UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS 1 EVOLUCIN DE LA
LOGSTICA 1995 La logstica se especializa y aparecen las operaciones
logisticas. Las empresas se dan cuenta que el contratar a un
operador logistico es ms rentable que hacerlo por su propia cuenta.
1970 El concepto JUST TIME" es ejecuttado; pues, se busc entregar
la cantidad exacta, a la hora exacta y en el momento exacto. Ya no
consiste con solo utlizar el outsourcing, sino consiste en ofrecer
calidad. 1985 El JAT fue utilizado constantemente y se obtiene los
resultados deseados (conocido como quick response). 1995 Ya no hay
un esfuerzo por solo mejorar la logstica, sino tambien se empearon
en mejorar sus relaciones con los clientes. 2008 La planeacion
estratgica abarca al proceso logistico (se arma una cadena de
proveedores, productores y dsitribuidores), se abraca desde la
transformacin de la materia prima hasta el consumidor final. Ya no
basta con solo emplear el JAT y el outsourcing, sino de un
compromiso de todos los rganos de la empresa. II. PROCESO LOGSTICO
Comprende el conjunto de etapas ms comunes que tienen las
operaciones logsticas. la gestin logstica es el proceso de
planificacin, implementacin y control del flujo y almacenamiento
eficiente y econmico de la materia prima, productos semiterminados
y acabados, as como la informacin asociada. 2 ORGANIZACIN PARA LA
ADMINISTRACIN DE COMPRAS Y MATERIALES En el proceso de constitucin
de una empresa una de las actividades primarias es la interaccin
entre la estrategia, estructura y delegacin. Una vez diseada la
estructura organizacional se deben integrar las estrategias, a la
vez que todos los segmentos se les ha sido delegados cargos y
buscan la integracin de objetivos y metas en la organizacin. Se
debe entender la actividad de abastecimiento de material es difcil
si es que no tomamos en cuenta el mundo externo (el mercado
internacional), tan cambiante, ahora el gran dilema es si se
alcanzar la homeostasis. A.OBJETIVOS Hay que tener en cuenta que
una organizacin no es autosuficiente, depende en gran medida de los
materiales de otras empresas, hasta para montar la oficina ms
pequea, el desafo es abastecerse del medio externo con el menor
coste posible. 3 Aunque los objetivos descritos en la figura
anterior no son suficientes. A continuacin mencionaremos algunas
razones: Podemos encontrar el precio ms barato, pero puede carecer
de calidad o garanta. Si su envo demora puede ocasionar bajas en la
produccin. Por lo tanto se debe buscar un equilibrio para llegar a
un ptimo equilibrio. Los siguientes nueve puntos describen sus
metas generales: Proporcionar un flujo ininterrumpido de
materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operacin
de la organizacin. Una carencia de materiales podra generar grandes
prdidas en las actividades operacionales. Una compaa de TV paga no
puede funcionar sin postes para instalar sus conexiones. Un
operador logstico no podra movilizar su cargamento sin contenedores
y sin los barcos. Conservar las inversiones y prdidas mnimas en el
inventario. Para no alterar el flujo de produccin, es recomendable
mantener en el inventario grandes cantidades, aunque esto significa
el coste del 20% del valor anual.Mantenimiento de estndares o
controles de calidad adecuados La calidad es un tema que sigue en
la mentalidad empresarial actual. Si un producto que presenta
fallas o no satisface las expectativas, probablemente cuando se
ensamble al producto final tampoco satisfar las Compra de
materiales Materiales adecuados (calidad). Cantidad debida. De la
fuente correcta (proveedor confiable). Precio conveniente 4
expectativas del cliente. En conclusin si se busca corregir el
error dentro de la organizacin puede ser enorme. Encontrar o
desarrollar vendedores competentes Los vendedores deben mostrar
compromiso e inters con la empresa a la que provee materiales. La
empresa selecciona y debe ser sabia para elegir proveedores de bajo
precio y que satisfagan las expectativas con el producto que
ofrecen. Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos
comprados Se plantea que si un producto puede cumplir mltiples
funciones, en vez de otros que de manera separada cumplen la misma
funcin. La compaa debe adquirir el que le proporcione mayor
eficiencia. Compra delos artculos y servicios requeridos al precio
final ms bajo posible Se busca obtener la utilidad-beneficio, la
cual se logra obteniendo un material a bajo costo, con niveles
altos de calidad, adecuado envo y que los requerimientos del
servicio sean satisfechos. Mejorar la posicin competitiva de la
organizacinEl Departamento de compras tiene las siguientes
funciones: Controlar los costos y proteger el margen de utilidad.
Proveer a la produccin de la tecnologa que agilice la produccin.
Cubrir las modificaciones en los sistemas de produccin para la
eficiencia. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas y
productivas con otros departamentos dentro de la organizacin La
adquisicin de productos no solo depende del Departamento de
produccin que requiere del apoyo de otros para el estudio de
mercado, estudios de los precios que ofrecen proveedores, etc. Por
otro lado, es necesario el apoyo del Departamento de calidad al
momento de evaluar la reputacin de un potente proveedor o de la
asesora contable en caso de evaluar si se puede contar con ms
trabajadores. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel
posible de costos de administracin Los objetivos del Departamento
de compras deben ser los ms econmicos y tambin satisfactorios a las
expectativas esperadas.5 La empresa debe estar ntimamente alerta
para efectuar las mejoras posibles en los mtodos, procedimientos y
tcnicas de compra. LA RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
En el S. XX los cambios fueron explcitos en las organizaciones. La
liberalizacin de los mercados, compra del extranjero, preocupacin
por la competitividad, etc.; marc a las organizaciones. Segn el
anlisis hecho por Purchasing Word, en 1983: Ha aumentado la
responsabilidad para el desarrollo de nuevas fuentes de
abastecimientos por parte de las empresas. Las empresas toman mayor
responsabilidad en las decisiones de compra. Los inventarios son ms
controlados. En conclusin las organizaciones mientras mas ingresos
perciben tiene mas responsabilidad en la administracin de compras.
