION EMPRESARIAL

- Mayores posibilidades de posicionarse en el mercado, pues no se tendrán problemas por incumplimiento de normas legales.

- Posibilidad de asociarse con otras personas o con otras empresas para lograr mayor competitividad.

- Mayor credibilidad y confianza por parte de los clientes, si se es informal no se les brinda seguridad, por lo tanto se tendrá una menor clientela.

- Tener mayores posibilidades de acceder a nuevos mercados y expandir el negocio hacia plazas internacionales por medio de la exportación.

- Poder acceder a préstamos y créditos de diferentes instituciones financieras.

Poder participar en licitaciones públicas y hacer del Estado un cliente importante. Asimismo, tener la posibilidad de ser parte de la lista de proveedores de las grandes empresas.

En ocasionales problemas ante terceros la empresa responde sólo por el monto de capital aportado.

Los trabajadores de la empresa acceden a los beneficios establecidos en el sistema de seguridad social y la empresa obtiene la cobertura de dichos riesgos.

Contribuir con el País, ya que se apoya el desarrollo social y económico con el pago de impuestos.

MECANISMOS Y PROGRAMAS DE APOYO PARA LA EMPRESA

FORMAL

LEY 1429 DIC 29 DE 2010

PEQUEÑAS EMPRESAS

No. DE EMPLEADOS

ACTIVOSSMMLV 2011

Pesos a 2011

Microempresas: hasta 10

< 500 < 268.335.600

Pequeñas: De 11 a 50 > 501 < 5.000 > 268.335.600 < $2.678.000.000

Focalización de programas de desarrollo empresarial

Programas de microcrédito y crédito orientados a empresas, creadas por jóvenes menores de 28 años.

Herramientas

•Incentivos a la tasa•Incentivos al capital •Periodos de gracia• Incremento de las garantías financieras que posee el Estado•Simplificación de trámites.

Crédito Para:

•Asistencia técnica•Capital de trabajo •Activos fijos

Más BeneficiosProgresividad en el pago del impuesto sobre la

renta así:• Cero (0%) en los dos primeros años gravables.• Veinticinco por ciento (25%) en el tercer año.• Cincuenta por ciento (50%) en el cuarto año.• Setenta y cinco por ciento (75%) en el quinto

año.• Ciento por ciento (100%) a partir del sexto año.

Mas Beneficios

•No serán objeto de retención en la fuente,•Sujeción al sistema de renta presuntiva a partir del sexto (6°) año gravable.•Al finalizar la progresividad, las pequeñas empresas, que en el año inmediatamente anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales, < a mil (1.000) UVT, se les aplicará el 50% de la tarifa del impuesto sobre la renta.

Mas BeneficiosProgresividad en el pago de los parafiscales y otras contribuciones de nómina, así:

•Cero (0%) en los dos primeros años gravables.•Veinticinco por ciento (25%) en el tercer año.•Cincuenta por ciento (50%) en el cuarto año.•Setenta y cinco por ciento (75%) en el quinto año.•Ciento por ciento (100%) a partir del sexto año.

Mas BeneficiosProgresividad en el pago del impuesto de industria y comercio y otros impuestos.

Progresividad en la matrícula mercantil y su renovación así:•Cero (0%) para el primer año de operación..•Cincuenta por ciento (50%) en el segundo año.•Setenta y cinco por ciento (75%) en el tercer año.•Ciento por ciento (100%) a partir del cuarto año.

Mas BeneficiosDescuento en el impuesto sobre la Renta y Complementarios de los aportes parafiscales y otras contribuciones de nómina por vincular laboralmente a nuevos empleados que al momento del inicio del contrato de trabajo :•sean menores de veintiocho (28) años.

•mujeres que al momento del inicio del contrato de trabajo sean mayores de cuarenta (40) años y que durante los últimos doce (12) meses hayan estado sin contrato de trabajo.

•nuevos empleados que devenguen menos de 1.5 smlmv.

ASPECTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

LA CONTABILIDAD

La Contabilidad se define como: “El arte de registrar, clasificar, resumir e interpretar los datos financieros, con el fin de que éstos sirvan a los diferentes estamentos interesados en las operaciones de una empresa”

CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD

La Contabilidad como sistema de información económica debe ser útil, lo cual se logra si es confiable, razonable, verificable y oportuna. A continuación analizamos estos términos:

CONFIABLE: La Contabilidad es confiable cuando los usuarios pueden, con

seguridad, tomar decisiones teniendo como base la información contable.

RAZONABLE: La Contabilidad es razonable cuando utiliza los métodos adecuados, por lo tanto se deben emplear los principios de Contabilidad generalmente aceptados, complementados con el uso de las normas y procedimientos de reconocido valor técnico.

VERIFICABLE: La Contabilidad es verificable si existen las evidencias que soporten la información contable. Como evidencias están los recibos, facturas, libros de contabilidad, etc.

OPORTUNA: La Contabilidad es oportuna cuando guarda relación directa entre la fecha requerida por el usuario y la fecha de presentación de la información.

USUARIOS DE LA CONTABILIDADSe conoce con el nombre de Usuarios de la Contabilidad a todas las partes que, por cualquier motivo, están interesados en la información contable. Los usuarios más comunes son:

LOS PROPIETARIOS DE LA EMPRESA: La Contabilidad es útil para conocer si la empresa está generando las ganancias esperadas.

LOS ADMINISTRADORES DE LA EMPRESA: Les permite analizar los resultados obtenidos en un período, lo cual se logra comparándolos con los resultados logrados por las Empresas del mismo sector económico, es decir, con la competencia.

