PROYECTOS DE MEJORAMIENTO PASOS Y TECNICAS

OBJETIVO1. FACILITAR resolucin de problemas de calidad y productividad, SISTEMATICAMENTE y en sus Causas Races.

2. FACILITAR el aprendizaje y el TRABAJO EN EQUIPO.

ENFOQUEAdaptada a PROBLEMAS DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDADPara tratar con PROBLEMAS MEDIANAMENTE COMPLEJOS (Gerencia Media)Problemas en la Banda del MEJORAMIENTO-CONTROL (DISENO,CONCORDANCIA,ATENCION,PRODUCTIVIDAD)

G.G.DPTO.DPTO.DIV.DPTO.DIV.

EL SISTEMA DE GESTION Las Definiciones Los Principios, las Polticas Tipos de Acciones y Subsistemas para su ejecucin PROYECTOS DE MEJORAMIENTODespliegue de Objetivos Claves

EL CICLO DE MEJORAMIENTOP.H.V.A.+POTENCIALMEJORAR CONTINUAMENTE

PASOSDEFINICION DEL OBJETIVO Y PERFIL DEL PROYECTO (Oportunidad de Mejora)2. ANALISIS DEL PROCESO EXISTENTE (clarificar, cuantificar y dividir la oportunidad de mejora)

3. REALIZACION DE LAS OPRTUNIDADES PARA EL CAMBIO (anlisis de causa su raz)

PASOS4. DEFINICION Y PLANIFICACION DE LOS PROCESOS (Nivel de mejora esperado).

5. DEFINICION Y PLANIFICACION DE LOS PROCESOS (estrategia de solucin)

6. IMPLANTACION DE LA MEJORA (verificacin y validacin)7. EVALUACION DE LA MEJORA LOGRADA (acciones de garanta)

1.

1er DEFINICION DEL OBJETIVO Y PERFIL DEL PROYECTO (Oportunidad de Mejora)

OBJETIVOS: (1er. paso)ESCOGER EL O LAS OPRTUNIDADES DE MEJORA DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

2. CONOCER MEJOR LOS PROCESOS EN DONDE SE TRABAJA sus clientes, productos, procesos, proveedores, insumos, atributos y requerimientos.

SUB - PASOSE. Escoger y chequear la oportunidad de mejora.

D. Jerarquizar las ms importantes (matriz multicriterios).

C. Preseleccionar (TGN).

B. Listar las oportunidad de mejora (tormenta de ideas).

A. Revisar antecedentes y conocer mejor el sistema ( diagrama de caracterizacin).

2do. ANALISIS DEL PROCESO EXISTENTE (clarificar, cuantificar y dividir la oportunidad de mejora)

OBJETIVOS: (2do. paso)

CLARIFICAR Y CUANTIFICAR EL PROBLEMA (oportunidad de mejora)

2. DIVIDIRLO para incrementar el impacto.

SUB - PASOS

C. Escoger divisiones en base a DATOS

B. Dividir el Problema

A. Clarificar y cuantificar el problema

3er: REALIZACION DE LAS OPRTUNIDADES PARA EL CAMBIO (anlisis de causa su raz)OBJETIVOS: (3er. paso)

1. Identificar y verificar las causas races del problema.

2. Conocer a fondo el Sistema

3. Eliminar causas de solucin obvia e inmediata

SUB - PASOSD. Seleccionar causas

C. Cuantificar

B. Agrupar las causas

A. Listar las causas por cada divisin o parte del problema

4to. DEFINICION Y PLANIFICACION DE LOS PROCESOS (Nivel de mejora esperado).OBJETIVOS: (4to. paso)

1. Definir los REQUERIMIENTOS. Nivel esperado, exigido, etc.

2. Establecer secuencia de ataque.

SUB - PASOS

B. Establecer secuencia de ataque a las causas races y el impacto gradual esperado

A. Definir el nivel exigido en el indicador

5to. DEFINICION Y PLANIFICACION DE LOS PROCESOS (estrategia de solucin)

OBJETIVOS: (5do. paso)

1. Disear y escoger las soluciones ms apropiadas para eliminar la causas

2. Programar cuidadosamente la implantacin.

SUB - PASOS

C. Programar las actividades de cada solucin

B. Seleccionar las soluciones ms factibles y potentes

A. Listar las posibles soluciones

6to. IMPLANTACION DE LA MEJORA (verificacin y validacin)

OBJETIVOS: (6to. paso)

1. Tener XITO

2. Probar la efectividad de las soluciones, comparando el estado del problema antes y despus de implantar las soluciones.

