La Naturaleza y Amplitud del Control de las Estructuras de Costos | PwC Venezuela

8/3/2019 La Naturaleza y Amplitud del Control de las Estructuras de Costos | PwC Venezuela

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Boletn de Consultora GerencialLa Naturaleza y Amplituddel Control de las Estructuras de Costos

Boletn DigitalNo. 2 - 2012

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Espieira, Sheldon y Asociados

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Boletn de Consultora Gerencial - No. 2 - 2012

4La naturaleza de los costos y su control

4

Clasicacin de los costos- La naturaleza de las operaciones de abricacin

- La uncin del negocio de que se trata

- Las clases de negocios a que se referen

- Los aspectos econmicos involucrados

- La echa o mtodo de clculo de los costos

4Mtodos de Costeo

- Costos Histricos

- Costos Estndar

- Activity Based Costing (ABC)

- TDABC

4Sistema de costos

4Infuencia gubernamental en la contabilidad de costos

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Boletn de Consultora GerencialLa Naturaleza y Amplitud del Control de las Estructuras de Costos

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La naturaleza de los costos y sucontrol

Las estructuras de costos y los respectivos

sistemas de costos de las organizaciones,se ocupan de la clasicacin, registroe interpretacin de las transaccioneseconmicas de manera que puedan prepararseperidicamente inormes gerenciales queindiquen los resultados histricos de estastransacciones o el estado actual de laorganizacin.

Por tanto, estas estructuras y sistemas de

contabilidad permiten a la gerencia obtener,entre otras cosas, el costo total de produciro abricar un producto o suministrar undeterminado servicio.

En este sentido, los sistemas contables hantendido a evolucionar para que sea posibledeterminar el costo de producir y vendercada artculo o de prestar un servicio, no alnal del perodo de las operaciones, sino almismo tiempo que se produce el producto o se

suministra el servicio en cuestin.

Es de resaltar que la gerencia slo puede

ejercer un control eectivo mediante el accesoa la inormacin, de modo inmediato, delas ciras detalladas de cada producto en loque respecta al costo de los materiales, lamano de obra y carga abril, as como con ladistribucin oportuna de los gastos de venta yde administracin, entre otros.

Bajo esta perspectiva, las estructuras de costosy los sistemas de costos son mecanismos que

amplican la contabilidad general o nancierade una organizacin, proporcionando a ladireccin o gerencia, los datos o inormacinrelativa a los costos de producir o vender cadauno de los artculos o de suministrar un servicioen especco.

Con base a lo planteado, hasta el momento,

podemos decir que la naturaleza o complejidadde una estructura de costos o del sistema decostos de una organizacin, est directamenterelacionado con algunos actores, entre loscuales se encuentran los siguientes:

1. El tamao de la organizacin.

2. La cantidad de productos que se producen ola amplitud de los servicios que se presten.

3. La complejidad del proceso de abricacin yde otras operaciones conexas.

4. La poltica de la empresa y de la gerenciahacia el control de los costos.

5. Los procesos que se requieran para recogerdetalladamente los costos y la relacincostos/benecios.


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Clasicacin de los costos

La palabra costo ha venido siendo aplicada auna variedad de situaciones y circunstancias

de los negocios relacionadas con dierentesclasicaciones.En tal sentido, los costos han sido clasicados deacuerdo con:

1. La naturaleza de las operaciones deabricacin.

Los costos de esta naturaleza son aquellosque se identican segn su origen, a saber:

(a) Los costos por orden de abricacin oproduccin (o por rdenes especfcas), loscuales se reeren a los materiales, la manode obra y la carga abril necesarios paracompletar una orden o lote especco deproductos terminados.

Estos productos son abricados para uncliente en particular o para ser llevados alalmacn. Todos los costos de materiales,

mano de obra y carga abril, se acumulany registran teniendo en cuenta la cantidad

utilizada en esta orden de produccin ode trabajo en particular. Cada orden de

produccin tiene un nmero en especialcon el objeto de dierenciarla con respecto acualquier otra.

(b) Los costos por procesos o departamentos,son utilizados en organizaciones queelaboran sus productos sobre la base mso menos continua o regular e incluyen laproduccin de gas, electricidad, productosqumicos, productos de petrleo, carbn,etc.

