BLOQUE III

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los documentosen la oficina

• En este bloque desarrollarás los conocimientos que necesitas para la elaboración de documentos, el manejo de equipos de oficina, las relaciones humanas en el trabajo y en tu vida cotidiana; además, revisarás temas como la capacitación y el adiestramiento, y cómo éstos contribuyen en el desarrollo de las personas e instituciones.

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Documentos oficiales, aDministrativos y personales

Planeación de un negocio

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¿Qué sabes tú?Contesta: ¿ qué es un auxiliar administrativo?, ¿en dónde se desempeña?

En tu comunidad, un porcentaje de la población trabajadora desempeña empleos en alguna organización; esto da una idea de la importancia que tiene esta tecnología en el comercio, la industria, la banca y el gobierno.

En esta sesión realizarás una actividad donde ejemplifiques la planeación de un negocio.

• En esta secuencia elaborarás los documentos más utilizados dentro de una oficina, para identificar cómo están compuestos y en qué ocasiones utilizarlos.

Manos a la obraAhora que ya reconocen las funciones que tiene un auxiliar administrativo, así como los requisitos que debe cubrir, formen equipos de cuatro integrantes y elabo-ren un plan de trabajo para el estableci-miento de una cafetería. Para ello, realicen los siguientes pasos:

Definan las características que ésta debe tener.

Clasifiquen las actividades que desem-peñará el auxiliar administrativo dentro del negocio.

Clasifiquen el tipo de empresa conside-rando al sector al que pertenece y al tipo de consumidores y las necesidades que debe de cubrir, dentro de su comunidad o localidad.

Concluyan grupalmente acerca de las difi-cultades que encontraron en la planeación.

La planeación es un proceso que se sigue para determinar cómo pueden alcanzarse los objetivos del negocio, mediante el siguiente proceso: análisis, evaluación y selección de oportunidades que hayan sido previstas.

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imPlementación del negocio

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En esta sesión continuarás con la ejemplificación del negocio mediante su implementación.

Manos a la obraPara el funcionamiento de su cafetería, definirán los recursos económicos, huma-nos y técnicos que permitirán su correcto desarrollo y el cumplimento de los objeti-vos establecidos. Hagan un ejercicio en el cual identifiquen los medios de comuni-cación eficientes que tendrán que utilizar dentro de ella.

Cada uno de ustedes representará un puesto dentro de su negocio (gerente, secretario, técnico en computación, auxi-liar administrativo). Practiquen los dife-rentes tipos de comunicación vistos en sesiones anteriores. Recuerden que debe ser eficiente y eficaz para garantizar el buen funcionamiento de su negocio.

¿La comunicación entre cada uno de los puestos que desempeñaron fue eficaz y eficiente?, ¿por qué?

Para que un negocio sea exitoso es necesario que haya una comunicación óptima entre cada uno de los integrantes, así como con los clientes.

¿Qué sabes tú?¿Recuerdas los tipos de comunicación? Menciónalos:

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elaboración de documentos

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En esta sesión continuarás con la ejemplificación del negocio mediante la ela-boración de documentos.

¿Qué sabes tú?¿Cuáles son los diferentes documentos que has revisado hasta el momento? Menciónalos:

Manos a la obraLos documentos son una herramienta de suma importancia en cualquier negocio; algunos de éstos son: el memorándum, la carta comercial, la carta poder, el oficio, la circular, la minuta, entre otros.

Preparen una lista de los documentos que se requieren para tener una comunica-ción eficaz en su negocio y clasifíquenlos.

Ahora elaboren los documentos de acuer-do con sus características y con las necesi-dades del negocio, dentro y fuera de él.

Al finalizar esta actividad de ejemplifica-ción de un negocio, ejercieron las habilida-des del auxiliar administrativo al elaborar los documentos necesarios para el cumpli-miento de los objetivos de su negocio, así como el ejercicio de la comunicación para el cumplimiento de las necesidades de éste. Asimismo, deben considerar la misión, la visión y los objetivos de su negocio, los cua-les deben ser claros, concretos, medibles, flexibles y coherentes.

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redacción del memorándumSE

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En esta sesión elaborarás un memorándum con sus principales componentes.

¿Qué sabes tú?El memorándum es un docu-mento administrativo interno que permite la comunicación al interior de la organización entre los niveles superiores y los inferiores. Su impor-tancia radica en que es un documento flexible, práctico, breve y directo.

En sesiones anteriores ya identificaste sus partes básicas. El memorándum se compone de: destinatario, remitente, fecha, asunto, texto y firma del remitente; comple-mentariamente puede incluir: membrete, referencia, sello y anexo.

Manos a la obraIdentifica la estructura organizacional de tu escuela; es decir, sus distintos puestos y niveles jerárquicos. ¿Qué actividades reali-zan las personas que ocupan esos puestos?, ¿entre cuáles de ellos podría circular un memorándum? Comenta con tus compa-ñeros tus conclusiones y compáralas con las del grupo para identificar las diferencias.

Después de discutir las respuestas, ima-gina que eres el director de tu escuela y vas a girar un memorándum a todos los profeso-res para dar a conocer un acto programado en el que se presentarán nuevos materiales educativos para Telesecundaria.

En tu cuaderno elabora el memorán-dum correspondiente que deberá conte-ner los elementos señalados en la sesión.

Compara el documento que elaboraste con los que realizaron tus compañeros de grupo y comenta con ellos qué dificulta-

des encontraste para la elaboración del memorándum, cómo las resolviste y con qué otros destinatarios podría comuni-carse el director de la escuela.

El memorándum es un medio de comu-nicación escrita al interior de la organiza-ción, que principalmente se lleva a cabo de forma vertical descendente, es decir, de los mandos superiores a los subordinados.

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redacción de la carta comercial

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En esta sesión elaborarás cartas comerciales de acuerdo con los lineamientos establecidos.

¿Qué sabes tú?En sesiones anteriores conociste la estructura y características elementales de la carta comercial; ahora elaborarás una que contenga las especificaciones revisadas previamente.

La carta comercial es un documento administrativo que permite la comunicación entre empresas o grupos de agremiados y en la que se explica, comúnmente, la situación en que se encuentra la empresa, algún cambio de precios, las políticas de reciente creación, las invitaciones a eventos comerciales, las cartas de felicitación, entre algunas otras.

La estructura básica de la carta comercial está compuesta por nueve elementos básicos: mem-brete, fecha, destinatario, saludo, texto, despedida, firma del remitente, referencias e iniciales.

Manos a la obraIdentifica qué empresas se ubican cerca de tu escuela. Clasifícalas de acuerdo con su giro o actividad económica, el origen de su capital y su magnitud o tamaño. Dise-ña un cuadro que contenga estos datos.

¿Crees qué pueden comunicarse entre sí todas las empresas que identificaste? ¿Cuáles podrían hacerlo? ¿Por qué lo con-sideras así? Argumenta tus respuestas, anótalas en tu cuaderno y compáralas con las de tus compañeros.

Redacta una carta comercial don-de felicites a la “Herrería Santa Fe” por cumplir 20 años de trabajo ininterrum-pido; incluye todas las características estudiadas. Comenta la carta con tus compañeros de grupo.

Recuerda que la carta comercial es un medio de comunicación que permite expresar ideas de manera clara y precisa, pues de no ser así, se vuelve una comuni-cación poco efectiva.

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redacción de la carta Poder

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En esta sesión elaborarás cartas poder de acuerdo con las necesidades que se presenten.

¿Qué sabes tú?Si recuerdas, en la sesión 31 conociste las características y usos de la carta poder. Es preciso recordar que se trata de un documento jurídico-administrativo que proporciona derechos limitados o generales a una persona para actuar en nombre de otra.

Su estructura básica está compuesta por cinco elementos básicos: fecha, persona a quien se dirige la carta, nombre del otorgante, nombre del que recibe el poder y firmas.

Se le considera documento jurídico debido a que cumple con todos los requisitos legales exigidos para ese acto; se les denominan actos jurídicos a los que crean, transmiten, modi-fican o extinguen derechos y obligaciones.

Por otra parte, es un documento administrativo, debido a que se utiliza como el soporte material por medio del cual se materializan los actos administrativos; de esta forma éstos son los que constatan la acción de conocimiento, voluntad o deseo emitidos por un individuo.En consecuencia, hablamos de un documento que cumple con los requisitos jurídicos, ade-

más de fungir como el soporte administrativo del acto en que se utiliza.

Manos a la obra

Imagina que trabajas en la oficina municipal de tu comu-

nidad. ¿Qué trámites podrías hacer con una carta poder? Anota las res-puestas y después de compartirlas con el grupo, arguméntalas.

¿Qué otros trámites puedes realizar con una carta poder?, ¿qué tan difícil conside-ras que sea llevar a cabo trámites con este documento?, ¿piensas que debe redac-tarse con poder general? Contesta los

cuestionamientos y coméntalos con tus compañeros de grupo.

Redacta una carta poder donde transmi-tas el derecho para recoger tu boleta de cali-ficaciones en la escuela; recuerda las partes que debe contener este tipo de documen-tos. Compara tu carta con la de tus compa-ñeros y corrígela si es necesario.

Recuerda que este documento tiene vali-dez siempre y cuando se anexe copia sim-ple de las identificaciones personales del otorgante, de la persona que recibe el poder y de los testigos.

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redacción del oficio

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En esta sesión elaborarás oficios de acuerdo con los linea-mientos establecidos y necesidades del área operativa.

¿Qué sabes tú?Como recordarás, el oficio es un documento formal de comunicación interna y externa en las organizaciones; puede utilizarse para referenciar otro previamente recibido mediante una contestación o simplemente para comunicar, de primera instancia, alguna información rele-vante o necesaria; es recomendable que este documento cuente con una seriación para fines prácticos de organización administrativa.

La estructura del oficio está compuesta por ocho elementos básicos: fecha, numeración, destinatario, asunto, referencia, texto, despedida y firma; las referencias son utilizadas cuando existe un documento previo, al que se debe dar contestación.

Manos a la obraImagina que laboras en las instalaciones de un hotel cumpliendo las funciones de auxi-liar administrativo. ¿En qué giro o activi-dad económica crees que se desarrolla este tipo de organización?, ¿qué oficios deduces son los más usuales en una empresa de esas características?, ¿consideras que los oficios son de utilidad al interior de esta organi-zación? Escribe las respuestas, después reflexiónalas y discútelas en grupo.