3. Establecer y definir parmetros de seguimientos.

SUB - PASOS

C. Evaluar el impacto de las mejoras incorporadas

B. CHEQUEAR los niveles alcanzados en los indicadores

A. Verificar (reajustar) el cumplimiento del programa

7mo. EVALUACION DE LA MEJORA LOGRADA (acciones de garanta)OBJETIVOS: (7mo. paso)

1. EVITAR RETROCESOS

2. Asegurar que las mejoras sean permanentes

SUB - PASOSD. RECONOCER Y DIFUNDIR resultados

C. Incorporar al CONTROL DE GESTION de la unidad

B. ENTRENAMIENTO en los NUEVOS RESULTADOS

A. NORMALIZAR prcticas operativas

1er DEFINICION DEL OBJETIVO Y PERFIL DEL PROYECTO (Oportunidad de Mejora)SUB-PASOS:

ANTECEDENTES, CONOCER EL SISTEMA Y LISTAR LOS PROBLEMASPRESELECCIONAR Y JERARQUIZAR LOS PROBLEMASESCOGER Y CHEQUEAR EL PROBLEMA

A. REVISAR ANTECEDENTES Y CONOCER MEJOR EL SISTEMA

-. Revisar LINEAMIENTOS del nivel superior.

-. Razones para realizar proyectos

-. Acciones de mejora anteriores.

B. LISTAR PROBLEMASRECOMENDACIONES: Clarificar MISION DE LA UNIDAD, CLIENTES, PROVEEDORES, PRODUCTOS, INSUMOS Y PROCESOS. Revisar CONCEPTOS DE CALIDAD. Revisar la definicin del PROBLEMA NO LIMITAR LA LISTA

TECNICAS SUGERIDASDIAGRAMA DE CARACTERIZACION (A)

ENCUESTAS AL CLIENTE (B)

TORMENTA DE IDEAS ( A y B)

C. PRESELECCIONAR LOS PROBLEMASRECOMENDACIONES: Tener en cuenta los LINEAMIENTOS del nivel superior Haga una preseleccin gruesa S la lista es muy grande, hgalo en dos pasos

D. JERARQUIZAR LOS MAS IMPORTANTESRECOMENDACIONES:

Clarifique bien los CRITERIOS a utilizar.

Si puede utilizar datos hgalos (por lo menos un criterio debe ser cuantificado)

TECNICAS SUGERIDASTECNICA DE GRUPO NOMINAL O DE MULTIVOTACION (C)

MATRIZ DE SELECCIN Y EVALUACION (Seleccin con criterios mltiples) (D)

E. ESCOGER Y CHEQUEAR EL PROBLEMARECOMENDACIONES: Las tcnicas ayudan pero no deben sustituir el juicio En caso de poca diferencia, use el consenso Consulte al nivel superior en caso de duda

CHEQUEO DEL PROBLEMA SI NO Expresado como efecto Solucin implcita Medible Acorde con lineamientos

RECOMENDACIONES GENERALES (1er.Paso)Evite pasar por alto los sub-pasos por sencillos que parezcan. Programe como mnimo tres sesiones de trabajo del equipoRecuerde usar datosLos problemas de calidad verifquelos con el cliente

HERRAMIENTAS PRIMER PASO

NOMBRE DE LA UNIDAD O GRUPO:............MISION:.....................................(LO QUE HACEN-COMO LO DEBERIAN HACER -Y -PARA QUE/QUIEN O PARA SATISFACER A....)PROVEEDORINSUMOSPROCESOSPRODUCTOS / SERVICIOSCLIENTESQUIEN O QUIENES NOS QUE NECESITAMOS PARA QUE PROCESOS REALIZAMOS QUE PRODUCTO O SERVICIOSA QUIEN ENTREGAMOS ENTREGAN LOS INSUMOS ?HACER NUESTRO TRABAJO ?PARA OBTENER NUESTROOBTENEMOS EN NUESTRO NUESTRO PRODUCTOQuines nos dan los materialesCon qu hacemos el trabajo?PRODUCTO O SERVICIO?TRABAJOPara quin Trabajamos?que necesitamos?Qu Hacemos?Qu obtenemos de lo que hacemos?EXTERNOS:INTERNOS:PROBLEMAS DE PRODUCTIVIDADREQUERIMIENTOSATRIBUTOSATRIBUTOSREQUERIMIENTOSDE QUE MANERA SOLICITAMOSQUE LE EXIGIMOS A NUESTROSQUE NOS EXIGEN NUESTROSDE QUE MANERA NOS SOLICI - NUESTROS INSUMOS:PROVEEDORESCLIENTESTAN NUESTROS PRODUCTOSCmo solicitamos los insumos?Cmo queremos que nos entre-Cmo nos dicen que quieren queCmo nos solicitan nuestros (verbal,escrito, ord.prod, nota pedi)gue nuestros insumos?le entreguemos los productos? clientes? (verbal,escrito, o\pCAUSASPROBLEMAS DE CALIDADENCONTRAMOS LAS CAUSAS PORQUE ES LO QUE NOS INCUMPLEN ENCONTRAMOS LOS PROBLEMAS PORQUE ES LO QUE INCUMPLIMOS A NUESTROS CLIENTES NUESTROS PROVEEDORESO PORQUE HACEMOS MAL NUESTROS PROCESOS (TRABAJO) DIAGRAMA DE CARACTERIZACION

