Manual Administrativo Ministerio de Energía 19 06 06 y ... · 23.Liquidación de Caja Chica INDICE DE PROCEDIMIENTOS. Manual Administrativo Departamento Financiero Día Mes Año

Manual Administrativo

Departamento Financiero

Día Mes Año19 06 06

Pág.: 1De:

Ministerio de Energíay Minas:

Duración:

Nombre del Procedimiento:

1.Ingreso al almacén2.Despacho de pedido de Almacén3.Trámite de pedido para compra por evento4.Descargo presupuestario5.Elaboración de Cheque6.Pago de Cheque para compra de producto7.Elaboración de FR-03 1ra. Parte8.Elaboración de FR-03 2da. Parte9.Elaboración de Caja Fiscal10.Ingreso a inventario11.Captación de Fondo Privativo12.Deposito a Banco de Guatemala13.Deposito a Banco de Guatemala #214.Elaboración de Nómina15.Tramite de pedido para compra directa16.Impresión de libro bancario17.Conciliación bancaria.18.Tramite de Viáticos V.A. V.L y V.C. 19.Acreditación de Salario20.Impresión de Tarjetas de Presupuesto21.Compra por acreditamiento a cuentas22.Pago de Indemnización y vacaciones23.Liquidación de Caja Chica

INDICE DE PROCEDIMIENTOS




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Duración: 1 h. 25 m.

Nombre del Procedimiento: Ingreso a Almacén

Encargado de Almacén Encargado de Inventario Jefe Financiero

Inicio

Recepción y Verificación de

Producto

Elaboración de Ingreso en tarjetas

De almacén

Compra mayor

de Q500.00

Elaboración deForma 1-H

Si

Firma del Jefe Financiero

Consignar sellosDe ingreso al

almacénen la factura

Compra delGrupo 3

Ingreso a Inventario

Si

No

Almacén traslada a Tesorería

Fin

No

Recepción de Papelería

10 min.

20 min.

10 min.

5 min.

30 min.

Ver procedimiento de ingreso a inventario

5 min.

5 min.




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Duración:1d. 1h. 23m.

Nombre del Procedimiento: Despacho de pedido de Almacén

Solicitante Encargado de Almacén Director

Pedido

Solicitud depedido

Recepciónde pedido

Firma de Visto Bueno en pedido

FirmaVo.Bo.

Si

No

Preparación deproducto a despachar

Despacho deproducto

Inicio

Revisión de pedido

Esta Bien

No Si

Firma de RecibíConforme en pedido

Fin

1 min.

5 min.

1 día1 hora

15 min.2 min.




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Duración: 2d. 25m.

Nombre del Procedimiento: Trámite de pedido para compra Evento

Encargado de Compras Encargado de presupuesto Director General

Inicio

Recepción y Revisión de Pedido

para compra

Esta bienEl pedido

Se hacen las observacionesY se devuelve a la unidad

Solicitante para su corrección

Asignación de partidapresupuestaria

Recepción de pedido

Hay partidaPresupuestaria

Si

No

Si

No

Seguir procedimiento segúnLey de contrataciones del

Estado, SIGES y guía anexa

5 min.

15 min.

5 min.

2 días

Entregar Papeleria a UDAF

Scanear expediente y archivar

FIN




Pág.: 4De: 23


Duración: 16 minutos

Nombre del Procedimiento: Descargo presupuestario

Encargado de Compras Encargado de presupuesto Tesorería

Inicio




Compras realiza trámiteSegún página 3


No

FIN

Verificación de todos losDatos de la proforma

Descargo presupuestarioen tarjetas autorizadas

Por la CGC

Traslado de pedido paraAsignación presupuestaria

Asignación de FinanciamientoRenglón presupuestario y

Actividad

Verificar políticaPresupuestaria y leyes

Aplicables al presupuesto

Traslado a Tesorería paraElaboración de Cheque y/o

Compraspara orden de compra

Si

2 min.

2 min.