¿Consideras que la comunicación escri-ta sea efectiva en las relaciones laborales? ¿Consideras que el oficio permite una comu-nicación fluida entre distintos departa-mentos u oficinas? ¿Supones que sea difícil redactarlo? ¿Cómo solucionarías las dificul-tades de llevarlo a cabo? Discute el resultado de tu reflexión con tus compañeros de grupo

y obtengan una conclusión que redactarán posteriormente a manera de resumen.

Retomando la idea de trabajar en un hotel, elabora un oficio que invite al emplea-do Juan Pérez a asistir con regularidad al centro de trabajo, tomando como referencia el documento número: DRF/5691/2011, mis-mo que informa sobre la inasistencia repe-titiva del empleado en cuestión. Presenta a tus compañeros el oficio y comenta con ellos las dificultades que tuviste para redactarlo.

El oficio es el documento administrati-vo esencial por excelencia, pues debido a su naturaleza comunica en forma directa y precisa la información hacia el interior y el exterior de las organizaciones; su uso ade-cuado permite una mejor comunicación y organización en los distintos departamen-tos de las empresas.

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redacción de la circular

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En esta sesión elaborarás una circular con las características correspondientes.

¿Qué sabes tú?Entre los distintos documentos que puedes encon-trar en una oficina o en los pizarrones de avisos, está la circular; sus características se explicaron en la sesión 34. Es un documento administrativo que sirve para comunicar noticias relevantes de interés general a los integrantes de la organiza-ción; principalmente informa sobre eventos par-ticulares o generales, temas de interés laboral: convocatorias a cursos, talleres y seminarios; días de descanso obligatorio; políticas de nueva imple-mentación en la empresa; entre otras noticias que puedan ser de interés.

Aunque la estructura básica de la circular pue-de variar entre distintas organizaciones, se consi-dera que debe estar compuesta cuando menos por nueve elementos básicos: membrete, numeración, asunto, fecha, remitente, destinatario, texto, des-pedida y firma.

Manos a la obraRecorre los pasillos de la escuela y observa dónde se colocan las circulares. ¿Cuál es el tema más frecuente?, ¿a quién se dirigen las que encontraste?,

¿crees que debe existir una fecha estable-cida previamente para la anticipación de los avisos? Escribe las respuestas y elabo-ren en grupo una respuesta general.

Imagina que eres el encargado de recursos humanos de la pre-sidencia municipal en tu comu-nidad, y se acerca el día del

niño; redacta una circular para convocar a todos los empleados a que lleven a sus hijos el 30 de abril a las 8:00 am, con el fin de transportarlos a un campamento donde se realizará un festejo. No olvides incluir la confirmación de la asisten-cia de los niños al acto. Cuando hayas preparado la circular, coméntala con tus compañeros de grupo, comparen sus trabajos y anoten las correcciones si las hubiera.

La claridad y precisión de la circular per-mite que la comunicación pueda desarro-llarse de forma adecuada, debes tener en

cuenta que este instrumento adminis-trativo puede ser dirigido al público en general. V

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la carta Personal

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En esta sesión elaborarás cartas personales.

¿Qué sabes tú?El lenguaje, la escritura y los sím-bolos son formas de comunicarse que ha desarrollado la humani-dad; la comunicación puede reali-zarse en forma oral y escrita. Por ello se entiende como carta perso-nal el documento que permite la comunicación escrita de manera tradicional o digital; puede uti-lizarse al interior de la organiza-ción, pero también es común que se utilice para comunicaciones personales cotidianas.

Manos a la obraLa estructura de la carta personal, regular-mente, consiste en cinco partes básicas y dos opcionales. A continuación se descri-ben sus características:

¿Alguna vez has redactado una carta personal?, ¿crees qué es difícil realizarla con todos los elementos que debe conte-ner? Comenta los resultados con tus compa-ñeros.

Elabora una carta personal para tu mejor amigo, donde le platiques cómo te ha parecido la Tecnología Administrativa has-ta el momento. Al terminar, la entregas a tu amigo y comentas con tus compañeros de grupo la experiencia.

La carta personal es un documento que, en la mayoría de los casos, se utiliza para una comunicación no formal; cuando la comunicación es avalada por una organi-zación mediante el membrete, el grado de formalidad se incrementa.

Fech a . Momento en que se expide el documento, misma que puede incluir el nombre del lugar donde se emite.

Te x t o. Espacio que está compuesto por párrafos con sangría en primera línea y describen los asuntos para los que se crea el documento.

Fir m a . Se escribe simplemente el nombre y apellidos del remitente de la carta.

Salu d o. A la persona a quien se escribe, por ejemplo: “Querido/Querida”, pero depende del grado de conf ianza que se tenga con quien la va a recibir: puede emplearse desde un “Hola” hasta un “Estimado/Estimada”.

Posd at a . Es un elemento opcional que se redacta al f inal, en el que se recuerda o incluye alguna puntualización que se haya olvidado incluir en el texto del documento.

Des pedi d a . Se reduce a una o dos palabras, pero depende del grado de f raternidad que exista entre las dos partes, como “Con cariño” o “ Un abrazo”, “Atentamente”, “ Un saludo”, también puede incluirse.

Membrete. Impresión que aparece al margen superior en la cual se observa la imagen y los datos de la organización; se incluye en caso que sea un domicilio nuevo o de personas con las que se establece una correspondencia no frecuente.

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los sobres iSE

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En esta sesión identificarás las especificaciones para llenar sobres.

¿Qué sabes tú?En una oficina es común encontrar que se envía y recibe correspon-dencia de forma postal; en la mayoría de los casos debe introducirse el documento (carta personal, carta comercial, facturas, recibos de pago servicios, entre otros) en un sobre, el cual debe estar debidamente sella-do y tener anotados al frente los datos requeridos para su envío.

Manos a la obraUn sobre es una envoltura de papel que protege los documentos que se envían por correo postal; la importancia radica en evitar extravíos en caso de que sean varios documentos, además de mantener en buen estado la correspondencia.

Por la forma en que se cierran, los sobres son de dos tipos: engomados y autoadhe-sivos; los primeros son los que se deben humedecer por la solapa del sobre para cerrarlo, mientras los segundos cuentan con una solapa con una cinta plástica que protege el pegamento, misma que debe retirase para cerrarlo.

Por su apariencia física, los sobres son de dos tipos; por una parte, se encuentran los sobres sin ventana en los que debemos llenar todos los datos para su envío; y por otra parte los sobres con ventana donde se pueden apreciar los datos de envío que se llenaron previamente en la carta.

Los elementos que debe contener un sobre son: remitente y destinatario, ade-

más de incluir un timbre postal. Las características de estos elementos son: destinatario, remitente y timbre postal.Elabora nuevamente una carta perso-nal dirigida a tu mejor amigo en donde le comentas tus experiencias en el pri-mer año de Telesecundaria, investiga su dirección y con base en lo aprendido en la sesión llena un sobre con los datos (des-tinatario, remitente) e introduce la carta en él, ve a la oficina de correos, compra el timbre postal colócalo en el lugar que le corresponde en el sobre y envíasela. Pos-teriormente pregunta si la recibió y qué comentarios tiene.

Habla con tus compañeros sobre la importancia de la correspondencia entre las organizaciones y en tu vida cotidiana.

Los sobres son la apariencia externa que tiene la correspondencia, y entre más presentable y limpio sea el sobre, mejor recepción tendrá.

Destinatario. Persona a quien se envía la carta; este elemento se encuentra al centro del sobre y debe incluir: nombre, dirección, población, código postal y zona postal (en caso de tenerlo).

Re mit e nt e. Persona que envía la carta; este elemento se encuentra de f rente al sobre en el extremo superior izquierdo o en el reverso a la altura de la solapa y debe contener: nombre, dirección y población.

T im bre pos t al . Etiqueta que avala el pago de derecho que se necesita para enviar una carta; este requisito se localiza de f rente al sobre en el extremo superior derecho.

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En esta sesión aplicarás las especificaciones para el llenado de los sobres, median-te la elaboración de los mismos.

¿Qué sabes tú?Ya sabes cuál es la importancia de usar un sobre en la correspondencia y cuántos tipos de ellos existen, ¿alguna vez has elaborado uno? Comenta con tus compañeros de grupo.

Es preciso recordar que el sobre es la envoltura que protege la correspondencia comercial, indus-trial o personal al momento de ser trasladada; los datos que debe incluir un sobre son: destinatario, remitente y timbre postal.

Manos a la obraPueden existir distintos tipos de sobres, en tamaños y modelos, pero la elección del mismo depende en gran medida del tamaño o volumen del papel que se le vaya a guardar.

Por otra parte, no se pueden inven-tar tamaños de los sobres debido a que la correspondencia postal, se rige por normas estandarizadas internacionalmente para el funcionamiento homogéneo y la mejor

organización de los sistemas de comunica-ción postal. Por lo tanto, las medidas usa-das comúnmente en el diseño de sobres postales son las siguientes:

Sobre americano: 110 × 225 mmSobre Din A5: 190 × 250 mmSobre comercial: 120 × 176 mm

Formen equipos de seis integrantes y con unas hojas de papel elaboren tres sobres cada uno con las medidas ante-riormente expuestas: comenten con su profesor si se les presenta alguna dificul-tad para que los asesore.

Recuerda que los envíos por vía postal requieren que los sobres no excedan un peso límite, por lo tanto, es convenien-te que sepas que el sobre americano y comercial no deben sobrepasar los 20 g, mientras el sobre Din A5 está permitido un máximo de 100 g.

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estructura de recados, citas y tarjetas PostalesSe

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En esta sesión reconocerás la estructura de los recados, las citas y las tarjetas pos-tales para su elaboración.

¿Qué sabes tú?¿Alguna vez has escrito un recado?, seguramente sí y habrás tomado nota para una cita o, en ocasiones especiales, has elaborado una tarjeta postal.

Manos a la obraLos recados, las citas y las tarjetas pos-tales son herramientas de comunica-ción informal que deben ser breves y concisas; el correo postal o la entrega personal son dos maneras adecuadas y comunes para enviar estos documentos, además de que pueden ser escritos con tinta o lápiz y firmados simplemente con el nombre del remitente.

Los elementos que deben contener los recados, las citas y las tarjetas pos-tales para ser elaborados de manera correcta son: motivo, cuerpo y firma; a continuación se describen sus carac-terísticas: ¿Para qué situaciones con-sideras importante el uso de recados?, ¿piensas que es necesario escribir las citas en algún documento especial y de alguna manera en particular? ¿Conside-ras que es importante saber redactar las tarjetas postales?

El recado se utiliza para tratar asun-tos de poca importancia o que requie-ren de urgente atención; su redacción

es informal y, en cierto grado, con con-fianza entre el remitente y el destinata-rio; cuando se requiere algún grado de formalidad, suele redactarse la abrevia-tura Atto. Rdo. (atento recado) antes de la fecha; en el caso de que sea entrega-do por otra persona, se estila incluir la abreviatura de cortesía P.M.A.C. (por muy apreciable conducto).

