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I.- IDENTIFICACION:
NOMBRE DEL PUESTO: CONTRALOR________ ____________________________ _
CLAVE DEL PUESTO: 4,000_____________________________ ______________
UBICACION DEL PUESTO: LA CONTRALORIA________________________ _______
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO ES CONSIDERADO DENTRO DE
LA' ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COMO DEf — —— --- ---.— ... ... . ■ .
SEGUNDO NIVEL DE JERARQUIA.__________
JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL__________________________________ '
DEPENDEN DE EL: 1) EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD,, —
2) EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA: 3) EL —
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA; 4) EL JEFE DE DEPAR
TAMENTO DE CONTROL DE PAGOS A PROVEEDORES; LA —
SECRETARIA.
II.- FUNCION BASICA. . , .
, El contralor tiene la responsabilidad del desarrollo, imple-
mentación y supervisión de los procedimientos necesarios para el -
control financiero de la empresa, salvaguarda de los activos, as
pectos contables, así como la preparación e interpretación de esta
dos financieros, planes y proyectos de utilidades; todo esto de —
acuerdo a las políticas establecidas y a las disposiciones legales
a las que está sujeto. . ■
111•“ FUNCIONES e s p e c i f i c a s . .
El contralor es el responsable de la planeación, organización
dirección y control de las actividades generales de los departamen
tos que integran la contraloría. Así mismo, le compete la ejecu--
ción de las políticas determinadas por la empresa y las siguientes
294
1 • “ ACTIVIDADES DE PLAÑEACION. ■ .
A) E l d i s e ñ o y e s t a b l e c i m i e n t o de l o s s i s t e m a s de c o n t a b i l i —
dad y demás s i s t e m a s de c o n t r o l y o p e r a c i ó n f i n a n c i e r a de l a empre
s a y v i g i l a r y s u p e r v i s a r su c u m p l im i e n t o .
B) La p l a n e a c i ó n de l o s s i s t e m a s y p r á c t i c a s de a u d i t o r í a con
l a f i n a l i d a d de e v a l u a r l a s o p e r a c i o n e s i n t e r n a s de l a compañía t a
l e s como, f o r m u l a c i ó n de e s t a d o s f i n a n c i e r o s , nóminas y p ó l i z a s r e
g i s t r o s de compras y v e n t a s ; pagos a l o s p r o v e e d o r e s , l o s i n v e n t a
r i o s g e n e r a l e s y demás t r a n s a c c i o n e s que e f e c t ú e l a em presa .
C) La p l a n e a c i ó n de l a p r e p a r a c i ó n d e l b a l a n c e g e n e r a l y l a -
c u e n t a de r e s u l t a d o s y o t r o s e s t a d o s f i n a n c i e r o s e i n f o r m e s de l a -
com pañía , a s í como un in fo r m e c o m p le to que abarque l o s r e s u l t a d o s -
de l a s o p e r a c i o n e s de l a compañía d u r a n te e l mes a n t e r i o r y p o r , e l
año f i s c a l h a s t a l a f e c h a .
D) La f o r m u l a c i ó n y p r e p a r a c i ó n de l o s s i s t e m a s de r e c o p i l a
c i ó n y a r c h i v o de t o d o s l o s i n f o r m e s , e s t a d o s , e s t a d í s t i c a s y
o t r o s d a t o s que l a l e y r e q u i e r e o que p id a e l C o n s e jo de A d m in is
t r a c i ó n .
E) ' La f o r m u l a c i ó n e i n t e g r a c i ó n de l o s p r e s u p u e s t o s g e n e r a l e s
y e s p e c i a l e s que s e ñ a l e n l o s r e q u e r i m i e n t o s f u t u r o s de l a compañía
de a cu erd o a l c a t á l o g o de c u e n t a s y p r o c e d i m i e n t o s y a l a s r e q u i s i .
c i o n e s d e l g e r e n t e g e n e r a l y de o t r o s . f u n c i o n a r i o s .
F) La p l a n e a c i ó n de l a s formas o métodos para r e a l i z a r l a s co
b e r t u r a s de: p ó l i z a s de s e g u r o s y f i a n z a s para l a d e b i d a p r o t e c -----
c i ó n de l o s a c t i v o s de l a empresa .
G) La p l a n e a c i ó n para p r o v e e r s e d e l c a p i t a l n e c e s a r i o para e l
c o r r e c t o d e s a r r o l l o de l a s o p e r a c i o n e s de l a em p resa , e s t a b l e c i e n
do y e j e c u t a n d o programas para, s u m i n i s t r a r e l c a p i t a l n e c e s a r i o , —
i n c l u y e n d o l a s n e g o c i a c i o n e s r e l a t i v a s , y e l m a n te n im ie n to de l o s -
•295
convenios financieros necesarios. .
H) La programación del financiamiento a corto y a largo pla
zo así como el mantenimiento de las fuentes adecuadas para préstai
mos normales de la compañía, en bancos comerciales y en otras ins_
tituciones de préstamo.
I) La plañeación y la programación de la inversión de los —
fondos de la compañía según se requiera y establecer y coordinar
las políticas para manejar la inversión en fondos de pensiones y-
fidexcomisos similares. '
■ j) La programación en forma conjunta con todas las unxdades-
de trabajo de la empresa', las necesidades de financiamiento desti_
nadas a solventar los requerimientos de capital para asegurar el—
desarrollo eficiente de las actividades de la empresa.
K) La planeación de los programas de auditorías a realizar
se en las diferentes áreas de trabajo de la empresa.
L) La planeación de los programas de evaluación de los proce
dimientos establecidos por la contralorea.
fl) La planeación de los programas de selección, capacitación
y desarrollo del personal adscrito a las dependencias que inte
.gran la contraloría. .
N) Y, todas aquellas actividades de planeación en las que de
ba participar el contralor. .
2. - ACTIVIDADES DE ORGANIZACION. ■ .. '
A) La delimitación de las actividades de cada uno de los
puestos que forman las unidades de trabajo a su cargo.
■ 296
B) La integración de los grupos que habrán de hacer la se---
lección del personal encargado de realizar cada una de las labO'—
res en los puestos de las' unidades a su cargo.
C) La organización de los sistemas contables, de finanzas y-
presupuéstales de la empresa, disponiéndolos para su adecuado ma
nejo. .
D) La 'Organización y la programación de las actividades para
la dotación del efectivo requerido en las diferentes áreas de —
trabajo de la empresa, así como la dotación de formas y documen—
tos respectivos. ■
. E) La estructuración y disposición de los sistemas de archi
vo de la empresa en relación con sus operaciones administrativas-
tales como: 1) ventas, 2) compras, 3) gastos, 4) pagos, 5) provee
dores , etc. . '
F) La organización del personal necesario para llevar a cabo
1 s actividades correspondientes al control interno que utiliza -
la empresa para salvaguardar sus activos y los demás bienes de la
misma.
La organización e implementación, en coordinación con el-
gerente de ventas y el de compras, para el levantamiento de inven
tarios.
H) El estudio y la definición de la responsabilidad y autori
dad en cada uno de los puestos que integran las unidades de traba
jo a su cargo.
±) La organización e implementación, en coordinación con elr
gerente de ventas y el de compras, de los programas de auditoría-
a las diferentes unidades que integran dichas gerencias.
297
,Xr) La organización e implementación, en forma coordinada —
con el jefe de departamento de auditoría interna, de los progra-—
mas de auditoría a las áreas de: 1). contabilidad, 2) caja; y, 3).-
control de pago a proveedores.
K) La organización de los documentos y datos para la prepa—
ración del Balance general, los demás estados financieros que de
ba presentar. ¡ . .
L) La organización y preparación de los datos y/o documentos
necesarios para preparar los presupuestos de la empresa.
M) La organización, recopilación, clasificación, análisis y-
envío de la información solicitada por.la gerencia general, la —
gerencia de compras, la gerencia de ventas, el Consejo de Adminis_
tración y las distintas dependencias gubernamentales.
N) . Y, todas aquellas que sean inherentes a esta función.
3. ACTIVIDADES DE DIRECCION. .
A) El establecimiento de las medidas o disposiciones para -
que el personal de la empresa se apegue a los sistemas y contro—
les establecidos con la intención de asegurar su operatividad,. J*' i
B) La toma de las disposiciones para que todas las unidades-
de la empresa sean aconsejadas y auxiliadas tanto como sea necesa_
rio en la preparación de sus presupuestos.
C) La dirección para el desarrollo, y la conducción de la —
operación de los sistemas internos de contabilidad y control pre_
supuestario en toda la empresa, incluyendo las políticas de conta
bilidad y control presupuestario, procedimientos, programas y —
prácticas que sean necesarias para el funcionamiento efectivo dé
los mismos. • ' ‘ ■
298
D) La dirección periódica para la realización de los protjrar
mas de auditoria interna en todas las áreas de operación de la em
presa.
E) La supervisión de que las políticas financieras determin-
nadas por la empresa se cumplan fiel y eficazmente. ■
F) La dirección de los trabajos de análisis financiero rela
cionados con los proyectos presentados a fin de definir las alter
nativas que le permitan a la gerencia general seleccionar el cur
so de acción más apropiado segán el caso. ■
■ G) La proposición o en su defecto el otorgamiento del visto-
bueno del personal necesario para ocupar puestos vacantes en los-
departamentos y secciones que integran a la Contraloría. .
. H) La disposición para el establecimiento de cursos de capa
citación para el personal de la Contraloría cuando lo considere -
necesario. .
I) La Presidencia de las reuniones con personal directivo —
de la Contraloría.
J) La guía y supervisión de la realización de las activida—
des de los subordinados a su cargo.
K) La preservación del buen ambiente y el estado de ánimo del
personal bajo su cargo.
L) El establecimiento de las relaciones con inversionistas,-
a fin de mantener un mercado adecuado para los valores de la so—
ciedad. .
11) La dirección del otorgamiento de créditos y el cobro de -
cuentas, así como la supervisión de los arreglos para asegurar -
el financiamiento de ventas, como son los pagos a corto, mediano-
299
y largo plazo y para asegurar los planes de arrendamiento.
N) La sutorización de las cuentas bancarias en los bancos ■—
aprobados por la gerencia general.
fí). El ordenar la preparación de los estados sobre la sitúa
ción financiera de la empresa que se requieren para las juntas de
trabajo del Consejo de Administración y el informe anual para la-
rjunta de accionistas; así como aquellos que deben ser presentados
a las dependencias federales, estatales o municipales relaciona--
das con el pago de impuestos y/o derechos, tanto como para demos
trar la situación legal de la empresa.
. O) La firma de los certificados de acciones del capital so
cial de la empresa en unión del gerente general. . .
P) La firma de todos los cheques, letras de cambio, pagarés-
y otros documentos que registran el ingreso o egreso de fondos de
la empresa, mancomunadamente con el cajero general.
Q) El asesoramiento al Consejo de Administración o al geren^
te general sobre cuestiones financieras, ■
R) . La propuesta del nombramiento de los jefes de los departa
mentos y secciones de los mismos. ... ■
S) . La evaluación del rendimiento del personal de la contralo
ría, así como el reporte de aquellos que no cumplan con las dispo_
siciones establecidas o la comisión de faltas graves.
T) Y, todas aquellas que sean inherentes a esta función.
4. ACTIVIDADES DE CONTROL. ' . _ .
A) La verificación y estimación sistemática y objetiva de -
que las operaciones contables y financieras se realicen con apego
300
a l o s i n s t r u c t i v o s y p o l í t i c a s de l a em p resa .
-^B) La v e r i f i c a c i ó n de que l a p rogram ación de l o s d i f e r e n t e s
pagos a ca r g o de l a empresa s e cumplan de a cu erd o a l o p r e v i s t o , -
v i g i l a n d o a l mismo t iem po que l a empresa mantenga e l n i v e l de s o l
v e n c í a y l i q u i d e z de p a g o s r e q u e r i d o s por l a misma.
C) E l c o n t r o l para v e r i f i c a r que l o s in f o r m e s p r o p o r c i o n a d o s
para c o n o c e r l a s i t u a c i ó n f i n a n c i e r a de l a e m p r e sa , p r e s e n t e n l a -
r e l a c i ó n de l i q u i d e z o p o s i b i l i d a d para c u m p l ir l o s compromisos -
c o n t r a í d o s y a l c a n z a r l o s o b j e t i v o s p r e d e t e r m i n a d o s .
D) La v i g i l a n c i a y e l c o n t r o l de que l o s p r e s u p u e s t o s aproba
d o s para t o d a l a em presa s e a p l i q u e n d e ' a c u e r d o a l o p r e v i s t o ,
■ e v a l u a n d o en su c a s o l a s d e s v i a c i o n e s que p r e s e n t e n l o s mismos y -
p r o p o n ie n d o l a s m edidas c o r r e c t i v a s que s e r e q u i e r a n .
E) La- i n t e g r a c i ó n de in fo r m e s a l C o n se jo de A d m i n i s t r a c i ó n y
a l g e r e n t e g e n e r a l , s o b r e f a l t a n t e s en i n v e n t a r i o s , d o c u m e n to s , -
r o b o s , d a t o s , p o s i b l e s f r a u d e s , f a l l a s en l o s s i s t e m a s y p r o c e d i
m i e n t o s , e t c . , a f i n de que s e tomen l a s m ed id a s p e r t i n e n t e s o se
d is p o n g a n l a s p o l í t i c a s y normas a d e c u a d a s .
F) La v e r i f i c a c i ó n de que l a s o b l i g a c i o n e s f i s c a l e s de l a
empresa se a n c u m p l id a s d e n t r o de l o s p l a z o s s e ñ a l a d o s y e l a b o r a
d o s c o r r e c t a m e n t e .
G) La i n f o r m a c i ó n p e r i ó d i c a a l g e r e n t e g e n e r a l s o b r e e l r e
s u l t a d o d e l desempeño de s u s a c t i v i d a d e s y de l a c o n t r a l o r í a en
g e n e r a l .
H) La d e t e c c i ó n de c u a l q u i e r problema f i n a n c i e r o , f i s c a l o -
l e g a l que s e p r e s e n t e , r e q u i r i e n d o l a asesoría c o r r e s p o n d i e n t e a
cada p a so en p a r t i c u l a r . ■
I) El c o n t r o l de que l o s p l a n e s y programas de l o s d e p a r t a
301
mentos que integran la contralorea se lleven a cabo segtín lo pla
neado . ' ' ' .
j) La evaluación del desarrollo de las actividades del per—
sonal bajo su cargo, proporcionando los incentivos establecidos—
cuando los resultados sean positivos, o en su defecto, las sancio
nes o castigos cuando éstos resulten en contra de lo esperado, si
son imputables al propio personal. . . 1
k) La observancia de que el personal a su cargo respete las-
normas, reglas, políticas y demás condiciones de su contratación,
L)_ La supervisión de que el envío de la información solici —
tada por la gerencia general, la gerencia de compras, la gerencia
de venta y demás unidades de trabajo, sea completa, veraz, oportu
na y a través de los canales y procedimientos establecidos.
H) El examen de que todas las garantías para el retiro de---
valores de los archivos de la empresa se hagan de conformidad --
con las regulaciones y disposiciones dictadas por el Consejo de
Administración. . . . . ' ' ' ■
N) La verificación de que todas las propiedades de la empre
sa estén debida y adecuadamente asignadas,
S) La custodia y disponibilidad de los libros y registros de
la empresa. . ■ ■ / . - '
O) La salvaguarda de los libros de acciones de la empresa,—
y controlar el pago de dividendos. .
P) Y, todas aquellas que sean inherentes a esta función.
IV.- AUTORIDAD, . ■ ■ ' . .
La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para;
302
A) Establecer las bases para la integración del sistema de -
presupuestos de la empresa. . .
B) Implantar los mótodos de control interno aplicables en-
el funcionamiento de las distintas áreas que componen la empre
sa. ' .
' C) Seleccionar las fuentes de financiamiento necesarias pa
ra las operaciones de la empresa previo acuerdo con el gerente—
general. ’
D) Establecer calendarios periódicos de revisión a los sis
temas de control interno de la empresa.
. E) Establecer los periodos y sistemas de pagos de la empre
sa en general. - '
F) Decidir sobre la determinación de las políticas de ejecu
ción de gastos y presupuestos que tenga la empresa en sus unida
des operativas en base a los planes, programas y acuerdos autorí_
zados por el Consejo de Administración.
G) Determinar los lincamientos que servirán de base para la
fijación de sueldos y salarios, en base a estudios y a las polí
ticas de la empresa.
H) „ Establecer los procedimientos de vigilancia interna en -
cada uno de los departamentos de la empresa, en lo que correspon
de al manejo de efectivo y documentos cambiables.
I) Practicar supervisión general sobre el desarrollo de las
actividades del personal a su cargo. .
J) Ejecutar los planes y programas concernientes a su depara
tamento, buscando que reditúen la mayor eficacia posible.
303
K) Sancionar o reportar al personal bajo su cargo cuando al
guno de ellos cometa alguna falta que viole las políticas, ñor—
mas, reglas, y, en general, los convenios de contratación.
L) Proponer ante la gerencia general las modificaciones que-
considere pertinentes para lograr mayores beneficios en los pla
nes y programas concernientes a la contraloría.
M) Proponer los planes de inversión y financiamiento que me
jores utilidades y ventajas ofrezcan a la empresa.
N) Efectuar revisiones y auditorías periódicas cuando lo es
time conveniente.
S) proponer las formas de financiamiento para respaldar Ios-
planes de expansión y/o crecimiento de la empresa. ".
O) Finar las prioridades de los pagos a los acreedores de la
empresa y a los accionistas de la misma.
P) y aquella autoridad que le sea delegada para el mejor -
desempeño de sus funciones. .
V . - RESPONSABILIDAD.
t.» nersona que ocupe este puesto tendrá autoridad relativa -
A) El buen cumplimiento de las políticas, procedimientos, t _
gramas y presupuestos autorizados para la empresa. . .
B) El análisis e interpretación de los estados financieros.
C) Las transacciones financieras y de llevar los asuntos — -
fiscales o legales de la empresa en cuanto a sus funciones se re
fiere.
304
D) Lo r e f e r e n t e a l a s m o d i f i c a c i o n e s o ca m b io s en l a s p o l í
t i c a s de c o n t a b i l i d a d , a u d i t o r í a s , p r e s u p u e s t o s y p l a n e s de u t i l i _
dad de l a em p resa , p r e v i o acuerdo con l a g e r e n c i a g e n e r a l y l a
asam blea de a c c i o n i s t a s . '
E) P r o p o r c i o n a r o p o r tu n a y v e r a z m e n te a l a g e r e n c i a g e n e r a l -
l a i n f o r m a c i ó n s o b r e e l v a l o r de l a s p r o p i e d a d e s t a n g i b l e s re la ta ^
v a s a l a s o p e r a c i o n e s de l a em p resa . •
F) V i g i l a r que e l p e r s o n a l a su ca r g o cumpla d eb id a m en te con
t r a b a j o a s i g n a d o , a s í como tam bién de r e s p e t a r l a s p o l í t i c a s ,
norm as , r e g l a s y en g e n e r a l l a s c o n d i c i o n e s d e su c o n t r a t a c i ó n .
- * - * .
G) El manejo y d i s t r i b u c i ó n d e l p r e s u p u e s t o a u t o r i z a d o a l a -
c o n t r a ! o r í a . . . ■ ■ ■ ■ ■ ' ■ ■ , • . .
H) V i g i l a r que t a n t o e l l o c a l que ocupa l a c o n t r a l o r í a , como
e l e q u ip o y m o b i l i a r i o y demás im p lem en tos de t r a b a j o sean c o n s e r
v a d o s en buen e s t a d o . . •
I) La c u s t o d i a y s a lv a g u a r d a de l o s l i b r o s de a c c i o n e s de -
l a com pañía , de l o s l i b r o s de c o n t a b i l i d a d ; de l o s documentos y -
demás i n f o r m e s , d a t o s o c i f r a s que dan f é de l o s b i e n e s de l a em
p r e s a . 1
j ) La s e l e c c i ó n de l o s o r g a n i s m o s f i n a n c i e r o s o c r e d i t i c i o s -
con l o s que deba t e n e r r e l a c i ó n l a em p resa .
K) La f i r m a mancomunada con e l G erente G enera l p ara e l l a n z a
m ie n t o de n u e v a s e m i s i o n e s de a c c i o n e s de l a compañía; a s í como -
de l a e n a j e n a c i ó n de b i e n e s de misma p r e v i o a cu erd o con e l C onse
j o de A d m i n i s t r a c i ó n .
L) La f i r m a mancomunada con e l C a je r o G enera l de c h e q u e s ,
p ó l i z a s , d o c u m e n to s , y de más t r a n s a c c i o n e s que im p l i q u e n e l u s o -
305
de los recursos de la empresa, autorizados.
M) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas para ---
buen desempeño de su función. • "
VI.- NIVEL DE COORDINACION. •
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar;
1.- CON: El Gerente General PARA: .. '
/ \) La determinación y la interpretación adecuada de las fun
ciones que le han sido asignadas así como, sus responsabilidades-
generales y el marco de la autoridad que le ha sido delegada.
/ B) La aprobación de los presupuestos generales y específicos
de la empresa. . . ..
/ C) La determinación y aprobación de las fuentes de financia-
miento.
. D) La planeación de las estrategias, políticas, programas, -
procedimientos, normas, etc., necesarias para el buen funciona
miento de la contraloría a su cargo.
E) La adquisición del personal requerido para el buen fun---
cionamiento de la contraloría a su cargo.
F) La proposición de cambios o modificaciones en los planes-
y programas de control a cargo de la contraloría.
G) La determinación de los períodos y monto del reparto de—
utilidad a los trabajadores, así como el pago de dividendos a los
accionistas. . „
/ H) La planeación de las posibles inversiones de la empresa,-
asignando el mejor rendimiento de las mismas.
306
¿/í) La planeación y aprobación de los préstamos y otro tipo -
de obligaciones contraídas por la empresa a corto plazo, mediano-
y largo plazo. ■ •
J) La elaboración de los programas correspondientes al de---
partamento tales.como: 1 ) de auditoría, 2) de contabilidad, 3 ) de
nóminas, etc. ■
K) La integración de los informes mensuales y los del ejer
cicio anual de la empresa, para su presentación al Consejo de Ad
ministración y los concernientes a las obligaciones de la empresa
con organismos federales, estatales y municipales.
. L) Y aquellas otras actividades que requieran acciones coor
dinadas . , .
2. CON: El Gerente de Compras PARA:
/ A) La planeación y la programación de los presupuestos de —
las compras necesarias para el buen funcionamiento de esta geren
cia.
B) La Calendarización de los pagos a los proveedores.
c) La autorización del pago de las horas extras y días festi_
vos al personal respectivo previo acuerdo con el Gerente General.
D) La contratación del personal eventual o de base necesario
en cualquiera de los departamentos y*secciones de la gerencia.
/ E) La verificación de que el pago a los proveedores se ajus
te a las compras programadas.
F) La planeación de todo lo referente al efectivo requerido-
por la gerencia de compras y demás actividades en las que tengan -
relación.
307
G) La programación de los horarios y la disponibilidad de 7 :
grupos de trabajo que proporcionen la información y apoyo necesa
rio para la realización de las auditorías o practicarse en el a-
rea de compras. '
H) Y aquellas otras que requieran una acción coordinada.
3. CON: El Gerente de Ventas PARA: ' ■
/A) La fijación de los precios en los productos y/o servicios
de acuerdo con los cambios habidos en los precios de compra.
y B ) La determinación del margen de utilidad o pérdida de ca
da una de las líneas de productos. . ■
C) El establecimiento del‘presupuesto para las campañas pu—
blicitarias y promocionales,
D) El ajuste en los sistemas contables de las pérdidas por
mercancías hechadas a perder o robadas.
E) La programación de los horarios y la disponibilidad del -
personal que proporcione la información y el apoyo necesario para
la realización de las auditorías practicadas al área de ventas.
F) Y, todas aquellas que requieran una acción coordinada:
4. CON: El Jefe del Departamento de Contabilidad PARA:
A) La preparación de informes respecto a la situación finan
ciera de la empresa, así como aquellos que están obligados a ren
dir a las dependencias federales, estatales o municipales.
B) La preparación de los estados financieros, a efecto de -
formular las órdenes de pago a los accionistas y el reparto de -
utilidades a los trabajadores de la empresa.
308
C) . El acuerdo de cambios en los sistemas y procedimientos de
control y operaciones contables. . .
D) La preparación de los presupuestos.
E) Y otras que requieran una acción coordinada.
5. CON: El Jefe del Departamento de Caja PARA;
' A) La programación de los pagos a los proveedores y demás —
movimientos de efectivo o valores de la empresa.
B) El acuerdo de cambios en los sistemas y procedimientos de
control y operación del departamento de caja.
C) El acuerdo para el pago a los accionistas y el reparto de
utilidades a los trabajadores de la empresa. ■
* D) La preparación de los presupuestos.
■ E) Y aquellas otras actividades que requieren una acción -
coordinada. ■ . . . ■ : •
6. CON: El Jefe del Departamento de Control de pago a Proveedores
: - • PARA: ; , - . ■ . •
A) La programación de los pagos de los diversos proveedores-
de acuerdo a las políticas de la empresa y a las condiciones de -
los contratos establecidos. , .
B) La preparación de los presupuestos.
C) Y otras que requieran una acción coordinada.
7. CON: El Jefe del Departamento de Auditoría PARA: ,
/ A) La. planeación, organización e implementación de los pro —
gramas de auditoría para las diferentes áreas de trabajo de la —
empresa. . ■
309
B) La planeación, organización e implementación de los pro -
gramas de evaluación de los sistemas y procedimientos de control-
y operación contables y financieros de la empresa,
C) La preparación de los informes de los dictámenes de l a s -
auditorias realizadas. .
D) La formulación del presupuesto del departamento de audito
r í a . '
E) Y aquellas otras actividades que requieran una acción —
coordinada.
8. CON Las Instituciones Financieras: PARA: ■
y a ) La obtención de líneas de crédito necesarios que le per
mitan operar a la empresa sin afectar su liquidez y rentabilidad.
B) Y todas aquellas que sean indispensables para el buen —
funcionamiento de la empresa. ■
9. CON: Las autoridades Hacendarías PARA
A) La firma de convenios que le permitan operar eficientemen
t e .B) La presentación de la declaración y el pago de los útipuea
tos de la empresa. . ■■ .
C) La disposición del personal y la información necesaria a-
los auditores de gobierno, llegado el caso.
D) y , demSs que l e s e a n r e q u e r i d a s de a c u e r d o a l e y e s y r e -
g lamen tos. .
I .- IDENTIFICACION ' ' '
NOMBRE DEL PUESTO: SECRETARIA DE LA CONTRALORIA
CLAVE DEL PUESTO: 4001_________ ________________
UBICACION DEL PUESTO: CONTRALORIA______________
JEFE INMEDIATO: CONTRALOR
II.- FUNCION BASICA
. -El puesto de la Secretaria de la Contraloría tiene-
corno proposito el desarrollo de todas las actividades secreta-
.riales, tales como: La mecanografía de los documentos, el mane
jo del archivo, la recepción ’y el envío de. la correspondencia,
etc.
III.- FUNCIONES ESPECIFICAS
La persona que ocupe este puesto tendrá las siguien
tes funciones específicas:
' A).La toma de dictados de parte del contralor y de-
su mecanografía respectiva. -
. B) La recepción y envío de la correspondencia de la
contraloría. ■ .
C) La contestación de la correspondencia en base a
las instrucciones recibidas por el contralor.
D) La preparación de los informes solicitados por--
el contralor.
E) La organización del archivo de la Contraloría.
F) Y, cualquier otra actividad que le sea encomenda
da por el contralor.
311
IV.- AUTORIDAD
Xa persona que ocupe este puesto tendrá autoridad -
para:
A) Recibir y abrir la correspondencia dirigida al -
contralor.
B) Tomar nota de las llamadas telefónicas cuando el
contralor esté ausente, informándole de las mismas. .
C) Organizar y manejar el archivo asignado bajo sus
órdenes.
D) Elaborar la agenda de citas del contralor.
F) Y, cualquier otra autoridad que le sea delegada
para el mejor desempeño de sus funciones.
V.- RESPONSABILIDAD .
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabi
lidad relativa a ; ■
. A) La preparación y remisión de la correspondencia-
de la gerencia a otras gerencias, instituciones gubernamenta—
les, etc.
B) La custodia y conservación de los documentos del
archivo de la contraloría. .
C) La elaboración oportuna y veraz de los informes-
solicitados por el contralor.
D) La preparación de la agenda de citas del contra
lor.
E) Y, cualquier otra responsabilidad que le sea asicj
nada por su jefe inmediato.
312
VI.- NIVEL DE COORDINACION
. La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
1. CON; EL CONTRALOR PARA;
A) La recepción de instrucciones para dar contesta
ción a la correspondencia recibida por el contralor.
B) La programación de la agenda de citas.
C) Y, cualquier otra actividad que requiera una ac
ción coordinada para el mejor desempeño de sus actividades.
313
I.- IDENTIFICACION.
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PAGO
' A PROVEEDORES. ._______________________
CLAVE DEL PUESTO: 4 400____________________ _______________
UBICACION DEL PUESTO:__CONTRALORIA._____________________________
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL TERCER
NIVEL DE JERARQUIA DE LA ESTRUCTU
RA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA.
JEFE INMEDIATO: EL CONTRALOR __________________________
DEPENDEN DE EL: ■ LOS AUXILIARES Y LA SECRETARIA-CARDISTA.
II.- FUNCION BASICA.
- El jefe del departamento de control de pago a proveedo
res tiene como función básica el control y la programación y-
revisión del pago oportuno a los.proveedores de acuerdo al -
calendario de pagos. ' . . ■ '
III. FUNCIONES ESPECIFICAS. .
La persona que ocupe el puesto de jefe del departamen
to de control de pago a proveedores tendrá las siguientes fun
ciones específicas: ■
A) La programación e impleraentación del calendario de
pagos a los proveedores en base a los vencimientos de las fac
turas .
B) La recepción de la documentación para su revisión correspon—
diente.
C). La organización de los archivos del departamento de
control de pago a proveedores, de acuerdo con las políticas-
y normas establecidas.
314
D) La recepción de las facturas, notas de crédito, etc.
a fin de preparar los estados de cuenta de cada uno de los —
proveedores de la empresa.
E) El mantenimiento de un estricto control de los pa—
gos que se efectúen a los distintos proveedores que tiene la
compañía..
F) ' La verificación de que los procedimientos para la -
££0gpQidn y revisión de la documentación a liquidar se cumpla
fielmente. ' . ■
‘ G) La cancelación de los pagos en los cárdex que lleva
el departamento bajo sus órdenes, de acuerdo con el estado --■
de cuentas a liquidar que le remita caja general o contabili
dad. ■ . . ' ' ■ -
H) La supervisión del trabajo del personal que está-
bajo sus órdenes, informando a su jefe inmediato cuando és
te no cumpla con sus funciones o cometa faltas graves a fin-
de que se tomen las medidas correspondientes. . ‘
I) La organización del trabajo de su personal y la ca
pacitación del mismo para el mejor desempeño de sus activida
des. . : .. ■ ■ ' ■
J) La elaboración de los informes al contralor acerca-
de las actividades de su departamento. .
K) La participación en las auditorías que se efectúen
a su departamento.
L) La elaboración del presupuesto que corresponde a su
departamento.
14) La sugerencia de mejoras al sistema para llevar a-
cabo el control de pago a proveedores.
315
N) El ejercicio del presupuesto asignado a su departa —
mentó se ajuste a lo planeado. .
fí) Y , otras actividades que se consideren necesarias -
para el :mejor desempeño de sus funciones.
IV.- AUTORIDAD, _ ' . /
La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para:
‘ A) Obtener la documentación que se requiere para la -
elaboración de los diferentes estados de cuenta de los pro-1—
veedores. '
B) Revisar las facturas para la elaboración de los ven
cimientos por orden de antigüedad a efecto de hacer la progra
mación de los pagos correspondientes.
C) Vigilar que el personal bajo su mando cumpla con —
sus obligaciones y deberes, reportando al contralor a aque- —
lias personas que no cumplan con sus actividades o cometan —
faltas graves. .
D) . Programar el calendario de los pagos a los proveedo
res.
E) Sugerir o. proponer mejores procedimientos para el —
control de los pagos a los proveedores.
F) Preparar los informes a la contraloría del desempe
ño de su departamento.
Gl Determinar e integrar los archivos del departamento
para que permitan la custodia y salvaguarda de los documentos
H) Cancelar los comprobantes de pago de los cárdez ,
previa comparación con . los estados de cuenta liquidados que-
remita la caja o contabilidad.
• 316
I) Y, aquella autoridad que le sea delegada para el —
mejor cumplimiento de sus funciones. ■
V.- RESPONSABILIDAD.
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabili -
dad relativa a:
A) La programación oportuna del calendario de veneiraien
tos de pagos de los diferentes proveedores, ■
B) La presentación de los informes al contralor sóbre
las actividades desarrolladas por el departamento a su cargo,
C) El manejo de' las facturas y su archivo respectivo-
a fin de que se conserven en buen estado.
D) La actualización de los registros que lleva a cabo-
su departamento.
