If-P12-MN01 Manual de Normas y Lineamientos Interventoría de Obras Civiles

MACROPROCESO GESTIN DE INFRAESTRUCTURA

PROCESO EJECUCIN, ENTREGA Y CIERRE DE

OBRAS NUEVAS Y REMODELACIONES

CODIGO: IF-P12-MN01

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FECHA: Septiembre de 2011

MANUAL DE NORMAS Y LINEAMIENTOS GENERALES

PARA LA INTERVENTORA DE OBRAS CIVILES

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe Oficina de Construcciones Abogado Especializado

Director de Recursos Fsicos

Aviso Legal: La informacin contenida en este documento, ser para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien ser responsable por su custodia y conservacin en razn de que contiene informacin de carcter confidencial o privilegiada. Esta informacin no podr ser reproducida total o parcialmente, salvo autorizacin expresa de la Oficina de Organizacin y Mtodos de la Pontificia Universidad Javeriana.



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Oficina de Organizacin y Mtodos Pgina 2 de 21

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................... 4

2. DEFINICIONES .................................................................... 4

3. NORMAS PARA LA INTERVENTORA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA ............................................................ 7

3.1 GENERALIDADES ................................................................. 7

3.2 NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA LA INTERVENTORA ..... 7

3.3 NORMAS TCNICAS PARA LA INTERVENTORA ................... 9

3.4 NORMAS FINANCIERAS Y CONTABLES PARA LA

INTERVENTORA .......................................................................... 10

3.5 NORMAS LEGALES PARA LA INTERVENTORA ................... 11

3.6 NORMAS LABORALES PARA LA INTERVENTORA ............... 12

3.7 NORMAS TRIBUTARIAS PARA LA INTERVENTORA ........... 13

3.8 CALIDADES DEL INTERVENTOR ......................................... 14

3.9 DESIGNACIN DEL INTERVENTOR .................................... 14

3.10 ENTREGA DE INFORMACION DEL PROYECTO AL

INTERVENTOR ............................................................................. 14

3.11 PROGRAMAS ESPECIALES ................................................. 14

4. LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIN DE LA INTERVENTORA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA . 17

4.1 INICIACIN DEL CONTRATO Y TRMITE ........................... 17

4.2 ANTICIPO .......................................................................... 17

4.3 DESARROLLO DEL CONTRATO ........................................... 18

4.4 RECIBO FINAL Y LIQUIDACIN DEFINITIVA DEL OBJETO

CONTRATADO .............................................................................. 19



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4.5 FORMALIZACIN DE LA ENTREGA DEL ARCHIVO Y DEMS

DOCUMENTOS DEL CONTRATO ..................................................... 20

4.6 EVALUACIN FINAL .......................................................... 20

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS ............................................... 21



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1. OBJETIVO Establecer las responsabilidades, obligaciones, lineamientos y actividades que se deben llevar a cabo durante el desarrollo de los contratos de obras civiles que celebre la Pontificia Universidad Javeriana para realizar las actividades inherentes a la construccin y mejora de la infraestructura, ya sea para la prestacin de un servicio, el suministro de un bien o la construccin de una obra.

2. DEFINICIONES

Obras a todo costo: Son las obras nuevas o remodelaciones donde la

Universidad celebra un contrato con un nico contratista cuyo alcance puede abarcar la totalidad o la mayora de las actividades relacionadas con la ejecucin de un proyecto. En dichas obras ser facultativo de la Universidad, incluir en el objeto del contrato, actividades como oficina abierta, mobiliario, equipos audiovisuales y/o sistemas de iluminacin.

Acta de recibo de obra parcial y/o final: es el documento en el que consta la entrega de los bienes, las obras o los servicios contratados por parte del contratista y el recibo a satisfaccin de la Universidad (IF-P12-F04).

Acta de entrega y liquidacin de obra: es el documento suscrito por la Universidad, el interventor y el contratista en el que constan los acuerdos y dems transacciones necesarios para que las partes del contrato puedan declararse a paz y salvo (IF-P12-F06).

Acta de reinicio: es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensin y reiniciar la ejecucin del contrato, previa modificacin de la vigencia de las garantas como obligacin a cargo del contratista (IF-P12-F14).