Las citas son recordatorios breves de acontecimientos en los que debe llamar por teléfono o asistir personalmente algún directivo de la organización; por lo regular se redactan en una agenda personal que es, en la actualidad, una herramienta de trabajo indispensable para cualquier ejecutivo; se compone de un libro o cuaderno dividido en días y a su vez en horas, donde se recuerdan o planifican diversos actos personales y profesionales de forma breve.

Las tarjetas postales se usan por per-sonas que están de viaje y quieren man-dar un recuerdo o un saludo familiar a un ser querido; pueden ser medios que utiliza la empresa con buenos resulta-dos, ya que se envían al cliente de mane-ra personal; son ilustraciones impresas en papel cartulina de buena calidad, de fácil manipulación para los empleados de correos. La Unión Postal Universal definió el tamaño oficial de esta corres-pondencia: 14 × 9 cm.

Los recados y las citas son de uso interno en las empresas y su papel es fundamentalmente organizacio-nal. Las características internas de la correspondencia las establecen las políticas y reglamentos internos de cada organización. Pueden usarse tan-to personalmente como dentro de una organización y son una forma sencilla y eficaz de notificar diferentes aconteci-mientos, ya sea en una empresa o en la vida cotidiana.

Fecha. Día en que se emite el documento.

Motivo. Se da a conocer el motivo por el que se extiende el documento y a quién va dirigido.

Cuerpo. El texto detallado del documento se redacta en esta parte, recordando que debe ser breve y conciso.

Firma. Es el sello que caracteriza a cada remitente; simplemente se pone el nombre o algún distintivo particular que entiende el destinatario.

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los recados y las citas

las tarjetas Postales y su elaboración

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En esta sesión redactarás recados y citas.

En esta sesión redactarás tarjetas postales.

¿Qué sabes tú?Como se vio en la sesión anterior, los recados y las citas son herramientas de comunicación informal, de contenido breve y conciso; los elementos básicos que deben contener son: motivo, cuerpo y firma.

¿Qué sabes tú?¿Se te dificultó elaborar recados y citas?, ¿conoces las tarjetas postales?

Manos a la obra¿Recuerdas los temas desarrollados a lo lar-go del curso?, ¿has utilizado las herramien-tas administrativas que conoces a partir de éste?, ¿crees que sea difícil emplearlas de manera cotidiana?, ¿podrías realizar un ejercicio con tus compañeros, que incluya la mayor parte de los temas que hasta el momento has estudiado?

Reúnete con ellos y diseñen un socio-drama donde establezcan las actividades de una organización, junto con los pues-tos que se requieren. Recuerda que debes hacer uso del mayor número de herra-mientas que utiliza el auxiliar adminis-trativo al interior de las organizaciones y, tomando en cuenta que habrás de incluir los recados y las citas.

Al terminar el sociodrama, discute con tus compañeros los problemas que enfren-

taste para el diseño y la aplicación de la actividad, además de que expliques las herramientas que debe manejar el auxiliar administrativo y sus dificultades prácticas.

Elabora un recado dirigido a un amigo indicándole que fuiste a buscarlo y no lo encontraste; recuerda firmarlo. Haz una cita en la que darás a conocer a tu jefe una reunión de trabajo.

Manos a la obraLas tarjetas postales en México. Las prime-ras tarjetas postales ilustradas, impresas en Europa y Estados Unidos, llegaron a nuestro país durante las dos últimas déca-

das del siglo xix. Despertaron especial interés las firmadas por el fotógrafo esta-dounidense Walter Gardiner, quien inclu-yó figuras y paisajes, utilizando diversos métodos de impresión y finísimos aca-bados, lo que provocó que comenzaran a proliferar en la Ciudad de México. (Pablo Dueña, “Las beneméritas tarjetas pos-tales”, en Relatos e historias en México, mayo 2011, p. 15.)

Imagina que estás de vacaciones, elabo-ra una tarjeta postal dirigida a tus padres desde una playa; el texto es libre.

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el curriculum vitae

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En esta sesión revisarás qué es un curriculum vitae, así como los elementos que lo caracterizan.

¿Qué sabes tú?Cuando se busca trabajo es conveniente ir presentable en la apariencia física; asistir con toda la confianza y seguridad para enfrentar las entrevistas y exámenes que se te apliquen, además de presentar un curriculum vitae, que significa “hoja de vida”, y es un documento que contiene los antecedentes personales, académicos y profesionales de quien lo sustenta; la principal carac-terística de éste es que los datos son veraces, claros, breves y bien estructurados; recuerda que muestra las habilidades que reúnes para ocupar un puesto de forma adecuada.

Manos a la obraLa estructura básica para elaborar un currí-culum vitae contiene regularmente los siguientes elementos:

Datos personales. La información de refe-rencia para ser contactado en un futuro, como: nombre completo, dirección, teléfo-no, dirección de correo electrónico, entre otros datos relevantes.

Formación académica. Refleja los estu-dios oficiales que ha concluido el autor del documento; es importante que la informa-ción aparezca a partir de los estudios de nivel superior hasta los de nivel básico.

Formación extra académica. Se remite a cursos, regularmente sin validez oficial, que hayan sido tomados; recuerda que deben concordar con el puesto solicitado.

Idiomas. Elemento complementario que debe especificar el nivel de dominio de una lengua en las habilidades de lectura, escritura y conversación.

Experiencia profesional. Es el conjun-to de empleos previos que puedan deno-tar habilidades adquiridas a lo largo de la vida profesional, es importante ordenar-los cronológicamente.

Publicaciones y otras actividades pro-fesionales. Son datos que complementan la información profesional del postulante, recuerda que deben ser actividades relacio-nadas con el puesto que se solicita.

Intereses. Este componente del docu-mento es opcional y regularmente expresa intereses personales como pasatiempos o aspiraciones en la vida.

Recuerda que el curriculum vitae proporcio-na un panorama general del postulante a los reclutadores de las empresas; es importante que los datos que contenga sean verídicos, en algunos casos suele incluirse una fotografía del autor del documento, pero no es obligatorio y en todo caso depende de las necesidades de la organización para solicitar particularidades.

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PreParación de un curriculum vitaeSe

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En esta sesión elaborarás tu currículum vitae de acuerdo con sus características.

¿Qué sabes tú?¿Se te hizo difícil elaborar tu curriculum vitae? ¿Conoces alguna persona que haya llevado uno a una entrevista de trabajo?

Manos a la obraSabemos que aún no es tiempo de que solicites empleo, pero es importante que sepas elaborar este documento; para que puedas realizar la actividad puedes inventar los datos.

Como viste en la Sesión anterior, el curriculum vitae es un documento que refleja los antecedentes personales, aca-démicos y profesionales, de los postulan-tes a un puesto que oferta determinada empresa; este documento debe estar pre-sentable, y debe ser breve, veraz y con-ciso. Se recomienda evitar datos falsos. Elabóralo en hojas tamaño carta.

Realiza otra actividad: elabora un curri-culum vitae y anota los datos necesarios para el empleo de auxiliar administrativo en una empresa farmacéutica. Comenta

Esta expresión latina, que ha ganado carta de natu-raleza en muchos países, significa literalmente “la carrera de la vida” de una persona. Los americanos lo suelen denominar con una palabra francesa, résumé, es decir, “resumen”, y reservan la expresión curriculum vitae, o simplemente vítae, para los prolijos currículos académi-cos. (Luis Puchol, El libro del currículum vítae: Cómo con-servar las barreras del currí-culo y conseguir el trabajo que deseas, 3a. ed., España, Ediciones Díaz de Santos, 2004. p. 3.)

un dato interesante

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En esta sesión identificarás los elementos necesarios de una solicitud de empleo para su posterior elaboración con tus datos personales.

¿Qué sabes tú?Acude a una papelería y solicita que te muestren una solicitud de empleo, ¿conocías este documento?, ¿sabes de alguien que haya llevado una solicitud de empleo a una entrevista de trabajo? Comenta con tus compañeros de grupo las preguntas y compartan sus respuestas.

Manos a la obraLa solicitud de empleo es un documento, a manera de formulario, que entregan las empresas a los posibles candidatos en el momento del reclutamiento; en ocasiones es posible que éste la lleve consigo, previa-mente llenada al momento de su entrevista, pero en cualquiera de las dos situaciones, la función de este instrumento es la valora-ción inicial del solicitante.

La solicitud de empleo contiene una serie de preguntas encaminadas a conocer la formación académica formal e infor-mal, además de la experiencia y trayecto-ria laboral del postulante.

La solicitud de empleo es un documento que cumple una función triple, al interior de la organización:

Es una herramienta que permite un pano-rama inicial y general de los postulantes.

Es un instrumento que facilita la com-paración entre los candidatos, debido a la igualdad de las preguntas.

Permite a la organización construir una base de datos sobre el personal que solicita, ingresa, renuncia, entre otros, para futuras tomas de decisiones.

con tus compañeros las dificultades que tuviste para elaborarlo. Además, corríge-lo si es necesario.

Recuerda que tu curriculum vitae aumentará su contenido conforme se incremente la experiencia y la capacita-ción que adquirirás durante tu vida.

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la solicitud de emPleo iiSe

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En esta sesión elaborarás una solicitud de empleo, con tus datos personales.

Manos a la obraLas partes que integran a este documento:

Datos personales. Dentro de este apar-tado se incluyen los datos de la perso-na: nombre, apellidos, edad, dirección, entre otros.

Documentación. Datos más precisos como curp, Afore, rfc, licencia de mane-jo, etcétera.

Estado de salud y hábitos. Se describe la salud de la persona que elabora el docu-mento así como los hábitos de la misma; en él encontramos padecimientos, estado de salud, pasatiempos, etcétera.

Datos familiares. Se describe a los inte-grantes de la familia, así como su direc-ción y ocupación.

Escolaridad. Este apartado es impor-tante, ya que en él describiremos nuestra formación académica desde la secundaria hasta la profesional; además podemos inte-grarle cursos u otras actividades educativas.

Conocimientos generales. Se describen las funciones que muestran nuestra capa-cidad de realizarlos; se destacan los idio-mas y el manejo de equipo de oficina.

Empleo actual y anterior. Describirás tus trabajos anteriores, así como el actual; dentro de este apartado destacan el nom-bre de la compañía, el puesto y el sueldo.

Referencias personales. Escribir el nombre y la dirección de personas las cuales te conocen y en su caso darán tes-timonio de tus buenas acciones, así como de tu trabajo; es importante el tiempo que tienen de conocerse.

