INFORME FINAL DE AUDITORÍA AUDITORIA ESPECIAL EN ... · 2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 1.8 3. Legalidad 0.05 4.5 4. Gestión Ambiental 0.10 8.3 5. Tecnologías de la

1. MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-11

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA

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SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 1 de 200

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

AUDITORIA ESPECIAL EN CONTRATACIÓN

MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO

VIGENCIA 2015

CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

San José de Cúcuta, noviembre de 2016



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VILLA DEL ROSARIO

SILVANO SERRANO GUERRERO

Contralor General del Departamento Norte de Santander

MARTHA PAOLA CORREAL UREÑA

Contralora Auxiliar Delegada para Auditorías

EQUIPO AUDITOR: PROFESIONALES UNIVERSITARIAS

MIREYA NAVARRO GUERRERO

NUBIA STELLA PEÑARANDA ABRIL

DENNYS M. URIBE GUATIBONZA



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO 6

1.1.1 CONTROL DE GESTIÓN 6

1.1.2. Control Financiero y Presupuestal 7

1.1.2.1 Opinión sobre los Estados Contables 8

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 CONTROL DE GESTIÓN

2.1.1 Factores Evaluados

2.1.1.1 Ejecución Contractual 2015

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta

2.1.1.3 Legalidad

2.1.1.4 Gestión Ambiental

2.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

2.1.1.6 Control Fiscal Interno

2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

2.2.1 Estados Contables

2.2.2 Gestión Presupuestal

2.2.3 Gestión Financiera

3. OTRAS ACTUACIONES 3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS

3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR

4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS CON PRESUNTA

INCIDENCIA

5. ANEXOS 5.1 PLAN DE MEJORAMIENTO



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San José de Cúcuta, moviembre de 2016

Doctor PEPE RUIZ Alcalde municipal Villa del Rosario

Asunto: Informe final auditoría especial vigencia 2015.

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander con fundamento en las

facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó

Auditoría Modalidad Especial a la entidad que usted representa, a través de la evaluación

de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos y

los resultados de la gestión a 31 de diciembre de 2015.

Es responsabilidad de la Administración Municipal el contenido de la información

suministrada para ser analizada por la Contraloría General del Departamento Norte de

Santander, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe que contenga el

concepto sobre la gestión adelantada por IFINORTE, que incluya pronunciamientos sobre

el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los

estados contables.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de

auditoría prescritos por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander,

compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de

planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base

razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.

El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos

que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables

y el cumplimiento de las disposiciones legales.

Se remite el presente INFORME FINAL para que en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del recibido del mismo, realice el Plan de Mejoramiento incluyendo los hallazgos administrativos confirmados en éste informe, el cual se debe enviar a la Contraloría General del Departamento en medio físico y de forma digital a los correos [email protected] y/o [email protected]. De no

mailto:[email protected]




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allegar el Plan de Mejoramiento, se trasladará el hecho al proceso sancionatorio, según lo reglamenta la Resolución interna 0705 del 30 de noviembre de 2011 de ésta Departamental. NOTA: La presente auditoria se ejecuta (espacialmente) desde las oficinas de la

Contraloría Departamental, con base en los soportes allegados y analizados bajo la

presunción de lo establecido en Art. 83 CP/91 que reza “Las actuaciones de los

particulares y de las autoridades públicas deberán ceñirse a los postulados de la buena

fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas”.



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1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 78.9 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y

Resultados, la Contraloría General del Departamento Norte de Santander No Fenece la

cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2015.

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Equipo Auditor

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

1.1.1 CONTROL DE GESTIÓN

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la

auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es desfavorable

–como consecuencia de la calificación de 74.8 puntos, resultante de ponderar los factores

que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.7 52.4

2. Control de Resultados 0 0.0

3. Control Financiero 0.3 26.6

Calificación total 1.00 78.9

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

DESFAVORABLE

74.8

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Calificación Parcial

0.0

88.6

NO FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE



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1.1.2. Control Financiero y Presupuestal

Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la auditoría

adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como

consecuencia de la calificación de 88.6 puntos, resultante de ponderar los factores que se

relacionan a continuación:

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.63 45.5

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 1.8

3. Legalidad 0.05 4.5

4. Gestión Ambiental 0.10 8.3

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.10 5.0

7. Control Fiscal Interno 0.10 9.7

1.00 74.8

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1


ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

CONTROL DE GESTIÓN

0.0

83.3

72.2

92.3

89.5

50.0

Favorable

Desfavorable

96.7

Desfavorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 0.10 8.3

3. Gestión financiera 0.20 17.3

Calificación total 1.00 88.6

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 3

90.0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

86.4

Concepto

83.3

Favorable

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable



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1.1.2.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2015, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son con Salvedad. PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe diligenciar y presentar el plan de mejoramiento adjunto que le permite

solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los quince

(15) días siguientes al recibo del informe final.

El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán

por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades

detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y

los responsables de su desarrollo.

Atentamente,

SILVANO SERRANO GUERRERO

Contralor General - Departamento Norte de Santander



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es

Favorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores:

2.1.1 Factores Evaluados

2.1.1.1 Ejecución Contractual 2015

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por

VILLA DEL ROSARIO, en cumplimiento de lo establecido en la resolución Interna de

rendición de cuentas en línea de la Contraloría General del Departamento Norte de

Santander, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación:

Celebro 277 contratos en la vigencia 2015 por valor de $15,304,256,946, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

Prestación de Servicios 208 $3,486,085,581

Arriendo 1 $ 8,000,000

Compraventa 4 $47,703,595

Consultoría 1 $17,864,000

Convenios 11 $850,767,046

Interventoría 7 $230,312,994

Mantenimiento 4 $138,212,315

Obra 16 $7,880,757,770

Suministros 25 $2,644,553,645

TOTAL 277 $15,304,256,946

Fuente: Formato 201513 F20_1A_AGR aplicativo SIA Elaboró: Equipo Auditor



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Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual es con deficiencias, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 72.2 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor

1.1.1.1.1 Contratos de Obra

De un universo de dieciséis (16) contratos celebrados por la entidad en la vigencia 2015; según memorando de asignación del 17 de junio hogaño, fueron seleccionados11 (once) contratos para auditar por valor de $7,784,876,948 equivalente al 98% del valor contratado, de los cuales de evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

NOTA: LOS CONTRATOS DE OBRA QUE SE ANALIZAN A CONTINUACIÓN (135/15, 137/15, 242/15, 202/15, 153/15 y 179/15) PRESENTAN LA SIGUIENTE OBERVACIÓN: OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA. CRITERIO: el Artículo 2.2.1.1.2.1.1, del decreto 1082 de 2015, que trata sobre los Estudios y documentos previos, establece que estos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato, deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licen-cias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.



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CONDICION: Todos los procesos que se adelanten deben contener lo establecido en la norma. En los estudios previos no se observa que se anexe las carteras topográficas, los planos de localización del proyecto, estudios de suelos, planos estructurales y diseños, como lo establece el decreto 11082 de 2015 entre otros. Por lo Anterior, se está contrariando el numeral 2 y 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del

decreto 1082 de 2015

El numeral 2 del mencionado artículo establece que << El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. >>. El numeral 2 del mencionado artículo:<< El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración. >>. En los estudios y documentos se evidencia el presupuesto estimativo del contrato, pero

no se evidencian las variables utilizadas para calcular las cantidades de obra a ejecutar.

DESCARGO DEL MUNICIPÍO Con respecto a la observación formulada me permito manifestarle que todos los estudios previos cuentan con los documentos señalados en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del decreto 1082 de 2015, no se entiende como al momento de enviarse la información a esa Departamental no se adjuntó copia de los documentos soportes los que se encuentran en la Oficina de Planeación Oficina de Bancos de Proyectos, ya que por razones de manejo dado que mucho de ellos son consultados por los contratistas, y por considerarse de tipo técnico es desde allí donde se maneja esta documentación. A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar medio magnético donde se encuentran todos los documentos técnicos que soportaron los estudios previos de los contratos analizados y que fueron objeto de observación.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 1. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA. De acuerdo a la información soporte allegada y seguidamente analizada se da por aceptado el descargo de los contratos (135/15, 137/15, 242/15, 202/15, 153/15 y 179/15).

CONTRATO DE OBRA No. 013 del 16.01.2015

Tipo de Proceso Licitación Pública

Detalle y Cantidad del Objeto a Contratar

Construcción Box coulvert acceso vehicular en la calle 5N entre carreras 5N entre carreras 10 y 11 del barrio Santander y Antonio Nariño y recuperación en asfalto de la vía bicentenario en los diferentes sectores de los barrios Antonio Nariño, Santander y bella vista en el

Cuantía a Contratar $ 2.012.738.661 + $ 274.858.395 (adicional)

Tipo de Contrato Obra

Nombre ó Razón Social del proponente seleccionado

Juan Carlos Rosas Villamizar

El presente contrato no fue objeto de análisis por la comisión auditora, toda vez que mediante relación de Tesorería del municipio de Villa del Rosario, refieren que “el origen de los recursos para la ejecución del presente contrato de obra por valor de $ 2.012.738.661

+ $ 274.858.395 (adicional)” corresponden a recursos del orden nacional por convenio celebrado con el Departamento de la Prosperidad Social - DPS”, recursos cuya vigilancia fiscal es competencia de la Contraloría General de la República.

CONTRATO DE OBRA No. 137 DEL 10.06.2015

Número del Contrato CONTRATO 137

Objeto del Contrato

CONSTRUCCION DE CANCHA SINTETICA, CERRAMIENTO Y GRADERIA EN LA CANCHA DE FUTBOL UBICADA EN LA CALLE 2 ENTRE CARRERAS 3- 4 BARRIO LOMITAS DEL MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO NORTE DE SANTANDER

Cuantía Definitiva del Contrato

$945,834,337 Peso Colombiano

Nombre o Razón Social del Contratista

UNION TEMPORAL LOMITAS / GERARDO ANDRES MONTALVO MESA

Identificación del Contratista Nit de Persona Jurídica No. 900857337-1



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Identificación del Representante Legal

Cédula de Ciudadanía No. 13.278.287

Valor Contrato Interventoría Externa


Fecha de Firma del Contrato 10 de junio de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato

16 de junio de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato

6 Meses

Contrato de obra pública realizado mediante la modalidad de licitación pública, su destinación del gasto es de Funcionamiento con recursos propios. El municipio allego la siguiente información: RP#810 de Junio 10 de 2015, CE, acta de inicio del 6 de julio de 2015,factura #0004 del 14 de agosto de 2015,acta recibo Parcial #01 del 14 de Agosto por $113..381.150;acta modificación de obra del 21 de julio de 2015,informe de obra #1 con registro fotográfico, certificación de pagos de seguridad socia y parafiscales del 13 de Agosto/15; factura #006 de sep/8/15 por $194.888.594;acta de recibo parcial #02 de 8 de septiembre/15 por $194.838.594, informe de obra #2 del 8/sep/15 con registro fotográfico, con certificación de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales; factura#0009 del 19/oct/15 por $222.982.868, acta recibo parcial #03 del 20 de oct/15, informe de obra #3 con registro fotográfico; factura #0013 del 16 de dic/15 por $414.631.724,acta de recibo final del 15 de dic/15, acta de recibo final del 15 de dic/15, acta justificación de imprevistos del 15/dic/15, informe recibo final de obra con registro fotográfico, acta aprobación de precios unitarios no previstos #2 del 5 de Oct/2015, acta de liquidación del 16/dic/15. Las actas mencionadas, se encuentran debidamente firmadas por el interventor: Ing.Fredy Alfonso MarquezGutierrez por el supervisor del contrato: Ing. Simón Eli Vargas Palomino. El municipio, allega las pólizas: No. 460-47-994000012848 expedida el 16.06.16 (cumplimiento, salarios y estabilidad de la obra) y la póliza No. 460-74-444000002684 expedida el 16.06.15 de Responsabilidad Civil Extracontractual de Aseguradora Solidaria respectivamente, debidamente aprobadas. Los comprobantes de egreso se encuentran soportados por las respectivas actas y facturas y con sus respectivos descuentos de ley.

CE FECHA VALOR

1024 Agosto20/15 113.381.150

1167 Sep/11/15 194.838.594

1336 Oct/22/15 10.314.649

1337 Oct/22/15 212.668.219

1623 Oct/18/15 413.615.615

1624 Dic/18/15 1.016.109



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION El CONTRATISTA se obliga a divulgar la participación del Municipio en la ejecución de la obra mediante la colocación, previa a la suscripción del acta de inicio, de una valla en el sitio de la obra e instalar avisos de señales de prevención en los sitios que requiera la obra; sin embargo el municipio no allego registro fotográfico donde se muestre el cumplimiento de esta obligación. Por lo tanto, la entidad debe justificar y soportar.

CRITERIO la entidad está incumpliendo lo establecido en los estudios previos inciso 4; en la minuta contractual Clausula Sexta: obligaciones Generales del contratista y normatividad vigente y en los estudios previos inciso 4; en la minuta contractual Clausula Sexta: obligaciones generales del contratista. DESCARGO DEL MUNICIPIO Adjunto me permito remitir copia del registro fotográfico donde aprecia como medida de protección cerramiento la colocación de láminas de zinc, a fin de restringir el paso a particulares, al igual que registro de la valla que fue situada en la zona de aislamiento vial junto a la autopista internacional. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

2. SE DESVIRTUA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Se aceptan los descargos, teniendo en cuenta que la entidad allegó a esta Departamental Registro fotográfico en donde se evidencia como medida de protección cerramiento la colocación de láminas de zinc, a fin de restringir el paso a particulares, al igual que registro de la valla que fue situada en la zona de aislamiento vial junto a la autopista internacional. CAUSA EL MUNICIPIO, en una posible falla administrativa no estableció las condiciones estipuladas inicialmente en los estudios previos y en la minuta contractual EFECTO Ocasionando con ello que el período amparado para posibles riesgos en la construcción de la obra sea menor al exigido por la Ley.



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El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. Por tal razón se desvirtúa la OBSERVACION ADMINISTRATIVA. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION

EL MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO realizará la supervisión a través de un interventor contratado. Por conducto de esta interventoría se tramitarán todas las cuestiones relativas al desarrollo del contrato, en consecuencia este funcionario deberá expedir el certificado de cumplimiento a entera satisfacción para que se pueda efectuar por parte de la entidad el pago del valor del contrato. Sin embargo no se evidencio certificado de cumplimiento, por lo tanto el municipio debe soportar y justificar. CRITERIO La entidad no dando cumplimiento a lo establecido en los estudios previos inciso 4 y la normatividad vigente y como lo establece los pliegos de condiciones en su numeral 1.5 forma de pago, con respecto “de acuerdo con las actividades ejecutadas y aceptadas por el interventor y previo visto bueno del supervisor y a satisfacción del Municipio” DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito remitir informe de interventoría por cada acta parcial. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

3. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO No se aceptan los descargos y se mantiene el hallazgo, a pesar de que el municipio allega las actas parciales de obra elaboradas por el contratista, sin embargo no se allega la certificación de cumplimiento a entera satisfacción para que se pueda efectuar por parte de la entidad el pago del valor del contrato CAUSA

Se observa que la entidad en una posible falla administrativa no dispuso los documentos

objeto del hallazgo.



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EFECTO

La no entrega de los documentos demuestra que no existen éstos, y por lo tanto no

cumplen con lo establecido en la norma. Por lo tanto SE CONFIRMAEL HALLAZGO

ADMINISTRATIVA

ANÁLISIS Y CONCLUSIONES TÉCNICAS GENERALES: FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 10 DE JUNIO DE 2015

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $11.617.466,35. CONDICIÓN La Entidad No Allego El Recibo De Pago Por Escombrera Municipal, Soporte Necesario Para Confirmar La Ejecución De Esta Actividad. CRITERIO Se Evidencia Dentro Del Acta De Recibo Final El Ítem 7.03 Retiro De Escombros Con Una Cantidad Ejecutada De 565.85 M3 A Razón De $20.531 Equivalente A $11.617.466,35; DESCARGO DEL MUNICIPIO Debido a que el Municipio de Villa del Rosario no cuenta con escombrera municipal y la escombrera más próxima que se tiene en el área metropolitana es muy distante de la zona de ejecución del proyecto se vio en la necesidad de buscar una alternativa de disposición final de los mismos con el fin de no incrementar los costos de esta actividad y así no desequilibrar el contrato



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 4. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $11.617.466,35. No se aceptan los descargos y se mantiene el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal, teniendo en cuenta que la entidad no allega las pruebas de los sitios de disposición final de los escombros, ni el registro fotográfico o recibos de pago por el retiro del material. CAUSA No hubo control en la confirmación de la ejecución de esta actividad. EFECTO No hay certeza del pago realizado por la ejecución de este ítem. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR Teniendo en cuenta que no se hace la visita técnica a las obras, no se pueden obtener datos precisos de la calidad y cantidades de obra ejecutadas en el contrato, ya que las fotografías no aportan total evidencia; dentro de la documentación soporte allegada se evidencia Acta de Recibo Final del contrato en mención de fecha 15 de diciembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista UNION TEMPORAL LOMITAS ING. GERARDO ANDRES MONTALVO MESA Y EL INTERVENTOR CONSORCIO CENTRO DEPORTIVO LOMITAS R/L ING. FREDDY ALFONSO MARQUEZ GUTIERREZ y Acta de liquidación de fecha 16 de diciembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista UNION TEMPORAL LOMITAS ING. GERARDO ANDRES MONTALVO MESA, el interventor CONSORCIO CENTRO DEPORTIVO LOMITAS R/L ING. FREDDY ALFONSO MARQUEZ GUTIERREZ Y EL Alcalde Municipal CARLOS JULIO SOCHA HERNANDEZ, El Informe Final De La Interventoría Con Sus Memorias De Calculo. Sin embargo, no se evidencia el Acta de recibo a satisfacción por la comunidad y además esta entidad No Allego las carteras topográficas, los planos de localización del proyecto, estudios de suelos, planos estructurales y diseños Con Lo Cual Se Puedan Comparar Las Cantidades De Obra Ejecutadas. Por Lo Anterior No Hay Certeza Del Cumplimiento Del Objeto Contractual.

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo se adjunta registro fotográfico donde se evidencia el proceso constructivo y entrega a la comunidad, así mismo me permito manifestarles que adjunto a la observación 1 se ha anexando en medio magnético los documentos técnicos de que trata el numeral 2 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. Del decreto 1082 de 2015.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 5. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR Se aceptan los descargos allegados por la entidad, dentro del cual se evidencia el acta de recibo de la comunidad de fecha 17 de diciembre de 2015, firmada por el Representante de la Junta de Acción Comunal Barrio Lomitas de Villa del Rosario Norte de Santander y los informes de la interventoría con su registro fotográfico, así mismo se realizó el análisis contractual y se comparó con el acta de recibo final, concluyendo que se da por desvirtuada esta presunta observación, quedando demostrado el cumplimiento y la finalidad del objeto contractual. De acuerdo a la visita de obra realizada por el Ingeniero Civil - Oscar Javier Arellano Sepulveda, comisionado por resolución 496 del 05 de diciembre de 2016, mediante informe técnico presentado el 22 de diciembre del presente refirió “En la toma de muestras con el esclerómetro de puedo evidenciar que se obtuvo la resistencia esperada con el esclerómetro de esta departamental no dando lugar a ningún hallazgo por temas de construcción más no administrativos y documentación”.


Número del Contrato contrato 135

Objeto del Contrato

construcción de cubierta del escenario deportivo de la sede san Pedro del colegio Luis Gabriel Castro y construcción y mejoramiento de las graderías y patio central de la sede 20 de julio de la institución educativa Manuel Antonio rueda jara y construcción cubierta escuela Santander del municipio de villa del Rosario


$562,296,078.00 Peso Colombiano


Construcol-constructora Colombia S.A.S

Identificación del Contratista

Nit de Persona Jurídica No. 800252740-5

Nombre del Representante Legal del Contratista

MANUEL G. GIL. QUINTERO





Fecha de Firma del Contrato

04 de junio de 2015

Fecha de Inicio de 10 de junio de 2015



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Ejecución del Contrato


3 Meses

Fecha de Terminación del Contrato

28 de agosto de 2015

Fecha de Liquidación del Contrato

23 de septiembre de 2015

Contrato de obra pública realizado mediante lamodalidad de Licitación Pública, de conformidad con lo señalado en el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013.El municipio allega algunos de los soportes como la minuta contractual, acta de inicio, acta de liquidación, acta de aprobación de unitarios no previstos, actas de modificación, acta comité técnico, acta de recibo final, registro fotográfico. El municipio, allega las pólizas: No. 460-74-994000002677 expedida el 10.06.16 de Responsabilidad Civil Extracontractual y la póliza No. 460-47-994000012819 expedida el 16.06.15 de (cumplimiento, salarios y estabilidad de la obra), expedidas por Aseguradora Solidaria, respectivamente, debidamente aprobadas. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICION Revisada la información allegada a la comisión no se evidencio los pagos de aportes parafiscales requisito esencial para el pago de las respectivas actas parciales. CRITERIO Inobservancia a lo estipulado en los Estudios previos en el inciso Forma de Pago; en la minuta contractual en la cláusula 4: valor y forma de pago y en los pliegos de condiciones en el numeral 4.1.8 certificación de pagos de seguridad social y aportes parafiscales

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar copia de la declaración juramentada del Revisor Fiscal de CONSTRUCOL S.A.S. donde declara que la firma ha cumplido con todas las obligaciones del SSSI y parafiscales CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 6. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y SE DESVIRTUA EL

HALLAZGO DISCIPLINARIO El municipio adjunta copia de la declaración juramentada del Revisor Fiscal de CONSTRUCOL S.A.S. donde declara que la firma ha cumplido con todas las obligaciones del SSSI y parafiscales, sin embargo si la entidad cumple con este requisito los soporte no fueron allegados. Requisito esencial para el pago de las respectivas actas parciales de obra.



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CAUSA

Lo anterior presume la falta de, seguimiento y control por parte de la entidad en cada proceso contractual y en cada una de sus etapas en cumplimiento de requisitos

EFECTO

Genera un alto riesgo en el personal contratado por incumplir, los pagos de seguridad social y aportes parafiscales, de acuerdo a lo dispuesto en la normatividad vigente. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION No se evidencio registro fotográfico en donde se evidencie el cumplimiento de divulgar la participación del Municipio en la ejecución de la obra mediante la colocación, previa a la suscripción del acta de inicio, de una valla en el sitio de la obra e instalar avisos de señales de prevención en los sitios que requiera, por lo tanto el municipio debe justificar y soportar dicho procedimiento. CRITERIO Incumpliendo lo establecido en los estudios previos: obligaciones del contratista y en la minuta contractual: clausula sexta Obligaciones del contratista. DESCARGO DEL MUNICIPIO

A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar registro fotográfico donde se aprecia la colocación de la valla. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 7. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVA

no se aceptan los descargos, teniendo en cuenta que el municipio allega registro fotográfico donde se aprecia la colocación de la valla; sin embargo no se allega

evidencia fotográfica en lo referente a instalar avisos de señales de prevención en los sitios que requiera durante la ejecución de la obra



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CAUSA

Se observa que la entidad en una posible falla administrativa no dispuso los documentos

objeto del hallazgo

EFECTO

La no entrega de las evidencias, demuestra que no existen y por lo tanto no cumplen con

lo establecido en la normatividad vigente. Por lo tanto SECONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVA ANÁLISIS Y CONCLUSIONES TÉCNICAS GENERALES: FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 04 DE JUNIO DE 2015

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. CONDICIÓN Teniendo en cuenta que no se hace la visita técnica a las obras, no se pueden obtener datos precisos de la calidad y cantidades de obra ejecutadas en el contrato, ya que las fotografías no aportan total evidencia; dentro de la documentación soporte allegada se evidencia Acta de Recibo Final del contrato en mención de fecha 28 de agosto de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista Arq. MANUEL GUILLERMO GIL QUINTRO R/L Construcol Constructora Colombia S.A., el interventor ING. MYRIAM ARTEAGA CARDENAS y Acta de liquidación de fecha 23 de septiembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista Arq. MANUEL



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GUILLERMO GIL QUINTRO R/L Construcol Constructora Colombia S.A., el interventor ING. MYRIAM ARTEAGA CARDENAS Y EL Alcalde Municipal CARLOS JULIO SOCHA HERNANDEZ, sin embargo no se evidencia el informe de la interventoría, lo que se evidencia es un registro fotográfico con memorias de cálculo. Tampoco se evidencia el Acta de recibo a satisfacción por la comunidad y además esta entidad No Allego las carteras topográficas, los planos de localización del proyecto, estudios de suelos, planos estructurales y diseños Con Lo Cual Se Puedan Comparar Las Cantidades De Obra Ejecutadas, Por Lo Anterior No Hay Certeza Del Cumplimiento Del Objeto Contractual. CRITERIO Obligaciones del contratista (objeto del contrato 165/15)

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito remitir en medio magnético el informe de interventoría y el recibo de satisfacción de entrega a la comunidad. Toda la información aquí contenida se encuentra en el medio magnético que contiene el informe de interventoría y el cual se adjunta. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 8. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. Se aceptan los documentos soporte allegados como fueron los informes de interventoría por cada una de las sedes intervenidas, sus memorias de cálculo, su registro fotográfico del desarrollo de las actividades ejecutadas y se señala que se realizó visita fiscal a cada una de las sedes donde se ejecutaron estas obras, confirmando la construcción de cubierta del escenario deportivo de la sede san Pedro del colegio Luis Gabriel Castro, el mejoramiento de las graderías y patio central de la sede 20 de julio de la institución educativa Manuel Antonio rueda jara y la construcción cubierta escuela Santander del municipio de villa del Rosario. Por lo anterior se desvirtúa la observación realizada anteriormente evidenciando el cumplimiento y la finalidad del objeto contractual



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Registro fotográfico tomado durante visita fiscal realizada

Construcción cubierta escuela Santander del municipio de villa del Rosario



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Construcción y mejoramiento de las graderías y patio central de la sede 20 de julio de la institución educativa Manuel Antonio rueda jara



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Construcción de cubierta del escenario deportivo de la sede san Pedro del colegio Luis Gabriel Castro



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De acuerdo a la visita de obra realizada por el Ingeniero Civil - Oscar Javier Arellano Sepúlveda, comisionado por resolución 496 del 05 de diciembre de 2016, mediante informe técnico presentado el 22 de diciembre del presente refirió: 9. HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL PARA INDAGACIÓN PRELIMINAR “En visita a esta departamental se hace imposible realizar la toma de resistencia en los concretos con el esclerómetro de la entidad, para establecer si cumplieron con las especificaciones, de esta manera solicito se practique esta prueba más adelante, ya que en la institución educativa donde se construyó está cubierta no se encontraban laborando, si llegase a estar mal las pruebas de resistencia con el esclerómetro solicitó se practique la extracción de núcleos en todos los elementos estructurales de concreto. Pues al tratarse de un ente educativo debe estar dentro de la norma Nrs -10, garantizando si hubiera lugar a un sismo, este dentro de los parámetros de resistencia colombianos y no ocurra nada. Por este motivo solicito se continúe la investigación por temas de construcción más no administrativos y documentación”. Por lo anterior, se trasladara para indagación preliminar a la oficina de responsabilidad fiscal.



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Objeto del Contrato

OBRAS COMPLEMENTARIAS DE URBANISMO Y LOCALES COMERCIALES PARA LA TERMINACION DE LA CANCHA SINTETICA MARACANA EN EL MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO NORTE DE SANTANDER

Cuantía Definitiva del Contrato $316,879,842.00 Peso Colombiano

Nombre o Razón Social del Contratista CONSORCIO SANTANDER



FAUSTO MANRIQUE SANDOVAL

Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 88.273.106

Valor Contrato Interventoría Externa $15,847,843.00 Peso Colombiano

Fecha de Firma del Contrato 29 de octubre de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 30 de septiembre de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 2 Meses

Pagos Reflejan que existe un saldo por pagar de $63.458.599 con recursos propios (déficit)

Contrato de obra pública, realizado mediante proceso de licitación pública 008 de 2015, se allegan los siguientes documentos: acta de inicio del 30 de septiembre/15, factura 001 del 8 de oct/15 por $146.429.012, ct DE RECIBO PARCIAL DE OBRA #01 del 08 de oct/15,fact#002; acta de recibo parcial de obra 02 del 21/oct/15, acta de comité de obra del 15/oct/15, factura #0003, acta de recibo final de obra del 27 de nov/15, acta de liquidación del 27/nov/15 OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION No se evidencio soportes del pago de los aportes correspondientes en materia de seguridad social integral. CRITERIO Inobservancia a lo establecido en los estudios previos: obligaciones del contratista y Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 modificado por la Ley 828 de 2003, Art. 50 de la Ley



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789 de 2002 modificado por la Ley 828 de 2003, demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen, de sus empleados y de sí mismo. DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar copia de pago por concepto de seguridad social y parafiscales. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 10. SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO

Teniendo en cuenta los descargos presentados por la entidad; y al analizarlos con los anexos aportados, se evidencia que cumple con pago por concepto de seguridad social y parafiscales. CAUSA

La posible falta de organización género que en el expediente contractual no se

evidenciara documentos que hacen parte del mismo y que motivaron la observación.

EFECTO

Al llegar la información solicitada existe certeza del cumplimiento con los pagas de

seguridad social y parafiscales, Por lo anterior, SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO

ADMINISTRATIVO

ANÁLISIS Y CONCLUSIONES TÉCNICAS GENERALES: FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 29 DE SEPTIEMBRE DE 2015



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. CONDICIÓN Teniendo en cuenta que no se hace la visita técnica a las obras, no se pueden obtener datos precisos de la calidad y cantidades de obra ejecutadas en el contrato, ya que las fotografías no aportan total evidencia; dentro de la documentación soporte allegada se evidencia Acta de Recibo Final del contrato en mención de fecha 27 de noviembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista Arq. FAUSTO MANRIQUE SANDOVAL R/L CONSORCIO SANTANDER, el interventor ING. JESUS NEPTALI PEREZ VILLAMIZAR y Acta de liquidación de fecha 27 de Noviembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista Arq. FAUSTO MANRIQUE SANDOVAL R/L CONSORCIO SANTANDER, el interventor ING. JESUS NEPTALI PEREZ VILLAMIZAR Y EL Alcalde Municipal CARLOS JULIO SOCHA HERNANDEZ, se evidencia el Acta de recibo a satisfacción por la comunidad. Sin embargo no se evidencia el informe de la interventoría, ni el registro fotográfico de la ejecución de las actividades ejecutadas, ni memorias de cálculo, ni carteras topográficas, los planos de localización del proyecto, estudios de suelos, planos estructurales y diseños Con Lo Cual Se Puedan Comparar Las Cantidades De Obra Ejecutadas, Por Lo Anterior No Hay Certeza Del Cumplimiento Del Objeto Contractual.

Además, no se evidencio informe del interventor y supervisor del contrato, como tampoco la certificación de recibido a satisfacción en donde se pueda verificar el cumplimiento de lo establecido de que las instalaciones eléctricas a realizar, cumplan con los estándares establecidos en la norma técnica colombiana CRITERIO Inobservancia a lo establecido en los estudios previos: obligaciones del contratista DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar registro fotográfico de las actividades ejecutadas, acta de recibo a satisfacción de la comunidad, al igual que el recibo a satisfacción de las obras eléctricas conforme las normas técnicas colombianas, las que fueron radicadas por el señor Simón Eli Vargas Palomino mediante oficio de fecha 4 de octubre de 2016. Con respecto al informe de interventoría, se anexa medio magnético que contiene todo el proceso de la interventoría y el que corresponde al contrato 200 de 2015.