En estas organizaciones los costos seacumulan, no con base a las rdenesde produccin sino en uncin de losdepartamentos o procesos, durante unperiodo denido.

(c) Los costos de montaje, representanuna variante de los costos por rdenes deproduccin (o especcas), utilizadas por

empresas que abrican o compran piezasterminadas para ser usadas en montar o

armar un artculo con destino a la venta.Los costos de montaje requieren

primordialmente mano de obra y cargaabril, ya que los costos de los materialesueron determinados cuando se abricaron ocompraron las piezas.

2. La uncin del negocio de que se trata.

Los costos pueden ser clasicados deacuerdo con la uncin o grupo deactividades vinculadas.

En consecuencia, los costos pueden serclasicados uncionalmente como costosde produccin o abricacin, costos dedistribucin (es decir, el costo de ponerlos productos terminados en el mercado),costos generales o costos de administrativos,costos nancieros, entre otros.


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Clasicacin de los costos (cont.)

3. Las clases de negocios a que se reeren.

Los costos pueden ser clasicados, tambin,de acuerdo con el tipo de negocio nodedicado especcamente a la abricacin.Con base a la naturaleza del negocio, acontinuacin se menciona la clasicacininherente:

(a) Los costos para la industria bancaria,mediante la cual es posible determinar,por ejemplo, el costo de operar una cuentacorriente o de ahorro, presentar un servicio

de custodia de valores u otorgar un crdito.

(b) Los costos para las municipalidades, pormedio de los cuales es posible calcular elcosto de la vigilancia policaca, la educacinen general, los servicios de vialidad ysalubridad, entre otros.

(c) Los costos para tiendas al detal o tiendaspor departamento, los cuales se constituyen

como una orma de anlisis del costo dedistribucin por departamentos.

(d) Los costos para grandes organizacionesde servicios, estos son undamentalmentedirigidos a las compaas de seguros,empresas pblicas, entre otras. Esta claseconsiste en el anlisis de los costos de lasdistintas categoras de trabajo de ocina.

4. Los aspectos econmicos involucrados.

En ciertas ocasiones nos podemos encontrarque los costos se clasican con base a losaspectos econmicos relacionados con lasdecisiones gerenciales. Es as que en dichaclasicacin se encuentran los costos deoportunidad, los costos a desembolsar, entreotros.

5. La echa o mtodo de clculo de los costos.

Los costos clasicados con base a la echa omtodo de clculo, incluirn lo siguiente:

(a) Los costos histricos, los cuales puedenser calculados mediante las rdenes deproduccin o por procesos o, determinadosdurante las operaciones y que no sonaccesibles hasta un determinado tiempodespus de completarse las operaciones deabricacin o generacin del servicio.

(b) Los costos estimados, estndares opredeterminados, que tambin puedenreerirse a los costos por rdenes deproduccin o por procesos, estimadoso calculados antes que comience lasoperaciones de abricacin.


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Clasicacin de los costos (cont.)

Es decir, se realiza una labor de clculo ydeterminacin de estimados de los costos

en los cuales se incurrir en la produccinde un producto, tomando en cuenta loscomponentes de estos costos, como son: losmateriales, mano de obra y carga abril.

Estas estimaciones servirn para compararlos costos incurridos en la abricacin,con lo cual se medir la eectividad de losprocesos y el costo histrico de producir lasrdenes de abricacin.

Los costos diarios, semanales o mensuales,son aquellos que se reeren a los trabajos deprocesos continuos y que indican solamenteel periodo o lapso de tiempo.

Mtodos de Costeo

Esta ltima clasicacin est relacionada a unaserie de mtodos de costeo que se han generado

en el mundo empresarial y que son utilizadospor las organizaciones como base para sussistemas de costos.

Dentro de este marco, se presenta acontinuacin algunos de los mtodos decosteo ms importantes utilizados por lasorganizaciones hoy da.

Costos Histricos

Los costos histricos son utilizados paradeterminar el importe real de los recursosnecesarios para la adquisicin de materiales,mano de obra y algunos elementos de los gastosindirectos.

El precio de adquisicin se basa en el supuestode la unidad de medida estable. En algunascircunstancias, los activos y pasivos se puedenpresentar a su costo histrico, como si no

hubiera habido ningn cambio en el valor desdela echa de adquisicin.