LAS FUNCIONES EN LA ADMINISTRACION DE MATERIALES Planeacin y
control de abastecimiento de materiales Se trata de una planeacin
agregada que busca la adquisicin aproximada de materiales, para un
periodo determinado. Si hay problemas el plan debe adecuarse.
Programacin de produccin El programa de produccin se hace en base a
las demandas aproximadas esperadas en el futuro, la recepcin de
rdenes existentes, entre otras. Se tiene en cuenta el capital
humano, la maquinaria y los insumos disponibles, expresndose en
unidades cuantificadas. Puede agilizar este proceso, el hecho de
tener programas, puede precisar con rapidez que produccin
requerimos. Recepcin El Departamento de recepcin tiene una funcin
logstica, pues controla los embarques que ingresan, preparando
informes, etc. Investigacin sobre materiales y compra Aqu se
manifiesta la funcin preventiva de la administracin. Se hace un
estudio de la demanda, calidad, precio y reputacin del vendedor
para tener un panorama de a quien comprar. 6 Almacn Esta funcin
permite la ubicacinrpida de los materiales, los cuales figuran en
el inventario. Se busca protegerlos del deterioro, los robos o la
rotacin de artculos defectuosos. Compras El Departamento de compras
debe atender las necesidades de los materiales que requieren los
dems departamentos, as como las requisiciones que estas demanden.
Podemos agrupar las siguientes subfunciones para el Departamento de
ventas: Estandarizar lo mayor posible las requisiciones, pero no
descuidar la calidad. Seleccin de fuentes confiables de
abastecimiento (proveedores). Control de la logstica. Buscar
constantemente mejores proveedores, para estandarizar procesos y
reducir costos. Control de las relaciones entre proveedores y el
Departamento de compras. Movimiento de los materiales dentro de la
planta Comprende el transporte de los materiales desde el punto de
recepcin hasta el piso de produccin. Trfico Se refiere a que en la
actualidad el transporte de material tiene un coste adicional (este
debe comprender: embarques, descargas y de cualquier otra ndole
logstica). Disposicin de desechos y sobrantes Aqu comprende una
preocupacin ecolgica por el compromiso ambiental y la escasez de
material. Control de calidad No esta definido que rgano
organizacional pertenece, pero es una funcin constante. Control de
inventarios Se encarga del registro detallado de materiales y
partes utilizadas en la produccin, as como su realizacin de forma
peridica para evitar acumulacin de existentes o falta de material.
7 III.PROCEDIMIENTOS Y FLUJOS DE INFORMACINSon grandes las
deficiencias que sufren las operaciones de la administracin- compra
de materiales; por lo que, se ha demandado contar con sistemas de
informacin completos. La computadora y la aparicin de Internet han
agilizado este proceso. A)ETAPAS DEL SISTEMA DE COMPRAS
1.RECONOCIMIENTO DE LA NECESIDAD Se debe reconocer las necesidades
que se tienen en las unidades de la organizacin y luego elaborar la
requisicin, que deben enviarse al Departamento de Almacn. El
gerente de compras se encargar que los pedidos sean los mas
estandarizados posibles y que los pedidos detallados sean pocos.Los
pedidos deben ser revisados constantemente para evitar los excesos.
Clases de ordenes Urgentes y precipitados Son aquellas que demandan
materiales lo mas rpido posible, pero tambin debemos tener en
cuenta que deben justificar este estado. Muchas veces no tiene n
justificacin y puede darse por los siguientes motivos: Deficiente
control de inventarios. Mala presupuestacion o planeacin de la
produccin. Desconfianza con el Departamento de produccin. Hay que
tener en cuenta el alto coste de estas rdenes y su posibilidad de
error; por lo que, se recomienda mantener un control constante en
esta rea. Actualmente cuando una orden es urgentemente recibida por
el Departamento de produccin el gerente pide la justificacin del
pedido para su evaluacin. Aun aprobada la requisicin el coste de
esta se carga al departamento solicitante. 8 Pequeas Se explican
utilizando la Ley de Paretto (del 70% de las requisiciones, solo el
10% alcanza a ser financiado por el dinero). La ingente cantidad de
pedidos pequeos genera una preocupacin, sobre todo, si se trata de
materiales angulares (utilizados como materia prima), para la
creacin de riqueza. Orden de compra con cheque en blanco El mtodo
consiste en la emisin de una orden de compra (OC) y adjunto a la OC
un cheque en blanco, el cual ser llenada por el proveedor cuando la
mercadera ya este embarcada. Por otro lado, el monto redactado en
le cheque esta supervisado por medidas de seguridad como: oEl monto
no supera los $ 1000. oSe deposita en la cuenta del vendedor. Tiene
beneficios como la eliminacin del papeleo, los cargos postales y
agiliza el tiempo en las negociaciones. 2.DESCRIPCIN EXACTA DE LA
MERCANCA REQUERIDA Para las operaciones de venta es recomendable
facilitar al usuario un catalogo actualizado de los materiales que
se ofrecen, asi como contar con una nomenclatura estratgica. La
descripcin debe poseer los siguientes elementos:Fecha. Departamento
de origen. Cuenta a la que se deposita. Descripcin de material.
Fecha en la que se debe entregar. 3.SELECCIN DE LAS POSIBLES
FUENTES DE APROVISIONAMIENTO La seleccin de los proveedores y las
fuentes de abastecimiento es un proceso continuo en miras de
sustituir materiales en los ms estandarizados posibles.se debe
tener en cuenta los siguientes aspectos: Registros de vendedores. 9
Archivacin de los contactos importantes. El registro de productos
comprados debe estar organizado por clasificaciones y nomenclatura.
