INDICE - Veracruz · 2. Aquellos cuya vida útil sea superior a un año, y (dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico), y que no tengan la consideración

SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO Y PORTUARIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROL DE INVENTARIO Y ALMACEN

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INDICE

Pág.

Presentación 2

Marco legal 8

Análisis de puesto de inventario y almacén 9

Altas en el sistema integral de administración financiera de bienes

patrimoniales 10

Actualización del inventario de bienes 15

Revisión al inventario de bienes muebles 17

Bajas de mobiliario y equipo 22

Almacén 25





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PRESENTACIÓN

Control de Inventarios. La Secretaria de Desarrollo Económico y Portuario será responsable de la correcta administración, uso y aprovechamiento de los bienes muebles de que disponga.

La administración de bienes muebles deberá realizarse en función de los lineamientos de la Secretaria de Finanzas y Planeación sin menoscabo de su eficiente y racional aprovechamiento para la adecuada operación y logro de metas establecidas.

Queda bajo la responsabilidad del titular de la Unidad Administrativa el control de los inventarios de bienes muebles por lo que su administración y control deberá ajustarlo a las disposiciones legales contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y a las presentes disposiciones normativas emitidas por la Secretaria de Finanzas y Planeación.

Queda bajo la responsabilidad del titular del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la administración a efecto de la actualización de los inventarios en el Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales en la medida que se permita el acceso a la base de datos central de la Secretaria de Finanzas y Planeación.

La Secretaria podrá expedir sus propios manuales para la administración de bienes muebles y manejo del almacén, conteniendo lo establecido por al Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, precisando dentro de sus objetivos y metas, los criterios para el eficiente y racional aprovechamiento de sus recursos.

El encargado del almacén será responsable de la recepción, custodia, manejo y almacenamiento de los bienes y muebles.

Alta de bienes Estarán sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por su naturaleza y costo deban constituir activo fijo de la Secretaria y que cumplan con las dos condiciones siguientes:

1. los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes tez en la capital del estado, y

2. Aquellos cuya vida útil sea superior a un año, y (dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico), y que no tengan la consideración de bienes de consumo.

Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles se deberá proporcionar una descripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos a precisar:

• Nombre genérico del bien.





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PRESENTACIÓN

• Copia de factura de adquisición, la cual contendrá número. Nombre del proveedor, fecha de adquisición y costo unitario.

• Marca del bien.

• Modelo (sí se incluye desde la fabricación).

• Estructura general de fabricación

• Color (el predominante en el bien).

• Medida, capacidad, peso o contenido (cuando el lo marca una diferencia entre a bienes homogéneos),

• N° de serie (si se incluye desde la fabricación).

• Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.

• RFC/CURP (de acuerdo a las disposiciones legales de población, preferentemente CURP)

• Clave de departamento en el cual esta ubicado físicamente el bien.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales determinarán los bienes muebles que deban estar adecuada y satisfactoriamente protegidos mediante póliza de seguro.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberán proceder. Por lo menos en forma semestral. A la revisión de los bienes muebles a su cargo a fin de mantener actualizados sus inventarios y resguardos.

Dichos inventarios y resguardos deberán contener todos los bienes, debidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.

El registro y control de inventarios se deberá realizar de acuerdo a los siguientes motivos de ingreso:

• Adquisición (factura).

• Comodato,

• Donación.

• Permuta, o .

• Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del gobierno del estado.

Su clasificación para el registro y control de inventarios deberá realizarse de acuerdo con sus características:





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PRESENTACIÓN

• Equipo de oficina (escritorio, sillas, sillones, sumadoras, etc.)

• Herramienta mayores (taladro, esmeril, motores, etc.)

• Equipo fotográfico y audiovisual, por mencionar algunos.

• Equipo cómputo (cpu, impresoras, scanner, etc.)

• Software.

• Enciclopedias y material bibliográfico.

• Herramientas de desgaste (martillos, brocas, desarmadores, etc.)

La clasificación de los bienes muebles será la que establezca la Secretaria de Finanzas y Planeación en los catálogos correspondientes; en cuanto a bienes no considerados en el mismo, deberá solicitarse a la Secretaria de Finanzas y Planeación la designación de la clave respectiva.

