INDICE - Taurus de Datos/Base de Dat… · ... si más adelante se eliminara un elemento de la base de datos (por ejemplo un papel o ... para documentos” escribir la ... la demasía

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Base de Datos

INDICE

INDICE ...................................................................................................................................................................... 1

LUEGO DE LA INSTALACION ...................................................................................................................................... 3

NOTAS PREVIAS ........................................................................................................................................................ 3

LAS DIFERENTES TABLAS ........................................................................................................................................... 3

GLOBALES ................................................................................................................................................................. 5

Cambio de Bases de Datos ....................................................................................................................................... 5

CONFIGURACION DEL SISTEMA (o Parámetros del Sistema) ................................................................................... 5

PARAMETROS PERSONALES ................................................................................................................................... 10

CLIENTES ................................................................................................................................................................ 11

CATEGORIAS Y GRUPOS DE CLIENTES .................................................................................................................... 12

Notas sobre Clientes .............................................................................................................................................. 12

AGENCIAS DE PUBLICIDAD ..................................................................................................................................... 12

CONDICIONES DE PAGO ......................................................................................................................................... 12

PROVEEDORES ....................................................................................................................................................... 12

VENDEDORES ......................................................................................................................................................... 13

TIPOS DE TRABAJO ................................................................................................................................................. 13

REVISION PRESUPUESTO ....................................................................................................................................... 13

ELEMENTOS CLIENTE ............................................................................................................................................. 14

DOCUMENTOS EN EXCEL ....................................................................................................................................... 14

CATEGORIAS Y GRUPOS DE PRESUPUESTOS .......................................................................................................... 14

CATEGORIAS DE ORDENES DE TRABAJO ................................................................................................................ 14

PLANTILLAS DE E-MAIL .................................................................................................................................. 14

PC con Windows Live Mail ................................................................................................................................ 16

INSUMOS................................................................................................................................................................ 16

MATERIALES .......................................................................................................................................................... 16

Movimientos de Stock............................................................................................................................................ 20

Ingresar Materiales ............................................................................................................................................... 20

PELICULAS .............................................................................................................................................................. 21

PLANCHAS .............................................................................................................................................................. 21

TINTAS ................................................................................................................................................................... 21

Planchas y Tintas ................................................................................................................................................... 22

INSUMOS POR DEFECTO ........................................................................................................................................ 22

MAQUINAS Y PROCESOS ........................................................................................................................................ 23

IMPRESORAS .......................................................................................................................................................... 23

PROCESOS .............................................................................................................................................................. 24

TAREAS POR DEFECTO ........................................................................................................................................... 30

SEGURIDAD ............................................................................................................................................................ 30

NIVELES DE SEGURIDAD ........................................................................................................................................ 30

REGISTRO DE AUDITORIA ...................................................................................................................................... 30


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USUARIOS .............................................................................................................................................................. 31

USUARIOS .............................................................................................................................................................. 31

FIRMANTES ............................................................................................................................................................ 31

MONEDAS .............................................................................................................................................................. 31

PASAR A EXCEL CLIENTES Y MATERIALES ................................................................................................................ 31

SUB-TIPOS DE TRABAJOS ........................................................................................................................................ 31

PRESUPUESTOS ANTERIORES A TAURUSPRO .......................................................................................................... 31

SOPORTE TÉCNICO.................................................................................................................................................. 32

ASISTENCIA REMOTA ....................................................................................................................................................... 32

ACTUALIZACIONES ........................................................................................................................................................... 32

DETECCIÓN DE ERRORES. .................................................................................................................................................. 33

SOPORTE – REVISAR MATERIALES ...................................................................................................................................... 33

SISTEMA DE SOPORTE TÉCNICO POR TICKETS ........................................................................................................................ 33

SEGURIDAD.................................................................................................................................................................... 33

Restricción de Acceso a Usuarios ........................................................................................................................... 33

Registro en Auditoría ............................................................................................................................................. 34

Apertura del sistema sin contraseña ..................................................................................................................... 34

ASPECTOS VARIOS ........................................................................................................................................................... 34

Respaldo de las planillas maestras de Carta al Cliente y Orden de Trabajo .......................................................... 34

Controles de Presupuestos ..................................................................................................................................... 34

Cambio de Precios ................................................................................................................................................. 34


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LUEGO DE LA INSTALACION

Otra de las tareas previas a la utilización plena del sistema, y durante la instalación, es completar la base de datos con la información necesaria. Muchos de los datos se pueden, igualmente, ir completando durante el uso del sistema.

Esta es la tarea previa a la utilización del sistema, por lo tanto la de mayor significación. Es importante que el llenado de la Base de Datos se haga de forma sistemática, preferentemente utilizando formularios creados con ese fin, y sin postergar esta tarea. De otra forma, al intentar realizar presupuestos con la base incompleta, las dificultades o los tiempos de ejecución serán considerablemente mayores a lo necesario.

Tenga en cuenta que esta tarea se realiza una sola vez. Por lo tanto dedíquele el tiempo y análisis necesarios. Luego sólo tendrá que realizar modificaciones esporádicas ante cambios en los criterios o valores que utiliza su empresa.

NOTAS PREVIAS

Cuando se realizan presupuestos, en la base de datos queda registrado cada elemento utilizado. Por lo tanto, si más adelante se eliminara un elemento de la base de datos (por ejemplo un papel o una máquina) y se quisiera ver un presupuesto anterior que utilizaba dicho elemento, se producirá un error con un mensaje correspondiente.

A medida que realiza presupuestos puede que Ud. cambie algunas máquinas de impresión, o más procesos de preprensa o encuadernación. No los elimine. En el caso de impresoras, preprensa y encuadernación tiene la posibilidad de ocultarlos, mediante un click en la pantalla de ingreso correspondiente, de forma que al buscar un elemento en un presupuesto no le figure en el listado, pero siga existiendo para mantener la integridad de la base de datos.

Para generar nuevos registros en la base de datos se le pueden presentar dos formas de incluir los datos:

1. Llenar los datos en un registro en blanco, por ejemplo, en los casilleros en blanco de un listado específico.

2. Agregar un nuevo registro pulsando el botón de nuevo registro al pie de la pantalla (botón con un triángulo y un asterisco).

En cualquiera de los dos casos, al cambiarse de registro o generar uno nuevo (mediante el mouse) los datos que haya escrito quedan grabados automáticamente.

LAS DIFERENTES TABLAS

En el menú 'Base Datos' de la pantalla principal se agrupan de la siguiente manera:

Globales

Configuración del Sistema Preferencias Personales Textos en Solicitudes Documentos en Excel Colores para boletas

Clientes

Clientes


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Grupos de Clientes Categorías de Clientes Elementos al Cliente

Comerciales

Condiciones de Pago Vendedores Agencias de Publicidad Proveedores

Tipos de Trabajo

Tipos de Trabajo Sub Tipos de Trabajo

Insumos

Materiales Películas Planchas Tintas Maculatura Medidas para Flexografía Medidas para Formularios Continuos

Máquinas y Procesos

Impresoras Pre Prensa y Terminación

Presupuestos

Revisión del Presupuesto Categorías de Presupuestos Grupos de Presupuestos

Ordenes de Trabajo

Categorías de Ordenes de Trabajo

Seguridad

Niveles de Seguridad Ver Registro de Auditoría Eliminar Registro de Auditoría

Usuarios

Usuarios del Sistema Firmantes de Cartas

Cotización Monedas


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GLOBALES

Cambio de Bases de Datos Existe la posibilidad de cambiar la conexión a Bases de Datos prestablecidas: Si en Taurus.ini aparecen algunas de las siguientes líneas (debe incluírselas al final para que funcione), con diferentes bases de datos,

[Base1] InUse1=TaurusBD [Base2] InUse2=TaurusBD2 [Base3] InUse3=TaurusBD3

Donde el nombre de la base de datos puede ser cualquiera existente (por ejemplo en vez de TaurusBD2 podría llamarse TaurusBDAnterior), al pulsar en el menú Archivo->Administrador->Cambiar a Base 1 (ó 2 ó 3), el sistema abre la base indicada. Es importante que la Base1 no se modifique para que exista la posibilidad de volver a la base por defecto.

CONFIGURACION DEL SISTEMA (o Parámetros del Sistema)

Una de las primeras tareas posteriores a la instalación del sistema es la definición de los Parámetros Generales del Sistema (término utilizado en este manual como equivalente a Configuración del Sistema, por razones de compatibilidad con las versiones anteriores).. En esta parte se definirán los valores por defecto que el sistema utilizará, aunque la mayoría se puede cambiar en cualquier momento, incluso al realizar un presupuesto.

Algunos de los valores de configuración están en la opción de Preferencias Personales, de forma de permitir a los diferentes usuarios elegir opciones de acuerdo a sus necesidades.

Los valores por defecto serán aquellos presentados en la pantalla y que el usuario, como se dijo, puede modificar según cada caso.

Se presentan los datos agrupados en cinco fichas:

Datos Generales Comportamiento Financiación y Resultados Comisiones y Utilidad Carta al Cliente

DATOS GENERALES

Nombre de la Empresa: Una vez establecido el nombre nunca debe ser cambiado pues debe coincidir con el nombre indicado en el momento de la instalación., Si fuera alterado, el programa dejaría de funcionar.

Auditoría del Sistema. Es posible realizar un seguimiento de todas las tareas que se realicen y afecten a los presupuestos. Al activar la Auditoría, el sistema registra dichas acciones y es posible listarlas o borrarlas con los botones correspondientes.

Ultima OT: Es posible cambiar el número de la última Orden de Trabajo realizada para que el sistema las


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numere a partir del indicado. Siempre cambie a valores mayores.

Ubicación y Ruta al Servidor para documentos: es posible indicar la ruta a los documentos (Cartas, Presupuestos, Opciones de Cantidad, etc.) independientemente para cada máquina como una preferencia personal. Si se indica la ubicación de documentos “Personalizada” (en vez de “En el Servidor” o “En este PC”) la dirección de búsqueda registrará la frase: “Ver en Preferencias Personales”. Grabar. Ir al menú Base de Datos->Globales->Preferencias Personales y en “Ruta al Servidor para documentos” escribir la dirección de búsqueda.

Logo de la Empresa Si desea que el logo de su empresa aparezca en la pantalla principal del sistema, debe activarlo en Configuración General, primer pantalla. Puede alterar el tamaño del logo indicando su ancho y largo. El sistema toma el archivo LogoEmpresa.jpg para esta función, que se guarda en la carpeta C:\TaurusPro.

Si arrastra y suelta los logos de su empresa (cuando se ha elegido mostrarlos en pantalla) estos pueden ser ubicados en el lugar que desee. La posición se graba.