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En cuanto las carteras topográficas, planos de localización del proyecto, estudios de suelo, estructurales, diseños me permito informarles que el medio magnético adjunto a la observación 1, se evidencia esta información. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 11. SE DESVIRTUA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. Se evidenciaron los documentos soporte allegados como fue el informe de interventoría con su registro fotográfico del desarrollo de las actividades ejecutadas y se señala que se realizó visita fiscal al sitio donde se ejecutó este contrato de obra cuyo objeto fue “OBRAS COMPLEMENTARIAS DE URBANISMO Y LOCALES COMERCIALES PARA LA TERMINACION DE LA CANCHA SINTETICA MARACANA EN EL MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO NORTE DE SANTANDER”, verificando la ejecución de todas las actividades relacionadas dentro del acta de recibo final. 12. SE HACE UN HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL SIN CUANTIFICAR. Sin embargo, se señala que los locales comerciales construidos no están prestando el servicio para el cual fueron creados. Por lo que se confirma que no se está cumpliendo la finalidad del objeto contractual. CAUSA Los locales comerciales construidos dentro de este contrato no están prestando el servicio para el cual fueron creados. EFECTO No se está cumpliendo con la finalidad del objeto contractual.



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Registro fotográfico Tomado durante visita fiscal



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De acuerdo a la visita de obra realizada por el Ingeniero Civil - Oscar Javier Arellano Sepúlveda, comisionado por resolución 496 del 05 de diciembre de 2016, mediante informe técnico presentado el 22 de diciembre del presente refirió “En la toma de muestras con el esclerómetro de puedo evidenciar que se obtuvo la resistencia esperada con el esclerómetro de esta departamental no dando lugar a ningún hallazgo por temas de construcción más no administrativos y documentación”.



Estado del Contrato Celebrado

Objeto del Contrato CONSTRUCCIÓN DE AULAS DE CLASES EN EL JARDIN INFANTIL PETALOS UBICADO EN LA CALLE 1N Nº 10-01 DEL BARRIO SANTANDER, MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO, DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER




CONSORCIO AULAS R/L JOSE ADONAY ALVAREZ ROJAS


JOSE ADONAI ALVAREZ ROJAS






20 de noviembre de 2015




3 Meses

Contrato de obra realizada mediante Licitación Pública 010, el municipio allego la siguiente información, contrato, presupuesto, pliegos, pre pliegos, estudio previo, análisis del sector, rp# 1653 DE NOV/20/15,ACTA DE INCIIO DE OBRA del 26 de nov/15, factura # 001 del 21/12/15, acta recibo parcial de obra #1 por $181.489.852del 21 de diciembre/15, acta comité de obra del 4 de diciembre/15, CE#1628 por $ 181.489.852,factura #002 del 29/12/15, acta de recibo parcial de obra#2 por $13.826.310, justificación de imprevistos, CE#1703 de dic30/15, factura #0004 del 20/04/16 por $27.983.942, acta de recibo final de obra del 31/12/15, acta de liquidación de febrero de 2016, cdp # 1265 de sep-15-15. RP# 1653 de nov/20/15



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CONDICION

Se evidencia en los diferentes procesos precontractuales como son Análisis del sector y los estudios previos en los cuales se establecen dos objetos contractuales diferentes: En el inciso DESCRIPCION DE LA NECESIDAD, se relaciona que el Jardín Infantil Pétalos presta el servicio de Guardería Infantil a niños de 0 a 5 años se requiere hacer la construcción de dos aulas para garantizar un mejor servicio y suplir una faltante de la distribución espacial ya existente. sin embargo en el ANALISIS DEL SECTOR establece que, el área mínima para niños menores de 5 años es 2m2, por lo tanto es necesario la construcción de un salón y así evitar el hacinamiento y mejorar el Proceso Pedagógico. CRITERIO Inobservancia a lo establecido en los estudios previos: en el inciso descripción de la necesidad; y en el análisis del sector en el inciso Demanda: capítulo 4.2.1.1ambientes DESCARGO DEL MUNICIPIO Efectivamente se cometió un error de digitación, pero si se observa el presupuesto de obra, la construcción y ejecución del contrato siempre se está sobre la construcción de dos aulas de clase; dado a que los errores de conformidad con el artículo 45 del CPACA, pueden ser subsanados le solicitamos a esa Departamental se nos oriente ya que en el momento es imposible expedir algún documento a fin de subsanar el error para hacerlo saber a la actual administración y desde allí se proceda a hacerse la corrección del caso. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 13. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO

El municipio, aclara que se cometió un error y describe el proceso contractual que se

surte al interior de la entidad por lo cual aceptan la observación Administrativa, y en el

cual se aclara que la construcción y ejecución del contrato siempre está sobre la

construcción de dos aulas de clase

CAUSA La posible falta de organización género que en el expediente contractual se evidenciara

errores de digitación y que motivaron la observación.



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EFECTO La presentación de errores de transcripción con lleva a consecuencias posteriores que pueden ocasionar a la entidad a posibles connotaciones jurídicas más relevantes, por lo tanto la entidad debe establecer por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos mecanismos adecuados para evitar errores continuos en la elaboración de los procesos contractuales en apoyo con la oficina de control interno. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION No se evidencio informe alguno o certificación en donde se pueda evidenciar el cumplimiento de que las instalaciones eléctricas a realizar, cumpla con los estándares establecidos en la norma técnica colombiana. CRITERIO

Inobservancia en lo establecido en la minuta contractual, clausula 7 obligaciones general del contrato y en los estudios previos: obligaciones del contratista DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito manifestarles que en el informe de interventoría aparece toda la información en cuanto a la certificación de cumplimiento de las obras eléctricas. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 14. SE DESVIRTUA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Se aceptan los descargos y se desvirtuad el hallazgo administrativo, teniendo en cuenta que la entidad allega los soportes respecto a la certificación de cumplimiento de las obras eléctricas. CAUSA

Presuntamente la falta de gestión administrativa por parte del ente auditado genero el

hallazgo Administrativo al no aportar los diferentes informes y certificaciones



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EFECTO:

La falta de aplicación de los preceptos que regulan esta materia, podrían ocasionar daño patrimonial y poner en riesgo la financiación de los programas sociales, ANÁLISIS Y CONCLUSIONES TÉCNICAS GENERALES: FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 20 DE NOVIEMBRE DE 2015

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. CONDICION Teniendo en cuenta que no se hace la visita técnica a las obras, no se pueden obtener datos precisos de la calidad y cantidades de obra ejecutadas en el contrato, ya que las fotografías no aportan total evidencia; dentro de la documentación soporte allegada se evidencia Acta de Recibo Final del contrato en mención de fecha 31 de Diciembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista JOSE ADONAI ALVAREZ ROJAS R/L CONSORCIO AULAS, el interventor ING. JESUS NEPTALI PEREZ VILLAMIZAR y Acta de liquidación de fecha 22 de febrero de 2016 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. ALEXANDER BARRERO OMAÑA, el Contratista JOSE ADONAI ALVAREZ ROJAS R/L CONSORCIO AULAS, el interventor ING. JESUS NEPTALI PEREZ VILLAMIZAR Y EL Alcalde Municipal PEPE RUIZ PAREDES. Sin embargo, no se evidencia el informe de la interventoría, ni el registro fotográfico de la ejecución de las actividades ejecutadas, ni memorias de cálculo, ni el Acta de recibo a satisfacción por la comunidad, ni carteras topográficas, los planos de localización del proyecto, estudios de suelos, planos estructurales y diseños Con Lo Cual Se Puedan Comparar Las Cantidades De Obra Ejecutadas. Por Lo Anterior, No Hay Certeza Del Cumplimiento Del Objeto Contractual.



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Además, no se evidencio informe y registro fotográfico en donde se pueda verificar de la obligación de divulgar la participación del Municipio en la ejecución de la obra mediante la colocación, previa a la suscripción del acta de inicio, de una valla en el sitio de la obra e instalar avisos de señales de prevención en los sitios que requiera la obra.. CRITERIO

Inobservancia en lo establecido en la minuta contractual, clausula 7 obligaciones general del contrato y en los estudios previos: obligaciones del contratista DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar el informe de interventoría en medio magnético y el que corresponde al contrato 240 de 2015. Con respecto a la entrega de la comunidad me permito manifestarle que en informe de interventoría aparece registro fotográfico de entrega a la Directora de la Institución. En cuantas ni carteras topográficas, planos de localización del proyecto, estudios de suelo, estructurales, diseños se han adjuntado en el descargo de la observación 1 del presente documento. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 15. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. Se aceptan los documentos soporte allegados como fue el informe de interventoría con su respectivo registro fotográfico, en cuanto a los documentos que hacen parte de los estudios previos, los mismos fueron allegados y analizados; se señala que se realizó visita fiscal al sitio donde se ejecutó este contrato de obra cuyo objeto fue “CONSTRUCCIÓN DE AULAS DE CLASES EN EL JARDIN INFANTIL PETALOS UBICADO EN LA CALLE 1N Nº 10-01 DEL BARRIO SANTANDER, MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO, DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER”, confirmando la ejecución de todas las actividades relacionadas dentro del acta de recibo final. Por lo anterior se desvirtúa la observación realizada anteriormente evidenciando el cumplimiento y la finalidad del objeto contractual.



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Objeto del Contrato

CONSTRUCCION ANDEN PERIMETRAL Y MURO DE CERRAMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, COLEGIO MANUEL ANTONIO RUEDA JARA, SEDE BARRIO ANTONIO NARIÑO MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO, NORTE DE SANTANDER



CONSORCIO GALVIS GIL /PEDRO FELIX GALVIS ROZO


Dirección Física del Contratista CRA 3D N0 6-14 URB VILLAS DE SEVILLA



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Fecha de Firma del Contrato 29 de septiembre de 2015




CDP 0993 de 2015.

RP 1404 de septiembre 29 de 2015

Modalidad selección abreviada de menor cuantía # 007 ( Ley 1150 del 2007, Art.2 y Decreto 1082 del 2015 Art.2.4.2.1.2.20 y Art.2.2.1.2.2.2. En la propuesta presentada, el contratista soporta póliza de cumplimiento de seguros del Estado # 49-44-101005558 desde 17-0-2015 hasta el 28-12-2015, y en la planilla de aportes a salud y pensión, aportada se referencia 1 afiliado, y se relaciona el pago del mes de agosto, planilla # 8443770053 aportarte Gil Cesar Iván (socio mayoritario del consorcio). La entidad allego CE, CDP, RP, minuta del contrato, análisis del sector, certificación, estudio previo, evaluación, pliego de condiciones, pre pliegos, presupuesto, acta de inicio del 01 de oct/15,factura # 002 del 8/10/15 por $60.711.439,acta recibo parcial de obra #002 del 8/10/15, factura# 0004 del 30/10/15 por $24.642.563, acta recibo parcial de obra #003 de oct 30/15, factura #0005 del 04/12/15 por $15.915.672, acta parcial #004 del 17 nov/15, factura #007 del 29/12/15, acta recibo final de obra del 30 de noviembre/15, acta de liquidación del 29 de dic/15. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION En el análisis del sector el municipio establece en uno de sus apartes: la modalidad del contrato es de arrendamiento de acuerdo con las especificaciones generales y particularidades en él establecidas; sin embargo el contrato es de obra; por lo tanto el municipio debe explicar. CRITERIO Inobservancia a lo consagrado en el análisis del sector: objeto DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo, me permito manifestarle que el haberse anotado en el estudio del sector que la modalidad es el de contrato de arrendamiento, me permito



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manifestarle que el mismo obedece a un error de digitación que de conformidad con el artículo 45 del CPACA puede ser subsanado, como en el momento no es imposible hacer la correspondiente corrección le agradezco a esa Departamental se nos oriente y de ser posible se oficiara a la actual Administración. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 16. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO. El municipio acepta la observación efectuada y manifiesta que obedece a un error de digitación, sin embargo se mantiene el hallazgo administrativo, teniendo en cuenta que debe ser reflejado en un plan de mejoramiento, para no seguir cometiendo el mismo error.

CAUSA Se evidencia la falta de autocontrol y compromiso por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos en la elaboración y ejecución de los contratos del municipio. EFECTO Por la existencia de error en la redacción y elaboración de actos administrativos generaría posibles detrimentos al patrimonio delmunicipio, que en conjunto con la oficina de control interno podría aportar a la mejora continua de la Administración de la entidad. En consecuencia se confirma EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION

Realizar de manera oportuna y adecuadamente los ensayos de laboratorio de acuerdo a la normatividad vigente. CRITERIO

Inobservancia a lo estipulado en la cláusula 6 del contrato: obligaciones del contratista DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a estas observaciones, donde el señor Exalcalde solicito revisar los archivos de la Oficina de Vías e Infraestructura, me permito adjuntar medio magnético del desarrollo del contrato el que fue radicado por el señor Simón Eli Vargas P.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 17. SE CONFIRMA EL PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO No se aceptan los descargos y se mantiene el hallazgo administrativo, teniendo en cuenta que la entidad no allega las pruebas de los ensayos de laboratorio requeridos CAUSA Se evidencia la falta compromiso por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos y de la ejecución de esta actividad EFECTO Por la existencia del no cumplimiento con los requisitos requeridos en los actos administrativos generaría posibles detrimentos al patrimonio delmunicipio, que en conjunto con la oficina de control interno podría aportar a la mejora continua de la Administración de la entidad. En consecuencia se confirma EL PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION

No se evidencio dictamen técnico alguno y registro fotográfico referente a que antes de iniciar los trabajos de poda, se deberán observar las condiciones en que se encuentra el árbol a podar, tomando en cuenta las características propias de la especie vegetal a la cual pertenece, tomando en consideración las condiciones ambientales, las medidas de seguridad, acordonando y señalizando el área de trabajo.

CRITERIO Inobservancia a lo estipulado en los estudios previos: requisitos técnicos

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a estas observaciones, donde el señor Exalcalde solicito revisar los archivos de la Oficina de Vías e Infraestructura, me permito adjuntar medio magnético del desarrollo del contrato el que fue radicado por el señor Simón Eli Vargas P.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 18. SE CONFIRMA EL PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO

No se aceptan los descargos y se mantiene el hallazgo administrativo, teniendo en cuenta que la entidad no allega dictamen técnico alguno y registro fotográfico referente a que antes de iniciar los trabajos de poda, se deberán observar las condiciones en que se encuentra el árbol a podar, CAUSA Se evidencia la falta de compromiso por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos en la elaboración, ejecución y seguimiento de cada procedimiento establecido en los actos administrativos. EFECTO Por la existencia del no cumplimiento con los requisitos requeridos en los actos administrativos generaría posibles detrimentos al patrimonio delmunicipio. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION

No se allego informes del interventor, en el cual se establezca la comprobación periódica por medio de ensayos de laboratorio las calidades de los materiales para establecer comparaciones con lo exigido en las especificaciones del contrato en cada ítem a ejecutar. CRITERIO

Inobservancia a lo estipulado en los estudios previos: en las especificaciones técnicas y minuta contractual DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a estas observaciones, donde el señor Exalcalde solicito revisar los archivos de la Oficina de Vías e Infraestructura, me permito adjuntar medio magnético del desarrollo del contrato el que fue radicado por el señor Simón Eli Vargas P.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 19. SE CONFIRMA EL PRESUNTO HALLAZGO ADMINISTRATIVO No se aceptan los descargos y se mantiene el hallazgo administrativo, teniendo en cuenta que la entidad no se allego informes del interventor, en el cual se establezca la comprobación periódica por medio de ensayos de laboratorio las calidades de los materiales CAUSA No hubo control y compromiso en la confirmación de la ejecución de esta actividad.

EFECTO Por la existencia del no cumplimiento con los requisitos requeridos en los actos administrativos generaría posibles detrimentos al patrimonio del municipio ANÁLISIS Y CONCLUSIONES TÉCNICAS GENERALES: Según los estudios previos de conveniencia y oportunidad en su página 3 Descripción y metodología en lo que se refieren a las libretas de topografía y los planos del proyecto, los mismos no se evidencian.

Se evidencia que se suscribieron actas de recibo parcial N° 01, 02, 03 y final para las cuales no se evidencia el respectivo informe de supervisión.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO $129.390.375 CONDICION Teniendo en cuenta que no se hace la visita técnica a las obras, no se pueden obtener datos precisos de la calidad y cantidades de obra ejecutadas en el contrato, ya que las fotografías no aportan total evidencia; dentro de la documentación soporte allegada se evidencia el Acta de Recibo Final del contrato en mención de fecha 30 de Noviembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO y el Contratista PEDRO FELIX GALVIS ROZO; Certificación Del Acta De Imprevistos, Acta de liquidación de fecha 29 de Diciembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista PEDRO FELIX GALVIS ROZO y el Alcalde Municipal CARLOS JULIO SOCHA HERNANDEZ. Más no se evidencia el acta de recibo a satisfacción del rector de la institución educativa. Así mismo no se evidencia el Informe de supervisión que contenga soporte fotográfico legible de todas las actividades ejecutadas dentro del contrato, solo se evidencian unas cuantas fotografías las cuales no se sabe a qué actividades se están refiriendo, no hay evidencia de lo realmente ejecutado, no hay certeza del cumplimiento del objeto contractual. De otra parte, si bien se evidencian los siguientes comprobantes de pagos, en los cuales se observó los descuentos de ley, no se encuentran soportados dichos pagos con el total de informes del interventor y del supervisor del contrato.

CE FECHA VALOR

1206 09/10/2015 60.711.439

1420 05/11/2015 24.642.563

1542 04/12/2015 15.008.029

1699 30/12/2016 29.028.343



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CRITERIO Inobservancia a lo estipulado en la minuta contractual: clausula cuatro: valor y forma de pago y en los Pre pliegos en el ítems: 1.13 Forma de pago y obligaciones del contratista.

DESCARGO DEL MUNICIPIO

Con respecto a estas observaciones, donde el señor Exalcalde solicito revisar los archivos de la Oficina de Vías e Infraestructura, me permito adjuntar medio magnético del desarrollo del contrato el que fue radicado por el señor Simón Eli Vargas P. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

20. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO $129.390.375 Se aceptan los documentos soporte allegados como fue el informe de interventoría con su respectivo registro fotográfico; se señala que se realizó visita fiscal al sitio donde se ejecutó este contrato de obra cuyo objeto fue CONSTRUCCION ANDEN PERIMETRAL Y MURO DE CERRAMIENTO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA, COLEGIO MANUEL ANTONIO RUEDA JARA, SEDE BARRIO ANTONIO NARIÑO MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO, NORTE DE SANTANDER, confirmando la ejecución de casi todas las actividades relacionadas dentro del acta de recibo final, Por lo anterior se desvirtúa la observación realizada anteriormente evidenciando el cumplimiento y la finalidad del objeto contractual.



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Detalle y Cantidad del Objeto a Contratar

Construcción primera etapa complejo deportivo ubicado en las carreras 13 y 14 con calle 9 y 10 del barrio Gramalote.

Cuantía a Contratar $ 1,379,791,244

Tipo de Contrato Obra


CONSORCIO GRAMALOTE R/L JOSE ADONAY ALVAREZ ROJAS

El presente contrato no fue objeto de análisis por la comisión auditora, toda vez que mediante relación de Tesorería del municipio de Villa del Rosario, refieren que “el origen de los recursos para la ejecución del presente contrato de obra por valor de $1,379,791,244, corresponden a recursos del orden nacional por convenio celebrado con el Departamento de la Prosperidad Social DPS”, recursos cuya vigilancia fiscal es competencia de la Contraloría General de la República.



Cronograma del Proceso

Fecha y Hora de Apertura del Proceso

05-03-2015 08:12 a.m.

Fecha y Hora de Cierre del Proceso

10-04-2015 05:00 p.m.

Objeto del Contrato

SEGUNDA ETAPA DEL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN Y ADECUACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA FISICA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE VILLA DEL ROSARIO, NORTE DE SANTANDER, CENTRO ORIENTE, CENTRO ORIENTE

Cuantía Definitiva del Contrato $1,034,998,760.00

DP 300 del 02.03.15

RP 0568 del 28.04.15 por $1,034,998,760.00


UNION TEMPORAL ML



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Dirección Física del Contratista Avenida 2E Nº 17ª-10 Barrio Caobos de la ciudad de Cúcuta


HAROL FREDY MARTINEZ SANCHEZ





Fecha de Firma del Contrato 28 de abril de 2015


08 de mayo de 2015


Comprobantes de egreso

708 del 17.06.15 por $205.951.105, 940 del 04.08.15 por 144.824.104, 1178 del 14.09.15 por $69.963.710.45; 1384 del 03.11.15 por $102.183.369 1472 del 19.11.15 por $96.943.848; 134 del 01.03.15 por $225.172.169 y 267 del 02.06.16 por $189.960.455

El anterior contrato no fue objeto de análisis por la comisión auditora, toda vez que mediante relación de Tesorería del municipio de Villa del Rosario, refieren que “el origen de los recursos para la ejecución del presente contrato de obra por valor de $1,034,998,760, son RECURSOS DE REGALÍAS, vigilancia fiscal que es competencia de la Contraloría General de la República.



Estado del Proceso Liquidado



28-04-2015 11:00 a.m.


28-05-2015 05:00 p.m.

Objeto del Contrato

Construcción de pavimento en adoquín de gres para vías y andenes de la carrera 2 entre calles 8 y 9, carrera 3 entre calles 7 y 10, calle 9 entre carreras 2 y 4 del barrio villa antigua, localizado en el municipio de villa del rosario DNS.

DP 447 /15 por $549, 185,382.

RP 0860 del 12.06.15


JASA Ltda

Identificación del Contratista Nit de Persona Jurídica No. 800.177.012-0

Dirección Física del Contratista AV 6 N0 7N-71



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SALVADOR ARTURO MONTES PABON


CC No. 13.459.803

Interventoría Externa Carlos Alberto Guerrero Contreras



16 de junio de 2015




Fecha de Liquidación del Contrato 28 de septiembre de 2015

Comprobantes de egreso 1022 de 20.08.15 por $283.040.721; 1241 del 01.10.15 por $266.144.661. cancelado en un 100%

Póliza N° 0356666-3 Suramericana (Responsabilidad civil) – N° 1313390-5 (cumplimiento)

Se realizó el proceso de selección mediante la modalidad de selección de Licitación pública el cual fue publicado en el SECOP el aviso de convocatoria el 28 de abril de 2015. El contrato cuenta con estudios previos, prepliegos, pliegos, propuesta, informe de evaluación de propuesta y en general soportes del proceso previo de la licitación, el contrato, las pólizas y su aprobación conforme a la cláusula 15 del contrato, el acta de inicio de obra, actas de recibido parcial y de recibido final, informe de obra parcial y final con registro fotográfico, acta de liquidación del 28-09-2015 (Carlos A Guerrero Interventor, Simón Eli Vargas Delegado Alcaldía, Carlos Julio Socha Alcalde y Salvador Montes Pabón Contratista), El municipio realizó los descuentos de estampillas en los dos pagos realizados del contrato, cuenta con pagos a la seguridad social.

Actas suscritas



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Una vez verificado en la plataforma tecnológica del SECOP, se observa que el contrato se publicó el 20-06-2015 y se suscribió el día 12-06-2015, el acta de audiencia de adjudicación de realizó el 11-06-2015 y se publicó el 16-06-2015. CRITERIO El decreto 1082 de 2015 establece<<Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.

La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto.>>

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo me permito manifestarle que al momento de publicar el contrato, el sistema pide llenar unas casillas como son fecha de iniciación del contrato, y en aquellos casos en que se requiere de una interventoría externa solicitan valor del contrato de interventoría, moneda de pago, destinación del gasto, origen de los recursos; la norma establece que la fecha de inicio de un contrato que requiere pólizas solo es posible después de haberse otorgado el registro presupuestal y después de haberse aprobado las mismas, y en los casos que se requieren de interventoría solo es posible después de haberse contratado la misma. Sin esta información es imposible hacerse el cargue del contrato, si a fin de publicar los contratos dentro de los tres días siguientes a la suscripción, sin haberse aprobado pólizas y sin haberse contratado la interventoría se estarían colocando fechas y datos inciertos y así lo explica la mesa de servicios por consulta formulada y de la cual adjunto fotocopia. Si contamos los tres días teníamos que haberlo publicado en la plataforma del SECOP después de haberse suscrito el contrato de interventoría.



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A fin de desvirtuar este cargo le manifiesto que en los descargos del contrato 201 de 2015 se anexo medio magnético que contiene el contrato de Interventoría número 160 de 2015 donde se aprecia fecha de suscripción del mismo, al igual que el informe de interventoría del contrato 153 de 2015. Con relación al acta de adjudicación me permito manifestarle que la misma se encuentra dentro de los tres días ya que los tres días se cumplían el 16 de junio, por ser los días 13, 14 y 15, sábado, domingo y lunes festivo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 21. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Si bien es muy cierto lo manifestado en el descargo, que al momento de subir la documentación respetiva, se deben aportar datos para diligenciar la información en el SECOP; además de tener en cuenta que el contrato de interventoría No. 160 se firmó el 18 de junio de 2015, me permito manifestar que dichas situaciones deben ser previsibles, teniendo en cuenta los términos estipulados para la publicación de los actos administrativos, como lo dispone el decreto 1082 de 2015 que establece en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP.” La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. (..)”. Máxime, cuando la Mesa de servicio Colombia compra eficiente refiere “Para la publicación de procesos de contratación es de vital importancia diligenciar los datos que el sistema le solicita par poder avanzar con el proceso; si hace falta alguna información y el sistema dice que es obligatorio hay que terminar de diligenciarlo (…)”Por lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo que debe ser incluido en el respectivo plan de mejoramiento que deben suscribir con esta Departamental. Con relación a lo manifestado sobre el acta de adjudicación se aceptan los descargos, teniendo en cuenta los días hábiles para su publicación. CAUSA

Posible falta de seguimiento a los procesos contractuales, por parte de los responsables de la publicación en el SECOP de los documentos y actos administrativos del Proceso de Contratación. EFECTO Falta de oportunidad en las publicaciones de los actos administrativos del Proceso de Contratación en la página del SECOP, en aras de salvaguardar el principio de publicidad DE MANERA OPORTUNA.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN Si bien se allegaron algunas planillas (ver recuadro) de pago de aportes al SSSI, no se allego el pago de todos los meses correspondientes de ejecución una relación del personal contratado para la ejecución de la obra, el cual permite hacer el respectivo cruce de pago. Así mismo, no se allego las planillas del pago de aportes del contratista.


16 de junio de 2015


Fecha de Terminación del Contrato 25 de septiembre de 2015

MES SALUD Pensiones. Riesgos CCF, SENA, ICBF

Junio

Julio X

Agosto X X

Septiembre X

CRITERIO Cláusula sexta del contrato: Obligaciones generales del contratista: (…) Efectuar el pago de os aportes correspondientes en materia de seguridad social integral consagrado en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, demás normas que lo adicionen, modifiquen o complemente, de sus empleados y de si mismo y parafiscales. (…). DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo me permito adjuntar los pagos por concepto de SSSI, además en el informe de interventoría correspondiente al contrato 160 de 2015 y el que se encuentra anexo en los descargos del contrato 201 de 2015, se encuentra también relacionado todo lo concerniente al pago de seguridad social, en cuanto a carteras topográficas, informes de topografía, planos del proyecto me permito manifestarle que esta información se encuentra en el medio magnético adjunto en la observación 1.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 22. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Con relación a lo manifestado en el descargo “…en el informe de interventoría correspondiente al contrato 160 de 2015 y el que se encuentra anexo en los descargos del contrato 201 de 2015, se encuentra también relacionado todo lo concerniente al pago de seguridad social, (…)”. Revisado dicho anexo digital No. 11 folio 24, se observa una relación cuantitativa del personal contratado sin relacionar los nombres de dicho personal): “

”

Sin embargo, los soportes allegados (58 fotocopias) sobre los aportes a la seguridad social y parafiscal, en éstos no se allego copia del pago de aportes de los meses relacionados en el cuadro siguiente. Por lo anterior, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria.



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MES SALUD Pensiones. Riesgos CCF, SENA, ICBF

Junio

Julio X

Agosto X X

Septiembre X

CAUSA

Presuntamente obedece a una falta de control por parte de la interventoría del contrato, en la verificar el pago de aportes al SSSI. La supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

EFECTO

En el momento que en la ejecución del contrato se lleguen a suscitar algún evento que pongan en riesgo la integridad del personal que ejecuta la obra, dichos aportes, cubren al personal en las áreas de salud, pensión y riesgos laborales, lo que evitaría alguna situación litigiosa.

ANÁLISIS Y CONCLUSIONES TÉCNICAS GENERALES: OBSERVACION ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Según los estudios previos de conveniencia y oportunidad en su página 3 Descripción y metodología en lo que se refieren a las libretas de topografía y los planos del proyecto, los mismos no se evidencian.



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CRITERIO

Se evidencia que se suscribieron actas de recibo parcial N° 01, 02, 03 y final para las cuales no se evidencia el respectivo informe de supervisión. Contrato firmado el 12 de junio de 2015 Acta de incio del 25 de junio de 2015 Acta de modificacion N° 01 de fecha 25 de julio de 2015 donde se realizo la inclusion de items nuevos alrededor de $268.000.000 Acta de recibo parcial de fecha 10 de agosto de 2015 Acta de modificacion N° 02 de fecha 25 de Agosto de 2015 Acta de recibo final de fecha 25 de septiembre de 2015 DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo me permito adjuntar los pagos por concepto de SSSI, además en el informe de interventoría correspondiente al contrato 160 de 2015 y el que se encuentra anexo en los descargos del contrato 201 de 2015, se encuentra también relacionado todo lo concerniente al pago de seguridad social, en cuanto a carteras



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topográficas, informes de topografía, planos del proyecto me permito manifestarle que esta información se encuentra en el medio magnético adjunto en la observación 1 CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 23. SE DESVIRTUA LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA Se aceptan los descargos y se desvirtúa la observación administrativa teniendo en cuenta los soportes documentales allegados. SE OBSERVA EL presupuesto de obra DEL CONTRATO EN MENCION DENTRO DEL CUAL el item 1.2 EXCAVACION EN CONGLOMERADO SE COBRA A RAZON DE $16.715 SEGÚN EL PRECIO UNITARIO CONTRATADO.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $4.668.919,45 ANALISIS DE PRECIO UNTIARIO



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MAS, LA EXCAVACION NO SE REALIZO MANUALMENTE COMO LO ESTIPULA EL ANALISIS DE PRECIO UNITARIO, ESTA SE REALIZO MECANICAMENTE, POR LO CUAL ESTA DEPARTAMENTAL PRESUME UN SOBRECOSTO POR HABERSE REALIZADO UNA EXCAVACION MECANICA EN CONGLOMERADO, ESTABLECIENDOSE ESTA ACTIVIDAD POR VALOR DE $13.500 POR M3, ARROJANDO UNA DIFERENCIA DE $3.215 POR M3. ENTONCES SE PAGARON SEGÚN ACTA DE RECIBO FINAL 1117.10 M3 POR $3.215 IGUAL A $3.591.476,50 MAS EL 30% DE A.I.U. EQUIVALENTE A $4.668.919,45



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DESCARGO DEL MUNICIPIO

No se hizo excavación manual sino mecánica Con respecto a la excavación me permito manifestarle que la excavación contratada fue la excavación mecánica lo que ha llevado a la interpretación de que tal vez se había contratado excavación manual fue por haberse contemplado en el precio unitario la mano de obra con el fin de completar la nivelación de la caja de la vía.