El número de inventario se integrará por seis dígitos de la clave del bien, seis dígitos del numero de activo.

Será responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el gestionar ante el área correspondiente la nomenclatura departamental que corresponda por reestructuración orgánica del sector, ya sea por creación o cancelación de departamentos.

Dentro de los diez días hábiles posteriores a la liquidación del pago por la adquisición de bienes susceptibles de registro en inventario; el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberán informar a la Secretaria de Finanzas y Planeación el alta de dicho activo en el sistema integral de administración financiera de bienes patrimoniales.

En el Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales se emitirá resguardo conforme al responsable directo del bien, detallando RFC/CURP, descripción del bien, N° de factura, marca, modelo, estructura, color, medidas y serie.

El registro de alta en inventarios se realizará con el valor de adquisición. Respecto de los bienes muebles producidos, el valor se asignará dé acuerdo con el costo de producción.

Para controlar y registrar contablemente el valor de los bienes muebles que no tengan costo asignado o que no cuentan con la documentación que acredite su valor de adquisición podrán ser valuados de acuerdo a lo siguiente:

I. A valor referente de un peso

II. A valor de reposición

III. A valor de bienes similares

IV. Mediante avaluó de un perito; y





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PRESENTACIÓN

V. Mediante avaluó interno con asesoría de un valuador independiente. Será responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la aplicación de las etiquetas emitidas por la Secretaria de Finanzas y Planeación estas se adherirán: en piezas fijas, nunca en pieza desprendibles en el vértice superior derecho de la parte se le dé uso de manera principal, en caso de los equipos de cómputo en la parte posterior del chasis del CPU.

Quedará a cargo del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el informar a la Secretaria de Finanzas y Planeación de las etiquetas que estén ilegibles, solicitando la reposición de la misma. Será responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales realizar en el Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales cualquier cambio de usuario o de ubicación, ya sea por cambio provisional, (préstamo, mantenimiento preventivo o reparación) o definitivo (resignación o destrucción por cualquier siniestro natural o provocado). El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales tendrá a cargo la elaboración, archivo y custodia del resguardo correspondiente debidamente requisitado, ya que éste tiene por objeto controlar la asignación de los bienes muebles a los servidores públicos. Dicho registro se llevará a cabo mediante resguardos con los datos relativos al registro individual de los bienes, así como con los datos del servidor público responsable del resguardo, quien firmará la resguardo respectiva.

Los resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien y de conformidad con la inscripción en el inventario. Tales controles se deberán verificarse y actualizarse, cuando sea el caso, en el marco; de un programa semestral de verificación.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá establecer controles que permitan la guarda y custodia de la documentación original que ampare la propiedad de los bienes, los registros correspondientes y los que por las características de cada bien se requieran, de conformidad con las disposiciones legales respectivas.

Los servidores públicos que tengan bienes muebles bajo su custodia, resguardo o uso derivado, serán responsables de su cuidado y, en su caso, de su reposición y del resarcimiento de los daños y perjuicios causados, independientes de las responsabilidades a que haya lugar. Cuando los bienes estén asegurados, pagarán los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá enviar a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad un concentrado de importe de Altas y Bajas en donde se incluya él, importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se vean reflejados en los.





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PRESENTACIÓN

Estados Financieros de la Secretaria. en los casos fortuitos o de fuerza mayor, todo movimiento de reubicación de bienes o cambio de usuario,

Se hará únicamente con autorización del Jefe de dicho Departamento.

baja de bienes Procede a dar de baja los bienes muebles, previo cumplimiento de las formalidades establecidas en la Ley Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y demás disposiciones aplicables, en todos estos casos que se detallan a continuación:

• Porque su estado físico o cualidades técnicas ya no resulten útiles o funcionales.

• Los extraviados o robados.

• Los que se hubieren deteriorado notablemente o destruido,

• Los que ya no se requieran para el servicio al cual se les destinó, o formen parte de un lote de muebles que se desincorporen de una dependencia o entidad.

Corresponde al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales documentar y efectuar el trámite administrativo de baja, enajenación y destino final de los bienes muebles que figuren en sus respectivos inventarios, previo aviso de conocimiento a la Secretaria de Finanzas y Plantación para que ésta proceda al tramite de autorización correspondiente ante H. Congreso del Estado.