Si desea que en todos los PC de la empresa los logos se muestren en el mismo lugar, copie el archivo C:\TaurusPro\Preferencias_bd.mdb a los otros, a la carpeta C:\TaurusPro de cada uno.

COMPORTAMIENTO

No Modificar Presupuestos: Marcando esta opción se inhabilita la modificación de presupuestos ya realizados. Pero si el nivel del usuario, y de acuerdo a la configuración de los niveles de seguridad, le permite realizarlo, se podrá modificar.

Modificar en Resumen: Habilita la posibilidad de modificar los resultados en el Resumen de Presupuestos.

Ocultar el presupuesto copiado: Oculta los presupuestos que se copien, dejando siempre la última versión del mismo.

Traba Solicitudes: Fuerza a que se llenen los datos más importantes de la Solicitud.

Usar Sub-Carpetas para documentos: los documentos Excel que se graben en la carpeta TaurusPro se agruparán de acuerdo a su prefijo en la carpeta ExcelDocs.

Largo Máximo de Bobina: A los efectos de los cálculos automáticos de pliego de impresión, se indica el máximo que podría tener una hoja que se cortará de una bobina. Conviene indicar aquí el doble del máximo de desarrollo de la mayor máquina de impresión que se posea (medida del ancho de pliego máximo de impresión por dos) Por ejemplo, si en taller se tuviera una máquina cuyo ancho máximo de pliego fueran 63 cms., indicar aquí 126 cms.

Los datos sobre Cálculo de Pliego son opcionales. El máximo de pliego se refiere a si ajusta al corte exacto o si absorbe el desperdicio en el pliego de impresión.

Arreglo mínimo de Impresión: Se puede ingresar este valor general que afectará a los resultados de todas las impresoras.

Calcular sobrante por Entrada: Una de las dos opciones: por Entrada en máquina y desmarcado,

sobrante total por trabajo (material).

Malos en Retiro si Imprime y Retira: Se permite calcular la demasía para el retiro de pliegos en impresión cuando se imprime y retira. Es opcional y se indica en Configuración General.

Calcula impresión con Sistema N1: Se aconseja que se marque en todas las instalaciones nuevas. Si


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estaba desmarcado y se marca existiendo presupuestos realizados cambiarán los resultados de cálculo de

impresión. Una vez seleccionado no cambiarlo más.

Aplicar uso máximo del Sobrante: Se aconseja que se marque.

FINANCIACION Y RESULTADOS

Días de Proceso y Días Libres de Intereses son utilizados, junto a la Tasa de Interés y la Condición de pago para el cálculo de los gastos de financiación del trabajo. Los días de procesos luego se ajustarán (o no) para cada presupuesto. Los Días Libres se refieren a la condición habitual de compra sin intereses. El sistema calculará con estos valores el porcentaje a aplicar sobre los gastos de materiales para el cálculo de los gastos de financiación.

En resumen, la fórmula de cálculo de días para aplicar la tasa de interés sobre materiales es:

Días de Proceso + Condición de Pago – Días Libres

Financiación en Mano de Obra Propia, de Terceros y de Materiales: Indicar sobre qué aspectos se calculará la financiación.

Permite Financiación Negativa: Cuando un cliente paga contado, o a fechas cercanas, es posible -de acuerdo a las pautas que se hayan establecido- que los gastos de financiación sean negativos (descuento al cliente). Se indica aquí si se permite, o en el caso de que sea negativa el gasto de financiación debe ser cero.

Porcentaje de IVA y de Otros Impuestos , Se indican para cuando se necesita que el precio se le pase al cliente con impuestos incluidos.

Utilidad por defecto: valor con que el presupuesto se iniciará, cuando se parte de cero. Luego, el usuario lo puede modificar.

Gastos Generales: Es un porcentaje que se le agregan a los costos de un presupuesto, independientemente de la utilidad, en caso de que la empresa utilice esta modalidad. Expresa el porcentaje sobre costos variables con que se cubrirán los costos fijos.

Redondeo total en pesos: Aquí se permite elegir que el sistema redondee el importe de un presupuesto en múltiplos de diez. Es decir: si el importe total de un presupuesto diera 421.328 pesos, se redondeará a 421.330, importe que figurará en la carta al cliente.

Días de Validez del Presupuesto: Valor que se suma a la fecha del presupuesto para indicar al Cliente la validez del presupuesto. Puede variarse en cada presupuesto.

Días para Plazo de Entrega: Valor que se suma a la fecha del presupuesto para indicar al Cliente el plazo de entrega del trabajo convenido u ofertado. Puede variarse en cada presupuesto.

Moneda preferente para cotizar: Por defecto la carta al cliente se pasa en pesos. Pero si se desea utilizar siempre otra moneda, indicarlo aquí. Ahora bien, si uno o más clientes tienen indicada una moneda para cotizar, este criterio es prevalente sobre el anterior, es decir, se cotizará en la moneda indicada para el cliente en sus presupuestos. El resto se realizará con la moneda elegida en la configuración.

Costeo por Absorción: Seleccionando esta opción la Contribución Marginal se calcula sumando Mano de Obra Propia más Utilidad.

Porcentaje de Impuesto a las Rentas: Se permite indicarlo y calcularlo. VEA LAS NOTAS EN CALCULOS FINALES DEL PRESUPUESTO (Inclusión del Impuesto a las Rentas). Para que se calcule


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debe incluirse como variable en los cálculos de Comisiones y Utilidad que a continuación se describen.

COMISIONES Y UTILIDAD

Aquí se expresa el algoritmo que calculará las comisiones y la utilidad en función de los costos. El sistema viene con un algoritmo de cálculo, que es el siguiente:

Var1 = STCC / (1 - (pCVe+pCAg+pUTI) / 100): En Var1 cargamos el Precio de Venta calculado CVen = Var1 * pCVe / 100: Cálculo de la Comisión del Vendedor CAge = Var1 * pCAg / 100: Cálculo de la Comisión de Agencia Util = Var1 * pUTI / 100: Cálculo de la Utilidad

Como resultado de dicho algoritmo, las comisiones se pueden calcular directamente sobre el precio de venta, por ejemplo:

Datos:

Comisión Vendedor: 10% Comisión Agencia: 15 % Utilidad: 30% Sub-Total de Costos $ 100

Resultados:

Precio Final: $ 222,22 Comisión Vendedor: $ 22,22 Comisión Agencia: $ 33,33 Utilidad: $ 66,66

Comprobación:

222,22 - 22,22 - 33,33 - 66,67 = 100 (que son los costos desde los cuales partimos).

Las variables utilizadas en dicho algoritmo y su significado son:

Sub Total Costos STCC

% Comisión Vendedor pCVe

% Comisión Agencia pCAg

% Utilidad pUTI

Comisión Vendedor CVen

Comisión Agencia CAge

Utilidad UTil

Variable 1 Var1

Variable 2 Var2

Variable 3 Var3

Variable 4 Var4

Deben utilizarse los nombre expuestos. Se disponen de hasta 4 variables para cargar resultados intermedios (Var1 a Var4).

Podemos mostrar otros algoritmos, donde el primero es el ya expuesto:

1. Se calculan todos los porcentajes sobre el precio de venta

Var1 = STCC / (1 - (pCVe+pCAg+pUTI) / 100): /* Precio de Venta */


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CVen = Var1 * pCVe / 100: /* Comisión del Vendedor */ CAge = Var1 * pCAg / 100: /* Comisión de Agencia */ Util = Var1 * pUTI / 100: /* Utilidad */

2. La utilidad se calcula sobre costos, y las comisiones sobre el precio de venta

Var1 = STCC * (1 + pUTI / 100): /* Costos + Utilidad */ Var2 = Var1 / (1 - (pCVe+pCAg) / 100): /* Precio de Venta */ CVen = Var2 * pCVe / 100: /* Comisión del Vendedor */ CAge = Var2 * pCAg / 100: /* Comisión de Agencia */ Util = STCC * pUTI / 100: /* Utilidad */

3. La utilidad se calcula sobre costos, la comisión vendedor sobre el resultado anterior, y la comisión agencia sobre el precio de venta

Var1 = STCC * (1 + pUTI / 100): /* Costos + Utilidad */ Var2 = Var1 / (1 - pCVe / 100) / (1 - pCAg / 100): /* Precio de Venta */ CAge = Var2 * pCAg / 100: /* Comisión de Agencia */ CVen = Var2 - CAge - Var1: /* Comisión del Vendedor */ Util = STCC * pUTI / 100: /* Utilidad */

Nótese que cada instrucción de cálculo debe finalizar en dos puntos : y los comentarios se

pueden incluir entre barras y asteriscos: /* esto es un comentario */

Ingrese a la ficha que estamos explicando para más datos.

Puede probar su fórmula colocando valores en las casillas habilitadas a tal fin, para asegurarse de que funciona tal como lo pensó (casillas con fondo amarillos).

CARTA AL CLIENTE

La Impresora de Fax utilizada por el sistema, por defecto, es la correspondiente a Outlook 2000. Esta es la "Symantec Fax Starter Edition". En desuso actualmente.

El Timing Carta se utiliza para prevenir problemas de envío de e-mails. Este valor varía según la velocidad del procesador del PC y normalmente se sitúa entre 20 (rápidos) y 40 (lentos).

Firmante de Cartas: Indique quién firma las cartas. Es un valor por defecto y puede cambiarse en cada presupuesto. Debe completarse antes la base de datos correspondiente.

Precio a Pasar: Tiene la posibilidad de determinar qué tipo de precios se le pasan en la carta al cliente por defecto (en el presupuesto puede elegir otra opción).

Decimales en Precio: En caso que defina pasar Precios Unitarios, aquí se definen los decimales que tendrá el precio aludido.

Línea de Precios es un texto que puede aparecer si se llena en la carta al cliente, indicando la situación con respecto a impuestos. Normalmente la línea contiene: "Estos precios no incluyen impuestos.".

Archivo PDF: Se ha sustituido el formato de carta en htm por el de PDF para el envío de la carta al Cliente por e-mail. En resumen se dispone de:

Carta Externa: formato Word Carta Estándar: formato Word Carta Personalizada: formatos Excel y PDF

Para enviar cartas con formato PDF, con esta versión se incluye la instalación del programa PDFCreator,


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de código abierto y uso gratuito. Sus licencias son GNU (Free Software Foundation, Inc. 59 Temple Place - Suite 330, Boston) y de Aladdin Enterprises, Menlo Park, California, U.S.A.

