LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS …osfem.gob.mx/04_Normatividad/doc/Normatividad/2014/01_LinGralInf... · de los Informes Mensuales de los Poderes Públicos, Organismos

“LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA

INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES

MENSUALES DE LOS PODERES

PÚBLICOS, ORGANISMOS AUXILIARES

Y ÓRGANOS AUTÓNOMOS DEL

ESTADO DE MÉXICO

EJERCICIO 2014”

Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México

Auditoría Especial de Cumplimiento Financiero Subdirección de Fiscalización e Integración de Cuenta Pública Departamento de Cuenta Pública Estatal

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES MENSUALES DE LOS PODERES PÚBLICOS, ORGANISMOS AUXILIARES Y AUTÓNOMOS DEL ESTADO DE MÉXICO

CONTENIDO

1

Introducción

2

Objetivo

3

Ámbito de Aplicación

4

Marco Jurídico

5

Consideraciones Generales

6

Información Requerida

7

Anexos



LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA NTEGRACIÓNDE LOS INFORMES MENSUALES DE LOS PODERES PÚBLICOS, ORGANISMOS AUXILIARES Y AUTÓNOMOS DEL ESTADO DE MÉXICO

1. I N T R O D U C C I Ó N

En su carácter de Órgano Técnico de la Legislatura del Estado de México, el

Órgano Superior de Fiscalización cuenta con las atribucionesde fiscalizar en todo

momento los ingresos y egresos de las entidades fiscalizables, a efecto de

comprobar que su recaudación, administración y aplicación se apegue a las

disposiciones legales, administrativas, presupuestales, financieras y de planeación

aplicables; y de verificar que los informes mensuales y trimestrales se hayan

presentado en los términos de las disposiciones legales y reglamentarias

conducentes, y se hayan elaborado conforme a los principios de contabilidad

aplicables al sector público.

Derivado de lo anterior, se elaboran los Lineamientos Generales para la entrega

de los Informes Mensuales de los Poderes Públicos, Organismos Auxiliares y

Autónomos del Estado de México, los cuales establecen la información que las

Entidades Fiscalizables proporcionarán a este Órgano, así comolos criterios

generales que dicha información deberá cumplir.

Es importante mencionar, que la información requerida en el presente documento

no es limitativa, toda vez que los procedimientos pueden ampliarse de acuerdo a

las necesidades que surjan durante la revisión y con ello la solicitud de

información.




2. O B J E T I V O

Proporcionar una herramienta de apoyo útil, confiable y comprensible que permita

la integración de la información patrimonial y presupuestal, que los Poderes

Públicos, Organismos Auxiliares y Autónomos del Estado de México deberán

proporcionar al Órgano Superior de Fiscalización, con la finalidad de contribuir a la

transparencia y rendición de cuentas.




3. Á M B I T O D E A P L I C A C I Ó N

El presente documento es de aplicación para las siguientes Entidades

Fiscalizables:

Poderes Públicos del Estado: Los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial

comprendiendo sus unidades y dependencias;

Órganos Autónomos: A los órganos que por disposición constitucional estén

dotados de autonomía;

Organismos Auxiliares: A los organismos públicos descentralizados,

empresas de participación estatal y fideicomisos públicos de la

administración pública estatal.




4. M A R C O J U R Í D I C O

La base jurídica para la solicitud de los informes mensuales y trimestrales alos

Poderes Públicos, Organismos Auxiliares y Autónomos del Estado de México se

sustenta esencialmente en los siguientes ordenamientos:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México;

Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México;

Ley de Fiscalización Superior del Estado de México y Municipios;

Reglamento Interior del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de

México;

Código Financiero del Estado de México y Municipios;

Convenio de Coordinación y Colaboración para la Fiscalización de los

Recursos Públicos Federales transferidos para su Administración, Ejercicio

y Aplicación al Gobierno del Estado Libre y Soberano de México, sus

Municipios y en general a cualquier Entidad, Persona Física o Moral,

Pública o Privada, que se prevén en el Presupuesto de Egresos de la

Federación, así como los correspondientes al Programa de Fiscalización

del Gasto Federalizado (PROFIS).




5. C O N S I D E R A C I O N E S G E N E R A L E S

5.1 ENTREGA Y VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información deberá entregarse en formato digital (DVD o CD,

únicamente), que contendrá las carpetas que se indican y que resulten

aplicables:

El formato digital en el que se entregue la información, deberá estar

plenamente identificado, mediante el rótulo correspondiente. (Se solicita

que sea en una etiqueta especial para CD)

En el caso de los Poderes Públicos, se anotará el nombre completo de

éstos. Así mismo, se deberá indicar el número de CDs o DVDs.