4.ANLISIS DE LAS COTIZACIONESEl uso de cotizaciones no es homogneo
en las estructuras de la organizacin y difiere segn sus rdenes de
compra (OC). Recordar que la solicitud de cotizacin no es una
orden. 5.PREPARACIN DE LA COMPRA Toda compra de material o la
requisicin ms pequea debe ser registrada para evitar dificultades
legales. De lo que se trata es de formalizar los pedidos y no
omitirlos. Cada compaa tiene su orden de compra; por lo que, tanto
el comprador como el proveedor querrn imponer su orden de compra.
6.SEGUIMIENTO Y EXPEDICINUna vez emitida una orden de compra (tiene
indicada una fecha de seguimiento), los departamentos de compra
tienen personal para el seguimiento a tiempo completo. Seguimiento
completo es la verificacin constante para evaluar si el vendedor
cumple la promesa de envo, que se har cuando las compras sean de
muy altos valores. Algunas empresas emplean el telfono para el
seguimiento, pero actualmente se hace por Internet. El envo es una
forma de ejercer presin al vendedor para que ejecute la promesa de
envo, si el vendedor cumple su trato quedar seleccionado por el
comprador. 7.RECEPCIN E INSPECCIN DE ARTCULOS Es una etapavital
para la empresa que ejecuta el Departamento de recepcin que
verifica todos los embarques entrantes, excepto los artculos MRO
(de poco valor). 8.LIQUIDACIN DE FACTURAS DE PAGO Las facturas
llegan antes o simultneamente que los artculos. El proceso de
liquidacin no es homogneo, ni siquiera est claro si la aprobacin
debe ser hecha por el Departamento de compras o el contable. Si las
facturas son manejadas por el Departamento de contabilidad,
entonces seguirn los siguientes pasos: 1)Las facturas son enviadas
al Departamento de contabilidad donde son selladas siempre y cuando
la factura y la OC sean iguales. 10 2)Si hay alguna diferencia,
entonces es enviada al Departamento de compras para su aprobacin.
En caso de no haber resuelto el problema se enva la factura al
vendedor para su correccin. En caso de que la liquidacin la haga el
Departamento de compras se seguirn los siguientes pasos: la factura
es retenida en compras y luego verificada por contabilidad, el
duplicado lo mantiene compras, hasta que recepcin notifica haber
recibido el material. 9.MANTENIMIENTO DE REGISTRO Para la
disposicin de cualquier orden es necesario completar los registros
del Departamento de compras. En estos registros se conservar la
informacin que el Departamento de compras quiera conservar(a su
criterio). Por ejemplo una orden de compra se retiene ms tiempo por
ser un contrato externo; en cambio, una requisicin es un memorndum
interno que su conservacin es a criterio. Un registro debe contener
mnimamente los siguientes pasos: Registro de las rdenes de compra
(con fecha y sellados). Expediente de las OC (contiene las copias
archivadas). Archivos de compra de artculos (fecha, vendedor,
cantidad, precio, n de OC). Archivamiento de la historia de los
vendedores. IV.CALIDAD, ESPECIFICACIN E INSPECCINTodas las
organizaciones requieren satisfacer sus expectativas en la
adquisicin de materiales. Hoy en da el tema de la calidad es el ms
buscado, mientras que el MRP y el JAT han mejorado el envo,
cantidad y aspecto de los inventarios, los cuales buscan la entrega
del material en el tiempo, lugar y momento dado, las compaas
invierten los programas de control de calidad y programas de
cooperacin comprador-vendedor. Antes de la adquisicin de un insumo
existe la disyuntiva que varios departamentos comparten funciones
comunes; por lo que, pueden tener contradicciones al momento de
elegir. Se debe, para resolver estas diferencias, discutirse sobre
las funciones, seguridad, confiabilidad y adaptabilidad. 11
A.FUNCIN Qu se necesita y porque? Una desventaja ocurre en compras
complejas al utilizar las fases anteriores. Es importante pensar en
todas las posibilidades; por lo que, es una fase compleja que
determina la calidad que se ofrecer. Adems en la fabricacin del
producto todos los procedimientos y materiales deben tener el
estndar de calidad, sino, no se cumplir adecuadamente su funcin.
B.CALIDAD, CONVENIENCIA Y MEJORA DE COMPRA a)CALIDAD Entendida como
la capacidad de un vendedor para proveer artculos deacuerdo a las
especificaciones, es as como podemos decir si un artculo e de mala
calidad. b)ADAPTABILIDAD Significa que la organizacin adopta los
recursos existentes para una funcin, no siempre se podrn satisfacer
las expectativas requeridas. La adaptabilidad ignora las
consideraciones comerciales y se refiere a que se adecue a su uso.
c)CONFIABILIDAD Es la probabilidad matemtica de que un producto
mantenga su funcionamiento en el tiempo estipulado. El gran desafo
en la actualidad es la complejidad de las variables
como:Envejecimiento. FASE 1 FASE 2 FASE 3 Establecimiento de las
necesidades de las organizaciones. El mercado tiene abastecimiento.
Se llega a la conclusin qu producto adquirir en estas condiciones.
12 Fallas al principio. Fallas luego de un periodo. d)LA MEJOR
COMPRA Tiene en cuenta varios puntos: Consideraciones tcnicas
(dimensin, tamao, diseo, propiedades qumicas, etc.). Transporte.
Disponibilidad. Adaptabilidad. Costo. C.DESCRIPCIN Y
ESPECIFICACINEL Departamento de compras debe comprobar la solicitud
del usuario en todos sus detalles y pedir exactitud y precisin para
que la necesidad sea calar y entendida por cualquier proveedor. El
termino descripcin se refiere al uso de los mtodos para obtener el
pedido exacto de algn rgano y llevarlo al vendedor; mientras que
especificacin, ya es una descripcin ms especializada. Los mtodos de
descripcin son: Por marca Por especificacin Por diseo de ingeniera
Por mtodos diversos descriptivos Por combinacin de mtodos
descritivos Manifiesta la confianza puesta en un proveedor por su
reputacin e integridad. Ms confiable y comnmente utilizada.