Datos generales. Los datos generales sirven para identificar características de la persona, por ejemplo: ¿cómo se enteró del empleo?, ¿algún pariente trabaja en la empresa?, entre otros.

Datos económicos. Información perso-nal que refiere cómo vive la persona; entre ellos destaca si se tienen otros ingresos; si la casa donde habita es propia, etcétera.

Reúnete con tus compañeros de equipo y llenen, con asesoría de su profesor, una solicitud de empleo comprada en una pape-lería, pretendiendo que piden trabajo en su escuela. Cuando la tengan lista coméntenla y compárenla con las de sus compañeros.

¿Sabes qué función tiene la solicitud de empleo?, ¿sabes la importancia de presentar una solicitud de empleo adecuada a las nece-sidades en una organización?, ¿sabes qué uti-lidad les proporciona la solicitud de empleo a ésta? Escribe en el cuaderno tus conclusiones.

Por lo anterior, es común que en algu-nas organizaciones dediquen parte de su tiempo al diseño de un modelo que satis-faga las necesidades de reclutamiento, selección y análisis del personal.

Una exigencia común en las solicitudes de empleo es la de contestar absolutamen-te todo el cuestionario y, además, firmar el documento. La razón de esta exigencia es jurídica debido a que si algún dato propor-cionado es falso y se comprueba, la organi-zación puede prescindir de los servicios del empleado sin necesidad de liquidación.

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AutoevaluaciónEs tiempo de que revises lo que has aprendido después haber estudiado esta secuencia.Lee con atención y contesta.

Sí NoReconozco los componentes principales de un

memorándum.

Realizo la carta poder de acuerdo con su

estructura.

Elaboro una carta comercial considerando

las partes que la integran.

• Lee detenidamente la siguiente afirmación y marca el nivel en que con-sideras que lo cumples. Cuando el profesor te lo indique, haz una reflexión acerca de por qué consideras que ese es tu nivel.

Siemprelo hago

Lo hagoa veces

Difícil-mente lo hago

Respeto y valoro las aportaciones de mis

compañeros al realizar act ividades.

Apoyo en la organización de las tareas

asignadas.

Mantengo buenas relaciones con los

integrantes de mi equipo.

• De tus respuestas anteriores, analiza y contesta en tu cuaderno: ¿qué logros obtuve?, ¿qué dificultades enfrenté?, ¿qué y cómo puedo mejorarlas?

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los equipos utilizaDos Dentro De una oficina

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¿Qué sabes tú?¿Alguna vez has oído hablar sobre los equipos manuales de una oficina? En tu escuela hay una o varias oficinas en donde el director y los maestros realizan el trabajo administrativo; pide permiso para entrar e identifica el equipo manual. Haz una lista en tu cuaderno y comenta con tus compañeros si han utilizado algo de lo que aparece ahí.

En esta sesión reconocerás cuál es el equipo manual que se utiliza en una oficina.

Manos a la obraLos equipos manuales son herramientas destinadas para una función específica, no requieren de corriente eléctrica, son muy variados y nos sirven para distintas cosas. Entre ellos están: engargoladora, engrapadora, perforadora, máquina de escribir mecánica, tijeras y guillotina.

Comenten qué equipo utilizarían para elaborar un cuaderno con hojas limpias recicladas de cuadernos anteriores.

EngargoladoraImplemento de oficina muy útil y común dentro de nuestro espacio de trabajo, por-que ayuda a tener mejor organizados los documentos, ya que con él reciben un ter-minado de encuadernación.

EngrapadoraElemento pequeño, muy útil, pues ayuda a fijar las hojas de un documento para no extraviarlas.

PerforadoraSe emplea para realizar perforaciones en hojas de papel; ayuda a sujetar documen-tos generalmente con broches o arillos, y sirve también para hacer carpetas o expe-dientes en los cuales se organizan distin-tos tipos de documentos.

GuillotinaEs la máquina que se usa para cortar papel de gran tamaño y en grandes cantidades, en imprentas, encuadernadoras o dis-trubuidoras papeleras.

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equiPo manual de oficina

• En esta secuencia reconocerás cuáles son los equipos más utilizados en una oficina, sus características y cómo emplearlos.

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Manos a la obraLos equipos eléctricos y electrónicos que se utilizan en una oficina son:

FotocopiadoraMáquina que utilizamos para reproducir algún documento; elabora copias de papel a papel; es una reproducción fotográfica instantánea de un documento (fotocopia).

TeléfonoEs uno de los dispositivos más comunes y de mayor uso dentro de la oficina. Si bien sirve para comunicarte con otras personas fue-ra de tu espacio laboral, también sirve para comunicarte con gente dentro del mismo lugar de trabajo, mediante extensiones. Hace que la comunicación sea siempre fluida.

FaxEquipo sumamente versátil y útil. Con él puedes enviar vía telefónica, información en forma de documentos, los cuales serán recibidos igual que los mandaste. También hace las veces de copiadora.

Máquina de escribirAparato mecánico, electromecánico o elec-trónico, con un conjunto de teclas que al ser presionadas imprimen caracteres (letras y signos) en un documento, normalmente papel. La persona que opera una máquina de escribir recibe el nombre de mecanógrafo.

ComputadoraAparato electrónico; en la actualidad es de gran ayuda en la oficina, ya que por medio de dispositivos y programas procesan, analizan, calculan y guardan cualquier información.

ImpresoraEn la actualidad, las computadoras han susti-tuido a las máquinas de escribir; la impresora es un dispositivo de salida de la computado-ra por medio de la cual, se producen copias impresas de textos, gráficas, etcétera.

Realiza la siguiente actividad: con ayuda de tu profesor elabora tu curriculum vitae, consigue una máquina de escribir, ya sea mecánica, eléctrica o una computadora y empieza a familiarizarte con ella. Este tipo de equipos de oficina simplifica el tra-bajo en la escuela, la casa o en cualquier otro lugar.

equiPo de oficina, eléctrico y electrónicoSe

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En esta sesión identificarás cuál es el equipo eléctrico y electrónico que forma parte de una oficina.

¿Qué sabes tú?Retomando la actividad de la sesión anterior, al estar dentro de cualquiera de las oficinas de tu escuela, identifica los equipos eléctricos y electrónicos, enlís-talos en tu cuaderno y comenta con tus compañeros si han utilizado alguno de ellos.

Implemento que servirá para el cortar papel necesario en alguna de tus activida-des cotidianas. Está provista de una cuchi-lla muy afilada que sirve para cortar, al mismo tiempo, varias hojas de papel con diferentes medidas.

Aparte de llevarlo a cabo en tu escuela, investiga el equipo manual que está den-tro de tu casa o en otro lugar.

Es importante para un auxiliar admi-nistrativo el saber utilizar este tipo de implementos, ya que como se mencionó en sesiones anteriores, realiza diversas funciones similares a las de un auxiliar en una oficina (archivo, almacén, etcétera).

Fax

Computadora portatil Teléfono con pantalla digital

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AutoevaluaciónEs tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estudiado esta secuencia. Lee con atención y contesta:

Menciona el equipo manual más utilizado dentro de una oficina.

Escribe dos ejemplos de equipo eléctrico.

Anota el equipo electrónico más utilizado en una oficina.

Lee con atención las siguientes afirmaciones y responde Sí o No.

Sí No

Utilizo el equipo de of icina de manera

efect iva.

Clasif ico el equipo eléctrico y electrónico que

se utiliza en una of icina.

Analizo las formas de uso del equipo manual

empleado en una of icina.

• Lee detenidamente la siguiente afirmación y marca el nivel en que con-sideras que lo cumples. Cuando el profesor te lo indique, reflexiona acerca de por qué consideras que ese es tu nivel.

Siemprelo hago

Lo hagoa veces

Difícil-mente lo hago

Muestro respeto a las autoridades al

solicitar la información requerida.

Demuestro interés hacia el trabajo

en equipo.

Respeto las opiniones de mis compañeros

hacia las tareas asignadas.

• De tus respuestas anteriores, analiza y contesta en tu cuaderno: ¿qué logros obtuve?, ¿qué dificultades enfrenté?, ¿cómo puedo superarlas?

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las relacionesDentro De la oficina

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¿Qué sabes tú?¿En tu salón de clases te llevas bien con todos tus compañeros?, ¿cómo consideras que son las relaciones entre ustedes?

En esta sesión identificarás en qué consisten las relaciones humanas y cómo uti-lizarlas dentro de una oficina y en cualquier ámbito.

• En esta secuencia reconocerás la importancia de las relaciones humanas en el ámbito de una oficina y en la vida cotidiana, así como sus características y beneficios.

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¿en qué consisten las relaciones humanas?

Manos a la obraLa interacción que se lleva a cabo dentro de éste constituye un ejemplo de las rela-ciones humanas, y es importante no sólo en tu salón de clases, sino también en la escuela, ya que allí interactúan alum-nos, padres de familia y maestros. Las fiestas son una muestra de esto ya que en ellas conviven los anfitriones con los invitados.

Las relaciones humanas son impor-tantes en el marco del trabajo del auxiliar

administrativo en una oficina. A con-tinuación se presenta un concepto. Es la interacción de las personas, directa o indirecta, cuyo fin es cubrir sus necesi-dades basándose en reglas aceptadas por todos y en el reconocimiento y el respeto de cada uno de ellos.

Las relaciones humanas implican tener una buena relación con todos los individuos de un sistema, lo cual es váli-do dentro de una oficina, y para nuestra vida cotidiana.

En todas las empresas, el capital humano es el más importante, ya que sin él no sería posible la realización de las actividades laborales, como la elaboración de produc-

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tos, la prestación de servicios o cualquiera que sea la índole del trabajo cotidiano.

Relaciona las columnas, coloca a cada persona con quien corresponda y escribe de qué manera interactúan.

Recuerda que las personas son diferen-tes y que esas diferencias son resultado de las diversas culturas y ambientes familia-res; que cada una posee diferente perso-nalidad, habilidades, gustos y aptitudes.

Persona Persona Actividad de relaciones humanas

1 Policía( 1 ) Automovilista

Se dirige a él con respeto diciéndole que ha cometido una infracción tratando de llegar a un buen entendimiento.

2 Auxiliar administrativo ( ) Paciente

3 Mecánico ( ) Público

4 Médico ( ) Pasajero

5 Taxista ( ) Admirador

6 Cantante ( ) Secretaria de dirección

7 Artista ( ) Cliente de taller

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correlación entre relaciones humanas y relaciones PúblicasSE

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En esta sesión diferenciarás la importancia de las relaciones humanas y las rela-ciones públicas, así como su práctica dentro de una oficina.

