HOSPITAL REGIONAL MONIQUIRA E.S.E NIT: 891800395-1 CLE 19 No. 8-108 TEL: 7282360 - 7282630 – 7282854

www.hospitalmoniquira.gov.co

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Jefe de Control

Interno,

o quien haga sus

veces:

DEISY YOLIMA FAJARDO AGUILERA

Período evaluado: Enero – Octubre 2011

Fecha de elaboración: 10 DE NOVIEMBRE

DE 2011

Subsistema de Control Estratégico

Dificultades

• El programa de Inducción y Reinducción no se ha llevado a cabo debido al tipo de

contratación. El plan de incentivos y el programa de bienestar a pesar que se tienen documentados no

se han implementado de manera gradual que permita evaluar de manera periódica. El sistema de evaluación de desempeño se inició pero no se ha desarrollado de manera

periódica como lo dicta la ley. No se han suscrito ni evaluado acuerdos de Gestión, aunque se tienen definidos en el Plan

de Gestión. Se elaboró el Mapa de Riesgos Institucional, pero no se hizo seguimiento y evaluación al

mismo.

Avances

• Resocialización del Código de Ética y Buen Gobierno.

Actualización del Manual de Funciones y Competencias Laborales con acompañamiento de la ESAP.

Se actualizo la misión, visión y estructura organizacional.

Se definió el Plan de Auditorías Anual y se ha cumplido con su desarrollo. Se trabaja bajo el modelo de operación por procesos con el mapa de procesos al igual que

el manual de procesos y procedimientos el cual esta socializado y es conocido por los funcionarios.

Subsistema de Control de Gestión

Dificultades

• Se elaboró el Manual de Operaciones falta aprobación y socialización. No se tiene políticas de operación adoptadas por proceso.

Se elaboró y aprobó la TRD por parte del Comité de Archivo falta despliegue, socialización e implementación en todas las áreas.

La entidad cuenta con página web, aunque falta actualización, publicación de algunos documentos y facilitar el trámite de peticiones ya que presenta dificultades.

Se estableció en el Plan General de Auditorías la auditoría a los procesos contractuales falta realizar un seguimiento periódico al mismo.

La coordinación del SIAU hace seguimiento a las causas frecuentes de quejas las cuales

HOSPITAL REGIONAL MONIQUIRA E.S.E NIT: 891800395-1 CLE 19 No. 8-108 TEL: 7282360 - 7282630 – 7282854

www.hospitalmoniquira.gov.co

son presentadas ante el Comité de Calidad lo que permite tomar medidas preventivas-correctivas ante el inconveniente presentado, ya que ha sido un inconveniente frecuente.

El sistema de Gestión Documental ha presentado inconvenientes debido a la demora de la aplicación de la TRD.

Está documentado y socializado al Comité de Calidad el Plan de Comunicación Institucional falta despliegue a toda la institución al igual que el seguimiento al mismo.

Avances

• Se cuenta con el manual de procesos y procedimientos divulgado. Se han hecho revisiones y ajustes a los procesos.

Se cuenta con indicadores definidos por procesos. Se desarrollan mensualmente los comités institucionales, los cuales se definen mediante

indicadores de cumplimiento.

Se elaboró y socializo el Manual de Comunicaciones desde la Gerencia. Se ha hecho seguimiento a las quejas, peticiones y reclamos presentadas por los usuarios

que arroja los siguientes resultados, evaluado de Enero a Octubre del presente año: 35 quejas presentadas, todas resueltas, de las cuales 30 el quejoso ha tenido la razón. La

causa frecuente que queja o reclamación es referente a la atención poco cordial y la Impuntualidad en la hora de llegada de especialistas a las respectivas consultas. En

cuanto al mecanismo de presentación de quejas o reclamos del cliente interno se dispusieron buzones pero no han sido efectivos debido a la falta de socialización del

respectivo trámite, por lo que el proceso no ha sido eficiente, se reciben quejas verbales sin tener soporte del trámite de las mismas.

Se aplican diariamente 15 encuestas de satisfacción en los diferentes servicios, el porcentaje de satisfacción para el mes de Agosto fue del 90%.

Subsistema de Control de Evaluación

Dificultades

• Inconvenientes en la sensibilización al personal asistencial de la cultura de autocontrol y

autoevaluación. Dificultad en el elaboración de Planes de Mejoramiento por procesos e individual.