Mes y año al que corresponda

la información

Siglas del Organismo

Auxiliar o Autónomo, Poder

Público

1. Estados Financieros y Presupuestales.

3. Anexos.

2. Conciliaciones Bancarias y Estados de

Cuenta.




Si el informe mensual de enero y febrero se presenta con cifras

preliminares debe constar por escrito en el oficio de entrega.

En caso de presentar cifras preliminares se deberán entregar las definitivas

mediante un oficio en alcance al del mes entregado como preliminar.

El presentar el Informe Mensual con posterioridad a las fechas límite

establecidas, los hará acreedores a una medida de apremio.

Las cifras presentadas como parte de la información se consideran como

definitivas.(a excepción de enero y febrero)

5.2 PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los Estados Financieros y sus notas deberán estar rubricados como

mínimo por el Director de Finanzas o su equivalente y el Titular de la

Entidad, y deberán incluir al final la siguiente leyenda: “Bajo protesta de

decir verdad declaramos que los Estados Financieros y sus notas, son

razonablemente correctos y son responsabilidad del emisor”. Dando así

cumplimiento a lo establecido por el CONAC, en el documento

denominado Normas y Metodología para la Emisión de la Información

Financiera y Estructura de los Estados Financieros Básicos del Ente

Público y Características de sus Notas.

Elaboró Revisó Autorizó

Nombre y Cargo

Nombre y Cargo

Nombre y Cargo




Toda la información deberá entregarse en formato digital (Excel y pdf, este

último deberá contener las firmas de quien elaboró, revisó y autorizó),

únicamente deberán de anexar los Estados Financieros y sus notas

impresos con firmas autógrafas.

Todos los campos de los formatos deberán estar requisitados. En caso de

que en algún mes no se presenten movimientos deberá indicarse en el

mismo formato. Por otra parte si durante todo el ejercicio sujeto a revisión

no se prevén movimientos, por los diferentes conceptos,en algún formato

deberá manifestarse en el oficio de entrega de información correspondiente

al mes de enero.(ejemplo: el formato “x” no aplica para la entidad)

Dentro de la carpeta de Conciliaciones Bancarias se deberá crear una

carpeta por cada cuenta de Bancos, Inversiones Financieras de Corto y

Largo Plazo.Únicamente aquellos organismos que manejen un número

considerable de cuentas bancarias, estás podrán anexarse enlistadas

(relacionadas con los formatos de desglose) y con su auxiliar contable.




Las Conciliaciones Bancarias, deberán contener como mínimo los

siguientes requisitos:

Carátula de la conciliación (ejemplo);

Núm. de Cta. ______________________ Institución Financiera________________

___________

Cargos del Banco no correspondidos por la Entidad ___________

Cargos de la Entidad no correspondidos por el Banco ___________

Abonos del Banco no correspondidos por la Entidad ___________

Abonos de la Entidad no correspondidos por el Banco ___________

Saldo en Contabilidad ___________


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Conciliación Bancaria al ____________________________________________________

Saldo en Bancos

http://www.google.com.mx/url?q=https://twitter.com/AciertoCom&sa=U&ei=yHKXUvrCEIbboATas4CQAw&ved=0CD4Q9QEwCw&usg=AFQjCNEHsxuni4hnRaitZxoxfMhTuZ8AUw




Desglose de las partidas en conciliación (ejemplo);


FechaReferencia / Núm.

ChequeConcepto Importe

Total


Cargos del Banco no correspondidos por la Entidad





Cargos de la Entidad no correspondidos por el Banco

Total




Estado de Cuenta Bancario; y

Auxiliar Contable. (Se podrá incluir un auxiliar de manera general de las

cuentas 1112 Bancos y 1114 Inversiones Financieras




Abonos del Banco no correspondidos por la Entidad

Total






Abonos de la Entidad no correspondidos por el Banco

Total




6. I N F O R M A C I Ó N R E Q U E R I D A

Carpeta Núm. 1 “Estados Financieros y Presupuestales”

Información Patrimonial:

Estado de Situación Financiera;

Estado de Actividades Acumulado;

Balanza de Comprobación Detallada; y

Diario General de Pólizas

Información Presupuestal:

Estado Analítico de Ingresos Presupuestales Integrado;

Estado del Ejercicio Presupuestal de Egresos Integrado;

Estado Comparativo de Ingresos; y

Estado Comparativo de Egresos.