Acta de suspensin: es el documento mediante el cual la Universidad y el contratista formalizan el acuerdo para suspender temporalmente, el plazo de ejecucin y la vigencia del contrato, por circunstancias sobrevinientes que impidan la ejecucin del mismo (IF-P12-F13).



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Anticipo: es la suma de dinero que se entrega al contratista, una vez perfeccionado el contrato y cumplidos los requisitos de ejecucin establecidos en el mismo, la cual deber destinarse al cubrimiento de los costos en que el contratista incurra para iniciar la ejecucin del objeto contractual. El Anticipo no incluye el impuesto al valor agregado dado que no hace parte del precio de la prestacin. Todo anticipo debe ser objeto de amortizacin de conformidad con lo pactado en los trminos del negocio jurdico.

Amortizacin del anticipo: es el porcentaje correspondiente, conforme a la estipulado en el negocio jurdico, que se descuenta de cada pago o abono en cuenta efectuado al contratista, con el fin de devolver a la Universidad el valor entregado por sta en calidad de anticipo.

Contratista: persona natural o jurdica, consorcio con quien la Universidad celebra el respectivo contrato.

Contrato: acuerdo de voluntades celebrado entre la Universidad y el contratista favorecido con la adjudicacin, en un proceso de contratacin, en el cual se fijan, entre otros aspectos, el objeto con las actividades o trabajos a realizar a cargo del contratista, el precio, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidacin.

Factura o documento equivalente: es el documento externo originado por el contratista, que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones, tales como el impuesto sobre la renta, el IVA, etc., de conformidad con la reglamentacin vigente y que es indispensable para realizar el pago.

Interventor externo: es la persona natural o jurdica o consorcio con quien la Universidad celebra un contrato de Interventora y que tiene a su cargo la obligacin de verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato objeto de interventora y el respeto de las especificaciones tcnicas ofrecidas.

Interventor interno: Es el empleado de la Universidad designado por el

representante legal o por quien est facultado para contratar, para que cumpla las funciones de interventora.



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Otros: documento mediante el cual se modifica al alcance contractual o a las condiciones taxativamente descritas en el contrato pactadas inicialmente por las partes; principalmente son del orden de: prorroga (ampliacin plazo contractual) y adicin (incremento del valor del contrato ya sea por actividades nuevas o mayores cantidades o ampliacin del plazo contractual, siempre que sean mayores al 30 % del valor inicialmente contratado).

Acta de inicio: es el documento que firma el Jefe de la Oficina de Construcciones, el interventor y el contratista, en el que se fija la fecha de iniciacin del contrato, que es a la vez el momento a partir del cual se contabiliza el plazo de ejecucin (IF-P12-F02).

Plazo de ejecucin: es el perodo o trmino que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y dems obligaciones de las partes derivadas del contrato.

Vigencia: es el perodo durante el cual se imparte la orden de iniciacin, se ejecutan las actividades u obligaciones necesarias para el cumplimiento de las prestaciones propias del contrato y se realiza su liquidacin, para la cual se contar con un plazo mximo de tres meses a partir de la terminacin del contrato.

Trabajos adicionales: son aquellas actividades complementarias a la inicialmente contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato, y cuya ejecucin podr ordenar la Universidad, estando obligado el contratista a realizarlas.

Trabajos o actividades extras: son aquellos que no se encuentran contemplados en los planos, la propuesta, el formulario de cantidades o en los precios unitarios, pero que hacen parte inseparable de las labores objeto del contrato o son necesarias para su ejecucin, con el fin de dar cabal cumplimiento a las obligaciones contractuales y que debern ser previamente acordados por las partes.

Valor final del contrato: es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el Acta de Liquidacin.



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3. NORMAS PARA LA INTERVENTORA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

3.1 GENERALIDADES

La Interventora tendr como propsito hacerle seguimiento y control a la accin del contratista, con el fin de: verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y el respeto de las especificaciones tcnicas ofrecidas; supervisar la ejecucin de las actividades administrativas establecidas en cada contrato; comprobar la sujecin al presupuesto asignado; y verificar antes del inicio de la obras que se cuenta con todos los permisos necesarios tales como, licencias, Planes de Manejo de Trafico, permiso de tala silviculturales, permisos ante la Alcalda de trabajos en horarios nocturnos y/o festivos y/o todos los que puedan aplicar dependiendo de la naturaleza del proyecto. El interventor ser responsable de velar por la correcta ejecucin del contrato objeto de interventora.