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Si se analiza detalladamente se puede apreciar que la excavación contratada si corresponde a la mecánica pues su valor es por $16. 715.00 y no como se tiene para la excavación manual que es a $36.000.oo por cubo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 24. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $4.668.919,45 Se aceptan los descargos y se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por $4.668.919,45, teniendo en cuenta que la excavación realizada y cobrada es mecánica y no manual, lo anterior de acuerdo a que esta Departamental interpretó que en el análisis de precio unitario se había cobrado excavación manual. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. CONDICIÓN Teniendo en cuenta que no se hace la visita técnica a las obras, no se pueden obtener datos precisos de la calidad y cantidades de obra ejecutadas en el contrato, ya que las fotografías no aportan total evidencia; dentro de la documentación soporte allegada se evidencia Acta de Recibo Final del contrato en mención de fecha 25 de septiembre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista Arq. SALVADOR ARTURO MONTES PABON R/L JASA LTDA Y EL INTERVENTOR Ing. CARLOS ALBERTO GUERRERO CONTRERAS; Más no se evidencia el acta de recibo a satisfacción del representante o presidente de junta de Acción comunal del sector intervenido. Además esta entidad No Allego las libretas de topografía, los planos del proyecto, estudios de suelos, planos y diseños Con Lo Cual Se Puedan Comparar Las Cantidades De Obra Ejecutadas, Por Lo Anterior No Hay Certeza Del Cumplimiento Del Objeto Contractual. CRITERIO Obligaciones generales del contratista (ver contrato). DESCARGO DEL MUNICIPIO

Con respecto a planos de localización del proyecto, estudios de suelo, estructurales, diseños, carteras topográficas me permito manifestarle que los mismos se encuentran en el medio magnético adjunto en la respuesta de la observación 1. Tal como lo manifesté en los descargos de la observación 20.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 25. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR.

Se aceptan los documentos soporte allegados como fue los documentos que hacen parte de los estudios previos, los mismos fueron analizados; se señala que se

realizó visita fiscal al sitio donde se ejecutó este contrato de obra cuyo objeto fue “Construcción de pavimento en adoquín de gres para vías y andenes de la carrera 2 entre calles 8 y 9, carrera 3 entre calles 7 y 10, calle 9 entre carreras 2 y 4 del barrio villa antigua, localizado en el municipio de villa del rosario DNS”, confirmando la ejecución de todas las actividades relacionadas dentro del acta de recibo final. Por lo anterior se desvirtúa la observación realizada anteriormente evidenciando el cumplimiento y la finalidad del objeto contractual.




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De acuerdo a la visita de obra realizada por el Ingeniero Civil - Oscar Javier Arellano Sepúlveda, comisionado por resolución 496 del 05 de diciembre de 2016, mediante informe técnico presentado el 22 de diciembre del presente refirió “Se realizó la visita y se verifico el estado de la vía, notándose en perfecto estado de confinamiento los adoquines y en funcionalidad la vía, no habiendo lugar para un hallazgo por temas de construcción más no administrativos y documentación”.



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28-05-2015 10:20 a.m.


30-06-2015 05:30 p.m.


CONSORCIO OBRAS SANTA BARBARA

Objeto del Contrato Canalización de aguas lluvias, construcción de box coulvert y obras complementarias en la carrera 8 entre calles 23 y 24 del barrio santa bárbara del municipio de villa del rosario

DP 446 del 16.04.15 por $320,702,822

RP 1033 del 14.07.15 por $320,702,822


CONSORCIO OBRAS SANTA BARBARA


Dirección Física del Contratista Calle 5 N0 6-65 Apto. 101 barrio centro


MARIO RAMON CHACON FLOREZ


Cédula de Ciudadanía No. 88187099

Fecha de Firma del Contrato 14 de julio de 2015


17 de julio de 2015



08 de octubre de 2015

Interventor Félix Galvis Rozo – Construcciones y Suministros Pegal R/L Ing. Simón

Supervisor Eli Vargas Palomino – Subsecretario de Vías E Infraestructura

Fecha de Liquidación del Contrato


Comprobantes de egreso 1312 del 14.10.15 por $320.702.763

Póliza No. 49-44-101004998 del 17.07.15 Seguros del estado, debidamente aprobada.

Comprobantes de egreso 1312 del 26.05.16 por $320.702.763

Actas No. 01 del 30.07.15 de inicio, No. 2 del 21.08.15 aprobación y eliminación ítems), No. 03 acta de aprobación de unitarios no previstos del 25.08.15,No.



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4 acta de modificación de obra del 12.09.15, No. 05 del 08.10.15 de recibo final (firmada por el contratista, el interventor Ing. Pedro Félix Galvis Rozo y el Ing. Ramón Eli Vargas Palomino – Supervisor – Subsecretario de vías e infraestructura, acta delegalización de imrpevisto. Acta de recibo de obra por la comunidad

Facturas de venta 001 del 13.10.15

Contrato celebrado bajo la modalidad de Licitación Pública, publicada en el SECOP el 28 de mayo de 2015 como lo estableció el cronograma del pliego de condiciones establecido en el folio 6 de éste. Proceso que se apertura a través de la resolución 361 del 16.06.15 y se adjudica mediante resolución 448 del 10.07.15. Mediante acta de cierre sin fecha del Alvaro Fernando Suarez Olivares – Jefe Oficina Jurídica y de Personal, se formaliza el cierre del proceso. Dentro de los soportes contractuales se allego (entre otros): Estudio previo, Análisis del sector, radicado en el banco de proyectos bajo el No. 20155487421-02;prepliegos, pliegos, presupuesto, presentación de la propuesta del 30.06.15 acompañada de documento de identidad y matricula profesional de quien firma y avala la propuesta, documento de conformación del consorcio, certificado de existencia y representación legal, RUP, RUT (régimen común), póliza de seriedad de la oferta No. 33-GU026843del 30.06.15 de Seguros Confianza, antecedentes (disciplinarios, judiciales y fiscales), hoja de vida de los integrantes del consorcio, certificación pagos de SS y parafiscales, verificación de indicadores financieros y de capacidad organizacional, cálculo y soportes de la capacidad residual, propuesta económica – análisis de precios unitarios, estado de resultados 2012-2013, notas a los estados financieros factor técnico (entre otros) De otra parte, se observa el informe de evaluación del 02.07.15, firmado por ALVARO FERNANDO JAIMES OLIVARES - Jefe de la Oficina jurídica y de Personal, FANNY HERNANDEZ DIAZ - Secretaria de Hacienda Y SIMON ELI VARGAS PALOMINO - Subsecretario de Vías e Infraestructura, delegados mediante resolución No. 361 de 2015 y el acta de audiencia de Licitación Publica No. 005 del 10.07.2015.



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En términos generales el contrato está bien documentado. Sin embargo, el análisis técnico es el que permitirá la opinión definitiva en materia fiscal. No obstante, se hacen las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN No se allego el acta de liquidación del contrato. CRITERIO CLÁUSULA 29 DEL CONTRATO “Posterior a la suscripción del acta de recibió final, las partes deben liquidar el contrato. En caso que el contratista se oponga o no exista un acta de recibo final, el contratante puede liquidar unilateralmente el presente contrato”.



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DESCARGO DEL MUNICIPIO Para desvirtuar este hallazgo me permito remitir copia del acta de liquidación correspondiente al contrato de obra pública Nº 179 de 2015, sin embargo analizado el documento enviado por la Contraloría en el acápite ANALISIS Y CONCLUSIONES TECNICAS GENERALES aparece que si se evidencia acta de liquidación de fecha 09 de octubre de 2015. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 26. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Teniendo en cuenta el acta de liquidación de fecha 09 de octubre de 2015 firmada por Contratista, Interventor, Alcalde y el Supervisor del contrato, se acepta el descargo y se desvirtúa la observación administrativa. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN Dentro de los soportes allegados, no se observó la planilla de pago de aportes al SSSI del mes de agosto de 2015, teniendo en cuenta el acta de inicio No. 01 del 30.07.15 de ejecución del contrato suscrita entre el contratista Arq. Mario Ramón Chacón Florez, Ing. Pedro Félix Galvis Rozo – Interventor,R.Legal de Construcciones y Suministro Pegal S.A.S y el Ing. Simón Eli Vargas Palomino – Subsecretario de Vías e Infraestructura – como Supervisor. CRITERIO Contrato CLÁUSULA 6 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: (…) Efectuar el pago de los aportes correspondientes en materia de seguridad social integral consagrado en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, demás normas que lo adiciones, modifiquen o complementen, de sus empleados y de sí mismo y parafiscales. (…). DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo me permito adjuntar copia de las planillas de autoliquidación de aportes, copia de los recibos de pago y certificación expedida por el contador del Consorcio donde manifiesta que el Consorcio Obras Santa Bárbara se encuentra al día en todas las obligaciones por concepto del SSSI, esta documentación se fotocopia del informe de interventora tal como se aprecia en el medio magnético adjunto en los descargos del contrato 135 de 2015.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 27. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De lo anterior, si bien allegaron la certificación del Contador del Consorcio Obras Santa Barbara Dr. Julio Ernesto Barrera Tundeno CC. 88.309.668 TP-127378-T, donde manifiesta “certifico que durante los últimos 6 meses la firma ha cumplido y se encuentra al día con sus obligaciones provenientes del sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF y SENA” no allegaron el pago del respectivo mes de Agosto, allegando contrariamente la de los meses de septiembre, octubre y noviembre (en 05 folios). Por lo tanto, no se acepta dicho descargo y se confirma como observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA

Presuntamente obedece a una falta de control por parte de la interventoría del contrato, en la verificar el pago de aportes al SSSI. La supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

EFECTO


OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Una vez verificado en la plataforma tecnológica del SECOP, se observa que el contrato se publicó el 29-07-2015 y se suscribió el día 14-07-2015, el acta de audiencia de adjudicación de realizó el 10-07-2015 y se publicó el 13-07-2015.



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CRITERIO El decreto 1082 de 2015 establece<<Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.

La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto.>>

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a que se publicó el contrato con fecha 29 de Julio de 2015 me permito manifestarle que este contrato tiene interventoría externa que fue adjudicada el 23 de Julio, conforme la consulta realizada a la mesa del servicio es indispensable llenar todas las casillas para que el SECOP cargue el contrato, sin haberse adjudicado la interventoría no se podían llenar las casillas conforme se parecía en el documento anexo; los tres días siguientes los contamos desde el 23 de julio los que se cumplirían para esa fecha dado que aparecen sábado y domingos días no laborables. Con respecto al acta de audiencia se encuentra dentro de los tres días de que trata el decreto 1082 de 2015. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

28. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Si bien es muy cierto lo manifestado en el descargo, que al momento de subir la documentación respetiva, se deben aportar datos para diligenciar la información en el SECOP; además de tener en cuenta que el contrato de interventoría se firmó el 23 de julio de 2015, me permito manifestar que dichas situaciones deben ser previsibles, teniendo en cuenta los términos estipulados para la publicación de los actos administrativos, como lo dispone el decreto 1082 de 2015 que establece en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP.” La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. (..)”. Máxime, cuando la Mesa de servicio Colombia compra eficiente refiere “Para la publicación de procesos de contratación es de vital importancia diligenciar los datos que el sistema le solicita par poder avanzar con el



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proceso; si hace falta alguna información y el sistema dice que es obligatorio hay que terminar de diligenciarlo (…)”Por lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo que debe ser incluido en el respectivo plan de mejoramiento que deben suscribir con esta Departamental. Con relación a lo manifestado sobre el acta de adjudicación se aceptan los descargos, teniendo en cuenta los días hábiles para su publicación. CAUSA

Posible falta de seguimiento a los procesos contractuales, por parte de los responsables de la publicación en el SECOP de los documentos y actos administrativos del Proceso de Contratación. EFECTO Falta de oportunidad en las publicaciones de los actos administrativos del Proceso de Contratación en la página del SECOP, en aras de salvaguardar el principio de publicidad DE MANERA OPORTUNA. ANÁLISIS Y CONCLUSIONES TÉCNICAS GENERALES: Se evidencian las memorias de cálculo y el informe respectivo realizado por el interventor del contrato. Contrato firmado el 14 de julio de 2015 Acta de incio del 30 de julio de 2015 Acta de modificacion N° 01 de fecha 12 de septiembre de 2015 Acta de recibo final de fecha 08 de octubre de 2015 Acta de liquidacion de fecha 09 de octubre de 2015



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $15.102.706,25. CONDICIÓN Se Evidencia Dentro Del Acta De Recibo Final El Ítem 7.03 Retiro De Escombros Con Una Cantidad Ejecutada De 565.85 M3 A Razón De $20.531 Equivalente A $11.617.466,35 más el 30% de AIU equivalentes a $15.102.706,25; La Entidad No Allego El Recibo De Pago Por Escombrera Municipal, Soporte Necesario Para Confirmar La Ejecución De Esta Actividad. CRITERIO Obligaciones generales del contratista (ver contrato). DESCARGO DEL MUNICIPIO Debido a que el Municipio de Villa del Rosario no cuenta con escombrera municipal y la escombrera más próxima que se tiene en el área metropolitana es muy distante de la zona de ejecución del proyecto se vio en la necesidad de buscar una alternativa de



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disposición final de los mismos con el fin de no incrementar los costos de esta actividad y así no desequilibrar el contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 29. SE CONFIRMA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $15.102.706,25. No se aceptan los descargos y se confirma la observación ya que la entidad no allego los elementos o pruebas como lo son los sitios de disposición final del material de retiro, ni el registro fotográfico o recibo de pago por el retiro del mismo. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. CONDICIÓN Teniendo en cuenta que no se hace la visita técnica a las obras, no se pueden obtener datos precisos de la calidad y cantidades de obra ejecutadas en el contrato, ya que las fotografías no aportan total evidencia; dentro de la documentación soporte allegada se evidencia Acta de Recibo Final del contrato en mención de fecha 08 de octubre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista Arq. MARIO RAMON CHACON FLOREZ R/L CONSORCIO OBRAS SANTA BARBARA Y EL INTERVENTOR R/L CONSTRUCCIONES Y SUMINSITRO PEGAL S.A.S. y Acta de liquidación de fecha 09 de octubre de 2015 firmada por El Sub secretario de Vías e Infraestructura Ing. SIMON ELI VARGAS PALOMINO, el Contratista Arq. MARIO RAMON CHACON FLOREZ R/L CONSORCIO OBRAS SANTA BARBARA Y EL INTERVENTOR R/L CONSTRUCCIONES Y SUMINSITRO PEGAL S.A.S, el Acta de recibo a satisfacción por la comunidad de fecha 09 de octubre de 2015. Sin embargo esta entidad No Allego las carteras topográficas, los planos de localización del proyecto, estudios de suelos, planos estructurales y diseños Con Lo Cual Se Puedan Comparar Las Cantidades De Obra Ejecutadas, Por Lo Anterior No Hay Certeza Del Cumplimiento Del Objeto Contractual. CRITERIO Obligaciones generales del contratista (ver contrato). DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo se remite copia del registro fotográfico completo donde se aprecia el desarrollo de la ejecución de la obra, además se adjunta en medio magnético el registro fotográfico adjunto al contrato de interventoría; el CD se encuentra en los descargos del contrato 135 de 2015.



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Con respecto a carteras topográficas, planos de localización del proyecto, estudios de suelo, estructurales, diseños en la observación 1 se adjunta medio magnético donde se encuentra esta información. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 30. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR. Se aceptan los documentos soporte allegados como fue los documentos que hacen parte de los estudios previos, los mismos fueron allegados y analizados; se señala que se realizó visita fiscal al sitio donde se ejecutó este contrato de obra cuyo objeto fue “Canalización de aguas lluvias, construcción de box Coulvert y obras complementarias en la carrera 8 entre calles 23 y 24 del barrio santa bárbara del municipio de villa del rosario”, confirmando la ejecución de todas las actividades relacionadas dentro del acta de recibo final. Por lo anterior se desvirtúa la observación realizada anteriormente evidenciando el cumplimiento y la finalidad del objeto contractual.

Registro fotográfico visita tomado durante visita fiscal realizada



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14-08-2015 09:34 a.m.


14-09-2015 05:00 p.m.


UNION TEMPORAL GAVIONES

Objeto Construcción de gaviones para mitigar el riesgo en diferentes puntos críticos del municipio de villa del rosario, NS.

CDP 837 de junio 18y 983 de julio 15 de 2015, respectivamente

RP No 1466 del 1 de Octubre de 2015 por $310.311.846

Imputación presupuestal

2C.01.4.03.01.07 Obras de mitigación de riesgos por $ 30.979.816 2C 21.04.03.01.01Convenio Interadministrativo para el apoyo en la construcción de obras para la mitigación del Riesgo por proceso erosivos en los Barrios, Montevideo, la Esperanza, 20 de Julio, San Gregorio, 1 de Mayo, el Páramo, San José parta alta y Santander $ 279.332.030

Representante legal R/L ING. RUBEN DARIO BELLOSO RAMIREZ

Identificación RL 9008944762

CDP 837 del 18.06.15

RP 1466 del 01.10.15

Acta de inicio 17 de diciembre de 2015

Acta de recibo final 30. de diciembre de 2015

Póliza No.GU027377 de fecha 5 de Octubre de 2015, RE001637 / 05.10.15 Extracontractual Seguros confianza.

Comprobante de egreso

Según elación allegada se observa el CE 612 del 26.05.16 por $111.732.812 a la fecha de envío de la información se encuentran pendientes por cancelar $167.599.218 $30.979.816 saldo por pagar déficit recursos propios.

Plazo 03 meses

Este contrato se fundamenta en la necesidad de la Alcaldía de Villa del Rosario del cumplimiento a las metas del plan de desarrollo, en lo relacionado a la mitigación del riesgo a través de las obras dirigidas a disminuir las condiciones de amenaza y vulnerabilidad de la población, viviendas y obras de infraestructura que sean susceptibles de generarse por situaciones como remociones en masa erosión debido a la intensidad de las lluvias, por lo que se hizo necesario CONSTRUCCIÓN DE GAVIONES PARA MITIGAR EL RIESGO EN DIFERENTES PUNTOS CRÍTICOS DEL MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO, NORTE DE SANTANDER



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El contrato se inició de 17 de Diciembre de 2015, suscrita por el Ingeniero HUBER HERNANO PLAZA VILLAMIZAR, Secretario de Planeación y supervisor, EL INTERVENTOR de la obra, el contratista UNION TEMPORAL GAVIONES, R/L RUBEN DARIO BELLOSO RAMIREZ. Se recibe la obra a través de acta de recibo final de fecha 30 de Diciembre de 2015, suscita por el Ingeniero HUBER HERNANO PLAZA VILLAMIZAR, Secretario de Planeación y supervisor, EL INTERVENTOR de la obra, el contratista UNION TEMPORAL GAVIONES, R/L RUBEN DARIO BELLOSO RAMIREZ. Revisada la plataforma tecnológica del SECOP, se observa que el Municipio de Villa del Rosario, solo publica el proceso precontractual hasta la etapa de adjudicación, faltando la etapa pos contractual del contrato, máxime si se trata de un contrato realizado mediante el proceso de Licitación pública El decreto 1082 de 2015 establece<< Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto.>> DESCARGO DEL MUNICIPIO Efectivamente se publica hasta la adjudicación dado a que la plataforma del SECOP solo permite publicar el contrato si se llenan todas las casillas, y así lo corrobora el documento expedido por la mesa de servicios de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE. (Adjunto oficio) La demora en publicarse el contrato se debió a que CORPONOR no informo oportunamente quienes serían los encargados de ejercer la interventoría y el valor de la misma, se adjunta documento del 8 de Octubre del 2105, donde la persona encargada de la publicación en el SECOP le solicita al Secretario de Planeación intervenir ante el DPS y CORPONOR informen el costo real de la interventoría para llenar la casilla lo que permitiría avanzar en la publicación del Contrato, Solo hasta el 17 de Diciembre se da inicio a la obra y aun así para esta fecha no se conocía la información solicitada. A fin de desvirtuar este hallazgo adjunto copia donde se aprecia los pasos y requerimientos exigidos en la plataforma para poder hacer la publicación y copia de la consulta a la mesa del SECOP.



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Dentro de los soportes allegados, no se observó la planilla de pago de aportes al Sistema de Seguridad social en salud del mes de diciembre, teniendo en cuenta el acta de inicio No. 01 del 17.12.15. Contrato CLÁUSULA SEXTA OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: (…) Efectuar el pago de los aportes correspondientes en materia de seguridad social integral consagrado en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, demás normas que lo adiciones, modifiquen o complementen, de sus empleados y de sí mismo y parafiscales. (…). A fin de desvirtuar este hallazgo me permito manifestarle que en el informe de interventoría que se adjunta aparece pago de la planilla de autoliquidación de aportes del mes de diciembre de 2015. De acuerdo a los documentos allegados no se observó el acta de liquidación del contrato. Cláusula 29 del contrato. DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo me permito manifestarle que consultado el Contratista manifiesta que solo se ha registrado dos pagos conformes se aprecia en los comprobantes de egreso, así las cosas es imposible hacer llegar el acta de liquidación dado que no se ha efectuado el pago total ANÁLISIS Y CONCLUSIONES TÉCNICAS GENERALES: FECHA DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 01 DE OCTUBREE 2015



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La Entidad No Allego El Recibo De Pago Por Escombrera Municipal, Soporte Necesario Para Confirmar La Ejecución De Esta Actividad. Se Evidencia Dentro Del Acta De Recibo Final El Ítem 8. Retiro De Escombros Con Una Cantidad Ejecutada De 640.44 M3 A Razón De $22.040 Equivalente A $14.115.297,00 más el 30% de AIU. DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a esta observación me permito solicitarle revisar el archivo del contrato ya que los pagos efectuados a este contrato no cancelaron por la Administración a mi cargo. Teniendo en cuenta que no se hace la visita técnica a las obras, no se pueden obtener datos precisos de la calidad y cantidades de obra ejecutadas en el contrato, ya que las fotografías no aportan total evidencia; dentro de la documentación soporte allegada se evidencia Acta de Recibo Final del contrato en mención de fecha 30 de diciembre de 2015 firmada por El secretario de Planeación Ing. HUBER HERNANDO PLAZA VILLAMIZAR, el Contratista UNION TEMPORAL GAVIONES R/L ING. RUBEN DARIO BELLOSO RAMIREZ Y EL INTERVENTOR UNION TEMPORAL INTERVENTORIA GAVIONES R/L ING. BRENDA ISABEL VILLAMIZAR HERNANDEZ, El Informe Final De La Interventoría, sin embargo no se evidencia el Acta de recibo a satisfacción por la comunidad de cada sector intervenido y además esta entidad No Allego las carteras topográficas, los planos de localización del proyecto, planos y diseños Con Lo Cual Se Puedan Comparar Las Cantidades De Obra Ejecutadas, Por Lo Anterior No Hay Certeza Del Cumplimiento Del Objeto Contractual. Obligaciones generales del contratista (ver contrato). DESCARGO DEL MUNICIPIO No hay acta de recibo a satisfacción de la comunidad, con respecto a este documento debió haberse solicitado al momento de efectuarse los pagos, como le dije anteriormente fue cancelado por la Administración actual, con respecto a carteras topográficas, planos de localización del proyecto, estudios de suelo, estructurales, con todo respeto le solicito revisar los archivos del Banco de Proyectos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Revisados los archivos del banco de proyectos adjunto copia del proyecto en CD.



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ANTES

DESPUES



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NOTA: El presente contrato si bien fue objeto de revisión por la comisión auditora, se deja presente que mediante relación de Tesorería del municipio de Villa del Rosario, refieren que “el origen de los recursos para la ejecución del presente contrato por valor de $310.311.848” corresponden a recursos de CORPONOR $279.332.030 y $30.979.816, recursos propios. Por lo tanto, teniendo en cuenta que la mayoría de aportes son de CORPONOR, la vigilancia fiscal es competencia de la Contraloría General de la República. Por lo tanto, se deja sin efecto lo aquí analizado con respecto a este contrato. Y se trasladará a la CGR. 3.1.1.1.1 Contratos de Suministros De un universo de veinticinco (25) contratos celebrados por la entidad en la vigencia 2015, según memorando de asignación del diecisiete de junio hogaño, fueron seleccionados 05 (cinco) contratos para auditar por valor de $2,327,428,266equivalente al 88% del valor contratado, de los cuales de evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

CONTRATO DE SUMINISTROS No. 014 DEL 16.01.2015


Objeto del Contrato

SUMINISTRO DE MATERIALES PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL ALCANTARILLADO SANITARIO BAJO LA MODALIDAD COMUNIDAD GOBIERNO EN LOS BARRIOS PRIMERO DE MAYO, LUIS CARLOS GALAN, NAVARRO WOLF, LA ESPERANZA PARTE ALTA Y BAJA, MONTEVIDEO Y 20 DE JULIO DEL MUNICIPIO DEL VILLA DEL ROSARIO




EDGAR CARPIO SOLANO



Dirección Física del Contratista

calle 7 No 6-53,Teléfono:5701805


EDGAR CARPIO SOLANO


16 de enero de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del

06 de febrero de 2015



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Contrato


5 Meses


23 de diciembre de 2015

Fecha de Liquidación 23 de diciembre de 2015

Proceso de contratación bajo la modalidad de SELECCIÓN ABREVIADA, por tratarse de un proceso de subasta inversa presencial acorde a lo señalado en el decreto 1510 de 2013, ART.15, el factor de selección del contratista será teniendo en cuenta que la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Subasta Inversa y el menor precio. El municipio allego la siguiente información: acta de inicio del 6/02/15, factura # 1462 del 4/03/15 por $169.747.769, acta recibo parcial del 06 /02/15, comp.entradaalmacen# 002 del 04/03/15 $169.747.759, comp.salida de almacen#26 04/0315, CDP 1376 de oct/02/15 con valor negativo de $-150.391.647, CDP #1319 de sep/30/15 por $150.391.647, RP 1470 de enero/16/15,RP con Ajustes # 0014 de enero /16/15 por $ 749.631.334, Modificatorio #1 del 2 de octubre/15, acta de suspensión del 10 de julio de 2015, acta de reinicio del 01 sept/15, acta de recibo parcial #003, del 20/04/15, acta de recibo parcial #04 de 08/07/15, acta de recibo final del 10 sept/15 firmada por el contratista y el ing, supervisor


CONDICION No se evidencio registro fotográfico donde se pueda constatar el cumplimiento de divulgar la participación del Municipio a través de la entrega de materiales a los responsables de cada comité establecidos por calle; adicionalmente entrega de una valla donde se muestre la participación del municipio en esta obra bajo la modalidad de comunidad Gobierno. CRITERIO Inobservancia a lo estipulado en los estudios previos se establece en el inciso: obligaciones del contratista, Además en la minuta contractual en la cláusula sexta: obligaciones del contratista en el inciso 60.7



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DESCARGO DEL MUNICIPIO En el informe de supervisión correspondiente al contrato 039 de 2015 y el que se encuentra en los descargos del contrato 201 de 2015, se aprecia el trabajo con la comunidad y con los comité creados para tal efecto.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 31. SE CONFIRMA LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA.

No se aceptan los descargos, teniendo en cuenta que la entidad no allegó a esta Departamental Registro fotográfico en donde se evidencia registro de la valla en la cual se muestre la participación del municipio en esta obra y además en donde se divulgue la participación del Municipio a través de la entrega de materiales a los responsables de cada comité establecidos por calle

CAUSA EL MUNICIPIO, en una posible falla administrativa no estableciendo las condiciones estipuladas inicialmente en los estudios previos y en la minuta contractual .

EFECTO Ocasionando con ello que el período amparado para posibles riesgos en la construcción y de la obra sea menor al exigido por la Ley. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y

post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR

CONDICION Analizados los cada uno de los pagos efectuados relacionados de la siguiente manera:

FECHA CE VALOR ENTRADA

ALMACEN FECHA VALOR FACTU

RA FECHA VALOR

13/03/2015 0262 169.747.759 026 04/03/2015 169.747.759 1523 20/04/15 211.163.016

11/05/2015 0537 94.877.432 003 24/04/15 211.163.016 1660 09/07/15 218.328.452

11/05/2015 0538 3.786.044 010 24/04/15 218.328.452 1799 10/09/15 150.391.616

11/05/2015 0539 112.500.000 023 10/09/15 150.391.616

17/07/2015 0879 218.328.452

07/10/2015 1279 150.391.616

749.631.304



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Analizada la anterior información se evidencio que las actas parciales solo las firma el supervisor del contrato ing. simón Elí Vargas palomino; solo se encontraron tres facturas y cuatro entradas de almacén. Encontrándose unas diferencias entre los valores pagados con los valores facturados e ingresados al almacén; los CE no se encuentran con las respectivas firmas, Y a los cuales se les practicaron los respectivos descuentos de ley. Además no se evidencian informes del supervisor del contrato informe del almacenista de las entradas al almacén y recibidos a satisfacción por los beneficiarios de cada calle relacionada en los estudios previos, estudios del sector CRITERIO Inobservancia a lo relacionado en los estudios previos, estudios del sector, y en la minuta contractual en la cláusula tercera: forma de pago

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo me permito adjuntar copia de las actas parciales 01, 02, 03,04 debidamente firmadas por el contratista y el Ing. Simón Vargas Palomino Subsecretario de Vías e Infraestructura. Explicar porque hay tres facturas y cuatro entradas al almacén, encontrándose diferencias entre los valores pagados y los valores facturados e ingresados al almacén. A fin de desvirtuar este hallazgo me permito adjuntar copia de cuatro facturas correspondientes a los números FP 1462, 1523, 1660 Y 1799 acompañadas de los comprobantes de entrada al almacén Nº 002, 003, 010 y 023, al igual que los comprobantes de salida del almacén 026, 030, 079 y 108 respectivamente. Los recibos de pago de Tesorería no se encuentran firmados A fin de desvirtuar este hallazgo adjunto me permito adjuntar los recibos de pago debidamente firmados por el contratista. No hay informe del supervisor A fin de desvirtuar este cargo me permito manifestarle que el medio magnético adjunto el contrato 201 de 2015, aparece el contrato 039 de 2015 contentivo del archivo donde se aprecian los informes del profesional encargado de dar apoyo técnico a la comunidad en virtud de lograr el fin del suministro de materiales para construcción de alcantarillado en los barrios PRIMERO DE MAYO, LUIS CARLOS GALAN, NAVARRO WOLF, LA ESPERANZA PARTE DE ALTA Y BAJA, MONTEVIDEO Y 20 DE JULIO MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO NORTE DE SANTANDER. Se adjunta copia del comité de obra donde se manifiesta el alcance de la entrega de los materiales.



