PLANIFICACIÓN miniencuentros PLANIFICACIÓN miniencuentros

TITULO DEL ENCUENTRO

• XXXXX

ESLOGAN

• XXXXX

OBJETIVO

• XXXXXX

•

CONTENIDOS

• Xxxxxxxxx

PROGRAMA

• XXXXXX

•

LUGAR

• XXXXXX

HORARIO

• XXXXXX

A QUIEN VA DIRIGIDO

• XXXXXX

AFORO MÁXIMO

• XXXXXX

LOGISTICA MINIENCUENTRO

COSAS QUE HAY QUE HACER ANTES DEL EVENTO

Responsable Hecho

Búsqueda y negociación con instalación

Visita previa a instalación (tener en cuenta: capacidad máxima, accesibilidad, comunicación transporte público, nº de salas acorde con las necesidades del programa, posibilidad de hacer menús especiales para personas que lo necesiten, sala grande para plenario y para “sarao” si lo hay….)

Organización de comidas, café….

Determinar nº, comensales, horarios y pedir presupuestos

Contenidos del Programa. Concordantes con los objetivos. Definir quienes son los ponentes idóneos

Contacto con ponentes. Confirmar con ellos que pueden, decirles si cobran o no, pedirles sus pp con tiempo, pedirles algunos datos para que luego les podáis presentar…..

Determinar quien inaugura y quien clausura. Es bueno aprovechar para invitar a personas significativas, personas que queramos que se impliquen, escuchen …..

Diseño, elaboración y difusión de tríptico o folleto informativo Es bueno que incluya un eslogan, tener en cuenta logos de financiadores (financiador es también el que cede el espacio o da gratis algo), hoy en día lo mejor es hacerlo para difundirlo a través de internet …

Difusión del encuentro a través de la web. Nota de prensa, contacto con medios,….

Recepción de inscripciones y elaboración de listados asistentes

Actividades lúdicas, “sarao”. hacer propuestas y definir actividades de animación previstas. Valorar, qué, cómo y con quién.

Cierre de programa y presupuesto global de la jornada

Elaboración cuestionario de evaluación. Es muy importante tener en cuenta que el cuestionario sea accesible para todos. Debe permitir que todas las personas que han asistido valoren el encuentro independientemente de los apoyos que necesiten. Valorar si entregarlo en la sala o enviar por e-mail al día siguiente junto a las conclusiones.

Montar carpetas. Si las hay recordar meter programa, hojas en blanco, cuestionario de valoración, boli,

Preparar identificadores. Para ponentes, para identificar salas de trabajo o lugares importantes com cafetería, WC, salida, acreditaciones ….

Asignar responsables. De cambiar identificadores y agua, de entrega de regalos, de recibir a asistentes, de control de medios técnicos, de…..