Será responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la guarda y custodia de los bienes que se encuentran en proceso de baja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, tramites administrativos o se determine el destino final de los mismos.

El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales será responsable de operara la baja del Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales, previa entrega del Acta de Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicios y Enajenaciones de Bienes Muebles de esta Secretaria, el cual autorizó dicho movimiento y donde se especifican los motivos que pueden ser:

• Deterioro,

• Obsolencia,

• Destrucción,

• Donación,

• Extravío, o





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PRESENTACIÓN

• Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad del gobierno del estado.

En el caso de no contar con cualquier etiqueta de código de barras, de los bienes a desincorporar del inventario general del gobierno del estado se deberá informar los motivos de dicho carencia.





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MARCO LEGAL

La Secretaria, es regida y regulada por la Normatitividad de la Esfera Estatal y que vigila la actuación institucional del estado, leyes que sirven de soporte, fundamentación y motivación a los hechos y acciones que emprende para cumplir el papel que le corresponde. Para los fines mencionados, se presenta la normatitividad que fundamenta y aplica la secretaria de desarrollo económico y portuario.

A) en el ámbito estatal:

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave. • Ley Orgánica del Poder Ejecutivo de Estado de Veracruz- de Ignacio de la Llave.

• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes

Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Ley de Bienes del Estado.

• Ley de Planeación del Estado de Veracruz Llave.

• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y

Soberano de Veracruz-Llave.

• Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Código Financiero para el estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Código Civil para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Decreto que determina la sectorización de los Fideicomisos del Gobierno del

Estado (publicado en la gaceta oficial del 21 de octubre del 2003)

• Decreto que adiciona el diverso que determina la Sectorización de los

Fideicomisos del Gobierno del Estado de Ignacio de la Llave (publicado en la

gaceta oficial del 3 de agosto del 2004)





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Nombre del puesto Jefe inmediato Subordinados inmediato

ANALISIS DE PUESTO

Adquisiciones y almacén

Jefe del departamento Administrativo especializado Almacenista

Objetivo El titular de este puesto. Es responsable de planear, coordinar y controlar las actividades de levantamiento físico de bienes muebles propiedad de la Secretaria; de actualizar la información documental en el SIAFEV Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales sobre inventarios y resguardos de bienes muebles, así como vigilar la existencia de material y suministros en almacén para mantener niveles suficientes.

Funciones

1. Dar tramite a las solicitudes de alta y bajas presentadas al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, para actualizar el inventario general de los bienes, así como requerir la documentación que acredite la propiedad de los bienes.

2. Supervisar el inventario de bienes muebles de las áreas, a fin de verificar el adecuado control de activo fijo

3. Depurar los listados de inventario con base a las bajas y cambios de usuario, para su afectación en el SIAFEV.

4. Llevar en el SIAFEV las entradas y salidas de bienes muebles del almacén adscrito a esta secretaria, con el objeto de conocer su reubicación y actualizar el resguardo correspondiente.

5. Solicitar a la Secretaria de Finanzas y Planeación, la emisión de etiquetas con el código de barras de los bienes dados de alta y modificaciones al inventario, a fin de adherirlas y mejorar el control de los bienes muebles.

6. Emitir los resguardos de bienes muebles de la dependencia, con el objeto de determinar las responsabilidades de los usuarios de los bienes a su cargo

7. Elaborar y proponer los lineamientos, políticas y procedimientos, para el mejoramiento de las actividades en el levantamiento de los inventarios físicos de la secretaria.

8. Realizar todas aquellas funciones en el ámbito de su competencia, necesaria para el logro de los objetivos de esta Secretaria.





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ANALISIS DE PUESTO

Nombre del procedimiento

Altas en el Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales.

Objetivo

Dar de alta en el Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales los Bienes adquiridos y asignarles su clave de inventario.

Frecuencia de realización

Eventual

Procedimientos con los que conecta

De manera intermedia con:

Al final con:

Actualización del inventario por aviso de las áreas.

Revisiones al inventario de bienes muebles.

Baja de mobiliario y equipo.