Mediante la representacin del material en un plano y un texto
descriptivo. Por grados comerciales, solo para algunas materias
primas; por muestra, se pide una muestra del artculo requerido. Es
la combinacin de los mtodos presentados anteriormente. Es la
combinacin de los mtodos presentados anteriormente. 13 D.FUENTES DE
DATOS PARA ESPECIFICACIONES SELECCIN Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR
Se considerar la decisin que se tomar para colocar un determinado
volumen de negocio con un proveedor, siempre se basara en un
conjunto razonable de criterios. El arte de comprar bien, consiste
en un razonamiento detrs de eta seleccin, tan slida como sea
posible. Normalmente, la percepcin del agente de compras de la
capacidad del vendedor para lograr una calidad satisfactoria, o la
cantidad, el envo, el precio y los objetivos del servicio regir
esta decisin. Estndares individuales Estndares especficos Estndares
gubernamentales Caracterizada por ser laboriosa y costosa. Adems se
hace patente la participacin del departamento de mercadotecnia,
ingeniera, compras, control de calidad e incluso los consumidores
finales. Estas ya han sido establecidas en base a recursos. Se
aplica a materias primas, productos semi-producidos. Son impuestos
por los Gobiernos, un ejemplo de ellos son los estndares en cuanto
a salud y seguridad de los productos para el consumidor. 14 El
contar con buenos proveedores no slo significa contar con insumos
de calidad y, por tanto, poder ofrecer productos de calidad, sino
tambin la posibilidad de tener bajos costos, o la seguridad de
contar siempre con los mismos productos cada vez que se requieran.
Por lo que cada vez que tengamos que elegir a nuestros proveedores,
debemos tomarnos nuestro tiempo y evaluar bien las diferentes
alternativas que existan. Lo primero que se fija una empresa al
momento de evaluar un proveedor es el precio y la calidad de sus
productos o servicios; sin embargo, existen otros criterios o
factores adems del precio y la calidad, que se deben tomar en
cuenta al momento de decidirse por un determinado proveedor. Veamos
cules son:Fuentes de informacin respecto al proveedor El
conocimiento de las fuentes de abastecimiento es una calificacin
importante de cualquier comprador efectivo. Algunos agentes de
compras, slo cuentan con su experiencia y memoria para el
conocimiento de estas fuentes, y slo funciona este mtodo, cuando
los proveedores son muy limitados. 15 Evaluacin del proveedor Los
proveedores actales tienen que ser supervisados para comprobar si
el desempeo esperado se materializa. Las fuentes nuevas deben de
ser analizadas para comprobar si su potencial garantiza una
consideracin seria en el futuro. Debido a que la mayor parte de las
organizaciones tienen a asignar un porcentaje significativo de
negocios respectivos con los mismos proveedores, se considerar
primero la evaluacin de las fuentes actuales. El proceso de
evaluacin de proveedores proporciona una evaluacin de la gestin de
calidad del proveedor y de la capacidad de sus sistemas
medioambientales y sociales, asegurando as la alineacin con las
estrategias de gestin de la cadena de suministros del comprador. La
evaluacin de los proveedores da lugar a una cadena de suministros
ms competitiva, con ventajas tanto para el comprador como para su
cliente final. La metodologa incluye criterios cuantitativos a
igual que cualitativos. Relaciones comprador-vendedor. Intencin
entre las partes La intencin de las partes de alcanzar un acuerdo y
establecer una relacin que beneficie a ambas partes es fundamental
para una relacin efectiva. Si no existe voluntad, difcilmente se
podr construir una relacin, a menos que exista una obligacin a
ello. La escasez de recursos Cuando los recursos son escasos y las
empresas son incapaces de generar los resultados requeridos, stas
estarn ms proclives a establecer relaciones. Un ejemplo frecuente
de esta situacin tiene lugar cuando la demanda est disminuyendo, lo
cual lleva a fabricantes y a distribuidores a cooperar para tomar
acciones conjuntas que permitan hacer crecer esa demanda. El
consenso en el dominio Este consiste en el grado en que las
organizaciones aceptan las funciones y objetivos pretendidos por
cada una de las partes. Cuanto mayor sea ese consenso mayor es la
probabilidad de formacin de una relacin. De hecho, la existencia de
disensiones en el dominio es frecuentemente causa de conflicto. La
concentracin entre las empresas del sector Cuanto mayor sea el
grado de concentracin de una de las partes 16 protagonistas del
intercambio mayor ser su grado de influencia sobre la otra parte.
La tendencia actual en los mercados viene caracterizada por una
situacin cambiante conducente hacia una cada vez mayor
concentracin, tanto de compradores como de vendedores. La necesidad
Son aquellos intercambios entre organizaciones que se llevan a cabo
para cumplir con requerimientos legales o reguladores, los cuales
pueden provenir de las administraciones pblicas, la legislacin
vigente, el propio sector industrial o las entidades y
organizaciones profesionales. La asimetra en el poder Este factor
se refiere a la realizacin de intercambios motivados por el
potencial de ejercicio de poder o control sobre otra organizacin o
sobre sus recursos. La asimetra de la relacin est determinada por
el alcance de la valoracin que las partes del intercambio hacen de
los recursos de la otra parte. Si los recursos de las dos partes
son equitativos, la relacin es simtrica; si los recursos de una
parte son valorados ms que los de la otra parte, la relacin es
asimtrica. Como seala Buchanan (1992), cuando la relacin entre
proveedor y cliente es simtrica, el incremento de la dependencia
del cliente hacia el proveedor producir una mejora en la obtencin
de recursos; en cambio, si la relacin entre proveedor y cliente es
asimtrica (en beneficio del proveedor), el incremento de
dependencia del cliente hacia el proveedor le perjudicar en la
consecucin de sus beneficios. Los recursos de las partes son
desiguales en valor. Los incentivos de las dos partes diferirn. Los
recursos de la parte ms dependiente ofrecen poco beneficio y pueden
ser reemplazados fcil mente. En consecuencia, la parte dominante
tiene poco inters en realizar inversiones en programas especficos
con la parte dependiente, al contrario de lo que ocurrir con la
parte dependiente. Seleccin y relaciones con el proveedor El
desempeo del proveedor tiene un impacto mayor sobre la
productividad, calidad y competitividad de la organizacin
compradora que el considerado por la mayora de los administradores.
