LA PLANIFICACION Ó PLANEAMIENTO

1. Es trazar planos para fijar dentro de ellos la futura acción. (ejm. Planos de una casa) teniendo en cuenta:

• Los objetivos de la empresa• Los medios necesarios para alcanzar esos

objetivos• Las prioridades de la empresa

2. Planificación es establecer programas con indicaciones del objetivo propuesto y de las diversas etapas que hay que seguir.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION

1. Es útil porque fija el camino a seguir2. Ayuda a reducir los costos3. Encauza todos los esfuerzos hacia

metas comunes4. Evita las improvisaciones permitiendo

la eficiencia5. Señala la secuencia para llegar al

objetivo6. Sirve para la contrastación con el

control interno o evaluciones.

CLASES DE PLANES

1. POR SU IMPORTANCIA:a) Planes primarios b) Planes secundarios

2. POR SU DURACION:a) Planes a corto plazob) Planes a mediano plazoc) Planes a largo plazo

3. POR SU FUNCION:a) Planes de producción (todo lo que tiene que ver con la producción)

b) Planes de comercialización (ventas e investigación de mercados)

c) Planes financieros (movimiento de efectivo y valores)

d) Planes contables ( estados financieros y su metodología)

e) Planes administrativos (fundamentalmente relacionado al personal)

TECNICAS DE PLANIFICACION

Toda técnica de planificación su punto de partida será:

• Políticas de la empresa• Manuales de funciones• Manuales de procedimientos• Directivas

EJEMPLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS•• CODIGO PROCEDIMIENTO : PM.246• FECHA DE EMISIÓN 04.07.01• FECHA DE VIGENCIA 11.07.01•• NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO• COMPRAS A NIVEL OFICINA REGIONAL• PROPOSITO• Contar con un sistema de procedimientos y documentos que permita tener un mayor control de la información así como

del proceso de las compras en la oficina regional. • Facilitar la información y servir como guía en la adquisición de bienes y servicios.• Determinar las responsabilidades funcionales de los diferentes cargos en el proceso.• RESPONSABLES• Administrador Regional • REFERENCIAS

BASE LEGAL: Código Civil

POLITICAS:• El desarrollo del Procedimiento de COMPRAS A NIVEL DE OFICINA REGIONAL es consecuencia directa del Manual

de Políticas y Procesos de ADRA/Perú.• Las Políticas relacionadas son: • PO.10.02• • Política 4.4 La agencia considera como un principio el uso escrupuloso de los recursos de acuerdo con los

compromisos pactados con los donantes.• Política 4.5 La evidencia del uso eficiente y oportuno de los recursos se encuentra en un sistema de costos

adecuados y relacionados con el impacto de los programas.• Política 4.6 La Agencia administra los recursos mediante presupuestos (a nivel central, programas y regionales),

manteniendo un grado de control de la ejecución tal que permita evaluar a nivel de detalle, la eficiencia de los programas en sus microlocalizaciones.

• Política 5.1 La agencia evaluará permanentemente la necesidad de equipamiento adecuado, en cantidad y calidad, para el cumplimiento eficiente de los programas y procesos.

• 4.3 DIRECTIVAS:• Dir.LG.01 Todas las órdenes de pedido deberán corresponder a una

actividad, partida, fuente de financiamiento y centros de costos a los que serán afectados.

• Dir.LG.02 Todas las órdenes de Pedido deben ser autorizadas por el administrador del centro de costos y éstas deben llegar con 3 días de anticipación para su proceso a la fecha solicitada de entrega.

• Dir.LG.03 Las órdenes de pedido que incluyan partidas no presupuestadas deberán ser autorizadas por el Director de Administración y Finanzas.

• Dir.LG.04 Las partidas presupuestadas que requieren licitación son: Transporte de alimentos, útiles de escritorio para compras anuales, despachos aduaneros, agencias de viaje para pasajes aéreos y compras superiores a los $20,000.00

• Dir.LG.05 Todas las compras cuyos montos no superen los $1,000.00 no requiere cuadro comparativo de cotizaciones.