El procedimiento analtico de clculo del costo,bajo este mtodo, comprende lo siguiente:

Determinarlaproporcinyclculodelamateria prima principal.

Determinarunaaproximacindelconsumoterico de la materia prima y un anlisis desus salidas del almacn, una vez revisados,estos valores son descargados en el costo decada una de las rdenes de produccin.

Totalizarlasoperacionesdetodaslas

maquinas de la planta, determinando elacumulado de tiempo utilizado, piezasabricadas, metros cuadrados, kilogramos

y algunas otros valores necesarios pararealizar la descarga analtica de los costosincurridos en cada una de las reas.


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Obtenerlainformacindelcostovariablede cada una de las reas, procediendo el

clculo de la siguiente orma:

El clculo de costo de la materia prima seobtiene en uncin al consumo terico ylos valores reajustados.

El Clculo de complemento de la materiaprima se determina si existe dierenciaentre el total de costo de la materia primadescargada analticamente y el costo totalreportado, de existir dierencias estas

se aplicarn en uncin a la cantidad demateria prima consumida en cada una delas rdenes de produccin abricadas enel mes.

El clculo del costo indirecto deproduccin se aplicar en uncin al costode conversin ejecutado para cada una delas rdenes de produccin a las que se lesrealiz trabajo en el mes.

Una vez obtenido el costo total de produccin yreagrupando el costo variable de produccin se

proceder a realizar el clculo del costo de envodeterminado el clculo del total de movimientosde almacenes mediante el anlisis y carga deentradas de almacn de producto terminado yejecucin de traspasos de productos terminadosentre rdenes de produccin.

Ventajas de este mtodo

Loscostossonfcilesdeobtenerodeterminar.

Losrelatoshistricosdecostosnoregistranlas ganancias hasta que se realizan.

Lascuentasdecostoshistricossesiguenutilizando en la mayora de los sistemas decontabilidad.

Desventaja de este mtodo

Lascuentasdecostoshistricosnodanninguna indicacin de los valores actuales delos activos de una organizacin.

Lascuentasdecostoshistricosnoregistranlos costos de oportunidad del uso de losmayores activos, en particular los bienes quepueden ser grabados en un valor basado enlos costos, hace muchos aos.

Elcostohistriconomidelaprdidadevalorde activos no monetarios, como resultado dela infacin.

Mtodos de Costeo (cont.)


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Costos Estndar

El mtodo de costos estndar representa unconjunto de procedimientos que permiteestablecer el costo de produccin de los bienesproducidos o de los servicios prestados, bajo unenoque de estandarizacin de los consumos delos componentes que integran la estructura decostos (Ver Figura N 1).

Adicionalmente, este sistema permite mantenerun control sobre las desviaciones que pudiesenexistir entre el estndar establecido y losconsumos reales, lo cual permitir tomardecisiones posteriores en cuanto a la ecienciade la produccin, el control de los desperdicios,

variaciones de los costos primos, entre otros.


Figura N 1: Funcionamiento de un sistema de costos estndar

Materia PrimaContabilizacin

Total Costos de

Produccin

Mano de Obra

Directa

Costos Fabriles

Consumo Real

Anlisis Real vs. Estndar

Variacin

Definicin delEstndar

(Receta)

Proceso

Productivo


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La base para este sistema de costos, es

la denicin de los estndares a utilizar,y para ello se debe hacer las siguientesconsideraciones:

- La sencillez con la cual se puede llegar aese estndar, en cuanto a la disponibilidadde inormacin, la jacin de unidades demedida y la actibilidad en la estandarizacinde los procesos y de los consumos de loscostos indirectos.

- La recuencia estimada en la que se deberrevisar los costos estndares, as como losresponsables de cumplir con esta actividad.


- Permite hacer un anlisis eectivo dela desviacin existente entre los costosestimados y los reales, as como la capacidadproductiva no utilizada y los consumos

realizados para cada orden de produccin.

- Permite estandarizar los procesos de

produccin de bienes o de prestacin deservicios, por lo que es muy ventajosa enempresas bien organizadas.

- Permite a los responsables de produccinestar inormados oportunamente sobreposibles altantes o sobrantes en la utilizacinde mano de obra o materia prima para cadaorden de produccin.

- Facilita la determinacin del precio basado enlos mrgenes de utilidad esperados sobre elcosto de produccin.