¿Qué sabes tú?Ahora que sabes lo que son las relaciones huma-nas, ¿te consideras capaz de mantener relaciones armoniosas en tu grupo y fuera de él? ¿Sabes que en algunas empresas tienen mucha importancia el carácter y la personalidad de sus empleados? Esto es así, porque aun después de que una persona comien-za a trabajar, hay un periodo de prueba para evaluar su personalidad, así como su capacidad y disposición para el trabajo. Es necesario que un auxiliar admi-nistrativo aprenda a tratar bien a sus compañeros y al público.

Manos a la obra¿Qué sabes acerca de las relaciones públicas?

A continuación definimos: es la relación que mantiene la empresa con su entorno, sus clientes o sus posibles clientes median-te evaluaciones (encuestas), para saber si su funcionamiento es el óptimo y si no, en qué forma se puede mejorar.

Las relaciones públicas están enfocadas a distintos organismos, por ejemplo: empre-sas, público en general y proveedores.

En una empresa las relaciones huma-nas deben ser óptimas, pues de no ser así nunca serán buenas las relaciones públi-

cas, ya que el capital humano tiene que sentirse satisfecho psicológica, social y económicamente, para dar una buena imagen al exterior. Tienen como princi-pal objetivo introducir a la empresa en la comunidad, haciéndose entender, por los públicos internos y externos de sus proce-dimientos y objetivos, a fin de vincular las dos partes provechosamente.

¿Cómo proporcionarías al público en general información acerca de lo que se hace dentro de la empresa en que traba-jas?, ¿qué estrategias utilizarías para tener una armonía entre las relaciones huma-nas y las relaciones públicas dentro de esa empresa?, ¿qué acciones tomarías si tu trabajo de relaciones públicas es evaluado como deficiente por tu público cautivo?

Para finalizar la sesión, discute grupal-mente tus respuestas y escribe las conclu-siones generales sobre la importancia de las relaciones humanas y su influencia en las públicas.

Es indudable que el conocimiento huma-no no es tarea fácil. Sin embargo, todos los esfuerzos que se realicen para conocer a las personas serán recompensados.

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factores de funcionamiento dentro de la oficinaSE

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En esta sesión identificarás cuáles son los factores que propician el funcionamien-to de las relaciones humanas en una oficina.

¿Qué sabes tú?¿Sabes que para llevarte bien con una persona es necesario tratar de conocer sus ambiciones, capacidades, creencias, intereses y su modo de reaccionar frente a diferentes situa-ciones?

Manos a la obraAhora analizaremos los factores que ponen en funcionamiento dichas relaciones: son situaciones, medios o formas en que las relaciones humanas van a ejercerse; por ejemplo, el buen trato entre el jefe y los empleados y viceversa, así como entre la directiva y sus subordinados.

Entre estos factores sobresalen los siguientes:1. La humildad. Nunca se debe tratar mal a los empleados independientemente del puesto donde se encuentren; además ellos son el medio para que una organiza-ción funcione.

Existen aspectos que se deben tener muy presentes para el buen funcionamien-to de las relaciones humanas.a) El jefe o empresario debe descender lige-ramente; tender una mano a todo su perso-nal e interesarse en cada empleado como lo que es, una persona.b) Los que tienen autoridad deben estar a la vista de los empleados, nunca esconderse, ya que esto propicia un trabajo forzado. c) Deben hablar el mismo lenguaje que los empleados. 2. El comportamiento humano. Es el respeto hacia las opiniones de los subordi-nados, el buen trato a los semejantes, así la convivencia se da en armonía que es esen-cial en las relaciones humanas.

En todas las organizaciones deben mantenerse relaciones sanas, sin vicios. Llevarse mal, poner apodos, no respetar los derechos de los demás, son causas de

problemas y conflictos. Todo esto se pue-de evitar mediante una comunicación sana y el respecto a fin de realizar eficien-temente el trabajo.

Una acción útil en este sentido es la realización de cursos de relaciones humanas, ya que con ello se genera un ambiente laboral más amable y con ello se puede trabajar mejor. Cuanto mayor es el grado de capacitación de las partes, mejores resultados se podrán obtener.

La humildad y el comportamiento humano son importantes en las relaciones dentro de la oficina, propicia un ambien-te de trabajo agradable para todos los que laboran en la empresa.

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ciclo motivacional

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En esta sesión identificarás el ciclo motivacional de las relaciones humanas; cómo se utiliza y cuáles son sus características.

¿Qué sabes tú?¿Alguna vez se te ha antojado una golosina y no cuentas con dinero para adquirirla?, ¿cómo reac-cionas al no poder satisfacer ese antojo? ¿Crees que esto puede crearte inestabilidad?

Manos a la obraEl ciclo de la motivación se inicia por necesi-dades no satisfechas y termina después de que el individuo evalúa las consecuencias de haber intentado satisfacerlas o cuando el proceso se interrumpe por alguna razón. La motivación es un proceso cíclico.

Cuando la persona satisface la nece-sidad descarga la tensión provocada, el organismo retorna a su equilibrio y a su adaptación al ambiente.

Menciona algunas acciones que puedan crear un desequilibrio en un trabajador y anótalo en la tabla de abajo, sigue el ejemplo.

Una vez satisfecha la necesidad, deja de ser motivadora de comportamiento, puesto que ya no causa tensión o inconformidad.

Lee el siguiente relato sobre algunas situaciones que pueden ocurrir dentro de una oficina:

El auxiliar administrativo llega como todos los días a su trabajo y está dispuesto a realizar sus actividades; sin embargo, exis-te una necesidad. ¿Cómo sería cubierta?

1. No tiene a su disposición sus herra-mientas de trabajo, computadora, docu-mentos, etcétera. ¿Qué harías tú para cubrir esta necesidad?

2. Hoy debe entregar una serie de docu-mentos oficiales dentro de la dependencia, pero la secretaria no llegó para la elabora-ción de los mismos, así que las actividades del auxiliar administrativo no se podrán realizar. ¿Cómo cubrirías esta necesidad?

3. El auxiliar administrativo tiene mucho trabajo que hacer y está en disposición de hacerlo, pero hoy debe salir temprano por-que tiene que ir al médico. ¿Qué harías para solucionar el problema?

Discute con el grupo tus respuestas y escribe en tu cuaderno las conclusiones.

Cuando un individuo satisface las necesi-dades creadas, descarga la tensión, retoma su equilibrio y se adapta mejor al ambien-te que lo rodea mejorando las relaciones humanas, dentro y fuera de la oficina.

Acción DesequilibrioLa falta de desayuno en el trabajador Que éste no realice correctamente sus actividades cotidianas

por falta de energía.

Necesidad

Rompimiento

del equilibrio

Equilibrio emocional

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el comPortamiento en una oficina

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En esta sesión explicarás cuál es la forma más apropiada de comportarse dentro de una oficina.

¿Qué sabes tú?Observa en tu salón de clases y sabrás que existen distintas formas de comportamiento de los alumnos; algunos son bromistas, otros son impuntuales, hay algunos que siempre están dispuestos a ayudar, y tú ¿en qué grupo te ubicarías?, ¿existen dentro del salón otras formas de comportamiento?

Manos a la obraLa personalidad es un fenómeno complejo, existen diversas teorías que la explican, sin embargo, en el trabajo diario de las ofici-nas, se consideran los tipos introvertido y extrovertido.

En una empresa, el comportamien-to influye en el tipo de decisiones que se toman, en la manera de planear y organizar el trabajo, de ahí que sea tan importante conocer cómo se comportan las personas.

La personalidad es aquello que define cómo somos y nos comportamos dentro de cualquier lugar; es el reflejo exterior de nuestro ser interior, la suma total de nues-tras características.

Extrovertido. Se caracteriza por ser espon-táneo, muy comunicativo, vigoroso y entu-siasta en la realización de sus tareas.

Introvertido. Representa la condición inversa del extrovertido; tiende a mostrar-se tímido, retraído e inhibido en las relacio-nes sociales. Es generalmente un individuo reflexivo y, por eso mismo, le interesa mucho más el mundo de las ideas que los asuntos prácticos.

Para un desarrollo óptimo de la perso-nalidad de un individuo se ubican dos vertientes: la primera es la herencia y la segunda el ambiente.

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la dePendencia de terceros en el trabajo

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En esta sesión reconocerás en qué consiste la dependencia de terceros para reali-zar actividades cotidianas dentro de la oficina..

¿Qué sabes tú?Cuando te enfermas y tus padres te llevan con un médico, tu salud está en manos de él, o en algunos casos si no es grave la enferme-dad dependes de los cuidados de tus padres o familiares. ¿Crees que necesitas de ellos para sanar?, ¿por qué?

Manos a la obraCasi en cualquier situación dependes de alguien para realizar tus funciones o tareas; por ejemplo, tus padres dependen de terceros para poder hacer sus funciones como traba-jar (sus jefes inmediatos, sus compañeros de trabajo), hacer la comida (el vendedor de gas, el vendedor de los insumos) hacer algún pago (el encargado de correos, el cajero de alguna

institución) o, simplemente, la convivencia para estar plenos (el encargado del cine, o el del mantenimiento de un parque).

El trabajo que desempeña un auxiliar administrativo no es la excepción, ya que dentro de una oficina, para poder realizar sus funciones, depende de terceros. ¿Cómo crees que sería la dependencia de éste para realizar sus actividades? Escríbelo.

La herencia. Es la transmisión del carácter y las características físicas en las personas de una generación a otra. Aunque también cumple con la función de la forma de reac-cionar de éstas en cuanto a nivel de activi-dad y capacidad de adaptación.

El medio ambiente. Es un factor para la construcción de la personalidad; son los valores naturales, sociales y culturales que hay en un lugar y que influyen en la vida material y psicológica del individuo.

Estos factores influyen para ejercer un comportamiento adecuado en la oficina; a continuación se mencionan algunas reglas e indicaciones para realizarlo.

Presentaciones. Siempre que un nuevo compañero sea presentado debe corres-ponderse con una sonrisa amistosa y un atento saludo.

Saludo. Un amable “buenos días” es otra expresión de buenos modales, los compa-ñeros, clientes y visitantes agradecerán un

saludo atento y cordial.Asuntos personales. Una persona con-

siderada se abstiene de hablar acerca de sus problemas o éxitos personales.

Observar buenos modales a la hora de la comida. Deben observarse buenas maneras y tomar solamente el tiempo establecido para ellos.

Ayudar a los empleados nuevos. Es un acto de buena relación humana presentar-los a los demás compañeros, proporcionar-le los materiales necesarios y demostrarle confianza a su capacidad.