Normas

• Estarán sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por su naturaleza y costo deban constituir activo fijo de la Secretaria y que cumplan con las dos condiciones siguientes:

A) Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en la capital del estado.

B) aquellos cuya vida útil sea superior a un año dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico y que no tengan la consideración de bienes de consumo

• El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá llevar el control interno de todos aquellos bienes que por su estructura física tengan un tiempo útil superior a un año o más. Pero que su costo no rebase los 15 salarios mínimos establecidos para alta en inventario interno.





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PROCEDIMIENTOEn el caso de los bienes de desgaste, considerados los bienes de control interno, se entregará un bien nuevo a cambio del bien dado de baja. En el caso de no contar con éste. Se entregará un bien nuevo sólo con la autorización y visto bueno del jefe correspondiente.

• Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles se deberá proporcionar una descripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos precisar:

Nombre genérico del bien.

Copia de factura de adquisición. la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de adquisición y costo unitario.

Marca del bien.

Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.

Estructura general de fabricación.

Color predominante del bien.

Medida, capacidad. peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes homogéneos.

No. de serie en él caso de que se incluya desde fabricación.

Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien

registro federal de causantes / clave única de registro de población preferentemente esta última.

Clave del departamento en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará constituida de cuatro dígitos de la unidad presupuestal y tres de la clave del departamento.

• El número de inventario se integrará por seis dígitos del bien, seis dígitos del numero del activo.

• El registro y control de inventarios se deberá realizar de acuerdo a los siguientes motivos de ingreso:

Adquisición (factura).

Comodato.

Donación.

Permuta.

Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del gobierno del estado.





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PROCEDIMIENTO

• La clasificación para el registro y control de inventarios deberá realizarse de sus características, por ejemplo equipo de oficina, herramientas mayores. Equipo fotográfico y audiovisual, por mencionar algunos.

• El registro de alta en inventarios se realizará con el valor de adquisición. Respecto de los bienes muebles producidos, el valor se asignará dé acuerdo con el costo de producción.

• Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, se basara el Art. no 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• A efecto de evitar duplicidad en el registro. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales implantará sistemas de identificación claros y visibles a efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una etiqueta de inventario y que están en proceso de alta o en los casos que ésta sea ilegible o esté deteriorada.

• Las etiquetas de inventario deberán adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; en el vértice superior derecho de la parte que se le dé uso de manera principal; en caso de los equipos de cómputo en la parte posterior del chasis del CPU.

• La Secretaria de Finanzas y Planeación será responsable de imprimir las etiquetas de inventario que se requieran para los bienes de acuerdo con la información del archivo de texto proporcionada por la secretaria a través del el departamento de recursos materiales y servicios generales.

• Se deberá proceder en forma semestral por lo menos a la revisión de los bienes muebles a cargo de la secretaria a fin de mantener actualizados los inventarios y resguardos.

• Dichos inventaros y resguardos deberán contener todos los bienes debidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.

• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar copia de resguardo elaborado por el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales; así como informar cualquier cambio en los mismos para mantenerlos actualizados.

• Los usuarios directos de los bienes, deberán firmar los resguardos, que no tengan ninguna observación, en un plazo no mayor a 5 (cinco) días hábiles a partir de la fecha de entrega del mismo por el departamento de recursos materiales y servicios generales. En caso contrario se notificará a las áreas jurídica y de control interno para fincar las responsabilidades a que haya lugar.





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• En caso de no existir resguardo firmado de un determinado bien propiedad del gobierno del estado. El departamento de recursos materiales y servicios generales estará en posibilidad del retiro del mismo. Previo informe al responsable del área.

• Todo bien no resguardado se concentrará en el almacén de la Secretaria, para la posterior asignación

• Al área que lo solicite de manera oficial, sin que esto implique reposición del bien al área original.

• Los resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien, y de conformidad con el sistema integral de administración financiera de bienes patrimoniales.

• Los servidores públicos que tengan bienes muebles bajo su custodia, resguardo o uso derivado, serán responsables de su cuidado y, en su caso, de su reposición y del resarcimiento de los daño y perjuicios causados, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. Cuando los bienes estén asegurados, pagarán los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.