La decisin sobre la seleccin del proveedor es la decisin ms
importante que se puede hacer en el departamento de compras.
Mejorar las relaciones entre comprador y vendedor es uno de los
aspectos claves, en general en el rea de seleccin del proveedor. Un
desempeo relevante del proveedor requiere: 17 Traer nuevos
vendedores a la corriente resulta costoso y con frecuencia se
acompaa de un periodo de aprendizaje y agravamiento de los
problemas por ambos lados. La compatibilidad del sistema entre
comprador y vendedor tambin se ha convertido en vital, as como se
encuentran formas y vas de para disminuir el tiempo que toma entre
la expedicin de la requisicin y la recepcin de la orden. Las ideas
de compartir informacin y ayudar a los vendedores a mejorar la
calidad, cantidad, envi, precio y prestacin de servicio fueron muy
novedosas en las dos dcadas anteriores. No obstante, la decisin de
eleccin del proveedor sigue siendo determinante en el proceso de
obtencin. Producir y comprar Las nuevas tendencias administrativas
favorecen la flexibilidad y se enfocan a la fuerza corporativa, se
acercan a la clientela y se aumenta el nfasis en productividad y
competitividad, todo ello refuerza la idea de comprar. Si se compra
a proveedores capaces aquellos requerimientos para los cuales la
organizacin compradora no tiene ventaja de fabricacin especial, la
administracin de la organizacin compradora se puede concentrar
mejor en su misin ms importante. La decisin de producir o comprar
es interesante por sus numerosas dimensiones. Para: 18 Convertirse
en su propio proveedor es una alternativa, y que an contina siendo
un punto vital en la estrategia de obtencin de toda organizacin.
Muchas organizaciones no tienen una poltica expresada
conscientemente con respecto a este tema, y prefieren tomar una
decisin en cada caso en el momento en que se presenta. Estas
decisiones pueden no estar apoyadas por un anlisis econmico
preciso. Subcontratacin con el proveedor Un subcontrato es una
orden de compra escrita en trminos y condiciones ms explcitos. Su
complejidad y administracin varan en proporcin directa del al valor
y magnitud del programa por administrar. Puede requerir habilidades
y capacidades especiales, debido a la cantidad y tipo de
correspondencia, grfica revisiones de programas e informes de
administracin los cuales son necesarios. Adicionalmente, el pago se
puede manejar en forma diferente, y usualmente se negocia dentro de
la cotizacin existente y los trminos y condiciones del subcontrato.
El uso de un subcontrato es apropiado cuando se asignan ordenes de
trabajo que son difciles de definir, que tomara un largo periodo de
tiempo y ser extremadamente costoso. El arte de comprar bien,
consiste en un razonamiento detrs de esta seleccin, tan slido como
sea posible. La percepcin del agente de compras de la capacidad del
vendedor para lograr:Una calidad satisfactoria. Una cantidad
satisfactoria. El envi. El precio. Los objetivos del servicio.
Todos estos puntos regirn en la decisin. 19 Algunos atributos ms
importantes del vendedor relacionados con estos objetivos bsicos de
la compra pueden incluir:Historial pasado Instalaciones y fuerza
tcnica Nivel financiero Organizacin y administracin Reputacin
Sistemas conformidad con los procedimientos Comunicaciones
Relaciones de trabajo y localizacin. Obviamente, la naturaleza y la
cantidad de la compra, influirn en el peso que se asigne a cada uno
de estos objetivos, y de aqu la evidencia que necesita proporcionar
para apoyar la decisin en la seleccin. La decisin de la seleccin
del vendedor se puede presentar como una decisin bajo incertidumbre
y se puede valorar con un rbol de decisin. Es necesario considerar
la decisin sobre la seleccin como parte de ni cadena de eventos, ms
que como un caso aislado. Mientras este claro que el objetivo es
encontrar y conservar fuentes buenas de abastecimiento, la decisin
se puede evaluar dentro de un contexto razonable de negociacin. Por
consiguiente, es til examinar en este momento las caractersticas de
un buen proveedor, antes de pasar al problema de cmo encontrar
buenas fuentes de abastecimiento. Las principales fuentes de
consisten en: DETERMINACIN DE PRECIOSLa determinacin del precio que
se debe pagar es la decisin ms importante del departamento de
compras. La capacidad para lograr un buen precio es en
CatlogosRevista de comercio Publicidad Industrial Directorios
comerciales MuestrasArchivo de vendedores 20 ocasiones la primera
prueba de un buen comprador. Si por buen precio se entiende el
valor ms grande, definido ampliamente, es la verdad. Aunque el
precio solamente es un aspecto de la funcin total de compras,
existe para satisfacer los requerimientos de compras de la empresa
a un costo general menor que el que se podraobtener por medio de un
sistema de compras descentralizado. El departamento de compras debe
estar alerta de los diferentes mtodos de determinacin de precios,
conocer cundo es apropiado cada uno de ellos y emplear la habilidad
para llegar al precio que se debe pagar. No hay razn alguna para
disculpar el nfasis que se da al precio o por darle un lugar
importante entre los factores que se deben considerar. Es correcto
esperar que el comprador logre el mejor valor posible para la
organizacin cuyos recursos gasta. Cualquier precio que sea
cotizado, se debe analizar sin considerar quin es el proveedor o
cul pueda ser el artculo. El precio pagado por el comprador es, en
mucho, un factor en la decisin final sobre cul es la mejor compra
como son las propiedades tcnicas del producto. Relacin entre costo
y precio Todo gerente de compras cree que se debe pagar un precio
justo al vendedor. Pero Qu significa precio justo? Un precio justo
es el menor precio que asegure un abastecimiento continuo de la
calidad apropiada y cuando se necesite.Es posible un abastecimiento
continuo a largo plazo, solamente cuando un vendedor est obteniendo
una utilidad razonable. Los costos totales del vendedor, incluyendo
una utilidad razonable, deben cubrirse por las ventas totales en el
largo plazo. Cualquier artculo de la lnea nunca puede, no obstante,
cubrir su parte proporcional completa por ningn periodo, pero aun
para ese artculo el precio pagado debe, al menos, cubrir los costos
directos en los que se incurri. Un precio justo para un vendedor
por cualquier artculo debe sersuperior que un precio justo para
otro o para un artculo sustituto igualmente satisfactorio. Pero en
lo que se refiere al comprador ambos pueden ser precios justos, y
el comprador debe pagar ambos preciosal mismo tiempo. 21 Tipos de
compra Compra Ocasional Podramos llamar compra ocasional al tipo de
compra que se realiza espordicamente y que tiende a cubrir una
necesidad no satisfecha anteriormente y postergada en el tiempo por
el consumidor. Este tipo de compra contempla igualmente las compras
de impulso y de cuanta menor que cubren necesidades bsicas. Los
sitios ms habituales donde se realizan estas compras ocasionales se
encuentran en mercadillos, rastros, ferias, las novedosas tiendas
de "todo a cien", tiendas tradicionales, 24 horas, sper, etc.
