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INTRODUCCIÓN A LA PROTECCIÓN DE DATOS DE

CARÁCTER PERSONAL

PARA

PERSONAL ADMINISTRATIVO Y SINDICALISTAS

DE LA

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OBJETIVOS1.Comprender las nociones básicas de la normativa

vigente sobre protección de datos.

2.Conocer el marco normativo básico en esta materia

3.Aprender los derechos y obligaciones básicos que impone dicha legislación a los usuarios.

4. Conocer las infracciones y sanciones en esta materia.

5.Aprender los procesos desarrollados por CSCONC para procurar su cumplimiento interno.

6. Conocer la solución a determinados interrogantes que plantea la intersección entre el derecho a la protección de datos y la acción sindical

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MÓDULO 1: LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES1. INTRODUCCIÓN

1.1. EL DERECHO FUNDAMENTAL A LA PROTECCIÓN DE DATOS

Es la salvaguarda de la autodeterminación informativa de las personas físicas ante el uso ilegítimo de sus datos de carácter personal.

El T.C. (STC 292/2000): Lo ha configurado como un derecho constitucional específico diferente a la intimidad: derecho a la autodeterminación informativa.

También el TEDH: caso Leander contra Suecia, Knopp contra Suiza, Amann contra Suiza y Rotaru contra Rumania, lo ha configurado como un derecho específico diferente

al derecho a la vida privada y familiar.

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1.2. ANTECEDENTES HIST1.2. ANTECEDENTES HISTÓÓRICOSRICOS

LORTAD DE 1992

No tuvo apenas eficaciaSólo era aplicable a datos almacenados en soportes automatizadosNo se veló por su cumplimientoLas sanciones no se imponían con dureza

DIRECTIVA 95/46/CE DEL PARLAMENTO Y DEL CONSEJO

Obligó a modificar la LORTAD y crear la Ley actual.

DIVERSAS NORMAS DE RANGO MENOR

Desarrollaron la LORTAD y continúan vigentesSe deben interpretar suprimiendo de ellas la expresión “automatizados”

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1.3. MARCO NORMATIVO1.3. MARCO NORMATIVO

LOPD

Establece los principios, obligaciones y régimen sancionadorAprobada en diciembre de 1999, sustituyó a la LORTAD, a fin de adaptar la legislación española a lo establecido en la Directiva 95/46/CE.Se publicó sólo seis meses después de la aprobación del RD 994/99 (Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados, en adelante RMS), que desarrollaba la LORTAD.Ha provocado un considerable aumento de actividad por parte de la AEPD. www.agpd.es

RMS

Establece las medidas técnicas y organizativas.

NOTA: En breve se va a aprobar el Reglamento de la LOPD

OTRAS DISPOSICIONES

Existen otras normas, tanto comunitarias como estatales, y también normas sectoriales que afectan a la protección de datos personales.

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1.4. LA LOPD: ÁMBITO DE APLICACIÓN

Art 2: La presente Ley Orgánica será de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda

modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado.

La Ley no se aplicará:

Ficheros mantenidos por personas físicas en el ámbito puramente domésticoFicheros sometidos a la normativa sobre protección de materias reservadasFicheros para investigar delincuencia organizada y terrorismo.

Se rigen por sus disposiciones específicas y por lo dispuesto en la LOPD los:

Ficheros con finalidad estadística.Ficheros derivados del Registro Civil.Imágenes recogidas por los CFSE.

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1.5. CONCEPTOS BÁSICOS

Art. 3 LOPD:

Datos de carácter personal: Cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Responsable del fichero o tratamiento: Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.

Afectado o interesado: Persona física titular de los datos que sean objeto del tratamiento a que se refiere el apartado c) del presente artículo.

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Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Consentimiento del interesado: Toda manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la que el interesado consienta el tratamiento de datos personales que le conciernen.

Fuentes accesibles al público: Aquellos ficheros cuya consulta puede ser realizada por cualquier persona, no impedida por una norma limitativa, o sin más exigencia que, en su caso, el abono de una contraprestación. Tienen la consideración de fuentes de acceso público, exclusivamente, el censo promocional, los repertorios telefónicos en los términos previstos por su normativa específica y las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales... Asimismo, tienen el carácter de fuentes de acceso público, los Diarios y Boletines oficiales y los medios de comunicación

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2. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE 2. DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS SUJETOS INTERVINIENTESLOS SUJETOS INTERVINIENTES

2.1. LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN

2.1.1. Derecho de información en la recogida de datos

¿Qué es?

Es la obligación que tiene el Responsable del Fichero de proporcionar al interesado, cuando se vayan a tratar sus datos, cierta información.

Información a suministrar al interesado (art. 5.1º LOPD)

De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.

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2.1.2. Derecho de consulta2.1.2. Derecho de consulta

¿Qué es?

Es el derecho que tiene cualquier interesado a conocer los tratamientos que se hacen sobre sus datos, para lo cual podrá consultar en el Registro General de Protección de Datos, dependiente de la AEPD (o en el registro de la autoridad autonómica correspondiente) los tratamientos que hay inscritos.

¿Qué clases de tratamientos hay inscritos?

– De titularidad pública: son aquellos que efectúan las administraciones y también algunos de los que realizan otros entes que atienden una finalidad pública (por ejemplo determinados ficheros de los colegios profesionales que atienden a una finalidad pública)

– De titularidad privada: por exclusión, son los restantes

¿Cómo se puede consultar?

A través de la apágina web de la AEPD: www.agpd.es

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2.2.1. PROCEDIMIENTO COMÚN

A) ¿QUIÉN PUEDE EJERCITARLOS?

Son derechos personalísimos y sólo pueden ejercitarlos el interesado o su representante legal.

B) PROCEDIMIENTO

a) El procedimiento se inicia por una SOLICITUD que tiene:

a.1. Una parte común para todos los derechos. Contiene:

- Nombre, apellidos del interesado y acreditación de identidad (fotocopia de DNI o equivalente) y, en caso de que éste sea representado, documento acreditativo de dicha representación.

- Petición.

- Domicilio para notificaciones, fecha y firma.

- Documentos acreditativos de la petición que formula (en su caso).

NOTA: El interesado debe utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

a.2. Una parte específica en la que se concreta la petición. Dependerá del derecho ejercitado.

2.2. LOS DERECHOS DE CONTROL SOBRE 2.2. LOS DERECHOS DE CONTROL SOBRE EL TRATAMIENTOEL TRATAMIENTO

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b) CONTESTACIÓN.

- El responsable del fichero debe contestar la solicitud que se le dirija, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros, debiendo utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción.

- En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados, el responsable del fichero debe solicitar la subsanación de los mismos.

- La contestación a cada derecho será diferente en cuanto al fondo y en cuanto a los plazos.

- Los plazos son breves por lo que es importante hacerle llegar inmediatamente la solicitud al Responsable de Seguridad encargado del ejercicio de los derechos en la Organización.

NOTA: CCOO dispone de un procedimiento para la atención de los ejercicios de derechos de los interesados. En la parte relativa a los procesos de CCOO se indica el procedimiento concreto de CCOO al respecto.

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2.2.2. DERECHO DE ACCESO

A) Concepto

Es el derecho que tiene el interesado a solicitar y obtener, gratuitamente, información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento.

B) Forma de acceso

Para ello, en su solicitud el interesado podrá optar por los siguientes sistemas de consulta al fichero, siempre que la configuración del mismo lo permita:

- Visualización en pantalla;- Escrito, copia o fotocopia remitida por correo;- Telecopia;- Cualquier otro procedimiento que sea adecuado.

C) PlazoEl responsable del tratamiento debe resolver sobre la solicitud de acceso en el

plazo máximo de un mes, a contar desde su recepción. En el caso de que la resolución fuese estimatoria, debe hacerse efectiva en el plazo de 10 días siguientes a su notificación.