- Permite resaltar la importancia del controlpresupuestal, debido a la estrecha relacinque existe entre presupuesto y estndar.

- Permite la integracin de las reasproductivas con las reas de contabilidad decostos, especialmente durante la denicin y

la revisin de los estndares.

Desventajas de este mtodo

- En un pas infacionario, debe ser evaluadocon alta recuencia, de manera de actualizarlos costos involucrados.

- No es prctico cuando se trata de establecerlos costos en productos con baja produccin alao, en cantidades o en nmero de rdenes deproduccin.

- En empresas poco organizadas, exige laestandarizacin de los procesos y de losconsumos.

- Pudiera ser un modelo muy rgido y queconlleve a una alta presin de trabajo para losresponsables de produccin.



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Activity Based Costing ABC (Costeo Basado en

Actividades)

ABC por sus siglas en ingls signica ActivityBased Costing que en espaol se traduce comoCosteo Basado en Actividades y representa unametodologa para asignar los costos y gastos de unaorganizacin.

En otras palabras, tiene como objetivo identicar yasignar los costos a los productos en una orma mstcnica y sistmica, identicando las actividadesque originan los costos mediante la relacin causa-eecto asociada a toda la cadena de valor.

La metodologa ABC se undamenta en el hechode que una organizacin para producir productoso servicios requiere realizar actividades las cualesconsumen recursos, por lo que primero se costeanlas actividades y luego el costo de las actividadeses asignado a los dierentes objetos de costo(productos, servicios, grupos de clientes y regiones,

entre otros) que demandan dichas actividades;con esto se logra una mucho mayor precisin en

la determinacin de los costos y la rentabilidad

mediante la utilizacin de impulsores de costos ocost drivers (Ver gura N 2).

Figura N 2: Determinacin de los impulsores de costos

Recursos

Recursos

Qu

proporcin de

los recursos

se consumen

en lasactividades?

Qu actividades

se incluyen en la

produccin de

productosservicios las

actividades?Actividades

Actividades

Productos/

Servicios

Productos/

Servicios

Recursos ActividadesProductos/

Servicios



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El alcance completo de la metodologa ABC

incluye las actividades de todos los procesosprincipales del negocio; sin embargo, puedeiniciarse con las actividades de manuacturaobteniendo inormacin para eectosnancieros y contables y luego continuar con lasactividades del resto de los dems procesos paraobtener inormacin para toma de decisionesgerenciales.


- Permite conocer en la cadena de valor de losproductos, que actividades agregan valor ycules no.

- Identica las relaciones de causa-eecto entreproductos, objetos de costos, actividades yrecursos.

- Presenta la inormacin gerencial como unconjunto de actividades y de procesos y no

como una jerarqua uncional departamental.

- Vincula las estrategias corporativas a la toma

de decisiones operativas.

- Permite gestionar los costos de los productosy/o servicios hacia el uturo con base en losplanes estratgicos corporativos.

- Fomenta la mejora continua y el control decalidad total.

- Permite conocer el costo de las dierentesactividades y procesos, y por lo tanto mejorarlas decisiones relativas a abricar, comprar, ocontratar.

Desventajas de este mtodo

- A dierencia de los sistemas de costeo tradicionalse requiere de un alto compromiso por parte detodo el personal de la empresa, ya que cada unodesde su propio trabajo tiene que participar en elproceso de input de la inormacin y por lo tanto

de su calidad y oportunidad.

- Algunos costos probablemente generarn

dicultad para su localizacin.

- Algunos costos identicados con productosespeccos son omitidos del anlisis.

- Costos basados en clculos subjetivos de cadaempleado sobre el tiempo dedicado a diversasactividades.

- Es caro de desarrollar e implementar, y consumemucho tiempo de trabajo.



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Costos Basados en el Tiempo Invertido por

Actividad (TDABC)

Como mencionamos anteriormente, el enoquedel Costeo Basado en Actividades (ABC) esun sistema costoso de aplicar, complejo demantener y poco fexible a las modicaciones.