Una vez analizada la información contable, los administradores proceden a implementar los correctivos necesarios.

EL GOBIERNO: Le facilita el cobro de los impuestos

LAS ENTIDADES CREDITICIAS: Les sirve de base para analizar el respaldo económico que ofrece la Empresa, con el propósito de otorgarle un préstamo

1. Balance General.

2. Estado de Resultados.

3. Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos.

4. Flujo de Caja Histórico.

5. Estado de Cambios en el Patrimonio.

ESTADOS FINANCIEROS

BALANCE GENERAL

ACTIVOS

CORRIENTES• Caja y bancos• Inventarios• C x C ClientesACTIVOS FIJOS• Terrenos• Edificio• Vehículos• Maq. y equipos• Sistemas de computac.ACTIVOS INTANGIBLES• Know how• Good will• Licencias y patentes

ACTIVOS DIFERIDOSOTROS ACTIVOS

PASIVOS

CORRIENTESA LARGO PLAZO

PATRIMONIO

CAPITAL: - Autorizado - Suscrito y PagadoRESERVA LEGALOTRAS RESERVASUTILIDADES RETENIDASUTILIDAD DEL EJERCICIOVALORIZACIONES

=

+

ESTADO DE RESULTADOS

Ventas- Costo de Mercancía Vendida EFECTO DE LA

ESTRUCTURA= Utilidad Bruta OPERATIVA- Gastos de Administración - Gastos de Ventas= UAII ( Utilidad Operativa) - Intereses EFECTO DE LA= UAI ESTRUCTURA- Impuestos FINANCIERA= Utilidad Neta

INDICADORES FINANCIEROSBASICOS PARA MEDIR LA SALUD

DE LA EMPRESA

Las categorías en las que se han agrupado los  Indicadores de Liquidez  Indicadores de Endeudamiento  Indicadores de Actividad  Indicadores de Rentabilidad

LIQUIDEZ

RAZON CORRIENTE Activo Cte / Pasivo Cte

PRUEBA ACIDA Activo Cte - Inventarios / Pasivo Cte

PTIVIDAD KWNO Ventas Netas / KWNO

ACTIVIDAD

ROTACION CARTERA Vtas Credito / C X C clientes Promedio

DIAS CARTERA 360 / Rotación Cartera

ROTACION INVENTARIO PTO TERM CMV / Inventario promedio

DIAS INV. PTO TERMIN 360 / Rotación Inventario

ROTACION PROVEEDORES Compras Credito / C X P proveedores Promedio

DIAS PROVEEDORES 360 / Rotación Proveedores

ENDEUDAMIENTO

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Pasivo Total / Activo Total

CONC. END. C.P. Pasivo Corriente / Activo Total

COBERTURA DE INTERESES Utilidad Operativa / Intereses

ENDE. SECTOR FINANCIERO Obligaciones Financieras / Total Activos

CARGA FINANCIERA Intereses / Ventas Netas

RENTABILIDAD

MARGEN BRUTO Utilidad Bruta / Ventas Netas

MARGEN OPERATIVO Utilidad Operativa / Ventas Netas

MARGEN ANTES DE IMPUESTOS Utilidad Antes Imptos / Ventas Netas

MARGEN NETO Utilidad Neta / Ventas Netas

RTAB. PATRIMONIO Utilidad Neta / Patrimonio

ESTABLECIMIENTOS DE CREDITO

BANCOS COMERCIALES CORPORACIONES FINANCIERAS COMPAÑIAS DE FINANCIAMIENTO COOPERATIVAS FINANCIERAS COOPERATIVAS DE AHORRO Y CREDITO

CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR FONDOS DE EMPLEADOS ONG

Componentes de un Crédito

Capital: Suma de dinero que se recibe en calidad de préstamo de parte de la entidad financiera.

Intereses: la suma pagada por el uso de dinero prestado. Se calculan como los saldos insolutos de capital por la tasa de interés.

Tasa de Interés

La tasa de interés es la diferencia entre la suma que el deudor repaga al final del período y la suma que recibe en préstamo, denominada capital, dividida por el capital. La tasa de interés se expresa usualmente como porcentaje y se refiere a un período de tiempo como el mes, el trimestre, el semestre ó el año.

Abono a Capital: la suma de dinero, que el deudor devuelve a la institución financiera, para pagar parte del monto o capital del préstamo.Cuota: Es la suma de los intereses más el abono a capital, que el deudor devuelve a la institución financiera en un período de tiempo.Período de Gracia a Capital: Es el tiempo en el cual el deudor solamente paga intereses y no realiza abonos a capital.

Las Empresas necesitan recursos para:

• Capital de trabajo• Consolidación o reestructuración de pasivos• Inversión en activos fijos (Compra de maquinaria,

equipos, bodegas, locales, etc.)• Inicio de una nueva línea de negocio o apertura de

nuevos mercados• Certificaciones de calidad, ambientales, etc.• Fortalecimiento patrimonial• Innovación y desarrollo tecnológico

Errores más frecuentes que se cometen en la solicitud de recursos

•Financiarse inadecuadamente.•No evaluar técnicamente el costo de los recursos.•Sobre endeudarse.•No evaluar diferentes alternativas de crédito.•No hacer uso adecuado de los recursos.•No asesorarse adecuadamente.•Estar reportado en una central de riesgo de crédito

Multicontacto BancóldexTel. (1) 649 71 00 BogotáLínea nacional gratuita 018000 915 300gestion.empresarial@bancoldex.comwww.bancoldex.com