Este programa sirve, además y entre otras cosas, para poder grabar e imprimir cualquier documento desde cualquier programa en formato PDF. Al instalarse se agrega en Windows la impresora “PDFCreator” que puede ser seleccionada al momento de imprimir, generando un archivo PDF. En TaurusPro, no es necesario seleccionar la impresora, ya que el sistema genera el documento en PDF automáticamente si ha sido seleccionado este formato en la Configuración General (ficha Carta al Cliente).

E-Mail: CC y CCO: Para el campo Con Copia (CC) del e-mail es posible seleccionar dos contactos desde la pantalla de emisión de la carta. Pueden agregarse o modificarse los contactos (separándolos por coma o punto y coma según la Configuración regional de su sistema). En Configuración General (menú Globales de Base de Datos) es posible indicar dos direcciones de e-mail para envío Con Copia Oculta (CCO) de la carta. Esto es útil especialmente cuando se lleva un archivo centralizado de los e-mails enviados.

Plantilla de E-Mail: Si se ha generado plantillas, seleccionar la plantilla por defecto.

E-Mail automático al vendedor

Además de poder enviar copia oculta de la Carta al Cliente al vendedor, se adicionan dos funcionalidades:

a. En la lista de e-mails, antes de enviarlo al cliente, aparece la palabra “Vendedor” pudiendo seleccionarlo para mandar una copia no oculta.

b. Si en Configuración General se marca “Enviar copia al Vendedor”, se enviará copia no oculta al vendedor en todos los casos que el cliente tenga vendedor.

De esta forma las opciones son tres:

a. Enviar siempre Copia Oculta al Vendedor b. Enviar siempre Copia No Oculta al Vendedor c. Seleccionar cuando se quiere enviar copia al Vendedor

PARAMETROS PERSONALES Los parámetros personales son propios de cada PC y reflejan las necesidades de cada usuario. La mayoría de los elementos son claros cuando se accede a estas definiciones. Aclaramos algunos: Cantidad de registros Mostrados: Se aplica en los listados de presupuestos, cargando esta cantidad de presupuestos. Se usa cuando la cantidad de presupuestos se sitúa en varias decenas de miles y se enlentece el listado al iniciarlo. En el propio listado puede cambiar la cantidad a visualizar.

Cliente de Correo Electrónico

Es necesario seleccionar, en Preferencias Personales, solapa “Carta y Documentos” el cliente de e-mail a utilizar: Outlook Express, Outlook de Office ó Windows Live Mail.

Pero, a su vez, se puede seleccionar, en vez de un cliente de correo electrónico, que se establezcan los

parámetros para conectarse a un servidor de correos y enviar la carta a través de él.

Si se selecciona es necesario definir los parámetros de acuerdo a su servidor de correos. Consulte a su

técnico para incluir dicha información. Sólo se pueden enviar los presupuestos en PDF por esta modalidad


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(no admite archivos Excel.

Siempre dentro de Preferencias personales, en la lengüeta “Correo Saliente” podrá indicar dichos valores,

como se ve en la siguiente imagen:

Al igual que en con las Solicitudes, es necesario contar en los PC que se desee esta funcionalidad con la

carpeta TProAux instalada en el disco C:.

La instalación es la misma que para las Solicitudes. Una vez instalada tanto se pueden recibir solicitudes

como enviar e-mails con adjuntos a través de un servidor de correos.

CLIENTES

Puede ingresar una lista de clientes desde planillas Excel provistas en el CD de instalación.

La definición del Cliente implica 3 datos: Código del Cliente (autonumérico), Categoría y Grupo. Categoría y Grupo es un código de hasta 3 dígitos cada uno, que refieren a lo creado en la base de datos (ver más abajo) y pude utilizarse con el criterio que se crea conveniente.

Tenga en cuenta que más allá que se provee un campo para el nombre 'fantasía' del cliente, las búsquedas y los datos del cliente en las cartas u otro documento siempre se referirán a la razón social.

Contactos: Al realizar un presupuesto es posible elegir el solicitante del presupuesto entre los contactos asignados en el cliente, y así figurar en el encabezado de la carta al cliente.

Moneda Preferencial para cotizar: Cuando se realiza un presupuesto y se elige el cliente, el sistema prepara el presupuesto en la moneda definida aquí.

Inactivo: Es posible marcar a los clientes que no se están utilizando, pero que tienen presupuestos asignados.


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CATEGORIAS Y GRUPOS DE CLIENTES

El uso de estos datos son a criterio del usuario del sistema. Como en muchas otras tablas el valor por defecto es "---". Permite la utilización de letras y números para la generación de los códigos.

En la Categoría de Clientes es posible marcar la Utilidad con que va a ser iniciado un presupuesto para dicha categoría. la Utilidad también puede ser indicada directamente en la ficha del Cliente.

El orden de precedencia es el siguiente: Si la utilidad en Categoría de Cliente es mayor que cero, toma este valor. Pero si también se ha indicado una utilidad en la ficha del Cliente, este último valor tiene preferencia sobre el marcado en la categoría.

Si por último los dos valores anteriores están en cero, se tomará la utilidad por defecto establecida en la Configuración General. Estas características funcionan en dos lugares: 1) Al elegir la categoría de Cliente en la ficha del Cliente y en 2) el Presupuesto al seleccionar un Cliente. Nótese que los valores de utilidad citados se refieren al valor por defecto para el inicio de un presupuesto pudiéndose alterar dicho valor en el presupuesto si los niveles de seguridad lo permiten.

Notas sobre Clientes

Se ha creado la posibilidad de registrar notas especiales referidas a cada Cliente en particular. Esto resulta interesante si se necesita ir llevando anotaciones sobre algunos clientes y poder acceder a dichas notas en cualquier momento, especialmente al realizar un presupuesto. Las notas son accesibles desde varios lugares:

Presupuesto

Listado de Presupuestos

Listado de Situación

Listado de Clientes

Padrón de Clientes

El formulario que se abre tiene dos zonas: la primera muestra las notas existentes con la fecha de creación y el autor de la nota. En la parte baja existe un cuadro para ingresar una nueva nota, que al grabarla, se incorpora a la parte superior, mostrándola.

AGENCIAS DE PUBLICIDAD

Se ingresan las Agencias con sus datos y la comisión que cobran. En cada Cliente es posible indicarle a qué Agencia corresponde, de forma que al elegirlo, mientras se realiza un presupuesto, se fija ya la comisión correspondiente.

CONDICIONES DE PAGO

Se ingresan todas las condiciones de pago habituales con sus clientes y en Días de Cálculo se establecen los días que el sistema calculará para cada caso.

Por ejemplo, si se crea una condición de pago "30 días fecha factura" puede indicarse 40 como días de cálculo, si se estima que los clientes pagan con un retraso de diez días. Este valor es utilizado únicamente en el cálculo de los Gastos de Financiación, en el presupuesto. Si su empresa no cobra gastos de financiación al cliente, los valores no tienen porqué diferir con los días.

PROVEEDORES

Para cada proveedor se especificará el rubro. Puede utilizarse para identificar un grupo de operarios, una


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sección o una máquina dentro de la empresa.

Este padrón se utiliza únicamente con vistas a ingresar la letra del código de proveedores de papeles y cartulinas y para el Control Presupuestal.

VENDEDORES

En esta pantalla se definen los vendedores y su comisión asignada por defecto.

Si presiona el botón de 'Ver Clientes' se accede al listado de Clientes de dicho vendedor, y a su vez, haciendo click sobre el cliente se abre la pantalla con los datos del cliente.

TIPOS DE TRABAJO

Si bien Ud. recibe el sistema con muchos Tipos de Trabajo pre-establecidos, puede cambiarlos o agregar los que estime necesarios. Algunos tipos de trabajo no deben eliminarse ni cambiarse su nombre ya que el sistema los utiliza para establecer diferentes tareas a la hora de realizar un presupuesto. Estos últimos están indicados en la base de datos.

Es posible agregar trabajos a los cuales indicarles equivalencias. Por ejemplo: Si Ud. agrega un tipo de trabajo llamado "Recibos", pero necesita que el sistema lo trate como "Boletas", elija este ítem en la casilla de 'Equivalencias'. Lo mismo podría aplicarse a "Memorias", para que lo trate como "Revista".

Los tipos de trabajos preestablecidos, y que no deben alterarse ni eliminarse son:

Blocks (boletas emblocadas)

Boletas

Cajas (tratado como un tipo de estuche)

Estuches

Libro (el mismo tratamiento que revistas)

Otros

Revistas

Sobres

REVISION PRESUPUESTO

Esta facilidad permite definir qué elementos hay que comprobar o chequear en el presupuesto antes de grabarlo para asegurarse que no se ha omitido nada o colocado algún valor que no corresponde. Ud. puede elegir qué elementos controlar en el presupuesto indicando y si permite grabar o no el presupuesto, y qué mensaje desplegar ante la ocurrencia del hecho.

En la columna Dónde indicar el elemento a controlar.

Si elige Pre Prensa o Procesos, en la columna Concepto puede determinar la tarea a controlar.

En la columna Valor puede indicar =0 que significa que el importe está en cero o que la tarea no se definió. Si indicara, por ejemplo para Utilidad, <10 el sistema chequeará que si la utilidad fuera menor de un 10% avisará de esta anomalía.

En la columna Graba? se indica si el sistema permite o no grabar el presupuesto ante la ocurrencia del hecho.

En la columna Mensaje escriba un mensaje que le aparecerá al operador al verificarse un hecho controlable. Puede indicar cuantos controles desee.

En el presupuesto, en el menú Archivo, el operador puede elegir "Revisar Presupuesto" para controlarlo previamente a la grabación.

Se agrega la posibilidad de incluir en la Revisión del Presupuesto la categoría del Cliente y la Categoría del


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Presupuesto. En cualquiera de estos dos casos, se debe indicar incluyendo comillas simples. Por ejemplo:=’ALI’

ELEMENTOS CLIENTE

Aquí se describe, para cada Tipo de Trabajo, qué elementos se deben verificar, solicitar o acordar con el cliente. Luego, al indicar el tipo de trabajo en una Solicitud de Presupuesto, el sistema automáticamente describirá dichos elementos en la Solitud antedicha.

Se utiliza como ayuda memoria para los vendedores.

DOCUMENTOS EN EXCEL

Ver el capítulo de 'Personalización'.