3.2 NORMAS ADMINISTRATIVAS PARA LA INTERVENTORA La interventora deber asegurar la observancia de las siguientes normas administrativas:

a. Los procedimientos del Sistema de Calidad de la Oficina de Construcciones

y de la Universidad que se relacionen con la ejecucin del contrato suscrito deben cumplirse de acuerdo con lo establecido en la documentacin.

b. Se debe tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el contratista y la Universidad Javeriana.

c. El desarrollo de los compromisos adquiridos, que se obligan a ejecutar de

acuerdo con la programacin establecida, deben ser coordinados con las diferentes reas de la Universidad.

d. Las consultas que haga el contratista para la correcta ejecucin del contrato deben ser atendidas, tramitadas o resueltas.

e. Se debe tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las reas de influencia del contrato.



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f. Los documentos originales de los contratos, sus modificaciones y las plizas

que los amparen, una vez formalizados, deben remitirse a la Direccin Jurdica.

g. El archivo del contrato debe mantenerse organizado y como mnimo deber contener los siguientes documentos:

Contrato firmado, numerado, fechado y debidamente legalizado.

Garantas del contrato junto con los comprobantes de pago. Acta de designacin de interventora o supervisin. (IF-P12-F09).

Acta de iniciacin de obra (IF-P12-F02).

Plan de inversin del anticipo (cuando aplique).

Programacin de obra (para contratos de obra). Otroses debidamente firmados y legalizados, con los anexos de las

garantas cuando a ello haya lugar.

Acta de Suspensin de contrato de obra (IF-P12-F-13) y Acta de Reinicio de contrato de obra (IF-P12-F-14).

Formato de Aprobacin de precios no pactados (IF-P12-F-03). Acuse de recibo de entrega del acta final a la aseguradora

correspondiente.

Copia de los informes de interventora, (Cuando aplique)

Informe mensual y final de manejo del anticipo;(cuando se requiera)

Copia del Acta de recibo de obra parcial y/o final. (IF-P12-F04).

Copia del Acta de entrega y liquidacin de obra. (IF-P12-F06).

Calificacin del Contratista.



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Dems documentos relacionados con la ejecucin del contrato.

3.3 NORMAS TCNICAS PARA LA INTERVENTORA Estas normas abarcan el control y seguimiento de todas las tareas y labores correspondientes a la ejecucin del contrato objeto de la interventora, el cumplimiento de los estndares de calidad contenidos en el mismo y de los trminos definidos en el cronograma. En consecuencia, la interventora deber asegurar

a. La calidad de la obra, bienes o servicios que se estipulen en el contrato, deber ser verificada permanentemente.

b. El control del avance del contrato deber realizarse de acuerdo con el cronograma de ejecucin aprobado, llevar un registro de las novedades, rdenes e instrucciones impartidas durante la ejecucin del contrato y recomendar los ajustes necesarios.

c. Se debe presentar los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecucin. En el caso de un interventor externo los presenta a la Oficina de Construcciones, especficamente al Coordinador Residente de Obra y/o al Jefe de construcciones, y en el caso que el Coordinador residente de obra sea quien le realice la interventora lo presenta al Jefe de la Oficina de construcciones.

d. Se debe velar por el cumplimiento de las normas, especificaciones tcnicas

y procedimientos, incluidos los que se establezcan en los planos de construccin y/o fabricacin.

e. El personal y los equipos ofrecidos que utilice el contratista, deben contar con las condiciones aprobadas por la Universidad.

f. Las hojas de vida del personal propuesto por el contratista deben ser revisadas y evaluadas cuando durante la ejecucin del contrato se requieran cambios en el personal ofrecido.

g. Se debe realizar mediciones de cantidades de obra ejecutada, verificar las entregas de los bienes o la realizacin de los servicios contratados, de lo



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cual se dejar constancia en Acta de recibo de obra parcial y/o final. (IF-P12-F04).

h. Los trabajos o actividades extras y adicionales, debern ser previamente acordados mediante escrito suscrito por las partes y ser sometidas a aprobacin de la Universidad.

i. Coordinar el reintegro a la Universidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.

j. Garantizar que la documentacin que se maneje en obra (Planos, memorias, licencias, autorizaciones) se encuentre actualizada de acuerdo a los cambios generados durante la ejecucin del proyecto.

k. Solicitar recibir y verificar documentos necesarios para la liquidacin del contrato como son los planos record, manuales de mantenimiento, memorias de clculo etc.