Carpeta Núm. 2 “Conciliaciones Bancarias y Estados de Cuenta”

Conciliaciones Bancarias (Carátula y Desglose de las Partidas en

Conciliación, se anexa Formato);

Estado de Cuenta Bancario; y

Auxiliares Contables

Carpeta Núm. 3 “Anexos”

Notas a los Estados Financieros (Se anexa Formato);

Deudores por Cobrar a Corto Plazo (Se anexa Formato);

Programa Anual de Adquisiciones (Marzo);

Programa Anual de Obra (Marzo);

Contrataciones de Obra y/o Acciones (Se anexa Formato);




Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Servicios (Se anexa

Formato);

Plazas Ocupadas (Se anexa Formato) y el acuse bancario del pago de la

dispersión de la nómina de cada quincena; y

Contrataciones de Deuda.




7. A N E X O S




FORMATO: NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Entidad____________________________ Mes Enero

1. Notas de Desglose

2. Notas de Memoria

3. Notas de Gestión Administrativa

El Organismo se deberá apegar a lo establecido en el documento emitido por la CONAC: Normas y Metodología para la Emisión de Información Financiera y Estructura de los Estados Financieros Básicos del Ente Público y Características de sus Notas.


Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

1

3

5

2

4

Logo del

Organismo

6

7




INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. Logo del Organismo;

2. Nombre de la Entidad y Siglas;

3. Anotar el mes y el Año al cual corresponde la información proporcionada;

4. Notas de desglose.- Se amplía la información de los saldos de las cuentas

requiriéndose el desglose de las cuentas especificas de determinados

rubros;

Ejemplo:

5. Notas de memoria.- aquellas que mantienen al día la memoria de las

operaciones que no han sido realizadas, pero que podrían darse en un

futuro, así mismo indica si existen derechos y obligaciones de terceros en

posesión del ente;

Ejemplo:

Bancos y Tesorería Saldo al 31/01/13

1.1.1.2 Banamex No. 123456 1,523.6

1.1.1.3 Banamex No. 789101 2,874.4

1.1.2.1 Bancomer No. 786541 9,871.4

1.1.3.1 HSBC No. 9876543 23.1

Total 14,292.5

C U E N T A S D E O R D E N Saldo al 31/01/13

LEY DE INGRESOS ESTIMADA 15,000,000.0

LEY DE INGRESOS POR EJECUTAR 7,584,580.1

LEY DE INGRESOS RECAUDADA 7,415,419.9

C U E N T A S D E O R D E N Saldo al 31/01/13

Presupuesto de Egresos Aprobado 15,000,000.0

Presupuesto de Egresos por Ejercer 5,875,876.8

Presupuesto de Egresos Comprometido 1,923,146.9

Presupuesto de Egresos Pagado 7,200,976.3




6. Notas de gestión administrativa.- son todas aquellas que revelan el

panorama general del medio económico en el que se desempeña el ente

público, quien es, a que se dedica, etc., y tiene como objetivo proporcionar

al lector un punto de partida para la interpretación de los Estados

Financieros. En este apartado se deberán anotar los cambios de Servidores

Públicos de mandos medios y superiores.

Ejemplo:

Naturaleza Jurídica

La Junta de Asistencia Privada del Estado de México es un Organismo

Público Descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propios,

creado por Decreto número 26 de la H. LIV Legislatura y publicado en la

Gaceta de Gobierno número 111 de fecha 12 de junio de 2001.

Objetivo

El organismo tiene como objetivo el cuidado, fomento, desarrollo, vigilancia,

asesoría y coordinación de las Instituciones de Asistencia Privada dentro

del territorio estatal.

Forma de Gobierno

La máxima autoridad de la Junta de Asistencia Privada del Estado de

México está a cargo del Órgano de Gobierno.