D) Otras cuestiones:El derecho de acceso sólo puede ser ejercitado a intervalos no inferiores a 12

meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto.

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2.2.3. DERECHO DE RECTIFICACIÓN

A) Concepto

Es el derecho que tiene el interesado a rectificar sus datos si son inexactos, incompletos o inadecuados.

B) Plazo

El derecho de rectificación deben hacerse efectivo por el responsable del fichero dentro de los diez días siguientes al de la recepción de la solicitud. Si considera que no procede atender la solicitud del afectado, se lo comunicarámotivadamente dentro del plazo de los diez días siguientes al de la recepción de la misma. Transcurrido este plazo sin que el responsable responda a la solicitud de cancelación o rectificación, ésta puede entenderse desestimada.

C) Otras cuestiones

En el caso de que los datos rectificados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero debe notificar la rectificación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, a su vez, la lleve a cabo en su fichero.

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2.2.4. DERECHO DE CANCELACIÓN

A) Concepto

Es el derecho que tiene el interesado, en el caso de que sus datos no se hayanrecabado directamente de él, a oponerse a su tratamiento por parte del

cesionario.

B) Plazo

El derecho de cancelación deben hacerse efectivo por el responsable del ficherodentro de los diez días siguientes al de la recepción de la solicitud. Si considera que no procede atender la solicitud del afectado, se lo comunicarámotivadamente dentro del plazo de los diez días siguientes al de la recepción dela misma. Transcurrido este plazo sin que el responsable responda a la solicitudde cancelación o rectificación, ésta puede entenderse desestimada.

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C) Otras cuestiones

- No procede cuando pudiese causar un perjuicio a intereses legítimos del interesado o de terceros, o cuando exista la obligación de conservar los datos.

- Exige el borrado físico de los datos y cuando esta no sea posible el bloqueo, con el fin de impedir su ulterior proceso o utilización.

- Si los datos cancelados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero debe notificar la cancelación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, a su vez, la lleve a cabo en su fichero.

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2.2.5. DERECHO DE OPOSICIÓN

A) Concepto

Es el derecho que tiene el interesado a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de carácter personal o se cese en el mismo en los siguientes casos:

Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento, como consecuencia de la concurrencia de un motivo legítimo y fundado, referido a su concreta situación personal, que lo justifique, siempre que una ley no disponga lo contrario.Cuando se trate de ficheros que tengan por finalidad la realización de actividades de publicidad y prospección comercial.Cuando el tratamiento tenga por finalidad la adopción de una decisión personal automatizada, destinada a evaluar determinados aspectos de su personalidad: rendimiento laboral, crédito, fiabilidad, conducta, etc…

B) Plazo

El derecho de cancelación deben hacerse efectivo por el responsable del fichero dentro de los diez días siguientes al de la recepción de la solicitud. Transcurrido este plazo sin que el responsable responda a la solicitud de oposición ésta puede entenderse desestimada.

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A) Concepto

Es el derecho que tienen los interesados que, como consecuencia del incumplimiento de lo dispuesto en la LOPD por el responsable o el encargado del tratamiento, sufran daño o lesión en sus bienes o derechos, a ser indemnizados.

B) Cuestiones de interés

Como consecuencia de un procedimiento sancionador la Agencia no tiene competencia para fijar la indemnización de los posibles daños y perjuicios.

Cuando se trate de ficheros de titularidad pública la responsabilidad se exigirá de acuerdo con la legislación reguladora del régimen de responsabilidad de las Administraciones públicas.

En el caso de los ficheros de titularidad privada, la acción se ejercitará ante los órganos de la jurisdicción ordinaria.

2.3. EL DERECHO DE INDEMNIZACIÓN2.3. EL DERECHO DE INDEMNIZACIÓN

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3. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS 3. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLEY OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE

3.1. CALIDAD DE DATOS

Este principio se proyecta sobre 4 obligaciones:

1. PERTINENCIA: Los datos deben ser “adecuados, pertinentes, y no excesivos, en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido”.

2. FINALIDAD: Los datos “no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos”.

3. ACTUALIZACIÓN: Los datos deben ser “exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado”.

4. LÍMITE TEMPORAL: Los datos serán “cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados”

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3. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS 3. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLEY OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE

3.2. EL CONSENTIMIENTO3.2.1. INTRODUCCIÓN

6.1 LOPD. “El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa”.

El consentimiento es el eje vertebral de esta normativa.

Como regla general es necesario para el tratamiento y cesión de los datos.

No obstante existen excepciones a la necesidad de tener que contar con el consentimiento

3.2.2. CONCEPTO

“Toda manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la que

el interesado consienta el tratamiento de datos personales que le conciernen” (art 3. h) LOPD)..

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3.2.3. CLASES

La LOPD recoge 2 clases de consentimiento:

Tácito: se deriva de la falta de actuación del interesado, de su silencio.

Ejemplo: “se manda una carta a los clientes y se les dice que, salvo que digan lo contrario se les va a remitir publicidad o se van a tratar sus datos para una finalidad X”.

Expreso: exige que se declare de forma clara e inequívoca por parte del interesado que acepta o consiente el tratamiento o la cesión de los que se le informa, mediante la expresión de su voluntad, que podrá ser por escrito, verbalmente, mediante comunicación telemática o por cualquier otro medio.

Consentimiento exigido en cada caso:

1. Como Regla General: será válido el consentimiento tácito.

2. Si se trata de datos de nivel alto (datos sensibles):

2.1. Datos de Salud, Origen racial, Vida sexual: debe ser expreso

2.2. Datos de ideología, afiliación sindical, religión y creencias: expreso + escrito.

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NOTA: Se exceptúan los ficheros mantenidos por los partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y asociaciones,fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, en cuanto a los datos relativos a sus asociados o miembros, sin perjuicio de que la cesión de dichos datos precisará siempre el

previo consentimiento del afectado.

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3.2.4. EXCEPCIONES A LA NECESIDAD DEL CONSENTIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO

Artículo 6.2. LOPD

“No será preciso el consentimiento:

Cuando exista una Ley que exima de la obligación de recabarlo

cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones públicas en el ámbito de sus competencias;

cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento;

cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado

cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público y su tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del fichero o por el del tercero a quien se comuniquen los datos, siempre que no se vulneren los derechos y libertades fundamentales del interesado”.

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3.3. LAS COMUNICACIONES DE DATOS

La Regla General: es necesario el consentimiento para poder ceder datos.

ExcepcionesExcepciones a la necesidad del consentimiento para la cesia la necesidad del consentimiento para la cesióón n (art. 11.2. LOPD)

Cuando la cesión está autorizada en una Ley.Cuando se trate de datos recogidos de fuentes accesibles al público.Cuando el tratamiento responda a la libre y legítima aceptación de un a relación jurídica cuyo desarrollo, cumplimiento y control implique necesariamente la conexión de dicho tratamiento con ficheros de terceros.Cuando la comunicación que deba efectuarse tenga por destinatario al Defensor del Pueblo, el Ministerio Fiscal o los Jueces o Tribunales o el Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas...Cuando la cesión se produzca entre Administraciones Públicas y tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines históricos, estadísticos o científicos.Cuando la cesión de datos de carácter personal relativos a la salud sea necesaria para solucionar una urgencia que requiera acceder a un fichero o para realizar los estudios epidemiológicos en los términos establecidos en la legislación sobre sanidad estatal o autonómica.

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Algunas consideraciones de interés:

Las cesiones de datos que se producen entre organizaciones que pertenecen a CCOO ( por ejemplo entre Federaciones, Uniones Territoriales, y la Confederación) son cesiones de datos: Y por tanto habrán de respetar tales reglas.

La publicación de datos en Internet es una cesión de datos, y por tanto también habrá de respetar tales reglas.