2do. ANALISIS DEL PROCESO EXISTENTE (clarificar, cuantificar y dividir la oportunidad de mejora)

SUB-PASOS

1. CLARIFICAR Y CUANTIFICAR EL PROBLEMA

2. DIVIDIR EL PROBLEMA

3. ESCOGER LA(S) DIVISION(ES)

A. CLARIFICAR Y CUANTIFICAR EL PROBLEMA

-. Definir el o los indicadores que dan cuenta del problema

-. Medirlos y graficarlos

-. Clarificar el problema cuantitativamente

RECOMENDACIONES Si no tiene datos previos, tome una muestra Chequee la confiabilidad de los datos Use grficos Recuerde chequear

TECNICAS SUGERIDASGRAFICA DE CORRIDA (A)

HISTOGRAMAS (A)

HOJA DE DATOS ( A)

B. DIVIDIR EL PROBLEMA

DETERMINAR LA MEJOR FORMA DE DIVISION O ESTRATIFICACION

ESTABLECER LOS ESTRATOS O DIVISIONES CLARAMENTE

RECOMENDACIONES Preguntarse: DONDE, CON QUIEN O CUANDO puede ser diferente el comportamiento

Preguntarse: PUEDE HABER DIFERENCIA POR CLIENTES, PROCESO, ZONA?

C. ESCOGER DIVISIONESDeterminar las partes o divisiones ms importantes del problema

Tcnicas sugeridas: HOJA DE DATOS (C) DIAGRAMA DE PARETO (C)

RECOMENDACIONES GENERALES (2do.Paso)Dedique todo el tiempo necesario a este paso Mnimo 3 sesiones si los datos estn disponibles y son de calidadVerifique siempre la serie de datos

HERRAMIENTAS SEGUNDO PASO

Sub Paso A Clarificar y cuantificar el problemaListado de posibles indicadores y diseo de un ejemplo de formato para recoleccin de datos

C.ESCOGER DIVISIONES EN BASE A DATOS

EJERCICIO PRCTICOPASOS PARA GRAFICAR EL DIAGRAMA DE PARETOLa siguiente tabla muestra el tiempo en minutos de paralizacin del trabajo debido a fallas de ciertas mquinas observadas en el perodo del 8 al 11 de mayo (un turno de 8 horas en cada uno de los cuatro das). Construya el Diagrama de Pareto correspondiente a la situacin dada.

SOLUCION:El perodo de tiempo estudiado es:N = 4 das x 8 horas/da x 60 min/hora = 1.920 minutosLa siguiente tabla muestra el ordenamiento de las causas de las fallas en las mquinas de Mayor a Menor, de acuerdo con el tiempo de paralizacin del trabajoNote que el nmero de minutos de paralizacin del trabajo en el perodo observado es de 488

Calcular los porcentajes absolutos del tiempo en el que se paraliz el trabajo debido a cada una de las causas que provocaron fallas en las mquinas:ai % = ni /N * 100Para la causa Desgasteai = 202 / 1920 * 100 = 10,52%Los clculos restantes aparecen en la tabla de abajo. Con estos datos podemos darnos cuenta, por ejemplo de que si se capacitase a los operarios para manejar correctamente las mquinas, el tiempo de paralizacin del trabajo disminuira por este concepto en 2,34% . O bien, si se ajustan las mquinas en forma correcta y se verifica con frecuencia que el ajuste sea el adecuado, el tiempo de paralizacin del trabajo disminuira en un 5,94%.

En seguida se calcula, para cada una de las causas de fallas el porcentaje relativo ri del tiempo de paralizacin del trabajo con respecto al nmero de minutos de paralizacin en el perodo observado:ri % = n i /d * 100As, por ejemplo, para el desgaste se tiene:r1 % = 202 / 488 * 100 = 41,39%As, por ejemplo, para el Ajuste inadecuado se tiene:r2 % = n2 x 100r2 % = 114 x 100 = 23,36% d 488Estos datos, mostrados abajo en la tabla, no indican, por ejemplo que el 41,39% del problema de paralizacin del trabajo es atribuible al desgaste (por el uso) de las mquinas; la tabla completa se muestra a continuacin: CONT

3er REALIZACION DE LAS OPRTUNIDADES PARA EL CAMBIO (anlisis de causa su raz)SUB-PASOS:

LISTAR Y AGRUPAR LAS CAUSAS

CUANTIFICAR Y JERARQUIZAR LAS CAUSAS RAICES

A. LISTAR CAUSA POR DIVISION O POR CADA PARTE DEL PROBLEMA SELECCIONADORECOMENDACIONES:

Listar sin limitaciones Si luego aparecen ms incorporarlas No se obsesione por un diagrama perfecto

B. AGRUPAR LAS CAUSASRECOMENDACIONES:

No use las divisiones hasta tanto no estn suficientemente especificadas las causas

Trate de usar el nombre de la divisin como objetivo

TECNICAS SUGERIDAS Diagrama causa-efecto (A) Diagrama de rbol (A) Bases de sub-agrupacin (B)

C. CUANTIFICARRECOMENDACIONES:

Vaya jerarquizando simultneamente Verifique los datos existentes

D. JERARQUIZAR Y SELECCIONARRECOMENDACIONES:

No haga esperar a las soluciones obvias y de aplicacin inmediata

Analice posibles correlaciones

RECOMENDACIONES GENERALES (3er.Paso) Programe de 3 a 5 reuniones para este paso

TECNICAS SUGERIDAS HOJA DE Datos (C) Diagrama de Pareto (D)

HERRAMIENTASTERCER PASO

4to. DEFINICION Y PLANIFICACION DE LOS PROCESOS (Nivel de mejora esperado).SUB-PASO:A. DEFINIR NIVEL EXIGIDOB. DEFINIR Y GRADUAR LAS METAS

A. DEFINIR NIVEL EXIGIDORECOMENDACIONES:

Decidir quien lo establece Chequear expectativas de tiempo Calcular las metas en funcin de las causas races a atacar Evaluar el impacto

B. GRADUAR LAS METASRECOMENDACIONES:

No pecar de optimista ni de conservador

Segn las causas a atacar grade el logro del tiempo. Evite frustracin.

RECOMENDACIONES GENERALES (4to.Paso)Sea especfico. Cunto?, Cundo? Programe 2 sesionesConsulte al nivel superior No lo haga por hacerlo

HERRAMIENTAS CUARTO PASO

5to. DEFINICION Y PLANIFICACION DE LOS PROCESOS (estrategia de solucin)

SUB-PASOS:

LISTARSELECCIONAR YPROGRAMAR SOLUCIONES

A y B. LISTAR Y SELECCIONAR LAS SOLUCIONESRECOMENDACIONES:

No descarte a priori algunas soluciones por descabelladas que parezcan Adems de impacto evale facilidad de ejecucin Trate de cuantificar lo ms posible, pero no se inmovilice

C. PROGRAMACIONRECOMENDACIONES:

Evitar querer enfrentar todo a la vez nfasis en quin? y cundo? Use las 5W - H (qu, por qu, cundo, quin y cmo?)

RECOMENDACIONES GENERALES (5to.Paso)Tome su tiempo para programar bien

TCNICAS SUGERIDAS:TORMENTA DE IDEAS (A) MATRICES DE SELECCIN DE SOLUCIONES (B)GANTT o PERT (C) 5 W - H (C)

HERRAMIENTAS QUINTO PASO

6to. IMPLANTACION DE LA MEJORA (verificacin y validacin)

SUB-PASOS:

VERIFICARCHEQUEAR y EVALUAR LOGROS

A . VERIFICAR EJECUCION DE ACCIONES PROGRAMADASRECOMENDACIONES:

Prepare una lista de chequeo Tome en cuenta el Gantt. Reajuste y reasigne si es necesario

B. CHEQUEAR INDICADORESRECOMENDACIONES:

Haga mediciones solo si se han implantado soluciones Use los mismos indicadores del segundo paso Revise las acciones si no hay impacto

C. EVALUACIONESRECOMENDACIONES:

Impacto indirecto, es decir sinergia del proyecto Qu podra evitar que se mantuviesen los resultados Evale tambin el clima generado por el proceso

HERRAMIENTAS SEXTO PASO

7mo. PASO: ESTABLECER ACCIONES DE GARANTIASUB-PASOS:

NORMALIZARENTRENARCONTROLAR yPROMOVER

ACCIONES DE GARANTIA Normalizar Entrenar e incorporar al sistema de Recursos Humanos Sistema de Control de Gestin Difusin y Reconocimiento

RECOMENDACIONES GENERALES (7mo.Paso) Sin acciones de garanta el retroceso ser seguro Fortalezca el trabajo con datos No desestimule la accin Confe en que el prximo proyecto ser MAS RAPIDO, PROFUNDO Y....MAS FACIL

HERRAMIENTAS SEPTIMO PASO