CATEGORIAS Y GRUPOS DE PRESUPUESTOS

Igual que para los clientes, es posible categorizar y definir grupos de presupuestos. Existen cuatro códigos reservados del sistema que corresponden a las categorías: A, W, OT y NOC

A se refiere a un presupuesto normal W es un presupuesto generado a través de internet (Conexión Remota) OT es un presupuesto sin calcular y generado únicamente para abrir una Orden de Trabajo vacía

y llenarla. NOC es un presupuesto sin calcular, y en el que el usuario escribe el importe final (registrar

presupuestos calculados manualmente, fuera del sistema). PM1 y PM2 para el uso que se requiera, que tienen la característica de indicar con color el presupuesto en

el listado

CATEGORIAS DE ORDENES DE TRABAJO

Se pueden crear categorías para las Ordenes de Trabajo. El uso que les pueda dar puede variar ampliamente según los criterios que se elijan, pero en general podrán estar referidos a los procesos de producción (máquinas, procesos, etc.).

PLANTILLAS DE E-MAIL

Es posible generar plantillas de correo electrónico, personalizando todos los datos referidos al e-mail.

Puede generar tantas como desee, para diferentes estilos de correo según el destinatario. Cuando

accede, en un presupuesto, a “Hacer Carta, Orden de Trabajo, Presupuesto Interno” mediante el botón

correspondiente, puede visualizar un nuevo botón:

mk:@MSITStore:C:/TaurusPro/Ayuda.chm::/Personalización.htm


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Al abrir el editor de plantillas, puede personalizarla como se muestra en la siguiente imagen:

Note que se han incluido variables que toman su valor del presupuesto (comienzan y terminan con el sigo

%):

%cliente% Nombre del CLiente

%numpres% Número de Presupuesto

%trabajo% Nombre del Trabajo

%ocompra% Orden de Compra

%cproducto% Código del Producto

%fentrega% Fecha de Entrega

%empresa% Su empresa

%cargo% Cargo del Contacto

%salto% Salto de Línea (retorno de carro)

%e% Un espacio

Pulsando el botón Grabar, graba la plantilla. Pulsando Probar, ve el resultado:


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Como resultado de utilizar una plantilla, la Carta al Cliente es enviada con la personalización que se haya

realizado.

En Parámetros Personales (base de Datos, Configuración General) se puede indicar la plantilla por

defecto a utilizar.

Si no se indica ninguna plantilla, los e-mails son enviados como hasta ahora.

PC con Windows Live Mail

Las nuevas versiones de Windows Live Mail no funcionan para enviar e-mails desde Taurus. Utilice el

correo directo, tal como se explicó para la nueva versión 9.1.2 (leer más abajo el punto 12: Carta al Cliente

sin programa de correo electrónico).

INSUMOS

MATERIALES

En Materiales se puede ingresar cualquier soporte de impresión: papeles, cartulinas, autoadhesivos, autocopiativos, etc.


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Puede ingresar una lista de materiales desde planillas Excel provistas en el CD de instalación

Los precios que Ud. ingresa deberían tener un criterio homogéneo para toda la base de materiales: precios de lista, precios de un proveedor determinado, etc. Esto es conveniente para que todos los usuarios que utilizan el sistema sepan a que atenerse en materia de precios.

Puede ingresarse el precio, tanto por kilo como por hoja. De todas formas, el sistema calcula los importes de papel en los presupuestos e informes teniendo en cuenta el valor del kilogramo. Tenga en cuenta que si su modalidad es calcular el importe con precios por hoja, el resultado siempre va a ser equivalente.

Cuando ingrese papeles cuyo precio es exclusivo por hoja, como en el caso de los autoadhesivos, dado que éstos también se expresan con un ancho, largo y gramaje, el resultado por kilo va a ser el equivalente al de la hoja para los cálculos. De esta forma mediante este sistema pueden ingresarse como materiales accesorios: sobres, bolsas, etc., es decir, cualquier objeto al cual luego se le aplique un proceso.

Si se ingresara un material que se cobra por unidad y que no tiene una especificación de gramaje, ancho y largo, ingrese un gramaje, ancho y largo ficticios, no importando el valor, dado que el sistema siempre va a calcular correctamente los importes. El precio lo ingresa por unidad. Por ejemplo, para ingresar una caja de cartón corrugado puede ingresar un ancho y un largo referidos a sus dimensiones y en gramaje expresar las libras. Al ingresar en este ejemplo el precio por unidad, el sistema hará una conversión tomando los valores ingresados para calcular el precio equivalente por kilogramo, lo que hará que siempre se respete el precio de la caja.

En resumen, no importa cual sea la base de cálculo, siempre el resultado será correcto para cada papel o material.

Códigos de materiales

Existen tres tipos de Códigos:

Código del Material: Es el que utilizará el programa a todos los efectos.

Código Interno: Es un código interno de la empresa para clasificar materiales. Se lo incluye con fines de compatibilidad con información preexistente en la empresa.

Código del Proveedor: Son los códigos que habitualmente aparecen en las listas de precios.

La codificación del material, a los efectos de la realización de cálculos y de efectuar búsquedas en los listados sigue determinados criterios que deben ser respetados. Todo lo que corresponda a codificación se ubica en el menú de materiales, Codificación. Allí se pueden ingresar códigos, eliminarlos, cambiarlos, verlos.

Los primeros 3 dígitos alfabéticos se reservan para clasificar el material por tipo, subtipo y proveedor. Los siguientes 3 dígitos alfanuméricos se usan generalmente para el orden correlativo dentro de un material del mismo tipo, subtipo y proveedor.

1er. dígito: Tipo de Material

2do. dígito: Proveedor

3er. dígito: Sub-Tipo

4to. al 6to: Correlativo

Una buena clasificación es muy importante para la realización de búsquedas rápidas y claras, así como para el cálculo automático del pliego de impresión.

El Sub-Tipo de material es importante a los efectos de poder delimitar características, formatos y gramajes cuando la categoría es muy amplia. Por ejemplo en cartulina, puede haber diferentes reversos (blancos y


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café, o diferentes orígenes (fábricas, importaciones, etc.) Ante este universo de variedades una buena clasificación de Sub-Tipos delimita, por ejemplo, los formatos según origen o clasificación. Luego, en el momento de realizar un cálculo automático del pliego de impresión es posible limitar la búsqueda a los formatos aplicables al caso.

Es posible utilizar letras repetidas en los Sub Tipos, siempre que no se repitan dentro de un mismo tipo de material, lo que aumenta la posibilidad de clasificacion de materiales por subtipos. Por ejemplo:

STA001 Coteado Urubel72 x 102 250 grs.

CTA001 Cartulina Eurokote 70x 100 250 grs.

ETA001 Ecológico Evergreen 66 x 101,6 216 grs

En estos casos, la letra A está definiendo diferentes subtipos de papeles, asociados a un tipo de material, lo que sería para los ejemplos anteriores:

S A donde S es Coteado y A Urubel

C A donde C es Cartulina y A Eurokote

E A donde E es Ecológico y A Evergreen

(La T define el proveedor, que en este caso sería Todo Papel).

Esta característica estrecha más los cálculos de pliegos, por lo que acota los resultados a la mejor opción buscada.

Existen códigos de los tipos de materiales que nunca deben ser modificados o eliminados. Estos son:

B Bobinas para Rotativa

C Cartulinas con dorso Blanco

D Cartulinas con dorso Café, Crema u otro dorso no blanco

F Bobinas de papel para Fanfold

W Bobinas para Flexografía

X Materiales varios (no papeles o cartulinas)

Y Bobinas que se cortarán a Hojas para Planas

* Asterisco: de uso general

Los subtipos de materiales tienen dos códigos que no deben modificarse ni eliminarse:

X Todos

* Uso general

Para saber cual es el último correlativo utilizado en la clasificación de materiales vaya al menú Globales->Insumos->Materiales->Listados->Ultimo Código Utilizados.

Al crear el material, una vez que escribe los 3 primeros caracteres del código, pase a otro campo (por ejemplo, nombre del material) y el sistema completará el código del material con el correlativo que le corresponda.

Ancho, Largo y Gramaje son valores que corresponden a cada material. En el caso de cualquier tipo de bobinas, el largo debe ser cero.


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Los materiales se clasifican por Tipo de Presentación (Tipo), teniendo:

H Hoja

B Bobinas para Rotativa

F Bobinas para Fanfold

W Bobinas para Flexografía

Y Bobinas que se cortarán a Hojas

C Combinación de Materiales (se genera automáticamente al crear una combinación, pero el código del material comenzará con un cero).

Otros datos

Stock Inicial y Saldo en Kgs. son valores optativos, en caso de llevar stock.

El Precio lo puede ingresar de dos formas: por Kg. o por unidad. De cualquiera de las maneras, el sistema calcula el otro precio.

Bajo el título de Calcular, aparecen dos campos de conversión (calculadora): si coloca los kilos de material, le calcula a cuántas hojas equivale al presionar el botón Unidades. Si ingresa la cantidad de hojas o unidades, calcula la cantidad de kilos con el botón kilos.

Aparte del precio llamado 'estándar' se pueden definir precios por proveedor para cada papel. En el momento de realizar un presupuesto también pueden agregarse precios por proveedor.

Tenga en cuenta que muchos de los valores de un material se pueden modificar luego directamente desde el listado (inclusive el código). Esto puede facilitar el ingreso de largas listas de materiales.

Indicación de Fibra en los Materiales

Se agregó la posibilidad de indicar la fibra del material tanto en el Padrón de Materiales como en el Listado

de Materiales. Estos cambios se propagan a otros listados de materiales, al presupuesto y a la orden de

trabajo.

El indicador de fibra es un cuadro indicador que cuando está marcado indica Fibra Corta (desmarcado es

fibra larga o indistinta).

Si desea que existan materiales con fibra corta y larga discriminados, deberá generar el que falte. Por

ejemplo:

Un material SBT023 que es fibra larga implicará generar otro, con las mismas características pero con el

indicativo de fibra corta (es decir habrá otro código, por ejemplo el SBT087, pero que repite todas las

características menos la fibra).

Para que se pueda utilizar esta característica en las órdenes de trabajo, se deberá agregar al final de los

campos donde se establecen los datos (Hoja OTrabajo, fila 216 en Excel de ControlPro, u hoja Materiales

en Excel de TaurusPro, fila 114):

MatPapelFibraCorta


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La referencia a la fibra, puede ser por ejemplo:

=SI(OTrabajo!B216=VERDADERO;"Fibra Corta";"")

Recuerde: si tiene instalador ControlPro, el archivo maestro de OT es OrdenTrabajo.xls. Si no lo tiene, el

archivo maestro es: OTrabajo.xls.

Buscar Papeles

Surgirá el listado de papeles describiendo sus características y sus diferentes precios, además del saldo en stock.

Al hacer click sobre el precio estándar aparecerá la pantalla para ingreso de precios por proveedor.

Los saldos de stock pueden tener dos colores: violeta para los saldos negativos (falta algún ingreso) y azules para los saldos positivos.