Las cesiones de datos, como se analizará más adelante en el apartado relativo a sanciones, que son uno de los supuestos con mas frecuencia es objeto de sanción y cuya sanción tiene mayor importe (mínimo 300.000 euros)

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3.4.1. CONCEPTO

Encargado de Tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos personalespor cuenta del responsable del tratamiento. (art 3.g LOPD)

Se trata de un tratamiento que realiza un tercero de datos del responsable del fichero,debido a la prestación de un servicio.

Dichos supuestos no se consideran “comunicación” y – por tanto – no se rigen por lasreglas que, para las comunicaciones de datos, dispone el artículo 11 LOPD.

Ejemplos: asesorías, servicios informáticos (mantenimiento de software y de hardware, alojamiento de datos en Internet), empresas de mailings y reparto…)

3.4. EL ACCESO A DATOS POR CUENTA DE TERCEROS

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3.4.2. OBLIGACIONES

En estos supuestos la LOPD (art. 12) exige que se firme un contrato entre el Responsable del fichero y el encargado del tratamiento.

Este contrato (según la AEPD) y aunque el …..

El objeto de este contrato es únicamente regular las condiciones en que dicho tercero va a tratar los datos.

Aunque le hemos denominado contrato, en la práctica formalmente puede consistir:

- bien en un contrato ad hoc, - en una cláusula del contrato de prestación de servicios de que se trate,- o en un anexo a dicho contrato.

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El contenido básico (obligatorio) del contrato es el siguiente:

Se deberá establecer “que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable”

También se hará constar “que (el encargado) no los aplicará o utilizará con un fin distinto al que figure en dicho contrato”.

Asimismo hay que hacer constar que el encargado “no los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas”.

De igual forma el precepto obliga a que “en el contrato se estipulen las medidas de seguridad a que se refiere el artículo 9 de esta Ley que el encargado del tratamiento está obligado a implementar”.

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Obligaciones (impuestas en la Ley) que conviene reforzar en el contrato:

Apartado 3º:“una vez cumplida la prestación contractual, los datos de Carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento”.

Por último, el apartado 4º: “En el caso de que el encargado del tratamiento destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente”.

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3.5.1. INTRODUCCIÓN

El artículo 9 de la LOPD recoge el principio de Seguridad de los datos en los siguientes términos:

1. El responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.

2. No se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones que se determinen por vía reglamentaria con respecto a su integridad y seguridad y a las de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas.

Las medidas se recogen en un documento denominado documento de seguridad

3.5. SEGURIDAD DE LOS DATOS. MEDIDAS TÉCNICAS Y ORGANIZATIVAS

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LAS PREGUNTAS MÁS FRECUENTES SOBRE EL DOCUMENTO DE SEGURIDAD

Se tiene que presentar en algún sitio?

No. Hay que tenerlo a disposición de una posible inspección así como de una auditoria en protección de datos

Hay algún modelo oficial?

No, aunque las Agencias suelen ofrecer modelos.

Tiene que estar necesariamente en papel?

No, sin perjuicio de que ciertos anexos, por ejemplos autorizaciones, sea práctica habitual que se firmen y se guarden en papel.

Cuantos?

Uno por organización, uno por fichero … caben varias soluciones

Contiene lo que hay o lo que debe haber?

Lo que hay, aunque ello debería coincidir con lo que debe haber

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3.5.2. FICHEROS AUTOMATIZADOS

3.5.2.1. INTRODUCCIÓN

Las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad que deben reunir los ficheros automatizados, los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas, programas y las personas que intervengan en el tratamiento automatizado de los datos de carácter personal se contienen en el RD 994/99.

Se trata de un Reglamento que desarrolla la LORTAD

Y como la LORTAD sólo afectaba a ficheros no automatizados este RD sólo regula las medidas de protección de los ficheros automatizados.

3.5.2.2. NIVELES

Las medidas de seguridad exigibles se clasifican en tres niveles: básico, medio y alto

Estos niveles se establecen atendiendo a la naturaleza de la información tratada, en relación con la mayor o menor necesidad de garantizar la confidencialidad y la

integridad de la información

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NIVEL BÁSICO: Todo fichero, automatizado o susceptible de serlo, que contenga datos de carácter personal.

NIVEL MEDIO: Deberá ser implementado por aquellos ficheros que almacenen:

Datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales.Hacienda pública.Servicios financieros.Ficheros de solvencia patrimonial y crédito.Datos que permitan realizar una evaluación de la personalidad del individuo.

NIVEL ALTO: Cuando el tratamiento contenga datos relativos a:

SaludIdeología,Religión,Creencias,Origen racial,Vida sexual,Datos recabados con fines policiales sin consentimiento de las personas

afectadas.

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3.5.2.3. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS FICHEROS AUTOMATIZADOS

1. A cada nivel de sensibilidad le corresponden unas medidas.2. Las medidas son incrementales.3. Se contienen medidas tales como (ejemplos):

Procedimientos de control de acceso a los datos:

Físico: controlar el acceso físico a los locales donde se encuentren ubicados los sistemas de información con datos de carácter personal. Lógico: procedimientos de identificación y autenticación para acceder a los datos (por ejemplo contraseñas).

Procedimientos de copias de seguridad

Procedimiento de gestión de incidencias: notificación de incidencias, registro, etc…

Procedimientos y medidas para proteger los soportes que contengan los datos personales: realizar inventario, registrar las salidas y entradas, medidas para su destrucción y reutización, etc…

Obligación de someterse a una auditoría en protección de datos (cada dos años) a partir del nivel medio

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3.5.3. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS FICHEROS NO AUTOMATIZADOS

No existe Reglamento ni previsión legalPero se puede vulnerar la intimidad. La AEPD así lo ha entendido y ha sancionado.Mientras no exista Reglamento se han de interpretar “analógicamente” las medidas de seguridad previstas para los ficheros automatizados pero aplicándolas a los no automatizados.Ejemplos:

1.Guardar el necesario secreto respecto a cualquier tipo de información de carácter personal conocida en función del trabajo desarrollado, incluso una vez concluida la relación laboral.

2. Velar porque tanto los documentos que contengan datos personales que vuelvan a ser utilizados durante la jornada laboral no queden en un lugar accesible (tales como mostradores, mesas, sillas, etc.) ni visibles a los terceros ajenos que tengan acceso al local donde se encuentran éstas.

3. Al final de la jornada laboral los archivos o armarios donde se almacenen las fichas con datos personales han de ser cerrados bajo llave, quedando ésta en poder del personal autorizado al tratamiento de las mismas.

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4. No copiar la información contenida en las fichas a otros soportes en papel distintos a éstas, tales como libretas personales, blocks de notas, etc... pues con ello se duplica la información y la hace susceptible de ser conocida por terceros ajenos a su titular.

5. En el caso de proceder a la destrucción de los fichas con datos personales de los clientes se han de tomar las medidas oportunas para que dichos datos no sean reconocibles.

6. En ningún caso los datos contenidos en las fichas serán cedidos a ningún tercero, salvo que:

a) exista una obligación legalb) se disponga del consentimiento del titular de dichos datos c) o sea necesario para la prestación de un servicio al citado cliente.

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3.5.4. ELEMENTOS SUBJETIVOS

Los elementos subjetivos contemplados en el RMS son los siguientes:

Responsable del fichero: es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.

Normalmente coincidirá con la organización.

Por ejemplo, en el caso de CCOO: la federación, unión territorial correspondiente o la confederación. En el caso de empresas la propia empresa.

Responsable de Seguridad: Es la persona o personas a las que el responsable delfichero ha asignado la función de coordinar y controlar las medidas de seguridadaplicables.

Esta figura sólo se exige en fichero a a partir del nivel medioAdmite distintas alternativas:

- un único responsable de seguridad.- un comité, un grupo de seguridad o varios responsables de seguridad.

A pesar de su denominación la responsabilidad inicialmente recae sobre el Responsable del fichero

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Usuarios: son todos aquellos sujetos o procesos que, para el correcto desarrollo de su labor, tienen acceso autorizado a los ficheros que contienen datos de carácter personal ya sea para incluir datos, modificarlos o consultarlos.