2 min.

2 min.

3 min.

5 min.




Pág.: 5De: 23


Duración: 1d. 39m.

Nombre del Procedimiento: Elaboración de Cheque

Tesorero Jefe Financiero Director

Inicio

Recepción y Revisión de

Pedido para compra

Esta bienel pedido

Cheque y Voucher

Elaboración deVoucher y Cheque

Recepción, revisión Y firma de Voucher y

Cheque

Si

No

Recepción de Papelería y Cheque

Llamar a Proveedorespara Pago

Fin

Esta Correcto

NoSi

Recepción, revisión Y firma de Voucher y

Cheque

Esta Correcto

No

Si

Traslado de ChequePara firma

Corrección de Chequey/0 voucher

5 min.

10 min.

2 min.

5 min. 1 día

10 min.

2 min.

5 min.




Pág.: 6De: 23



Nombre del Procedimiento: Pago de cheque para compra de producto

Tesorería Proveedor Encargado de Almacén

Inicio

Llamar a proveedorPara pago de cheque

Pago a proveedor

Cancelación de facturay/o recibo de caja

Recepción de FacturaY revisión

Esta bien

Factura y recibode caja

Elaboración de factura, y entrega De producto

Recepción de facturaY Producto

Verificación de ProductoContra factura

Esta bienEl proveedor realiza

El tramite correspondientePara dar solución

Da Vo. Bo. De productoPara pagoEntrega Cheque de pago

A proveedor

Si

No

Si

Firma Voucher

Recepción de Voucher Firmado

Traslado alAlmacén para

IngresoFin

5 min.5 min. 2 min.

10 min.

10 min.

2 min.

2 min.

5 min.

5 min.

5 min.

1 min.

1 min.

5 min.




Pág.: 7De: 23


Duración:2d. 5h.6m.

Nombre del Procedimiento: Elaboración de FR-03 1ra. parte

Tesorería Contabilidad Director

Inicio

Revisión de papeleríapara liquidar

Justificar facturas segúnPedido de compra

Traslado al Director paraVo.Bo.

Firma de Vo.Bo. DelDirector

Traslado a Tesorería

Recepción de Tesorería

Enlista documentos enSistema Sicoin Web

¿Esta Bien?

Remite a dondecorresponda Para el trámite

correspondiente

Impresión delistado

Imprime Documento En registro

Traslada impresiónPara revisión

Revisión de datosingresados

¿Esta bien?

No

Si

No

Imprime documentoautorizado

Traslada a tesorería paraImpresión definitiva

1 hora

1 día.

30 min.

2 min.

1 día

5 min

5 min

2 horas

10 min.

2 min.

1 hora.

2 min.10 min.




Pág.: 8De: 23


Duración: 5h. 54m.

Nombre del Procedimiento: Elaboración de FR-03 2da. parte

Tesorería Presupuesto Jefe Financiero

Prepara papelería eImpresión de listado

Traslada documentoPara firma

Descargo de Fr y datosDe factura en tarjetas

Firma de Listados

Recepción de Listado

Escaneado de doctos.Para archivo

temporal

Traslada Fr-03 a laUDAF

Fin

10 min.

2 min. 20 min. 10 min.

2 min.

5 horas.

10 min.




Pág.: 9De: 23


Duración: 1d. 14h. 35m.

Nombre del Procedimiento: Elaboración Caja Fiscal

Contabilidad Jefe Financiero Director General

Inicio

Ordena los 63-A emitidosDurante el mes de forma

correlativa

Revisa documentaciónPara caja fiscal

Ordena Fr-03 rotativos, que Fueron reintegrados en el mes

Ordena Fr-03 privativos, Devueltos en el mes

Registra documentos deIngresos y egresos en caja

Fiscal asignando No. decomprobante

Impresión de caja fiscal enBorrador para revisión

Revisión de caja fiscal, haceCorrecciones y devuelve

Realiza correcciones e imprimeEn formas 200-A

Firma de caja fiscal en Formas 200-A

Firma de caja fiscal en Formas 200-A

Hace remisión a la CGC en libroDe conocimiento en los primeros

5 días hábiles del mes

Recibe de Tesorería 63-a,FR-03, planillas, nominas para

Elaborar Caja Fiscal

Fin

10 min.