E) El control de los cárdex. .
F) La organización y programación de los pagos a los -
diferentes proveedores de la compañía.
H) Que los procedimientos de revisión de documentos se
efectúen de acuerdo con las políticas, normas y disposiciones
autorizadas por la empresa-
I) El ejercicio adecuado del presupuesto asignado a su
departamento, vigilando que lo ejercido se ajuste a lo pía
neado.
... j) y, toda aquella responsabilidad que se derive de
sus funciones.
317
VI.- NIVEL DE COORDINACION.
La persona que ocupe este puesto deberá de coordinar:
1. CON: EL CONTRALOR PARA:
’ A) La programación de los pagos a los proveedores de—
acuerdo con las políticas establecidas y á las condiciones-
de los convenios. v . .
B) La preparación de.informes que requiera la contra—
loria. •
C) La preparación de los estados de cuenta y liquidacio
nes de las diferentes cuentas de los distintos proveedores, -
ajustándose a las políticas, normas y disposiciones estable
cidas por la empresa. " ■
D) Y, otras actividades que requieran una acción en —
forma coordinada. .
2. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL PARA: ,
A) La verificación de los informes y la documentación-
necesaria para la programación de los calendarios de pago a -
los diferentes proveedores.
B) La verificación de los pagos o liquidaciones efec—
tuadas por la caja para actualizar los estados de cuenta o -
cancelar las cuentas. .
. C) Y , otras actividades que requieran una acción coor
dinada .
318
3.- CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA
A) La revisión de los diferentes documentos que re---
quiera contabilidad para efectuar los asientos correspondien
tes en sus libros.
B) Y, otras actividades que requieran una acción coor
dinada . .
4. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA :
A) La información de los detalles del programa de au
ditoría a las secciones de trabajo a su cargo.
' ‘ B) La.o r g a n i z a c i ó n y. disposición del personal que pro
porcione l a información y documentos para el equipo encarga
do de la auditoría.
C) La preparación y formulación de los horarios para -
realizar el trabajo de auditoría.
D) Y , otras actividades que requieran una acción en —
forma coordinada.
5. CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA-
A) La asignación de las cargas de trabajo.
B) La delimitación de .las responsabilidades que
penden a las secciones que integran el departamento de
trol de pago a proveedores.
corres
con--
C) La revisión y la actualización
individuales de cada proveedor. .
de los expedientes- '
D) Y ¡ otras actividades que requieran una acción en -
forma coordinada. .
319
I.- IDENTIFICACION. ■ ■ .
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.________
CLAVE DEL PUESTO; 4 1QÜ .__________________________________________
UBICACION DEL PUESTO: CONTRALORIA_______ _________________________
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL TERCER -
■ NIVEL DE JERARQUIA DENTRO DE LA ES
' ' TRUPTURA ORGANIZACIQNAL DE LA EMPRE
- . SA.___________________________________
JEFE INMEDIATO: EL CONTRALOR _______________________________
DEPENDEN DE EL: LOS JEFES DE LAS SECCIONES DE: 1) DIVERSOS; —
2) ALIMENTOS Y BEBIDAS; 3) ROPA? 4) ARTICULOS -
■ ' ' ' DEL HOGAR; 5) NOMINA Y GASTOS GENERALES; b)OTROS
■ , INGRESOS; 7) PRESUPUESTOS; LOS AUXILIARES Y SE--
■ CRETARIA.
'II.- FUNCION BASICA.
El puesto de jefe del departamento de contabilidad tie
ne por objeto dirigir y supervisar la contabilidad de la empresa,
cuidando que se realicen oportunamente los informes financieros.
I H . - FUNCIONES ESPECIFICAS. '
La persona que ocupe el puesto de jefe, del departamento
de contabilidad tendrá las siguientes funciones específicas:
A) La supervisión constante de los sistemas contables-
establecidos en la empresa.. ‘
' B) La revisión y clasificación de la documentación de —
ingresos y egresos anexa al reporte de caja y bancos.
C) La formulación de los reportes de ventas en base a -
los cortes de caja de las cajas registradoras y a los levantará en
320
tos de inventarios. • ' • .
D) . La revisión del reporte de la mercancía recibida.
E) La formulación de las pólizas de diario.
F) La formulación de los estados financieros mensualmen
t e .
, G) La formulación de las liquidaciones de impuesto pe--
riódicas y anuales de la empresa.
H) La formulación mensual de las conciliaciones de las-
cuentas bancaris.
I) La asignación y supervisión constante del buen desa
rrollo de las actividades de los subordinados, pres
tándoles el asesoramiento cuando éstos lo soliciten.
. J) La presentación oportuna al contralor de los irífor —
. mes del resultado del desempeño de sus actividades,-
. ajustándose a las formas y procedimientos estableci
do s .
K) La participación en la planeación de los períodos de
inventarios y de la organización y dirección de la-
. toma física de los mismos .
■ 1 . ■ B) La proposición del adecuado adiestramiento y capaci-
■ . tación al■personal .bajo su mando acerca de la forma-
de registrar las transacciones de la empresa.
■ M) La formulación de los presupuestos correspondientes—
a su departamento.
. . N) y, otras actividades que se requieran para el mejor
. cumplimiento de sus funciones. ,
IV.- AUTORIDAD. . . V / . ■ .
La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para:
A) Organizar y dirigir las actividades de sus auxiliares
B) Modificar el catálogo de cuentas cuando lo considere
conveniente, previa autorización del contralor y ge
rente general.
321
. C) Practicar revisiones periódicas en los documentos —
que ampara los movimientos financieros. •
- D) Sancionar a sus subordinados cuando éstos no cumplan
con sus deberes o cometan alguna falta grave, en ba
se a las políticas y procedimientos establecidos en
. la empresa. . '
E) Participar en la planeación, organización y dirección
del levantamiento de los inventarios.
F) Proporcionar todo tipo de información que les sea re
■ querida por el nivel inmediato superior.
E^eparar los estados financieros de la empresa.
. H ) Reportar robos, pérdidas, modificaciones en las tar
jetas y documentos a su cargo.
1) Y, aquella otra autoridad que le sea delegada para -
el mejor cumplimiento dé su función. "
V.- RESPONSABILIDAD. — . ■ _
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabilidad relativa a: .
A) Que los estados financieros estén formulados adecua
da y oportunamente.
B) La vigilancia de que las conciliaciones bancarias —
estén correctamente elaboradas. .
C) La planeación, organización y dirección del estable
cimiento de los sistemas contables de la empresa, de acuerdo a -
las políticas establecidas por la contraloría.
D) La presentación oportuna y veraz de todo tipo de in
formación requerida a través de los canales predeterminados.
E) La participación en la planeación y dirección de los
levantamientos de los inventarios. - .
F) La vigilancia del buen desarrollo de las activida—
des de sus subordinados, proporcionándoles la asesoría necesa—
ria.
G) El reporte a su jefe inmediato sobre el personal que
no cumpla con sus obligaciones o cometa faltas graves.
H) La asesoría y participación en la elaboración de los
presupuestos tanto del departamento de contabilidad como del res
to de las unidades de trabajo que constituyen la empresa.
I) La preparación de los estados financieros y el cál—
culo tanto del pago de impuestos, reparto de utilidades, pago —
de dividendos, cuotas obrero-patronales y demás pagos que tengan
que hacer frente la compañía.
J) La preparación de las nóminas de sueldos y salarios,
tiempo extra autorizado, personal eventual, etc, .
K) La supervisión en forma periódica de las operaciones
contables de las distintas secciones a su cargo.
L) El reporte de robos, alteraciones en los documentos-
para que se tomen las medidas correctivas. ,
H) Y, aquella otra.responsabilidad que derive de sus -
funciones. ■
VI.- NIVEL DE COORDINACION ‘ ' : . : ■, . ' . ■ '
La persona que ocupe este puesto 'deberá coordinarse:
323
1 * "* CON: EI¡ CONTRALOR PARA: ' ' ■ .
A) La planeación y organización de los sistemas conta
bles de la empresa.
B) La presentación de la información pertinente de los
registros contables. ■
C) La planeación de los períodos de levantamiento de -
inventarios y auditorías contables.
D) Y, otras actividades que requieran una acción en —
forma coordinada. .
2. - CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN PARA:
' A) La verificación del movimiento de entradas y salí —
das de mercancías del almacón,
B) La contabilización de los movimientos que sufran —
las mercancías.
' C) La planeación de los períodos de levantamiento de -
los inventarios, ‘ • .
' D) La recepción de informes sobre mercancía dañada, -
defectuosa o sustraída para las estimaciones respecto a las pór
didas para su registro.contable. '
3. - CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PAGO A PROVEE—
DORES PARA: ' _
A) La verificación de los números y montos de las fac
turas o pólizas de pago a proveedores pagadas por el departamen
to de caja general. '
B) La vigilancia de los períodos de pago de las factu
ras de los proveedores.
C) La verificación de que las condiciones de compra en
los pedidos se ajuste a las condiciones pactadas.
D) La planeación de los sistemas del control de los -
pagos a los proveedores.
324
E) La revisión de los estados de cuenta de cada provee
dor, una vez hechas las liquidaciones correspondientes a efecto-
de que el pago de los proveedores tenga sus expedientes al día.
F) . Y, otras actividades que requieran una acción coor
dinada.
4. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA: •
A) La planeación y programación de las auditorías a — '
efectuar al departamento de contabilidad y secciones que lo -
componen. -
B) La requisición de los informes, documentos, etc.,—
que sean necesarios para efectuar la revisión de las operacio--
nes del departamento de contabilidad.
C) Y, otras actividades que requieran una acción en -
forma coordinada.
5. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA PARA: ' ’
■ A) La requisición de los reportes y documentos que am
paren los movimientos de ingresos y egresos por compras, ventas,
pago de nóminas, pagos de gastos, etc., para efecto de su conta
bilización correspondiente. ;
• i
. B) Y, otras actividades que requieran una acción coor
dinada. . .
6. CON: LOS JEFES DE LAS SECCIONES QUE INTEGRAN EL DEPARTAMEN-
. TO DE CONTABILIDAD PARA: ' '
■ : A) La revisión de la asignación de las actividades de
cada sección. - -
B) La programación de los períodos de levantamiento de-
325
inventarios y auditorías. \
, C) La revisión y evaluación de los sistemas y procedí
mientos para efectuar las mejoras correspondientes.
D) La preparación de los informes contables, financie
. ros que tiene que preparar el departamento, '
E) Y, otras actividades que requieran una acción en -
forma coordinada.
■ 326
V.- IDENTIFICACION. . •
N O M B R E D E L P U E S T O : J E F E D E L A S E C C I O N D E C O N T A B I L I D A D D E —
' ARTICULOS DIVERSOS _________________
CLAVE DEL PUESTO; 4 1 1 0_____ ________, ----— ----- ----
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD----------
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL CUAR
, TO NIVEL DE LA JERARQUIA DE LA
. • ‘ ' , ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE -
. • ■ LA EMPRESA. _____ ____________
JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAp_.--
DEPENDEN EN EL: AUXILIARES DE CONTABILIDAD._____________ _—
II. FUNCION BASICA - .
El jefe de la sección de contabilidad de artículos ai-
versos, es responsable de la revisión periódica de los catá
logos de cuentas que integran las líneas de productos que —
son contabilizados en la sección a su cargo, así como el man
tener al día los libros de pólizas y documentos de: 1) libre
ría y Artículos Escolares; 2) Artículos de piel y maletería,
4) Artículos deportivos, 5) Juguetería y 6) Aparatos eléctri
eos; así como el mantenimiento operativo de la sección a su-
cargo.
III.-FUNCIONES ESPECIFICAS
La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección -
de contabilidad de artículos diversos, tendrá las siguientes
funciones específicas:
A) La plañeación y organización de la recolección de infor
mación de pólizas y documentos contabilizadores para te
ner actualizados los libros de las diferentes líneas de
productos que se lleve la sección a su cargo.
327
B) . La vigilancia y verificación de que los comprobantes y pó
lizas: a registrar lleguen a la sección debidamente requi-
sitadas de las áreas de almacén, compras, ventas y caja.
C) . La supervisión de que los registros contables se efectúen
de acuerdo con los métodos y procedimientos establecido—
■ por la contraloría y el Jefe del Departamento de Contabi
lidad . . ' . • ,
D) La planeación y organización de los informes periódicos-
respecto a la contab.ilización en los libros a cargo de —
la sección a efecto que se calculen los ingresos y egre —
sos en las líneas que se controlan en la sección, así co
mo para la preparación de los diferentes estados financie
ros que se requieran. .
F)_ La organización dé los grupos de trabajo de su sección,—
así como la asignación de las funciones que corresponden-
a cada uno de ellos. ■ '
F) El reporte al jefe del. departamento de contabilidad del -
personal que no cumpla con sus funciones o cometa alguna-
violación, a las políticas, reglas y normas establecidas-
por la empresa.
G) . La elaboración de los. presupuestos de su sección.
H ) La participación en las: auditorías que se efectúen en su-
sección, estableciendo los horarios y disponiendo al per
sonal para que proporcione la información que se les re-
quiera,
I) La participación en los programas de evaluación de los -
procedimientos y métodos de contabilizació, así como en -
_ el análisis de los catálogos de cuentas.
328
J) _ La custodia y el mantenimiento en buen estado de los li-—- ' i
bros de pólizas y documentos, asi como de lo&- comprcban-x.
tes, archivos, materiales, mobiliario y equipo adscritos-
a su sección.
K) Y, otras actividades que sean requeridas para el mejor —
cumplimiento de su función. ‘
IV. AUTORIDAD ' .
La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para
A) Requerir los comprobantes y/o documentos relacionados -
con las líneas de productos a su cargo a efecto de poder
tener actualizados los libros de contabilidad de la sec
ción. .
B) Supervisar los trabajos de registro de los diferentes li
bros o documentos a cargo de sus subordinados, y ordenar
en su caso las correcciones o ajustes que sean necesarios
de acuerdo a los procedimientos.
C) Organizar los grupos de trabajo de acuerdo a las necesida
des de la sección a su cargo.
D) . Reportar faltas cometidas por el personal a su cargo, a -
efecto de que se le apliquen las sanciones correspondien
tes.
E) Proponer cambios o mejoras a los procedimientos, de recep
ción, de revisión de registro, de archivo y de informa--
ción establecidos, así como para proponer supresión o — ■*-
apertura de cuentas en el catálogo respectivo.
E) Rechazar y regresar a sus lugares de origen, aquellos do-
329
aumentos: comprobatorios, que no vengan debidamente requisita-
dos . • . ■ : • ' ■
G) . Proponer horarios para la realización de auditorías en su -
area de trabajo, o en las que participe como auxiliar»
H) Proponer aumento de personal en la sección y en el presupúes_
to de la misma. . ■ .
■¡■j y t toda aquella que le sea delegada para el buen desempeño —
de sus actividades.
V. RESPONSABILIDAD - . ■
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabili
. dad'relativa a: ' . ■ .
A) La planeación y organización para que la recepción de docu
mentos y pólizas para efecto de su registro en libros, se —
haga en forma oportuna y eficaz. ■
B) Que la recepción de documentos y pólizas provenien-es de las
áreas de: almacén, compras, ventas y caja, cumplan con los-
requisitos estipulados por la contraloria.
C) ' Que el registro de las operaciones contables en los distin
tos libros y documentos de la sección, se apeguen a los méto
dos y procedimientos establecidos, en forma correcta y con -
exactitud. ■
D) La presentación de los informes contables y financieros que-
le sean requeridos por el jefe del departamento de contabili
• dad y por el contralor, relativos al estado que guardan Ios-
libros de las diferentes lineas que integran la sección,
E) La organización de las actividades del personal en contabili
dad de las diferentes lineas de productos de la seccrÓn,
330
F) . La custodia y conservación de los libros de contabilidad,
comprobantes y demás documentos, comprobatorios de las —
operaciones controladas en su sección, así como del mobi
liario y equipo.
G) La elaboración de los presupuestos de su sección.
HJ. La participación en el programa de auditoría, que se lle
ve a cabo en su sección, disponiendo la información y el-
personal necesario para la misma.
I) La participación en los programas de evaluación de los -
• sistemas y procedimientos establecidos, así como la revi
sión de los catálogos de cuentas. •
J) Que el personal a su cargo cumpla con las políticas, nor
mas y reglas de la empresa, y de reportar a aquellos que-
no lo hicieren. . .
K) La devolución y rechazo de aquellos documentos contabili-
zadores y comprobantes que no reúnan los requisitos esta
blecidos por la contraloría. ■
L) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas de acuer
do a sus funciones.
VI. NIVEL DE COORDINACION ■ ■ ' '
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar :
1)'.T CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA:
A) La preparación de los informes contables y financieros de
acuerdo a los libros que se manejan en la sección.
331
B) La organización de grupos y horarios, necesarios para la
realización de las auditorías, .
C) La integración de los programas de revisión y evaluación-
de los sistemas y procedimientos y del catálogo de cuen
tas. . • ’
D) . Y, otras actividades que requieran una acción coordinada.
2 ) CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
PARA: ' ' ■
A) La disposición de los horarios y el orden de. revisión de-
los libros y documentos de la sección. ■
3).“ CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA, EL JEFE DEL DE
PARTAMENTO DE ALMACEN, EL JEFE DE CONTROL DE PRO
VEEDORES Y, CON EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE VEN—
• TAS DIVERSOS PARA: -'
& El envío de documentación que deba ser contabilizada o, -
en su caso para aclaraciones o devoluciones de documentos
indebidamente requisitadas.
4)..- CON: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION PARA
A). La organización de las actividades de recepción, revisión
registro y elaboración de informes.
BX La preparación de los libros y documentos para efecto de-
los programas de auditoría.
otras actividades que requieran una acción coordinada.C) Y
332
I. IDENTIFICACION ,
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD DE
ALIMENTOS Y LICORES.______________________
CLAVE DEL PUESTO: 4120____________ ___________________________
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.__________
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL CUAR
. TO NIVEL DE JERARQUIA DE LA ES
- ' TRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA—
. ' EMPRESA.___________________ '
JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
DEPENDEN.DEL EL: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD.____________
II. FUNCION BASICA
El jefe de la sección de contabilidad de alimentos y -
bebidas es responsable de la revisión periódica de los catá
logos de cuentas que integran las líneas de los productos que
son contabilizados en la sección a su cargo, así como el man
tenimiento al día de los libros de pólizas y documentos dc:-
1) carnes; 2} frutas, verduras y legumbres; 3) abarrotes-y -
ultramarinos; y 4) vinos, y licores, así como la vigilancia
de las operaciones de la sección a su cargo.
III. FUNCIONES ESPECIFICAS .
La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección
de contabilidad de alimentos y bebidas, tendrá las siguien
tes funciones específicas:
A) La planeación y organización de la recolección de -
las pólizas y documentos contabilizadores para tener actuali
zados los libros de las difrentes líneas de productos que se
llevan en la sección a su cargo.
B) La vigilancia y verificación de que los comproban
tes y pólizas para el registro lleguen a la sección debida--
333
mente requisitadas de las áreas de almacén, compras, ventas-
y caja. - • '■ .
C) La supervisión de que los registros contables se -
efectúen de acuerdo con los métodos y procedimientos estable
cidos por la contraloría y por e'1 jefe del departamento de -
contabilidad. .
D} La integración de los informes periódicos respecto-
a la contabilización en los libros a cargo de la sección pa
ra que se calculen los ingresos y egresos en las líneas que-
se controlan, así como para la presentación y preparación de
los diferentes estados financieros que se soliciten.
E) . La programación de los grupos de trabajo de la sec
ción a su cargo, así como la asignación de las funciones que
corresponden a cada uno de ellos y la capacitación corres---
•pondiente. ■ ■ - . ,
F) El reporte al jefe del departamento de contabilidad
del personal que no cumpla con sus funciones o cometa alguna
falta que viole las políticas, reglas y normas establecidas.
G) La elaboración de los presupuestos que se refieren-
a su sección.
H) La participación en las auditorías que se efectúen-
en la sección, estableciendo los horarios y disponiendo al -
personal para que proporcione la información y documentos -
que se les requiera.
I) La participación en los programas de evaluación de
los procedimientos y métodos de contabilización; e igualmen
te, en el análisis de los catálogos de cuentas.
• 334
dj_ La custodia y el mantenpnlendo en buen estado de- ^
los libros de pólizas y documentos, asi como la conservación
de los comprobantes,, archivos, materiales mobiliario y equi
po de su sección.
K) Y, otras actividades que sean requeridas para el -
mejor cumplimiento de su función.
• * . "
IV. AUTORIDAD. . . . *
• La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para:
A) Requerir los comprobantes y/o documentos relaciona
dos con las líneas de productos a su cargo para poder actua
lizar los libros de contabilidad de la sección.-
B) Supervisar los trabajos de registro de los diferen
tes libros o documentos a cargo de sus subordinados, y orde
nar, en su caso, las correcciones o ajustes que sean necesa
rios de acuerdo con los procedimientos establecidos.
C) Organizar al personal a su cargo tomando en cuénta
las necesidades de la sección.
D) Reportar faltas cometidas por el personal a su car
go con la finalidad de que se apliquen las sanciones corres
pondientes.
E) Proponer cambios o mejoras a los procedimientos de
recepción, de revisión, de registro, de archivo y de informa
ción establecidos, así como sugerir la supresión o apertura-
de nuevas cuentas. •
F) Rechazar y regresar a sus lugares de origen, aque—
líos documentos comprobatorios que no vengan debidamente re-
quisitados, ,
335
F) La custodia y conservación de los libros de conta
bilidad, comprobantes y demás documentos comprobatorios de
las operaciones controladas por su sección, así como del -
mobiliario y equipo.
’ g ). La elaboración de los presupuestos correspondien
tes a su sección y su presentación al jefe del departamen
to de contabilidad.
H) La participación en el programa de auditoría que-
H e v e el personal de auditoría en la sección de contabili
dad de alimentos y licores.
I) . La participación en los programas de evaluación -
de los- sistemas y procedimientos: establecidos.
j) Que el personal a su cargo cumpla con las políti
cas, normas y reglas de la empresa y de reportar a los em
pleados que no las cumplan. .
K) La devolución y rechazo de aquellos documentos
contabilizadores y comprobantes que no reúnan los requisi
tos establecidos por la contraloría.
L) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas-
de acuerdo con sus funciones.
vi. NIVEL DE COORDINACION ■
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PA-
£A:
A). La preparación de los informes contables y finan-
336
cieros de acuerdo con los registros que se manejan en su
sección. .
B) . La .programación de los grupos de trabajo y hora
rios para la realización de las auditorías.
C) La integración de los programas de revisión y eva
luación de los sistemas y procedimientos del catálogo de -
cuentas. ■
D) Y, otras actividades que requieran una acción <:—
coordinada. ’
2. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTER
NA PARA: . ■
A) ' La disposición de los horarios y la programación-
de les revisiones de los libros y documentos de la sección.
B) Y , otras actividades, que requieran una acción -t—
coordinada.
3 * CQiSi : EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA, EL JEFE -
■ DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN, EL JEFE DE --
' . CONTROL DE PROVEEDORES Y EL JEFE DEL DEPAR-
■ ■ TAMENTO DE VENTAS DE ALIMENTOS Y LICORES —
■ ! ' PARA: . .
A) El envío de la documentación que deba ser conta—
bilizada. '
B) Y, cualquier otra actividad que requiera una ac—
ción coordinada.
337
4.- CON: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION
PARA:
A) La programación de las autoridades de recepción,-
revisión, registro y elaboración de los informes correspon
dientes a la sección.
B) La preparación de los libros y documentos para -
efecto de los programas de auditoría.
C) Y, otras actividades que requieran una acción —
coordinada para el logro de los objetivos de la sección.
338
G>: Proponer . horeros, pa^a I3 re^li^ac^n. de: las,. ^adiT.
torías en su área de trabajo, o en las que participe como —
auxiliar. ■
H-X Sugerir aumentos, de personal para la sección,
I) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada para-
el buen desempeño de sus actividades.
V. RESPONSABILIDAD ’ * . '
jt^Pg?_sona que ocupe este puesto tendrá responsabili
dad relativa a :' ' • “
. A). La programación de la recepción de documentos y pó
lizas para que su registro se efectúe en forma oportuna y —
eficiente. .
B) Que la recepción de los documentos y pólizas, pro—
veniente de las áreas de: almacén, compras, ventas y caja, -
cumplan con los requisitos estipulados por la contralorla.
. C) Que el registro de las operaciones contables en los
distintos libros se apegue a los métodos y procedimientos es
tablecidos, en forma correcta y exacta.
D) La elaboración de los informes con ' . y finan--
cieros que sean requeridos por el jefe del departamento de -
contabilidad y por el contralor acerca del estado que guar—
dan los libros de las diferentes líneas que integran la sec
ción. ,
E) La programación de las actividades del personal de—
contabilidad de las diferentes líneas de productos de la sec
ción. .
339
I. IDENTIFICACION .■ ‘ . '
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD DE -
ROPA _______________________
CLAVE DEL PUESTO: 4130________
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL _
' _ . CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE
' ' . LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL-
' DE LA EMPRESA. _______ _____
JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD.
II. FUNCION BASICA.
. El jefe de la sección de contabilidad de ropa es res
ponsable de la revisión periódica de los catálogos de cuen
tas que integran las líneas de los productos que son conta
bilizados en la sección a su cargo, así como el manteni---
miento al día de los libros de pólizas y documentos de: —
1). ropa para caballeros; 2) ropa para damas; 3) ropa para
niños; 4) ropa para.niñas y 51 blancos, así como la vigi—
lancia de las operaciones de la sección a su cargo.
III. FUNCIONES ESPECIFICAS. . ■
La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección
de contabilidad de ropa tendrá las siguientes funciones —
específicas:
A) La planeación y organización de la recolección de
las pólizas y documentos contabilizadores para tener actúa
lizados los libros de las diferentes líneas de artículos —
que se llevan en la sección a su cargo. - .
. B)_ La vigilancia y verificación de. que los comproban
.¿si-
• • . . 34 0
tes y pólizas para el registro lleguen a la sección debitr^
damente requisitadas en las áreas de almacén, compras, ven
tas y caja. „
C) La supervisión de que los registros contables se-
efeptúen de acuerdo con los métodos y procedimientos esta
blecidos por la contraloría y por el jefe del departamento
dé contabilidad. .. • \ • . • • • 1\ - .
D) La integración de los informes periódicos respec
to a la contabilización en los libros a cargo de la sec— —
ción para que se calculen los ingresos y egresos en las -
lineas que se controlan, así como para la presentación y—
preparación de los diferentes estados financieros que se -
soliciten. . ‘
E> La programación de los grupos de trabajo de la -
sección a su cargo, así como la asignación de las funcio
nes que corresponden a cada uno de ellos y la capacitación
respectiva. -
F) _ El reporte, al jefe del departamento de contabili
dad del personal que no cumpla con sus obligaciones o come
ta alguna falta grave que viole las políticas, reglas y -
normas establecidas en la empresa.
G) La elaboración de los presupuestos que se refie
ren a su sección.
H) La participación en las auditorías que se efec- —
ttíen en la sección, estableciendo los horarios y programan
do al personal para proporcionar la información y documen
tos que se les requieran.
z> La participación en los programas de evaluación—
341
de los. procedimientos y métodos, de. contabilizacion;. e -----r
igualmente, en el análisis de los catálogos de cuentas.
J) La custodia y el mantenimiento en buen estado dé
los libros de pólizas y documentos, así como la conserva
ción de los comprobantes, archivos, materiales, mobiliario
y equipo de su sección.
K) Y, otras actividades que sean requeridas para el-
mejor cumplimiento de los objetivos de la sección.
XV, AUTORIDAD
' x,a p e r s o n a que ocupe e s t e p u e s t o t e n d r á a u t o r i d a d pa
ra: .
A) R e q u e r ir l o s comprobantes y / o docum entos r e l a c i o
nados con l a s l í n e a s de a r t í c u l o s a su ca r g o para p od er . —
e f e c t u a r l o s r e g i s t r o s de c o n t a b i l i d a d de l a s e c c i ó n .
B) S u p e r v i s a r l o s t r a b a j o s de r e g i s t r o de l o s d i f e - ^
r e n t e s l i b r o s o documentos a cargo de su s s u b o r d i n a d o s , y -
o r d e n a r , en su c a s o , l a s c o r r e c c i o n e s o a j u s t e s que sean -
n e c e s a r i o s de acu erd o con l o s p r o c e d i m i e n t o s e s t a b l e c i d o s .
C) O r g a n iz a r a l p e r s o n a l a su c a r g o tomando en c u e n
t a l a s n e c e s i d a d e s de l a s e c c i ó n .
D) R e p o r ta r f a l t a s c o m e t i d a s por e l p e r s o n a l b a j o su
mando con l a f i n a l i d a d de que s e a p l i q u e n l a s s a n c i o n e s co
r r e s p o n d i e n t e s .
■ E) Proponer cambios o m e j o r a s a l o s p r o c e d i m i e n t o s -
de r e c e p c i ó n , de r e v i s i ó n , de r e g i s t r o , de a r c h i v o y de
i n f o r m a c i ó n e s t a b l e c i d o s , a s í como s u g e r i r l a s u p r e s i ó n o
a p e r t u r a de nu evas c u e n t a s .
342
F) Rechazar y regresar a sus ■ lugares de. origen aque
llos documentos comprobatorios que no vengan debidamente_
requisitados. .
G) .Proponer horarios para la realización de las audi
torías en su área de trabajo.
H) Sugerir-aumentos de personal para la sección.
I) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada pa
ra el mejor desempeño de sus actividades.
V. RESPONSABILIDAD .'■.// .
ha persona que ocupe este puesto tendrá responsabili
dad relativa a: ■
A) La programación de la recepción de los documentos
y pólizas para que su registro se efectúe en forma oportu
na y eficiente.
B) ' Que la recepción de los documentos y pólizas pro
venientes de las áreas de almacén, compras, ventas y caja-
cumplan con los requisitos estipulados por la contraloría,
C) Que el registro de las operaciones contables en -
los distintos libros se ajuste a los métodos y procedimien
tos establecidos, en forma correcta y exacta.
D) La elaboración de los informes contables y finan
cieros que sean requeridos por el jefe del departamento de
contabilidad y por el contralor acerca del estado que —
guardan los libros de las diferentes líneas que integran i-
la sección de contabilidad de ropa.
343
EJ La programación de las' actividades del personal-
de contabilidad de las diferentes líneas de productos de -
su sección. ■ . > .
F). La custodia y conservación de los libros de conta
bi’lidad, comprobantes y demás documentos comprobatorios de
las operaciones controladas por su sección, así como del—
mobiliario.y equipo adscrito a la misma. •
■ G). La elaboración de los presupuestos correspondien
tes a su sección y su presentación al jefe del departamen
to de contabilidad.
H); La participación en el programa de auditoría que-
se lleve en la sección de contabilidad de ropa. . .
X) La participación en los., programas de evaluación -
de los sistemas y procedimientos establecidos-. --
. . J) Que el personal a su cargo cumpla con las políti
cas, normas y reglas de la empresa y de reportar a los em
pleados que no las cumplan. ' .
K) . La devolución y rechazo de los documentos conta—
bilizadores que no reúnan los requisitos establecidos por—
la contraloría. ■ ■. . .
L) Y, otras responsabilidades que deriven de sus fun
ciones.
VI. NIVEL' DE COORDINACION ■ '
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
344
1.- CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PAt*
HA: . '
A) La preparación de los informes contables y finan
cieros de acuerdo con los registros que se manejan en la -
sección. . ■ .
. • B) La programación de los grupos de trabajo y hora
rios para la realización de las auditorías.
C) La integración de los programas de revisión y eva
luación de los sistemas y procedimientos y del catálogo de
cuentas.
D) Y, otras actividades que requieran una acción -■
coordinada. ' ' ■
2. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA:
A) La disposición de los horarios y la programación-
de las revisiones de los libros y documentos de 1.a sección.
B) Y, otras actividades que requieran una acción —
coordinada. . - ■ . . '
3. CON : EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA, EL JEFE
. DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN, EL JEFE DE --
. CONTROL, DE PROVEEDORES, EL JEFE DE CON---
1 TROL DE PAGO A PROVEEDORES Y EL JEFE DEL - -
' DEPARTAMENTO DE VENTAS DE ROPA PARA:
A) El envío de la documentación que deba ser contabi
lizada en la sección* ■ ,
•345
B) Y, cualquier otra actividad que requiera una ac-¡-
ción coordinada.
4 * CON; LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION
PARA; . ' . ' •
A) La programación de las actividades de recepción,-
revisión, registro y elaboración de los informes correspon
dientes a la sección. '
B) La preparación de los libros y documentos para
efecto de los programas de auditoría.
C) Y , otras actividades que requieran una acción coor
diñada para el logro de los objetivos de la sección. .
346
I. IDENTIFICACION _ . ' ;
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD DE
ARTICULOS DEL HOGAR.______________ _____
CLAVE DEL PUESTO: 4140__________________________________ _
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.________
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL —
■ ' ' CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE -
.. - . ' ' ■ . LA ESTRUCTURA ORGANIZ ACION AL -
" ' ' ■ DE LA EMPRESA._________________
JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD.