- Son usuarios tanto los internos como los externos que accedan a datos en el propio sistema de información del responsable del fichero.

- Dentro de los usuarios podemos distinguir:

- Los generales- Los administradores: se incluye a categorías profesionales como analistas,

programadores y en general personal técnico con funciones de administración del sistema informático.

Adicionalmente – y aunque no las contemple la legislación expresamente - se pueden crear otras figuras que contribuyan a un mejor cumplimiento de tales medidas.

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3.5.4. FORMACIÓN A LOS USUARIOS1. INTRODUCCIÓN

El art. 9 de la LOPD obliga a que:

- Las funciones y obligaciones de cada una de las personas con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información estén claramente definidas y documentadas.

- Y obliga al responsable del fichero a que adopte las medidas necesarias para que el personal conozca las normas de seguridad que afecten al desarrollo de sus funciones así como las consecuencias en que pudiera incurrir en caso de incumplimiento.

Nota: CCOO dispone de un manual específico para sus usuarios y de un modelo, que se pueden consultar en el apartado relativo a los procedimientos de CCOO.

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Guardar el necesario secreto respecto a cualquier tipo de informGuardar el necesario secreto respecto a cualquier tipo de informaciacióón de carn de caráácter cter personal conocida en funcipersonal conocida en funcióón del trabajo desarrollado, incluso una vez concluida la n del trabajo desarrollado, incluso una vez concluida la relacirelacióón laboral con la empresa.n laboral con la empresa.

Mantener en secreto sus claves de acceso al sistema, debiendo poMantener en secreto sus claves de acceso al sistema, debiendo poner en ner en conocimiento del Responsable de seguridad cualquier hecho que puconocimiento del Responsable de seguridad cualquier hecho que pueda haber eda haber comprometido el secreto.comprometido el secreto.

Las contraseLas contraseññas de acceso al sistema son personales e intransferibles, siendoas de acceso al sistema son personales e intransferibles, siendo el el usuario el usuario el úúnico responsable de las consecuencias que pudieran derivarse de nico responsable de las consecuencias que pudieran derivarse de su su mal uso, divulgacimal uso, divulgacióón o pn o péérdida.rdida.

Cambiar las contraseCambiar las contraseññas a peticias a peticióón del sistema.n del sistema.

Cerrar o bloquear todas las sesiones al tCerrar o bloquear todas las sesiones al téérmino de la jornada laboral.rmino de la jornada laboral.

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Bloquear las sesiones en el supuesto de ausentarse temporalmente de su puesto de trabajo, a fin de evitar accesos no autorizados.

Comunicar al Responsable de seguridad, conforme al procedimiento de notificación, las incidencias de seguridad de las que tenga conocimiento.

No copiar la información contenida en los ficheros en los que se almacenen datos de carácter personal al propio ordenador, disquetes o a cualquier otro soporte sin autorización expresa del Responsable de seguridad. Queda igualmente prohibido el traslado de cualquier soporte en los que se almacene información titularidad de la compañía fuera de los locales de la misma.

Guardar todos los ficheros con datos de carácter personal en la carpeta indicada por el Responsable de seguridad a fin de facilitar la aplicación de las medidas de seguridad que les correspondan.

Guardar todos los soportes físicos que contengan información con datos de carácter personal en un lugar seguro, cuando estos no sean usados, particularmente fuera de la jornada laboral.

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Asegurarse de que no quedan documentos impresos que contengan datos protegidosimpresos en la bandeja de salida de la impresora.

Únicamente las personas autorizadas para ello en el listado de accesos podrán introducir, modificar o anular los datos contenidos en los ficheros objeto de protección. Los permisos de acceso de los usuarios a los diferentes ficheros son concedidos por el Responsable de seguridad. En el caso de que cualquier usuario requiera, para el desarrollo de su trabajo, acceder a ficheros a cuyo acceso no está autorizado, deberá ponerlo en conocimiento del Responsable de seguridad.

Ficheros de carácter temporal son aquellos en los que se almacenan datos de carácter personal, generados para el cumplimiento de una necesidad determinada, siempre y cuando su existencia no sea superior a un mes. Los ficheros de carácter temporal deben ser borrados una vez hayan dejado de ser necesarios para los fines que motivaron su creación y, mientras estén vigentes, deberán ser almacenados en la carpeta designada por el Responsable de seguridad.

Si, transcurrido el mes, el usuario necesita continuar utilizando la información almacenada en el fichero, deberá comunicarlo al Responsable de seguridad, para adoptar las medidas oportunas sobre el mismo.

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El correo electrónico es considerado por la compañía como elemento fundamental para la comunicaciones entre la empresa y el resto de agentes económicos y sociales que intervienen en las relaciones empresariales. Por ello el correo electrónico sea cual sea la dirección asignada, se configura como una herramienta de trabajo.

Queda prohibido el uso del mismo para fines no relacionados con las funciones laborales encomendadas.

El empleo del nombre o apellidos de los trabajadores junto al dominio de la organziación en las direcciones de correo no significa la asignación por la empresa de un correo personal, esto se realiza únicamente por motivos organizativos internos de asignación de áreas y puestos de trabajo.

Los usuarios tiene prohibido el envío de información de carácter personal de nivel alto, salvo autorización expresa del Responsable de seguridad. En todo caso, este envío únicamente podrá realizarse si se adoptan los mecanismos necesarios para evitar que la información no sea inteligible ni manipulada por terceros.

Los usuarios no podrán, salvo autorización expresa del Responsable de Seguridad, instalar cualquier tipo de programas informáticos o dispositivos ni en los servidores

centrales ni en el ordenador personal empleado para el desarrollo de su trabajo.

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Queda prohibido:Emplear identificadores y contraseñas de otros usuarios para acceder al sistema.Intentar modificar o acceder al registro de accesos habilitado por el Responsable de propietario.Burlar las medidas de seguridad establecidas en el sistema informático, intentando acceder a ficheros o programas cuyo acceso no le haya sido permitido.Utilizar Internet para tareas que no estén relacionadas directamente con las funciones asignadas al usuario. La empresa regulará las modalidades de acceso y las restricciones o limitaciones del mismo. Queda la descarga de software o ficheros de cualquier tipo desde Internet, sin consentimiento expreso de la empresa, y ello aunque resulte de un acceso consentido por motivos de trabajo. Introducir contenidos en la red corporativa y/o ordenador personal que no guarden relación con la actividad y objetivos de la compañía.Enviar correos masivos (spam) empleando la dirección de correo electrónico corporativa.Y en general, el empleo de la red corporativa, sistemas informáticos y cualquier medio puesto al alcance del usuario vulnerando el derecho de terceros, los propios de la empresa, o bien para la realización de actos que pudieran ser considerados ilícitos.

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3.5.4. FORMACIÓN A LOS USUARIOS1. INTRODUCCIÓN

El art. 9 de la LOPD obliga a que:

- Las funciones y obligaciones de cada una de las personas con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información estén claramente definidas y documentadas.

- Y obliga al responsable del fichero a que adopte las medidas necesarias para que el personal conozca las normas de seguridad que afecten al desarrollo de sus funciones así como las consecuencias en que pudiera incurrir en caso de incumplimiento.

Nota: CCOO dispone de un manual específico para sus usuarios y de un modelo, que se pueden consultar en el apartado relativo a los procedimientos de CCOO.

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4. LAS AUTORIDADES DE CONTROL4. LAS AUTORIDADES DE CONTROL

4.1 INTRODUCCIINTRODUCCIÓÓN N

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) fue creada en 1993.Es un ente de Derecho Público con personalidad jurídica propia y plena capacidad pública y privada. Actúa con independencia de las administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones.

