INFORME DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL Septiembre de 2006

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ESTUDIO DE CASOESTUDIO DE CASO

GESTIÓN INSTITUCIONALGESTIÓN INSTITUCIONAL

Septiembre de 2006Septiembre de 2006

Desarrollo del casoDesarrollo del caso



Desarrollo del caso.

• Hasta el 99, la UDD disponía de un sistema de gestión de admisión y sistema de gestión de admisión y registro académicoregistro académico, basado en una herramienta informáticaherramienta informática, que había sido adquirido a otra institución.

• Esa herramienta no era modificableno era modificable, ni se podía adaptar a las crecientes necesidades de la UDD.


• El 99 la UDD tenía 2.000 alumnos en Concepción, y había adquirido la ULC en Santiago.

• Así nació la necesidad de unificarnació la necesidad de unificar sistemas de gestión, y hacer más eficientes los procesos y sistemas de admisión y registro académico.

• Se establece la necesidad necesidad de disponer de una herramienta que responda herramienta que responda a lo anterior.


• Esta herramienta debía ser un sistema informático que:– Fuese útil para mejorar los procesos de la UDD

y no un fin en si misma.no un fin en si misma.– Debía contribuir a mejorar la eficiencia de los

procesos vigentes, pero no definirlos ni pero no definirlos ni cambiarlos.cambiarlos.

– Debía ser de fácil acceso y amistosa, facilitadora de tareasfacilitadora de tareas para los usuarios.


• El sistema debía permitir procesospermitir procesos como el análisis de la gestión de admisión y registro académico,…

• …el seguimiento de los usuariosseguimiento de los usuarios (alumno, directivos y personal externo).

• Tenía que considerar las necesidades y necesidades y características realescaracterísticas reales, las cuales debían traducirse en parámetros eficientes de gestión.


• También debía ayudar al análisis del análisis del contexto internocontexto interno (planes de desarrollo académicos), …

• …además del contexto externocontexto externo (cambios y tendencias de la industria de la educación superior).


• La Dirección de Docencia buscó alternativas tecnológicasalternativas tecnológicas, y seleccionó Bettersoft, porque:– Era posible adaptarlo a las necesidades reales

de la institución.

• En los 2 años de desarrollo, el sistema sistema original efectivamente se perfeccionóoriginal efectivamente se perfeccionó, y satisfizo las necesidades de la UDD.

• El desarrollo lo efectuó conjuntamenteconjuntamente el personal de Bettersoft y la UDD.


• Finalmente la UDD logró contar con un sistema informático en que:– La mayoría de los procesos fueron procesos fueron

automatizados.automatizados.– De fácil acceso y amistosofácil acceso y amistoso con los usuarios.– FlexibleFlexible a los cambios propios de una gestión

dinámica.– En permanente mejoramientopermanente mejoramiento.– Con capacidad de acomodarse al estilo de acomodarse al estilo de

gestión UDD.gestión UDD.


Sistema Bettersoft

original

Necesidades UDD

¿Satisface?NO

Sistema Bettersoftmodificado

SI

¿Satisface?NO

SI

Sistema Bettersoftdefinitivo

Prueba 1UDD

Prueba nUDD

Mecanismos de detección

UDD


• En términos generales, esta herramienta informática de gestión, considera los siguientes sistemas:– Sistema de admisión y registro académico.– Sistema de postulación.– Sistema de matrícula.– Sistema de inscripción de asignaturas.– Sistema de generación de actas.– Sistema de verificación de la situación académica de

los alumnos.– Procesos de grado, egreso y título.– Solicitudes de los alumnos.– Generación de diversos tipos de informes.

Unidades Unidades participantesparticipantes



Unidades participantes.

VRA

Usuarios

Usuarios

Usuarios

Usuarios

Usuarios

Encarga a VRA implementarun sistema de apoyo

Establecenecesidades

ProveedoresVRE + VRA

Bettersoft

Envían propuestas

(2) Selección y contrato

Bettersoft

VRA: Dir. Docencia +VRE: Dir. Informática

(3) Desarrollan Sistema

Usuarios

Usuarios

Usuarios

Usuarios

Usuarios(4) Prueban elsistema

(5) Retroalimentan

(1) Formalizanecesidades

VRA y VRE detectandeficiencias en los

sistemas disponibles

Políticas y Políticas y mecanismos de mecanismos de

aseguramiento de la aseguramiento de la calidad asociados.calidad asociados.



Aseguramiento de la calidad.

• Este caso es el resultado de un proceso de análisis institucionalanálisis institucional, para la , para la detección de un problema, y-o una detección de un problema, y-o una necesidad, …necesidad, …

• ……la la selección del modeloselección del modelo a desarrollar y a desarrollar y la implementación de él,…la implementación de él,…

• ……su su revisión y mejoramientorevisión y mejoramiento,…,…

• ……y el y el uso y la administraciónuso y la administración de la de la información en la gestión institucional.información en la gestión institucional.