Muchos de los datos de cada papel se pueden modificar en este listado.

Como en todos los listados donde aparece el botón Selecciona, al posicionarse con el ratón, haciendo click, sobre cualquier registro y luego pulsar el botón, se selecciona dicho papel.

Se pueden marcar como ocultos los materiales que no se desea visualizar en el listado. Esto se puede realizar en el

mismo listado, marcando “Ocultar”. De esta forma, aquellos materiales no utilizados, pueden ocultarse en vez de eliminarse, para no afectar los antecedentes de presupuestos.

Al pulsar el botón “Ver Ocultos”, en el listado de materiales, produce una visualización temporal únicamente de los ocultos, por ejemplo, para cambiar su condición a algunos. Luego, en dicho listado, si se pulsa “Ver Todos”, ya no se visualizarán los ocultos. También puede pulsar el botón de “Eliminar Ocultar en todos”, en cualquier ficha de materiales (menú base de Datos), lo que quita la marca de oculto en todos los materiales de forma permanente (hasta que se vuelvan a marcar).

Movimientos de Stock

Muestra todos los detalles de todos los movimientos de stock ocurridos durante el uso del sistema.

Movimientos por Papel

Muestra los movimientos de un solo papel.

Ingresar a stock

Permite el ingreso de cantidades positivas (compras) como negativas (ajustes). Se declara proveedor o cero si es un movimiento de ajuste.

Ver diferencias de Stock

Se ve el resumen por papel de los movimientos, y se puede seleccionar excluyentemente los movimientos con saldo diferente de cero para ver sólo los que tienen diferencias o errores.

Al posicionarse sobre cualquier celda a la derecha de grs., se despliega el informe de movimientos del papel elegido.

Ingresar Materiales

Cuando deba ingresar una lista extensa de materiales, normalmente en la carga inicial de datos, la tarea se puede hacer muy tediosa debido a la generación de códigos. Para aliviar en parte la tarea puede


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realizar lo siguiente:

1. Ingrese los valores mínimos del material a utilizar, utilizando un código genérico no real, por ejemplo:

Código: CXX001, donde lo único importante es el primer dígito, que debe ser el real (en este caso no está poniendo el código del proveedor y el sub-tipo, y coloca una numeración consecutiva irreal, también).

2. Luego ingrese la descripción, ancho, largo y gramaje del material.

3. Pase al material siguiente a ingresar y proceda de la misma forma, con un código por ejemplo CXX002.

4. Cuando haya terminado de ingresar todos los materiales vaya al listado de materiales, seleccione mediante filtrado únicamente los materiales que comienzan con "CXX", con lo que se le desplegará una lista más pequeña, y en el mismo listado ingrese los valores que faltan y corrija los códigos de proveedor y subtipo de material, si corresponde.

Otro método, pero que necesita mayor expertizaje, es pasar la lista desde Excel. Consúltenos para realizar este método.

PELICULAS

El usuario determinará, durante la instalación si es conveniente describir cada una de las películas usadas en taller, o si sólo describe películas genéricas. En forma de cálculo se pueden elegir dos opciones: Real o Cms.

Real se refiere a

la utilización de impresoras de películas en rollo (se define el ancho y el largo será cero) o, para formatos establecidos de ancho y largo (por ejemplo, película 25 x 35 cms).

Cms se utiliza cuando se desee cobrar por centímetro cuadrado.

En 'A Cruces' se especifica la distancia entre el trabajo y las cruces de registro, para que el sistema agregue la superficie correspondiente. Mínimo en Cms./Color: puede indicar el mínimo a cobrar por color en concepto de películas. En el presupuesto, Ud. podrá optar entre tomar las medidas del trabajo para realizar el cálculo, o directamente desde la medida del pliego de impresión. En este último caso, el valor a cruces debería ser cero, ya que estaría incluida en el pliego.

Es posible indicar la cantidad de centímetros cuadrados mínimos y por color a cobrar en películas.

PLANCHAS Es aconsejable la determinación de la duración de la chapa, pero ante la duda indique aquí valores altos. Si no desea que calcule las chapas extra cuando el tiraje sea superior a la duración de la chapa, indique cero.

Ingrese las diferentes planchas para las diferentes máquinas, ya que luego podrá asignar a cada máquina una plancha.

TINTAS Aquí normalmente se definen tintas genéricas con consumos diferentes para tipos de trabajo diferentes.

En área máxima recomendamos 10.000 cms. que es el área de un metro cuadrado. En consumo máximo se debe poner el máximo empírico para dicha área (por ejemplo 800 gramos por color, por metro cuadrado y por millar de pliegos. El consumo estándar debe ser un porcentaje normal del consumo máximo. Será el cubrimiento por defecto para presupuestos. Por ejemplo, si el máximo es 800 grs. y el estándar es un 30 % indique aquí 240 grs (esto representará, para el caso visto, un consumo de 0,24 grs por metro cuadrado).


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Gasto Inicial Fijo Grs. es el desperdicio de tinta, por cada color, producido al cargar y descargar los tinteros. Por lo tanto, es una cantidad fija, independiente del tiraje, por ejemplo 100 grs.

Es importante anotar que se puede trasladar la experiencia de la empresa en el cálculo de tintas, si se ha establecido el consumo en gramos para un formato de papel determinado y para un tipo de papel específico. Las diferencias de consumo entre diferentes tipos de papeles debe expresarse en el coeficiente de absorción de los diferentes tipos de papeles (ver Tipos de Papeles).

En tipo de tinta, salvo que tenga experiencia en consumos no lineales (potenciales, exponenciales, etc.) normalmente es lineal. Para sistemas potenciales, consúltenos en la determinación de la fórmula respectiva, si Ud. no la desarrolló. Los consumos potenciales describen una curva típica que responden a la fórmula general:

C1.XC2

.C3

Los valores de C1, C2, C3 y X son determinados de acuerdo a la experiencia en consumo de tintas, pero surgen de un análisis matemático. Consúltenos si desea incluir este tipo de cálculo.

Mediante la posibilidad de utilizar combinaciones de tintas, se pude disponer de esta característica al generar una tinta nueva, con lo que se puede obtener un precio combinado y hacerlo en el momento del alta de la tinta. Pulsar el botón correspondiente, generar la tinta con sus componentes y los cubrimientos de cada tinta componente, presionar el botón de precio y al salir de la pantalla, el precio resultante es trasladado.

Es posible indicar al sistema la cantidad de kilos mínima a cobrar en concepto de tintas, para cada máquina impresora.

Planchas y Tintas

Código de Materiales para Planchas y Tintas A los efectos de poder generar la baja automática de Stock, tanto en Planchas como en Tintas, se incluye un campo para indicar el código de material de los mismos. Se utiliza únicamente en ControlPro.

INSUMOS POR DEFECTO

Esta pantalla sirve para ingresar los valores por defecto que, al iniciar un presupuesto, se mostrarán en chapas y tintas para las máquinas que se indiquen. Su finalidad es ahorrar tiempo al usuario, evitando que tenga que seleccionarlas manualmente.

Los temas a indicar son:

Código: Es el código de la máquina impresora o un asterisco para indicar para todas las máquinas.

Por Defecto: Es el código de la tinta o la chapa, según se trate, que se va a mostrar.

Tema: Se debe escribir 'Chapas' o 'Tintas', según corresponda.

Se pueden agregar todas las que se quiera en la línea en blanco, abajo de las existentes (ver imagen).

Tenga en cuenta que para cada impresora puede necesitarse indicarle una tinta y una chapa con lo que son dos líneas por cada máquina (aunque se puede indicar una tinta genérica).

Igualmente, es posible, por ejemplo asignar una chapa o tinta genérica para todas las máquinas, pero además una chapa o tinta específica para alguna máquina en especial. De todas formas lo mejor sería asignar a cada máquina una chapa, pudiendo asignar una tinta genérica para todas. Y, por ejemplo, asignar barniz a otra máquina que se utilice exclusivamente con este fin.


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MAQUINAS Y PROCESOS

IMPRESORAS

Las Horas de Arreglo y las velocidades respectivas se pueden variar durante la confección de un presupuesto. El tiempo de Imprime y Retira, que se define para el arreglo de las impresoras, se aplica únicamente si se indica esta modalidad en la impresora de un presupuesto. El uso normal se refiere al tiempo para secado necesario al retirar.

Es interesante destacar:

Las velocidades máximas y mínimas son las cotas a la velocidad para cada máquina. El sistema calcula a velocidad estándar. Dicha velocidad se puede variar dentro de las cotas correspondientes. Si Ud. desea calcular el importe de impresión por millar de tiros, fije la velocidad estándar a 1000 y

el precio por hora al valor que cobra el millar de tiros. Por otro lado, al elegir que la forma de cálculo es por millar, el sistema fija las 3 velocidades en mil. Si Ud. no varía la velocidad en el momento de realizar un presupuesto, estará cobrando por millar de tiros. Por ejemplo:

1. velocidad máxima: 8000 2. velocidad estándar: 1000 3. velocidad mínima: 500

El Tiraje Mínimo es aquel que se tomará como mínimo a cobrar. Normalmente es una fracción de la velocidad estándar: si la velocidad es 3000 y el tiraje mínimo es 1500, se estará cobrando media hora mínimo de impresión además de tiempos de arreglo, tintas y chapas.

Cuando es necesario indicar características de producción diferentes para una misma máquina según sea el material o tipo de trabajo a emplear o realizar, es posible que convenga crear dos o más máquinas con nombres diferentes, pero referidas a una misma máquina real. Por ejemplo, MAQ1 es una GTO52 para imprimir papeles y MAQ2 es la misma máquina en condiciones de imprimir cartulina. La diferencia entre las dos será, posiblemente, la velocidad de producción.

Cuando se establece que la máquina cobrará Por Millar, luego, durante el cálculo del presupuesto el sistema redondeará los millares calculados. Si no se desea que se redondee el resultado indique Por Hora y coloque 1.000 en las velocidades, con lo que se estará calculando por millar, pero sin redondeo.

Se ha agregado, en el padrón de Máquinas Impresoras un botón al lado izquierdo de la Velocidad Estándar, que

permite indicar los datos necesarios para ajustar la velocidad de la máquina, según la cantidad de pliegos a imprimir, y estableciendo un umbral (o límite) de gramaje a partir del cual se aplican otras velocidades. Pasamos a detallarlo:

1. La velocidad de la máquina (o su rendimiento, ya que contempla paradas para cargar el carro) varía normalmente según el tipo de material, pero más específicamente según el grosor del material (asociado al gramaje). Para no hacer demasiado complejo la resolución del tema, se ha implementado un gramaje límite a partir del cual se pueden indicar otras velocidades. A su vez, la máquina tendrá una velocidad mínima y una

máxima de acuerdo a dicho gramaje. Pongamos un ejemplo:

Para cantidades de Pliegos Buenos de impresión, comprendidas entre 3.000 y 20.000, en materiales inferiores a

220 gramos por metro cuadrado, se estipularán velocidades mínimas y máximas de 3.000 y 8.000 respectivamente. Si el gramaje fuera superior a los 220 gramos, se indicarán velocidades de 2.000 y 6.000.