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No hay informe del almacenista de entrada al almacén ni hay satisfacción de recibido por los beneficiarios de cada calle relacionada en los estudios previos. Como se aprecia en los descargos rendidos en la observación 34, se está adjuntando copia de las entradas y salidas del almacén, Se adjunta copia de los recibidos por parte de la comunidad.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 32. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR. Se aceptan los descargos, en lo referente a que fue allegada la factura #1462 de fecha 04-03-2015 por valor de $169.747.759; sin embargo la entidad no soporto los respectivos informes del supervisor del contratoy por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por cuantificar CAUSA Se evidencia la falta de autocontrol por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos y la falta del desarrollo de auditorías internas por procesos efectuadas por la oficina de control Interno y de ésta manera aportar a la mejora continua de la Administración municipal EFECTO Por la existencia del no cumplimiento con los requisitos requeridos en los actos administrativos generaría posibles detrimentos al patrimonio del municipio OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR CONDICIÓN Se hace necesario que se certifique a esta Departamental por parte del municipio el logro de la finalidad del material suministrado, toda vez que el objeto del contrato fue “Construcción del alcantarillado sanitario bajo la modalidad comunidad gobierno en los barrios Primero de Mayo, Luis Carlos Galán, Navarro Wolf, la Esperanza parte alta y baja, Montevideo y 20 de Julio”



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Nº CALLES BARRIO

1 CARRERA 16 ENTRE CALLES 29AN Y 30

NAVARRO WOLF

2 CARRERA 15A ENTRE CALLES 29AN Y30

3 CALLE 29AN CON CARRERA 16

4 CARRERA 17 CON CALLE 28AN

5 CARRERA 18 CON CALLE 28AN

6 FINAL CALLE 16

ESPERANZA PARTE BAJA

7 CARRERA 13 CON CALLES 18 Y 19

8 CARRERA 16

9 CARRERA 16N

10 CARRERA 17N

11 CARRERA 13 ENTRE CALLES 34 Y 35

LUIS CARLOS GALAN


13 CALLE 32 ENTRE CARRERA 16 A 18


16 CALLE N31 ENTRE CARRERA 16 Y 17

17 CARRERA 16 ENTRE CALLE 3O Y 31

18 CALLE 30 ENTRE CARRERA 16 Y 17

19 CALLE 31 ENTRE CARRERA 15(CALLEJON) Y CARRERA 16(CANCHA)


21 CALLE 33 ENTRE CARRERA 10 A 16

22 CALLE 34 ENTRE CARRERAS 11 A 14

24 CALLE 35 ENTRE CARRERA 10 Y 11

28 CARRERA 6 ENTRE CALLES 3 Y 4 LOMITAS

29 TRANVERSAL 18 PRIMERO DE MAYO

30 DIAGONAL 17

31 ANILLO VIAL ENTRE CARRERAS 15A Y 16 CON CALLE 25 MONTEVIDEO I Y II

33 CARRERA 16B ENTRE ANILLO VIAL


35 CALLE 17 ENTRE ANILLO VIAL SECTOR CHIRCALES


37 CALLE 22 ENTRE CARRERA 16 a 18

CARRERA 11A ENTRE CALLES 12 - 15

Además, de lo anterior no se evidencia registro fotográfico actas de entrega y recibo por la comunidad de las anteriores calles como lo establece el análisis del sector y los estudios previos: en el inciso aspectos organizacionales y técnicos y en la minuta contractual: clausula primera objeto CRITERIO Objeto contractual, comprobantes de salida de elementos de almacén, estudio previo folio 11 y folio 35 del pliego de condiciones, donde se estableció respectivamente lo siguiente: “El contratista se compromete de hacer entrega de los materiales que se requieren para la red de Alcantarillado bajo la modalidad de comunidad gobierno las cuales serán utilizadas en las siguientes direcciones (ver cuadro anterior).



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Inobservancia a lo estipulado en la minuta del contrato en la cláusula sexta: obligaciones del contratista en el numeral 6.5 realizar un seguimiento fotográfico de todo el proceso constructivo en el transcurso del presente contrato.

DESCARGO DEL MUNICIPIO En el informe del apoyo a este proyecto que corresponde al contrato 039 de 2015 y el que se encuentra en el medio magnético que se relaciona en los descargos del contrato 201 se aprecia todo lo concerniente a la finalidad y al registro de fotográfico con la comunidad.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

33. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR No se aceptan los descargos porque la entidad no soporto las respectivas entregas de los materiales que se requieren para la red de Alcantarillado bajo la modalidad de comunidad gobierno las cuales serán utilizadas en cada una de las calles seleccionas por el municipio y los listados allegados no determinan para cual contrato en específico de entrega de materiales para obras de comunidad gobierno no se evidencio informes del supervisor que aclare tal situación y además puede que el objeto del contrato se haya cumplido pero la finalidad no CAUSA

Se evidencia la falta de autocontrol por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos de la Administración municipal

EFECTO

Ocasionando con ello un control inadecuado, con los requisitos requeridos en los actos administrativos generando posibles detrimentos al patrimonio del municipio



Objeto del Contrato

SUMINISTRO DE MATERIALES PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL ALCANTARILLADO SANITARIO BAJO LA MODALIDAD COMUNIDAD GOBIERNO EN LOS BARRIOS 20 DE JULIO, GRAN COLOMBIA, MONTEVIDEO II, SAN GREGORIO, ANTONIO NARIÑO, SAN JUDAS, SAN JOSE, EL PARAMO DEL MUNICIPIO DEL VILLA DEL ROSARIO



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EDGAR CARPIO SOLANO

Identificación del Contratista Cédula de Ciudadanía No. 13.256.513

Fecha de Firma del Contrato 12 de noviembre de 2015




Contrato de suministros creado mediante el proceso de selección abreviada # 008 en la modalidad de subasta inversa presencial siguiendo los lineamientos de la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y el decreto 1082 de 2015, para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes (Ley 1150/2007, Art. 2 Numeral 2; reglamentado por el Decreto 1082/2015, Art. 2.2.1.2.1.2.2) que contará además con la mano de obra no calificada por parte de la comunidad y con la respectiva asesoría de los ingenieros de la sub-secretaría de vías e infraestructura. El municipio, allega la póliza No. 475-47-994000019046 expedida el 13.11.15 de (cumplimiento y calidad de los bienes), expedida por Aseguradora Solidaria, debidamente aprobadas. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION El municipio allego la siguiente información: RP #0014 de enero 16/15: 2. c.01.2.04.02.03 suministro de materiales para la construcción bajo la modalidad comunidad gobierno Alcantarillados sanitarios-vigencia futura 2015 $372.506.143 2. c.04.2.04.02.01suministro de materiales comunidad gobierno- vigencia futura $264.825.191 2. c.07.2.04.02.01 ampliación y mejoramiento de la red de alcantarillado $112.500.000 Comprobantes de egreso

CE FECHA VALOR

0262 13/03/15 169.747.759

0537 11/05/15 94.877.432

0538 11/05/15 3.786.044

0539 11/05/15 112.500.000

0879 17/07/15 218.328.452

1279 07/10/15 150.391.616

Revisados los CE no se evidencio todos los soportes de pagos y las actas parciales y facturas y las que se allegaron se encuentran en desorden e ilegibles.



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CRITERIO Inobservancia, clausulado de la minuta contractual estudios previos etc.

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo adjunto debidamente ordenado y legible los siguientes documentos: Comprobantes de pago debidamente firmados, facturas Nº FP-2008 Y 2081, acompañadas de las entradas y salidas del almacén al igual que las respectivas actas parciales.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 34. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO

No se aceptan los descargos por que las facturas e informes de supervisión no se allegaron y en lo relacionado con entrega del material a la comunidad las certificaciones de presidentes de juntas certifican que los trabajos ejecutados fueron recibidos por el contratista PIOLIN, a los cuales les dan sus agradecimientos por lo tanto dichos

materiales no fueron entregados al almacenista del municipio. CAUSA Es preciso aclarar que el municipio, no estableció las condiciones estipuladas inicialmente en los estudios previos y en la minuta contractual, EFECTO Por no cumplimiento con los requisitos requeridos en los actos administrativos ocasionaría posibles detrimentos al patrimonio del municipio

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION Revisada la información allegada no se evidencio soporte de planillas de pagos de seguridad social y parafiscal CRITERIO Inobservancia a lo consignado en los estudios previos de conveniencia y oportunidad: obligaciones generales del contratista.



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DESCARGO DEL MUNICIPIO Adjunto al presente me permito remitir copia de la planilla integrada de autoliquidación de aportes correspondiente al mes de diciembre.


35. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO No se aceptan los descargos por que la entidad no allego copia de la planilla integrada de autoliquidación de aportes correspondiente a los meses de duración del contrato. CAUSA


EFECTO

Ocasionando con ello un control inadecuado, con los requisitos requeridos en los actos administrativos generando posibles detrimentos al patrimonio del municipio OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION Revisada la información requerida y allegada no se evidencio certificación de cumplimiento a entera satisfacción e informes de seguimiento de la supervisión del estricto control de los bienes entregados. CRITERIO Inobservancia a lo consignado en los estudios previos de conveniencia y oportunidad, en la minuta del contrato.

DESCARGO DEL MUNICIPIO No se allego descargo alguno al respecto



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 36. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO En virtud de lo no expresado y soportado por la administración del ente auditado, se confirma el hallazgo administrativo. CAUSA

Se evidencia la falta de autocontrol por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos y la falta del desarrollo de auditorías internas por procesos efectuadas por la oficina de control interno que sean contundentes que realmente evidencie observaciones, y de ésta manera aportar a la mejora continua de la Administración municipal

EFECTO

Ocasionando con ello un control inadecuado, pudiendo establecer posible detrimento patrimonial. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION No se evidencio registro fotográfico en el cual se verifique la participación del municipio en la ejecución de la obra mediante la colocación, previa a la entrega de materiales in situ, de una valla en el sitio de la obra e instalar avisos de señales de prevención en los sitios que requiera la obra CRITERIO En la cláusula 18 Anexos del contrato: los siguientes documentos hacen parte integral del presente contrato: los estudios previos, la oferta presentada por el contratista, las actas, los acuerdos., informes y documentos precontractuales; no se evidencio la propuesta e informes y actas.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a la propuesta me permito manifestarle que aunque no se envió en forma física la propuesta la misma si aparece como documento adicional en la plataforma del SECOP, pero a fin de desvirtuar este hallazgo me permito manifestarle que en el medio magnético que se adjunta en los descargos del el Contrato 201 de 2015, aparece en el



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anexo 1 del contrato 228 de 2015 la propuesta con todos sus anexos, al igual que se adjunta en medio físico. Con respecto a las actas parciales como se dijo en los descargos de la observación 36 ya se adjuntan a la misma.


No se aceptan los descargos por que la entidad no allegoregistro fotográfico en el

cual se verifique la participación del municipio en la ejecución de la obra mediante la colocación, previa a la entrega de materiales in situ, de una valla en el sitio de la obra e instalar avisos de señales de prevención en los sitios que requiera la obra. Además el municipio en sus descargos hace referencia a publicaciones de propuesta en el Secop. CAUSA


EFECTO

Ocasionando con ello un control inadecuado, con los requisitos requeridos en los actos administrativos generando posibles detrimentos al patrimonio del municipio OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR CONDICIÓN Se hace necesario que se certifique a esta Departamental por parte del municipio el logro de la finalidad del material suministrado, toda vez que el objeto del contrato fue “Construcción del alcantarillado sanitario bajo la modalidad comunidad gobierno en los barrios 20 de julio, gran Colombia, Montevideo II, San Gregorio, Antonio Nariño, San Judas, San José, El Páramo del municipio de Villa del Rosario”.

No. CALLE BARRIO

1 CALLE 11 AN-12N ENTRE CARRERAS 14-15 20 DE JULIO

2 CARRERA 14 ENTRE CALLE 25-26 GRAN COLOMBIA

3 CALLE 23N TRAMO 4

MONTEVIDEO II 4 CALLE 23N

5 CALLES 23N Y 22AN

6 CALLE 23 BN CON CARRERA 19-18

7 CALLE 1N-2N ENTRE CARRERA 17-18 SAN GREGORIO SAN GREGORIO

8 CALLE 0 CON CARRERA 14



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9 CALLES 3N-5N ENTRE CARRERAS 15-10 NARIÑO

10 CARRERAS 13-19 ENTRE CALLES 4-3

11 CARRERA 13 ENTRE CALLES 22-23 SAN JUDAS

12 CALLE 22 ENTRE CARRERAS 12-13

13 CARRERA 16 ENTRE CALLES 19-20 SAN JOSE

14 CALLE 13 CON CARRERA 16-17 EL PARAMO

Además, de lo anterior no se evidencia registro fotográfico actas de entrega y recibo por la comunidad de las anteriores calles como lo establece el análisis del sector y los estudios previos: en el inciso aspectos organizacionales y técnicos y en la minuta contractual: clausula primera objeto CRITERIO Objeto contractual, comprobantes de salida de elementos de almacén, estudio previo folio 11 y folio 35 del pliego de condiciones, donde se estableció respectivamente lo siguiente: “El contratista se compromete de hacer entrega de los materiales que se requieren para la pavimentación de concreto rígido bajo la modalidad de comunidad gobierno las cuales serán utilizadas en las siguientes direcciones”. Inobservancia a lo estipulado en la minuta del contrato en la cláusula sexta: obligaciones del contratista en el numeral 6.5 realizar un seguimiento fotográfico a la entrega de materiales en el transcurso del presente contrato.

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo se adjunta acta de comité técnico donde se aprecia el alcance de la entrega de materiales. Se adjunta copia del recibido de la entrega a la comunidad. Con relación a las notas de entrada y salida del almacén en los descargos de la observación 36 aparecen adjuntas. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

38. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR

Los descargos efectuados por el municipio no son de recibo porque, los soportes no se evidencian (aducen allegarlos, sin embargo son soportes que no hacen referencia a que contrato ni a qué calle pertenecen y registro fotográfico no es claro.



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CAUSA Se evidencia la falta de control por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos y la falta de seguimiento a los procesos efectuados por la administración

EFECTO Ocasionando con ello un control inadecuado, por lo tanto el municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual


Tipo de Proceso Subasta presencial


Fecha de Inicio de la subasta 05-06-2015 09:00 AM

Fecha Límite de Entrega de Documentos Habilitantes

27-05-2015 05:30 PM

Objeto del Contrato

Suministro de materiales para pavimentación de calles en los sectores de san judas Tadeo, san José, paramo, el progreso, gran Colombia, Montevideo ll, la esperanza, senderos de paz, 20 de julio, nariño, turba y san martin-turbay del casco urbano bajo la modalidad comunidad - gobierno en el municipio de villa del rosario departamento de norte de Santander

Valor del Contrato $699,999,578

CDP 352 del 25.03.15 y 0701 del 29.05.15 por $48.053.238 (reversada)

RP 806 del 09.06.15

Nombre o Razón Social del Contratista y RL.

EDGAR CARPIO SOLANO

Identificación del Contratista CC. 13.256.513


Calle 7 N0 6-53, teléfono 5701805


Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato y actas

09 de junio de 2015, acta de modificación 17.06.15, actas de recibo parcial No. 18.08.15, No. 2 /18.08.15, No. 5/14.09.15, acta de suspensión No, 3/20.08.15, de reinicio No. 4/14.09.15 y acta de recibo final del 23.12.15, Acta de suspensión No. 2/21.09.15 y reinicio del 14.12.15.


3 Meses

Facturas de venta 1736/18.08.15, 1810/14.09.16, 2083/23.12.15,

Comprobantes de ingreso de elementos a almacén

015/18.08.16, 021/18.09.15 Y 035/23.12.15

Comprobantes de salida 083/18.08.15, 106/18.09.15 y 157/23.12.15



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elementos de almacén

Póliza Póliza No. 475-47-994000017225 del 09.06.15, aprobada mediante acta. Esta se amplió por el tiempo desuspensión expedida el 24.09.15 y28.012.15.

Comprobantes de egreso 1049 del 24.08.15 por $279.981.171, 1218 del 29.09.15 por $48053.238, 1219 del 29.09.15 por $31.927.933, 1220 del 29.09.15 por $20.018.029 y 0526 del 11.05.16 por $100.000.000. Saldo por cancelar $220.018.407

Acta de liquidación 23.12.15

Estampillas Descuentos realizados

Contrato celebrado bajo la modalidad de subasta presencial, publicada en el SECOP el 12 de mayo de 2015 como lo estableció el cronograma del pliego de condiciones en el punto 2.9 cronograma de la de subasta inversa 003 de 2015. Proceso que se apertura a través de la resolución 285 del 21.05.15 y se adjudica mediante resolución 339 del 09.06.15. Mediante acta sin fecha,expedida por Juan Fernando Díaz Quintero – Jefe Oficina Jurídica y de Personal, se formaliza el cierre del proceso. Dentro de los soportes contractuales se allego (entre otros): Estudio previo, Análisis del sector, radicado en el banco de proyectos bajo el No. 20155487419-02;prepliegos, pliegos, presupuesto, presentación de la propuesta con (certificado de matrícula mercantil, RUP, RUT (régimen común), póliza de seriedad de la oferta No. 47547994000017060 del 25.05.15 de Aseguradora Solidaria, antecedentes (disciplinarios, judiciales y fiscales), certificación cumplimiento del 27.05.15 sobre el pago de aportes al SSSI, CC, formato único hoja de vida, índice de liquidez, experiencia, especificaciones técnicas, capacidad financiera, oferta económica (entre otros). De otra parte, se observa el informe de evaluación del 28.05.15, firmadopor JUAN FERNANDO DIAZ QUINTERO - Jefe de la Oficina jurídica y de Personal, FANNY HERNANDEZ DIAZ - Secretaria de Hacienda Y SIMON ELI VARGAS PALOMINO - Subsecretario de Vías e Infraestructura, delegados mediante resolución No. 296 del 27.05.15 y el acta de audiencia de “subasta inversa No. 03”. De acuerdo a lo anteriores documentos (facturas de venta y comprobantes de entrada de elementos a almacén), se observa el cumplimiento del objeto contratado. Sin embargo, se hace la siguiente observación, teniendo en cuenta la finalidad del suministro: OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR CONDICIÓN Se hace necesario que se certifique a esta Departamental el logro de la finalidad del material suministrado, toda vez que el objeto del contrato fue “SUMINISTRO DE MATERIALES PARA PAVIMENTACION DE CALLES EN LOS SECTORES DE SAN



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JUDAS TADEO, SAN JOSE, PARAMO, EL PROGRESO, GRAN COLOMBIA, MONTEVIDEO ll, LA ESPERANZA, SENDEROS DE PAZ, 20 DE JULIO, NARIÑO, TURBA Y SAN MARTIN-TURBAY DEL CASCO URBANO BAJO LA MODALIDAD COMUNIDAD - GOBIERNO EN EL MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER”. CRITERIO Objeto contractual, comprobantes de salida de elementos de almacén No. 083/18.08.15, 106/18.09.15 y 157/23.12.15, estudio previo folio 7y folio 32 del pliego de condiciones, donde se estableció respectivamente lo siguiente:“El contratista se compromete de hacer entrega de los materiales que se requieren para la pavimentación de concreto rígido bajo la modalidad de comunidad gobierno las cuales serán utilizadas en las siguientes direcciones”.

Nº VIA BARRIO

1 CARRERA 15 ENTRE CALLES 22 Y 23 SAN JUDAS TADEO

2 CARRERA 13 CON CALLE 22 SAN JUDAS TADEO

3 CALLE 22 CON CARRERA 14 Y 15 SAN JUDAS TADEO

4 CALLE 22 CON CARRERAS 13 Y 14 SAN JUDAS TADEO

5 CARRERA 15 ENTRE CALLES 20 Y 21 SAN JOSE

6 CARRERA 15 ENTRE CALLES 19a y 20 SAN JOSE

7 CALLE 20A ENTRE CARRERAS 16 Y 17 SAN JOSE

8 CARRERA 15 CON CALLES 12 Y 13 PARAMO

9 CALLE 20B ENTRE CARRERAS 6B Y 5 EL PROGRESO

10 CARRERA 6B CON CALLE 20 EL PROGRESO

11 CARRERA 14 ENTRE CALLES 25 Y 26 GRAN COLOMBIA

12 CALLE 24 ENTRE CARRERAS 14 Y 15 GRAN COLOMBIA

Nº VIA BARRIO

13 CALLE 25 HASTA CARRERAS 14 Y 15 GRAN COLOMBIA

14 CARRERA 15 DE LA CALLE 24 HASTA CALLE 26 GRAN COLOMBIA

15 CARRERA 16 CON ANILLO VIAL SEC CHIRCAL MONTEVIDEO II

16 CARRERA 11B CON CALLES 17 Y 18 LA ESPERANZA

17 CARRERA 12 CON CALLES 17 Y 18 LA ESPERANZA

18 CARRERA 12A CON CALLES 18 Y 19 LA ESPERANZA

19 CALLE 16N ENTRE CARRERAS 11B Y 14 LA ESPERANZA

20 CARRERA 5 ENTRE CALLES 18 Y 19 SENDEROS DE PAZ

21 CARRERA 5A ENTRE CALLES 21 Y 20 SENDEROS DE PAZ

22 CARRERA 7 ENTRE CALLES 12 Y 14 20 DE JULIO

23 CARRERA 14 ENTRE CALLES 11N Y 12N 20 DE JULIO

24 CALLE 11N ENTRE CARRERAS 13 Y 14 20 DE JULIO

25 CARRERA 16 ENTRE CALLES 5N Y 6N NARIÑO

26 CARRERA 17 ENTRE CALLES 6 Y 7 TURBAY

27 CALLE 6 ENTRE CARRERAS 17 Y 18 TURBAY

28 CARRERA 17 ENTRE CALLES 3 Y 4 TURBAY

29 CARRERA 13 CON CALLE 3 Y 2 S MARTIN-TURBAY



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DESCARGO DEL MUNICIPIO No se adjunta certificación donde se diga la finalidad del suministro. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 39. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR. Teniendo en cuenta que el contrato objeto de análisis no se allego certificación alguna con relación a la finalidad del objeto contratado como lo manifiestan, se confirma la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por cuantificar. Es de mencionar que a la fecha de la auditoria se allegaron pagos por valor de $479,981,171 Si bien en el acta de liquidación del 23.12.15 refieren “la obra fue entregada por el contratista y recibida por la subdirección de vías e infraestructuras, a entera satisfacción, tal como consta el acta de recibo final de obra de fecha 23.12.15”, revisada dicha acta se observa que en ésta hacen relación es a la entrega de material, más no a la entrega de la obra. CAUSA Lo anterior, obedece a una presuntafalta de control por parte del área encargada de la supervisión de obras del municipio.Además, que en la minuta contractual no se dispuso supervisión en la ejecución del contrato. Con respecto a la supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. EFECTO Posible detrimento patrimonialteniendo en cuenta que el respectivo suministro tenía utilización en direcciones específicas. Ausencia de oportunidad de mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del sector del municipio – arreglo de vías. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Una vez verificado en la plataforma tecnológica del SECOP, se observa que el contrato se publicó el 17-06-2015 y se suscribió el día 09-06-2015.



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CRITERIO El decreto 1082 de 2015 establece<<Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.

La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observación o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto.>>

DESCARGO DEL MUNICIPIO Efectivamente así es. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 40. SE CONFIRMA LA OBERVACIÓN ADMINISTRATIVA Teniendo en cuenta que el municipio acepta la observación, se confirma como hallazgo administrativo, que debe ser incluido en el plan de mejoramiento del municipio. CAUSA

Posible falta de seguimiento a los procesos contractuales, por parte de los responsables de la publicación en el SECOP delos documentos y actos administrativos del Proceso de Contratación. EFECTO Falta de oportunidad en las publicaciones de los actos administrativos del Proceso de Contratación en la página del SECOP, en aras de salvaguardar el principio de publicidad DE MANERA OPORTUNA.


Tipo de Proceso Subasta – modalidad presencial


Fecha de Inicio de la subasta

27-07-2015 02:00 PM



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Fecha Límite de Entrega de Documentos Habilitantes

15-07-2015 05:00 PM

Objeto del Contrato Suministro e instalación de mobiliario para el palacio municipal del municipio de villa del rosario, NS.


$249,410,000.00

DP 611 del 11.05.16 por $250.000.000

RP 1198 del 11.08.15 por $249.410.000


CONSORCIO MOBILIARIO VR-2015



AV 3 N0 10-27 BARRIO CENTRO


ADRIAN IBARRA ASCENCIO








1 Mes

Actas

Inicio del 21.08.15, acta de suspensión del 21.08.15, acta de reinicio del 06.10.15, acta de modificación del 21.10.15 (folio 132 a 149), recibido a satisfacción del 05.11.15, del 4.12.15 cambio de bienes por garantía, informe final del suministro (sin fecha).

Supervisión Simón Eli Vargas Palomino

Póliza 460-47-994000013215 del 19-.8.15 de Seguros confianza , debidamente aprobada

Facturas de venta 04 del 06.11.15 por $249.410.000 (recibo final) anexo 6 folio 126,

Comprobantes de ingreso de elementos a almacén

028 del 10.11.15 y 149 del 06.11.15,

Comprobantes de salida elementos de almacén

No fueron allegados

Comprobantes de egreso A la fecha de entrega de información por parte del municipio se observa que el contrato no ha sido cancelado.

Contrato celebrado bajo la modalidad de subasta presencial, publicada en el SECOP el 01 de julio de 2015 como lo estableció el pliego de condiciones en el punto 2.9 cronograma de la subasta inversa 004 de 2015. Proceso que se apertura a través de la resolución 446 del 09.07.15 y se adjudica mediante resolución 510 del 29.07.15, conacta del 15.07.15,



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donde se formaliza el cierre del proceso firmada por Alvaro Fernando Jaimes Olivares – Jefe de la Oficina Jurídica y de Personal y otros. Dentro de los soportes contractuales se allego (entre otros): Estudio previo, Análisis del sector, radicado en el banco de proyectos bajo el No. 201554874137-14;prepliegos, pliegos, presupuesto, acta de conformación del consorcio de fecha 13.07.15 (en ésta se establecieron los porcentajes de participación y se designó a Adrián Ibarra Ascencio como RL) , presentación de la oferta del 17.07.15 con (certificado de matrícula mercantil, RUP, RUT (régimen común), póliza de seriedad de la oferta No. 1336203-5 del 14.07.15 de Suramericana, antecedentes (disciplinarios, judiciales y fiscales), certificación cumplimiento (13.07.15) sobre el pago de aportes al SSSI, CC, formato único hoja de vida, capacidad financiera, experiencia (folio 93 anexo 4), oferta económica, autorización de Adrián Ibarra Ascencio para que Faris Gonzalo Corona Bueno realice el proceso de subasta, planilla de aportes al SSS (ente otros). De otra parte, se observa el informe de evaluación del 17.07.15, firmado por ALVARO FERNANDO JAIMES OLIVARES - Jefe de la Oficina jurídica y de Personal, FANNY HERNANDEZ DIAZ - Secretaria de Hacienda Y SIMON ELI VARGAS PALOMINO - Subsecretario de Vías e Infraestructura, delegados mediante resolución No. 466 del 15.07.15 y el acta de audiencia de “subasta inversa No. 04 del 27.07.15. Se deja presente que de acuerdo al pliego de condiciones en el punto 2.9 CRONOGRAMA DE LA DE SUBASTA INVERSA 004 DE 2015,se estableció como fecha de suscripción del contrato el 29 de julio de 2015. Sin embargo, mediante oficio del 28 de julio/15 el Sr. Adrian Ibarra Ascencio – Representante legal del Consorcio Mobiliario VR-2015, solicita el aplazamiento del suscripción del mismo. De acuerdo a las facturas de venta, comprobantes de entrada de elementos a almacén y la certificación de la almacenista general del municipio de Villa del Rosario Tania Rosa Rincón Duran, se observa el cumplimiento del objeto contratado.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Contrato firmado el 11 de agosto de 2015 y publicado en el SECOP el 24 de agosto del mismo año. CRITERIO El decreto 1082 de 2015 - Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo me permito manifestarle que las pólizas que amparan el contrato de suministro se aprobaron el 19 de Agosto, el cargue del contrato en el SECOP



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solo es posible hacerlo una vez se llene la casilla de fecha de inicio del contrato, la que sería después de aprobada la póliza y en los casos en que se requiere interventoría hasta que se inserten datos de la misma. En el caso particular los tres días se iniciarían a contar después del 19 de agosto los que se estarían cumpliendo el 24 de agosto. A fin de desvirtuar este hallazgo adjunto acta de aprobación de la póliza y copia del oficio de la consulta formulada a la mesa de servicio del SECOP.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 41. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Si bien es muy cierto lo manifestado en el descargo, que al momento de subir la documentación respetiva, se deben aportar datos para diligenciar la información en el SECOP;nos permitimos manifestar que dichas situaciones deben ser previsibles, teniendo en cuenta los términos estipulados para la publicación de los actos administrativos, como lo dispone el decreto 1082 de 2015 que establece en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP.” La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. (..)”. Máxime, cuando la Mesa de servicio Colombia compra eficiente refiere “Para la publicación de procesos de contratación es de vital importancia diligenciar los datos que el sistema le solicita par poder avanzar con el proceso; si hace falta alguna información y el sistema dice que es obligatorio hay que terminar de diligenciarlo (…)”Por lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo que debe ser incluido en el respectivo plan de mejoramiento que deben suscribir con esta Departamental. Con relación a lo manifestado sobre el acta de adjudicación se aceptan los descargos, teniendo en cuenta los días hábiles para su publicación. CAUSA

Posible falta de seguimiento a los procesos contractuales, por parte de los responsables de la publicación en el SECOP de los documentos y actos administrativos del Proceso de Contratación. EFECTO Falta de oportunidad en las publicaciones de los actos administrativos del Proceso de Contratación en la página del SECOP, en aras de salvaguardar el principio de publicidad DE MANERA OPORTUNA.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN De acuerdo a los documentos allegados no se observó el acta de liquidación del contrato. CRITERIO De acuerdo a lo dispuesto en Cláusula vigésima tercera del contrato – Liquidación: Se liquidará de conformidad con el del Articulo 217 del decreto 019 del 10 de enero de 2012.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Como lo señala esa Departamental el contrato no ha sido cancelado por lo tanto es imposible allegar acta de liquidación del mismo, se adjunta copia del oficio enviado al señor Alcalde Dr. PEPE RUIZ PAREDES donde se pone de manifiesto la observación y haga llegar el acta de liquidación una vez se expida, sin embargo se adjunta actas de recibido por el almacén general del Municipio y copia del acta de recibo final.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 42. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRTIVA De acuerdo a lo anterior, se aceptan los descargos toda vez que efectivamente el contrato no ha sido cancelado en su totalidad, ya que a la fecha solo se han cancelado $20.078.300.

De otra parte, del análisis del presente contrato, realizado el cruce entre los comprobantes de entrada activos fijos No. 149, el comprobante de entrada de elementos de almacén No. 028 del 10 de noviembre de 2015, el contrato y su acta de modificación yla certificación de la almacenista general del municipio de Villa del Rosario Tania Rosa Rincón Duran del 11.11.15, se observa el cumplimiento del mismo, toda vez que en el informe preliminar, se había dejado la siguiente Nota: Sobre el presente contrato al momento de allegar la información el municipio, en la relación de egresos reflejan que éste no se ha cancelado. Por lo tanto, en el momento que se cancele será sujeto de revisión, de encontrarse alguna observación de tipo fiscal se tramitará, bien sea en el informe final o de forma separada. Por lo anterior, el municipio debe allegar los respectivos soportes de pago para la finalización del análisis del presente contrato.



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03-06-2015 09:13 a.m.


06-07-2015 05:30 p.m.

Objeto del Contrato Suministro e instalación de aires acondicionados para el palacio municipal del municipio de villa del rosario, NS

CDP 610 del 11.05.15 por $211,998,120

RP 1049 del 21.07.15 por $211.998.120


COLSUMA




AV.LIBERTADORES 4N-59 Tel. 5750490


HECTOR OSWALDO PEÑARANDA HERNANDEZ




21 de julio de 2015


28 de julio de 2015


1 Mes

Póliza

Responsabilidad civil extracontractual 460-74-994000002722 expedida el 24.07.15 Aseguradora solidaria. Se hizo ampliación de póliza el 30.09.15. Cumplimiento, calidad salarios y estabilidad obra No. 60-47-994000013117 expedida el 24.07.15. Se hizo ampliación de póliza el 30.09.15.