Compra de Proximidad Las compras de proximidad obedecen a una
necesidad: satisfacer la demanda de suministros alimentarios y del
hogar de manera prctica, rpida y cercana. Cubren las necesidades
bsicas y habitualmente tienden a cubrir un periodo de consumo
familiar relativamente corto, diario o todo lo ms semanal. La
compra de proximidad tiene una expansin inusitada en nuestro pas,
reflejo del tipo y manera de vivir de nuestra sociedad. La
concentracin de la poblacin en ciudades y barrios. Compra de
Comodidad Las nuevas condiciones de vida y hbitat condicionan de
manera indudable las formas de consumo. La falta de tiempo, la
incorporacin del matrimonio a la vida laboral, hace que prolifere
nuevas formas de distribucin cuyo punto fuerte o factor
diferenciador es la comodidad por encima de otros rasgos. En este
sentido cabe destacar el enorme desarrollo y difusin de las
empresas de comidas a domicilio al igual que la compra telefnica o
la compra electrnica a travs de Internet.Compra de Consumo Tiene
por objeto distinguir el carcter masivo y ms duradero en el tiempo
de provisin del cliente. Efectivamente, aumentan progresivamente
los clientes que reparten su presupuesto familiar en cada tipologa
de consumo. Compran semanalmente en las llamadas tiendas de
proximidad, encargan va Internet algunos artculos especialistas y
realizan el grueso de su compra en grandes superficies con una
periodicidad cercana a los quince das (segn los ltimos estudios).
Esta compra tiene casi un carcter familiar y en los 22 ltimos aos
aparecen unos componentes importantes a la hora de analizar el modo
y manera de aprovisionamiento de los espaoles. Frecuentemente las
familias se desplazan a las periferias de las ciudades, a los
parques comerciales, para en un da de compra o en unas horas, se
aprovisionan por un periodo de tiempo ms largo. Estos parques
comerciales son actualmente autnticos centros ldicos de consumo y
sin duda cierran el crculo, casi de una manera perfecta, de las
necesidades de toda la familia. Mtodos para determinar los precios
a.Fijacin de precios mediante mrgenes El mtodo ms elemental para
fijar precios es sumar un margen de utilidad o sobreprecio al costo
total unitario del producto b.Fijacin de precios por rendimiento
objetivo La empresa determina el precio que producira a tasa de
rendimiento sobre la inversin (ROI) que requiere obtener: dado un
monto de inversiones necesario para fabricar el producto y el costo
de capital o la expectativa de ganancia. c.Fijacin de precios por
el precio vigente en el mercado La empresa basa su precio
primordialmente en los de sus competidores, por encima o debajo
segn la estrategia comercial de penetracin del mercado o el nivel
de competitividad y posicionamiento que se disponga d.Fijacin de
precios por contribucin de costos variables o marginalesEl precio
se fija con relacin a los costos variables de produccin calculados
para cada tem que se produce, adicionndole una cantidad extra de
contribucin. e.Fijacin de precios basada en las condiciones del
mercadoCondicionado por el mercado y factores externos de la
organizacin f.Fijacin de precios sobre bases psicolgicasLa fijacin
de precios tiene dimensiones psicolgicas, as como econmicas, por lo
tanto se deben tener en cuenta al tomar decisiones de determinacin
de precios, apelando a sus emociones. 23 g.Precios negociadosEsto
sucede en productos especializados, con alto valor agregado,
generalmente soluciones a la medida, donde puede determinarse el
beneficio a favor del comprador, el cual es tan significativo que
se entra a negociar no por precio sino por valor agregado y a
compartir las ganancias derivadas de la solucin. Uso de
cotizaciones y licitaciones en competencia Normalmentelas
cotizaciones y concursos se realizan cuando la magnitud del
compromiso propuesto excede a alguna cantidad monetaria mnima: por
ejemplo $ 1000. Las comprasgubernamentales se efectan comn
mentemediante la base de licitaciones en concurso; aqu la ley
requierela compra se haga con el proveedor que cotizo ms bajo. En
laprctica industrial se pueden solicitarpropuestas con elfin de
seleccionaraquellas empresas para realizarnegociacioneshasta
alcanzarel precio final El gradoen el cual la cotizacin competitiva
es confiable para asegurar precio aceptable es diverso. Por un
lado, es prctica comn para los compradores de artculos de rutina,
comprado de las mismas fuentes de tiempo en tiempo, emitir rdenes
sin fijar el precio. Ocasionalmente ocurre lo mismoen un mercado
enrgicamente vendedor para algunos artculos crticos cuando los
precios aumentan tan rpidamente que el vendedor se resa a cotizar
un precio fijo. Siempre que sea posible sin embargo, el precio se