15 min.

10 min.

10 min.

2 horas1 día DGSA

2 horas

20 min. 1 hora

30 hora 15 min. 15 min.

2 horas.




Pág.: 10De: 23



Nombre del Procedimiento: Ingreso a Inventario

Encargado de Almacén Encargado de inventario

Inicio

Almacén trasladaExpediente a Inventario

Recepción de papeleríaPara ingreso a inventario

Asigna nomenclatura segúnel bien.

Recepción de expediente

Procede el ingreso

Ingresa bien a libroDe inventario

Consigna en Forma 1-HCódigo y libro donde quedo

Registrado el bien

Ingresa el bien aSiaf-Inventario según

Manual SIAF

Archiva copia de expedienteY traslada al encargado

De Almacén

Fin

Si

No

5 min. 5 min.

5 min.

5 min.

5 min.

10 min.

5 min.2 min.

Forma 63-A




Pág.: 11De: 23



Nombre del Procedimiento: Captación de fondos privativos

Usuario Aux. Tesorería

Inicio

Presenta a Tesorería Orden de Pago

Tesorería revisa Fecha yCálculos de orden de pago

Esta bien

Solicita el pago al Usuario

Usuario solicita en DafNueva orden de pago

Usuario prepara pagoen Efectivo y/o cheque

Recepción de cheque oefectivo

Cuenta el dinero y/o revisacheque

Esta bien

Emite recibo 63-A

Entrega Original alUsuario y copia de orden

Recepción de 63-A

Usuario cancela montosolicitado

Fin

No

Si

No

Si

2 min. 5 min.

1 min.1 min.

1 min.

5 min.

5 min.

2 min.2 min.

revisa documentos y efectivo con UDAI para arqueo

30 min.

Guarda dinero en caja fuerte2 min.

Depósitos




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Duración: 3 horas19minutos

Nombre del Procedimiento: Depósitos a Banco de Guatemala

Aux. Tesorería Jefe Financiero Procurador

Inicio

Elabora boletas de Deposito Banco Guatemala

Y las firma

Esta bien

Revisa documentos

Ordena boletas con el dinerorespectivo

Traslada a Jefe FinancieroPara revisión

Jefe Financiero anota enLibro para entrega al

procuradorFirma libro de conocimientoY recibe boletas con dinero

Realiza correcciones

Fin

No

Si

2 min.

1 min.1 min.

5 min.

Deposita dinero enBanco de Guatemala

5 min.

5 min.

3 horas.

Depósitos




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Nombre del Procedimiento: depositos Banco de Guatemala #2

Procurador Jefe Financiero Procurador

Inicio

Entrega depósitos aJefe Financiero

Separa

Fin

2 min. 5 min.

Jefe Financiero Revisadocumentos

Archiva Documentos de depósitos

10 min.

5 min.

Impresión

Impresión

Nomina




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Duración: 2h. 41m.

Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nominas

Jefe Financiero Compras Presupuesto

Inicio

Elabora Nomina del mesAsignando Correlativo

Traslada Nominas aCompras

Elabora Orden de compraEn SIGES

Registra Orden de compraE imprime para trasladar

A Jefe Financiero

Revisa orden de compraCorrección de

Orden de Compra

Esta Bien No

Si

Firma impresión de registradoY autoriza Orden de compra

En Siges

Imprime etapa de autorizadoY firma

Traslada a Encargado de Presupuesto

Registra e imprime Curcon monto de la nómina

Corrección de CUR en etapade Registro y firma

Envía a Jefe Financiero

Revisión de Papelería

Esta Bien NoSi

Firma y traslada parasolicitar gasto

Solicita e imprime Curcon monto de la nómina

Corrección de CUR en etapade Comprometido y firma

Envía a Jefe Financiero

Esta Bien NoSi

Firma y traslada parapresupuesto

Revisión de Papelería

Recibe y saca fotocopias

Entra a Recursos HumanosPara su Revisión

Fin

1 hora.