• Dir.LG.06 Las compras cuyos montos se encuentren en el rango de $1,001.00 a $20,000.00 requiere como mínimo de 3 cotizaciones.

• Dir.LG.07 Las compras mayores a $ 20,000.00 requieren de licitación interna.

• Dir.LG.08 Todas las adquisiciones se hacen única y exclusivamente a través del Departamento de Logística.

01

02

03

04

05

06

07

Sec CoRg Solicit. CoLgAdRg ContR FRECUENCIADOCUMENTO O

FORMATOCODIGO DE LA

ACTIVIDAD DAFC.Int.

F.PLG.01/10.99Orden de Pedido

ANEXO 01Consideraciones sobre la

Orden de Pedido yCotizaciones

Variable

Variable

Variable

F.PLG.01/10.99Orden de Pedido Variable

5. DIAGRAMA DE DESPLIEGUE PROCEDIMIENTO PM.246 COMPRAS A NIVEL OFICINA REGIONAL

INICIO

Emitir Orden dePedido

Verificar si itemestá considerado en

Ppto de F.P.

Verificar si itemestá considerado en

el Ppto delPrograma

1No

El item nopresupuestado es

mayor de US$1,000

El item tienesustento válido y seaprueba el pedido

1

No

Si

2

Si

FIN

Presentar aComisión Interna

No

El item tienesustento válido y seaprueba el pedido

2

Si

FINNo

Autorizar Ordende Pedido

Autorizar Ordende Pedido

No

Si Si

A

GRAFICA DE GANT

• Da una visión en conjunto

• Indica las interrelaciones de un proyecto de una manera sencilla

• Este instrumento muestra las actividades mas importantes mas no de los detalles

• Sólo sirve para proyectos pequeños

BALANCE SCORECARD

LA ORGANIZACIÓN

1. Proviene del término griego “ORGANION” que siginifica instrumento

2. Parte del proceso administrativo que contribuye al modo técnico y científico de utilizar la MO, Materiales y equipo, con el propósito de obtener resultados óptimos

3. La organización no se refiere a las personas, sino a los cargos o funciones que cada persona tiene en una empresa

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

1. Organización formal sigue normas específicas Tiene un objetivo en común Las personas se comunican

coordinadamente Existe autoridad y liderazgo

2. Organización informal Cualquier actividad informal No tiene un propósito en común Ejm los que van a un cumpleaños

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACION

1. Selección del personal adecuado2. Busca la economía de materiales y la

racionalización correcta del tiempo3. Encontrar la eficiencia de muebles,

maquinarias y equipos de trabajo4. Busca encontrar costo/beneficio

ORGANIGRAMAS

1. El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo demanifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente."

2. Representación gráfica de las funciones jerárquicas que existen entre dependencias pertenecientes a una organización

CARACTERÍSTICAS DE UN ORGANIGRAMA

La división de funciones, Señala los niveles jerárquicos, las líneas de

autoridad y responsabilidad, Indica los canales formales de la comunicación indica la naturaleza lineal o asesoramiento del

departamento, Determina los jefes de cada grupo de

empleados, trabajadores, entre otros Indica las relaciones que existen entre los

diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma

METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DE UN ORGANIGRAMA:

1. Recopilar información básica2. Analizar la información3. Diseñar el organigrama

a) Colocar de acuerdo a los niveles jerárquicos

b) Usar la línea continua para señalar dependencia

c) Y líneas discontinuas indican coordinación o asesoria.

EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

– Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente.

– Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas.

– Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.

Ejemplo de un ORGANIGRAMA HORIZONTAL

Ejemplo de un ORGANIGRAMA CIRCULAR

PREVISION

PLANEACION

ORGANIZACION

INTEGRACION

EMPRESA

LA INTEGRACION

• Otros autores lo llaman coordinación• Integrar es obtener y articular los elementos

materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social

• Coordinar es conseguir lo fijado por la empresa y sus integrantes, alcanzando la simetría, gracias a la acción, energía y empleo de medios tanto físicos como morales de cada uno de ellos

PRINCIPIOS DE LA INTEGRACION DE PERSONAS

• El principio de integración debe buscar adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.