II. FUNCION BASICA. . ■ . . • ■
. El jefe de la sección de contabilidad de artículos -
del hogar es responsable de la revisión periódica de los -
catálogos de las cuentas que integran las líneas de los —
productos que son contabilizados en la sección a su cargo,
así como el mantenimiento al día de los libros de pólizas-
y documentos de : 1) peltres y aluminios, 2) cristalería y
plást icos; 3). loza, lamparería y cerámica, 4) perfumería,-
regalos, cristalería fina, joyería, discos, cassettes, fo
tografía y cine. Además, la vigilancia de las operaciones -
de la sección. ' ' ' ■. > '
III. FUNCIONES ESPECIFICAS. ■ .. .. . '
. La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección
de contabilidad de artículos del hogar tendrá las siguien
tes funciones específicas:
A) La planeación y organización de la recolección de
las pólizas y documentos contabilizadores para tener actúa
lizados los libros de las diferentes líneas de productos—
347
que lleva la sección de. CQnt^iiLídad de. artículos del bo-*:
gar. . < .
B) La vigilancia y verificación de que los compro---
bantes y pólizas para el registro estén debidamente requi-
sitadas.
C) La supervisión de que los registros contables se-
efectúen de acuerdo con los métodos y procedimientos esta
blecidos por la contraloría y por el jefe del departamento
de contabilidad,
D) . La integración de los informes periódicos respec
to a la coñtabilización en los libros a cargo de la sec---
ción para que se calculen los ingresos y egresos en las —
líneas que se controlan, así como para la presentación y—
preparación de los diferentes estados financieros que se--
soliciten.
E) . La programación de los grupos de trabajo de la —
sección a su cargo, así como la asignación de las funcio—
nes que corresponden a cada uno de ellos y la capacitación
correspondiente.
F) El reporte al jefe del departamento del personal-
que no cumpla con sus obligaciones o cometa alguna falta--
que viole las políticas, reglas y normas establecidas,
G) La elaboración de los presupuestos que se refie —
ren a su sección.
H) La participación en las auditorías que se efec-—
tüen en la sección, estableciendo los horarios y disponien
do al personal para que proporcione la información y docu
mentos que se les requiera.
348
I) La participación en los programas. de. evaluación ■->
de los procedimientos y métodos de contabilización; e igual^
mente, el análisis de los catálogos de cuentas.
J) La custodia y el mantenimiento en buen estado dé
los libros de pólizas y documentos, así como la conserva—
ción de los comprobantes, archivos, materiales, mobilia---
rio y equipo de la sección de contabilidad de artículos -
del hogar. . .
K) Y, otras responsabilidades que sean requeridas pa_
ra el mejor cumplimiento de su función.
IV. AUTORIDAD ' = . . ’ :
La persona que ocupe este .puesto tendrá autoridad pa
ra:
■ A) Requerir los comprobantes y/o documentos relacio
nados con las líneas de productos a su cargo para poder -
actualizar los libros de contabilidad de la sección.
B) Supervisar los trabajos de registro de los dife—
rentes libros o documentos a cargo de sus subordinados, y-
ordenar, en su caso, las correcciones o ajustes que sean -
necesarios de acuerdo con los procedimientos establecidos.
C) Organizar al personal a su cargo tomando en cuen
ta las necesidades de su sección.
D) Reportar las faltas cometidas por el personal de-
su sección con la finalidad de que se apliquen las sancio
nes correspondientes.
- B) proponer cambios o mejoras a los procedimientos-
349
de recepción, de revisión, de registro, de. archivo y de in
formación establecidos, así como sugerir la supresión o —
apertura de cuentas nuevas.
F) Rechazar y regresar a sus lugares de origen, aque_
líos documentos comprobatorios que no vengan debidamente -
requisitados. ■ . ' .
G) . Proponer horarios para la realización del progra
ma de auditoría en su área de trabajo. .
■ H) Sugerir aumento de personal para la sección.
I) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada pa
ra el mejor desempeño de sus actividades.' 1 ■ • ' • . ■
V. RESPONSABILIDAD . . ' 7
■ Da persona que ocupe este puesto tendrá responsabi--
lidad relativa a ;
A) La programación de la recepción de los documentos
y pólizas para que su registro se efectúe en forma oportu--
na y eficiente.
B) Que la recepción de los documentos y pólizas pro
venientes de las áreas de almacén, compras, ventas y caja-
cumplan con los requisitos estipulados.
C) Que el registro de las operaciones contables en -
los distintos libros se ajuste a los métodos y procedimien
tos establecidos, en forma correcta exacta.
• D) La elaboración de los informes contables y finan
cieros que sean requeridos por el jefe del departamento -
de contabilidad acerca del estado que guardan los libros -
de las diferentes líneas que integran la sección.
350
B.) La programación de las- actividades, ¿el personal -
de contabilidad de las diferentes líneas de productos de -
la sección. ■ . ■ ■
F) . La custodia y conservación de los libros de conta_
bilidad, comprobantes y demás documentos comprobatorios —
de las operaciones controladas por la sección, así como —
del mobiliario y equipo. ■ . ' ,
G) . La elaboración de los presupuestos correspondien
tes a su sección y su presentación al jefe del departamen
to de contabilidad.
’ ■ ■ r .. • . * • ■ • • ► .
H) La participación en el programa de auditoría que-
lleve el personal en la sección a su cargo.. ■ .
I) .. La participación en los programas de evaluación-
de los sistemas y procedimientos establecidos,
j) Que el personal a su cargo cumpla con las políti
cas, normas, etc,, de la empresa y de reportar a los em---
pleados que no las cumplan.
. k ) La devolución y rechazo de aquellos documentos
contabilizadores y comprobantes que no reúnan los requisi
tos establecidos por la contraloría. . ■
L) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas-
de acuerdo a sus funciones.
VI. NIVEL DE COORDINACION , .
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:.
3 5 1
' -1-* C0N • EL JEFE d e l d e p a r t a m e n t o DE CONTABILIDAD p a -.
' ££.: *~r_
A) La preparación de los informes contables y finan
cieros de acuerdo con los registros que se manejan en la -
sección de contabilidad de artículos del hogar.
t
B) La programación de los grupos de trabajo y hora—
ríos para la realización de las auditorías.
' C) La integración de los programas de revisión y eva
luación de los sistemas y procedimientos y del catalogo -
de cuentas.
D) Y, otras actividades que requieran una acción —
coordinada. .
2 * C0N: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTER^
NA PARA: ■ • ,
A) La programación de los horarios y revisiones de
los libros y documentos de la sección.
. Y, otras actividades que requieran una acción coordinada.
C0N: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA, EL JEFE --
. DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN, EL JEFE DEL DE
. ■ ' PARTAMENTO DE CONTROL DE PROVEEDORES Y EL JE
• FE DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS DE ARTICULOS -
DEL HOGAR PARA:
A) El envío de la documentación que deba ser conta—
bilizada.
352
B) Y, cualquier otra actividad que requiera una ac-^
ción coordinada. . .
4. CON: LOS AUXILIARES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION
IUVRA: ' _
* A) La programación de las actividades de recepción
revisión, registro y elaboración de informes de la sección.
B). La preparación de los libros y documentos para —
efecto de las auditorías. .
- C) Y, otras actividades que requieran una acción
dinada para el logro de los objetivos de la sección.
coor
353
I. IDENTIFICACION • _
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA'SECCION PE NOMINA Y GASTOS GE
NERALES._____ _________ ____________
CLAVE DEL PUESTO:. 4150 ________ ________ _______ _____
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD_________
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL CUAR-
■ TO NIVEL DE LA ESTRUCTURA ORGANI
- ZACIONAL DE LA EMPRESA._________ __
JEFE INMEDIATO* JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.______
DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE LA SECCION Y SECRETARIA--
CARDISTA. ________________ ___________
H . FUNCION BASICA ., _ : . '
El jefe de la sección de nóminas y gastos generales tie
ne como función básica' la formulación y elaboración correcta-
y oportuna de la nómina de sueldos y salarios, así como los - .
gastos generales que deba efectuar la empresa. Igualmente, le
corresponde los movimientos de altas y bajas del personal, la
programación de las vacaciones y los pagos correspondientes a
las dos últimas situaciones.
' * * ' - ■ i . . " ' .III.- FUNCIONES ESPECIFICAS . . , , ,
La persona que ocupe el puesto de jefe de la sección de
nóminas y gastos generales tendrá las siguientes funciones es
pecíficas: - ■ . ■ ■
A) La formulación de las nóminas de sueldos y salarios-
en base a los instructivos autorizados por la empresa y dispo
siciones legales.
B) La elaboración de los ajustes quincenales por concep
to de descuentos (retardos, faltas, préstamos personales, etc.)
o por movimientos de personal ya sean altas o bajas.
354
v C) La formulación de. las nóminas, así como su tabula
ción correspondiente. '
D X La elaboración de la declaración del impuesto sobre
productos del trabajo correspondiente a la empresa. •
B) La preparación de la relación de pago de las cuotas,
obrero patronales al seguro social y las aportaciones al IN
FONAVIT. ■ ■ ' ._ í . • ■ .
F) El registro en cuentas individuales de los prestamos
personales y los movimientos respectivos.
G) . La asesoría al personal en cuánto a los descuentos -
que se efectúan al personal, para que- éste posea la informa
ción y sepa perfectamente el motivo de las deducciones.
^ li). El envío de la nómina a la caja para su pago corres
pondiente. .
v i) archivo de una copia de la nómina de sueldos y —
salarios para futuras aclaraciones.
J) La elaboración de nóminas complementarias para efec
tos de pagos de tiempos extras o trabajos extraordinarios por
vacaciones trabajadas.
K) La preparación de nóminas complementarias por efecto
de contratación de personal eventual o trabajo extraordinario
requerido por los programas deventas promocionales o de ven
tas estacionales.
^ L) La verificación de que el personal a-su cargo efec
túe las estimaciones o cálculos (deducciones, tiempo extra, -
etc.), de acuerdo con los procedimientos establecidos pox la-
- 355
empresa y a las reglamentaciones existentes para cada caso.
M) Y, otras actividades que sean necesarias para cumplir
eficientemente con los objetivos de la sección.
IV.- AUTORIDAD
La persona que ocupe este pusto tendrá autoridad para:
A) Requerir la información oportuna respecto al perso
nal de planta o eventual a efecto de calcular los pagos de —
salarios, tiempo extra, etc., con el propósito de cubrir a -
tiempo las cuotas al seguro social, apostaciones a la vivien
da, primas por seguros, etc.
B) Reportar al personal que esté bajo sus órdenes y no-
cumpla con sus actividades, o cometa alguna falta grave, a
fin de que se tomen las medidas correspondientes.
C}_ Sugerir mejores procedimientos a su jefe inmediato-
para la elaboración de la nómina.
D) Requerir de la caja general previa comprobación el -
monto de los pagos de las liquidaciones por concepto de segu
ros, altas y bajas en el seguro social, terminaciones de con
tratos , etc.
356
E) Conceder préstamos personales tomando en conside
ración las políticas y reglamentos establecidos para tal —
efecto. .
F) . Efectuar las deducciones o descuentos al per so
nal de acuerdo a las disposiciones legales.
G) Sugerir cambios en los procedimientos de trabajo
a su jefe inmediato a fin de corregirlos oportunamente.
H) Elaborar el presupuesto de la sección que está-
bajo sus órdenes en base a los procedimientos establecidos-
por la gerencia. _
I) Y, otra autoridad que le sea delegada para el —
mejor cumplimiento de sus funciones.
II. RESPONSABILIDAD
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabir
lidad relativa a;
A) La perfecta y oportuna elaboración de las nómi--
nas en lo concerniente a sueldos y deducciones obligatorias
y voluntarias a efectuar al personal que labore en la corapa
ñía.
B) . La integración y preparación de la información *-
que proporcione al jefe del departamento de contabilidad.
C) Que se efectúen los ajustes en las nóminas por -
concepto de faltas, permisos, injustificados, bajas y altas
de personal.
D) Que el archivo de. nóminas de sueldos y salarios-^
se lleve correctamente y al día.
357
E) El envío oportuno de la nómina de sueldos y sala
ríos a la caja general para que ésta a través de su sección
de pagos efectúe la liquidación respectiva.
F) Que la relación de cuotas obrero-patronales al -
seguro social se realice con exactitud.
G) .La declaración del impuesto sobre productos del-
trabajó sea correctamente formulada y enviada a la oficina-
correspondiente oportunamente. '
H) . La elaboración correcta del control de préstamos
al personal y los movimientos: que ésta sufra.
I) . Preparar la documentación de altas y bajas del -
personal eventual, por .períodos vacacionales, por mater
nidad, etc,, así como su registro y el pago que estos movi
mientos originen.
J) Requerir la información a las diferentes áreas -
de trabajo de la empresa sobre la contratación de personal
eventual o del tiempo extra trabajado por cualquier perso
na de la misma de base o eventual a efecto de poder estimar
los pagos y deducciones. . .
' K) Y, todas aquellas responsabilidades que le sean-
asignadas a la persona que ocupe este puesto para el mejor-
cumplimiento de sus funciones.
VI. NIVEL DE COORDINACION ' .
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA:
A) La presentación de los informes requeridos en re
358
lación a la nómina de sueldos y salarios por el jefe del de
partamento de contabilidad.
B) El acuerdo de los ajustes en las nóminas de suel
dos y salarios.
C) La determinación del número de personas y la am
pliación de las horas extraordinarias de trabajo que deba -
ser autorizadas.
D) La solución de los problemas que se susciten en-
la sección a su cargo, .
. ■ E) La preparación de los documentos del personal
eventual para efectuar los registros correspondientes y el-,
cálculo de los pagos respectivos.
. . F) La requisición de la información a las diferen —
tes áreas de trabajo de la empresa sobre la contratación de
personal eventual o de tiempo extra con el propósito de po
der estimar los pagos a efectuar. .
- G) y f otras actividades que requieran una acción -
coordinada. . ■ .
: 2. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL PARA:
A) La tramitación del pago de nóminas, las retencio
nes de impuestos, cuotas, aportaciones y préstamos persona
les. . • ■ . .
B) Y, otras actividades que requieran, una acción en
forma coordinada.
. 359
3. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA:
A) La organización de la auditoría a efectuarse en-
la 'sección a su cargo.
B) Y, otras actividades que requieran una acción en
forma concertada.
4.. CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA: '
A) La asignación de las cargas de trabajo al perso
nal está bajo sus órdenes.
B) La presentación de los informes que requiera sub
jefe inmediato. . .
C) La revisión del archivo y cárdex que lleve la
sección a su cargo.
D) Y, otras actividades que requieran una acción -
coordinada.
360
X IDENTIFICACION . '
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE CONTABILIDAD_DE_
. ■ ■ . OTROS INGRESOS. ---------- -
CLAVE DEL PUESTO: 4 1 7 0 ______ _____ ___________ — ---- — —
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD------- .
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE pUESTOCORgESPOKDE AI, —
.. . ..... CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE
. • ' . . LA ESTRUCTURA ORGANIZASIONAL-
' ‘ . . ‘. . : .'V DE LA EMPRESA. ______
JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD^
DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE LA SECCION.--- ------------
IX. FUNCION ESPECIFICA
El jefe de la sección de contabilidad de otros in
gresos es responsable de la revisión de los catálogos d e s
cuentas que integran las operaciones de otros ingresos (in
versiones, venta de activos no circulantes, etc.) que son -
contabilizados en la sección a su cargo, asi como el mante
nimiento actualizado de los libros de su sección, .
III. FUNCIONES ESPECIFICAS,. ’ . ■ . .
La persona que ocupe el puesto de jefe de la sec
ción de contabilidad de otros ingresos, tendrá las siguren
tes funciones especificas. ■
A) La programación de la recolección de la informa
ción de los distintos documentos para actualizar sus li
bros . .
bantes
B) La vigilancia y
a registrar lleguen
verificación de que los compro —
a la sección bien requisitados.
C) La supervisión de
ingresos' diveros se efectóen
que lo registros contables
de acuerdo con los métodos
de-
V “- f
361
procedimientos establecidos. .
D) La integración de los informes periódicos sóbre
la contabilización en los libros a su cargo.
E) La programación de los grupos de trabajo de su -
sección, así' como la asignación de las funciones que corres
ponden a cada uno de ellos,
F) El reporte al jefe del departamento de contabiljL
dad de los auxiliares que no cumplan con sus funciones o co
metan alguna falta grave a las políticas, reglas, normas, -
etc., establecidas para la empresa.
G) _ La elaboración de los presupuestos para su sec--^
ción. •
HJ La participación en las auditorías que se lleven
a cabo en su sección, preparando horarios y disponiendo a b
personal para que proporcione la información le se requeri
da.
I) La participación en los programas de evaluación-
de los procedimientos y métodos contables.
J) La custodia y el mantenimiento en buen estado de
los libros, comprobantes, materiales, mobiliario y equipo-
de su sección.
K) Y, otras actividades que sean requeridas para el
mejor cumplimiento de su función. .
IV. AUTORIDAD. '
■ La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad -
A) Requerir comprobantes y documentos relacionados-
para:
362
con otros ingresos para poder efectuar los registros con----
tables de su sección.
B) i. Supervisar el. trabajo de registro en los diferen
tes libros que lleva su sección; y, ordenar, en su caso, —
las correcciones o ajustes que sean necesarios de acuerdo ^
con los procedimientos establecidos.
C) Programar los grupos de trabajo tomando en cuen
ta las necesidades de la sección a su cargo.
D) Reportar faltas cometidas por el personal asigna
do a su sección, para que se le apliquen las sanciones co
rrespondientes. .,
E) Proponer cambios o mejoras a los procedimientos-,
de recepción, revisión y registro de la información conta
ble. . • • .
F) Rechazar y regresar a sus lugares de origen,
aquellos documentos- comprobatorios que no estén debidamente
requisitados.
' G ) Proponer los horarios para la realización de las
auditorías en su área de trabajo.
H) Sugerir aumento de personal en la sección y en -
el presupuesto de la misma,
I) y , toda aquella autoridad que le sea delegada pa
ra el mejor desempeño de sus actividades.
363
V. RESPONSABILIDAD
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabi
lidad relativa a:' .
A) La programación de la recepción de los docuraen'^
tos para que el registro se haga en forma oportuna y eficaz,
B) Que el registro de las operaciones por otros in^
gresos en los libros de la sección, se ajusten a los métorT
dos y procedimientos establecidos,
C) Que la recepción de los documentos cumplan con -
los requisitos estipulados. '
D) La presentación de los informes que le sean re—
queridos por el jefe del departamento de contabilidad.
El La custodia y conservación de los libros de con
tabilidad de la operación de su sección, así como del mobi
liario y equipo.
F) La programación de las actividades del personal-
que se encargan de la contabilidad de otros ingresos.
. G) La elaboración de los presupuestos correspondien
tes a su sección. . ■
H) La participación en los programas de auditorías-
que se lleven a cabo en su sección.
I) La participación en los programas de evaluación-
de los sistemas y procedimientos establecidos.
J) Que el personal a su cargo cumpla con las polí
ticas, normas y reglas de la empresa, reportando al perso
nal que no cumpla o comqta faltas graves. ■ .
364
. K). Lq devolución de. aquellos documentos que no estén
debidamente reqursrtados, ■
LX Y, otras responsabilidades que le sean asignadas
de acuerdo con sus funciones.
VI. NIVEL DE COORDINACION ' . ■ .
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
. 1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA:
. A).. La preparación de los informes de acuerdo con —
los libros que se operen en su sección. . ■ '
B) La programación de los grupos de trabajo y los -■
horarios para la realización de las auditorías.
C) La revisión y evaluación de los sistemas y pro--
cedimientos aplicados a la sección.
D) Y, otras actividades que requieran una acción —
coordinada. ■
2. CON;. EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA PARA:. ■
A) El envío de la documentación que deba ser conta
bilizada. ' •
B) Y, otras actividades que requieran de. una acción
coordinada.
3. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO "DE AUDITORIA INTERNA -r
PARA: .
A). La disposición de horarios y el orden de revi---
365
sión de los libros y documentos de la sección.
B) Y, otras actividades que requieran una acción
coordinada.
4. CON: LOS AUXILIASES DE CONTABILIDAD DE LA SECCION
PARA: . . . ■
' A) La programación de las actividades de recepción,
revisión, registro y elaboración de informes.
B) La preparación de los libros y documentos para -
los programas de auditoría. -
C) Y, otras actividades que requieran una coordina
ción.
366
I* IDENTIFICACION. . •
NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE PRESUPUESTOS. ___
CLAVE DEL PUESTO: 4160______________________________________
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD_________
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL —
CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE
' ' . ' ; ' LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL-
DE LA EMPRESA. '________________
JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE LA SECCION Y LA SECRETA-
■ RIA CARDISTA.
H . FUNCION BASICA. ■ '
El jefe de la sección de presupuestos tiene como -
función básica la recopilación de la información en todas—
las áreas de la empresa para la elaboración de todos los -
presupuestos. '
III. FUNCIONES ESPECIFICAS ' . :
El jefe de la sección de presupuestos realizará las
siguientes funciones específicas;
. : A) La búsqueda de la información, de los datos, etc.,
para confeccionar los presupuestos de operación de la compa
nía, . ...
B) La presentación de los' presupuestos siguiendo ■=--
la$ políticas' y disposiciones establecidas por la empresa.
C) El envío oportuno de los presupuestos al jefe -
del departamento de contabilidad para que éste los presente
al contralor. ; . ■
D) . La supervisión de que el presupuesto ejercido se.
ajuste al presupuesto planeado y autorizado. .. ■
• 367
E) El estudio de métodos modernos de presupuesta---
ción para proponer innovaciones al jefe del departamento de
contabilidad. . . ■ , .
F) La programación de las actividades del personal-
asignado a su sección. , . ■
. . G) El reporte del personal al jefe del departamento
cuando no cumpla con las obligaciones y deberes asignados o
cometa faltas graves para que se tomen las medidas corres
pondientes . . .
H) El estudio de las modificaciones al presupuesto-;-
que se generen por ampliaciones al mismo. _
I) y, otras actividades que sean necesarias para el
mejor cumplimiento de su función. . .
IV. AUTORIDAD ' : .
■ La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad -
para; . . >. .. \
A) Requerir la información de las diferentes áreas
de trabajo para elaborar los presupuestos de operación de -
la empresa. .
B) Rechazar informes y datos que no reúnan las ca—
racterísticas previamente establecidas por las políticas de
la empresa. ■ .
C) Integrar los archivos de los documentos, que lle
va su sección en base a las disposiciones dictadas por el -
jefe del departamento de contabilidad y"por el contralor.
368
D) Reportar al personal que está bajo su mando ---
cuando no cumpla con sus funciones o cuando cometa alguna -
falta.
E). Proponer nuevas formas para elaborar los presu—
puestos de la empresa. ' ■
' f ) Vigilar que los presupuestos autorizados se ajus_
ten a lo planeado. ' .
G) Evaluar el rendimiento del personal asignado a -
su departamento.
H) Ordenar los. archivos que lleva su sección, vigi
lando su correcto uso y conservación, .
í) Y, cualquier otra autoridad que le sea delegada-
para el mejor cumplimiento de su función.
V. RESPONSABILIDAD . .
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabi
lidad relativa a: .
■ A) La preparación a tiempo de los presupuestos de -
la empresa. . . . '
B) La presentación de los informes al jefe del depar
tamento de contabilidad sobre el desarrollo de sus funcio
nes. . .
C) El manejo de los archivos que lleva su sección -
a fin de que se conserven en buen estado. . ■
D) El envío al' jefe del departamento de contabili —
dad de los presupuestos elaborados. ■
369
E) El cumplimiento de. las normas, políticas y proce
dimientos para la preparación de los presupuestos de la em
presa.
F) La vigilancia de que los presupuestos autoriza—
dos para las diferentes áreas de trabajo se ajusten a las -
planeaciones efectuadas.
G) La evaluación periódica del personal asignado a-
su sección asi como de la distribución equitativa de las —
cargas de trabajo. ■ .
■ H) El cuidado del equipo y mobiliario asignado a su
sección, solicitando la reparación o sustitución según sea-
el caso. ,
I) Y, otras responsabilidades que le sean asigna -
das para el mejor cumplimiento de su función.
VI. NIVEL DE COORDINACION -
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
' 1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA:
A) La presentación e integración de los presupuestos
de toda la empresa. - ■ ■
' B) La elaboración de los informes relacionados coti
los presupuestos de las distintas dependencias de la empre
sa.
C) La solución de algún problema imprevisto ocurri
do en la sección de presupuestos. -
D) . Y> otras actividades que requieran una acción -
coordinada. .
370
' 2. CON: LOS JEFES DE LOS.DEPARTAMENTOS Y SECCIONES
DE LA EMPRESA PARA: _
A) La requisición de la información relacionadocon-
la elaboración de los presupuestos.
Y, otras actividades que requieran ser coordina
das .
3.' CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA:
A) La asignación de los horarios de trabajo, la dis
tribución de las cargas de trabajo, así como la capacita---
ción necesaria para cumplir eficientemente con sus funcio—
nes.
B) Y, otras actividades que requieran una acción en
forma corrdinda..
371
I.t. IDENTIFICACION; ■ . . . ' .
. NOMBRE DEL PUESTO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL.
CLAVE DEL PUESTO: 4300_______________________ _______________
' UBICACION DEL PUESTO : CONTRALORIA._______ ___________ _
POSICION EN EL ORGANIGRAMAj__ESTE PUESTO CORRESPONDE AL TERCER NI-
• ■ VEL DE JERARQUIA DE LA ESTRUCTURA OR-
. ■ GAÑIZACIONAL DE LA EMPRESA.
JEFE INMEDIATO: EL CONTRALOR. -
DEPENDEN DE EL: EL JEFE DE LA SECCION DE CAJAS REGISTRADORAS, EL
JEFE DE LA SECCION DE PAGOS, LAS CAJERAS Y LOS—
AUXILIARES DEL DEPARTAMENTO.
II.- FUNCION BASICA.
El puesto de jefe del departamento de caja general tie
ne por objeto planear, organizar y controlar los movimientos de
ingresos y egresos-en efectivo y documentos mercantiles. .
III.- FUNCIONES ESPECIFICAS. 1 ■ ■
La persona que ocupe el puesto de jefe del departamen
to de caja general tendrá las siguientes funciones específicas:
A) La planeación y organización de los perídos de pago
a los proveedores.
. g) Da solicitud, la revisión y clasificación de la do
cumentación presentada por los proveedores antes de efectuar el pa
go.
C) La planeación y supervisión de los períodos de Ios-
cortes de caja de las cajas registradoras. .
D) La dotación del efectivo necesario a las cajeras pa
ra que efectúen oportunamente los cobros a los clientes.
D) La formulación de programas de. adiestramiento y ---
la asesoría necesaria a las cajeras, en aspectos tales como, co---
bros en efectivo, cobros, en tai*jetas de crédito, giros telegráfi —
372
eos y postales, cheques, etc., y, en general, sobre los servicios-
que deben proporcionar a los clientes. '
F) La vigilancia del manejo del fondo de caja chica, -
exigiendo los documentos necesarios para su reposición,
G) El envío oportuno al contralor del informe del re—
sultado del desempeño de sus actividades. •
' H). La remisión en forma oportuna al jefe del departa —
mentó de contabilidad de los informes y la documentación necesaria
que ampare los movimientos de la caja para la preparación de los -
estados de situación financiera. ^
‘ X) La elaboración de los depósitos diarios de efectivo
y en valores en los. bancos respectivos.
J) La organización de la asignación del personal a las
cajas registradoras, conjuntamente con el jefe de esta sección.
K) La organización y la impleraentacion del pago de la-
nómina de sueldos y salarios del personal que labora en la empresa.
L) El pago de los dividendos a los accionistas y el
reparto de utilidades a los empleados.
' M) Y , otras actividades que sean necesarias para el
mejor cumplimiento de su función. .
IV.- AUTORIDAD. . . ■ • . ‘ ■ .
La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para
A) Efectuar los pagos a los proveedores, preyia autor!
zación del contralor y revisión de la documentación por el departa
mentó de control de pago a proveedores.
■ 373
B) Solicitar y revisar la documentación presentada por
los proveedores para su pago correspondiente.
C) Supervisar y realizar los cortes de las cajas regis
tradoras. ‘
* ■ D) Proveer el efectivo necesario a las cajeras, así -
como ha moneda fraccionaria a las cajeras al inicio de sus opera
ciones. ■ . ‘
' E) Manejar el movimiento del fondo de caja chica.
F) Efectuar los depósitos bancarios diariamente en
las instituciones bancarias autorizadas por la empresa,
‘ G) Firmar mancomunadamente los depósitos y los pagos-
que se realicen mediante cheques. .
H). .Hacer la proframación, la asignación y distribu^--^
ción de las cajeras, junto con el jefe de la sección de cajas re
gistradoras.
1} Y, cualquier otra autoridad que sea delegadapara --
el mejor desempeño de sus actividades.
v.- responsabilidad. . .
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabili--
dad relativa a:
A) La planeación de los períodos de pago a los provee
dores en forma conjunta con el departamento de control de pago a—
proveedores.
B) La requisición y revisión oportuna dé la documenta
ción presentada por los proveedores.
C) La planeación y programación de los períodos de Ios-
cortes de caja de las cajas registradoras. .
D) La dotación del efectivo necesario para el inicio -
de las operaciones de las cajeras.
■ ’ E) La vigilancia del movimiento de la caja chica para__
•efectuar la reposición. ■ ' . ' ■
F) . La presentación oportuna al jefe del departamento *■+
de contabilidad y al contralor de los informes y documentación que
le sea requerida.
G) La realización diaria de los depósitos de efectivo-
y valores e n ■las instituciones bancarias autorizadas.
H) La firma mancomunada en la expedición de cheques y-
fichas de depósito. .
I) La organización de la asignación de las cargas de. -
trabajo a las cajeras. ; ' ' ■
■ J). Y, aquella otra responsabilidad que le sea asignada
para -un mejor cumplimiento de su función.
VI. NIVEL DE COORDINACION. ... '
■ . . La persona que ocupe este puesto deberá coordinar;
1- CQN: CONTRALOR PARA: . '
A) _ La planeación de los períodos de pago a los proveedores . .
B) La presentación de todo tipo de informes y documen
tos necesarios para formular los registros contables.
375
C) Y, o t r a s a c t i v i d a d e s que requieran una acción coor-
diñada. ■ . . ■ ■
2 ,; CON: e l j e f e d e l d e p a r t a m e n t o de c o n t a b i l i d a d p a r a :
■ ' A) La presentación de los informes y documentación -
respectiva para formular los registros contables. •
■ e ) Y, otras actividades que requieran una acción coor-
diñada. . ... ' '
3.' coi. EL j e f e d e l d e p a r t a m e n t o d e c o n t r o l de p a g o a p r o v e e d o r e s
■ PARA : . . • . , . ' . •
•• A) La requisición y verificación de los informes y la-
documentación ' comprobatoria necesaria para la programación e
pagos a los proveedores. .
* B) Y, otras actividades que requieran una acción coor
dinada . ' ■ ,
4 . ' CON: EL JEFE DE LA SECCION DE CAJAS REGISTRADORAS Y EL JEFE -
. DE PAGOS PARAt ■. _
' A) La dotación de fondos para el pago a proveedores y
' clientes y para los movimientos normales de venta y compra.
' ■ B) La programación de revisiones o auditorías a las -
secciones a fin de disponer todo lo necesario para las mismas.
• B) Y, otras actividades que requieran una acción en -
forma coordinada. . ' - .''
377
E) La elaboración del reporte de los cortes de caja
donde indique las ventas del día en efectivo, cheques y tarje
tas de crédito. . . . . . .
' F) La entrega del efectivo y documentos al jefe delf • ' '
departamento de caja. ......
■ G) La vigilancia de que las cajeras estén desarro
llando eficazmente sus actividades.
' H} La programación del número de cajeras que operan
diariamente y la preparación de sus horarios.
' ' .1) La capacitación del personal encargado de las ca
jas registradoras. ■ • ' ■■
J) La vigilancia de que el cobro a los clientes sea-
fluido y eficiente.
K) La autorización de ajustes sobre cancelaciones de
ventas cuando las cajeras cometan errores al marcar en las ca
jas registradoras. • .
. L) Y, otras que sean necesarias para el mejor cumplí
miento de su función.
IV. AUTORIDAD ' " ’ .
La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad -.
para:
. a ) Ordenar los cortes de caja del personal asignado
a su sección y turno correspondiente. '■ '
. B) Programar los horarios y el número de cajeras
para :el volumen de operaciones diarias. . ■
• • ■ • »• • •■■■■> ■. - - .
* . ■ ■
. ' . 377
E) La elaboración del reporte de los cortes de caja
donde indique las ventas del día en efectivo, cheques y tarje
tas de crédito.
F) La entrega del efectivo y documentos al jefe del
departamento de caja.
. G) La vigilancia de que las cajeras estén desarro
liando eficazmente sus actividades. ■
H) La programación del número de cajeras que operan
diariamente y la preparación de sus horarios.
. 1) La capacitación del personal encargado de las ca
jas registradoras.