Los factores que influyen en el comporta-miento de los individuos son importantes ya que de ello depende la conducta que obser-ven dentro de una oficina y en la vida cotidia-na, al ejercer las relaciones humanas. (Amalia Llabrés y Ángela Cortés, Competencias para la oficina moderna, México, McGraw-Hill Latinoamericana, 1979, pp. 34-36.

La humildad y el comportamiento humano son importantes en las relaciones dentro de la oficina, propicia un ambien-te de trabajo agradable para todos los que laboran en la empresa.

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creando ambientes favorablesSE

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En esta sesión reconocerás en qué consiste la dependencia de terceros para reali-zar actividades cotidianas, dentro de la oficina.

Manos a la obraComo puedes ver, en una oficina siem-pre tendremos que depender de terceros para realizar nues-tras labores; el jefe

siempre necesita de sus subordinados para poder realizar su trabajo, y éstos de sus compañeros, así como de las instrucciones o dirección del jefe. Se trata de un trabajo de mutua colaboración.

Formen equipos de tres y realicen un sociodrama acerca de cómo beneficia o afecta la dependencia de terceros den-tro de una oficina; tomen en cuenta lo siguiente:

Elijan un papel: jefe, secretaria y auxiliar administrativo.

Escriban un guión corto acerca de la depen-dencia de terceros entre estos personajes.

Preséntenlo ante su grupo.Discutan cómo mejorarían cada una de

las actividades presentadas, respecto a la dependencia observada.

En las oficinas se crean equipos de tra-bajo, igual que en tu grupo. Esto resulta favorable para cualquier organización y ámbito, ya que lo que hace cada empleado depende de todos y repercutirá sobre lo que hagan los otros dentro la organización.

Una actitud de cooperación entre los integrantes de una oficina o cualquier tra-bajo, hace que el ambiente sea más cordial, agradable y eficiente.

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el mando dentro del trabajo

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En esta sesión distinguirás qué es el mando, cómo se utiliza y qué características tiene dentro del área de trabajo.

¿Qué sabes tú?Has oído hablar de la palabra “mando”, ¿Qué signifi-ca?, ¿cómo se utiliza?, ¿a quién se le asigna?En la escuela el director dirige a un grupo de maestros, pues él es la máxima autoridad y ejerce el mando.

Manos a la obraPregunta a algún familiar si en su trabajo tiene uno o varios jefes y la manera en que ejercen el mando con su equipo de trabajo; reflexiona acerca de las respuestas.

El mando se define como la actitud que asume una persona que dirige a otras para realizar acciones específicas.

Cuando el mando se define de esta manera su acción es sumamente amplia, porque abarca tanto al director de una empresa como al capataz de una planta industrial; al jefe de una oficina que diri-ge a un grupo de empleados subalternos, etcétera. Pero éste va más allá de hacer lo que propongamos con los demás, ya que también se puede entender de la siguien-te manera: es la capacidad de lograr que las cosas se hagan mediante la dirección de un grupo de personas, a quienes se les da instrucciones. No obstante, el recibir órdenes puede generar alguna(s) de las siguientes reacciones:

Evasión. El no querer tener contacto con la persona que tiene el mando.

Dispersión. Es no atender en tiempo y forma las indicaciones de quien lleva el mando, enfocando la atención en las otras personas o haciendo otras tareas.

Insubordinación. Resistencia y/o rebeldía para acatar órdenes, lo cual pue-de influir en la pérdida del control sobre las acciones.

Temor. Ésta es tal vez la más difícil de erradicar, ya que implica no cooperar con los demás por miedo a no poder realizar las funciones encomendadas.

Sin embargo, existen principios ya defi-nidos que la persona que lleva el mando (el jefe o quien ha sido designado por él para ejercerlo) tiene que contemplar para que las cosas salgan adelante. Son los siguientes:

Principio de autoridad. Se debe demos-trar quién tiene el mando, pero también por qué lo ejerce; regularmente se elige a la persona que ha demostrado más capa-cidad, conocimiento y solidez al realizar sus labores.

Principio de igualdad. Todos los inte-grantes del equipo de trabajo son impor-tantes, aunque algunos no tengan el mismo conocimientos o experiencia no son menos que los otros. Todos tendrán responsabilidades que darán frutos si son realizadas correctamente.

Principio de subordinación. Todos debemos acatar las solicitudes del jefe sin cuestionar su jerarquía y, asimismo, éste recibirá órdenes de alguien más, es decir, “el jefe también tiene jefe”.

No todos los jefes actúan de la misma manera, puesto que ello depende de las tendencias y el temperamento de cada cual. Hay personas que entran fácilmente en contacto con los demás y ganan su confian-za sin haber distinción de clase o de jerar-quía, al tratar a todos con respeto.

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los líderes en una oficina

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En esta sesión reconocerás quién es un líder y sus características dentro de cual-quier situación, ya sea dentro de la oficina o fuera de ella.

¿Qué sabes tú?¿Sabes qué es un líder y qué es un jefe?, ¿quiénes son dentro de la oficina?, ¿sabes cómo se diferencian o quién tiene mayor don de mando?, ¿quién crees que es el más respetado o con más jerarquía en una oficina?, ¿pueden coincidir dos individuos con estas características en el mismo lugar de trabajo?

Manos a la obraEl líder es el individuo más apreciado del grupo y el que más atracción ejerce sobre sus compañeros, es decir, el guía y con-ductor. Un aspecto de suma importancia es que el liderazgo no está impuesto por la empresa, pues éste es elegido libremente por sus compañeros.

El jefe es una autoridad impuesta por la empresa. De ahí la conveniencia de hacer una distinción entre estos dos conceptos, a pesar de que se consideran como similares.

Realiza una lista comparativa en el pizarrón; anota las características que

debe tener, en tu opinión, el líder y el jefe de grupo que ha sido impuesto; recuerda que el líder es la persona más carismática del salón y es quien mueve al grupo para realizar actividades que no tienen nada que ver con el trabajo; el jefe de grupo pue-de ser tomado como la persona elegida o impuesta para determinar el rumbo del grupo. Después, comenta tus conclusiones mediante una mesa redonda o en un deba-te, con tus compañeros. Existen distintos tipos de líderes:

Autoritario. Es un dominante, impo-sitivo e inflexible. Es quien establece las

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tareas, normas, objetivos, sin consultar a su grupo de trabajo y no explica a sus subor-dinados los planes a futuro, se concreta a dar indicaciones en el momento preciso de cada etapa de la planeación. Su actitud genera estrés y sentimientos de represión en los subordinados.

Democrático. Es un líder activo, con-sultivo y orientador. Para tomar una decisión debate y decide con el grupo. Permite que éste esboce las medidas y las técnicas para alcanzar sus objetivos, y él funciona como un orientador y guía. El clima laboral que genera entre su grupo de trabajo es de confianza, responsabili-dad y satisfacción.

Liberal (laissez-faire). Este tipo de líder permite que cada quien haga su voluntad. Su participación es mínima y limitada, hace presencia sólo si se le necesita y la división de las tareas está dispuesta totalmente por el grupo. El líder no evalúa ni regula el curso de la planeación. Esto genera entre los tra-bajadores desorientación, individualismo y pérdida de sentido de las tareas a realizar.

Un líder es una persona apreciada por el grupo de trabajo, por ello la importancia que tiene dentro de la organización ya que, gracias a la buena interacción con los empleados, favorece el desarrollo óptimo de las actividades.

los jefes dentro de la oficina

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En esta sesión identificarás las características de un jefe dentro de la oficina.

¿Qué sabes tú?¿Qué representará la figura del jefe en un trabajo?, ¿cómo se comporta-rá?, ¿cuáles serán sus características?

Manos a la obraLa dirección de las diferentes oficinas de una empresa es asignada a los jefes, de su mando y supervisión depende el buen fun-cionamiento de las actividades, el tiempo de entrega de éstas y el aprovechamiento de los recursos para el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Las cualidades de un jefe son: ener-gía; a veces, temeridad; valor y coraje para asumir responsabilidad; sentido del deber; preocupación por el bienestar del personal; cultura general; capacidad administrativa y de organización; domi-nio de los trabajos de la empresa.

Los tipos de jefe pueden ser:Institucionales. Son autoritarios y

generalmente son por nombramiento.Dominadores. Presionan a sus subordi-

nados y actúan por impulsos.Persuasivos. Se imponen a base de

persuasión y convencimiento.

Ya que identificaste las cualidades ante-riores, realiza un ejercicio para considerar qué tipo de jefe serías tú, si fuera el caso. Formen equipos de dos integrantes y escri-ban una lista de las cualidades de su com-pañero e imaginen que él es su jefe. Tomen nota de lo acordado.

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el trabajo y el juego

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En esta sesión diferenciarás las actividades laborales de los juegos, dentro del tra-bajo de oficina.

¿Qué sabes tú?El juego y el trabajo son dos actividades muy comunes dentro de la oficina o del grupo de clases, ya que hay personas que se dedican a sus labores y hay otras que se ocupan de jugar y hacer bromas ¿En qué rubro estás dentro de tu salón?

Manos a la obraEl trabajo es aquella actividad que ha de eje-cutarse en un recinto designado para rea-lizar labores que ayuden al desarrollo de la empresa, y por la cual recibiremos un pago justo. El trabajo es un medio para alcanzar un objetivo deseado.

Por su parte, el juego tiene una finali-dad personal, carece de un propósito den-tro de la oficina puesto que se basta a sí mismo y, es una actividad para la cual no fuimos contratados.

Reflexionemos sobre las diferencias entre ambos.

El trabajo tiene distintas finalidades.Incluye el carácter de obligatoriedad. Vie-ne impuesto por las exigencias de la vida.

El juego, en cambio, es la actividad complementaria libre y espontánea,

que no se impone como una necesidad exterior.

Raya entre lo penoso y lo agradable.Pero también hay que tomar en cuenta

que existen personas que ven al trabajo como juego y, por lo tanto, se les hace más fácil realizar sus actividades cotidianas.

Ya que existen trabajos combinados con el juego (maestro de Educación Física, Música, entre otros), reflexiona y escribe tres ejemplos de cómo se desarrollan.

Realicen un debate sobre el tema; dividan su grupo en partes iguales, unos serán los trabajadores y otros los que se dedican a jugar; tomen en cuenta que hay que ser serios en esta actividad. Escriban los puntos de vista en su cua-derno, lleguen a conclusiones y comén-tenlas con su grupo.

El juego en la oficina está mal visto.

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las relaciones Públicas

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En esta sesión reconocerás qué son las relaciones públicas, sus características y usos dentro de la organización.