Al amparo de lo dispuesto en el art.45 de la LOPD, en la actualidad han sido ya constituidas tres Agencias de Protección de datos en las siguientes comunidades Autónomas:

Comunidad de Madrid en 1995Comunidad de Madrid en 1995 ( ( wwwwww. . madrid.orgmadrid.org / / apdcmapdcm ))Agencia Catalana en el 2002 ( Agencia Catalana en el 2002 ( wwww.apdcat.comww.apdcat.com) ) La Agencia Vasca en el 2004.La Agencia Vasca en el 2004.

Otras agencias autonOtras agencias autonóómicas en proyecto:micas en proyecto:

• La Agencia de la Comunidad Valenciana.• La Agencia de Castilla La Mancha.

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Estas instituciones son reguladas por sus respectivas normas autonómicas de creación, otorgándoles en el ejercicio de sus funciones un grado de independencia similar al de la AEPD

Peculiaridades Peculiaridades de las Agencias Autonde las Agencias Autonóómicas:micas:

Función: velar por el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos y su aplicación en el ámbito de la comunidad.

Ámbito de actuación: sus competencias versan sobre los ficheros de titularidad pública. EJEMPLOS DE FICHEROS:

- ficheros creados y gestionados por la Comunidad Autónoma- de entes que integral la Administración Local de su ámbito territorial: diputaciones, ayuntamientos …- Universidades públicas- Corporaciones de derecho público.

• Deber de colaboración con la AEPD: el Director de la AEPD podrá convocar regularmente a los órganos de las Comunidades Autónomas a efectos de cooperación institucional y coordinación de criterios y procedimientos de actuación. Además podrán solicitarse mutuamente la información necesaria en el ejercicio de sus funciones.

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4.2. LA AEPD4.2.1. ESTRUCTURA

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EL DIRECTOR:EL DIRECTOR:

Dirigir la AEPD y ostentar su representación.

Dictar resoluciones que ponen fin en la vía administrativa en materias como: tutela de derechos, inscripción ficheros, códigos tipo, medidas cautelares..e incluso en lo relativo a la gestión y coordinación en las agencias autonómicas.

Nota: estas resoluciones solo se pueden recurrir ante la sala de lo contencioso de la AN.

CONSEJO CONSULTIVO:CONSEJO CONSULTIVO:

Asesorar al Director y emitir informes respecto las cuestiones que se le plantean.

REGISTRO GENERAL DE PROTECCIREGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓÓN DE DATOS ( RGPD ): N DE DATOS ( RGPD ):

Velar por la publicidad de los tratamientos de los datos,

Tramitar expedientes respecto las siguientes materias: inscripción de los ficheros, autorización de transferencias, inscripción de los códigos tipo.

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REGISTRO GENERAL DE PROTECCIREGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓÓN DE DATOS ( RGPD ): N DE DATOS ( RGPD ):

Velar por la publicidad de los tratamientos de los datos,

Tramitar expedientes respecto las siguientes materias: inscripción de los ficheros, autorización de transferencias, inscripción de los códigos tipo.

INSPECCIINSPECCIÓÓN DE DATOS: N DE DATOS:

Comprobar la legalidad de los tratamientos, mediante la función inspectora y sancionadora.

SECRETARIA GENERAL DE LA AGENCIA: SECRETARIA GENERAL DE LA AGENCIA:

Realizar funciones de apoyo y gestión de la AEPD , así como otras complementarias ( editar las memorias, organizar conferencias, gestión y fondo de documentación...)

Destaca su Servicio de Atención al Ciudadano.

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4.2.2 LA FUNCIFUNCIÓÓN INSPECTORA Y SANCIONADORA.N INSPECTORA Y SANCIONADORA.4.2.2.1. LA POTESTAD INSPECTORA4.2.2.1. LA POTESTAD INSPECTORA

La inspección de datos es el órgano de la AEPD encargado de las funciones inherentes al ejercicio de la potestad de inspección.

¿¿ EN QUE CONSISTE ? EN QUE CONSISTE ? Las Autoridades de Control podrán inspeccionar los ficheros a los que hace referencia la ley.

¿¿ QUIENES SON ESTAS AUTORIDADES ? SQUIENES SON ESTAS AUTORIDADES ? Son funcionarios que tendrán la consideración de autoridad pública en el desempeño de sus funciones. Suelen asistir en pareja.

¿¿ COMO PUEDE INICIARSE UNA INSPECCICOMO PUEDE INICIARSE UNA INSPECCIÓÓN ? N ? La inspección de datos podrán ser de oficio o a instancia del interesado (por denuncia).

¿¿ QUE COMPETE UNA INSPECCIQUE COMPETE UNA INSPECCIÓÓN ? N ? La inspección de datos se podrá efectuar de los ficheros tanto de titularidad pública como privada, de los locales en los que se hallen los ficheros y de los equipos correspondientes.

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¿¿ QUE ACTUACIONES PUEDEN EXIGIRSE EN UNA INSPECCIQUE ACTUACIONES PUEDEN EXIGIRSE EN UNA INSPECCIÓÓN ?N ?

Los inspectores podrán:

- examinar los soportes de información que contengan datos personales

- examinar los equipos informáticos.

- requerir el pase de programas y examinar la documentación pertinente al objeto de determinar, en caso necesario, los algoritmos de los procesos de quelos datos sean objeto.

- examinar los sistemas de transmisión y acceso a los datos.

- realizar auditorias de los sistemas informáticos .

- requerir la exhibición de cualesquiera otros documentos pertinentes.

- requerir el envío de toda información precisa para poder llevar a cabo elejercicio de las actividades inspectoras.

NOTA: NORMALMENTE SE AVISA AL INSPECCIONADO DE ESTAS NOTA: NORMALMENTE SE AVISA AL INSPECCIONADO DE ESTAS ACTUACIONES INSPECTORAS.ACTUACIONES INSPECTORAS.

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4.2.2.2. LA POTESTAD SANCIONADORA:4.2.2.2. LA POTESTAD SANCIONADORA:

LOS RESPONSABLES DE FICHEROS Y LOS ENCARGADOS DE TRATAMENTO ESTARÁN SUJETOS AL RÉGIMEN SANCIONADOR ESTABLECIDO EN LA LOPD

.No obstante estos podrían repercutir estas sanciones en los usuarios si se demuestra que las mismas son consecuencia de su actuar negligente o doloso.

LA LOPD CLASIFICA SUS SANCIONES EN LA LOPD CLASIFICA SUS SANCIONES EN LEVES, GRAVES Y MUY GRAVESLEVES, GRAVES Y MUY GRAVES..

SON FRACCIONES SON FRACCIONES LEVES:LEVES:

No atender por motivos formales la solicitud de acceder a los datos, rectificarlos o cancelarlos.No solicitar la inscripción del fichero en la APD.Incumplir el deber de secreto.Proceder a recoger datos personal sin mediar el deber de información.No proporcionar la información que solicite la APD en el ejercicio de las competencias legítimas que tiene atribuidas.

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SON INFRACCIONESSON INFRACCIONES GRAVES (EJEMPLOS):GRAVES (EJEMPLOS):

Proceder a la recogida de datos de carácter personal para los mismos con finalidades distintas de las que constituyen el objeto legítimo de la empresa o entidad.

Proceder a la recogida de datos de carácter personal sin recabar el consentimiento expreso de las personas afectadas, en los casos en que éste sea exigible.

Tratar los datos de carácter personal o usarlos posteriormente con conculcación de los principios y garantías.

El impedimento o la obstaculización del ejercicio de los derechos de acceso y oposición y la negativa a facilitar la información que sea solicitada.

Mantener datos de carácter personal inexactos o no efectuar las rectificaciones o cancelaciones de los mismos que legalmente procedan cuando resulten afectados los derechos de las personas que la presente Ley ampara.

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La vulneración del deber de guardar secreto sobre los datos de carácter personal incorporados a ficheros que contengan datos de nivel medio.

Mantener los ficheros, locales, o equipos que contengan datos de carácter personal sin las debidas condiciones de seguridad que por vía reglamentaria se determinen.