3.4 NORMAS FINANCIERAS Y CONTABLES PARA LA INTERVENTORA

Financiera y contablemente el interventor debe asegurar el cumplimiento de las siguientes normas:

a. El Plan de Inversin del Anticipo debe ser aprobado por el interventor.

b. Se debe informar los incumplimientos que se observen en relacin con el plan de inversin del anticipo. En el caso de un interventor externo, los informes los deber presentar a la Oficina de Construcciones, especficamente al Coordinador Residente de Obra y/o al Jefe de construcciones, y en el caso que el Coordinador residente de obra sea quien le realice la interventora los informes se debern presentar al Jefe de la Oficina de construcciones.

c. Las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista deben ser

revisadas por el interventor.



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d. Los pagos y deducciones del contrato deben ser registrados cronolgicamente dentro del cuadro de control de obras.

e. Se debe velar por la correcta ejecucin presupuestal del contrato.

f. Se debe asegurar la correcta amortizacin total del anticipo.

g. Los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del

contrato se deben validar, informar y sustentar ante la Universidad, con el fin de suscribir el acuerdo previo entre las partes.

3.5 NORMAS LEGALES PARA LA INTERVENTORA

Estas normas comprenden las acciones encaminadas a garantizar el cumplimiento de las normas de la Universidad y de las disposiciones legales vigentes, que debern ser atendidas con apoyo de la Direccin Jurdica de la Universidad. En consecuencia, el Interventor asegurarlas siguientes normas:

a. El contrato deber desarrollarse dentro del plazo y de los valores

establecidos.

b. Se debe controlar la vigencia de las garantas.

c. Se debe velar por el cumplimiento de las normas bsicas de seguridad y ambientales que sean aplicables.

d. Los atrasos que puedan dar origen a la aplicacin de sanciones, segn lo

establecido en el contrato. deben ser informados oportunamente. En el caso de un interventor externo los informes debern presentarse a la Oficina de Construcciones, especficamente al Coordinador Residente de Obra y/o al Jefe de construcciones, y en el caso que el Coordinador residente de obra sea quien le realice la interventora los informes los presentar al Jefe de la Oficina de construcciones.

e. Se debe gestionar, ante las instancias respectivas, las prrrogas o

modificaciones del contrato.

f. Para la iniciacin y durante el desarrollo del contrato, se debe verificar que existan las licencias necesarias y que se encuentren vigentes.



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g. Las reclamaciones que formule el contratista deben ser estudiadas y se

deber recomendar las correspondientes soluciones.

h. Los trmites necesarios para la liquidacin del contrato debern ser adelantados por el interventor de la obra.

i. Se debe informar a la Direccin Jurdica de los incumplimientos que se

presenten en la ejecucin del contrato, a fin de proceder a la aplicacin de multas, notificacin del siniestro ante la aseguradora, y seguimiento a los procesos de reclamacin.

j. Verificar que el personal empleado por el Contratista se encuentre afiliado al rgimen de seguridad social.

Adicionalmente se debern adelantar las actividades descritas en el Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratacin LE-P11-MN01 relacionado con el seguimiento y control de la ejecucin de los negocios jurdicos, numeral 5.5. 3.6 NORMAS LABORALES PARA LA INTERVENTORA

Aunque la responsabilidad de cumplir con la ley laboral corresponde al Contratista, el Interventor debe asegurarse que no se presenten conflictos por repeticin en contra de la Universidad. Para el efecto, en el caso de personal directamente asignado a la ejecucin del Proyecto, la interventora debe verificar los siguientes procesos:

3.6.1.1 En la contratacin de personal

a. Antes del inicio de los trabajos el Interventor debe solicitar al Contratista el

listado detallado del personal que se desempear en el Contrato, mediante el diligenciamiento del formato Listado de trabajadores del personal contratista (IF-P60-F05).

b. El personal que se contrate debe cumplir con el perfil ofrecido por el Contratista en su Propuesta.