J) La vigilancia de que el cobro a los clientes sea-
fluido y eficiente.
K) La autorización de ajustes sobre cancelaciones de,
ventas cuando las ¿ajeras cometan errores al marcar en las ca
jas registradoras.
L) Y, otras que sean necesarias para el mejor cumplí
miento de su función.
IV. AUTORIDAD '
La persona que ocupe este puesto tendrg_autoridad -
para: .
A) Ordenar los cortes de caja del personal asignado
a su sección y turno correspondiente.
B) Programar los horarios y el número de cajeia^
para .el volumen de operaciones diarias.
378
C) Firmar la aprobación de cheques y tarjetas de —
crédito para el pago de la mercancía.
D) Firmar los cortes de caja efectuados durante ca
da cambio de turno. -
E) Autorizar ajustes sobré cancelaciones de ventas-
cuando las cajeras cometan errores al marcar en las cajas re—
gistradoras o cuando el cliente decida no llevar toda la raer —
cancía por falta de efectivo. .
F) Reportar al personal de caja que no cumpla con—
sus obligaciones para que su jefe inmediato tome las medidas —
correspondientes.
- G) Y, aquella otra autoridad que sea delegada para-
el mejor desempeño de su función.
V. RESPONSABILIDAD-,
' La persona que ocupe este puesto tendrá responsabi
lidad relativa a : ■ .
A) El manejo apropiado del efectivo que reciba de -
■parte del personal de caja.
B) La autorización del pago mediante cheque o tarje
ta de crédito. .
C) La firma de los cortes de las cajas registrado
ras .
D) La custodia de las cintas de las máquinas regis
tradoras . 1 .. ■
. , , E) La programación del horario y cantidad de perso
nal de caja para la realización de las operaciones diarias, to
mando como base el movimiento de clientes.
379
F) La proposición de iniciativas que tiendan al me
joramiento de los sistemas y procedimientos de la sección de -
caja registradoras. ...
G) La autorización del material de empaque requeri
do para el empaque de la mercancía. . .
, H) Y, aquella responsabilidad que derive de sus fun
ciones. .
VI. NIVEL DE COORDINACION ' . '
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
1.. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA PARA: . ■ . '
' A) La entrega del efectivo, de los cheques y demás-
documentos al jefe del departamento de caja.
B) La presentación de los informes que sean requerí
dos por el jefe del- departamento de caja. ■
C) Y, otras actividades que requieran una acción en
forma coordinada.
2. CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA: ''
A) La asignación de los horarios de trabajo de las-
cajeras y para la asignación de las cargas de trabajo a sus -
auxiliares. .
B) La solución de algún problema que se presente en
el desarrollo de sus funciones. " . ■
C) Y, otras■actividades que requieran una acción -
coordinada.
380
I. IDENTIFICACION. ' ■ .
NOMRE DEL. PUESTO: JEFE DE LA SECCION DE PAGOS._______ _
CLAVE DEL PUESTO: 4320____________
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL.
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL CUAR
TO NIVEL DE JERARQUIA DE LA ES
’ TRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA-
EMPRESA________•
JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL.
II. FUNCION BASICA
El jefe de la sección de pagos tiene como función -
básica la programación y realización 'y el control de los pa
gos que efectúe la empresa para el desarrollo correcto de —
sus operaciones. ■ '
III. FUNCIONES ESPECIFICAS ■ 1 " .
La persona que .ocupe el puesto de jefe de la sección
de pagos tendrá las siguientes funciones específicas:
A La elaboración de los cheques para efectuar los—
pagos de las obligaciones de la compañía y la tramitación -
de los mismos de acuerdo con las políticas y normas estable
cidas .
B) La recepción, la tramitación y la liquidación de-
las nominas de sueldos y salarios del personal que labora en
la empresa.
C) La recepción y revisión previa antes de proceder-
a efectuar los pagos que tenga que realizar la empresa.
D) La realización de los pagos mediante cheque o
381
efectivo contra la entrega del documento respectivo.
E) El mantenimiento del archivo de la sección de pa
gos al día para desempeñar eficientemente las actividades en
comendadas a la sección.
F) La‘preparación délas relaciones de los pagos efe£
tuados, cheques cancelados y obligaciones pendientes de pago.
G) La asignación y su pervisión de las actividades al
personal de la sección a su cargo, de acuerdo con el calenda
darlo de pagos,
. H) 'La elaboración de los informes al jefe del depar
tamento de caja del desempeño de sus actividades, .
, I) Y, otras actividades que sean necesarias para elr
mejor'cumplimiento de su función. ■
IV. AUTORIDAD
' La persona que: ocupe’ este puesto tendrá autoridad -
para;
A) Programar los horarios de pagos del personal de-
caja asignado a su sección.
B.)„ Ordenar el pago mediante cheque o efectivos los -
proveedores de la compañía, previa entrega del documento -
respectivo.
C) Reportar al personal de caja y a los auxiliares -
cuando éstos no cumplan con sus funciones, ai jefe inmediato,
D) Elaborar las relaciones de los pagos efectuados -
3 8 2
por cheque o efectivo a su jefe inmediato diariamente.
' E) Proponer las medidas correctivas a los sistemas -
de pagos de la empresa. : .
F) Sugerir mejoras a los procedimientos de revisión-
y controles establecidos en la sección de pagos.
. 'G) Efectuar cortes de caja o arqueos a su personal-
de caja para que realice eficazmente sus funciones.
H) Dotar a las cajeras de la sección con el fondo —
inicial de operaciones. '
- I) Y, aquella otra autoridad que le sea delegada pa
ra cumplir mejor con su función.
V . RESPONSABILIDAD . .
La persona que ocupe este puesto tendr£_r^sponsalmli
dad relativa a: ■ . . -
A) El manejo apropiado de los documentos que reciba-
por concepto de pago afectado a los proveedores y otros aeree
dores.
■ B) La firma de los cortes efectuados a las cajas de-
la sección.
' ' C) La entrega de-los informes y documentación de las
peraciones de la sección asignada a sus órdenes.
D) La presentación de las relaciones de pagos efect
uados mediante efectivo, cheques y las liquidaciones pon
ientes de cubrir. ■ . ' '
383
E) La supervisión y observación del personal asigna
do a su sección para que cumpla con las normas, políticas y-
procedimientos establecidos por la empresa.
F) La preparación de los presupuestos correspondien
tes a su sección.
G) El mantenimiento en buen estado de los archivos -
que lleva su sección y que sus registros estón actualizados.
H) El cuidado del mobiliario y equipo asignado a su-
secciÓn, solicitando el mantenimiento respectivo, las repara
ciones o sustitución según sea el caso.
■ . I) Y, otras responsabilidades que deriven de su fun
ción y que se.an necesarias para el mejor desempeño de la mis
ma. ■
VI. NIVEL DE COORDINACION . •
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAJA PARA:
A) La entrega de la documentación y las relaciones -
de las liquidaciones efectuadas y las liquidaciones pendien
tes.
B) La integración y presentación de los informes --
que sean requeridos por el jefe del departamento de caja o,-
por el contralor. .
C) La programación de las actividades, de la sección
de pagos. -
384
D) Y, otras actividades que requieran una acción —
coordinada para el logro de los objetivos organizacionales.
2. CON; EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PAGO A —
. PROVEEDORES PARA:
A) La requisición de la documentación y la programa
ción del calendario de pagos de los diferentes proveedores-
de la empresa, . ■ . .
B) . Y, otras actividades que deban coordinarse para-
el mejor desempeño de las mismas.
. 3. CON: EL PERSONAL BAJO SUS ORDENES PARA: . ■ ' l '
A)’ La adi'gnación de las cargas de trabajo al perso
nal y la programación de las actividades para el logro de -
los objetivos de la sección. .
. B) L a ‘solución de algún problema que se presente en-
el desarrollo de sus funciones. , •
C) Y, otras actividades que requieran una acción --
coordinada. ■
386
B) La elaboración de los presupuestos de la secciones—
que componen el departamento de auditoría incerna. .
C) La determinación del calendario para efectuar las —
revisiones o las auditorías a los departamentos y secciones que
constituyen la contraloría, la gerencia de compras y la geren
cia de> ventas.
D) La planeación de las formas y métodos para efectuar
la evaluación de las operaciones; así como la organización y
preparación de los instrumentos necesarios para la recolección-
de la información. ' '
E) El diseño e implementación de los 1 controles para la
verificación del desempeño organizacional.
' F). La delimitación de las actividades de los puestos -
de las secciones que integran el departamento de auditoría. '
G) La integración de los grupos de trabajo para la —
realización de las auditorías en las diferentes áreas de traba-
'jo- ,H) La recopilación-, el análisis y la elaboración ae -
los informes que solicite la contraloría.
X) La proposición de sistemas y controles modernos de
las operaciones para el desarrollo de una mejor auditoría.
J) La capacitación del personal que integra su departa
mentó,.K) La orientación, supervisión y evaluación del rendi
miento del personal que está bajo sus órdenes, reportando a
aquellos empleados que no cumplan con las disposiciones señala
das o que cometan faltas graves. ' ' '
■ L) La firma de todos los estados auditados efectuados-
en la empresa y la conservación de los documentos de comproba--
ción respectivos.■ m ). El examen cuidadoso de los sistemas de recolección-
de datos informes, documentos, etc., con el objetivo de dispo
ner de archivos exactos y manejables. .
' . N). Y, aquellas otras actividades que sean inherentes a
esta función y que permitan el alcance de los objetivos orgam-
zacionales. . ■
386
. B) La elaboración de los presupuestos de la secciones-
que componen el departamento de auditoria interna. . .
. c ) La determinación del calendario para efectuar las -
revisiones o las auditorías a los departamentos y secciones que
constituyen la contraloría, la gerencia de compras y la geren
cia de ventas. _ . . ■
. D) La planeación de las'formas y métodos para efectuar
la evaluación de las operaciones; así como la organización y
preparación de los instrumentos necesarios para la recolección-
de la información. ■ 1 . ■
E) El diseño e implementación de los controles para la
verificación del desempeño organizacional.
F) La delimitación de las actividades de los puestos -
de las secciones que integran el departamento ae auditoría.
. - G) La integración de los grupos de trabajo para la
realización de -las auditorías en las diferentes áreas de traba
jo. . - ; _H) La recopilación, el análisis y la elaboración de -
los informes que solicite la contraloría. • ■
. -I) La proposición de sistemas y controles modernos de-
las operaciones para el desarrollo de una mejor auditoría.
J) La capacitación del personal que integra su departa
men to. . . . ■ .
■ , K) La orientación, supervisión y evaluación del rendi-
. miento del personal que está bajo sus órdenes, reportando a —
aquellos empleados que no cumplan con las disposiciones señala
das o que cometan faltas graves. .
L) La firma de todos los estados auditados efectuados-
en la empresa y la conservación ‘de los documentos de comprobé —
. ción respectivos. . ■M) El examen cuidadoso de los sistemas de recolección -
de datos informes, documentos, etc., con el objetivo de dispo
ner de archivos exactos y manejables. ■
; N) Y, aquellas otras actividades que sean inherentes a
esta función y que permitan el alcance de los objetivos organi-
zacionales. • . .
387
IV.-- AUTORIDAD.. • . . ■ ■
■ La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad para
A) Ordenar la realización de la aplicación del cuestio
nario para verificar las operaciones de la empresa según los —
previstos en los procedimientos y políticas de la empresa.
B) . Opinar sobre los procedimientos y sistemas de con —
trol interno para la actualización y modernización de éstos,
C) Posponer al contralor los presupuestos del departa
mento a su cargo.
D) Reportar a sus sobordinados cuando no cumplan debi
damente con sus obligaciones o cometan alguna falta.
E) Sugerir al contralor nuevos sistemas para la realiza
■ción de las auditorías de las operaciones de la empresa.
F) Verificar los documentos, datos e informes' que —
■' acompañan a la actividad de auditoría y control interno.
G) Requerir la información, documentos, etc.,así como-
la presencia del personal de las áreas auditadas para que cola
boren con él en cuánto a verificaciones o aclaraciones de dudas
sobre faltantes, datos incorrectos, etc.
H) Reportar al personal de las diferentes áreas de tra
bajo que no haya colaborado o aportado la información solicitada.
I) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada para-
el mejor cumplimiento de sus funciones. '
V-- RESPONSABILIDAD . . . ■
La persona que ocupe este puesto tendrá responsabili--
dad relativa a:
388
A) La definición del alcance y de los objetivos de las-
auditorías a realizar previa aprobación del contralor, informando
a los gerentes de los detalles del programa de auditoría.
• B) La integración de los diferentes grupos de trabajo,
así como la capacitación de los mismos en los detalles de los pro
gramas de auditoría. . • ' . •
C) La presentación de los dictámenes de las auditorías
realizadas apegándose a las reglas, normas, procedimientos y dis
posiciones legales, '
• D) La preparación de los instructivos y demás documen
tos e instrumentos de trabajo para efectuar las auditorías,
E) La custodia de los documentos que le son entregados
para su revisión y de la reintegración de los mismos a aquellas -
personas que se los proporcionaron.
. ■ F) La vigilancia y supervisión do que los grupos de -
trabajo cumplan en el tiempo, la programación de las auditorías, -
reportando a aquellos que no cumplan. .
G) La custodia de los documentos o evidencias que res
palden los informes de las auditorias practicadas.
H) Y, otras responsabilidades que se requieran para -
el buen desempeño de su función y que deriven de esta.
. VI..- NIVEL DE COORDINACION.
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
1, CON: EL CONTRALOR PARA:
A) La proposición y/o revisión, en su caso, de las po-
389
líticas, normas, reglas y procedimientos de auditoría y control —
interno, así como de las disposiciones legales a los que están —
sujetos.
B) . La orientación y organización de los programas de -
auditoría especificando la cantidad de personal requerido, así co
mo la de los instrumentos o herramientas de trabajo.
C) La preparación de los informes de los resultados ob
tenidos en las auditorías realizadas.
D) El acuerdo para efectuar cambios en los métodos y -
procedimientos de control establecidos en las diferentes áreas de
trabajo. ■
. E) Y, otras actividades que requieran una acción coor
dinada para el alcance de los objetivos organizacionales. •• .
2. CON:. LOS GERENTES DE VENTAS Y COMPRAS Y LOS JEFES DE LOS DE —
PARTAMENTOS DE COMPRAS Y VENTAS PARA:
A) La información de los detalles de los programas de-
las auditorías. ■
' B) La programación de los horarios de trabajo con la-—
finalidad de que se disponga del personal que va a proporcionar el
apoyo y la información de las actividades que realiza.
C) Y, otras actividades que requieran una acción en —
forma coordinada.
3. CON : LOS JEFES DE LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD, CAJA —
GENERAL Y CONTROL DE PAGO A PROVEEDORES PARA:
A) La información de los promenores del programa de —
390• ■ . ■ ■ . . . •
f . '■ . ‘ t • -
programa de auditoría en las áreas de trabajo a su cargo.
' B) La disposición del personal para que proporcione la
información, documentos y datos que les sean requeridos por los gru
pos de auditoría. .
C) La formulación de los horarios para la realización-
de los trabajos de auditoría. .
D) Y, otras actividades que requieran una acción coor
dinada.
391
I. IDENTIFICACION - . _
NOMBRE DEL PUESTO: ' JEFE DE LA SECCION DE CONTROL DE INVENTA
CLAVE DEL PUESTO: 4210____________________ ________ __________
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AL CUAR
TO NIVEL DE JERARQUIA DE LA ES-
JEFE INMEDIATO: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA' INTER
~ NAv
DEPENDEN DE EL: LOS AUXILIARES DE LA SECCION.________________
II. FUNCION BASICA , . _
ne como función básica la programación de las inspecciones -
periódicas en el área de almacén; así como la de llevar un -
control permanente de acuerdo a los ingresos y egresos de ~~
mercancía en la misma., además 1a. preparación de los informes
correspondientes a las inspecciones verificadas. De igual ma
ñera, la programación, de las actividades de levantamiento -
anual o semestral de los inventarios en el área de ventas.
I H , FUNCIONES ESPECIFICAS
El jefe de la sección de control de inventarios ten
drá las siguientes funciones específicas: .
respecto a las reglas, normas,, métodos y procedimientos que
se emplean para efectuar las inspecciones, revisiones y re
cuentos de las mercancías en el área de almacén y respecto -
al manejo de los cardex para efecto de la comprobación res—
peetiva. . ■ ■
RIOS .
TRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA
EMPRESA. '
El jefe de la sección de control de inventarios tie
A) La capacitación de los auxiliares de su sección-T
392
B) La programación ■ de las 'áreas sujetas a inspección
y a revisión a efectos de determinar la cantidad de personal
requerido para la realización del inventario. . ■
C) La preparación de informes de las auditorías o —
levantamientos de inventarios realizadas, al jefe del depara
tamento de auditoría.
D) La supervisión de que el personal a su cargo rea
lice sus funciones apegándose a los métodos, procedimientos-
y normas establecidas, corrigiendo en su caso ios errores o
irregularidades cometidas. y
■ E) El reporte del personal a su cargo que no curapla-
con sus deberes y obligaciones cometa alguna falta grave, a
efecto de que el jefe inmediato tome las medidas respectivas.
F) La preparación del material, equipo y demás imple
mentos necesarios para la realización de auditorías.
G) La integración de los archivos de los documentos-
a su cargo tomando en cuenta las disposiciones establecidas;
además, de mantener el control sobre el buen estado y conser
vación de los documentos e informes a su custodia, lo mismo-
que los materiales, mobiliario y equipo asignado.
H) La participación en los programas de evaluación-
de los sistemas, procedimientos, normas y métodos, así como-
la proposición de iniciativas de cambios o modificaciones —
pertinentes a los mismos. ■
I) . La elaboración de los presupuestos requeridos por
su sección. . . .
■ . ■ ■ - ■' . " . r ■■■; ■
393
J) La programación de los levantamientos de inventa
rios semestrales o anuales en el área de ventas.
K) . Y, otras actividades que sean necesarias para elr.
buen cumplimiento de su función. .
IV. AUTORIDAD . .
para;
La persona que, ocupe este puesto tendrá autoridad
A) Programar las inspecciones y levantamientos de t-t-
los inventarios, así como la determinación de los períodos -
de inspección,
B) Requerir la información, documentos y apoyo para
la realización de la auditoría; así como para rechazar docu
mentos o informes que estén incorrectamente reguisitados y--
para ordenar, en su caso, la actualización de datos o cifras
en las tarjetas de control o cárdex. -
■ C) Reportar al personal que no cumpla con sus debe—
res y obligaciones al jefe del departamento de auditoría.
D) Sugerir modificaciones a los sistemas, procedí--
mientos, métodos y normas de trabajo cuando estime que las -
establecidas pueden ser mejoradas,
E) Requerir el mantenimiento del mobiliario y equipo
asignado a su sección, a efecto de tenerlo en buen estado, -
así como pedir la reparación o reposición segán sea el ca--
so.
P) Y, otra autoridad que le sea delegada para el —
mejor cumplimiento de sus actividades.
394
v, r e s p o n s a b i l i d a d '
La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad pa
ra; ■
A) La capacitación del personal auxiliar, a efecto -
de que conozcan y operen eficientemente, los procedimientos,
métodos y normas de auditoria que se llevan a la sección.
B) La determinación de las áreas que van a ser audi
tada o inventariadas, a efecto de hacer la programación de
las actividades.
C) La supervisión de las actividades de inventarios,
coordinando los recursos y a las personas, de acuerdo con
los procedimientos establecidos. • ■ ■
D) La preparación y presentación oportuna al jefe
del departamento de auditoria, de los informes sobre el esta
do que guardan los inventarios, documentos, archives, mobi
liario y equipo de las áreas auditadas.
E) La preparación de los presupuestos de la sección-
a su cargo.
F) El mantenimiento y disponibilidad de formas, pape
les, mobiliario, equipo y demás instrumentos necesarios para
realizar los trabajos de auditoría.
G) El mantenimiento actualizado y en buen estado del
cárdex de las operaciones, el mobiliario y equipo y demás ac
tivos o elementos de trabajo a su disposición.
H) La vigilsr10^3 de c3ue Personal asignado a su
sección cumpla con sus deberes y obligaciones; y, en su caso
reportar a su jefe inmediato al personal que no cumpla con -
los deberes o cometa alguna falta grave. .
395
I) Y, otras responsabilidades que le sean asignadas-
para el mejor desempeño de su función.
VI. NIVEL DE COORDINACION ' . .
* La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA:
A) La programación de los levantamientos de inventa
ríos en las áreas de almacén y de ventas.
■ B) La preparación y organización de los informes—
periódicos o anuales respecto a los movimientos de inventa
rios y a la situación general de mobiliario, equipo y demás
activos de la compañía. '
C) Y, otras actividades que requieran ser coordina-- .
das para el buen desempeño de sus funciones.
2. CON: LOS GERENTES DE COMPRAS, VENTAS Y CONTRALOREA, Y
CON LOS JEFES DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS Y —
, SECCIONES DE LA EMPRESA PARA: ’'
A) La disposición de los archivos, expedientes, do
cumentos, etc., necesarios para supervisar los inventarios,
y para requerirles los apoyos del personal necesario para -
la facilitación de informes, en el momento de practicar las
auditorías.
■ B) La preparación de los horarios y para la progra
mación de las actividades de los levantamientos físicos o -
inspecciones planeadas.
395
1} Y, otras responsabilidades que le sean asignadas-
para el mejor desempeño de su función. . .
VI. NIVEL DE COORDINACION
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
1. CON: EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA PARA: ■
• A) La programación de los ■ levantamientos de inventa
rios en las áreas de almacén y de.ventas.
■ B) La preparación y organización de los informes—
periódicos o anuales respecto a los movimientos de inventa
rios y a la situación general de mobiliario, equipo y demás
activos de la compañía.
C) Y, otras actividades que requieran ser coordina
das para el buen desempeño de sus funciones.
2. CON: LOS GERENTES DE COMPRAS, VENTAS Y CONTRALORIA, Y
, CON LOS JEFES DE LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS Y-
, SECCIONES DE LA EMPRESA PARA: .
A) . La disposición de los archivos, expedientes, do
cumentos, etc., necesarios para supervisar los inventarios,
y para requerirles los apoyos del personal necesario para -
la facilitación de informes, en el momento de practicar las
auditorías.
B) La preparación de los horarios y para la prog.ra-
mación de las actividades de los levantamientos físicos o -
inspecciones planeadas. : ..
396
C) Y, otras actividades que requieran coordinarse —
para alcanzar adecuadamente los objetivos organizacionales.
3. CON; LOS AUXILIARES DE SU SECCION PARA:
A). La verificación de las actividades que se van a -
realizar y la asignación de. las áreas de trabajo respecti'--r
vas. .
Cj Y,paréi todas aquellas actividades que requieran t~
coordinadas para el cumplimiento de sus funciones.ser
397
I. IDENTIFICACION . .
NOMBRE DEL PUESTO: ' ' JEFE DE LA SECCION DE CONTROL• DE CAJA'- Y
. ’ . BANCOS.___________________________________
CLAVE DEL PUESTO: 4220
UBICACION DEL PUESTO: DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
POSICION EN EL ORGANIGRAMA: ESTE PUESTO CORRESPONDE AI,--
CUARTO NIVEL DE JERARQUIA DE -
LA ESTRUCTURA ORGANIZACTONAL.
JEFE INMEDIATO; ' EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE AU-
DITORIA INTERNA.
DEPENDEN DE EL: . : LOS AUXILIARES DE LA SECCION.
II. FUNCION BASICA . •
■ El jefe de la sección de caja y bancos, tiene como -
función básica realizar revisiones o inspecciones periódicas,
respecto a los movimientos de caja y de bancos, originadas—
por: pago a proveedores, compras de mercancías, pagos de nó
minas, pago de impuestos, cuotas o aportaciones al IMSS, y--
demás movimientos que originen ingresos o egresos modifican
do el estado de caja y bancos. .
III. FUNCIONES'ESPECIFICAS.
El jefe de la sección de control de caja y bancos —
tendrá las siguientes funciones específicas:
A) La planeación, organización, programación y con
trol de las actividades de Auditoría en la empresa, v e r i f i
cando todos los movimientos originados en caja y bancos.
B) . La integración de los grupos que realizarán las-r
auditorías. . .
398
C) La preparación y diseño de los papeles, documen—
tos y materiales que deberán usarse en las auditorias.
D) La realización de conciliaciones periódicas, con-
el objeto de verificar las formuladas por el cajero general de
la empresa, y por los bancos con los que se tiene relación.
E) . La preparación de los dictámentes de las audito
rias realizadas, junto con sus auxiliares, señalando, de --
acuerdo a las normas generales de auditoría y a las disposi
ciones legales, el estado o situación en que se han maneja—
do las operaciones de caja y bancos, así como las contabili
dades de la empresa.
. F) La participación en las reuniones a que se le con
voque por los ejecutivos mayores de la empresa, para conocer
sus puntos de vista o para colaborar en actividades en las -
que tenga ingerencia por sus funciones.
G) La programación y asignación de las actividades -
del personal a su cargo, reportándolo cuando no cumpla con -
sus deberes y obligaciones.
H) La elaboración del presupuesto de su sección.
I) La presentación de informes sobre los resultados
de las actividades generales de la sección a su cargo.
J) Y, todas aquellas actividades inherentes a sus—
funciones. .
IV. AUTORIDAD
La persona que ocupe este puesto tendrá autoridad--
para:
399
A) . Requerir a los jefes de sección,departamento o ge
rencia, la documentación archivos, libros, pólizas, etc., —
que demuestren el desempeño de las operaciones de la empresa
que deben ser auditadas.
, B) Solicitar a los diferentes bancos con los que la-
empresa tiene relación los estados de cuenta de los movimien
tos realizados por la empresa, así como los movimientos de -
intereses y de las inversiones.
C) Reportar cualquier anomalía encontrada en los ar
queos o en las revisiones de las contabilidades, libros, do
cumentos, etc., a efecto que los ejecutivos de la empresa o-
a quien corresponda tomarla, tomen las decisiones.
D) Solicitar apoyo del personal de las distintas --
áreas de la empresa que van a ser auditadas, o en su caso, -
para requerir la contratación de mayor número de . personal
cuando así se requiera para cumplir con sus funciones.
E) Proponer mejoras, cambios y las adiciones, a los
sistemas y procedimientos de auditoría, así como a todos —
aquellos que se han establecido para controlar las operácio-
nes de la empresa.
F) Y, toda aquella autoridad que le sea delegada pa
ra el buen desempeño de sus deberes y obligaciones.
V. RESPONSAB TLIDAD. . •
■ > La persona que ocupe este puesto tendrá responsabi--
lidad relativa a: ,
A) La preparación oportuna y eficaz de papeles, docu
mentos, materiales, archivos y demás equipo de trabajo para
realizar las auditorías, •
• 400
B) La organización de sus grupos de trabajo y de
su adecuada preparación e información, a efecto de que pue—
dan desempeñar eficientemente sus actividades.
C) La requisición a todos los departamentos y sec
ciones de la empresa, preponderantemente a caja, los libros,
documentos, chequeras, pólizas, y demas elementos que permi
tan efectuar la verificación de todos los movimientos econó
micos o financieros de la empresa, . .
D) ,- La requisición a los bancos con los que la em
presa tiene operaciones, los estados de cuenta, movimientos,
comprobados, etc., y todos aquellos movimientos u operado
nes que se hayan realizado durante los períodos predetermina_
dos.
' E). El apego estricto de las normas de auditoría y
a los procedimientos internos para efectuar las revisiones -
o auditorías, así como el vigilar que el personal a su cargo
se ajuste a estos requerimientos. . .
F). La presentación oportuna y verSz de los infor
mes de las auditorías realizadas, ajustándose a l a s políti
cas, normas y procedimientos preestablecidos.
F). La planeación, organización, implementación y—
control, de los programas de auditorías parciales o genera
les en la empresa. . ' :
H) . El reporte del personal por el incumplimiento
de sus deberes y obligaciones. .
I) . El reporte de cualquier situación anormal obser
401
vada durante el desarrollo de las auditorías, ya sea de per
sonal de la empresa o de las instituciones con las que la -—
empresa tenga relación, a efecto de que se tomen las medi
das pertinentes.
. J). La participación en los programas de evaluación
de los sistemas y/o procedimientos establecidos en la empre
sa. - ■ . '
k) . La preparación del presupuesto de su sección.
L)-. Y, otra responsabilidad que le sea asignada de
acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
VI. NIVEL DE COORDINACION. . - .
La persona que ocupe este puesto deberá coordinar:
!•“ CON: El jefe del departamento de Auditoría Interna PARA:
A) . El acuerdo de todo lo relativo a los planes, prcgra-
' mas, organización y ejecución de las auditorías pro
yectadas.
B) . La preparación de los informes que habrán de ore sen
tarse a la gerencia general, el contralor, o el Con
sejo de Administración.
C) . Y, todas aquellas actividades que requieran ser coor
dinadas, para una más adecuada consecución de objeti
vos.
2 *~ C0N: Los Gerentes de Compras,de Ventas,los Jefes de Ios-
Departamentos adscritos a cada gerencia y los jefes
de las diferentes secciones PARA:
A). La programación de las fechas y horarios de las audi
torías a realizar, así como para requerirles los do-
aumentos, archivar, papeles, comprobantes y demás —
, . ' ■ " . . ' ■ '402
elementos necesarios para comprobar las operaciones
que realiza cada unidad de trabajo.
A). La aclaración de cualquier duda o para requerir ma—
yores datos o información. .
C). Y para todas aquellas actividades que requieran ser-
coordinadas. .
3. - -CON: Los funcionarios de los Bancos PARA: ■
A). Requerirles los documentos o informaciones que de
muestren las operaciones efectuadas entre la empre
sa y los bancos. ■ . ■ .
. B). La realización de los ajustes que se deban hacer -
como resultado de la supervisión reportando al Caje
■ ro general de la empresa y a Contraloría, a efecto-
de que se hagan las correcciones correspondientes,
C) . Y todas aquellas otras actividades que requieran -
ser coordinadas, . : '
4. - CON: Los Auxiliares de Auditoría PARA: -
A) . La distribución de las cargas de trabajo, y para in
' . formarles sobre el alcance y duración de la audito -
ría, ' .
B) . La preparación de los informes de las auditorías —
practicadas. '
C) . Otras que se requieran para el buen desempeño de -
sus funciones. * ■ .
403
- MANUAL DE ORGANIZACION: SUMARIO ■ .
Bajo condiciones controladas, el Manual de Orga
nización debe ser el resultado de un Plan. Dicho plan, _
contiene o debe contener, además de los objetivos, metas
y e.l calendario de actividades, los procedimientos genera
les y específicos que permitan la obtención de informa---
ción,su clasificación ordenamiento y archivo clasificado,
a fin de poder realizar su análisis y pruebas con la posi
bilidad de ensamblar todos los datos disponibles en un _
proyecto concreto que defina y de congruencia a los obje
tivos supuestos. ■
. El Manual de Organización, así, no es casual ni
producto único de un proceso imaginativo, sino que además,
debe ser en esencia, el resultado de aplicación de técni
cas, métodos y criterios empíricos sujetos a normas y re
glas que permitan ajustar las circunstancias específicas
de una empresa determinada a los requerimientos concretos
de operación o actuación de ella en la práctica.
El resultado que hemos obtenido al formular es
te manual no es de ninguna manera casual. Si bien es cier
to que no se efectuaran pruebas y seguimiento de funcio—
nes para verificar la funcionalidad de los puestos previs
tos, se trató de hacer contrastación directa, con las ac
tividades que realizan en la práctica personas que ejecu
tan puestos similares. Desde luego, el razonamiento y la
aveiiguacion sustituyen las pruebas empíricas necesarias
cuyo control no estuvo a nuestro control.
404
Aun cuando no se introducen en el contexto de es
ta investigación todos los elementos que nos permitieron in
tegrar tanto la estructura como la departamentalización y -
los puestos resultantes, estos son resultados de un método
y un sistema que permitió acumular información pertinente.
A grandes rasgos el método o programa seguido consistió en:
1) Revisión Bibliográfica respecto a: Comerciali
zación, Supermercados, Organización, Encuestas,
Publicidad , Personal, etc.
2) Se planteó el problema: en esquema desarrolla-^
do en la investigación de Mercados, respecto a
las necesidades de más centros de comercializa
ción, su naturaleza y localización. Se o p t ó —
por un "Modelo Tipo" de un Supermercado, en ——
tanto que es el que resume las características
requeridas para el análisis por realizar. Como
se advierte en las discusiones preliminares -
del Estudio de Mercado, el Centro Comercial — .
contiene o puede contener una variedad más am
plia de formas de comercializar, incluyendo al
supermercado.
3) Se anotaron características físicas y formas -
de distribución interna (organización de áreas)
de todos los supermercados y tiendas de des--
cuento o de autoservicio de la ciudad de Xala-
pa. Se visitaron, para el mismo efecto visitas
a supermercados y centros comerciales en las -
ciudades de Veracruz, Puebla y México.
'405
4) Se obtuvieron entrevistas con gerentes de dos
pequeños supermercados (SAHOP u Super Chedaui)
para obtener información directa sobre fundo-
namiento del supermercado.