No remitir a la Agencia de Protección de Datos las notificaciones previstas en esta Ley o en sus disposiciones de desarrollo, así como no proporcionar en plazo a la misma cuantos documentos e informaciones deba recibir o sean requeridos por aquél a tales efectos.

La obstrucción al ejercicio de la función inspectora.

No inscribir el fichero en el Registro General de Protección de Datos, cuando haya sido requerido para ello por el Director de la AEPD.

Incumplir el deber de información cuando los datos hayan sido recabados de persona distinta del afectado

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SON INFRACCIONESSON INFRACCIONES MUY GRAVES (EJEMPLOS):MUY GRAVES (EJEMPLOS):

La recogida de datos en forma engañosa y fraudulenta.

La comunicación o cesión de los datos de carácter personal, fuera de los casos en que estén permitidas

Recabar y tratar los datos de carácter personal que requieran consentimiento expreso sin contar con él

No cesar en el uso ilegítimo de los tratamientos de datos de carácter personal cuando sea requerido para ello por el Director de la Agencia de Protección de Datos o por las personas titulares del derecho de acceso.

La transferencia temporal o definitiva de datos de carácter personal que hayan sido objeto de tratamiento o hayan sido recogidos para someterlos a dicho tratamiento, con destino a países que no proporcionen un nivel de protección equiparable sin autorización del Director de la Agencia de Protección de Datos.

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Tratar los datos de carácter personal de forma ilegítima o con menosprecio de los principios y garantías que les sean de aplicación, cuando con ello se impida o se atente contra el ejercicio de los derechos fundamentales.

La vulneración del deber de guardar secreto sobre los datos sensibles así como los que hayan sido recabados para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas.

No atender, u obstaculizar de forma sistemática el ejercicio de los derechos de acceso,rectificación, cancelación u oposición.

No atender de forma sistemática el deber legal de notificación de la inclusión de datos de carácter personal en un fichero.

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¿¿ SANCIONADAS QUE CONTEMPLA LA LOPD PARA DICHAS INFRACCIONES? SANCIONADAS QUE CONTEMPLA LA LOPD PARA DICHAS INFRACCIONES?

LAS LEVES CON MULTA DE >>>>>>> 600 a 60.000 600 a 60.000 €€LAS GRAVES CON MULTA DE >>>>>>> 60.000 a 300.000 60.000 a 300.000 €€LAS MUY GRAVES CON MULTA DE >>>>300.000 a 600.000 300.000 a 600.000 €€

¿¿COMO SE CONCRETAN LAS CUANTCOMO SE CONCRETAN LAS CUANTÍÍAS? AS?

Estas cuantías se gradúan atendiendo a :

la naturaleza de los derechos personales afectados, al volumen de los tratamientos efectuados, a los beneficios obtenidosal grado de intencionalidada la reincidencia

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5. Inscripci5. Inscripcióón, modificacin, modificacióón y supresin y supresióón n de ficherosde ficheros5.1. INTRODUCCIÓNEs obligación del responsable del fichero inscribir los ficheros de su organización,

modificarlos cuando se produzca algún cambio en la inscripción y suprimirlos cuando dejen de tratarse.

5.2. INSCRIPCIÓN

La inscripción de ficheros es especialmente importante puesto que supone la comunicación a la AEPD de qué datos se tratan en la organización, para qué finalidades, qué cesiones se realizan de él, etc…

Asimismo supone la posibilidad de que los interesados puedan conocer qué tratamientos realiza un concreta organización, al ejercitar su derecho de consulta.

Por ello los usuarios cuando traten datos personales deberían ver que estén inscritos y si tienen dudas de ello hacérselo conocer al responsable de seguridad.Los datos que se inscriben no son los concretos datos personales (por ejemplo Juan Lopez Pérez), sino los campos: nombre y apellidos.

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Por lo que se refiere al procedimiento de inscripción, hay que distinguir:

Ficheros PÚBLICOS: Su creación, modificación o supresión debe realizarse mediante la aprobación de una disposición general, que serápublicada en el BOE o Diario Oficial correspondiente.

b) Ficheros PRIVADOS: Estos ficheros deben inscribirse en el RGPD mediante la cumplimentación del formulario correspondiente.

5.3. MODIFICACIÓN Y CANCELACIÓN

Especial importancia tiene la modificación de ficheros. Si un usuario modifica un fichero (por ejemplo porque detecta la necesidad de tratar nuevos datos) dicha modificación deberá comunicársela al responsable de seguridad para que valore si dicho dato se puede tratar o no y, en caso positivo, modificar el fichero.

La cancelación de ficheros no es muy habitual (salvo supuestos excepcionales, como por ejemplo que una organización desaparezca ) y en ella normalmente no participan los usuarios.

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MÓDULO 2: EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA CSCONC1. INTRODUCCIÓN

El cumplimiento de cada una de las obligaciones enunciadas en el módulo anterior se ha de efectuar por parte de la CSCONC y las organizaciones y organismos que se relacionan con ella.

1.1. ORGANIZACIONES Y ORGANISMOS DE LA CSCONC Y EXTERNOS

Es fundamental tener en cuenta que a efectos de la LOPD cada una de las unionesteritoriales y federaciones que integran la CSCONC así como otras organizaciones con las que se tiene relación son personas jurídicas diferentes y que, por tanto, el flujo de datos entre ellos NO ES COMO EL QUE SE PRODUCE DENTRO DE LA MISMA ORGANIZACIÓN.

Dicho flujo de datos será:a) bien una cesiónb) bien un acceso a datos por cuenta de terceros

Nos remitimos a lo dicho en el apartado en cuestión

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MÓDULO 2: EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA CSCONC1. INTRODUCCIÓNEl cumplimiento de cada una de las obligaciones enunciadas en el módulo anterior se ha de efectuar por parte de la CSCONC y las organizaciones y organismos que se relacionan con ella.

1.1. ORGANIZACIONES Y ORGANISMOS DE LA CSCONC Y EXTERNOS

Es fundamental tener en cuenta que a efectos de la LOPD cada una de las unionesterritoriales de otras partes del Estado (diferentes a Catalunya) y federaciones estatalesque no integran la CSCONC así como otras organizaciones con las que se tiene relaciónson personas jurídicas diferentes y que, por tanto, el flujo de datos entre ellas NO ES COMO EL QUE SE PRODUCE DENTRO DE LA MISMA CSCONC.

Dicho flujo de datos será:a) bien una cesiónb) bien un acceso a datos por cuenta de terceros

Nos remitimos a lo dicho en el apartado en cuestión

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1.2. PROCESOS PRINCIPALES DE LA CSCONCNota común e importante de todos: los datos contenidos en los ficheros no pueden utilizar para cualquier finalidad y sin limitación de plazo.

En este apartado únicamente se abordan los principales procesos de la CSCONC (afiliación y elecciones sindicales) pero existen otros procesosen la CSCONC: asesoramiento, formación, etc... En cada uno de ellos se han de cumplir las obligaciones impuestas por la Legislación sobre protección de datos.

1.2.1 Afiliación

Es el principal proceso de la CSCONC

La CSCONC y demás organizaciones de CCOO tienen 2 ficheros: el de afiliados y el histórico de afiliados.

Cuando alguien se afilia debe utilizarse un impreso en el que constenecesariamente una claúsula informativa sobre el tratamiento que se va a realizar de sus datos personales.

La CSCONC ha incorporado en sus impresos de afiliación la correspondientecláusula.

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Los datos del fichero afiliados sólo pueden utilizarse:

1.Para aquellas que van implícitas en la relación afiliado – sindicato:

Recepción de información sindical necesaria. Cumplimiento de obligaciones legalesdurante el plazo en que aún esté afiliado (obligaciones fiscales y contables) o finalidades establecidas en los estatutos.