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c. Todo el personal que se desempee en la ejecucin del Contrato (as como

el de Interventora) debe estar cubierto en su totalidad por el Sistema de Seguridad Social Integral (SALUD PENSIN RIESGOS PROFESIONALES), al margen del tipo de vinculacin que tenga con su contratante. Se podr y deber exigir la presentacin de los comprobantes de afiliacin.

3.6.1.2 En caso de accidentes de trabajo a. Se deber actuar con prontitud y diligencia.

b. Se deben adoptar todas las medidas pertinentes para evitar un mayor

dao.

c. Se deber comunicar a las instancias de gobierno el incidente, con el fin de adoptar de manera oportuna las acciones legales pertinentes.

d. El trabajador afectado debe ser trasladado de inmediato a un centro de asistencia mdica. El accidente debe ser reportado a la Administradora de Riesgos Profesionales dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su ocurrencia y se debe dar inicio a la investigacin pertinente.

3.6.1.3 En caso de reclamaciones a. Cuando se presenten reclamaciones laborales a la Universidad, se debe

comunicar al Contratista y se le exigir la aclaracin correspondiente.

b. El contratista deber aplicar los correctivos pertinentes.

3.7 NORMAS TRIBUTARIAS PARA LA INTERVENTORA

3.7.1.1 Para los impuestos de IVA

El cobro de IVA sobre las actas debe corresponder al gravamen legal.



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3.8 CALIDADES DEL INTERVENTOR

3.8.1 Interventor externo

La seleccin y contratacin del interventor externo, se debe realizar segn lo estipulado en cada proceso. Las condiciones mnimas que debern reunir los interesados sern establecidas en los documentos de solicitud de oferta. 3.8.2 Interventor interno

No podr ser interventor el empleado que se encuentre incurso en una cualquiera de las causales de inhabilidad, impedimento, o existencia de conflicto de inters respecto del contratista.

3.9 DESIGNACIN DEL INTERVENTOR

El Representante Legal o apoderado especial designar el interventor del contrato mediante el formato Acta de designacin de interventora o supervisin. (IF-P-12-F-09). Para el caso de interventor externo tambin se designa con la suscripcin del acta, previa celebracin del contrato de Interventora.

3.10 ENTREGA DE INFORMACION DEL PROYECTO AL INTERVENTOR La Coordinacin de planeacin y control de la Oficina de Construcciones, debe entregar al interventor los documentos necesarios para el cumplimiento de su labor, como son la oferta presentada por el contratista y la copia del contrato y de las plizas solicitadas. La Oficina de Desarrollo de Planta Fsica entregara los planos, estudios, diseos previos, licencias y autorizaciones que se requieren para el desarrollo del contrato. 3.11 PROGRAMAS ESPECIALES

3.11.1 Seguridad Industrial y Salud Ocupacional



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El interventor debe vigilar la responsabilidad del Contratista en cuanto al cumplimiento de las normas de salud ocupacional de todo el personal que trabaje para l, segn lo establecido en el Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para los Contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana IF-P60-MN01. As como en las normas vigentes que regulan la materia, para tal fin se verificaran los siguientes puntos:

Confirmar que el contratista reciba en fsico el Manual de Seguridad Industrial

y Salud Ocupacional para los Contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana IF-P60-MN01 y/o reciba informacin acerca de la ruta de acceso al mismo en la pgina web de la Universidad.

Aplicar el Protocolo en seguridad industrial y salud ocupacional para inicio de

obra civil de la Pontificia Universidad Javeriana.

Informar a todos los contratistas que la Universidad, a travs del Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales, permanentemente realiza seguimiento en seguridad industrial y salud ocupacional, para tal fin el interventor coordinara una reunin de los contratistas con el Subcentro al inicio de la ejecucin de los contratos que lo ameriten.

Antes, durante y despus de la ejecucin de cada una de las obras, la

interventora debe acoger las recomendaciones tcnicas y administrativas en seguridad industrial y salud ocupacional emitidas por el personal del Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales de la Universidad.