5) Se llegó a disponer de los Manuales de Organi-
. zación de dos supermercados, que permitieron -
obtener valiosa información {por ser reservada
la disponibilidad de tales documentos, no se -
precisa la fuente). -
6) Se entrevistó a funcionarios y exfuncionarios,
empleados y exempleados de Supermercados loca
les, que proporcionaron información directa so
bre •la forma de operación de las organizacio
nes en que labora o laboraron, así como de las
características de puestos, funciones y/o pro
' . cedimientos establecidos.
7} Se organizaron los datos por áreas funcionales
de diferentes servicios que son comunes a casi
todos los supermercados visitados, y se toma
ron notas generales de la operación en ellos:
pagos en caja, servicios de perfumería, áreas
. de carnes, mariscos, etc. '
8) Se ensamblaron, los informes obtenidos y se es
cogieron: niveles funcionales tipo; areas depar
tamentalizadas tipo y, puestos tipo por nive—
les, hasta integrar un catálogo general de ---
puestos correlativos a la Estructura Organiza
cional tipo seleccionada. ,
406
. Hay que advertir que paralelamente se fueron en—
samblando procedimientos de acuerdo a las áreas determina
das en la Estructura Tipo* Tales procedimientos o bien fue
ron inferidos y/o discutidos con base a las observaciones -
realizadas, o bien, son producto de analizar aquellos que -
directamente se obtuvieron de los manuales conseguidos o de
los tomados de la literatura disponible.
Cabe mencionar que procedimientos y puestos dise
ñados por este método, fueron analizados en este contexto,
sin embargo, fueron reestructurados y readaptados de acuer
do a la idea y a las concepciones finales de los que este -
trabajo realizaron; Así, si bien, es cierto que hubo manera
de efectuar contrastaciones parciales, todos y cada uno de
los puestos y procedimientos, son producto final de la.sín
tesis y criterio de los autores de la tesis. .
a) Finalmente, se procedió a diseñar el formato y
la presentación del manual. Una vez vaciados los datos al -
formato, se procedió una vez más, hacer un cruzamiento en
tre funciones y actividades de cada puesto contra los proce
dimientos que los afectan total o partcialmente.
En resumen, si bien es cierto que no se tuvo un -
control que permitiera probar y corregir e, inclusive imple
mentar las propuestas terminales, el material aquí conteni
do, es el resultado de una indagación minuciosa hasta donde
fué disponible en tales circunstancias. Por su parte, el di
seño de los niveles de autoridad, responsabilidad y coordi
nación, son el resultado de vincular criterios teóricos, —
con la necesidad de dotar a la Estructura de un sistema de
Relaciones de Trabajo equilibrados. .
407
En los siguientes manuales, podrá evidenciarse la
búsqueda de la correlación entre Estructura, puestos y fun
ciones y la parte sistemica de los procedimientos, así como
de la guía dinámica del manual de Políticas.
408
“CONCLUSIONES AL MANUAL DE ORGANIZACION . ‘
El catálogo que integra el Manual, es resultado, co
mo ya se advirtió al principio, de un minucioso examen de es
tructuras, funciones y relaciones de trabajo en varios orga—
nismos comerciales y con base a documentos y entrevistas.
Para concretar su contenido, hubieron de efectuarse-
repetidas visitas a centros comerciales, supermercados y tien
das de autoservicio en varias ciudades del Estado y del País.
Se llevó un estudio pormenorizado de la organización y la dis
tribución interna de los distintos departamentos y áreas de -
servicio. Se obtuvierón, en algunos casos, entrevistas con -
funcionarios y exfuncionarios, empleados y exempleados de co
mercios locales, quienes aportaron valiosa información respec
to a las organizaciones en que trabajan o han trabajado.
La revisión bibliográfica y algunos documentos conse
guidos en supermercados, junto con las observaciones añoradas
de cada visita u observación realizadas, permitieron integrar
el "Modelo” de estructura del que se parte en este estudio. -
Reuniones periódicas de los que realizan este trabajo con - -
miembros del I.I.E .S .C .A .U.V. con experiencia en el ramo, ---
dieron como resultado el esquema general que se toma como pun
to de partida. . .
La información obtenida, permitió integrar áreas fun
clónales de la "organización tipo", a las cuales, se les fuá-
dotando de detalles: primero, la departamentalización; des —
puás las funciones y actividades y, por último, los puestos -
de cada área de trabajo. :
409
■ Cuando se hubo tenido un contexto general por áreas,
se fuá ensamblando la información general y se procedió a ele—
gir el formato de los puestos a ser empleados en el manual. En-
algunos casos, se contó con información respecto a algunos pues
tos y se derivó a complementarlos de acuerdo a la idea que de -
la estructura ya se tenia, efectuando en ellos los ajustes nece
sarios. En la mayoría de los casos, el diseño de los puestos —
obedece a una- comparación contra procedimientos (para entonces-
casi totalmente determinados y sólo en periodo de revisión por
efectuar de los mismos) y contra los requerimientos de coordina
ción y de tramos de control determinados. .
• . Podemos concluir, que el diseño final de cada puesto
en particular, obedece a una racionalización global de la Es---
tructura Qrganizacional concebida en su detalle, comparando fun
dones y actividades contra procedimientos y .sistemas probables
de actuación. Los niveles de autoridad, responsabilidad y coor
dinación, se derivaron al análisis de los sistemas y de los re
querimientos necesarios de cada tramo de control supuesto y de
normas probables de actuación, contra la operación real de Los-
supermercados y documentos previos observados.
Preocupación fundamental fuá el integrar cada fun--
ción'o actividad con una correlativa ligazón con los sistemas y
procedimientos también diseñados. Así, la tarea de hacer consis
tentes los diversos manuales derivados de la investigación sólo
requiere la contrastación definitiva de una implementación, que
queda fuera, tanto de nuestros propósitos, como de nuestras po
sibilidades. ■
En las siguientes secciones de este trabajo se podrá
analizar si lo enunciativo y conceptual de las relaciones de —
trabajo descritas en el Manual de organización, guarda propor--
ción, congruencia y ligazón con el Manual de Sistemas y Procedí
mientos y con el Manual de Políticas. .
410
3.3- EL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
INTRODUCCION
. diseño del Manual de Sistémas y Procedimientos
de la Empresa, es una. parte más del proceso técnico que se -
requiere para complementar la Estructura Organizacional. El
diseño del Manual, es el resultado de verificaciones consis
tentes respecto al tipo de información que se requiere para
dotar a la organización de mecanismos tanto de instrucción, -
como de retroalimentación de datos estructurados (informes)
para tomar decisiones. *
De acuerdo a lo anterior, el manual de Sistemas -
y Procedimientos puede tener diversos usos y finalidades; —
por un lado, precisa y amplia el contenido de lo enunciado —
por el Manual de Organización, al indicar secuencial y crono
lógicamente, cómo, cuando, en qué forma y en qué condiciones,
quién debe ejecutar tareas y funciones y con quiénes colabo
ra o contribuye para hacerlas eficientes.
Antes, se ha indicado que en el diseño de este Ma
nual se analizaron, compararon y depuraron tanto el esquema
de las funciones como los procedimientos, tratando de hacer -
411
una ligazón congruente entre la actividad humana y los medios
de que se vale para hacerla consistente, de tal suerte que la
estructura en su totalidad, pueda ser más fácilmente coordina
da o evaluada. ' .i
. Los procedimientos, concebidos esquemáticamente -
dentro de Sistemas y Subsistemas propios, son pauta normativa
para instruir al personal y al ejecutivo de la empresa de cua
les son las verdaderas dimensiones de su actuación propia y -
de la interrelación con otros, asi como los límites verdade— -
ros de su labor individual. Este marco de referencia, conci—
lia y amplía lo especificado en los niveles de autoridad, res
ponsabilidad y coordinación que establece el Manual de Organdí
zación y que posteriormente dinamiza el de Políticas de la Em
presa. .
, Generalmente, el Manual de Sistemas y Procedimien
tos, describe los sistemas y procedimientos precisos a seguir,
para ejecutar un trabajo determinado. Aquí, en el Documento -
que presentamos, se incluyen los flujogramas cualitativos de
las operaciones; la descripción de los procedimientos, las —
formas que respaldan el procedimiento y el manejo de las mis
mas, preparadas para cada área del supermercado escogido.
412
Podemos concretar que el objetivo básico del Ma---
nual de Sistemas y Procedimientos es de servir de herramien
ta operativa y objetiva de las actividades previstas para —
el sistema total de la empresa. . '
■ Para realizar el manual de sistemas y procedimien
tos para la organización objeto de nuestro estudio, se siguió
la metodología para el desarrollo de sistemas. Como se sabe,
un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí.
El número de componentes (o elementos) puede ser muy grande y
su naturaleza muy diversa. ' ' '
Dado un sistema, es factible descomponerlo en sub
sistemas, los que a su vez, pueden subdividirse en otros.
Al estudiar un sistema, se puede enfocar la conduc
ta de los subsistemas o estudiar el comportamiento del siste
ma como un todo; es claro que ambos métodos son necesarios pa
ra entenderlo. Pero se da un paso importante si se analiza -
desde el punto de vista de los subsistemas. Por lo que, el pa
so siguiente fue tratar a la organización de estudio, de es_
tructurarla en secciones, tomando como guía las etapas para
el diseño del sistema. . ' ■
413
A través de la primera etapa, se trató de obtener -
información- para identificar los requerimientos operacionales -
y necesidades administrativas que nos permitieron formular las
especificaciones del diseño para el sistema. Por lo que, se pa
só al estudio de organizaciones similares.
La realización dél estudio de organizaciones sene—
jantes se hizo usando diferentes técnicas. Asi, se entrevistó -
a las personas de diferentes niveles de la organización y se to
mó nota de sus respuestas acerca de sus opiniones de los proce
dimientos y actividades que realizaban; es importante en este —
punto resaltar que no se tenían ideas preconcebidas acerca de -
como el sistema debería ser, pero sí tomamos en cuenta las pre
guntas que trataban de identificar áreas, actividades, la forma
de comunicación, el control, etc. y evitar reunir datos, por -~
reunirlos. . .
Debido a la cantidad de tiempo involucrado en defi
nir las preguntas y que la gente entrevistada no quería respon
der abiertamente, no fue posible realizar un gran numero de en
trevistas individuales. .
Se contempló el utilizar cuestionarios, pero el ob
tener permiso para su aplicación, lo. veíamos difícil; por lo -
que pasamos a la técnica de observación y así tener información
414
ds primera mano acsrcs de como la gente del sistema ejecuta —
las operaciones, maneja los procedimientos, lleva las formas,
.í además, se trato de determinar posibles cuellos de bote
lia a partir de esta técnica.
■ El estudio, lo hicimos como observadores fuera del
sistema y se hubiera tenido información más valiosa siendo ob
servador participante; es decir, trabajar por un tiempo en or
ganizaciones análogas y de ser posible a diferentes niveles. -
Además, por la forma de hacer el proceso de observación, no se
tuvo el efecto Hawthorne. . • .
Adxcionalmente al proceso de observación, se usó -
la técnica de muestreo, es decir, se realizó la observación en
diferentes tiempos del día, en diferentes días y en diferentes
semanas; lo que permitió hacer un balance, tanto de las activi
dades ejecutadas como de las cargas de trabajo, las variado—
nes estacionales, el monto de la compra, etc.
: La investigación documental no fué posible, en la
casi totalidad de los organismos, sin embargo, la estrategia -
que empleamos fué utilizar las pocas entrevistas y la observa
ción para reforzar y confirmar los datos obtenidos por uno y -
otro método.
' 415
. Podemos con una tabla hacer un resumen de la obten
ción de los datos con las diferentes técnicas.
ENTREVISTAS
CUES — TIONARIO
OBSERVACION
ANALISIS * DOCUMENTAL
MUESTESO
Percibiendo necesi dades — X — X • w i--- X
Describiendo necesidades . X - ' X - X
Especificando el Sistema.
- Actividades X X X
- Procedimientos. X - ' X -' ■ V
- Mane-jo -de formas X - X — ■ X
_*/ Sólo se tuvieron algunos documentos obtenidos indirectamente de dos organismos comerciales; que, por no afectar, la -fuente, no se mencionan nombres.
Después de la reunión de los datos, se hizo el aná
lisis sobre la acumulada información de opiniones e ideas acer
ca de un sistema de este tipo; y se comenzó a desarrollar ideas
acerca de cambios ó modificaciones de los sistemas y procedí---
416
mientos■observados de acuerdo a nuestra concepción de los mis
mos, lo que nos llevó a estimar el trabajo operacional que se
realiza en una empresa de este giro. Concluimos en esta etapa,
que la determinación de los requerimientos del sistema, en ter
minos de las operaciones a realizarse, nos especificaron a la
función de ventas como de interes, por lo que consideramos que
el sistema debería orientarse a:
1) . Eliminar errores y confusión .
2) . Proporcionar un mejor entendimiento del mismo.
/ Partiendo de estos hechos se pensó en los objeti—
vos del sistema de la siguiente, manera: '
1) . Sea práctico; es decir, capaz de operar por un período de
, tiempo muy largo por personas competentes.
2) . Eficiente; entendiendo por esto, que sea comprensible.
3) . Flexible para que pueda responder a los cambios inevita--
bles.
4) . Seguridad, es decir, que permita la detección y prevención
del fraude y abuso. . . • '
Una vez hecha la'especificación, se pasó al diseño
lógico de las partes que conformarían al sistema, para satisfa
cer los objetivos establecidos anteriormente. Se definieron —
los procedimientos necesarios en forma jerárquica, primero pa
ra la función de compras y después para la función de ventas.
\
• 417
^ & partir del análisis de las áreas de aplicación —
para ver la dependencia de los diferentes departamentos en las
operaciones cotidianas y de acuerdo a la estructura organiza—
cional que se especificó, se definieron los procedimientos si
guientes para el área de compras:
f/l) compras de alimentos, bebidas y diversos .
•J 2) compras de frutas y verduras .
3} compra de carnes, pescados y mariscos
4) compra de ofertas y nuevos productos ’ -- •
5) compra de telas, ropa y artículos del hogar.í . '
/ 6) devoluciones de mercancía a proveedores •
||7) recepción de mercancía en bodega
8) pedidos sujetos a entrega parcial
■ ' 9) Uso del directorio de proveedores.
• Y en el área de ventas se especificaron: .
1) Ventas al menudeo, con diferentes opciones '
-r el cliente paga en efectivo
- el cliente paga con cheque - '
- el cliente paga con tarjeta
-.el cliente es un empleado
si cliente compra artículos rotograficos y de perfumería
- el cliente compra mercancía
- el cliente realiza apartado de juguetes . ■ '
- y la venta que se registra por intento de robo.
‘ 418
2) Devolución sobre ventas ' .
3) Cancelación sobre ventas
4) Mercancía con precio de venta . ■ .
5) Aviso de cambio de precios
6) Probadores de ropa ' -
7) Requisición de mercancías . '
8) Recepción de mercancía en el área de ventas. ,
9) Mareaje de precio de venta en el área de ventas.
10) Transferencia de mercancía interdepartamental.
11) Control de existencias
12) Análisis de rotación de mercancía. -
Las operaciones a realizar dentro de un procedí---
-miento se determinó que se hicieran en forma secuencial para
facilitar su comprensión e identificación y así,, estar más se
guros que se enteridrán correctamente despejando cualquier duda
que pudiera existir acerca del objetivo del procedimiento.
Una vez definidos los procedimientos, se utilizó -
la técnica de los diagramas de flujo para representar en forma
gráfica la secuencia en que se deben realizar las operaciones
de un determinado procedimiento y/o al recorrido de las formas
y sus copias ó el recorrido de la mercancía. Además, se deci—
dió hacerlo de manera análoga a los diagramas de flujo de pro
cesos; Por lo que se tuvo que definir una simbología. En estos
■ 419
diagramas, se muestra a los departamentos opuestos que inter
vienen en un procedimiento, así como el recorrido de una for
ma con sus diferentes copias a través de los diversos departa
mentos 6 puestos, desde que se originan hasta que se archivan.
- La siguiente actividad en esta etapa, fue definir
las formas que se necesitarían, en base a las respuestas de -
preguntas como: ■
- ¿Qué formas son necesarias?. •
- ¿Cuántes copias hacen falta? ¿Adónde van esas copias?
-¿Sirve la forma como documento de control?
- ¿Cuál es el flujo de la forma a través de la empresa?
- ¿Qué datos debe llevar?
- ¿Cómo se llenará?, etc.
Esto determinó las' formas que serían útiles y el
objetivo ó propósito que tendrían.
En paralelo se hizo el análisis de la forrea; es -
decir, en primer lugar, en cuanto al contenido de las mismas,
por lo que se elaboró una lista de los datos de debían regis
trarse; en segundo lugar, qué tanto detalle debería ser toma
do en cuenta; en tercer lugar, se determinó usar formas pre—
impresas, un poco más caras que el papel blanco, pero se con-
420
sideró la facilidad de comprensión de las mismas, lo atractivo
para la imágen de la empresa y posibles requerimientos legales.
En este punto es necesario aclarar que no fué posi
ble realizar una nueva prueba con el personal que usarían las
formas. ■ ' . , ■
Continuando de esta manera, se pasó a la etapa del
diseño detallado; aquí, se desarrolló la simbología a usar, la
descripción de los procedimientos para la función de compra y
de ventas, la elaboración de los flujogramas y de las formas,-
dando como resultado el manual de sistemas y procedimientos, pa
ra esta organización y que a continuación presentamos con el -
siguiente formato: en primer lugar, se presenta el flujograma,
después viene la descripción del mismo, luego la (s) forma (s)
a usar y, por último, el procedimiento para llenar dicha (s) -
forma (s). ■ . .
■ Habiendo detallado el procedimiento técnico que se
siguió para la elaboración del Manual, a continuación se pre—
senta el documento completo, ordenado convencionalmente por -
Areas Operativas o de Servicio, de acuerdo al criterio popio -
de quienes en este trabajo participamos. .
SIMBOLOGIA
,Con el objeto de facilitar la comprensión de los-
^ 3 9 - s , es. decir, con el fin de que el lenguaje sea —
el mismo para todos los procedimientos, es necesario deter
minar en esta parte las definiciones'de las figuras geomé
tricas, a las que se les atribuye un significado convenció
nal. Este significado se refiere a una operación sobre per
sonas., objetos, documentos, etc. Esto, como se dijo, es ne
cesario para estar familiarizado con su significado lo que
permitirá descifrarlos y manejarlos con soltura.
422
SIMBOLOGIA USADA EN EL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS. ,
-"'Documentos de entrada o impresión de documentos. '
Desplegado visual.
Preparación o elaboración.
Registrar 6 entrada por consola {manual)
Proceso
Clasificación,
¿/Decisión.
G’C_oCjy J,e i
H i c /■ o •
423
Conector
Almacenamiento n \J o
Almacenamiento en cinta magnética
Operación manual
Documento destrúído
Archivo en disco magnético
Dirección del documento
Dirección de información
Destino
Fuente
424
CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS
FUNCION DE COMPRAS
' CLAVE
Co - 01
Co - 02
Co - 03
Co - 04
Co - 05
Co - 06
Co - 07
Co - 08
Co - 09
NOMBRES
V COMPRAS DE ALIMENTOS, BEBIDAS , Y DIVERSOS.
V COMPRA DE FRUTAS Y VERDURAS
COMPRA DE CARNES, PESCADOS Y
MARISCOS.
COMPRA DE OFERTAS Y NUEVOS -
PRODUCTOS. .
COMPRA DE TELAS, ROPA Y ARTI
CULOS DEL HOGAR.
DEVOLUCION DE MERCANCIAS A -
PROVEEDORES.
RECEPCION DE MERCANCIA EN BO
DEGA.
PEDIDOS SUJETOS A ENTREGA —
PARCIAL.
USO DEL DIRECTORIO DE PROVEE
DORES.
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426
.1.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA COMPRAS.
1. - El pedido es solicitado por los jefes de los
distintos departamentos al jefe de control de proveedores.
El cual hace la orden de compra (forma Co-Olj en original-
y cuatro copias. Envía la original a proveedores y se que
da con una copia, la cual archiva. .
• % ■ ■ _ ■
2. — La primera copia se envía a recepción de al
macén para que pueda verificar y efectuar la entrada de la-
mercancía . . ■ . . ■ •
3.- La segunda copia la envía a contabilidad, la
cual a su vez registra y archiva. Cuando recibe la factura
compara y archiva. Avisa a control de pago a proveedores.
. 4.- La tercera copia la remite a control de pago
a proveedores, para que elabore una relación de las liqui
daciones a efectuar. * .
' * . ■
NOTA TECNICA: El procedimiento para la compra de ofertas y
nuevos productos utilizará la misma forma Co-01. ■
4 2 7
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pL* H* PX O
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zo
F0R.MA CO-Ol
P EFl U (TTOTCO MP RA
428
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA. FORMA CO-Ol
NOMBRE: .. . CLAVE;
ORDEN DE COMPRA 1 CO-Ol
OBJETIVO: Esta forma tiene la finalidad de establecer -
claramente al proveedor lo que se pide.• . . . V '. ■ ■ • S . . ’ ■ ■ • .
RESPONSABLE: \ ' . .
Jefe de control de proveedores., .
VIA DE ELABORACION: Mecánica . . . : .
ELABORACION EN: ' .. . . V
Original y cuatro copias.
DISTRIBUCION: . .. ■' ■ .
Original; Proveedores
. 1 copia : Recepción de almacén
. 2 copia : Contabilidad .
, 3 copia : Control de pagos de proveedores
4 copia : Kardex del Depto. de C. P. . '■
FRECUENCIA DE ELABORACION: ■
Cada vez que se requiera . ' .
INSTRUCCIONES DE LLENADO: '
EN EL NUMERO____________SE DEBE ANOTAR
1 .............. La fecha de pedido
2 .............. Nombre de la Cía.del proveedor
3 .............. Domicilio y ciudad .
4 ..... ........ Las condiciones estipuladas
■ 5 .... ......... El transporte a usar
429
6 ............. Fecha de embarque
7 ............. Flete pagado ó por cobrar
8 . ............. Cantidad solicitada
9 ........... Modelo ó clave del artículo
10 .............. Descripción de los artículos
11 ............. Costo unitario
12 ..... . Costo unitario neto
13 ............. Departamento que requisa
14 ............. Clave del proveedor
15 ............. . Nombre del agente vendedor
16 ........... . Fecha límite de entrega y
, cantidades requeridas.
17 ............. Fecha de recibido
18 ............. Las firmas de quien elaboró,
. autorizó y del proveedor.
19 .. .... ....... Se anotará las condiciones de
la mercancía recibida. Por —
■ ejemplo si la mercancía se en
tregó a tiempo; mercancía con
■ . empaques rotos; mercancía fue
ra de cajas, etc.
431
DESCRIPCION DEL PLUJOGRAMA PARA COMPRAS PE VERDURAS Y -
FRUTAS. . '
. El procedimiento para este tipo de compras se
hará por medio de convenios con los proveedores en los luga
res de producción.. .
f
' 1.- El jefe del departamento, de control de -
proveedores elaborará la orden de compra de verduras y fru
tas en original y tres copias. Entregará la original a sus -
auxiliares, los cuáles harán las compras en los centros de -
ab.astos directamente. Ahí mismo hará una póliza de compra, -
llenando la forma (CO-02) y etiquetará los bultos ó paquetes
con el nombre del.proveedor. . ' ,
2. - Los auxiliares tendrán cuenta de cheques,
y deberán llevar el' efectivo para realizar los pagos de la -
mercancía adquirida. A su regreso entregará la póliza y la ’ -
forma CO-02, junto con la mercancía. Además entregara las -
notas de sus gastos. . * .
3. - El encargado de la compra tendrá flexibi
lidad de aumentar o disminuir las compras de acuerdo al pre
cio vigente en estos centros de abastos. (Ver políticas)
4.- El encargado de recepción verificará la-
mercancía recibida contra la póliza del auxiliar y la forma
de pedido. Para anotar las condiciones de los productos, de-
432
berá ver la etiqueta del proveedor. Cualquier alteración de-
las especificaciones deberá reportarse a control de proveedo
res.
, El Jefe de almacén, integrará un informe-
de la mercancía recibida en original y tres copias. La origi
nal se envía a Contabilidad para su registro correspondiente,
anexando la primera .copia del pedido. La primera copia, la -
envía al departamento de caja, anexando la segunda copia del
pedido para justificar y recuperar los vales. La segunda co
pia se envía al jefe de control de proveedores. La tercer -
copia la archiva para aclaraciones. ' .
Nota Técnica: Se empleará la forma Co-02
FORMA Co-02 SUPERMERCADO "X"
ORDEN DE COMPRA No. ( 1 }
CLAVE DEL AUXILIAR
CLAVE DEL VEHICULO
NOMBRE: .
CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO UNIT. PRECIO TOTAL
< 2 ) ( 6 ) ( 7 ) { 8 )
FECHA
f 4 )
< 9 > { 10 )
Jefe del Depto. Control Encargado de la Compara,,de Proveedores. '
434PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA CO-Q2 '
NOMBRE: . ; CLAVE: • '
ORDEN DE COMPRA 2 , ' Co-02 '
OBJETIVO: ' • '
Esta forma establece claramente al auxiliar de compras
lo que se necesita comprar en los centros de abastos. .
RESPONSABLE ' ■ . . . ‘ ' ,
Jefe de Control de Proveedores
VIA DE ELABORACION: . . .
Mecánica .
ELABORACION' EN: . ' * . . . ■
- Original y tres copias .
DISTRIBUCION: . ' .
Original - A los auxiliares con una copia(3a¡
Primera copia — A su archivo
' .Segunda copia — Al jefe del departamento.
FRECUENCIA DE ELABORACION: ' • ■ ■ ■ . .
.. Cada semana '
INSTRUCCIONES DE LLENADO:
En el número Se debe anotar
1 . . . . . .
2 . . . . . . . . . . .
3 . . . . . . . . . . .
4 . . . . . . . . . . . . .
5 . . . . i .
6 . . . . . . . . . . . . .
7 . . . . . . . . . . . . .
8 . . . . . . . . . . . . .\ ' ■.
435
9 ..... ..... . La firma del jefe de control
de Proveedores de compra.
10 ............. La firma del encargado de —
. compra
436
DESCRIPCION DEL FLUJQGRAMA PARA COMPRA DE CARMES PESCA—
DOS Y MARISCOS. .
NOTA TECNICA 1: El flujograma es el mismo que él de la -
compra de verduras y frutas, así como son también los —
mismos linéamientos.
NOTA TECNICA 2 i Se usara la forma C0-02, ya que en la —
misma se especifican los datos necesarios cuando se rea
liza esta actividad.
. JtóTlTUTO DE INVESTIEJttiíiKl CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
B ib l io t e c a
’ SUPERMERCADO X
¿FLUJOGRAMA; DE COMPRAS DE CARNES ,¡PEÍ3lcos! Y MARISCOS
437
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H K oi-a p< - rn tí*¡< s "< N -- Jw o 1-5 H iCtó u--y J K i-P K
■ * ©
438
4.— DESCRIPCION DEL FLUJQGRAMA DE COMPRAS DE OFERTAS.
NOTA TECNICA: . .
La compra de ofertas seguirá de acuerdo a las políticas
establecidas. ( ver políticas )
440
■5.- DESCRIPCION DEL FLUJO GRAMA PARA COMPRAS DE ROPA.
5.1. - Estas compras las efectuará el jefe del departamento-
de control de proveedores, en coordinación con los jefes de
sección del área de ventas.
5.2. - El jefe de Control de Proveedores hará una cita con -
los representantes de los proveedores para ver los muestra—
rios. Se deberán tomar en cuenta factores, tales como, ten—
dencia de la moda, la calidad, los colores, la temporada, —
etc. para decidirse hacer la compra. .
5.3. - Una vez decidido que' comprar, se elaborará el pedido -
en original y cuatro copias cuya distribución será: El origi
nal para el proveedor, la primera copia para contabilidad, -
la segunda cop'ia para almacén, la tercera copia a control de
pago a proveedores y la cuarta copia para su archivo.
5.4. -' Se deberá establecer claramente con el proveedor las -
condiciones de compra, plazo de entrega, estilos, medidas, -
cantidades y precios, etc.
5.5-.-Si la compra es un resurtido, este deberá estar autori
zado por el jefe de almacén y el jefe del control de provee
dores .
441
5.6.- Los datos se deben anotar en forma clara y, estos son
los precios unitarios de costo, las tallas, colores, modelo
etc., para posteriormente identificar correctamente la mer
cancía pedida.
NOTA TECNICA: Se usara la forma Co-02
' • . • ■ ; . ...; ; ■ 443 .
6.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA DEVOLUCIONES DE MERCANCIA
A PROVEEDORES. ■ '
. . Debido a un control de calidad deficiente 6 de
bido al transporte ó por ser obsoleta 6 por otros motivos se
hace necesario hacer la devolución de la mercancía, por lo—
que se establece el siguiente procedimiento: ■
6*1*“ Cuando proceda la devolución, se formulará una nota de
cargo por devolución de mercancía, con los datos que indica-
la forma. Esto se hará en original y cuatro copias, cuya dis
tribución es como sigue. La original al proveedor, la prime—
ra copia a contabilidad, la segunda copia a control de pago-
a proveedores, la tercera copia al almacén y la cuarta copia
para su archivo.
6.2. - La nota de cargo por devolución en original y triplica
do, junto con la mercancía se envía a empacarla, anexando la
original. Se formula la nota de embarque para enviar al pro
veedor. Esta nota se hará en original y copia, distribuyendo
la como sigue: original a la compañía de transporte con la —
mercancía y la copia para el archivo. ■
6.3. - En bodega se archivará el triplicado junto con la nota
de embarque para aclarar cualquier situación posterior.
6.4.- El departamento de contabilidad hará la póliza, anexan
444
do el duplicado de la nota de cargo por devolución de mercan
cías registrando el asiento correspondiente. ■ :
6.5.- El jefe de control de proveedores vigilará que todos -
los trámites se cumplan correctamente.
NOTA TECNICA: Se utilizará la forma Co-06
445
FORMA CQ-06 ' / ' ' ■ ‘ - ■
’ SUPERMERCADO X
NOTA DE CARGO POR DEVOLUCION DE MARCANCIA
PROVEEDOR_____ yj_______________________ CLAVE _______(3)________________
DIRECCION (2) '______________________ DEPTO ._______(4) .__________
CIUDAD - . (2)______________________ _FECHA._______(2) _____________
Con ésta fecha hemos cargado a su apreciable cuenta el importe de -
la mercancía abajo relacionada por encontrarse:
(6) MERCANCIA DAÑADA , ■ (6) MERCANCIA FUERA DE MODA
(6) MERCANCIA NO PEDIDA ' ' (6) OTRAS. ' .
(6).POR NO AJUSTARSE A LO CONVENIDO ' ■'
POR CONDUCTO DE ______ P)___________ TALON DE EMBARQUE NO. (8)
CANTIDAD DESCRIPCION PRECIO DE COSTO - COSTO UNIT. TOTAL
( 9 ) ‘ ( 10 ) . (11} ■ (12)
1
______________ :______:___
________U3)_______________Nombre del Jefe del Depto.
_______(14)______Vo. Bo. Compras.
446PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA CQ-06 " :
NOMBRE: ' ' ■ . CLAVE
NOTA DE CARGO DE DEVOLUCION ' CO-06 :
OBJETIVO: . .
Esta forma tiene la finalidad de especificar -
con claridad al proveedor las características de la mercan
cía y la razón del porque de la devolución. .
RESPONSABLE: '' . .
Jefe de control de Proveedores
VIA DE ELABORACION: ■
’ Mecánica. - . ■ -
ELABORACION EN: . : ‘ .;
Original y cuatro copias. .
DISTRIBUCION:
■ Original.- Al Proveedor.
Primera copia .- Al Departamento de Contabilidad.
Segunda copia.- Al Control de Pagos a Proveedores
Tercera copia.- Al Almacén. .
Cuarta copia.- Para su archivo,
FRECUENCIA DE ELABORACION: ■■ ■: . '
Cada vez que sea necesario. ' ’
INSTRUCCIONES I)E LLENADO: . .
En el número . Se debe anotar
1 ............ Nombre del proveedor
2 ..... ...... Dirección del proveedor y
ciudad.
: . ' .. . . ■ . 447.
3 .......... La clave del proveedor.
4 .......... Depto. a quien se consiguió -
la mercancía.
5 .......... Fecha ’
■6 *....... Se tacha una ó varias razones.
7 ........ De transporte X
® .......... No de talón de embarque
9 .......... La cantidad de artículos
10 .......... Descripción.
11 ........ Costo unitario
•12 .......... Costo total .
13 .......... Firma del jefe del depto. de .
■ . almacén.
14 ....... Visto bueno del jefe de con—
trol de proveedores.
4497.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE RECEPCION DE MERCANCIAS EN
BODEGA. ' .
Al recibir la mercancía de parte de los provee -
dores ó compradores enviados, se seguirá el procedimiento --y - ' f ■
que a continuación se expone: '
7.1. - En un primer control se recibe la mercancía en volumen,-
por lo que el encargado de recepción cotejará el talón de em -
barque y la factura contra la copia de pedido. Además con el -
talón de embarque verificará el número de cajas y bultos, y - -
con la factura los precios. "
■ , ■ . ■1 . • * .