Comprobantes de egreso 1300 del 09.10.15 por $83.018.300, 1301 del 10.09.15 por $83.018.300, 139 del 01.03.15 por $42.385.559 y 140 del 01.03.15 por $3.575.961.

Actas No. 1 Inicio del 28.07.15, No. 2 acta de suspensión del 31.07.15, No. 3 reinicio del 28.09.15, No. 4 del 30.09.15 recibo parcial, recibo final del 23.10.15.

Facturas de venta 1840/21.09.15 por $166.036.600, 1891 del 29.12.15 por $45.961.520, 1892 del 04.11.15 por $5.888.160

Comprobantes de entrada de elementos a almacén

019 del 21.09.15

Comprobantes de salida de elementos a almacén

098 del 10.09.15



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Contrato celebrado bajo la modalidad de licitación pública, publicada en el SECOP como lo estableció el punto 1.15 cronología del proceso del pliego de condiciones. Proceso que se apertura a través de la resolución 385 del 22.06.15 y se adjudica mediante resolución 470 del 16.07.15, con acta (sin fecha) de formalización el cierre del proceso firmada por Alvaro Fernando Jaimes Olivares – Jefe Oficina Jurídica y de Personal. Dentro de los soportes contractuales se allego (entre otros): Estudio previo, Análisis del sector, radicado en el banco de proyectos bajo el No. 20155487414-05;prepliegos, pliegos, presupuesto, presentación de la oferta del 06.07.15 con (certificado de existencia y representación legal, CC RUP, RUT (régimen común), póliza de seriedad de la oferta No. GU026867 del 03.07.15 de Seguros Confianza, antecedentes (disciplinarios, judiciales y fiscales), certificación cumplimiento (06.06.15) sobre el pago de aportes al SSSI, CC, formato único hoja de vida, capacidad financiera y organizacional, capacidad residual del proceso, capacidad técnica, estado de resultado, experiencia, oferta económica, (ente otros). De otra parte, se observa el informe de evaluación del 08.07.15, firmado por ALVARO FERNANDO JAIMES OLIVARES - Jefe de la Oficina jurídica y de Personal, FANNY HERNANDEZ DIAZ - Secretaria de Hacienda Y SIMON ELI VARGAS PALOMINO - Subsecretario de Vías e Infraestructura, delegados mediante resolución No. 418 del 06.07.15 y el acta de apertura y revisión de la propuestas económicas del proceso de licitación No. 06 del 2015 acta de audiencia de la licitación. De acuerdo a las facturas de venta, comprobantes de entrada de elementos a almacén y la salida de los bienes, se observa el cumplimiento del objeto contratado (ver observación más adelante). OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN No se allego el acta de liquidación del contrato DESCARGO DEL MUNICIPIO No se allego descargo alguno. CRITERIO Cláusula 29 del contrato Liquidación: “Posterior a la suscripción del acta de recibo final, las partes deben liquidar el contrato. En caso que el contratista se oponga o no exista un acta de recibo final, el contratante puede liquidar unilateralmente el presente contrato”.



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43. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Teniendo en cuenta que sobre dicha observación no se allego el respectivo descargo,se confirma el hallazgo administrativo. Por lo tanto, dicha observación debe ser incluida en el plan de mejoramiento. CAUSA Obedece a una presunta falta de control por parte de la supervisión del contrato. Con respecto a la supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. EFECTO La importancia de liquidar los contratos (susceptibles de ésta), se hace con el objetivo que las partes contratantes establezcan, con fundamento en el desarrollo del contrato, las acreencias pendientes a favor o en contra de cada uno o para que la administración y el contratista se pronuncien sobre la ejecución de las prestaciones contractuales, como también respecto de las vicisitudes presentadas durante su desarrollo, en aras que a futuro no se lleguen a presentar controversias contractuales. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Una vez verificado en la plataforma tecnológica del SECOP, se observa que el contrato se publicó el 29-07-2015 y se suscribió el día 21-07-2015. CRITERIO El decreto 1082 de 2015 establece<<Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.

La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan



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presentar observación o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto.>>

DESCARGO DEL MUNICIPIO Efectivamente se publica el 29 de Julio, dado a que el diligenciamiento de los datos en la plataforma del SECOP requieren llenar una casilla como es la de fecha de inicio del contrato; en el caso particular esta fecha solo es posible diligenciarla después de haberse aprobado las pólizas, tal como se desprende del documento que adjunto las mismas fueron aprobadas el día 24 de Julio de 2015, es desde allí donde se empiezan a contar los tres días lo que nos arroja que el límite es el 29 de Julio teniendo en cuenta que 25 y 26 son días no hábiles. A fin de desvirtuar este cargo adjunto copia de aprobación de la póliza y copia de la consulta formulada ante la mesa de servicios de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 44. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Si bien es muy cierto lo manifestado en el descargo, que al momento de subir la documentación respetiva, se deben aportar datos para diligenciar la información en el SECOP;nos permitimos manifestar que dichas situaciones deben ser previsibles, teniendo en cuenta los términos estipulados para la publicación de los actos administrativos, como lo dispone el decreto 1082 de 2015 que establece en el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP.” La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. (..)”. Máxime, cuando la Mesa de servicio Colombia compra eficiente refiere “Para la publicación de procesos de contratación es de vital importancia diligenciar los datos que el sistema le solicita par poder avanzar con el proceso; si hace falta alguna información y el sistema dice que es obligatorio hay que terminar de diligenciarlo (…)”Por lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo que debe ser incluido en el respectivo plan de mejoramiento que deben suscribir con esta Departamental. Con relación a lo manifestado sobre el acta de adjudicación se aceptan los descargos, teniendo en cuenta los días hábiles para su publicación. CAUSA

Posible falta de seguimiento a los procesos contractuales, por parte de los responsables de la publicación en el SECOP de los documentos y actos administrativos del Proceso de Contratación.



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EFECTO Falta de oportunidad en las publicaciones de los actos administrativos del Proceso de Contratación en la página del SECOP, en aras de salvaguardar el principio de publicidad DE MANERA OPORTUNA. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Se encontró que con relación a los aires de 12.000BTU se contrataron 16, pero se facturaron e ingresaron a almacén 9 aires. Similar situación con los aires de 18.000BTU se contrataron 13, pero se facturaron 20 e ingresaron a almacén 20. Si bien, se tuvo en cuenta que al realizar el cruce del valor de los aires contratados no altero el valor del contrato, éste cambia las condiciones contratadas. CRITERIO Cláusula 1 <<objeto>> y cláusula cuatro del contrato 181 de 2015.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto al acta de justificación de las condiciones del contrato, me permito solicitarle revisar el archivo del mismo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 45. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y SE HACE CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $5.076.000 Teniendo en cuenta que el municipio no allego respuesta alguna, se confirma como hallazgo administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento. De otra parte, revisada nuevamente las facturas de venta y compararlas con el comprobante de elementos de entrada a almacén No. 019 del 21.09.15, se evidencia una diferencia de 01



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aire acondicionado de capacidad de 36.000BTU que presuntamente no ingreso al almacén (Item No. 4 del contrato) por valor de $5.076.000. CAUSA Presuntamente obedece a una falta de control por parte de la supervisión del contrato. La supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

EFECTO

El Art. 6 de la ley 610/00 dispone “. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. 3.1.1.1.2 Contratos de Prestación de Servicios De un universo de doscientos ocho (208) contratos celebrados por la entidad en la vigencia 2015, según memorando de asignación del diecisiete de junio hogaño,fueron seleccionados seis (06) contratos para auditar por valor de $1,763,589,290equivalente al 50% del valor contratado, de los cuales de evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 051 DEL 10.02.2015


Objeto del Contrato

LOS SERVICIOS CONTEMPLADOS EN EL PLAN OBLIGATORIO DE SALUD BAJO CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD EN LA MODALIDAD DE CAPITACION PUBLICA DE CONFORMIDAD A LO SEÑALADO EN EL ARTICULO 52 DE LA LEY 1438 DE 2011,EL LITERAL D DEL ARTICULO 13 DE LA LEY 1122 DE 2007, CORRESPONDIENTE A LOS SERVICIOS QUE SE DESCRIBEN EN LA RESOLUCION 5521 DE 2013


$512,179,860.00 Peso Colombiano + adicional por $1.589.247 = $513.769.107



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HOSPITAL JORGE CRISTO SAHIUM




ERIKA APARICIO LEON






10 Meses

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL SIN CUANTIFICAR

CONDICION La entidad allego la siguiente información: RP # 0247 del 20 de febrero de 2015, por $512.179.860 Comprobantes de egreso:

CE FECHA VALOR

FL08-019 28/08/15 75.324.558

FL08-020 28/08/15 180.765.372

FL11-018 30/11/15 43.845.645

FL11-019 30/11/15 12.554.093

FL11-020 30/11/15 30.127.562

FL11-021 30/11/15 5.830.887

FL11-022 30/11/15 30.127.562

FL11-098 30/12/15 43.845.645

FL12-099 31/12/15/ 43.845.645

FL12-100 31/12/15 43.845.645

FL04-027 14/04/16 2.652.462

FL05-031 17/05/16 1.004.030

510.112.614

No se allegaron soporte necesarios sobre la ejecución del contrato según la forma de pago: el valor mensual de conformidad con el art.13 de la ley 1122 de 2007: parágrafo primero: se realizara doce pagos parciales por valor de $42.681.655 correspondiente a recaudos sin situación de fondos el valor de $30.127.562 y $12.554.093 recursos con situación de fondos. El primer pago se hará previa presentación del plan de acción para la presentación de servicios y actividades de PyP; los demás pagos mensuales se realizaran previa presentación de informes de promoción y prevención y entrega de planos de la resolución 4505 y planos de la prestación de servicios los cinco primeros días de cada mes.



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CRITERIO

Inobservancia a lo estipulado en la minuta contractual : clausula segunda: parágrafo quinto: el municipio presentara la cuenta con la siguiente información: informes ejecutivos físicos y magnéticos, soportes financieros que hagan parte de la ejecución del contrato, registros individuales de prestación de servicios de salud RPS, para dar cumplimiento a las obligaciones y condiciones según resolución 3374 de 200, y de acuerdo con las especificaciones tecnológicas según circular 025 de octubre de 2001 radicación de la factura, pago de parafiscales y seguridad social certificado por el revisor fiscal, anexando la última planilla de pago, números de cuentas bancarias donde se giraran los recursos

DESCARGO DEL MUNICIPIO Se adjunta la documentación que soporta todos los pagos con relación a contrato 051 de 2015 donde se aprecia registro presupuestal, informes soportes para el pago al igual que el acta de liquidación.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 46. SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL Teniendo en cuenta que el municipio allego la información solicitada se aceptan los descargos y se desvirtúa el hallazgo Administrativo con incidencia disciplinaria y Fiscal. CAUSA Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación (sistema de información deficiente). EFECTO Ocasionando con ello observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria y fiscal sin cuantificar. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la

revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales




Objeto del Contrato DESARROLLO DE HABILIDADES INDIVIDUALES Y



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COLECTIVAS Y LA PROMOCION DE HABITOS DE VIDA SALUDABLE PARA LA ATENCION INTEGRAL EN EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DEL ADULTO MAYOR DEL MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO, NORTE DE SANTANDER




FUNDACION AMIGOS POR COLOMBIA FUNDAMICOL/ WILLIAM GAONA MALPICA


CALLE 6 AN NO 1AE-90 CEIBA II






1 Meses

Contrato de prestación de servicios realizado mediante la modalidad de Selección Abreviada -Menor Cuantía, de conformidad a lo dispuesto en la (Ley 1150/2007, Art. 2 Numeral 2 y Decreto 1082 / 2015, Art. 2.2.1.2.1.2.20 y Art. 2.2.1.1.2.2.2); Con registro presupuestal 1616 de noviembre 11 de 2015 CE # 1565 DE diciembre 09 de 2015 por $ 178.130.000 a los cuales se le practico los respectivos descuentos de ley. En el ANÁLISIS DEL SECTOR, se establece el valor detallado del contrato a ejecutar:

item Descripción unidad cantidad valor unitario valor total

1 Profesionales y personal administrativo

1.1 Coordinador servicio 1 3.000.000 3.000.000

1.2 Terapeuta Ocupacional servicio 2 2.000.000 4.000.000

1.3 Psicólogo servicio 3 2.000.000 6.000.000

1.4 Terapia fisica servicio 2 2.000.000 4.000.000

1.5 Trabajador Social servicio 2 2.000.000 4.000.000

1.6 Operador logistico servicio 1 1.000.000 1.000.000

2 Alimentación

2.1 Refrigerios und 3600 1.500 5.400.000

3 Papeleria

3.1 Papeleria global 1 1.600.000 1.600.000

4 Jornada de habitos de vida saludable

4.1 paquete de bienestar- complemento de la jornada de habitos saludables

und 900 165.700 149.130.000

TOTAL PRESUPUESTO 178.130.000

En los estudios previos se establecen las Metas: No. 1. Atender de manera integral y periódica a 900 adultos mayores en salud física y psicológica,en acompañamiento, seguimiento y evaluación en un periodo de un (1) mes, vinculando 15 adultos mayores de



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las fundaciones, MI FORTALEZA Y OBAT, quienes se encuentran en tratamiento y atención psicológica OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL POR CUANTIFICAR

CONDICION No existe soporte alguno para la verificación de la ejecución del contrato, según las actividades específicas como lo es, atender de manera integral y periódica a 900 adultos mayores en salud y fortalecimiento emocional con acompañamiento, seguimiento y evaluación en un periodo de un mes ,contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los adultos mayores asentados en el casco urbano del municipio de villa del rosario teniendo en cuenta la atención integral mediante la participación y la protección en el marco de la ley 1251 del 2008. DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar los soportes de ejecución CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 47. SE DESVIRTÚA LA OBSERVACION DISCIPLINARIA Y FISCAL, PERO SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO El municipio allega la información referente a la ejecución del contrato, por lo tanto se desvirtúa el hallazgo Administrativo con incidencia Disciplinaria y Fiscal CAUSA Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación entre los funcionarios involucrados en los procesos administrativos.

EFECTO

Ocasionando con ello observación administrativa con presunta incidencia

disciplinaria y fiscal sin cuantificar. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales.



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CONDICION Durante la revisión y análisis de la información requerida no se evidencio soportes e informes del contratista de la ejecución del contrato. CRITERIO Inobservancia a lo consignado en la clausula tercera del contrato: informes (, los soportes de compra de refrigerios y los costos de las actividades desarrolladas)

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar los informes correspondientes CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 48. SE DESVIRTÚA LA OBSERVACION DISCIPLINARIA Y FISCAL, PERO SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Teniendo en cuenta que el municipio allego informes del supervisor de la ejecución del contrato se desvirtúa el hallazgo administrativo con incidencia Disciplinaria y Fiscal CAUSA Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación (sistema de información deficiente). EFECTO Ocasionando con ello observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria y fiscal sin cuantificar. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION No se evidencio: propuesta actas final y liquidación. CRITERIO Inobservancia a la Cláusula 23 anexos del contrato



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DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo adjunto propuesta, acta final y acta de liquidación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

49. SE DESVIRTÚA LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA

Se aceptan los descargos por cuanto el municipio allego la información solicitada como la propuesta, acta final y acta de liquidación CAUSA

Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación entre los responsables de los procesos. EFECTO

Ocasionando con ello observación administrativa. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION Durante la revisión y análisis de la información requerida no se evidencio por parte del interventor o supervisor del contrato, el certificado de cumplimiento a entera satisfacción para que se pueda efectuar por parte de la entidad el pago del valor del contrato y ejercer estricta supervisión y control del cumplimiento del objeto velando siempre por el correcto funcionamiento y la calidad del mismo. CRITERIO Inobservancia a lo consignado en los estudios previos clausula: Supervisión del contrato DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo adjunto certificados de cumplimiento expedidos por la Supervisora del contrato.



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50. SE DESVIRTÚA LA OBSERVACION ADMINISTRATIVA Teniendo en cuenta que el municipio allego los cumplimientos en los informes del supervisor del contrato se desvirtúa el hallazgo administrativo CAUSA

Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación entre los responsables de los procesos.

EFECTO

Ocasionando con ello observación administrativa. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

CONDICION

Durante la revisión y análisis de la información requerida no se evidencio por parte del contratista los informes, los cuales deben estar aprobados por el supervisor del presente contrato CRITERIO Inobservancia a las clausulas tercera y cuarta de la minuta contractual DESCARGO DEL MUNICIPIO No se allego descargo a la observación 53. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 51. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Se confirma el hallazgo administrativo teniendo en cuenta que el municipio no se pronunció y soporto este hallazgo.



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CAUSA Debido a la falta de controles y compromisos de los funcionarios involucrados en cada proceso EFECTO Ocasionando con ello un desorden administrativo y observaciones Administrativas a la administración

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 050 DEL 10.02.2015

Tipo de Proceso Contratación Directa (Ley 1150 de 2007)

Objeto del Contrato

Los servicios de salud de baja complejidad en lo pertinente a la ejecución de las acciones de promoción de la salud y calidad de vida y prevención de los riesgos en salud del plan del plan de salud pública de intervenciones colectivas en la jurisdicción del municipio de villa del rosario en concordancia en el artículo 19 de la resolución 425 de 2008 y la carta circular 001 de 2008. Con modificatorio 001 / 26.03.15

Valor total $599.550.171

CDP 0029 del 260115 por $456,655,238, 1302 del 25.09.15 por $151.797.039 y 1301 del 25.09.15 por $79.050.061 = 687,502,338

Nombre o Razón Social del Contratista HOSPITAL JORGE CRISTO SAHIUM


Dirección Física del Contratista CALLE 5 N0 7-49 CENTRO


ERIKA APARICIO LEON

Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 63497333

Fecha de Firma e inicio de ejecución del Contrato


Plazo de Ejecución del Contrato – Póliza 10 Meses– N.A

Registro presupuestal

246 del 20.02.15 por $456.655.238, 1423/30.09.15 por $79.050.061 y 1424/ 30.09.15 por $151.797.039 = $687,502,338. Menos ajustes: 1487/09.10.15 por $69.254.130; 2013/31.12.15 por $10.093.037 y 2014/31.12.15 por $8.605.000 = $87,952,167. Total registros: $687.502.338 - $87,952.167 = 599.550.171

Comprobantes de egreso

05-030 / 28.05.15 por $114.163.809,50 09-004 / 04.09.15 por $68.983.944,59 10-020 / 28.10.15 por $151.147.805,91 12-068 / 30.12.15 $265.254.411 Total cancelado $599,549,971 (100% cancelado)

Acta de inicio 26.03.15



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Supervisora Lisseth Yamile Flórez Ortega - Coordinadora de Salud Pública del municipio

Contrato celebrado bajo la modalidad de contratación directa mediante resolución No. 069 del 10 de febrero de 2015, siendo publicado el respectivo contrato en el SECOP. Se realizó un modificatorio del 26.03.15. Dentro de los soportes contractuales se allego: Actas de supervisión (se detallan más adelante), certificación de cumplimiento al sistema de seguridad social, informe técnico acciones de salud pública (entre otros). Los siguientes pagos cuentan con certificaciones de cumplimiento: Primer pago: Del 19.05.15 de la Secretaria de Salud municipal Andrea MaríaFlórez Moreno; Del 15.05.15 de la Supervisora del contrato – Lisseth Yamile Florez Ortega - Coordinadora de Salud Pública Municipal. Segundo pago: Del 31.07.15 de Yorjan Alfonso Becerra – Subgerente Administrativo y Financiero Supervisor del contrato ESE J.C.S.; el 27.10.15 de la Secretaria de Salud municipal Andrea María Flórez Moreno; Del 20.08.15 de la Supervisora del contrato – Lisseth Yamile Florez Ortega - Coordinadora de Salud Pública Municipal; Del 22.10.15 de Yorjan Alfonso Becerra – Subgerente Administrativo y Financiero Supervisor del contrato ESE J.C.S Tercer pago: Del 31.07.15 de Yorjan Alfonso Becerra – Subgerente Administrativo y Financiero Supervisor del contrato ESE J.C.S.; el 27.10.15 de la Secretaria de Salud municipal Andrea María Flórez Moreno; Del 23.10.15 de la Supervisora del contrato – Lisseth Yamile Florez Ortega - Coordinadora de Salud Pública Municipal; Del 22.10.15 de YorjIn Alfonso Becerra – Subgerente Administrativo y Financiero Supervisor del contrato ESE J.C.S. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $265.254.411 CONDICIÓN Cuarto pago: No se allego certificaciones de cumplimiento de la Supervisión, para la cancelación de este pago, realizado mediante comprobante de egreso No. 12-068/30.12.15 por valor de $265.254.411. CRITERIO Según el contrato: Cláusula sexta “DE LA FORMA DE ´PAGO” (…) Previa presentación de informes técnico financieros y cumplimiento de metas programadas trimestralmente en el PIC de salud pública (...).



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PARAGRAFO 3: El último pago acordado entre las partes se realizará una vez el supervisor del contrato emita el concepto técnico financiero de evaluación final de las actividades objeto del contrato previendo posibles glosas a la ejecución de las mismas. Cláusula décima segunda – Supervisión del contrato: El municipio designa a la Coordinación de salud pública como Supervisor y/o Interventor del contrato para verificar y certificar que la ejecución del mismo se cumpla con sujeción a las obligaciones a cargo de las partes en concordancia con las normas que lo modifiquen, adicionen, sustituyan o complemente.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a las observaciones 54 y 55 le solicito pedir información a la Secretaria de Salud del municipio.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 52. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $265.254.411 Teniendo en cuenta el respectivo descargo, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por valor de $265.254.411, ya que dicha información debe ser allegada en su momento y oportunidad. Además, que ésta debe reposar en el respectivo expediente contractual. CAUSA Obedece a una presunta falta de control por parte de la supervisión del contrato - Coordinación de Salud Pública como Supervisor y/o Interventor del contrato, quien debía verificar y certificar la ejecución del mismo.

Con respecto a la supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. EFECTO El Art. 6 de la ley 610/00 dispone “. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por



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una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN No se allego el acta de liquidación del contrato. CRITERIO Cláusula vigésima primera: El presente contrato se liquidará de mutuo acuerdo entre las partes dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del término de su duración o prorroga, de no ser posible, el municipio tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con los dispuesto en los artículos 163 del C.C.A. 60 y 61 de la ley 80 de 1993 y 11 de la ley 150 de 2007.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a las observaciones 54 y 55 le solicito pedir información a la Secretaria de Salud del municipio.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 53. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Teniendo en cuenta que sobre dicha observación no se allego el respectivo descargo,se confirma el hallazgo administrativo máxime que dicha información debió ser allegada por parte del cuentadante en su momento y oportunidad. Además, que ésta debe reposar en el respectivo expediente contractual. Por lo tanto, dicha observación debe ser incluida en el plan de mejoramiento. CAUSA Obedece a una presunta falta de control por parte de la supervisión del contrato - Coordinación de Salud Pública como Supervisor y/o Interventor del contrato, quien debía verificar y certificar la ejecución del mismo. Con respecto a la supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.



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EFECTO La importancia de liquidar los contratos (susceptibles de ésta), se hace con el objetivo que las partes contratantes establezcan, con fundamento en el desarrollo del contrato, las acreencias pendientes a favor o en contra de cada uno o para que la administración y el contratista se pronuncien sobre la ejecución de las prestaciones contractuales, como también respecto de las vicisitudes presentadas durante su desarrollo, en aras que a futuro no se lleguen a presentar controversias contractuales. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Una vez verificado en la plataforma tecnológica del SECOP, se observa que el contrato se publicó el 18-03-2015 y se suscribió el día 10-02-2015. CRITERIO

El decreto 1510 de 2013 establece<<Artículo 19. Publicidad en el Secop. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el Secop.

La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el Secop para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observación o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del presente decreto >>

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a esta observación me permito manifestarle que la publicación fuera de términos en el SECOP se debe a que su entrega por parte del Hospital se hizo en la fecha

de la publicación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 54. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO No es de recibo el respectivo descargo, teniendo en cuenta que el municipio, debe tener presente los términos estipulados para la publicación de los actos administrativos EN EL SECOP, como lo dispone el decreto 1082 de 2015 que establece en el Artículo



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2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP.” La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. (..)”. Por lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento. CAUSA

Posible falta de seguimiento a los procesos contractuales, por parte de los responsables de la publicación en el SECOP de los documentos y actos administrativos del Proceso de Contratación. EFECTO Falta de oportunidad en las publicaciones de los actos administrativos del Proceso de Contratación en la página del SECOP, en aras de salvaguardar el principio de publicidad DE MANERA OPORTUNA. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR CONDICIÓN Allegaron: Disponibilidades presupuestales No. 0029 del 260115 por $456,655,238, 1302 del 25.09.15 por $151.797.039 y 1301 del 25.09.15 por $79.050.061 por un total 687,502,338. Registros presupuestales: CE 246 del 20.02.15 por $456.655.238 (se corrigió agregándose el CE), 1423/30.09.15 por $79.050.061 y 1424/ 30.09.15 por $151.797.039 para un total de 687,502,338. Comprobantes de ajustes (1487/09.10.15 por $69.254.130; 2013/31.12.15 por $10.093.037 y 2014/31.12.15 por $8.605.000) por un total de $87,952,167. Sin embargo, no se allego el modificatorio No. 2 (presuntamente) donde se adiciona valor alguno al valor inicial del contrato. Lo anterior, teniendo en cuenta que el valor total cancelado fue de $599.550.171 y no 456.655.238 como fue el valor inicial del contrato, ya que el modificatorio No. 01 que fue allegado no refleja modificación al valor inicial del contrato. Es de mencionar, que en los comprobantes de egreso allegados, reflejan un valor adicional de $68.956.823 el cual arroja un valor total de $525.612.061, existiendo una diferencia de $73,938,110, teniendo en cuenta que el valor real cancelado fue$599.550.171.



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CRITERIO Cláusula cuarta del contrato 050/15 y modificatorio No. 01/15.

Nota: De acuerdo a lo dispuesto en la cláusula decima cuarta del contrato, sobre el análisis del proceso que nos ocupa mediante comunicación externa 3778 del 11 de agosto hogaño, se solicitó al IDS lo siguiente: “Teniendo en cuenta que el IDS tiene como propósito principal “vigilar y controlar el cumplimiento de la normatividad legal vigente que regula el sistema general de seguridad social en salud, mediante el seguimiento continua a los actores e involucrados en el sistema, con el fin de garantizar la salud pública del DNS”, nos permitimos solicitar copia del Acta de Evaluación Técnica Financiera del Plan de Salud Pública Municipal de Villa del Rosario 2015, de acuerdo a la ejecución del CPS No. 050 de 10.02.15, celebrado entre el municipio y la ESE Hospital Jorge Cristo Sahium por valor de $456.655.238. Así mismo, anexar el análisis de cumplimiento técnico financiero de metas de producto y actividades de salud pública de la citada vigencia. En el evento, que dicha evaluación no se haya realizado a la fecha, solicitamos que en el momento que se realice se allegue copia de la misma a esta Departamental”. Al respecto, mediante oficio 1482 del 12 de agosto del presente el IDS refiere “al respecto le comunicamos que este proceso no se ha llevado a cabo en esta vigencia, por lo tanto una vez sea efectuada esta actuación, será remitida para su conocimiento y fines pertinentes”. En ese sentido, se deja presente que en el momento que el IDS realice el Acta de Evaluación Técnica Financiera del Plan de Salud Pública Municipal de Villa del Rosario 2015 y de observarse alguna situación de tipo fiscal, se realizará el respectivo análisis para lo pertinente, de acuerdo a la función fiscal de esta Departamental.

DESCARGO DEL MUNICIPIO No se allego el modificatorio 02, con respecto a este documento le solicito requerirlo a la Secretaria de Salud.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 55. SE CONFIRMA EL HALLAZGOADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR De acuerdo a lo manifestado en el respectivo descargo, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por cuantificar, ya que dicha información debe ser allegada en su momento y oportunidad. Además, que ésta debe reposar en el respectivo expediente contractual. CAUSA Obedece a una presunta falta de control por parte del área contractual y la supervisión del contrato. Con respecto a la supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. EFECTO El Art. 6 de la ley 610/00 dispone “. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías.

RESOLUCIÓN No. 744 DEL 19.10.2015 NO ESTA EN EL SECOP Según la mencionada resolución en su considerando se observa lo siguiente “Que el municipio de Villa del Rosario debe efectuar pagos de acuerdo con el convenio No. 079 de Cooperación y apoyo financiero del municipio de Villa del Rosario y la Gobernación del Departamento Norte de Santander al Plan Departamental de Agua y saneamientosuscrito con el Departamento Norte de Santander.” Así mismo su Artículo primero dice “reconocer y ordenar el pago a favor de la Gobernación del Departamento Norte de Santander, para ser girados al patrimonio FIA, la suma de CIENTO NOVENTA Y TRES MILLNOES CUARENTA Y CINCO MIL



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DOSCIENTOS SESENTA Y NUEVE PESOS ($193.145.269) con cargo al rubro 2.C.07.2.04.03.01 – Cofinanciación Bolsa Departamental de Agua – PDA, según certificado de Disponibilidad No. 1407 de octubre 19 de 2015, por concepto de aportes de conformidad con la parte motiva de la presente resolución”. La presente resolución fue cancelada al DNS mediante comprobante de egreso No. 1346 del 28 de octubre del presente, orden de pago 1692 del 28.10.15, por disponibilidad presupuestal No. 1407 del 19 de octubre de 2015, registro presupuestal No. 1514 del 2110.15. Dicha resolución de pago, nace como consecuencia de la firma del Convenio No. 079 del 29 de septiembre de 2010, firmado entre el municipio de Villa del Rosario y la Gobernación del DNS, cuyo objeto fue “establecer los términos y condiciones de la cooperación y asistencia técnica entre el DNS a través de la Secretaria de Agua Potable y Saneamiento básico en su calidad de gestor y el municipio para la vinculación de este último al PDA, así como establecer los recursos que se transfieren expresa, incondicional e irrevocablemente al patrimonio autónomo FIA por mandato que le confiere el municipio con la firma del presente convenio, para la financiación y ejecución del PDA”. Al respecto, el Concejo Municipal expidió el acuerdo No. 001 del 12 de marzo de 2010, por medio del cual se facultó al alcalde para vincularse al Patrimonio Autónomo FIA, indirectamente, mediante el mandato conferido al Departamento gestor con la firma del presente convenio, para comprometer vigencias futuras para la financiación de su PDA.


Tipo de Proceso Selección abreviada de menor cuantía

Objeto del Contrato Contratar un operador para el funcionamiento del centro día del adulto mayor del municipio de Vila del Rosario. Adicional del 03.12.15.