5 min

5 min

5 min

5 min

2 min

5 min

5 min

5 min

5 min

5 min

5 min

5 min

10 min

2 min

10 min

5 min

2 min

10 min

5 min




Pág.: 15De: 23


Duración: 3d. 50 m.

Nombre del Procedimiento: Trámite de pedido para compra directa

Encargado de Compras Encargado de presupuesto Director General

Inicio

Recepción y Revisión de Pedido

para compra

Esta bienEl pedido




Cotización

Realización de cotizaciones


Si

No

Si

No

Se adjuntan proformas a Pedido y se pasa a firma

Del Director

FIN

Se consignan los valores enEl pedido

Se traslada a presupuesto Para descargo presupuestario

Vo.Bo.Cotización

No

Si

5 min.

15 min.

5 min.

2 días

15 min.1 día

5 min.

5 min.




Pág.: 16De: 23


Duración: 3h. 39 m.

Nombre del Procedimiento: Impresión de libro bancario

Encargado de Tesorería Encargado de Contabilidad

Inicio

Traslado documentosDe respaldo

(voucher, depósitos, Etc.)

Recepción y revisiónDe documentos

Esta bien la papelería

Opera los documentos En el libro, de forma Correlativa y correcta

Completar la papeleríaSolicitada por Contabilidad

Revisa saldos de librocontra las chequeras

Estániguales

Registra en libroAutorizado por la CGC

Revisar nuevamenteLos documentos con

Tesorería

Fin

Solicita ChequerasA Tesorería

Entrega Chequeraa Contabilidad

Realiza correcciones Revisar correccionesCon Tesorería

SiNo

No

Si

5 min

30 min

15 min

1 hora

2 min

30 min

2 min

30 min

15 min

15 min

15 min




Pág.: 17De: 23



Nombre del Procedimiento: Conciliación Bancaria

Encargado de Contabilidad Jefe Financiero

Inicio

Solicitar estados deCuentas a bancos

Fin

Revisa Documentos

Ordenar cheques deForma correlativa

Coteja cheques contraLibro de bancos

Registro de chequesEn circulación

Estánbien

Solicita al BancoPapelería faltante y

correcciones

Si

No

Comparación deSaldos

Impresión y firma deConciliación bancaria

Llenar formato de Conciliación del mes

Traslada para revisiónde Jefe Financiero

firma deConciliación Bancaria

1 día

30 min

1 día

10 min

15 min

10 min

5 min

1 min

5 min

2 min 2 min




Pág.: 18De: 23



Nombre del Procedimiento: Trámite de Viáticos (V.A. V.L. V.C.)

Persona nombrada Encargado de Tesorería Director General

Inicio

Traslado denombramiento

Recepción y revisión De nombramiento

Esta bien

Entrega de FormulariosV.A. V.C y V.L

Elaboración deViático Anticipo

Recepción y revisiónDe Viático Anticipo

Esta bien

Elaboración de Cheque

Traslado de chequePara firma

Jefe Financiero

Firma Cheque Firma Cheque

Firma Viático Anticipo

Corrección de Nombramiento

Pago de Cheque a Persona nombrada

Realiza comisión, tramita

V.C y realiza V.L. Firma de Informe,V.C. Y V.L.

Revisión de VC. y V.L.