• El hombre adecuado para el puesto adecuado

• El problema de la industria moderna es la adaptación del hombre al puesto

PASOS EN LA INTEGRACION DEL PERSONAL

1. RECLUTAMIENTO Perfil del postulante Requisitos Lugar, fecha y hora

2. SELECCIÓN: Hoja de solicitud Revisión del expediente (experiencia, antecedentes penales,

certificaciones, recomendaciones etc.) Entrevista Pruebas psicotécnicas y técnicas Firma de contrato con su respectiva fijación de sueldo

3. INDUCCION AL PUESTO Reconocimiento de la empresa, su entorno, la misión y visión etc. Duración mínimo una semana, máximo dos

4. DESARROLLO Especialización en el puesto Capacitación de acuerdo al puesto Evaluacíones y ascensos

INTEGRACION INTERNA TOTAL

• Relación amical y profesional con todo el personal y con los Directivos

• Participación en todos los eventos que programa la empresa.

• Participación en grupos propios del personal, (cumpleaños, clubes internos etc)

• Lealtad frente a los compañeros de trabajo como a los Directivos

• Adulación no es lealtad ni sinceridad

INTEGRACION EXTERNA

• La empresa y sus objetivos sean bien conocidos en la sociedad

• No basta tener buenos fines, es necesario que los demás lo interpreten

• Excelentes relaciones con proveedores, clientes, gobierno local y central

• Buenas relaciones con los competidores• Que el trabajador se sienta orgulloso e

identificado con su empresa

LA DIRECCION

• Elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado

• Otros autores lo llaman MANDO• Es la esencia y el corazón de la administración• Se impone la autoridad del administrador mediante:

– Toma de decisiones– Delegación de funciones– Controlando y vigilando el cumplimiento de las tareas emitidas

• Un buen administrador logrará el máximo de coordinación con el mínimo de dirección

ETAPAS DE LA DIRECCION

1. Delegación de autoridad (administrar es hacer a través de otros)

2. Ejercicio total de autoridad

3. Establecimiento de canales de comunicación

4. Supervisión del ejercicio de la autoridad

• En resumen : delegación, autoridad, comunicación y supervisión

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

• Coordinación de intereses• Impersonalidad del mando (autoridad)• Principio de la vía jerárquica• Resolución de conflictos por:

– Dominación– Conciliación– Integración o coordinación

• La comunicación debe ser el sistema nervioso de la administración

TIPOS DE DIRECCION

• Personal.- el administrador es todo

• Impersonal.- a través de normas y planes

• Autoritario.- no consulta con nadie

• Democrático.- hace partícipe de su gestión

• Paternal.- actúa como un padre benevolente

• Innato.- nace en el momento de la acción

DIFERENCIAS ENTRE

JEFE LIDERCree que la autoridad es un privilegio

La autoridad es un privilegio

Dice: AQUÍ MANDO YO Dice: AQUÍ SIRVE YO

Existe por la autoridad Existe por la buena voluntad

Inspira miedo Inspira confianza

Busca siempre culpable sanciona, castiga

Corrige pero comprende, castiga pero enseña

Ordena a cada súbdito lo que tiene que hacer

El líder da el ejemplo, trabaja con los demás

Hace de un trabajo una carga Hace del trabajo un privilegio

Maneja a la gente, los masifica, convirtiendo en números y en fichas

Conoce a cada uno de sus colaboradores, los trata como personas

El jefe dice vaya El líder dice vayamos

METODOS DE ACTUACION SOSBRE LA CONDUCTA HUMANA

• COACCION.- – Se ejecuta en una sola via– Apela a la disciplina estricta sin discusión– Genera miedo en el cumplimiento de un orden– Va acompañada de un sistema de sanciones

• SUGESTION– Apela al sentimiento del individuo– Genera entusiasmo por un incentivo– Todo esta sujeto al psiquis del empleado

• PERSUACION– Apela a la razón para lograr la convicción– Influye en otras personas a través del convencimiento– Los métodos de influencia está directamente relacionado el miedo,

el odio y el amor.