Garantizar que tanto el personal contratista como todo el personal interno

(independiente de las funciones que desempee) utilicen los elementos de proteccin personal acorde a los peligros presentes durante la ejecucin de las obras.

En los eventos de la ejecucin de trabajos de alto riesgo (trabajos en altura,

trabajos elctricos y trabajos en espacio confinado) por parte del personal contratista o interno, la interventora debe verificar que dicho trabajo sea de conocimiento del Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales y que se d cumplimiento a las recomendaciones emitidas por el mismo, as como verificar los aislamientos requeridos para la proteccin de la Comunidad Universitaria.



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Se debe hacer entrega de la cadena de llamadas en caso de emergencia de la Universidad a todos los contratistas.

No obstante lo anterior, el interventor podr realizar los ajustes en los requerimientos establecidos en el Manual SISO, cuando se determine, con la asesora del especialista en SISO de la Universidad, que la actividad contratada no genera riesgos medios o altos para la salud y seguridad de los trabajadores, la vecindad y la comunidad; y dentro de los controles no estn definidas acciones especficas o relevantes en materia de SISO.



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4. LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIN DE LA INTERVENTORA EN LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

La ejecucin de los contratos (Negocios Jurdicos) debe regirse de acuerdo con lo estipulado en el numeral 5 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratacin LE-P11-MN01. 4.1 INICIACIN DEL CONTRATO Y TRMITE El acta de iniciacin de obra (IF-P12-F02) se debe suscribir una vez se hayan constituido y aprobado las plizas a que haya lugar por parte del contratista. Es obligacin del interventor que en el Acta consten el nmero de contrato, la fecha, el objeto, el nombre y el NIT o cdula del contratista, y que se suscriba por el representante legal del contratista o su apoderado.

4.2 ANTICIPO

4.2.1 Inversin del Anticipo El valor del anticipo ser el estipulado en el numeral 5.4.3.2 del Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratacin LE-P11-MN01. A solicitud del interventor, el contratista debe enviar el programa de inversin del anticipo, utilizacin del personal y equipos para su revisin y aprobacin. Si el programa es rechazado, el interventor debe fijar los trminos en que el contratista deber modificarlo, debiendo presentarlo nuevamente para su aprobacin. La amortizacin del anticipo se realiza en cada pago parcial. Si se pacta un nico pago, en ste se deber amortizar la totalidad del anticipo entregado al contratista.

4.2.2 Rendicin de cuentas sobre el manejo del anticipo

El contratista debe rendir informes mensuales al interventor, previa solicitud de ste, sobre el manejo del anticipo los cuales se archivarn en la Carpeta del Contrato.



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4.3 DESARROLLO DEL CONTRATO

4.3.1 Facturas o documentos equivalentes

De acuerdo con lo pactado en el contrato, el contratista debe presentar sus facturas o documentos equivalentes en la oficina de Construcciones de la Universidad. La factura deber ser revisada por el interventor respecto de su valor y el cumplimiento de los requisitos legales en un plazo mximo de cinco (5) das hbiles. Si se encuentran errores o inconsistencias se debe solicitar al contratista el cambio de la factura o documento equivalente. Si la factura o documento equivalente es aceptada, el interventor la debe tramitar junto con las actas respectivas para la posterior aprobacin del Jefe de la Oficina de Construcciones y del Director de Recursos Fsicos.

4.3.2 Labores o actividades extras y adicionales

Si durante el plazo de ejecucin se observa necesario realizar labores o actividades extras, la revisin estar a cargo del Profesional de Presupuestos de la Oficina de Construcciones a travs del diligenciamiento del formato Acta de aprobacin de precios no pactados (IF-P12-F03), si se presentan actividades adicionales (mayores cantidades de obra) sern avaladas por el interventor, en dado caso que el valor de los adicionales exceda en ms de un 30 % del valor del contrato el interventor debe solicitar al rea de Control de Costos y Presupuestos de la Oficina de Construcciones el respectivo Otros del contrato.