Avances

• La Oficina de Control Interno dando cumplimiento al Plan General de Auditorías ha realizado las siguientes auditorías las cuales se han socializado en el Comité de Calidad,

cada auditoría cuenta con planes de mejoramiento, las cuales son: Proceso de Gestión de Recursos Financieros (Auditoría de manejo de Caja Menor y Caja Principal realizado de

manera mensual, Gestión de Cartera de manera Trimestral, Seguimiento a Facturación (Radicación y Glosas) de manera mensual), Proceso Gestión Administrativa (Auditoría

HOSPITAL REGIONAL MONIQUIRA E.S.E NIT: 891800395-1 CLE 19 No. 8-108 TEL: 7282360 - 7282630 – 7282854

www.hospitalmoniquira.gov.co

Gestión de Residuos de manera mensual) Proceso Gestión de Recursos Físicos (Auditoría Evaluación de Proveedores, Auditoría Suministros de manera trimestral) Proceso

Gestión Jurídica (Auditoría Procesos Contractuales de manera trimestral) y Procesos de Recursos Tecnológicos y de Información (Auditoría Implementación ley 594 de manera

trimestral) y Seguimiento a Presentación de Informes. Las anteriores auditorías se han desarrollado como se especifica en cada una de ellas.

De igual forma se realiza un seguimiento al trámite de Quejas, Peticiones y Reclamos al igual que a los derechos de Petición.

Estado general del Sistema de Control Interno

El sistema de Control Interno se encuentra en un nivel medio de implementación.

Recomendaciones

Iniciar de manera prioritaria la evaluación y seguimiento al Mapa de Riesgos Institucional con el fin de minimizar el riesgo.

El desarrollo del Talento Humano dentro de sus procesos y planes definidos se debe implementar inmediatamente con el fin de mejorar el clima organizacional y desarrollar

eficiente e integralmente este elemento de control para dar cumplimiento a lo establecido por ley.

Suscribir Acuerdos de Gestión desde la Dirección que permitan evaluar la labor y el cumplimiento de funciones de cada uno de los servidores sujetos a evaluar.

Cumplir estrictamente con la Evaluación de Desempeño que permita obtener insumos importantes de mejora en los diferentes actores a evaluar.

Fortalecer la planeación estratégica, los valores y principios contenidos en el Código de Ética y el actuar del funcionario público en el Manual de Buen Gobierno, realizando

capacitaciones y evaluaciones a las mismas.

Establecer y Fortalecer los diferentes Planes y Programas definidos para la entidad, por medio de seguimiento y cumplimiento de los mismos.

Elaborar periódicamente seguimiento al Mapa de Riesgos con el fin de definir planes de mejoramiento.

Implementar un correcto manejo de correspondencia que permita la agilidad y eficiencia en el trámite de documentación, de igual forma que permita el control y la medición a las

solicitudes formuladas desde la Oficina de Control Interno. Elaborar e implementar un boletín mensual que describa detalladamente las actividades

tanto internas como externas de la entidad dando cumplimiento al elemento de Comunicación Informativa referente a la publicación de Informes de resultados de Gestión y

programas, proyectos, obras, contratos, etc, como medición, análisis, gestión

HOSPITAL REGIONAL MONIQUIRA E.S.E NIT: 891800395-1 CLE 19 No. 8-108 TEL: 7282360 - 7282630 – 7282854

www.hospitalmoniquira.gov.co

administrativa, financiera y formulación y divulgación de políticas, asesoría, etc. Realizar seguimiento al menos al 20% de los contratos para definir cumplimiento de

transparencia, legalidad y eficiencia contractual. Iniciar de manera urgente la aplicación de la TRD.

Diseñar un formato que permita controlar y realizar seguimiento a las quejas, peticiones y reclamos al igual que los derechos de petición, que contenga tema o asunto que origina la

queja o petición, fecha de recepción o radicación, termino para resolverla, dependencia responsable del asunto, fecha y numero de oficio de respuesta y hacer las respectivas

publicaciones en la página web de la entidad o en la cartelera institucional de manera mensual. Ç

Iniciar para la próxima vigencia un Plan de sensibilización y socialización del Sistema de Control Interno, que permita involucrar a los funcionarios el pleno conocimiento y manejo

de cada uno de los elementos del MECI.

____________________________________________________

DEISY YOLIMA FAJARDO AGUILERA Jefe Control Interno