EL CONTROL

• Control es comprobación, inspección, examen, crítica, verificación de una gestión.

• Es contrastar de lo planificado con lo ejecutado• Aplicación y seguimiento de las medidas

correctivas emitidas por auditorias interna y externas.

• El control nace con la empresa y es el último en terminar, al finalizar las actividades de una Empresa u organización.

• Ambiente de control

El CONTROL• Es importante:

– porque cierra el ciclo de la buena administración– Nos enseña los resultados referente a un plan

• Tipos:– Control interno, (auditoria interna)– Control sobre resultados o al final de un periodo

(auditoria externa)– Controles especiales, ( por un caso determinado y en

cualquier momento)– Controles externos ( SUNAT, SBS,

MUNICIPALIDADES, PNP ETC)

ETAPAS DEL CONTROL

• Establecimiento de los medios de control

• Recolección y evaluación de la información

• Interpretación y valorización de los resultados (papeles de trabajo)

• Medidas correctivas

ITEMS O REGLAS DEL CONTROL

1. Elegir el mejor medio de control2. Debe reflejar la estructura de la organización3. Debe ser flexible ( no trabar las actividades

propias de la Empresa)4. Deben reportar desviaciones o fraudes en el

momento que se descubre5. Deben ser claros y en el conocimiento de

todos6. Deben ser claros y concisos, especialmente

en lo que se trata de informes.7. Debe concluir en la acción correctiva

CONTROL INTERNO

• El control interno debe estar diseñado para garantizar en forma razonable el logro de los objetivos de la empresa brindando:– Efectividad y eficacia de las operaciones– Confiabilidad de la información financiera– Cumplimiento de los dispositivos legales en

vigencia y políticas internas propias de la empresa.

CLASES DE CONTROL

• Control sobre ventas:– Precio, clientes, vendedores, tipos de productos créditos

otorgados, stock

• Control sobre producción– Inventarios permanentes, control de calidad, tiempo y métodos

de operación, perdidas, mantenimiento máquinas

• Control contable financiero– Caja y bancos (arqueos), estructura de costos y precios,

cuentas por pagar y cobrar, valores, conciliaciones bancarias, contabilidad actualizada, pagos a organismos externos (SUNAT, AFP, ESALUD, ) planillas, depreciaciones

• Control de la calidad en general– Control de la empresa en comparación de otros

SELECCIÓN DE ESTRATEGIAS DE MERCADO

• Las estrategias en el mercado estará íntimamente ligada a lo que usted hace o como lo hace

• Los factores a considerar son:1. Objetivos y metas:

• Reducir costos• Incrementar ganancias• Incrementar volumen de producción

2. El perfil del cliente• Que tipo de público quiere llegar• Cual es la condición de vida de sus clientes• Nivel social, nivel de consumo etc.

3. Tipo de producto, comercio o servicio• Que producto entregara al cliente• Tendrá acceso a créditos etc.

4. La estructura de precios El precio debe reflejar un estudio claro del

costo mas el porcentaje de utilidad El costo no es igual que el precio Muchas veces el precio lo pone el mercado Promociones Marketing publicidad

LOCALIZACION

• Decisión de lugar en base a:– Selección de un área geográfica– Selección de una ciudad– Selección de un barrio o vecindario– Decisión si se compra el local o se alquila– Area del local– Seguridad del local

ORGANIZACIÓN DE UNA PEQUEÑA EMPRESA

• Hay dos formas de organizar una pequeña empresa:– Organización individual– Organización asociativa

• Casos de empresas , E.I.R.L. Personales, ver casos

COSTOS

• CLASIFICACION:– Indirectos– Fijos– Variables

• Punto de equilibrio