4.3.3 Suspensin temporal

Los trabajos o actividades a cargo del contratista, pueden ser suspendidos temporalmente cuando se presenten circunstancias que impidan la ejecucin del objeto del contrato. La suspensin debe hacerse por el tiempo que se calcule necesario para superar las contingencias y constar en un Acta de Suspensin de contrato de obra suscrita por el delegado de la Universidad y el representante o apoderado del contratista.

4.3.4 Reiniciacin de las labores

Superadas las contingencias, el delegado de la Universidad deber ordenar la reiniciacin de los trabajos y/o actividades y debe dejar constancia en el Acta de



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reinicio de labores, en conjunto con el contratista. El interventor deber solicitar al contratista la actualizacin de las vigencias de sus plizas a esa fecha y verificar que las mismas sean entregadas a la Universidad ajustndose a la nueva vigencia.

4.4 RECIBO FINAL Y LIQUIDACIN DEFINITIVA DEL OBJETO CONTRATADO

4.4.1 Recibo final de trabajos

Dependiendo de la naturaleza del contrato y previa la verificacin del cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos tcnicos pactados, se debe levantar un Acta de Recibo de obra parcial y/o Final (IF-P12-F04) que ser suscrita por el interventor y el contratista, junto con el visto bueno del representante legal de la Universidad o su delegado.

4.4.2 Liquidacin del contrato

Los contratos sern objeto de liquidacin de comn acuerdo por las partes dentro del plazo de vigencia del mismo.

El interventor debe elaborar el acta de liquidacin, en el que constar el balance final del contrato as como el cumplimiento de las prestaciones derivadas del mismo. Si no se recibe objecin del contratista dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al envo del Acta de entrega y liquidacin de obra (IF-P12-F06), se entender aprobada.

El interventor deber revisar la vigencia de las plizas que amparen los riesgos que deban cubrirse con posterioridad a la finalizacin del contrato, de acuerdo con lo pactado por las partes y si fuere del caso, le exigir su ampliacin o actualizacin al contratista como requisito para la suscripcin del Acta de entrega y liquidacin de obra (IF-P12-F06).

En el Acta de entrega y liquidacin de obra (IF-P12-F06), constarn los acuerdos y dems transacciones a que llegaren las partes para declararse a paz y salvo, y ser suscrita por el contratista, el representante legal de la Universidad o su delegado y un visto bueno del interventor.



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4.5 FORMALIZACIN DE LA ENTREGA DEL ARCHIVO Y DEMS DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Una vez liquidado el contrato, el interventor debe revisar la documentacin contenida en la carpeta del mismo, verificando que se encuentre la totalidad de la informacin tcnica y administrativa exigida de acuerdo con lo dispuesto en este Manual y a los procedimientos de calidad establecidos. Verificado lo anterior, deber poner en conocimiento del Jefe de la Oficina de Construcciones, que la carpeta del contrato se encuentra completa a fin de que sea revisada y posteriormente archivada.

4.6 EVALUACIN FINAL

Como parte del control de calidad en cada uno de los procesos que se dan dentro del marco de la ejecucin del contrato y al finalizar los trabajos, el interventor deber realizar una calificacin del Contratista, para lo cual se diligenciar el Formato de Evaluacin de proveedores contratistas para obras civiles (BS-P10-F11).



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5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IDENTIFICACIN DEL DOCUMENTO

NOMBRE

INTERNO

Manual de Normas y Lineamientos Generales de Contratacin LE-P11-MN01 Acta de designacin de interventora o supervisin (IF-P-12-F-09) Manual de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional para los Contratistas de la Pontificia Universidad Javeriana (IF-P60-MN01). Listado de trabajadores del personal contratista (IF-P60-F05) Protocolo en seguridad industrial y salud ocupacional para inicio de obra civil Cadena de llamadas en caso de emergencia Acta de aprobacin de precios no pactados (IF-P12-F03) Acta de Suspensin de contrato de obra (IF-P12-F13) Acta de reinicio de contrato de obra (IF-P12-F14) Acta de Recibo de obra parcial y/o Final (IF-P12-F04) Acta de entrega y liquidacin de obra (IF-P12-F06) Calificacin de Contratistas Aprobacin de precios no pactados (IF-P12-F-03) Acta de designacin de interventora o supervisin. (IF-P12-F09 Acta de iniciacin de obra (IF-P12-F02)

EXTERNO

Documents

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