debe indicar en la orden de compra. En efecto,desde unpunto de
vista legal, una orden de compra debe contener un precio o un mtodo
de determinarlo para que el contrat sea un compromiso. Negociacin
en la determinacin de precios La cotizacin competitiva es el medio
ms eficiente para obtener un precio justo para los artculos que se
compran, porque las fuerzas de la competencia son utilizadas para
disminuir el precio a un nivel al cual solamente el vendedor
eficiente ser capaz de cubrir los costos de produccin y de
distribucin, ms una utilidad mnima.La negociacin es el mtodo ms
sofisticado y ms caro para la determinacin de precio. Se utiliza en
compras que emplean grandes cantidades de dinero, en las cuales no
es apropiada la cotizacin competitiva. La negociacin requiere que
el comprador se siente a la mesa con un vendedor y a travs de una
discusin lleguen a un acuerdo comn sobre los aspectos principales
de un 24 contrato de compra venta, como son envo, especificaciones,
garanta, precios y trminos. Tanto el comprador como el vendedor
esperan una negociacin razonable. Es dentro de estos lmites
razonables de negociacin que se insiste que el proveedor debe: Los
descuentosAbarcan dos clases: La primera consiste dentro del precio
y varias otra formas de concesionesque no siempre son defendibles
ya sea legal o comercialmente. La segunda clase consiste de
efectivo normal,comercio y descuentos por cantidad los cuales deben
ser legtimos y justos.La lneade separacinentre estas dos clases es
difcil de trazarpor no siempre es fcil definir que es legtimo y que
no. Existen claramentealgunostipos de concesiones de precios
aparentes, como losdentro de los precios que ningn agente de
comprasresponsable puede solicitar alguna vez, ylos cuales sern
rehusados en todas las circunstancias. Un vendedor que ofrece
dentro del precio a un comprador ofrecer uno similar o inferior a
otro comprador.Un vendedorque no esfranco y honestoen su poltica
defijacin de precios es aquel con quien ningn comprador pueda
negociar. Descuentos en efectivo Descuentoscomerciales Descuentos
mltiples Descuentos por cantidad Operar de un modo eficiente
Conservar los precios en lnea con los costos No tomar ventaja de
una posicin privilegiada Hacer un ajuste razonable y adeuado de las
reclamaciones Estar preparado para considerar las necesidades
especiales de la organizacin compradora25 Compras anticipadas de
mercancas Comprar anticipadamente es realizar las compras con
previsinlos requerimientos futuros, ms all de los tiempos de espera
actuales. As, una organizacin puede comprar antes a causa de
escasez que anticipa, de huelgas o de aumento de precio. Como el
tiempo entre el el compromiso de obtencin y el uso actual del
requerimiento crece, tambin aumentan las incertidumbres.Una
incertidumbre muy comn es si la necesidad real se presentar. Una
segunda preocupacin es la que se refiere al precio. Intercambio de
mercancas La principal funcin de un intercambio de artculos
organizado es proporcionar un mercado establecido, en donde las
fuerzas de oferta y demanda puedan funcionar libremente a medida
que los compradores y los vendedores realizan sus negocios. Las
reglas que gobiernan la operacin de un intercambio principalmente
se refieren a los procedimientos para el manejo ordenado de las
transacciones negociadas en el intercambio, proporcionalmente,
entre otras cosas, trminos y tiempos de pago, tiempo de envo,
grados de los productos negociados y mtodos de resolver las
disputas. En general el propsito de un intercambio de artculos se
puede hacer mejor si existenlas siguientes condiciones:
1. Los productos negociados son susceptibles de ser graduados
con exactitud razonable 2. Existe un nmero suficientemente elevado
de vendedores y de compradores y un volumen suficiente de
negociaciones en las cuales ni el vendedor ni el comprador pueden
influir significativamente en el mercado 26 Otras: SERVICIOS DE
TRANSPORTELos artculos comprados se pueden transportar al lugar que
se necesitan desde el punto en que se cultivan, se extraen de minas
o son fabricados. La compra de servicios de transportacin requiere
un grado elevado de habilidad y conocimientos, si los costos de
desplazamiento han de ser los mnimos y satisfacer al mismo tiempo
las necesidades del servicio.Principios bsicos del sistema de
transporte de mercancasDurante las anteriores dcadas se
establecieron varias leyes, regulaciones e interpretaciones para
formar la estructura bsica con la cual opera el sistema comn de
transporte. Mientras este abanico est en constante cambio dentro de
una poca de menor legislacin, y posiblemente de una liberacin
total, el comprador debe conocer los principios bsicos.