• En los casos en que los bienes inventariados. Deban salir de las instalaciones oficiales, el pase de salida de los mismos, deberá contar con el visto bueno del departamento de recursos materiales y servicios generales, con la finalidad de controlar el cambio de ubicación o usuario del bien.

• En los casos de que el bien sea propiedad del servidor publico tendrá que notificar mediante un oficio al departamento de recursos materiales y servicios generales de la existencia de dichos bienes para que no sean considerados propiedad de gobierno del estado.

Área y/o puesto No. Actividad Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1 Recibe de la Oficina de Adquisiciones y Almacén. -relación de bienes adquiridos en original -cotización en copia

2 Elabora concentrado de importe de altas y bajas en original. en donde señala el importe global por partida de los activos adquiridos.

3 Distribuye los siguientes documentos a la Secretaria de Finanzas y Planeación -relación de bienes adquiridos en original, -facturas en copia. A la Oficina de Presupuesto y Contabilidad: -concentrado de importe de altas y bajas en original

PROCEDIMIENTO





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PROCEDIMIENTO

5 Elabora solicitud de impresión en original y copia en donde solicita la impresión de las etiquetas de inventario.

pasa el tiempo

6 Recibe de la Secretaria de Finanzas y Planeación la etiqueta de inventario

pasa el tiempo

7 Recibe del almacén. El vale de salida de almacén enoriginal y una copia. Y de manera verbal la fecha programada para entregar el bien al área correspondiente.

8 Turna al departamento de recursos materiales y servicios generales, la nota de salida de almacén en original y una copia.

9 Asiste a la entrega del bien y obtiene el nombre completo del usuario directo y su registro federal de causantes o clave única de registro de población.

10 Acceso al sistema integral de administración financiera de bienes patrimoniales el nombre completo del usuario directo y su registro federal de causantes o clave única de registro de población.

11 Distribuye el resguardo de la siguiente forma -segundo tanto al usuario directo del bien. - primer tanto al archivo cronológico temporal. fin del procedimiento Conecta con los procedimientos. - actualización del inventario por aviso de las áreas - revisiones al inventario de bienes muebles - baja de mobiliario y equipo.





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PROCEDIMIENTO


Actualización del inventario de bienes

Objetivo Actualizar los resguardos del inventario por cambio de área de adscripción o de usuario directo de los bienes.


Eventual

Procedimientos con los que conecta De manera intermedia con:

Al final con:

- baja de mobiliario y equipo.

Normas • Los inventarios y resguardos deberán contener todos los bienes debidamente

clasificados. Sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.

• El número de inventario se integrará por seis dígitos del bien. Seis dígitos del numero de activo.

• Los resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien y de conformidad con la inscripción en el inventario.

• Los servidores públicos que tengan bienes muebles bajo su custodia, resguardo o uso derivado, serán responsables de su cuidado y, de su caso, de su reposición y del resarcimiento de los daño y perjuicios causados, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. Cuando los bienes estén asegurados. Pagarán los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.





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Las Áreas de la Secretaria. deberán informar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales sobre los cambios de usuarios directos de los bienes materiales

• Se deberá proceder en forma semestral por lo menos, a la revisión de los bienes muebles a cargo de la secretaria a fin de mantener actualizados los inventarios y resguardos

• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar resguardo elaborado por el departamento de recursos materiales y servicios generales

• En caso de no existir resguardo firmado de un determinado bien propiedad del gobierno del estado, el departamento de recursos materiales y servicios generales estará en posibilidad del retiro del mismo, previo informe al responsable del área. Área y/o puesto No. Actividad

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1 Recibe de las áreas de la secretaria. El reporte por cambio de usuario o de departamento en origen.

2 Turna a la oficina de adquisiciones y almacén el reporte por cambio de usuario o de departamento en original.

Administrador especializado

3 Recibe del Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el reporte por cambio de usuario o de departamento en original.

4 Acceso al sistema integral de administración financiera de bienes patrimoniales. Y registra la nueva. Área de adscripción o el nombre completo del usuario directo y su registro federal de causantes o clave única de registro de población.

5 Imprime a través del SIAFEV. El resguardo en dos tantos y recaba firma del usuario directo en dos tantos.

6 Turna el resguardo en segundo tanto al usuario directo del bien. Y archiva de manera cronológica temporal el primer tanto. Junto con el reporte por cambio de usuario o de departamento en original. Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Baja de mobiliario y equipo.