Pliegos Velocidad 1 Gramaje Velocidad 2

Mínimo 3.000 3.000 220 2.000

Máximo 20.000 8.000 6.000

Esto dará una gráfica como la que se muestra a continuación, para el primer caso:


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Es decir, para cantidades inferiores a los 3.000 pliegos de impresión se aplica la velocidad mínima de 3.000 pliegos por hora. La velocidad (línea azul) se irá incrementando hasta llegar a los 20.000 pliegos de tiraje, a partir de los cuales se aplica la velocidad máxima. El sistema resuelve con exactitud, mediante un algoritmo estadístico, la velocidad correspondiente a cada cantidad de pliegos en el intervalo, como puede verse en la gráfica.

Cuando se realizan Opciones de Cantidad para obtener los diferentes precios para diferentes cantidades, esta característica actúa regulando las velocidades de impresión, para cada una de las cantidades de pliegos de impresión que se encuentren dentro de los rangos especificados.

Si no se desea utilizar esta característica en una o más máquinas, simplemente no le cargue los datos.

En el presupuesto, en la ficha de Impresoras, se agregó una casilla para activar o desactivar esta característica en el momento de realizar un presupuesto, e independientemente que se hayan cargado los datos como se explicó más arriba.

PROCESOS

DESCRIPCION GENERAL

Existen tres usos principales en los procesos

1. Fórmulas. Se ingresan fórmulas que luego serán ejecutadas al elegir un proceso mientras se realiza el presupuesto.

2. Precios Adicionales. Es posible marcar adicionales al precio de la fórmula, de acuerdo a criterios de elección. De esta forma, al precio de la fórmula se le sumarán otros valores según lo establecido en esta pantalla, al momento de realizar el presupuesto, y al acceder el usuario a los valores a elegir pulsando el botón correspondiente.

3. Lista Variable. En esta modalidad el programa analiza la fórmula y según los rangos establecidos determina cuál es el precio a usar. La fórmula puede constar de un sólo concepto o más. Para que funcione se debe marcar donde dice 'Lista de Precios'. Por otro lado, se deben indicar los valores mínimos y máximos para cada una de las opciones, de forma que el programa las analice.

Otros Aspectos

1. Notas: Trate siempre de escribir una nota aclarativa del uso de la fórmula y de sus componentes. Esta nota estará accesible en el presupuesto para aclararle sus características.

2. Indicaciones: Marque todas las casillas que se correspondan con el proceso que está construyendo. Analice la pantalla y no deje valores o marcas sin establecer, pero revise los valores que por defecto se


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marcan al crear una nueva fórmula.

3. Marcas importantes: Si es una lista con precios variables. Si el trabajo lo va a realizar un tercero. Si la fórmula establece el precio de un material. Si es una fórmula de Troquel. Si las variables pueden ser modificadas al realizar un presupuesto. Si se procesa la maculatura en la fórmula. Si siendo una fórmula de ingreso 'Libre', debe variar con las opciones de cantidad.

4. Evaluar: Pulse el botón de Evaluar para asegurarse que la fórmula funciona correctamente. Algunos valores usados son ficticios.

FORMULAS

Esta pantalla permite la adecuación del Sistema Taurus a cualquier modalidad de proceso o maquinaria, tanto interno como de terceros.

El objetivo es definir la fórmula de cálculo de cada proceso que luego Ud. podrá seleccionar en el presupuesto para que calcule automáticamente los resultados.

Cualquier proceso o tarea post-prensa puede ser definido mediante una fórmula, o para un ingreso libre de valores. Así, se podrán definir, por ejemplo:

Troquelado Laminado UV Doblado Hot Stamping Corte de Guillotina Mano de Obra General etc.

Una fórmula, es la forma de indicarle al sistema cómo debe calcular un proceso y de dónde obtener los datos. Por ejemplo, una fórmula clásica de Doblado en máquina puede ser:

Tiempo de arreglo o preparación de máquina + Cantidad de pliegos / velocidad de la máquina

Entonces, una fórmula como la anterior está constituida por conceptos (tiempo de preparación, Cantidad de pliegos, velocidad de máquina) y operadores (sumar, dividir).

Luego de haber generado la fórmula de doblado, y cuando esté realizando un presupuesto, Ud. podrá elegir dicha fórmula y el sistema automáticamente se fijará en cuanto tiempo de arreglo Ud. definió en la fórmula y lo sumará al tiempo de producción definido por la cantidad de pliegos de ese trabajo dividido por la velocidad asignada a la máquina. El resultado es mostrado inmediatamente sin que Ud. tenga que realizar ninguna cuenta.

Pero si lo que desea es poder ingresar valores libremente, sin que el sistema calcule nada (por ejemplo porque Ud. le pide el precio a un proveedor de encuadernación, y no sabe anticipadamente cómo se obtiene dicho precio), entonces se puede ingresar una fórmula de ingreso libre, estableciendo como concepto el valor "libre".

Los componentes de la fórmula son:

Conceptos: contienen todas aquellos datos dentro de un presupuesto capaces de ser utilizados en una fórmula. Por ejemplo: Cantidad del Trabajo, Cantidad de Pliegos, Bocas totales de un Pliego, etc. Si elige "Libre" será utilizado para el ingreso libre de valores durante la confección del presupuesto. En este último caso no marque ningún otro valor ni elija otro concepto. Los nombres de los conceptos son pre-establecidos por el sistema y aparecen en las fórmulas entre corchetes.

Operadores: Son signos que se utilizarán junto a los conceptos para describir la fórmula. Ellos aportan toda la complejidad o simpleza que se quiera dar a la fórmula resultante.


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Es importante que verifique previamente sus fórmulas antes de utilizarlas en un presupuesto para evitar errores.

El sistema viene provisto de una biblioteca de fórmulas que pueden ser utilizadas como ejemplos o bien copiarlas para ser utilizadas.

Si pulsa el botón "Biblioteca" tendrá acceso a la biblioteca de fórmulas del sistema. Podrá copiar, modificar o agregar fórmulas. O tan sólo podrá recorrerlas para ver como están construidas.

Si Ud. desea que la fórmula evalúe una cantidad mínima a procesar (por ejemplo calcular un mínimo de 1000 pliegos) debe colocar una de las letras A o B luego del concepto y establecer el valor 1000 en Mínimo A o B. Por ejemplo:

[Pliegos Cant.]A/[Velocidad]+[Arreglo] con valor 1000 en 'Mínimo A:'

Dividirá la cantidad de pliegos entre lo establecido como velocidad y luego sumará el tiempo de arreglo, pero considerará un mínimo de 1000 pliegos para evaluar la fórmula. (Si los pliegos fueran 500, por ejemplo, tomará 1000; pero si fueran 1200 tomará 1200).

Una fórmula con IIF( es una expresión condicional del tipo: SI(ocurre algo, hacer esto, SINO hacer aquello). Por ejemplo, la fórmula:

IIf([Pliegos Cant.]<1000,1000,[Pliegos Cant.]) establece que si la cantidad de pliegos es menor de 1000, tome 1000 como cantidad, y en caso contrario tome la cantidad de pliegos. Aplicando IIF en la fórmula del ejemplo anterior resultaría (sin usar mínimo A):

IIf([Pliegos Cant.]<1000,1000,[Pliegos Cant.])/[Velocidad]+[Arreglo]

Estos casos de fórmulas complejas no son habituales. El 90 % de las que se utilizan son simples y eficaces.

Arreglo: tiempo (en horas) de preparación.

Velocidad: cantidad para la velocidad estándar.

Mínimo para el Resultado: Evalúa el resultado, cobrando una cantidad mínima, si se establece.

Precio: Importe a cobrar que se multiplica por el resultado de la fórmula.

Notas: Es conveniente utilizar este recordatorio para explicar cómo se desarrolla la fórmula y sus componentes.

Redondeo del resultado. Es posible indicar si el resultado de una fórmula se redondea. En todos los casos el redondeo es “para arriba”, es decir ajustando al número entero mayor. Por ejemplo, las cantidades 1,07 y 1,97 redondean a 2. Tenga presente lo anotado anteriormente sobre los redondeos en cualquier caso.

Cambia Arreglo y/o Velocidad? Variable en Libre? Si desea alterar la velocidad o el tiempo de arreglo durante la confección del presupuesto debe marcar este ítem. Caso contrario no lo podrá hacer. En caso que la fórmula sea una de tipo [Libre] le permite indicar si quiere que el valor ingresado durante el presupuesto sea variable con la cantidad del trabajo.

El botón Evaluar realiza una simulación de utilización de la fórmula para comprobar si tiene errores de sintaxis.

No dude en consultar a RV&A para incluir fórmulas complejas o que no esté seguro de como desarrollarlas.

A partir de la versión 5.5 la pantalla incluye un cuadro para modificación de los precios durante la


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confección del presupuesto. Si Ud. indica un tema y el precio, cuando haga click en el botón izquierdo de un proceso durante el presupuesto, podrá seleccionar valores que se sumarán al precio por defecto que indica la fórmula.

Si una fórmula contuviera una nota, al ser construida, es posible acceder a dicha nota, durante la confección del presupuesto, pulsando F4, para cada proceso seleccionado. Esta facilidad permite tener en cuenta todas las características que Ud. anote sobre cada fórmula, especialmente en la utilización de Arreglo y Velocidad.

Durante la confección del presupuesto, en la pantalla de Películas y Procesos se mostrarán como se dijo los dos grandes grupos:

Pre Prensa Terminación

Pero en la pantalla de Terminación sólo podrán utilizarse procesos NO pertenecientes a Pre Prensa, por razones de orden.

LISTAS

Características de las Listas:

1. Precios Adicionales. Se utiliza para poder elegir al momento de hacer un presupuesto, qué elementos adicionales

componen el precio. No indique Mínimos ni Máximos ya que no funcionarán en este tipo. No marque que es una 'Lista de Precios'. En resumen, al precio de la fórmula se le sumarán los valores que se elijan durante la confección del presupuesto.