7.2. - Como un segundo control, se verifica la mercancía en - -
bodega. Aquí se abren las cajas y con la factura que traen -
se verifica las cantidades solicitadas contra cantidades fac
turadas. Los precios del pedido contra los precios factura -
dos. . .
Si se cubre todas las especificaciones del pedido -
(cantidad, calidad, buen estado de la mercancía, etc.), se -
pasa a mareaje y se almacena. .
Si el total ó parte de la mercancía no cubre las -
especificaciones dadas se regresa al proveedor y se notifica
a Control de Proveedores y a Contabilidad.
7.3.- Al hacer la comparación de precios, el precio que vie-
/
ne en la factura es menor que el registrado, se hace una no
tificación al jefe del departamento donde se consigna la me_r
canela para su conocimiento. .
Si el precio es mayor que el establecido en el
pedido, se verificará con el.jefe de compras, si hay notifi
cación de aumento de precios. Si no lo hubiere, se pide au -
torización al jefe de Control de Proveedores para aceptar o
rechazar ese pedido. h / ■
7.4. - Si viniera mercancía de más facturada se sigue el mis
mo procedimiento de pedir autorización de aceptar o rechazar
esa mercancía. Si se rechaza se llena la forma de devolución
y se avisa al proveedor. Si la mercancía de más no viene fac
turada, se hace una nota de requisición al supermercado con-
el sello de la bodega y se marca. Esto se hace, por si hay -
una notificación en una fecha posterior del proveedor, de - -
una mercancía adicional y entonces tener una base para auto
rizar su pago. .
7.5. - Si hubiera faltante de mercancía, se hace una nota de
cargo de faltante. Este documento se hará en original y dos-
copias. El original al proveedor. La primera copia al jefe -
de Control de Proveedores y la segunda copia para su archivo
7.6.- Si la mercancía viene en mal estado ó - deteriorada, se-
451
hará la devolución de la misma, excepto en el caso de que no
rebase los $ 1000,= (un mil pesos) (Ver políticas), ya que -
en este caso, no se hace nada.
7.6.1.- Si el valor de la mercancía es de más de $ 1000.= p£
ro no rebgfsa) los $5000 .= (cinco mil pesos). Se hace una nota
de cargo en original y dos copias, anotando los datos dé la-.
forma CO-06.
7.6.2.- Si rebaba)en valor, los $ 5000. = ,se hará una nota -
de cargo en original y cuatro copias, anotando los datos de-
la forma C0- 06. ' ■. ■ .
7.6.3.- Si la mercancía está en mal estado, se sigue el pro
cedimiento de faltantes. .
452
MCn
Wt “ »¡3HCn
4
OMfawoos
en
OM
>Oi-3HOct-*oen
»HOen
en
SUPERMERCADO X
FLUJOGRAMA PARA PEDIDOS
POR ENTREGAS PARCIALE
453
8.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA PEDIDOS POR ENTREGAS
PARCIALES. ■
Esta clase de pedidos se recomienda evitarlos —
hasta donde sea posible. Se seguirá el mismo procedimiento —
del primer Flujograma y se usará la misma forma CO-Ol. Pero -
.con los siguientes aspectos adicionales.
8.1. - Al- formularse esta clase de compras se especificará un
plazo máximo de entrega en tres parcialidades.
8.2. - En el pedido se anotará claramente las fechas de entre
ga y el número de los envíos parciales en que será surtido el
pedido por parte del proveedor. Se hará en original yfí^co---
pias. ^ ¿
8.3. En la forma de pedido, se dispondrá de tres columnas adi
cionales, donde se anotará la cantidad del primer envío, del
segundo envío y del tercer envío. Estas cantidades deberán —
coincidir con los reportes de mercancía entregadas por parcia
lidadcs. ’ ■
8.4. - Las copias del pedido permanecerán en la bodega hasta -
completar la recepción total, entregándose a recepción con ca
rácter de prestados para que etiquete los artículos con sus -
precios.
8.5. - Después de la recepción final deberán circularse para -
ver si se corrigen o nó. .
NOTA TECNICA: SE USA LA FORMA CO-Ol.
455
9.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DEL USO DEL DIRECTORIO. .
Los precios de los artículos, así como las con
diciones pactadas con cada uno de los proveedores y otros-
datos, estarán captados en un archivo de proveedores, el -
cual contempla cuatro formas, denominadas C0-09-1, C0-09--
2, C0-09-3, C0-09-4,
. La C0-09-1 tendrá los datos del proveedor
La C0-09-2 será para los productos en cuanto a-
sus precios, etc,
■ La C0-09-3 será para el comportamiento del pro
Veedor.
" La C0-09-4 será un listado de los productos.
La tarjeta del comportamiento tendrá renglones*»
para, observaciones, las cuáles se establecen en la descrip
ci&n del llenado de las formas C0-Q1, C0-02.
9.1. - El directorio se deberá actualizar con los cambios -
de precios y los cambios en las condiciones de compra.
9.2. - Si hubiera alguna duda con respecto a los precios o
condiciones de compra, se deberá consultar a este directo
rio para aclarar esas dudas. ■
Vi
456
X
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« p pC p H P O£ p a p p D
IRECCION:
(15.)
457
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA C0-09-1
NOMBRE ' CLAVE; . '
DIRECTORIO DE PROVEEDORES . C0-09-1
OBJETIVO: '
Esta forma tiene como finalidad concentrar los -
datos correspondientes a cada proveedor, tales -
como condiciones de compra, representantes, fle
tes, transporte, etc.
RESPONSABLE: ' ■ ■
Jefe de Control de Proveedores ■
VIA DE ELABORACION: ' . ■ ■ . ■ . . ' . ■
Mecánica ■ , j ■ ■ ' ■ . .
ELABORACION EN: - _ ’ ■
Original y una.copia
DISTRIBUCION: '
Original; Al archivo de consulta
Copia : Al gerente
FRECUENCIA DE ELABORACION: ’ ' . . '
Cada vez que sea necesario ■ .
INSTRUCCIONES DE LLENADO: . ■ '
EN EL NUMERO SE DEBE ANOTAR
1 ...... ................ ..La foliación respectiva
2 .............. .......... La fecha límite
3 ............... . Se marcará con una X si
.... el pedido se hace por -
teléfono
4 ................ ....... Se marcará con una X el
. ■ tipo de flete empleado
5 ............ ,........... El tipo de transporte
6 . .................. . .Nombre del proveedor
7 ......................... Clase del proveedor
8 ............ .............Las condiciones de compra
458
j t i ‘ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . D o m i c i l i o d e l p r o v e e d o r
......................No. de cuenta del proveedor
....................... ..El teléfono del proveedor
12#...... El nombre del representante
........................ El distribuidor
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . N o m b r e d e l a g e n t e d e v e n t a
^5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . « D i r e c c i ó n d e l a g e n t e
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i . ' . . . . . . . . . . . . . . . . . . T e l é f o n o d e l a g e n t e .
460PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA C0-09-2
NOMBRE= ' ' ' . CLAVE
• DIRECTORIO D E 'PROVEEDORES C0-09-2
OBJETIVO: ■
, Esta forma tiene como finalidad concentrar los datosy’ ■ . correspondientes a los productos en cuanto a sus pre
cios y empaques. ,
' RESPONSABLE: ‘ ‘ , . " • '
Jefe de control de proveedores .
VIA DE ELABORACION: . . ‘
MECANICA ' '
• ELABORACION EN: . . .
Original y una copia --
. DISTRIBUCION: ' - . -
Original: Archivo de consulta . '
• Copia: Al gerente
■ FRECUENCIA DE ELABORACION: ' " .
Cada vez que sea necesario.
INSTRUCCIONES DE LLENADO: . ‘ ■ '
EN EL NUMERO SE DEBE ANOTAR '
' 1...... ■.....................La foliación respectiva
2 .......................... Nombre del proveedor
3 .......................... La clase del proveedor
4 .......................... El modelo ■
, 5........................... La descripción del ar-
tfculo.
; 6........................... El tipo de .empaque .
7........................... La capacidad ■
. 8 ............. ..............El precio por caja
. 9 ........................... El costo unitario
10 .......................... El costo neto unitario
11 .......................... El precio de venta.
. SU
PER
ME
RC
AD
O
X
' -
DIR
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TO
RIO
D
E PR
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WWÍ50 Hu
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cl
462
' ■ PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA CO-09-3 .
NOMBRE; ■ ' . , CLAVE:
DIRECTORIO DE PROVEEDORES . C0-09-3
OBJETIVO: - .
Esta forma tiene como finalidad concentrar los datos -
correspondientes al comportamiento del proveedor.
RESPONSABLE; . - . ’ ' ■
Jefe de control de Proveedores.
VIA DE ELABORACION; _.
■ Mecánica . .
ELABORACION EN: ■ .
. Original y una copia
DISTRIBUCION;
Original: Al archivo de consulta
Copia: Al gerente . . ■
FRECUENCIA DE ELABORACION " '
Cada vez que sea necesario
INSTRUCCIONES DE LLENADO: ' ' -
EN EL NUMERO ' SE DEBE ANOTAR
1..........o.................. La foliación respectiva
2. .... =................ . .Nombre del proveedor
3 ..............................Las observaciones, ta—
les como: si entrego a
tiempo, edo. de la raer-
canela,
-
SUPERMERCADO
X-
DIRECTORIO DE PROVEEDORES_______________FORMA CQ-0 9-
CONCENTRADO DE LOS ARTICULOS
NO. DE HOJA
463
oQWW>§
Si I W X D H OCA Uiw oa E-i
Ui
BONIFICA
CION m
o 'B C CA BO H OU ¡Z Mn pí
oHu < M xc4 rt¡ m0* o
ot-3poHB«<
464PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA C0-09-4
NOMBRE:
DIRECTORIO DE PROVEEDORES
OBJETIVO:
CLAVE:
C0-09-4
Esta forma tiene como finalidad concentrar los datos-
correspondientes a los artículos y sus precios.
RESPONSABLE: '
Jefe de-control de Proveedores
VIA DE ELABORACION: . ■ .
Mecánica ■ . ' ' ■
ELABORACION EN: ' ' ■
Original y una copia
DISTRIBUCION
Original : Archivo de consulta.
' Copia: Al gerente ' .
- FRECUENCIA DE ELABORACION . ’ . . ■
Cada vez que sea necesario ■ ‘
INSTRUCCIONES DE LLENADO:
EN EL NUMERO
1. . o . . .
2 ..............
3. . □ . ..
4. . . . ..
5. .... .
6 ...............
7.....
SE DEBE ANOTAR
La foliación respectiva
El artículo
El precio por caja
El costo unitario
La bonificación si hay
El descuento especial
El nombre del proveedor
465
CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS .
FUNCION DE VENTAS -
_______ CLAVE_____________ ■ '_____________ , NOMBRE____________
VE - 0 1 ----------------- Ventas al menudeo
. 1.- El cliente paga en efectivo
■ 2.- El cliente paga con cheque
3.- El cliente paga con tarjeta
■ 4.- El cliente es un empleados
' 5.- El cliente compra artículos fo-
. . . tográficos y de perfumería.
6.- El cliente compra mercancía.
' 7.- Apartados en juguetería
' . 8.-: Registros de ventas por intento
de robo. *
VE - 02 ----------------- Devoluciones sobre ventas
VE - 03 ----------------- Cancelaciones sobre ventas
VE - 04 ----------------- Mercancía sin precio de venta
VE - 0 5 ----------------- - .. Aviso de cambios de precios.
VE - 0 6 ----------------- Probadores de ropa ,
‘VE - 0 7 ---------------- Requisición de mercancías
VE - 0 8 ---------------- Recepción de mercancía en el
área de venta.
VE - 0 9 ----------------- Mercaje de precio de venta en -
■ . el área de venta.
VE - 1 0 ----------------- Transferencias de mercancías in
terdepartamentales. '
VE - 11A----------------- Control de existencias.
VE - 11B----------------- Análisis de rotación de mercan
cía.
472
1.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE VENTAS AL MENUDEO.
CASOS QUE PUEDEN PRESENTARSE: . ■ '
_ 1.1.- El cliente paga en efectivo y se lleva la mercancía.
Este es el caso normal, el cliente llega a unaé de
las cajas con la mercancía. La cajera va registrando el pre
ció de los artículos, al mismo tiempo que va verificando el
. número de artículos, va pasando la mercancía a un "cerillo11-
para acomodarla en bolsas, obtiene el total, cobra y entrega
el ticket de caja al cliente. ^
1.2.- El cliente paga con cheque y se lleva la mercancía. : *
. ■ Los cheques admitidos por parte del cliente serán-
sólo de dependencias de gobierno, ya sea, municipal, estatal
* ■ ó federal. La cajera verificará que el consumo sea al menos-
■ el 10% del importe del cheque y, además pedirá la autoriza--
ción al jefe de cajas. El jefe de cajas para autorizar, veri
ficará que el cheque no venga alterado, roto, deteriorado, y,
■ haciendo una comparación de las firmas, la del cheque y la -
del documento oficial que acredite la personalidad del clien
te. Si a criterio de él, no cumple con todos esos requisitos
o tiene dudas de la veracidad que se presenta, procederá a -
rechazar dicho documento. De no ser así, se autoriza, la ca
jera registrará la operación en la caja, le entrega la mer
cancía al cliente junto con el ticket y el cambio correspon
diente. '
t
1.3. - El cliente paga con tarjeta de crédito y se lleva la -
mercancía. ■ '
El pago por medio de tarjeta, solo se hará en dos-
cajas designadas especialmente para esto, y que tendrán le—
treros bien visibles para comodidad de los clientes. La caje
ra hará el registro de la operación y llenará la forma de. —
las tarjetas de crédito, pide al cliente que firme y luego—
pedirá la verificación en cuanto a la liquidez de la tarjeta
ó la autorización, si la compra excede el límite establecido.
Una vez autorizado, entregará la mercancía, el ticket de ca
ja y la copia de cargo en la tarjeta. :
1.4. - El cliente es un empleado. :
El registro de esta venta será en la caja de hora
rio continuo establecida por el jefe de cajas y, además será
a crédito (siempre y cuando el empleado tenga al menos seis
meses trabajando en la empresa). El monto de la compra no de
be sobrepasar el 50% del sueldo mensual. Los pagos serán ---
quincenales y vendrán descontados en la nómina. Al momento -
de conocer el total de la compra, la cajera deberá llamar al
jefe de cajas para verificar y autorizar la compra. Una vez-
autorizado, se le entrega la mercancía y su ticket correspon
diente. ■
1.5. - Ventas de artículos fotográficos y perfumería.
Estas ventas estarán a cargo de vendedores asigna-
dos a ese departamento quienes estarán a cargo de un jefe. -
Una vez que el vendedor termina de atender al cliente, pasa-
la mercancía a la caja.isituada-en ese departamento para su -
cobro. La cajera verificará el precio y número de artículos.
Registra y cobra. Después procede a poner la mercancía en —
una bolsa transparente para visualizar su contenido e inme
diatamente engrapará junto con el ticket de la caja registra
dora y una contraseña. El cliente al salir del supermercado,
pedirá a un elemento del personal de vigilancia 6 a una caje
ra en que le corte la contraseña.
1.6.- Venta de mercería. ■ . ■ ■ ' ■. '
Estas ventas siguen el mismo procedimiento que las
ventas de artículos fotográficos y perfumería.
1.7. Venta por apartados de juguetes.
En este tipo de ventas, el cliente escoge lo que —
desea y luego pasa a la caja de ese departamento ahí mismo.-
El empleado llenará una tarjeta en original y dos copias, —
con un número progresivo, el nombre del cliente, el domici
lio. Luego anotará la clave del juguete, su descripción, y -
su precio. Calcula el total y cobra el enganche y lo anota -
en la tarjeta. Le entrega al cliente la original de la tarje
ta, la primera copia va a su archivo para los cobros poste_
riores. La segunda copia se anexa a los juguetes ya envuel
tos y su ayudante llevará la mercancía a la bodega de aparta
475
dos. Se le da al cliente una fecha limite para la liquida---
ción de su mercancía, lo cual se le hace saber, y además se-
le dan fechas para que pase a recoger sus juguetes. En caso,
de que no cubra el importe total en esa fecha límite, la mer
cancía se desenvuelve y se regresa para venta.
1.8.- Ventas por intentos de robo. .
Cuando se sorprenda a un cliente sustrayendo mer
cancía, se seguirá el procedimiento siguiente con la autori
zación del gerente de ventas. . . ‘ . ■' . • . . ' f ' • • '
1.8.1. - No se consigna al cliente y éste paga la mercancía.
En este caso un elemento del departamento de vigi
lancia acompañará al cliente a pasar a las cajas para regis
trar la mercancía y cobrar como si fuera una venta normal.
1.8.2. - Se consigna al cliente.
Si el cliente no quisiera pagar se efectuarán Ios-
trámites legales para su consignación a las autoridades co—
rrespondientes.
2 , - DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS.'
Las d e v o l u c i o n e s de v e n t a deben s e g u i r e l s i g u i e n
t e p r o c e d i m i e n t o . ’
2 . 1 . - La m e r c a n c ía deberá e n t r e g a r s e j u n t o con su t i c k e t de -
V e n t a , checando que l a misma no p r e s e n t e d e t e r i o r o s im p u ta b le s
a l c l i e n t e .
2 . 2 . - Cuando e l c l i e n t e no t r a i g a e l t i c k e t y l a m e r c a n c ía s e -
v e r i f i c a que e s t a en buen e s t a d o . El j e f e d e l d ep artam en to d e
c a j a r e s o l v e r á de acu erd o a l c r i t e r i o dado por e l g e r e n t e de -
v e n t a s en b a se a l a s p o l í t i c a s de v e n t a .
2 . 3 . - Una v e z a c e p t a d a , s e l e e x p e d i r á a l c l i e n t e 'una n o t a de-
" c r é d i t o " por d e v o l u c i ó n , que t e n d r á una s e c u e n c i a numérica -
p r o g r e s i v a r i g u r o s a , con l o s d a t o s que la forma l e s i n d i c a . Es
t a n o t a s e r á con c o p i a , e l o r i g i n a l s e l e da a l c l i e n t e y e l -
d u p l i c a d o s e anexa a l a m ercanc ía para d e v o l v e r a su d e p a r t a
mento r e s p e c t i v o , f irmando e l j e f e d e l d ep artam en to de r e c i b i
do , s i no fu é d e v u e l t a por un d e f e c t o de f á b r i c a . S i f u e r a por
d e f e c t o de f a b r i c a , s e l e e n v i a r á a l a bodega para su d e v o l u
c i ó n a l p r o v e e d o r .
l a n o ta de c r é d i t o por d e v o l u c i ó n l e s e r
c u b r i r e l im porte de s u s n uevas compras-
2 . 4 . - El o r i g i n a l de
v i r a a l c l i e n t e para
en c u a l q u i e r c a j a .
478
2.5.- El departamento de contabilidad con base a las origi—
nales de las notas de crédito registrará el asiento corres
pondiente.
3.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA CANCELACIONES SOBRE VEN
TAS.
Las cancelaciones ocurren cuando al cliente no le-
alcanza el dinero para liquidar el total ó es frecuente que-
las cajeras cometan errores al marcar en la caja, ya sea los
precios, 6 la cantidad, 6 los departamentos a que correspon
da la mercancía; cuando sucede lo anterior, se deberá seguir
el procedimiento que se indica a continuación.
3.1.- La cajera llamará al jefe de cajas quien cancelará el-
ticket de la caja registradora, restando la cantidad corres
pondiente y anotará eso mismo en una lista de cancelaciones.
3-2.- La cajera al entregar su corte de caja, hará también -
entrega de los tickets cancelados junto con la lista de can
celaciones. .
4.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE MERCANCIA SIN PRECIO DE
VENTA.
‘ Debido al manejo normal de los artículos ó porque-
el cliente interviene, con frecuencia las etiquetas se des—
prenden por lo que se hace necesario realizar el siguiente -
procedimiento: ' _ .
4.1. - Hacer revisiones-a diario de las existencias de mercan
cía, separando aquellas que no tengan etiquetas de precios.
4.2. - De la mercancía separada, el jefe del.departamento de
terminará si ésta se remarca en su departamento ó se le en
vía a bodega para su etiquetado de nuevo.
4.3. - En caso de que se haga en la bodega, el encargado de -
marca de precios ordenará que una vez que se termine de po
ner precio, se regrese y acomode en el departamento corres
.ponáiente.
5.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE AVISO DE CAMBIO DE PRECIOS
Cuando ocurra el evento de cambio de precios, ya -
sea por disminución o por aumento, se deben seguir los pasos
que*a continuación se escriben:
5.1. - Los motivos del cambio se deben consignar en las for—
mas diseñados para esta necesidad (forma VE-05) en original-
y dos copias.
Original - Al departamento de contabilidad. ■ '
Primera copia - Almacén .
Segunda copia - Al jefe del departamento de ventas corres-'-.
pondiente.
5.2. - Este cambio solo lo hace el jefe de contabilidad previa
autorización del contralor y el Vo.Bo. del gerente de compras
' Para hacer la distinción a simple vista, estas for
mas serán de distinto color: azul para aumentos y las verdes-
para disminución. '
5.3. - Una vez decidido el cambio de precio, se notifica a las
secciones que se verán afectadas por los mismos, procediendo-
hacer el cambio en la reetiquetación.
5.4.- Una vez hecha la reetiquetación, esta mercancía se en
tregará a la sección correspondiente (siempre y cuando la —
mercancía se llevó al almacén para su cambio de precio).
Los motivos por disminución pueden ser por:
- Error en la estimación al momento de fijar los precios
- Comparación de precios de mercado .
“ Error en el mareaje
- Promociones
- Mercancía deteriorada
- Ofertas . "
- Otros.
Los cambios por aumento se generan por:
-Aumento de precios en el mercado
- Cancelación de promoción. .
- Error en el mareaje -
- Escasez de productos
- Otros.
NOTA TECNICA. En caso de duda sobre diferencias de precios -
en compras, se le envía un memorándum a Control de Proveedo
res por parte del departamento de contabilidad.
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487PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA VE-0.5 . ■
NOMBRE: ■ . CLAVE :
AVISO DE CAMBIO DE PRECIO DE VENTA VE-05
OBJETIVO: Esta forma tiene la finalidad de establecer en for
ma tiara la manera de controlar el cambio de precio de los -
artículos. • '
RESPONSABLE: , . ■ .. .. '
El jefe del departamento de contabilidad.
VIA DE ELABORACION: ... .
. Mecánica: ' ' .
ELABORACION: . . "
Original y dos copias -
DISTRIBUCION: .
Original - Al departamento de contabilidad
_ Primera copia - Al almacén ‘
Segunda copia - Al jefe del Departamento de ventas
correspondiente.
FRECUENCIA DE ELABORACION: . '
. Cada vez que se requiera. . '
INSTRUCCIONES DE LLENADO: .
. En el número Se debe anotar
1
2
Número progresivo
Nombre del proveedor
3 _ _ _ _ Fecha de expedición.
4 _ _ _ _ _ _ _ Clave del proveedor
.5 - - - - - - - Depto. a que se consigna.
6 _ _ _ _ _ _ _ Fecha de cambio de precio.
7 - - - - - - - La cantidad de artículos.
8 - - - - - - - Descripción del artículo
9 - - - - - - - precio unitario anterior .
10 - - - - - - - Precio total anterior.
11 - - - - - - - Precio unitario actual.
12 precio de venta actual total
13 Diferencias en totales
14 - - - - - - - La razón por el cambio .
15. - - - - - - - Las firmas del jefe de con
labilidad, contralor y el -
jefe del departamento que -
■ recibe.
NOTA TECNICA 1-. Se efectuará el renglón del proveedor y la -
clave cuando el motivo de cambio de precio tenga que ver con
decisiones que afecten la relación con el proveedor en cuan
to a sus artículos: promociones directas, ventas especiales,
errores en fijación de precios, por causa del proveedor.
NOTA TECNICA..2: Una vez que se determine la cantidad de artícu
los sujetos a cambio de precios, contabilidad-y almacén ---
afectarán los registros contables a efecto de poder hacer -
los ajustes que se requieran. .
6.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE LOS PROBADORES DE ROPA.
Como se tiene un departamento de ropa, es nece
sario contar con probadores de ropa en el área de venta pa
ra facilitar ál cliente que lo desee, probarse las prendas -
de su agrado y poder elegir. • .
. Estos probadores estarán atendidos por emplea
dos designados por el jefe del departamento de ropa.
- El procedimiento que debe seguir el cliente es:
6.1. -. El cliente no podrá probarse más de tres prendas.
6.2. - Solicitar al responsable de los probadores,autoriza
ción para probarse la ropa.
6.3. - La empleada responsable desenvuelve la prenda, la re
gistra en la tarjeta de control (forma VE-06) , anotando los-
siguientes datos:
- Clave de la prenda . ■' .
- Nombre de la prenda ' ' ' ■
- Color de la prenda / . •
- Precio de la prenda
- El número de vestidor. ■
A la salida del cliente de los. probadores se -
verifica la prenda y si talón que se le dió.
6.4.- Se le pregunta al cliente cuáles son las prendas que -
se va a llevar y aquellas que no desea, se le recogen para -
su acomodo posterior en el área de venta.
6.5.- El jefe del departamento de ropa hará una inspección
periódica en fechas no establecidas, para verificar si se es
ta ejerciendo un control adecuado de la mercancía, tomando -
las medidas preestablecidas, cuando se sorprenda incumplimien
tos en las actividades de los probadores.
NOTA TECNICA SE USA LA FORMA VE - 06 |ÉSTfTt/T(? D£ J«VFSr¿MC(ú#£iíihciis misTurin»
b i b l i o t e c a
492
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PROCEDIMIENTO PARA LLEBAR LA FORMA VE-06 ■ .
NOMBRE: CLAVE VE-06
TARJETA DE CONTROL •
OBJETIVO: Esta forma f a c i l i t a e l c o n t r o l de l a m e r c a n c ía
. a p r o b a r s e por p a r t e de l o s c l i e n t e s .
RESPONSABLE: '
La em pleada de l o s v e s t i d o r e s .
VIA DE ELABORACION : .
M anual . . '
ELABORACION, EN: .■ .
O r i g i n a l
DISTRIBUCION , '
O r i g i n a l : Al en cargad o de l o s p r o b a d o r e s .
FRECUENCIA DE ELABORACION .. .
Cada v e z que s e r e q u i e r a . .
Se debe A n o ta r
La C lave de l a Prenda
Nombre de l a Prenda
C olor de l a prenda
El p r e c i o de Venta
El Número de v e s t i d o r .
INSTRUCCIONES DE LLENADO
En e l Número
(1)(2)
(3)
(4)
(5)
7.- DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA REQUISICION DE MERCAMrTAg
. Cuando la unidad fuente (departamentos, seccio
nes, gerencias) determina su necesidad de surtido de mercan
cías o artículos de oficina, etc., procederá a llenar la for
ma de requisición VE-07 de acuerdo al siguiente procedimien
to : .
7.1. - Los responsables harán una lista de los artículos que-
necesiten, llenando la forma VE-07.
7.2. - Esta forma se hará en original y una copia/ La original
se enviará al almacén para que la surtan y que queda con la-
copia para checar al momento de recepción de la mercancía.
7.3. Se archivará la copia en el expediente.
NOTAjracNICA: En las áreas de venta de mayor rotación
encargados revisarán diariamente el nivel de stock de
cancía.
los -
la mer
496
?ORMA VE-07 ' . '
SUPERMERCADO "X”
REQUISICION DE MERCANCIA
FOLIO
Fecha de Salida
Día Me s Año
CONCEPTO DEPTOCANT.SOLICITADA
CANT. SURTIDA
8
UNIDAD
10 10
AUTORIZADO RECIBIDO
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA VE- 07.
NOMBRE: CLAVE:
REQUISICION DE MERCANCIA. VE- 07
OBJETIVO:
Esta forma e s t a b l e c e de manera s e n c i l l a y c l a r a l a
r e q u i s i ó n de m e r c a n c ía que s e n e c e s i t a en l o s d i
v e r s o s d e p a r ta m e n to s . . '
RESPONSABLE:
Los j e f e s de l o s d i s t i n t o s d e p a r t a m e n t o s .
VIA DE ELABORACION: . ■ "
Manual •
ELABORACION EN: ' .
O r i g i n a l y Copia .
DISTRIBUCION: ' . ' . .
O r i g i n a l : Al encargado d e l Almacén
c o p i a : Al a r c h i v o d e l d e p a r ta m e n to .
FRECUENCIA DE ELABORACION: ,
Cada v e z que s e r e q u i e r a .
INSTRUCCIONES DE LLENADO . -
En e l Número Se debe A n o ta r .
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
El número de f o l i o
El d ía
El mes
El año
Concepto y c l a v e
Departamento que requisa
Cantidad de mercancía solicitada\ \ *- '
La Cantidad suritda
Firma de quien autorizó, quien -
recibió la requiza.
8.- DESCRIPCION DEL FLÜJOGRAMA PARA LA RECEPCION DE MERCAN—
CIAS EN EL AREA DE VENTAS. 1 . '
La mercancía se recibirá por medio de los je
fes. de los distintos departamentos de acuerdo al procedimien
to siguiente: - .
8.1. - Los jefes de departamentos verificarán que la mercan—
cía que van a recibir de bodega, este de acuerdo a las espe
cificaciones dadas en la forma de requisición VE-08, firmando
de conformidad el documento de entrega (forma de salida de al
macón).
8.2. - Una vez firmada de conformidad, la mercancía se acomoda
rá.en las áreas de ventas correspondientes. ‘ ■ . .
8.3. - Los jefes de departamento elaborarán un reporte diario
de entradas de mercancía con objeto de tener informado al ge
rente de ventas.
8.4. - Cuando se trate de mercancías que el propio proveedor-
lleva y acomoda (por ejemplo bimbo). El jefe del departamento
involucrado verificará las cantidades antes de acomodarla en-
las góndolas. Así como también la cantidad de mercancía que -
él proveedor recoge por vencimiento de control de calidad, -
firmando de conformidad una vez realizada la tarea de acomodo
y enviando la nota de remisión a contabilidad para el efecto
correspondiente. ' .
DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA PARA EL MARCAJE DE PRECIO DE
VENTA EN EL AREA DE VENTA.
Cuando es necesario hacer el mareaje del precio
de venta en la misma área, se seguirá el procedimiento si---
guíente:
. 9.1.- Artículos que no pasan por el almacén.
. 9.1.1.- Para que los proveedores envíen bultos
6 cajas al área de venta directamente, estos envíos deberán -
ser autorizados por el gerente de ventas, el cual fue infor
mado previamente por el gerente de compras.
9.1.2. - Los empleados del departamento desem—
pecarán la mercancía, separando y seleccionando para ir veri
ficando que las cantidades estipuladas en la factura coinci
dan con la copia del pedido. Una vez realizado esto, procede
rán a etiquetar el precio de venta respectivo de acuerdo a -
las indicaciones del departamento de contabilidad.
9.1.3. - Las etiquetas deberán contener los si
guientes datos:
- Clave del Depto. .
- Clave del proveedor.
- Clave de fecha " '
- No. Progresivo.
- No. de unidades marcadas .
- Y el precio de venta. .
9.1.4.- Terminado el etiquetado de las mercan
cías el auxiliar firmará en el renglón que indica el sello -
ubicado al reverso de la copia del pedido, asentando la can
tidad de bultos ó cajas etiquetadas. Posteriormente anotará-
si la mercancía estaba bien, ó había faltantes, la fecha y -
la firma. • •
9.2.- Mercancías que pasan por almacén. ■
' 9.2.1.- Para poder empezar el proceso de eti—
quetación es necesario recibir del departamento de contabili
dad la notificación de los precios de venta.
' 9.2.2.- Los empleados del departamento desempa
carán la mercancía, separando y seleccionando para identifi
car las prendas que van a ser etiquetadas, y una vez verif i.
cado esto, procederán a etiquetar el precio de venta respec
tivo de acuerdo a las indicaciones de contabilidad.
9.3.- Las mercancías recientes serán acomoda
das al fondo de los entrepaños de cada góndola, botadero,
torres ó exhibidores, colocando al frente ó a primera vísta
los artículos de mayor antigüedad. ■ ■
V V
504
9.4.- Con el fín de precisar la rotación de la
mercancía (básicamente abarrotes), que nos permita detectar
en cualquier momento la antigüedad, así como la escasa o nu
la demanda para reducir la compra ó cancelarla, quedará esta
blecido un control de antigüedad con base al ntímero progresi
vo.
. .
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506
iO.- DESCRIPCION DE FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIA DE MERCANCIAS
INTERDEPARTAMENTALES. ' : "
Cuando e l g e r e n t e de v e n t a s c o n s i d e r e n e c e s a r i o -
t a n s f e r i r de un dep ar t amen to a o t r o , e s t a o p e r a c i ó n s e r e a l i z a rá de acuerdo a l o s i g u i e n t e :
, 1 0 . 1 . - Los j e f e s de d ep ar t amen to que t r a n s f i e r a n
m er c a nc í a a p e t i c i ó n d e l g e r e n t e de v e n t a s , , l l e n a r á n l a forma -
de c o n t r o l de t r a n s f e r e n c i a i n t e r d e p a r t a m e n t a l , anot ando l o s -
d a t o s r e q u e r i d o s por l a misma. La forma c o n s t a r á de o r i g i n a l y -
dos c o p i a s que s e d i s t r i b u y e n de l a s i g u i e n t e manera:
O r i g i n a l . - Al g e r e n t e de v e n t a s
Primera c o p i a . - Se queda en e l d e p t o . que t r a n s
f i e r e .
