F U N D A C I Ó N V O L U N T A R I A D O J U A N P A B L O I I

N I T : 8 6 0 . 5 0 4 . 9 2 4 - 4

D I R E C C I Ó N : C R A 2 8 ª N O 7 5 - 2 4

T E L : 2 4 0 4 6 0 3 - 5 4 7 8 9 2 3

BIENVENIDO

Es un honor para la Fundación Voluntariado Juan Pablo II que esté vinculado con nosotros y pueda aportar, tanto su conocimiento como con su experiencia. Por eso, es necesario que vea con atención la siguiente capacitación y se apoye de su jefe inmediato para cualquier duda.

NOSOTROS La Fundación Voluntariado Juan Pablo II, es una institución

sin ánimo de lucro, la cual, crea condiciones adecuadas para

un desarrollo integral de las personas mayores, quienes al

llegar a cierta edad disminuyen sus posibilidades de tener compañía, recibir atención, ser valorados y respetados.

HOGAR GERONTOLÓGICO La Fundación es un hogar gerontológico, destinado al

hospedaje permanente o temporal de personas mayores con mínima incapacidad física y/o psicológica, donde se ofrecen servicios sociales y salud básica, (suministro o supervisión de tratamientos médicos, primeros auxilios, terapias, etc.).

MISIÓN Promover un envejecimiento activo y

saludable, con servicios de calidad para atender las necesidades bio-sico-sociales y espirituales de la persona mayor, enriquecer su personalidad, autoestima y autonomía.

VISIÓN Ser una organización innovadora en el

ámbito nacional en atención a las personas mayores y líderes con opciones atractivas para el desarrollo de programas de Responsabilidad Social Empresarial dirigidos a esta población.

VALORES Amor.

Solidaridad.

Honestidad.

Respeto.

Responsabilidad.

Puntualidad.

Calidad humana.

Vocación por lo que hacemos.

HISTORIA • Iniciamos este maravilloso proyecto en el año

de 1978.

• En 1981 decidimos crear nuestro hogar gerontológico.

• Actualmente nos preocupamos porque la alegría los haga sonreír nuevamente.

PROGRAMAS QUE MANEJAMOS

Centro día y Plan día: A todas aquellas personas que desean pasar el día dentro de las instalaciones.

Residentes: Se ofrece albergue a las personas mayores de escasos recursos, en una sede agradable.

Hotelería: Ofrece alojamiento y alimentación por un determinado tiempo.

NUESTRA CASA Contamos con treinta y cinco (35) cupos, en habitaciones sencillas y dobles, un

oratorio, dos salas, dos comedores, una huerta, tres salas de televisión, salón de actividades, un centro de cómputo, fisioterapia, una enfermería, actividades y cocina.

ACTIVIDADES QUE OFRECEMOS Para la Fundación es muy importante el cumplimiento de los objetivos, por eso

diseñamos actividades diarias especializadas con profesionales idóneos:

• Acompañamiento espiritual.

• Arte terapia.

• Danza Terapia.

• Músico terapia.

• Terapia Física.

• Gimnasia.

• Terapia ocupacional.

• Artes Manuales.

• Yoga.

• Coro.

COMUNICACIÓN INTERNA

Los correos electrónicos son un medio importante de comunicación interna, estos son los correos a los que se puede dirigir en el caso de necesitar alguna información.

• Presidente: Myriam Tobar de Forero: dirección@jfundacionjuanpabloii.com

• Directora administrativa: María Constanza Guerrero: administracion@fundacionjuanpabloii.com

• Coordinadora de gerontología: Adeline Maire: gerontología@fundacionjuanpabloii.com

• Coordinadora administrativa: Consuelo Contreras: coordinación@fundacionjuanpabloii.com

• Asistente administrativa: Eddy Marlen Corredor: asistente@fundacionjuanpabloii.com

• Voluntaria de enfermería: Charlotte Bourgeay: enfermería@fundacionjuanpabloii.com

ORGANIGRAMA

Es una prioridad para nosotros que conozca el organigrama de la Fundación, puesto que con él, sabrá a quién dirigirse en los distintos retos, labores, quehaceres que el día a día trae. Así mismo si en alguna oportunidad quiere aportar ideas, conocimiento y/o sugerencias, las cuales se les hará una lectura profunda para analizar la viabilidad. A continuación le mostraremos el organigrama.

Tesorera

Administrativa

e inventariosInformación Finananciera

Recurso

Humano

Servicios

generalesMercadeo

Servicio al

cliente

Nutricionista

Auxiliares de enfermeria

Practicantes area salud

Voluntariado area salud

Voluntariado

administrativo

Pratciantes

universitarios

Docentes

Talleristas

Voluntariado

Representantes de la

iglesia

Voluntariado

Auxiliar Contable

Coordinadora Administrativa

JUNTA DIRECTIVA

Presidente (Representante Legal)

1a. Vicepresidente

2a. Vicepresidente

Vocales: 3 vocales principales y 3 suplentes

Coodinadora Gerontológica

Comité Administrativo

Revisoria Fiscal

Auxiliar de

servicios

Auxiliar de

Cocina

Terapista ocupacional

Asesor Legal

Medico

Enfermera Profesional

Directora Administrativa

Comité de Gerontologia

Atención en salud

Talleristas

FUNDACION VOLUNTARIADO JUAN PABLO II

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Asistente Administrativa

ASAMBLEA DE ASOCIADOS

Apoyo espiritual

Fisioterapeuta

Desarrollo Social y

crecimiento personal

TIPOS DE VINCULACIÓN Dentro de la fundación existen distintos tipos de

vinculación como lo son:

Contrato laboral.