• Este caso es un ejemplo de la aplicación aplicación sistemática de mecanismos de sistemática de mecanismos de aseguramientos de calidadaseguramientos de calidad.

• Estos mecanismos de aseguramiento de la calidad, surgen como respuesta a los respuesta a los lineamientos y políticaslineamientos y políticas generales definidos por la UDD.


• Dichos lineamientos y políticas lineamientos y políticas generales corresponden a:– Compromiso con la formación de profesionales de profesionales de

excelencia.excelencia.– Compromiso con la participación activa de participación activa de

autoridadesautoridades de la UDD, en el desarrollo de proyectos de interés institucional.

– Compromiso con la innovación tecnológica.innovación tecnológica.– Compromiso con la innovación sustentable innovación sustentable en el

tiempo, de inversiones para el desarrollo académico.– Compromiso con un modelo de desarrollo modelo de desarrollo

participativo.participativo.


• ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos de aseguramiento de la calidad?1. En la identificación del problema.– Se evidenciaban múltiples necesidades,

particularmente en las reuniones semanales de coordinación de directores con las autoridades, las de admisión, admisión, y otras.

– En los procesos presupuestariospresupuestarios y las necesidades de proyecciones del alumnado.

– En la necesidad de generar informacióngenerar información fidedigna para terceros.


• ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos de aseguramiento de la calidad?2. En la selección de la herramienta.– Visitas guiadasVisitas guiadas a otras universidades.– Entrevistas y demostraciones de softwaredemostraciones de software

por parte de proveedores.– Análisis comparativo de las soluciones soluciones

ofrecidas versus los requerimientosofrecidas versus los requerimientos.– Análisis comparativos de los software que

cumplían.


• ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos de aseguramiento de la calidad?3. En la implementación del sistema. – Reuniones periódicas con la empresa

proveedora.– Pruebas sistemáticas de cada una de las

funciones y seguimiento de las correcciones.

Resultados del Resultados del caso.caso.



Resultados.

• A partir del sistema originalA partir del sistema original presentado por Bettersoft, se desarrolló un trabajo conjuntotrabajo conjunto entre el personal de la UDD y el proveedor, que atendía atendía estrictamente a las necesidades de la estrictamente a las necesidades de la institución.institución.

• El proceso demoró 2 años, y participaron activamente los futuros usuarios, liderados por la VRE, VRA y liderados por la VRE, VRA y la ORA.la ORA.

Resultados.

• Se alcanzaron los objetivos:– Disponer de un sistema en que la mayoría

de los procesos son automáticos.automáticos.– De fácil acceso y amistosoacceso y amistoso.– FlexibleFlexible, para una gestión académica

dinámica y en permanente dinámica y en permanente mejoramiento.mejoramiento.

– Que se acomodara al estilo de gestión estilo de gestión UDD.UDD.

Resultados.

• Permite el uso de información uso de información para el mejoramiento de la gestión institucional,– Dirección superior.– Dirección de docencia.– Directores de carrera.– Coordinación docente.

Conclusiones del Conclusiones del caso.caso.



Conclusiones.

• Tanto el sistema, como su proceso de desarrollo, constituyen un mecanismo mecanismo de aseguramiento de calidadde aseguramiento de calidad en la UDD, que ha cumplido en forma significativa los objetivosobjetivos planteados inicialmente.

• Debido a que la UDD compró los derechosderechos del sistema, ha podido continuar mejorándolomejorándolo, y se espera continuar con aquello.

Conclusiones.

• Es beneficioso para los alumnosbeneficioso para los alumnos, porque agiliza procesosagiliza procesos, se dispone de información actualizada. Además, responde a las necesidades del perfil de los alumnos UDD.

• Facilita las funciones de los directoresfunciones de los directores.

• Beneficia los sistemas de admisión y registro académico, al disponerse de disponerse de información actualizada y automáticainformación actualizada y automática.

Recomendaciones.Recomendaciones.



Recomendaciones.

• El éxito de este caso, basado en el trabajo participativo y de mejoramiento continuo, dio la oportunidad de llevar a cabo otros oportunidad de llevar a cabo otros proyectosproyectos.

• A partir del desarrollo del sistema Bettersoft y los otros que surgieron, se implementaron se implementaron mejoramientos sustanciales en la mejoramientos sustanciales en la aplicación de mecanismos de aplicación de mecanismos de aseguramiento de calidadaseguramiento de calidad. Por ejemplo en el LISA y el sistema de Presupuesto.

Recomendaciones.

• Recomendaciones generales (que no afectan la metodología de trabajo de la gestión institucional).– La institución, particularmente sus autoridades

superiores, debe continuar alertacontinuar alerta a las necesidades de implementación de sistemas de gestión, acordes con la evolución y crecimiento de la UDD.

– Las VRE y VRA deben mejorar sus canales de mejorar sus canales de comunicacióncomunicación, de modo que el trabajo conjunto sea más eficiente, además de eficaz.

– La UDD debe continuar con su política de continuar con su política de mejoramientomejoramiento continuo y de revisión e sus procesos.

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