Segunda c o p i a . - Al d ep ar t amen to r e c e p t o r de es a
m e r c a n c í a . • .
1 0 . 2 . - Con l a segunda c o p i a , s e e n v í a l a merc an
c í a a l d epar t ament o d e s t i n o , f i rmando l a pr i mera c o p i a de c o n - -
f o rmi d a d .
1 0 . 5 . - S i l a meranc í a que s e t r a n s f i e r e , s e l e -
m o d i f i c a su p r e c i o de v e n t a , e n t o n c e s e l g e r e n t e de v e n t a s , pre
v i a - c o m u n i c a c i ó n con e l c o n t r a l o r y e l j e f e de c o n t a b i l i d a d a u t o r i z a r á e l cambio de p r e c i o .
1 0 . 4 . - El a u x i l i a r de l a s e c c i ó n de a l macén que -
que l a c a n t i d a d de a r t í c u l o s r e c i b i d o s e s t é b i e n , que l o s p r e - -
c i o s y l a c l a v e d e l d epar t ament o c o n i n c i d a n con l o s que s e ñ a l a -
l a forma de t r a n s f e r e n c i a . Ac l aran do con e l j e f e d e l departamen
t o de v e n t a s c u a l q u i e r duda.
1 0 . 5 . - El a u x i l i a r de almacén p r o c e d e r á a r e
e t i q u e t a r l a me r c a nc í a en b a s e a l dep ar t amen to d e s t i n o . Una-
v e z t ermi nada e s t a o p e r a c i ó n , e n v i a r á l a me r c a nc í a a l d e p a r
tamento r e s p e c t i v o , s o l i c i t a n d o , f i r m e e l j e f e d e l d e p a r t a - - mentó su c o nf o r mi d a d .
■ 1 0 . 6 . - El j e f e d e l d epar t ament o que r e c i b e , de
b er á v e r i f i c a r que l o s d a t o s a n o t a d o s , a s í como e l p r e c i o -
hayan s i d o marcados c o r r e c t a m e n t e . .
1 0 . 7 . - Se d eberá l l e v a r l a forma de a v i s o de - - cambio de p r e c i o .
NOTA TECNICA: Cada v e z que s e r e a l i c e una t r a n s f e r e n c i a se
d eb erá n o t i f i c a r a c o n t a b i l i d a d y a l a l macén para l o s a j u s - -
t e s en l a s c o n t a b i l i d a d e s r e s p e c t i v a s .
508
FORMA VE-10 . ■ No. (1)
• SUPERMERCADO "X" ' . .
■ TRANSFERENCIAS INTERDEPARTAMENTALES.
. FECHA___(2J_______________ ' ' ' " ~ '
• DEPTO: (3) . . . ■
SECCIONESARTICULO
CLAVE .DESCRIPCION (5)
CANT. C6)
P. UNIT.ACTUAL
IMPORTE ANT. ACTUAL
(4) .C7) (8)
. . .---------- --------------- -------------!_
AL DEPARTAMENTO:
SECCION:
Je 1'e d e l Depto . que e n v í a J e i e . .del D e p t o . que r e c i b eClave ■ . Clave
______________ ____________ T_----- ,---------------- . Vo. Bo.Fecha de a v i s o ac cairihic de p r e c i o .
UereñTe^'cTc VcñTa s
509
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA VE - 10
NOMBRE:- CLAVE: VE - 10
t r a n s f e r e n c i a s i n t e r d e p a r t a m e n t a l e s
OBJETIVO: .
La forma establece la manera de realizar las transieren
cias de mercancías entre
RESPONSABLE:
Jefe de Ventas
VIA DE ELABORACION: ■
Manual . _
ELABORACION EN: . '
1 Original
2 copias
DISTRIBUCION:
1* Al gerente de ventas
2£ se queda en el Depto.
3£ Al depto. receptor de
FRECUENCIA DE ELABORACION:
Cada vez que se requiere
INSTRUCCIONES DE LLENADO:
En el número
1
2
3
4
5
6
7
8
los distintos departamentos.
de transferencias
mercancía
Se debe anotar
El No. de folio
La fecha
Al depto. que envía
La sección
La clase del artículo y su des—
cripción. . . . ,
La cantidad ■ ' • ..
El precio unitario ■
El importe anterior y actual.
• SU
PER
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i/';.
511
]_]___ DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA DE CONTROL DE EXISTENCIAS EN
EL AREA DE VENTAS. ‘
Para realizar este tipo de control se seguirá- el pro
cedimiento que ha continuación se expone. ■
11.1. - Cada jefe de departamento le pedirá a un emplea
do que realice un conteo físico diario de las mercancías.
11.2, - El encargado de ésto, deberá anotarlo en una -
forma de c-ontrol de existencias (forma VE-11A)
' H.3.- Cada 20 días, en base a las hojas de control -
de existencias, vaciará la información en la forma VE-11B para
realizar el análisis de rotación de la mercancía. .
11.4.- Cuando se llegue al nivel de stock se anota -
el tamaño del próximo pedido. '
5 X 2
Forma VE-11
SUPERMERCADO X
CONTROL DE EXISTENCIAS.
DEPARTAMENTO :______ ^ ___________ CLAVE :
SECCION:_______" (3)________, ■
NOMBRE: (4) '
DIRECCION: (5)
TELEFONO: (6)
CLAVE . f 7)
' DESCRIPCION (8}
■CANTIDAD(9)
PRECIOmst PRECIOVENTA(11)
' ■
PROCEDIMIENTO PARA LLENAR LA FORMA VE-llA
NOMBRE:
Control de existencias
OBJETIVO; ■ - . ■
, Establecer el control de las existencias en el area de
ventas. .
RESPONSABLE: ' . _
Jefe de Depto.
VIA DE ELABORACION: • : - ■
Manual ■ '
ELABORACION; '
1 Original •
' 2 Copia '
DISTRIBUCION: . * . ' , - . .
Original: gerente de ventas
Copia: al archivo .
FRECUENCIA DE ELABORACION: ‘ -
Diario
INSTRUCCIONES DE LLENADO: ■
En el número Se debe anotar
1 El depto. de que se trata
2 La clave
3 Sección correspondiente
4 Nombre del proveedor
5 Dirección
6 Teléfono ■
7 Clave de la mercancía
8 Descripción
9 Cantidad
10 Precio unitario
11 Precio de venta
V
' . 514
—RESUMEN Y CONCLUSIONES AL MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
• Se ha advertido que las limitaciones mayores a las -
que nos enfrentamos para elaborar este documento se dieron en
razón de no poder ser miembros participantes de una organiza
ción, de tal suerte que pudiésemos probar o disprobar los pro
cedimientos generales o específicos de los.sistemas propuestos.
Asi mismo, que los instrumentos para captura de información re
sultán ineficientes, en tanto que algunos de ellos afrontaron -
rechazo a ser contestados por empleados de organismos como los
que se analizaron. Sin embargo, la observación sistemática- en
los lugares en cuestión, algunas entrevistas y documentos par
ciales así como bibliografía especializada, permitieron la in
tegración final del documento que hemos puesto a su considera
ción. .
No se abundan mayores datos que los aportados a com
pras o ventas porque en estas áreas es mas fácil advertir e
inferir que en otras como pueden ser Administración Interna o
Almacenamiento que resultan, en un momento dado, no ser tan -
obvias de inferir u observar. Así, se concluye que el perfec— .
cionamiento de los sistemas propuestos, requiere, además de la
depuración de los métodos empleados y del seguimiento del aná
lisis de sistemas, de las pruebas empíricas y de la capacita
ción del personal que habrá de manipular y de controlar y/o su
pervisar la eficiencia de los sistemas.
515
3.4. MANUAL DE POLITICAS . . .
INTRODUCCION.. ■ ■ ■ . ■ ' ' ■
Todas las organizaciones para que puedan operar efectiva
y eficazmente necesitan el establecimiento de un conjunto de pía
nes en base a los cuales se desarrollen las, actividades que co
rresponden a su giro comercial. De este conjunto de planes una -
parte en especial corresponde'a las políticas. La finalidad prin
cipal de las políticas es establecer o diferenciar un marco con
ceptual dentro del cual se tomarán decisiones cuando existen di
versas alternativas ante una situación dada.
En otras palabras, las políticas son criterios de d e c i
sión que pueden incorporar toda la información pertinente dispo
nible al momento de la decisión y, por tanto, puedan dar flexibr
lidad' y adaptabilidad máxima. Por otro lado también, la existen
cia de las políticas en la Administración de una empresa es dec^
siva ya que son indispensables para lograr una adecuada delega
ción de autoridad, permiten agilizar los trámites dentro del sis
tema de trabajo establecido al evitar las consultas, fomentan la
iniciativa y la creatividad, etc.
Por lo tanto, una política, no es otra cosa que una ^cti
tud de dirección. Es razonable suponer que el Gerente General ae
una Empresa ha llegado, por experiencia a formarse actividades -
516
congruentes sobre como deben conducirse las operaciones bajo -
su mando. Es igualmente lógico y comprensible asumir que sus —
actitudes deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de
toda la línea de la estructura de organización si desea que las
operaciones se desarrollen'conforme a los planes previamente es
tablecidos. Por ende, las políticas escritas son un medio de —
transmitir las actitudes de la Dirección.
Entre los elementos o herramientas más eficaces para re
copilar y sistematizar toda información .referente a políticas -
destacan "Los Manuales de Políticas". Un Manual de Políticas es
un documento que contiene información acerca de las políticas -
que van a guiar y normar la conducta de los empleados de una era
presa independiente del nivel de Jerarquía que estos ocupen y -
del área funcional dentro de la cual operen. Por último en este
trabajo en particular, se presentan enlistadas las políticas —
por áreas funcionales. Tales áreas son, Contraloría, Personal,
Compras y Ventas. .
517
POLITICAS DE CON T RALO RIA. ' .
1. -7 Sólo serán aceptables las inversiones con una tasa mayor a la
Bancaria.
2. - Los gastos de Publicidad y Promoción corresponderán al 15% de
las ventas del ciclo anterior.
3. - El finaneiamiento exterior no será mayor del 70% procurando -
que no pertenezca a una sola persona en más del 25%.
4. - Los márgenes de utilidad bruta serán de la siguiente manera:
Abarrotes............ ....... ..................... 40%
Vinos y Licores........... ........................ 70%
etc.
5. - Para equipos mayores de $500,000.00 con vidas probables meno
res de 5 años, se. recomienda su arrendamiento.'
6. - Los préstamos de habilitación y avío no tendrán una duración
mayor de 5 años.
7. - Los préstamos refaccionarios no tendrán una duración mayor de
10 años.
8. la distribución de las acciones no podrán concentrarse en una
sola persona en más del 25% del capital . ■ •
9. - Los préstamos al personal de la Compañía no serán mayor a 3 -
meses de' sueldo, pagaderos en un tiempo máximo de 35 meses —
y con un interés equivalente al banco.
10. De los dividendos distribuidos por la asamblea deberán de pa
garse el 50% en efectivo y el 50% en acciones.
11. Todos los descuentos por pronto pago superiores al 10% debe--
rán ser aprovechados sin excepción, sin comprometer la capa
cidad de pago de la empresa.
518
12. - Los activos fijos deberán ser financiados por pasivos a — ■
largo plazo.' .
13. :- Las tasas a que se contratarán los crÓtidos serán las meno :
res y más convenientes para la empresa. ‘
14. - Mostrar públicamente mediante la prensa la situación fi—
nanciera de la Compañía. .
15. - Todo proyecto nuevo deberá ser considerado como mínimo pa
ra un período de 5 años, evaluando su resultado. .
y 16.- Participar y formar parte de los grupos financieros mante-
. ■ niendo la mejor imagen de la Compañía. .
17.- La creación y actualización de una reserva para los planes
de retiro del personal sera del 2% de las utilidades.
18.- La participación a los trabajadores en las utilidades de -
la Compañía les serán repartidas en efectivo.
519
POLITICAS DE PERSONAL
1. El personal de la Plana Mayor solo podrá ser contratado por
instrucciones del Consejo de Administración.
2. - Sin excepción para la contratación de personal operativo de
berá cubrirse previamente los exámenes y pruebas estableci
das para el puesto en cuestión.
3. - Deberán respetarse las líneas de autoridad establecidas.
4. - Hasta donde sea posible deberán establecerse un sistema de
rotación de personal para evitar la formación de personal -
indispensable , fomentando el interes por el nuevo puesto.
5. - El personal deberá ser respetuoso y amable con la clientela
para dar siempre la mejor imagen. - '
6. - El personal deberá ser identificado plenamente por los ---
clientes ya sea por su vestimenta o estáfete, según sea su
nivel y actividad; para lograr un mejor servicio y satisfac
ción del cliente. .
7. - El personal deberá ser informado formalmente de sus activi
dades, así como de los cambios que afecten su actividad pa
ra evitar su confusión.' t
8. - Deberá procurarse, mantener óptimas relaciones con los Sin
dicatos; procurando adelantarse a las peticiones que pudie
sen formular los empleados. . .
9. - Quedará prohibido el consumo de alimentos dentro de las ho
ras laborables.
10. Ningún trabajador podrá durante su jornada realizar traba-
. jos ajenos a la empresa.
11. Todo trabajador tendrá derecho a seis días económicos de —
permiso anual.
12. Solo podrán gozar de vacaciones aquellos que tengan cuando
menos 6 meses trabajando.
520
13. El personal interino solo tendrá derecho a gratificación de
fin de año cuando haya acumulado 180 días de trabajo.
14. - Ningún trabajador podrá solicitar permiso económico en la
semana previa y posterior a cualquier período vacacional.
15. - Todo trabajador tendrá derecho durante su jornada a 30 mi
nutos para tomar sus alimentos.
521
POLITICAS DE COMPRAS
El Gerente de Compras podrá efectuar adquisiciones de —
mercancías hasta por $ 2'000,000.00 en el caso de cora---
pras excedan tal cantidad deberá obtener el Vo. Bo. del-
Gerente General. .
Toda compra realizada con los proveedores será bajo las
condiciones de Libre a Bordo Punto Destino (L.B.P.D.)
Los plazos para efectuar los pagos a los proveedores no-
será menor de 30 días. ■
En caso de mercancía defectuosa el proveedor deberá ace£
tar la devolución descontando el importe en otra factura
o reponiendo la mercancía. .
Las adquisiciones de nuevos productos deberán ser autori
zadas por el Gerente General.
Deberán darse preferencia a los proveedores locales -
siempre y cuando se obtengan los mismos precios y cali—
dad. ■
La recepción de mercancías de proveedores preferentemen
te sera por las mañanas antes de iniciar operaciones la-
Empresa. .
Las compras deberán efectuarse para mantener el stock f_i
jado y corresponder a las solicitudes de los departamen
tos de ventas según la rotación de mercancías.
Procurar obtener servicios adicionales del Proveedor co
mo demostradores, equipo de exhibición, descuentos espe
ciales, etc.
/
X 10'-
1 1 .-
1 2 .-
13.-
X 14*
X 15 ■
• . 522
El proceedor deberá de presentar a la sección de recep—
ción el original del pedido al momento de entregar la —
mercancía. .
Cualquier mercancía enviada por el Proveedor demás, debe
rá se devuelta directamente por el medio en que llegó a
la empresa, disminuyendo el importe de la factura,a menos
que se autorice la aceptación de la misma por el jefe de
almacén previa autorización de control de proveedores.
Todos los gastos por fletes que se originen por la devo
lución de mercancía al proveedor será por cuenta de ■--
ellos. . ■ . .
Toda solicitud de pedido deberá traer la firma del alma
cenista y la del Departamento de Ventas solicitante.
El pro eedor que no entregue su mercancía en la fecha —
acordada durante tres veces o más deberá ser disminuído-
su pedido en el 50%, si incide se le retrazará su pago -
al mismo tiempo de retrazo .en la Compañía o si lo volvie?
ra hacer dejará ser Proveedor de la Compañía.
Para gastos de publicidad y propaganda cada proveedor de
berá de cooperar con un % de sus ventas netas da la com
pañía.
Se prohíbe al encargado de las compras aceptar regalos o
dádivas del proveedor. . '
16.-
523
POLITICAS DE VENTA.
1. - En esta empresa solamente serán realizadas ventas de con
tado, excepto en las compras de juguetería en las cuales
el cliente podrá apartar sus productos con el 10% y el —
resto lo cubrirá en pagos. '
2. - En las ventas para cubrir el importe se podrán aceptar —
.cheques de instituciones oficiales siempre y cuando se cu
bra un mínimo del 10% del monto del cheque. En las tarje
tas de crédito solo se podrán pagar una cantidad que no —
exceda a los $8,000.00
3 __ n o se aceptarán cheques personales para cubrir el monto -
de las ventas.
4. - No se aceptarán devoluciones sobre ningún tipo de mercan
cías y en caso de haber resultado defectuosa solo podrá -
ser cambiada por otra de la misma linea, excepto ropa in
terior por razones de higiene, todos los días excepto sá
bados, domingos y dias de quincena.
5. - Deberán identificarse plenamente las áreas de ventas por
tipos de artículos, con carteles o anuncios luminosos.
6. - Deberán señalarse las ofertas mediante letras, números y
colores llamativos.
7. - Deberán colocarse los artículos de primera necesidad y -
las carnes al fondo del establecimiento.
8. - Deberá ser cambiada la decoración cada tres meses.
9. - Deberán establecerse cajas rápidas para ventas no mayores
de 5 artículos. ‘
10. La publicidad de la empresa se hará por la prensa y radio
de la localidad en la cual se informará de ios productos
y las ofertas. '
524
11. - Para el cobro de ventas por medio de tarjetas de crédito
se destinarán 2 cajas registradoras.
12. - Se notificarán públicamente a la persona que se le descu
bra robando algún artículo y se le cobrará el doble.
•13.- Se cobrará el 200% de los artículos que sean consumidos
dentro del supermercado si estos no han sido pagados.
14. - No serán vendidos artículos que presenten defectos visi-
■ bles, salvo en las ventas de liquidaciones programadas -
por la empresa. - . ■
15. - Cada día de la semana será destinada para promover ínte
gramente una linea ;serín los roles establecidos en los -
programas promocionales. 5
16. - Los inventarios de lenta rotación deberán reducirse al -
mínimo. ■
1 7 Cada día festivo con suficiente anticipación se promove-
. rán los artículos respectivos, por ejemplo, día de la —
. amistad, d e ■la madre, del padre, por liquidación, etc.
18. - En ventas a crédito a dos empleados se autoriza un máxi
mo del 50% del sueldo de un mes a pagar a 10 meses.
19. - El horario normal de los domingos será de las 9.00 A.M.
salvo en períodos promocionales. . .
525
POLITICAS: RESUMEN Y CONCLUSIONES .
Este tipo de empresas es dinámica y requiere de una cons—
tante revisión de sus planes y programas operativos. Como puede
advertirse, sólo se incorporaron políticas generales de cuatro
de las principales áreas de planeación de la empresa comercial:
el control, el personal, las ventas y las compras. .
. ' 1 " ' -
. En la práctica, es necesario visualizar otras áreas que re
quieren de la fijación de políticas tanto generales como espec^f
ficas-separación técnica que se juzgó innecesaria aquí- que re
gulen las actividades, como pueden ser los de almacenamiento, -
de contratación de servicios, de publicidad y promoción, etc.
Cabría señalar, como un agregado final, que la política —
siendo la pauta que normatiza y hace dinámica la estructura de
operaciones, actividades o funciones, debe ser visualizada des
de dos puntos de vista: la competencia y, el entorno económico
en el que se dá la demanda de los diferentes bienes de consumo
que se ofrecen en la institución.
El grupo de políticas expuesto, por lo tanto, requiere ---
ajustarse cas'i permanentemente al muy dinámico comportamiento -
de la competencia y los precios (que ajustan la demanda también},
de tal suerte que la empresa opere en condiciones de una "norma
lidad cambiante".
525
3.5. GLOSARIO DE TERMINOS
INTRODUCCION
El objetivo fundamental del' presente glosario es dar uni
formidad a la variada terminología que se usa en el campo del
diseño y estructuración de las organizaciones, proporcionando
la definición de los términos. Como sabemos, una definición —
pretende estabilizar, circunscribir ■, delinear, limitar, inter
pretar y caracterizar a lo definido. Por lo que, este glosario
aporta una recopilación seleccionada de términos más frecuente
mente encontrados en el trabajo del organizador, con sus res--
pectivas definiciones que pretenden evitar las barreras de co
municación permitiendo consultas rápidas y accesibles de los -
significados de los conceptos. .
Resulta conveniente señalar, gue no se incluyen definicio
nes de toda la terminología técnica, sino sólo de aquellos que
permitan tener una idea más amplia de las partes más importan
tes del trabajo realizado.
En las páginas siguientes incluimos la definición de treín
ta y tres términos.
DEFINICION DE TERMINOS528
1. ANALISIS DE TRABAJO. . '
La recopilación ordenada, sistemática y clasificada de todos
los factores acerca de un trabajo y su estudio para la prepa
ración de la descripción y especificación del mismo.
2- ASISTENTE DE LINEA. ‘
Asistente de gerente o de director que ayuda al superior en
las responsabilidades específicas y asume la autoridad y la
responsabilidad por su superior y actúa en su lugar, cuando
aquel se encuentra ausente.
3. ASISTENTE STAFF. . . ' '
Se emplea cuando el superior necesita ayuda para alguna por-
cion limitada de sis responsabilidades específicas, pudiendo
ser el trabajo que desempeña de índole técnica, asesora o —
auxiliar personal. ■ ,
4. AUTORIDAD ' ■ . . .
Es la fuerza correcta y legal para mandar a otros para ac---
tuar ó no actuar. También el poder de tomar acción, de reque
rir y recibir la ejecución de acciones por otros y el dore—
cho de dirigir y dar decisiones a otros. '
5. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS.
Conjunto de propietarios de la empresa que reúne 1.a totalidad
de los mismos en junta como lo marque sus estatutos de cons
titución. ' ' ’
6. BASES DE LA DEPARTAMENTALIZACION. ■ ■ '
La manera de llevar a cabo el análisis para la realización -
de la departamentalización en una estructura organizacional
la cual depende de la naturaleza de los elementos que van a
. ser agrupados y las bases son: Función, producto, cliente,
geografía, proceso y secuencia. .
529
7. CADENA DE MANDO
Es la relación de autoridad que se extiende desde el más -
alto nivel gerencial hasta el más inferior, dentro de una
estructura organizacional.
'8. CONSEJO DE ADMINISTRACION.
Es un grupo de personas que, por disposición legal o por -
convenir a la empresa, existe para responsabilizarse de la
buena marcha de la misma y cuyas funciones más importantes
en términos generales son: determinación de objetivos, se
lección de los administradores, cuidar el bienestar finan
ciero de la empresa y la revisión y el estímulo.
9. COORDINACION
Es una función cuya finalidad es lograr unidad de esfuerzo
para alcanzar un objetivo común. ■
10. COMISARIO ’ '
Miembro designado para la verificación o inspección de las
actividades de una empresa.
11. DELEGACION. .
_ Es el proceso de asignación a un subordinado de responsabi
lidad y autoridad para cumplir un objetivo, realizar una -
tarea u obtener un resultado específico.
12. DEPARTAMENTAL!ZACION. ' '
Proceso de especialización del trabajo de la dirección de
acuerdo con el lugar, producto, clientela o proceso. Esto
es, dividir y volver a dividir el trabajo total de una em
presa.
530
13. DESCENTRALIZACION ‘
Es la delegación de autoridad para tomar decisiones a los
gerentes de unidades organizativas en niveles descenden—
tes. •
14. DIAGRAMA ' ’
Es una carta que representa gráficamente un hecho, una s_i
tuación, un movimiento, una relación o un fenómeno cual—
quiera, generalmente por medio de símbolos convencionales
y que adopta distintas formas.
15. DISEÑO DE LA ORGANIZACION.
Este término se refiere a la planeación sistemática y a -
. la creación de la estructura de la organización. '
Esto implica cómo se dividirá el trabajo, cómo se asigna
' • rá entre las posiciones, grupos, departamentos, divisio--
nes y etc., y cómo se logrará la coordinación necesaria -
para alcanzar los objetivos de la organización.
16. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION. '
Es el marco de las responsabilidades, las autoridades y -
las comunicaciones de los individuos en cada unidad de la
organización desde los puestos simples a las divisiones -
principales; define sus funciones y las relaciones de ca
da parte con todas las demás y con el conjunto de la orga_
nización. '
17. FLUJOGRAMA.
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas ope;
raciones de que se compone un procedimiento o parte de él
estableciendo su secuencia.
18. FUNCION.
Es un grupo de actividades afines y coordinadas necesa---
rias para alcanzar los objetivos de la empresa, de cuyo -
ejercicio es responsable un órgano o unidad administrati
va.
531
19. MANUAL ' •
Es un documento que contiene, en forma ordenada y siste
mática, información y/o instrucciones sobre historia, or
^scion, puestos y/o procedimientos de una empresa, —
que se consideran necesarias para la mejor ejecución del
trabajo.
20. MANUAL DE ORGANIZACION. "
Es el que expone con detalle la estructura de la empresa
y señala los puestos y la relación que existe entre ellos
Explica la jerarquía, los grados de autoridad, las fun—
clones y las actividades de los trabajos de la empresa.
También contiene gráficas de la organización, actas de -
límites de autoridad, etc. - .
21. MANUAL DE POLITICAS, *
Es el que codifica las políticas de una empresa marcando
los limites generales dentro de los cuales han de real i—
Z3.tsb las actividades, en las distintas áreas de operati vidad. .
22. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. ' ■
Es el que señala el procedimiento preciso a seguir para
ejecutar el trabajo. Describe en secuencia lógica las —
distintas operaciones o pasos de que se compone un proce
so, señalando quien, como, dónde, cuándo y por qué han —
de realizarse. ,
23. NIVEL JERARQUICO.
Es una división de la estructura administrativa que com
prende todos los órganos que tienen autoridad y responsa
bilidad similares independientemente de la clase de fun
ción que tengan encomendada.
532
24. NUMERO DE NIVELES.
Estos están en función de los cambios tecnológicos, la -
diversidad de operaciones, el tamaño de la empresa y la
competencia del ejecutivo.
25. OBJETIVO. '
Es el punto hacia el cual la gerencia dirige sus esfuer—
zos. . .
26. OBLIGACION.
Es la calidad o estado de una persona de estar sujeta a
enjuiciamiento por una acción o resultado de una acción
para cuya ejecución le fue dada autoridad y responsabili
dad. ' . .
27. OPERACION. '
Es cada una de las acciones, pasos o etapas que es nece
sario ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor
determinada.s . , •
28. ORGANIGRAMA .
Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna
de la organización formal de una enoresa, sus relaciones,
sus niveles de jerarquía y las principales funciones que
se desarrollan.
29. POLITICA ‘ . '
Es una norma de carácter general que guía la actuación -
• de los integrantes de una organización sobre una función
determinada, para alcanzar los objetivos.
533
30. PROCEDIMIENTO . ./ . ,
Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones con
catenadas y su método de ejecución, que realizadas por una
o varias personas, constituye una unidad y son necesarias
para realizar una función o aspecto de ella. '
31. PROCESO DE ORGANIZAR. ' .
Este incluye: enunciación de los objetivos, determinación
de las actividades para alcanzar los objetivos, evaluación
de las actividades, el agrupamiento de las actividades afi
nes, la asignación de las actividades y la vigilancia de -
la estructura existente para mejorarse o revisarse periodi_
. camente para introducir cambios* complementarios.
32. RESPONSABILIDAD. . • ' ■ '
Es la obligación de un subordinado de ejecutar deberes y -
tareas que le han sido asignadas o delegadas. '
33. SISTEMA . - '
Es un conjunto de partes interrelacionadas que reciben in
sumos, actúan sobre ellos de un modo placeado y, en esa —
forma, producen ciertos resultados.
5 3 4
IV. LINEAMIENTOS GENERALES SOBRE EL ASPECTO CONTABLE DEL SUPER
MERCADO PROPUESTO.
INTRODUCCION. 1 , ■ .
Un sistema contable es un instrumento que produce y
proporciona información objetiva, vera?; y oportuna acerca de -
las condiciones y el estado que guarda la empresa y debe ser—
vir para que se tomen las decisiones correspondientes por par
te del personal directivo.
Los elementos fundamentales de un sistema contable
están constituidos'por: ■
1. Los documentos contabilizadores
2. Las formas para el manejo de la información.
3. Los registros de diario. .
4. Los registros en los mayores.
5. El catalogo de cuentas y el instructivo de las mismas. '
6. Los informes financieros, y '
7. Los instructivos para la elaboración de los reportes o in—
propuesto, solamente se presenta algunos lineamientos generales
del mismo.
contabilizadores para sus registros: 1) pólizas de ingresos pa
ra registrar las entradas de efectivo: 2) pólizas cheque para -
anotar las salidas de dinero; y, 3) pólizas de operaciones di
versas para el registro de aquellas operaciones cuyo origen sea
diferente al efectivo (Veáse gráfica 1 y 2). . .
formes.
En relación con el sistema contable del supermercado
Se sugiere que esta empresa ocupe tres documentos
536
Las formas recomendadas que se usarían para la cap
tación y traslado de la misma a los registros son las siguien
tes: 1) orden de compra; 2) nota de entrada al almacén; 3) no
ta de salida del almacén; 4) reporte de mercancía recibida; —
5) nota de cargo por devolución de mercancía; 6) aviso de cam
bio de precio; 7) informe de mercancía recibida; 8) control de
transferencias interdepartamentales; 9) tarjetas de almacén y
otras que sean necesarias. •
Los registros de diario propuesto son el registro de
ventas, de compras, de cheques, de nómina y de operaciones di
versas . ' . ' . : ■
■ Para los mayores que resumen 1a- información de las -
operaciones se abrirán tantas cuentas como se mencionan en el -
catálogo respectivo, necesarias: para la preparación de la info_r
mación financiera. . .
' Los estados que se recomiendan para la tienda de au
toservicio o supermercado■son: 1) balance general; 2} estado de
resultados mensual y acumulado y comparativo con datos del ejer
cicio anterior; 3) estado de cambios en el capital neto de tra
bajo; 4) estado de efectivo; 5) estado comparativo entre el pre
supuesto y lo real; 6) estado que muestre las ventas mensuales
y acumuladas por departamento y su comparación con el ejercicio
anterior; 8) estado que muestre la utilidad bruta mensual y acu
mulada por departamento y su comparación con el ejercicio ante
rior . . ■ ■ '
CATALOGO DE CUENTAS
'■ El catálogo de cuentas que se propone para el super
mercado corresponde a las secciones principales de los estados
financieros: el balance general y el estado de resultados.
537
ii
MAYOR:--_!------------------
Irii________________
::S' 7.: ■ FINANCIERO:
GRAFICA No. 2 SISTEMA CONTABLE
538. i
Por otra parte, el catálogo de cuentas debe ir ---
acompañado de un manual de instrucciones, que indique de manera
explícita los mecanismos mediante los cuales se van a operar —
cada una de sus cuentas, así como lo que representan sus sal---
dos.
539
A continuación se presenta un modelo de catálogo de
cuentas con sistema numérico,que puede ser adoptado por la em
presa de referencia. ■ .
1. ACTIVO
11. ACTIVO CIRCULANTE
111. CAJA '
' 4 ' 01. Caja chica .- 02. ......03. ..........
112. BANCOS ■ .
01. Banco Nacional de México,S.A.
02. .....................
03. . ..........
113
114
115
116
CLIENTES .
0 1 . ................02. ......................................
03. ..... .
DEUDORES DIVERSOS
01. ..........
02. ' ............03. ..........
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
01. ............ .02. .......... '
03. .......... ’
INVENTARIOS
01. ' Diversos
02. Alimentos y bebidas
03. Ropa .
04 Artículos del hogar
117 .
118.
121. 122. 123.
124 .
125.
126.
2 1 1
212
213
214
2 2 1
- PAPELERIA Y UTILES DE ESCRITORIO.
01. .....-v----
02. . ............................ •
03. ...........
04. ....... • •
PAGOS ANTICIPADOS.
01. ...........
0 2 . ......................03 . .......... .
12 ACTIVO NO CIRCULANTE
Terrenos '
Edificios
Mobiliario y equipo.
Equipo de transporte.
Inversiones.
Otros activos.
01. Gastos de organización
02. Intangibles
03. ...........
■ 2. PASIVO .
21. PASIVO A CORTO PLAZO
. Proveedores . ' 1 ■ t
. Documentos por pagar
, Pasivos acumulados
. Acreedores diversos
22. PASIVO A MEDIANO PLAZO.
. Préstamos bancarios
23. PASIVO A LARGO PLAZO.
3 CAPITAL
i
411.