Basado en estas circunstancias, se uedesarrollando un enoque que mantienelas bondades del ABC y minimiza la todoslos problemas del modelo convencional de

ABC. Dicho enoque es el Costeo Basado enel tiempo Invertido por Actividad (TDABC),el cual simplica el proceso de asignacinde costos al eliminar la necesidad de realizarentrevistas y encuestas a los empleados paracostear las actividades antes de distribuirlosentre los objetos de costos (pedidos, productos yclientes).

Este modelo asigna los costos de los recursos

directamente a los objetos, utilizando un marcode trabajo cuidadoso que precisa slo dosgrupos de clculo.

El enoque TDABC permite realizar

actualizaciones del modelo, ya que al aadirnuevas actividades no es necesario volver arealizar entrevistas como las que se planteaba el

ABC. Simplemente se deben calcular los tiemposunitarios requeridos para cada nueva actividadidenticada. Si se registran cambios en losprecios de los inductores de costos. Los cambiosen los precios de los recursos suministradosaectan los costos de la capacidad y eso tendrincidencia en el modelo.

Dentro de los recursos suministrados podemoscontar el salario de los empleados, la compra denuevas maquinarias y equipos, lo que a su vez serefeja en los gastos operativos asociados.

Otrofactorqueafectaelprecioeselcambioenla eciencia de la actividad (la reingeniera,nueva tecnologa), reduciendo el tiempo o losrecursos necesarios para llevar a cabo la mismaactividad.

El analista slo debe actualizar los tiempos

mejorados y recalcular el modelo. Estacircunstancia indica que el modelo se ajusta porlos cambios tecnolgicos que hoy en da crecena un ritmo increble.

Ventajas de este Mtodo

- Se pueden modelar las actividades de laempresa con un nmero no muy alto deecuaciones de tiempo.

- El sistema TDABC ms que en actividadesse centra en procesos, con lo que el modeloresulta ms manejable.

- El sistema TDABC ms que en actividadesse centra en procesos, con lo que el modeloresulta ms manejable.



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Ventajas de este Mtodo (cont.)

- No requiere de un proceso de entrevistay encuesta exhaustivo, ahorrndose unagran inversin de horas hombres y recursosmateriales.

- Utiliza sin problemas el sistema deinormacin de la empresa.

Desventajas de este Mtodo

- El sistema TDABC trabaja con tiemposestandarizados por lo que se requieredisponer de dichas mediciones y mantenerlasal da.

- El clculo de capacidad parte de un nivel de

actividad que se denomina normal. En uncinde donde se je ste nivel, se obtendrn unosu otros resultados.

- Presupone que los trabajos en la empresa sonrepetitivos (de otro modo el modelado nosera de gran utilidad) y con ellos los procesosno cambian.

- No es sencillo medir los tiempos e inducir lasecuaciones temporales, ya que el actorhumano siempre est sujeto a la subjetividad.



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Sistema de costos

Un sistema de costos tiene como propsitocontribuir, directa o indirectamente, al control

de los ndices de rentabilidad y utilidad de lasempresas.

Por tanto, este objetivo se logra suministrandoinormacin relacionada con los costos ala gerencia, de tal orma que sta puedatomar decisiones que reduzcan los costos deabricacin y aumenten los volmenes de venta.

A continuacin se mencionan algunas de lasrazones por las cuales es recomendable que

una organizacin cuente con una estructura decostos y un sistema de costos que contribuya alxito de las operaciones del negocio:

- Facilita la identicacin y cuanticacinprecisa de los costos de los materiales, manode obra, la carga abril y gastos generales enla abricacin de productos o generacin deservicios.

- Con base a la identicacin y cuanticacinde los costos unitarios, la gerencia estar en

capacidad de estudiarlos y analizarlos, con elobjetivo de reducirlos, si es el caso.

En tal sentido, las decisiones en cuantoa reducciones de costos pudieran estarrelacionadas con emplear materialessustitutivos, modicar el diseo del productoo servicio de tal orma que se requieranmenores cantidades de recursos o menosmano de obra, instalar nueva tecnologa quepermita ser ms eciente en el proceso de

abricacin o generacin del servicio, reducirlas prdidas o mermas como consecuenciadel anlisis de los procesos de abricacin ygeneracin del servicio y en particular en lacadena de suministros que tiene en cuenta losproveedores y los precios de compra, entreotros.

Este anlisis se conoce como control decostos, y se lleva a cabo con mayor ecienciacuando se emplean presupuestos y costosdeterminados con nes comparativos.