Valor total $177.183.123 + $88.591.563 = 265,774,686

CDP 1010 del 27.07.15 por $177.183.123, 1655 del 02.12.15 por $88.591.563 (adicional)

Nombre o Razón Social del Contratista Fundación Colombiana de Vida - FUNDACOVI

Identificación del Contratista 9001624381

Dirección Física del Contratista MZ E7 LT 14 Torcoroma II – Cel. 313-5517526 correo electrónico.: [email protected]


Myriam Yaneth Niño García

Identificación del Representante Legal 60.363.217

Plazo de Ejecución del Contrato 75 días (2 meses 15 días)

Registro presupuestal 1500 del 15.10.15 por $177.183.123 y 1801 del 10.12.15 por $88.591.563

Comprobantes de egreso 1488 del 25.11.15 por valor de $70.873.250 1613 del 18.12.15 por $70.873.250 685 del 30.12.15 por $124.027.623, total $265,774,123




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Póliza Extracontractual No. 0376484-5 del 15.10.15 de Suramericana Cumplimiento y Prestaciones sociales No. 1399325-5 del 15.10.15, aprobadas mediante acta del 15.10.15.

Acta de inicio Acta No. 01 del 15.10.15

Supervisora Nancy Lorena Cuellar – Sub-Secretaria de Asuntos Comunitarios de Familia y Juventud.

Acta final (003) Expedida el 31.12.15

Contrato celebrado bajo la modalidad de selección abreviada de menor cuantía, el cual se apertura mediante resolución 715 del 01.10.15 y se adjudica mediante resolución 739 del 15.10.15. Mediante certificación sin fecha del José Alirio Escalante Vergel – Jefe de La Oficina Jurídica y de Personal, se formaliza el cierre del proceso. Dentro de los soportes contractuales se allego (entre otros): Estudio previo, prepliegos, pliegos, presupuesto, presentación de la oferta de FUNDACOVI del 07.10.15, RUP del 14.09.15, antecedentes disciplinarios y fiscales, CC, RUT, certificación de cotización al afiliación al SGSS y parafiscales firmada por la representante legal y el contador públicode la fundación de fecha 07.10.15, experiencia (celebración convenio y/o CPS con el municipio de los patios Convenio sin número y fecha, CPS 123/23.09.14, 0119 del 28.05.14, balance general, estado de resultados, al 31.05.15, presupuesto, actividades a realizar, menú, beneficiarios, póliza de seriedad de la oferta No. 49-44-101005780 del 07.10.15, Personal de apoyo (auxiliar servicios generales, enfermero profesional, licenciado educación física, fisioterapeuta, gastronomía, ingeniero industrial, psicóloga) y certificación de pago de aportes al SSS y parafiscales firmada por: la revisora fiscal del 22.10.15, del 03.12.15. Así mismo, se observó la designación del comité evaluador mediante resolución No. 728 del 07.10.15, informe de evaluación de 08 de octubre de 2015 firmado por los Dres. José Alirio Escalante Vergel – Jefe de La Oficina Jurídica y de Personal, Fanny Díaz Hernández – Secretaria de Hacienda y Simón Eli Vargas - Subsecretario de Vías e Infraestructura. Certificaciones de cumplimiento de la Supervisora Nancy Lorena Cuellar – Sub-Secretaria de Asuntos Comunitarios de Familia y Juventud, allegadas:

- Certificación expedida el 13.11.15 de cumplimiento por el periodo del 15 de octubre al

14 de noviembre de 2015, con informe de seguimiento y supervisión del 13.11.15 e informe de actividades del mismo periodo.



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- Certificación expedida en diciembre, sobre el cumplimiento por el periodo del 15 al 30

de diciembre de 2015 (anexo 3 pág 265) y acta final No. 03 del 31.12.15, con informe de actividades sin mencionar periodo (anexo 3 pág265-285)



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OBSERVACIÓNES ADMINISTRATIVAS CONDICIÓN Si bien se allego el informe de actividades del periodo del 15 de noviembre al 14 de diciembre de 15 (anexo 5 folio 353), no se allego la certificación de cumplimiento por parte de la Supervisión del contrato, con relación al periodo citado; tampoco se allego las facturas de venta y el pago de aportes al SSS y parafiscales de noviembre de 2015. CRITERIO Cláusula cuarta del contrato “(…) previa presentación de la factura de venta (ley 1231/08 Art. 1) y el certificado de cumplido a satisfacción expedido por parte del supervisor del contrato acompañado de la acreditación por parte del contratista de los pagos que en materia de seguridad social y parafiscales (Ley 1122/07 Art 18, ley 797/03) deben efectuar, de conformidad con la normatividad vigente”. Normas fuera de texto.

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar las observaciones 58, 60 y 61 me permito adjuntar en medio magnético todo el proceso correspondiente al contrato 210 de 2015.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 56. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMININISTRATIVO Revisada la información allegada con los descargos en medio magnético, se observa quela certificación de cumplimiento a cabalidad del periodo noviembre 15 al 14 de diciembre de 2015 expedida por la supervisora del contrato Nancy Lorena Cuellar Sub-Secretaria de Asuntos Comunitarios de Familia y Juventud del municipio, se evidenció en el folio 323 anexo 7, por lo que se desvirtúa la observación administrativa. Con relación a las facturas de venta, éstas no se evidenciaron dentro de los documentos allegados, ya que contrariamente expiden es cuentas de cobrodel 16.12.15 (folio 325 anexo 7), 13.11.15, diciembre (no tiene el día) de 2015, por lo que se confirma el hallazgo administrativo que debe ser incluido en el plan de mejoramiento, por el incumplimiento a lo señalado en la respectiva condición. Con respecto al pago de aportes al SSS y parafiscales ver punto 59 (donde se hace una corrección).



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN Teniendo en cuenta la modalidad del proceso el cual fue mediante selección abreviada de menor cuantía(No. 010 de 2015), se hizo la revisión de la página del SECOP, no encontrándose información del respectivo proceso. CRITERIO Según el pliego de condiciones en el numeral 1.18 CRONOGRAMA DE LA CONTRATACION POR SELECCIÓN ABREVIADA se observa “ A continuación se indica el cronograma previsto para el presente proceso de contratación por selección abreviada. Las fechas indicadas a partir de la fecha límite para recibo de observaciones se entienden como provisionales y se ajustarán en caso de ser necesario. La cronología será ajustada, con el fin de estudiar las observaciones que se reciban”

EVENTO FECHA Y HORA LUGAR

AVISO DE CONVOCATORIA 24 de Septiembre de 2015 WWW.COLOMBIACOMPRA EFICIENTE.GOV.CO

PUBLICACION PREPLIEGOS, ESTUDIOS PREVIOS Y ESTUDIOS DEL SECTOR

Del 24 al 30 de Septiembre de 2015

WWW.COLOMBIACOMPRA

. Decreto 1082 de 2015 - Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de subsanar este hallazgo me permito adjuntar copia del pantallazo del SECOP con número de constancia 11-4253349.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 57. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

De acuerdo al documento adjunto del SECOP en los descargos, verificado éste en la referida plataforma, efectivamente dicho proceso fue publicado. Por lo anterior, se acepta el descargo y se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN No se allego el total de las planillas depago de aportes al SSSI del personal contratado para la ejecución del contrato. CRITERIO Cláusula 8 de contrato (…)


CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 58. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Revisado nuevamente el soporte documental allegado como lo manifiestan en el descargo, si bien se allego certificación de la Revisora Fiscal (anexo 7 folio 327 allegado) Edilsa García Ramírez 94913-T de fecha 03.12.15 refiere …

Así mismo, la Representante Legal de la Fundación (anexo 4 folio 275 allegado) mediante certificación de diciembre de 2015, refiere…



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Sin embargo, no se allego soporte del pago de aportes al SSSI del personal contratado para el desarrollo del proyecto. Pero, verificado en el FOSYGA se encontraron datos de cotización de la Sra. Myriam Yaneth Niño García y Luis Alejandro Vera Murillo. Sobre Yesid Vargas Ortegon y Angélica María Camacho no se encontraron datos de cotización, teniendo en cuenta el tiempo de ejecución del contrato. De las demás personas del equipo de trabajo relacionadas en el informe de actividades del 15-11 al 14.12.15, no se contó con el número de cédula que permitiera verificar su periodo de cotización en el FOSYGA. Por lo tanto, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria: CAUSA

Presuntamente obedece a una falta de control por parte de la supervisióndel contrato. La supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

EFECTO


OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR

CONDICIÓN Teniendo en cuenta el número de abuelos atendidos donde se les debía suministrar raciones alimentarias, no se allego el total de listados del recibo de las mismas, por el número de días contratados. CRITERIO



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 59. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR

Revisada la documentación del proceso allegada, en el cual se encuentra el presupuesto para el funcionamiento del centro día del adulto mayor del municipio de Villa del Rosario, cuya duración de ejecución fue de 75 días, para atender 81 abuelos (estudio previo de conveniencia y oportunidad folio 12 – Presupuesto para el funcionamiento del centro), cupo que posteriormente fue ampliado a 120 abuelos, no se allego el total de los listados de los 75 días de atención de raciones alimenticias del total de abuelos. Por lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por cuantificar. CAUSA Presuntamente obedece a una falta de control por parte de la supervisión del contrato. La supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. EFECTO Presunto detrimento patrimonial en la gestión fiscal.


Tipo de Proceso Contratación Mínima Cuantía



30-09-2015 07:44 a.m.


01-10-2015 05:00 p.m.

Objeto del Contrato Apoyo logístico para el segundo festival de murgas, trova y canta campesina en el marco de la feria de la uva, municipio de Villa del Rosario – NS (realizado el 11.10.15 Complejo ferial barrio San Martin)..

CDP No. 1276 del 23.09.15 por valor de $18,000,000



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RP $16,400,000.00


CORPORACION ARTISTICA Y CULTURAL HUELLAS DE MI TIERRA




CALLE 1N N0 14-163 URB La Nueva Esperanza


CARLOS ARTURO SANCHEZ RODRIGUEZ



Plazo, inicio y Fecha de Ejecución del Contrato

01 día – Inicio de la ejecución el 07.10.15 y su ejecución el 13 de octubre de 2015.

Factura de venta 014 del 13.10.15

Póliza No. 0460-47-994000013514 del 06.10.15 de Aseguradora Solidaria

Comprobante de egreso 1326 del 16.10.15 por $16.400.000

Liquidación NA

Contrato celebrado bajo la modalidad de mínima cuantía, el cual se apertura mediante invitación pública 038 de 2015 publicada en el SECOP el 30.09.15 como lo estableció dicha invitación. Acta de cierrede la invitación (sin fecha)expedida por José Alirio Escalante Vergel – Jefe de La Oficina Jurídica y de Personal. Dentro de los soportes contractuales se allego (entre otros): Estudio previo de conveniencia y oportunidad, análisis del sector, certificaciónde planeación sobre la inscripción de la actividad en el banco de proyectos bajo el No.201554874029-04, presupuesto, presentación propuesta el 01.10.15 (como lo estableció la invitación pública: anexo Certificado de inscripción al registro de entidades sin ánimo de lucro –C de CCio, certificación del 30.09.15 del RL de la Corporación huellas de mi tierra de encontrarse al día en el pago del SSSI, hoja de vida del DAFP, CC, RUT, antecedentes fiscales, judiciales y disciplinarios y experiencia) y planilla de autoliquidación de aportes del mes de octubre/15. Con relación a la ejecución del contrato se allego: Certificación de cumplimiento, Informe de actividades y acta final de fechas 13.10.15, respectivamente, expedidas por el Director de Educación, Cultura y Turismo del municipio de villa del Rosario Dr. Guillermo José García Prieto. Registro fotográfico que no muestra nitidez (borrosas) para su análisis. Es de mencionar, que sobre el presente contrato el oferente Edson Horacio Niño Ortiz, presento queja ante la Contraloría Departamental y la Procuraduría General de la Nación, según se pudo observar dentro de los documentos allegados por el municipio.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR CONDICIÓN Al respeto, si bien se allegaron las mencionadas certificaciones, no más cierto que no se allegaron documentos que soporten (excepto registro fotográfico (borroso)) sobre el desarrollo de la necesidad contratada en cada uno de los ITEM establecidos y que se relaciona a continuación: CRITERIO Invitación publica No. 038 de 2015 y objeto del contrato No. 207 del 06.10 de 2015.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Se adjunta en forma legible copia del acta de inicio, acta final, recibo a satisfacción, registro fotográfico y recibo a satisfacción del contrato de la referencia por el supervisor.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 60. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR



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Al respecto sobre los documentos allegados por el municipio, dichos documentos fueron allegados inicialmente con los que se hizo el respectivo análisis, no aportando documentos diferentes como evidencias de ejecución de cada una de las actividades propiamente dichas. Reflejadas en el cuadro anterior. Citando como ejemplo. Nombre de cada uno de los 13 grupos musicales de carranga regionales y 10 de música popular campesina, listado de recibido de alimentos (desayunos y almuerzos), etc. Por lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por cuantificar. NOTA: Se deja presente que según memorando de asignación del 24.06.16, se seleccionó el contrato No. 207 del 06.10.15 por valorde $156.115.5444, el cual su objeto fue “Apoyo logístico para el segundo festival de murgas”. Sin embargo, mediante certificación del 22 de agosto hogaño expedida por el Dr. Edgar José Valbuena Monsalve – Jefe de la Oficina Jurídica y de Personal, certifica “revisado el archivo de la vigencia 2015,reposa el contrato 207 de 2015 del 6 de octubre de 2015, cuyo objeto es apoyo logístico para el segundo festival de murgas, trova y canta campesina en el marco de la feria de la uva, municipio de villa del rosario, Norte de Santander, por valor de $16.400.000.000 (…)”. CAUSA Lo anterior, obedece a una presunta falta de control por parte de la supervisión del contrato. Con respecto a la supervisión la Ley 1474 de 2011 en su Artículo 84 dispuso: Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. EFECTO Posible detrimento patrimonial. 3.1.1.1.3 Convenios De un universo de ciento once (11) contratos celebrados por la entidad en la vigencia 2015, según memorando de asignación del diecisiete de junio hogaño fueron seleccionados tres (03) convenios para auditar por valor de $656,986,474 equivalente al 77% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:



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CONVENIO No. 006 del 23.04.15

Número del Contrato CONVENIO 006


Objeto del Contrato

EL PRESENTE CONVENIO TIENE POR OBJETO AUNAR ESFUERZOS ENTRE MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO Y LA CORPORACIÓN SERVICIOS INTEGRALES NORTEAMIGO, PARA DESARROLLAR Y COORDINAR EL PROYECTO DE ATENCIÓN DEL ADULTOMAYOR EN EL MUNICIPIO DE VILLA DEL ROSARIO


$315.000.000 Peso Colombiano


CORPORACIÓN SERVICIOS INTEGRALES NORTE AMIGO


23 de abril de 2015


4 Meses

El municipio allego los estudios previos, análisis del sector, pliegos, pre pliegos minuta contractual presupuesto, RP # 0547 OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR CONDICIÓN Comprobantes de egresos

CE FECHA VALOR

0516 06/05/15 150.000.000

1353 30/10/15 78.500.000

1572 10/12/15 71.500.000

300.000.000

CE 1553 y 1572 sin descuentos de estampillas pro cultura y pro bienestar adulto mayor CRITERIO Inobservancia a lo establecido en el estatuto de rentas Departamental y municipal y normatividad vigente.



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DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar manifestar que los convenios de cooperación conforme los artículos 243 y 247 del Estatuto de Rentas Municipales no son sujetos pasivos de las estampillas de Pro cultura y Pro ancianos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 61. SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL Se aceptan los descargos, teniendo en cuenta que la entidad allegó a ésta Departamental soporte y claridad de la norma por lo tanto se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia fiscal. CAUSA La no claridad en la información suministrada, inicialmente genero la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por cuantificar EFECTO Lo que ocasiona posibles detrimentos patrimoniales OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR CONDICION En los estudios previos y en la minuta contractual establece en la cláusula: TERCERA VALOR Y F:ORMA DE PAGO: el valor del presente convenio es de TRESCIENTOS QUINCE MILLONES DE PESOS ($315.000.000) de los cuales el MUNICIPIO aporta la suma de TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ 300.000.000) y la CORPORACIÓN aportará la suma de QUINCE MILLONES DE PESOS ($ 15.000.000), los cuales serán girados de la siguiente forma: la suma de CIENTO CINCUENTA MILLONES PESOS ($ 150.000.000) al momento del perfeccionamiento del mismo y la suma restante dividida en dos pagos cada uno por valor de SETENTA Y OCHO MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($ 78.750.000), a la entrega del primer informe y del informe final, respectivamente de TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ 300.000.000).Sin embargo revisada la información allegada no se evidencio los informes de seguimiento que garanticen la inversión de los recursos y el cumplimiento del proyecto



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CRITERIO Inobservancia a lo consignado en los estudios de necesidad y conveniencia y en la minuta contractual clausula tercera: valor y forma de pago DESCARGO DEL MUNICIPIO

No se adjuntan informes de seguimiento ESTO NO QUEDO EN EL FINAL OJO El señor Carlos Julio Socha Hernandez. solicita con respecto a las observaciones 64,65 y 66 revisar la documentación tanto en lo Oficina de Jurídica y de Personal como en la Oficina de Desarrollo Comunitario, a lo que la Entidad procedió a hacer la revisión del caso y efectivamente no aparece archivo alguno CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 62. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR En virtud de lo expresado por la administración del ente auditado, es importante resaltar que la entidad confirma la no existencia de archivo alguno al respectoinformes de seguimiento que garanticen la inversión de los recursos y el cumplimiento del proyecto

CAUSA

La falta de gestión administrativa por parte del ente auditado genero la no realización de

los informes de seguimiento que garanticen la inversión de los recursos y el cumplimiento

del proyecto

EFECTO

La falta de aplicación de los preceptos que regulan esta materia, genera daño patrimonial y pone en riesgo la financiación de los programas sociales.


CONDICION No se evidencio informes, certificaciones que comprueben el cumplimiento de estos requisitos: la Corporación se compromete a: 1. Desarrollar los procesos técnicos,



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económicos y administrativos correspondientes, que garanticen la inversión de los recursos y el cumplimiento del proyecto. 2, Ejecutar operativamente el proyecto en las condiciones que se requieran: 3. Realizar la divulgación y promoción del convenio a través de los medios de comunicación existentes. 4. Presentar la imagen corporativa de los aportantes. 5. Rendir Informes sobre el desarrollo y ejecución del convenio. 6. Dentro de los términos de Ley, proceder a la liquidación del presente convenio de acuerdo a las normas vigentes. 7. Se obliga a utilizar los recursos solo en el cumplimiento del objeto del convenio y a reintegrar a las partes aportantes los recursos no ejecutados. CRITERIO Inobservancia a lo establecido en el clausulado del contrato, estudios previos y normatividad vigente. DESCARGO DEL MUNICIPIO

No hay certificaciones del desarrollo de las actividades a desarrollarse en el convenio. El señor Carlos Julio SochaHernandez. solicita con respecto a las observaciones 64,65 y 66 revisar la documentación tanto en lo Oficina de Jurídica y de Personal como en la Oficina de Desarrollo Comunitario, a lo que la Entidad procedió a hacer la revisión del caso y efectivamente no aparece archivo alguno CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 63. SE CONFIRMA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR En virtud de lo expresado por la administración del ente auditado, es importante resaltar que la entidad confirma la no existencia de archivo alguno al respectoinformes de seguimiento que garanticen la inversión de los recursos y el cumplimiento del proyecto

CAUSA



del proyecto

EFECTO



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CONDICION En los Estudios previos de conveniencia y oportunidad y en las Condiciones Técnicas Exigidas: Estilos de vida Saludables: se busca intervenir a 700 adultos mayores del municipio con 700 paquetes alimentarios, en esta gran jornada se reunirán y se entregaran los mismos. Jornada de Entrega de Camibusos: se busca intervenir a 700 adultos mayores del Municipio con 700 camibusos en esta gran jornada se reunirán a personas en condición de vulnerabilidad y se entregarán los mismos. No se evidencio registro fotográfico o documento donde se verifique cada reunión con asistencia de 900 adultos mayores sobre lo mismo.

CRITERIO Inobservancia a lo establecido en los estudios previos de conveniencia y oportunidad: en las condiciones técnicas exigidas DESCARGO DEL MUNICIPIO

No se evidencia registro fotográfico de la asistencia de los 900 adultos mayores El señor Carlos Julio Socha Hernandez. solicita con respecto a las observaciones 64,65 y 66 revisar la documentación tanto en lo Oficina de Jurídica y de Personal como en la Oficina de Desarrollo Comunitario, a lo que la Entidad procedió a hacer la revisión del caso y efectivamente no aparece archivo alguno CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 64. SE CONFIRMA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR En virtud de lo expresado por la administración del ente auditado, es importante resaltar que la entidad confirma la no existencia de archivo alguno al respecto informes de seguimiento que garanticen la inversión de los recursos y el cumplimiento del proyecto

CAUSA



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del proyecto



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EFECTO


CONVENIO No. 009 DEL 02.06.2015



Objeto del Contrato

AUNAR ESFUERZOS ENTRE LA ALCALDIA DE VILLA DEL ROSARIO Y FUNDACION AMIGOS POR COLOMBIA PARA EL DESARROLLO DE ESTRATEGIAS INDIVIDUALES Y COLECTIVAS EN LA ATENCION INTEGRAL PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DEL ADULTO MAYOR DEL MUNICIPIO

Cuantía Definitiva del Contrato $214.000.000 Peso Colombiano


AMIGOS POR COLOMBIA FUNDAMICOL

Fecha de Firma del Contrato 02 DE JUNIO de 2015


Convenio de asociación # 009 de 2016, celebrado entre el municipio de Villa del Rosario y la fundación amigos por Colombia (Fundamicol), de conformidad con la ley 1276 de 2009, con CDP #0619 de mayo 14 de 2015. En los estudios previos en el inciso destinatarios del proyecto: población a la que se dirigese priorizaran 1800 adultos mayores de 60 años con enfoque diferencial para la ayuda al crecimiento del auto estima y 450 adultos mayores en salud física y psicológica, en acompañamiento seguimiento y evaluación. El municipio allego la siguiente información: certificación del supervisor del convenio, estudios previos, RP 0792 de junio 02/15, convenio, propuesta.



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CONDICION

Comprobantes de egresos:

CE FECHA VALOR

0678 12/06/15 100.000.000

0902 24/07/15 60.000.000

10000 13/08/15 40.000.000

200.000.000

En los CE 0902, 10000 no se descontaron las estampillas pro cultura y pro bienestar adulto mayor. CRITERIO Inobservancia a lo establecido en el estatuto de rentas Departamental y municipal y normatividad vigente. DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este cargo me permito manifestar que los convenios de cooperación conforme los artículos 243 y 247 del Estatuto de Rentas Municipales no son sujetos pasivos de las estampillas de Pro cultura y Pro ancianos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 65. SE DESVIRTÚA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR Se aceptan los descargos, teniendo en cuenta que la entidad allegó a ésta Departamental soporte y claridad de la norma por lo tanto se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia fiscal. CAUSA La no claridad en la información suministrada, inicialmente genero la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por cuantificar EFECTO Lo que ocasiona posibles detrimentos patrimoniales



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CONDICION

En los estudios previos : forma del desembolso de los recursos y en la minuta contractual: en la cláusula tercera: valor y forma de pago: el valor es de $ 214.000.000 , un primer desembolso al momento del perfeccionamiento del convenio y cumplidos los requisitos para su ejecución, un segundo desembolso al rendimiento del primer informe sobre la correcta ejecución del primer desembolso con la previa certificación del supervisor del mismo a cerca de la correcta inversión de la suma entregada al perfeccionamiento, un tercer desembolso a la entrega del segundo informe de ejecución del convenio y el restante previa certificación del supervisor del mismo la correcta inversión de la suma entregada. No se evidencio dichos informes dentro la información solicitada y allegada a la comisión de auditoría. CRITERIO Inobservancia En los estudios previos: forma del desembolso de los recursos y en la minuta contractual: en la cláusula tercera: valor y forma de pago DESCARGO DEL MUNICIPIO Adjunto al presente todos los informes presentados para el respectivo cobro acompañado de los soportes CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 66. SE DESVIRTUA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR Se aceptan los descargos, teniendo en cuenta que la entidad allegó a êsta Departamental soporte y claridad de los mismos CAUSA La no claridad en la información suministrada, inicialmente genero la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por cuantificar EFECTO

Ocasionando detrimentos patrimoniales



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION No se evidencio la existencia los informes por parte del contratista referentes a Realizar la divulgación y promoción del convenio a través de los medios de comunicación existentes, y Rendir informes sobre el desarrollo y ejecución del convenio. CRITERIO Inobservancia a lo estipulado en la minuta contractual en obligaciones de las partes en el inciso 7.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Adjunto en medio magnético informe sobre la divulgación y promoción del convenio CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

67. SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO

Se desvirtúa este hallazgo porque la entidad allego informe sobre la divulgación y promoción del convenio CAUSA La no claridad en la información suministrada inicialmente, genero la observación

administrativa EFECTO

Ocasionando futuros detrimentos patrimoniales


CONDICION No se evidencio documento alguna en donde se pueda verificar el seguimiento a todo el proceso de la ejecución del convenio.



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CRITERIO Inobservancia a lo estipulado en minuta contractual: Clausula décimo segunda: supervisión: inciso B

DESCARGO DEL MUNICIPIO Adjunto al presente y a fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar todos los documentos donde se verifica el desarrollo del convenio

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 68. SE DESVIRTÚA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Se aceptan los descargos, teniendo en cuenta que la entidad allegó a êsta Departamental soporte de la información solicitada CAUSA La no claridad en la información suministrada inicialmente genero la observación

administrativa EFECTO

El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales.

CONVENIO 008 DEL 04.05.15



Objeto del Contrato El presente convenio tiene por objeto el suministro de refrigerios requeridos por los niños, niñas y adolescentes para formar hábitos alimenticios saludables en la población escolar.

Cuantía Definitiva del Contrato ($ 171.986.474), de los cuales la suma de ciento cincuenta y seis millones novecientos ochenta y seis mil cuatrocientos setenta y cuatro pesos ($



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156.986.474), son aportados por el municipio y la suma de quince millones de pesos ($ 15.000.000) serán aporte de la Corporación


corporación servicios integrales del norte amigos

Fecha de Firma del Contrato 4 de mayode 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 55 dias

Convenio de asociación # 008 de 2015, celebrado entre el municipio de Villa del Rosario y la corporación servicios integrales del norte amigos. El municipio allego actas de entrega de refrigerios, convenio, propuesta, estudios previos, OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR

CONDICION No se evidencio soportes de la ejecución del convenio en donde se pueda visualizar y comprobar el proceso de ejecución de este convenio a través de las actividades establecidas en la propuesta presentada y aprobada por la alcaldía. CRITERIO Inobservancia a lo establecido en la minuta del contrato en su cláusula segunda alcance

DESCARGO DEL MUNICIPIO No se evidencian soportes de ejecución del contrato donde se pueda visualizar y comprobar el proceso de ejecución. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 69. SE CONFIRMA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR

La entidad confirma la no existencia de soportes de ejecución del convenio en donde se puedan comprobar el proceso de ejecución del convenio CAUSA Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación entre los encargados de desarrollar cada proceso



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EFECTO

Ocasionando con ello observaciones. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION los desembolsos se harán previa presentación de informes y estos serán entregados y avalados por el supervisor del convenio quien debe impartir su autorización para los desembolsos. No se evidenciaros los respectivos informes sin embargo los pagos se efectuaron. CRITERIO Inobservancia a lo estipulado enClausula tercer: valor y forma de pago: del convenio

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a la observación 71 donde el señor Carlos Julio Socha H, solicita revisar los archivos de la Oficina Jurídica y de Personal, la Entidad efectúa la correspondiente revisión y no aparece información al respecto. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 70. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO

El municipio confirma la no existencia de la información solicitada. CAUSA Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación (sistema de información deficiente). EFECTO

Ocasionando con ello observaciones. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual,



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contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR

CONDICION Se designa a la dirección de cultura y turismo municipal inciso B. hacer seguimiento a todo el proceso de la ejecución del objeto del convenio y presentar los respectivos informes, la comisión de auditoría no evidencio dichos informes. CRITERIO Inobservancia a lo consignado enClausula décima tercera del contrato: supervisión

DESCARGO DEL MUNICIPIO Con respecto a la observación 71 donde el señor Carlos Julio Socha H, solicita revisar los archivos de la Oficina Jurídica y de Personal, la Entidad efectúa la correspondiente revisión y no aparece información al respecto. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 71. SE CONFIRMA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR CUANTIFICAR

El municipio confirma la no existencia de la información solicitada. CAUSA Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación (sistema de información deficiente). EFECTO

Ocasionando con ello observaciones. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso pre contractual, contractual y post contractual y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. NOTA: LOS SIGUIENTES CONTRATOS QUEFUERON ANALIZADOS ANTERIORMENTE, PRESENTAN OBERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA, RELACIONADA CON LOS APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL. POR LO TANTO, SE CUANTIFICAN COMO UNA SOLA OBERVACIÓN DISCIPLINARIA (153/15, 179/15, 210/15, 135/15 y 201/15).



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2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta

La rendición de la cuenta es Eficiente; con base en el siguiente resultado:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Conforme a la información rendida por el municipio de VILLA DEL ROSARIO, referente a la cuenta anualizada de la vigencia fiscal 2015 y siguiendo las directrices establecidas en el manual de procedimientos de esta departamental que se utiliza como guía para la revisión y de acuerdo a la normatividad vigente, se procedió al análisis, de lo cual se observó lo siguiente: 2.1.1.2.1 ANÁLISIS PRESUPUESTAL EJECUCIÓN DE INGRESOS Conforme a la ejecución presupuestal de ingresos allegada por VILLA DEL ROSARIO, durante la vigencia 2015, esta entidad municipal presentó el siguiente comportamiento, así: Le fue aprobado un presupuesto inicial de $52.615.783.246, presentando unas adiciones por $ 45.532.764.487 las cuales se encuentras representadas en ( Recursos de Capital $18.611.487.907; Reservas presupuestales a 31-12-2014 $13.584.093.426; Régimen subsidiado sin Situación de Fondos $11.682.600.245; Recursos de convenios Nacionales $7.945.634.699), Terminando la vigencia con un presupuesto definitivo de $92.818.565.719, lo que refleja un crecimiento del 56.68%, porcentaje alto, reflejando poca planeación de su presupuesto inicial para la vigencia 2015. Durante la vigencia 2015, VILLA DEL ROSARIO recaudo la suma de $80.818.261.153, que representa el 87,07% de ejecución frente a lo presupuestado, porcentaje alto teniendo en cuenta que los reconocimientos ascendieron al mismo valor de lo recaudado. Los ingresos más representativos de VILLA DEL ROSARIO, corresponden a Recursos de de capital ($10,976,388,666) y Recursos convenios Nacionales ($6,280,763,828) Reservas Presupuestales a 31 de Diciembre de 2014 ($10,976,388,666) Régimen



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subsidiado sin situación de fondos ($ 39,213,037,470). Así mimo, por Industria y Comercio ($2.156.581.384) y Predial Unificado ($2.912.590.947). EJECUCION DE GASTOS OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Condición Conforme a la ejecución de gastos allegada por el municipio de VILLA DEL ROSARIO, se observa que los gastos durante la vigencia 2015 fueron apropiados en un valor de $52.615.783.246, una adiciones por $48.340.947.921 para un presupuesto definitivo de $ 92.818.565.719 lo que indica que el municipio presenta un presupuesto equilibrado, en cuanto a ingresos y gastos totales; sin embargo los valores de la adición de ingresos y gastos son diferentes es decir no tuvieron un crecimiento equilibrado. Por lo tanto, el municipio debe allegar la respectiva explicación. Durante la vigencia 2015 ejecuto gastos (compromisos) por valor de $87.380.258.309, que representan el 99.90% de los gastos presupuestados, las obligaciones se ejecutaron en un monto de $84.718.308.794 que representan el 96.95% de los compromisos y los pagos ascienden a un valor de $79.189.629.700 que representan el 90.62% de los Compromisos. CRITERIO Inobservancia de lo señalado en el decreto 111 de 1996

DESCARGO DEL MUNICIPIO Me permito manifestarle que el presupuesto de Rentas y Gastos de la vigencia 2015 del municipio de Villa del Rosario se adiciono en la suma de $ 44.462.003.230 tal como lo evidencian los formato F06 de ejecución de ingresos y gastos y el formato F07 de la ejecución de gastos en el aplicativo SIA. Las diferencias a que se refiere el informe preliminar de Auditoria de la Contraloría General del Departamento se deben a que el software de TNS que maneja el municipio en la ejecución tanto de ingresos como de gastos consolidada en la columna de adiciones, los créditos producto de traslados presupuestales más las adiciones presupuestales. Igualmente en la columna de reducciones consolida los contra créditos de los traslados presupuestales más las reducciones presupuestales.



