ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA

L.I. HOMERO GONZALEZ GAMIÑO

Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte

Tecnologías de la Información y Comunicación

Unidad ITema 2: Estructura Organizacional

Saber

Identificar los elementos de los Manuales de Organización y la estructura orgánica.

ORGANIGRAMAS El organigrama se define como la representación

gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

los organigramas son y muestran lo siguiente:

Un elemento (cuadro, gráfico, carta, expresión, figura, etc).

La estructura de la organización.Los aspectos más importantes de la organización.Las funciones.Las relaciones entre las unidades estructurales.Los puestos de mayor y aun los de menos

importancia.Las comunicaciones y sus vías.Las vías de supervisión.Los niveles y estratos jerárquicos.Los niveles de autoridad y su realidad dentro de la

organización.Las unidades de categoría especial.

Finalidad Del OrganigramaRepresenta las diferentes unidades que constituyen la

compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que

se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:

1. Los cargos existentes en la compañía.2. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.3. Como la autoridad se le asigna a los mismos

Ventajas Del OrganigramaPuede apreciarse a simple vista la

estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción

Ventajas Del OrganigramaMuestra quién depende de quién

Ventajas Del OrganigramaIndica a los administradores y al personal

nuevo la forma como se integran a la organización

Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser:

Verticales (tipo clásico): es el de uso más frecuente. Presenta con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Organigrama horizontal

Organigrama Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical

Organigrama Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.

Organigrama Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

Organigrama Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no.

Símbolos y referencias convencionales de mayor uso para elaborar organigramas

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo. Unidad de apoyo es aquella a la cual se le coloca una línea al lado y la que ha salido de las unidades de línea de la estructura principal.

Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

Descripción de Puestos

La descripción de puesto es simplemente un documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del puesto, así como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto.

ELEMENTOS DE LA DESCRIPCION DE PUESTO

Datos generales del puesto

Objetivo del puesto

Funciones del puesto

El Entorno Social en la Descripción de Puestos

Las Dimensiones en la Descripción de Puestos

Datos generales del puesto

Un puesto debe estar correctamente contextualizado y ubicado dentro del organigrama organizacional. Esto es, debe tener: a) nombre del puesto; b) área a la que pertenece; c) localidad en donde se ubica el puesto; d) el número de plazas existentes; e) edad y sexo requeridos; f) lineas de reporte directo y funcional; h) posibles substitutos; e i) la misión o razón de ser del puesto.

Objetivo del puestoUn objetivo del puesto es un resultado específico

que se espera que debe alcanzar el ocupante del puesto. Sin embargo, estos objetivos normalmente se expresan de una manera general, y es muy deseable que estén íntimamente ligados a los objetivos del jefe inmediato. Si no lo están, sugerimos que te cuestiones si realmente ese objetivo aporta algo a la consecución de los objetivos organizacionales y a la misión y visión de la empresa. Si no aporta, debería eliminarse del puesto.

Funciones del puestoPosteriormente, los objetivos los partimos en

tareas y responsabilidades, lo que nosotros llamamos funciones. Cada función debe reflejar una sola tarea o responsabilidad específica.

El Entorno Social en la Descripción de PuestosEn cuanto al entorno social, su importancia

radica en que nos ubica al puesto dentro de un contexto social.

Sugerimos los siguientes actores: a) supervisor inmediato; b) clientes externos; c) proveedores; d) clientes internos; e) compañeros de trabajo; f) comités interdisciplinarios; g) jefes indirectos; y h) subordinados.

Las Dimensiones en la Descripción de Puestos

Finalmente, las dimensiones nos ayudan a redondear el contexto y el tamaño de la responsabilidad del ocupante del puesto.

¿Qué dimensiones son las que debo manejar?Esto es muy variable, pero nosotros sugerimos como las principales las siguientes: a) ventas anuales; b) presupuesto manejado; c) número de subordinados; y d) recursos materiales asignados.