Esta bien el V.L.Si

Solicitar ReintegroY depositar

Realizar Cheque decomplementoSolicita Corrección

al Usuario

Recepción de documentos

Fin

1 min2 min

2 horas

No

Si 2 min2 horas4 horas

2 min

5 min

2 min 30 min 1 día

1 día

5 minDuración de comisión

3 min

5 min 2horas

10 min

2 min

Oficio




Pág.: 19De: 23



Nombre del Procedimiento: Acreditación de Salarios

Jefe Financiero Encargado de Contabilidad Director General

Inicio

RevisaSaldo en cuenta

Solicita notas deacreditación

Elabora Oficios y listadoDe Nóminas y planillas

Solicita Firma a JefeFinanciero

Firma Jefe Financiero

Firma Director General

Recepción deDocumentos Firmados

Envía al Banco Oficio,Listado y Disquete

Fin

FirmaMancomunada

2 min

2 min10 min

2 min15 min.

1 día

1 min

3 horas




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Duración: 6d. 29m.

Nombre del Procedimiento: Impresión de tarjetas de presupuesto

Encargado de presupuesto Jefe Financiero

Inicio

Concilia datos deUdaf con Departamento

Financiero

Imprime tarjetasde presupuesto

Por renglón

Firma del JefeFinanciero

Recepción

Fin

Solicita a UDAFReporte de SaldosPresupuestarios

Traslada tarjetas Impresas a firma de

Jefe Financiero

Firma tarjetasde presupuesto

Por renglón

15 min

1 día

3 días

1 día

2 min 1 día

2 min

Archiva tarjetasimpresas

10 min

Orden de Compra




Pág.: 21De: 23



Nombre del Procedimiento: Compra por acreditamiento a cuentas

Encargado de Compras

Encargado de Presupuesto

Inicio

Crea la Orden de compra en SIGES

Se hace la corrección

Firma ordende compra

Solicitud CUR de compromiso

.

Jefe Financiero

Esta bien

Firma la orden de compra

sino

Solicita el bien o el servicio y, factura

Solicita ingreso a bodega y factura

Director firma ingreso y factura

Traslada la Orden y documentos

Director y UDAF

Hace autorizaciónde liquidación

Revisa ordenHace correcciones sugeridas

FIN

Firma CUR compromiso

Viene de descargo presupuesto No.4

Revisa papelería10 min

5 min

5 min

5 min 1 día

10 min

5 min

5 min

5 min

5 min

1 dia

10 min

10 min No

Si




Pág.: 22De: 23


Duración:1m. 1d. 3h.5m.

Nombre del Procedimiento: Pago de indemnización y vacaciones

Contabilidad Presupuesto Jefe Financiero

Recibe de R.H., notificaciónde ONSEC y certificaciones

tiempo laborado

Elabora cálculo prestaciones

Elaboración de Orden de Pago

Autoriza Orden de pago

Elabora CUR para pago

Fin

Director General

Existe asignación Presupuestaria

Elabora transferencia presupuestaria

Inicio

Imprime nómina de Pago para prestaciones

Firma Jefe Financiero Vo.Bo. Director

si no

Traslada documentoA UDAF

Liquida Ordende pago en Siges

Cuando UDAF solicita

Autoriza LiquidaciónDe Orden de pago en

Siges

Archiva Papelería

1 hora

5 min.

15 min.

15 min.

5 min.

30 min. 1 día.

1 mes

5 min.

15 min. 15 min.

5 min.

15 min.

Liquidación




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Duración: 1h. 8m.

Nombre del Procedimiento: Liquidación de Caja Chica

Encargado de Presupuesto Jefe Financiero Encargado de Tesorería

Inicio

Prepara documentosDe soporte

Enlista documentosSegún renglón

Revisa los pedidos, Justificación de facturas

Determina saldo deCaja chica

Imprime liquidaciónDe Caja Chica

Sella facturas consignandoNo. De caja chica,

No. De Cheque que liquida Y la firma

Traslada a JefeFinanciero

Vo.Bo. De JefeFinanciero

Traslada a TesoreríaPara cheque

Elaboración deCheque

Recepción de cheque

FIN

5 min

15 min

15 min

10 min

5 min

2 min

2 min 10min

2 minTiempo pagina 5

2 min

Documents

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