2.Para aquellas otras que se hayan consentido:Por ejemplo: comunicación de acuerdos de colaboración con los que llegue elsindicato

Cuando alguien haya dejado de ser afiliado o solicite la cancelaciónde sus datos pasará al fichero histórico de afiliados y únicamente se dispondrá de sus datos bloqueados para cumplir con las obligacioneslegales durante los plazos establecidos legalmente

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CLÁUSULA AFILIACIÓN CONC PAPEL i WEB www.conc.esLes teves dades seran incorporades a un fitxer del que es titular la Confederació Sindical de la Comissió Obrera Nacional de Catalunya. També seran incorporades a un fitxer de la Confederación Sindical de Comisiones Obreras y de la Federació corresponent al sector al que pertany la empresa en la que treballis i que pots comprovar en www.conc.es . La finalitat del tractament de les teves dades en aquests fitxers es el manteniment de la teva relació com afiliat, amb les concretes finalitats establertes en els estatuts. A més aquestes dades podran servir per a enviar-te informació sobre les activitats i acords de col·laboració als que s’arribi amb altres entitats. Sempre estaràs informat en www.conc.es , o en la web de la CSCCOO, dels acords i de les dades d’aquestes entitats. Pots exercir els teus drets d’accés, rectificació, cancel·lació i, en el seu cas, d’oposició, enviant una sol·licitud per escrit acompanyada de la fotocopia de tu D.N.I. i indicant “PROTECCIO DE DADES”, al domicili de la CSCONC, situat en Via Laietana, 16, 08003 Barcelona, per al fitxer de la CSCONC, i al domicili de la CSCCOO, situat en el carrer Fernández del Hoz, 12, 28010 Madrid, per als fitxers de la CSCCOO i de les Federacions. Si tens algun dubte pots enviar

un correu electrònic a lopd@conc.es o trucar al telèfon 934.812.902

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1.2.2. Elecciones Sindicales

El proceso de elecciones sindicales da lugar a 4 ficheros distintos:CandidatosHistórico de candidatosDelegados sindicalesHistórico de delegados sindicales

Cuando se recogen lo datos de los candidatos a elecciones sindicales se informa a los mismos del tratamiento que se va a realizar de sus datos.

El fichero candidatos:Tiene por finalidad conocer quienes son los candidatos a ser

elegidos como Delegados en cada una de las organizaciones que concurren a las elecciones.

Su plazo de tratamiento es, como regla general: desde que se convocan y publican las listas de elegibles en cada organización hasta que ha finalizado el mandato electoral o notifica su baja.

El fichero histórico de candidatos:Cuando alguien haya dejado de ser candidato sus datos pasarán al

fichero histórico de candidatos y únicamente se dispondrá de susdatos bloqueados para cumplir con las obligaciones legales durantelos plazos establecidos legalmente

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El fichero delegados:

Almacena los datos personales de los elegidos y tendrán vigencia en este fichero hasta que se den alguno de los siguientes supuestos:

- finalice el plazo en el cargo y se convoquen nuevas elecciones en la organización en la que han sido electos

- el delegado se haya dado de baja expresamente: - el delegado sea expulsado. - el delegado que solicite la cancelación de sus datos (equiparable a dimisión).

El fichero histórico de delegados:

Una vez se de alguno de estas circunstancias sus datos pasarán al fichero de histórico de delegados y únicamente se dispondrá de susdatos bloqueados para cumplir con las obligaciones legales durantelos plazos establecidos legalmente.

NOTA MUY IMPORTANTE: Hay que tener especialmente en cuenta que los datos relativos a los delegados de otros sindicatos no se pueden tratar para ninguna finalidad diferentes a aquellas que pueda exigir la legislación y que

deben ser tratados con especial prudencia y celo.

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CLÁUSULA PARA LA FICHA CANDIDATOS/DELEGADOS A ELECCIONES CSCONC

T’informem que amb motiu de la celebració de les eleccions en la teva empresa (tant sindicals como als comités de seguretat i salut, segons el cas), les teves dades seran incorporades a un fitxer del que es titular la Confederació Sindical de la Comissió Obrera Nacional de Catalunya. També seran incorporades a un fitxer de la Confederació Sindical de CCOO i de la Federació corresponent al sector de la teva empresa i que pots comprovar en www.conc.es. La finalitat del tractament de les teves dades en aquests fitxers es la comprovació i compliment dels requisits per a ser elegible en les eleccions que es realitzin a la teva empresa, garantir el bon desenvolupament de les mateixes, conforme a la legislació, i mantenir la relació entre el Sindicat i tú mentre siguis candidat, delegat o suplent.Pots exercitar els teus drets d’accés, rectificació, cancel·lació i, en el seu cas, oposició, enviant una sol·licitud, per escrit acompanyada de la fotocopia de tu DNI i indicant “PROTECCIÓ DE DADES” al domicili de la CSCONC, situat en Via Laietana, 16, 08003 Barcelona, per al fitxer de la CSCONC, i al domicili de la CSCCOO, situat en el carrer Fernández de la Hoz, 12, 28010 Madrid, per als fitxers de la CSCCOO i de les Federacions. Si tens algun dubte pots enviar un correu electrònic a lopd@conc.es o trucar al telefon 934.812.902.

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1.3. CONTRATOS DE ACCESO A DATOS POR TERCEROS

Como se ha comentado ya en el apartado general cuando un tercero trata datos del Responsable del Fichero se ha de firmar un contrato que regule el tratamiento que deicho tercero va a hacerde tales datos.

En el caso de la CSCONC:

Existe un modelo de contrato de acceso a datos por cuentade terceros que disponen los Responsables de Seguridad de las organziaciones.

Se han firmado contratos de este tipo:

- tanto con terceras empresas que prestan servicios: tales como copias de seguridad, franqueo, servicios informáticos, etc....

- como entre organizaciones pertenecientes a la CSCONC que se prestan servicios entre ellas.

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1.4. EJERCICIO DE DERECHOS EN LA CSCONC

Como se ha comentado ya en el apartado general, ante una petición de un usuario de ejercicio de un derecho ha de seguirse un procedimiento que básicamente suponecontestarle en un plazo y atender su petición concediendo o no el derecho.

Ante cualquier petición de ejercicio de derechos ha de tenerse especialmente en cuenta lo siguiente:

Los plazos legales de contestación son breves.El hecho de no contestar en plazo ya puede ser objetode sanción.Los ejercicio de derechos suelen ser la antesala de posibles denuncias y, por tanto, de sancionesPor ello, ante cualquier petición de ejercicio de derechos habrá de remitirse inmediatamente al responsable de seguridad de la organización.

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1.5. MEDIDAS DE SEGURIDAD TÉCNICAS Y ORGANIZATIVAS

Desde la CSCONC se trabaja en la definición de todos los procedimientos y medidas tanto técnicas y organizativas de a adoptar por las organzaciones que pertenecen a la misma.

La persona de referencia en la adopción de tales medidas en cada organización es el Responsable de Seguridad.

Las obligaciones técnicas y organizativas de los usuarios que se han definido en la parte general son aplicables a la CSCONC por lo que cualquier usuario que tenga dificultad o imposibilidad para su cumplimiento deberá hacerlo saber a los Responsables de Seguridad para que procuren lo oportuno para su cumplimiento.

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MÓDULO 3. LA PROTECCIÓN DE DATOS Y LA PRÁCTICA SINDICAL

1. INTRODUCCIÓN

La práctica sindical conlleva el necesario tratamiento de datos personales para el correcto ejercicio de la actividad sindical que no en vano es un derechofundamental.Pero este derecho ha de conjugarse con el necesario respeto al derecho a la protección de datos personales que también es un derecho fundamental.

A continuación se analizan algunas de las prácticas sindicales que suponenposibles colisiones entre ambos derechos.

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1.1. RECOGIDA DE FIRMAS

La firma es un dato de carácter personal. Por ello, cuando se recojan firmas ha de tenerse en cuanta que el tratamiento de dicha información deberá cumplir cada una de las obligaciones que impone la legislación sobre protección de datos personales.