Cambio de Servidores Públicos

7. Firmas del personal que elaboró, revisó y autorizó el formato.



LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA INTEGRACIÓNDE LOS INFORMES MENSUALES DE LOS PODERES PÚBLICOS, ORGANISMOS AUXILIARES Y AUTÓNOMOS DEL ESTADO DE MÉXICO

FORMATO: DEUDORES DIVERSOS POR COBRAR A CORTO PLAZO






2. Nombre de la Entidad y Siglas ;


4. Nombre del Deudor (Persona Física/Persona Moral/GEM);

5. Número del cheque y/o documento a nombre del deudor que soporta el

derecho de cobro;

6. Concepto por el cual fue emitido el cheque y/o documento, ejemplo: Gastos

a Comprobar Gasolina;

7. Monto Total del cheque y/o documento emitido;

8. No. de Cheque y Fecha en la cual se realizó el registro del adeudo;

9. Se anotará de manera detallada la cuenta contable utilizada, ejemplo 1123-

1-2;

10. Importe pendiente de pago al final del mes sujeto a revisión;

11. Se anotarán los comentarios que de acuerdo al Organismo sean necesarios

para el mejor entendimiento de la información presentada;

12. Firmas del personalque elaboró, revisó y autorizó el formato.




FORMATO: ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS

NOTA :Este formato sólo se llenará con las adquisiciones que se encuentran relacionadas en el Programa

Anual de Adquisiciones.








4. Número consecutivo;

5. No de Requisición u Orden de Compra;

6. Enlistar los bienes o servicios de acuerdo a la requisición u orden de

compra;

7. Recurso con el cual se realiza la adquisición, ejemplo: Gasto Corriente, GIS

2014, etc.;

8. Modalidad de procedimiento adquisitivo: Licitación Pública, Invitación

Restringida o Adjudicación Directa;

9. Presupuesto Autorizado para cada adquisición;

10. Fecha y Número de Contrato (s) con el que se realizan las adquisiciones,

enajenaciones, arrendamientos y/o servicios;

11. Presupuesto ejercido para cada adquisición;

12. Se deberá anotar la cuenta contable y/o partida del gasto utilizada para el

registro, ejemplo: 1241 Mobiliario y Equipo de Administración, 1145 Bienes

en Tránsito, 3380 Servicios de Vigilancia, etc.;

13. Se anotarán las pólizas contables desde el momento de su provisión, pagos

parciales realizados y el pago total;

14. Nombre del proveedor con quien se realiza las adquisiciones,

enajenaciones, arrendamientos y/o servicios;

15. Cantidad pagada en cada una de las pólizas registradas;

16. Monto pendiente de pago;


para el mejor entendimiento del formato; y





FORMATO: PLAZAS OCUPADAS








4. Clasificación / Categoría previstos por el Gobierno del Estado de México a

través de la Secretaría de Finanzas. ;

5. Número de Plazas con las que inicia el mes sujeto a revisión, de acuerdo a

la Clasificación / Categoría;son únicamente plazas por persona (no

importando las claves que tengan por horas clase)

6. Hola MarcoNúmero de Altas y Bajas que se presentaron durante el mes

sujeto a revisión;

7. Plazas con las que concluye el mes sujeto a revisión;

Plazas al Final del mes= Plazas al Inicio del mes + Altas – Bajas;


para el mejor entendimiento de la información presentada;

9. Detalle de los movimientos realizados durante el mes (Altas y Bajas);

Anotando Nombre Completo, Clave ISSEMYM (en caso de aplicar),

Clasificación / Categoría; y





FORMATO: CONTRATACIONES DE DEUDA

Nota: Este formato sólo lo llenarán los organismos que tengan deuda

contratada con instituciones financieras.






2. No. de sesión de Órgano de Gobierno en la que se autorizó la deuda;



5. Nombre de la Persona Física o Moral con la cual se llevó a cabo la

contratación de deuda;

6. Monto contratado;

7. Monto Dispuesto;

8. Garantía;

9. Fecha de Disposición;

10. Destino;

11. Tasa de Interés;

12. Plazo;

13. Forma de Pago;

14. Nombre y firma del personal que elaboró, revisó y autorizo el formato.




FORMATO: CONTRATACIONES DE OBRA PÚBLICA Y/O ACCIONES








4. Número consecutivo;

5. Nombre de la Obra y/o Acción;

6. Clave de la Obra y/o Acción

7. Modalidad en la que fue contratada la obra (por encargo o por

administración y mediante qué proceso de licitación fue asignada: licitación

pública, invitación restringida o adjudicación directa);

8. Fecha de inicio de la obra;

9. Número de contrato;

10. Monto autorizado;

11. Monto contratado;

12. Monto ejercido en el mes;

13. Monto ejercido acumulado

14. Monto por pagar;

15. Fuente de financiamiento (subsidio estatal, ingresos propios, fondos

federales, etc.)


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