412.
413.
414.
511.
512.
513.
541
31. • CAPITAL SOCIAL
32. RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES
33. RESULTADOS DEL EJERCICIO
4 CUENTAS COMPLEMENTARIAS
41. CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO
Depreciación acumulada de edificio
Depreciación acumulada de mobiliario y---
equipo.
Depreciación acumulada de equipo de trans_
porte.
‘ Amortización de gastos de organización.
5. CUENTAS DE RESULTADOS '
51. CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS.
Costo de ventas
01. Diversos
02. Alimentos y licores
03.
GASTOS DE OPERACION
01 . Sueldos y salarios
02. Honorarios
03. Teléfono
04. Agua
05. Luz
06.
GASTOS FINANCIEROS
01 . Intereses pagados
02.
03.
542
. ' ' 514. Gastos generales . . .
515. Devoluciones sobre ventas '
■ . 52. CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORES.
521. Ingresos por ventas. . .
‘ ■ 01. ■ Diversos . .
’ ■ 02. Alimentos y licores
. • 03. Ropa • V'- '
• 04. , .......... ' ..
■ 522. Otros ingresos ■
■ .. oí. Financieros
■ 02. .................■ 03. ........... ;■
• ■ , 6. CUENTA LIQUIDADORA O DE CIERRE
' • 61. p e r d i d a s y g a n a n c i a s .- " . .
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUATRO CUENTAS
■ En relación al manual de catálogo de cuentas se
presenta únicamente el instructivo para el manejo de cuatro -
cuentas: 1) inventarios; 2) costo de ventas; 3) ventas y 4) -
devoluciones sobre ventas. ■
INVENTARIOS:
Esta cuenta es de activo circulante y su naturaleza
es deudora. La cuenta se carga por el importe de la mercancía-
comprada durante el ejercicio y estará clasificada por departa
mentos y secciones. La cuenta se abona por el importe del cos
to de la mercancía vendida, por devoluciones efectuadas a Ios-
proveedores y por el importe de la mercancía destruida. Su sal
do representa el importe de la mercancía disponible para la
venta a precio de costo. .
543
COSTO DE VENTAS: ' .
La cuenta costo de ventas es una cuenta de resul
tados y su naturaleza es deudora» La cuenta se carga por los
costos de las mercancías vendidas y estará clasificada por -
departamentos y secciones. La cuenta se abona cancelándola -
contra la cuenta Pérdidas y Ganancias. Su saldo representa —
el costo de todos los productos vendidos. ’
VENTAS: •
La cuenta de ventas es una cuenta de resultados y
su naturaleza es acreedora. Esta cuenta se abona por el ím
porte de toda la mercancía comprada por los clientes. Esta -
clasificada por departamentos y secciones.. Esta cuenta se —
carga cancelándola contra la cuenta Pérdidas y Ganancias. Su
saldo representa el importe de la mercancía vendida.
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: . ■
Lá cuenta devoluciones sobre ventas es una cuenta
de resultados, complementaria a la cuenta de ventas y su na
turaleza es deudora, la cuenta se carga con el importe de la
mercancía gue devuelven los clientes. Debe estar clasificada
por departamentos y secciones. La cuenta se abona cancelSndo
la contra Pérdidas y Ganancias. Su saldo representa el impor
te de devoluciones de mercancía hechas por los clientes.
NOTA: El catálogo podrá adoptar una estructura diferente, de
pendiendo de la magnitud de cuentas a registrar, o de la di
versificación de las operaciones de la empresa. Desdo luego,
que el catálogo puede ser alfanumérico, según el criterio -
del analista o de quien toma las decisiones.-
544
SISTEMA CONTABLE: SUMARIO ' ■ ' • . '
■ Leí contabi 1 idad es un conjunto de procedimientos para re
gistrar, clasificar y resumir de manera significativa y en —
términos monetarios, las transacciones gue son, al menos en -
parte, de carácter financiero,, asi como interpretar sus resul
tados. '
El objetivo de todo sistema contable es la elaboración de
la información financiera, que servirá de base para la toma -
de decisiones. '
Para lograr el objetivo antes mencionado, los sistemas _
contables deberán ser diseñados para captar la totalidad de _
las operaciones de carácter económico-administrativo lo más -
cercano a la realidad, de tal forma que le permita en todo -
momento 1) Presentar la situación financiera de la empresa; -
2) Suministrar información para el control de las operaciones;
3} Generar datos para el planeamiento de las operaciones futu
ras; y 4) Suministrar informes para el gobierno, acreedores,-
inversionistas, etc. ‘ .
En resumen, un sistema contable debe producir información
veraz, clara y oportuna de las condiciones de la empresa para
la toma de decisiones en los niveles directivos.
Generalmente, los elementos que integran un sistema de conta
bilidad son: 1) Documentos contabilizadores; 2} Formas Admi—
nistrativas; 3) Registro de diario; 4) Registros de mayores;-
5) Reportes c informes financieros;6) El catálogo de cuentas—
y 7) Procedimientos, manuales e instructivos especiales.
A continuación se describen brevemente cada uno de los —
elementos del sistema contable.
El catálogo de cuentas proporciona un arreglo conforme al - -
cual se constituyen y clasifican las transacciones de manera-
uniforme en cuanto a su tipo, función, objeto y responsabili
dad .
545
Los documentos contabilizadores son, la fuente para rea
lizar las operaciones de registro.
Las formas administrativas sirven como base para captar
y trasladar la información para los registros.
Los diarios son registros en los cuales se asientan los
datos en función de débitos y créditos.
Los mayores son los registros que concentran las opera
ciones que afectan las partidas de los estados financieros.
Los manuales e instructivos especiales indican de mane
ra precisa como hay que realizar las diferentes actividades.
Como conclusión final diremos que la contabilidad es —
muy esencial para la administración o dirección de las ompre
sas, ya que nos proporciona información cuantitátiva de - —
carácter- financiero acerca de la entidad económica/ para la-
toma de decisiones, para cumplir con las obligaciones fisca-.
les como señala la Ley, etc. El diseño de un sistema adecua
do de contabilidad cubriré las decisiones, exigencias de los
usuarios/por lo que, su éxito se mediré por el grado en el -
cual se puedan identificar y comunicar la información, ajus
tándose a los requerimientos de quienes la usen de conformi
dad a los principios y normas de la actividad contable. '
546
CAPITULO V. RESUMEN Y CONCLUSIONES GENERALES
El presente trabajo tuvo como proposito principal investigar
las condiciones prevalecientes en el Mercado de Bienes de Consu
mo en la ciudad de Xalapa, Eqz. Ver. El crecimiento tan acelera
do de los últimos 10 años que ha sufrido la ciudad, nos indujo -
a tratar de demostrar que los establecimientos comerciales exis
tentes presentaban ciertas dificultades para poder abastecer efi_
cientemente la consecuente demanda de servicios que requiere la
población en aumento. Así, había que demostrar -probar o dispro
bar nuestra hipótesis general en el sentido de que el crecimien
to de Xalapa traería consigo el requerimiento de un mayor número
y mejor acondicionamiento de Centros Comerciales o Supermerca---
dos — Se estimó necesario, así mismo, que sería conveniente —
agregar al Estudio de Mercados, un estudio técnico respecto a la
Estructura Organizacional de una institución de esta naturaleza,
con la finalidad de precisar la magnitud de la tarea que implica
dar satisfacción a las demandas (si existiesen) que exige tanto
la modernidad de las técnicas de comercialización, corno la natu
raleza del servicio a prestar y, fundamentalmente la disponibili
dad de espacios adecuados, vialidad y confort social. .
1/ Al memento de iniciar esta investigación, no se habían iniciado los pro--~ yectos de Comercial Mexicana, Centro Comercial las Animas, ni el Centro —
Comercial Plaza Cristal, .
547
la magnitud del proyecto representó, desde el inicio, las
dificultades que ya han sido anotadas a. lo largo del trabajo-
pero que deben ser nuevamente consideradas: 1)Dadas las caren
cias de recursos económicos y apoyo humano, se abordarían: a)
La investigación de mercados; b) análisis de los medios y de-
la publicidad empleada por los comercios de Xalapa ~^;c) Mode
lo tipo de estructura, misma que será explicitada a travós de
tres manuales: el de organización, el de sistemas y procedi—
miento y, el de políticas de empresa. 2)•Dadas las limitacio
nes a) imposibilidad de acceso a datos confidenciales de las-
empresas; b) Temor de empleados a proporcionar abiertamente -
información; c) No poder ser miembros participantes para pro
bar sistemas o procedimientos y, d) no ser los inversionistas
o asesores de ellos; sólo se llegará a realizar observaciones
parciales y a poner en prueba procedimientos metodológicos pro
puestas por las teorías disponibles y apoyadas por criterios-
empíricos de algunos entrevistados.
A travós de la investigación de mercados, se detectó que
el creciemiento mayormente acelerado de la ciudad se dá hacia
el norte ( con extensión hacia la población de Banderilla) y-
hacia el Sur ( Extensión hacia el camino de salida a la Cd. -
de Veracruz).
—! no se incluye corpleta la investigación realizada, sólo algunos cenen tarios pertinenetes en partes de este trabajo.
548
■ Asi mismo, se detecto/ que en esas .zonas de crecimien
to, que por otra parte es anárquico y sin planificación, -
se carecen (carecían en la época de inicio del estudio) de
servicios básicos de transporte y de abasto comercial. Las
personas tenían que recorrer largas distancias para reali
zar sus compras en los supermercados existentes en la zona
centro de la ciudad, misma que carece de lugares adecuados
de estacionamiento, no ofrecen servicios' a domicilio, es—
tán altamente congestionadas y son de difícil movilización
vial, entre otras cosas. .
El estudio de mercados se inició primero a través de -
un estudio exploratorio con una muestra de 60 amas de casa
( ya se expuso el procedimiento) con la finalidad de depu
rar el procedimiento de investigación. Posteriormente, una
vez hechos los ajustes necesarios, se efectuó el estudio -
definitivo que confirma la hipótesis general formulada, en
tanto que concluye lo siguiente: .
a) Es necesario establecer más centros comerciales (Super
mercados) en la ciudad de Xalapa.
b) La localización del o los supermercados, de acuerdo a -
las necesidades y demandas sociales, tal como se advier
te en el cuadro No. 14, estaría dada, en primer lugar -
en la salida de Xalapa, al norte hacia la población de
Banderilla, sobre la avenida Xalapa; en segundo lugar,-
en la Avenida de las Américas, hacia e l .Sur y, en ter
cer lugar, hacia el Nor-Oeste, en la zona comprendida -
en lo que se conoce como el Dique. '
549
c) En cuanto a las características deseadas para el nuevo
supermercado están las siguientes:(1). Que sea ampli, ---
(2). Que sea accesible; (3). Que tenga artículos económi-
eos; (4).Que este mejor surtido; (5). Que el personal sea
atento y cortés; (6) . Y, por’ último que tenga estaciona—
miento. ■ ' .
. El principal competidor en el ramo del supermercado
lo constituye "EL SUPER CHEDRAUI" (en el periodo de la in
vestigación aún no se.abrían la COMERCIAL MEXICANA ni el
CENTRO COMERCIAL CHEDRAUI CRISTAL).
Los medios publicitarios de mayor impacto en la re
gión son la radio y el periódico.
Conociendo las características del supermercado sugeridas
por las amas de casa, continuamos con el estudio Organiza.
cional, este incluye; el manual de organización, el itia--
nual de procedimientos y el de políticas. .
En el manual de organización exponemos con cierto de_
talle la estructura del supermercado, señalando la des---
cripción genérica y especifica de cada uno de los puestos
que la conforman. Específicamente, se determina los elem.en
tos que forman parte de su identificación, el conjunto de
actividades a realizarse en cada uno de los mismos, su ob
jetivo, su grado de responsabilidad, su grado y tipo de -
autoridad, sus canales formales de comunicación y su ni—
vel de jerarquía y sus niveles de coordinación.
Posteriormente en el manual de procedimientos se des
criben claramente los procedimientos necesarios para una
mejor realización de las actividades asignadas en cada —
uno de los puestos que conforman la estructura organiza—
cional del supermercado,así también con el fin de comple-
■ 550
mentar esta información se presentan los diagramas de flu--
jo que señalan la secuencia lógica y las distintas operado
nes o pasos que deben se seguirse en estos procedimientos, -
así como el conjunto de formas a través de las cuales se — .
presenta en forma- impresa la información y la formalidad -
que requiere la misma. .
En el manual de políticas se describen las políticas -
que guiarán y normarán la actuación de los responsables de-
las unidades de trabajo en el desempeño de su trabajo.
Por ííltimo,se incluyen algunas indicaciones o lineamientos-
sobre el aspecto contable del supermercado propuesto.
Al final, y como conclusión que podemos generalizar y-
que contrasta las tendencias recientes, debemos asentar que
todo crecimiento urbano o suburbanos debe contemplar, entre
otras cosas, la planificación de espacios para el estable--
cLmiento de Centros Comerciales o Supermercados, que en la -
actualidad , asumen tanta importancia social como las Escue
las o Centros de Salud.
• - . 551
NOTAS: -
1. - Alfred Oxenfeldt, La gerencia comercial, (México: El Ateneo,
1972), p.1
2. - Veáse: Arthur B. Gallion y Simón Eisner, Urbanismo planifica.
ción y diseño, Trad., Enrique Basurto Alatorre, 4a., impre--
sión (México, D.F.: Compañía Editorial Continenta]-, S.A. —
. p. 298. También veáse la obra de Paulhans Peters, Estableci
mientos comerciales., Trad.Carlos Spieler, 2a., tirada (Bar
celona: Editorial Gustavo Gili, S.A. 1974). '
3. - Alfred R. Oxenfeldt, op. cit. p. 227. ■
4. - Arthur B. Gallion y Simón Eisner, op. cit., pp. 30 2-304. Pa
ra un análisis específico de los factores que determinan la
ubicación de un supermercado, se recomienda el libro de Ri
cardo Riccardi, Supermercados, grandes tiendas y otros pun—
. tos en autoservicio (Buenos Aires: Ediciones economía y em
presa, 1974), pp. 29-42.
5. - Robert D. Buzzell et al., Mercadotecnia un análisis contem
poráneo, (México: Compañía Editorial Continental, S.A., ----
1979), pp. 309-312. Asimismo veáse: William J. Stanton. Fun
damentos de Marketing, 2a. ed. (México: Libros Me. Graw Hill
de México, S.A. de C.V., 1980), pp. 351-352. Es útil tam---
bién consultar la obra de Philip Kotler, Dirección de ir.erca-
dotecnia: análisis , planeación y control, 2a., ed., 6a. im
presión (México: Editorial Diana, S.A. 1978) p. 95
6. - Amado José Osorio Ramos y José Concepción Rodríguez Mendoza,
"Auditoría de operación en una tienda de autoservicio" (Te
sis profesional, Facultad de Contaduría y Administración,
UNAM, 1976) p. 6 '
Veáse la obra de M.M. Zimmerman, Los supermercados, 2a., ed.
(Madrid: Ediciones Rialp, S.A. 1967).
7.-
552
8. - Antonio Raluy Poudevida y.Francisco Monterde. 7a. ed., (Méxi
co: Editorial Porrúa, S.A., 1975)- p. 272. ,
9. - William J. Stanto, op. cit., p. 351.
10. Edward W. Cundiff et al, Fundamentos de mercadeo moderno (Bo-
' gota: Editorial Prentice-Hall internacional, 1980) p. 239.
11. Edward W. Cundiff, op. cit. p. 240. En relación con la distri_
bución de los productos en las tiendas de autoservicio o su
permercados y su comercialización veáse: Kalus Rother, "Comer
cialización de mercancías", Comercio y Desarrollo, 16 (octu--
bre-diciembe, 1980), pp. 15-21.
12. Edward W. Cundiff,- et al., op cit. p. 241. ■
13. Censo General de Población 1970. Estado de Veracruz Secreta— '
ria de Industria y Comercio. México, D.F. Tomando en cuenta -
los datos del censo mencionado, la tasa do crecimiento de Xa-
lapa es 6.95. .
Es un estudio de tipología de vivienda urbana-Xalapa efectua
da por COPRUX en 19 80 se dice que "el comportamiento dem.ográ
fico que implica esta ciudad nos indica que desde 1950 hasta
1978 la población se ha incrementado 4 veces, lo que demues
tra que esta localidad tiene una elevada atracción..." Por —
otro lado, según la Secretaría de programación y presupuesto
la población de la ciudad de Xalapa estimada para 1978 es de
191 000 habitantes y para 1979 201 000 habitantes. Veáse pa
ra los datos anteriores SPP, Agenda estadística 1979, 16-17.
14. Rogelio Cabrera salgado, contabilidad de Empresas de Autoser
vicio (México, D.F., editorial Banca y Comercio, S.A. 1975) -
p. 2
553
15. Veáse la tesis profesional de' Sergio Cortés Peredo, "La inves
tigación de mercados en la ciencia de la conducta" (Tesis pro
' fesional, Facultad- de Ciencias Departamento de Psicología, Uni
versidad Veracruzana, 1972) pp. 135-136. Asimismo, se puede —
consultar la Tesis de María del Pilar González Flores, "Pasos
a seguir en un caso práctico de investigación de mercados" (Te
sis profesional, Escuela de Psicología, 1975). pp. 32-34.
16. Paul G.. Hoel y Raymond J. Jenssen, Estadística básica para ne
cios y economía (México, D.F. "Compañía editorial continental,
S.A., 1975). p. 191. Veáse también, la obra de Harper W. Body
y Ralph Westfall, Investigación de mercados (México, D . F . :-- -
UTEHA, 1969) pp. 385-420. ■
17. Veáse: Ernest Dale,, cómo planear y establecer la organización
de una empresa (México: Editorial Reverté Mexicana, S.A. 1970).
p. 183 Consúltese también, el artículo de Sergio H. Kauffman -
"Comentarios sobre la teoría y la práctica de administración",
(Ciencia Administrativa, 2 (julio-diciembre, 1978), pp. 49-50.
18. Veáse Víctor Lazzaro, Sistemas y procedimientos: Un manual pa
ra los negocios y la industria, 2a. ed., 6a. impresión (México:
Editorial Diana, S.A., 1978) pp. 330-339. Asimismo, veáse: —
Sergio H. Kauffman González, op. cit. pp. 54-55.
19. Víctor Lázzaro, op. cit., pp. 327-330. También consúltese, ---
Sergio II. Kauffman González, op. cit., pp. 56-57.
20. Ana María Díaz Cerón y María Cristina Ruíz Villar, "Organiza--
ción del Raneo 'Torreón del Molino' de la Facultad de Medicina
Veterinaria y Zootecnia de la U.V.: Un estudio estructural" —
(Tesis de Maestría, Instituto de Investigaciones y Estudios Su
periores de las Ciencias Administrativas de la U.V., 1979 pp.
25, 85, 224. ■ - .
554
21. Veáse Riccardo Riccardi, op. cit., pp. 57-99 es muy útil pa—
ra el diseño de la empresa, el artículo de Sergio H. Kauffman
González, "Consideraciones sobre la integración de una empre
sa", ciencia administrativa, (enero-junio, 1978) pp. 5-17.
22. Riccardo Riccardi, op. cit., 9. 61.
555
' ' ANEXO 1 '
CUESTIONARIO INICIA!- PARA LA INVESTIGACION DE MERCADOS PARA
EL ESTABLECIMIENTO DE UN .
' ■ SUPERMERCADO. .
1.- ¿ Podría usted citarme el nombre de un supermercado o -
' tienda de autoservicio en la ciudad de Xalapa ?
Sí ( ) No ( )
Si la respuesta es negativa, no se realice la aplica
ción del cuestionario.
2.- ¿ Cual ?
a) . - 5 10-15............... . - ( )
b) - C!FTi'RM _ _ _ ___, r . . ( )
c) - - SEDEÑA.............. - - . - < )
d) - IPE.................... . . ( )
S/Í.H0P ................ . - ( )*== í *
f) •- CONASUPER............. )
g) . - SUPER CHEDRAUI........ . . ( )
h) .- ISSSTE..... .......... . . ( )
i) •- OTRO (especifique).... . . ( )
3. - ¿ Ha hecho .compras en el ?
Sr ( ) No
4. — ¿ Qué productos ha comprado en el ?
(Puede haber más de una respuesta)
a) . - Ropa para dama. ..... (. ), b)
c).- Ropa para niños.... ( ) d)
■ e).- Ropa para caballeros ( )
g) Ropa para bebé...... ( )
( )
-Mercería- . • - - • (. ).
-Lácteos..... ( )
f) ,-Verduras.... ( )
h)-.-Jugue tería ..... ( )
556
i) Carnes rojas ....... (1 )
k).~ Salchichonería..... ( )
iti) . - Quesería............( )
o).- Cristalería.........( )
q).- Pastas y semillas ...( )
s) . - Latería.'............ ( )
u) .- Detergente...... . . . ( )
x) .- Pescados y mariscos.{ )
y) . - Dulces............ . . { )
5.- ¿ Por que compra usted en e
servicio.
j) .- Perfumería........ { )
1).- Art.deportivos ..... ( )
n) . - Loza............... ( )
p) .- Plásticos.......... ( )
r ) . - Discos .............. ( )
t).- Art. Fotográficos.. ( )
v) . - Vinos.............. ( )
ví) . - Frutas .............. ( )
te supermercado o tienda de auto
6. ¿Cada cuánto tiempo hace usted sus compras en el supermerca
do o tienda de autoservicio mencionado en la pregunta No. 2?
a) .- Diariamente.............. { )
b) .- Cada dos días....... { )
c) .- Cada tres días.......... ( )
d) .- Cada semana.............. ( )
o).- Cada quincena............ ( )
f) Cada mes..... .. ........ ( )
■ - {?).- Otro (especifique) ______ ' ' .
¿ Que tan lejos se encuentra esta tienda de autoservicio
o supermercado de su hogar ?
a) . - A menos de 5 calles..... ( )
b) . - De 6 a 10 calles........ ( )
c) .- De 11 a 20 calles....... ( )
d) .- De más de 20 calles...... ( )
. - 557
8.“ ¿Qué raedlo de transporte usa usted para trasladarse a la —
tienda de autoservicio o supermercado?
a) Caminando...................... ( )
b) Taxi................ ( )
c) En automóvil' propio.......... . ( )
d) En servicio urbano...... ( )
9.- ¿Cada v ez que necesita comprar algún artículo producto lo -
encuentra usted en el supermercado que señaló en la pregun
ta dos? .
SI ( ) . ■ ‘NO ( )
Si la pregunta es afirmativa pase a la pregunta 11
10.¿Cuándo no encuentra usted algún producto en el supermercado
o tienda mencionado, en que otro lugar lo compra?
11.- Señale usted las ventajas orincipales del supermercado don
de hace usted sus compras. ■ ■
558
1 2.-
13.
14.
15.
16.
Señale usted las desventajas del supermercado donde —
efectúa sus compras.
¿ Qué recomendaciones haría usted al supermercado donde
realiza sus compras?
■ ¿ Se ha enterado usted de la publicidad de esta tienda o
supermercado ?
Sí ( ’ No (. ) -
Si la contestación es no pase a la pregunta No. 17
- ¿ Por que7 medio ?
a) .- Periódicos....C ) ¿Cuál?_____________ _
b) .- Radio......... ( ) ¿Que estación?______
c) . - Volantes........ ( )
d) .- Otros.........( ) Especifique__________
-¿Qué opinión tiene usted de la publicidad ?
¿Cree usted qu¿ es necesario otro supermercado en la ■
ciudad de Xalapa?
SÍ ( ) NO { )
Si la respuesta es negativa pase a la pregunta No. 22
17.-
559
18.- ¿Por qué considera usted que es necesario, abrir en Xa
lapa, otro Supermercado o tienda de autoservicio ?
1 9 ,- ¿Qué lugar sugiere usted para establecer este supermer
cado? \ ' .,
20.- ¿Por que' sugiere usted este lugar ?
21.- Haga una breve descripción de como le gustaría a us
tes este supermercado. ■ . .
22.- ¿Cuántas personas forman su f a m i l i a ? (contándose usted).
23.- ¿Cuál es la ocupación de la persona que sostiene el —
hogar?
24.- ¿Cuál es el ingreso familiar mensual aproximadamente ?
a) . - De 0 a $ 3,000.00......................... ( )
b ) . — De más de $ 3,000.00 a $ 5,000.00........ ( )
c) . — De más de $ 5,000.00 a $ 7,000.00 ........ ( )
d) . - De más de $ 7,000.00 a $10,000.00........ ( )
e) .— De más de $10,000.00 a $15 ,000.00........ ( )
f) .— De más de $15,000.00 a $20,000.00 ........ ( )
g) . — De más de $20,000.00 a $30,000.00........ ( )
h) .- Más de $ 30,000.00 ...................... ( )
560
Cómo distribuye s.us ingresos aproximadamente:- en;
a},- Alimentos..........■
b) .- Vestidos y accesorios..,........."
c) .- Cuidados médicos
d) ,- Pago de renta..................... "
e) .- Medios de transporte............. " _______
f) ,- Gastos personales...............
g) ,~ Gas, Luz y agua.................. "
h ) Periódicos, revistas e historietas" ______
' i).- Vacaciones y viajes........ "
j) .- Educación.............. "
k) .- Pago de Art. adquiridos a crédito." _____
l) . - Ahorro.............................. "
m ) En caso de estar pagando terreno -
' y/o vivienda anotar el importe men
sual .'aportado ...................... "
561
ANEXO 2 ' .
, CUESTIONARIO DEFINITIVO PARA LA INVESTIGACION
DE MERCADOS SOBRE EL ESTABLECIMIENTO DE UN —
SUPERMERCADO.
1. - ¿ En que supermercado o tienda de autoservicio compró-
Ud. la última vez ? .
1.1. Almacenes 5-10-15.............. ........... ( )
. 1.2. Super Chedraui...................»........ ( )
1.3. Tienda I.S.S.S.T.E.......................... ( )
1.4. Tienda S.A.H.O.P............................ ( )
1.5. Tienda I.P.E.................... ( )
1.6. Casa Huerta............................ ( )
1.7. Otros . .. .................................... ( )
2. - ¿ Por qué realiza Ud, sus compras en ese super—
mercado ? -
2.1. Surtido...................................... ( )
2.2. Economía................................... ( )
2.3. Atención.................................... ( )
2.4. Estacionamiento............................. C )
2.5. Calidad de los productos................... ( )
2.6. Cercanía............................... ( )
2.7. Comodidad................................... ( )
2.8. Otros........................................ ( )
3. - ¿ Qué productos compró Ud. en el supermercado men
clonado?
3.1. Ropa para dama ( ) 3.2. Mercería ( )
. 3.3. Salchichonería ( ) 3.4. Cristalería ( )
3.5. Latería ( ) 3.6. Frutas ( )
3.7. Verduras ' ( ) 3.8. Vinos ( )
3.9. Perfumería ( ) 3.10. Artículos foto
3.11. Loza { ) • gráficos. ( X
3.13. Quesos { ) 3,12. Peltre ( )
562
3.15. Detergentes ( )
3.17. Mariscos ( )
3.19. Carne de res ( )
3.21. Pastas ■ ( )
3.23. Juguetes
3.25. Libros
3.27. Ropa para niños ( )
3.29. Discos ( )
3.31. Artículos de-
portivos ( )
3.33. Licores ( )
3.35. Pan ( )
3.37. Cassettes
3.39. Otros { )
3.14. Carne de pollo ( )
3.16. Pescado ( )
3.18. Plásticos ( )
3.20. Abarrotes ( )
3.22. Dulces ( )
3.24. Accesorios para
■autos ( )
3.26. Revistas ( )
3.28. Ropa para caba ■
lleros ( )
3.30. Ferretería ( )
3.32. Enseres menores( )
3.34. Telas ( )
3.36. Botana(papa,chu
rrumais) . ~~ )
3.38. Carne de cerdo { )
¿ Cada cuánto tiempo hace U d . sus compras en el superroear
cado citado ? .
4.1. Diariamente ( )
4.2. Cada tercer día { )
4.3. Cada semana ( )
4.4. Cada quincena ( )
4.5. Otros { )
¿ Quá tan lejos se encuentra este supermercado de su ho
gar?
5.1. A menos de 5 cuadras ( )
5.2. De 6 a 10 cuadras ( )
5.3. De 11 a 20 cuadras ( )
5.4. Más de 20 cuadras ( )
563
¿Qué medio de transporte usa IJd. para trasladarse
hogar al supermercado ?.
6.1. Caminando ■■ ( )
6.2. Taxi ( )
6.3. Automóvil . ’ ( )
6.4. En Servicio Urbano ■ ( )
Indique las ventajas del' supermercado citado.
. 7.1. Surtido ( )
7.2 . Precio ( )
'7.3. Cercanía • ■ ( )
7.4. Amplitud ■ ( )
7.5. Ubicación céntrica ' ( )
7.6. Estacionamiento ( >
7.7 . Calidad de los productos { )
7.8. Otros ( )
Señale las desventajas del supermercado o tienda
servicio <donde efectúo sus compras la última vez
8.1. Alejado de su hogar. ( )
8.2 . No hay surtido . ( )
3.3. Mala ventilación (. >
' 8.4. Sucio . ■ ( )
8.5. Precios altos ( )
8.6. No hay estacionamiento ( )
8.7. Mala atención ■ ( )
8.8. Aglomeraciones ■ ( )
8.9. Baja calidad ( )
8.10i. Otros ( )
564
9.- ¿ Qué recomendaciones haría usted al supermercado para--
mejorarlo ?
9.1. Tener guardería infantil c. )
9 . 2 , Mejor surtido - ( )
9.3. Rapidez de pago ■ ' ( )
9.4. Más calidad { )
9 . 5 . Mayor amplitud ( )
9.6. Mejor atención ( )
9 . 7 . Tenga estacionamiento ( )
9 . 8 . Existe parada del servicio urbano( )
9 . 9 . Otros. ,. • • ( )
Se ha enterado Ud. de la publicidad de ese supermer
cado ?
SI ( ) Pase a la pregunta 11.
NO ( ) Pase a la pregunta 12.
H . — ¿ Cómo se enteró Ud. de la publicidad del supermercado?
11.1 Radio ( )
11.2 Periódico ( )
11.3 Cine ( )
11.4 Otros ( \
12.- ¿ Cree Ud. qué es necesario otro supermercado en la -
Ciudad de Xalapa ?
SI ( ) Pase a la pregunta 13. ■
NO ( ) Pase a la pregunta 19.
13 .- ¿ Por qué considera Ud. que es necesario otro supermer
cado ?.
13 .1 . Se necesita más competencia ( )
13 .2 . No están bien distribuidos los
( )existentes
565
13.3. Son insuficientes los existentes................... ( )
13.4. por el crecimiento de la población.... ........... ( )
13.5. Otros .......................... '.................... ( )
14. ¿Ouó lugar sugiere Ud. para establecer el supermercado?. '
14.1. Salida a la Ciudad de México por Ave.Xalapa...... ( )
14.2. Las Animas..........’................ ................ { )
14.3. Colonia San Bruno..............*................... C )
14.4. El Dique............................................. ( )
14.5. Las Amónicas..................................... { )
14.6. El Centro............................................ ( )
. 14.7. Otros................................................ ( )
15. ¿Por qué sugiere Ud. ese lugar para establecer el super
mercado? ■.'
15.1. Fácil acceso....... ................................. ( )
15.2. Cercano a su hogar................... ( )
15.3. Ruta de camiones del servicio urbano.............. ( )
' 15.4. Crecimiento de la Ciudad............. ( )
15.5. No existe en la zona.,.... ( )
15.6. Otros. .................... ( )
16. - ¿De las siguientes características, señale cuáles le gus_
. taría que tuviera el supermercado?
■ 16.1. Que sea amplio...................... ................ ( )
16.2. Que sea accesible.................................. ( )
16.3. Que tenga artículos mas económicos................ ( )
16.4. Que esté mejor surtido...,.......................... ( )
16.5. Que tenga estacionamiento
" 16.6. Que tenga guardería infantil-...................... ( )
16.7. Que tenga fuente de sodas y cafetería......... ( )
16.8. Que tenga decoración atractiva...................... ( )
16.9. Que el personal sea atento y cortés................ í )
16.10. Otros............... ............................... C )
566
17. ¿Qué tiempo lleva Ud. haciendo sus compras en este supermer
cado?
17.1. Menos de 1 año...................... { )
17.2. De 1 a 3 años.................................... ( j
17.3. Más de 3 años........ ( )
18. - ¿Cuándo no encuentre Ud. los productos en ese supermer
cado en Uue otro compra usted?
■ 18.1. Almacenes 5-10-15.............. { j
18.2. Super Chedraui.................................... ( )
18.3. Tiendas I.S.S.S.T.E............................... ( )
18.4. Tiendas S.A.H.O.P............ ’.......•............ ( )
■ ' 18.5. Tiendas I.P.E.................... ( )
18.6. Casa Huerta................. { j
18.7. Tienda de la esquina .......................... . . ( )
18.8. Otros.............................................. ( j
15-- ¿Cuánto gasto la última vez que hizo sus compras en el
supermercado?
20.- ¿Cual es el ingreso familiar de esta casa?