Particularmente en este caso concreto deben tenerse en cuenta varias cuestiones:1. Los datos recabados únicamente podrán utilizarse para las finalidades para las que fueron recogidos. Por ejemplo, no se pueden utilizar los datos de las personas que han dado su firma o apoyo a una acción concreta para otras acciones diferentes porque se piense que puedan interesarles. 2. Recabar de las personas su consentimiento e informarles del tratamiento que se va a realizar de sus datos. Se adjunta una propuesta de cláusula tipo en la siguiente transparencia.

3. No ceder tales datos a terceros.

4. Proteger los datos que se contengan en tales listados evitando que accedan terceros no autorizados a los mismos.

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CLÁUSULA TIPO RECOGIDA DE FIRMAS

Les teves dades seran incorporades a un fitxer del que es titular la Confederació Sindical de la Comissió Obrera Nacional de Catalunya (CSCONC). La finalitat del tractament de les teves dades en aquest fitxer es la de informar-te de la marxa de les accions dutes a terme relacionades amb les accions a les que has donat suport.

Pots exercir els teus drets d’accés, rectificació, cancel·lació i, en el seu cas, d’oposició, enviant una sol·licitud per escrit acompanyada de la fotocopia de tu D.N.I. i indicant “PROTECCIO DE DADES”, al domicili de la CSCONC, situat en Via Laietana, 16, 08003 Barcelona. Si tens algun dubte pots enviar un correu electrònic a lopd@conc.es o trucar al telèfon 934.812.902

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1.2.COMUNICACIÓN A LA EMPRESA PARA REALIZAR UNA ASAMBLEA DE AFILIADOS

La necesaria comunicación por parte del sindicato correspondiente a la empresa de los datos de sus afiliados para la organización de una asamblea de afiliados ha de ponerseen relación con el principio de calidad de datos en su vertiente teleológica o finalísticaque implica (art. 4.2. LOPD) que “Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos

hubieran sido recogidos”.

Por tanto: si la empresa utilizase tales datos para otra finalidad tal conducta de la empresa consistiría en un tratamiento indebido de los datos y en una conculcación del principio de calidad de los datos mencionado.

Se trata de infracciones que pueden reputarse graves y que pueden suponer una sanción de 60.000 a 300.000 euros para le empresa

Existe un precedente (caso RENFE) en el que la empresa utilizó el dato de afiliación para descontar a todos los afiliados los dias de huelga. Se sancionó a RENFE

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La publicación de cualquier tipo de resoluciones (ya sean judiciales o administrativas) en que consten datos que identifiquen a personas físicas puede conllevar aparejada la imposición de la correspondiente sanción que podría oscilar, a criterio de la AEPD entre:

- Sanción grave: infracción del deber de secreto profesional (concreción deber de sigilo sindical). De 60.000 a 300.000 euros.- Sanción muy grave: comunicación de datos. De 300.000 a 600.000 euros.

Adicionalmente, cuando la publicación de tales resoluciones conteniendo datos personales puedan suponer además una merma del honor la intimidad o la propia imagen de tales personas los hechos pueden constituir un ilícito civil que sería – en su caso – objeto de una sentencia condenatoria en vía civil.

POR TANTO: no se han de publicar ningún tipo de resoluciones que contengan datos personales. En caso de que se publiquen habrá de eliminarse cualquier datos que permita identificar a las personas que se mencionan en las mismas

1.3. PUBLICACIÓN DE RESOLUCIONES JUDICIALES O DE OTRO TIPO

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1.4. TRATAMIENTO DE LA COPIA BÁSICA

La cuestión relativa a la obligación del empresario de suministrar información a los representantes sindicales ha sido resuelta por la Sala de lo Social, del Tribunal Supremo, en Sentencia de 24 de marzo de 1998, señala que:

“el empresario está obligado a suministrar a los miembros del Comité de Empresa una copia básica de todos los contratos formalizados por escrito, con la finalidad de comprobar la adecuación de los mismos a la legislación vigente. De esta obligación se excluyen los contratos de alta dirección, así como determinados datos, los estrictamente personales, sin que, en ningún caso, sea exigible la comunicación de aquellos que no figuren en el contrato original”.

Es muy importante aclarar que el derecho a tener dicha información está relacionado directamente con la finalidad que se indica: comprobar la adecuación de los contratos a la legislación vigente y que, por tanto no podrá darse a la citada información otro uso distinto.

Por tanto: si se utilizase tales datos para otra finalidad tal conducta del representante sindical consistiría en un tratamiento indebido de los datos y en una conculcación del principio de calidad de los datos mencionado.

Se trata de infracciones que pueden reputarse graves y que pueden suponer una sanción de 60.000 a 300.000 euros

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1.5. ALMACENAMIENTO DE ARCHIVOS CON DATOS PERSONALES EN EL DISCO DURO DEL PC

El almacenamiento de archivos con datos personales deberá La publicación de cualquier tipo de resoluciones (ya sean judiciales o administrativas) en que consten datos que identifiquen a personas físicas puede conllevar aparejada la imposición de la correspondiente sanción que podría oscilar, a criterio de la AEPD entre:

- Sanción grave: infracción del deber de secreto profesional (concreción deber de sigilo sindical). De 60.000 a 300.000 euros.- Sanción muy grave: comunicación de datos. De 300.000 a 600.000euros.

POR TANTO: no se han de publicar ningún tipo de resoluciones quecontengan datos personales. En caso de que se publiquen habrá deeliminarse cualquier datos que permita identificar a las personas que se mencionan en las mismas

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1.6. TRATAMIENTO DE ARCHIVOS QUE RECOJAN DATOS RELATIVOS A LA SALUD

Es posible que en determinados momentos de la acción sindical se recojan datos de salud.

Las principales consideraciones sobre este tema son las siguientes:

1. Los datos de salud son datos que la LOPD califica de “datos sensibles”.

1. Según la misma (artículo 7):

3. “Los datos de carácter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual sólo podrán ser recabados, tratados y cedidos cuando, por razones de interés general, así lo disponga una Ley o el afectado consienta expresamente”.

6. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores podrán ser objeto detratamiento los datos de carácter personal a que se refieren los apartados 2 y 3de este artículo, cuando dicho tratamiento resulte necesario para la prevención o para el diagnóstico médicos, la prestación de asistencia sanitaria o tratamientos médicos o la gestión de servicios sanitarios, siempre que dicho tratamiento de datos se realice por un profesional sanitario sujeto al secreto profesional o por otra persona sujeta asimismo a una obligación equivalente de secreto”.

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De lo anterior se deduce:

- Que el tratamiento de datos de salud debe ser algo excepcional.- Que deberá hacerse sólo cuando se den tales circunstancias

Si a pesar de lo anterior se hubiesen de tratar tales datos habrá de tenerse especialmenteen cuenta:

1. El deber de confidencialidad de la información que se conozca.

1. Que se trata de información que el RMS considera de nivel alto y que, por tanto, deberá contar con las mayores medidas de seguridad.

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1.7. ENVIO DE CORREO ELECTRÓNICO Y SMS.

1. El correo electrónico ha sido considerado por la AEPD como un dato de carácterpersonal.

Por tanto: el simple tratamiento del correo electrónico debe someterse al cumplimientode las obligaciones que hemos considerado en la parte general.

Particularmente hay que tener en cuenta lo siguiente:

No se puede utilizar el correo de alguien si no ha dado su consentimiento para elloTampoco se puede utilizar el de quien lo haya entregado para una finalidad concreta, para

otra finalidad distinta.

En ambos casos podría suponer un tratamiento indebido y como tal una infracción gravesancionada con multas de los 60.000 a 300.000 euros.

Asimismo la AEPD tiene competencias para conocer del envío masivo de correoselectrónicos que viene regulado y tipificado en la LSSI.

2. Las mismas reglas cabe utilizar en relación con el SMS aunque no exista un pronunciamiento al respecto por parte de la AEPD.