2. Lista de Precios. Es una típica lista de precios que determina el precio según que el resultado de la fórmula exista

dentro de un rango limitado por un mínimo y un máximo. El primer Mínimo debe ser cero. El último Máximo debe ser cero. Cada precio así logrado sustituye al precio que se escriba en la fórmula, por lo que éste último no tiene aplicación ninguna. Como fórmula se puede construir una completa o solamente elegir una de las variables en 'Concepto'

CONCEPTOS

Ancho Trabajo Ancho del Trabajo (Formato Abierto)

Arreglo Tiempo de Arreglo a considerar

Block de... Cantidad que va a contener el block (boletas)

Cantidad Cantidad del Trabajo

Colores 1a. Línea Cantidad de colores indicada en la primer línea

Colores Totales Cantidad de colores totales del trabajo

Cot.Comp. Cotización Comprador del Dólar

Cot.Vend. Cotización Vendedor del Dólar

Entradas Cantidad de Entradas en Impresión

Hoja Ancho Ancho del Pliego

Hoja Area Área del Pliego en mts. cuadrados

Hoja Bocas Cantidad de Formas o Moldes que salen en un Pliego

Hoja Grs. Gramaje del Pliego

Hoja Largo Largo del Pliego

Hojas Cant. Cantidad de Pliegos totales del material.

Hojas Resma Cantidad de Pliegos en un paquete.

Kilos Cantidad de Kilos del material correspondiente

Largo Trabajo Largo del Trabajo(Formato Abierto)

LIBRE Ingresar un valor en el presupuesto. En precio poner 1

Malos Cantidad de tamaños como sobrante

Páginas Cantidad de páginas de un material

Planchas Cantidad de planchas de un material

Pliego Area Área del Tamaño de Impresión en mts. cuadrados

Pliego Bocas Cantidad de formas que entran en un Tamaño

Pliegos Buenos Cantidad de tamaños buenos (sin maculatura)


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Pliegos Cant. Cantidad de tamaños de impresión

Pliegos*Hoja Cantidad de tamaños en que se divide el Pliego

Suma Salen Cantidad de tamaños de impresión del material

Suma Unid. Cantidad de Unidades (formas o moldes) por Pliego

Tiros Cantidad de tiros de impresión del material

Utilidad Ganancia

Variable1 Variable a utilizar

Variable2 Variable a utilizar

Velocidad Velocidad a considerar

Vías Vías/Copias de un formulario (boletas)

Otros Conceptos y Operadores Conceptos adicionales:

Pliego Ancho (en centímetros) Pliego Largo (en centímetros) Operadores adicionales:

CInt( Conversión a Número Entero CLng( Conversión a Número Largo Val( Conversión a Valor

RndUp( Redondeo La función RndUp redondea para arriba el resultado de una operación o de un número. Por ejemplo: RndUp(10/3) da como resultado: 4. Téngase en cuenta que tanto Fix como CInt hubieran dado 3 como

resultado.

Inclusión de Materiales en los Procesos a. Material Principal

Este material será dado de baja de Stock automáticamente en el módulo de Control de Producción.

Para crear un fórmula con este material, en el código del proceso escriba el símbolo @ (arroba) y luego

haga clic en cualquier otro lado con el mouse. Se abrirá el listado de materiales. Seleccione el material a

utilizar.

Luego de hacerlo fíjese que el código del proceso incluye el código del material (por ejemplo @XTX001).

El nombre del proceso es el nombre del material (puede cambiarlo si lo desea). El precio del proceso

también es el del material, aunque cada vez que utilice este proceso el sistema buscará el precio

actualizado en la tabla de materiales. La fórmula queda marcada como que es un material.

En la fórmula aparecerá [Material] que es el equivalente al Peso de una Unidad del Material seleccionado.

Luego complete la fórmula con lo que desee. Tenga en cuenta que si el material es generado colocando

Ancho=100, Largo=100, Gramaje=1000, en vez de expresar el peso, [Material] es equivalente a una

unidad de dicho material, lo que sirve especialmente para materiales varios. Así, una caja, por ejemplo con

código XXX008 y código de proceso @XXX008, que tiene las medidas indicadas, tendrá un precio por kilo

igual al precio por unidad, siendo este último el que importa.

Ejemplo de fórmula para cajas que llevan 500 unidades en ellas:

[Material]*[Cantidad]/500

Dado que en este ejemplo [Material] = 1, y suponiendo que entran 500 estuches por caja, dicha fórmula

nos dará como resultado la cantidad necesaria de cajas para el trabajo, siendo posible que una vez

indicado el proceso con el lector de código de barras en ControlPro, se descuente dicha cantidad del

Stock.

b. Materiales secundarios


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Estos materiales no serán dados de baja de Stock automáticamente en el módulo de Control de

Producción.

Cuando crea la fórmula, seleccione [@ que es el último de los operadores. Automáticamente se abre el

listado de materiales. Seleccione uno.

En la fórmula se escribirá algo parecido a (dependiendo del código): [@XTX001]*[#XTX001]. Esto

significa Peso de una Unidad x Precio Unitario del Material. El código XTX001 es el del material

seleccionado. Luego complete la fórmula como desee. Ejemplo de fórmula para cajas que llevan 500

unidades en ellas:

[@XTX001]*[#XTX001]*Cantidad]/500

De esta forma, cuando se actualicen los precios de los materiales, al ingresar, copiar o modificar un

presupuesto, la fórmula toma el precio actualizado. Puede incluir la cantidad de materiales que desee

dentro de una fórmula.

Inclusión de anchos y largos mínimos y máximos en los procesos

Se puede indicar en los procesos equivalentes a máquinas, tal como ocurre con las impresoras, sus anchos y largos mínimos y máximos. Esto puede referirse tanto a pliegos como al trabajo (por ejemplo, una troqueladora necesita el formato de los pliegos pero una pegadora de estuches necesita el formato del trabajo).

Cuando se recalcula un presupuesto el sistema revisa si algún proceso o la impresora indicados están invalidados por sus formatos máximos y mínimos, dando aviso mediante un mensaje.

En la ficha del proceso se debe indicar si el proceso actúa sobre estuches o sobre otro tipo de trabajos.

Si los valores de formato están en cero, el sistema no controla.

Por otra parte se ha incluido en el Cálculo del Pliego de Impresión la posibilidad de que indique hasta tres procesos, de forma que se calculen las alternativas descartando los procesos para cuyos formatos se


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invaliden las opciones.

Tenga cuidado con este uso especialmente en determinados procesos. Por ejemplo, si Ud. indica una dobladora puede que el sistema invalide opciones con formatos de pliego que no se acomodan a los formatos de la dobladora. Ud. no verá esas opciones. Pero puede que, en la práctica y para algunos casos, si el pliego no entra en la dobladora Ud. puede preferir imprimir con ese formato de pliego, y luego cortarlo y doblarlo manualmente. En este caso no es conveniente que la opción haya sido invalidada por haberse especificado la doblara automática.

TAREAS POR DEFECTO

Aquí es posible establecer para cada Tipo de Trabajo (Estuches, Folletos, etc.) qué tareas de Pre Prensa o de Encuadernación y Procesos se van a cargar automáticamente al ingresar un presupuesto nuevo.

Es conveniente utilizar esta facilidad porque acelera considerablemente los tiempos de ejecución de un presupuesto.

Luego, las tareas se establecen automáticamente al elegir el tipo de trabajo en el presupuesto.

Para agregar tareas siga el procedimiento siguiente:

1. Elija el Tipo de Trabajo y pulse el botón 'Agregar'. 2. Elija el Material para el cual está definiendo una tarea (por defecto es el 1). 3. Defina la tarea entre las 3 columnas, siguiendo siempre un orden lógico para mayor claridad:

o Pre Prensa o Impresión o Terminación

4. Repita el procedimiento para seguir definiendo tareas. Cuando termine con un Tipo de Trabajo, elija arriba otro y continúe.

5. Salga grabando.

Este recurso se ubica directamente en la ficha de Tipos de Trabajo (menú Base de Datos->Globales->Tipos de Trabajo).

Se visualiza: una lista para cada Tipo de Trabajo, pulsando el botón que aparece a la derecha de cada registro. Se ha agregado la posibilidad de establecer el orden en que se quiere aparezcan los procesos por defecto en el presupuesto. El orden se cambia en esta ficha, o en el propio presupuesto.

Cuando se ingresa un nuevo tipo de trabajo, para no tener que volver a indicar los procesos, se puede usar el botón que permite copiar de un tipo de trabajo, todos sus procesos (y luego hacer las modificaciones que se estime necesario, cambiando el orden, agregando nuevos o eliminando otros).

SEGURIDAD

NIVELES DE SEGURIDAD

Ver Definición de Niveles en el capítulo de Seguridad.

REGISTRO DE AUDITORIA

El sistema puede llevar un registro de todas las acciones que se realizan en el sistema, y que son sensibles de control. Para ello debe ser indicado en Parámetros del Sistema.

Es posible ver o eliminar el registro, pero estas tareas están asignadas a usuarios con el nivel de seguridad suficiente.


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USUARIOS

USUARIOS

Aquí se ingresan los usuarios del sistema por parte del administrador del mismo. Los niveles deben concederse de acuerdo a las tareas elegidas, como se explicó anteriormente.

FIRMANTES

Se ingresan los nombres de todos los habilitados para la firma de Cartas al Cliente. En el presupuesto se puede elegir, entre los firmantes ingresados, para que aparezca su nombre en la Carta al Cliente.

MONEDAS

El sistema es multimoneda, es decir, se pueden definir todas las monedas necesarias (pesos uruguayos, dólares, pesos chilenos, pesos argentinos, real, etc.). Cada moneda debe estar definida por un código de un carácter, un nombre, un signo para que aparezca en los informes, y la cotización vendedora y compradora. El peso o moneda principal, debe llevar como cotizaciones vendedora y compradora un 1 (uno).

En la casilla de Segunda Moneda (2da. Moneda) definir cuál es la segunda moneda principal (por ejemplo, en Uruguay es el dólar. En los presupuestos aparecerá por defecto la segunda moneda definida aquí, como opción para cotizar. Igualmente, el usuario podrá elegir otra en el momento de realizar un presupuesto.

Cuando algunos materiales pudieran tener su origen y moneda en otra divisa diferente a la segunda moneda, es útil definir una tercer moneda para aplicarla a los precios de dichos materiales.

Pasar a Excel Clientes y Materiales

Puede pasar a Excel los contenidos de Clientes y Materiales, generándose en la carpeta C:\TaurusPro los archivos ClientesExcel.xls y PapelesExcel.xls. La primer fila en ambos archivos saon los nombres de los campos de las tablas correspondientes.