- Los costos de produccin por unidad proveena las empresas una herramienta eectiva para

vericar si los precios se encuentran en elmargen esperado o son los adecuados.

Es importante resaltar que los precios estninfuidos por una serie de actores, tales como:la competencia y sus productos y precios, lasdisposiciones gubernamentales y los costosde produccin. Es as que en la medida que laempresa cuente con un sistema de costos, sepodrn determinar, rpida y ecientemente,los costos, pudindose realizar cambios o

modicaciones necesarias a los precios deventa, siempre que la competencia y otrosactores lo permitan.

Adicionalmente, el estudio o examencomparativo de los costos unitarios de unproducto o servicio en particular, durante unmismo perodo, permitira a la organizacintomar decisiones.


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Sistema de costos (cont.)

Un sistema de costos eectivo acilita laelaboracin de reportes e inormes mediante

los cuales la gerencia puede tomar decisionescon certeza y exactitud. Entre los objetivosespeccos de estos reportes e inormes, seencuentran los siguientes:

- Las comparaciones peridicas de loscomponentes de costos, tales comomateriales, mano de obra y los costosindirectos por productos/servicios odepartamentos, acilitarn a la gerencia oadministracin llevar un control ms eectivo

y eciente sobre la reduccin de los costos conel n de eliminar ineciencias.

- La inormacin contenida en inormes oreportes sobre los productos daados, losdesperdicios, la insatisaccin de clientes porservicios prestados, los trabajos deectuosos,ineciencia en los procesos, el tiempoperdido, la eciencia o ineciencia de los

operarios de los equipos, as como la ecienciao ineciencia de los equipos, los equipos

inactivos o daados, ayudan a determinar olocalizar zonas especcas para reducir costose identicar responsabilidades en cuanto a lasineciencias.

- La inormacin contenida en los reportes oinormes relacionados con las operaciones dela brica y la maquinaria, pueden ayudar adecidir si se debe aumentar la capacidad de labrica o utilizar varios turnos de trabajadoreso en su deecto disminuir estos turnos, o si

existe una sobre capacidad instalada o equiposinactivos, entonces podra decidirse venderloso usarlos para producir nuevos artculos.

- Los inormes o reportes sobre los costos dedistribucin pueden ser utilizados con elobjeto de determinar cules de los productosdeben ser mercadeados por la organizacinde ventas debido a su mayor margen de

utilidad y rentabilidad, qu productos debenser eliminados, cules territorios o regiones

no estn logrando las metas o volmenes deventas y cules deben ser desarrollados anmas, as como cuales mtodos de distribucinque deben ser aplicados con base a lasganancias.

- Los inormes de rentabilidad, ya sea porproductos/servicios, departamentos o zonasgeogrcas permite la toma de decisionesestratgicas para la promocin, eliminacin,creacin o modicacin de productos o

servicios.


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Infuencia gubernamental en lacontabilidad de costos

El 14 de julio de septiembre de 2011, se public

enlaGacetaOcial,elDecretoconRango,Valory Fuerza de Ley de Costos y Precios Justos.

Este Decreto Ley expone, entre la exposicin demotivos, criterios que apuntan a los monopoliosde la economa como el actor determinanteque origina la acumulacin de capitales y comoconsecuencia el alza constante de los precios,sin razones ms que la explotacin directa eindirecta del pueblo.

Adems, indica que las prcticas especulativasproducen niveles de infacin exagerados, loscuales terminan erosionando no solo el poderadquisitivo de la poblacin, sino el potencial delas pequeas y medianas empresas, impidiendoel desarrollo econmico de alternativasproductivas y de un nmero mayor de iniciativasempresariales.


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Editado por Espieira, Sheldon y AsociadosDepsito Legal pp 1999-03CS141

Telono master: (58-212) 700 6666

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Este boletn es de carcter inormativo y no expresa opinin de laFirma. Si bien se han tomado todas las precauciones del caso en lapreparacin de este material, Espieira, Sheldon y Asociados noasume ninguna responsabilidad por errores u omisiones; tampocoasume ninguna responsabilidad por daos y perjuicios resultantesdel uso de la inormacin contenida en el presente documento. Lasmarcas mencionadas son propiedad de sus respectivos dueos. PwCniega cualquier derecho sobre estas marcas.

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