INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL 1

GRUPO 2

PRESENTADO POR: KARLA VIVIANA ALAPE MUÑOZ

TUTORA

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA-QUINDIO

FEBRERO

2013

TAREA (En issuu)

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras

fuentes, realice lo siguiente:

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente

documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar

en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo

General de la Nación.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición

que da del mismo el AGN.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión

Documental?

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal?

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas

comprenden.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un

Programa de Gestión Documental para las empresas.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco

Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera

apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por

la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la

entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada

una su explicación.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos

puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el

enlace correspondiente (URL) donde quedó su trabajo en ISSUU.

OBJETIVO:

El objetivo de este taller es conocer a fondo la importancia de la Gestión Documental, conociendo

a fondo las leyes por las que se rige, la importancia que tiene en el desarrollo de las funciones

públicas y privadas y nuestra tarea frente a ella como profesionales CIDBA.

1. Origen de la Gestión Documental.

Aunque la función de la gestión documental estuvo siempre presente a lo largo del desarrollo de

los archivos no se adoptó como un estándar de administración hasta los años 50 del siglo XX,

originado en la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library esta

gestión demostró la interconexión entre las etapas y procedimiento que aplican a los archivos.

La Gestión Documental surge a partir del desarrollo tecnológico hecho por las grandes potencias

en el mundo principalmente los Estado Unidos y la Unión Soviética después de la segunda Guerra

Mundial; pues al enfrentar la gran cantidad de documentos que se producían en razón de su

desarrollo implementaron esta normatividad con el objetivo de organizar la información de manera

tal que cumplieran con un ciclo vital de acuerdo a la importancia dada por su servicio.

En conclusión podemos decir que la Gestión Documental adopta la normas necesarias para hacer

que la información que produce una organización tenga un adecuado manejo en su recepción,

tramitación, conservación y custodia siempre de la mano con las distintas alternativas de desarrollo

tecnológico lo que permitirá en que la información esté al alcance de los usuarios de una manera

eficaz y confiable.

2. Que es la Gestión Documental?

La Gestión Documental es un conjunto de reglas tendientes a normalizar el proceso en cuanto a

manejo adecuado de la información que se produce en cada organización con el objetivo de dar

una trazabilidad adecuada a la documentación hasta la terminación de su ciclo vital.

3. Definición de Documento y Documento de Archivo:

Documento: Es la información que encontramos en cualquier medio o forma utilizada.

Dentro de los cuales encontramos:

Documento activo Documento histórico Documento de apoyo Documento inactivo Documento de archivo Documento misional Documento esencial Documento original Documento electrónico Documento publico Documento facilitativo Documento semiactivo.

Documento Archivo:

Es la información referente a las actividades propias de cada entidad y la cual se produce a partir de la ejecución de sus funciones.

4. Archivo General de la Nación

El AGN es un estamento público de orden nacional que se encarga de formular las directrices a cerca de la política archivística además de coordinar el Sistema Nacional de Archivos en la recuperación, la conservación, custodia y difusión del patrimonio documental del país.

El AGN fue creado en la ciudad de Bogotá el 22 de Diciembre de 1989 bajo la LEY 80 de 1989 “por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones” en el marco del Gobierno del presidente Virgilio Barco (1986 – 1990)

5. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

El Sistema Nacional de Archivos es la unión de instituciones archivísticas públicas o privadas con

funciones públicas, de orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades

indígenas, que bajo la orientación del AGN se articulan para posibilitar la normalización de los

procesos archivísticos, mediante proyectos y programas archivísticos que promueven el desarrollo,

el manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos con el fin de la

salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los

documentos, en todo el territorio nacional.

Para este proceso, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación así:

• En el nivel Nacional

Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación.

Instancias Asesoras: Comités Técnicos.

• En el nivel Departamental

Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento.

Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.

• En el nivel Distrital

Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito.

Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.

• En el nivel Municipal

Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio.

Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.

El Sistema Nacional de Archivos también se encarga de Institucionalizar, consolidar y canalizar la

comunicación entre sus componentes para el mejoramiento del Talento Humano en archivística y

procura trabajar para alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico.

6. Ley General de Archivos

La Ley 594 de 2000 es la encargada de: “dictar la ley general de archivos y otras disposiciones”

esta ley está compuesta por 52 artículos que establecen las reglas generales sobre la función

archivística del Estado.

Fue firmada bajo el gobierno del Presidente de la Republica Andrés Pastrana Arango el 14 de Julio

del año 2000.

7. Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos.

“Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación observase las principios y los procesos archivísticos.”

8. Objetivos de un PGD

Destacar la importancia de los documentos y archivos como apoyo en el control de la gestión pública y su funcionamiento para garantizar los derechos individuales y colectivos.

Justificar y controlar la producción documental en pro de los procedimientos administrativos y también reglamentar la implementación de modelos y formatos para la producción documental.

Regular el uso de materiales, soportes y equipos de calidad q preserven el cuidado del medio ambiente.

Alcanzar una correcta normalización en los procedimientos d recibo, radicación y distribución de la correspondencia.

Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos con base en los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Efectuar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.

Logra la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Enfocar los archivos para que sean centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

9. Aspectos que se deben considerar para implementar un PGD

Administrativos: Consiste en examinar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.

Económicos: Es necesario analizar las situaciones de tipo económico con respecto a la Gestión Documental, en aspectos como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: Son la base del programa que están consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos.

Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un PGD?

Hay tres pasos básicos para la puesta en marcha de un PGD:

1. Diagnóstico: Consiste en identificar problemas, oportunidades y objetivos, análisis y

determinación de los requerimientos de información. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo, para esto las entidades retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental.

2. Requisitos técnicos: Es la compilación de: manuales de procesos y procedimientos, formatos

regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general. . Para ello, se deberán verificar:

Centralización de la recepción y envío de los documentos. Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial

correspondiente, las tablas de retención y/o las tablas de valoración documental Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Tener un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del

AGN que garantice el cumplimiento de los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática.

3. Requisitos administrativos: Consiste en integrar en PGD con las funciones administrativas de la entidad teniendo en consideración:

La Gestión de Documentos debe implementarse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad sea este centralizado, o descentralizado.

Contar con la participación de todas las áreas de la entidad. El archivo debe contar con el talento humano idóneo y calificado para ejercer esta

función. En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se

debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental.

La entidad se encargar de capacitar a los funcionarios del archivo con el fin de ampliar sus conocimientos específicos para esta tarea.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo normas de carácter arquitectónico y medioambiental del Archivo General de la Nación.

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.

La importancia de las TRD radica en que al ser un instrumento archivístico esencial en la gestión documental, permite el análisis de cada documento lo que nos llevara a encontrar la importancia y la misión que tiene este para la entidad y asimismo darle un valor determinado para ubicarlo en distintas etapas así:

PRIMERA ETAPA.: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación, la organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Es importante porque permite dar una mejor trazabilidad a la documentación producida por la entidad desde su producción hasta su disposición final. Dentro de sus ventajas encontramos:

Control adecuado de los procesos que maneja la entidad. Normalización en el trato de la documentación en todas las áreas de la entidad. Organización optima de la documentación lo que permite su recuperación cuando estos

sea de carácter de consulta. Filtrar la información verdaderamente útil para la entidad. Conservar en condiciones adecuadas la documentación. Clasificar la información para que cumpla con su ciclo vital, lo que permite a la entidad no

hacer gastos de guarda y custodia innecesarios. Conservación de la memoria institucional.

13. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ENUNCIADO EXPLICACION

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

Dentro de nuestros deberes como profesionales de la Gestión Documental está el guardar absoluta reserva y confidencialidad sobre la información que manejamos. No en vano en muchas empresas de manejo de la información es requisito firmar acuerdos de confidencialidad con la empresas para salvaguardar siempre la integridad de la información que manejamos diariamente.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Todos nosotros como ciudadanos podemos en cualquier momento hacer uso o acceder a la información que se produzca en la entidades públicas no obstante este derecho está restringido en casos en los cuales este expuesta información personal y confidencial de un individuo en específico. Por ejemplo aunque el ICBF (Instituto Colombianos de Bienestar Familiar) es una entidad pública no todas persona tiene acceso a conocer un expediente sobre adopción.

Ley 795 de 2003. Artículo 22.Conservación de archivos y documentos. Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

Este tipo de leyes son las que normalizan y dan las pautas a la hora de asignar el tiempo de retención de un documento en una TRD ya que aunque no es de manera particular un regla de la una entidad cualquiera. Si hace parte de un estamento de control y vigilancia indica la importancia de los documentos financieros de una entidad.

Ley 951 de 2005. “por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”.

Todos los servidores publico están en la obligación de dejar por sentando mediante un informe de Gestión todas las tareas hecha por ellos en el ejercicio de sus funciones públicas.

Ley 962 de 2005. Ley antitrámites.

Esta ley consiste en evitar que los ciudadanos hagan gran cantidad de trámites para acceder a algún tipo de servicio. Por ejemplo hace algún tiempo las personas presionadas debían hacer largos trámites para solicitar un certificado de supervivencia que demostrar que estaban en el ejercicio físico de sus facultades ahora en algunos casos la consulta de estos documentos se hace de manera virtual lo que agiliza de gran manera este procesos.

LEYES DE PRIVACIDAD.

Ley 1450 de 2011, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014.

..., el acceso a las tecnologías de la información y las comunicaciones y el desarrollo cultural sean...

la seguridad, la plena vigencia de los Derechos Humanos y el funcionamiento eficaz de la Justicia....

mecanismos para preservar la privacidad de los usuarios, contra virus y la seguridad de la...

El futuro de la protección de datos personales en Colombia

Casi veinte años después de que la Asamblea Constituyente reconociera como fundamental

el derecho a conocer, actualizar y corregir la información de los ciudadanos, recogida en bases de

datos, el Congreso aprobó un proyecto de ley estatutaria de carácter general que debe servirle de

instrumento al país para seguir avanzando hacia una protección integral y racional del derecho a

la privacidad.

Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de

datos personales

... ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a

conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de

dato... sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal …

WEBGRAFIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Programa de Gestión Documental. [En

línea]. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1057 [Consultado: Abril 15 de 2013]

V lex Colombia. Derecho a la privacidad de la información. [En línea].

Disponible en: http://vlex.com.co/tags/derecho-a-la-privacidad-de-la-informacion-

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EL PROFESIONAL DE LA INFORMACION. Revista internacional científica y profesional. [En línea]. Disponible en:

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_d

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GUIA IMPLEMENTACION DE UN PGD CONSULTADA EN PDF.