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Desagregando la información de las ejecuciones presupuestales tenemos: EJECUCION DE INGRESOS

Presupuesto inicial

Adiciones Reducciones Créditos Contracreditos Presupuesto definitivo

52.615.183.246 44.462.003.230 4.259.220.757 1.070.761.257 1.070.761.257 92.818.565.719

EJECUCION DE GASTOS

Presupuesto inicial

Adiciones Reducciones Créditos Contracreditos Presupuesto definitivo

52.615.183.246 44.462.003.230 4.259.220.757 3.878.944.691 3.878.944.691 92.818.565.719

Las cifras se pueden verificar con los formatos F06 y F07 del informe del SIA reportados por el municipio en el mes de febrero de 2016

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 72. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO El municipio confirma las diferencias a que se refiere el informe preliminar de Auditoria de la Contraloría General del Departamento se deben a que el software de TNS que maneja el municipio en la ejecución tanto de ingresos como de gastos consolidada en la columna de adiciones, los créditos producto de traslados presupuestales más las adiciones presupuestales. Igualmente en la columna de reducciones consolida los contra créditos de los traslados presupuestales más las reducciones presupuestales, por lo tanto se confirma la Observación Administrativa.

CAUSA Se constató la falta de esfuerzo e interés por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos y la falta de desarrollo de auditorías internas efectuadas por la oficina de control interno que sean contundentes que realmente evidencie observaciones, o la realidad administrativa y de ésta manera aportar a la mejora continua de la Administración del municipio de Villa del Rosario.

EFECTO

Evidentemente, lo que describe el municipio en sus alegatos seria el desarrollo

real del comportamiento presupuestal, y es muy concordante si se describe cada

procedimiento por separado; sin embargo no es lo que se evidencia en las



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ejecuciones presupuestales, llegando a entenderse como registros inexactos En

consecuencia se confirma HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

ANÁLISIS DE RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Condición Al observar la Ejecución de Gastos, los Compromisos son por valor de $87.380.258.309 y los Pagos son por $79.189.629.700, presentando unas deudas por pagar de presupuesto por $8.190.628.609, representando el 90.62% de los Compromisos; sin embargo el municipio en la información allegada a través de la plataforma SIA rendida en las fechas establecidas durante el mes de febrero de esta vigencia 2016, se encontró la resolución #876 del 31 de diciembre de 2015 por un valor de $ 2.661.949.515 correspondiente a Reservas presupuestales, de la misma manera mediante información allegada a la comisión de auditoría, la resolución # 884 de 2015 por media de la cual se constituyen las cuentas por pagar, por valor de $ 5.611.350.938 para un total de $ 8.273.300.453, lo cual presenta una diferencia con mayor valor respecto al saldo reflejado en la ejecución presupuestal de ($ 8.273.300.453 - $ 8.190.628.609 = $ 82.671.844); Por lo tanto, el municipio debe allegar la respectiva explicación Criterio Según lo establecido en el decreto 4836 del 2011, 111 de 1996; ley 819 de 2003 art. 8 y con el procedimiento que se debe revestir al interior de la entidad.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Al analizarse la ejecución de gastos entre lo comprometido lo pagado se dice que la diferencia es de $ 8.190.628. 609 y la información rendida al SIA se desprende que las cuentas por pagar y las reservas suman un valor de $ 8.273.300.453, explicar la diferencia de $ 82.671.844 por lo tanto se debe dar la correspondiente explicación. El municipio de Villa del Rosario constituyo cuentas por pagar con corte diciembre 31 de 2015 mediante resolución Nº 884 de diciembre 31 de 2015, por valor de $ 5.611.350.938 valor que comparado con el que se refleja la ejecución de gastos del 2015, la diferencia que se observa de $ 82.671.844 corresponde a las cuentas por pagar de vigencias anteriores. En razón a que el Software de TNS que maneja el Municipio cuando se crea la vigencia de cuentas por pagar este las constituye de manera acumulada.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 73. SE VALIDA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO El municipio de Villa del Rosario confirma la observación administrativa porque aclara que constituyo cuentas por pagar con corte diciembre 31 de 2015 mediante resolución Nº 884 de diciembre 31 de 2015, por valor de $ 5.611.350.938 valor que comparado con el que se refleja la ejecución de gastos del 2015, la diferencia que se observa de $ 82.671.844 corresponde a las cuentas por pagar de vigencias anteriores. En razón a que el Software de TNS que maneja el Municipio cuando se crea la vigencia de cuentas por pagar este las constituye de manera acumulada CAUSA Analizados los descargos allegados, si bien la entidad expone que la diferencia que se observa de $ 82.671.844 corresponde a las cuentas por pagar de vigencias anteriores. En razón a que el Software de TNS que maneja el Municipio cuando se crea la vigencia de cuentas por pagar este las constituye de manera acumulada. Sin embargo no se evidencia un procedimiento claro para que las mismas queden registrados en el saldo acumulado en la ejecución de del presupuesto ya que este valor es inferior EFECTO En consecuencia la observación se incorpora al Plan de Mejoramiento, con el fin de elevar el nivel de gestión y un buen manejo de los saldos por pagar en las ejecuciones presupuestales del municipio, lo cual impide una buena ejecución de la situación financiera de la entidad y en consecuencia el no registro oportuno puede ocasionar futuras sanciones y detrimento patrimonial al municipio. SITUACIÓN FINANCIERA

Ingresos recaudados a 31-12-2.015: $ 80, 818, 261,153 Gastos ejecutados a 31-12-2.015: $ 87, 380, 258,309 Diferencia 6, 561, 997,156



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CONDICION De acuerdo a lo anterior, el municipio de Villa del Rosario ejecuto pagos por encima de lo recaudado en $ 6, 561, 997,156

La Administración Municipal de Villa del Rosario al final de la vigencia de 2015, presenta un Déficit fiscal, como resultado de la diferencia de los recaudos efectivos menos los compromisos adquiridos por la adquisición de bienes y servicios ofertados al Municipio en desarrollo de su objeto misional.

CRITERIO

Tal como se aprecia, el municipio durante la vigencia 2.015, comprometió gastos superiores al ingreso por valor de $ 6, 561, 997,156; dando incumplimiento al principio de la Homeóstasis presupuestal de la Ley 80 de 1.993, el cual implica que el gasto debe ser equivalente al ingreso, por lo tanto el municipio debe tomar medidas adecuadas en la planeación de sus recursos y justificar y soportar dicho déficit. DESCARGO DEL MUNICIPIO No se allego descargo al respecto. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 74. SE CONFIRMAEL HALLAZGO ADMINISTRATIVO El municipio al no allegar los descargos respectivos en este punto, por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo CAUSA el municipio al no allegar los descargos respectivos en este punto, constatala falta de esfuerzo e interés por parte de los funcionarios involucrados y Responsables de los procesos y la falta de desarrollo de auditorías internas efectuadas por la oficina de control interno que sean contundentes que realmente evidencie observaciones, o la realidad administrativa y de ésta manera aportar a la mejora continua de la Administración del municipio de Villa del Rosario.



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EFECTO Ocasionando con ello observaciones. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso financiero y presupuestal del municipio y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. La administración no soporta este hallazgo por lo tanto se confirmaOBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CUMPLIMIENTO DE LA LEY 617 DE 2000

Gastos de funcionamiento alcaldía municipal

*Valor Presupuesto ejecutado

*Valor máximo permitido

Valor Ejecutado por el Municipio

*Diferencia

5,468,553,493.00

80% 65.31%

14.69

*Cifras en pesos

La administración de Villa del Rosario registra en el formato F617, un total de gastos de funcionamiento por valor de $ 5,468,553,493.00, que al comparar dichos gastos con el límite permitido (80%) tenemos: un 65.31%. De lo anterior se deduce que la entidad no supero el límite máximo de gastos y por lo tanto cumple con la ley 617 de 2000 y la ley 1368 del 2009

Concejo Municipal

*Valor ejecutado *Valor máximo permitido *Diferencia

117,848,010

125,753,713

7.905.703

*Cifras en pesos

La corporación Concejo Municipal registra una ejecución de compromisos de gastos de funcionamiento por valor $117, 848,010, que al comparar dichos gastos con el límite permitido. Se aprecia que el Concejo Municipal de Villa del Rosario no superó el límite máximo de gastos y por lo tanto cumple con la ley 617/00 y la ley 1368 del 2009.

3.6.1. Personería *Valor ejecutado *Valor máximo permitido *Diferencia

95,346,746

96,600.000

1.253.254

*Cifras en pesos

El concejo Municipal registra una ejecución de compromisos de gastos de funcionamiento por valor $95,346,746, que al comparar dichos gastos con el límite permitido, tenemos que la Personería Municipal de Villa del Rosario no superó el límite máximo de gastos y por lo tanto cumple con la ley 617/00 y la ley 1368 del 2009.



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ANÁLISIS DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

CONCEPTO VALOR RECAUDADO S/N EJECUCION DE INGRESOS

RECURSOS ASIGNADOS POR EL DNP

DIFERENCIA

Alimentación escolar

194,517,33 197.016.981111111111111 2.499.651

Educación 2.017.852.456

calidad - 903,784,628 903.784.628

Gratuidad 1,114,067,82 1.114.067.828

Salud 18.360.641.533

Régimen subsidiado 16,858,688,442 17.389.897.288 531.208.846

Salud Pública 687,502,339 543.786.327 -143.716.012

Oferta 416,403,077 426.957.918 10.554.841

Propósito General 2.792.643.213

Libre destinación 1,225,971,834 1.245.127.547 19.155.713

Libre Inversión 1,286,686,63 1.306.791.007 20.104.377

Deporte 135,440,697 137.556.948 2.116.251

Cultura 101,580,524 103.167.711 1.587.187

Primera infancia 223,592,113 223.592.113

Agua potable y saneamiento básico

2,097,299,74 2.121.504.416 24.204.676

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos de Villa del Rosario y plataforma del DNP- SICODIS OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICION La administración municipal no realiza la ejecución total de los recursos destinados por cada concepto descrito; al respecto de los recursos, el municipio debe explicar y soportar las diferencias anteriormente relacionadas. CRITERIO Inobservancia de lo señalado en la ley 715 de 2001, decreto 111 de 1996, referente a la distribución de recursos y asignación de competencias.

DESCARGO DEL MUNICIPIO En cuanto a los recursos de los SGP me permito hacer las siguientes precisiones teniendo en cuenta la Ley 715 de 2001.



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De conformidad con lo dispuesto por los artículos 17, 53, 64 y 81 de la Ley 715 de 2001, el giro de los recursos de las asignaciones especiales, participaciones de salud, agua potable y propósito general, se realizan por mes vencido, es decir, el de enero se gira en los diez (10) primeros días de febrero, y así sucesivamente, de tal forma que en el mes de diciembre se giran los recursos del mes de noviembre, para completar así el giro total de las once doceavas previstas para la vigencia. El giro de la última doceava, correspondiente al mes de diciembre, se efectúa en los (10) diez primeros días del mes de enero del año siguiente. El calendario de los giros se presenta en el siguiente cuadro:

NUMERO DE GIROS MES FECHA MAXIMA DE GIRO

1 ENERO 10 DE FEBRERO

2 FEBRERO 10 DE MARZO

3 MARZO 10 DE ABRIL

4 ABRIL 10 DE MAYO

5 MAYO 10 DE JUNIO

6 JUNIO 10 DE JULIO

7 JULIO 10 DE AGOSTO

8 AGOSTO 10 DE SEPTIEMBRE

9 SEPTIEMNBRE 10 DE OCTUBRE

10 OCTUBRE 10 DE NOVIEMBRE

11 NOVIENBRE 10 DE DICIEMBRE

12 DICIEMBRE 10 DE ENERO DEL AÑO SIGUIENTE

Para efectos de la programación de los recursos del SGP en cada uno de sus componentes se debe tener en cuenta que cada entidad territorial – departamento, distrito y municipio- percibe dentro de la vigencia fiscal, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año, los recursos equivalentes a la última doceava del SGP del año anterior más las once doceavas partes del SGP del año correspondiente para el cual se programan y se espera ejecutar los recursos, con excepción de la participación para educación, dado que el giro de los recursos se efectúa tal como se reseña en el siguiente numeral. CALENDARIO DE GIROS DE LOS RECURSOS DE LA PARTICIPACIÓN PARA EDUCACIÓN En el caso de los giros de la participación para educación, es importante tener en cuenta que el artículo 29 de la Ley 1176 de 2007, establece lo siguiente: “Artículo 29. Artículo nuevo. El giro de las transferencias establecido en el último inciso del artículo 17 de la Ley 715 del 21 de diciembre de 2001, deberá efectuarse en los diez (10) últimos días del mes al que corresponde la transferencia, y las entidades territoriales pagarán dentro de los dos (2) días siguientes a la transferencia de la Nación . Parágrafo transitorio. En la vigencia 2008, el giro deberá efectuarse en los tres (3) primeros días del mes siguiente al que corresponde la transferencia. En la vigencia 2009, el giro correspondiente al mes de diciembre se realizará de la siguiente forma: una tercera



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parte en los últimos diez (10) días del año y el saldo en los tres (3) primeros días del mes siguiente al que corresponde la transferencia. En la vigencia 2010, el giro correspondiente al mes de diciembre se girará de la siguiente forma: dos terceras partes en los últimos diez (10) días del año y el saldo los tres (3) primeros días del mes siguiente al que corresponde la transferencia. En todos los casos, las entidades territoriales pagarán dentro de los dos (2) días siguientes a la transferencia de la Nación.” CALENDARIO DE GIROS DE LOS RECURSOS DE LA PARTICIPACIÓN PARA AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO. Con relación al giro de los recursos de la participación para agua potable y saneamiento básico el artículo 13 de la Ley 1176 de 2007, establece lo siguiente: “Artículo 13. GIRO DE LOS RECURSOS DE LA PARTICIPACIÓN PARA AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BÁSICO. Los recursos de la participación para agua potable y saneamiento básico serán transferidos directamente a los departamentos, distritos y municipios. Sobre la base del 100% de la apropiación definida en la ley anual de presupuesto, se determinará el programa anual de caja, en el cual se establecerán los giros mensuales correspondientes a la participación para agua potable y saneamiento básico a departamentos, distritos y municipios. Los giros deben efectuarse en los diez (10) primeros días del mes siguiente al que corresponde la transferencia, para tal efecto, se apropiará la participación para agua potable y saneamiento básico del Sistema General de Participaciones en la Ley Anual de Presupuesto. Los recursos del Sistema General de Participaciones con destinación para el sector de agua potable y saneamiento básico se girarán directamente al prestador o prestadores de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, a los patrimonios autónomos o a los esquemas fiduciarios que se constituyan o se prevean para el manejo de estos recursos, siempre y cuando la entidad territorial competente así lo solicite y en los montos que esta señale. Lo anterior aplica en los casos en que la entidad territorial haya vinculado a uno o varios prestadores para prestar uno o varios servicios públicos domiciliarios del sector y/o en los casos en que exista un convenio firmado entre la entidad territorial y el prestador para la asignación de subsidios al Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos. PARÁGRAFO. En el evento de toma de posesión de una empresa de Servicios Públicos de acueducto, alcantarillado y/o aseo, por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, se mantendrán los compromisos en cuanto al giro de recursos para subsidios a la demanda por parte de la entidad territorial. Los recursos del Sistema General de Participaciones destinados a inversión en infraestructura de estos servicios, se



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ejecutarán en obras y proyectos establecidos en el plan de inversiones que defina, para la prestación del servicio, el designado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.” Como puede observar para la programación de los recursos del SGP la Ley 715 prevé y programa los recursos por once onceavas con excepción de los recursos de educación que se giran las doce doceavas en la misma vigencia. Los demás sectores en la práctica se deben programar en el presupuesto 2015 once doceavas de la vigencia 2015 y la última doceava de la vigencia 2014 de acuerdo a los lineamientos dados por el Departamento Nacional de Planeación y del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para efectos de la programación de los recursos se tuvo en cuenta las cifras programadas en el documento Distribución 01 de 2015 expedido el 18 de Junio de 2015 anexo que refleja las once Doceavas de 2015 aprobada en el Conpes Social 179 de 2015. En el caso de los recursos de educación el documento de Distribución 03 de 2015 expedido el 25 de noviembre de 2015 se programó los recursos tanto de calidad como de Gratuidad las Doce Doceavas del 2015 tal como lo dice el anexo 7 del documento en mención. Para el caso de los recursos de salud Once Doceavas Régimen Subsidiado el documento de Distribución 04 de 2015 expedido el 30 de diciembre de 2015 anexo 2 columna 2 refleja el valor de las once Doceavas 2015, el anexo cuatro refleja el valor de las Once Doceavas de 2015 tal como lo programo el Municipio. En el caso de los aportes patronales el anexo 8 muestran las cifras de las once doceavas 2015,el anexo 9 nos muestra las cifras programadas Once Doceavas del 2015 en el Sector de Agua Potable y Saneamiento básico , el anexo 15 los recursos de Alimentación Escolar once doceavas 2015. En cuanto a la última Doceava del 2014 que hizo parte del Presupuesto General de Rentas y Gastos de 2015, de conformidad a los lineamiento que para tal fin están dado en la Ley 715 de 2001, Ley 1176 de 2007 y demás normas reglamentarias en la materia, estas se programaron con base en los siguientes Conpes Sociales 177 del 22 de Diciembre de 2014 estableció la última Doceava del 2014 de las participaciones en Salud ,Agua Potable y Saneamiento Básico, Propósito General y de las Asignaciones Especiales para Municipios Ribereños del rio Magdalena, Alimentación Escolar Resguardos Indígenas y Fonpet. Para su información y demás fines pertinentes anexo las cifras que el nivel nacional programo para la vigencia 2015 por concepto de Sistema General de Participaciones (SGP) Once Doceavas 2015 y Ultima Doceava 2014 para cada uno de los sectores sociales establecidos en la Ley.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 75. SE DESVIRTÚA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

La administración aclara y describe paso a paso este hallazgo por lo tanto se desvirtúa la observación administrativa CAUSA Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación (sistema de información deficiente).



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EFECTO

Ocasionando con ello observaciones. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso financiero y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales. La administración describe paso a paso este hallazgo por lo tanto SE DESVIRTÚA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA

2.1.1.3 Legalidad

SE EMITE UNA OPINIÓN Eficiente (89.5), con base en el siguiente resultado:


El resultado está sustentado en algunas CERTIFICACIONES (algunas soportadas)

allegadas por el municipio sobre este aspecto, en el cual se observa información

relacionada con el plan de desarrollo, planes de acción, manual de procedimientos,

mapas de riesgos, informe ejecutivo anual de control interno, manual de funciones,

información del CHIP, registros y disponibilidades presupuestales, evaluación de

desempeño, lineamientos para fortalecer el MECI y el SGC, lineamientos para la

identificación, manejo y control de riesgos e indicadores para evaluar la gestión.

Normas contables: Según certificación, reflejan que éstos fueron rendidos en la fecha estipulada los formatos pertenecientes a la plataforma CHIP del Ministerio de Hacienda y tesoro Público, en cumplimiento de las normas Contables y las resoluciones 354, 355, 356 de 2007 y 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. Normas Presupuestales: Cumplimiento del Decreto 111 de 1996 (expidiendo para todo pago u compromiso los respectivos certificados de disponibilidad y registro presupuestal, órdenes de pago y comprobantes de egreso, como se evidencio en los documentos soportes de los contratos analizados.



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Con respecto a descuentos tributarios, estampillas Pro-Desarrollo Académico y Científico,

Pro-Cultura, Pro-Ancianos y Hospital Universitario Erasmo Meoz, se observó el

cumplimiento de los mismos, como se evidencia en los comprobantes de egreso de los

contratos analizados.

Dentro del componente de legalidad de la gestión administrativa la entidad obtuvo un 67.5%, con deficiencias de acuerdo a la información suministrada de la matriz (componente Legalidad Gestión) por la entidad. El Componente de Gestión administrativa está incluido, los Tics de Legalidad (gobierno en línea). 2.1.1.4 Gestión Ambiental

SE EMITE UNA OPINION Eficiente con base en el siguiente resultado:


El siguiente análisis ambiental fue realizado por el Ing. Mauricio Antequera – Asesor Ambiental de esta Departamental, el cual textualmente dice: El resultado de la evaluación de gestión ambiental realizada por la entidad en la vigencia 2015, se basó de acuerdo al material físico enviado por la entidad a esta departamental consistente en certificaciones, en temas relacionados con la apropiación, ejecución de recursos en los programas de Gestión Integral de Residuos Sólidos, Programa de Uso y Ahorro Eficiente del Agua, Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, áreas estratégicas, atención y prevención de desastres y programa Cero Papel, por consiguiente se pudo establecer lo siguiente: Dentro de las actividades desarrolladas relacionadas en el Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos, por medio de certificación firmada el pasado 26/07/16, por el secretario municipal de Villa del Rosario, se informa a esta Departamental que este programa ambiental es ejecutado por la empresa EICVIRO y debido a ello la administración municipal no presupuesta ni ejecuta recursos en este sector ambiental.



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Respecto a la gestión del riesgo, en la vigencia 2015, de acuerdo a lo citado en la certificación firmada el pasado 26/07/16, por el secretario municipal de Villa del Rosario, en este componente ambiental se presupuestaron $155.989.000 y se ejecutaron $87.479.658. En la compra y mantenimiento de áreas estratégicas, por medio de certificación firmada el pasado 26/07/16, por el secretario municipal de Villa del Rosario, se informó a esta Contraloría que en la vigencia 2015, se presupuestaron y se ejecutaron $127.180.580 en la conservación y adquisición de predios de reservas hídricas. En relación al programa cero papel, la entidad en la vigencia 2015, según certificación firmada el pasado 29/07/16, por la jefe de control interno, se adoptaron medidas para la cultura del cero papel y la eficiencia, utilizando mecanismos de reciclaje y la utilización de las dos caras de la hoja en la mayoría de los procedimientos administrativos y se contrató por $3.744.444, con la empresa Controles Ltda, la adquisición de licencias online para correos institucionales de la alcaldía. Respecto al Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua, la entidad en la vigencia 2015, no programaron ni ejecutaron recursos para este componente ambiental. Se aclara que el análisis descrito anteriormente lo realizo el auditor Ambiental de esta departamental de acuerdo al material físico enviado por la entidad a esta Contraloría Departamental. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA SANCIONATORIA CONDICION La alcaldía de Villa del Rosario, no envió a esta Departamental los siguientes documentos ambientales:

Informe detallado de las actividades ejecutadas en el plan de gestión de residuos

sólidos, vigencia 2015.

Informe detallado de las actividades ejecutadas en el plan de manejo de vertimientos

PSMV, vigencia 2015, adjuntar imágenes fotográficas.

CRITERIO La alcaldía de Villa del Rosario, no envió a esta Contraloría Departamental la documentación descrita anteriormente, solicitada por medio de la comunicación externa No 300.03.01.3314, enviada por correo certificado el pasado 22/07/16, incumpliendo con los artículos 100 y 101 de la Ley 42 de 1993.



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DESCARGO DEL MUNICIPIO No se enviaron los siguientes documentos, los mismos fueron solicitados mediante oficio Nº 300.03.01.3314 del 22/07/16 Informe detallado por actividades ejecutadas en la gestión de residuos sólidos en la vigencia 2015 Informe detallado de las actividades ejecutadas en el plan de manejo de vertimientos PSMV vigencia 2015, adjuntar imágenes fotográficas solicitados A fin de desvirtuar este cargo me permito adjuntar los siguientes documentos: 1.- Certificación donde se manifiesta que el Municipio en la vigencia 2015 no adquirió predios o áreas estratégicas. 2.- Copia de los oficios enviados por las Empresas prestadoras del servicio de recolección de aseo que operan en el Municipio donde se indican las actividades realizadas para el manejo del plan de gestión de residuos sólidos en las vigencias 2014 y 2015. 3.- Copia de la certificación donde se certifica que en la vigencia 2015 no se ejecutaron recursos destinado sal plan de uso y ahorro eficiente del agua.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 76. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y SE DESVIRTUA LA OBSERVACION SANCIONATORIA La entidad adjunta en los descargos, reportes de la vigencia 2015 de los procesos de la recolección, transporte y disposición final de los residuos sólidos realizados en el municipio de Villa del Rosario, por parte de las empresas Aseo Urbano S.A.S E.S.P y Eco Ambiental del Norte S.A.S E.S.P. Cabe resaltar a la alcaldía de Villa del Rosario que la ejecución del Plan de Gestión de Residuos Sólidos es competencia directa de esta entidad y la cual incluye los procesos de barrido, lavado de áreas públicas, poda de árboles, corte de césped, aprovechamiento y demás, reportes que debieron ser enviados a esta Departamental con el objeto de emitir un concepto de gestión de residuos sólidos completo y eficaz. Por lo anterior, se confirma el hallazgo administrativo y se desvirtúa la observación sancionatoria, por consiguiente la entidad deberá formular un plan de mejoramiento para corregir las falencias detectadas por esta Departamental.



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2.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

SE EMITE UNA OPINION: Cumple parcialmente.


Lo anterior obedece a que a la fecha no se ha dado cumplimiento en un 100% a todos los compromisos planteados por el plan de mejoramiento, teniendo en cuenta el análisis contractual aquí realizado. Además, de acuerdoal oficio fechado 25.07.16 emitido por el Dr. Antonio Anaya Attalla – Profesional Especializado – Despacho del Contralor, dirigido al Dr. Jairo Alexander Mora Monroy – Contralor Auxiliar Delegado para Jurisdicción Coactiva y Procesos Administrativos Sancionatorio, refiere “Anexo al presente me permito remitir el traslado del presunto hallazgo administrativo, del municipio de Villa del Rosario, fundamentado en la no presentación del avance al plan de mejoramiento el cual vencía el 31 de marzo del año en curso, en cumplimiento a lo establecido en la resolución interna número 705 de 2011” Es de mencionar, que en su momento octubre 28 de 2015, mediante oficio No. OJP 848, el municipio de Villa del Rosario remitió el respectivo plan de mejoramiento, relacionado con la auditoría realizada a la vigencia 2014.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Administración actual no rindió avance al plan de mejoramiento conforme el plazo que señala la resolución interna 705 de 2011. A fin de desvirtuar este cargo me permito remitir oficio donde el Jefe de la Oficina Jurídica y de Personal manifiesta que efectivamente la administración actual no rindió el seguimiento del plan dejado por la administración anterior dado a que la implementación del plan de mejoramiento fue de forma inmediata. Se anexa copia del oficio y copia del plan de mejoramiento de la vigencia 2014.



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Conclusión de la Contraloría Al respecto, mediante certificación del 22 de septiembre de 2016, el Dr. Edgar José Valbuena Monsalve – Jefe de la oficina Jurídica y de Personal del municipio, refiere “No se envió el informe del plan de mejoramiento de año 2015 de fecha 24 de noviembre, que correspondía al mes de marzo, debido a que este era e implementación inmediata, para la cual anexo 7 copias del mismo”. De lo anterior, no se determinó observación alguna por cuanto el Dr. Antonio Anaya Attalla – Profesional Especializado – Despacho del Contralor, dirigido al Dr. Jairo Alexander Mora Monroy – Contralor Auxiliar Delegado para Jurisdicción Coactiva y Procesos Administrativos Sancionatorio, refirió “Anexo al presente me permito remitir el traslado del presunto hallazgo administrativo, del municipio de Villa del Rosario, fundamentado en la no presentación del avance al plan de mejoramiento el cual vencía el 31 de marzo del año en curso, en cumplimiento a lo establecido en la resolución interna número 705 de 2011”. 2.1.1.6 Control Fiscal Interno

SE EMITE UNA OPINION: Eficiente (96.7) con base en el siguiente resultado (el puntaje se encuentra soportado con los documentos requeridos en los numerales que contiene la matriz) soportado en:


El Control Fiscal Interno presenta un puntaje de 96.7% de acuerdo a la calificación de la matriz. La cual fue elaborada con base en las certificaciones (algunas soportadas) presentadas por el municipio, como: Plan de acción, plan anticorrupción, misión, visión, manual de procedimientos, manual de contratación, informes pormenorizados de control interno, informe ejecutivo anual al DAFP, manual de funciones (ente otros). De acuerdo a lo allegado se observa que en el municipio conocen, adoptan y ejecutan anualmente los planes de acción, que cuentan con mecanismos de control y seguimiento, que permiten aportar periódicamente resultados encaminados al logro de los objetivos institucionales. Refieren que los diferentes comités que existen en la entidad se encuentran en funcionamiento.