PROCEDIMIENTO





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PROCEDIMIENTO


Revisiones al inventario de bienes muebles.

Objetivo

Verificar que el inventario de bienes muebles esté acorde a las condiciones existentes.


Semestral.

Procedimientos con los que conecta

De manera interna con:

Al final con:

Baja de mobiliario y equipo.

Normas

• Estarán sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por su naturaleza y costo deban constituir activo fijo de la secretaria y que cumplan con las dos condiciones siguientes:

- a) los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en la capital del estado.

- b) aquellos cuya vida útil sea superior a un año - dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico y que no tengan la consideración de bienes de consumo.

• Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles se deberá proporcionar una descripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos precisar:





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PROCEDIMIENTO Nombre genérico del bien.

Copia de factura de adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor. fecha de adquisición y costo unitario.

Marca del bien.

Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.

Estructura general de fabricación.

Color predominante del bien.

Medida, capacidad, peso o contenido -cuando ello marque una diferencia entre bienes homogéneos.

No. de serie en él caso de que se incluya desde fabricación

nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien

Registro federal de causantes y/o clave única de registro de población preferentemente esta última.

Clave del departamento en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará constituida de cuatro dígitos de la unidad presupuestal y tres de la clave del departamento.

• Se deberá proceder por lo menos en forma semestral, a la revisión de los bienes muebles a cargo de la secretaria a fin de mantener actualizados los inventarios y resguardos.

• Los inventarios y resguardos deberán contener todos los bienes debidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.

• El registro y control de inventarios se deberá realizar de acuerdo a los siguientes motivos de ingreso:

Adquisición (factura) comodato donación.

Permuta.

Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del gobierno del estado.

• El número de inventario se integrará por seis dígitos de la clave del bien, seis dígitos del numero del activo.

• El registro de alta en inventarios se realizará con el valor de adquisición. Respecto de los bienes muebles producidos, el valor se asignará dé acuerdo con el costo de producción.

• A efecto de evitar duplicidad en el registro. el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales implantará sistemas de identificación





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PROCEDIMIENTO

claros y visibles a efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una etiqueta de inventario y que están en proceso de alta o en los casos que están sea ilegible o este deteriorada.

• Para controlar y registrar contablemente el valor de los bienes muebles que no tengan costo asignado o que no cuentan con la documentación que acredite su valor de adquisición podrán ser valuados de acuerdo a lo siguiente:

I. A valor referencial de un peso.

II. A valor de reposición.

III. A valor de bienes similares;

IV. A mediante avaluó de un perito; y

V. Mediante avaluó interno con asesoria de un valuador independiente.

• Las etiquetas de inventario deberán adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles: en el vértice superior derecho de la parte del Bien que se le dé uso de manera principal; en caso de los equipos, de cómputo en la parte posterior del chasis del CPU.

• La Secretaria de Finanzas y Planeación será responsable de la impresión de las etiquetas de inventario cuando le sean solicitadas.

• Los resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada bien y de conformidad con el sistema integral de administración financiera de bienes patrimoniales.

• Los servidores públicos que tengan que tengan bienes muebles bajo su custodia, resguardo o uso derivado, serán responsables de su cuidado y, en su caso, de su reposición y del resarcimiento de los daños y perjuicios causados, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. Cuando los bienes estén asegurados, pagarán los gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.

• Dichos inventarios y resguardos deberán contener todos los bienes debidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.

• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar resguardo elaborado por el departamento de recursos materiales y servicios generales: así como informar cualquier cambio en los mismos para mantenerlos actualizados.

• En caso de no existir resguardo firmado de un determinado bien propiedad del gobierno del estado, el departamento de recursos materiales y servicios generales estará en posibilidad del retiro del mismo, previo informe al responsable del área.





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• El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá enviar a la

oficina de presupuesto y contabilidad un concentrado de importe de altas y bajas en donde se incluya el importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se vean reflejados en los estados financieros de la secretaria.

Área y/o puesto No. Actividad Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1 Determina y comunica a la Oficina de Adquisiciones y Almacén el inicio de los trabajos de revisión del inventario.