Contrato por prestación de servicios.

Acuerdo de voluntades.

Convenios con universidades y colegios.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL En el A00 encontrará toda la estructura documental donde

están relacionados todos los instrumentos tales como: formatos, manuales, procedimientos, protocolos e instructivos.

Estos los podrá encontrar en físico en el área de administración en la carpeta “Documentos Gerontológicos o Administrativos”, así como también digitalmente

en la red de la Fundación.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Procedimientos.

Protocolos.

Instructivos.

Formatos.

Manuales.

DEFINICIÓN DOCUMENTOS PA Procedimientos administrativos: Definen cómo, quién, cuándo, dónde, se realizan las

actividades.

PG Protocolos de enfermería: Es un documento que describe en resumen el conjunto de procedimientos técnico-médicos necesarios para la atención de una situación específica de salud.

Manuales: Una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa.

M Manuales área Administrativa.

MG Manuales área Gerontología.

I Instructivos: Tienen propósito de orientar los procedimientos en forma detallada, clara y precisa para realizar alguna actividad simple o compleja.

Formatos: Es el diseño de la forma como se registrará la información en forma ordenada.

A Formatos área Administrativa.

E Formatos área Gerontológica.

DOCUMENTOS GERONTOLÓGICOS Tanto física como digitalmente se encuentran los siguientes protocolos, los cuales

son de vital importancia que usted los lea.

• Protocolo frecuencia respiratoria (PG01).

• Toma atención arterial (PG02).

• Toma de Pulso (PG03).

• Toma temperatura axial (PG 04).

• Toma temperatura bucal (PG 05).

• Toma glucometria (PG 06).

• Procedimiento disposición de residuos (PG 07).

• Protocolo control de alimentos (PG 08).

• Protocolo limpieza y desinfección técnica de manos (PG 09).

• Inmovilización en situación particular (PG 10).

• Protocolo baño Genital (PG 11).

• Protocolo control de hongos (PG 12).

• Protocolo postura de pañal (PG 13).

• Protocolo actividades físicas (PG 14).

• Protocolo urgencias(PG 15).

• Protocolo suministro de medicamentos (PG 16).

• Protocolo de fallecimiento(PG 17).

• Protocolo hipertensión arterial(PG 18).

• Protocolo de curaciones(PG 19).

• Protocolo toma de muestra de laboratorio( PG 20).

• Entrada y salida de las usuarias (PG 21).

• Protocolo de gimnasia(PG 23).

• Protocolo control de postura(PG 24) .

• Programa de rehabilitación funcional(PG 25).

• Programa de fractura de cadera (PG 26).

• Programa de actuación en Artrosis(PG 27) .

• Protocolo diabetes Mellitus tipo II(PG 28).

PROTOCOLOS ADMINISTRATIVOS Los siguientes protocolos se pueden encontrar tanto física como digitalmente:

• Control de documentos, correspondencia y archivos (PA 01).

• Recepción de donaciones (PA 02).

• Registro inducciones y capacitaciones (A 02).

• Retiros y certificados de defunción .

• Plan de saneamiento (PA 06).

• Plan de emergencia (PA 07).

• Distribución de las usuarias (PA 07-1).

• Brigadas (PA 07-3).

• Planos de ubicación (PA 07-4).

NORMALIZACIÓN

Definir la estructura de un documento que se incluye dentro de la estructura documental de la Fundación.

Los documentos normalizados están registrados en el formato A-00 clasificación y numerados.

UBICACIÓN

Físicamente los documentos se encuentran:

En la oficina de administración:

• Manuales de Cargo.

• Documentos Administración.

• Documentos Gerontología.

• Registros Activos: Los que están en uso frecuente.

• Certificados externos.

UBICACIÓN Digitalmente también estos documentos se pueden

encontrar en:

• Inicio.

• Mis sitios de red.

• Red en administración.

• 2014-2015 formatos instructivos y protocolos.

• 2015 formatos instructivos procedimientos protocolos.

• 2015 formatos normalizados.

OBLIGACIONES REFERENTES A DOCUMENTOS EN SALUD

• La redacción debe ser clara y ajustarse a la realidad y el contenido debe ser comprendido por la persona que lo lee, sin mayor explicación… “Escribir para otros”

• Las planillas de seguimiento y todos los documentos relacionados con salud, deben ser diligenciados en forma clara, legible, sin tachones, sin enmendaduras (no uso de corrector), intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.

• Cada anotación debe llevar la fecha y hora en la que se realiza, con nombre completo y firma del autor de la misma.

• Los documentos deben conservarse por un periodo mínimo de 20 años contados a partir de la fecha de la última atención.

Mínimo cinco (5) años en el archivo activo.

Mínimo quince (15) años en el archivo inactivo.

OBLIGACIONES REFERENTES A DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

La redacción debe ser clara y ajustarse a la realidad, adicionalmente el contendió debe ser comprendido por la persona que lo lee, sin mayor explicación… “Escribir para otros.”

Todos debe ser diligenciados en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, (sin utilizar corrector), intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.

Los documentos de carácter contable y que soportan las operaciones económica de la Fundación deben empastarse anualmente.

Los demás documentos deben archivarse asegurando su cuidado en el archivo activo durante un año y trasladarlos al inactivo.

Responsables: Asistente y Coordinadora Administrativa, Tesorera, Revisora Fiscal y auxiliar de contabilidad.

CAPACITACIONES A continuación se harán las capacitaciones de los

siguientes temas:

• Plan de saneamiento (PA-06).

• Plan de emergencia (PA-07).

• Capacitación protocolo de urgencias (PG-15).

• Capacitación área de promoción y mercadeo.

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