Sub-Tipos de Trabajos

La posibilidad de generar sub-tipos de trabajos tiene su utilidad principal en Control de Producción, especialmente para el nuevo Diseñador y Calculador de Pliegos de Impresión, que se provee con las últimas versiones del módulo.

En TaurusPro su utilidad es meramente enunciativa para ciertos tipos de trabajos: Por ejemplo, para trabajos por páginas (revistas, libros, etc.) los subtipos son: Tapas, Interiores, Inserts, etc. pudiéndose agregar los necesarios. Es decir, los subtipos en TaurusPro operan como calificadores del uso para los diferentes materiales de un trabajo.

Los nombres y tipos que vienen definidos con la actualización no pueden ser cambiados si se utiliza el módulo Control de Producción.

Para agregar sub-tipos vaya al menú Base de Datos, Globales, Sub-Tipos de Trabajos.

Presupuestos Anteriores a TaurusPro

Fundamentalmente para instalaciones nuevas, es posible cargar en una nueva tabla, los presupuestos


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realizados tanto en Taurus SE como en otros sistemas a los efectos de tener acceso al listado completo de los mismos. Dicho listado es accesible desde el Menú Principal.

Soporte Técnico

Asistencia Remota

En el menú de Soporte se accede a “Asistencia Remota” que ejecuta la versión personalizada de RV & Asociados del programa TeamViewer para control remoto de la PC. Mediante este programa podremos acceder a su PC y ayudarlo a solucionar problemas técnicos. Válido para clientes con suscripción activa al servicio.

La versión personalizada, con licencia adquirida por RV & Asociados, funciona a partir de la comunicación de su ID (número identificatorio) a nosotros, sin necesidad de enviar una clave. A partir de ese momento tomaremos control de su PC para asistirlo según las necesidades que se planteen. Ud. verá en lo que estamos haciendo, preferentemente manteniendo una conversación vía Skype, y podrá interrumpir el acceso en cualquier instante.

Actualizaciones

Los puntos destacables son:

a. Una vez que se instala en un PC una actualización el resto de los PC detectan la nueva versión y se actualizan automáticamente sin necesidad de volver a descargar actualizaciones ni ir copiando archivos PC por PC.

b. Para que esto funcione así es necesario crear una carpeta compartida a nivel de servidor (o alguna otra PC) para que los usuarios y el programa actualizador ubique los archivos descargados y sean accesibles automáticamente por el resto de los PC.

c. El contenido de la actualización se puede leer desde el programa (TaurusPro o ControlPro) en el menú “Soporte”, “Leer los Últimos Cambios en el Sistema”.

Detalle:

1. Se habilita una carpeta compartida en el servidor u otra PC para contener los archivos actualizados. Normalmente esta carpeta puede llamarse Actualizaciones y estar bajo la carpeta TaurusPro. Por ejemplo, la dirección de dicha carpeta puede ser:

//(nombre_del_servidor)/TaurusPro/Actualizaciones

2. Cuando actualice por primera vez el actualizador preguntará la dirección de dicha carpeta. Por defecto, antes de cambiarla es: C:\TaurusPro\Actualizaciones. Una vez que Ud. escribe la nueva ruta y actualiza en su PC ocurre lo siguiente:

a. Es modificado Taurus2011.ini en su PC con la nueva ruta.

b. El archivo Taurus2011.ini es copiado a la carpeta de actualizaciones, conteniendo la nueva ruta.

c. Cuando ingresa al programa la nueva ruta es grabada en la base de datos.

d. Si accediendo a Base de Datos -> Configuración General se modificara la ruta de actualizaciones es modificado el archivo Taurus2011.ini.

e. Cuando se inicia el programa (por ejemplo en otra PC) y éste detecta que ha sido modificada la ruta, se cambia el Taurus2011.ini automáticamente con la nueva ruta. Es decir, cuando se cambia la ruta en un PC, el resto de los PC detectan el cambio.

3. Cuando en un PC se ha actualizado, cambiando de versión, el resto de los PC detectan el cambio y luego de mostrar un aviso proceden a:

a. Cerrar el programa

b. Ejecutar el nuevo programa Actualizar.exe que copia todos los archivos desde la carpeta de


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Actualizaciones antes nombrada.

c. Volver a abrir el programa.

De esa forma, automáticamente, todos los PC quedan actualizados.

Para el resto de los PC estos últimos pasos funcionan a partir de la próxima versión, cuando ya tengan instalada esta actualización, ya que la versión 9.0.3 y anteriores no tenían esta funcionalidad.

Nota: Si en algún PC surgen problemas al actualizar, verifique los permisos de dicho PC para acceder a la carpeta compartida de actualizaciones.

Detección de errores.

La rutina de Chequeo de Funcionamiento (menú Soporte) incluye ahora la detección de presupuestos sin materiales. Cuando estos presupuestos existen, al copiarlos, verlos u otra operación se pueden generar errores y pérdida de información. Los errores detectados quedarán marcados con rojo en el Listado de Presupuestos y en el Listado de Estructuras, y su categoría pasa a ser “ERR”. Antes de trabajar con ellos deben ser modificados, no olvidando cambiarles la categoría.

Soporte – Revisar Materiales

En el menú Soporte se ha agregado la rutina de revisión de Materiales, la cual busca errores, corrige muchos de ellos y los avisa los que se deben corregir manualmente.

Sistema de Soporte Técnico por Tickets

A partir del año 2012 el sistema actual de consultas técnicas de soporte (por tickets) tiene la siguiente característica:

Para realizar cualquier consulta o reclamo se acede a la página de soporte desde el link:

Sistema de Soporte técnico por Tickets

Mediante este sistema quedan registradas todas las incidencias y Ud. puede ver el estado de cada uno de los tickets emitidos. Queda así un historial registrado para las dos partes (cliente y soporte) que ayuda a mejorar drásticamente las condiciones de atención a nuestros clientes.

El avance de cada consulta, entonces, puede ser seguido y ante cada paso recibirá un e-mail informándole de lo acontecido.

Es importante hacer notar que toda consulta o reclamo debe hacerse obligatoriamente mediante este sistema, ya que no se le darán curso a temas que se comuniquen por otra vía.

Para acceder a la ayuda y descripción del nuevo sistema haga click aquí

Se ha incluido el acceso a la página de Soporte Técnico al iniciarse el programa para utilizarse cuando se necesite acceder a la descarga manual de las actualizaciones y para informarse de novedades si no se puede ingresar al sistema.

Seguridad

Restricción de Acceso a Usuarios

Se agrega la definición de nivel de “Acceso” a los usuarios.

http://www.rva.com.uy/stec

http://www.rva.com.uy/stec/images/osTicket.pdf


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Registro en Auditoría

Además del nombre del usuario se graba ahora el nombre de la PC en el registro de incidencias del sistema.

Apertura del sistema sin contraseña

En aquellas instalaciones, por la razón que sea, que no se utiliza un esquema de usuario y niveles de seguridad (por ejemplo el usuario es único) es posible ingresar al sistema sin ingresar ni el nombre ni la contraseña.

Para acceder a esta facilidad el responsable o administrador del sistema puede solicitar a RV & Asociados las indicaciones para realizarlo. No se publican en este documento pues sino se facilitaría a todos los usuarios que salteen los criterios de seguridad establecidos por la empresa.

El usuario que ingrese con este sistema queda registrado como “AdminSC” (administrador sin contraseña) y con nivel de seguridad uno.

De todas formas el sistema graba en su Auditoría el ingreso con esta modalidad, la fecha, hora y la PC desde la cual se ingresó, para un mayor control, siempre que esté activada. Recordamos que el acceso a la Auditoría es para usuarios de Nivel 1 (uno).

Aspectos Varios

Respaldo de las planillas maestras de Carta al Cliente y Orden de Trabajo

En ControlPro se ha incorporado una rutina mediante la cual cuando un archivo maestro (por ejemplo Otrabajo.xls) se daña, el programa recurre a la copia guardada en la carpeta “Originales” que debe ubicarse en la carpeta TaurusPro de cada PC (C:\TaurusPro\Originales).

Esta carpeta se crea automáticamente cuando se utiliza el programa TProAuxiliar.exe que se descarga con cada actualización de TaurusPro o de ControlPro. Mediante este programa se crea y descarga en dicha carpeta todos los documentos maestros que existen para las dos aplicaciones. Los archivos de cliente (CartaCliente.xls, CartaClienteMF.xls, OTrabajo.xls y OrdenTrabajo.xls) no son sustituidos sino que se guardan originales de los sistemas con la palabra “Modelo” incluida en el nombre del archivo (ejemplo: “Otrabajo Modelo.xls”).

Controles de Presupuestos

Se ha agregado un botón al iniciar tareas de controles, que es “Actualizar Marcas”. Esta rutina actualiza las marcas de controlado en los presupuestos, previendo que se hayan eliminado controles o marcado presupuestos como controlados. Es recomendable pulsarlo cada tanto, aunque con una vez bastaría.

En las pantallas de controles se han agregado botones para pasar datos del presupuesto al control, a los efectos de facilitar el uso, y en caso de que se quieran repetir los valores del presupuesto, dicho valor sea exacto. Lo mismo ocurre con los precios, aunque se incluye otro botón “Actualizar Precios”, que actualiza los precios desde la base de datos por si hubieron cambios entre la fecha en que se realizó el presupuesto y la actual.

Cambio de Precios

Se agregan dos listados para realizar modificaciones manuales de precios de Materiales y de Procesos (menú Tareas, Actualizar Precios Materiales ó Actualizar Precios Procesos).

De esta forma se facilitan algunos cambios de precios donde las rutinas existentes puedan resultar tediosas. Estos dos listados permiten el cambio individual, escribiendo directamente sobre el precio por kilo, ó


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cambiar precios por lotes (pudiendo aquí indicar si es sobre el precio por kilo o sobre el precio por hoja):

sumando o restando una cantidad al precio

cambiando el precio directamente

aplicar un porcentaje

En el caso de materiales se puede seleccionar si el cambio se va a realizar sobre el precio por kilo o sobre el precio por hoja.

Si pulsa el botón "Marcar" marca o desmarca los materiales filtrados. Sólo use para filtrar los selectores de material (Tipo, Sub Tipo, Proveedor): no use el botón de filtrado pues seleccionaría todos los materiales al pulsar el botón “Marcar”.

No puede cambiar la moneda porque afectaría presupuestos realizados.

Si pulsa el botón marrón "Aplicar" se aplicará una de las tres opciones de cambio sobre todos los materiales marcados.

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INDICE - Taurus de Datos/Base de Dat… · ... si más adelante se eliminara un elemento de la base de datos (por ejemplo un papel o ... para documentos” escribir la ... la demasía