¿Qué sabes tú?¿En la puerta de tu casa han dejado publicidad de algún negocio de tu comunidad?, ¿esto te ha moti-vado para que consumas algunos de los productos que ofrecen?, cuando vas a la tienda ¿te han dado a probar alguna golosina o alimento para que te inte-reses en comprarlo?

Manos a la obraLas relaciones públicas consisten en un tipo de comunicación que establece la empresa con sus diversos públicos, internos o exter-nos. Esta comunicación se realiza median-te técnicas de mercadotecnia.

Dentro del rubro de las relaciones públi-cas hay dos sectores que son la base del cambio: los públicos internos y los externos.

1. Públicos internos. Lo que funda-mentalmente se persigue es la formación de un grupo consolidado; es decir, que todos los integrantes de la organización, desde el más alto directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerár-quico convivan como equipo.

Otro rubro importante es el grado de satisfacción del personal, pues si éste es feliz, todas las actividades podrán reali-zarse al máximo.

Para los públicos internos existen tres tipos de comunicación:

En primer lugar. Un mando superior comunicará indicaciones, órdenes, nuevas metas y mejoras al trabajo.

En segundo lugar. El jefe motivará a los trabajadores a que le propongan de qué manera se pueda realizar mejor el trabajo.

En tercer lugar: consiste en que los tra-bajadores se comuniquen entre sí, para que coordinen sus trabajos y con ello evitar pér-didas para la organización.

Cómo se forma el equipo-empresaCuando todos los integrantes forman

un grupo que se entiende en su totalidad y buscan un objetivo común y se comuni-can entre sí.

La finalidad es llevar una buena comuni-cación entre todos los integrantes del equi-

po de trabajo, pero para que esto suceda es necesario establecer un sistema que sea el medio básico indispensable para la forma-ción del denominado equipo-empresa en una organización.

Beneficios de trabajar en equipoEleva el rendimiento o productividad

del trabajadorSe disminuyen los costosSe logra una capacitación permanente

del personalSe estimula la creatividad Se crea un espíritu de pertenencia 2. Públicos externos. El objetivo pri-

mordial es proyectar una imagen positiva a estos públicos, haciendo que experi-menten simpatía hacia nuestra empresa y nos brinden su apoyo y comprensión. Lograr que los intereses entre las distin-tas empresas o públicos sean beneficio-sos para ambas partes.

Realicen la siguiente actividad: debatan en grupo acerca de las relaciones públi-cas, la importancia para una empresa y su entorno, y obtengan conclusiones.

Elaboren un mapa mental acerca de los beneficios de las relaciones públicas; poste-riormente, expónganlo a sus compañeros de grupo para analizarlo.

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la caPacitación

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En esta sesión identificarás en qué consiste la capacitación, así como sus princi-pales objetivos.

¿Qué sabes tú?¿Recuerdas la manera en que te capacitaron para el buen lavado de las manos cuando fue la epidemia de la influenza?, ¿cuáles fueron los pasos a seguir?

Dentro de las organizaciones y de cada departamento de éstas, siem-pre se busca ser más eficiente para realizar el trabajo, de ahí que el término más apropiado es capacitación pero, ¿en qué consiste?

Manos a la obraLa capacitación es un

proceso educativo, pla-neado y organizado, en

donde se adquieren cono-cimientos de carácter téc-

nico, científico y administrativo en un plazo corto. Tal proceso se impar-te al personal de una organización para tener mejores logros en la oficina o empresa.

La capacitación tiene dos bases funda-mentales:

Conocimientos del oficio o labor. Que cada trabajador conozca bien lo que hace y que tenga los requerimientos necesarios para realizar correctamente sus funciones.

La satisfacción del trabajador por lo que realiza. Al desarrollar sus funciones a gus-to, eso lo recompensará.

Tipos de capacitacióninminente. Es la que se origina dentro del grupo, es decir, la que es producto del inter-

cambio de experiencias o es el fruto de la creatividad de alguno de sus integrantes y que luego, se trasmite a los otros por ejem-plo, cuando un empleado enseña a otro el manejo de una máquina de producción.

inducida: es aquella que imparte per-sonal ajeno a la empresa. Ejemplo: una empresa contrata personal externo para impartir un curso de informática.

Dentro de la capacitación hay también ventajas y desventajas.

Ventajas1. La capacitación inminente es más efec-tiva ya que se siente más identificada con sus labores cotidianas.2. El personal está involucrado en los dife-rentes procesos de la empresa.3. Se tiene un desarrollo integral en todas las áreas de trabajo.

Desventajas1. La capacitación inducida, por lo general, es impuesta por la dirección, por lo que con frecuencia, el personal la toma con poco interés.

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el adiestramiento

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En esta sesión reconocerás la importancia de la contribución del adiestramiento hacia el desarrollo de las personas e instituciones.

¿Qué sabes tú?Retomando el ejemplo de capacitación de la sesión anterior, ¿has logrado con base en la práctica, que el lavado de tus manos cumpla con las técnicas que te enseñaron?

Manos a la obraEl adiestramiento es el proceso que se sigue para desarrollar cualidades de los recursos humanos, que finalmente los capaciten para hacer más productivos y para que con-tribuya mejor al logro de los objetivos en la organización. (Arturo Albrandt y Roberto Aguilar, Elementos fundamentales de la administración, México, Impresores y Edi-tores, 1987, p. 137.)

Los objetivos del adiestramiento son:Productividad. El adiestramiento

no sólo es para los empleados nuevos, sino también se proporciona a los trabajado-res con experiencia. La instrucción puede ayudarles a incrementar el rendimiento y desempeño en sus labores actuales. Entre más capacitado esté el empleado, mejor será su desempeño de trabajo dentro de la oficina.

Calidad. Eleva la calidad de la produc-ción de los trabajadores, evita los desper-dicios y pérdidas con el aprovechamiento óptimo de los recursos, ya que entre mejor

informados estén, menor será la probabi-lidad de error.

Prestaciones indirectas. La empre-sa otorga una serie de prestaciones a sus empleados; una de ellas puede ser la capacitación pagada en una institución educativa, creando el aumento de los conocimientos y habilidades necesarias.

Salud y seguridad. Cuando un emplea-do tiene salud mental, seguridad física y está bien adiestrado esto ayuda a prevenir accidentes dentro de las áreas de trabajo.

Prevención de la obsolescencia. Los empleados adiestrados en los avances tecnológicos, tienen mayor vigencia en sus áreas laborales.

Desarrollo personal. Para los emplea-dos, estar mejor capacitados y adiestra-dos es igual a tener un mayor renombre dentro de la empresa.

Realiza un cuadro sinóptico acerca del adiestramiento, utilizando la información ya descrita, y coméntalo con tu grupo.

El adiestramiento desarrolla las habi-lidades y destrezas de una persona, lo que provoca el incremento de la produc-tividad en las actividades dentro de una oficina, para alcanzar con mayor facili-dad los objetivos establecidos, además de alentar el crecimiento personal.

2. Tiene que ser dirigida a grupos relativamente pequeños y teniendo en cuenta el interés laboral particular de sus componentes.

Investiga qué empresas realizan pro-gramas de capacitación dentro de tu loca-lidad y anota su nombre, compáralas con las que investigaron tus compañeros y lle-guen a una conclusión.

La capacitación es importante dentro de una organización, ya que integra los esfuerzos y conocimientos dentro de la oficina haciendo que el trabajo sea más eficaz y eficiente; ade-más alienta el crecimiento personal.

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necesidades de caPacitación

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En esta sesión identificarás cuándo es pertinente iniciar un proceso de capacita-ción en una organización.

¿Qué sabes tú?Cuando consumes algún producto y no quedas satisfe-cho con él, ¿le reclamas a la persona que te lo vendió?, ¿ya no regresas al mismo lugar a consumir?, ¿consideras que esta persona no hace bien su trabajo?

Manos a la obraDentro de las organizaciones, muchas veces el personal que labora en ellas no tie-ne los suficientes conocimientos, ni está capacitado para lograr un desarrollo ópti-mo de sus funciones; al igual, encontramos otros casos donde los trabajadores tienen un grado académico mayor al requerido, para realizar sus funciones. ¿Por qué se da esta particularidad?

Existen tres tipos de análisis para identi-ficar la necesidad de capacitación de nues-tros recursos humanos:

Análisis de organizaciones. Se enfoca en la determinación de los objetivos de la organización, los materiales, las técnicas y el personal; su localización y cómo se rela-cionan con el objetivo.

Análisis de funciones. Se basa en el trabajo y no considera el desempeño de la persona que lo ejecuta.

Análisis de personas. Evalúa los resul-tados del trabajador, y determina los conocimientos, actitudes o habilidades que debe adquirir.

Un proceso para siempreEn cualquier organización la educación es un medio fundamental, y debe ser un proceso continuo. Podemos entender que los trabajadores dentro de su área laboral deben estar capacitados, pero al momen-to de que la tecnología sea más novedosa, éstos mismos deben ser sujetos a un proce-so nuevo de capacitación. El tema de educa-ción no es propio de los trabajadores, sino también de los altos ejecutivos de la orga-nización, ya que ellos deben tener conoci-mientos de planeación y organización, así como de otros procesos.

En la actualidad, los gerentes de recur-sos humanos están preocupados por capa-citar a sus trabajadores continuamente, de esto depende el éxito de la empresa.

Formen equipos y abran una discusión sobre los beneficios que obtienen las empre-sas al lograr un programa de capacitación permanente. Podemos decir que ésta puede considerarse como una inversión de capital a largo plazo, dentro de la organización.

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la eficiencia y la eficacia

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En esta sesión identificarás los conceptos de eficiencia y eficacia para su aplica-ción en tu vida cotidiana.

¿Qué sabes tú?¿Qué diferencia hay entre eficacia y eficiencia? Reflexiona y comenta con tus compañeros.

Manos a la obraEn sesiones anteriores has visto cómo la capacitación y el adiestramiento son de gran ayuda para lograr los objetivos que la empre-sa se ha trazado; a continuación, estudiarás como complemento de estos otros dos con-ceptos, la eficiencia y la eficacia.

La eficiencia consiste en obtener los mayores resultados con la mínima inver-sión. (Stephen Robbins y Mary Coulter, Administración, 8ª ed. México, Pearson Educación, 2005, p. 7.)

Una empresa, organización, producto o persona es eficiente cuando es capaz de obtener los resultados deseados median-te la óptima utilización de los recursos disponibles.

Eficacia se define como hacer las cosas correctas, es decir; las actividades de tra-bajo con las que la organización alcanza sus objetivos. (S. Robbins y M. Coulter, op. cit., p. 8.)