Indiscriminacin: El transportista normal disfruta de un nivel de
utilidad pblica, en el sentido de que tiene garantizado el derecho
a dar servicio a transportadores en diversas zonas geogrficas y
tiene la mismaproteccin contra la competencia de nuevos
transportistas que ingresen al mercado; en efecto, est en una
posicin de monopolio parcial. Seleccin del transportista y del
itinerarioNormalmente, el comprador desear especificar cmo deben
embarcarse los artculos comprados; esto es, el comprador tiene el
derecho legal si la compra se ha hecho bajo alguno de los trminos
de LAB destino. Si el comprador ha recibido con anterioridad un
servicio superior de un transportista en particular, ste se
convierte en el medio de transporte preferido. O, si un
transportista ha 1. Negociacin a "futuro"- la compra o la venta de
una mercanca para envo en una futura fecha que se especifica 2. Una
relacin justa entre la "base" y los otros grados 3. Una correlacin
razonable, pero no necesariamente consistente entre precios "spot o
libres" y "futuros" 27 sido particularmente til como ayuda para el
cliente al solicitar a la CCI tarifas favorables sobre ciertos
artculos de la mercanca.Los factores que debe considerarse en la
seleccin en la seleccin del tipo de transporte, transportista e
itinerario incluyen: Tarifas de cargaLos cargos por el
desplazamiento de carga se determinan por la clasificacin del
artculo transportado y la tarifa apropiada. Las tarifas de los
transportes comunes estn disponibles pblicamente a cualquiera que
est interesado, aunque son voluminosas y difciles de leer, salvo
para aquellos que tienen experiencia y habilidad para efectuar el
anlisis de stas. Con la liberacin hubo cambios de tarifas
frecuentemente y muchostransportistas tienen las propias por
separado.La carga bsica se determina por la tarifade categora,
aunque se pueden arreglar tasas para mercancas ms bajas para
algunos artculos. Existen disponibles variaciones adicionales,
considerando que le cliente puede conocer y ser innovador lo
suficientemente como para obtenerlas. +Divisin de cantidad +Tarifas
de Ofertas Agregadas+Porcentaje de Descuento sin Garanta +Volumen
Aumentado Porcentaje de Descuento IncrementadoTIEMPO REQUERIDO DE
ENTREGA CONFIABIIDAD Y CALIDAD DEL SERVICIO SERVICIOS DISPONIBLES
TIPO DE ARTCULO QUE SE EST TRANSPORTANDO DIMENSIONES DEL
ENVOPOSIBILIDAD DE DAOS COSTO DE SERVICIOS DE TRANSPORTESITUTACION
FINANCIERA DEL TRANSPORTISTA MANEJO DELAS RECLAMACIONES 28 +Origen
y Puntos de Destino Especficos+Tarifas Directas +Diversificacin y
Reconsignacin +Privilegio de Suspensin +Fabricacin o Almacenamiento
en Trnsito DISPOSICION DE DESECHOS, EXCEDENTES O MATERIAL
OBSOLETOLos administradores estn interesados en la disposicin
efectiva, eficiente y remunerativa de desechos, excedentes y
materiales obsoletos y de desperdicio generados dentro de la
empresa. En los aos recientes, los problemas de disposicin sehan
convertido en ms complejos e importantes, ya que las compaas se
vuelven ms grandes, ms diversificadas en lneas de productos y ms
descentralizadas en su administracin.Material en exceso o sobrante
El material en exceso (o sobrante) es aquella existencia que excede
a un requerimiento razonable de la organizacin. Se origina debido a
errores en la cantidad comprada o a que no lleg a realizarse la
produccin que se anticipaba. Este material debe manejarse en varias
formas. En algunos casos, puede ser deseable solamente almacenarlo
hasta que se requiera, especialmente si el material no es de
carcter perecedero si los costos de almacenamiento no son excesivos
y si hay una posibilidad razonable de que el material se requerir
en el futuro. Ocasionalmente puede ser sustituido por material ms
activo. Si la compaa tiene varias plantas en operacin puede ser
posible transferir el exceso a otra planta. Canales para la
disposicin Existen diversos medios posibles para disponer de los
materiales. En general, con el fin de obtener los ingresos mximos
para la compaa vendedora las opciones son:29 COMPRAS EN EL
EXTRANJERORecientemente los compradores industriales se han
dedicado a buscar proveedores fuera de EUA por razones distintas a
una escasez nacional. No obstante desde el trmino de la II Segunda
Guerra Mundial, muchos eventosy fuerzas diferentes han puesto en
movimiento desarrollos orientados a la liberacin de las barreras y
a la expansin del comercio mundial.IMPORTANCIA: Varios factores
atraen la atencin sobre la alternativa de comprar en el extranjero,
y no es el menor el que nuestromundo se ha hecho ms pequeo,
figurativamente, n los ltimos 40 aos, con el aumento en la
velocidad de transportacin y comunicacin. Razones para comprar en
el extranjeroUsarlo en Cualquier Sitio dentro de la Empresa sobre
la base de "tal cual" Regreso al vendedor Restaurar para usar
dentro de la plantaVentas por medio de un comicionistaVender a otra
empresa para usarlo sobre la base de "tal cual" Venta a una
comerciante local de desechos o excedentes Descartar, destruir o
donar el material o el artculo 30 Varan con la mercanca especfica
necesaria. No obstante, la razn especfica necesaria. No obstante,
la razn especfica subyacente para emplear vendedores extranjeros es
que se percibe un mejor valor disponible de esa fuente que de un
vendedor nacional. Problemas potenciales por comprar en el
extranjero Localizacin y evaluacin de la fuenteTiempo de espera/
envo ExpedicinProblemas polticos y laborales Fluctuaciones
monetarias Mtodos de pagoCalidad Rechazos Aranceles y Derechos
AduanalesCostos administrativosProblemas Legales Transportacin
Idioma CALIDAD PRECIOINDISPONIBILDAD DE ARATICULOS
NACIONALESINTEGRACIN CON SUBSIDIARIAS EXTRAJERASENVO RPIDO Y
CONTINUIDAD DE ABASTACEMIENTO HERRAMIENTAS DE MERCADOTECNIAMEJOR
SERVICIO TCNICO TECNOLOGA31 Costumbres culturales y sociales
Organizacin para las compras en el extranjeroSe deben hacer las
compras directamente del proveedor o a travs de un intermediario?
Esto depende de factores tales como de cunto conocimiento
especializado en compras extranjeras se dispone en el departamento
de compras y el volumen y la frecuencia que se espera de compras en
el extranjero. Existen varias alternativas: Comerciante exportador
Emprea Comercializadora (consorcios de exportacin) Asignacin detro
del departameto de compras Oficina de compras en el extranjero
Comisionista Importador o agente de ventas