Administrador Especializado

2 Recibe instrucciones de manera escrita del Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales del inicio de revisión del inventario.

3 Obtiene del archivo cronológico temporal los resguardos en primer tanto.

4 Verifica en las áreas si se requiere actualizar los resguardos en primer tanto de los bienes muebles. ¿Se requiere actualizar los resguardos? En caso de no requerir actualizar los resguardos:

4a Determina como correctos los resguardos en primer tanto y los archiva de manera cronológica temporal Fin del procedimiento. en caso de requerir actualizar los resguardos:

5 Completa el formato de reporte de inventario de bienes muebles en original y recaba firma de conformidad del usuario directo del bien.

6 Analiza causas de la actualización. ¿Cuáles son las causas de la actualización? en caso que la causa de la actualización sea un bien producido:

6a Accesa y registra en el Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales los siguientes datos: Ejercicio. Sector, usuario actual. Folio, tipo de equipo. Descripción, precio, proveedor, fecha de entrada, clave de inventario actual, estado, nombre completo del usuario directo y su registro federal de causantes o clave única de registro de población.

PROCEDIMIENTO





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6ª 1 Elabora concentrado de importe de altas y bajasen original. En donde señala el precio asignado a los activos producidos y recaba firma de autorización del encargado de inventarios.

6ª2 Elabora solicitud de impresión en original y copia en donde solicita la impresión de las etiquetas de inventario.

6ª3 Distribuye los siguientes documentos a la secretaria de finanzas y planeación - solicitud de impresión A la oficina de presupuesto y contabilidad: - concentrado de importe de altas y bajas en original. Pasa el tiempo

6ª4 Recibe de la Secretaria de Finanzas y Planeación. La etiqueta de inventario y la adhiere al bien material. Continúa con la actividad no. 8 En caso de que la causa de la actualización sea dar un cambio de usuario:

7 Accesa y registra en el Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales, el nombre completo del usuario directo y su registro federal de causantes o clave única de registro de población.

8 Imprime a través del SIAFEV resguardo actualizadoen dos tantos y recaba firma del usuario directo.

9

Turna al usuario directo del bien el resguardo actualizado en segundo tanto, junto con el resguardo en primer tanto: y archiva de manera cronológica temporal el primer tanto, junto con el reporte de inventario de bienes muebles en original

Fin del procedimiento.

Conecta con el procedimiento:

- baja de mobiliario y equipo.

PROCEDIMIENTO





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PROCEDIMIENTO


Baja de mobiliario y equipo

Objetivo Desincorporación del inventario. Los bienes en desuso de la Secretaria, para mantener actualizado el sistema integral de administración financiera de bienes patrimoniales.

Frecuencia de realización Eventual.

Procedimientos con los que conecta De manera intermedia con:

Al final con:

Reasignación de mobiliario y equipo.

Enajenaciones gratuitas de mobiliario y equipo (donaciones).

Enajenaciones onerosas de mobiliario. Equipo o material de desecho (departamento de recursos materiales y servicios generales).

Normas • Procederá dar de baja los bienes muebles. Previo cumplimiento de las

formalidades establecidas en la Ley Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de los Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y demás disposiciones aplicables. En los siguientes casos:

El estado físico o cualidades técnicas ya no resulten útiles o funcionales

Los extraviados o robados.

los que se hubieren deteriorado notablemente o destruido

Los que ya no se requieran para el servicio al cual se les destinó formen parte de un lote de muebles que se desincorporen de una dependencia o entidad.

• La secretaria deberá documentar y efectuar él tramite administrativo de baja enajenación y destino final de los bienes muebles que figuran en sus





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respectivos inventarios e informar al respeto a la Secretaria de Finanzas y planeación a la contraloría general del estado.

• En los casos de enajenación, la Secretaria de Finanzas y Planeación deberá tramitar la autorización correspondiente ante el H. Congreso del Estado.

• Será responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, la guarda y custodia de los bienes que se encuentren en proceso de baja. En tanto no se obtengan las autorizaciones, tramites administrativo o se determine el destino final de los mismos.