Una empresa, organización, producto o persona es “eficaz” cuando es capaz de hacer lo necesario para lograr los objetivos deseados o propuestos.

En el medio económico existe una gran competencia entre empresas del mismo giro; ellas están dedicadas a lograr la mayor captación de clientes siguiendo estrategias de mercadotecnia para incrementar su popularidad y con ello ganarlo.

Existen campañas publicitarias de empresas dedicadas a atraer más clientes y en ellas exhiben sus productos y las cuali-dades de los mismos.

Los pilares de la eficiencia y la eficaciaDebemos destacar que el factor que reali-za la producción en todas las empresas es su personal, para ello hay que poner espe-cial atención y cuidado en su capacitación y su motivación.

La capacitación. Sabemos que el perso-nal que tiene suficientes conocimientos en las actividades que realiza, ejecutará mejor sus labores cotidianas. A este pilar le agregamos que la satisfacción es el medio por el cual los trabajadores se sienten integrados plenamente a la orga-nización, al ser recompensados por la empresa de acuerdo con sus logros.

Comenten en grupo acerca de la efi-ciencia y la eficacia, y hagan una lista de los negocios (tiendas, panaderías, farma-cias) de su comunidad que crean siguen estos principios.

La eficiencia y la eficacia buscan la satisfacción oportuna y plena de las nece-sidades de los clientes, cumpliendo con sus expectativas. También se pueden apli-car en la vida cotidiana.

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reglas de etiqueta

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En esta sesión aplicarás apropiadamente las reglas de etiqueta hacia tus compa-ñeros y en tu vida cotidiana.

¿Qué sabes tú?¿Qué modales empleas para tratar con otras perso-nas?, ¿consideras que te distingues por la manera como tratas a la gente?, ¿mantienes un comporta-miento adecuado en cualquier lugar al que asistes?

Manos a la obraDividan el salón en dos equipos y escojan un juego (Basta, Lotería); compitan para ver qué equipo tiene más aciertos. ¿Qué equipo ganó?, ¿te sentiste incómodo por-que tu equipo perdió o feliz porque ganó?, ¿tuvieron conflictos por esto? Si cada uno de los miembros de los dos equipos que

compitieron no se comportara conforme a las reglas, no habría juego. Si las personas que deben laborar juntas no cumplen con las reglas de convivencia, no se formarían equipos de trabajo.

Las reglas de etiqueta son un conjunto de costumbres que nos sirven para saber comportarnos adecuadamente en diferen-tes ámbitos, son modos de conducta en la sociedad basada en el respeto a las perso-nas y suelen hacer referencia a la forma de pensar, de comportarse o de ser.

Utilizar las reglas de etiqueta es impor-tante para las relaciones personales tanto en la oficina como en la vida cotidiana.

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Presentación y saludo

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En esta sesión reconocerás la importancia de la presentación y el saludo como elementos principales de las reglas de etiqueta.

¿Qué sabes tú?Cuando asistes a una reunión familiar ¿saludas a todas las personas que están presentes? Cuando tus amigos te visitan, ¿los presentas a tus papás?

Manos a la obraPresentación. Siempre que un nuevo compañero sea presentado debe corres-ponderse con una sonrisa amistosa y un atento saludo, repetir en voz alta el nom-bre de la persona presentada, ayudará a recordarlo después. Cuando corresponda presentar a alguien, es conveniente hacer-lo de tal manera que las dos personas se sientan cómodas y entre ellas surja inme-diatamente la confianza.

Saludo. Un amable “buenos días” es otra expresión de buenos modales. Los compa-ñeros, clientes y visitantes agradecerán un saludo atento y cordial antes de dedicarse a los negocios del día. Al despedirse de una

visita, puede aprovecharse un momento para entablar una conversación personal y menos formal. Esto ayuda a mejorar las relaciones públicas y a disipar la frialdad que tienen las despedidas impersonales. (Amalia Llabrés, Ángela Cortés, Compe-tencias para la oficina moderna, México, McGraw-Hill Latinoamericana, 1979, p. 34.)

Formen equipos de cinco integrantes y lleven a cabo una breve representación de trabajo en una oficina en donde ocupen puestos diferentes como: jefe, auxiliar administrativo, secretaria, encargado, entre otros. Utilicen las reglas de presen-tación y saludo. Al final de ésta comenten con el grupo si realmente utilizaron ade-cuadamente las reglas de etiqueta antes mencionadas.

Dentro de la oficina y en la vida diaria, las reglas de etiqueta favorecen las buenas relaciones humanas.

confianza, consideración y lealtad

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En esta sesión reconocerás la confianza, la consideración y la lealtad como valores importantes para tratar a las personas dentro y fuera de la oficina.

¿Qué sabes tú?¿Cuándo un amigo te confía un secreto lo guardas y no lo comentas con nadie?, ¿si alguien está en pro-blemas y necesita tu ayuda se la brindas sin que te la pida?, ¿te cuesta trabajo integrarte a nuevos grupos?, ¿brindas apoyo a tus primos, amigos o a la persona que lo requiera?

Manos a la obraConfianza. La lealtad a la empresa y a sus directivos debe ser una de las más importantes virtudes. Cuando se dé algu-na información de carácter confidencial, debe guardarse en estricto secreto. Nadie tiene derecho a preguntar sobre algo que haya sido confiado a la reserva de un empleado. Una persona discreta, en quien pueda depositarse confianza, es el ele-mento más valioso de una empresa.

Consideración. Decir “por favor” y “muchas gracias”, enviar una felicitación de cumpleaños o de aniversario, o un mensaje de pésame, son ejemplos de los pequeños detalles que ayudan a ganarse a la simpatía de todos. La ayuda inespera-da y la acción que no tiene obligación de tomarse, valen más que las palabras, pues son hechos espontáneos que demuestran la consideración por los demás.

Lealtad. Cuando se es miembro de un grupo, deben apoyarse en los esfuer-zos de los demás compañeros y partici-par en sus problemas. Un compañero leal evita obtener ventajas personales a costa del resto del grupo y se abstiene de participar, y mucho menos, de ori-ginar rencillas triviales en la oficina. Recordemos también, que una persona

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chismosa carece de verdaderos amigos; no es conveniente propagar los sucesos ocurridos en la oficina ni en el hogar, ni entre en las amistades. Por sobre todo, es necesario evitar las críticas a jefes y a compañeros, especialmente en lo ati-nente a su vida privada. (Amalia Llabrés y Ángela Cortés, Competencias para la ofi-cina moderna, México, McGraw-Hill Lati-noamericana, 1979, p. 35.)

Retomen la actividad de la sesión ante-rior, pero en esta representación utilicen las reglas de confianza, consideración y lealtad. Al final de ésta comenten con el grupo si utilizaron adecuadamente las reglas de etiqueta antes mencionadas.

Los valores morales son importantes para la convivencia entre las personas, fortalecen la base de las relaciones sociales entre ellas dentro y fuera de la organización.

Paciencia

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En esta sesión reconocerás a la paciencia como un valor importante para tratar a las personas dentro y fuera de la oficina.

¿Qué sabes tú?¿Tienes la suficiente paciencia para ganarte la amistad de tus compañeros de grupo?, ¿ante un problema conservas la calma?

Manos a la obraLa paciencia es importante para la convi-vencia entre las personas, fortalece la base de las relaciones sociales entre ellas dentro y fuera de la organización.

Paciencia. No debemos desanimarnos, si al principio se nos hace un poco difí-cil ganarnos la aceptación y el respeto de la gente. Esto es difícil. Además de lo que

hayamos aprendido, la experiencia lograda durante nuestra carrera será de vital impor-tancia. Hay que recordar que, a pesar de que nos sintamos preparados para llevarnos bien con los demás, estamos apenas en los umbrales de una larga y complicada carre-ra. El éxito dependerá, en gran medida, de las habilidades adquiridas en el terreno de las relaciones humanas. (A. Llabrés y Á. Cortés, op. cit., p. 35.)

Realicen una representación donde uti-licen el valor de la paciencia. Al final de ésta comenten con el grupo si utilizaron ade-cuadamente el valor antes mencionado.

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AutoevaluaciónEs tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estudiado esta secuencia. Lee con atención y contesta:

• Es la interacción de las personas, directa o indirecta, cuya finalidad cubrir necesidades respetando a los demás.

• Menciona las reglas de etiqueta que utiliza un auxiliar administrativo en una oficina.

• Menciona los recursos que utiliza la empresa para mejorar el rendimien-to de su personal.

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EvaluaciónEn esta sesión revisarás lo estudiado en el bloque III.

Subraya la respuesta que consideras atiende al planteamiento.

1. Documento administrativo interno, que permite la comunicación al interior de la organización entre los niveles superiores y los inferiores.a) La carta personalb) El oficioc) El memorándumd) El currículum vitaee) La tarjeta postal

2. Documento administrativo que sirve para la comunicación de noti-cias relevantes que sean de interés general para los integrantes de la organización, referente a temas de interés laboral; convocatorias a cur-sos, talleres, seminarios; días de descanso obligatorio; políticas de nue-va implementación en la empresa, entre otros.a) La solicitud de empleob) La circularc) Los sobresd) Las citase) La carta poder

3. Herramientas destinadas para una función específica, no requieren de corriente eléctrica, son muy variados y nos sirven para distintas cosas en la oficina.a) Equipo de oficina manualb) Equipo de costurac) Equipo de oficina eléctricod) Equipo cinematográfico e) Equipo de oficina electrónico

4. Es la interacción de las personas, directa o indirecta, cuyo fin es cubrir sus necesidades basándose en reglas aceptadas por todos y el reconocimiento y respeto de cada uno de ellos.a) Relaciones políticasb) Relaciones lucrativasc) Relaciones humanasd) Relaciones jurídicase) Relaciones extrasensoriales

5. Es un proceso educativo planeado y organizado, en el que se adquie-ren conocimientos de carácter técnico, científico y organizativo a corto plazo.a) La presentaciónb) La eficaciac) La capacitaciónd) La lealtade) El adiestramiento

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Hoja para padres o tutoresCon el propósito de ayudar al alumno a mejorar su aprendizaje, solicita-mos atentamente a los padres de familia colaboren con el maestro para conseguir este objetivo, por lo que en esta sección deberán mencionar las dificultades, rezagos o deficiencias que presenta el estudiante durante el transcurso de este bloque, así como las acciones que deberán emprender para superarlas.

Presenta las siguientes dificultades, rezagos o detectados en:

Para solventarlas deberá:

Observaciones o comentarios por el padre de familia o tutor:

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