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Se observó que el municipio evaluó el plan anual de inversiones 2015, evaluación plan de desarrollo, .evaluación planes de acción. Cuenta con el plan anticorrupción de acuerdo a lo dispuesto en la ley 1474 de 2011 y su seguimiento. Cuenta con el comité de coordinación de control interno, los informes pormenorizados de CI y control interno contable, y su rendición en el sistema chip, presentación de la encuesta MECI. Se observa que el municipio ha dado cumplimiento a la publicación en la página web institucional de su plan de acción, plan de desarrollo 2012- 2015. De igual manera, la entidad en comento cuenta con un manual de contratación, en el cual se señalan los procedimientos internos en materia contractual, la delegación y las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, así mismo cuenta con el manual de supervisión e interventoría, manual de funciones y manual de procedimientos.. 2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.2.1 Estados Contables

La opinión fue Con salvedad, debido a la evaluación de las siguientes variables:


Los Estados Financieros fueron analizados por la Dra. MIREYA NAVARRO GUERRERO Contadora Pública con T.P. 40933 –T, Profesional Universitaria de Control Fiscal de esta Departamental, el cual mediante oficio del 11 de abril del presente, dictamino y preciso textualmente lo siguiente:



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Dictamen con salvedad. OBSERVACIÓN ADMNISTRATIVA He examinado el Balance General, el Estado de Actividad Económica y Social, los informes sobre Saldos de Operaciones Reciprocas y las Notas a los Estados Contables con corte a 31 de diciembre de 2015, allegados por la administración del municipio de VILLA DEL ROSARIO; Examen practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas. Se conceptúa que dichos estados financieros y sus correspondientes notas fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración del señor PEPE RUIZ PAREDESalcalde municipal, indican que son Estados Fidedignos, cuyas cuentas fueron tomadas fielmente de los Libros de Contabilidad del municipio; las cifras registradas en ellos presentan en forma veraz, confiable, razonable y aceptable de la realidad financiera del municipio. Mi responsabilidad consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos de conformidad con las normas de auditoría de aceptación general en Colombia es necesario planificar y aplicar determinadas técnicas y procedimientos para obtener una seguridad sobre si los estados financieros son razonables. Una auditoria además incluye el examen, con base en pruebas selectivas de la evidencia que respaldan las cifras, las revelaciones y las notas informativas de los estados financieros. También incluye la evaluación de las normas y principios de contabilidad utilizadas y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que son una base razonable para fundamentar este dictamen. Los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, fueron presentados de acuerdo con los procedimientos técnicos establecidos en el plan general de contabilidad pública, se observa: DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, El municipio registra en esta cuenta un valor al final del periodo de $3.266.751.283, representadas en cuentas corrientes por valor de $692.450.112 y cuentas de ahorro por valor de $2.504.813.475; sin embargo, existen cuentas bancarias que no presentan movimientos durante la vigencia, y gran cantidad de cuentas bancarias con saldo diferente a su naturaleza. Observándose que la entidad no presenta saldos razonables y los mismos deben ser explicados y soportados, por otra parte las notas a los estados financieros no brindan mayor información de la razonabilidad de estas cifras



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RENTAS POR COBRAR Registra un saldo de $ 10.372.397.447sin embargo al comparar estos registros con los efectuados en la ejecución presupuestal presentan diferencias puesto que a 31 de diciembre de 2015 no quedaron saldos. Por lo tanto, la entidad debe explicar y soportar. DEUDORES Para la vigencia 2015, el municipio registra un saldo de $10.195.480.150, sin embargo al comparar estos registros con los efectuados en la ejecución presupuestal presentan diferencias puesto que a 31 de diciembre de 2015 no quedaron saldos. por lo tanto la entidad debe explicar y soportar. PASIVOS El municipio registra en la cuenta 23 Operaciones de Financiamiento e instrumentos derivados – operaciones de financiamiento internas de largo plazo un saldo de $3.458.444.770, valores que vienen registrados de vigencias anteriores y los cuales no tuvieron movimiento durante la vigencia 2015. Por lo tanto, deben ser explicados y soportado su procedimiento. CUENTAS POR PAGAR La entidad registra un valor de $9.092.900.942, representado en la cuenta adquisición de bienes y servicios $3.665.394.447, transferencias $965.547.000, acreedores $1.181.799.741, retención en la fuente e impuesto de timbre $150.165.014; sin embargo al comparar estos registros con la ejecución presupuestal presenta diferencias significativas la cuales debe explicar y soportar el municipio como por ejemplo la diferencia en los registros del sector Recreación y Deporte en el balance de $52.512.562 y en la ejecución presupuestal de gastos $195.301.487 CUENTAS DE INGRESOS La entidad no registra movimientos en las cuentas y subcuenta 4722 operaciones sin flujo de efectivo;, no causa el valor de los gastos causados periódicamente. Además no se registra movimientos en la cuenta 5722 operaciones sin flujo de efectivo se observa que no se ha efectuado la causación correspondiente el cual representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes y servicios. El municipio registra en la subcuenta 4815, Ajustes de Ejercicios anteriores un valor de $147.455.734, lo mismo sucede con la subcuenta 5815 Ajustes de ejercicios anteriores un valor de $ 211.751.208, valores estos que afectan de forma significativa el patrimonio, por lo tanto la entidad debe explicar y soportar dicho procedimiento.



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El municipio registra en sus estados financieros en la cuenta y subcuentas de Ingresos Totales $65.560.722.585; 410507 predial unificado $3.979.971.700, predial vig.actual $3.999.944200, 410508.02 predial vig.actual.novedades $19.972.500; 410508 Industria y Comercio $1.009.868.084, vig.Actual $836.499.100, vig.Anterior $173.368.984; 410519 Delineamiento Urbano $14.559.800; 410521 Avisos Tableros y Vallas $136.259.900. La mayoría de estos ingresos al compararlos con los registros realizados en la ejecución presupuestal presentan diferencias, las cuales la entidad debe aclararlas y soportarlas. En mi opinión, excepto por lo mencionado anteriormente, los estados contables del Municipio de VILLA DEL ROSARIO, presenta razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2015, de conformidad con las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas prescritas por La Contaduría General de La Nación en concordancia con las Generalmente Aceptadas.

DESCARGO DEL MUNICIPIO DEPOSITO EN INSTITUCIONES FINANCIERAS Existen cuentas bancarias que no presentan movimientos durante la vigencia y cuentas bancarias con saldos diferentes a su naturaleza. La Entidad no presenta saldos razonables los mismos debe ser explicados y soportados Las notas de los estados financieros no brindan mayor información de la razonabilidad de estas cifras. De las cuentas en depósitos en instituciones financieras con saldo contrario a su naturaleza se encuentran activas estas tres cuentas, y revisadas las conciliaciones se observa que presentan valores no conciliados por consignaciones por verificar, las otras cuentas son inactivas o canceladas.

La administración y especialmente el área de Tesorería se encuentra adelantando las labores administrativas necesarias para la conciliación y depuración total de las cuentas, dentro de las actividades preparatorias para la entrada en vigencia a las normas internacionales de información financiera; sin embargo debe tenerse en cuenta que del total de 223 cuentas, solo estas 3 presentan saldos contrarios y constituyen el 1% de la totalidad del valor de la cuenta Depósitos en Instituciones Financieras.

codigo fuente-recursos saldo

11100501.01 210-02867-6 Recursos propios 6,303,554.14 C

1110059502.11 619-00028-4 Cultura 930,503.68 C

1110059502.14 619-00027-6 Otros Sectores 5,283,101.82 C



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RENTAS POR COBRAR Revisada la ejecución presupuestal de ingresos, a diciembre 31-2015 presenta saldos por ejecutar por ingresos tributarios directos y por ingresos tributarios indirectos.

Estas diferencias se presentan porque los registros presupuestales provienen de recaudos efectivos, mientras que las cuentas contables se ven afectadas por ajustes provenientes de novedades como prescripciones, cambios de avalúos, exenciones, cambios de tarifas, entre otros aspectos, que no son objeto de registro presupuestal. Por otro lado, se presenta diferencia en contabilidad en la renta por cobrar por predial de la vigencia, porque el debido a cobrar en presupuesto, lo proyectan con el histórico del recaudo, por esta renta en las ejecuciones presupuestales anteriores.

Igualmente, en renta por cobrar por predial de vigencia anterior, se presenta diferencia, porque en contabilidad no se ha depurado la cartera de vigencias anteriores, en cuanto a la prescripción de oficio a los contribuyentes con vigencias 2010 y anteriores. Actualmente se están tomando medidas administrativas relacionadas con la auditoria a la integración del software micro ship VS TNS, con el fin de detectar posibles falencias en integración, que pueden afectar la exactitud de los registros, con el fin de tomar las medidas correctivas. De las misma manera, en los Ingresos indirectos, solo la renta por impuesto de alumbrado público presenta saldo en rentas por cobrar, y se presenta diferencia con presupuesto, porque el debido a cobrar lo proyectan con el flujo financiero aprobado.

1.A.1 INGRESOS TRIBUTARIOS $ 2,611,027,532.51

1.A.1.1 INGRESOS DIRECTOS $ 2,611,027,532.51

1.A.1.1.01 PREDIAL UNIFICADO $ 1,697,228,985.50

1.A.1.1.01.01Predial Vigencia Actual $ 882,338,532.50

1.A.1.1.01.02Predial Vigencias Anteriores $ 814,890,453.00

1.A.1.1.01.03PREDIAL UNIFICADO DACION EN PAGO $ 0.00

1.A.1.1.01.03.01Predial unificado Vigencia Actual -S.S.F. Dación en pago $ 0.00

1.A.1.1.01.03.02Predial Unificado Vigencias Anteriores - S.S.F. Dación en pago $ 0.00

1.A.1.2 IMPUESTOS INDIRECTOS $ 913,798,547.01



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CUENTA DE INGRESOS En la cuenta 4815 ajuste de ejercicios anteriores subcuenta 481554 ingresos fiscales, se registró un débito $23.119.700, correspondiente al ajuste de anticipo de industria y comercio, que se liquida en la declaración de industria y comercio. . Que solo a partir de la vigencia 2013 se empezó a registrar en la cuenta contable 2917 anticipo de impuestos subcuenta 291705 anticipos de impuesto de industria y comercio, y que por error en la parametrización en el año 2013 se registró como un mayor valor del ingreso por impuesto de industria y comercio. Y en crédito por valor de $641.056.370 por recaudo de la cartera de impuesto de alumbrado público de vigencias anteriores, que no debió generar reconocimiento a contabilidad, porque el ingreso se causa con la facturación, y por lo tanto es un valor que se debe reversar en la vigencia en curso.



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DEUDORES El saldo de esta cuenta no es de $10.195.480.150, sino de $10.348.049.803,59 al corte 31 de Diciembre de 2015.Dicha cuenta incluye subcuentas que no siempre tienen incidencia presupuestal, como en el caso de los anticipos para proyectos de inversión, recursos entregados en administración, depósitos judiciales, entre otras cuentas; en las que , independientemente de la ocurrencia del recibo de los pagos , se requieren otras formalidades para acreditar dichas cuentas como son: las actas de liquidación de contratos, evidencia de aplicación de los depósitos judiciales a un proceso en particular, entre otros. En cuanto a las cuentas que si tienen incidencia, y que presumimos son de las que solicitan explicación, como son la cuenta 1413 transferencias por cobrar, es de aclarar que contablemente, se causan las doce doceavas de la vigencia 2016, de acuerdo a lo informado en el CONPES, aunque presupuestalmente se registran de acuerdo a lo que efectivamente se recibirá en la vigencia, que corresponde a 11 doceavas de 2015 más la últimas doceava de 2014. La diferencia entonces de 3.513.482.211, corresponde entonces a la última doceava de 2015, que se recibiría en 2016

141314 OTRAS TRANSFERENCIAS 979.468.773

141314.0201 Administración Central 5.094.000

141314.0302 Fondo Local de Salud 862.621.960

141314.0401 Otras Transferencias 111.732.812

141314.0402 Otras Transferencias 20.000

141315 SIST:GRAL PARTICIPACIONES- PARA SALUD 700.172.751

141316 SIST:GRAL PARTICIPACIONES-PARA EDUCACION 705.115.165

141317 SISt: GENERAL PARTICIPACIONES PROPOSITO GENERAL 245.570.215

141318 SIST:GRAL PARTICIPACIONES- PARA PENSIONES 691.041.871

141319 SIST:GRAL PARTICIPACIONES - ALIMENTACION ESCOLAR 16.526.828

141322 SIST:GRAL PARTICIPACIONES-AGUA POTABLE Y S. BASICO 175.586.608

TOTAL

3.513.482.211



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Hacen parte de deudores, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, las multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios. Representados en la cuenta contable 1401 Ingresos no Tributarios subcuentas 140103-140104-140114-140122-140139-140190. Aplicando el principio de prudencia, solo se registran en el momento de realización, y por eso no presentan saldo por cobrar.

PASIVOS OBLIGACIONES FINANCIERAS Esta cuenta 2307 Operaciones de Financiamiento Internas de Largo Plazo subcuenta 230708 préstamos de otras entidades, corresponde a un crédito adquirido en la vigencia 05-2011 en UVR por valor inicial de $2.997.667.813 y cedido a Fideicomiso Findeter Créditos ET el 05-09-2014, por cambio de condiciones del crédito a una tasa (IPC+10.15 EA), y mantiene los mismos 10 años de gracia.

14 DEUDORES 9,466,651,143.69 D 65,595,040,243.69 64,713,641,583.79 10,348,049,803.59 D

1401 INGRESOS NO TRIBUTARIOS 0.00 D 4,627,898,444.98 4,627,898,444.98 0.00 D

140103 Intereses 0.00 D 758,073,483.00 758,073,483.00 0.00 D

140103.01 Intereses Moratorios Predial Unificado 0.00 D 673,671,383.00 673,671,383.00 0.00 D

140103.07 Intereses moratorios Industria y Comercio 0.00 D 52,782,400.00 52,782,400.00 0.00 D

140103.10 Intereses Moratorios reteica 0.00 D 8,019,000.00 8,019,000.00 0.00 D

140103.11 Intereses Moratorios de Avisos y Tableros 0.00 D 7,000.00 7,000.00 0.00 D

140103.12 Intereses Moratorios de Imp. Predial Vig. Anterior S.S.F. 0.00 D 23,593,700.00 23,593,700.00 0.00 D

140104 Sanciones 0.00 D 73,683,000.00 73,683,000.00 0.00 D

140104.01 Sanciones tributarias 0.00 D 73,683,000.00 73,683,000.00 0.00 D

140114 Formularios y especies valorad as 0.00 D 122,920,539.00 122,920,539.00 0.00 D

140114.07 Paz y Salvos 0.00 D 40,956,300.00 40,956,300.00 0.00 D

140114.08 Formularios y Especies Valoradas 0.00 D 81,005,339.00 81,005,339.00 0.00 D

140114.10 Formularios y especies valoradas S.S.F. 0.00 D 958,900.00 958,900.00 0.00 D

140122 Estampillas 0.00 D 1,646,090,528.00 1,646,090,528.00 0.00 D

140122.26 Estampilla Pro-Cultura 0.00 D 542,343,315.00 542,343,315.00 0.00 D

140122.27 Estampilla Pro-Anciano 0.00 D 1,103,747,213.00 1,103,747,213.00 0.00 D

140139 LICENCIAS 0.00 D 635,671,400.00 635,671,400.00 0.00 D

140139.02 Licencias de Construcción 0.00 D 635,671,400.00 635,671,400.00 0.00 D

140160 CONTRIBUCIONES 0.00 D 1,391,459,494.98 1,391,459,494.98 0.00 D

140160.13 Fondo de Seguridad 0.00 D 1,391,459,494.98 1,391,459,494.98 0.00 D

1406 Venta de bienes 0.00 D 194,102,000.00 194,102,000.00 0.00 D

140606 BIENES COMERCIALIZADOS 0.00 D 194,102,000.00 194,102,000.00 0.00 D

140606.01 Bienes Comercializados 0.00 D 194,102,000.00 194,102,000.00 0.00 D

900536296-9 CONSTRUCTORA TOGAR E.U. 0.00 D 194,102,000.00 194,102,000.00 0.00 D



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La administración describe paso a paso este hallazgo. Sin embargo, el contador debe hacer uso de las notas a los Estados Financieros en las cuales se pueden estableces todas esas observaciones que a través de los Balances no se pueden visualizar. CAUSA Es de aclarar que en el municipio existe Falta de comunicación (sistema de información deficiente). EFECTO

Ocasionando con ello observaciones. El municipio debe fortalecer el Control Interno en la revisión de los documentos que soportan el proceso financiero y evitar futuras sanciones y o controversias judiciales

2.2.2 Gestión Presupuestal

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:


La calificación eficiente, se obtiene del análisis de la información allegada, y que soporta los procesos presupuestales, de la aplicación de los indicadores y variables establecidas en la matriz de calificación, donde se observa que el municipio presenta una buena gestión presupuestal.



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2.2.3 Gestión Financiera

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor Se evaluaron los indicadores de liquidez: Razón corriente, Capital de Trabajo y solvencia. Se evaluaron los indicadores de rendimiento y rentabilidad: Rentabilidad de Activos y Ebitda. De acuerdo a la tabla de Gestión financiera, VILLA DEL ROSARIO, obtuvo una calificación EFICIENTE, con un porcentaje atribuido del 86.4% en razón a que se registra un Utilidad Operacional de $4.710.906.397 y así mismo, el Patrimonio representa el 73% de los Activos. 3. OTRAS ACTUACIONES

3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS

Dentro de la presente auditoria, no se tramitaron quejas sobre el municipio objeto de análisis.

3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR De existir, se evidenciaran al finalizar el proceso auditor. 3.3 SENTENCIAS JUDICIALES Y CONTROL DE LAS ACCIONES DE REPETICIÓN Mediante certificación del 25 de julio hogaño, la Oficina Jurídica del municipio, refiere que actualmente el municipio ha iniciado Acción de Repetición contra el Sr. Carlos Julio Socha Hernández, ante el juzgado primero Administrativo del Circuito de Cúcuta. A través del oficio No. OJP-E-285 del 18 de julio hogaño, el municipio allega “RELACIÓN PROCESOS (ACCIONES POPULARES, REPARACIONES DIRECTAS, NULIDADES Y RESTABLECIMIENTOS DEL DERECHO, Y SIMPLES NULIDADES) - FECHA: 02DE NOVIEMBRE AL 30 DE NOVIEMBRE DE 2015”.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $9.210.240 CONDICIÓN: En la mencionada relación, describen el avance de los procesos, observándose el proceso de Radicado 54001333100420110013000 – juzgado quinto administrativo de descongestión, demandante Luis Eduardo Agudelo Jaramillo -reparación directa –cuya pretensión fue <<que se reparen los daños materiales ocasionados a la vivienda del accionante por la ola invernal del año 2010, por la omisión en el mantenimiento y canalización de la toma la morcillas de villa del rosario, a la altura del barrio Fátima>>. Sobre dicho proceso se condenó al municipio a pagar la suma de $9.210.240, pago que se hizo efectivo en la vigencia 2014.Concena sobre la que se debió ejercer la acción de repetición. CRITERIO: De acuerdo a lo anterior, teniendo en cuenta lo dispuesto en la ley 678 de 2001 <<por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición>>, se requieren las explicaciones pertinentes con respecto al trámite de dicha acción por parte de la administración. Que en el evento que no se hayan realizado las actuaciones respectivas de acuerdo a lo dispuesto en la citada norma, de ser del caso, dicha condena se tramitará como una observación administrativa con presunta incidencia fiscal por valor de $9.210.240. De lo anterior, se requiere alleguen copia de la sentencia condenatoria y de los comprobantes de egreso donde se hizo efectivo dicho pago.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Se requiere informe respecto de la acción de repetición, recibos de pagos y copia de la sentencia. Se adjunta copia de la sentencia de la acción de repetición, recibos de pago y constancia expedida por el Jefe de la Oficina Jurídica y de Personal donde certifica que no existe demanda de acción de repetición por este concepto.



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 78. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $9.210.240 Y SE HACE UN HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INDIDENCIA DISCIPLINARIA Mediante certificación del 04 del mes de octubre hogaño, el Dr. Edgar José Valbuena Monsalve – Jefe Oficina Jurídica y de Personal del municipio, certifica “Que, una vez revisada la base de datos de la Alcaldía Municipal de Villa del Rosario, el archivo central y la relación de las contingencias judiciales en las que el municipio hace parte, NO se encontró ningún indicio de presentación de Acción de repetición alguna, que tenga como objeto resarcir el daño ocasionado al patrimonio municipal, respecto del proceso que cursó bajo número de radicado No. 130-2011 ante el Juzgado Quinto Administrativo de Descongestión, y del cual fue accionante el Sr. Luis Eduardo Agudelo Jaramillo”. Si bien, en dicha certificación hacen mención a “Que, una vez revisada la base de datos de la Alcaldía Municipal de Villa del Rosario, el archivo central y la relación de las contingencias judiciales en las que el municipio hace parte, NO se encontró ningún indicio de presentación de Acción de repetición alguna…”. Sin embargo, si bien dicha certificación hace referencia es a las contingencias judiciales, no hace referencia a la decisión sobre la mencionada acción, por parte del comité de conciliación. Por lo tanto, se constituye un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Con relación a la observación administrativa con presunta incidencia fiscal, se deja presente que la ley 678 de 2001 en su Art. ARTÍCULO 2º dispone. Acción de repetición. La acción de repetición es una acción civil de carácter patrimonial que deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. (negrilla fuera de texto). Por su parte la ley 610 de 2000 su Artículo 1° dice. Definición. El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado. En razón de lo anterior, toda vez que cada norma tiene su especificidad, no se configura la observación administrativa con presunta incidencia fiscal.

CAUSA Presuntamente, no se dio cumplimiento al párrafo segundo del Art. 4 de la ley 678 de 2001.



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EFECTO Presunto detrimento patrimonial. 3.4 CONSTITUCIÓN DE FIDUCIAS Y ENCARGOS FIDUCIARIOS

Mediante certificación allegada el 26 de julio del presente, la Tesorera del municipio de Villa del Rosario, certifica que a 31 de diciembre de 2015, el municipio registró Fiducias por un valor de $2.859.379.164 en Alianza Fiduciaria S.A., Consorcio FIA Fiduciaria CORFICOLOMBIA S.A. 3.5 URGENCIA MANIFIESTA

Mediante certificación del 25 de julio del presente de la Secretaria de Planeación Municipal, refiere que mediante decreto 157 del 24 de agosto de 2015, se declaró la situación de Calamidad Pública en el municipio de Villa del Rosario. Al respecto, mediante comunicación interna el 06 de octubre de 2015, el Despacho de la Contralora remite comunicación a la Contralora Auxiliar Delegada para Auditorias, para que inicie el seguimiento y control a los contratos relacionados con dicha calamidad. 3.6 INVENTARIOS: OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN: Mediante oficio No. OJP-E-285 del 18 de julio hogaño, allegan solo una relación de bienes del municipio, en la cual detallan en su mayoría los bienes muebles, sin detallar los bienes inmuebles. De otra parte, no hicieron mención alguna, si dicho inventario se encuentra actualizado y depurado. CRITERIO

La Unidad de Control de Inventarios será la encargada de efectuar las pruebas y

seguimientos necesarios para su debido control en forma periódica y sistemática.

También verificará su estado de conservación y mantenimiento.De conformidad con el

artículo 269 de la Constitución Política y la Ley 87 de 1993, es obligación para las

entidades públicas, diseñar y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los



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recursos. El numeral 22 del artículo 34 del Código Único Disciplinario, Ley 734 de 5 de

febrero de 2002, establece dentro de los deberes de los servidores públicos entre otros el

siguiente: “responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes

confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”.

DESCARGO DEL MUNICIPIO Se envía relación de los bienes muebles, mas no de los bienes inmuebles, no se hace mención si los inventarios se encuentran vigentes y depurados. Me permito remitir medio magnético, donde se relacionan los bienes inmuebles del Municipio.

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 79. SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA Al respecto, revisado los soportes allegados por el municipio, se observa el listado de los bienes muebles del municipio, con su respectivo valor. En éstos se observa: La fecha de Compra del bien, número de la escritura (en su mayoría), Notaría, Municipio, Matrícula, Área y Cédula catastral. Por lo anterior, se desvirtúa la observación administrativa. 3.7 LEY (594 de 2000) GENERAL DE ARCHIVO

Mediante oficio No. OJP-E-285 del 18 de julio hogaño, allegan informe sobre la ley de archivo, del que se puede deducir, que están realizado implementaciones en pro de mejorar y de aplicar la Gestión Documental como tal. Así mismo, están realizando la fase de actualización de las TRD y el inicio del diseño de instrumentos Archivísticos. Entre el Comité Interno de Archivo y la Administración Municipal planean incorporar mejoras y medidas técnicas en pro de salvaguardar el patrimonio documental de la entidad. Así mismo, se observa lo siguiente:Decreto 025 de 2011 “Por el cual se modifica, recrea y se reinstituye el Comité de Archivo de la Alcaldía Municipal de Villa del Rosario. Este acto administrativo da cumplimiento al Decreto 2578 de 2012, del Ministerio de Cultura, articulo 14 “Del Comité Interno de Archivo”; por acuerdo 002 de 2012, crean el comité evaluador de documentos del consejo municipal de archivo (órgano ejecutivo y técnico del Consejo Municipal de Archivo de Villa del Rosario y es un órgano del Sistema Nacional de Archivos de Colombia encargado de Asesorar a la Administración Municipal en los temas relacionados con el desarrollo Archivístico en el Municipio); según acuerdo No. 001/12 aprueban el reglamento para el funcionamiento del consejo municipal de archivo (Mediante este acuerdo 001 de 2012 se reglamenta internamente el Consejo Municipal de Archivo (CMA);



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De otra parte, se observa que :

Carpetas. La Alcaldía Municipal, ha incorporado en sus archivos de gestión la utilización de carpetas cuatro aletas, cajas de archivo No. 12 y No. 05, las cuales han sido un medio técnico para la preservación de los documentos de archivos, como también la no perforación del documento y la utilización de ganchos clips plastificados. TRD: Como instrumento de organización y control de los documentos que produce y tramita la Alcaldía Municipal de Villa del Rosario; fu diseñada y actualizada la TRD, aprobadas por el Consejo Municipal de Archivos, mediante Acta 002 del 29 de noviembre de 2012, aprobadas en el Acuerdo 003 de 2012 por parte del Comité Evaluador de Documentos y aplicadas según Resolución 854 de 2012 del Despacho del Alcalde. Inducción Archivo: Han realizado inducción en Gestión Documental por un Profesional en la materia, sobre la importancia de la aplicación de la ley general de archivos, la concientización de la cultura Archivística y el grado de pertenencia y responsabilidad de los funcionarios en la Administración de sus Archivos. 3.8 RELACIÓN FUNCIONARIOS DE PLANTA Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Mediante oficio No. OJP-E-285 del 18 de julio hogaño, allegan informe sobre: El número de CPS de la vigencia 2015, relacionando un total de 178; con relación al número de empleos por nivel Jerárquicos Nivel Central (planta de personal – gestión de talento humano), se observa la siguiente planta de personal:

DespachoSec.

Gobierno

Sec.

Hacienda

Secretaría

Planeación

Sec.

Vivienda

Sec.

Salud

Sec. de

la

Mujer

Oficina

Jurídica

y

Persona

l

Oficina

Control

Interno

Dirección

de Cultura,

Turismo y

Educación

Centro de

Conviv.

Ciudadana

Directivo 1 2 3 3 1 1 1 0 0 1 0

Asesor 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0

Profesional 0 4 1 2 0 0 0 3 0 0 0

Técnico 1 4 4 3 2 0 0 3 0 2 2

Asistencial 1 4 8 5 0 2 1 11 1 2 0

Total 3 14 16 13 3 3 2 18 2 5 2

Despacho

Secretarí

a

Gobierno

Secretaría

Hacienda

Secretaría

Planeación

Secretarí

a

Vivienda

Secret

aría

Salud

Secreta

ría de

la

Mujer

Oficina

Jurídica

y

Persona

Oficina

Control

Interno

Dirección

de Cultura,

Turismo y

Educación

Centro de

Convivenci

a

Ciudadana

Asesor 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Profesional 0 1 1 1 0 0 0 1 0 0 0

Técnico 0 2 0 1 0 0 0 1 0 2 2

Asistencial 1 4 5 1 0 1 0 4 1 0 0

Total 1 7 6 3 0 1 0 6 1 2 2

Número de empleos por nivel Jerárquicos Nivel Central (planta de personal)

Número de empleados de Carrera administrativa



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3.9 PÓLIZAS DE LA ENTIDAD OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN De acuerdo a las pólizas allegadas se observó lo siguiente: - Pólizas sobre incendio, delitos contra la administración y extracontractual con cobertura

del periodo: 23.09.15 al 23.03.16. - Pólizas sobre delitos contra la administración pública, incendio, terremoto, rotura,

corriente débil (..), con cobertura del periodo: 12.06.14 al 12.02.15 y del 12.02.15 al 13.05.16.

- Póliza extracontractual con cobertura del periodo: 12.06.14 al 12.02.15. - Póliza sobre seguro de vida(Alcalde, Concejales y Personero) con cobertura del periodo:

06.08.14 al 12.02.15 y del 12.06.15 al 12.12.15 - Póliza sobre servidores públicos: del periodo 12.06.14 al 12.05.15. De lo anterior, como puede observarse con relación a la vigencia 2015, no se allego la totalidad de las pólizas con relación al cubrimiento de la totalidad de la vigencia. No obstante, se solicitase allegue las pólizas del cubrimiento del total de la anualidad. CRITERIO Según la ley 42 de 1993 el Artículo 107º dice “Los órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten”

DESCARGO DEL MUNICIPIO A fin de desvirtuar este hallazgo me permito remitir medio magnético que contiene la totalidad de las pólizas adquiridas durante la vigencia 2015

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA 80. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO De acuerdo a los soportes allegados se observaron las siguientes pólizas:



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No. 1008411 del 30.09.15 La Previsora, por el periodo entre el 23.09.15 al 22.03.16 – Servidores públicos 8alcalde, despacho de vivienda y ambiente, despacho mujer, equidad y género, planeación, hacienda, gobierno, salud, jurídica y control interno. No. 3000082 del 131015 La Previsora, 230916 al 220316, extracontractual. No. 1001104 del 01.10.15 La previsora, del 23.09.15 al 22.03.16 – Incendio, rotura maquinaria, terremoto, sustracción, etc. No. 1101080 del 18.02.15 La Previsora, del 18.02.15 al 13.05.15, Incendio, terremoto, sustracción. No. 1101080 del 19.06.16 La Previsora, del 18.02.15 al 13.05.15, Incendio, terremoto, sustracción. No. 1001325 del 211014 La Previsora, del 22.09.14 al 12.02.15, Póliza seguro de vida grupo, incapacidad total y permanente, muerte, accidente, desmembramiento, gastos médicos, etc. No. No. 1001325 del 190614 La Previsora, del 12.06.14 al 12.02.15, Póliza seguro de vida grupo (alcalde y otros), incapacidad total y permanente, muerte, accidente, desmembramiento, gastos médicos, etc. Al respecto, se hace la observación que si bien se allegaron las pólizas, éstas no se allegaron por el cubrimiento total del lapso de la vigencia 2015. Por lo tanto, se confirma el hallazgo administrativo. CAUSA Falta de control en el seguimiento de los amparos respectivas de la vigencia, por los responsables del proceso. EFECTO En el evento de la ocurrencia de un siniestro, existe un riesgo latente, si no existe cobertura respectiva. . 3.10 MONTO DE LA DEUDA Mediante certificación sin fecha allegada y firmada por la Tesorera del municipio, señala que a 31 de diciembre de 2015 el municipio refleja un servicio de la deuda por valor de $9.661.836.455, con diferentes entidades bancarias como el Banco de Bogotá, Bancolombia y Alianza F. 3.11 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Revisada la página web de esta Departamental, en el aplicativo SIA (fuente formato _201513_F20_1A_AGR_FMT) se observó que el municipio celebro un total de 11 convenios con por un valor de $850.767.046.



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4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS CON PRESUNTA INCIDENCIA

VIGENCIA 2015

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 53

2. DISCIPLINARIOS 04

3. PENALES -

4. FISCALES

19 (4) $297,050,584 y (14) por cuantificar y 1 indagación p.

Contratos de Apoyo a la Gestión y Artísticos

- Obra Pública 4 $26,720,140 (2) y 2 sin cuantificar.

- Prestación de Servicios

- Contrato Interadministrativo 6 $265.254.411(1) y 5 sin cuantificar.

- Suministros 8 7 sin cuantificar y 1 por $5.076.000.

- Demanda (Acción de repetición)

5. – Otros – Obra pública 1 Indagación preliminar.

6. SANCIONATORIO - -

TOTALES (1, 2, 3, 4, 5) 19 $297,050,584

2. ANEXOS

Atentamente,

MIREYA NAVARRO GUERRERO NUBIA STELLA PEÑARANDA ABRIL Profesional Universitaria Profesional Universitaria OSCAR JAVIER ARELLANO S. Vo.Bo. MARTHA PAOLA CORREAL UREÑA

Profesional Universitario - Ing civil Contralora Auxiliar Delegada para Auditorias

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INFORME FINAL DE AUDITORÍA AUDITORIA ESPECIAL EN ... · 2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 1.8 3. Legalidad 0.05 4.5 4. Gestión Ambiental 0.10 8.3 5. Tecnologías de la