• A la Secretaria de Finanzas y Planeación se le informa de la baja del Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales. Previa entrega del Acta del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamiento, Servicios y Enajenación de Bienes Muebles de la Secretaria de Desarrollo Económico y Portuario, el cual autorizo dicho movimiento y donde se especifican los motivos que pueden ser.

deterioro

obsolescencia

destrucción

donación

extravió

- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad del Gobierno del Estado.

• El departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá enviar a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad un concentrado de importe de altas y bajas en donde se incluya el importe de los activos fijos adquiridos o dados de baja para que estos se vean reflejados en los estados financieros de la secretaria.

Área y/o puesto No. - Actividad

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

1 Enviar a la secretaria de finanzas y planeación la baja de bienes muebles en dos tantos y devuelve al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el primer tanto. Procediendo a archivar de manera cronológica temporal el segundo tanto y el mobiliario y equipo.

PROCEDIMIENTO





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-

2 Accesa y revisa periódicamente el Sistema Integral de Administración Financiera de Bienes Patrimoniales en bajas para cambiar el estado del bien de vigente a inservible

- 3 Genera resguardo actualizado en dos tantos, del usuario directo que tenía a su custodia el bien dado de baja, en el cual ya no se incluye

- 4 Recaba firma del usuario directo en el resguardo actualizado en dos tantos.

- 5 Turna al usuario directo el resguardo actualizado en segundo tanto y el resguardo en primer tanto y archiva de manera cronológica temporal el resguardo actualizado en primer tanto. Pasa el tiempo

- 6 Cada mes, elabora concentrados de importe de altas y bajas en original en donde señala el precio que tenían asignados los activos dados de baja y recabar firma de autorización del jefe del departamento de sistemas e inventarios.

- 7 Turna a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad él Concentrado de importe de altas y bajas en original. Fin del procedimiento Conecta con los procedimientos: -reasignación de mobiliario y equipo. -enajenaciones gratuitas de mobiliario y equipo (donaciones) (departamento de licitaciones) -enajenaciones onerosas de mobiliario, equipo o material de desecho (departamento de licitaciones). -

ANALISIS DE PUESTO





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Nombre del puesto: Jefe inmediato

ANALISIS DE PUESTO

Almacenista.

Adquisiciones y almacén.

Objetivos

El titular de este puesto, es responsable del inventario fisico de almacen; de recibir y abastecer los materiales, suministros y bienes muebles de compra directa y licitaciones, requeridos por la secretaria; de registrar y controlar las entradas y salidas del almacen que por cualquier concepto se realicen y de informar las salidas de mobiliario y equipo al de inventarios y almace.

funciones: 1. Recibir de los proveedores del poder Ejecutivo del Estado, los materiales y

suministros adquiridos de compra directa y licitaciones de la secretaria, para su almacenamiento y registro correspondiente.

2. Abastecer los materiales, suministros y bienes muebles a las diferentes Áreas Administrativas de la Secretaria, de acuerdo con el vale de almacen a fin de satisfacer sus necesidades.

3. Recibir las muestras de materiales, suministros y bienes muebles de los participantes de las licitaciones, asi como el material por transferencia, con la finalidad de realizar su registro y control.

4. Informar al departamento de recursos materiales y servicios generales, las entradas y salidas de material y suministros del almace, para la afectacion en el sistema interno.

5. Realizar el levantamiento de inventario fisico mensual de material, suministros y bienes muebles, llevando una revision constante del nivel de existencias, asi como conciliar los resultados con el departamento de recursos materiales y servicios generales, con el objeto de realizar las acciones programadas.

6. Informar al departamento de recursos materiales y servicios generales, los movimientos de materiales en calidad de deposito, devoluciones y por adquisiciones en todas sus modalidades, para la reasignacion de los mismos.

7. Entregar las muestras fisicas de productos a los participantes de las licitaciones, despues del tiempo estipulado, a efecto de concluir la participacion de proveedores en proceso licitatorio.

8. Realizar todas aquellas funciones en el ambito de su competencia, necesaria para logro de los objetivos de esta Secretaria.

Documents

INDICE - Veracruz · 2. Aquellos cuya vida útil sea superior a un año, y (dos años para los bienes muebles de carácter científico y técnico), y que no tengan la consideración